Đề tài Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà

ợp đồng, trong điều kiện thuê tàu, công ty thường quy định rõ tuổi của tàu không quá 20 tuổi, nếu tuổi tàu trên 16 tuổi thì bên bán phải nộp phí tàu già với mức phí là 0,25% của 110% trị giá hoá đơn. Nếu người bán thuê tàu già hơn quy định trong hợp đồng thì sẽ phải phí tàu già vì công ty bảo hiểm thường không bồi thường mức phí ấy. Thực tế nhận thấy, hàng hoá được vận chuyển bằng container và lựa chọn hãng tàu uy tín, quãng đường vận tải rất ít rủi ro, cho nên công ty thường không phải mời các công ty giám định tổn thất và khiếu nại đối tượng nào. Việc khiếu nại đòi bồi thường là một công việc bất đắc dĩ, tốn kém thời gian, công sức, nhưng để đảm bảo lợi ích của mình và hạn chể rủi ro, khi giao nhận hàng hoá công ty vẫn mời các công ty giám định có thể chủ động khi có rắc rối xảy ra. 2.4 Kết quả của việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà Như vậy, quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá phải trải qua các bước tuân theo một trình tự và có liên quan chặt chẽ với nhau. Dù một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả không mong muốn. Cho nên công ty hoàn thành tốt tất cả các khâu, không để một lỗi lầm nhỏ xảy ra, bắt đầu từ khâu tiếp nhận hàng hoá. Điều này giúp cho công tác giao nhận hàng hoá của công ty diễn ra tương đối an toàn và nhanh chóng. Trong công tác thanh toán, công ty luôn mở L/C và thanh toán đúng hạn. Tuy nhiên, vì đối tác là nước ngoài cho nên việc tiến hành ký kết thoả thuận hợp đồng đôi khi chưa chặt chẽ, dẫn đến những bất lợi khi thực hiện hợp đồng. Bảng sau sẽ cho ta thấy kết quả hợp đồng của công ty trong thời gian qua: Bảng 2.3: Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong giai đoạn 2003-2007 Chỉ tiêu 2003 2004 2005 2006 2007 Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) Số HĐ Tỷ trọng (%) HĐNK đã ký kết 36 100 38 100 39 100 40 100 42 100 HĐNK đã thực hiện 32 88,889 33 86,842 35 89,744 36 90 39 92,857 HĐNK bị huỷ bỏ 4 11,111 5 13,158 4 10,256 4 10 3 7,143 Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt thực hiện hợp đồng nhập khẩu của phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu Qua bảng trên ta thấy tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty là khá cao, trung bình gần 90%. Chứng tỏ khả năng giám sát và điều hành hoạt động của ban giám đốc công ty, nghiệp vụ của nhân viên nhập khẩu là khá tốt. Tiến hành tìm hiểu nghiên nhân số hợp đồng bị huỷ bỏ, ta nhận thấy rằng hầu hết đó đều là lý do khách quan nằm ngoài sự kiểm soát của của công ty. Do sự biến động của giá cả sản phẩm gây thiệt hại cho bên xuất khẩu, cho nên doanh nghiệp xuất khẩu chủ động huỷ bỏ hợp đồng và phải chịu phạt do vi phạm hợp đồng. Số hợp đồng bị huỷ bỏ hàng năm có xu hướng giảm (năm 2003 là 4 hợp đồng đến năm 2007 là 3 hợp đồng), thêm vào đó số hợp đồng được ký kết ngày càng tăng (năm 2003 là 36 hợp đồng đến năm 2007 là 42 hợp đồng) làm cho tỷ lệ hợp đồng hỏng giảm xuống (từ 11,111% vào năm 2003 xuống còn 7,143% vào năm 2007). Đây là dấu hiệu cho thấy công tác tổ chức thực hiện hợp đồng của THH đã có nhiều bước tiến khả quan, hứa hẹn nhiều triển vọng phát triển tích cực. 2.5 Đánh giá chung về việc tổ chức thực hiện nhập khẩu thiết bị văn phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 2.5.1 Ưu điểm Nhờ sự lãnh đạo đúng đắn của ban giám đốc, sự cố gắng của đội ngũ trong công ty, sự am hiểu nghiệp vụ của cán bộ xuất nhập khẩu, đã giúp công ty đạt được những mục tiêu để ra như tăng doanh thu, giảm chi phí, nâng cao đời sống công nhân viên. Cụ thể hơn trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, công ty đã có những ưu điểm: Trong nghiệp vụ mở thư tín dụng: công ty thường nhập khẩu theo hình thức uỷ thác. Cho nên sau khi nhận được thông báo của công ty, đơn vị đặt hàng trong nước có trách nhiệm chuyển tiền ký quỹ cho công ty đúng hạn để công ty tiến hành mở L/C cho kịp tiến độ giao hàng. Cho nên công ty không phải quá lo lắng về khoản tiền ký quỹ mở L/C. Trong nghiệp vụ bảo hiểm: công ty thường tiến hành mua bảo hiểm trong nước, giúp pháp triển hình thức dịch vụ khá mới mẻ ở Việt Nam, đồng thời nâng tầm của các doanh nghiệp bảo hiểm Việt Nam trên trường quốc tế. Hơn nữa, khi có tổn thất xảy ra, công ty có thể khiếu nại bảo hiểm và nhận được tiền bảo hiểm của doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng và nhanh chóng hơn. Việc mua bảo hiểm trong nước sẽ giúp hạn chế khoản ngoại tệ phải thanh toán nước ngoài, điều này có ý nghĩa quan trọng khi Việt Nam còn là một quốc gia nghèo đói, rất cần ngoại tệ để phát triển, xây dựng đất nước. Trong nghiệp vụ giao nhận và kiểm tra hàng hoá. Ngay trước khi hàng hoá nhập cảng công ty giao trách nhiệm chuẩn bị chứng từ cho cán bộ nghiệp vụ. Đối với hợp đồng nhập khẩu trực tiếp, công ty thường thuê doanh nghiệp chuyên giao nhận đảm nhiệm cho nên hoàn toàn có thể yên tâm chất lượng. Đối với các đơn đặt hàng nhập khẩu uỷ thác, công ty đã kết hợp được khâu tiếp nhận hàng nhập khẩu với nghiệp vụ giao hàng cho đơn vị đặt hàng trong nước. Nhờ đó rút ngắn được thời gian làm thủ tục giao nhận, đẩy nhanh tiến bộ thực hiện hợp đồng. Việc làm này giúp công ty giao hàng được nhanh chóng, và nếu có trục trặc xảy ra thì vấn đề giải quyết sẽ dễ dàng hơn do có mặt người mua. Trong nghiệp vụ kiểm tra hàng hoá: công ty thường mời các tổ chức chuyên môn như Vinacontrol hoặc SGS đến kiểm tra. Đây là các công ty có chất lượng của việc kiểm tra hàng hoá có mức tin cậy rất cao, hạn chế số lượng hợp đồng không thực hiện được. Trong nghiệp vụ thanh toán: Công ty lựa chọn hình thức thanh toán bằng L/C, cho nên lợi ích được đảm bảo. Công ty chỉ phải trả tiền khi ngân hàng kiểm tra kỹ lượng bộ hồ sơ, đảm bảo nhận hàng theo hợp đồng ký kết và đơn xin mở L/C. Hơn nữa công ty nhận được khoản tín dụng từ phía ngân hàng, thay vì phải chuyển toàn bộ số tiền cho người bán cùng một thời điểm công ty chỉ phải ký quỹ từ 5-10% giá trị hợp đồng. Công ty nhập khẩu theo hình thức uỷ thác giúp công ty chủ động trong vấn đề tiêu thụ, đây không phải vấn đề dễ dàng cho tất cả các doanh nghiệp hiện nay – tìm đầu ra cho sản phẩm, hàng hoá. Những ưu điểm trên có được ngoài sự lãnh đạo đúng đắn của ban giám đốc, sự cố gắng của đội ngũ trong công ty, sự am hiểu nghiệp vụ của cán bộ xuất nhập khẩu, còn có một số những thuận lợi khách quan sau: Điều kiện kinh tế, chính trị xã hội cũng góp