Đề tài Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí tại công ty sông Đà 11

hi công các công trình do Tổng Công ty giao, công việc có tính chất thừa hành nên chức năng nhiệm vụ của các Trưởng phòng ban còn hạn hẹp, chưa có sự độc lập, năng động. Hiện nay, khi Công ty bước vào cơ chế thị trường, ngoài các công trình do Tổng Công ty giao, Công ty đã tự tìm cho mình những công trình khác. Do đó chức năng nhiệm vụ của các Trưởng phòng được mở rộng hơn. Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu ở Công ty, Tìm hiểu, phân tích công việc của các Trưởng phòng hiện nay em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các Trưởng phòng: 1.1 - Trưởng phòng TC – HC: a. Chức năng: Giúp Giám đốc Công ty về công tác tổ chức: Sắp xếp tổ chức, cán bộ; đào tạo, tuyển dụng, điều phối nhân lực, thực hiện đúng các chế độ chính sách đối với người lao động. Giúp Giám đốc Công ty về công tác hành chính văn phòng, quản ký toàn bộ nhà cửa, trang thiết bị của cơ quan Công ty. Thực hiện nhiệm vụ về quản lý chất lượng liên quan đến phòng Tổ chức Hành chính. b. Nhiệm vụ: Nghiên cứu đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất và quản lý. Hướng dẫn đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị, phòng ban theo điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty. Tổ chức thực hiện công tác cán bộ, quản trị nhân sự, đào tạo, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động. Thực hiện công tác hành chính, văn phòng. c. Báo cáo: Trưởng phòng TC-HC báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình với Giám đốc Công ty. 1.2- Kế toán trưởng Công ty: Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc Công ty về công tác tài chính kế toán. Tổ chức bộ máy tài chính kế toán từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế; hạch toán nhằm quản lý tốt tài sản của Nhà nước, ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành vận động và chung chuyển của vốn, biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng Pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của Công ty,Tổng công ty về công tác quản lý kinh tế, tài chính. Thực hiện yêu cầu chất lượng liên quan đến phòng mình. Nhiệm vụ: - Thực hiện công tác kế toán: + Tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ SXKD. + Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, chứng từ kế toán, hệ thống báo cáo. + Thu thập chứng từ, phản ánh chính xác quá trình vận động của vốn, tính toán trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách. + Kiểm kê định kỳ, báo cáo kế toán định kỳ. + Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ kế toán. - Thực hiện công tác tài chính tín dụng. - Thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế. Báo cáo: Kế toán trưởng Công ty báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình với Giám đốc Công ty và Kế toán trưởng Tổng công ty. Trưởng phòng Thị Trường: a. Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực: Công tác tiếp thị dấu thầu các công trình xây lắp theo giấy phép kinh doanh và năng lực của đơn vị. Công tác đấu thầu nội bộ, giao thầu của Công ty. Công tác đấu thầu, mua sắm các thiết bị công nghệ, xe máy theo yêu cầu của sản xuất kinh doanh. Công tác lập dự án và quản lí các dự án đầu tư. Thực hiện các nhiệm vụ về quản lí chất lượng liên quan tới phòng thị trường. b. Nhiệm vụ: Thực hiện các nhiệm vụ đấu thầu, tiếp thị xây lắp, đấu tìu, mua sắm các thiết bị vật tư, xe máy, công tác quản lí đầu tư đảm bảo đúng chức năng mà Giám đốc Công ty giao cho. Liên hệ mật thiết với các phòng khác trong Công ty để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. c. Báo cáo: Trưởng phòng Thị trường báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình với Giám đốc Công ty. 1.4. Trưởng phòng Kinh tế Kế hoạch: a. Chức năng: Giúp việc cho Giám đốc Công ty trong công tác xây dựng và chỉ đạo kế hoạch, công tác kinh tế, công tác hợp đồng kinh tế và tham gia quản lí đầu tư xây dựng cơ bản của Công ty. Thực hiện yêu cầu chất lượng liên quan đến phòng mình. b. Nhiệm vụ: Thực hiện nhiệm vụ về công tác kế hoạch, công tác báo cáo thực hiện kế hoạch và báo cáo thống kê, công tác kinh tế và công tác hợp đồng kinh tế, công tác quản lí đầu tư xây dựng cơ bản để đảm bảo đúng chức năng được Giám đốc giao cho. Lãnh đạo phòng KTKH thực hiện đúng nhiệm vụ đã được Giám đốc Công ty phê duyệt. Liên hệ mật thiết với các phòng khác và các đơn vị trực thuộc để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. c. Báo cáo: Trưởng phòng KTKH báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình với phó Giám đốc kinh tế và Giám đốc Công ty. 1.5 -Trưởng phòng Quản lí Kỹ thuật: Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc trong các lĩnh vực sau: Công tác quản lí Kỹ thuật chất lượng. Công tác an toàn, bảo hộ lao động. Thực hiện các nhiệm vụ về quản lí chất lượng liên quan tới phòng QLKT. Nhiệm vụ: Thực hiện các nhiệm vụ về kỹ thuật, chất lượng, an toàn và bảo hộ lao động, đảm bảo đúng chức năng Giám đốc giao cho. Lãnh đạo phòng QLKT thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ Giám đốc đã giao. Liên hệ mật thiết với các phòng khác và các đơn vị trực thuộc để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. c. Báo cáo: Trưởng phòng QLKT báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình với phó Giám đốc Kỹ thuật và Giám đốc Công ty. Trưởng phòng Quản lí Cơ giới: a. Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc trong các lĩnh vực sau: Công tác quản lí Cơ giới. Công tác quản lí Vật tư. Thực hiện các nhiệm vụ vvề quản lí chất lượng liên quan tới phòng QLCG. b. Nhiệm vụ: Thực hiện các nhiệm vụ về quản lí vật tư, quản lí cơ giới, đảm bảo đúng chức năng Giám đốc đã giao. Lãnh đạo phòng QLCG thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ Giám đốc Công ty đã giao. Liên hệ mật thiết với các phòng khác và các đơn vị trực thuộc để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Báo cáo: Trưởng phòng QLCG báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình với phó Giám đốc Kỹ thuật và Giám đốc Công ty. