Đề tài Hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa của Công ty TNHH DV TM và Xuất nhập khẩu Đại Thịnh

hiệu quả. Đồng thời mọi thành viên trong Công ty phải tuân thủ theo đúng quy trình quản lý chất lượng và kỷ luật của công ty tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp và có tính tổ chức cao. © Hợp tác - Các đối tác nước ngoài : các tập đoàn lớn trên thế giới như US Summit, US Wyeth, France Galderma, US Seventh Generation.. © Tài chính Hiện nay Dai Thinh Imex đang hoạt động với vốn điều lệ là 6.000.000.000 VNĐ (Sáu tỷ Việt Nam đồng). Với đối tượng khách hàng là các Doanh nghiệp lớn, các hệ thống Siêu thị lớn nhỏ, các Đại lý, các Bệnh viện lớn có uy tín. Đồng thời Công ty có nhiều năm hoạt động kinh doanh hiệu quả và hoạt động tài chính minh bạch. DAI THINH IMEX CO.,LDT đã trở thành “khách hàng vàng “ của ngân hàng ACB với nhiều ưu đãi trong việc hỗ trợ vốn kinh doanh cho Công ty. Được sự hỗ trợ đắc lực của Ngân hàng ACB đã giúp cho Công ty Đại Thịnh luôn có nguồn lực tài chính đủ mạnh để thục hiện được nhiều dự án kinh doanh của mình. © Cơ sở vật chất Văn phòng Do khách hàng của công ty trải đều khắp cả nước, hiện nay Dai Thinh Imex có hai trụ sở chính đang hoạt động: Trụ sở chính: Địa chỉ: Lô A Tổ 100, Ph.Ô Chợ Dừa, Q.Đống Đa, Hà Nội Tel: (04) 35.373.693 Fax: (04) 35.373.694 Email: info@daithinh.vn Văn phòng đại diện TP Hồ Chí Minh: Địa chỉ: 41 (Tầng 5) Nguyễn Thị Minh Khai, Q.1, TP.HCM Tel: (08) 8232388 Fax: (08) 8232389 Email: info@daithinhHCM.vn 2. Đặc điểm hàng hóa nhập khẩu của Công ty Đại Thịnh Phân phối độc quyền của ba nhãn hiệu nổi tiếng: Pureen, Seventh Generation, D-nee đến các Doanh nghiệp lớn, Siêu thị: Metro Thăng Long, Metro Hoàng Mai, Big C, hệ thống Siêu thị Intimex, Fivimart, các Đại lý; các Bệnh viện: BV Việt Pháp, BV Việt Nhật, BV Phụ sản TW Để có thể chiếm lĩnh được thị trường rộng lớn, Công ty thực hiện mục tiêu với các nhãn hiệu nổi tiếng của mình là mang đến cho mọi bác sĩ, y tá, bệnh nhân, các bậc cha mẹ cùng tất cả mọi người khác những sản phẩm chất lượng cao với giá cả hợp lý và dịch vụ hỗ trợ tận tình. Ý Các sản phẩm chủ yếu của công ty F Sản phẩm mang nhãn hiệu Pureen Inc., New York, N.Y., USA, thuộc US Summit Company. Được thành lập năm 1948 và hoạt động trong nhiều lĩnh vực như dược phẩm, OTC và hàng tiêu dùng. Trụ sở chính đặt tại New York City và có hệ thống mạng lưới các chi nhánh và công ty con tại tất cả các thi trường chính ở Châu Á. Tất cả các công ty này đều có các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao  và trang thiết bị công nghệ kỹ thuật hiện đại. Những sản phẩm mang nhãn hiệu Pureen đã được nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng cao nhất cho người sử dụng. Tại thị trường Việt Nam, các sản phẩm Pureen rất phong phú về chủng loại và kích cỡ đã mang đến sự chăm sóc tốt nhất cho các bà mẹ và em bé. Từ khi xuất hiện vào năm 1995, Pureen luôn là những sản phẩm đồng hành cùng với sự phát triển các sản phẩm chăm sóc tốt nhất cho trẻ em Việt Nam- Xứng đáng là Người Bạn Yêu Của Bé. F Sản phẩm mang nhãn hiệu Seventh Generation “ Trong suy nghĩ của chúng tôi, chúng tôi phải luôn nghĩ đến ảnh hưởng của quyết định đưa ra đối với 7 thế hệ tiếp theo”. Trích từ Đạo luật bang Iroquois Seventh Generation luôn tạo ra những sản phẩm hoàn toàn khác biệt trong các giai đoạn:  nghiên cứu sản phẩm - sản xuất - mua sắm - sử dụng - đào thải ra môi trường. Với phương châm luôn tìm cách hạn chế tác động của sản phẩm đến môi trường, tăng mức độ hiệu quả, an toàn và tạo ra chuỗi cung cấp lâu  bền Seventh Generation đã tạo ra một phong cách kinh doanh mới từ các sản phẩm của mình trong việc đem lại cho hành tinh chúng ta một tương lai tươi sáng. Việc tạo ra một sản phẩm chỉ sử dụng những thành phần không gây độc hại cho bé và môi trường là rất khó khăn- nhưng không có gì quan trọng hơn sứ mệnh đó. Bạn và bé yêu của bạn hãy cùng Seventh Generation thực hiện sứ mệnh  Với phương châm hành động “an toàn cho bé, an toàn cho môi trường”, Seventh Generation đã và đang ngày càng khẳng định uy tín và chất lượng của mình trong việc chăm sóc bé đồng thời bảo vệ được môi trường. Trong thời gian qua, Seventh Generation đã khẳng định vị trí hàng đầu với thị phần 44% trong việc cung cấp các sản phẩm thượng hạng chăm sóc bé và chăm sóc gia đình có nguồn gốc từ tự nhiên, không sửa dụng hoá chất độc hại tại Mỹ (Nguồn: Natural, SpinsScan, 52 we 3/22/08; Conventional, IRI 52 we 3/22/08) .Bằng việc sản xuất ra các sản phẩm thân thiện với môi trường, Seventh Generation đã góp phần kêu gọi Cộng đồng có ý thức, trách nhiệm hơn trong việc bảo vệ môi trường. Hãy tập cho bé thói quen bảo vệ môi trường bằng chính việc cho bé sử dụng sản phẩm thân thiện với môi trường. Seventh Generation sẽ giúp bạn điều này.  SẢN PHẨM TIÊU BIỂU Tã quần Seventh Generation 2T-3T; 3T-4T; 4T-5T Tã em bé Seventh Generation Size 1, 2, 3, 4, 5, 6 Nước xả quần áo Seventh Gerneration Khăn ướt Newborn Seventh Generation Tã Newborn Seventh Generation Khăn ướt Newborn Seventh Generation ( Túi thay thế 40 miếng và 80 miếng ) Dung dịch giặt xả quần áo em bé Seventh Generation USA [ F Sản phẩm mang nhãn hiệu D-nee Tập đoàn Bio được thành lập năm 1974 với mong muốn mang lại cuộc sống tốt đẹp cho xã hội đúng như phương châm của Tập đoàn Bio, đó là “ Sản phẩm tốt hơn cho cuộc sống tốt hơn”. Tập đoàn Bio đầu tư rất nhiều vào các trang thiết bị, máy móc và kỹ thuật tối tân bao gồm cả các chuyên gia được đào tạo bài bản với mục đích mang lại các sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của Tập đoàn Bio trên toàn thế giới.    Tập đoàn Bio nhận thấy rằng nhu cầu của khách hàng thay đổi qua từng thời kỳ. Do vậy trong vòng hơn 10 năm qua chúng tôi đã liên tục phát triển đổi mới để làm hài lòng khách hàng của Tập đoàn Bio.      D-nee là một trong 9 nhãn hiệu của tập đoàn Bio, tự hào là sản phẩm hàng đầu tại Thái Lan và trên thế giới chuyên chăm sóc cho em bé. Các sản phẩm D-nee không những mang lại sự an toàn tuyệt đối cho Bé khi sử dụng mà nó còn hết sức thân thiện với môi trường- An toàn cho gia đình và xã hội. SẢN PHẨM TIÊU BIỂU Nước giặt quần áo em bé D-nee ( Túi thay thế 800ml ) Nước giặt quần áo em bé D-nee ( 960ml ) Nước giặt quần áo em bé D-nee ( Túi thay thế 400ml ) Nước giặt quần áo em bé D-nee ( 3600ml ) Nước rửa bình sữa D-nee (500ml)( D-nee Bottle & Nipple Liquid Cleanser) Nước rửa bình sữa D-nee ( Túi thay thế 400ml; 800ml ) Nước xả mềm quần áo em bé D-nee (400ml; 800ml; 1000ml) Nước rửa bình sữa & rau quả D-nee ( 950ml ) II. Khái quát về hoạt động nhập khẩu của công ty Đại Thịnh 1. Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty. Nền kinh tế Việt Nam đã và đang chuyển mình mạnh mẽ theo cơ chế thị trường mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới. Nắm bắt những cơ hội và thách thức, Công ty Đại Thịnh đã may mắn được cộng tác phân phối sản phẩm của các tập đoàn lớn trên thế giới như US Summit, US Wyeth, France Galderma, US Seventh Generation...Đó thực sự là những sản phẩm có chất lượng cao cấp không chỉ ở thị trường Việt Nam mà còn trên toàn Thế giới. Công ty hiện đang nhập khẩu và phân phối các sản phẩm chất lượng hàng đầu dành riêng cho trẻ em và gia đình với ba nhãn hiệu nổi tiếng: Pureen, Seventh Generation, D-nee. Các sản phẩm mà Công ty nhập khẩu đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của các Doanh nghiệp lớn, Siêu thị: Metro Thăng Long, Metro Hoàng Mai, Big C, hệ thống Siêu thị Intimex, Fivimart, các Đại lý; các Bệnh viện: BV Việt Pháp, BV Việt Nhật, BV Phụ sản TW Để có thể chiếm lĩnh được thị trường rộng lớn, Công ty thực hiện mục tiêu với các nhãn hiệu nổi tiếng của mình là mang đến cho mọi bác sĩ, y tá, bệnh nhân, các bậc cha mẹ cùng tất cả mọi người khác những sản phẩm chất lượng cao với giá cả hợp lý và dịch vụ hỗ trợ tận tình. Các sản phẩm của Công ty ngày càng phong phú, đa dạng chủng loại, đáp ứng được mọi yêu cầu của các tầng lớp khách hàng với mức giá từ bình dân đến cao cấp. Trong ba nhãn hiệu Pureen, D-nee, Seventh Generation thì những sản phẩm mang nhãn hiệu Pureen chiếm tỷ trọng là 50%, sau đó là đến nhãn hiệu D-nee chiếm tỷ trọng 30%. Những sản phẩm mang nhãn hiệu Seventh Generation thuộc dòng sản phẩm cao cấp nên chỉ chiếm tỷ trọng là 20%. 2. Thị trường nhập khẩu Là một nhà phân phối các sản phẩm chăm sóc cho trẻ em và gia đình chuyên nghiệp, kinh nghiệm từ gần 20 năm nay trên thị trường Việt Nam. Công ty Đại Thịnh  đã luôn xác định thị trường nước ngoài thực sự phức tạp và việc tiến hành hoạt động nhập khẩu của Công ty là cần nghiên cứu kỹ tình hình sản xuất, khả năng, chất lượng sản phẩm nhập khẩu cũng như phải nghiên cứu kỹ các chính sách và tập quán Thương mại của thị trường đó để đáp ứng đúng, phù hợp với nhu cầu trong nước về những sản phẩm mà Công ty nhập khẩu. Công ty Đại Thịnh hiện phân phối độc quyền của ba nhãn hiệu nổi tiếng: Pureen, Seventh Generation, D-nee. Các sản phẩm mang những nhãn hiệu này được nhập khẩu chủ yếu ở các nước Mỹ, Thái Lan, Singapore. Các đối tác cung cấp các sản phẩm cho Công ty khá đa dạng về chủng loại, kích cỡ, màu sắc. Đặc thù của sản phẩm các đối tác trên đều theo vụ, mùaDo đó mà Công ty có thể lựa chọn được những sản phẩm phù hợp với từng thời điểm trong năm để cung cấp cho nhu cầu tiêu dùng trong nước. Bảng : Thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty Đơn vị: USD Thị trường Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Mỹ 63.297,44 121.198,93 162.042 Singapore 58.617,99 89.124,69 108.085,64 Thái Lan 33.578,55 51.727,43 80.148,81 Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu của Công ty Đại Thịnh 3. Kim ngạch nhập khẩu của Công ty Bảng: Kim ngạch nhập khẩu của công ty Đại Thịnh ( 2006- 2008) Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu/ Năm 2006 2007 2008 Kim ngạch nhập khẩu 2,487,903 4,192,817 5,604,423 Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu Qua bảng trên cho thấy kim ngạch nhập khẩu của công ty tăng lên theo từng năm. Điều đó chứng tỏ công ty đang có chiến lược kinh doanh hợp lý mang lại nhiều đơn đặt hàng. III. Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty Đại Thịnh 1. Nghiên cứu thị trường. Việc nghiên cứu thị trường một cách thận trọng và có những phương án cụ thể sẽ giúp cho công ty tránh được các rủi ro; đồng thời nó cũng đóng vai trò rất quan trọng trong sự tồn tại của công ty. Công ty chia thị trường làm hai loại: ü Thị trường trong nước ü Thị trường nước ngoài a. Nghiên cứu thị trường trong nước. Nghiên cứu thị trường trong nước đóng vai trò quan trọng đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Nó quyết định đến khả năng tiêu thụ các sản phẩm nhập khẩu. Nghiên cứu nhu cầu thị trường phải căn cứ vào giá cả, quy cách, chủng loại, kích cỡ, thị hiếu, tập quán người tiêu dùng,Cũng như phải dự báo được nhu cầu trong thời gian tới. Việc nghiên cứu nhu cầu thị trường phải trả lời được thị trường đang cần loại sản phẩm gì?; Số lượng là bao nhiêu?; Giá cả ra sao?; để từ đó mà Công ty có cơ sở cho các bước tiếp theo. Đối với hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước của công ty Đại Thịnh cũng không nằm ngoài mục tiêu trên. Thị trường trong nước đối với các sản phẩm nhập khẩu đó chính là thị trường đầu ra hay thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. Việc nghiên cứu thị trường được giao cho phòng kinh doanh. Hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước bao gồm nghiên cứu về: Tình hình tiêu thụ các sản phẩm của công ty: vì đặc thù của sản phẩm mà công ty nhập khẩu về phục vụ cho mọi bác sĩ, y tá, bệnh nhân, các bậc cha mẹ cùng tất cả mọi người khác như Sữa tắm, dầu gội, tã bỉm các loại, các đồ dùng cho mẹ và bénhững sản phẩm đó đều được tiêu thụ với số lượng lớn nhưng từng loại nhóm sản phẩm này chỉ thích hợp tiêu thụ theo từng thời điểm trong năm. Do nắm được chức năng của từng nhóm sản phẩm và nhu cầu tiêu dùng của khách hàng mà hàng tuần, hàng tháng, hàng năm phòng kinh doanh đều phải gửi các báo cáo về Ban lãnh đạo công ty; Thông qua các báo cáo đó Ban lãnh đạo kết hợp với phòng nhập khẩu xác định những sản phẩm cần phảI nhập trong thời gian tiếp theo. Nghiên cứu của công ty về các chính sách, pháp luật của Nhà nước quy định về việc nhập khẩu các sản phẩm phục vụ cho tiêu dùng, các chính sách về thuế và những chính sách khác của nhà nước liên quan đến hoạt động nhập khẩu. Nghiên cứu giá cả trong nước của công ty do phòng kinh doanh đảm nhận. Theo quy định của Ban lãnh đạo công ty thì cứ giữa tháng phòng kinh doanh có lịch họp báo cáo về giá cả giữa các sản phẩm của công ty với các sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. Dựa trên cơ sở những cuộc họp về “giá cả” mà ban lãnh đạo sẽ xem sét để kết hợp với phong kinh doanh đưa ra những chiến lược về “giá cạnh tranh” với các đối thủ của