một phần không nhỏ đối với các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Nước ta có điều kiện chính trị ổn định, tăng trưởng kinh tế nhanh và ổn định trong thời gian dài, sự khuyến khích đầu tư của chính phủ, hệ thống cơ sở hạ tầng ngày càng được hoàn thiện, tạo môi trường cho các doanh nghiệp phát triển. Các ngành công nghiệp, nông nghiệp, dịch vụ đang từng bước phát triển, theo hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Đời sống nhân dân ngày càng được nâng cao, cầu về hàng hoá dùng cho sản xuất và tiêu dùng không ngừng tăng lên. Thị trường có sức tiêu thụ lớn cho nên mặt hàng kinh doanh của công ty cũng bán khá dễ dàng. Hơn nữa, đất nước ngày càng đi lên, việc áp dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại để nâng cao hiệu quả làm việc là không thể thiếu, cho nên thị trường mặt hàng thiết bị văn phòng hiện đại mà công ty kinh doanh cũng rất hấp dẫn. Các nhà cung ứng của Công ty TNHH Tân Hồng Hà đều thuộc các nước có quan hệ ngoại giao tốt đẹp với Việt Nam như: Fuji Xerox: Cung cấp máy, vật tư và phụ kiện của máy Photocopy hiệu Fuji Xerox. Uromax Pte Ltd: Cung cấp các loại máy in kim và máy photocopy đã qua sử dụng Panasonic: Cung cấp máy và linh kiện máy photocopy hiệu Panasonic. Các quốc gia này đều là các nước Châu Á cho nên các nước này đều có tư duy và quan điểm kinh doanh tương tự nhau, ví dụ như mong muốn duy trì quan hệ hợp tác làm ăn, lấy lợi ích lâu dài làm trọng. Hai bên còn hiểu rõ phương thức làm ăn của nhau. Điều này đem lại nhiều thuận lợi cho quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của Việt Nam nói chung và THH nói riêng. Hơn thế nữa, các nước còn có quan hệ hợp tác về khoa học kỹ thuật, rất nhiều cán bộ của Việt Nam được cử đi đào tạo ở các nước này. Trong giai đoạn hiện nay, nhà nước đang có chủ trương khuyến khích các doanh nghiệp tham gia kinh doanh xuất nhập khẩu đẩy mạnh hội nhập kinh tế thế giới. Để thực hiện chủ trương này, nhà nước tạo một hành lang pháp lý thông thoáng cho hoạt động xuất nhập khẩu, đơn giản các thủ tục như xin giấy phép xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan. Số các mặt hàng phải xin giấy phép giảm xuống còn 9 mặt hàng và mở rộng hoạt động xuất nhập khẩu cho tất cả các thành phần kinh tế tham gia. Công ty trang bị dây truyền máy móc, thiết bị ngoại nhập hiện đại và đồng bộ nhằm  nâng cao chất  lượng và giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo theo tiêu chuẩn chất lượng  Quốc Tế. Không ngừng cải tiến công nghệ, đào tạo con người , tiếp nhận công nghệ mới Nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu là hai hoạt động chính của công ty, luôn được công ty quan tâm theo dõi sát sao. Sự quan tâm, lãnh đạo, định hưóng, theo dõi tỷ mỷ quá trình nhập khẩu hàng hoá của ban giám đốc doanh nghiệp đã làm cho quy trình nghiệp vụ nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn. Nhờ những điều kiện thuận lợi trên mà số lượng và chất lượng hợp đồng nhập khẩu ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên công ty vẫn gặp phải một số vướng mắc nhất định. 2.5.2 Tồn tại Công ty đã thực hiện thành công nhiều hợp đồng nhập khẩu hàng hoá. Tuy nhiên, quy trình nghiệp vụ nhập khẩu vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định. Chúng ta cần nhìn thẳng vào vấn đề để từ đó có những giải pháp hoàn thiện. Trong nghiệp vụ mở thư tín dụng: Đơn xin mở thư tín dụng vẫn còn những điều khoản không thống nhất với hợp đồng, điều này dẫn đến thời gian và chi phí tu chỉnh thư tín dụng, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Trong nghiệp vụ thanh toán: công ty lựa chọn phương thức thanh toán tín dụng chứng từ, đã hạn chế rủi ro cho cả người mua và người bán đến mức tối đa. Tuy nhiên, nó vẫn không đảm bảo an toàn tuyệt đối cho Công ty TNHH Tân Hồng Hà. Việc thanh toán chỉ dựa trên chứng từ mà không dựa trên thực tế hàng hoá, nên có thể dẫn đến tình trạng chứng từ giả mạo, chứng từ không trung thực, hoặc có sự mâu thuẫn giữa chứng từ và hàng hoá. Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan vẫn còn những vướng mắc, chưa thực sự khẩn trương nhanh chóng, làm giảm tiến độ nhập khẩu hàng hoá. Trong nghiệp vụ giao nhận: Công ty vẫn chưa thể đảm nhận mà phải thuê một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khác, điều đó dẫn đến tăng chi phí, giảm lợi nhuận kinh doanh. CHƯƠNG 3 - MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ 3.1 Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty 3.1.1 Phương hướng phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà Những thành tựu mà Công ty TNHH Tân Hồng Hà đạt được trong thời gian qua là rất khả quan. Công ty không chỉ tham gia vào nhập khẩu và kinh doanh máy móc, thiết bị văn phòng công ty mà còn từng bước tham gia vào hoạt động kinh doanh các sản phẩm đa dạng khác nhằm phân tán rủi ro trong kinh doanh, lấy lợi nhuận của lĩnh vực này bù trợ cho lĩnh vực khác. Tuy nhiên, công ty mới chập chững bước vào các lĩnh vực này nên ta không đi sâu nghiên cứu và chưa có số liệu cụ thể để chứng minh. Căn cứ vào tình hình thực tế, ban lãnh đạo công ty có một số định hướng để phát triển công ty trong thời gian tới nhằm hạn chế khó khăn đồng thời vận dụng tối đa lợi thế của doanh nghiệp. Mở rộng quy mô kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh: Trong tương lai công ty vẫn tiếp tục kinh doanh máy móc, thiết bị văn phòng. Tuy nhiên quy mô kinh doanh chưa xứng với tiềm lực công ty. Công ty nên mở rộng hệ thống phân phối ở các khu công nghiệp, vì đây chính là nơi tiêu thụ lớn các thiết bị văn phòng. Mỗi một doanh nghiệp nhu cầu sản phẩm thiết bị văn phòng hiện đại phục vụ cho công việc, nâng cao năng suất làm việc, hiệu quả và tiết kiệm là rất lớn. Hơn nữa mục tiêu công nghiệp hoá hiện đại hoá là mục tiêu cả đất nước trong thời kỳ đổi mới cho nên các doanh nghiệp, các phải từng bước ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào sản xuất, kinh doanh, học tập và đào tạo. Cho nên thị trường kinh doanh thiết bị văn phòng là một thị trường tiềm năng. Công ty cần khai thác hết tiềm lực và mở rộng thị phần của mình. Mặt hàng kinh doanh: Đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh, tận dụng tối đa cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn nhân lực cũng như nguồn vốn của công ty. Tăng nhập khẩu cả số lượng và giá trị: Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu, tránh sai sót dẫn đến hợp đồng không được thực