Đề tài Hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do AASC thực hiện

Chuyển trả tiền mua thép cho Yang ching 60.324.010 ỹ GCT 028 09/01/03 Chuyển trả tiền mua máy mài cho Yang ching Liu 30.245.205 ỹ GCT 031 10/01/03 Chuyển trả tiền mua khoan bàn cho Cty Thành Hưng 21.549.345 ỹ ỹ: đối chiếu khớp đúng với sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ nhật ký mua hàng, sổ cái tài khoản tiền gửi ngân hàng, hoá đơn của người bán. Kết luận: Không có khoản phải trả nào chưa được ghi sổ. Như vậy, tại Công ty TNHH Vega, KTV HKC đã tiến hành chọn mẫu 4 giấy chuyển tiền từ ngày 01/01/2003 đến 02/02/2003 liên quan đến việc thanh toán cho 4 người nhà cung cấp này. Thực hiện đối chiếu với hoá đơn của người bán để xem liệu có tồn tại khoản phải trả tại thời điểm 31/12/2002 hay không, đồng thời đối chiếu với sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ nhận ký mua hàng... KTV HKC thấy không có khoản phải trả nào bị bỏ xót tại thời điểm 31/12/2002. Vì vậy, KTV HKC đã đi đến kết luận không có sai sót tiềm tàng về các khoản phải trả chưa được ghi sổ. 3.2.3. Kiểm tra tính đúng kỳ của các nghiệp vụ mua hàng Sai sót về tính đúng kỳ của các nghiệp vụ mua hàng thể hiện ở hai trường hợp mua hàng kỳ này nhưng đến kỳ sau mới được ghi sổ hoặc ngược lại, ghi sổ các nghiệp vụ mua hàng thực tế phát sinh ở kỳ kế toán sau. Tuy nhiên, trường hợp thứ nhất thường hay xảy ra hơn đặc biệt là ở các Công ty lớn. Để kiểm tra mục tiêu này, KTV tiến hành chọn mẫu một số nghiệp vụ mua hàng trong 5 đến 10 ngày trước và sau thời điểm khoá sổ, thu thập hoá đơn của người bán, phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng, sổ nhật ký mua hàng và sổ chi tiết thanh toán với người bán liên quan đến các nghiệp vụ này, so sánh đối chiếu ngày trên các chứng từ sổ sách này để xác minh các nghiệp vụ có được ghi sổ đúng kỳ hay không? Đối với thủ tục này khi tiến hành chọn mẫu, KTV không quan tâm đến số tiền của mẫu chọn mà quan tâm đến số hiệu của các phiếu nhập kho. Các phiếu nhập kho phải được đánh số trước, số hiệu của chúng phải liên tiếp nhau và số hiệu của các phiếu nhập kho của hai niên độ kế toán phải có sự phân định rõ ràng. áp dụng thủ tục này khi tiến hành kiểm toán tại Công ty MBS, KTV đã tiến hành chọn ra 3 nghiệp vụ mua hàng cuối cùng của năm 2002 và 3 nghiệp vụ đầu tiên của năm 2003 từ sổ nhật ký mua hàng, tiến hành đối chiếu ngày mua trên sổ với ngày nhập trên phiếu nhập kho và với ngày trên hoá đơn của người bán để đảm bảo các nghiệp vụ này được ghi sổ đúng kỳ. Qua xem xét đối chiếu, KTV đã phát hiện ra nghiệp vụ mua hàng vào ngày 02/01/2003 của Công ty Hoàng Gia đã không được ghi sổ đúng kỳ. Nguyên nhân của sai sót này như sau: Vào tháng 12/2002, đơn vị đã mua của Công ty Hoàng Gia một khối lượng hàng trị giá 151.777.076 đồng (thuế suất 10%, hạch toán theo phương pháp khấu trừ) nhưng đã không có đơn đặt hàng. Tại thời điểm 31/12/2002 hàng đã về nhưng hoá đơn chưa về, đơn vị đã không hạch toán theo giá tạm tính. Tại thời điểm 02/01/2003 hoá đơn về, đơn vị mới tiến hành ghi sổ và ghi nhận công nợ phải trả vào năm 2003. Theo đó, KTV đã đề xuất bút toán điều chỉnh: Nợ TK 152101 : 137.979.160 Nợ TK 133 (1331) : 13.797.916 (giá tạm tính) Có TK 331101 : 151.777.076 Tổng hợp kết quả được trình bày trên giấy tờ làm việc: N3/13 (Bảng số 2.15). Bảng 2.15 : Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Khách hàng: Công ty MBS Niên độ kế toán: 31/12/2002 Khoản mục thực hiện: Phải trả người bán Bước công việc: Kiểm tra tính đúng kỳ của NV mua Tham chiếu: N3/13 Người thực hiện: NVT Ngày thực hiện: 04/02/2003 Mục tiêu : đảm bảo các nghiệp vụ mua được ghi chép đúng kỳ Nguồn tài liệu: lấy từ sổ nhật ký mua hàng Đơn vị: VNĐ Ngày ghi sổ Nội dung Phiếu nhập kho Số tiền Ghi chú SH NT 20/12/02 Mua hàng của Cty nhựa TNTP 397 19/12/02 123.454.205 ỹ 23/12/02 Mua hàng của Cty PT phụ gia 398 22/12/02 156.897.273 ỹ 30/12/02 Mua hàng của Cty TM QN 399 30/12/02 201.371.128 ỹ 02/1/03 Mua hàng của Cty CP Hoàng Gia 01 02/1/03 151.777.076 x 08/1/03 Mua hàng của Cty hoá chất 76 02 07/01/03 87.243.596 ỹ 09/1/03 Mua hàng của Cty khí CN NB 03 09/01/03 134.576.230 ỹ ỹ: đã đối chiếu khớp đúng với phiếu nhập kho, hóa đơn của người bán, sổ chi tiết TK331 x: đối chiếu với ngày trên hoá đơn số 943 của Cty Hoàng Gia: Tại thời điểm 31/12/02 hoá đơn chưa về nhưng đơn vị khách hàng không ghi sổ theo giá tạm tính. Tại thời điểm 02/01/03 hoá đơn về đơn vị mới tiến hành ghi sổ và ghi nhận công nợ phải trả vào năm 2003. Theo đó, KTV đã đề xuất bút toán điều chỉnh: Nợ TK 152101: 137.979.160 Nợ TK 133 (1331): 13.797.916 Có TK 33101: 151.777.076 Tại Công ty TNHH Vega, công việc này cũng được KTV LKC áp dụng và thực hiện tương tự. Sau khi kiểm tra, KTV LKC đã phát hiện ra 2 nghiệpvụ mua hàng tại ngày 01/01/2003 và ngày 02/01/2003 của Công ty Thái Special và Công ty Hencny đã không được ghi sổ đúng kỳ. KTV đã tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất bút toán điều chỉnh. Song song với việc tìm kiếm các khoản nợ chưa được ghi sổ và kiểm tra tính đúng kỳ của các nghiệp vụ mua hàng, KTV kết hợp tiến hành kiểm tra sự đúng đắn của việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả, kiểm tra các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ, đồng thời xem xét sự đầy đủ và hợp lý của các chứng từ gốc liên quan. Theo đó, công việc tiếp theo KTV AASC thực hiện là: - Kiểm tra việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả - Kiểm tra chứng từ - Kiểm tra các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ 3.2.4. Kiểm tra việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả Mục đích của thủ tục này là nhằm kiểm tra xác minh xem các các nghiệp vụ mua hàng có được ghi chép và hạch toán đúng đắn trong sổ nhật ký mua hàng có được ghi chép và sổ chi tiết phải trả cho người bán hay không, từ đó xác minh các khoản phải trả cho người bán được phản ánh đúng đắn. Căn cứ vào sổ nhật ký mua hàng, sổ cái TK 331 và sổ chi tiết phải trả cho người bán, KTV tiến hành chọn mẫu một số nghiệp vụ có số phát sinh lớn và liên quan đến các nhà cung cấp có số dư biến động bất thường, kiểm tra việc hạch toán và việc ghi chép giá trị hàng hoá, thuế GTGT đầu vào các nghiệp vụ này thông qua việc đối chiếu so sánh với hoá đơn của người bán, từ đó xem xét và kiến nghị xử lý những chênh lệch nếu có. Tại Công ty MBS, căn cứ vào sổ chi tiết phải trả cho người bán của 5 nhà cung cấp có số