Đề tài Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật trong điều kiện hiện nay

g, lãi suất được nhận, tính ra số dư cuối ngày tại tài khoản TGNH chi tiết theo từng ngân hàng, từng loại tiền. Kế toán các đơn vị trực thuộc: Tuỳ thuộc vào qui mô, khối lượng công việc mà các đơn vị trực thuộc có cho mình từ hai đến ba kế toán viên. Bộ phận kế toán có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở đơn vị mình, từ kế toán vật tư, tài sản, tiền vốn đến hoạch định kết quả kinh doanh, lên các báo cáo tài chính của đơn vị gửi lên công ty theo quy định, phục vụ cho việc xét duyệt và tổng hợp lên các báo cáo tài chính toàn công ty của kế toán trưởng. 4. Hệ thống tài khoản, sổ sách và các báo cáo kế toán phản ánh nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoà ở công ty: Để hoạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, TECHNIMEX sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: - TK 111 : Tiền mặt - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng TK 1121: Tiền Việt Nam TK 1122: Tiền ngoại tệ - TK 1388 : Phải thu khác - TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ. - TK 151 : Hàng mua đang trên đường - TK 156 : Hàng hoá - TK 331 : Phải trả người bán TK 3311: Phải trả cho người bán TK 3312: Trả trước cho người bán - TK 144 : Ký quĩ - TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà Nước TK 3331: Thuế GTGT phải nộp TK 33311: Thuế GTGGT đầu ra của hàng hoá, dịch vụ. TK 33312: Thuế GTGT đầu ra của hàng hoá nhập khẩu. TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt. TK 3333: Thuế xuất, nhập khẩu . TK 33332: Thuế nhập khẩu - TK 413 : Chênh lệch tỷ giá - TK 511 : Doanh thu bán hàng TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá TK 5113 : Doanh thu cung cấp dịch vụ - TK 632 : Giá vốn hàng bán - TK 711 : Thu nhập hoạt động tài chính - TK 811 : Chi phí hoạt động tài chính - TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh Tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp cũng như công tác nhập khẩu phải gắn liền với việc nghiên cứu, vận dụng hình thức kế toán phù hợp với qui mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ yêu cầu đó công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật đã vận dụng hình thức nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, qui mô kinh doanh, thuận tiện cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán của Vụ Tài chính - Kế toán, Bộ Xây Dựng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ tiến hành tổng hợp phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự xử lí số liệu và đưa ra thông tin theo yêu cầu được khai báo. Qui trình này được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung tại công ty TECHNIMEX: Chứng từ gốc (hoá đơn thương mại, vận đơn, thông báo thuế, giấy báo có, giấy báo nợ) Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy vi tính Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính Máy vi tính xử lý thông tin và đưa ra sản phẩm Nhật ký chung Sổ cái các tài khoản 111, 112, 156, 511, 632… Báo cáo chi tiết, tổng hợp hợp đồng, công nợ Các báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính sử dụng bao gồm: - Báo cáo kết quả kinh doanh. - Bảng cân đối kế toán. - Thuyết minh báo cáo tào chính. - Lưu chuyển tiền tệ. II. Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty TECHNIMEX: Kế toán nhập khẩu hàng hoá ở công ty TECHNIMEX được thực hiện theo cả hai hình thức: Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. 1. Nhập khẩu trực tiếp (NKTT): Thực chất của hoạt động NKTT là thực hiện hợp đồng mua (hợp đồng ngoại) và hợp đồng bán (hợp đồng nội). Trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết với khách hàng trong nước, dựa vào các thông tin về hàng hoá, thị trường nước ngoài, công ty tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại. Hoạt động nhập khẩu của công ty diễn ra thường xuyên và là hoạt động mạnh nhất của công ty hiện nay. 1.1. Quá trình luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 11: Quá trình luân chuyển chứng từ (NKTT). Phòng kinh doanh XNK Giám đốc Phòng kinh doanh XNK Phòng kế toán Tiến hành giao hàng Ngân hàng bên bán, công ty Ngân hàng Kế toán trưởng (1) (2) (3) (7) (4) (6) (5) Chú thích: (1): Ký hợp đồng nội, lập phương án kinh doanh. (2): Xem xét giá cả, chi phí liên quan. (3): Duyệt phương án. (4): Ký hợp đồng ngoại. (5): Chỉ đạo mở L/C. (6): Mở L/C, gửi cho mỗi bên một bản. (7): Nhận L/C,nếu chấp nhận. Ngay sau khi giao hàng, bên bán gửi cho công ty một bộ chứng từ, thông thường bộ chứng từ này bao gồm: - Hoá đơn thương mại (Commecial invoice) - Vận đơn (Bill of lading) - Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy) - Phiếu đóng gói (Packing list) - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) - Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) - Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quantily, weight) Bộ chứng từ này được qui định rõ về số lượng, chủng loại trong L/C. Công ty xem xét bộ chứng từ nếu chấp nhận thì báo cho ngân hàng mở L/C biết, ngân hàng sẽ thực hiện thanh toán đồng thời chấp nhận uỷ quyền cho công ty đi lấy hàng. Khi nhận được giấy báo hàng về, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng, xuất trình cho người chuyên chở hàng hoá và làm các thủ tục về bốc dỡ kiểm nhận hàng, các thủ tục về hải quan, thuế… Các chứng từ trong khâu này bao gồm: + Bảng kê tính thuế. + Biên bản giám định của hải quan. + Các chứng từ về phí vận chuyển bốc dỡ… 1.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng nhập khẩu. Giá mua hàng nhập khẩu ở công ty phần lớn là giá CIF. Tuy nhiên cũng có một số trường hợp công ty mua theo giá FOB. Khi nhập khẩu, công ty sử dụng tỷ giá bán ngoại tệ thực tế do ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm mở L/C. Đồng thời ghi nhận doanh thu theo tỷ giá thực tế tại thời điểm khách hàng ứng trước tiền nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh tỷ giá. Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được công ty tiến hành như sau: * Nếu thanh toán bằng L/C: - Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàngkế toán ghi bút toán: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương. Nợ TK 1122 Có TK 1111, 1121. - Khi chuyển tiền ký quĩ mở L/C, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàngngoại thương Nợ TK 144 Có TK 1122. - Nếu ký quĩ 100% giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng, căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương. Nợ TK 151 Có TK 144. - Nếu ký quĩ theo tỷ lệ % đối với giá trị L/C, khi chuyển tiền mua hàng, căn cứ sổ phụ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 151 : Tổng giá trị hợp đồng Có TK 144 : Phần ký quĩ Có TK 3311: Phần còn nợ lại chưa trả. Hoặc: Có TK 1122: Phần trả nốt bằng TGNH. - Khi thanh toán tiền hàng, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 3311 : Tỷ giá ghi nhận nợ. Nợ/Có TK 413 : Phần chênh lệch Có TK 1122 :Tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. * Nếu thanh toán bằng phương thức T/T: công ty thường trả 100% giá trị hợp đồng trước khi nhận hàng. - Khi chuyển tiền cho người bán, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 151 Có TK 1122. - Hàng về đã làm xong thủ tục hải quan, căn cứ tờ khai hải quan kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 1561 Có TK 151. - Nếu mua theo giá FOB, căn cứ vào phiếu chi, kế toán phản ánh cước I & F phải trả: Nợ TK1561 Có TK 1111,1121. - Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá thực tế cơ quan Hải quan sử dụng để tính thuế. Nợ TK 33332 Nợ TK 33312 Có TK 1121. - Khi phát sinh chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng nhập khẩu, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 641 Nợ TK 133 Có TK 111,112,3311. - Căn cứ vào phiếu chi kế toán phản ánh phí ngân hàng phải trả: Nợ TK 642 Nợ TK 133 Có TK 111,112. - Căn cứ tờ khai hải quan, hợp đồng nội, ngoại, kế toán phản ánh giá vốn hàng nhập khẩu: Nợ TK 632 Có TK 1561. Nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 12: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp. 111,112 (1) (2a) 144 151 1561 632 (2b1) 3311 (2b2) (2b) (3a) (7) (2b) (2c) (3b) 33332 (5a) (4a) 33312 1331 (5b) (4b) 641 (6c) (6a) 642 (6b) (6) Chú thích: (1) : Ký quĩ mở L/C. (2a) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ 100% giá trị L/C). (2b) : Chuyển tiền mua hàng(Ký quĩ theo tỷ lệ % giá trị L/C). (2b1): Phần ký quĩ tỷ lệ % giá trị L/C. (2b2): Phần còn lại phải trả. (2c) : Chuyển tiền mua hàng (theo phương thức T/T). (3a) : Hàng nhập khẩu sau khi làm thủ tục hải quan. (3b) : Cước I & F (nếu mua theo giá FOB). (4a) : Tính thuế nhập khẩu. (4b) : Thuế GTGT của hàng nhập khẩu được khấu trừ. (5a) : Nộp thuế nhập khẩu. (5b) : Nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu. (6) : Các chi phí nhập khẩu phát sinh: (6a) : Chi phí vận chuyển,bốc dỡ hàng nhập khẩu. (6b) : Phí giao dịch mở L/C. (6c) : Thuế GTGT được khấu trừ. (7) : Xác định giá vốn. Ví dụ: Công ty nhập khẩu thiết bị thí nghiệm của công ty SCHMIDT. - Ngày 23/10/2000, công ty ký hợp đồng ngoại thương với công ty SCHMIDT để nhập khẩu thiết bị thí nghiệm. Tổng giá trị hợp đồng là 149.000 DEM theo giá CIF Nội Bài. - Ngày 24/10/2000, công ty nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thương về việc bán cho công ty 149.000 DEM bằng chuyển khoản tiền Việt Nam của công ty. Tỷ giá bán thực tế : 1DEM = 7065 VNĐ. - Ngày 25/10/2000, công ty mở L/C bằng số ngoại tệ mới mua, đã nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thuơng. Tỷ giá thực tế: 1DEM = 7065 VNĐ. - Ngày 19/12/2000, công ty nhận được bbộ chứng từ do bên bán gửi. Sau khi kiểm tra, yêu cầu ngân hàng ngoại thương thanh toán tiền. - Ngày 05/1/2001, Công ty nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về việc chuyển tiền cho ngân hàng phục vụ bên bán. - Ngày 10/1/2001, công ty nhận được thông báo hàng về đến cửa khẩu, đã làm xong thủ tục hải quan. Thông báo thuế của hải quan trong đó thuế suất VAT = 5%, được miễn thuế nhập khẩu. Tỷ giá thực tế tính thuế: 1DEM = 7084 VNĐ. Chi phí bốc dỡ, vận chuyển đã trả bằng tiền mặt (có cả thuế VAT) = 825.000 VNĐ. Các nghiệp vụ trên được định khoản như sau: (đơn vị: đồng). - Ngày 24/10/2000: Nợ TK 1122 : 149.000 * 7065 = 1.052.685.000. Có TK 1121 : 149.000 * 7065 = 1.052.685.000. - Ngày 25/10/2000: Nợ TK 144 : 1.052.685.000. Có TK 1122 : 1.052.685.000. - Ngày 05/1/2001 : Nợ TK 151 : 1.052.685.000. Có TK 144 : 1.052.685.000. - Ngày 10/1/2001 : Nợ TK 1561 : 1.052.685.000. Có TK 151 : 1.052.685.000. Nợ TK 33312 : 149.000 * 7084 = 52.776.000. Có TK 1121 : 149.000 * 7084 = 52.776.000. Nợ TK 133 : 52.776.000. Có TK 33312: 52.776.000. Nợ TK 641 : 750.000. Nợ TK 133 : 75.000. Có TK 1111 : 825.000. Nợ TK 632 : 1.052.685.000. Có TK 1561 : 1.052.685.000. 2. Nhập khẩu uỷ thác: 2.1. Quá trình thực hiện nhập khẩu uỷ thác: Do có giấy phép nhập khẩu nên công ty thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị có nhu cầu về hàng hoá nhập khẩu nhưng không đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu. Khi một công ty có nhu cầu nhận khẩu uỷ thác, TECNIMEX sẽ ký với công ty này một hợp đồng uỷ thác trong đó nêu rõ tên hàng, đơn giá, quy cách, số lương, xuất xứ, địa điểm giao hàng, trách nhiệm mỗi bên, phương thức thanh toán, tỷ lệ hoa hồng… Quá trình nhập khẩu tiếp theo, công ty thực hiện giống như nhập khẩu trực tiếp, chỉ khác là khi ký quĩ để mở L/C, công ty chịu trách nhiệm thanh toán giá trị L/C song thực tế là yêu cầu bên giao uỷ thác phải thanh toán giá trị L/C này. Khi bên bán gửi bộ chứng từ hàng hóa sang, công ty sẽ chuyển bản sao bộ chứng từ đó cho bên uỷ thác. Bên giao uỷ thác phải chuyển tiền vào tài khoản của công ty ngay sau khi nhận được bản sao bộ chứng từ giao hàng để chi trả nhà xuất khẩu. Khi hàng về, công ty sẽ báo cho bên giao uỷ thác đến làm thủ tục nhận hàng ngay tại cảng hoặc chuyển về kho tuỳ theo thoả thuận của hai bên trong hợp đồng. Quá trình luân chuyển chứng từ và các chứng từ liên quan cũng tương tự như hình thức nhập khẩu trực tiếp. Chỉ khác một số chứng từ như: nhập khẩu uỷ thác không có phương án kinh doanh, không có hợp đồng mua bán trong nước mà có hợp đồng uỷ thác. 2.