hiện, phải huỷ bỏ hợp đồng. Tìm kiếm thêm những nhà cung ứng mới để tăng khả năng, có quyền lựa chọn những nhà cung cấp tốt. Duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với các bạn hàng trong nước, tạo uy tín, tên tuổi trên thị trường cung cấp các thiết bị văn phòng. Tìm kiếm thêm những khách hàng mới để tăng cơ hội ký kết thêm những hợp đồng mới. Nâng cao lợi nhận, giảm công nợ tồn đọng, giảm thiểu cung cấp mặt hàng có lỗi, kém phẩm chất, phục vụ khách hàng tận tình, chu đáo, đáp ứng đầy đủ nhu cầu khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán hàng. Xây dựng thương hiệu trên thị trường nhờ làm ăn có hiệu quả, uy tín, cung cấp hàng đúng chủng loại, số lượng chất lượng, đúng thời gian, đúng yêu cầu Nâng cao trình độ lao động, cải thiện chất lượng nguồn nhân lực, tăng cường số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và sau đại học, thay thế dần những lao động không còn khả năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty. Thường xuyên đào tạo, đào tạo lại đội ngũ kỹ thuật của công ty, cập nhật thêm thông tin, thông số kỹ thuật của những sản phẩm mới để giải quyết những vướng mắc của khách hàng một cách hiệu quả, có các chương trình cử một số cán bộ đi đào tạo nước ngoài. Tạo môi trường làm việc trong công ty thân mật, cởi mở, giữa các thành viên có mối quan hệ gắn bó, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao tiếp cũng như tạo không khí làm việc trong công ty. Phấn đấu trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị văn phòng trong khu vực. Hiện tại địa bàn hoạt động của công ty là Hà nội và một số tỉnh thành lân cận như Hải Phòng, Hải Dương, Hưng YênPhấn đấu chiếm lĩnh thị trường miền Bắc trong tương lai. 3.1.2 Kế hoạch mục tiêu năm 2008 Căn cứ vào tình hình hoạt động những năm vừa qua, cùng với việc đánh giá những ưu khuyết điểm của mình, ban giám đốc Công ty TNHH Tân Hồng Hà đã đề ra các mục tiêu, kế hoạch hoạt động năm 2008, trong đó có một số mục tiêu cụ thể như sau: Tổng doanh thu : 125 tỷ Giá trị nhập khẩu : 100 tỷ Lợi nhuận : 5 tỷ Thu nhập bình quân : 1,5 triệu/người Số hợp đồng nhập khẩu : 42 3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà Qua nghiên cứu tình hình thực tế của công ty kết hợp với phân tích đánh giá, quá trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở THH, tôi xin đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện hơn nữa quy trình nghiệp vụ này, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty trong tương lai. 3.2.1 Một số cải tiến trong quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà 3.2.1.1 Trong nghiệp vụ mở L/C Trong công việc mở L/C có hai bước mà công ty cần phải tiến hành là lập đơn xin mở và ký quỹ mở L/C. Đơn xin mở L/C ràng buộc trách nhiệm của ngân hàng mở L/C với nhà nhập khẩu, đồng thời nó là cơ sở giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa nhà nhập khẩu và ngân hàng, Đơn xin mở L/C cũng là căn cứ để ngân hàng phát hành L/C. Cơ sở để viết đơn xin mở L/C là hợp đồng được ký kết giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Để tránh phải điều chỉnh L/C vừa mất thời gian vừa tốn kém chi phí, ngay từ đầu công ty cần cân nhắc kỹ nội dung, sao cho vừa chặt chẽ, ngắn gọn, vừa tôn trọng điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng, và nhà xuất khẩu chấp nhận được. Công ty có thể fax đơn xin mở L/C cho nhà xuất khẩu xem trước và cho ý kiến. Hai bên sẽ trao đổi thông tin qua fax, email, telephonesao cho đi đến sự thống nhất giữa hai bên. Như vậy nếu có thiếu sót, hay có chỗ nào còn vướng mắc, nhà xuất khẩu sẽ fax lại yêu cầu, vừa đơn giản, vừa nhanh chóng vừa tiết kiệm chi phí. Khi hai bên đã hoàn toàn thống nhất, THH sẽ tiến hành mở L/C. 3.2.1.2 Trong nghiệp vụ thanh toán Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ có rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên không phải không có những hạn chế. Việc thanh toán chỉ dựa trên chứng từ mà không dựa trên thực tế hàng hoá, cho nên bên bán có thể lợi dụng điều đó để được thanh toán. Ví dụ: xuất trình chứng từ giả, chứng từ không thống nhất với hàng hoá. Nếu công ty vẫn thanh toán, công ty phải chấp nhận rủi ro là không nhận được hàng hoặc nhận hàng không đúng với hợp đồng. Để tránh tình trạng này, công ty phải quy định chặt chẽ nội dung, và hình thức của bộ chứng từ. Bộ chứng từ bên bán xuất trình được ngân hàng chấp nhận thanh toán, phải đảm bảo những yêu cầu sau: Chứng từ phải do các cơ quan đáng tin cậy cung cấp. Vận đơn phải do hàng tàu đích danh lập. Hoá đơn thương mại nên có sự xác nhận của đại diện phía công ty, của phòng thương mại hay hoá đơn lãnh sự. Giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng phải do cơ quan có uy tín ở nước xuất khẩu cấp Trước đó, công ty nên tìm hiểu kỹ càng về đối tác. Công ty có thể tham vấn ý kiến ngân hàng về tinh hình hoạt động kinh doanh của nhà xuất khẩu, tránh tình trạng không nhận được hàng, hoặc nhận hàng không đúng vẫn phải thanh toán. Trong hợp đồng, THH có thể quy định thêm một số điều khoản thưởng phạt, và mức thưởng phạt cụ thể nếu người bán không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ quy định trong hợp đồng. Nếu hai bên mới có quan hệ làm ăn, và THH vẫn chưa thật sự tin tưởng đối tác, công ty có thể yêu cầu nhà xuất khẩu gửi bản sao bộ chứng từ thanh toán, để tham khảo, điều chỉnh hoặc yêu cầu thêm, phòng trường hợp hàng đến nơi mà công ty vẫn chưa thể xuất trình bộ chứng từ để nhận hàng, hoặc bộ chứng từ không hợp lệ. Nếu hai bên đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài, và thực sự tin tưởng nhau, thì việc áp dụng hình thức thư tín dụng huỷ ngay, trả ngay rất cứng ngắc, và tốn kém thời gian và chi phí. Trong trường hợp này, công ty có thể linh hoạt hơn bằng việc sử dụng hình thức chuyển tiền, hoặc thư tín dụng không huỷ ngang, trả chậm. Nếu công ty thoả thuận được với khách hàng hình thức L/C trả chậm thì giúp ích rất nhiều cho công ty trong thời gian thu hồi vốn kinh doanh trong nước để thanh toán, giảm lãi suất vay nóng ngân hàng. 3.2.1.3 Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan Để tránh mất thời gian trong khâu làm thủ tục hải quan, công ty nên chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu mà cơ quan hải quan yêu cầu. Bộ hồ sơ này phải đầy đủ số lượng và chất lượng, chủng loại cần thiết. Việc kê khai hàng hoá phải đảm bảo đúng theo quy định của biểu thuế, để thuận lợi, nhanh chóng trong khâu kiểm hoá. Do