Công ty. Nghiên cứu về đối thủ cạnh tranh: Cũng như nghiên cứu về giá cả phòng kinh doanh trong tháng cũng có các cuộc họp định kỳ với ban lãnh đạo để thông báo về việc đối thủ cạnh tranh cung cấp mặt hàng gì?; Số lượng và giá cả như thế nào?; chính sách khuếch trương, xúc tiến của họ?; điểm mạnh, điểm yếu của họ là gì?. Mục đích của việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh là nhằm đưa ra những kế hoạch cho hoạt động nhập khẩu của công ty sao cho phù hợp nhất. Xu hướng biến động của thị trường đối với lãi suất tiền vay, tỷ giá hối đoái hiện hành giữa đồng Việt Nam và các ngoại tệ khác. Phương pháp thu thập thông tin tại công ty Đại Thịnh đó là phương pháp thu thập thông qua qua nghiên cứu báo , tạp chí, cấ văn bản pháp quy quy định của Chính phủ... thu thập thông tin từ các đại lí tiêu thụ sản phẩm của công ty khắp Bắc đến Nam thông qua phỏng vấn trục tiếp khách hàng đến cửa hàng về nhu cầu tiêu thụ các loại xe để từ đó xác định được số lượng và kiểu loại để lập phương án kinh doanh. b. Nghiên cứu thị trường nước ngoài. Việc nghiên cứu thị trường nước ngoài bao giờ cũng khó khăn hơn là việc nghiên cứu thị trường trong nước. Hoạt động nghiên cứu thị trường nước ngoài bao gồm việc nghiên cứu về: các yếu tố như giá cả, chủng loại hàng hoá nhập khẩu, chất lượng cũng như tiêu chuẩn để đánh giá, xác định chất lượng... Đối với công ty Đại Thịnh, thì thị trường nhập khẩu sản phẩm của công ty là thị trường Mỹ, Thái Lan, Singapore. Công ty thường có những đợt đi khảo sát trực tiếp thị trường, trước khi thực hiện đàm phán kí kết hợp đồng nhập khẩu. FNghiên cứu giá cả mặt hàng nhập khẩu: Giá cả của các sản phẩm mà công ty nhập khẩu trên thị trường quốc tế luôn thay đổi theo từng tháng, từng chu kỳ... nguyên nhân này phụ thuộc vào nhu cầu của thị trường, nguồn cung cấp hay theo các điều khoản quy định trong hợp đồng, ngoài ra còn có thể do sự khan hiếm hay dư thừa của các hàng hoá đó trên thị trường. Nên công ty phải nghiên cứu xem xét giá cả hàng hoá nhập khẩu để không bị mua đắt. FNghiên cứu các yếu tố thuộc về môi trường quốc tế: Đó là các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nhập khẩu của công ty; có thể là yếu tố chính trị, kinh tế... tại nước đối tác, ngoài ra còn có thể là mối quan hệ kinh tế giữa hai nước... nếu như quan hệ hai nước tốt đẹp sẽ giúp cho việc tìm hiểu ký kết hợp đồng giữa công ty và đối tác nước ngoài sẽ dễ dàng hơn và ngược lại quan hệ giữa hai nước có chiều hướng xấu đi sẽ khiến cho công ty gặp khó khăn hơn trong việc tìm kiếm đối tác. Ngoài ra, yếu tố môi trường còn bao gồm cả luật pháp, chính sách của Chính phủ nước ngoài... FNghiên cứu lựa chọn đối tác kinh doanh: Đối tác của công ty trong thời gian qua chủ yếu là các bạn hàng truyền thống như Mỹ, Thái Lan, Singapore. Công ty Đại Thịnh căn cứ vào các tiêu thức sau đây để lựa chọn đối tác: ü Độ tin cậy, uy tín của công ty đó trên thị trường thế giới. ü Khả năng tài chính, khả năng cung cấp hàng hoá. ü Trình độ, khả năng chuyên môn hoá về mặt hàng nhập khẩu. ü Các yếu tố đó thuộc về môi trường địa lý. 2. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu a. Giao dịch và đàm phán Đây là phần rất quan trọng trước khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty hay nhận được thư chào hàng của các nhà cung cấp nước ngoài dưới dạng văn bản thông qua fax hay qua đường bưu điện...nội dung trong thư bao gồm các điều khoản về hàng hoá, thanh toán, giá cả... bên cạnh đó trong giấy báo giá còn nêu rõ cả thời gian vận chuyển, phương thức thanh toán. Với mỗi thư chào hàng của nhà cung cấp, công ty đều nghiên cứu các điều khoản trong thư chào hàng, những điều khoản nào mà không hợp lý, công ty sẽ tiến hành trao đổi, đàm phán, cho đến khi hai bên đi đến thống nhất. b. Ký kết hợp đồng. Sau khi việc đàm phán giữa công ty và đối tác nước ngoài đã đi đến thống nhất tất cả các điều khoản trong hợp đồng. Cả hai bên đều thống nhất một mức giá và các điều khoản chung mà cả hai bên đều cảm thấy có lợi thì hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu. Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu là thủ tục pháp lý giữa công ty và nhà cung cấp. Nhà cung cấp thảo sẵn một bản hợp đồng theo như nội dung đã đàm phán , gửi cho công ty. Công ty sẽ nghiên cứu nếu thấy hợp lý thì sẽ ký kết và sẽ gửi lại cho nhà cung cấp, một số hợp đồng được thực hiện theo trình tự ngược lại tuỳ theo quy định của hai bên, toàn bộ việc ký kết hợp đồng được tiến hành qua đường bưu điện hoặc qua Internet. Đối với các điều khoản về thanh toán, bảo hiểm và vận chuyển thì hầu hết các hợp đồng đều quy định trách nhiệm thuộc về nhà cung cấp. 3. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Hợp đồng sau khi được ký kết có giá trị pháp lý, lúc này các bên tham gia ký kết phải có nghĩa vụ thực hiện theo hợp đồng. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Đại Thịnh bao gồm các bước sau: a. Xin giấy phép nhập khẩu( nếu có). Việc xin giấy phép nhập khẩu phải tuân theo luật thương mại, luật thuế nhập khẩu và các quy định của bộ, ban, ngành có liên quan. Để công ty có thể nhập khẩu các sản phẩm hóa mỹ phẩm từ nước ngoài vào Việt Nam thì công ty phải tiến hành xin giấy phép nhập khẩu do Bộ Công Thương cấp. b. Mở L/C. Đây thực chất là một khâu của quá trình thanh toán, nếu như công ty ký hợp đồng với phương thức thanh toán bằng thư tín dụng thì công ty sẽ phải tiến hành nghiệp vụ này. Vì phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là phương thức thanh toán bằng thư tín dụng nên để thanh toán tiền hàng công ty tiến hành nghiệp vụ mở L/C. Đồng thời với việc xin giấy phép nhập khẩu, công ty phải tiến hành mở L/C nếu như hợp đồng quy định phương thức thanh toán bằng L/C. Hiện tại, công ty có tài khoản tại ngân hàng ACB và HSBC. Việc thực hiện các nghiệp vụ này đều do Phòng tài chính – kế toán chịu trách nhiệm, điều này đòi hỏi các phòng phải có sự phối hợp chặt chẽ thì mới có thể thực hiện được chính xác. Để mở L/C công ty phải gửi một thư yêu cầu mở thư tín dụng và kèm theo hợp đồng nhập khẩu đến ngân hàng, thư yêu cầu mở thư tín dụng phải theo mẫu của ngân hàng và phải được khai một cách chi tiết và chính xác. Trên thực tế, các nhân viên ngân hàng thường kiểm tra rất kỹ các thư yêu cầu mở thư tín dụng của công ty, do vậy cho đến nay chưa có trường hợp ghi sai nào gây ra hậu quả đáng tiếc. c. Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm. Việc vận chuyển hàng hoá qua biên giới quốc gia đòi hỏi phải sử dụng các phương tiện có tầm hoạt động xa và khả năng vận chuyển lớn, thông thường thì tầu biển là phương tiện được sử dụng rộng rãi và thông dụng nhất, hầu hết các hàng hoá xuất nhập khẩu đều được vận chuyển bằng tầu biển, tuy nhiên đội tầu buôn của Việt Nam chưa phát triển, bên cạnh đó kinh nghiệm của công ty trong việc thuê tầu và vận chuyển chưa nhiều, điều này khiến công ty gặp khó khăn khi lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng FOB, công ty sẽ phải chịu mức giá cao hơn và nhiều điều kiện hơn khi phải trao quyền thuê tầu vận chuyển và mua bảo hiểm cho nhà cung cấp. Công ty thường ký hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CIP, do đó nghĩa vụ thuê tàu thuộc về bên đối tác nước ngoài. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp công ty nhập khẩu theo điều kiện FOB. Nhưng những trường hợp này là do nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF sẽ cao hơn rất nhiều so với điều kiện FOB, do đó công ty đã chấp nhận mua theo điều kiện FOB tức là công ty phải có nghĩa vụ thuê tàu vận chuyển. Đa phần hàng hoá nhập khẩu của công ty là được chuyên chở bằng tàu biển, nên rủi ro là rất cao. Vì vậy phải tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu. Trong các hợp đồng nhập khẩu của công ty thì hầu hết nghĩa vụ mua bảo hiểm thuộc về nhà cung cấp nước ngoài. Chỉ với một số hợp đồng nhập khẩu công ty mua theo điều kiện FOB, CFR thì công ty phải liên hệ với công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho hàng hoá mà mình nhập về. Công ty Đại Thịnh thường mua bảo hiểm tại công ty Bảo Việt – Sài Gòn và một số công ty bảo hiểm khác. Khi đó công ty gửi giấy yêu cầu bảo hiểm đến công ty bảo hiểm để yêu cầu bảo hiểm cho các sản phẩm mà công ty nhập khẩu trong chuyến hàng đó. Sau đó công ty bảo hiểm sẽ cấp cho công ty một đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửi đến. d. Làm thủ tục hải quan. Hàng nhập khẩu của công ty thường được nhập qua cảng Hải Phòng. Khi nhận được thông báo hàng về và bộ chứng từ thanh toán của ngân hàng cán bộ kinh doanh sẽ lập tờ khai hải quan cho lô hàng nhập khẩu có chữ ký và con dấu của giám đốc. Khi lập tờ khai hải quan yêu cầu khai báo chính xác tên hàng, mã số hàng nhập khẩu, số lượng, đơn giá, trị giá, áp thuế và tự tính thuế nhập khẩu. Sau đó công ty chuyển vận đơn gốc sau khi đã ký hậu của ngân hàng mở L/C đến đại lý tàu biển để đổi lấy “ lệnh giao hàng”. Và trình lên hải quan những giấy tờ sau để làm thủ tục nhận hàng: üGiấy giới thiệu của công ty (Recommendation letter) üVận đơn gốc üGiấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Oringinal) üGiấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality) üHoá đơn thương mại (Invoice) üBảng kê khai chi tiết hàng hoá( Packing list) üTờ khai hải quan (Import customs declaration) üHợp đồng ngoại thương (Sales Contract) üGiấy báo nhận hàng üLệnh giao hàng üGiấy chứng nhận kiểm định üĐơn bảo hiểm üL/C üGiấy phép kinh doanh (Company license) Sau khi xem xét giấy tờ, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá về số lượng, chất lượng, nhãn mác, chủng loại. Nếu mọi thứ đều hợp lý hải quan cho rút hàng khỏi kho và xác nhận vào tờ khai hải quan. Do công ty tự áp mã thuế hàng của mình và tự tính thuế nên hải quan sẽ kiểm tra lại tính chính xác. Khi hải quan đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai, nếu quá 5 ngày kể từ ngày nhận được thông báo hàng về thì công ty mới đến nhận thì công ty phải chịu các khoản chi phí khác. Hải quan sẽ cử cán bộ kiểm hoá cùng với người của công ty đi nhận hàng tại kho, mở kiện hàng ra đối chiếu với bộ chứng từ. Khi nhận hàng từ kho, nếu thấy có tổn thất hoặc nghi ngờ có tổn thất công ty báo ngay cho bên bảo hiểm hoặc mời người có thẩm quyền đến để giám định, xác nhận sự tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm của bên nào để làm cơ sở tính giá trị bảo hiểm bồi thường. Để đảm bảo cho việc kiểm nghiệm, giám định được khách quan và không ảnh hưởng tới các bên giám định, công ty thường tổ chức cho đại diện các bên cùng có mặt một lúc để tiến hành công việc. Nhân viên kiểm hoá sẽ cùng với các hãng bảo hiểm đến giám định mở hàng ra để kiểm tra xác định cụ thể số hàng bị thiếu, bị đổ vỡ. Sau khi kiểm tra nhân viên kiểm hoá sẽ ký xác nhận giao hàng đủ hoặc xác nhận hàng thiếu vào tờ khai hải quan. Cảng vụ cũng sẽ ký và đóng dấu xác nhận. Trong trường hợp hàng hoá không phù hợp với bộ chứng từ, hải quan sẽ không cho phép nhận hàng cho tới khi mọi thứ đều hợp lệ. Khi đó, công ty phải lập lại tờ khai hải quan hoặc phải khiếu nại với người bán. Kết thúc việc giao nhận hàng hoá sẽ được chuyển sang làm thủ tục tính thuế, nộp thuế. Nhân viên hải quan sẽ xác định, kiểm tra lại tỷ lệ tính thuế và tổng giá trị thuế phải nộp của công ty trong tờ khai hải quan. Công ty phải theo sự điều chỉnh, quyết định của hải quan khi có sự sửa chữa về tỷ lệ tính thuế. Công ty phải xác nhận mã số hàng hoá, thuế suất, giá trị tính thuế theo quy định để tự tính số thuế phải nộp. Đồng thời với việc nộp thuế nhập khẩu là việc nộp phí hải quan như: lệ phí lưu kho hải quan, lệ phí thủ tục hải quan tại các địa điểm khác, lệ phí áp tải, lệ phí niên phong, lệ phí hàng hoá. Thủ tục hải quan sẽ hoàn thành khi tờ khai hải quan được ký và đóng dấu xác nhận. Kể từ thời điểm này hàng được phép lưu hành trong nước. Sở dĩ có bước kiểm tra và giám định này là do hàng hoá sau một chặng đường dài vận chuyển có thể có những hư hỏng nhất định hoặc có thể bên đối tác nước ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cách, phẩm chất,Do đó khi hàng về đến công ty sẽ cử cán bộ xuống cảng và cùng với các cơ quan giám định kiểm tra và giám định hàng nhập khẩu nhằm hạn chế những rủi ro và thiệt hại về sau. e. Nhận hàng và kiểm tra hàng nhập khẩu. Khi hàng về đến cảng có giấy báo nhận hàng, công ty sẽ cử người ra cảng làm thủ tục nhận hàng, khi đi nhận hàng phải mang theo đầy đủ các chứng từ cần thiết sau đây: · Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu (do Bộ Thương mại cấp) · Hợp đồng nhập khẩu ngoại thương (bản phôtô) · Vận đơn gốc (có xác nhận của ngân hàng mở L/C) · Hoá đơn thương mại (Invoice) · Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) · Tờ khai hải quan kèm theo phụ lục hải quan (nếu có từ hai mặt hàng trở lên) Ngoài ra còn một số các giấy tờ khác tuỳ theo từng