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác: Trình tự hạch toán - Khi đơn vị uỷ thác chuyển tiền để mở L/C, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 111,112 Có TK 3388. - Khi mua ngoại tệ để mở L/C, căn cứ giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương. Nợ TK 1122 Có TK 111,112 - Khi mở L/C thanh toán, căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi: theo tỷ gi017á mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 144 Có TK 1122. - Khi nhận được bộ chứng từ bên bán gửi, công ty gửi bản sao bộ chứng từ cho bên giao uỷ thác để họ chuyển số tiền còn lại của hợp đồng cho công ty thanh toán nốt tiền hàng cho bên bán, kế toán ghi: theo tỷ giá mua ngoại tệ thực tế. Nợ TK 3388 :Tổng giá trị hàng nhập khẩu Có TK 1122 : Phần còn lại đã trả. Có TK 144 : Phần đã ký quĩ. - Khi hàng về đến cửa khẩu, công ty không nhập kho mà tiến hành giao thẳng cho khách hàng. Công ty nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT hàng nhập khẩu. Nợ TK 3388 : Thuế nhập khẩu. Nợ TK 33312 : Thuế GTGT hàng nhập khẩu. Có TK 1121 : Tổng số thuế cơ quan HQ tính. - Khi giao hàng cho bên uỷ thác, căn cứ vào hoá đơn: Nợ TK 3388 : Tổng số nợ phải thu Có TK 511 : Hoa hồng uỷ thác Có TK 33311: VAT của hoa hồng uỷ thác. - Bù trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nộp hộ: Nợ TK 3388 Có TK 33311. - Cuối tháng tính VAT hàng nhập khẩu được khấu trừ: Nợ TK 1331 Có TK 33312. - Khấu trừ VAT cuối tháng: Nợ TK 33311 Có TK 1331. - Cuối kỳ quyết toán nếu số phát sinh bên nợ của tài khoản 3388 lớn hơn số phát sinh bên có thì kết chuyển phần chênh lệch sang tài khoản1388: Nợ TK 1388 Có TK 3388. Nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác được thể hiện qua sơ đồ sau: 111,112 3388 111,112 144 (3b) (3a) (1) (2) 5113 (4a) 33312 1331 (3c) (5) 33311 (4b) (4c) 1388 (6) Cuối kỳ dư nợ Sơ đồ 13: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác. Chú thích: (1) : Khách hàng nộp tiền. (2) : Ký quĩ mở L/C. (3a) : Thanh toán tiền hàng và thuế nhập khẩu. (3b) : Thanh toán tiền hàng trừ vào số tiền ký quĩ. (3c) : Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu. (4a) : Hoa hồng uỷ thác. (4b) : Thuế GTGT phải nộp của hoa hồng uỷ thác. (4c) : Thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp hộ phải thu. (5) : Khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu. (6) : Cuối kì, khách hàng còn nợ. Ví dụ: - Ngày 5/1/2001, Công ty ký hợp đồng với công ty xây dựng Lũng Lô nhận uỷ thác nhập khẩu 2000 chiếc rồng đá GABION bọc nhựa PVC. Tổng trị giá hợp đồng là 60.000 USD theo giá CIF Hải Phòng. - Ngày 6/1/2001, Công ty xây dựng Lũng Lô chuyển 20% tổng trị giá hợp đồng tương đương với 12.000 USD vào tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty để công ty tiến hành mở L/C. Tỷ giá thực tế lúc chuyển tiền: 1 USD =14.526. - Ngày 8/1/2001, Công ty làm thủ tục ký quĩ mở L/C với mức 20% tổng trị giá hợp đồng, đã nhận được giấy báo của ngân hàng ngoại thương.Tỷ giá thực tế: 1 USD = 14526. - Ngày19/1/2001, sau khi nhận được bộ chứng từ bên bán gửi, công ty đã gửi bản sao bộ chứng từ giao hàng cho công ty xây dựng Lũng Lô để họ chuyển số tiền còn lại của hợp đồng cho công ty thanh toán nốt tiền hàng cho bên bán. Tỷ giá thực tế: 1 USD = 14.545 - Ngày 22/1/2001, Công ty chuyển tiền thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. - Ngày 7/2/2001, Công ty nhận được thông báo hàng về đến cửa khẩu đã làm xong thủ tục hải quan. Thông báo thuế của cơ quan hải quan trong đó thuế suất VAT = 10%, thuế nhập khẩu 30%. Tỷ giá thực tế tính thuế : 1 USD = 14 552. Công ty tiến hành giao hàng thẳng về kho của công ty xây dựng Lũng Lô. Phí uỷ thác và thuế VAT phí uỷ thác là 1% trên tổng trị giá hợp đồng. Phí ngân hàng là 0,08% (gồm cả VAT) tổng trị giá hợp đồng. Tỷ giá thực tế: 1 USD = 14.552. Các nghiệp vụ trên được định khoản như sau: - Ngày 6/1/2001: Nợ TK 1121 : 12.000 * 14.526 = 174.312.000. Có TK 3388: 12.000 * 14.526 = 174.312.000. - Ngày 8/1/2001: Nợ TK 144 : 12.000 * 14.526 = 174.312.000. Có TK 1122: 12.000 * 14.526 = 174.312.000. - Ngày 19/1/2001: Nợ TK 1121 : 48.000 * 14.545 = 698.160.000. Có TK 3388: 48.000 * 14.545 = 698.160.000. Nợ TK 1122 : 48.000 * 14.545 = 698.160.000. Có TK 1121: 48.000 * 14.545 = 698.160.000. - Ngày 22/1/2001: Nợ TK 3388 : 872.472.000. Có TK 144 : 174.312.000. Có TK 1122: 48.000 * 14.545 = 698.160.000. - Ngày 7/2/2001: Nợ TK 3388 : 30% * 60.000 * 14552 =261.936.000. Nợ TK33312: 10% * 60.000 * 14552 = 87.312.000. Có TK 1121: 349.248.000. Nợ TK 3388: 1,08% * 60.000 * 14552 = 9.429.696. Có TK 5113 : 8.486.726,4. Có TK 33311: 942.969,6. Nợ TK 3388 : 942.969,6. Có TK 33311: 942.969,6. Nợ TK 1331 : 87.312.000. Có TK 33312: 87.312.000. 3. Sổ sách kế toán: Hàng ngày căn cứ vào hợp đồng ngoại và tờ khai hải quan, kế toán phân loại và tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hoá (Biểu 1). Biểu 1 Sổ chi tiết hàng hoá Tên hàng: Máy đo định hướng xách tay Hợp đồng ngoại số: Schmidt- Tech/ 084-00 Tháng 1 năm 2001 Ngày Mã hàng Diễn giải SL Đơn giá TG Thuế nk Giá trị hàng (VNĐ) Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1/1/2001 0 10/1/01 Sch- 90318000 nhập-Máy đo định hướng xách tay R&S 1 bộ 149000 dem 7065 0 1052685000 1052685000 12/1/01 Sch- 90318000 xuất-Máy đo định hướng xách tay R&S 1 bộ 149000 dem 7065 0 1052685000 0 Cộng 1052685000 1052685000 Tồn cuối tháng: 31/1/2001 0 Biểu 2: Hàng tồn dự án theo giá thực tế Từ ngày 1/1/2001 đến ngày 31/1/2001 Mã hàng Tên hàng Nhập Xuất Tồn Đơn giá Trị giá NT Trị giá VNĐ Thuế NK Tổng giá trị ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Schmidt- Tech/ 084-00 7065 VNĐ/ DEM Sch-903180000 Máy đo định hướng xách tay R&S 1 1 0 149000 0 0 0 0 11-2K/ Kendro 14505 VNĐ/ USD K- 75003630 Máy định vị (máy chính Labofuge) 1 0 673,2 0 0 0 0 K- 75003227 Adapter 1 0 77,22 0 0 0 0 K- 75003762 Rubber Pads 1 0 31,98 0 0 0 0 K- 75003763 Safety tube surrounds 1 0 9,36 0 0 0 0 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 014-1/ Tech- A&J 14541 VNĐ/ USD AJ- 274001-01 100 Base Pair Ladder 1 0 1 73 73 1061493 0 1061493 AJ- 274006-01 250 Base Pair Ladder, 100 load 1 0 1 139 139 2021199 0 2021199 AJ- 17130202 acrylamide Page, 1000g 1 0 1 93 93 1352313 0 1352313 AJ- 17131101 Ammonium Persulphate, 25g 1 0 1 20 20 290820 0 290820 ... ... ... ... ... ... ... ... ... AJ- US21695 Starch Soluble, 500g 1 1 0 20 20 0 0 0 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng giá trị hàng tồn 1780051971 Căn cứ vào giấy báo có , báo nợ, sổ phụ của ngân hàng, kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 112. Biểu 3 Sổ chi tiết ngoại tệ Theo ngoại tệ: Đồng đô la Mỹ Mã tài khoản: 112214 - Tên: Tiền gửi ngoại tệ tại NHNTVN Tháng I năm 2001 Ngày ghi sổ Ngày CT Số hiệu Diễn giải TK Đ/Ư Tỷ giá Số tiền USD Số tiền VNĐ Nợ Có Nợ Có Số dư ngày 1/1 6/1/01 6/1/01 Mua ngoại tệ thanh toán hàng UTNK 1121 14526 12.000 174.312.000 8/1/01 8/1/01 Ký quĩ) 144 14526 12.000 174.312.