Đề tài Hoàn thiện tổ chức công tác Kế toán nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội

36 572780 28737 229/12 Nhà máy sợi Vinh 8430 564350 …. … … Cộng phát sinh tháng 12/2003 198342 217466 Tồn tháng 12/2003 360350 Phụ trách kinh doanh Ngày ......tháng .....năm Người lập biểu - Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu ở công ty lập sổ chi tiết vật tư dựa trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên để ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán nguyên vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập xuất. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho còn số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập-xuất-tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu chính ( Biểu số 9)được đóng thành quyển còn nguyên vật liệu phụ dạng tờ rơi. Tổng công ty dệt may Công ty Dệt May Hà Nội Sổ chi tiết vật tư Kho: Bông xơ Vật tư: Bông Nga cấp 1-ĐVT: Kg Tháng 12/2003 Biểu số 9 Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SL N GT SL GT SL GT Dư đầu tháng 12 379474 6813039600 109 26/12 Công ty TM dệt may VN TPHCM 190000 3553000000 569474 121 27/12 Công ty dệt may VN-TPHCM 8342 155995400 577816 8735 28/12 Nhà máy sợi Vinh 5036 91785560 572780 8737 29/12 Nhà máy sợi Vinh 8340 153510300 564350 ………………… ….. ……… ……. ……….. ……. Cộng phát sinh 198342 3708995400 217466 3960055860 Tồn cuối T12/2003 360350 6561979140 Kế toán trưởng Ngày .. . tháng … năm Người lập biểu Định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán nguyên vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập theo từng kho, căn cứ vào đó để kế toán lập các bảng kê nhập kho vật liệu (biểu số 10), bảng tổng hợp nhập vật liệu ( biểu số 11) Bảng kê nhập kho Bông xơ Tháng 12/2003 Biểu số 10 Chứng từ Diễn giải TK SL ĐG TT H T Nợ Có 87 11/12 Bông TQ cấp 1 1521 1521V 5864,4 19482,3 114252000 98 12/12 Bông VN cấp 1 1521 331H 201580 20000 4031600000 .................. 109 26/12 Bông Nga cấp 1 1521 331H 190000 18700 3553000000 121 27/12 Bông Nga cấp 1 1521 331H 8342 18700 155995400 …....... ....... ….... Cộng 1053288 58455089744 Nghiệp vụ nhập kho bông Trung Quốc cấp 1 ngày 1/12 có thể được diễn giải như sau: Nhà máy sợi Vinh không sử dụng hết nguyên vật liệu nên gửi chuyển trả vào kho nguyên vật liệu của Công ty dệt may Hà Nội. Nhà máy sợi Vinh sẽ lập " Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ " (biểu số 11) giao liên 2 cho người lĩnh nguyên vật liệu. Tại kho của công ty, thủ kho và cán bộ của phòng sản xuất kinh doanh sẽ lập "phiếu nhập kho" (biểu số 12). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mà Công ty nhận được có dạng như sau: Công ty Dệt May Hà Nội Biểu số 11 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 1/12/2003 Liên 2 No:28737 Họ và tên người vận chuyển: Cúc Hoa Phương tiện vận chuyển: Xe 37H - 0436 Xuất tại kho: Nhà máy sợi Vinh Nhập tại kho: Bông xơ- Công ty dệt may Hà Nội TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (SP - HH) Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Bông TQ cấp 1 kg 5864,4 5864,4 Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Tổng công ty dệt may Công ty Dệt May Hà Nội Biểu số 12 Phiếu nhập kho Số 121 ngày 1/12/2003 Đơn vị xuất: Nhà máy sợi Vinh Chứng từ số 398456 ngày 1 tháng 12 năm 2003 Biên bản kiểm nghiệm số: Nhập vào kho: Bông xơ TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Số lượng nhập kho Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú mã 1 Bông TQ cấp 1 kg 5864,4 19482,3 114252000 XBXN Cộng 114252000 Cộng thành tiền: Một trăm mười bốn triệu, hai trăm năm mươi hai nghìn đồng chẵn. Thủ kho Người giao Phụ trách KHTT Sau khi lập bảng kê nguyên vật liệu một cách đầy đủ, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành lập" bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu" (Biểu số 13). Tổng số tiền ở cột thành tiền trên " Bảng kê nhập kho bông xơ" (biểu số 13) phải trùng khớp với cột thành tiền trên " Bảng tổng hợp nhập bông xơ " (biểu số 12). Đồng thời, số tiền đó cũng phải là tổng của 3 cột " TK 152V" (phản ánh tổng giá trị nguyên vật liệu nhập từ nhà máy sợi Vinh), " TK 154" ( phản ánh tổng giá trị nguyên vật liệu nhập từ sản xuất dở dang), " TK 331H" ( phản ánh tổng giá trị nguyên vật liệu nhập do mua từ nhà cung cấp - Công ty bông Việt Nam). Bảng tổng hợp nhập bông xơ Tháng 12/2003 Biểu số 13 Nguyên vật liệu Số lượng TT TK 1521V TK 154 TK 331H Bông F1 11416 176949376 176949376 Bông sợi chải kỹ 38988 331398000 331398000 Bông TQ cấp 1 149334 2909321083 2909321083 Bông Nga cấp 1 198342 3708995400 3708995400 ….. ……… .......... .......... Cộng 1053288 58455089744 13563045959 9827023607 35065020178 Sau khi nhận được các chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra và định khoản. Sau khi thu thập các chứng từ xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và cuối kỳ máy sẽ tự tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá hạch toán để lên bảng chi tiết xuất vật tư (Bảng kê xuất kho bông xơ- biểu số14) và "Bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu" (biểu số 15) cho từng kho. Bảng kê xuất kho bông xơ Tháng 12/2003 Biểu số 14 Chứng từ Tên vật tư TK SL ĐG TT H T Nợ Có …….. 