Đề tài Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHHNN MTV

o hình thức chứng từ ghi sổ. Sơ đồ 1.4: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Sổ hạch toán chứng từ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối s ố phát sinh Báo cáo quuyết toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng. Đối chiếu kiểm tra. 1.3.8 : Đặc điểm vận dụng báo cáo kế toán . - Công ty áp dụng chế độ và phương pháp kế toán hàng tồn kho. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho của công ty là theo giá gốc. Việc tính giá hàng tồn kho của công ty được áp dụng theo phương pháp tính giá thực tế đích danh. - Chế độ và phương pháp hạch toán tài sản cố định hữu hình. - Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định hữu hình theo nguyên giá,Khấu hao tài sản cố định tính theo phương pháp đường thẳng. - Chế độ và phương pháp tính và nộp thuế giá trị gia tăng. - Công ty thuộc đối tượng chịu thuế GTGT . Công ty đang áp dụng tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế. - Niên độ kế toán được bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12/năm tài chính. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NN MỘT THÀNH VIÊN KTCT THUỶ LỢI PHÚ THỌ. 2.1 : Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu lưu chuyển. Khái niệm : Vật liệu – công cụ dụng cụ (VL – CCDC) là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. 2.1.1 : Đặc điểm nguyên vật liệu. - Sản phẩm của công ty TNHH NNMTV khai thác công trình thuỷ lợi Phú Thọ là nguồn nước tưới phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Khi các hợp tác xã nông nghiệp có nhu cầu bơm nước thì công nhân các Trạm bơm cho vận hành các máy bơm tiến hành bơm nước .Vì vậy Nguyên liệu, vật liệu của công ty trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh cần rất nhiều loại cụ thể như Dầu Đieren, mớ mềm, sắt, thép các loại , bi bơm, roăng cao su, bu lông, sợi , ống bơm, và một số nguyên vật liệu khác,chi phí về các loại vật liệu trong công ty thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do đặc thù của ngành nông nghiệp nó mang tính chất thời vụ bởi vậy công ty phải mua nguyên vật liệu dự trữ để sẵn sàng cho phục vụ sản xuất nông nghiệp . 2.1.2 : Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu nhập - xuất- tồn. - Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý về vật liệu trong doanh nghiệp sản suất kinh doanh cũng như vị trí vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp. Người quản lý phải nắm bắt chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu của doang nghiệp mình. Đưa ra phương án , những cơ hội lựa chọn sao cho lợi nhuận của công ty là cao nhất. * Để quản lý được chặt chẽ số lượng NVL của công ty về tình hình nhập -xuất- tồn NVL đòi hỏi các nhà quản lý và phòng kế toán phải. - Mở đầy đủ hệ thống sổ sách ghi chép và phản ánh đầy đủ kịp thời chính xác về số lượng và giá trị của từng vật liệu hiện có, tình hình nhập xuất và luân chuyển sang nội bộ công ty, giám sát chặt chẽ quá trình thu mua sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả. - Tính toán chính xác giá thành vật liệu, phân loại vật liệu đúng quy tắc, xác định chính xác vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Phân tích tình hình thu mua, sử dụng vật liệu, xây dựng các định mức tiêu hao vật liệu giúp cho lãnh đạo công ty có kế hoạch đầu tư mua sắm dự trữ vật liệu cho chu kỳ sản xuất năm sau. - Tổ chức công tác kiểm kê định kỳ vật liệu hàng năm trong phạm vi công ty, phát hiện kịp thời những hiện tượng hao hụt mất mát, vi phạm chế độ quản lý vật tư giúp cho lãnh đạo công ty có biện pháp sử lý. - Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định. - Nhiệm vụ của tổ chức kế toán NVL – CCDC : Xuất phát từ vị trí yêu cầu quản lý của vật liệu – CCDC trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cũng như vị trí vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp. Kế toán vật liệu – CCDC cần thực hiện các nhiệm vụ như sau : - Tổ chức nghi chép , phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ vật liệu, nhập- xuất- tồn kho, vật liệu tiêu hao sử dụng trong quá trình SXKD. - Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập- xuất- tồn đúng chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, ( Lập chứng từ, luân chuyển chứng từ ) mở các loại sổ, thẻ chi tiết nguyên vật liệu đúng chế độ, đúng phương pháp quy định, giúp cho việc lãnh đạo và chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế. - Kiểm tra thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu, phát hiện và sử lý kịp thời vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng vật liêu phi pháp, lãng phí. - Tham gia kiểm kê, đánh giá lại vật liệu, phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý điều hành, phân tích kinh tế. 2.2- Thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH NN một thành viên khai thác công trình thuỷ lợi phú thọ. 2.2.1 -Nghiệp vụ nhập, xuất, tồn, và chứng từ kế toán nguyên vật liệu. - Phân loại và đánh giá NVL : Phân loại NVL : - Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu gồm nhiều loại, nhiều thứ có tính năng lý, hóa khác nhau, có công dụng và mục đích khác nhau, yêu cầu đặt ra là người quản lý phải