đó công ty nên có một cán bộ chuyên phụ trách về vấn đề này nhằm tiết kiêm thời gian và chi phí cần thiết. Cán bộ làm thủ tục hải quan sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ thủ tục, giấy tờ liên quan đến lô hàng nhập khẩu. Anh ta có mối liên hệ thường xuyên với bộ phận hải quan để luôn cập nhật mọi thông tin, những diễn biến tình hình, hay những thay đổi liên quan đến lô hàng. Cán bộ này cũng phải luôn nghiên cứu tìm hiểu những quy định mới liên quan đến thủ tục hải quan: như danh mục hàng hoá cấm xuất nhập khẩu, danh mục hàng hoá miễn thuế, miễn kiểm tra Công ty cũng nên áp dụng hình thức thông quan điện tử để tiết kiệm thời gian và công sức. Hiện nay, nhà nước cũng có quy định về cấp thẻ ưu tiên làm thủ tục hải quan, cho doanh nghiệp. Thẻ chỉ có giá trị trong 6 tháng, và không áp dụng cho làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu uỷ thác. Trong thời gian trước mắt, công ty cố gắng hoàn thiện tốt thủ tục hải quan, để được xem xét đưa vào danh sách những doanh nghiệp được cấp thẻ ưu tiên làm thủ tục hải quan vì như vậy thủ tục hải quan sẽ được đơn giản hoá, và đẩy mạnh quá trình lên rất nhiều. 3.2.2 Biện pháp về tổ chức quản lý hợp đồng nhập khẩu Tất nhiên việc tổ chức quản lý hợp đồng không thuộc quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty nhưng công việc này sẽ gây nhiều khó khăn nếu nó không được chuẩn bị tốt hay chưa khoa học. Đó là khó khăn trong công việc sửa chữa và cập nhật chi tiết và theo dõi tiến bộ thực hiện của hợp đồng. Để khắc phục nhược điểm này công ty nên có một nhân viên chuyên phụ trách hợp đồng. Sự chuyên môn hoá này tạo điều kiện thuận tiện trong việc quản lý, số hợp đồng mà một cá nhân phụ trách không nhiều, do đó họ nắm chắc các khoản mục trong hợp đồng. Nhờ vậy các thông tin nhầm lẫn được hạn chế đi rất nhiều, thậm chí có thể loại bỏ hoàn toàn. Hơn nữa, khi hợp đồng có trục trặc thì công ty dễ dàng quy thuộc trách nhiệm của ai, từ đó có biện pháp xử lý và rút kinh nghiệm. Để chuyên môn hoá nhân viên phụ trách hợp đồng của công ty cần dựa vào số lượng hợp đồng được thực hiện trong cùng một thời gian và số lượng nhân viên có đủ trình độ nghiệp vụ để trách nhiệm theo dõi hợp đồng đó, khả năng của từng người. Từ đó công ty có thể xác định được mỗi nhân viên phụ trách bao nhiêu hợp đồng. Những nhân viên có trình độ nghiệp vụ giỏi, có kinh nghiệm sẽ phụ trách những hợp đồng có giá trị lớn, thời gian thực hiện ngắn hơn. Bên cạnh đó, công ty nên sắp xếp các hợp đồng theo một trật tự nhất định tạo điều kiện theo dõi, tìm kiếm dễ dàng, khoa học, đỡ tốn thời gian công sức, tránh được nhầm lẫn. Công ty có thể dựa vào các tiêu chí sau để sắp xếp các hợp đồng một cách trật tự: Theo thời gian ký kết hợp đồng ngoại thương: Hợp đồng của lô hàng nhập khẩu nào được ký kết trước thì được sắp xếp lên trước. Vì những hợp đồng này sẽ nhận được các yêu cầu tu chỉnh chi tiết hợp đồng từ phía đối tác trước, yêu cầu mở và tu chỉnh L/C từ phía đối tác và ngân hàng trước so với những hợp đồng được ký kết sau. Theo thời gian hoàn thành hợp đồng uỷ thác: Không hẳn là bất kỳ lô hàng nhập khẩu nào có hợp đồng được ký kết trước cũng được thực hiện trước. Nếu hai lô hàng có thời gian ký kết hợp đồng gần nhau thì lô hàng nào phải hoàn thành hợp đồng uỷ thác trước sẽ được ưu tiên thực hiện trước, do đó sẽ được sắp xếp lên trước. Ngoài ra công ty có thể đầu tư một chiếc giá để xếp các hợp đồng. Chi phí để có chiếc giá này không lớn lắm, hoàn toàn phù hợp với khả năng của công ty. Chiếc giá này nhỏ gọn, có nhiều ngăn có thể được đặt ngay trên bàn để thuận tiện cho nhân viên sử dụng. Mỗi ngăn của giá dành cho một hợp đồng và có ghi số hợp đồng và mặt hàng nhập khẩu. Khi có điều chỉnh liên quan đến hợp đồng nào đó thì nhân viên phụ trách có thể ngay lập tức lấy được đúng hợp đồng đó, hoàn toàn không tốn kém thời gian, công sức và hạn chế sự nhầm lẫn, thậm chí sự nhầm lẫn có thể được loại bỏ hoàn toàn. Ngay cả khi nhân viên phụ trách hợp đồng vắng mặt thì các cá nhân khác cũng có thể ghi nhận thông tin thay đổi liên quan đến hợp đồng bằng cách lưu sự thay đổi đó vào một mảnh giấy rồi bỏ vào đúng ô chứa hợp đồng đó. Có sự xác nhận của người thay đổi đó, và sự thay đổi đó xuất phát từ đâu. Việc tổ chức quản lý hợp đồng một cách khoa học hợp lý, sẽ tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho công ty. Nó giảm bớt những khâu công việc không cần thiết, những thời gian nhầm lẫn, sửa chữa không đáng có. 3.2.3 Biện pháp khuyến khích động lực làm việc của các nhân viên phụ trách nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Hiện tại chế động thưởng phạt của công ty chưa có tác dụng lớn trong việc thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên nghiệp vụ trong công ty. Sở dĩ có vấn đề tồn tại này là do thưởng phạt chưa gắn liền với thời gian và kết quả thực hiện hợp đồng. Để cải thiện tình hình trên, công ty có thể nghiên cứu lại chế độ thưởng phạt, nghiên cứu một chế độ thưởng phạt hợp lý và hiệu quả. Công ty xem xét và áp dụng chế độ thưởng phạt theo một trong số các phương pháp sau: Chế độ thưởng phạt theo cá nhân: Trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu, kết quả hoạt động này phụ thuộc vào trình độ, ý thức, trách nhiệm và sự chu đáo cẩn thận của từng cá nhân. Quy trách nhiệm vào từng cá nhân, người nào làm thì người đó chịu trách nhiệm. Rõ ràng việc thưởng phạt theo cá nhân sẽ giúp các nhân viên nghiệp vụ ý thức rõ hơn về quyền lợi và trách nhiệm của mình, chú ý đến công việc của mình hơn. Hạn chế sự thiếu ý thức, bất cẩn hay trình độ kém ở một số nhân viên. Chế độ thưởng phạt theo gói hợp đồng: Gói hợp đồng là đơn vị phổ biến nhất để đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Công ty có chế độ thưởng phạt theo phương pháp này, đảm bảo sự phù hợp giữa thời gian và kết quả thực hiện công việc. Theo logic, việc thưởng phạt càng gần với thời điểm có kết quả bao nhiêu thì tác dụng thúc đẩy càng lớn bấy nhiêu. Chế độ thưởng phạt theo phòng ban: Kiến nghị này hoàn toàn phù hợp với kiến nghị trên, hoàn toàn không có mâu thuẫn ở đây. Nếu chế độ thưởng phạt theo cá nhân có tác động lớn trong việc thúc đẩy động lực làm việc của từng các nhân thì chế độ thưởng phạt theo phòng ban có tác dụng gắn kết các cá nhân trong cùng một phòng ban lại với nhau, và có tác dụng khuyến khích sự thi đua giữa các phòng ban. Hơn nữa do số lượng nhân viên là khá lớn nên việc quản lý thưởng phạt