Đề tài hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu chè ở công ty xuất nhập khẩu Hà Tây

thể thu hút 4 lao động (kể cả lao động phục vụ và phục vụ) thì với tiềm năng mở rộng cho trồng chè xuất khẩu hiện nay chúng ta sẽ tạo được rất nhiều việc làm và ổn định đời sống cho một bộ phận dân cư trong cả nước. Ngoài ra đồng chè góp phần như phủ xanh đất trống, đồi núi trọc tạo thêm độ màu cho đất, giúp bảo vệ môi trường, môi sịnh, hiệu quả kinh tế do nó đem lại khá cao trong số các cây công nghiệp hiện nay. 2.2 Thị trường xuất khẩu 2.2.1 Khái quát tình hình xuất khẩu chè thế giới Chè chỉ được sản xuất ở 28 nước nhưng có tới hơn một trăm nước tiêu dùng chè với khối lượng lớn. Từ lâu chè đã trở thành cây công nghiệp chủ yếu của một số nước. Xét về phân bổ diện tích trồng chè thì 12 nước Châu á chiếm 90% diện tích. Châu Phi chiếm khoảng 8% và Nam Mỹ chiếm 2% (1 nước). Những chè được sản xuất và xuất khẩu chủ yếu ở Châu á. Do đó những thay đổi về giá cả sản lượng các nước xuất khẩu chè lớn trong khu vực sẽ ảnh hưởng nhất định đến cung cầu chè trên thế giới. Về sản lượng chè: Mặc dù những năm gần đây diện tích chè trên thế giới có xu hướng giảm (khoảng 0.4%/năm, nhưng nhờ các nước tập trung đầu tư vốn và kỹ thuật thâm canh tăng nhanh cho nên năng xuất thu hoạch chè vẫn tăng (khoảng 2.3 %/năm) nên đến năm 1999 sản lượng chè trên thế giới đã lên tới 2,871 triệu tấn, tốc độ tăng sản lượng bình quân mỗi năm là 1.9%. Đây là một mức tăng trưởng khá đối với một cây công nghiệp dài ngày được xem là thứ yếu như chè. Bảng sau đây sẽ phản ánh tình hình về diện tích, năng suất, sản lượng chè trên thế giới qua một số năm gần đây: Bảng3: Tình hình sản xuất chè của thế giới Danh mục Đơn vị 1996 1997 1998 1999 2000 Diện tích Năng xuất Sản lượng Nghìn ha Tấn/ha Nghìn tấn 2296 1137 2615 2310 1135 2622 2303 1213 2796 2297 1280 2870 253 1282 2871 2.2.2 Tình hình xuất sản phẩm chè của Việt Nam Chính vì sản xuất chè tại Việt Nam ngày càng phát triển cho nên xuất khẩu chè ngày càng gia tăng. Xuất khẩu chè đã đem lại lợi ích kinh tế không nhỏ, nó đem lại một lượng ngoại tệ đáng kể. Sản lượng chè năm 1990 đạt 32,2 nghìn tấn xuất khẩu 16 nghìn tấn đạt giá trị 25 triệu USD (đạt 1,5% lượng chè chè xuất khẩu trên thế giới), năm 1995 chúng ta xuất khẩu 17,401nghìn tấn, đạt giá trị 21,026 triệu USD (chiếm 1,7% xuất khẩu chè thế giới) và năm 2000 đã xuất khẩu được 44,7 nghìn tấn, đạt giá trị 53,376 triệu USD (chiếm 1,95% xuất khẩu chè thế giới).Như vậy, hàng năm nước ta xuất khẩu lượng chè ngày càng lớn ra thị trường thế giới, đó là một điều đáng mừng cho ngành chè Việt Nam. Đặc biệt là khối lượng chè xuất khẩu của chúng ta chiếm một tỷ trọng đáng kể so với khối lượng chè của những nước khác ra thị trường thế giới. Mục tiêu của ngành chè Việt Nam năm 2000 là xuất khẩu hơn 2,5% lượng chè xuất khẩu của thế giới và vào năm 2010 là là 3%. Bảng 4: Lượng chè xuất khẩu của Việt nam trong mấy năm gần đây Năm Lượng chè XK (1000 tấn) Trị giá XK (Triệu USD) 1997 20.75 29.002 1998 32.292 47.302 1999 33.295 50.496 2000 36.44 45.145 2001 44.7 53.376 2.2.3 Tình hình xuất khẩu chè của Công ty Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây vào đầu những năm 90 Công ty xuất khẩu chè chủ yếu theo nghị định để trả nợ nước ngoài, vì vậy công tác xuất nhập khẩu chè của Công ty gặp rất nhiều thuận lợi. Đó là không phải tìm kiếm khách hàng cũng như không gặp rủi ro về điều kiện thanh toán, tuy nhiên chỉ đến những năm giữa thập kỷ 90 (Từ năm 1996) Công ty không còn được nhà nước phân công công tác xuất khẩu chè để trả nợ nước ngoài. Nên tình hình xuất khẩu của Công ty giảm mạnh, tuy nhiên tình trạng này chỉ kéo dải sau một vài năm nhờ sự cố gắng của cán bộ công nhân viên và năng lực của lãnh đạo từ năm 1999 sản lượng chè xuất khẩu của Công ty có con số lạc quan. Tuy nhiên thì lượng chè xuất khẩu vẫn còn ở con số khiêm tốn so với các năm trước đây. Bảng 5: Lượng chè xuất khẩu của Công ty Năm Đơn vị Sản lượng 1993 Tấn 1 200 1994 Tấn 950 1995 Tấn 800 1996 Tấn 140 1997 Tấn 68 1998 Tấn 118 1999 Tấn 220 2000 Tấn 290 2001 Tấn 320 Về thị trường xuất khẩu: Thị trường xuất khẩu của Công ty chè chỉ có năm thị trường đó là Anh, Nga, Nhật, irắc và Trung Quốc. Trong đó thị trường chính là irắc và Anh (sản phẩm chè xuất khẩu chủ yếu của Công ty là chè đen). Trong khi đó thị trường xuất khẩu của Việt Nam là: irắc, Nga, Anh, Angêri, Ba Lan, Nhật Bản, Đài Loan, Hồng Kông, Ai Cập. Như vậy thị trường của Công ty còn kém, Công ty cần tích cực có các biện pháp cần thiết để đẩy mạnh mở rộng thị trường. Bảng 6: Các thị trường xuất khẩu của Công ty tên nước 1999 2000 2001 1. Anh 80 90 110 2.Nga 35 35 30 3.Nhật 25 40 45 4.Irắc 70 80 85 5.Trung Quốc 20 45 50 Tổng cộng 220 290 320 Đặc điểm mặt hàng chè : Mặt hàng chè xuất khẩu của công ty xuất nhập khẩu Hà tây nói riêng và các doanh nghiệp Việt nam nói chung chủ yếu là chè đen. Theo tiêu chuẩn Việt nam thì công ty chủ yếu xuất khẩu 4 loại hàng chè đen bao gồm :OP, FBOP, PS, OPA chất lượng chè xuất khẩu thì phụ thuộc vào các yếu tố : Giống cây trồng, đất đai , khí hậu có vai trò quan trọng để tạo ra được sản phẩm chè thô có chất lượng tốt .ở Việt nam giống chè được trồng là giống chè shan và một số giống chè khác nếu được trồng trên vùng đất ở độ cao trên 500m như Mộc châu, Sơn la, Hà giang, Lào cai hoặc là các vùng Tây nguyên thì chất lượng chè sẽ rất cao tương đương với các loại chè nổi tiếng trên thế giới. Bên cạnh đó công nghệ chế biến và phương tiện bảo quản cũng là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lưưọng mặt hàng chè. Chất lượng chè xuất khẩu của Việt nam chưa cao như tiềm năng sẵn có là do công nghệ chế biến và phương tiện bảo quản chưa hiện đạI để đảm bảo chất lượng chè khi xuất khẩu. 2.4 Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu chè của Công ty xuất nhập khẩu chè Hà Tây Sau khi Công ty và đối tác ký kết hợp đồng xuất khẩu chè nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ của các bên đã được xác lập. Công ty XNK Hà Tây phải tiến hành sắp xếp phần việc phải làm và ghi thành bảng biểu 6 tổ theo dõi kịp thời tiến độ thực hiện hợp đồng. Việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu này có ý nghĩa rất quan trọng đối với Công ty, bởi vì có thực hiện tốt mỗi nghĩa vụ trong hợp đồng mới tạo điều kiện thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo, tạo điều kiện cho phía đối tác thực hiện nghĩa vụ của mình. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu là quá trình phức tạp, các bên phải có kinh tế có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối ưu hoá quá trình thực hiện. Từ tình hình của thị trường nói chung và của Công ty nói riêng, Công ty đã tổ chức thực hiện hợp đồng theo các bước Sơ đồ quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty Xin giấy phép XK Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C Kiểm tra hàng XK Chuẩn bị hàng XK Làm thủ tục hải quan Giao hàng xuất khẩu Khiếu nại (nếu có) Thanh lý hợp đồng Lập chứng từ thanh toán Tuy nhiên quá trình thực hiện tiến hành thực hiện hợp đồng xuất khẩu Công ty không tiến hành tuần tự theo các bước trên, mà cùng 1 lúc Công ty có thể thực hiện nhiều bước như song song với việc xin giấy phép thì Công ty có thể tiến hành giục người mua mở L/C và cùng lúc đó cũng đang chuẩn bị hàng xuất khẩu. 2.3.1 Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C Thanh toán là khâu hết sức quan trọng, toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nhà xuất khẩu chỉ thực sự yên tâm khi biết chắc rằng hàng hoá xuất khẩu phải được thanh toán. Có nhiều phương pháp thanh toán khác nhau. Do đó công nợ thanh toán trong từng phương thức cũng sẽ khác nhau, nhưng nhiệm vụ cuối cùng đều giống nhau ở một điểm là thu được tiền về khi xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài. Công ty XNK Hà Tây thường sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) trong hợp đồng xuất khẩu chè . Trước khi đến thời hạn đã thoả thuận trong hợp đồng, Công ty XNK Hà Tây phải nhắc nhở đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) theo đúng yêu cầu (về cả thời gian và nội dung hàng hoá...) mà hai bên đã thoả thuận trên hợp đồng. Bằng con đường điện thoại, fax, hay gặp trực tiếp đại diện người mua ở Việt Nam. Sau khi nhận được L/C, Công ty kiểm tra kỹ lưỡng L/C trên các nội dung tính chân thực của L/C. (căn cứ vào xác định của ngân hàng) và nội dung của L/C. Cơ sở khoa học để tiến hành kiểm tra là hợp đồng xuất khẩu chè mà Công ty và đối tác đã ký kết. Người xuất khẩu có thể nhận được L/C trực tiếp từ người mua hoặc từ ngân hàng mở L/C, nhưng với điều kiện Việt Nam thì Công ty chỉ nhận L/C từ Ngân hàng thông báo (Ngân hàng công thương Hà Tây). Bởi Ngân hàng có khả năng kiểm tra tính thật giả của L/C (Nếu L/C mở bằng thư thì đối chiếu chữ ký, nếu mở bằng điện thì kiểm tra mã số kiểm tra mục TEST ở trên L/C) Việc kiểm tra L/C là khâu rất quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng bởi nội dung L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng. Nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng mà Công ty cứ chấp nhận và tiến hành giao hàng theo hợp đồng thì Công ty sẽ không đòi được tiền Nhưng nếu thực hiện theo yêu cầu của L/C thì vi phạm hợp đồng khi phát hiện thấy nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc trái với luật lệ, tập quán của các bên, hoặc không có khả năng thực hiện. Công ty yêu cầu người mua ở nước ngoài đến Ngân hàng mở L/C để sửa đổi, chỉnh L/C theo đúng nội dung trong hợp đồng mà hai bên ký kết. Các nội dung cần kiểm tra: Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C Tên ngày mở L/C Tên địa chỉ Ngân hàng thông báo (Bank of fording trade of VietNam HaTây) Tên, địa chỉ của Công ty được hưởng lợi trong L/C (Unimex HaTay) Số tiền của L/C Loại L/C Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C (!% ngày) Thời hạn giao hàng Cách giao hàng và cách vận tải (phương thức FCA) Phần mô tả hàng hoá Những chứng từ mà Công ty cần phải xuất trình Ngoài ra cần kiểm tra các nội dung: Các cam kết của mình từ ngân hàng, nguồn luật áp dụng...Nếu Công ty nhận được bản sửa đổi L/C hoặc bản L/C theo đúng yêu cầu của mình từ phía Ngân hàng, nguồn luật áp dụng... 2 3.2. Xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá Hiện nay giấy ở Việt Nam, thủ tục xuất khẩu hàng hoá ngày càng được đơn giản hoá theo cơ chế một cửa, nhằm đảm bảo một hành lang pháp lý thông thoáng cho hoạt động kinh doanh XNK. Quyết định số QĐ46/2001/TTG của thủ tướng chính phủ có hiệu lực ngày 01/05/2001 hàng nông sản xuất khẩu (trong đó có mặt hàng chè) không phải xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa. Đây là một thuận lợi lớn cho Công ty giảm bớt được một thủ tục đỡ tốn thời gian, đỡ tốn tiền của vào việc xin giấy phép. 2.3.3 Chuẩn bị hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, đúng số lượng phù hợp về chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng xuất khẩu. Nguồn hàng cho xuất khẩu của Công ty phần lớn được thu gom từ các bạn hàng truyền thộng, đó là các cơ sở sản xuất, các doanh nghiệp chế biến sản xuất (ví dụ như doanh nghiệp Hoàng Long, Công ty cổ phần Kim Anh, Công ty TNHH Anh Hoà). Quá trình chuẩn bị hàng chè cho xuất khẩu của Công ty bao gồm các nội dung: Tập chung hàng hoá chè cho xuất khẩu, bao bì đóng gói, ký mã hiệu hàng hoá xuất khẩu. Tập chung hàng chè xuất khẩu: Đây là một hoạt động rất quan trọng đối với Công ty XNK Hà Tây hoạt động này nhằm tập trung hàng thành lô đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hóa được chi phí. Công ty thường tập trung hàng xuất khẩu theo các bước sau: Phân loại nguồn hàng xuất khẩu: Chia và sắp xếp các nguồn hàng theo các tiêu thức: Khối lượng hàng mua được, khu vực địa lý, mối quan hệ với nguồn hàng. Từ đó tạo ra các nhóm nguồn hàng có cả đặc trưng tương đối đồng nhất để có các chính sách, biện pháp lựa chọn và ưu tiên thích hợp với từng loại nguồn hàng nhằm khai thác tối đa khả năng mỗi nguồn hàng. Phân loại nguồn hàng theo đơn vị giao hạng: Các đơn vị giao hàng cho Công ty chủ yếu là Công ty TNHH Hoàng Long, Công ty cổ phần Kim Anh, Công ty TNHH An Hoà, Công ty chè Hà Giang. Phân loại theo khu vực địa lý: Công ty thường phân loại nguồn hàng theo các tỉnh thành phố như: Hoà Bình, Thái Nguyên, Phú Thọ, Hà Giang. Phân loại theo mối quan hệ với nguồn hàng: Nguồn hàng truyền thống, nguồn gàng không quan hệ thường xuyên, nguồn hàng mới. Công ty có các nguồn hàng truyền thống từ rất lâu, tuy nhiên nếu nguồn hàng mới, với giá rẻ và chất lượng đảm bảo thì Công ty cũng quan tâm. Các hình thức mua hàng xuất khẩu Thông thường, Công ty XNK Hà Tây mua hàng xuất khẩu thông qua hợp đồng kinh tế và qua đại lý. Mua theo hợp đồng kinh tế: Là hợp đồng một chiều mua hàng dành cho xuất khẩu (hợp đồng giữa Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây là bên mua, với doanh nghiệp sản xuất chè Hoàng Long). Hợp đồng mua hàng xuất khẩu phải có: Điều khoản tên hàng . Chất lượng, số lượng, thời gian và địa điểm giao hàng, giá cả và phương thức thanh toán. Các điều khoản tên hàng, số lượng chất lượng phải phù hợp với yêu cầu của hàng chè, giá cả hợp lý để đảm bảo được hiệu quả kinh doanh. Mua hàng qua các Công ty kinh doanh hàng chế biến sản xuất chè. Nước ta với một nền sản xuất mạnh và phân tán. Khi mua hàng chè xuất khẩu phần lớn phải thu gom từ các chân hàng. Công ty cần lựa chọn đối tác ký kết hợp đồng với các quy định trong hợp đồng: Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng thu mua, địa bàn thu mua, giá thu mua, thời hạn địa điểm, giao hàng. Đối với xuất khẩu uỷ thác: Công ty cũng đã có một số lần làm xuất khẩu ủy thác để hưởng phí uỷ thác. Trong trường hợp này Công ty không phải lo đến nguồn hàng xuất khẩu. Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu. Công ty đặt mục tiêu tổ chức hợp lý hệ thống tập chung hàng chè xuất khẩu để đảm bảo cung cấp đúng chủng loại hàng hoá, đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng và kịp thời gian với chi phí thấp. Công ty đã tổ chức hệ thống hợp lý dựa trên cơ sở, đặc điểm mặt hàng, đặc điểm nguồn hàng, hình thức giao dịch. Vì vậy trong nhiều năm qua Công ty đã thực hiện rất nhiều hợp đồng xuất khẩu chè (hàng trăm hợp đồng), với chất lượng đảm bảo giữ được chữ tín với khách hàng. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn có vấn đề trong khâu vẫn có vấn đề trong khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu đó là nguyên nhân dẫn đến chất lượng chè trong một số hợp đồng có chất lượng không đồng đều dẫn đến không đáp ứng được yêu cầu về chất lượng của hàng xuất khẩu theo đúng quy định của hợp đồng. Bao bì đóng gói hàng hóa xuất khẩu Tổ chức đóng gói bao bì là khâu quan trọng chuẩn bị hàng hoá, bao bì cần có những yêu cầu phải đảm bảo an toàn cho vận chuyển, bảo quản hàng hoá: Phải phù hợp với các điều kiện bốc dỡ, vận chuyển bảo quản phải phù hợp với các tiêu chuẩn, luật lệ quy định, tập quán và thị hiếu tiêu dùng cần đảm bảo các chỉ tiêu kinh tế. Khi lựa chọn bao bì cần căn cứ vào hợp đồng đã ký kết phù hợp với loại hàng hoá cần bao gói và các điều kiện vận tải, điều kiện pháp luật, tập quán, ngành hàng. Công ty XNK Hà Tây thường rất coi trọng khâu đóng gói bao bì hàng chè xuất khẩu. Công ty và nhà nhập khẩu quy định bao bì trong hợp đồng, ví dụ như bao PP, bao PE với trọng lượng 30, 50 kg. Kẻ kỹ mã hiệu hàng xuất khẩu, đây là khâu rất cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng nông chè sản xuất khẩu của Công ty XNK Hà Tây. Nó cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng chè của Công ty: Tên người nhận (nhà nhập khẩu), người gửi (Công ty XNK Hà Tây), trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng. Tên nước và địa điểm hàng đến, hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận tải đơn, tên tàu, số hiệu chuyến đi, chống mưa, tránh ẩm. 2.3.4 Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu Việc kiểm tra, kiểm nghiệm hàng hoá, nhất là đối với mặt hàng chè và loại trừ hàng không đúng phẩm chất. Đây là yếu tố quan trọng để giữ chữ tín cho Công ty đối với các nhà nhập khẩu của mình. Thông thường chè trước khi đưa về kho hàng của Công ty đã được kiểm tra ngay tại đơn vị sản xuất cho nhân viên của Công ty thực hiện. Do Công ty thường mua hàng với các nguồn hàng truyền thống đã có uy tín với Công ty về chất lượng của hàng chè.Tuy nhiên về nguyên tắc trước khi giao hàng hoá cho người vận tảtyCoong ty phải mời một Công ty giám định có uy tín đến kiểm tra chất lượng chè. Đây là khâu kiểm tra toàn diện xem có phù hợp với điều khoản hợp đồng không, Công ty trung gian được Công ty XNK Hà Tây thuê là VINACONTROL để kiểm định. Đơn gồm có các nội dung: Tên, địa chỉ của cơ quan xin giám định, tên hàng, số kiện, trọng lượng, tình trạng hàng hoá, nơi đi, địa chỉ người gửi, người nhận, phương tiện vận tải, yêu cầu giám định, số bản chứng thư xin cấp. Căn cứ vào hợp đồng cùng với L/C, Công ty XNK Hà Tây xác định nội dung và yêu cầu giám định, cơ quan giám định. Công ty VINACONTROL tới lấy mẫu cho để kiểm tra theo các chỉ tiêu như độ ẩm, tạp chất sắt, nồng độ thuốc bảo vệ thực vật còn lại trong chè. Sau khi kiểm tra song Công ty VINACONTROL sẽ cấp giấy chứng nhận chất lượng chè xuất khẩu, nếu chè đạt tiêu chuẩn như quy định trong hợp đồng (một bản bằng tiếng việt và một bản bằng tiếng nước ngoài theo yêu cầu Công ty nhập khẩu). Đồng thời trong lúc này Công ty cũng nhận được giấy chứng nhận xuất sứ của chè do phòng thương mại công nghiệp cấp. 2.3.5. Làm thủ tục hải quan Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, hàng hoá khi đi qua cửa khẩu Việt Nam đều phải làm thủ tục hải quan, khi tiến hành làm thủ tục hải quan Công ty phải thực hiện theo các quy trình sau: * Khai báo hải quan: Công ty phải tự kê khai đầy đủ, chính xác những nội dung ghi trên tờ khai hải quan mẫu HQ/2002-XNK, và chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác của những bản kê khai đó. Công ty căn cứ vào mã số hàng hoá để tính thuế và xác định thuế xuất giá tính thuế theo qui định để tự tính toán số thuế phải nộp của từng loại thuế và từng loại hàng hoá. Đối với Công ty thì hàng xuất khẩu chè không bị đánh thuế. Các nội dung cần khai báo chính xác và trung thực: Loại hàng, tên hàng, số lượng, khối lượng giá cả hàng hóa. Những chứng từ này phải đảm bảo chính xác rõ ràng đầy đủ. Công ty XNK Hà Tây Thường xuyên đảm bảo các quy định chính xác, rõ ràng và đầy đủ. Tuy nhiên đôi khi do sơ xuất mà cán bộ nghiệp vụ XNK của Công ty làm thiếu chứng từ khai báo không rõ ràng đầy đủ.trên hợp đồng...). Hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu. Chứng từ phải nộp: + Tờ hải quan hàng hoá xuất khẩu: 02 bản chính. + Hợp đồng mua bán và giấy tờ có tương đương. + Hoá đơn thương mại: 01 bản chính. - Chứng từ phải nộp thêm trong các trường hợp + Bản kê khai chi tiết hàng hoá (đối với hàng đóng gói không đồng nhất) 02 bản chính + Hợp đồng xuất khẩu uỷ thác (nếu nhận uỷ thác xuất khẩu). Chứng từ xuất trình: + Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất nhập khẩu (01 bản, bản sao hoặc bản chính). Theo quy định hải quan mới có một số giảm bớt về các chứng từ giấy tờ trong bước