biết từng loại vật liệu để đánh giá và xắp xếp theo từng nhóm theo một tiêu thứ nhất định. - Nhìn chung trong các DN VL được chia thành các loại sau : - Về NVL căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của chúng trong hoạt động SXKD được chia ra như sau : + NVL chính : (Bao gồm cả nữa thành phẩm mua ngoài) là đối tượng lao động chủ yếu hình thành sản phẩm mới. Ngoài ra NVL chính còn bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để gia công chế biến. + VL phụ : Là những loại vật liệu chỉ có tác dụng trong quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm như : Làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính, tăng chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cho công tác quản lý bảo quản . + Nhiên liệu : Bao gồm các loại vật liệu thể lỏng, khí hoặc rắn dùng cung cấp năng lượng phục vụ các thiết bị máy móc, phương tiện vận tải, phục vụ cho sản xuất như : Xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế : Gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng cho sửa chữa bộ phận hoặc thay thế phục hồi các thiết bị phương tiện vận tải, máy móc thiết bị như vòng bi, vòng đệm + Thiết bị XDCB : Bao gồm các thiết bị phương tiện chuyên dùng sử dụng cho công tác xây lắp. + Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu còn lại, các thứ chưa được xếp loại kể trên, như các loại vật liệu đặc trưng phục vụ riêng cho một ngành sản xuất. - Đánh giá NVL : Đánh giá NVL là dùng tiền để biểu thị giá trị của NVL theo nguyên tắc nhất định. Kế toán nhập – xuất – tồn kho VL phản ánh theo giá trị thực tế. Tuy nhiên trong không ít doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập – xuất VL song dù đánh giá theo giá hạch toán kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập – xuất VL trên sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán theo giá thực tế. Đánh giá VL-CCDC theo giá thực tế nhập: Nguyên vật liệu dùng cho sản suất của công ty chủ yếu được mua ngoài. Kế hoạch nhập nguyên vật liệu được lập và duyệt theo từng tháng, quý, dựa vào kế hoạch và quá trình phục vụ sản suất. Khi nhập kho NVL công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán. Giá vốn Giá bản thân của Chi phí thu mua Thuế nhập thực tế = N VL + V/c bốc dỡ + khẩu Giá vốn thực tế Giá mua Chi phí thu Thuế VAT VL mua ngoài = ngoài + mua + (Nếu có) Chi phí mua thực tế gồm : Chi phí bốc dỡ, bảo quản, vận chuyển vật liệu từ nơi mua về đến doanh nghiệp, chi phí thuê kho, bãi ,tiền phạt bồi thường (nếu có) công tác chi phí của nhân viên thu mua, chi phí bộ phận thu mua độc lập, hao hụt tự nhiên trong định mức khi vận chuyển. Trường hợp vật liệu mua về dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc đối tượng không phải nộp thuế GTGT thì giá mua ghi trên hóa đơn là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT. *Ví dụ 01. Theo phiếu nhập kho số 05 ngày 10 tháng 01 năm 2008. Nhập kho : 14.000 kg dầu Đi e ren với đơn giá .8000đ/ kg. của công ty cung ứng vật liệu Tiến Thắng. Nhập kho : 40 Kg sắt 6 với đơn giá .6.000đ/ kg. - Giá vốn thực tế của VL xuất kho : Có thể áp dụng các phương pháp sau : Giá vốn thực tế Giá vốn thực tế của = + Chi phí chế biên Của VL tự chế vật liệu xuất ra chế biến Giá vốn thực tế của VL Giá vốn thực tế của Tiền thuê gia công chế Thuê ngoài gia công = VL gia công chế + biến và CP vận chuyển Chế biến biến nhập–xuất VL gia công - Theo phương pháp đích danh : Vật liệu nhập giá nào thì xuất kho theo giá đó. Phương pháp này được áp dụng trong điều kiện doanh nghiệp tổ chức nhập – xuất, quản lý và hạch toán riêng biệt từng lô hàng theo từng lần nhập – xuất. - Theo giá bình quân tồn đầu kỳ : Là toàn bộ vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá VL tồn đầu kỳ. Được áp dụng trong điều kiện : + Lượng VL tồn kho đầu kỳ rất lớn. + Lượng nhập kho trong kỳ tỷ lệ nhỏ + Đáp ứng yêu cầu nhanh, đơn giản, kịp thời. - Theo giá bình quân gia quyền : Giá vốn thực tế VL – CCDC xuất dùng trong kỳ được tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ theo công thức: Giá bình quân Giá vốn thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá vốn thực tế VL nhập trong kỳ = VL xuất dùng Số lượng VL tồn đầu kỳ + số lượng VL nhập trong kỳ Giá trị VL Số lượng VL Giá trị Xuất kho = Xuất kho x Bình quân Phương pháp này được áp dụng cho từng thứ vật liệu riêng biệt có thể tính bình quân trong mỗi nghiệp vụ xuất nhập hoặc bình quân cho cả một kỳ. Phương pháp tính bình quân theo mỗi nghiệp vụ nhập xuất chính xác hơn, song công việc tính toán phức tạp và thực tế không thể sử dụng phương pháp bình quân gia quyền theo từng kỳ. Điều kiện áp dụng : Doanh nghiệp chỉ sử dụng một loại giá thực tế để hạch toán nhập, xuất kho VL và theo dõi được chính xác về số lượng từng thức vật liệu. - Theo phương pháp nhập trước, xuất trước : Căn cứ vào khối lượng nhập kho và đơn giá từng phần nhập kho để làm căn cứ tính gía xuất kho thực tế được tính theo nguyên tắc : + Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với số lượng xuất kho thuộc lần nhập trước. + Số còn lại được tính (tổng số xuất kho – số lượng xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo thứ tự lần nhập tiếp theo. Giá thực tế của Giá thực tế đơn vị của Số lượng VL xuất dùng VLCCDC xuất kho NVL nhập kho x trong kỳ thuộc từng Theo từng lần nhập Lần nhập kho - Tính theo giá nhập sau, xuất trước : Cách tính tương tự như phương pháp tính giá nhập trước, xuất trước, nhưng phải theo nguyên tắc : Khi xuất căn cứ vào số lượng xuất và đơn thực tế lần nhập sau cùng để tính, rồi lần lượt tính các lần nhập trước để tính. * Ví dụ 2 : Theo phiếu suất kho số 27 ngày 12 tháng 01 năm 2008. suất kho dầu Đi e ren cho các Trạm bơm. Số lượng (kg) Đơn giá (đ) Số tiền Tồn đầu kỳ 5000 8.000 40.000.000 Trạm bơm Bản nguyên 7.000 8.000 56.000.000 Trạm bơm Lê tính 3.000 8.000 24.000.000 . 