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí: Ban Giám đốc: Biểu 17: Cơ cấu hiện tại Ban Giám đốc Công ty. stt Chức năng nhiệm vụ Ngành đào tạo Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học Trình độ LL-CT 1 Giám đốc Kĩ sư cơ khí ĐH A A Trung cấp 2 Phó Giám đốc Kinh doanh Kinh tế Trên ĐH B C Sơ cấp 3 Phó Giám đốc Kỹ thuật Kĩ sư cơ khí ĐH A B Sơ cấp 4 Phó Giám đốc Thi công Kĩ sư xây dựng ĐH A A Trung cấp Nguồn: Phòng TCHC. Qua bảng trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lí. Tuy nhiên để hoàn thiện một cách tối ưu, đáp ứng những đòi hỏi của cơ chế thị trường thì Ban Giám đốc cần được bổ sung kiến thức về các mặt Ngoại ngữ, Tin học cũng như Lí luận chính trị và cần đổi một Phó Giám đốc kĩ thuật có nghề đào tạo là kĩ sư thuỷ lợi bởi Công ty chuyên về xây lắp các công trình thuỷ lợi và đã có Giám đóc là kĩ sư cơ khí. Sau đây là giải pháp hoàn thiện: Biểu 18: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc. stt Chức năng nhiệm vụ Ngành đào tạo Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học Trình độ LL-CT 1 Giám đốc Kĩ sư cơ khí ĐH B C Trung cấp 2 Phó Giám đốc Kinh doanh Kinh tế Trên ĐH B C Trung cấp 3 Phó Giám đốc Kỹ thuật Kĩ sư thuỷ lợi ĐH B C Trung cấp 4 Phó Giám đốc Thi công Kĩ sư xây dựng ĐH B C Trung cấp Phòng tổ chức hành chính: Phiếu chụp ảnh ngày làm việc của nhân viên phòng TCHC. Tên người được khảo sát: Trịnh thị Hồng. Chức năng, nhiệm vụ: Văn thư lưu trữ. Ngày khảo sát: 17/03/2003. stt Nội dung quan sát Thời gian Loại thời gian Ghi chú Hiện tại Kéo dài 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Bắt đầu ca Uống nước, nói chuyện Trực điện thoại Gửi fax Phô tô tài liệu Nói chuyện Nhận, phát báo Trực điện thoại Nhận công văn Đi gửi thư Xin chữ ký, dấu Nói chuyện Trực điện thoại Nghỉ trưa Đến cơ quan Nói chuyện Đi mua giấy, mực in Nhận fax Trực điện thoại Soạn hồ sơ Nói chuyện Ra về 7h30’ 7h45’ 8h30’ 8h35’ 8h50’ 9h00’ 9h45’ 9h50’ 10h00’ 10h35’ 10h50’ 11h05’ 11h20’ 13h30’ 13h30’ 13h45’ 14h30’ 14h40’ 15h25’ 17h10’ 17h20’ 17h30’ 15’ 45’ 15’ 15’ 10’ 45’ 5’ 10’ 35’ 15’ 15’ 15’ 15’ 45’ 10’ 45’ 105’ 10’ LP TN TN TN LP TN TN TN TN PV LP TN NC LP PV TN TN TN LP Muộn 15’ Sớm 10’ Sớm 10’ Thời gian có ích của nhân viên được khảo sát là 405 phút, chiếm 84,38% thời gian làm việc theo quy địnhcủa Nhà nước. Ngày khảo sát: 18/03/2003. stt Nội dung quan sát Thời gian Loại thời gian Ghi chú Hiện tại Kéo dài 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Bắt đầu ca Uống nước, nói chuyện Trực điện thoại Xin dấu, chữ ký Nói chuyện Trực điện thoại Nhận công văn Nhận, phát báo Phô tô tài liệu Gửi fax Nghỉ trưa Đến cơ quan Nói chuyện Đi gửi thư Xin chữ ký, dấu Trực điện thoại Nói chuyện Trực điện thoại Nhận fax Nói chuyện Ra về 7h30’ 7h50’ 8h30’ 8h45’ 9h00’ 9h30’ 10h10’ 10h50’ 11h10’ 11h20’ 11h30’ 13h40’ 13h50’ 14h15’ 14h30’ 15h05’ 15h25’ 16h20’ 16h30’ 17h00’ 17h30’ 20’ 40’ 15’ 15’ 30’ 40’ 40’ 20’ 10’ 10’ 10’ 25’ 15’ 35’ 20’ 55’ 10’ 30’ LP TN TN LP TN TN TN TN TN NC LP TN PV TN LP TN TN LP Muộn 20’ Sớm 10’ Muộn 10’ Sớm 30’ Thời gian có ích của nhân viên được khảo sát là 335 phút, chiếm 69.79% thời gian làm việc theo quy địnhcủa Nhà nước. Ngày khảo sát: 19/03/2003. stt Nội dung quan sát Thời gian Loại thời gian Ghi chú Hiện tại Kéo dài 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Bắt đầu ca Uống nước, nói chuyện Trực điện thoại Đi mua hoa quả, bánh kẹo Phục vụ họp Nhận, phát báo Nhận công văn Trực điện thoại Nghỉ trưa Đến cơ quan Nói chuyện Đi gửi thư Xin chữ ký, dấu Trực điện thoại Nhận fax Trực điện thoại Đi gửi giấy mời Nói chuyện Trực điện thoại Ra về 7h30’ 7h45’ 8h10’ 8h25’ 10h30’ 10h50’ 11h00’ 11h25’ 11h30’ 13h30’ 13h40’ 14h05’ 14h20’ 15h00’ 15h10’ 16h00’ 16h45’ 17h00’ 17h30’ 15’ 25’ 15’ 125’ 20’ 10’ 25’ 10’ 25’ 15’ 40’ 10’ 50’ 45’ 15’ 30’ LP TN LP LP TN TN TN NC LP TN PV TN TN TN TN LP TN Muộn 15’ Sớm 05’ Muộn 10’ Thời gian có ích của nhân viên được khảo sát là 295 phút, chiếm 61.46% thời gian làm việc theo quy địnhcủa Nhà nước. Qua 3 phiếu chụp ảnh ngày làm việc của nhân viên văn thư lưu trữ Trịnh Thị Hồng ta có kết quả: thời gian có ích là 1035’/1440’ (1440’ = 60’* 8* 3) đạt 71,88%. Tương tự, qua nhiều phiếu chụp ảnh ngày làm việc của các nhân viên ta có kết quả sau: Biểu 19: Khảo sát thời gian làm việc thực tế của phòng TCHC. stt Chức danh Thời gian bận việc (giờ) Thời gian ca làm việc (giờ) Hệ số bận việc ( % ) 1 Trưởng phòng 7,67 8 95,87 2 Phó phòng 7,46 8 93,25 3 Nhân viên tổ chức 6,15 8 76,87 4 Quản trị hành chính 5,74 8 71,75 5 Văn thư lưu trữ 5,75 8 71,88 6 Bảo vệ 7,42 8 92,75 7 Lái xe 5,21 8 65,13 8 Lao công tạp vụ 4,0 8 50 Biểu 20: Cơ cấu hiện tại Phòng TCHC. stt Chức năng nhiệm vụ S.lượng Trình độ Chuyên môn NN TH 1 Trưởng phòng 1 CĐ Ks.Cơ khí A A 2 Phó phòng 1 ĐH Ks.Cơ khí B A 3 Bộ phận tổ chức 2 ĐH Ks.Điện;Kinh tế A B 4 Bộ phận hành chính quản trị 2 ĐH Kinh tế B B 5 Văn thư lưu trữ 1 TC Du lịch B B 6 Bảo vệ 5 LĐPT 7 Tổ lái xe 4 TC Lái xe A A 8 Lao công tạp vụ 1 LĐPT Nguồn: Phòng TCHC. Với hệ số thời gian làm việc như trên và cơ cấu hiện tại thì phòng TCHC chỉ cần 14 người là đủ, cần giảm lượng lao động quản lí ở bộ phận tổ chức, bảo vệ và lái xe, đồng thời cũng cần bổ sung kiến thức Ngoại ngữ, Tin học cho từng vị trí trong phòng. Và đặc biệt cần thay đổi một số vị trí cho phù hợp với chức năng nhiệm vụ của phòng như trong bảng đề xuất sau: Biểu 21: Đề xuất cơ cấu phòng TCHC. stt Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ đào tạo Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Trưởng phòng 1 ĐH Xây dựng B C 2 Phó phòng 1 ĐH Kinh tế B C 3 Bộ phận tổ chức 2 ĐH Kinh tế B C 4 Bộ phận hành chính quản trị 1 ĐH Kinh tế B C 5 Văn thư lưu trữ 1 Trung cấp Văn thư lưu trữ B C 6 Bảo vệ 4 LĐPT B A 7 Tổ lái xe 3 Trung cấp Lái xe B B 8 Lao công tạp vụ 1 LĐPT Theo bảng đề xuất thì cơ cấu phòng TCHC có một số thay đổi: Bộ phận quản trị hành chính giảm còn một người, bộ phận bảo vệ cũng giảm xuống còn 4 người và tổ lái xe tăng thêm 1 người cho phù hợp với khối lượng công việc. Về trình độ đào tạo và trình độ chuyên môn cũng có sự thay đổi để đảm bảo đúng người đúng việc. Phòng Kinh tế Kế hoạch: Biểu 22: Cơ cấu hiện tại Phòng KTKH. stt Chức năng nhiệm vụ S.lượng Trình độ Chuyên môn NN TH 1 Trưởng phòng 1 ĐH Kinh tế A B 2 Bộ phận Kế hoạch 