khai báo hải quan. Đây là một thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu. 2.3.6 Giao hàng xuất khẩu Hiện nay phương tiện chuyên trở chủ yếu hàng xuất khẩu ở Việt Nam là bằng tàu biển. Tuy nhiên những năm gần đây việc mở rộng buôn bán với Trung Quốc đã phát triển bằng đường sắt do có khoảng cách gần gũi về mặt địa lý và các tuyến đường sắt. *Đối với Công ty XNK Hà Tây thì hàng chủ yếu được trở bằng đường biển . Công ty thường giao theo điều kiện FCA và trong bước giao hàng xuất khẩu Công ty luôn cố gắng đảm bảo tiến độ và thủ tục giao hàng thật tốt, an toàn, nhanh chóng đúng thời gian quy định. * Khi giao hàng đủ container Công ty phải thực hiện các bước - Căn cứ vào số lượng hàng giao, Công ty đăng ký thuê container tương thích (thường là của Việt Nam) và cử người xuống kiểm tra (xem có mùi lạ và sạch sẽ không, container có bị hở và chắc chắn không) để rồi vận chuyển về địa điểm đóng hàng. -Làm thủ tục Hải quan: Công ty mời hai nhân viên Hải quan Gia Lâm đến để kiểm tra hàng xuất khẩu và niêm phong kẹp chì container. -Sau đó người của Công ty vận tải sẽ đưa container về cảng Hải Phòng (là cảng xuất) do Công ty xuất theo điều kiện FCA bên Công ty chỉ có nghĩa vụ tiến hành giao cho phương tiện vận tải do người mua chỉ định trong hợp đồng. - Sau khi giao hàng, Công ty nhận biên lai thuyền phó xác nhận đã giao hàng. Đổi biên lai thuyền phó lấy vần đơn đường biển và phải lấy vận đơn đường biểnhoàn hảo. - Tiếp theo đó Công ty phải thông báo cho người mua về việc giao hàng xuất khẩu bao gồm các chi tiết: + Số container, số chì + Số lượng hàng đã giao + Ngày giao hàng, số vận đơn + Ngày khởi hành của tàu và ngày dự kiến tàu đến đích (nếu có) * Đối với giao hàng bằng đường sắt -Thuê toa để gửi hàng theo vận đơn đường sắt So với phương thức vận tải đường biển thì nghiệp vụ thuê toa xe, gửi hàng trong vận tải đường sắt đơn giản hơn. Với Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây thì khi xuất khẩu chè Công ty thường thuê nguyên toa, Công ty đăng ký với cơ quan đường sắt ở ga Hà nội để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất của hàng hoá, khối lượng hàng hoá khi được cấp toa tàu thì Công ty tiến hành vận chuyển hàng đến nơi quy định và bốc xếp lên toa tàu theo hướng dẫn của đường sắt. Xếp hàng song chủ hàng sẽ cùng với bên đường sắt kẹp chì niêm phong toa hàng, giao cả toa hàng cho đường sắt và nhận chứng từ đường sắt vận đơn gửi hàng (vận đơn đường sắt). Vận đơn đường sắt thường có một bản chính và một số bản phụ: Bộ vận đơn đường sắt gồm có 05 tờ: - Tờ 1: Bản chính gửi hàng sẽ được gửi kèm theo hàng đến và được trao cho người nhận hàng. - Tờ 2: Giấy thu hàng: Giấy này được lập tuỳ theo số lượng đường cái tham gia chuyên trở, trong đó đường sắt gửi 02 bản, đường sắt qua cảnh và đường sắt đến mỗi nơi một bản. - Tờ 3: Bản sao giấy gửi hàng, được giao cho người gửi sau khi xếp hàng lên toa, hoặc khi đường sắt đã tập hợp hàng để trở. - Tờ 4: Giấy giao hàng: Cùng đi theo hàng đến ga đến và lưu ở ga đến. - Tờ 5: Giấy báo cho hàng đến: Theo hàng đến ga đến và được trao cho người nhận để đi nhận hàng. Nội dung của vận đơn đường sắt gồm có hai phần: Phần 1: Thường do chủ hàng tự điền các nội dung: Tên và địa chỉ người gửi, có hợp đồng xuất khẩu, tên ga gửi, tên và địa chỉ người nhập, tên ga đến, tên hàng, số mã hiệu... Phần 2: Do đường sắt điền các chi tiết về các toa xe, cước phí, số lô hàng, trọng lượng thể tích,... Có hai loại vận đơn trở nhanh và vận đơn trở chậm, Công ty XNK Hà Tây thường thì giao hàng bằng phương thức giao là hàng đường sắt. Công ty nhận vận đơn chở nhanh, để đảm bảo kịp tiến độ giao hàng. Sau khi hoàn tất việc giao hàng và thông báo cho người mua về các chi tiết cần thiết, Công ty cụ thể là phòng kinh doanh tổng hợp II làm thủ tục để tiến hành thanh toán. 2.3.7 Làm thủ tục thanh toán Sau khi giao hàng, Công ty XNK Hà Tây nhanh chóng lập bộ hồ sơ chứng từ thanh toán hoàn hảo, trình ngân hàng (Ngân hàng công thương Hà Tây) để tiến hành đòi tiền hàng xuất khẩu: Yêu cầu đối với bộ chứng từ này phải hoàn toàn chính xác, nhanh chóng phù hợp với L/C của nội dung và hình thức, Ngân hàng sẽ từ chối thanh toán khi bộ chứng từ có sự sai lệch hoặc thiếu theo yêu cầu của L/C. Bộ chứng từ gồm: Bill of lading B/L: Vận đơn là một chứng từ quan trọng thể hiện Công ty đã thực hiện nghĩa vụ giao hàng và giúp người nhập khẩu có thể nhập hàng Đối với vận đơn thì yêu cầu phải là vận đường biển hoàn hảo Ví dụ: Full set of clean “Shipped or Board” ocean B/L plus. ở trước của B/L, ghi rõ họ tên người gửi : Cảng bốc hàng: Hải Phòng City Việt Nam Tên hạng, ký kẻ mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng, giá cả, tổng trị giá, tình hình xếp hàng. ở mặt sau cuả B/L ghi các điều kiện chuyên trở Hối phiếu trả tới ngân hàng: Công thương Hà Tây. Hoá đơn thương mại: Là chứng từ cơ bản phục vụ cho công tác thanh toán: Yêu cầu người mua trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, phương thức thanh toán... Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hoá: Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao của Công ty, và chứng minh phẩm chất hàng hoá phù hợp với điều khoản hợp đồng.Vina control cấp Hợp đồng giữa Công ty và nước ngoài qui định giấy chứng nhận phẩm chất thường do cơ quan kiểm nghiệm hàng hoá xuất khẩu cấp theo quy định của hợp đồng. Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng: Là chứng từ xác nhận số lượng chè thực giao. Trong hợp đồng thường quy định hai loại giấy chứng nhận này phải do một cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khẩu cấp. Công ty luôn phải chú ý đến địa điểm kiểm tra . Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) là chứng từ do phòng thương mại và công nghiệp cấp cho Công ty để xác nhận nơi sản xuất hàng xuất khẩu do đặc điểm và điều kiện sản xuất. Trong chế độ ưu đãi mậu dịch và thuế quan, Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây chủ yếu dùng mẫu Form A. - Giấy chứng nhận kiểm dịch hàng thực vật do Cục bảo vệ thực vật số 149 Hồ Đặc Di cấp cho công ty. 2.3.