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 19/1/01 19/1/01 Mua ngoại tệ thanh toán nốt tiền hàng 1121 14545 48.000 698.160.009 ... ... ... ... ... 22/1/01 22/1/01 Chuyển tiền thanh toán nốt tiền hàng 3388 144 14545 12.000 60.000 174.160.000 872.472.000 ... ... ... ... ... 26/1/01 26/1/01 Mua ngoại tệ thanh toán tiền hàng (HĐ 014-1/Tech- A&J) 1121 14546 10376.1 150930750.6 27/1/01 27/1/01 Thanh toán HĐ 014-1/tech- A&J 3311 14541 10376.1 150878870.1 Chênh lệch tỷ giá 413 51880.5 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh Số dư ngày 31/1 Ngoài ra kế toán công ty cũng mở sổ chi tiết theo dõi từng nhà cung cấp và sổ theo dõi tìng hình số phải thu và nợ phải trả. Biểu 4 Sổ chi tiết khoản mục Mã khoản mục: 3311- Tên: Phải trả người bán Tên nhà cung cấp: Công ty A & J Loại ngoại tệ: đô la mỹ ( USD ) Tháng I năm 2001 Ngày ghi sổ Ngày CT Số hiệu Diễn giải TK Đ/Ư Tỷ giá Số phát sinh USD Số phát sinh VNĐ Nợ Có Nợ Có Số dư ngày 1/1 28/1/01 31/1/01 Chuyển tiền mua hàng( Hđ 014-1/ tech- A&J) 151 14541 10376.1 150878870.1 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh Số dư ngày 31/1 Đối với nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác, căn cứ vào hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng và các chứng từ khác có liên quan kế toán mở sổ chi tiết tài khoản 3388 cho từng đơn vị uỷ thác. Biểu 5: Sổ chi tiết khoản mục Mã khoản mục: 3388- Tên: Phải trả khác Tên đơn vị giao uỷ thác: Công ty Xây Dựng Lũng Lô Tháng I năm 2001 Ngày ghi sổ Ngày CT Số hiệu Diễn giải TK Đ/Ư Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Số dư ngày 1/1 6/1/01 6/1/01 LL-Chuyển tiền thanh toán tiền hàng 1121 174.312.000 … … … … … … … … 19/1/01 19/1/01 LL- Chuyển tiền thanh toán nốt 1121 698.160.000 … … … … … … … … 22/1/01 22/1/01 Chuyển tiền thanh toán ( HĐ:01/TECH – COFRA ) 144 1122 174.312.000 698.160.000 ... ... ... ... ... Cộng phát sinh Số dư ngày 31/1 Biểu 6: Sổ nhật ký chung Tháng I năm 2001 Ngày ghi sổ Ngày CT Số hiệu Diễn giải Tài khoản Số tiền phát sinh Nợ Có Nợ Có ... ... ... 6/1/01 6/1/01 Mua ngoại tệ thanh toán hàng UTNK (LL) Tiền gửi NH- ngoại tệ Tiền gửi NH- Việt nam 1122 1121 174.312.000 174.312.000 ... ... ... ... ... ... 8/1/01 8/1/01 Mở L/C Ký quỹ TGNH - ngoại tệ 144 1122 174.312.000 174.312.000 ... ... ... ... ... ... ... 10/1/01 10/1/01 Nhập máy đo định hướng xách tay- HĐ... Hàng hoá Hàng mua đang đi đường 1561 151 1052685000 1052685000 ... ... ... ... Biểu 7: Sổ theo dõi hàng nhập Từ ngày 1/1/2001 đến ngày 31/1/2001 Ngày ghi sổ Ngày CT Mã hàng Diễn giải Số lượng Đơn giá Loại NT Tỷ giá Giá trị Thuế NK Tổng giá trị Ngoại tệ VNĐ ... ... 10/1/01 10/1/01 Nhập hàng HĐ: Schmidt/Tech/ 084-00 - Máy đo định hướng xách tay 1 bộ 149000 DEM 7065 149000 1052685000 0 1052685000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng giá trị hàng nhập 6395137022 Biểu 8: Sổ cái Tài khoản: Hàng hoá- Số hiệu: 1561 Tháng I năm 2001 Ngày ghi sổ Ngày CT Số hiệu Diễn giải TK Đ/Ư Số phát sinh Nợ Có Số dư ngày 1/1 ... ... 8/1/01 8/1/01 Xuất hàng HĐ: 11-2K/ Kendro 632 12354799 10/1/01 10/1/01 Nhập hàng-HĐ: Schmidt/ Tech/084-00 151 1052685000 12/1/01 12/1/01 Xuất hàng-HĐ: Schmidt/Tech/084-00 632 1052685000 ... ... ... ... ... Cộng phát sinh Số dư ngày 31/1 Phần ba Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở TECHNIMEX I. Những ưu điểm và những tồn tại trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu cũng như trong công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu của TECHNIMEX. Nhìn lại chặng đường ra đời và phát triển của công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật, gần 20 năm, một chặng đường chưa dài của một doanh nghiệp gần 2/3 thời gian hoạt động trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung bao cấp. Đây là một cơ chế không lấy gì làm sáng sủa cho nền kinh tế nói chung và công ty nói riêng. Tuy nhiên cùng với sự cố gắng của toàn bộ cán bộ, công nhân viên, công ty đã dần khẳng định vị trí, uy tín của mình trên thương trường. Qua thời gian thực tập tại công ty, em xin đưa ra một số nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu và tổ chức công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty như sau: 1. Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá: + Công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật là một doanh nghiệp có chức năng nhập khẩu tương đối lớn. Công ty có quan hệ ngoại thương với khá nhiều nước trên thế giới như Nhật, Mỹ, Hàn Quốc... Ngoài ra công ty còn có một đội ngũ cán bộ kinh doanh nhiều kinh nghiệm, có trình độ và có trách nhiệm. Bên cạnh những ưu điểm, trong hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu của công ty còn tồn tại những vấn đề sau: + Thị trường tiêu thụ và hình thức tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của công ty còn hạn hẹp, chủ yếu là tại Hà Nội và chủ yếu là bán buôn. + Công ty chưa có kế hoạch dự phòng cho hàng hoá để đề phòng, tạo thế chủ động cho công ty trong trường hợp có những nhân tố khách quan làm giảm giá hàng hoá của công ty. 2. Về tổ chức công tác kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty TECHINIMEX. 