2 ĐH KinhTế;xâydựng A B 3 Bộ phận ĐT XDCB 1 ĐH Kinh tế B C 4 Bộ phận hợp đồng thu vốn 2 ĐH Kinh tế B B Nguồn: Phòng TCHC. Phiếu chụp ảnh ngày làm việc của nhân viên phòng KTKH. Tên nhân viên được khảo sát: Đinh Hữu Phương. Chức năng, nhiệm vụ: Nhân viên kế hoạch. Ngày khảo sát: 21/03/2003. stt Nội dung quan sát Thời gian Loại thời gian Ghi chú Hiện tại Kéo dài 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Bắt đầu ca làm việc Quét dọn phòng Uống nước Nhận bảng giá vật tư mới Xem giá vật tư Nghe điện thoại Viết báo giá Đến bưu điện gửi báo giá Đọc báo Sang phòng TCKT Về nghỉ trưa Đến Công ty Đun nước Lập kế hoạch quý 2 Xin chữ ký, dấu Đi lên Tổng Công ty Gọi điện Lên gặp Giám đốc Nói chuyện Ra về 7h30’ 7h40’ 7h45’ 8h00’ 8h05’ 8h15’ 8h20’ 9h45’ 10h25’ 10h45’ 11h15’ 13h30’ 13h40’ 14h45’ 15h00’ 17h05’ 17h15’ 17h25’ 17h30’ 10’ 5’ 15’ 05’ 10’ 5’ 85’ 40’ 20’ 25’ 10’ 65’ 15’ 125’ 10’ 10’ 5’ LP LP PV TN PV TN PV LP PV NC LP TN PV PV PV PV LP Muộn 10’ Sớm 15’ Biểu 23: Khảo sát thời gian làm việc thực tế của phòng KTKH. stt Chức danh Thời gian bận việc (giờ) Thời gian ca làm việc (giờ) Hệ số bận việc (%) 1 Trưởng phòng 7,2 8 90 2 Phó phòng 7,03 8 87,75 3 Nhân viên kế hoạch 6,58 8 82.29 4 XDCB & sửa chữa lớn 6,93 8 86,63 5 Nhân viên hợp đồng thu vốn 6,72 8 84 Qua cơ cấu thực tế của phòng và qua khảo sát thời gian làm việc thực tế của phòng, ta thấy phòng cần bổ sung thêm lao động vào các công việc quan trọng. Phòng cần bổ sung thêm 3 người và đào tạo thêm kiến thức Ngoại ngữ, Tin học cho nhân viên trong phòng. Biểu 24: Đề xuất cơ cấu phòng KTKH. stt Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ đào tạo Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Trưởng phòng 1 ĐH Kinh tế B C 2 Phó phòng 1 ĐH Xây dựng B C 3 Bộ phận kế hoạch 2 ĐH Kinh tế B C 4 Bộ phận đầu tư XD CB và sửa chữa lớn 1 ĐH Xây dựng B C 5 Bộ phận hợp đồng thu vốn 4 ĐH Kinh tế B C Phòng tài chính kế toán: Biểu 25: Cơ cấu hiện tại Phòng TCKT. stt Chức năng nhiệm vụ S.lượng Trình độ Chuyên môn NN TH 1 Trưởng phòng 1 ĐH TCKT A B 2 Phó phòng 1 ĐH TCKT B C 3 Bộ phận Tài chính 3 ĐH TCKT;Ktoán TH A,B B 4 Bộ phận Tín dụng 1 CĐ Ktoán TH A B 5 Bộ phận Kế toán 3 ĐH Ktoán TH A,B B 6 Thủ quỹ 1 TC TCKT A A Nguồn: Phòng TCHC. Phiếu chụp ảnh ngày làm việc của nhân viên phòng TCKT. Tên người được khảo sát: Phạm Thị Bảy. Chức năng, nhiệm vụ: Nhân viên Tài chình. Ngày khảo sát: 25/03/2003. Nội dung quan sát Thời gian Loại thời gian Ghi chú Hiện tại Kéo dài Bắt đầu ca làm việc Nói chuyện Khởi động máy vi tính Lập báo cáo tài chính quý 1 Nói chuyện Gọi điện thoại Lập tiếp báo cáo Nghe điện thoại Nói chuyện Nghỉ trưa Đến Công ty Nói chuyện Đi nhận fax Đọc báo Đọc kế hoạch trả lương tháng 4 Lập tiếp báo cáo Nói chuyện Xin chữ ký, dấu Tắt máy vi tính Ra về 7h30’ 7h40’ 7h45’ 8h50’ 9h10’ 9h15’ 11h00’ 11h05’ 11h20’ 11h30’ 13h30’ 13h40’ 13h55’ 14h20’ 14h30’ 16h10’ 16h35’ 17h10’ 17h15’ 10’ 5’ 125’ 20’ 5’ 105’ 5’ 15’ 10’ 15’ 25’ 10’ 100’ 25’ 35’ 5’ LP CK TN LP PV TN PV LP LP PV LP TN TN LP PV CK Sớm 10’ Sớm 15’ Biểu 26: Khảo sát thời gian làm việc thực tế của phòng TCKT. stt Chức danh Thời gian bận việc (giờ) Thời gian ca làm việc (giờ) Hệ số bận việc 1 Trưởng phòng 7,54 8 94,25 2 Phó phòng 7,2 8 90 3 Nhân viên Tài chính 6,83 8 85,42 4 Nhân viên Tín dụng 5,68 8 71 5 Nhân viên kế toán 6,21 8 77,63 6 Thủ quỹ 5,43 8 67,88 Với cơ cấu hiện tại Và qua khảo sát thời gian làm việc thực tế ta thấy phòng TCKT có một cơ cấu hợp lí, chỉ cần hoàn thiện về trình độ đào tạo và kiến thức về Ngoại ngữ, Tin học. Bảng 27: Đề xuất cơ cấu phòng TCKT. stt Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ đào tạo Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Trưởng phòng 1 ĐH TCKT B C 2 Phó phòng 1 ĐH TCKT B C 3 Bộ phận TC 3 ĐH TCKT B C 4 Bộ phận tín dụng 1 ĐH TCKT B C 5 Bộ phận KT 3 ĐH TCKT B C 6 Thủ quỹ 1 ĐH TCKT B C Phòng quản lý Kỹ thuật: Biểu 28: Cơ cấu hiện tại Phòng QLKT. stt Chức năng nhiệm vụ S.lượng Trình độ Chuyên môn NN TH 1 Trưởng phòng 1 ĐH Ks.Điện A B 2 Phó phòng 1 CĐ Ks.Cơ khí A C 3 B.p QLKT Chất lượng 2 ĐH Ks.Điện A,B B 4 B.p Lập biện pháp thi công 2 ĐH; CĐ Ks.Điện; Ks.Xây dựng A,B C 5 B.p Tư vấn thiết kế 1 ĐH Ks.Xây dựng B B 6 B.p Bảo hộ lao động 1 ĐH Ks.Điện A A Nguồn: Phòng TCHC. Phiếu chụp ảnh ngày làm việc của nhân viên phòng QLKT. Tên người được khảo sát: Trương Nam Việt. Chức năng, nhiệm vụ: Nhân viên lập biện pháp thi công. Ngày khảo sát: 26/03/2003. Nội dung quan sát Thời gian Loại thời gian Ghi chú Hiện tại Kéo dài Bắt đầu ca làm việc Đến Công ty Nói chuyện Mở máy vi tính Lập biện pháp thi công Đi xin chữ ký, dấu Đọc báo N/c hồ sơ kĩ thuật công trình Gọi điện Gửi fax Nói chuyện Nghỉ trưa Bắt đầu ca làm việc Nói chuyện Sang phòng TCKT Đi việc riêng Gọi điện Lập biện pháp thi công Tắt máy Ra về 7h30’ 7h35’ 7h45’ 7h50’ 9h10’ 9h25’ 9h40’ 10h55’ 11h00’ 11h15’ 11h30’ 11h30’ 13h30’ 13h45’ 14h05’ 14h30’ 14h35’ 17h10’ 17h15’ 10’ 5’ 80’ 15’ 15’ 75’ 5’ 15’ 15’ 15’ 20’ 25’ 5’ 155’ 5’ LP CK TN PV LP TN PV PV LP NC LP PV LP PV TN CK Muộn 5’ Sớm 15’ Biểu 29: Khảo sát thời gian làm việc thực tế của phòng QLKT. stt Chức danh Thời gian bận việc (giờ) Thời gian ca làm việc (giờ) Hệ số bận việc 1 Trưởng phòng 7,41 8 92,63 2 Phó phòng 7,25 8 90,63 3 QLKT Chất lượng 5,92 8 74 4 Tổ chức thi công 6,33 8 79,17 5 Tư vấn thiết kế 6,27 8 78,38 6 Bảo hộ, an toàn lao động 5,94 8 74,25 Qua khảo sát thời gian làm việc thực tế của nhân viên trong phòng, cơ cấu hiện tại,chức năng nhiệm vụ của phòng ta thấy cần phải bổ sung thêm nhân lực có trình độ, năng lực cho phòng vào những vị trí như Quản lý chất lượng, Tổ chức thi công hay bộ phận tư vấn thiết kế. Đồng thời với những lao động quản lí hiện tại cũng cần đào tạo nâng cao tay nghề cũng như kiến thức Ngoại ngữ, Tin học. Biểu 30: Đề xuất cơ cấu phòng QLKT. stt Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ đào tạo Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Trưởng phòng 1 ĐH Kĩ sư điện B C 2 Phó phòng 1 ĐH Kĩ sư điện B C 3 Bộ phận QLKT chất lượng 3 ĐH Kinh tế B C 4 Bộ phận tổ chức thi công 3 ĐH Xây dựng B C 5 Bộ phận tư vấn thiết kế 3 ĐH Xây dựng B C 6 Bộ phận bảo hộ, an toàn lao động 1 ĐH Bảo hộ lao động B B Phòng quản lý cơ giới: Biểu 31: Cơ cấu Phòng QLCG. stt Chức năng nhiệm vụ S.lượng Trình độ Chuyên môn NN TH 1 Trưởng phòng 1 Trên ĐH Kinh tế A A 2 Phó phòng 1 CĐ Ks.