dư biến động bất thường (như đã được phân tích ở trên), KTV chọn mẫu 3 nghiệp vụ mua hàng có số dư biến động lớn để tiến hành kiểm tra. Qua so sánh đối chiếu số tiền của các nghiệp vụ mua hàng này với các hoá đơn của người bán, KTV thấy không có sự chênh lệch nào về giá trị hàng hoá giữa sổ sách cũng như hoá đơn. Mặt khác, việc định khoản các nghiệp vụ này cũng khớp đúng với sổ cái TK 331, sổ nhật ký mua hàng. Vì vậy, KTV đã kết luận việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả này là đúng đắn. Tổng hợp kết quả được trình bày trên giấy làm việc N 3/14 (bảng số 2.16). Tại Công ty TNHH Vega, việc kiểm tra cũng được KTV tiến hành tương tự. Tuy nhiên, do hệ thống KSNB được đánh giá là kém hiệu lực nên khi thực hiện việc kiểm tra này KTV đã tiến hành mở rộng quy mô mẫu chọn và việc kiểm tra được tập trung vào những nghiệp vụ có số phát sinh lớn. Sau khi kiểm tra, KN nhận thấy việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả là đúng đắn. Bảng số 2.16: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Khách hàng: Công ty MBS Niên độ kế toán: 31/12/2002 Khoản mục thực hiện: Phải trả người bán Bước công việc: Kiểm tra việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả Tham chiếu: N3/14 Người thực hiện: NVT Ngày thực hiện: 04/02/2003 Nguồn tài liệu: lấy từ sổ chi tiết phải trả cho người bán Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Hoá đơn 02/11/02 CCDC 8013 Mua CCDC của Cty CP Hà Trung 153g 36.254.100ỹ 851 02/11/02 CCDC 8013 Mua CCDC của Cty CP Hà Trung 1331g 3.625.410ỹ 851 20/11/02 NVL 8431 Mua vật liệu của Cty PT phụ gia và sp dầu mỏ 152g 17.849.200ỹ 876 20/11/02 NVL 8431 Mua vật liệu của Cty PT phụ gia và sp dầu mỏ 1331g 1.784.920ỹ 876 02/12/02 NVL 8763 Mua vật liệu của Cty khí công nghiệp Ninh Bình 621g 45.321.510ỹ 921 02/12/02 NVL 8763 Mua vật liệu của Cty khí công nghiệp Ninh Bình 1331g 4.531.251ỹ 921 Ghi chú: ỹ: Khớp đúng với số tiền trên hoá đơn g: Định khoản đúng với sổ cái TK 331 Kết luận: Việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả là đúng đắn 3.2.5. Kiểm tra chứng từ Cùng với việc kiểm tra tính đúng đắn của việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả, KTV kết hợp tiến hành kiểm tra hệ thống chứng từ, hoá đơn liên quan để khẳng định tính hợp pháp của các khoản phải trả. Thông thường, KTV tập trung vào việc xem xét tính đầy đủ của các chứng từ, hoá đơn liên quan đến các khoản phải trả người bán phát sinh, đồng thời xem xét xem các chứng từ này có đầy đủ các yếu tố theo quy định hiện hành hay không, có được định khoản đúng đắn và được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền hay không? Các sai phạm về tính đầy đủ và tính hợp lệ của các hoá đơn chứng từ này sẽ được KTV dùng để đưa ra những nhận xét trên báo cáo kiểm toán và Thư quản lý gửi cho đơn vị khách hàng sau này. Bảng số 2.17: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Khách hàng: Công ty MBS Niên độ kế toán: 31/12/2002 Khoản mục thực hiện: Phải trả người bán Bước công việc: Kiểm tra chứng từ Tham chiếu: N3/15 Người thực hiện: NVT Ngày thực hiện: 04/02/2003 Nguồn tài liệu: - Sổ chi tiết phải trả cho người bán - Sổ nhật ký mua hàng Chứng từ Nội dung Tài khoản Số tiền Chứng từ gốc đi kèm SH NT Nợ Có 02/11/02 CCDC8013 Mua CCDC của Cty CP Hà Trung 153 1331 331 331 36.254.100 3.625.410 Hoá đơn số 851, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho, không có đơn đặt mua. 04/12/02 NVL 8431 Thanh toán tiền VL cho Cty PT phụ gia và sp dầu mỏ 331 111 19.634.120 Chứng từ đầy đủ, phiếu chi số 1286 không có sự phê duyệt của Giám đốc 02/12/02 NVL 8763 Mua VL của Cty khí công nghiệp Ninh Bình 621 1331 331 331 45.321.510 4.531.251 Hoá đơn số 921, không có báo cáo nhận hàng 11/12/02 NVL 8970 Mua VL của Cty TM Quảng Ninh 152 1331 331 331 59.351.200 5.935.120 Hoá đơn số 963, chứng từ đầy đủ, hợp lệ 29/12/02 NVL 8990 Mua VL của Cty nhựa TN Tiền Phong 621 1331 331 331 39.452.300 3.945.230 Hoá đơn số 997 không ghi ngày tháng năm 2002. Chứng từ khác đầy đủ, hợp lệ. Cũng như thủ tục kiểm tra việc hạch toán và phản ánh các khoản phải trả, việc kiểm tra chứng từ cũng được KTV tiến hành chọn mẫu một số nghiệp vụ có số phát sinh lớn và liên quan đến các nhà cung cấp có các số dư biến động bất thường. Tại Công ty MBS, KTV đã chọn ra 5 nghiệp vụ có số dư phát sinh lớn liên quan đến 5 nhà cung cấp trên, sau đó tiến hành thu thập các hoá đơn, chứng từ liên quan đến các khoản phải trả các nhà cung cấp này, kiểm tra tính đúng đắn, đầy đủ và hợp lệ của các hoá đơn, chứng từ này. Qua kiểm tra, KTV đã phát hiện ra các sai phạm sau: - Mua công cụ dụng cụ của Công ty CP Hà Trung theo hoá đơn số 851 không có đơn đặt mua. - Thanh toán tiền mua vật liệu cho Công ty PT phụ gia và sp dầu mỏ theo hoá đơn số 876, phiếu chi số 1286 không có sự phê duyệt của Giám đốc. - Mua vật liệu của Công ty khí công nghiệp Ninh Bình theo hoá đơn số 921, không có báo cáo nhận hàng. - Mua vật liệu của Công ty nhựa TN Tiền phong theo hoá đơn số 997, không ghi ngày tháng năm 2002 trên hoá đơn. Theo đó, KTV đã tổng hợp các sai phạm này và trình bày trên giấy tờ làm việc N3/15 (Bảng số 2.17). Tại Công ty TNHH Vega, việc kiểm tra chứng từ cũng được KTV ĐTT tiến hành tương tự. Tuy nhiên, do hệ thống KSNB của đơn vị được đánh là kém hiệu lực, rủi ro kiểm soát ở mức tối đa nên KTV đã tiến hành mở rộng quy mô mẫu chọn. Qua kiểm tra, KTV ĐTT thấy rằng việc quản lý và lưu trữ chứng từ tại đơn vị không khoa học, hợp lý, không theo thứ tự ngày tháng, không đánh số thứ tự... Vì vậy, làm cho việc kiểm tra đối chiếu rất khó khăn. 3.2.6. Kiểm tra các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ Thủ tục này được thực hiện triệt để ở những doanh nghiệp có mật độ giao dịch thanh toán chủ yếu bằng ngoại tệ như những doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam hoặc những doanh nghiệp liên doanh. Bên cạnh đó, việc kiểm tra này cũng được thực hiện với các doanh nghiệp nhà nước có hoạt động mua hàng và thanh toán liên quan đến ngoại tệ. Tuy nhiên, tại Công ty MBS do các hoạt động mua hàng và thanh toán chỉ liên quan đến nội tệ là đồng Việt Nam. Vì vậy khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị, KTV đã không phải thực hiện thủ tục này. Còn Công ty TNHH Vega là doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam, các hoạt động giao dịch thanh toán chủ yếu bằng ngoại tệ. Vì vậy, việc thực hiện thủ tục này là tất yếu. Mục đích của thủ tục này là nhằm để kiểm tra việc áp dụng tỷ giá, cách tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá tại đơn vị xem có tuân thủ theo các chế độ kế toán hiện hành hay không. Qua tìm hiểu về nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ của Công ty, KTV đã biết được rằng, Công ty đã hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh. Do đó, trong quá trình kiểm toán, KTV thực hiện xác định tỷ giá được chuyển đổi, đối chiếu tỷ giá này và tỷ giá thực tế cuối kỳ xem có phù hợp với tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước công bố không. Đồng thời, KTV tiến hành xem xét các bằng chứng có liên quan đến các khoản phải trả có gốc bằng ngoại tệ. Sau đó, kiểm tra các nghhiệp vụ và đối chiếu với các chứng từ để xác định rằng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ đều có chứng từ hợp lệ và được hạch toán đúng. Cuối cùng, KTV xác định lại các khoản chênh lệch và kiểm tra việc hạch toán các khoản chênh lệch trên TK 413. Thủ tục kiểm toán này cũng được KTV tiến hành trên cơ sở chọn mẫu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ của bốn nhà cung cấp mà trong quá trình gửi thư xác nhận ở trên đã không nhận được thư phúc đáp. Tuy nhiên, do việc lưu trữ chứng từ cũng như việc tổ chức hạch toán của đơn vị còn yếu kém nên khi thực hiện thủ tục này KTV đã gặp rất nhiều khó khăn. 3.3. Soát xét và tổng hợp kết quả kiểm toán Đây là bước công việc cuối cùng của giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán. Sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán theo chương trình kiểm toán (Bảng số 2.18), KTV tiến hành hoàn thiện giấy tờ làm việc và giải quyết những vấn đề còn tồn đọng. Căn cứ vào các bằng chứng thu thập được đưa ra những nhận xét và kiến nghị về những hạn chế còn tồn tại trong công tác tổ chức và hạch toán chu trình mua hàng và thanh toán tại đơn vị khách hàng. Cuối cùng, KTV lập bảng tổng hợp nhận xét cho phần thực hiện kiểm toán chu trình này. Tại Công ty MBS, bảng tổng hợp nhận xét và kiến nghị được thể hiện trên giấy tờ làm việc của kiểm toán viên N3/16 (Bảng số 2.18). Kết thúc giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán. KTV tiến hành tập hợp và soát xét các giấy tờ làm việc liên quan đến quá trình kiểm toán chu trình này và lưu chúng vào hồ sơ kiểm toán năm của từng đơn vị khách hàng. Công việc này sẽ được trưởng nhóm kiểm toán xem xét và đánh giá lên cơ sở cho việc ra báo cáo và Thư quản lý sau này. Tại Công ty MBS, các giấy tờ làm việc này của KTV được lưu trong hồ sơ kiểm toán năm 2/2003. Còn lại Công ty TNHH Vega, các giấy tờ làm việc của KTV được lưu trong hồ sơ kiểm toán năm 1/2003. 4. Kết thúc kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán Đây là giai đoạn cuối cùng của mọi cuộc kiểm toán, đóng góp một phần quan trọng vào sự thành công của toàn bộ cuộc kiểm toán. Tại AASC, giai đoạn này đã được xây dựng rất thành công với những bước công việc cụ thể, yêu cầu mọi cuộc kiểm toán đều phải tuân thủ chặt chẽ các bước này. Theo đó, các bước Bảng số 2.18: Trích giấy tờ làm việc của kiểm toán viên công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Khách hàng: Công ty MBS Niên độ kế toán: 31/12/2002 Khoản mục thực hiện: Phải trả người bán Bước công việc: Tổng hợp Tham chiếu: N3/16 Người thực hiện: NVT Ngày thực hiện: 05/02/2003 I. Nhận xét 1. Về số liệu - Số dư cuối kỳ trên BCĐKT khớp đúng với số liệu trên sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh, sổ chi tiết phải trả người bán. - Số dư đầu kỳ trên BCĐKT khớp với số dư cuối kỳ của năm trước (đã được kiểm toán). - Số liệu trên sổ kế toán đã kiểm tra, đối chiếu, cộng dồn đúng. - Đã hạch toán và phản ánh đúng đắn các khoản phải trả người bán. - Số dư phải trả cho Công ty nhựa TN Tiền phong chênh lệch so với số xác nhận của nhà cung cấp này là: 16.879.720 đồng. - Nghiệp vụ mua hàng vào ngày 02/01/2003 của Công ty Hoàng Gia đã không được ghi sổ đúng kỳ với số tiền là: 151.777.076 đồng. 2. Về chứng từ - Đối với một số khoản phải trả cho người bán có số dư lớn tại thời điểm 31/12/2002, Công ty đã không thực hiện đối chiếu với các nhà cung cấp này. Cụ thể các nhà cung cấp đó là: Công ty CP Hà Trung, Công ty PT phụ gia và sp dầu mỏ, Công ty nhựa TN Tiền Phong và Công ty Thương mại Quảng Ninh. - Việc lưu trữ chứng từ chưa thật khoa học, hợp lý và đầy đủ, còn thiếu chứng từ, thiếu sự phê chuẩn của Giám đốc, thiếu ngày tháng năm, cụ thể: + Nghiệp vụ mua công cụ dụng cụ của Công ty CP Hà Trung không có đơn đặt hàng. + Phiếu chi số 1286 không có sự phê duyệt của Giám đốc. + Nghiệp vụ mua vật liệu của Công ty khí công nghiệp Ninh Bình không có báo cáo nhận hàng. + Hoá đơn số 997 không ghi ngày tháng năm 2002. II. Kiến nghị 1. Bút toán điều chỉnh (a) Nợ TK 151 : 15.345.200 Nợ TK 1331 : 1.534.520 Có TK 331202: 16.879.720 (b) Nợ Tk 152101: 137.979.160 Nợ TK 1331 : 13.797.916 Có Tk 331101: 151.777.076 2. Về chứng từ - Đề nghị đơn vị lưu trữ chứng từ khoa học và hợp lý hơn, tăng cường kiểm soát chứng từ chặt chẽ hơn. - Đề nghị đơn vị bổ sung đầy đủ các chứng từ: đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và cần bổ sung đầy đủ các yếu tố trên các chứng từ theo quy định hiện hành: sự phê chuẩn của Giám đốc trên phiếu chi, ngày tháng năm 2002 trên hoá đơn. công việc cần phải thực việc liên quan đến quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán là: - Soát xét các sự kiện phát sinh sau ngày lập BCTC - Soát xét giấy tờ làm việc của kiểm toán viên - Lập báo cáo kiểm toán và Thư quản lý 4.1. Soát xét các sự kiện phát sinh sau ngày lập BCTC Một kỳ kế toán được coi là kết thúc vào ngày khoá sổ, lập các BCTC. Tuy nhiên trên thực tế, có nhiều những nghiệp vụ, sự kiện liên quan đến kỳ kế toán nhưng vì lý do nào đó, sau khi các BCTC đã lập, kế toán mới nhận được thông tin. Theo đó, những sự kiện này có thể ảnh hưởng trọng yếu hoặc không trọng yếu đến BCTC. Tuy nhiên, việc xem xét là cần thiết, tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kiểm toán. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, KTV thực hiện soát xét các khoản công nợ tiềm tàng. Đây là những khoản công nợ ngoài dự kiến mà nếu có ảnh hưởng trọng yếu đều BCTC thì chúng phải được đơn vị khách hàng trình bày trên ghi chú BCTC. Để phát hiện ra các khoản công nợ tiềm tàng này, KTV thường thực hiện các thủ tục như phỏng vấn Ban Giám đốc, thu thập Thư giải trình của Ban Giám đốc, Biên bản họp Ban quản trị, kiểm tra các hợp đồng mua dài hạn... kết hợp với kinh nghiệm của KTV. Qua tiến hành các thủ tục trên tại Công ty MBS và Công ty TNHH Vega, KTV đã xác minh không có khoản công nợ tiềm tàng nào có ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC của đơn vị. 4.2. Soát xét giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Sau khi đã xác minh không có sự kiện phát sinh ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC, trưởng nhóm kiểm toán tiến hành tập hợp và soát xét toàn bộ giấy tờ làm việc của KTV các phần hành để làm cơ sở cho việc lập báo cáo kiểm toán và Thư quản lý. Theo đó, việc soát xét phải đảm bảo các mục đích sau: - Các bằng chứng đã thu thập, đánh giá mô tả được một cách đầy đủ thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng. - Quá trình kiểm toán được thực hiện theo đúng những chính sách của AASC và tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán được thừa nhận. - Các mục tiêu kiểm toán xác định đã được thoả mãn. - Các giấy tờ làm việc đã chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết để chứng minh cho kết luận trên Báo cáo kiểm toán sau này. Trong quá trình soát xét nếu phát hiện những điểm chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng được các mục tiêu đã đặt ra thì trưởng nhóm kiểm toán sẽ yêu cầu KTV phần hành sửa chữa và bổ sung. Đối với những cuộc kiểm toán có tính chất pháp lý cao, thì việc soát xét sẽ được thực hiện cùng với một thành viên trong Ban Giám đốc (đối với những giấy tờ làm việc liên quan tới những mục tiêu kiểm toán trọng tâm). Với phần thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty MBS và Công ty TNHH Vega, sau khi soát xét trưởng nhóm kiểm toán đánh giá công việc kiểm toán đã được KTV thực hiện khá đầy đủ, các bằng chứng thu thập đã mô tả được những thông tin cần thiết về hoạt động mua hàng và thanh toán của khách hàng, đồng thời hoàn thành được các mục tiêu kiểm toán đã đề ra đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại hai Công ty này. 4.3. Lập báo cáo kiểm toán và Thư quản lý Sau khi đã đạt được các mục đích của việc soát xét, trưởng nhóm kiểm toán tiến hành tổng hợp các bằng chứng kiểm toán đã thu thập được đồng thời tổng hợp các bút toán điều chỉnh. Sau đó căn cứ vào báo cáo tổng hợp này KTV tiến hành lập Báo cáo kiểm toán dự thảo. Báo cáo dự thảo này sẽ được gửi cho khách hàng xem xét để đi đến thống nhất số liệu và các bút toán điều chỉnh. Cuối cùng, căn cứ vào kết quả thống nhất với khách hàng và kết quả soát xét lần cuối của Ban Giám đốc, KTV tiến hành lập báo cáo kiểm toán thích hợp phát hành cho khách hàng. Báo cáo kiểm toán được phát hành bởi AASC bao gồm: - Báo cáo của Ban Giám đốc - Báo cáo kiểm toán - Thuyết minh Báo cáo kiểm toán - Thư quản lý (nếu khách hàng yêu cầu) Tại Công ty MBS, do yêu cầu từ phía Ban Giám đốc khách hàng nên kèm theo Báo cáo kiểm toán, AASC đã phát hành Thư quản lý gửi cho đơn vị khách hàng trong đó đưa ra những ý kiến tư vấn nhằm khắc phục những mặt còn tồn tại trong công tác kế toán tại đơn vị khách hàng. Đối với công tác tổ chức quản lý và hạch toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty, KTV đã đưa ra một số đề xuất chi tiết sau: (trích trong Thư quản lý gửi cho Ban Giám đốc Công ty MBS). - Về việc thực hiện chế độ chứng từ hoá đơn theo quy định: + Quy định: Theo quy định hiện hành tại Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 về việc ban hành chế độ kế toán trong doanh nghiệp, Quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2002 về chế độ BCTC doanh nghiệp của Bộ Tài chính và Quyết định số 885/1998/QĐ-BTC ngày 16/7/1998 của Bộ Tài chính về chế độ quản lý và sử dụng hoá đơn. + Qua kiểm tra chúng tôi thấy: Việc lưu trữ chứng từ còn chưa thật khoa học, hợp lý và đầy đủ, còn thiếu chứng từ. Cụ thể: Không có đơn đặt hàng, không có báo cáo nhận hàng. Mặt khác, một số phiếu chi, hoá đơn còn chưa đầy đủ các yếu tố cần thiết trên chứng từ, cụ thể là phiếu chi thiếu sự phê chuẩn của Giám đốc, hoá đơn không ghi ngày tháng năm 2002. + ảnh hưởng: Các phiếu chi và hoá đơn chưa đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ, thiếu chứng từ gốc hợp lệ... đều ảnh hưởng đến tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ. Các khoản chi này theo quy định sẽ không được tính vào chi phí tính thuế thu nhập của doanh nghiệp. + Đề xuất: ã Công ty cần lưu trữ chứng từ khoa học và hợp lý hơn, tăng cường kiểm soát chứng từ chặt chẽ hơn. ã Công ty cần nghiên cứu chỉ đạo và hướng dẫn bộ phận kế toán thực hiện đúng chế độ chứng từ, hoá đơn theo quy định hiện hành của Nhà nước về công tác tài chính kế toán. - Về hạch toán các khoản phải trả: + Quy định: Theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam ban hành: Định kỳ và cuối năm trước khi lập BCTC, kế toán phải tiến hành đối chiếu và xác nhận công nợ với từng nhà cung cấp. + Qua kiểm tra chúng tôi thấy: Tại thời điểm lập BCTC, đơn vị đã tiến hành đối chiếu công nợ với nhà cung cấp song chưa thường xuyên, chưa đầy đủ, một số nhà cung cấp có số dư phải trả lớn chưa được đối chiếu xác nhận dẫn đến trong năm 2002 kế toán đơn vị đã hạch toán thiếu một bút toán công nợ phải trả Công ty nhựa TN Tiền Phong với số tiền là: 16.879.720 đồng. + ảnh hưởng: Tình hình đối chiếu công nợ chưa đầy đủ làm giảm nợ phải trả người bán như đã nêu trên ảnh hưởng đến tình hình tài chính cũng như các chỉ tiêu tài chính liên quan trên BCTC. + Đề xuất: Theo ý kiến của chúng tôi, Công ty cần chỉ đạo và hướng dẫn, đôn đốc bộ phận kế toán theo dõi chi tiết công nợ phải trả, thực hiện công tác mở sổ, hạch toán đúng quy định và thường xuyên tiến hành kiểm tra, rà soát, đối chiếu, xác nhận công nợ đối với từng nhà cung cấp. Tại Công ty TNHH Vega, tuy không có yêu cầu từ phía Ban Giám đốc Công ty nhưng do hệ thống KSNB của Công ty được đánh giá kém hiệu lực, rủi ro kiểm soát ở mức tối đa cũng như để đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán nên Ban Giám đốc AASC đã quyết định gửi Thư quản lý cho khách hàng này. Trong Thư quản lý, KTV cũng đã đưa ra một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lý và hạch toán các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tại đơn vị. 5. Tổng kết quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC do AASC thực hiện Trên đây là toàn bộ các bước công việc trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán chung được AASC thực hiện tại đơn vị khách hàng, được khái quát theo