2.1. Những ưu điểm: +Thứ nhất: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình, công ty đã chọn cho mình hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Hình thức này tạo nhiều điều kiện kiểm tra, giám sát của kế toán đối với các hoạt động của các bộ phận, ở các chi nhánh và các đơn vị trực thuộc cũng như trong toàn công ty. Hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá, nâng cao nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên kế toán cũng như có thể trang bị áp dụng phương tiện tính toán và thông tin trong công tác kế toán. + Thứ hai: Việc tổ chức hệ thống bộ máy kế toán và phân công công việc trong bộ máy kế toán của công ty tương đối tốt, phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được các yêu cầu quản lí đặt ra Trình độ bộ máy kế toán 100% tốt nghiệp đại học, có khả năng sử dụng máy vi tính, giao tiếp bằng tiếng Anh. Kế toán trưởng của công ty là người có kinh nghiệm trong nghề, có trình độ toàn diện về kế toán, hiểu biết và nắm chắc các chế độ về kế toán và kiểm toán, có khả năng hướng dẫn, chỉ đạo kế toán viên trong thực hiện phần nghiệp vụ của mình, nhờ đó mà các hoạt động của phòng Kế toán - Tài chính được thực hiện nhịp nhàng, đúng theo chế độ qui định, đáp ứng được nhu cầu quản lý về mặt tài chính. + Thứ ba: Về hệ thống chứng từ: công ty sử dụng theo đúng mẫu qui định của Bộ Tài Chính và cũng tuân thủ đúng các thủ tục ngoại thương và thông lệ quốc tế. Thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầyđủ, kịp thời. Chứng từ được quản lí chặt chẽ, có qui trình luân chuyển tương đối tốt, được lưu trữ cẩn thận, khi cần có thể tìm và đối chiếu, kiểm tra nhanh chóng, thuận tiện. +Thứ tư: Về hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản của công ty sử dụng trong công tác tổ chức nhập khẩu hàng hoá được chi tiết tương đối phù hợp. Ví dụ như các tài khoản công nợ, phải thu, phải trả, kế toán chi tiết cho từng đối tượng bạn hàng nên thuận tiện cho việc theo dõi với từng bạn hàng. + Thứ năm:Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp hạch toán mà công ty áp dụng trong các nghiệp vụ nhập khẩu là phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên sự biến động hàng ngày hàng giờ của tài sản, hàng hoá, không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê. Bên cạnh đó hoạt động kinh doanh nhập khẩu được thực hiện trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết, việc mua bán đươc thực hiện theo từng lô hàng và nhập về thường được giao thẳng cho khách hàng nên phương pháp giá thực tế đích danh dùng để xác định trị giá vốn hàng bán là đơn giản và chính xác. Tỷ giá dùng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu là tỷ giá mua ngoại tệ thực tế của ngân hàng ngoại thương Việt Nam. Cuối mỗi kỳ khi phải lập các báo cáo tài chính, kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ theo tỷ giá thực tế do ngân hàng công bố ngày cuối kỳ. Số chênh lệch tỷ giá được phản ánh trên tài khoản 413 được xử lý vào tài khoản 711 - thu nhập hoạt động tài chính hoặc tài khoản 811 – chi phí hoạt động tài chính. + Thứ sáu: Hình thức ghi sổ được áp dụng tại công ty TECHNIMEX là Nhật ký chung. Hình thức này đơn giản về qui trình hạch toán, khối lượng công việc phân đều trong tháng. Số lượng sổ phù hợp với qui mô của doanh nghiệp và thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy. + Thứ bảy: Về hệ thống sổ chi tiết: Công ty có hệ thống sổ chi tiết khá hoàn chỉnh. Kế toán mở sổ theo dõi từng đối tượng, chẳng hạn đối với hàng tồn kho, kế toán chi tiết từng loại hàng theo từng hợp đồng ngoại, với các khoản phải thu, phải trả: chi tiết theo đối tượng cần thanh toán, với tài khoản tiền gửi bằng ngoại tệ: chi tiết theo từng loại ngoại tệ và từng ngân hàng nơi đơn vị có quan hệ giao dịch. Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp chi tiết theo khoản mục, làm cơ sở để đối chiếu với Sổ Cái. Với hệ thống sổ chi tiết như vậy, qui trình hạch toán của công ty tỏ ra khá chặt chẽ, khả năng kiểm tra kiểm soát cao. + Thứ tám: Việc áp dụng 100% kế toán máy giúp cho việc ghi chép sổ sách đơn giản hơn rất nhiều, giảm sai sót trong khâu tính toán so với kế toán thủ công. Ngoài ra, nhờ sử dụng máy vi tính, việc lọc, tìm kiếm dữ liệu, xử lý thông tin nhanh hơn, chính xác hơn. 2.2. Những tồn tại: Cùng với những ưu điểm mà công ty đã đạt được trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán hàng nhập khẩu thì vẫn còn một số tồn tại đòi hỏi cần phải được quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng nhập khẩu. Cụ thể là: + Thứ nhất: Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, theo chế độ kế toán hiện hành, khi hàng nhập khẩu đã làm xong thủ tục hải quan, nhưng cuối tháng hàng chưa về tới kho của đơn vị thì ghi Nợ TK 151, nếu đã nhập kho trong kỳ thì ghi Nợ TK 1561. Như vậy bên nợ của tài khoản 151 chỉ được ghi khi cuối tháng, hàng chưa về nhập kho nhưng đã làm xong thủ tục hải quan để xác định quyền sở hữu của doanh nghiệp đối với hàng nhập khẩu. Còn TK 1561 chỉ ghi bên Nợ khi hàng đã kiểm nhận nhập kho, thủ kho đã lập Phiếu nhập. Thực tế tại công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật, khi chuyển tiền mua hàng, kế toán đã phản ánh ngay vào bên Nợ TK 151, khi hàng về, làm xong thủ tục hải quan rồi mới chuyển sang TK 1561. Cách hạch toán này là không đúng, kế toán đã phản ánh sai nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Việc chuyển tiền mua hàng xảy ra trước khi nhận được hàng, do đó đây là nghiệp vụ ứng trước tiền cho người bán chứ không phải là nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay. Ngoài ra khi chuyển tiền mua hàng, kế toán căn cứ vào sổ phụ của ngân hàng để ghi Nợ TK 151. Việc sử dụng chứng từ này là sai qui định vì căn cứ để ghi Nợ TK 151 là tờ khai hải quan và bộ chứng từ của bên bán gửi. + Thứ hai: Khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán đã không sử dụng TK 007 để theo dõi nguyên tệ các loại, mà chỉ phản ánh ở cột nguyên tệ trên TK 1122 mặc dù nghiệp vụ nhập khẩu sử dụng rất nhiều loại ngoại tệ. Việc này làm giảm khả năng đối chiếu, rà soát tình hình tăng, giảm từng loại ngoại tệ hiện doanh nghiệp đang sử dụng. + Thứ ba: Về tỷ giá trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá: Công ty sử dụng tỷ giá thực tế. Tỷ giá này phản ánh được đúng giá trị của hàng hoá, các khoản phải thu, các khoản phải trả... nhưng cũng tương đối phức tạp đối với một doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ. Theo qui định của Bộ Tài Chính, nếu sử dụng tỷ giá thực tế thì mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ đều ghi sổ theo tỷ giá thực tế bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm phát sinh. Đối với nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, giá trị hàng được tính theo tỷ giá thực tế khi hàng làm xong thủ tục hải quan. Tại công ty TECHNIMEX, nếu mua hàng không theo phương thức trả trước, bán hàng không có khoản ứng trước của khách thì kế toán phản ánh đúng theo chế độ. Ngoài các trường hợp đó, kế toán qui đổi giá trị hàng hoá nhập khẩu theo tỷ giá thực tế ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm công ty mua ngoại