Điện A A 3 Phó phòng 1 ĐH Ks.Điện B B 4 B.p QLCG 2 ĐH; CĐ Ks.Xây dựng; Ks.Điện B,A B 5 B.p QL Vật tư 2 ĐH;CĐ Ks.Xâydựng; Ks.Điện B B Nguồn: Phòng TCHC. Phiếu chụp ảnh ngày làm việc của nhân viên phòng QLCG. Người được khảo sát: Nguyễn văn Lợi. Ngày khảo sát: 28/03/2003. Nội dung quan sát Thời gian Loại thời gian Ghi chú Hiện tại Kéo dài Bắt đầu ca làm việc Đến Công ty Nói chuyện Khởi động máy vi tính Lập yêu cầu kĩ thuật Nói chuyện Nhận và đọc bảng báo giá Đi gửi fax Gặp trưởng phòng Gọi điện Nói chuyện Nghỉ trưa Bắt đầu ca làm việc Nói chuyện Đọc báo N/c quyết toán của các XN Sang phòng QLKT Nói chuyện Đi việc riêng Tắt máy vi tính Ra về 7h30’ 7h55’ 8h00’ 8h10’ 9h55’ 10h15’ 10h30’ 10h50’ 11h10’ 11h15’ 11h30’ 13h30’ 13h30’ 13h35’ 14h00’ 16h35’ 16h45’ 17h00’ 17h25’ 17h30’ 5’ 10’ 105’ 20’ 15’ 20’ 20’ 5’ 15’ 5’ 25’ 155’ 10’ 15’ 25’ 5’ LP CK TN LP TN PV PV PV LP NC LP LP TN PV LP LP CK Muộn 25’ Biểu 32: Khảo sát thời gian làm việc của phòng QLCG. stt Chức danh Thời gian bận việc (giờ) Thời gian ca làm việc (giờ) Hệ số bận việc 1 Trưởng phòng 7,2 8 90 2 Phó phòng 7,0 8 87,5 3 Phó phòng 7,02 8 87,75 4 Nhân viên QLCG 5,76 8 72 5 Nhân viên QLvật tư 5,75 8 71,88 Qua cơ cấu hiện tại và qua khảo sát thời gian làm việc thực tế ta thấy số lượng lao động quản lí trong phòng như vậy là tương đối đủ. Tuy nhiên, công việc chủ yếu vẫn đặt lên vai của Trưởng phòng và 2 Phó phòng. Do đó phòng cần nâng cao trình độ cho các nhân viên và có sự phân công hợp lí công việc, các nhân viên cần tự tìm tòi học hỏi để có thể đảm đương công việc một cách vững vàng, giảm gánh nặng cho Trưởng, phó phòng. Biểu 33: Đề xuất cơ cấu phòng QLCG. stt Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ đào tạo Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Trưởng phòng 1 TrênĐH Kinh tế B C 2 Phó phòng 1 ĐH Xây dựng B C 3 Phó phòng 1 ĐH Kinh tế B C 4 Bộ phận QLCG 2 ĐH Cơ khí B C 5 Bộ phận QLvật tư 2 ĐH Cơ khí B C Phòng thị trường Biểu 34: Cơ cấu hiện tại Phòng Thị Trường. stt Chức năng nhiệm vụ S.lượng Trình độ Chuyên môn NN TH 1 Trưởng phòng 1 ĐH Ks.Công nghệ hàn A A 2 Phó phòng 1 ĐH Kinh tế B B 3 B.p Đấu thầu 2 ĐH Ks.Điện B B 4 B.p Đầu tư 2 ĐH; CĐ Ks.Xây dựng B,A B 5 B.p Pháp chế 0 6 B.p Phiên dịch 1 ĐH Ngoại ngữ C B Nguồn: Phòng TCHC. Phiếu chụp ảnh ngày làm việc của nhân viên phòng Thị Trường. Tên người được khảo sát: Trương Mạnh Quang. Chức năng, nhiệm vụ: Nhân viên đấu thầu. Ngày khảo sát: 04/03/2003. Nội dung quan sát Thời gian Loại thời gian Ghi chú Hiện tại Kéo dài Bắt đầu ca làm việc Đến Công ty Uống nước, nói chuyện Khởi động máy vi tính Xây dựng các đơn giá Nói chuyện Lên gặp Giám đốc Gọi điện thoại Uống nước, nói chuyện Đi gửi fax Đọc báo Nói chuyện Đọc báo cáo Nghỉ trưa Bắt đầu ca làm việc Đến Công ty Uống nước, nói chuyện Lập hồ sơ đấu thầu Sang phòng QLCG Nhận fax Nói chuyện Tắt máy vi tính Ra về 7h30’ 7h40’ 7h55’ 8h00’ 9h05’ 9h25’ 9h40’ 9h45’ 10h10’ 10h25’ 10h45’ 11h00’ 1130 13h30’ 13h55’ 13h55’ 14h15’ 16h20’ 16h50’ 17h00’ 17h20’ 17h25’ 15’ 5’ 65’ 20’ 15’ 5’ 25’ 15’ 20’ 15’ 30’ 20’ 125’ 30’ 10’ 20’ 5’ LP CK TN LP PV PV LP PV LP LP TN NC LP TN PV PV LP CK Muộn 10’ Muộn 25’ Sớm 5’ Biểu 35: Khảo sát thời gian làm việc thực tế của phòng Thị Trường. stt Chức danh Thời gian bận việc (giờ) Thời gian ca làm việc (giờ) Hệ số bận việc 1 Trưởng phòng 7,25 8 90,63 2 Phó phòng 7,18 8 89,75 3 Nhân viên đấu thầu 5,41 8 67,71 4 Nhân viên đầu tư 5,82 8 72,75 5 Nhân viên pháp chế 6 Nhân viên phiên dịch 5,02 8 62,75 Qua khảo sát thời gian làm việc và cơ cấu thực tế của phòng ta thấy số nhân viên trong phòng đẫ hợp lí, chỉ cần tuyển thêm một nhân viên pháp chế bởi vị trí này chưa có người đảm nhiệm và thay đổi một số vị trí cho đúng người đúng việc. Đồng thời trang bị thêm kiến thức về Ngoại ngữ, Tin học cho nhân viên trong phòng để có thể thích ứng nhanh với cơ chế thị trường. Biểu 36: Đề xuất cơ cấu phòng Thị Trường. stt Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ đào tạo Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Trưởng phòng 1 ĐH Kinh tế B C 2 Phó phòng 1 ĐH Xây dựng B C 3 Bộ phận đấu thầu 2 ĐH Kinh tế B C 4 Bộ phận đầu tư 2 ĐH Kinh tế B C 5 Bộ phận pháp chế 1 ĐH Luật C C 6 Bộ phận phiên dịch 1 ĐH Ngoại ngữ C C Như vậy, theo đề xuất thì cơ cấu tổ chức của cơ quan Công ty đã được kiện toàn, hợp lí hơn so với trước. Số lượng lao động của các bộ phận được tinh giảm cũng như được tuyển chọ thêm để đảm bảo hoàn thành tốt nhất khối lượng công việc của mỗi bộ phận. Về trình độ đạo tạo cũng được nâng lên và đặc biệt là không còn hiện tượng làm trái ngành trái nghề như trước nữa. Biểu 37: Cơ cấu lao động quản lí hiện tại của cơ quan Công ty. stt Tên bộ phận Số lượng Trình độ đào tạo Trên ĐH ĐH CĐ T.cấp S.cấp LĐPT 1 Ban Giám đốc 04 01 03 0 0 0 2 Phòng TCHC 17 0 05 01 05 06 3 Phòng TCKT 10 0 08 01 01 0 4 Phòng KTKH 06 0 06 0 0 0 5 PhòngThị trường 07 0 06 01 0 0 6 Phòng QLCG 07 01 03 03 0 0 7 Phòng QLKT 08 0 06 02 0 0 Tổng 59 02 37 08 06 06 Tỷ trọng (%) 100 3.39 62.71 13.56 10.17 10.17 Biểu 38: Đề xuất cơ cấu lao động quản lí của cơ quan Công ty. stt Tên bộ phận Số lượng Trình độ đào tạo Trên ĐH ĐH CĐ T.cấp S.cấp LĐPT 1 Ban Giám đốc 04 01 03 0 0 0 2 Phòng TCHC 14 0 05 0 04 05 3 Phòng TCKT 10 0 10 0 0 0 4 Phòng KTKH 09 0 09 0 0 0 5 PhòngThị trường 08 0 08 0 0 0 6 Phòng QLCG 07 01 06 0 0 0 7 Phòng QLKT 12 0 12 0 0 0 Tổng 64 02 53 0 04 05 Tỷ trọng (%) 100 3.13 82.81 0 6.25 7.81 Theo đề xuất thì số lượng lao động quản lí của cơ quan Công ty đã được tăng từ 59 người lên 64 người bởi sau khi tách phòng QLKTVT-CG thành hai phòng QLKT và phòng QLVT thì số lượng lao động quản lí ở hai phòng này chưa được kịp thời bổ xung. Về trình độ đào tạo: lượng lao động có trình độ TC,SC và LĐPT đã giảm đi từ 12người xuống còn 09 người tương ừng giảm từ 10,17% xuống còn 6,25% đối với TC,SC; từ 10,17% xuống 7,81% đối với LĐPT để phù hợp với khối lượng công việc văn thư lưu trữ, lao công tạp vụ và bảo vệ; số lượng lao động có trình độ CĐ theo đề xuất sẽ chuyển lên trình độ ĐH và tuyển thêm 08 lao động quản lí có trình độ đào tạo ĐH nâng số lượng lao động quản lí của cơ quan Công ty lên 53 người tức tăng 16 người tương ứng tăng từ 62,71% lên 82,81%. Điều này sẽ đảm bảo chất lượng lao động quản lí của cơ quan Công ty cũng như chất lượng của công việc và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lí: Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng của nguồn nhân lực. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể đảm nhận được những công việc nhất định. Đối với đội ngũ cán bộ quản lí, vấn đề đào tạo và bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lí có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết được công việc tốt và trôi chẩy hơn. Hiện tại, trong đội ngũ lao động quản lí của Công ty còn tồn tại một lượng lao động quản lí trình độ còn hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu của công việc chưa cao, 34 người làm không đúng ngành nghề được đào tạo. Do đó Công ty cần bồi dưỡng kiến thức cho đội ngũ cán bộ quản lí không chỉ về chuyên môn nghiệp vụ của họ mà còn cả lĩnh vực quản lí Nhà nước về kinh tế, quản trị kinh doanh,…nhằm giúp cho cán bộ có những hiểu biết sâu rộng về môi trường kinh tế. Ngay từ khâu tuyển chọn lao động vào Công ty, cần phải có những yêu cầu thực tế và sát thực để có thể tuyển chọn được những người có đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng được yêu cầu công việc giao phó. Cùng với quá trình tuyển chọn, Công ty nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ công nhân viên có trình độ yếu kém không đáp ứng được yêu cầu của công việc. Tiến hành kết hợp giữa thế hệ cán bộ trẻ có trình độ học vấn cao với cán bộ công tác lâu năm giàu kinh nghiệm một cách hợp lí nhất. Về đào tạo Công ty có thể tiến hành theo các hình thức sau: + Đào tạo tại chỗ: Công ty có thể mở các lớp nghiệp vụ về nghiên cứu thị trường, luật pháp… nhằm mở rộng sự hiểu biết trên nhiều lĩnh vực cho cán bộ. Thường xuyên mở các cuộc hội thảo mời các chuyên gia về các lĩnh vực này về trao đổi nói chuyện với cán bộ công nhân viên. Ngoài ra để học hỏi thêm kinh nghiệm cho cán bộ quản lí, Công ty có thể sử dụng phương pháp kèm cặp để tạo ra nguồn cán bộ kế cận. + Đào tạo ngoài Công ty: Đối với các cán bộ còn trẻ tuổi, có thể gửi đi đào tao, học tập nghiên cứu ở trình độ cao học tại các trường trong nước và nước ngoài. Hoặc khuyến khích họ tự học, tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công tác quản lí. Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội nhũ cán bộ của Công ty. Về bồi dưỡng, Công ty nên mở các khoá học đào tạo nâng cao tay nghề về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ kỹ thuật, trong đó cần chú ý đào tạo các công nghệ mới của nước ngoài trong việc gia công cơ khí, chế tạo, các thiết bị điện nước, xây dựng các công trình thuỷ điện,…Bên cạnh đó một vấn đề cần đặt ra đối với Công ty hiện nay là đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ về tin học và ngoại ngữ. Thuận lợi cơ bản là Công ty đã trang bị đầy đủ máy vi tính tới tất cả các phòng ban, do đó nên mở các lớp dạy tin học ứng dụng cơ bản tại cơ quan cho những người chưa biết, đồng thời cũng mở các lớp nâng cao và chuyên sâu, bởi vì trong nền kinh tế hiện nay việc sử dụng máy vi tính đối với cán bộ quản lí là bắt buộc. Ngoại ngữ là phương tiện cần thiết để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu. Ngày nay ngoại ngữ rất quan trọng đối với cán bộ quản lí và đó cũng là một tiêu chuẩn quy định đối vơí cán bộ hiện nay. Cụ thể là: + Khuyến khích cán bộ học ngoại ngữ ngoài giờ, Công ty sẽ hỗ trợ bằng việc cấp kinh phí sau khi có chứng chỉ hoặc bằng nộp cho cơ quan. +Tạo điều kiện mở các lớp ngoại ngữ tại Công ty ngoài giờ hoặc trong giờ hành chính nếu có điều kiện. + Đối với những cán bộ cần thiết phải có ngoại ngữ để phục vụ trực tiếp cho công việc thì phải cử đi học nâng cao ở các trường. Việc làm trên tuy bước đầu sẽ có nhiều khó khăn trong nhận thức của cán bộ, nhiều người tuổi cao ngại học và học song khó có khả năng phát huy được những kiến thức đã học hoặc lo ngại bị mất vị trí khi đi học…Song Công ty phải coi đây như điều kiện bắt buộc đối với cán bộ quản lí. Như vậy, nếu thực hiện tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng nói trên Công ty sẽ nâng cao được chất lượng lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo được ưu thế cạnh tranh với các Công ty trong cùng lĩnh vực, đồng thời tiết kiệm được chi phí quản lí. Từ đó Công ty có điều kiện hơn để nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, đảm bảo sự gắn bó của họ với công việc và với Công ty. Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động : Công tác tổ chức nơi làm việc là rất cần thiết, nó có tác dụng thiết thực đối với quá trình lao động và chất lượng lao động quản lí. Quan sát nơi làm việc ta thấy vấn đề hiện nay của Công ty là diện tích các phòng ban còn nhỏ hẹp, việc bố trí các phòng ban còn chưa mấy hợp lí, các phòng có cùng chức năng nhiệm vụ lại không nằm sát nhau. Vậy Công ty cần có những biện pháp bố trí lại các phòng này sao cho việc trao đổi thông tin được thuận lợi, nếu có điều kiện Công ty nên quy hoạch xây dựng lại sao cho phù hợp với điều kiện mới. Về điều kiện làm việc của Công ty là đảm bảo, nhân viên luôn được trang bị đầy đủ các trang thiết bị vật chất kỹ thuật cần thiết cho công việc, tuy nhiên cần nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp một số máy vi tính đã cũ để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc. Ngoài ra bầu không khí tâm lí là rất quan trọng. Trước đây, ở hầu hết các Công ty vấn đề này chưa được quan tâm nghiên cứu một cách đúng mực. Nhưng ngày nay người ta không thể phủ nhận được vai trò của nó, đặc biệt đối với những người làm công tác quản lí. Thật vậy, nếu được làm việc trong bầu không khí thoải mái thì các nhân viên sẽ có cảm giác yên tâm công tác, mọi người sẽ vui vẻ hợp tác, giúp đỡ nhau trong quá trình thực hiện công việc, sẽ không có tình trạng đố kỵ, cạnh tranh không lành mạnh, chia bè phái, phe nhóm tác động xấu đến công việc của nhau và làm ảnh hưởng đến kết quả chung của Công ty. Do đó lãnh đạo Công ty không bỏ ngỏ vấn đề này, mà cần phải thường