hợp đồng. Yêu cầu của bộ chứng từ có tờ khai phải kê khai đúng, đầy đủ, thực trạng của thủ tục hải quan hiện nay vẫn xảy ra là kê khai ở tờ khai như thế nào cho đúng. Đây thực sự là vấn đề khó khăn thường gặp phải của công ty khi đi nhận hàng tại cửa khẩu. Khi đã mở được tờ khai, tức là giấy tờ đã hợp lệ, đủ điều kiện pháp lý, hàng hoá sẽ được lấy ra khỏi kho hàng để kiểm hoá. Sau khi làm các thủ tục nhận hàng xong, công ty sẽ tiến hành kiểm hàng, khi kiểm hàng thấy tổn thất hay hàng giao không đúng về mặt chất lượng và số lượng đã quy định bên trong hợp đồng ngoại thương, công ty phải lập biên bản giám định hàng hoá, trong đó ghi rõ ngày tháng kiểm tra hàng, thiếu hàng hay phẩm chất, chất lượng của hàng không đúng, đóng gói, bao bì của hàng không đạt chất lượng... khi lập biên bản giám định phải có sự chứng kiến của đại diện nhà cung cấp, sau đó phải yêu cầu họ xác nhận, ký vào biên bản để sau này làm căn cứ khiếu nại, (trong phần lớn các trường hợp đều có sự chứng kiến của các cơ quan kiểm định). f. Làm thủ tục thanh toán. Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá, công ty không thấy có sự thiếu sót thì sẽ tiến hành thanh toán. Một số trường hợp nhà cung cấp là bạn hàng mới của công ty, họ sẽ thận trọng hơn, đòi hỏi phải thanh toán xong sẽ tiến hành nhận hàng tại cảng, còn phần lớn các hợp đồng khác thì sẽ tiến hành theo trình tự. Như vậy thì việc nhận hàng trước hay thanh toán trước phụ thuộc vào thoả thuận trong mỗi hợp đồng. Công ty thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu thường là USD. Ngoại tệ được công ty tại các ngân hàng. Phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là bằng thư tín dụng L/C. Theo quy định, người xuất khẩu phải trình bộ chứng từ thanh toán để nhận được tiền thanh toán. Sau khi công ty ký chấp nhận trả tiền vào hối phiếu do ngân hàng gửi đi, ngân hàng sẽ ký hậu vận đơn, công ty sẽ tiến hành thanh toán 80% hoặc 90% giá trị hợp đồng nhập khẩu cho nhà xuất khẩu tuỳ theo vào tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C là 10% hay 20%. g. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Khi nhận được hàng công ty phải kiểm tra hàng, nếu hàng hoá không đúng về số lượng, chất lượng và chủng loại phù hợp như trong hợp đồng thoả thuận đã kí giữa hai bên, công ty có quyền khiếu nại bên người bán. Về điều khoản này, trong hợp đồng giữa hai bên công ty cũng đưa ra trường hợp miễn trách đó là việc bất khả kháng như: lũ lụt, chiến tranh,... Trong việc giao nhận hàng hoá, chậm chễ hư hỏng, hay không đúng thời gian.. tất cả những tranh chấp phát sinh giữa hợp đồng nhập khẩu, công ty thống nhất chủ trương giải quyết bằng thương lượng trực tiếp giữa hai bên. Điều này giúp cho công ty không phải tốn nhiều thời gian tiền bạc, đồng thời không tạo ra những căng thẳng trong quan hệ giữa hai bên. Nếu hai bên không giải quyết được bằng thoả thuận, thương lượng giữa hai bên thì lấy trọng tài quốc tế cùng với Bộ công nghiệp - Thương mại Việt Nam để phân xử. Công việc hoàn thiện các thủ tục để tổ chức thực hiện hợp đồng về phía công ty Đại Thịnh được hoàn thiện một cách nhanh chóng để thực hiện nghĩa vụ đối với hợp đồng. Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên là những người có trách nhiệm và chuyên môn . Mỗi công việc đều được giao cho một người cụ thể , nên có trách nhiêm hoàn thành công việc mình được giao. Điều này giúp cho việc thực hiện hợp đồng được nhanh chóng và chuyên môn, giúp ngắn được thời gian và đảm bảo được thực hiện một cách hiệu quả. IV. Đánh giá về quy trình nhập khẩu tại công ty Đại Thịnh 1. Những kết quả đạt được. Trong thời gian qua Công ty đã nhập khẩu được những mặt hàng đáp ứng tốt về chất lượng, mẫu mã đối với các bạn hàng trong nước. Điều này chứng tỏ công tác nghiên cứu bạn hàng của Công ty là khá tốt. Công ty cũng đã chú trọng tăng cường các mối quan hệ với khách hàng không ngừng nâng cao trách nhiệm của mình trong hoạt động kinh doanh, do đó kim ngạch nhập khẩu, doanh số bán hàng nhập khẩu và khả năng tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty trên thị trường trong nước ngày càng được nâng cao. - Nhờ có hoạt động nhập khẩu mà công ty khắc phục được tình trạng thiếu hụt nguồn sản phẩm phục vụ cho quá trình kinh doanh của công ty trong khi những nguồn sản phẩm đó thì trong nước không đáp ứng đủ nhu cầu. Có thể nói nhờ có nhập khẩu mà hàng hóa được bổ sung kịp thời tạo điều kiện cho quá trình kinh doanh được tiến hành đúng tiến độ, kịp thời bàn giao cho khách hàng. - Cũng chính nhờ có hoạt động nhập khẩu mà các sản phẩm công ty cung cấp trên thị trường Việt Nam vừa có chất lượng cao lại đáp ứng được yêu cầu tiêu dùng của khách hàng, tạo khả năng cạnh tranh trên thị trường không chỉ về chất lượng mà cả về giá cả. Do đó uy tín của công ty ngày càng tăng. - Công ty luôn mở rộng tìm kiếm nhiều nhà cung ứng nên nguồn cung ứng khá đa dạng phong phú, phù hợp với khả năng của công ty và nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng được phục vụ tốt hơn. - Nhờ có uy tín với các tổ chức tín dụng trong nước cùng với quản lý ngoại hối hợp lý tạo điều kiện cho thanh toán tiền hàng được diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, đúng thời hạn yêu cầu từ phía khách hàng. - Việc sử dụng và bảo toàn vốn rất có hiệu quả, làm tốt nghĩa vụ đối với Nhà nước. Khả năng quản lý ngoại tệ của công ty cũng hợp lý giúp cho hoạt động thanh toán các hợp đồng nhập khẩu dễ dàng hơn. Hầu hết các hợp đồng đều được trao đổi qua đường Bưu điện và Internet, việc gặp mặt trao đổi trực tiếp giữa cán bộ của công ty và nhà cung cấp được hạn chế và tối thiểu hoá, điều này khiến cho công ty giảm được chi phí cho hoạt động đi lại, làm việc tại nước ngoài. 