tệ chuyển tiền trả trước cho người bán hoặc mua ngoại tệ ký quĩ mở L/C (ký 100% giá trị L/C). Mục đích của việc sử dụng tỷ giá như vậy nhằm hạn chế tối đa việc điều chỉnh chênh lệch tỷ giá song lại không phản ánh đúng giá trị thực của doanh thu và giá vốn, làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. + Thứ tư: Kế toán công ty không sử dụng tài khoản nào để theo dõi hàng nhập khẩu uỷ thác trong trường hợp công ty tổ chức tiếp nhận hàng tại cửa khẩu, đưa về nhập kho rồi vận chuyển đến cho khách hàng. Toàn bộ giá trị hàng nhập khẩu uỷ thác đều được phản ánh vào TK 3388 khi hàng về, làm xong thủ tục hải quan. Cách hạch toán này tuy đơn giản, giảm được một số tài khoản trung gian song không rõ ràng, dễ nhầm lẫn. Ngoài ra việc ghi nhận giá trị hàng uỷ thác nhập khẩu chỉ ghi bên Nợ TK 3388 khi bên giao uỷ thác đến tận cửa khẩu để nhận hàng. Với cách hạch toán trên, kế toán đã bỏ sót nghiệp vụ. + Thứ năm: Mọi khoản chi phí liên quan đến quá trình mua hàng nhập khẩu như chi phí bốc dỡ hàng, phí hải quan, phí vận chuyển đến kho của công ty, phí giao dịch với ngân hàng liên quan đến việc nhập khẩu như phí mở L/C, phí chuyển tiền... không được hạch toán vào TK 1562 mà tập hợp hết vào TK 641, TK 642. Điều đó làm cho việc phản ánh giá vốn của công ty không chính xác. Cuối kỳ, toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ được kết chuyển hết sang TK 911 mà không phân bổ cho hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ. Chính vì vậy chi phí trong kỳ sẽ tăng lên, không tương xứng với doanh thu bán hàng, gây ra sự thiếu chính xác trong việc xác địng kết quả kinh doanh từng mặt hàng cũng như từng hợp đồng, và khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động, lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh của công ty. + Thứ sáu: Về hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và nợ phải thu khó đòi: hiện nay công ty chưa áp dụng phương pháp dự phòng giảm giá tài sản, mà đây là phương pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh. Dự phòng giảm giá tài sản nếu được lập hợp lí sẽ làm tăng chi phí, do vậy tạm thời làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo – niên độ lập dự phòng. Tuy nhiên điều đó lại hết sức cần thiết nhất là trong điều kiện giá cả hàng hoá trên thị trường luôn biến động do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan, đặc biệt với các loại thiết bị hiện đại. Quá trình lưu chuyển dài sẽ làm giảm giá trị hàng hoá do hao mòn vô hình. Đối với người mua, việc lập dự phòng phải thu khó đòi cũng là yêu cầu cần xem xét vì các hợp đồng công ty ký với khách hàng thường có giá trị lớn, hình thức thanh toán chậm cũng nhiều. Việc lập dự phòng đối với hàng hoá và khách hàng giúp cho công ty có sự chuẩn bị trước những tổn thất có khả năng xảy ra và nếu không gặp các rủi ro đó, công ty sẽ có lợi hơn. + Thứ bảy: Khi hạch toán thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán căn cứ vào tờ khai hải quan để ghi sổ. Để đơn giản và thuận tiện cho việc ghi chép, kế toán thường phản ánh bút toán nộp thuế trước. Đến cuối kỳ, kế toán tổng hợp lại và ghi một lần bút toán thuế. Cách ghi này mặc dù giảm được số lần ghi chép trùng lắp song lại nảy sinh những vấn đề như: khi xác định giá hàng nhập bao gồm giá mua + thuế nhập khẩu - giảm giá hàng mua (nếu có). Nếu cuối kỳ mới ghi bút toán tính thuế nhập khẩu thì giá hàng nhập trong kỳ không có thuế. Vì vậy, khi xuất hàng, việc tính giá vốn lại trở nên phức tạp, khó đối chiếu với hạch toán chi tiết. + Thứ tám: Việc xác định kết quả kinh doanh được tiến hành vào cuối năm đã không đảm bảo tính điều chỉnh tích cực của công ty. Nếu doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh theo quí thì kết qủa quí trước sẽ đảm bảo cho công ty biết phải làm gì ở quí sau để từ đó khắc phục kịp thời những tồn đọng đã xảy ra. + Thứ chín: Về nhân sự bộ máy kế toán, hiện tại ngoài kế toán trưởng, bộ máy kế toán của TECHNIMEX chỉ có hai kế toán viên. Thực tế cho thấy, trong điều kiện nền kinh tế còn nghèo nàn, yếu kém về kỹ thuật, công nghệ thì việc nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất và các thiết bị phục vụ nghiên cứu khoa học là hoạt động cần thiết. TECHNIMEX hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong lĩnh vực Khoa học Kỹ thuật và Chuyển giao Công nghệ nên chắc chắn các giao dịch, số hợp đồng thực hiện thông qua TECHNIMEX trong những năm tới sẽ tăng lên và như vậy khối lượng công việc mà kế toán phải thực hiện cũng lớn lên. Như vậy với hai kế toán viên như hiện nay sẽ rất khó khăn để hoàn thành khối lượng công việc. Trên đây là tình hình chung về tổ chức quản lý hoạt động nhập khẩu và công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật có cả những mặt ưu cũng như mặt khuyết. Với mong muốn công ty ngày càng phát triển và bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả hơn, vừa đáp ứng yêu cầu của quản lý, vừa tuân thủ theo đúng chế độ, em xin đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện những mặt còn hạn chế. II. Cơ sở lí luận và thực tiễn để hoàn thiện những tồn tại trong công tác nhập khẩu hàng hoá: Có thể nói, trong những năm qua chính sách quản lí nhập khẩu đã có những thay đổi đáng kể và mang lại hiệu quả tích cực, đưa nền ngoại thương nói riêng và nền kinh tế nước ta nói chung đạt được những thành tựu hiện nay. Như mạnh dạn thay đổi quan niệm về Nhà nước độc quyền ngoại thương, chuyển đổi cơ chế quản lí hàng hoá. Thủ tục hành chính đã được cải tiến phù hợp với tập quán Quốc tế, đổi mới công cụ điều tiết hoạt động nhập khẩu, thay thế các biện pháp hành chính, mệnh lệnh bằng các công cụ kinh tế. Để thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước, hoà nhập với thị trường Quốc tế, đưa nước ta vào hàng những nước có nền ngoại thương tương đối phát triển, một trong những yếu tố cơ bản là tiếp tục đổi mới và hoàn thiện hơn về cơ chế quản lí nhập khẩu. Đây là những điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Tuy nhiên không phải các điều kiện và môi trường kinh doanh nhập khẩu lúc nào cũng đem lại thuận lợi. Mở cửa nền kinh tế, rồi cuộc khủng hoảng tiền tệ trong khu vực đã ảnh hưởng đến hoạt động của các doanh nghiệp này, Mỹ bỏ cấm vận với nước ta và lập quan hệ ngoại giao ở cấp đại sứ, Việt Nam ra nhập khối ASEAN và