xuyên quan tâm đến đời sống, tâm tư, nguyện vọng, tình cảm của cán bộ công nhân viên nhằm nắm bắt và giải quyết kịp thời các mâu thuẫn nảy sinh, các xung đột quyền lợi gây mất đoàn kết nội bộ. Công ty cần có sự động viên an ủi đúng lúc khi họ gặp bất chắc khó khăn trong cuộc sống, cần tạo ra sự thoải mái trong công tác và sự gần gũi của lãnh đạo với nhân viên. có như vậy họ mới thực sự thẳng thắn trao đổi đề xuất các ý kiến đóng góp cho Công ty. Giải quyết lao động dôi dư: Theo phân tích ở phần “Thực trạng cơ cấu bộ máy quản lí hiện tại của Công ty” và qua kết quả chụp ảnh ngày làm việc ta thấy vẫn còn tồn tại một số cán bộ công nhân viên ở một số phòng ban đang trong tình trạng nhàn dỗi ngồi chờ việc, tuy công việc còn nhiều. Điều này xảy ra do năng lực của những cán bộ này chỉ hạn hẹp trong một phạm vi nhất định nên họ không thể cùng một lúc đảm nhiệm được nhiều công việc làm cho bộ máy quản lí thêm cồng kềnh và kém hiệu quả. Vậy việc hoàn thiện bộ máy quản lí cần có những biện pháp hữu hiệu để giải quyết lực lượng lao động thất nghiệp trá hình này nhằm giảm bớt chi phí quản lí. Thêm vào đó hiện nay Công ty còn tồn tại một lực lượng lao động trong biên chế chưa bố trí được việc làm cần có giải pháp thích ứng. Để giải quyết vấn đề này như thế nào cho có hiệu quả là một đòi hỏi khách quan ( không thể giải quyết trong một sớm một chiều) sau quá trình hoàn thiện. Thứ nhất: Giải quyết lao động quản lí dôi dư. Theo báo cáo của phòng TCHC thì lượng lao động dôi dư cần giải quyết với nhiều biện pháp trong thời gian tới của toàn Công ty là 53 người. Xét thấy đây phần lớn là lao động không có trình độ cao, tuổi đời cao ( trên 50 tuổi), có số năm công tác nhiều ( trên 30 năm) thì cách tối ưu nhất là giải quyết cho họ về hưu vì họ đã đủ năm công tác và đủ tuổi lại không đủ khả năng đảm nhiệm công việc được giao. Ngoài ra có thể chuyển làm công tác phục vụ hoặc giải quyết cho nghỉ việc nhưng đóng bảo hiểm xã hội nếu chưa đủ thời gian đóng bảo hiểm xã hội. Nếu còn trẻ có thể đưa họ đi đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ tuỳ theo khả năng và nhu cầu đòi hỏi cuả công việc. Hoặc có thể đánh giá lại cán bộ và sắp xếp công việc cho đúng với chuyên môn vì có thể chỗ này thừa nhưng chỗ khác lại thiếu. Tuy nhiên, để làm được công việc này có hiệu quả đòi hỏi lãnh đạo Công ty phải khéo léo trong đối xử và cứng rắn khi cần thiết, nếu không sẽ gây ra sự xáo trộn lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty do sự ảnh hưởng tới tâm lý chung của cán bộ công nhân viên là không yên tâm công tác. Đây cũng chính là sự đòi hỏi yêu cầu nghệ thuật lãnh đạo của người quản lí. Thứ hai: Giải quyết lực lượng lao động chưa bố trí được việc làm. Thực tế Công ty đã thực hiện chính sách phát triển theo chiều rộng, tức mở rộng quy mô, phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tạo thêm việc làm cho cán bộ công nhân viên, tăng thu nhập như : + Tăng cường công tác tiếp thị, mở rộng quan hệ với khách hàng, đối tượng kinh doanh, tăng quy mô sản xuất, làm tốt công tác đấu thầu để thắng thầu với tỷ lệ cao và đều này được chứng minh bởi tỷ lệ tăng trưởng của các chỉ tiêu Tổng doanh thu, Tổng lợi nhuận,… qua các năm tăng cao như đã phân tích ở trên + Chú trọng thêm việc mở rộng các ngành nghề sản xuất kinh doanh… Tuy nhiên có một nghịch lý là trong khi Công ty có nhiều cố gắng để tìm kiếm thị trường nhằm tạo thêm nhiều việc làm để giải quyết lao động dôi dư thì phần lớn số lao động dôi dư này được gọi lại không chịu đi làm vì nhiều lí do như : sức khoẻ, hoàn cảnh gia đình, ngại đi xa…Vậy để giải quyết những trường hợp này Công ty có thể chuyển họ sang làm những công việc phụ nếu có hoặc có thể khuyến khích họ về hưu sớm và cho hưởng chế độ khuyến khích. Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất: Đối với lao động quản lí, nội dung kỷ luật chủ yếu là việc sử dụng thời gian lao động. Nhìn chung hiện tượng đi muộn về sớm vẫn còn phổ biến, Công ty duy trì chế độ làm việc 8h/ ngày và 48h/ tuần song thực tế sự thực hiện chưa được đúng đắn và nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ sự cồng kềnh của bộ máy, nói chuyện riêng trong giờ làm việc, đàm thoại những vấn đề ngoài công việc, giải quyết các công việc riêng,… cũng là những biểu hiện của sự lãng phí thời gian đẫn đến tỷ trọng thời gian làm việc chưa cao. Do vậy, Công ty phải nâng cao ý thức tôn trọng kỷ luật, tạo cho cán bộ công nhân viên của mình thói quen tự chấp hành kỷ luật, tránh tâm lí làm việc đối phó. Vậy để giải quyết vấn đề này cần thực hiện đồng bộ các biện pháp sau: + Hoàn thiện nội quy, quy chế lao động, phổ biến rộng rãi cho mọi đối tượng trong Công ty, áp dụng các hình thức bắt buộc thực hiện các quy chế đã đề ra ; có các hình thức khen thưởng kịp thời các cá nhân đơn vị thực hiện tốt, khiển trách, kỷ luật những người vi phạm tạo nên một kỷ luật lao động công bằng nghiêm túc ; Duy trì thói quen nghề nghiệp đi làm, nghỉ ngơi có giờ giấc, tập trung và có thái độ đúng đắn trong quá trình làm việc. + Có biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học, nhằm hợp lí hoá lao động tránh tạo ra thời gian dảnh dỗi. + Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ. + Sử dụng các biện pháp hành chính giáo dục…nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác quản lí để cán bộ công nhân viên tận dụng tối đa thời gian có thể của mình cho công việc, tạo không khí lao động thoải mái… Kết luận Tổ chức bộ máy quản lí là vấn đề bức thiết hiện nay đối với mỗi Doanh nghiệp, cũng như phù hợp với quá trình tinh giảm biên chế của Nước ta hiện nay. Vì vậy làm tốt công tác quản lí là yếu tố vô cùng quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể của Doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Sông Đà 11 , em đã hoàn thành luận văn: “ Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty Sông Đà 11”. Với hi vọng nâng cao kiến thức cũng như đóng góp một số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng cơ câú bộ máy tổ chức của Công ty Sông Đà 11. Phần Cơ sở lý luận đã chỉ ra những khái niệm cơ bản về quản lí, lao động quản lí, bộ máy quản lí cũng như các mô hình cơ bản về tổ chức bộ máy quản lí