theo từng cá nhân là tương đối phức tạp. Chế độ khen thưởng theo phòng ban tuy tác dụng thúc đẩy kém hơn nhưng lại dễ quản lý hơn. Để tận dụng được ưu điểm và nhược điểm của từng chế độ thưởng phạt, công ty có thể áp dụng kết hợp cả hai. Một trong những cách kết hợp đó là khen thưởng theo kiểu đa cấp. Theo đó, cấp thấp nhất là các nhân viên nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty. Đặc điểm của công ty là số hợp đồng thực hiện không thành công chỉ chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng số hợp đồng được ký kết. Do vậy, đối với mỗi nhân viên nghiệp vụ, nếu một hợp đồng không thành công thì ngay lập tức phải báo cáo nguyên nhân thất bại và các bài học kinh nghiệm rút ra. Nếu nguyên nhân đó là do lỗi khách quan, nhân viên nghiệp vụ đó phải tìm ra điểm bất lợi, kiến nghị với cơ quan lãnh đạo để từ đó có biện pháp hạn chế những bất lợi tương tự trong hợp đồng sau. Nếu nguyên nhân đó là do lỗi chủ quan, nhân viên đó hoàn toàn chịu trách nhiệm về những sai sót của mình. Trên đây là những biện pháp xử phạt đối với những hợp đồng không thành công. Còn đối với những hợp đồng thực hiện thành công thì sao. Theo tôi, cứ sau một số lượng hợp đồng nhất định thực hiện thành công, nhân viên phụ trách sẽ được thưởng, và mức thưởng này sẽ dựa theo tổng giá trị hàng hoá nhập khẩu. Cấp thứ hai là cán bộ quản lý các nhân viên phụ trách nghiệp vụ. Đối với các cán bộ quản lý, thì cứ sau một số lượng nhất định các hợp đồng thực hiện thành công (ngưỡng này lớn hơn ngưỡng áp dụng cho nhân viên nghiệp vụ) thì sẽ được thưởng. Công ty cũng đặt ra định mức cho các cán bộ quản lý, nếu trong năm có số hợp đồng được thực hiện thành công vượt mức sẽ được thưởng thêm. Còn nếu không vượt mức thì không bị phạt vì số lượng hợp đồng thực hiện còn phụ thuộc vào số lượng hợp đồng ký kết. Nếu số hợp đồng thực hiện không thành công vượt mức cho phép thì khi đó cán bộ quản lý mới phải chịu trách nhiệm. Để thúc đẩy động lực hoạt động của nhân viên thực hiện hợp đồng thì có rất nhiều biện pháp, trong đó có chế độ thưởng phạt là hợp lý nhất. Và trong chế độ thưởng phạt thì thưởng phạt gắn liền với quyền lợi và trách nhiệm của từng cá nhân có tác động thúc đẩy mạnh mẽ nhất. Nó đòi hỏi, các cá nhân phải tự đào tạo trình độ không ngừng, phải cố gắng và hoàn thiện mình, phải có ý thức trách nhiệm cao độ. Như thế vừa khẳng định được mình vừa được sự quan tâm khen thưởng của các cấp lãnh đạo. 3.2.4 Biện pháp hạn chế ảnh hưởng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân khách quan Những nguyên nhân khách quan bên ngoài không nằm trong sự kiểm soát của công ty, nên công ty khó chủ động giải quyết. Tuy nhiên công ty cũng có thể hạn chế những rắc rối này bằng một số các biện pháp. Ví dụ như đối với việc sửa chữa thông tin qua fax. Các bên thường xuyên trao đổi thông tin qua fax. Quá trình theo dõi các thông báo bằng fax lại dễ dẫn đến sai sót, đòi hỏi phải kiểm tra kỹ lưỡng và hỏi lại những thông tin chưa rõ ràng gây ra tốn kém công sức, thời gian của cán bộ. Đây là vấn đề khó giải quyết. Tuy nhiên, công ty có thể hạn chế những rắc rối này bằng cách thiết lập một mẫu thông báo riêng. Trong thông báo này, các thông tin trong mẫu thông báo được chia thành từng ô nhỏ. Chỉ khi tất cả các ô được điền đầy đủ thì mới đảm bảo thông báo không thiếu sót. Công ty có thể gửi mẫu thông báo này cho các đối tác nước ngoài để dễ kiểm tra và quản lý. Hay đối với nghiệp vụ ký kết hợp đồng mà việc soạn thảo hợp đồng là nghĩa vụ của bên bán. Nhưng để hạn chế những sơ suất có thể xảy ra trong khi ký kết hợp đồng, công ty có thể giành lấy quyền soạn thảo hợp đồng mua bán. Việc giành lấy quyền soạn thảo này có thể sẽ tốn thêm công sức, thời gian nhưng công ty có thể chủ động về các điều khoản, đặt biệt là những khoản mục cần giải thích rõ để hạn chế rủi ro và đảm bảo lợi ích cho mình .Ví dụ trong điều khoản thuê tàu nhập khẩu theo điều kiện CFR người bán thuê tàu, tuổi tàu cần được quy định rõ là không quá 20 tuổi, nếu tuổi tàu trên 16 tuổi thì bên bán phải nộp phí tàu già với mức phí là 0,25% của 110% trị giá hoá đơn. 3.2.5 Biện pháp nâng cao trình độ cho nhân viên phụ trách nghiệp vụ Có thể nói nguồn nhân lực là yếu tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, doanh nghiệp có khả năng tiến xa hay không phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp ấy, phụ thuộc vào trình độ, năng lực, tác phong, đạo đức làm việc. Hiện nay, trong bối cảnh nền kinh tế tri thức đang hình thành, thì đào tạo nguồn nhân lực đang giữ vị trí quan trọng. Ý thức được vấn đề này, công ty thường xuyên nỗ lực tuyển dụng, đào tạo, đào tạo lại nguồn nhân lực, nhằm củng cố và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là nhân viên xuất nhập khẩu, phải hiểu rõ luật pháp, buôn bán của đối tác, những tập quán, thông lệ quốc tế mà nước đó sử dụng, và có thể áp dụng linh hoạt vào trong công việc. Hiện nay, số cán bộ trong công ty hầu hết là những người trẻ tuổi, nhanh nhẹn nhạy bén, có khả năng học hỏi, tiếp thu những cái mới, tuy nhiên lại bị hạn chế về kinh nghiệm. Cho nên người đi trước có thể giúp đỡ, chỉ bảo người đi sau để hạn chế những thiếu sót do kinh nghiệm. Nhu cầu cải tiến nâng cao nguồn lực công ty là một việc làm cần thiết. Để nâng cao hiệu quả nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, có thể tiến hành những biện pháp sau: Mở các lớp nghiệp vụ ngắn hạn Các nhân viên thuộc khối kinh tế hay khối kỹ thuật am hiểu chuyên môn, nhưng còn hạn chế về ngoại ngữ, chưa có nhiều kiến thức hay chưa thường xuyên cập nhập những thông tin về hàng hoá mới mà doanh nghiệp đang kinh doanh. Mà do đặc điểm của công ty là nhập khẩu thiết bị văn phòng, tức là một công việc vừa hàm chứa yếu tố kỹ thuật, vừa am hiểu về ngoại ngữ. Việc chênh lệch về trình độ chuyên môn này chưa ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty, xong rất khó khăn để nâng cao nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, nâng cao hiệu suất làm việc hay tăng số hợp đồng được ký kết. Do đó đối với những cán bộ có thời gian làm việc lâu trong công ty, công ty sẽ tổ chức một khoá học ngắn hạn, để nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên kỹ thuật, hay một khoá học chuyên môn tổng quát về kỹ thuật, hàng hoá mà công ty đang kinh doanh cho các nhân viên hành chính, kinh tế. Trong quá trình tuyển dụng, công ty nên chú trọng hơn về trình độ ngoại ngữ, tất nhiên cũng không được xem