2.2.2 – Kế toán nguyên vật liệu trên hệ thống sổ kế toán chi tiết , tổng hợp. * Thủ tục chứng từ nhập kho nguyên vật liệu Tại Công ty TNHH NN MTV KTCT thuỷ lợi Phú thọ việc thu mua vật liệu do cán bộ của phòng kỹ thuật đảm nhiệm. Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, phòng kỹ thuật tổ chức cho cán bộ đi mua. Mọi nguyên vật liệu mua về đến công ty phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Chứng từ chủ yếu về thu mua và nhập kho nguyên vật liệu của công ty gồm có: + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá (Mẫu số 08-VT) + Phiếu nhập kho (Mẫu số 02 - VT) Khi nhận được hoá đơn bán hàng, giấy báo nhận hàng của người bán gửi đến hay do nhân viên của công ty mang về, phòng kỹ thuật phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng. Khi vật liệu về đến công ty phải thành lập ban kiểm nghiệm công ty về số lượng chất lượng và quy cách vật liệu rồi lập ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm: Người nhập, người phụ trách vật tư và thủ kho. Người nhập và phục trách vật tư kiểm tra về số lượng và quy cách nguyên vật liệu , thủ kho có trách nhiệm kiểm tra về mặt số lượng nguyên vật liệu. Đồng thời phải ghi rõ họ tên, quy cách vật tư kiểm nghiệm, đơn vị tính, số lượng vật liệu nhập (số trang hoá đơn và số nhập). Biên bản phải ghi rõ ngày, tháng, năm có đầy đủ chữ ký của người nhập vật tư, thủ kho và người phụ trách vật tư. Biên bản kiểm nghiệm được lập thành 3 liên: + Một liên lưu ở phòng kỹ thuật vật tư. + Một liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. + Một liên giao cho khách hàng. Tất cả chứng từ đều phải có chữ ký của người nhận hàng, thủ kho, người giao hàng, thủ trưởng đơn vị. Phiếu nhập kho: Trước khi ghi vào phiếu nhập kho, kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế, biên bản kiểm nhận vật tư: Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Một liên lưu ở quyển phiếu nhập kho (ở bộ phận kế toán) + Một liên giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ và thanh toán với khách hàng (lưu ở kế toán thanh toán) + Một liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho. Phiếu nhập phải đầy đủ chữ ký của người nhận hàng, thủ kho, người giao hàng, thủ trưởng đơn vị. Biều 01: Trích HOÁ ĐƠN GiÁ TRỊ GIA TĂNG Liên số 2 : giao cho khách hàng Mẫu số : 01 Ngày10 tháng 01 năm 2008 DS/00B2 Đơn vị bán hàng : Công ty cung ưng vật liệu Tiến Thắng. N0: 036612 Địa chỉ : Vĩnh Yên - Vĩnh Phúc Điện thoại : 0211 842 074 Tài khoản: 201022 Mã số : 2 8 0 0 2 4 0 1 8 0 7 4 3 1 Họ tên người mua hàng : Lê Anh Tuấn . Tên đơn vị : Công ty TNHHNN MTV KTCT thuỷ lợi Phú Thọ. Địa chỉ : Xã sơn vi- Huyện Lâm Thao- Tỉnh Phú Thọ. 2 6 0 0 2 9 7 4 0 5 Số tài khoản : 421101000125 . Hình thức thanh toán : T/M MS STT Tên hàng hoá , dịch ch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1 x 2 1 Dầu Diezen kg 14.000 8.000 112.000.000 2 Sắt f 6 Kg 40 6.000 240.000 3 Thép hàn kg 31 8.727 270.537 Cộng tiền hàng 112.510.537 Thuế GTGT 10% 11.251.053 Tổng cộng thanh toán 123.761.600 Bằng chữ : ( Một trăm hai mươi ba triệu bảy trăm sáu mươi mốt ngàn sáu trăm đồng ./. ). Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên ) * Biểu 02: C.ty TNHHMTV-KTCTTL Phú Thọ Phòng kinh tế Trích BIÊN BẢN Kiểm nghiệm vật tư Hôm nay, ngày 10 / 01 năm 2008 Hội đồng kiểm nghiệm vật tư chúng tồi gồm có : 1- Bà : Nguyễn Thị Quỳnh - Chức vụ : Trưởng phòng kinh tế – Trưởng ban. 2- Bà : Nguyễn T.Bích Liên - Chức vụ : Kế toán vật tư - ủy viên. 3- Ông : Nguyễn Đình Tân - Chức vụ : C.bộ vật tư cụm Diên Hồng- ủy viên 4- Bà : Nguyễn Thị Hòa -Chức vụ : Thủ kho ( Diên Hồng ) Đã tiến hành kiểm nghiệm vật tư của công ty vật tư Tiến Thắng theo hóa đơn số N0 : 036612 như sau : STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Chất lượng Theo HĐ Theokiểm nghiệm Chênh lệch Đúng quy cách Kém phẩm chất 1 Dầu Diezen kg 14.000 14.000 - 14.000 - 2 Thép hàn kg 31 31 - 31 - 3 Sắt f 6 Kg 40 40 - 40 - Kết luận : Số lượng nhập đầy đủ, chất lượng đảm bảo, thống nhất số nhập kho trên và thủ tục thanh toán. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban ( ký,họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký , họ tên ) Căn cứ vào hóa đơn mua vật tư và biên bản, kiểm nghiệm kế toán vật tư lập phiếu nhập kho số hàng trên. * Biểu 03: C.TY TNHHNNMTV KTCTTL PHÚ THỌ Trích PHIẾU NHẬP KHO Số: 05 Ngày 10 tháng 01 năm 2008 Nợ TK: 152. Có TK: 331 Người giao hàng: Nguyễn Văn Bảy Theo HĐ số 01 ngày 10/01/2008 của Công ty cung ứng vật tư Tiến Thắng Nhập tại kho: Công tyTNHH NN MTV khai thác công trình thuỷ lợi Phú Thọ. S TT Tên mặt hàng Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu Diezen kg 14.000 14.000 8.000 112.000.000 2 Thép hàn kg 31 31 8.727 270.537 3 Sắt f 6 Kg 40 40 6.000 240.000 Cộng: 112.510.537 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm mười hai triệu năm trăm mười ngàn năm trăm ba mươi bảy đồng ./.). Ngày 10 tháng 01 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên ) Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Thủ tục chứng từ xuất của nguyên vật liệu. Tại công ty TNHH NN MTV KTCT thuỷ lợi Phú Thọ , nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu cho nhu cầu bơm nước phục vụ sản suất nông nghiệp . Chứng từ xuất kho nguyên vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho, phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Đối với phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức thì phiếu này được lập thành hai liên. Người phụ trách ký vào hai liên rồi chuyển cho thủ kho xuất một liên, một liên giao cho đơn vị sử dụng nguyên vật liệu. Khi lĩnh nguyên vật liệu, đơn vị phải mang phiếu này xuống kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi số liệu thực xuất và ký vào hai liên. Sau mỗi lần xuất kho ghi sổ thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hay khi hết hạn mức, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị được lĩnh nguyên vật liệu đã xuất và số hạn mức còn lại của tháng, đối chiếu với thẻ kho và ký vào hai liên đã xuất. + Một liên thủ kho chuyển cho phòng kế hoạch vật tư. + Một liên thủ kho chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ vào yêu cầu xuất, từng bộ phận sử dụng nguyên vật liệu từng phân xưởng lập kế hoạch ghi rõ họ tên, lượng vật tư đưa lên phòng kỹ thuật vật tư. Phòng kỹ thuật vật tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu thấy hợp lý theo yêu cầu sản xuất sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu này được lập riêng cho từng thứ hay nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại, cùng một kho xuất và sử dụng cho một sản phẩm, một đơn vị đặt hàng và phải được giám đốc hoặc người được giám đốc uỷ quyền ký duyệt trước. Khái quát trình xuất kho nguyên vật liệu qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 2.1: Khái quát quá trình xuất vật tư Bộ phận sử dụng Tại kho NVL Phiếu xuất hàng Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành ba liên: + Một liên lưu ở phòng kỹ thuật kế hoạch vật tư + Một liên thủ kho xuất giữ lại. + Một liên giao cho người lĩnh vật tư. Định kỳ, phiếu xuất kho được chuyển lên phòng kế toán để luân chuyển ghi sổ và lưu. Trong các phiếu này ghi cả số lượng xuất kho, đơn giá, thành tiền. Biểu 04 : CTY TNHH NN MTV PHIẾU XUẤT KHO Số: 27 KTCT THUỶ LỢI PHÚ THỌ Ngày 12 tháng 01 năm 2008 Nợ TK: 621 Có TK: 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Quốc Hùng. Bộ phận công tác: Trạm Lâm Thao-thuộc công ty quản lý. Nhận kho tài: Diên Hồng Lý do xuất kho: dùng cho trạm bơm Lê tính phục vụ cho quá trình sản xuất TT ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Dầu Diezen kg 10.000 8.000 80.000.000 2 Thép hàn kg 28 8.727 244.536 3 Sắt f 6 Kg 30 6.000 180.000 ..................... Cộng 80.424.536 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Tám mươi triệu bốn trăm hai mươi bốn ngàn năm trăm ba sáu đồng ./. Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) * Biểu số 05: C ông ty TNHH NN MTV KTCT thuỷ lợi Phú Thọ. Trích THẺ KHO Tên vật tư: Dầu Diezen Tháng 01 năm 2008 Chứng từ Trích yếu ĐVT Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu tháng 5.000 2 ..... ........................... .... .... ... .. 3 Nhập từ công ty cung ứng VL Tiến Thắng Kg 14.000 4 Xuất dầu cho chạy máy Kg 10.000 ... .... ........................................ ........ ....... ...... ......... Cộng phát sinh 73.000 74.725 Tồn cuối tháng: 3.275 Ngày .. tháng.. năm Ban Giám Đốc Duyệt Kế Toán Trưởng Người Lập (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) - Thẻ kho được lập chi tiết cho từng loại hàng hoá, nguyên vật liệu trong kho, căn cứ vào thẻ kho ta có thể biết được tình hình nhập- xuất- tồn của các loại vật liệu. Đồng thời kế toán nhập sổ chi tiết vật liệu. Ở sổ chi tiết vật liệu phản ánh cả về số lượng đơn giá, thành tiền của vật liệu sau mỗi lần nhập- xuất và số lượng vật tư, vật liệu còn tồn trong kho của công ty. Biểu số 06: Công ty TNHH NN MTV KTCT TL Phú Thọ. Trích - BÁO CÁO TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU CHÍNH Tháng 1 năm 2008 Stt Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng 9 Nhập Xuất Tồn cuối tháng 1 Dầu Diezen kg 5.000 14.000 10.000 9.000 2 Thép hàn kg 20.500 10.500 18.300 12.700 3 Sắt f 6 kg 500 450 875 75 4 Xăng Mô ga lít 85 150 205 30 .. . . - Việc thủ kho lập báo cáo tồn kho vào cuối tháng làm căn cứ để kế toán đối chiếu với số liệu của mình đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết của công ty đựợc chặt chẽ. Định kỳ, thủ kho mang chứng từ xuất nhập lên phòng kế toán, kế toán đối chiếu số lượng trên các phiếu với số lượng trên thẻ kho, nếu số liệu khớp đúng thì ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời kế toán phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, kiểm tra việc chấp hành các quy định trong việc lập và xét duyệt