8732 12/12 Bông VN cấp 1 1521V 1521 201580 20341,53 4100445617 8438 19/12 Bông sợi chải kỹ 1312H 1521 4028 9000 36252000 8439 25/12 Bông sợi chải kỹ 621H 1521 987 9025 8907675 8735 28/12 Bông Nga cấp 1 152.1V 152.1 5036 18210 91785560 8737 29/12 Bông Nga cấp 1 1521V 1521 8430 18210 153510300 8443 30/12 Bông TQ cấp 1 1521H1 1521 39500 19476 769302000 …… …. … …. …. …….. Cộng 1210280 60363904372 Các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu ngày 12/12, 28/12, 29/12, 30/12 được minh hoạ ở bảng trên đều là các nghiệp vụ xuất kho luân chuyển nội bộ phục vụ cho sản xuất ở các nhà máy thành viên là Nhà máy sợi Vinh, nhà máy sợi 1,..Khi xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho sẽ lập " Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ" (Tương tự như Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Biểu số 5). Sau khi nhận được nguyên vật liệu, tại kho của nhà máy sợi Vinh(nhà máy sợi 1, nhà máy sợi 2), thủ kho sẽ tiến hành lập "Phiếu nhập kho" ( Tương tự như Phiếu nhập kho- biểu số3). Nếu xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất trực tiếp, thủ kho cũng sẽ lập " Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ "(Tương tự biểu số 3) Dựa vào " Bảng kê xuất kho bông xơ"(biểu số 14) kế toán tiến hành lập " Bảng tổng hợp xuất vật tư"(biểu số 15). Tổng cộng số tiền trên cột thành tiền ở "Bảng kê xuất kho bông xơ" phải trùng khớp với tổng số tiền trên cột thành tiền tại " Bảng tổng hợp xuất vật tư". Đồng thời số tiền này cũng là tổng cộng của 3 cột: Cột "TK 131H"(phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất đem bán cho công ty bông Việt Nam), cột "TK 1521H" (phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất dùng để sản xuất cho nhà máy sợi Vinh), cột "TK 621H"(phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất trực tiếp dùng cho sản xuất tại nhà máy sợi ) bảng Tổng hợp xuất vật tư Tháng 12/2003 Biểu số 15 Vật tư ĐVT SL TT 131H 1521V 621H Bông F1 Kg 9376 148280736 7746472 70815264 Bông sợi chải kỹ Kg 35297 317673000 183987000 13386000 Bông TQ cấp 1 Kg 100360 1954617560 1954617560 Bông Nga cấp 1 Kg 217466 3960055860 3960055860 ….. Cộng 60363904372 6233720382 18217585780 35912598210 Công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán nguyên vật liệu. Cuối tháng, theo yêu cầu của Trưởng phòng kế toán từ các bảng tổng hợp nhập, xuất và đối chiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn (mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu). Bảng này theo dõi cả về số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu về tình hình nhập - xuất - tồn trong tháng. Tổng công ty Dệt May Công ty Dệt May Hà Nội Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Kho Bông xơ Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Biểu 16 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ SL GT SL GT 1 Bông Nga cấp 1 Kg 379474 681303960 198342 3708995400 2 Bông sợi chải kỹ Kg 21698 214776000 38988 331398000 3 Bông TQ cấp 1 Kg 72624 1413539125 149334 2909321083 … Cộng 23770208108 58455089744 Xuất trong kỳ SL GT SL GT Giá TB 217466 3960055860 360350 6561973500 18210 35297 317673000 25389 228501000 9000 100360 1954617560 121598 2368242648 19476 ............ ............ ............ ............ ............ 60363904372 21861393530 ế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Người lập biểu 2.2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Dệt may Hà Nội 2.2.2.1 Tài khoản sử dụng Hạch toán tổng hợp vật liệu là công cụ không thể thiếu và rất có ảnh hưởng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Tại Công ty Dệt May Hà Nội chủ yếu sử dụng các tài khoản: 152, 331, 111, 112, 138, 621, 627, 641, 642. Công ty Dệt may Hà Nội không sử dụng tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số TK khác và ký hiệu chi tiết cho từng khu vực. Ví dụ: H là ký hiệu Hà Nội (TK 131 H: Phải thu khách hàng Hà Nội), V ký hiệu Vinh Để thuận tiện cho việc phân bổ và tính toán các tài khoản có thể được chi tiết theo các tài khoản chi tiết. Cụ thể đối với tại khoản 152 tại Công ty được phân chia như sau: - TK 152: Nguyên liệu, vật liệu. - TK 1521 : Nguyên vật liệu chính (Bông xơ) - TK 1521V: Nguyên vật liệu chính ở kho Vinh - TK 1522: Vật liệu phụ - TK 1522H1: Hoá chất thuốc nhuộm - TK1522H2: Phụ liệu, vật tư bao gói - TK 1523: Nhiên liệu (Xăng dầu) - TK 1524: Phụ tùng sửa chữa, thay thế. - TK: 1526: Phụ tùng khác - TK 1527: Phế liệu 2.2.2.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Vật liệu tại công ty rất đa dạng, được cung ứng từ nhiều nguồn khác nhau nên yêu cầu đặt ra cho kế toán là phải phản ánh đúng đắn, chính xác, đầy đủ giá thực tế của vật liệu cũng như tình hình thanh toán với người bán. Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất và phân loại chúng. Căn cứ vào các chứng từ nhập kho (phiếu nhập kho- biểu số 3), kế toán nguyên vật liệu tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo thứ tự: Số phiếu nhập: 398956 Ngày 27 tháng 12 năm 2003 Tên khách hàng (đơn vị bán): Công ty thương mại dệt may thành phố Hồ Chí Minh. Tỷ giá ngoại tệ (nếu có) Mã vật tư: Số lượng vật liệu nhập: 8342 kg Đơn giá nhập : Tiền VNĐ: 18700 Ngoại tệ: Khi nhập xong dữ liệu, máy tính tự tính cột thành tiền theo công thức đã cài đặt sẵn: Thành tiền = số lượng x đơn giá. 155995400 = 8342 x 18700 Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán nguyên vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên Sổ chi tiết số 2 - Thanh toán với người bán và các Nhật ký chứng từ liên quan như NKCT số 1, số 2, số 4, số 10. Mỗi phiếu được theo dõi một dòng trên "Sổ chi tiết số 2" với đầy đủ các thông tin trên hoá đơn về nhà cung cấp và số tiền phải thanh toán. Phương thức thanh toán của Công ty có thể là trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trước, bù trừ, trả chậm theo hợp đồng hay bằng tiền tạm ứng. Nguyên tắc mở sổ chi tiết thanh toán với người bán: Đối với khách hàng thường xuyên, kế toán mở cho người từ một đến hai tờ sổ, đối với khách hàng không thường xuyên thì theo dõi qua một cuốn sổ chung. Căn cứ vào phiếu nhập nguyên vật liệu, hoá đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu, chứng từ Cột nội dung: Ghi số dư đầu tháng của từng nhà cung cấp được lấy từ "Sổ chi tiết số 2 " của tháng trước và ghi các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu( tên nguyên vật liệu, số lượng, đơn giá), các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn mua nguyên vật liệu gì thì chi tiết theo tài khoản của nguyên vật liệu đó và căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi phần thuế (TK 133). Các hình thức thanh toán với người bán có thể là: Thanh toán bằng tiền mặt (TK 111), thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng( TK112), bằng vay ngắn hạn (TK 311) và đối với người bán có mua hàng của xí nghiệp thì có thể thanh toán bù trừ (TK 131),... Cột phát sinh: + Số phát sinh Có: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho về số nguyên vật liệu theo hoá đơn đó, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán các nội dung có trên hoá đơn (biểu số 1), phiếu nhập kho (biểu số 3)và số tiền vào các cột phù hợp theo định khoản: Nợ TK 152 : 155995400 Nợ TK 1331 : 15599540 Có TK 331: 171594940 + Số phát sinh Nợ: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán tiền hàng, tuỳ theo hình thức thanh toán, kế toán kiểm tra xác định số tiền thanh toán với từng người bán cho từng chuyến hàng để ghi vào các cột phù hợp. Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi: Nợ TK 331: 171594940 Có TK 111: 171594940 Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 331: 2467500000 Có TK 112: 2467500000 Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 331: 75634285 Có TK 311: 75634285 Nếu thanh toán theo phương thức hàng đổi hàng kế toán ghi: Nợ TK 331: 16824695 Có TK 131: 16824695 Cột số dư: Kế toán phản ánh khoản Công ty còn nợ người bán hoặc các khoản Công ty trả trước cho người bán nhưng trong tháng hàng chưa về hoặc số tiền Công ty trả thừa cho người bán vào cột số dư. Sổ chi tiết thanh toán với người bán được cụ thể như sau (Biểu số 17): Sổ chi tiết công nợ (biểu số 17) Cuối tháng, kế toán khoá "sổ chi tiết thanh toán với người bán" (sổ chi tiết số 2- biểu số 17) theo từng nhà cung cấp, số liệu ở dòng tổng cộng trên từng sổ chi tiết số 2 là cơ sở để ghi vào NKCT số 5 (biểu số18)với nguyên tắc mỗi nhà cung cấp ghi một dòng sổ bao gồm cả phát sinh Có TK331 và phần phát sinh Nợ TK331. NKCT số 5 (biểu số18) là một loại sổ kế toán tổng hợp dùng để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp của toàn công ty. Nguyên tắc mở NKCT số 5: + Cơ sở số liệu: Căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước và "sổ chi tiết thanh toán với người bán" (Biểu số 17) + Phương pháp ghi: . Cột số dư đầu tháng: Lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 của tháng trước. Số dư Nợ: Phản ánh số tiền Công ty đã trả trước cho người bán nhưng hàng vẫn chưa về nhập kho trong tháng. Số dư Có: Phản ánh số tiền Công ty còn nợ người bán. . Số phát sinh: Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK 1521,1522, 133,… lấy số liệu cộng của từng loại nguyên vật liệu của người bán vào các tài khoản tương ứng. Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK 111, 112, …lấy số liệu công ở các TK tuỳ theo hình thức thanh toán để ghi số tiền vào các tài khoản tương ứng. . Số dư cuối tháng: Căn cứ vào số dư đầu tháng, số phát sinh trong tháng để tính số dư cuối tháng của từng người bán. Cuối tháng khoá sổ NKCT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các TK liên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 (Biểu số18) để ghi sổ Cái TK 152 (Nợ TK 152/ Có TK 331). Nhật ký chứng từ số 5 (biểu số18) Cuối tháng, dựa vào các phiếu thu, phiếu chi, kế toán tiến hành lập NKCT số 1 (Biểu số 19)- Một loại sổ tổng hợp dùng để theo dõi tình hình chi tiêu tiền mặt của toàn Công ty. nhật ký chứng từ số 1(Biểu số 19) 2.2.2.3 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Công tác kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu là một trong những khâu chủ yếu của công tác hạch toán nguyên vật liệu mà thông qua đó biết được chính xác, kịp thời, đầy đủ loại nguyên vật liệu xuất dùng. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi nguyên vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 60%) trong giá thành sản xuất nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại nguyên vật liệu sử dụng là bao nhiêu và theo dõi được nguyên vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng. Bởi vậy, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá. * Trình tự ghi sổ hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Hàng ngày từ chứng từ xuất kho, kế toán đưa dữ liệu vào máy. Giá nguyên vật liệu ghi trên phiếu này là giá hạch toán. Cuối tháng máy tự tổng hợp số liệu, cho biết số nguyên vật liệu xuất dùng của từng kho, từng tài khoản về cả số lượng và giá trị theo giá hạch toán. Sau đó, trên cơ sở bảng kê số 3 "Bảng tính giá thành thực tế nguyên vật liệu" (Biểu số 20)sẽ xác định được giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho như sau: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho = Giá hạch toán nguyên vật liệu xuất kho x Hệ số chênh lệch Kế toán lập bảng kê số 3 (Biểu số 20)- Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu căn cứ vào các"Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu" (Biểu số 13) để vào cột hạch toán và căn cứ vào hoá đơn cộng với các chi phí khác thực tế phát sinh như chi phí vận chuyển bốc dỡ trên các nhật ký chứng từ có liên quan như NKCT số1, 2.. để vào cột thực tế. Bảng kê số 3 (Biểu số 20) Trên cơ sở Bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu (Biểu số 15) của từng kho và Bảng kê số 3(Biểu số 20), cuối quý kế toán tổng hợp và đưa ra Bảng phân bổ nguyên vật liệu (Biểu số 21). Bảng này có tác dụng cung cấp thông tin trong công tác tính giá thành sản phẩm. Các bộ phận lĩnh dùng nguyên vật liệu ở Công ty: + Nguyên vật liệu xuất cho sản xuất ở các nhà máy: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Hà Nội: TK 621H Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Vinh: TK 621V Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Hà Đông : TK 621D ………………… + Nguyên vật liệu xuất cho quản lý nhà máy: TK 627 + Nguyên vật liệu xuất cho các kho, cửa hàng: TK 641 + Nguyên vật liệu xuất cho quản lý toàn Công ty: TK 642 + Nguyên vật liệu cho vay, thừa hay thiếu khi kiểm kê kho, hao hụt ngoài định mức,…: TK 1388, TK 1381,… Bảng phân bổ nguyên vật liệu (Biểu số 21 Dựa vào số liệu thu thập được trên các NKCT số 5 (Biểu số 18), NKCT số 1(Biểu số 19) , 2, 4, 7, 10, bảng kê số 3 (Biểu số 20), bảng phân bổ nguyên vật liệu (Biểu số 21), kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái TK 152 (Biểu số 22). Biểu số 22 Sổ cái Tài khoản 152.1 Dư nợ đầu năm : 78.520.828.714 Dư có đầu năm : Ghi nợ TK152/có các TK Tháng 1 …….. Tháng 11 Tháng 12 Cộng 111 11524851 152V 13563045959 331 35065020178 …… ……. PS Nợ 59438305454 PS Có 62114457598 Số dư Nợ 25144081106 22467928862 Kế toán ghi sổ Ngày..tháng…năm Kế toán trưởng 2.2.2.4 Tổ chức kiểm kê kho nguyên vật liệu - Công ty Dệt May Hà Nội tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu nhằm tiến hành kiểm tra sự chính xác về số liệu, giá trị của từng thứ nguyên vật liệu hiện có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó, việc kiểm kê giúp cho Công ty kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát, để có biện pháp xử lý kịp thời. Ví dụ, đối với nguyên vật liệu qua kiểm kê, đánh giá phát hiện kém phẩm chất, giảm giá trị thì xin thanh lý theo quyết định của Công ty. Nếu nguyên vật liệu của Công ty vẫn còn tốt thì xin đánh theo giá trị ban đầu. Nguyên vật liệu của Công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm tra còn kéo dài, Công ty tiến hành kiểm tra định kỳ 6 tháng 1 lần (6 tháng đầu năm, sáu tháng cuối năm). Công ty tiến hành tổ chức kiểm kê ở tất cả các kho, mỗi kho được lập một ban kiểm kê bao gồm 3 người. 1 thủ kho 1 thống kê 1 kế toán nguyên vật liệu. Kế toán thực hiện so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân thời tiết, khí hậu hay do hao hụt khi cân, đo, đong, đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào "Biên bản kiểm kê" do phòng Kế hoạch thị trường lập. Cuối kỳ, biên bản kiểm kê được gửi lên phòng kế toán. Kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại. Chênh lệch thừa thiếu = Số liệu tồn kho kiểm kê - Số liệu tồn kho sổ sách Sau đó, kế toán tính giá trị chênh lệch cho từng loại nguyên vật liệu. "Biên bản kiểm kê"(Biểu số 23) được lập riêng cho từng kho. Công ty Dệt May Hà Nội Biên bản kiểm kê Nguyên vật liệu Biểu số 23 Trước khi lập báo cáo, căn cứ vào biên bản kiểm kê, bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để xác định giá hạch toán, kế toán hạch toán như sau: + Thừa phát hiện qua kiểm kê có thể do Công ty tạm vay,… Nợ TK 152.1: 364803 (Số chênh lệch) Có TK 338.1:364803 (Số chênh lệch) + Thiếu phát hiện qua kiểm kê (chủ yếu chênh lệch do cân đo đong đếm) : Nợ TK 138.1: 126920 (Số chênh lệch) Có TK 152: 126920 (Số chênh lệch) Chương III Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội 3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức quản lý, kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội 3.1.1 Ưu điểm Trải qua hơn 20 năm phát triển và trưởng thành, Công ty Dệt may Hà Nội đã và đang khẳng định vị trí và vai trò của mình trong nền kinh tế thị trường. Công ty từng bước khắc phục khó khăn, tìm ra giải pháp về quản lý kinh tế làm cho Công ty nhanh chóng hoà nhập với nền kinh tế thị trường, cùng đổi mới trang thiết bị dây chuyền sản xuất, củng cố bộ máy quản lý. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng cũng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Thực hiện được điều đó sẽ góp phần vào việc sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả hơn nữa và góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường. Qua thời gian thực tập tại Công ty, được sự giúp đỡ của các anh chị nhân viên các phần hành kế toán trong Công ty, em đã thấy được những điểm nổi bật sau: - Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành. Hệ thống tài khoản của Công ty phản ánh tương đối đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc sắp xếp, phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. - Về vận dụng hình thức sổ kế toán: Để quản lý và hạch toán các phần hành kế toán, phòng kế toán đã áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất hiện nay như Công ty Dệt May Hà Nội. - Về công tác quản lý: Là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc ngành công nghiệp nhẹ, sản phẩm của Công ty Dệt May Hà Nội đã đứng vững trên thị trường hàng chục năm nay. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong kinh tế thị trường nhưng Công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm những bước đi mới cho mình. Hiện nay, Công ty đã áp dụng nhiều chính sách để nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và quản lý nguyên vật liệu nói riêng. Cụ thể, Công ty có nhiều chú trọng trong Công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản cho đến sử dụng. + Đối với công tác thu mua nguyên vật liệu, Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn mua nguyên vật liệu và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời với nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã lập được định mức sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn vì dự trữ nguyên vật liệu tồn kho không cần thiết. + Đối với công tác tổ chức kho nguyên vật liệu: Các kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại nguyên vật liệu. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, cao, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê nguyên vật liệu. + Đối với khâu sử dụng nguyên vật liệu: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. Nhờ đó, nguyên vật liệu được xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức nguyên vật liệu định trước. Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu thì các bộ sử dụng làm phiếu xin lĩnh nguyên vật liệu gửi lên phòng sản xuất kinh doanh xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời mà tránh được tình tràng hao hụt, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu. - Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán để thực hiện kế toán hàng tồn kho và kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động nguyên vật liệu tại các kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì Công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực, chính xác tình hình hiện có, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên vật liệu, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động nguyên vật liệu được chính xác. - Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán với một đội ngũ nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm nghề nghiệp, nhạy bén với những đổi mới của thị trường. Họ được giao những nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với năng lực của mình. Các nhân viên phòng Kế toán tài chính luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao, cung cấp thông tin kế toán một cách thường xuyên, đầy đủ và chính xác giúp cho ban lãnh đạo Công ty đánh giá được kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty mình. - Công ty đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế: Giá xuất là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Phương pháp này phản ánh chính xác số liệu nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Tuy nhiên, để tao điều kiện thuận tiện cho việc tính toán, Công ty đang tiếp tục nghiên cứu nhằm vi tính hoá toàn bộ toàn phần công tác kế toán tại Công ty. - Về việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán, Hiện nay, Công ty đã đưa phần mềm kế toán Fast vào sử dụng giúp giảm bớt khối lượng của công việc cho các nhân viên kế toán đồng thời việc nối mạng nội bộ (LAN) giúp cho việc xem xét, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận liên quan được thuận tiện, tránh được nhầm lẫn. Do nền kinh tế thị trường có nhiều biến động nên mỗi đơn vị trong nền kinh tế luôn tìm mọi cách đổi mới, hoàn thiện mình, thay thế và loại bỏ những điều không hợp lý để tồn tại và phát triển. Cùng với xu thế chung của xã hội, Công ty đã và đang tìm cho mình những bước đi thích hợp, mạnh dạn đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm từng bước phát triển trong cơ chế thị trường, cải thiện và nâng cao đời sống lao động. 3.1.2 Tồn tại và những nguyên nhân chủ yếu Bên cạnh những cố gắng và những thành tựu đã đạt được thì hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty vẫn có những hạn chế nhất định cần được hoàn thiện hơn nữa. Đó là: - Về phân loại nguyên vật liệu: Việc phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò, công dụng kinh tế của nguyên vật liệu để chia ra thành từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay để áp dụng phần hành kế toán nguyên vật liệu vào máy vi tính thì xây dựng hệ thống sổ danh điểm vật tư thống nhất, áp dụng trong toàn Công ty là cần thiết để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý nguyên vật liệu. Sở dĩ như vậy là do khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu trong Công ty rất lớn, khó kiểm soát đồng thời mỗi loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ lại có nhiều quy cách, thông số kỹ thuật khác nhau hoặc có những loại nguyên vật liệu có tên khó đọc, khó nhớ, dễ nhầm lẫn như tên các loại hóa chất. Nếu chỉ giữ việc phân loại nguyên vật liệu như hiện nay mà không có biện pháp nào khả dĩ hơn thì có thể ảnh hưởng tới quá trình theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu cũng như quá trình đối chiếu giữa kho và phòng kế toán trong việc tìm kiếm một loại nguyên vật liệu nào đó. - Về việc lập sổ chi tiết nguyên vật liệu: Sổ chi tiết vật tư mà Công ty đang sử dụng không phản ánh chi phí thu mua nguyên vật liệu mà chỉ theo dõi giá mua nguyên vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn ngoài các chi phí có liên quan còn chi phí thu mua nguyên vật liệu phát sinh thường theo dõi trên các NKCT số 1(Biểu số 19), NKCT số 2. Giá thực tế của nguyên vật liệu được tính toán vào cuối kỳ trên bảng kê số 3 (Biểu số 20). Nguyên nhân chủ yếu là do Công ty không phản ánh ngay chi phí thu mua nguyên vật liệu mà đợi đên cuối kỳ khi tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho mới tiến hành phân bổ chi phí thu mua nguyên vật liệu dựa vào số lượng loại nguyên vật xuất. Công ty nên theo dõi trực tiếp phần chi phí này trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. - Về tính giá nguyên vật liệu:Thực tế tại Công ty, nguyên vật liệu chính bông xơ xuất được đánh giá theo giá hạch toán. Giá hạch toán mà công ty sử dụng là giá bình quân cả kỳ dự trữ không hoàn toàn cố định. Cứ cuối tháng, kế toán điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế thông qua hệ số giá, như vậy rất mất thời gian, gây ảnh hưởng tới tình hình hạch toán nguyên vật liệu cũng như các công việc hạch toán nói chung trong Công ty. Nguyên nhân chủ yếu của tồn tại này là do khối lượng công việc của kế toán nguyên vật liệu quá lớn mà Công ty lại không phản ánh chi phí thu mua nguyên vật liệu ngay mà chỉ phân bổ vào thời điểm khi tính giá nguyên vật liệu xuất kho nên không thể tính ngay được giá thực tế. - Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Trong Công ty, kế toán sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Việc ghi chép theo phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về chỉ tiêu số lượng. Sở dĩ có tồn tại đó là do quy mô vào loại lớn của doanh nghiệp, khối lượng công việc của kế toán quá nhiều, khó kiểm soát được toàn bộ hệ thống nguyên vật liệu rất lớn, có nhiều thông số kỹ thuật và tên gọi phức tạp, khó đọc, khó nhớ. - Việc ứng dụng tin học hiện đại vào tổ chức kế toán: Hiện nay, với trình độ công nghệ thông tin đang phát triển Công ty đã trang bị cho phòng kế toán tài chính một số máy vi tính nhưng việc cài đặt chương trình trên máy chưa hoàn hảo đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Đến cuối tháng, khối lượng công việc nhiều, việc đối chiếu số lượng tồn kho giữa thủ kho và phòng kế toán vẫn còn nhiều hạn chế tuy đã khắc phục được nhiều do sử phòng phần mềm kế toán Fast. Do đó, Công ty cần ứng dụng việc nghiên cứu máy vi tính xuống từng kho để công tác kế toán nguyên vật liệu được diễn ra thuận lợi, khắc phục được phần nào những khó khăn và phản ánh được kịp thời, chính xác giá trị của từng loại nguyên vật liệu. 3.2 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội. 