và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lí. Phần thực trạng đã nêu được quá trình hình thành và phát triển của Công ty, cơ cấu lao động, tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình trang bị vật chất kĩ thuật,…, đặc biệt là các đặc điểm về bộ máy tổ chức của Công ty, những khó khăn thuận lợi tronh kinh doanh cũng như sự cần thiết phải đổi mới cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với nền kinh tế thị trường cũng như đặc điểm riêng biệt của Công ty. Theo em, hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí bao gồm nhiều khía cạnh như hoàn thiện cơ cấu các phòng ban, hoàn thiện chức năng nhiệm vụ, hoàn thiện công tác đào tạo, chú trọng đến công tác kích thích vật chất, tinh thần,… Vì vậy, phần giải pháp em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhỏ, thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lí của bộ máy quản lí. Những giải pháp này chủ yếu dựa vào kiến thức đã học, qua phiếu chụp ảnh, qua quan sát thực tế… Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lí là một đề tài rất hấp dẫn và cần thiết đối với mọi loại hình Doanh nghiệp. Muốn Doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lí phải được quan tâm một cách đúng mức. Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, dù đã cố gắng nhưng chắc chắn luận văn của em còn có nhiều thiếu sót, rất mong được ý kiến đóng góp của thầy cô cùng các bạn đọc. Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần I: cơ sơ lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở các cơ quan, Doanh nghiệp. 3 I/ lý luận về quản lí Doanh nghiệp: 3 Khái niệm quản lí. 3 Phân loại chức năng quản lí: 3 Phân loại theo nội dung của quá trình quản lí: 3 Chức năng lập kế hoạch. 3 Chức năng xây dựng tổ chức. 4 Chức năng mệnh lệnh. 4 Chức năng điều chỉnh. 4 Chức năng phối hợp. 4 Phân loại theo mối quan hệ trực tuyến với lĩnh vực hoạt động kinh doanh: 4 Lĩnh vực kỹ thuật. 4 Lĩnh vực lập kế hoạch thương mại. 4 Lĩnh vực nhân sự. 5 Lĩnh vực Tài chính. 5 Lĩnh vực hành chính, pháp chế và bảo vệ Doanh nghiệp. 5 Lĩnh vực tổ chức đời sống tập thể và các hoạt động xã hội. 5 II/ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí Doanh nghiệp: 5 Khái niệm tổ chức. 5 Khái niệm cơ cấu tổ chức: 6 khái niệm. 6 Mục đích. 6 Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức: 7 Chuyên môn hoá. 7 Tiêu chuẩn hoá. 7 Sự phối hợp. 7 Quyền lực. 7 Khái niệm bộ máy quản lí. 8 Nguyên tắc, yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp: 8 Nguyên tắc: 8 Nguyên tắc khi xây dựng mô hình: 8 Nguyên tắc hiệu quả. 8 Nguyên tắc quản lí hệ thống. 8 Nguyên tắc thống nhất trách nhiệm. 9 Nguyên tắc tập quyền và phân quyền. 9 Nguyên tắc phân công phối hợp. 9 Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lí: 9 Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lí gắn với phương hướng, mục đích của hệ thống. 9 Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối. 9 Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môI trường. 10 Yêu cầu: 10 Tính tối ưu. 10 Tính linh hoạt. 10 Tính tin cậy. 10 Tính kinh tế. 10 Tính bí mật. 10 Các yếu tố then chốt cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức: 10 Chuyên môn hoá công việc. 11 Bộ phận hoá. 12 Phạm vi quản lí. 12 Hệ thống điều chỉnh. 13 Tập quyền và phân quyền. 14 Chính thức hoá. 14 Các yếu tố ảnh hưởng tới việc xây dựng bộ máy quản lí Doanh nghiệp: 15 Các yếu tố ảnh hưởng tới việc xây dựng mô hình cơ cấu bộ máy quản lí Doanh nghiệp: 15 Chiến lược kinh doanh. 15 Quy mô Doanh nghiệp. 15 Công nhệ. 15 Con người. 15 Môi trường kinh doanh của Doanh nghiệp. 16 Quan hệ bên trong tổ chức. 16 Các yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lí Doanh nghiệp: 16 Nhóm các yếu tố thuộc đối tượng quản lí. 16 Nhóm các yếu tố thuộc lĩnh vực quản lí. 17 Các yếu tố khách quan hoặc môI trường bên ngoài. 17 Các mô hình tổ chức bộ máy quản lí Doanh nghiệp: 17 Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến. 17 Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng. 18 Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - tham mưu. 19 Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng. 19 Mô hình ma trận. 20 Xu hướng tổ chức bộ máy 21 III/ Lao động quản lí: 21 Khái niệm lao động quản lí. 21 Phân loại lao động quản lí: 22 Phân loại theo chức năng, vai trò đối với việc quản lí toàn bộ quá trình sản xuất. 22 Phân loại theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lí. 22 nội dung của lao động quản lí: 22 Yếu tố Kỹ thuật. 23 Yếu tố Tổ chức – Hành chính. 23 Yếu tố Sáng tạo. 23 Yếu tố Thừa hành. 23 Yếu tố Hội họp và Sự vụ. 23 Các đặc điểm của lao động quản lí ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí: 23 4.1- Hoạt động lao động quản lí là hoạt động lao động trí óc mang nhiều đặc tính sáng tạo. 23 4.2- Hoạt động lao động quản lí là hoạt động lao động mang đặc tính tâm lí- xã hội cao. 23 4.3- Thông tin kinh tế vừa là đối tượng lao động, kết quả lao động, vừa là phương tiện lao động của lao động quản lí. 24 4.4- Hoạt động lao động quản lí có nội dung đa dạng, khó xác định và kết quả lao động không thể hiện dưới dạng vật chất. 24 4.5- Hoạt động lao động quản lí là các thông tin, tư liệu phục vụ cho việc hình thành và thực hiện các quyết định quản lí. 24 IV/ Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí: 24 Sự tất yếu phải hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí. 24 Hoàn thiện bộ máy quản lí là vấn đề tất yếu trong tiến trình sắp xếp đổi mới Doanh nghiệp. 25 Hoàn thiện bộ máy quản lí có liên quan chặt chẽ tới chiến lược kinh doanh của Doanh nghiệp. 25 V/ Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy: 25 Hoàn thiện về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí. 25 Hoàn thiện chức năng quản lí. 26 Hoàn thiện công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ lao động quản lí. 26 Hoàn thiện công tác tổ chức lao động khoa học cho lao động quản lí: 26 4.1. Hoàn thiện phân công và hiệp tác lao động. 26 4.2. Hoàn thiện công tác phục vụ nơi làm việc. 27 Nâng cao điều kiện làm việc cho lao động quản lí. 28 Phần II: Phân tích thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lí ở Công ty Sông Đà 11: 29 A/ Quá trình hình thành phát triển và đặc điểm SXKD của Công ty Sông Đà 11: 29 I/ Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. 