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Thông thường thì khâu này trong quá trình thực hiện hợp đồng của Công ty XNK Hà Tây ít khi phải thực hiện bởi vì các hợp đồng thực hiện rất tốt. Tuy nhiên cũng không phải là không có sự khiếu nại của Công ty đối với người mua, của người mua đối với Công ty, hoặc là của Công ty đối với người vận tải. Công ty khiếu nại người mua khi người mua vi phạm hợp đồng. Ví dụ như trong hợp đồng 09/01 UHT-AV Công ty khiếu nại người mua do người mua chỉ định tầu chậm làm tăng chi phí lưu bãi của hàng hoá. Hồ sơ khiếu nại bao gồm: Đơn khiếu nại: Tên, địa chỉ của Công ty, của bên mua, cơ sở pháp lý để khiếu nại, lý do khiếu nại, những tổn hại do người mua gây ra, yêu cầu cách thức giải quyết. Các chứng từ đi kèm Hợp đồng mua bán ngoại thương Hoá đơn thương mại Chứng từ chứng minh lý do khiếu nại: Bên mua mở L/C không đúng thời hạn hoặc giao FCA thì bên mua điều tàu đến chậm ... Người mua khiếu nại Công ty khi Công ty giao hàng không đúng về số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất, nguồn gốc. Bao bì , ký mã hiệu sai quy cách làm hư hỏng khi vận chuyển . Giao hàng chậm, cách thức giao hàng sai, ...Ví dụ ở hợp đồng số 11/00 UHT-AM khách hàng khiếu nạI công ty về chất lương chè không đạt yêu cầu . Khi nhận được khiếu nại thì Công ty nghiêm túc, nhanh chóng nghiên cứu hồ sơ để tìm ra giải pháp để giải quyết một cách thoả đáng nhất (yêu cầu bên vi phạm hợp đồng phải bồi thường thiệt hại do bên kia gây ra). Trong trường hợp Công ty và nhà nhập khẩu không giải quyết được phải đưa ra trọng tài giải quyết. 2.3.9 Thanh lý hợp đồng Sau khi đã thực hiện song hợp đồng, nếu không có vướng mắc hoặc khiếu nại gì, hai bên (Công ty và người mua) tiến hành thanh lý hợp đồng. Thanh lý hợp đồng phải được làm văn bản, có đủ chữ ký của cả hai bên. Sau khi thanh lý hợp đồng thì mọi quyền khiếu nại về thực hiện hợp đồng không được thực hiện. Nội dung của bản thanh lý hợp đồng: Ngày tháng thanh lý hợp đồng Địa chỉ bên bán Tên và địa chỉ bên mua Số lượng và trị giá hàng cần thanh lý Số tiền đã thanh toán Thanh lý hợp đồng được chia thành 04 bản mỗi bên giữ hai bản có giá trị như nhau Chữ ký của đại diện hai bên Bản thanh lý hợp đồng là bằng chứng kết thúc thương vụ mua bán giữa Công ty và đối tác. Nhận xét hiệu quả công tác tổ chức thực hiên hợp đồng xuất khẩu chè của Công ty XNK Hà Tây. 1- Các kết quả đạt được Trong điều kiện hoạt động khó khăn như hiện nay: Như vốn thiếu, thị trường nhỏ hẹp, sự cạnh tranh cao, ... nhưng Công ty XNK Hà Tây đã đồng lòng từng bước nỗ lực trụ vững trong cơ chế thị trường khắc nghiệt và không ngừng đi lên. Công ty XNK Hà Tây luôn luôn giữ được chữ "tín" đối với bạn hàng rộng rãi, với nhà cung cấp và với bạn hàng nước ngoài. Trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu chè luôn đạt được Công ty hết sức quan tâm: Như nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ XNK, xây mới nhà xưởng để phục vụ tốt hơn cho xuất khẩu chè. Công ty đã tạo cho nhà nhập khẩu một sự tin tưởng cao và mối quan hệ ngày càng bền vững. Công ty đã tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu chè một cách đúng đắn tạo mọi điều kiện cho việc thực hiện hợp đồng cố gắng hết mình để tìm kiếm khách hàng. Công ty đã tìm racho mình một hướng đi mới hợp lý trong quá trình tổ chức thực hiện hơp đồng lý thuyết. Chính vì vậy mà trong các năm qua, hầu như không có một hợp đồng nào đã ký kết mà Công ty không thực hiện hoặc hỏng mang lại hiệu quả cao nhất trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Trong 3 năm 1999, 2000 và 2001. Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây đã ký kết và thực hiện số hợp đồng là: Bảng 8: Số hợp đồng xuất khẩu đã ký kết và thực hiện năm 1999 đến 2001. Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Số hợp Ký kết thực hiện Ký kết thực hiện Ký kết thực hiện đồng 66 66 72 72 79 79 Sau khi đã thực hiện cáchợp đồng năm 1999 đến năm 2000 Công ty đã tiến hành tổ chức thanh lý tất cả các hợp đồng trên, và trong năm nay Công ty đang tiếp tục tiến hành ký kết và thực hiện các hợp đồng mới. Mặc dù có các hợp đồng đã được thanh lý tay vậy trong quá trình tổ chức hợp đồng Công ty vẫn còn gặp phải một số khó khăn và vướng mắc. 2 Những vấn đề còn tồn tại Tuy Công ty đã cố gắng và nâng cao được chất lượng kho tàng bến bãi và năng lực chuyên môn của người cán bộ nghiệp vụ XNK để tổ chức thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên trong khi thực hiện hợp đồng công ty còn gặp những khó khăn sau: - Cơ chế chính sách của nhà nước luôn có sự thay đổi vì vậy ảnh hưởng tới công tác xuất khẩu. Các thành phần kinh tế đều tham gia xuất khẩu trực tiếp đã gây ra tình trạng cạnh tranh không lành mạnh. - Nguồn vốn của công ty: Do công ty hạn chế về nguồn vốn kinh doanh. Tổng số vốn lưu động hiện có là 4.120.530.000 đồng trong đó khi kinh doanh một năm phải trả lãi ngân hàng tới 1,2 tỷ đồng ( như năm 2000 ). Chính vì vậy nên việc tiến hành xuất khẩu những lô hàng lớn của công ty thường gặp khó khăn và hiệu quả hoạt động kinh doanh không cao do công ty phải trả chi phí về vốn lớn. - Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty: Các phòng kinh doanh của công ty là phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp nên các phòng này phải tự tìm kiếm khách hàng, giao dịch, ký kết hợp đồng cho đến việc thực hiện hợp đồng đã ký kết nên việc tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường còn bị hạn chế. - Cơ sở vật chất: Công ty chưa có các nhà máy sản xuất hàng hóa xuất khẩu để có thể tạo ra các mặt hàng có số lượng lớn và chủ động được hàng hoá xuất khẩu. - Về nguồn hàng xuất khẩu: Sản phẩm chè xuất khẩu trong tỉnh không có vùng tập trung lớn bị phân tán và tự phát vì vậy công ty phải thu gom hàng ở các tỉnh ngoài. Do chân hàng rộng khắp nơi nên việc chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty gặp nhiều khó khăn và do không chủ động tham gia trong quá trình sản xuất chè cho nên có những lô hàng không đát chất lượng theo yêu cầu. - Nguồn nhân lực: Do trình độ của cán bộ làm công tác xuất nhập khẩu còn nhiều hạn chế về nghiệp vụ chuyên môn nên công ty gặp nhiều kho khăn trong quá trình giao dịch đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Bảng 9: Số hợp đồng thực hiện và có sai sót trong mấy năm gần đây Năm 1999 2000 2001 Thực hiện HĐ TH có sai sót Thực hiện HĐ thực hiện có sai sót Thực hiện HĐ thực hiện có sai sót Số HĐ 66 2 72 2 79 1 3-Nguyên nhân những mặt còn tồn tại. Bảng 10: Một số hợp đồng vi phạm các thoả thuận đã được ký kết. Hợp đồng Đơn vị giao dịch Nội dung vi phạm Nguyên nhân Hình thức phạt 09/01 UHT – AV Autain Vozak Giao chậm Thông quan chậm Bồi thường thiệt hại 04/99 UHT – NSI