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội Trong xu thế phát triển của mình, Công ty Dệt May Hà Nội đã và đang tạo ra cho mình một chỗ đứng vững chắc ở thị trường trong và ngoài nước. Công ty không ngừng đầu tư hiện đại hoá sản xuất, đầu tư cho khâu sáng tác mẫu mã sản phẩm mới, khai thác thế mạnh của dàn máy thêu tại nhà máy thêu Đông Mỹ để tạo ra những sản phẩm có chất lượng và mẫu mã phong phú, đẹp mắt, được khách hàng ưa chuộng. Trong những năm tới, Công ty sẽ cố gắng tìm kiếm nguồn cung cấp nguyên vật liệu trong nước vì nguồn nguyên vật liệu Công ty đang sử dụng chủ yếu là nguồn nhập từ nước ngoài nên ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng về may mặc nên Công ty chú trọng phát triển mạnh mạng lưới tiêu thụ của mình ở trong nước và mở rộng ra thị trường ở nước ngoài như Mỹ, Châu Âu.... Từ thực tế đó, Công ty cần phải xây dựng được một đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật, cán bộ quản lý, công nhân kỹ thuật có đủ trình độ sử dụng công nghệ tiên tiến. Nhưng vấn đề đặt ra là xí nghiệp phải quan tâm nhiều đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng công tác kế toán để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường. Chính vì lý do đó, cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng cải tiến mọi mặt, nó góp phần không nhỏ vào việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. 3.2.2 Nội dung hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt May Hà Nội *Đổi mới phương pháp quản lý nguyên vật liệu góp phần nâng cao chất lượng kế toán. * Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. 3.2.3 Điều kiện thực hiện các nội dung hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Dệt May Hà Nội - Lập sổ danh điểm vật tư . Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng trong quá trình sản xuất là hợp lý. Tuy nhiên, mỗi loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ lại có nhiều quy cách thông số kỹ thuật khác nhau hoặc có những loại vật liệu có tên khó đọc, khó nhớ, dễ nhầm lẫn như tên các loại hoá chất. Do Công ty chưa xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu thống nhất nên có thể ảnh hưởng tới quá trình theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu cũng như quá trình đối chiếu giữa kho và phòng kế toán trong việc tìm kiếm một loại vật liệu nào đó. Sổ danh điểm nguyên vật liệu có thể xây dựng theo mẫu sau: Sổ danh điểm nguyên vật liệu Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú 1521.01.01 Bông Trung Quốc cấp 1 Kg 1521.01.02 Bông Mỹ Kg .... ..... ...... 1521.02.01 Xơ Ply sindo Kg 1521.02.02 Xơ Tun tex Kg ..... ................. .......... 1522.01.01 ...................... .......... - ứng dụng sự tiện ích của máy vi tính vào hạch toán nguyên vật liệu. Hiện nay, đứng trước nhu cầu thông tin ngày càng cao, ở nước ta đang diễn ra quá trình tin học hoá trên nhiều lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân. áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở doanh nghiệp sản xuất chủ yếu hướng vào việc xây dựng hệ thống chương trình kế toán phù hợp với đặc điểm công tác kế toán về mặt tâm lý, là sự cố gắng tránh những biến động mang tính nguyên tắc ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty mà chủ yếu là những biến động về mặt tổ chức. Vì thế, việc đưa máy vi tính vào công tác kế toán nên triển khai theo từng công đoạn để tránh gây xáo động lớn trong quá trình hạch toán. Đối với kế toán nguyên vật liệu có thể tự xây dựng chương trình tự động hoá toàn bộ quá trình xử lý, lưu trữ, bảo quản chứng từ, in ấn sổ sách. Với Công ty Dệt May Hà Nội, kế toán nguyên vật liệu chủ yếu thực hiện trên máy vi tính nhưng bảng kê số 3 (Biểu số 24) và bảng phân bổ số 2 (Biểu số 25) vẫn phải do kế toán tự khớp giá. Điều đó đòi hỏi kế toán phải hết sức cẩn thận mới đảm bảo được độ chính xác cao. Bên cạnh đó, một nhân tố hết sức quan trọng trong kế toán bằng máy vi tính đó là phần mềm kế toán có tốc độ xử lý chưa thật nhanh đã hạn chế tới công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Từ thực tế như vậy, Công ty nên có kế hoạch đổi mới phần mềm máy vi tính và nâng cấp máy để tăng tốc độ xử lý thông tin, cho ra những kết quả chính xác, kịp thời. - Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - một phương pháp đơn giản, dễ làm nhưng chưa thực sự phù hợp với quy mô doanh nghiệp lớn như Công ty Dệt May Hà Nội . Vì công tác kế toán ghi chép số liệu nhập xuất và tồn kho giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho bị trùng lặp, càng nhiều danh điểm vật tư càng bộc lộ điểm yếu này, công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư thay cho phương pháp thẻ song song vì ngoài việc khắc phục được sự ghi chép trùng lặp trong quá trình ghi chép số liệu nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu, phương pháp sổ số dư có nhiều ưu điểm khác phù hợp với đặc điểm của Công ty, chẳng hạn như chủng loại nguyên vật liệu phong phú, số lượng nhập- xuất- tồn lớn. Theo phương pháp sổ số dư, trình tự hạch toán nguyên vật liệu được tiến hành theo các bước sau: Bước 1: Giống như phương pháp thẻ song song, tại thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập- xuất- tồn kho về mặt số lượng. Ngoài ra cuối tháng thủ kho còn phải ghi sổ số lượng tồn kho vào sổ số dư. Bước 2: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất, ghi chép tình hình nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày và định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất rồi từ đó nhập bảng tổng hợp nhập- xuất tồn- kho theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu. Bước 3: Kế toán mở sổ số dư ( sử dụng cho cả năm) theo từng kho, từng loại nguyên