29 II/ Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Sông Đà 11: 30 Đặc điểm mặt bằng của Công ty. 30 Đặc điểm tổ chức bộ máy tổ chức của Công ty. 33 Đặc điểm về trang thiết bị của Công ty. 32 Đặc điểm về thị trường và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 34 Đặc điểm về lao động của Công ty. 35 Đặc điểm các mặt khác của Công ty. 37 Thuận lợi và khó khăn hiện tại của Công ty. 38 Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới. 39 B/ Phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của Công ty: 40 I/ Thực trạng tổ cơ cấu bộ máy quản lí hiện tại của Công ty: 40 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty. 40 Tổ chức các bộ phận chức năng trong Công ty: 41 khối cơ quan Công ty. 41 Khối các đơn vị. 55 II/ phân tích, đánh giá công tác tổ chức bộ máy quản lí của Công ty: 55 Phân tích số lượng, kết cấu và trình độ của lao động quản lí: 55 Phân tích số lượng lao động quản lí. 55 Phân tích kết cấu của lao động quản lí. 56 Phân tích trình độ của lao động quản lí. 57 Phân tích điều kiện làm việc của lao động quản lí: 58 Tình hình tổ chức nơi làm việc. 58 Điều kiện làm việc của lao động quản lí: 59 ánh sáng, màu sắc. 59 Thẩm mỹ lao động. 59 Tiếng ồn. 59 Bầu không khí tâm lý làm việc. 60 Đánh giá kết quả hoạt động của Công ty trong những năm gần đây: 60 Một số kết quả nổi bật. 60 Một số tồn tại, hạn chế. 60 Đánh giá chung về hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lí: 61 Ưu điểm. 61 Nhược điểm. 62 Phần III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lí ở Công ty Sông Đà 11. 63 I/ Mục tiêu, quan điểm của hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí: 63 Mục tiêu cơ bản của hoàn thiện tổ chức bộ máy của Công ty. 63 Yêu cầu hoàn thiện bộ máy quản lí. 63 Một số đểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy quản lí của Công ty. 64 Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lí. 64 II/ Những phương pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty: 64 Hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lí. 64 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí. 67 Đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lí. 84 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động. 86 Giải quyết lao động dôi dư. 86 Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất. 88 Kết luận 89 Danh mục tài liệu tham khảo. Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình “Quản trị nhân lực”- Nguyễn Hữu Thân- NXB Thống kê-1996. Giáo trình “Quản trị nhân lực”- ĐHKTQD – NXB Giáo dục – 1995. “ Quản trị nhân sự” – Trần Kim Dung - ĐH Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh. Giáo trình “ Tổ chức lao động khoa học”- tập 1- ĐHKTQD – Hà Nội – 1994. Giáo trình “ Tổ chức lao động khoa học”- tập 2- ĐHKTQD – Hà Nội – 1994. “Nghệ thuật quản lí kiểu Nhật Bản” – NXB Sự thật Hà Nội – 1993. Giáo trình “Quản trị Doanh nghiệp”- ĐHKTQD - NXB Thống kê-2000. Giáo trình “Quản trị học”- ĐH Mở HN – NXB Giáo dục – 1998. Bài giảng “ Hành vi tổ chức” – Ts. Bùi Anh Tuấn – Hà Nội – 2002. Luận văn tốt nghiệp các khoá 39 - 40. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty Sông Đà 11 các năm 2000; 2001; 2002. Báo cáo tổng kết công tác sắp xếp đổi mới Doanh nghiệp của Công ty Sông Đà 11 năm 2002. Danh mục biểu bảng trang Biểu 1: Báo cáo tổng hợp xe máy năm 2002. 33 Biểu 2: Cơ cấu lao động các năm 2000- 2002. 35 Biểu 3: Cơ cấu lao động theo trình độ chuyên môn các năm 2000- 2002. 36 Biểu 4: Thống kê chất lượng công nhân kĩ thuật năm 2002. 37 Biểu 5: Cơ cấu hiện tại của Ban Giám đốc. 41 Biểu 6: Cơ cấu hiện tại của phòng TCHC 44 Biểu 7: Cơ cấu hiện tại của phòng KTKH 47 Biểu 8: Cơ cấu hiện tại của phòng TCKT 48 Biểu 9: Cơ cấu hiện tại của phòng QLKT 50 Biểu 10: Cơ cấu hiện tại của phòng QLCG 51 Biểu 11: Cơ cấu hiện tại của phòng Thị trường 53 Biểu 12: Cơ cấu lao động của toàn Công ty năm 2002 55 Biểu 13: Cơ cấu lao động quản lí của Công ty 56 Biểu 14: Bảng tổng hợp phân loại lao động quản lí năm 2002 56 Biểu15: Trình độ đội ngũ lao động quản lí năm 2002 57 Biểu16: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 61 Biểu17: Cơ cấu hiện tại Ban Giám đốc Công ty 68 Biểu18: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc Công ty 68 Biểu19: Khảo sát thời gian làm việc thực tế của phòng TCHC 72 Biểu20: Cơ cấu hiện tại của phòng TCHC 72 Biểu21: Đề xuất cơ cấu phòng TCHC 73 Biểu22: Cơ cấu hiện tại phòng KTKH 73 Biểu23: Khảo sát thời gian làm việc thực tế của phòng KTKH 74 Biểu24: Đề xuất cơ cấu phòng KTKH 75 Biểu25: Cơ cấu hiện tại phòng TCKT 75 Biểu26: Khảo sát thời gian làm việc thực tế của phòng TCKT 76 Biểu27: Đề xuất cơ cấu phòng TCKT 77 Biểu28: Cơ cấu hiện tại phòng QLKT 77 Biểu29: Khảo sát thời gian làm việc thực tế của phòng QLKT 78 Biểu30: Đề xuất cơ cấu phòng QLKT 79 Biểu31: Cơ cấu hiện tại phòng QLCG 79 Biểu32: Khảo sát thời gian làm việc thực tế của phòng QLCG 80 Biểu33: Đề xuất cơ cấu phòng QLCG 81 Biểu34: Cơ cấu hiện tại phòng Thị Trường 81 Biểu35: Khảo sát thời gian làm việc thực tế của phòng Thị Trường 82 Biểu36: Đề xuất cơ cấu phòng Thị Trường 83 Biểu37: Cơ cấu lao động quản lí hiện tại của cơ quan Công ty 83 Biểu38: Đề xuất cơ cấu lao động quản lí của cơ quan Công ty 84 Qua thời gian thực tập tại Công ty Sông Đà 11, em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình với kết quả tốt. Để có được kết quả này, em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo TS. Nguyễn Ngọc Quân người đã trực tiếp hướng dẫn em trong quá trình hoàn thành luận văn này. Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô đã dạy dỗ em trong suốt bốn năm học qua, cùng toàn thể các cô chú trong Công ty Sông Đà 11 đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại Công ty. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hải Chính. Danh mục các chữ viết tắt SXKD : sản xuất kinh doanh. TCHC : Tổ chức hành chính. KTKH : Kinh tế kế hoạch . TCKT : Tài chính kế toán. QLKT : Quản lí kĩ thuật . QLCG : Quản lí cơ giới . QLKTVT - CG : Quản lí kĩ thuật Vật Tư - Cơ giới.