mô hình trên sơ đồ số 2.4. Tuy nhiên, KTV sẽ không phải thực hiện tất cả các thủ tục nêu trên mà tuỳ vào đặc điểm của từng đơn vị khách hàng cụ thể, KTV sẽ giảm bớt hoặc thiết kế các thủ tục bổ sung cho phù hợp. Qua nghiên cứu phần hành này tại hai đơn vị khách hàng là Công ty MBS và Công ty TNHH Vega cho thấy quy trình này đã được KTV tuân thủ chặt chẽ và vận dụng linh hoạt, phù hợp với đặc điểm của từng khách hàng được kiểm toán. Và thực tế cho thấy, đây chính là yếu tố quan trọng tạo nên chất lượng cuộc kiểm toán của AASC. Tuy nhiên, trong xu thế quốc tế hoá hội nhập hoá nền kinh tế, công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán ngày càng trở lên phức tạp và tinh vi với trình độ chuyên nghiệp cao. Điều đó đã đặt ra yêu cầu cấp bách là cần phải hoàn thiện hơn nữa quy trình kiểm toán nói chung và các phương pháp kiểm toán nói riêng ngay từ các phần hành kiểm toán. Phần III phương hướng hoàn thiện QUY TRìNH kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện I. Nhận xét chung công tác kiểm toán tại Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) Kiểm toán tuy còn mới mẻ ở Việt Nam song ngày nay, sự phát triển của AASC cùng với các Công ty kiểm toán khác đã cho thấy vai trò tích cực của các công ty kiểm toán độc lập trong việc quản lý nền kinh tế. ở nước ta, AASC luôn là một trong hai công ty kiểm toán hàng đầu luôn cung cấp các dịch vụ có chất lượng cao, đáp ứng được sự tin cậy của khách hàng. Để đạt được thành tích to lớn đó, trong thời gian qua, AASC đã không ngừng đầu tư nghiên cứu các phương thức tiến hành kiểm toán tiên tiến sao cho hiệu quả đạt được là cao nhất và chất lượng đạt được là tốt nhất. Qua thời gian tại AASC, với việc tìm hiểu nghiên cứu quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do AASC thực hiện tại hai đơn vị khách hàng là Công ty MBS và Công ty TNHH Vega, em đã thấy rằng quá trình kiểm toán BCTC nói chung và kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng từ khâu lập kế hoạch đến phát hành Báo cáo kiểm toán đã được thực hiện một cách đầy đủ, tuân thủ các Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như các Chuẩn mực kiểm toán quốc tế hiện hành hoặc được chấp nhận rộng rãi, phát huy được sự sáng tạo và sự linh hoạt trong việc vận dụng các thủ tục kiểm toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị khách hàng, từ đó đưa ra được kết luận kiểm toán chính xác cũng như đưa ra được những ý kiến tư vấn nhằm khắc phục những mặt còn tồn tại trong công tác kế toán tại đơn vị khách hàng. Dưới đây, em xin đưa ra những nhận xét chi tiết như sau: Giai đoạn tiếp cận và lập kế hoạch kiểm toán tổng quát Tiếp cận với khách hàng là bước thực hiện đầu tiên trong quy trình kiểm toán BCTC của AASC. Việc thực hiện tốt ngay từ công tác tiếp cận với khách hàng để đảm bảo cho việc lập kế hoạch kiểm toán của AASC đạt hiệu quả cao, tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công của cuộc kiểm toán. Do đó, AASC thường cử các lãnh đạo cao cấp của mình tham gia vào giai đoạn này như trưởng phòng, phó phòng, KTV cao cấp. Thực tế cho thấy công tác tiếp cận với khách hàng được AASC tiến hành nhanh chóng, không gây khó khăn cho khách hàng, đưa ra các yêu cầu phù hợp do đó việc ký kết hợp đồng được diễn ra một cách nhanh chóng. Thủ tục ký kết hợp đồng được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc theo quy định hiện hành của pháp luật về Hợp đồng kinh tế và phù hợp với Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 210-Hợp đồng kiểm toán. Công việc lập kế hoạch kiểm toán cũng đã được AASC tiến hành một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả, tuân thủ theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300-Lập kế hoạch kiểm toán. Trong bước này, KTV đã rất chú trọng thu thập, tìm hiểu các thông tin chi tiết về khách hàng thông qua việc quan sát, phỏng vấn, gặp gỡ trực tiếp với Ban Giám đốc khách hàng. Với các thông tin thu thập được, có thể khẳng định rằng AASC luôn tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 310 về thu thập thông tin cơ sở khi tiến hành kiểm toán: “Để thực hiện kiểm toán BCTC, KTV phải có hiểu biết cần thiết, đầy đủ về tình hình kinh doanh nhằm đánh giá và phân tích được các sự kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán...”(5, 44). ưu điểm lớn nhất trong giai đoạn này đó là việc đánh giá hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng. AASC đã xây dựng sẵn một hệ thống bảng câu hỏi về tìm hiểu hệ thống KSNB của đơn vị khách hàng. Thông qua việc trả lời các câu hỏi này, KTV sẽ dễ dàng đánh giá được những điểm mạnh cũng như những điểm yếu trong công tác kế toán tại đơn vị khách hàng từ đó sẽ đưa ra được phương pháp tiếp cận kiểm toán phù hợp cũng như hình thành những ý kiến tư vấn cho khách hàng. Thực tế cho thấy việc tìm hiểu tốt hệ thống KSNB không những tạo cơ sở cho AASC đánh giá rủi ro và mức độ trọng yếu một cách thích hợp mà còn giúp AASC đưa ra những ý kiến đóng góp có giá trị nhằm hoàn thiện công tác quản lý cũng như công tác tài chính kế toán tại đơn vị khách hàng. Bên cạnh đó, AASC cũng đã xây dựng được một mô hình đánh giá mức độ trọng yếu khá đầy đủ và hợp lý. Tuy vẫn còn ở bước thử nghiệm ban đầu nhưng đây sẽ là một thủ tục quan trọng đảm bảo định hướng đúng đắn cho KTV trong quá trình kiểm toán. Kết thúc giai đoạn này, trưởng nhóm kiểm toán hoặc các KTV cao cấp sẽ xác định những khoản mục trọng yếu trên BCTC và phân chia nhiệm vụ, thời gian cho các KTV và trợ lý kiểm toán thực hiện kiểm toán các khoản mục này. Việc phân chia công việc hợp lý, khoa học và phù hợp với trình độ của từng thành viên trong nhóm kiểm toán đã đóng góp một phần quan trọng vào tính hiệu quả cũng như chất lượng công việc kiểm toán của AASC. Giai đoạn thực hiện kiểm toán Việc lập kế hoạch kiểm toán đầy đủ về thời gian, phạm vi tiến hành kiểm toán và các chương trình kiểm toán được xây dựng sẵn đã giúp cho công việc thực hiện kiểm toán tại AASC được tiến hành tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Mặt khác, trong quá trình thực hiện kiểm toán, KTV đã kết hợp sử dụng các thủ tục phân tích bên cạnh các thủ tục kiểm tra chi tiết. Và thực tế kiểm toán tại đơn vị khách hàng là Công ty MBS đã cho thấy, việc kết hợp trên đã mang lại hiệu quả cao trong công việc của KTV. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 520 thì “thủ tục phân tích có thể được áp dụng như là một thử nghiệm cơ bản khi việc thực hiện các thủ tục này có hiệu quả hơn so với kiểm tra chi tiết trong việc giảm bớt rủi ro chi tiết phát hiện liên quan đến cơ sở dẫn liệu của BCTC”. Điều này có nghĩa là thủ tục phân tích trong một số trường hợp có thể thay thế được thủ tục kiểm tra chi tiết nếu việc thực hiện các thủ tục này có hiệu quả hơn trong việc phát hiện ra các sai sót trên BCTC. Và kết quả của thủ tục phân tích sẽ được sử dụng làm bằng chứng kiểm toán quan trọng để chứng minh cho ý kiến của KTV. Giai đoạn kết thúc kiểm toán Với phương châm đặt chất lượng cuộc kiểm toán lên hàng đầu do đó trong giai đoạn kết thúc kiểm toán này, AASC luôn thực hiện việc soát xét lại toàn bộ công việc kiểm toán của các giai đoạn trước đó. Việc soát xét này trước hết được thực hiện bởi trưởng nhóm kiểm toán và sau đó là Ban Giám đốc Công ty trước khi phát hành báo cáo kiểm toán chính thức. Công việc này đã giúp cho Công ty có thể phát hiện ra được các điểm mạnh cũng như điểm yếu của mình để không ngừng nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Báo cáo kiểm toán do AASC phát hành luôn tuân thủ Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 700-Báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính. Trong đó, các kết luận kiểm toán được đưa ra độc lập khách quan, chính xác với thực tế, mang tính xây dựng cao và tạo được sự tin cậy của những người quan tâm. Với những ưu điểm ở trên, có thể thấy rằng đây là một mô hình quy trình kiểm toán tốt mà các công ty kiểm toán khác nên tham khảo và học tập. Song bên cạnh những ưu điểm đáng chú ý ở trên thì quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại AASC vẫn đang còn phải đối mặt với những khó khăn: Thứ nhất là, quá trình lập kế hoạch kiểm toán chưa được trình bày chi tiết cụ thể trong hầu hết các hồ sơ kiểm toán. Thứ hai là, chương trình kiểm toán mẫu chưa được sắp xếp khoa học . Thứ ba là, các thủ tục phân tích dọc còn ít được sử dụng. Thứ tư là, phương pháp chọn mẫu được tiến hành theo phương pháp chọn mẫu phi xác xuất chủ yếu dựa trên xét đoán nghề nghiệp của KTV và thường chọn theo nguyên tắc số lớn. Thứ năm là, công việc kiểm soát chất lượng thiếu cơ sở đánh giá. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC tại AASC Hoạt động kiểm toán ở Việt Nam đã có sự phát triển đáng kể về cả số lượng và chất lượng. Tuy nhiên, thực tế vẫn đòi hỏi kiểm toán Việt Nam phải tiếp tục hoàn thiện hơn nữa để đáp ứng yêu cầu đổi mới của đất nước. Trước xu hướng hội nhập quốc tế ngày càng cao, đặc biệt là sự ra đời và phát triển của thị trường chứng khoán Việt Nam, việc hoàn thiện công tác kiểm toán đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Đó cũng là mục tiêu phấn đấu lâu dài của AASC. Qua nghiên cứu, tìm hiểu từ lý luận đến thực tiễn hoạt động kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại AASC và kinh nghiệm thực tiễn của một số Công ty kiểm toán có uy tín, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm khắc phục những mặt còn tồn tại trong quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán BCTC tại AASC. Hoàn thiện việc lập kế hoạch kiểm toán 1.1. Nhận xét Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300-Lập kế hoạch kiểm toán đã quy định rõ: “KTV và công ty kiểm toán phải lập kế hoạch kiểm toán, trong đó mô tả phạm vi dự kiến và cách thức tiến hành công việc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán tổng thể phải đầy đủ, chi tiết làm cơ sở để lập chương trình kiểm toán…”. Tuân thủ theo chuẩn mực này, AASC cũng đã hết sức chú trọng trong việc lập kế hoạch kiểm toán dù là khách hàng thường xuyên hay khách hàng mới. Tuy nhiên qua thực tế kiểm toán tại hai khách hàng là Công ty MBS và Công ty TNHH Vega, bản kế hoạch kiểm toán mới chỉ được lập như một bản thông báo về công việc thực hiện, phương pháp cũng như thời gian và nhóm các KTV sẽ tiến hành kiểm toán cho khách hàng nhằm tạo sự phối hợp giữa hai bên. Bản kế hoạch này chưa có các thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng, về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB, về đánh giá rủi ro và mức độ trọng yếu … theo như hướng dẫn của Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300-Lập kế hoạch kiểm toán. Bên cạnh đó, bản kế hoạch kiểm toán không được lưu cùng với hồ sơ kiểm toán. Những điều này sẽ gây khó khăn cho công việc chỉ đạo, giám sát cũng như kiểm tra, soát xét cuộc kiểm toán. 1.2. Kiến nghị Theo em, Công ty có thể áp dụng mẫu kế hoạch kiểm toán như hướng dẫn tại Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 (Phụ lục 1). Hình thức và nội dung của kế hoạch kiểm toán có thể thay đổi tuỳ theo quy mô của khách hàng, tính chất phức tạp của công việc kiểm toán hay phương pháp và kỹ thuật kiểm toán đặc thù mà KTV sử dụng cho phù hợp. Kế hoạch kiểm toán này như một hướng dẫn tổng quát cho toàn bộ cuộc kiểm toán và phải được lưu trong hồ sơ kiểm toán thường trực của đơn vị khách hàng. Kế hoạch kiểm toán được lập một cách chi tiết sẽ nâng cao hiệu quả của cuộc kiểm toán, đồng thời khái quát được những thông tin về cuộc kiểm toán, tạo điều kiện cho kiểm tra, soát xét cũng như cung cấp thông tin cho cuộc kiểm toán năm sau. Hoàn thiện việc xây dựng chương trình kiểm toán 2.1. Nhận xét Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300-Lập kế hoạch kiểm toán thì “Chương trình kiểm toán là toàn bộ những chỉ dẫn cho trợ lý kiểm toán và KTV tham gia vào công việc kiểm toán và là phương tiện theo dõi, kiểm tra và ghi chép tình hình thực hiện kiểm toán. Chương trình kiểm toán chỉ dẫn mục tiêu kiểm toán từng phần hành, nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán cho từng phần hành kiểm toán cụ thể và thời gian ước tính cần thiết cho từng phần hành ”(6,47). Trên thực tế, AASC cũng đã xây dựng sẵn một chương trình kiểm toán cho từng khoản mục cụ thể trên BCĐKT. Tuy nhiên, đây chỉ là chương trình kiểm toán tổng quát do đó khi tiến hành kiểm toán cho các đơn vị khách hàng cụ thể, chương trình kiểm toán này đòi hỏi phải được sửa đổi bổ sung cho phù hợp với từng cuộc kiểm toán cụ thể. Qua thực tế kiểm toán tại hai khách hàng là Công ty MBS và Công ty TNHH Vega cho thấy các KTV vẫn dựa trên chương trình kiểm toán mẫu này khi thực hiện kiểm toán mà chưa có sự sửa đổi điều chỉnh nào. Thực tế cho thấy, mặc dù chương trình kiểm toán mẫu này được xây dựng đã đầy đủ tuy nhiên việc sắp xếp các thủ tục kiểm toán là chưa khoa học, do đó làm lãng phí thời gian của các KTV trong quá