Norasia Shanghai Giao chậm Khách hàng chỉ định tầu chậm Khách hàng chấp nhận 11/00 UHT – AM Amaco chất lượng hàng không không đảm bảo Chất lượng hàng không đạt yêu cầu Phải giao hàng bù 13/99 UHT – SCD Steven & Clard Giao chậm Khách hàng chỉ định tầu chậm Khách hàng chấp nhận Trong bảng 10 là những nguyên nhân dẫn đến những vấn đề bất cập tồn tại trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty. Chất lượng hàng không đạt yêu cầu là nguyên nhân dẫn đến vi phạm hợp đồng số 11/00 UHT - AM. Bởi vì khi thu gom hàng xuất khẩu của các công ty khác nhau nên chất lượng sản phẩm không đồng đều. Có một lượng hàng có nồng độ thuốc bảo vệ thực vật quá quy định cho phép .Bên cạnh đó phương tiện bảo đảm không đạt yêu cầu làm biến đổi chất lượng hàng. Do đó công ty đã phải giao bù số lượng hàng không đạt yêu cầu. Trong hợp đồng số 09/01 - UHT - AV công ty vi phạm hợp đồng là giao hàng chậm, nguyên nhân là do thông quan chậm. Vì vậy đã gây ra thiệt hại cho bên đối tác. Hình thức phạt là công ty phải trích ra 1% giá trị hợp đồng để bồi thường thiệt hại. Khi đăng ký vào tờ khai hàng hoá xuất khẩu do sơ xuất cán bộ của công ty đã không điền không đúng vào ô số 24 của tờ khai hàng hoá xuất khẩu cho nên phải khai lại khiến cho công ty mất rất nhiều thời gian để thông quan hàng hoá. Trong luật hải quan mới ban hành quy định nếu lô hàng xuất khẩu được làm thủ tục hải quan tại chi cục hải quan ngoài cửa khẩu nhưng nơi giao hàng là cửa khẩu xuất thì chi cục hải quan cửa khẩu xuất xác nhận thực xuất. Nhưng cán bộ làm thủ tục hảI quan của công ty chưa cập nhật thông tin mới nhất. Bởi vậy, cán bộ không tiến hành khai báo hải quan theo quy định mới gây ra một số rắc rối khiến công ty phải chờ đợi một thời gian để làm thủ tục thông quan. Điều này khiến cho nhà nhập khẩu phải chờ đợi, gây thiệt hại một khoản chi phí cho bên đối tác. Bên cạnh đó do nhân viên hảI quan thiếu tinh thần trách nhiệm .Có hàng trăm doanh nghiệp thông quan hàng hoá tại cửa khẩu trong khi đó lượng nhân viên hảI quan thì không đủ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Công ty đã vi phạm hợp đồng 13/99 UHT - SCD và hợp đồng 04/99 UHT - NASI khi giao hàng đã chậm so với thời gian quy định trong hợp đồng là 1 và 2 ngày .Trong các hợp đồng này công ty giao hàng theo đIều kiện FCA .Bên mua có nghĩa vụ thuê tầu nhưng khách hàng đã chỉ định tầu đến cảng bốc so với quy định trong hợp đồng .Vì vậy khách hàng bắt buộc phải chấp nhận sự vi phạm hợp đồng này của Công ty . Chương III: Những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu chè của công ty XNK Hà Tây. I -Định hướng trong những năm tới. Định hướng của nhà nước. Trong lịch sử phát sử ngành chè Việt nam, đặc biệt trong những năm gần đây, sự phát triển nhanh chóng của ngành này đang có một vai trò quan trọng và trở thành một trong những ngành kinh tế mũi nhọn của nền kinh tế Việt Nam.Bởi vậy củng cố và mở rộng thị trường Chè xuất khẩu trở thành trở thành nhiệm vụ chủ yếu nhằm tập trung mọi sự cố gắng cho ngành chè phát triển đúng vị trí và đúng tiềm năng của nó. Dựa vào điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội, tiềm năng phát triển chè về đất dậi, khí hậu, con nguiươì, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có cũng như dựa vào chiến lược phát triển kinh tế xã hội của đất nước, chính phủ đã đưa ra một số chỉ tiêu phát triển ngành chè từ nay đến năm 2010. Phát triển sản xuất chè để phục vụ nhu cầu trong nước và tăng kim ngạch xuất khẩu lên 200 triệu USD/năm. Phát triển chè ở nơi có điều kiện, ưu tiên phát triển ở các tỉnh miền núi phía bắc, từ năm 2000- 2005 xây dựng thêm ba vườn chè chuyên canh tập trung với năng xuất, cao tại mộc châu (Sơn La) phong thổ (Lai Châu) Than Uyên (Lào Cai). - Nâng cao đời sống giải quyết việc làm cho khoảng một triệu lao động. Bảng11: các chỉ tiêu phát triển chè cả nước đến năm 2010 Các chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2010 Diện tích chè cả nước (ha) Diện tích chè kinh doanh (ha) Diện tích trồng mới (ha) Năng xuất bình quân (tấn tươi/ha) Sản lượng búp tươi(tấn) Sản lượng chè khô(tấn) Sản lượng chè xuất khẩu(tấn) Kim ngạch xuất khẩu (triệu USD) 104.000 92.500 2.800 6.1 490.000 108.000 78.000 120 104.000 104.000 705 665.000 177.000 110.000 200 Về thị trường xuất khẩu: tiếp tục giữ vững thị trường xuất khẩu hiện có mở ra các thị trường mới bằng việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm có chất lượng cao giá cả hợp lý. Đa dạng hoá các sản phẩm tổng hợp có chè và khai thác triệt các sản phẩm từ đất chè. Các thị trường xuất khẩu : + Khu vực Trung Cận Đông : 25-35nghìn tấn/năm. + Các nước SNG và Đông Âu : 5- 7 nghìn tấn/năm. + Châu á :10nghìn tấn/năm. + Các khu vực khác(Bắc Mỹ, Tây Âu): 3-5nghìn tấn/năm. 2. Định hướng của công ty XNK Hà Tây. Mục tiêu của công ty: Trên cơ sở hoạt động kinh doanh mà công ty đã đạt được trong những năm qua đồng thời xuất phát từ thực trạng của công ty cũng như trong bối cảnhchung của đất nước và thế giới, ban lãnh đạo công ty đã thống nhất đề ra các mục tiêu xuất khẩu hoạt động xuất nhập khẩu của mình trong thời gian tới. Kim ngạch xuất nhập khẩu: 22.000.000USD Trong đó: Kim ngạch nhập khẩu : 7.000.000 USD Kim ngạch xuất khẩu : 15.000.000 USD Các mặt hàng xuất khẩu chính : Hàng Nông sản : 5 000 000 USD. Hàng dệt kim may mặc : 6 000 000 USD. Hàng mây tre : 1 700 000 USD Hàng chè: 350 tấn Chỉ tiêu tài chính: Nộp ngân sách trung ương: 5.000.000.000VNĐ. Nộp ngân sách địa phương: 1.000.000.000 VNĐ. Lợi nhuận : 120.000.000VNĐ Phương hướng hoạt động. Đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu việc định hướng cho mình một mục tiêu để phấn đấu là vô cùng cần thiết: không ngừng nâng cao mức doanh thu bán hàng, tăng lợi nhuận của công ty. Công ty phải nâng cao chất lượng và chủng laọi hàng hoá, tạo mối quan hệ tốt với bạn hàng, tiết kiệm hợp lý các chi phí kinh doanh, đẩy mạnh tốc độ vòng quay sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. Đẩy mạnh xuất khẩu các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn của công ty trong những năm vừa qua: mây tre, dệt kim, may mặc, nông sản... khuyến khích các đơn vị phát triển các mặt hàng xuất khẩu và thị trường xuất khẩu mới. Công tác thị trường và xúc tiến thương mại cần có bước chuyển biến rõ nét, cần mở rộng tử 5-6 thị trường mới, đưa hệ thống thông tin, công nghệ thông tin vào công tác khai thác thị