vật liệu được ghi 1 dòng số tổng hợp dư về lượng và về giá trị. Sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư (cuối tháng) và đưa lên phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng dư nhân với giá hạch toán. Bước 4: Cuối tháng đối chiếu số dư của sổ số dư với số dư của bảng luỹ kế nhập về mặt giá trị. Sổ số dư. Vật tư: Kho: T Tên, quy cách, chủng loại ĐĐơn vị Định mức dự trữ Số dư đầu năm SDư tháng 1 SDư tháng 2 ...... SDư tháng 12 TThấp nhất CCao nhất SSố lượng TThành tiền Tổng cộng - Sử dụng tài khoản 151-"Hàng mua đang đi đường" Nếu cuối tháng hoá đơn về rồi nhưng hàng chưa về, các chứng từ sẽ được lưu giữ chờ hàng về tiến hành nhập kho bình thường. Như vậy trong trường hợp rủi ro xảy ra như hoá đơn bị mất sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán. Vì vậy, để theo dõi những lô hàng này Công ty nên mở tài khoản 151-"Hàng mua đang đi đường" để tiện cho việc theo dõi nguyên vật liệu. Kết luận Kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò là một trong những công việc chủ chốt của hạch toán kế toán trong khi đó công tác kế toán lại có tầm quan trọng đặc biệt trong quản lý kinh tế. Cụ thể, kế toán nguyên vật liệu giúp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh theo dõi được chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng chủng loại, giá trị vật liệu nhập, xuất, tồn kho giúp ích cho việc tính đúng, tính đủ và chính xác giá thành sản phẩm. Từ đó, Công ty có thể đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm góp phần làm tăng lợi nhuận của công ty mình. Công ty Dệt May Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng Công ty Dệt May Việt Nam do vậy nguồn vốn kinh doanh của Công ty phụ thuộc chủ yếu vào Ngân sách nhà nước cấp. Tuy nhiên, Công ty ngày càng đứng vững trên thị trường, ngày càng khẳng định vị thế quan trọng của mình trong ngành Dệt May Việt Nam. Qua việc mạnh dạn tìm hiểu, đi sâu nghiên cứu để thấy được mặt mạnh cần phát huy và những điểm còn tồn tại cần khắc phục trong công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, em đã đưa ra một số kiến nghị nhằm góp một phần rất nhỏ của mình để hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty. Muốn trở thành một công cụ quản lý kinh tế quan trọng của nhà nước, Công ty cần kiện toàn và tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng một cách chính xác và khoa học hơn. Do thời gian thực tập còn hạn chế, hiểu biết về nghiệp vụ kế toán còn hạn hẹp và thiếu kinh nghiệm nên khả năng nhìn nhận vấn đề còn nhiều thiếu sót. Tuy nhiên , em đã cố gắng vận dụng những kiến thức đã học cùng với việc tìm hiểu, đi sâu nghiên cứu thực trạng công tác kế toán trong Công ty để hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn thực tập - PGS. TS Nguyễn Thị Đông cùng ban lãnh và các cán bộ đặc biệt là các anh chị đang công tác tại phòng Kế toán Tài chính của Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Danh mục tài liệu tham khảo * * * * * 1- Giáo trình "Kế toán Tài chính trong các doanh nghiệp" - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. 2- "Lý thuyết và thực hành Kế toán Tài chính" của TS Nguyễn Văn Công - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân 3- Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 "Hàng tồn kho" (Ban hành và củng cố theo quyết định số 140/2001/ QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính). 4- "Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ vào sổ sách kế toán trong các loại hình doanh nghiệp" - NXB Bộ Tài Chính. Mục lục Lời nói đầu Chương I Đặc điểm chung về kinh doanh, quản lý và kế toán có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội 1.1 Đặc điểm chung về kinh doanh và quản lý có ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Dệt may Hà Nội 1.1.2 Kinh doanh và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Dệt may Hà Nội 1.1.2.1 Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh 1.1.2.2 Đặc điểm chính của sản phẩm 1.1.2.3 Thị trường tiêu thụ sản phẩm 1.1.2.4 Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất 1.1.3 Tổ chức quản lý trong Công ty Dệt may Hà Nội 1.1.3.1 Đặc điểm về tình hình quản lý tài chính của Công ty Dệt may Hà Nội 1.1.3.2 Đặc điểm về kinh tế, kỹ thuật 1.1.3.3 Bộ máy quản lý của Công ty Dệt may Hà Nội 1.2 Đặc điểm chung về tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Dệt may Hà Nội 1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Dệt may Hà Nội 1.2.2 Chính sách kế toán và tổ chức công tác kế toán Chương II Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội 2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu và các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Dệt may Hà Nội 2.1.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu trong Công ty Dệt may Hà Nội 2.1.2 Các chính sách quản lý và kế toán áp dụng trong Công ty Dệt may Hà Nội 2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội 2.2.1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong Công ty Dệt may Hà Nội 2.2.2 Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội 2.2.2.1 Tài khoản sử dụng 2.2.2.2 Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 2.2.2.3Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu 2.2.2.4 Tổ chức kiểm kê kho nguyên vật liệu Chương III: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội 3.1 Đánh giá thực trạng tổ chức quản lý, kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội 3.1.1 Ưu điểm 3.1.2 Tồn tại và những nguyên nhân chủ yếu 3.2 Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội 3.2.2 Nội dung hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội 3.2.3 Điều kiện thực hiện các nội dung hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dệt may Hà Nội Kết luận Nhận xét của đơn vị thực tập Nhận xét của giáo viên hướng dẫn danh mục tài liệu tham khảo Tổng công ty dệt may Công ty Dệt May Hà Nội Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Kho