sẽ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của khu vực mậu dịch tự do AFTA, tổ chức thương mại thế giới WTO,... làm cho cạnh tranh ngày càng quyết liệt. Chính sách điều hành nhập khẩu không phải lúc nào cũng ủng hộ cho các hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Tệ nạn gian lận thương mại đã gây khó khăn cho các doanh nghiệp thương mại làm ăn đúng đắn. Thuế nhập khẩu còn nhiều vấn đề tồn tại, thuế GTGT còn nhiều tranh cãi, thủ tục hành chính còn nhiều phiền hà, tỷ giá hối đoái không ổn định v...v... Trong khi đó muốn tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải làm ăn hiệu quả và có lãi. Để đạt được mục tiêu đó các nhà lãnh đạo phải nắm được các thông tin của đơn vị mình một cách chính xác và kịp thời. Một phần quan trọng các thông tin đó là do kế toán cung cấp. Một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu đòi hỏi trước tiên phải có đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo và đặc biệt đứng trước những khó khăn trong thời đại ngày nay cùng với những tiến bộ khoa học, công nghệ đang phát triển như vũ bão, thời đại bùng nổ thông tin thì các cán bộ quản lí nhất thiết phải có đủ phẩm chất và năng lực trong tổ chức quản lí và điều hành. Trong công tác nhập khẩu hàng hoá phải biết lựa chọn các nhà cung cấp sao cho đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất, phải biết tạo dựng uy tín trên thị trường, có các chiến lược kinh doanh thích hợp cho từng thời kì nhằm đảm bảo tính linh hoạt khi có biến động trên thị trường. Các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phải tuân thủ các thông lệ Quốc tế và pháp luật Nhà nước. Với vai trò của mình kế toán hoạt động kinh doanh nhập khẩu cũng đòi hỏi phải được hoàn thiện từ công tác hạch toán đến tổ chức bộ máy kế toán. Đây là điều kiện không thể thiếu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá nói riêng và hiệu quả hoạt động kinh doanh toàn doanh nghiệp nói chung. Đối với công tác kế toán, các thông tin kế toán phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, đặc biệt trong cơ chế thị trường các thông tin này phải đảm bảo tính nhạy bén và phù hợp với các điều kiện kinh tế. Công tác thu nhập và phản ánh các thông tin kế toán phải xuất phát từ đặc trưng của hoạt động kinh doanh nhập khẩu, từ mục tiêu của hoạt đông này là vì lợi nhuận, từ các đặc điểm của doanh nghiệp để vận dụng, sáng tạo nhưng trong khuôn khổ luật định, chế độ kế toán. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán nhập khẩu hàng hoá được ghi chép kịp thời, rõ ràng, luân chuyển chứng từ phải phù hợp với đặc điểm riêng của nghiệp vụ. Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán, để hoàn thiện thì phải bảo đảm các điều kiện sau: - Bộ máy kế toán phải đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối quan hệ qua lại chặt chẽ xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. - Cán bộ kế toán phải cẩn thận, tỷ mỷ trong công việc,có chuyên môn phẩm chất đạo đức và lòng hăng say. Kế toán am hiểu nghiệp vụ, có khả năng xử lý nhanh nhạy các tình huống xảy ra, có óc phán đoán và phân tích, có khả năng bao quát toàn bộ công việc kế toán trong doanh nghiệp. Trong công tác, đội ngũ cán bộ cần có sự nhất trí, tất cả vì mục tiêu tăng trưởng và phát tiển của doanh nghiệp. Kế toán trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu phải là người có hiểu biết về nghiệp vụ và đặc biệt là thông thạo tiếng Anh vì kế toán viên này thường xuyên tiếp xúc với các chứng từ và tài liệu bằng tiếng Anh, từ đó mà kế toán có thể hiểu và phản ánh nghiệp vụ nhập khẩu một cách chính xác, đầy đủ, đảm bảo thông tin kế toán xuất nhập khẩu. Từ thực tiễn và lí luận như trên em xin mạnh dạn trình bày một số phương hướng hoàn thiện công tác nhập khẩu hàng hoá của công ty TECHNIMEX. III. Các phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá của TECHNIMEX: 1. Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá: + Ngoài hình thức bán buôn, công ty nên triển khai một số hình thức khác, chẳng hạn như tổ chức bán hàng giao đại lí đối với các loại hàng về thiết bị gia dụng, linh kiện điện tử... + Cuối năm, căn cứ vào tình hình biến động của giá cả hàng hoá trên thị trường và đánh giá khả năng thanh toán của từng khách hàng, công ty tiến hành lập dự phòng cho những rủi ro có khả năng xảy ra. 2. Về tổ chức công tác kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty TECHNIMEX: + Thứ nhất: Về hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp: Có thể tiến hành theo hai cách: Cách thứ nhất: Khi chuyển tiền mua hàng, kế toán không phản ánh vào TK 151, mà căn cứ vào giấy báo Nợ hoặc Sổ phụ của ngân hàng, kế toán ghi: theo tỷ giá thực tế tại thời điểm mua ngoại tệ chuyển tiền. Nợ TK 3311 Có TK 1122. Khi hàng về, làm xong thủ tục hải quan, căn cứ vào tờ khai hải quan: Nợ TK 151 : TG thực tế tại thời điểm làm xong thủ tục hải quan. Nợ (Có)TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. Có TK 3311: Tỷ giá ghi nhận nợ. Hàng nhập kho hoặc chuyển bán thẳng: Nợ TK 1561 Nợ TK 632 Có TK 151. Cách thứ hai: Vẫn giữ nguyên cách hạch toán của công ty, chỉ thay phần sử dụng tỷ giá. Tức là nghiệp vụ chuyển tiền mua hàng không thay đổi, ghi nhận giá trị hàng mua theo tỷ giá thực tế tại thời điểm mua ngoại tệ chuyển tiền. Khi hàng về, hoàn tất thủ tục hải quan, giá trị hàng được ghi theo tỷ giá tại thời điểm đó, chênh lệch tỷ giá đưa vào TK 413: Nợ TK 1561 : TG thực tế tại thời điểm làm xong thủ tục hải quan. Nợ (Có )TK 413 : Chênh lệch tỷ giá. Có TK 151: Tỷ giá ghi nhận nợ. + Thứ hai: Về hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác: Trong trường hợp công ty tổ chức tiếp nhận hàng và vận chuyển đến địa điểm giao nhận theo thoả thuận, kế toán có thể theo dõi hàng nhập uỷ thác theo hai cách: Cáh thứ nhất: Sử dụng TK 002: Khi hàng về, ghi Nợ TK 002; Khi giao cho bên uỷ thác: ghi Có TK 002. Cách thứ hai: Hạch toán vào tài khoản 151, cách này hạch toán như sau: Khi nhận hàng tại cửa khẩu: Nợ TK 151 : Tỷ giá ghi nhận nợ. Nợ (Có) TK 413 : Chêng lệch tỷ giá (nếu có). Có TK 3311: Nếu chưa thanh toán ( TG tại thời điểm nhập hàng). Có TK1122 : Nếu thanh toán luôn (TG mua ngoại tệ trả tiền hàng). Có TK 144 : Trừ vào tiền ký quĩ. Khi giao hàng cho bên uỷ thác, kế toán ghi: Theo tỷ giá ghi nhận nợ. Nợ TK 3388 Có TK 151. + Thứ ba: Về chi phí mua hàng nhập khẩu, kế toán công ty nên tách chi phí này ra khỏi chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp và sử dụng TK1562 để tập hợp. Cụ thể là căn cứ vào phiếu chi số 412 ngày 10/1/2001 chi 825000 VNĐ cho việc bốc dỡ hàng HĐ Schmidt/Tech/084-00, kế toán phản ánh như sau: sổ cái Tài khoản : Chi phí mua hàng hoá- Số hiệu: 1562 Dư Nợ đầu kỳ PS Nợ PS Có Dư Nợ cuối kỳ. Ngày Chứng từ Số hiệu Diễn giải 412 ... ... 