2. Những vấn đề còn tồn tại. Những vướng mắc của công ty có thể do nhiều nguyên nhân gây ra như do ảnh hưởng từ phía các chính sách của Chính phủ, do tình hình chính trị... các yếu tố mang tính khách quan và có thể do chính bản thân Công ty, đây là các yếu tố mang tính chủ quan. Chính vì vậy, căn cứ vào nguyên nhân gây ra ta có thể chia các mặt còn tồn tại thành hai mặt: a. Các mặt chưa đạt được do khách quan gây nên - Thủ tục hành chính rờm rà, nhất là các thủ tục hải quan, thủ tục nhận hàng rất phức tạp, để thực hiện mất rất nhiều thời gian. Thêm vào đó, tệ quan liêu cửa quyền vẫn còn tồn tại gây nhiều phiền hà cho cán bộ nghiệp vụ của công ty khi làm thủ tục hải quan. - Chính sách quản lý ngoại tệ của chính phủ cũng ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động nhập khẩu nói chung và khả năng thanh toán các hợp đồng nhập khẩu, nguồn ngoại tệ các doanh nghiệp thu về thông qua hoạt động xuất khẩu đều phải gửi vào các ngân hàng nhà nước để quản lý. Khi tiến hành thanh toán cho các hợp đồng nhập khẩu thì doanh nghiệp sẽ rút ngoại tệ ra từ ngân hàng và nếu nguồn ngoại tệ của họ không đủ thì doanh nghiệp phải viết đơn xin mua ngoại tệ và phải nộp đơn xin rút vốn vay tuy nhiên thủ tục thực hiện hết sức phức tạp và gây các khó khăn cho công ty ngay cả khi công ty dùng ngay chính nguồn ngoại tệ của mình để thanh toán. Chính sách này khiến công ty phải tự cân đối nguồn ngoại tệ nhập khẩu và thường phải thanh toán các hợp đồng nhập khẩu theo phương thức trả tiền ngay, khiến cho khả năng quay vòng vốn của công ty không cao. - Việc quản lý xuất nhập khẩu không chặt chẽ tạo nhiều kẽ hở cho các doanh nghiệp xấu tận dụng để nhập lậu các loại hàng hóa, trốn thuế sau đó bán ra với giá rẻ, gây khó khăn cho các doanh nghiệp làm ăn nghiêm túc, trong đó có công ty. - Việc ban hành các chính sách, cơ chế mới của chính phủ cũng tạo cho công ty nhiều thuận lợi nhưng mặt khác lại tạo ra những khó khăn mới cho công ty. b. Các mặt chưa đật được do chính công ty gây ra - Sự hiểu biết về các thủ tục mang tính chất quốc tế còn kém, việc nghiên cứu các tập tục, văn hóa, luật pháp quốc tế phục vụ cho hoạt động nhập khẩu cung chưa được công ty quan tâm nhiều, điều này khiến cho công ty gặp rất nhiều khó khăn khi tìm các đối tác mới và dễ gặp ruuir ro trong hoạt động nhập khẩu. - Do gặp những khó khăn về nguồn tài chính nên hiện tại công ty cũng chưa có được một chiến lược tìm hiểu thị trường nước ngoài, nhất là các thị trường mục tiêu. Thị trường nhập khẩu của công ty chưa được mở rộng, chủ yếu vẫn là các thị trường quen thuộc, công ty vẫn chưa có được sự quan tâm thích đáng đến việc mở rộng thị trường mới. - Việc quảng cáo trong thị trường nội địa của công ty cũng chưa được sự đầu tư nhiều. - Khả năng tìm hiểu, tiếp cận với thông tin hiện nay của công ty cũng rất bị động. Trong thời đâị bùng nổ thông tin, doanh nghiệp nào nhạy bén trong việc nắm bắt thông tin thì doanh nghiệp đó sẽ thành công. Trên đây là một số mặt đã đạt được và chưa đạt được của công ty, để có thể tồn tại và đứng vững trên thị trường đòi hỏi công ty phải đưa ra được các giải pháp nhằm khuyến khích, đẩy mạnh những mặt đã đạt được, tận dụng tối đa các lợi thế, phát huy được các tiềm năng, ưu điểm của mình. Bên cạnh đó còn phải biết khắc phục những mặt hạn chế. CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY I. Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 1. Mục tiêu Trong cuộc họp toàn Công ty cuối năm 2008, công ty đã tổng kết những kết quả đạt được trong năm 2008 và những vướng mắc gặp phải trong hoạt động kinh doanh của công ty trong năm. Qua đó công ty đã đề ra những mục tiêu cần đạt trong những năm tới 2009 – 2011: Phát triển hoạt động nhập khẩu hàng hóa üVới thị trường nhập khẩu quen thuộc: Đó là các nước Mỹ, Singapore, Thái Lan. Đây là những nhà “cung ứng ruột” của công ty. Họ luôn có những chính sách ưu đãi cho công ty khi nhập khẩu lượng hàng lớn. -Thị trường Mỹ: Nhập khẩu các sản phẩm mang nhãn hiệu Seventh Generation trong mỗi năm tăng hơn từ 50% - 70% so với năm 2008 sẽ được khuyến mại những lô hàng nhập khẩu trị giá từ 10% - 20% trong số tăng đạt được. -Thị trường Singapore: Với đối tác tại nước này thì họ cũng đặt ra chỉ tiêu cho công ty là trong những năm tới công ty nhập khẩu các sản phẩm của họ tăng hơn từ 60% - 80% thì sẽ được hỗ trợ về giá. Với tiêu chí của họ “ Nhập càng nhiều giá càng rẻ”. -Thị trường Thái Lan: Các sản phẩm mang nhãn hiệu D-nee thì giá cả nhập khẩu cũng phải chăng. Nhưng vì sản phẩm này mới có mặt tại thị trường Việt Nam nên dù giá cả hợp lý nhưng số lượng nhập khẩu các sản phẩm mang nhãn hiệu này chưa cao ở năm trước. Đối tác cũng hiểu được việc phát triển thị trường mới là khó khăn nên cũng có nhiều ưu đãi cho công ty. Ngoài việc công ty phải đạt chỉ tiêu nhập khẩu trong những năm tới từ 65% - 85% thì đối tác sẽ hỗ trợ toàn bộ hàng khuyến mại và dùng thử để phát cho khách hàng trong các năm tới để công ty có thể phủ sóng thị trường rộng hơn. üVới thị trường nhập khẩu mới: Ngoài những đối tác cũ, công ty xác định ngày càng phải có nhiều sản phẩm mới đa dạng về chủng loại, kiểu cách vì thế nên việc tìm kiếm thị trường cung ứng nước ngoài là rất cần thiết đối với công ty. Qua bảng báo cáo tổng hợp cuối năm công ty cho biết sẽ nhập khẩu một số nhãn hiệu mới từ Nhật Bản và Đức. Qua tìm hiểu các đối tác cung ứng tại hai thị trường này, công ty cho biết chỉ tiêu mà mình phải đạt theo yêu cầu của đối tác trong những năm tới từ 30% -50% các lô hàng nhập khẩu sẽ được hỗ trợ về giá cũng như chương trình nhập khẩu. Với điều kiện giá cạnh tranh mà vẫn đảm bảo chất lượng đầu vào công ty đã đưa ra chỉ tiêu kế hoạch định hướng nhập khẩu hàng hóa trong năm 2009 – 2011 như sau: Bảng chỉ tiêu nhập khẩu định hướng năm 2009 – 2011 TT Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 1 Tổng doanh số nhập khẩu USD 625.419,68 897.305 1.625.467 2 Lợi nhuận nhập khẩu Tỷ 0.98 1.6 2.2 3 Thu nhập bình quân Triệu VNĐ 1.7 – 2 2.5 3 2. Phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Sự phát triển của Công ty Đại Thịnh gắn liền với chiến lược phát triển kinh tế đối ngoại nói chung và hoạt động XNK nói riêng, gắn việc sản xuất kinh doanh của Công ty với chủ trương chung của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp Công nghiệp hoá, Hiện đại hoá đất nước. Mục tiêu chung trong giai đoạn từ năm 2009-2011 là đa phương hoá, đa dạng hoá, duy trì tỷ lệ tăng trưởng về XNK hàng năm . Cụ thể hoá những chủ trương trên, Công ty đã đề ra các mục tiêu chiến lược phát triển: ü Tổ chức tốt việc cung cấp, thu thập xử lý thông tin kịp thời, chính xác. Tăng cường đầu tư và đưa công tác thông tin phát triển để thị trường đi trước một bước so với yêu cầu của nhiệm vụ kinh doanh. ü Thông qua cơ quan đại diện Thương mại Việt Nam ở nước ngoài, cũng như các đại diện Thương mại nước ngoài tại Việt Nam để khai thác và thu thập thông tin. ü Tổ chức tốt hệ thống cộng tác viên. ü Tăng cường các thông tin quảng cáo. ü Tổ chức và tham gia các triển lãm và hội chợ Thương mại Quốc tế. ü Chuẩn bị việc đào tạo cán bộ có kiến thức, có trình độ, có phẩm chất để làm việc trực tiếp được với khách hàng. Trong những năm tới DAI THINH IMEX CO.,LDT với quyết tâm đưa Công ty phát triển toàn diện, vững chắc, thực hiện thành công các kế hoạch đã và đang thực hiện. Đề ra chính sách giữ vững và mở rộng thị trường mà công ty đã có, khôi phục lại các mối quan hệ để khai thác thị trường TháI Lan, các nước trong khu vực. Để đạt được các mục tiêu trên Công ty đã tiến hành khảo sát thị trường, đánh giá khả năng nhập khẩu, thị trường nhập khẩu và nhu cầu vốn để thực hiện. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu của công ty Đại Thịnh Các chính sách, giải pháp, phương hướng đưa ra có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty, việc đưa ra các giải pháp, chiến lược, tổ chức hoạt động kinh doanh... phải căn cứ vào đặc điểm kinh doanh, vị thế của công ty, căn cứ vào cơ cấu tổ chức, mục tiêu, định hướng trong tương lai của công ty... ngoài ra còn phải dựa vào các chính sách, định hướng chung của Chính phủ, nếu không, những giải pháp của công ty đưa ra sẽ không mang tính khả thi hay hiệu quả sẽ không cao. Trên cơ sở nghiên cứu về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Đại Thịnh chúng ta thấy rằng công ty cũng gặp phải không ít những khó khăn trong hoạt động của mình. Để khắc phục những khó khăn đó, công ty đã đưa ra một số những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu của công ty. 1. Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường nhập khẩu và thị trường xuất bán trong nước. F Đối với thị trường nhập khẩu: Trong cơ chế thị trường bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng cần phải gắn với thị trường. Sự tồn tại của doanh nghiệp gắn liền với sự nắm vững thị trường. Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thì công tác nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước là rất cần thiết và phải được quan tâm thoả đáng. Vấn đề đặt ra đối với Công ty Đại Thịnh là nghiên cứu thị trường nhập khẩu sao cho phù hợp với tình hình tiêu thụ trong nước và tìm nhà cung cấp tối ưu. Trong kinh doanh phải nắm vững được các yếu tố của thị trường, hiểu biết được các quy luật vận động của chúng để ứng xử kịp thời, mỗi chủ thể kinh doanh nhất thiết phải tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường vì nó rất có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, nhất là trong công tác kinh doanh nhập khẩu của Công ty. Trong nghiên cứu thị trường công ty cần xác định mặt hàng nhập khẩu, một nhân tố rất quan trọng cần phải xem xét đó là tỷ suất ngoại tệ các mặt hàng nhập khẩu. Tỷ suất ngoại tệ sẽ được so sánh với tỷ giá hối đoái để quyết định xem có nên nhập khẩu hay không. Như vậy, yêu cầu mới đặt ra là Công ty phải luôn bám sát giá cả thị trường, xu hướng vận động của giá cả cũng như việc tiếp cận với nhiều nguồn hàng. Công ty cần phải xác định được nhu cầu và nguồn hàng một cách thực tế, kể cả lượng dự trữ, xu hướng biến động trong từng thời điểm, từng vùng, từng khu vực. Cùng với việc xác định nắm bắt nhu cầu là việc nắm bắt khả năng cung cấp của thị trường bao gồm: Việc xem xét đặc điểm tính chất, khả năng của sản xuất hàng hoá thay thế, khả năng lựa chọn mua bán. Kết hợp với việc nghiên cứu dung lượng thị trường, các điều kiện chính trị, thương mại, luật pháp, tập quán buôn bán quốc tế để có thể hoà nhập với thị trường một cách nhanh chóng và có hiệu quả. F Đối với thị trường xuất bán trong nước. Việc nắm bắt tình hình kinh tế xã hội cũng như cơ sở luật pháp hay tìm hiểu bạn hàng trong nước phải được cán bộ kinh doanh tiến hành rất kỹ lưỡng, đầy đủ và có hiệu quả. Tuy nhiên về hàng hoá mới chỉ quan tâm đến giá cả mà chưa chú ý đến dung lượng thị trường hay chu kỳ biến động của việc tiêu thụ hàng hoá, do đó hầu như chưa thể có dự đoán chính thức của giá cả. Nếu như không có các nhân tố ảnh hưởng đột biến tới dung lượng thị trường như bão lụt, hạn hán,... thì quan sát thị trường thực tế có thể thấy dung lượng thị trường biến đổi có tính chu kỳ và tương đối ổn định. Mặt khác do là người nhập khẩu trực tiếp nên cán bộ có thể nắm bắt được giá gốc (giá thấp nhất có thể bán) từ đó biết được giới hạn của giá lên xuống. Nắm vững chu kỳ trên, cán bộ kinh doanh tính toán thời gian nhập hàng đúng lúc để tiêu thụ hàng hoá có thể bán với giá thấp với thời gian nhanh. Để làm được điều này thì đợi giá đang xuống thấp vẫn lập phương án nhập hàng, khi hàng về là vừa khi giá lên. Để có khả năng nghiên cứu thâm nhập và mở rộng thị trường xuất bán, bộ phận nghiên cứu thị trường cần hoạt động một cách có hiệu quả hơn. Việc thu thập thông tin chính xác, kịp thời là vô cùng quan trọng trong việc kinh doanh hàng hoá nói chung và hàng nhập khẩu nói riêng. Trên cơ sở thu thập và xử lý những thông tin thị trường, Công ty sẽ xác định được chính xác thị trường mục tiêu, đưa ra các quyết định như kế hoạch sản phẩm, kế hoạch marketing,.... Căn cứ vào kết quả nghiên cứu thị trường mà xem xét điều chỉnh giá bán cho phù hợp hoặc có những biện pháp cụ thể để tăng giảm giá bán, trả lời đựoc những câu hỏi như: - Khi nào khách hàng mua hàng của Công ty, khối lượng là bao nhiêu, quy cách chất lượng mẫu mã như thế nào? - Giá cả mà khách hàng có thể chấp nhận được. - Địa điểm thời gian mà người mua cần đến hàng hoá của Công ty. Để hoàn thành được nhiệm vụ nặng nề và khó khăn trên bộ phận nghiên cứu thị trường phải có những thông tin cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ và phản ánh chính xác tình hình thực tế. Để đạt được điều này Công ty cần dự báo được tình hình thị trường thông qua dự báo kinh tế, thông qua dự báo xu hướng nhu cầu... Đồng thời Công ty cũng cần tiếp cận thị trường, đi sâu đi sát thị trường, luôn coi trọng thị trường và vũ đài cạnh tranh đối với các đối thủ. Công ty phải có hệ thống thông tin hữu hiệu, mọi thông tin đối với Công ty đều quan trọng, giúp Công ty phân tích tình hình thực trạng thị trường, tình hình các đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của thị trường để có kế hoạch mở rộng thị trường đáp ứng tốt nhất nhu cầu của thị trường. 