Bông xơ Từ ngày 01/12/2003 đến ngày 31/12/2003 Biểu số 16 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL GT SL GT SL GT SL GT Giá TB 1 Bông Nga cấp 1 Kg 379474 6813039600 198342 3708995400 217466 3960055860 360350 6561979140 18210 2 Bông sợi chải kỹ Kg 21698 214776000 38988 331398000 35297 317673000 25389 228501000 9000 3 Bông TQ cấp 1 Kg 72624 1413539125 149334 2909321083 100360 1954617560 121598 2368242648 19476 … ………… … …. ……….. …… ………. ……. ……… ….. …….. ……. Cộng 23770208108 58455089744 60363904372 21861393530 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Người lập biểu Tổng công ty dệt may Công ty dệt may Hà Nội Sổ chi tiết công nợ TK 331H- Thanh toán với người bán Hà Nội (Công ty bông Việt Nam) Biểu số 17 Tháng 12 năm 2003 TT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Số dư đầu tháng 1301130 Số phát sinh trong tháng 1 UNC CPQĐ 16/12 Thanh toán tiền mua bông xơ HĐ 0000352 112.1H6 2467500000 2 8 2/12 Nhập bông 152.1 133 4031600000 403160000 3 09 6/12 Nhập bông 152.1 133 3553000000 355300000 4 21 7/12 Nhập bông 152.1 133 155995400 15599540 5 51 29/12 Thanh toán tiền mua bông xơ 111 171594940 6 56 29/12 Thanh toán tiền mua bông xơ 131 16824695 7 67 30/12 Thanh toán tiên mua bông xơ 311 75634285 ……………. …… ………. ………… ……… … …….. Cộng số phát sinh 5467500000 9895119960 Số dư cuối tháng 4428921090 Ngày … tháng … năm…. Người lập biểu Tổng công ty dệt may Công ty Dệt May Hà Nội Nhật ký chứng từ số 5 Ghi có TK331 Tháng 12/2003 Biểu số 18 STT Tên đơn vị (hoặc người bán) Số dư đầu tháng Ghi có TK331,ghi nợ các TK Theo dõi thanh toán (Nợ TK331) Số dư cuối tháng 152 133 … Cộng có TK331 111 112 … Cộng nợ TK331 Nợ Có HT TT Nợ Có 1 Công ty bông VN 1301130 8995563600 899556360 … 9895119960 2467500000 2467500000 4428921090 2 Công ty Dệt may TPHCM 156110 3708995400 370899540 … 4079894940 2559600000 2559600000 1520451050 ........... . ................. ................. .................. ... ................... ..... ..................... ... ..................... ... .................... ... ............. . ................. . ................. ............... ... ................... ..... ............. ... ............... ... ............. Tổng cộng 19078506120 9276518230 1530218980 35065020178 22507530000 26004850000 23586506340 Đã ghi sổ cái ngày…tháng…năm 2003 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Ngày…tháng…năm2003 Kế toán trưởng Công ty Dệt may Hà Nội Nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK111- Tiền mặt Tháng 12/2003 Biểu số 19 STT Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ các TK … 133 ….. 1521 1522 331 … Cộng có TK111 … … … … … … … … … 25/12 …. … … 171594940 171594940 27/12 350000 ……. 3500000 3850000 Cộng 1152485 385000 11524851 419276384 432338720 Đã ghi sổ cái ngày 31tháng 12 năm 2003 Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ Tổng công ty dệt may Công ty dệt may Hà Nội Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu Tháng 12/2003 Biểu số 20 STT Chỉ tiêu TKno1521H TKno1522H1 TKno1522H2 TKno1523 TKno1524 TT HT TT HT TT HT TT HT TT HT I. Dư đầu tháng 25144081106 23743536050 11940205016 11855251485 1168802311 1166754978 443817084 440182794 26120017758 25295419471 II. PS trong tháng 59438305454 58455089744 11563183409 11346513989 3198215494 3198215494 4270615739 4246132139 7059436595 6855214592 TK111 11524851 TK1521V 13563045959 13563045959 TK331H 35065020178 35065020178 III Dư đầu tháng +PS 84582386560 82198626394 23503388425 23201765474 4367017805 4364970472 4714432823 4686314933 33179454353 32150634063 IV. Chênh lệch TT-HT 2383760166 301622951 2047333 28117890 1028820290 V. Hệ số 1.029 1.013 1.000 1.006 1.032 VI. Xuất trong tháng 62114457598 60363904372 13630019114 13455102778 3564355493 3564355493 4263107467 4237681379 11369494890 11016952413 VII. Tồn cuối tháng 22467928962 21834722022 9873369311 9746662606 802662312 800614979 451325356 448633554 21809959463 21133681650 Kế toán ghi sổ Ngày…..tháng…năm 2003 Kế toán trưởng Tổng công ty dệt may Công ty dệt may Hà Nội Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 12/2003 Biểu số 21 STT TK nợ TKco1521H TKco1522H1 TKco1522H2 TKco1523 TKco1524 TT HT TT HT TT HT TT HT TT HT TK1381 600 600 TK1388 477393931 477393931 156182550 156182550 TK1521V 29105595711 29105595711 207288193 207288193 1550709310 1550709310 43855333 43855333 4177163613 4177163613 TK621H 185087979551 180493370507 10707437862 15781135228 TK627 1548053129 1213137343 456349932 456081871 1929305123 1850444278 2085288455 2076865940 TK632 10330699720 10330699720 134931076 134931076 1680000 1680000 2070715 2070715 1135487311 1135487311 TK641 553959 550109 1102488635 1094654101 14162840 14092945 10436919 10113293 TK642 62822987 62304078 1999577 1997490 229037353 227902416 180322027 174734466 ……. Cộng 62114457598 60363904372 13630019114 13455102778 3564355493 3564355493 4263107467 4237681379 11369494890 11016952413 Công ty Dệt May Hà Nội Biên bản kiểm kê Nguyên vật liệu Biểu số 23 Thời điểm kiểm kê: 9 giờ 30 phút ngày 31 tháng 12 năm 2003 Ban kiểm kê gồm: Ông (bà): Nguyễn Hoàng Trưởng ban: Kế toán nguyên vật liệu Ông (bà): Đoàn Phương Uỷ viên : Thống kê kho Ông (bà): Trần Hương Nhung Uỷ viên : Thủ kho Đã kiểm kê kho có những loại nguyên vật liệu dưới đây: STT Tên, quy cách, nhãn hiệu vật tư Mã số Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Số lượng Tiền Số lượng Tiền Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Tiền Số lượng Tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Bông Nga cấp 1 Kg 18210 360350 6561979140 360350 6561979140 0 0 2 Bông TQ cấp 1 Kg 19476 121598 228501000 121601 228865803 03 364803 3 Bông sợi chải kỹ Kg 9000 25389 2368242648 25384 2368369568 05 126920 …… … ….. ….. … … …… … ….. ….. … … Thủ trưởng đơn vị (ý kiến giải quyết số chênh lệch) Kế toán trưởng Ký (họ tên) Thủ kho Ký (Họ tên) Ngày 31 Tháng 12 năm 2003 Trưởng ban kiểm kê Ký (họ tên)