đối với mỗi loại chứng từ kế toán. + Phiếu nhập kho của nguyên vật liệu mua ngoài. + Sau khi nhận được chứng từ thủ kho được hoàn chỉnh các nội dung trên phiếu như ghi trên đơn giá, thành tiền, lập định khoản kế toán và chuyển cho kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký. Đối với vật liệu nhập kho: Trên phiếu nhập kho có ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị vật liệu nhập nên kế toán ghi sổ chi tiết để theo dõi cả hai chỉ tiêu đó. Đối với vật liệu xuất kho : Đến cuối ngày cập nhập tất cả các phiếu xuất kho kế toán tiến hành tính đơn giá theo phương pháp mà công ty áp dụng cho từng loại nguyên vật liệu xuất kho. Sau đó ghi vào sổ chi tiết để theo dõi. * Biểu 7: C TY TNHH NN MTV KTCT THUỶ LỢI PHÚ THỌ Tr ích SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 01 năm 2008 Tên vật tư: Dầu Diezen Đơn vị tính: đồng TT Chứng từ Diễn giải ĐVT Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu tháng 5.000 8.000 40.000.000 P/S trong tháng 1 PN 05 10/1 Nhập của cty tiến thắng kg 14.000 8.000 112.000.000 19.000 8.000 152.000.000 2 PX 27 12/01 XuấtdầuchoTrạmBnguy ên kg 7.000 8.000 56.000.000 12.000 8.000 96.000.000 3 .... ... Xuất dầu cho L ê T ính kg 3.000 8.000 24.000.000 9.000 8.000 72.000.000 Cộng 14.000 112.000.000 10.000 80.000.000 9.000 72.000.000 Ngày 31 tháng 01. năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) * Biểu 8: C TY TNHH NN MTV KTCT THUỶ LỢI PHÚ THỌ Tr ích SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tháng 01 năm 2008 Tên vật tư: Sắt f 6.. Đơn vị tính: đồng TT Chứng từ Diễn giải ĐVT Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu tháng 500 6.000 3.000.000 P/S trong tháng 1 PN 05 10/1 Nhập của cty tiến thắng kg 40 6.000 240.000 2 PH 06 11/1 Nhập của công ty anh đ ức kg 200 6.000 1.200.000 ... ... ... ... ... ... ... 3 PX 27 12/01 Xuất choTrạm lê tính kg 30 6.000 180.000 4 PX 28 12/01 Xuấtcho trạm Diên hồng kg 500 6.000 3.000.000 ... ... ..... ... ... ... ... Cộng 450 6.000 2.700.000 875 6000 5.250.000 75 6.000 450.000 Ngày 31 tháng 01. năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết của từng loại vật liệu tiến hành ghi vào báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho vật liệu. Mỗi sổ chi tiết được phản ánh trên một dòng của báo cáo đã tổng hợp X-N-T kho nguyên vật liệu. Sau khi tính ra sản luợng vật tư tồn kho của từng loại nguyên vật liệu kế toán tiến hành đối chiếu. Số liệu giữa báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho vật liệu với báo cáo tồn kho vật liệu của thủ kho gửi lên, số liệu ở hai ba người này phải khớp nhau về chỉ tiêu số lượng. 2.3 : Báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu và thực trạng quản lý nguyên vật liệu lưu chuyển. *Biểu 09: CÔNT TY TNHHNNMTV KTCT TL PHÚ THỌ. Trích BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN KHO VL Tháng 01 năm 2008 Đơn vị tính: đồng TT Tên vật tư, quy cách vật tư ĐV tính Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền 1 Dầu Diezen Kg 5.000 40.000.000 14.000 112.000.000 10.000 80.000.000 9.000 72.000.000 2 Thép hàn Kg 20.500 178.903.500 10.500 91.633.500 18.300 159.704.500 12.700 110.832.900 3 Sắt Φ 6 Kg 500 3.000.000 450 2.700.000 875 5.250.000 75 450.000 4 Xăng .. 85 ....... ..... ...... ..... ..... ..... ... ...5 ............ ...... ..... ....... ....... ....... ....... ....... ....... .......... Cộng: 295.165.000 405.614.000 430.600.000 270.179.000 Ngày 31tháng 01 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng. (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Căn cứ vào các chứng từ phiếu xuất kho vật liệu trong tháng, kế toán vào bảng phân bổ VL. * Biểu 10 CÔNG TY TNHHNNMTV KTCT TL PHÓ THỌ Trích -BẢNG PHÂN BỔ NVL Tháng 01 năm 2008 Đơn vị tính: đồng STT Ghi có các TK TK 152 "Chi pí NVL TT" Cộng Ghi nợ các TK TK 1521(VLC) TK 1523(VLP) TK 1524(NL) 1 TK154-Chi phí SX KDDD 423.456.000 14.656.675 8.432.880 446.545.555 2 TK627 - Chi phí SXC 24.000.000 6.382.747 2.910.393 33.293.140 3 TK641- Chi phí BH 57.257.915 8.160.150 1.434.500 66.852.565 4 TK642 - Chi phí QLDN 32.154.165 42.000.000 42.700.430 116.854.595 Cộng: 536.868.080 71.199.572 55.478.203 663.545.855 Ngày tháng 01 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Từ bảng phân bổ VL lập bảng kê số 4 và các chứng từ ghi sổ . * Biểu :11 CTY TNHHNN MTV KTCT TL PHÙ THỌ Trích - BẢNG KÊ SỐ : 04 Ghi có TK: 152. Tháng 01 năm 2008 Đơn vị tính: đồng STT các TK ghi có TK 152 TK 334 .... Các TK phản ánh ở một số bảng kê khác Cộng CF thực tế trong tháng Các TK ghi nợ Bảng kê Bảng kê Bảng kê 1 TK: 154 446.545.555 ...... .................... 2 TK: 627 33.293.140 ....... 82.534.000 ................. 3 TK:621 ....... 45.678.235 ..................... ............................. ......... .... .............. ................... Cộng: 479.838.695 .................... ..................... ................. Ngày . tháng năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) Căn cứ vào số liệu nhập vật liệu ở Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu và các chứng từ ghi sổ số... để vào sổ cái TK 152 Biểu số 12 Công ty TNHH NN MTV KTCT THUỶ LỢI PHÚ THỌ Trích- BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP NVL Tháng 1 năm 2008 Đơn vị: đồng Chứng từ Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Tài khoản Số lượng Đơn giá Thành tiền NT SH Nợ Có 10/01 PN05 Dầu Diezen Kg 152 331 14.000 8.000 112.000.000 10/01 PN05 Thép hàn kg 152 331 31 8.727 270.537 10/01 PN05 Sắt f 6 kg 152 331 40 6.000 240.000 ... ... ... ... ... .... .... .... ... ... ... ... ... .. . 