10/1/01 ... Chi phí bốc dỡ hàng HĐ số: 084-00 ... ... TK Đ/Ư PS Nợ PS Có ... ... ... ... 1111 825.000 Tháng 1 năm 2001. Cuối kỳ, tiến hành phân bổ chi phí mua hàng cho số lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ và số hàng còn lại theo công thức: Chi phí mua hàng hàng tồn đầu kỳ Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ + Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn kho Trị giá hàng tồn cuối kỳ Trị giá hàng xuất trong kỳ + = * Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tiêu thụ = Chi phí mua hàng của hàng tồn đầu kỳ Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ + -________ Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ Sau khi xác định được chi phí mua cho hàng tiêu thụ thì kế toán phản ámh vào giá vốn theo bút toán: Nợ TK 632 Có TK 1562. Kế toán phải tuân thủ nguyên tắc tập hợp chi phí theo chế độ hiện hành thì kết quả kinh doanh của công ty mới được phản ánh đúng. Từ đó công ty mới có những biện pháp để giảm chi phí quản lí hành chính, tăng chi phí bán hàng một cách hợp lý để thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá. + Thứ tư: Công ty nên ước tính phần giá trị hàng dự trữ có thể bị giảm giá để lập dự phòng. Chẳng hạn, tình hình kiểm kê hàng tồn kho ở công ty TECHNIMEX ngày 31/12/2000 như sau: DNA SILVER STAINING KIT HILOAD 16/60 SUPPERDEX &%PG S/L Giá gốc Giá thị trường 1338 USD 185 USD S/L 1 1 ... Loại hàng TK ... Máy in HP Laser 2100 1388 USD 185 USD ... ... 1050 USD 1066.5 USD 3 ... Máy tính HP Netserver LC 3PHI/600 ... 2 ... ... 6160 USD 6172 USD So sánh giữa giá trị ghi sổ và giá thị trường nếu có chênh lệch giá thị trường nhỏ hơn giá ghi sổ thì mức dự phòng được tính như sau: Số lượng hàng hoá tồn kho Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho Giá trị hàng hoá ghi trên sổ Giá trị hàng hoá trên thị trường = * ( - ) Theo công thức trên, mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập cho năm 2001 của công ty là: ... S/L Giá gốc Giá thị trường ... S/L ... ... Loại hàng TK ... ... ... ... Cộng ... ... Máy in HP Laser 2100 3 1066.5 USD 1050 USD Máy tính HP Netserver LC 3PHI/600 2 6172 USD 6160 USD ... Dự phòng ... 16.5 USD ... 12 USD ( Tỷ giá ngoại tệ ngày 31/12/2000: 1 USD = 14520 VNĐ) Ghi chú: Giá hàng hoá trong bảng kê kà tổng giá trị từng loại hàng tồn kho theo sổ của đơn vị và theo thị trường. + Thứ năm: Đối với dự phòng phải thu khó đòi cũng lập tương tự như với hàng tồn kho. Trước khi lập dự phòng phải thu khó đòi, ta phải đánh giá khả năng thanh toán của từng khách hàng, dự đoán số khách hàng không trả được nợ và chỉ lập dự phòng cho những khách hàng đang còn nợ công ty, có đầy đủ chứng từ, hoá đơn hợp lệ ghi rõ thời hạn thanh toán. Mức DP phải thu khó đòi Số nợ phải thu khó đòi Số phần trăm có khả năng mất = * Phản ánh tình hình biến động của các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK 139, chi tiết cho từng khoản nợ khó đòi. Căn cứ vào mức dự phòng vừa tính, kế toán tiến hành ghi sổ theo trình tự sau: Sơ đồ 14: Hạch toán dự phòng phải thu khó đòi 131 139 6426 Số thiệt hại do nợ khó đòi Không đòi được đã xoá sổ Trích lập DP phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán trước khi lập BCTC 721 Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi Số nợ khó đòi đã xoá sổ lớn hơn số DP đã lập + Thứ sáu: Về sổ chi tiết hàng hoá, công ty nên lập thêm bảng tổng hợp hàng hoá theo từng loại về tình hình nhập, xuất, tồn của mỗi mặt hàng. Qua đó nắm được loại hàng hoá nào công ty tiêu thụ được nhiều nhất để có biện pháp khuyến khích mở rộng kinh doanh mặt hàng này. Mẫu sổ tổng hợp: Số Tên Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn thứ tự hàng hoá SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị cuối tháng + Thứ bảy: Công ty nên tiến hành xác định kết quả kinh doanh theo quí để kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản trị khắc phục những tồn đọng đã có ở quí trước. + Thứ tám: Về nhân sự bộ máy kế toán: Với số lượng đội ngũ cán bộ kế toán hiện nay thì phải làm việc với cường độ cao, thời gian nhiều thì mới có thể đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho nhà quản lý. Bản thân em thiết nghĩ nên bổ xung thêm một kế toán viên vào bộ phận kế toán với chức năng và nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công. Kết luận Sau quá trình học tập tại trường và thực tập tại công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật, em đã được trang bị những kiến thức lý luận cũng như một số kinh nghiệm thực tiễn về nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Với những kiến thức có được đó, em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật”. Trong phạm vi chuyên đề, bài viết này em đã trình bày một số nội dung cơ bản sau: - Về mặt lý luận : Chuyên đề đã trình bày tương đối có hệ thống những vấn đề cơ bản về hoạt động kinh doanh cũng như lý luận về tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu. - Về mặt thực tiễn : Chuyên đề đã trình bày thực trạng công tác kế toán các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật . - Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, phần ba của chuyên đề nêu ra những ưu nhược điểm trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá và công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu của công ty từ đó đưa ra một số phương hướng nhằm hoàn thiện các công tác này. Với điều kiện thời gian có hạn và năng lực của bản thân còn hạn chế nên chuyên đề không thể tránh khỏi sự thiếu sót. Vì vậy em mong được sự quan tâm góp ý kiến của các thầy cô và các cán bộ phòng kế toán của công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành của mình tới Th.S Trần Thị Hồng Mai và các cô chú, anh chị phòng kế toán cũng như toàn công ty Xuất Nhập Khẩu Kỹ Thuật đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn. Mục lục