trình thực hiện kiểm toán chu trình này, từ đó ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng cuộc kiểm toán. 2.2. Kiến nghị Theo em, đối với chu trình mua hàng và thanh toán, Công ty có thể sắp xếp lại các thủ tục kiểm toán chi tiết cho hợp lý và khoa học theo mẫu dưới đây: STT Thủ tục kiểm toán chi tiết 1 Kiểm tra các khoản phải trả về tính hợp lý, tính đầy đủ, tính đúng kỳ A. Thu thập sổ chi tiết các khoản phải trả. Kiểm tra việc cộng sổ và đối chiếu số cộng với Sổ Cái tổng hợp. B. Chọn mẫu các khoản thanh toán trên sổ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng cho giai đoạn từ ngày khoá sổ tới ngày kiểm toán, nhưng không quá 2 tháng. Số dư sử dụng để tính số mẫu kiểm tra là tổng số phát sinh có của các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Đối chiếu các mẫu được chọn với các chứng từ mua hàng: báo cáo nhận hàng, hoá đơn mua hàng… - Xem xét các chứng từ đó (nếu phát sinh trong kỳ kiểm toán) có được phản ánh trên sổ chi tiết Phải trả người bán không. C. Cùng trong giai đoạn dùng để chọn mẫu các khoản thanh toán nói trên, chọn mẫu các hoá đơn chưa được thanh toán. Xét xem liệu các tài khoản phát sinh đó có liên quan tới công nợ phải trả của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo không. Nếu có thì đối chiếu tới sổ cái hoặc sổ chi tiết Phải trả người bán để đảm bảo rằng công nợ đã được ghi nhận trong kỳ. D. Xem xét và phân tích các số dư Phải trả người bán trọng yếu. Phân tích tuổi nợ phải trả và so sánh sự biến động với dư năm trước. Kiểm tra và phân tích đối với các số dư có biến động lớn. E. Đánh giá kết quả kiểm tra 2 Kiểm tra giá trị và việc phản ánh các khoản phải trả Xem xét các số liệu sau có được phân loại chính xác không - Số phải trả đã thanh toán - Các khoản phải trả phi thương mại Xem xét các số liệu sau có được trình bày, xác định giá trị phân loại có chính xác không: - Các khoản phải trả tồn quá lâu hoặc bất thường - Các khoản phải trả cho bên liên quan - Các cam kết mua dài hạn C. Đánh giá kết quả kiểm tra 3 Kiểm tra tính ghi chép đúng kỳ của các nghiệp vụ mua hàng Chọn ra một số khoản mua hàng trong 5 đến 10 ngày trước và sau thời điểm khoá sổ. Đối chiếu các khoản hoá đơn mua hàng với chứng từ nhận hàng, sổ chi tiết và sổ cái. Khẳng định các khoản phải trả được ghi chép đúng kỳ. Chọn mẫu một số chứng từ nhận hàng xảy ra trước thời điểm lập báo cáo 15 ngày. Đối chiếu với hoá đơn mua hàng, sổ chi tiết và sổ cái. Bảo đảm rằng các khoản phải trả được ghi sổ đúng kỳ. Đánh giá kết quả kiểm tra 4 Kiểm tra chi tiết các khoản phải trả của một số nhà cung cấp được chọn Từ sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp, chọn mẫu một số nhà cung cấp chính có số dư lớn tại ngày lập báo cáo. Thu thập báo cáo công nợ và hoá đơn mua hàng của người bán do khách hàng cung cấp. Nếu không có báo cáo công nợ đã được khách hàng và nhà cung cấp xác nhận thì yêu cầu khách hàng lập thư xác nhận công nợ, rồi thực hiện các công việc sau: - Gửi thư xác nhận dưới sự kiểm soát của KTV - Gửi lại lần hai nếu không nhận được thư phúc đáp - Đối với các thư xác nhận không được phúc đáp, kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán tiếp theo sau kỳ báo cáo. Đối chiếu số trên báo cáo công nợ, hoá đơn mua hàng hoặc thư xác nhận với số dư chi tiết. Kiểm tra nếu có sự khác biệt, cần xem chứng từ vận chuyển, báo cáo nhận hàng và các tài liệu chứng minh khác. Đánh giá kết quả kiểm tra. 5 Kiểm tra các khoản phải trả cho bên liên quan Yêu cầu khách hàng cung cấp và xem xét các bằng chứng phản ánh các nghiệp vụ mua hàng phải trả cho bên liên quan. Thu thập bảng tổng hợp các nghiệp vụ với bên liên quan. Đối chiếu với sổ cái để đảm bảo rằng số dư các tài khoản này được phản ánh trên báo cáo kế toán tại ngày báo cáo. Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh để đảm bảo rằng các nội dung kinh tế của chúng là phù hơp với việc ghi chép và phản ánh trên sổ sách kế toán Đánh giá tính hợp lý và phản ánh trung thực hoặc ghi chú của các khoản phải thu từ bên liên quan trên báo cáo kế toán Xem xét việc gửi thư xác nhận các số dư phải trả trọng yếu với bên liên quan Đánh giá kết quả kiểm tra 6 Kiểm tra khoản ngoại tệ có gốc ngoại tệ lớn Xem xét các bằng chứng có liên quan tới các khoản phải trả có gốc ngoại tệ. Xác định các tỷ giá chuyển đổi được áp dụng và việc hạch toán chênh lệch tỷ giá. Đối chiếu các nghiệp vụ xử lý chênh lệch tỷ giá với sổ cái Đánh giá kết quả kiểm tra 3. áp dụng các thủ tục phân tích trong kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán 3.1. Nhận xét Thủ tục phân tích là phương pháp kiểm toán có hiệu quả cao vì thời gian thực hiện ít, chi phí thấp và cho biết mối quan hệ bản chất giữa các số dư của các khoản mục trên BCTC từ đó giúp KTV xác định được các khoản mục trọng yếu cần kiểm toán. Tuy nhiên, thủ tục này lại đòi hỏi trình độ chuyên môn cao. Các thủ tục phân tích bao gồm 2 loại là phân tích ngang và phân tích dọc (phân tích tỷ suất). Mỗi loại đều có ưu điểm riêng. Song trên thực tế, KTV thường không sử dụng tất cả các thủ tục này mà thường dựa trên các thủ tục phân tích ngang (so sánh số liệu giữa các năm) là chủ yếu và hầu hết chỉ được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Điều này có thể thấy trong việc kiểm tra tài khoản phải trả người bán tại Công ty MBS. Việc sử dụng các thủ tục phân tích ngang có ưu điểm là đơn giản, dễ thực hiện, nhưng nó lại không cho thấy mối quan hệ giữa các số liệu với nhau. 3.2. Kiến nghị Các thủ tục phân tích cần phải được áp dụng trong quá trình kiểm toán các chu trình tài chính nói chung và chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng trong cả ba giai đoạn của cuộc kiểm toán, từ khâu lập kế hoạch kiểm toán cho đến kết thúc cuộc kiểm toán. Trong đó, đặc biệt chú trọng đến các thủ tục phân tích tỷ suất. Bởi các tỷ suất thường thể hiện mối quan hệ giữa các số liệu trên Báo cáo tài chính. Việc áp dụng các thủ tục phân tích này sẽ là một công cụ rất mạnh đem lại bằng chứng đáng tin cậy cho các kết luận của KTV. Trong sự so sánh với các số liệu của các công ty khác có cùng quy mô trong ngành, các tỷ suất này sẽ phản ánh một cách đúng đắn thực trạng tài chính của đơn vị khách hàng. Đây thực sự là những thông tin rất hữu ích cho các kết luận của KTV. 4. Hoàn thiện việc chọn mẫu khi tiến hành kiểm toán 4.1. Nhận xét Qua thực tế kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại đơn vị khách hàng là Công ty MBS