2. Giải pháp hoàn thiện quá trình lựa chọn thị trường và ký kết hợp đồng Việc lựa chọn thị trường và đối tác của công ty hiện nay thường dựa vào các tiêu thức, tuy nhiên các tiêu thức này còn quá ít và không đánh giá được hết khả năng cũng như vai trò của mỗi đối tác. Vì vậy công ty nên nghiên cứu và lựa chọn ra những tiêu thức mới, có khả năng đánh giá được chính xác hơn khiến cho công ty đánh giá và lựa chọn được các đối tác một cách có hiệu quả hơn. Ngoài ra, để tránh trường hợp tiêu cực khi lựa chọn đối tác cũng như ký kết các hợp đồng, công ty phải tiến hành rà soát, kiểm tra lại các hợp đồng nhập khẩu, xem xét lại các mối quan hệ, thành lập các bộ phận kiểm tra giám sát, hoạt động độc lập trong công ty, có quyền kiểm tra tất cả các phòng, các bộ phận trong công ty... từ đó phát hiện ra các tiêu cực để sau đó có các biện pháp xử lý tuỳ theo mức độ vi phạm. Khi tiến hành ký kết các hợp đồng, công ty cũng phải chú ý quan tâm đến các điều khoản trong hợp đồng. Trước đây vì các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều được ký kết với các đối tác truyền thống, quen thuộc... do đó hợp đồng thường mang tính hình thức là chính, các nội dung cũng như điều khoản trong hợp đồng đều rất sơ sài vì các bên tin tưởng nhau là chính. Nhưng đến nay, công ty đã có quan hệ với rất nhiều đối tác mới, nên công ty cần có sự quan tâm hơn nữa đến nội dung và hình thức của hợp đồng nhập khẩu, các điều khoản phải chặt chẽ hơn, chính xác hơn và phải là cơ sở pháp lý quan trọng ràng buộc trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên. 3. Giải pháp hoàn thiện khâu thanh toán và thủ tục thanh toán Hiện nay, các hợp đồng nhập khẩu của công ty chủ yếu được thanh toán bằng phương thức mở L/C, chỉ có một số ít các hợp đồng ký với đối tác truyền thống là dùng các phương thức thanh toán khác. Phương thức mở L/C mặc dù chặt chẽ, bảo đảm quyền lợi cho cả hai bên nhưng thủ tục rất phức tạp, phải qua nhiều khâu, nhiều bước... do đó, công ty nên nghiên cứu, xem xét nhằm tiến tới áp dụng các phương thức thanh toán mới như hình thức thanh toán chuyển tiền cũng đảm bảo được tính an toàn nhưng nhanh chóng và dễ thực hiện hơn. Với phương thức thanh toán bằng L/C, ngân hàng mở L/C của công ty thường là ngân hàng Vietcombank, đây là một ngân hàng lớn và là đối tác quen thuộc của công ty. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp công ty cũng nên thực hiện nghiệp vụ thanh toán các hợp đồng nhập khẩu ở nhiều ngân hàng khác nhằm tránh các rủi ro gây ra. Mặt khác, công ty nên có các kiến nghị đối với ngân hàng ngoại thương Việt Nam nhằm giảm tỷ lệ ký quỹ để mở L/C . Công ty cần đảm bảo cho các phòng nghiệp vụ quyền tự chủ về vốn để cho các phòng nghiệp vụ chủ động trong việc thực hiện các hợp đồng nhập khẩu. Mặt khác, cần phải cho nhân viên các phòng nghiệp vụ trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ thanh toán. Tránh tình trạng phối hợp không đồng bộ giữa phòng kế toán và các phòng nghiệp vụ như hiện nay. 4. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong kinh doanh nhập khẩu. Trong kinh doanh nói chung và kinh doanh hàng nhập khẩu nói riêng, yêu cầu về vốn kinh doanh là rất lớn và phải huy động trong thời gian ngắn, nên việc vay vốn các tổ chức tín dụng là điều tất yếu. Quan hệ của Công ty với các ngân hàng là một bộ phận quan trọng trong chiến lược huy động và sử dụng vốn của Công ty. Vốn luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của các Doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các hợp đồng nhập khẩu. Ngoài nguồn vốn sẵn có, công ty còn phải đi vay vốn ngân hàng và số vay này là rất lớn. Do đó, hàng tháng công ty phải thanh toán một khoản chi phí rất lớn lãi suất, vì vậy công ty phải có nhiều giải pháp đẩy mạnh việc quay vòng vốn, sử dụng hiệu quả các nguồn vốn vay để nhanh chóng thu hồi vốn và hoàn trả cho ngân hàng càng sớm càng tốt để giảm thiểu vốn vay. 5. Các giải pháp về hoàn thiện hệ thống quản lý vốn, tiết kiệm các khoản chi phí Cần kiện toàn công tác kế toán, tài chính, hoàn thành tốt các nhiệm vụ tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế hoạch thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty. Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biến của các nguồn cấp vốn, vốn vay, giải quyết các loại vốn phục vụ cho việc huy động vật tư, nguyên liệu, hàng hoá trong sản xuất kinh doanh của công ty. Theo dõi chặt chẽ công nợ của công ty, phản ánh và đề xuất các kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác, thực hiện tốt công tác thanh toán đối nội và thanh toán quốc tế. Hiện tại, chi phí quản lý của công ty còn khá cao. Đây là một trở ngại làm giảm hiệu quả phương án kinh doanh của công ty. Vì vậy, công ty nên lên kế hoạch phân bổ chi phí quản lý trực tiếp cho từng phòng ban, từng bộ phận một cách hợp lý, ngoài ra công ty cũng nên có các chính sách nhằm nâng cao tinh thần tiết kiệm cho nhân viên. LỜI KẾT Với chính sách mở cửa thị trường ở nước ta, đã đem lại những thành quả to lớn cho nền kinh tế nước nhà. Giúp cho các doanh nghiệp có cơ hội giao lưu và hội nhập với nền kinh tế thế giới. Hoạt động ngoại thương góp phần quan trọng vào sự tăng trưởng của nền kinh tế Việt Nam trong những năm qua được đẩy mạnh, kim ngạch xuất khẩu của ta sang thị trường các nước ngày càng tăng, và hoạt động nhập khẩu cũng vậy, đã phần nào thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, và đặc biệt đối với hoạt động nhập khẩu các sản phẩm hóa mỹ phẩm đã tạo ra cho thị trường sôi động trong những năm qua. Mục tiêu hoàn thiện quy trình nhập khẩu của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng chính là góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp ngày càng vững vàng hơn trong cuộc cạnh tranh gay gắt của thị trường. Với thời gian thực tập có hạn và trình độ bản thân còn nhiều hạn chế. Cho nên bản chuyên đề này còn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp bổ sung ý kiến của các thầy cô giáo. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Các tài liệu của Công ty TNHH DV TM & XNK Đại Thịnh: -Các hợp đồng ngoại thương từ năm 2006 đến năm 2008 -Bảng tổng kết hoạt động kinh doanh của Công ty cuối tháng 12/2008 -Báo cáo tài chính năm 2006 - 2008 -Sơ lược về quá trình phát triển của công ty. 2. Số 39/2004 thương mại: Vấn đề đặt ra từ nhập khẩu. Tác giả: Lê Văn . Bài viết: Hoàn thiện các biện pháp quản lý nhập khẩu hàng hoá đáp ứng yêu cầu chủ động hội nhập kinh tế quốc tế. 3. Kinh doanh quốc tế Chủ biên: Nguyễn Thị Hường- Trường ĐHKTQD Hà Nội 4. Incoterms 2000 và hỏi đáp về Incoterms Chủ biên: PGS.TS. Võ Thanh Thu- ĐHQG Thành Phố Hồ Chí Minh- Trường đại học Kinh Tế. 5. Giáo trình kinh tế thương mại Đồng chủ biên: GS.TS. Đặng Đình Đào & TS. Trần Văn Bão - Trường ĐHKTQD Hà Nội.