nhẹ chuyên môn, nghiệp vụ. Điều này không mới mẻ nhưng nó sát với thực tế của THH. Cử cán bộ đi đào tạo về thuê tàu, mua bảo hiểm hàng hoá, hay mở L/C và các lĩnh vực liên quan. Mục đích là khi ký kết hợp đồng theo điều kiện gì, đội ngũ nhân viên không ngỡ ngàng, có sẵn trình độ nghiệp vụ để thực hiện. Công ty cũng nên đầu tư đào tạo cán bộ có khả năng thương lượng, ký kết hợp đồng. Tuy nó không nằm trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, nhưng nó khá là quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến khâu nghiệp vụ. Ví dụ: đàm phán để giành được quyền thuê tàu, được chậm thanh toánMột khi đã giành được quyền thuê tàu, công ty có thể lựa chọn kỹ hãng tàu, lịch trình tàu đi theo ý muốn nhằm tránh khả năng hàng bị hư hỏng, mất mát khi vận chuyển, đảm bảo lợi ích nhiều nhất cho doanh nghiệp. Hiện tại khâu giao nhận của công ty vẫn chưa trực tiếp tiến hành mà uỷ thác cho doanh nghiệp chuyên giao nhận thực hiện, hoặc giao lại cho đơn vị đặt hàng trong nước. Nếu công ty tự thực hiện giao nhận, công ty sẽ tiết kiệm được chi phí, hơn nữa công ty sẽ nắm rõ hơn thực trạng hàng hoá về số lượng, chất lượng, để kịp thời có biện pháp giải quyết. 3.2.6 Biện pháp cải thiện nguồn vốn kinh doanh Thiếu vốn vẫn là bài toán khó giải quyết ở hầu hết các doanh nghiệp, không chỉ ở riêng doanh nghiệp sản xuất mà còn ở các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ. Thiếu vốn khiên doanh nghiệp không thể mở rộng quy mô hay chớp lấy thời cơ. Ví dụ: Công ty dự đoán được một mặt hàng nào đó trong tương lai sẽ tăng giá, nếu có đủ vốn, công ty sẽ nhập khẩu lô hàng đó, đợi lên giá sẽ bán. Nhưng công ty sẽ bỏ lỡ cơ hội đó nếu không đủ vốn. Hơn nữa, vốn còn ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá nói riêng. Thiếu vốn công ty không thể cải thiện được cơ sở vật chất, không thể đầu tư trang thiết bị hiện đại, không thể ứng dụng những thành tự khoa học kỹ thuật mới vào trong sản xuất, không thể cử cán bộ đi đào tạoVì vậy cải thiện nguồn vốn, có thể nói là một công việc đầu tiên, cần thiết mà công ty nên tiến hành. Đối với một công ty trách nhiệm hữu hạn như Tân Hồng Hà, một số biện pháp áp dụng có thể áp dụng như sau: Dùng khoản lãi cuối năm để tái đầu tư mở rộng kinh doanh. Công ty có thể tận dụng vốn của ngân hàng, bằng cách thiết lập lòng tin về thanh toán L/C khi đến hạn, cung các làm ăn hiệu quả, chuyên nghiệp, để ngân hàng đồng ý cho THH, ký quỹ với mức thấp khi mở L/C, hay cho vay những khoản tiền lớn hơn với thời gian lâu hơn. Để có thể gây dựng niềm tin với ngân hàng, công ty cần: Thanh toán đầy đủ L/C khi đến hạn Đưa ra các phương án kinh doanh khả thi có tính thuyết phục cao. Duy trì tài sản tiền gửi ổn định. Trong trường hợp cần thiết, công ty có thể nhường ngân hàng một phần lợi nhuận từ việc nhập khẩu lô hàng bằng việc chấp nhận vay với lãi suất cao hơn thực tế. Tất nhiên vấn đề này công ty cần xem xét kỹ, đảm bảo vẫn có lợi nhuận sau khi trừ tất cả các khoản chi phí, trong đó có cả chi phí phát sinh do vay gấp với lãi suất cao từ phía ngân hàng. Gia nhập thị trường chứng khoán cũng là biện pháp hay có thể tăng vốn của doanh nghiệp lên nhanh chóng, tuy nhiên nó cũng tiềm ẩn nhiểu rủi ro, nên cần cân nhắc khi tiến hành đầu tư. Công ty có thể tuyển thêm nhân viên am hiểu chứng khoán, hoặc cử cán bộ đi học các khoá học nghiệp vụ, sao cho có thể sử dụng quỹ đầu tư của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất, an toàn nhất. 3.2.7 Áp dụng thương mại điện tử vào việc kinh doanh của công ty Ích lợi từ thương mại điện tử chúng ta không có gì để bàn cãi như mở rộng thị trường, giảm thời gian từ khi thanh toán đến khi nhận hàng, tìm kiếm đối tác kinh doanh, hay cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp Thương mại điện tử trên thế giới đã khá phát triển và sắp trở thành một hình thức mua bán chính thay cho các cửa hàng, siêu thị. Nhưng ở Việt Nam đó còn khá mới mẻ, và có nhiều tiềm năng, và đang thu hút các doanh nghiệp tham gia. Có rất nhiều nguyên nhân khiến thương mại điện tử chưa được áp dụng phổ biến ở Việt Nam. Một trong những nguyên nhân đó là: do tâm lý của người Việt Nam, chưa có hệ thống cơ sở hạ tầng đồng bộ và hoàn thiện Một trong các khoản mục chính cho đầu tư cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật là được trang bị máy tính với số lượng khá lớn. Ưu điểm của THH trong lĩnh vực này là mỗi người trong khu vực văn phòng đều có một máy, và đang bắt đầu áp dụng hình thức thương mại điện tử vào trong mua bán. Các máy tính đều được nối mạng và nối với nhau bằng mạng LAN, tạo điều kiện thuận lợi để trao đổi và tìm kiếm thông tin về đối tác, cũng như khách hàng, những biến động của thị trườngTuy nhiên trong công ty vẫn chưa có một nhân viên quản trị mạng giỏi. Nhân viên này sẽ thiết kế và sắp xếp các công việc một các hợp lý và hiệu quả, từ việc khai thác thông tin bên ngoài đến trao đổi thông tin nội bộ. Trên cơ sở đó công ty sẽ đàm phán, ký kết hợp đồng, đặt hàng cũng như thanh toán tiền hàng qua mạng, cập nhật thông tin sản phẩm mới lên web, tạo điều kiện cho khách hàng tìm kiếm sản phẩm mình có nhu cầu, so sánh các nhà cung cấp về số lượng, chất lượng, và ưu đãi thanh toán Thương mại điện tử diễn ra trong công ty dưới hai hình thức: B2B và thương mại điện tử trong nội bộ THH. Để áp dụng hình thức B2B công ty nên thiết kế một trang web riêng. Trang Web là bộ mặt của công ty, là nơi tự giới thiệu, quảng cáo, là nơi đối tác có thể tiếp xúc với công ty từ bất kỳ đâu, bất kỳ nơi nào. Công ty nên thuê các tổ chức chuyên thiết kế, để đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả và khoa học nhất. Nội dung quảng cáo phải mang nét riêng của công ty, ngắn gọn dễ nhớ, dễ đi vào lòng người. Thông qua trang Web công ty có thể giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài, khách hàng trong nước, trao đổi thông tin với ngân hàng để tiến hành đặt hàng và thanh toán qua mạng. Nhân viên quản trị mạng sẽ chịu trách nhiệm duy trì hoạt động của trang Web, đảm bảo thông tin không bị các hacker phá hoại. Thanh toán qua mạng cũng rất nhiều ưu điểm. Trước hết nó đáp ứng khối lượng lớn, nhu cầu thanh toán bằng hoá đơn điện tử của khách hàng. Nó không những tiết kiệm về bưu phí, rút ngắn quá trình xử lý thanh toán, mà nó còn tiết kiệm được thời gian, tạo điều kiện đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc áp dụng hình thức thanh toán này, đem lại nhiều cơ hội để doanh nghiệp xúc tiến, quảng cáo sản phẩm, thu hút khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trên Internet. 