405.614.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người lập bảng (Ký, họ tên) Đến cuối tháng, kế toán tập hợp và kiểm tra tất cả các phiếu nhập kho cùng hoá đơn để căn cứ vào đó lập ra bảng tổng hợp nhập vật tư. Biểu số 13 C.TY TNHH NN MTV KTCT TL PHÚ THỌ. Trích BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP NVL Tháng 1 năm 2008 Đơn vị tính: đồng Stt Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Tài khoản Số lượng Thành tiền Nợ Có 1 Dầu Diezen Kg 152 331 14.000 112.000.000 2 Thép hàn kg 152 331 10.500 91.633.500 3 Sắt f 6 kg 152 331 450 2.700.000 4 Xăng lít 152 111 5 cống 12 cái 152 331 ... ... ... ... ... ... 405.614.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2008 Người lập bảng (Ký, họ tên) Trong quá trình nhập nguyên vật liệu để theo dõi chi tiết cho từng phần nhập kho và theo dõi thanh toán cho từng người bán công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 " Phải trả người bán". Hàng ngày, khi có nghiệp vụ mua NVL kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu nhập mà chưa thanh toán cho người bán để ghi chép vào sổ chi tiết thanh toán cho người bán theo từng người bán. Cuối tháng, kế toán khoá sổ chi tiết TK 331 " phải trả cho người bán: Biểu số 14 Công ty TNHH NN MTV KTCT T l PHÚ THỌ. Trích SỔ CHI TIẾT SỐ 2 _ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK 331 Tên khách hàng: Công ty Tiến Thắng Tháng 1 năm 2008 ĐVT : 1000đ Chứng từ Diễn giải TKĐU Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1. Số dư đầu kỳ 7.000 2. Số phát sinh TK 10/1 Dầu Diezen 152 112.000 1331 11.200 10/1 Thép hàn 152 91.633 1331 9.163 10/1 Sắt f 6 152 2.700 1331 270 Trả tiền kỳ trước 111 6.000 Trả tiền kỳ trước 112 5.500 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 11.500 226.966 Số dư cuối kỳ 222.466 Kế toán ghi sổ Ngày 31 tháng 1 năm 2007 ( ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Biểu : 15 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự Do- Hạnh Phúc ----------- o0o ----------- Trích - BÁO CÁO KIỂM KÊ ( Hàng tồn kho ) Kính gửi : - Ban giám đốc công ty. - Phòng vật tư và phòng kế toán báo cáo số lượng hàng hoá vật liệu hiện tồn kho tính đến thời điểm 31/01/2008. - Ngày 31/01/2008 Trưởng phòng vật tư và phòng kế toán, cùng với thủ kho đã tiến hành kiểm tra số lượng hàng hoá vật liệu hiện có trong kho. - Nhìn chung khâu bảo quản kho, bảo quản tốt về chất lượng hàng hoá vật liệu. Nhưng về số lượng thủ kho quản lý không chặt chẽ nên còn thiếu một số NVL như sau: Cống 12 x 30: 2 cái x 80.000đ = 160.000đ Thép hàn: 5 kg x 8.727đ = 43.635đ Sắt Φ 6 5 kg x 6.000đ = 30.000đ Cộng: 233.635đ Trong số thiếu hụt : - Số lượng cống thiếu hụt không xác định được nguyên nhân. - Số lượng thép hàn và sắt thiếu nhưng nằm trong định mức cho phép. Vậy ban kiểm kê chúng tôi gửi báo cáo tới Ban Giám đốc để có biện pháp xử lý. Người báo cáo (Ký, ghi rõ họ tên ). - Theo báo cáo kiểm kê tháng 01 năm 2008 về thiếu một số vật liệu. Cống 12 x 30: 2 cái x 80.000đ = 160.000đ Thép hàn: 5 kg x 8.727đ = 43.635đ Sắt Φ 6 5 kg x 6.000đ = 30.000đ Cộng: 233.635đ Theo quyết định số 17 ngày 31 tháng 01 năm 2008 của giám đốc quyết định xử lý: - Cống 12 x 30 thiếu chưa rõ nguyên nhân. - Thép hàn và sắt Φ 6 hao hụt trong định mức bảo quả. Kế toán hạch toán : Nợ TK 642 : 73.635. Nợ TK 138 (1381) : 160.000 đ. Có TK 152 : 233.635đ. * Biểu 16 CTY TNHHNN MTV KTCT TL PHÙ THỌ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:07 Ngày tháng 01 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Thành tiền Nợ có Xuất kho VLC - Để CP SXKDDD 154 18.630.976 - Để CP SXC 627 400.000 - Để QLDN 642 2.154.165 - Để CP BH 641 7.257.915 Cộng 152(VLC) 41.389.906 Ngày tháng 01 Năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế Toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu : 17 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 12 Ngày tháng 01 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Thành tiền Nợ có Xuất kho VLP - Để CP SXKDDD 154 14.656.675 - Để CP SXC 641 6.382.747 Cộng 152(VLP) 21.039.422 Ngày . tháng 01 Năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế Toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu : 18 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:30 Ngày tháng 01 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Thành tiền Nợ có Xuất kho NL - Để CP SXKDDD 154 8.432.880 - Để CP SXC 627 2.910.393 - Để CP BH 641 1.434.500 Cộng 152(NL) 12.434.500 Ngày tháng 01 Năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế Toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 19: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 35 Ngày tháng 01 năm 2008 Trích yếu Số hiệu tài khoản Thành tiền Nợ có Xuất kho CCDC - Để CP SXC 627 413.208 - Xuất dể SX 154 19.572.000 Cộng 152 19.985.208 Ngày tháng 01 Năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế Toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ các chứng từ ghi sổ kế toán lập sổ đăng ký chứng từ. Biểu : 20. Trích - Sổ Đăng Ký Chứng từ chi sổ Tháng Năm 2008 Ct Số tiền Chứng từ Số tiền Số NT Số Ngày 01 10/01 41.389.906 ............. ......... .......... ...... ..... ..... 