trường.Bên cạnh đó cần tranh thủ sự giúp đỡ tích cực của bộ thương mại, thường vụ thương mại tại các nước để tìm kiếm thị trường và các đối tác nước ngoài. Khai thác mọi khả năng để tìm các hình thức kinh doanh mới như tham gia xuất hàng trả nợ, đấu thầu cụng cấp các thiết bị. Thực hiện đề án xây dựng cảng thông quan Hà Đông để đưa vào hoạt động trong quý I, đồng thời tiến hành xây dựng trung tâm điều hành và nhà làm việc của công ty để tạo cơ sở vật chất mới phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Củng cố lại các đơn vị sản xuất kinh doanh trên nguyên tắc gọn nhẹ nhưng hoạt động kinh doanh thực sự có hiệu quả. Thường xuyên rà soát quản lý cán bộ để sàng lọc được đội ngũ cán bộ thực sự gắn bó với công việc, có tinh thần trách nhiệm, có chuyên môn vững, có tinh thần tự giác và chủ động cao. II -Các kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện hợp xuất nhập khẩu Hà Tây . Kiến nghị đối với nhà nước. 1.1-Chính sách đầu tư. Để giảm bớt gánh nặng công ích cho các doanh nghiệp chè ở trung du và miền núi .Nhà nước nên tăng cường đầu tư xây dựng kết cấu hạ từng và các công trình phúc lợi .Trước mắt tập trung vào các nhu cầu bức thiết nhất :Đường đIện, giao thông, thuỷ lợi cho vùng chè nguyên liệu . Tiếp tục thực hiện các chính sách khuyến khích các thành phần kinh tế trong và ngoàI nước đầu tư vào vùng sâu vùng xa. Nếu chưa đủ tác dụng có thể thực hiện thêm một số ưu đãI như trợ giá trợ cước. Riêng đối với đầu tư nước ngoài, nên khoanh vừng ưu tiên cung cấp nguyên liệu cho các doanh nghiệp liên doanh và áp dụng các chế độ như doanh nghiệp trong nước (nhất là giá điện) để họ yên tâm đầu tư vào vùng nguyên liệu . Để có được vùng nguyên liệu tập trung với cơ cấu giống hợp lý cho chế biến công nghiệp , nhà nước nên cho phép thành lập các doanh nghiệp chuyên làm nhiệm vụ khai hoang, trồng mới, chăm sóc chè ở giai đoạn đầu.Các doanh nghiệp này đứng ra vay vốn theo các dự án đã được nhà nước phê chuẩn để trồng chè tập trung khi các vườn chè đI vào giai đoạn kinh doanh thì bán lạI cho các hộ gia đình . 1.2-Quản lý chất lượng cấp nhà nước . Hiện nay, chưa có tổ chức nào chịu trách nhiệm trước nhà nước về chất lượng chè xuất khẩu, việc cấp chứng nhận chất lượng chè xuất khẩu vẫn còn nhiêù kẽ hở, sản phẩm chất lượng kém vẫn được đưa ra thị trường làm giảm uy tín chè Việt nam .Do vậy cần thống nhất quản lý ngành về chất lượng bao gồm : Giao cho hiệp hội chè Việt nam thay mặt nhà nước quản lý chặt chất lượng chè xuất khẩu bởi vì hiệp hội chè Việt nam là người đại diện hợp pháp duy nhất của người làm chè trong cả nước .Hiệp hội chè sẽ phối hợp với Tổng cục đo lường chất lượng. Ban hành tiêu chuẩn của ngành về kiểm tra chất lượng chè xuất khẩu và giao cho ngành chè cấp giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm chè xuất khẩu. Để đảm bảo giữ uy tín cho chè Việt nam, sức khoẻ cho người tiêu dùng và bảo vệ môI trường .Cần có các biện pháp hữu hiệu để quản lý chất lượng các loạI thuốc bảo vệ thực vật , đực biệt nghiêm cấm việc lưu hành các loại thuốc trừ sâu đã cấm sử dụng . 1.3- Hoàn thiện và ổn định các cơ chế đIều hành xuất nhập khẩu . Phối hợp các biện pháp tàI chính, tín dụng để hỗi trợ xuất khẩu như :đảm bảo tín dụng xuất khẩu, trợ cấp tín dụng xuất khẩu, công cụ tỷ giá hối đoái và các chính sách miễn giảm thuế ..Có thể lập quỹ bảo lãnh xuất khẩu trả chậm và cho phép các doanh nghiệp Việt nam bán hàng hoá cho nhà nhập khẩu nước ngoàI theo phương thức trả chậm với lãI suất ưu đãi. CảI thiện về công tác hảI quan: Nếu chúng ta khuyến khích các doanh nghiệp sản xuất thật nhiều hàng hóa xuất khẩu bằng cách tạo ra nhiều ưu đãI nhưng lạI không làm tốt công tác hảI quan, để mắc hàng lạI ở cửa khẩu thì sẽ gây bất lợi cho nhà xuất khẩu .Vì vậy, để khuyến khích xuất khẩu thì cần có một số thay đổi trong lĩnh vực hảI quan như đơn giản hoá các chứng từ và thủ tục xuất khẩu ban hành văn bản quy định chi tiết các chứng từ và thủ tục này để tránh việc nhân viên hảI quan lợi dụng những thiếu sót nhỏ để sách nhiễu doanh nghiệp. Dựa vào ý kiến phản ánh của các doanh nghiệp để tiến hành thanh tra và kiên quyết xử lý các trường hợp vi phạm . 2-Kiến nghị đối với công ty 2.1-Tổ chức thu mua đảm bảo chất lượng chè. Ngoài việc thu gom hàng qua các đầu mối và các cơ sở sản xuất chè công ty có thể ký kết hợp đồng với các cơ sở này theo mẫu mã riêng của công ty để tạo nguồn hàng ổn định và tạo mối quan hệ chặt chẽ hơn với người cung ứng. Đặc biệt công ty quan tâm đến vấn đề là giá thu mua phải phù hợp và chất lượng sản phẩm tốt để công ty thực hiện xuất khẩu chè mà mang lại lợi nhuận cho công ty. Vì vậy để phù hợp với khả năng đảm bảo chất lượng chè công ty cần xuống tận cơ sở sản xuất để khai thác, nắm chắc chất lượng hàng chè, tranh thủ chủ động nhằm thời vụ thu hoặch kết hợp thu mua khai thác trên cùng một thị trường. Để có nguồn hàng ổn định về số lượng, chất lượng tiến tới công ty nên đầu tư một xưởng chế biến chè đen của riêng mình. 2.2-Giải quyết tranh chấp. Trong bối cảnh phát triển của các quan hệ thương mại quốc tế hiện nay, việc xảy ra tranh chấp đôi khi không tránh được. Hầu hết các bên trong hợp đồng đều muốn giải quyết tranh chấp ( nếu có ) bằng cách nào cho đỡ tốn kém nhất mà vẫn đảm bảo được quyền lợi, giữ được bí mất kinh doanh không ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài của công ty. Cần phải dựa trên nguyên tắc trước tiên là tôn trọng lợi ích của hai bên và bình đẳng trong mọi quan hệ trong những phương thức giải quyết tranh chấp, trong thương mại quốc tế hiện nay phương thức giải quyết theo thủ tục trọng tài được quan tâm nhất, nhưng phương thức thương lượng lại là phương thức đầu tiên các bên nên làm trước khi lựa chọn một phương thức khác. Thực tế phương thức thương lượng khi có tranh chấp xáy ra là phương thức ít tốn kém nhất mà vẫn đảm bảo được bí mật kinh doanh. Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhưng lại giàng buộc với nhau. Do vậy một nguyên tắc đã được nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công ở các nước khi giải quyết tranh chấp là: hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, không phải cá nhân người thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào điểm để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi. Kiên trì với các mục tiêu đã đề ra trên phương châm "cách lựa chọn tốt nhất là đạt được thoả thuận đồng thời trong quá trình thương lượng người tham gia thương lượng cần có sự kiên trì, khéo léo, có những ứng xử, lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý và tốt nhất là họ phải có kinh ngiệm học hỏi từ các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các doang nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì mọi việc sẽ được giải quyết một cách êm đẹp. 2.3- Nâng cao, bồi dường trình độ của cán bộ kinh doanh xuất khẩu. Trong quá trình trưởng thành và phát triển. Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây có một đội ngũ nhân viên đông đảo, cùng với thời gian chất lượng hoạt động của đội ngũ này đã được nâng cao. Trình độ cán bộ là một trong những nguồn lực cơ bản của công ty. Công ty đi lên như hiện nay là nhờ có một đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ ngiệp vụ tinh thông về nghề nghiệp nhiệt tình với công việc. Tuy nhiên, để phát triển sản xuất kinh doanh thúc đẩy hoạt động xuất khẩu thì đỏi hỏi công ty phải quan tâm không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên. Muốn vậy công ty phải có chế độ đào tạo và đào tạo lại đội ngũ này để phù hợp với những yêu cầu khắt khe của nền kinh tế thị trường. Để đảm bảo cho công ty có được đội ngũ cán bộ không bị lạc hậu về trình độ thì công ty phảI thường xuyên gửi cán bộ có năng lực đI học tập nghiên cứu ở các lớp đào tạo cán bộ kinh doanh .Khuyến khích cán bộ theo học các khoá học dàI hạn như đạI học tạI chức, văn bằng nghiệp vụ kinh doanh thương mạI quốc tế đối với những nhân viên chưa có bằng đạI học hoặc tốt nghiệp đạI học nhưng thuộc chuyên ngành khác mà đang làm việc liên quan đến nghiệp vụ XNK. Mở các lớp học để nâng cao trình độ ngoạI ngữ, tin học cho cán bộ công nhân viên .Đào tạo đội ngũ cán bộ kỹ thuật viên để có khả năng kiểm tra, giám định hàng hoá đảm bảo chất lượng hàng hoá theo đúng yêu cầu . Thực hiện tuyển chọn những nhân viên mới và làm việc cho công ty yêu cầu phảI có trình độ, hiểu biết về lĩnh vực xuất nhập khẩu và các lĩnh vực khác có liên quan tới nghiệp vụ xuất nhập khẩu . Bên cạnh đó, Công ty cần xây dựng được lòng yêu nghề, tạo sự yên tâm công tác cho mỗi cán bộ nhân viên. Từ đó phát huy được tình thần tự giác của mọi người .Mở lớp tập huấn bối dưỡng tư tưởng để mọi người hiểu được những thuận lợi, khó khăn của công ty. Chăm lo đời sống vật chất, tình thần của cán bộ công nhân viên, động viên mọi người tích cực lao động sáng tạo để giữ cho công ty luôn phát triển một cách ổn định vững chắc . kết luận Trong qủa trình chuyển đổi nền kinh tế, thực hiện đường lối công nghiệp hoá , hiện đại hoá đất nước. Xuất khẩu đóng một vai trò rất quan trọng. Đảng và nhà nước ta trên cơ sở tiếp thu những kinh nghiệm từ hoạt động xuất khẩu của các nước đã lựa chọn cho mình một chiến lược: "công nghiệp hoá hướng về xuất khấu là chính". Trong đó xuất khẩu chè là một định hướng quan trọng có ý nghía kinh tế xã hội to lớn. Công ty xuất nhập khẩu Hà Tây đã và đang nỗ lực không ngừng nhằm đẩy mạnh hơn nữa công tác xuất khẩu chè, nâng cao vị thế chè Việt Nam trên thị trường quốc tế. Đề tài đã nghiên cứu trên cơ sở tìm hiểu về hợp đồng xuất khẩu chè của công ty. Trong thời gian vừa qua tuy gặp không ít khó khăn về khách quan cũng như chủ quan nhưng công ty luôn phấn đấu vượt qua mọi trở ngại để thực hiện tốt các hợp đồng xuất khẩu và hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh của mình, đóng góp một phần không nhỏ vào công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Luận văn này được hoàn thành dưới sự giúp đỡ của thầy cô trong bộ môn kỹ thuật thương mại quốc tế cũng như các cán bộ lãnh đạo và các phòng ban của công ty xuất nhập khẩu Hà Tây.Tuy nhiên đây là một vấn đề phức tạp gồm nhiều công đoạn và thời gian hạn chế nên đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Kính mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và các phòng ban của công ty để đề tài được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Đức Khiên và các cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu II của công ty xuất nhập khẩu Hà Tây đã giúp em trau dồi kiến thức cơ bản, để em có thể hoàn thành tốt luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn! TàI liệu tham khảo. Giáo trình kỹ thuật thương mại quốc tế. Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương. Báo cáo Tổng kết của Công ty XNK Hà Tây Luật hải quan năm 2002. Báo thương mại, diễn đàn doanh nghiệp, thời báo kinh tế, báo hải quan. Phụ lục Mở đầu Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hoạt động xuất khẩu I-Vai trò của hoạt động XK và các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động XK Khái niệm và vai trò của hoạt động XK Các nhân tố ảnh hưởng tới XK II-Nội dung cơ bản của hợp đồng thương mại quốc tế Hợp đồng xuất khẩu Nội dung chủ yếu của hợp đồng thương mạI quốc tế III-Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Các bước thực hiện hợp đồng XK Nội dung của quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng XK Xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá Kiểm tra L/C (nếu thanh toán bằng L/C) Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm (nếu có ) Làm thủ tục hải quan Giao hàng cho người vận ải Thanh toán hợp đồng xuất khẩu Giải quyết khiếu nại (nếu có ) Thanh lý hợp đồng Chương 2 : Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng Xk chè tạI Công ty XNK Hà tây. I-Tổng quan về công ty XNK Hà tây . Quá trình hình thành và phát triển của công ty XNK Hà tây Chức năng, nhiệm vụ của công ty Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty II-Thực trạng quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu chè tại công ty XNK Hà tây Tình hình xuất khẩu hàng chè trên thế giới Tình hình sản xuất và xuất khẩu chè của Việt nam Tình hình kinh doanh hàng che của công ty Tình hình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng chè III-Nhận xét hiệu quả công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu chè của công ty XNK Hà tây Những kết quả đạt được Những mặt còn tồn tại Nguyên nhân những mặt còn tồn tại Chương 3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu chè tại công ty XNK Hà tây Định hướng trong những năm tới Định hướng của nhà nước Định hướng của công ty II-Các kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu 1 Kiến nghị đối với nhà nước và các cơ quan khác 2 Kiến nghị các giải pháp đối với công ty Kết luận