3.2.8 Thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất nhiều vào hoạch định các chính sách kinh doanh trong dài hạn, cho nên công ty cần đẩy nhanh công tác nghiên cứu thị trường và đưa ra các dự báo về xu hướng biến động của thị trường. Điều này, các doanh nghiệp Việt Nam thường bỏ qua hoặc xem nhẹ, do Việt Nam chưa có tác phong công nghiệp, chưa có tầm nhìn chiến lược. Vì vậy công ty nên thành lập một bộ phân chuyên nghiên cứu thị trường, xem xét xu hướng biến động về giá, những thay đổi trong chính sách của đối tác. Bộ phận này có chức năng thu thập, phân tích và xử lý thông tin để từ đó có đề ra các biện pháp phù hợp lên ban lãnh đạo công ty. Bộ phận này phải đáp ứng được yêu cầu sau: Nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khác hàng để từ đó có các chiến lược phù hợp. Xác định vòng đời của sản phẩm để có những định hướng tạo nguồn cung ứng mặt hàng hợp lý. Dự báo được xu hướng biến động của môi trường kinh tế - chính trị xã hội, những thay đổi trong chính sách luật pháp, xu hướng tiêu dùng, biến động về tỷ giá, tỷ lệ lạm pháp, và tác động của nó đến giá cả các mặt hàng kinh doanh của THH. Có hiểu biết nhất định về đổi thủ cạnh tranh trên thị trường, và các doanh nghiệp chuẩn bị gia nhập thị trường, những điểm mạnh, điểm yếu, những tác động của các doanh nghiệp đó đến hoạt động kinh doanh của công ty. Để từ đó công ty có những biện pháp hạn chế những tác động xấu. Việc có thêm một bộ phận chuyên nghiên cứu thị trường là thực sự cần thiết, tuy nhiên nếu lập hẳn một phòng ban phụ trách vấn đề này thì lại không khả thi. Nó sẽ làm cho cơ cấu tổ chức công ty công kềnh khó quản lý. Tốt nhất nên để bộ phận này nằm trong một phòng ban nào đó, như thế sẽ thuận lợi trong vấn đề quản lý. Ví dụ như phòng kế hoạch - xuất nhập khẩu, có lẽ là hợp lý nhất. Bộ phận nghiên cứu thị trường sẽ bao gồm hai thành viên: một cán bộ thông tin ngoại và một cán bộ thông tin ngoại. Cán bộ thông tin ngoại: Nghiên cứu thị trường nước ngoài, thu thập tin tức của tất cả các nhà cung ứng hiện tại của THH, phân chia các nhà cung ứng này thành các nhóm dựa theo các tiêu chí sau đây: Chất lượng sản phẩm, giá cả, kiểu dáng Phân theo khu vực địa lý và mối quan hệ với Việt Nam. Khả năng giao hàng đúng số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, đúng hạn. Quy mô uy tín, nguồn lực tài chính của các doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, cán bộ thông tin nội sẽ so sánh giá cả, chất lượng, quy cách chủng loại, độ chính xác về thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toánđể từ đó, có lựa chọn được nhà cung cấp có nhiều ưu đãi nhất cho công ty. Bên cạnh việc thu thập thông tin về các đối tác cũ, cán bộ thông tin ngoại có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp mới, hoặc các nhà cung ứng các sản phẩm tương tự. Việc tìm kiếm đối tác cung ứng mới là rất quan trong, nó đảm bảo cho THH luôn cập nhập được tin tức về thị trường đầu vào, không bị nhà cung cấp ép giá. Nắm vững thông tin còn giúp công ty có điều kiện để đàm phán ký kết hợp đồng, sao cho có lợi cho mình nhất. Cán bộ thông tin nội: Nghiên cứu về thị trường trong nước. Các cán bộ này sẽ chịu trách nhiệm thu thập thông tin về bạn hàng trong nước của công ty THH. Cũng giống như cán bộ thông tin ngoại, cán bộ thông tin nội phải nắm rõ tình hình hoạt động, khả năng tài chính, tình trạng lỗ lãi, quy mô, uy tin và hiệu quả kinh doanh của các công ty này trong thời gian gần đây, để quyết định xem có nên ký kết hợp đồng giao hàng cho các công ty này hay không. Nếu ở trên, sự chính xác trong giao hàng của đối tác nước ngoài là quan trọng nhất, thì ở đây khả năng tài chính của bạn hàng trong nước lại giữ vai trò quyết định. Nó quyết định khả năng thanh toán của các công ty này. Nghiên cứu kỹ những thông tin này giúp công ty giảm thiểu ro về các khoản nợ khó đòi, hoặc chiếm dụng vốn của doanh nghiệp. Nhiệm vụ quan trọng của cán bộ thông tin nội là, tìm hiểu xu hướng biến động trong tiêu thụ thiết bị văn phòng ở thị trường trong nước, cụ thể là thị trường miền Bắc để từ đó có cái nhìn sơ bộ về tổng cầu. Đồng thời cán bộ thông tin nội cũng tìm kiếm thông tin về khách hàng tiềm năng, để biết được chính xác lượng hàng nhập khẩu. Vì thị trường luôn biến động, ví dụ một khách hàng luôn mua hàng của công ty với một số lượng lớn, bỗng dưng giảm lượng mua trong năm tới do một số nguyên nhân chủ quan hoặc một số nguyên nhân khách quan (doanh nghiệp giải thể, kinh doanh thua lỗ, sát nhập) điều đó có thể dẫn đến công ty thiếu hàng cung cấp làm giảm uy tín, tăng doanh số bán, hoặc hàng tồn kho khiến ư đọng vốn kinh doanh và có thể phải thanh lý do lỗi mốt. Trên cơ sở chọn lọc lấy các khách hàng tiềm năng, chúng ta sẽ tìm hiểu giá cả họ chấp nhận được là bao nhiêu, yêu cầu về số lượng, chất lượng như thế nào. Đồng thời chúng ta cũng phải nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh hơn mình, ưu điểm của mình so với họ, danh sách khách hàng của họ, thị trường của họ, để từ đó học hỏi kinh nghiệm của họ, khắc phục điểm yếu của mình. 3.3 Các điều kiện thực hiện 3.3.1 Kiến nghị về các chính sách kinh tế đặc biệt là chính sách thuế Để thu hút vốn đầu tư nước ngoài thì nhà nước phải tạo được một môi trường kinh doanh thông thoáng, cạnh tranh lành mạnh. Nhà nước cần hoạch định chính sách kinh tế rõ ràng minh bạch, phù hợp với thoả thuận thương mại mà Việt Nam đã ký kết, tham gia và các thông lệ, tập quán quốc tế. Các chính sách như tỷ giá hối đoái, chính sách thuế, lãi suất cần được áp dụng linh hoạt tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp hoạt động. Đặc biệt là chính sách thuế hiện nay, tuy thường xuyên được cải cách nhưng vẫn có nhiều văn bản chồng chéo lên nhau. Thêm vào đó là một số các văn bản hướng dẫn ban hành quá chậm gây thiệt hại không nhỏ cho các doanh nghiệp. Một ví dụ điểm hình là biểu thuế xuất nhập khẩu ưu đãi có giá trị hiệu lực từ ngày 01/01/1999 nhưng đến ngày 07/04/1999 Bộ Tài chính mới ban hành thông tư số 37/1999/TT-BTC hướng dẫn cách phân loại hàng hoá nên đã xuất hiện nhiều vướng mắc về hình thức áp mã thuế hàng nhập khẩu. Vì hải quan không thể tự quyết định phương thức áp dụng mã thuế nên đã chọn mức thuế cao nhất gây thiệt hại cho người nhập khẩu. Do vậy đề nghị cơ quan thuế cần phân loại hàng hoá một cách cụ thể hơn để hải