và Công ty TNHH Vega cho thấy khi thực hiện chọn mẫu để kiểm tra chi tiết, việc xác định số lượng mẫu chọn và lựa chọn các phần tử vào mẫu thường được tiến hành theo phương pháp chọn mẫu phi xác suất, dựa trên phán đoán của KTV và thường chọn theo nguyên tắc số lớn, nghĩa là khoản nào có số dư lớn thì sẽ có cơ hội được chọn vào mẫu. Nếu qua kiểm tra thấy có nhu cầu tăng quy mô mẫu thì KTV sẽ chọn thêm theo nguyên tắc số lớn còn không thì giữ nguyên. Phương pháp chọn mẫu này có ưu điểm là chi phí kiểm toán thấp do không phải tiến hành nhiều bước song nó có rất nhiều hạn chế. Trước hết, việc sử dụng phương pháp chọn mẫu này rất dễ xảy ra rủi ro kiểm toán vì chưa chắc sai sót và gian lận đã xảy với những số lớn, nó có thể xảy ra với những khoản nhỏ của một tài khoản bởi khi tập hợp các khoản này lại thì chúng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính trung thực của các thông tin trên BCTC. Mặt khác, phương pháp chọn mẫu này gây nhiều khó khăn cho người thực hiện soát xét công việc kiểm toán. Như vậy, phương pháp này có nguy cơ làm giảm hiệu quả kiểm toán và ảnh hưởng đến uy tín của KTV cũng như Công ty kiểm toán. 4.2. Kiến nghị Để vừa có thể đảm bảo được tính đại diện của mẫu lại vừa tránh được rủi ro kiểm toán khi tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán, KTV có thể áp dụng phương pháp chọn mẫu phân tổ tổng thể để tính toán cỡ mẫu cần thiết và lựa chọn các phần tử của mẫu. Đây là phương pháp phân chia tổng thể thành các phân nhóm tương đối đồng nhất gọi là tổ. Phương pháp này sẽ cho phép các phần tử có giá trị rất lớn hoặc rất nhỏ, các phần tử có đặc trưng bất thường tách ra thành các tổng thể con riêng biệt. Khi đó, KTV sẽ dễ dàng lấy ra được các mẫu đại diện cho tổng thể lớn từ các tổng thể con riêng biệt này. Một ưu điểm khác của phương pháp phân tổ là giúp cho KTV gắn việc chọn mẫu với tính trọng yếu hoặc với các đặc trưng khác của các phần tử, đồng thời có thể áp dụng các thủ tục kiểm toán thích hợp cho mỗi tổ. Thông thường, KTV kiểm tra 100% các tổ chứa các phần tử trọng yếu, các tổ còn lại sẽ được áp dụng tỷ lệ chọn mẫu thích hợp. Chẳng hạn áp dụng phương pháp chọn mẫu này trong trường hợp kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Vega, khi thực hiện thủ tục tìm kiếm các khoản nợ chưa được ghi sổ, thay vì chọn mẫu các giấy chuyển tiền có số tiền từ 20 triệu đồng trở lên, KTV có thể phân tổ và lựa chọn mức độ kiểm tra như sau: Tổ Thành phần của tổ Mức độ kiểm tra 1 Các khoản từ 100 triệu trở lên 100% 2 Các khoản từ 20 đến 100 triệu 50% 3 Các khoản nhỏ hơn 20 triệu 40% Với kỹ thuật phân tổ, hiệu quả của việc kiểm toán vẫn được đảm bảo do kích cỡ mẫu giảm đi (vì chỉ cần kiểm tra một số lượng nhỏ giấy chuyển tiền) trong khi vẫn bao quát được hầu hết số tiền của tổng thể và đảm bảo các khoản chi nhỏ cũng có cơ hội được kiểm tra. Kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán Nhận xét Chất lượng cuộc kiểm toán là một khái niệm hoàn toàn mới mẻ và là một vấn đề đang được bàn tán sôi động, nhất là khi hiện nay thị trường kiểm toán độc lập đang ngày càng phát triển mạnh mẽ với sự cạnh tranh gay gắt của các công ty kiểm toán trong nước và quốc tế như AASC, VACO, KPMG, PwC, A&C... Tuy nhiên, xét trên góc độ công việc thì chất lượng cuộc kiểm toán lại gắn liền với chất lượng của từng công việc kiểm toán cụ thể, từng giai đoạn kiểm toán cụ thể và từng phần hành kiểm toán cụ thể. Do đó, để đánh giá chất lượng của một cuộc kiểm toán thì trước hết cần phải đánh giá chất lượng của từng bước công việc kiểm toán trong đó đặc biệt chú trọng đến việc đánh giá chất lượng của từng phần hành kiểm toán. Thực tế công tác kiểm toán tại AASC cho thấy, Công ty đã xây dựng được cơ chế kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán như yêu cầu Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 220-Kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán. Tuy nhiên, công việc kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán chưa thực sự có hiệu quả vì chưa có chương trình kiểm toán được thiết lập một cách khoa học và chi tiết, việc soát xét còn thiếu cơ sở đánh giá và chưa có tính toàn diện, đồng bộ. Kiến nghị Để cuộc kiểm toán đạt chất lượng cao và mang tính chất đồng bộ, thì trước hết trong từng cuộc kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán phải giám sát công việc của từng KTV trong nhóm, phân công công việc phù hợp với trình độ của từng người, đồng thời soát xét kết quả làm việc của họ sau khi kết thúc giai đoạn thực hiện kiểm toán. Sau mỗi quá trình soát xét người thực hiện soát xét nên ký tên vào mỗi trang của giấy tờ làm việc được soát xét để làm cơ sở cho việc soát xét toàn bộ quá trình cuộc kiểm toán sau này. kết luận Trong nền kinh tế thị trường, chất lượng cuộc kiểm toán là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của các công ty kiểm toán độc lập và cũng là đòi hỏi tất yếu của hoạt động kiểm toán. Song, chất lượng cuộc kiểm toán ấy lại phụ thuộc vào chất lượng của từng giai đoạn kiểm toán, từng phần hành kiểm toán cụ thể. Thực tế kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do Công ty Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán thực hiện tại Công ty MBS và Công ty TNHH Vega cho thấy, chất lượng kiểm toán của chu trình này có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng của toàn bộ cuộc kiểm toán. Trong thời gian vừa qua, em đã đi sâu tìm hiểu nghiên cứu lý luận cũng như thực tiễn kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do AASC thực hiện tại hai đơn vị khách hàng là Công ty MBS và Công ty TNHH Vega. Đồng thời, tham khảo kinh nghiệm quý báu về thực tiễn kiểm toán chu trình này tại một số công ty kiểm toán có uy tín trong nước và quốc tế. Từ đó, đưa ra một số ý kiến nhận xét về thực trạng kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán do AASC thực hiện đồng thời đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm xây dựng và hoàn thiện hơn nữa chương trình kiểm toán chu trình này tại AASC. Em hy vọng rằng luận văn tốt nghiệp của mình sẽ có thể có sự đóng góp nhỏ trong việc xây dựng và hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại AASC. Qua đó, góp phần nâng cao chất lượng kiểm toán chu trình này nói riêng và chất lượng cuộc kiểm toán nói chung. Từ đó, góp phần củng cố, nâng cao uy tín và vị thế của AASC trên thị trường kiểm toán Việt Nam. Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Nga