quan dễ dàng trong việc áp mã thuế, tránh thiệt hại cho doanh nghiệp. Mặt hàng thiết bị văn phòng là một mặt hàng có giá trị lớn, thường xuyên đổi mới, xuất hiện các chủng loại tính năng đa dạng hơn, chất lượng tốt hơn, cho nên giá cả mặt hàng này thường xuyên biến động. Nhà nước nên áp dụng chính sách thuế linh hoạt hơn đối với mặt hàng này. 3.3.2 Kiến nghị với cơ quan hải quan Hải quan từ trước đến nay vẫn là nỗi lo của các doanh nghiệp nhập khẩu, và nó đã in sâu vào trong tiềm thức vì một số cán bộ hải quan sách nhiễu, gây mất lòng tin. Thủ tục hải quan hiện nay đã được đơn giản hoá đi nhiều. Hơn nữa Chính phủ đã cho phép áp dụng tiến trình thông quan điện tử, đã rút ngắn thời gian chờ đợi của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn chưa thực sự yên tâm, vẫn còn một số vấn đề vướng mắc chưa thực sự tạo được điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp khi tham gia hoạt động nhập khẩu. Vì vậy nhà nước cần có những biện pháp sủa đổi hoàn chỉnh thủ tục hải quan, xoá bỏ tâm lý coi làm thủ tục hải quan là một vấn nạn đối với các doanh nghiệp nhập khẩu. Muốn vậy, nhà nước cần có chương trình đào tạo đội ngũ cán bộ hải quan có đạo đức và giỏi nghiệp vụ, bên cạnh đó phải có các biện pháp nghiên khắc đối với các cán bộ hải quan vi phạm pháp luật gây phiền hà, sách nhiễu các doanh nghiệp. Điều đặc biệt quan trọng là nhà nước cần có các văn bản hướng dẫn thông quan điện tử tới từng doanh nghiệp, làm rút ngắn thời gian và tạo sự thông thoáng cần thiết khuyến khích doanh nghiệp xuất nhập khẩu. 3.3.3 Kiến nghị với các ban ngành liên quan Để đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu trong thời gian tới, Chính phủ đã thực hiện một số các biện pháp, chính sách. Trong đó dưới sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, các Bộ ban ngành liên quan phải có sự phối hợp chặt chẽ. Mỗi bộ ngành nắm giữ một nhiệm vụ riêng, phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và có sự phối hợp hài hoà với nhau trong nhiệm vụ chung của đất nước. Về phía bộ thương mại: Thứ nhất: Thường xuyên nghiên cứu thị trường, tình hình cung cầu, giá cả, và những thay đổi trong pháp luật liên quan đến mặt hàng nước ta nhập khẩu, đặt biệt là mặt hàng thiết bị văn phòng mà công ty đang kinh doanh và cung cấp cho các doanh nghiệp nhập khẩu trong nước kịp thời nắm bắt và điều chỉnh. Thứ hai: Đẩy mạnh hoạt động xúc tiến thương mại, thường xuyên tổ chức các hội chợ, mở các trung tâm thương mại hay trao đổi phái đoàn thương mại nhằm giới thiệu các doanh nghiệp đến bạn bè, đối tác quốc tế, nâng cao uy tín của các doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tìm kiếm và ký kết hợp đồng. Thứ ba: Cần có sự phối hợp với các bộ ngành liên quan như tạo cơ sở hạ tầng, pháp lý thuận lợi cho các doanh nghiệp áp dụng loại hình mới _ thương mại điện tử vào trong hoat động kinh doanh, làm giảm chi phí và tăng khả năng tiếp cận các đối tác nước ngoài. Về phía bộ ngoại giao: Thứ nhất: Tăng cường đàm phán với chính phủ các quốc gia có quan hệ thương mại với Việt Nam, để giành được những ưu đãi từ phía nước ngoài, bảo vệ lợi ích hợp pháp của các doanh nghiệp Việt Nam và nâng cao uy tín của doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường quốc tế. Thứ hai: Kết hợp với Việt kiều sinh sống và làm việc ở nước ngoài để tư vấn cho các doanh nghiệp Việt Nam về luật pháp, phong tục tập quán kinh doanh nước sở tại, để doanh nghiệp Việt Nam có thể thích nghi, tránh những sai sót không đáng có. KẾT LUẬN Kế hoạch đề ra tại đại hội lần thứ IX của Đảng ta là khuyến khích xuất khẩu cả số lượng và giá trị để thu về ngoại tệ, bên cạnh đó cũng không hạn chế nhập khẩu máy móc trang thiết bị hiện đại mà nước ta chưa có khả năng sản xuất hoặc sản xuất không hiệu quả, góp phần đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, tạo công ăn việc làm cho người lao động, nâng cao đời sống cho nhân dân. Mở rộng và đa dạng hoá thị trường và phương thức kinh doanh; hội nhập thắng lợi vào kinh tế khu vực và thế giới. Về phía các doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải có năng lực quản lý và điều hành hoạt động nhập khẩu có hiệu quả, có tiền lực tài chính và khả năng kinh doanh. Trên cơ sở nghiên cứu các hoạt động tổ chức nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong thời gian qua, và sự hướng dẫn nhiệt tình của ThS. Đặng Thuý Hồng, tôi nhận thấy một số những thuận lợi cần tận dụng và một số các khó khăn cần khắc phục, đồng thời có một số đề nghị với Chính phủ và các Bộ ngành liên quan, thông qua chuyên đề tốt nghiệp: “Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà”. Do vốn hiểu biết còn ít, và tầm nhìn hạn chế, chắc chắn chuyên đề còn nhiều thiếu sót và vướng mắc. Tôi mong nhận được sự đóng góp chân tình từ phía thầy cô và các bạn. Sau đây, tôi xin nêu lại một số biện pháp tôi nhận thấy. Hy vọng những nhận xét hạn chế của tôi có thể giúp ích cho công ty, mong công ty càng ngày càng có chỗ đứng vững chắc trên thị trường: Thứ nhất, nâng cao năng lực nghiệp vụ của cán bộ tham gia vào quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Thứ hai, nâng cao năng lực hoạt động của công ty trong việc nhập khẩu. Thứ ba, tạo lập một môi trường kinh doanh an toàn thân thiện và cởi mở (cả ở thị trường trong nước và thị trường quốc tế). Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của ThS. Đặng Thị Thuý Hồng, sự giúp đỡ của các phòng ban, các cán bộ công nhân viên trong công ty Tân Hồng Hà trong thời gian qua. Xin chân thành cảm ơn!!! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Hải quan số 29/2001/QH10 được Quốc hội thông qua ngày 29/06/2001 Quyết định số 52/2007/QĐ-BTC ra ngày 22/06/2007của Bộ Tài Chính: Ban hành quy định về việc thí điểm thủ tục hải quan điện tử. Vũ Hữu Tửu (2002), “Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương”, Nxb Giáo dục, Hà Nội. PGS.TS Nguyễn Thị Thu Thảo (2006), “Nghiệp vụ thanh toán Quốc tế”, Nxb Lao động - Xã hội, Hà Nội. Giáo sư - Tiến sỹ Võ Thanh Thu (2006); “Kỹ thuật kinh doanh Xuất nhập khẩu” Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty - Nguồn: Phòng kế hoạch - Xuất nhập khẩu Báo cáo tình hình tài sản của công ty trong 3 năm gần đây (đơn vị: triệu đồng) - Nguồn: Phòng tài vụ Công ty TNHH Tân Hồng Hà Báo cáo kết quả hoạt động thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty TNHH Tân Hồng Hà trong giai đoạn 2003-2007 - Nguồn: Phòng Kế hoạch - Xuất nhập khẩu