30 ................. 12.434.500 35 31 19.985.208 Ngày tháng 01 Năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế Toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu : 21 Trích -SỔ CÁI: Tài khoản: Nguyên Vật Liệu Số hiệu: 152 Năm 2008 STT Chứng từ ghi sổ Trích yếu TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có I, Dư đầu kỳ 21.000.000 II. P/S trong kỳ 01 11/1 Nhập kho NVL chưa thanh toán 331 112.910.537 03 15/1 Mua xăng dầu 111 720.000 05 16/1 Nhập kho NVL mua bằng TGNH 112 14.454.450 30 21/1 Xuất kho VL để SXSPDD 154 41.720.531 .............................................. ......... ................ ................. ........................................... ......... ................. ................. .......................................... ......... ............... .............. Cộng phát sinh 660.508.000 663.545.855 III. Dư cuối kỳ 17.962.145 Ngày 31 tháng 01 Năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế Toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng kế toán lập báo cáo tồn kho Biểu : 22 Trích -BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO Ngày 31 tháng 01 năm 2008 TT Diễn giải đvt Số lượng đơn giá Thành tiền 1 Xăng môga 83 lít 350 7.363,7 2.577.300 2 Dầu đigen Lít 6.000 7.000 42.000.000 3 Thép hàn Kg 603 7.276 4.387.464 4 Sắtf6 Kg 110 5.818 640.000 .............. ...... ......... ............. ............ Tổng 1.356.405.000 Ngày 31 tháng 01 Năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế Toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CHƯƠNG III HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NN MỘT THÀNH VIÊN KHAI THÁC CÔNG TRÌNH THUỶ LỢI PHÚ THỌ. 3.1 : Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH NN một thành viên KTCT thuỷ lợi phú thọ. 3.1.1 : Ưu điểm : Trong công tác hạch toán và quản lý tài chính ở đơn vị: * Tổ chức kế toán ở Công ty gọn nhẹ nhưng đáp ứng cung cấp kịp thời, đầy đủ và có hiệu quả cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời phù hợp với trình độ khả năng chuyên môn của từng người. Do vậy việc tổ chức hạch toán và vận dụng cải tiến mới trong công tác hạch toán kế toán đều tiến hành kịp thời, thích ứng với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty với cách tổ chức bộ máy kế toán như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng dần đi vào nề nếp tương đối ổn định và đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như đáp ứng được nhu cầu kinh tế thị trường. * Về ghi chép ban đầu các chứng từ về nguyên vật liệu cụ thể là: + Biên bản kiểm nhận vật tư + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho Công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ tài chính quy định ban đầu. * Tổ chức công tác kế toán: Cơ cấu tổ chức tương đối gọn nhẹ phù hợp với quy mô, trình độ của nhân viên kế toán. Hiện nay, các phòng ban của công ty đều trang bị máy vi tính, riêng phòng kế toán các nhân viên đều làm việc trên máy vi tính. * Công tác kế toán nguyên vật liệu: được quản lý tốt ở tất cả các khâu như thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng. * Chế độ quy định trách nhiệm trong việc xử lý nguyên vật liệu: Tại công ty đã xây dựng chế độ thưởng phạt nhằm khuyến khích nâng cao hơn nữa trách nhiệm của từng cán bộ công nhân viên trong quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Để đạt được những kết quả đó là nhờ sự năng động trong bộ máy quản lý, cùng với sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là sự cố gắng của bộ máy kế toán của công ty. 3.1.2 : Tồn tại chủ yếu và nguyên nhân. - Ngoài những ưu điểm nêu trên về kế toán nguyên vật liệu tại công ty còn có một số những hạn chế sau: *Về hạch toán NVL mới làm được trong việc ghi chép và hạch toán đơn thuần, chưa đi sâu phân tích và đánh giá được hiệu quả sử dụng NVL, chưa đề xuất được những biện pháp hữu hiệu giúp Giám đốc Công ty trong việc quản lý sử dụng tốt vật tư tài sản, chưa xây dựng được các định mức tiêu hao vật liệu tiên tiến thay thế các định mức tiêu hao vật liệu xây dựng cách đây nhiều năm, nay đã lạc hậu không còn phù hợp. - Một số vật tư hàng hóa tồn đọng trong kho đã nhiều năm chất lượng kém, phòng kế toán Công ty và kế toán vật tư chưa đề xuất biện pháp giải quyết để thu hồi vốn. * Về trang bị phòng kế toán: Công ty đã trang bị máy vi tính nhưng hiện nay máy vi tính mới chỉ sử dụng để tính toán, ghi số liệu trên máy bằng Excel mà vẫn chưa được cài đặt các phần mềm kế toán, hình thức kế toán máy chưa được áp dụng. Vì vây dễ gây ra sự trùng lặp số liệu thông tin, xử lý vẫn chưa kịp thời. Từ đó dẫn đến sự trẫm chễ trong quá trình cập nhật chứng từ và in sổ sách kế toán. * Về công tác thu mua nguyên vật liệu: Hiện nay, mặc dù đã có sự lựa chọn, tìm hiểu thị trường nhưng việc thu mua nguyên vật liệu đối với một số mặt hàng thì công ty vẫn phải mua với giá rất cao ảnh hưỏng đến chi phí và giá thành sản phẩm của công ty. * Về việc hoạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu: Tại công ty không sử dụng tài khoản để hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu điều này là không tốt vì nếu có xảy ra hiện tượng phát hiện thừa, thiếu nguyên vật liệu thì sẽ khó khăn trong công tác kế toán và xác định kết quả kinh doanh của công ty. 3.2 : Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán NVL ở Công ty - Qua nghiên cứu tổ chức kế toán NVL ở Công ty, nhìn chung đáp ứng được yêu cầu quản lý và tuân thủ đúng các quy định hiện hành của Nhà nước. Tuy nhiên còn một số tồn tại cần được hoàn thiện, tôi xin đề xuất một số ý kiến để Công ty xem xét. - Công ty gồm có 10 trạm và 1 đội tư vấn xây dựng nên việc chi phí NVL trong chi phí sản xuất chiếm tỷ trọng lớn, VL được cung ứng từ nhiều nguồn khác nhau, giá cả biến động liên tục. Do đó Công ty cần có biện pháp hữu hiệu để quản lý chặt chẽ VL ngay trong khâu thu mua, vận chuyển và quá trình sử dụng nhằm ngăn chặn kịp thời các hiện tượng lãng phí, tiêu cực trong quá trình quản lý và sử dụng VL. Như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí VL trong giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận ngày càng tăng. - Trong quá trình sản xuất kinh doanh Công ty đang áp dụng phương pháp đích danh để tính giá trị VL xuất dùng .Theo phương pháp này tính giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng kịp thời, chính xác nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý, theo dõi chặt chẽ từng lô hàng. Song trong thực tế quy mô của Công ty lớn ,VL có nhiều chủng loại, số lượng nhập, xuất hàng năm lớn, nhiều chủng loại vật liệu, công việc ghi chép của kế tóan vật tư phức tạp, việc quản lý và theo dõi gặp khó khăn. Đề nghị Công ty nghiên cứu phương pháp thích hợp để xác định giá VL xuất kho nhằm khắc phục các hạn chế trên. - Hiện nay Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết VL. Theo phương pháp này đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra và phát hiện sai xót trong số lượng chủng loại vật liệu sử dụng hàng năm lớn, đa dạng. Việc xuất, nhập vật liệu diễn ra thường xuyên hàng ngày. Việc áp dụng phương pháp này có nhiều bất cập đó là: + Giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. + Công việc kiểm tra và đối chiếu thường tiến hành vào cuối tháng sẽ kéo dài thời gian, chức năng kiểm tra của kế toán hạn chế, quy mô Công ty lớn, hoạt động trong phạm vi rộng. Đội ngũ cán bộ kế toán, thủ kho hiện nay đa số có năng lực và kinh nghiệm trong việc ghi chép và hạch toán kế toán. Theo tôi Công ty nên áp dụng phương pháp ghi sổ số dư để hạch toán chi tiết VL thì phù hợp hơn. - Trình độ ghi sổ kế toán ở Công ty theo hình thức chứng từ ghi sổ. Nhìn chung phù hợp với đặc điểm và năng lực của đội ngũ kế toán nhưng nhược điểm của phương pháp này là: Ghi chép trùng lặp quá nhiều giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết. - Công ty nên có kế hoạch xây dựng các định mức dự trữ vật liệu tiên tiến thay thế các định mức không còn phù hợp, tăng cường hơn nữa công tác kiểm kê, quản lý vật tư, thực hiện thưởng phạt nghiêm minh nhằm động viên mọi người sử dụng vật tư tiền vốn có hiệu quả. * Xuất phát từ thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH NN MTV KTCT TL Phú Thọ, để hoàn thiện hơn nữa kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện hành phù hợp với đặc điểm và quy trình công nghệ, đặc điểm của sản xuất và yêu cầu quản lý của công ty. Qua thời gian tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại công ty mặc dù còn hạn chế thực tế, em mạnh dạn đưa ra một vài kiến nghị về kế toán nguyên vật liệu tại công ty để hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Kiến nghị 1: Về tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính. Việc ghi chép và xử lý thông tin hiện đại là một trong những nội dung của công tác kế toán nhằm đáp ứng thông tin nhanh chóng kịp thời và chính xác để công tác kế toán dần dần phù hợp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và đòi hỏi ngày càng cao về công tác kế toán. Nhận thức được sự cần thiết đó Công ty đầu tư mua sắm thiết bị, máy vi tính cho phòng kế toán của công ty và các phòng ban khác. Tại phòng kế toán công ty việc sử dụng máy vi tính mới chỉ để tính toán, ghi chép số liệu, tập hợp số liệu trên máy bằng Execl, công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ công tác kế toán. Do đó, trong thời gian tới công ty nên mua sắm và cài đặt phần mềm kế toán phù hợp với khả năng và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên sử dụng thành thạo các phần mền kế toán máy, đồng thời sắp xếp lại bộ máy kế toán phù hợp với sự phát triển của công ty cũng như xu thế phát triển của xã hội trong giai đoạn đất nước ta đang hoà nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Kiến nghị 2: Hoàn thiện kế toán tổng hợp. Để theo dõi phản ánh kịp thời các loại nguyên vật liệu mà công ty đã mua hay chấp nhận thanh toán, đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng chưa nhập kho, công ty nên sử dụng: TK 151- Hàng mua đang đi đường Tài khoản này có kết cấu như sau: Bên nợ: phản ánh giá trị vật tư đang đi đường cuối tháng chưa về tới công ty nhưng đang chờ làm thủ tục nhập kho. Bên có: phán ánh giá trị hang đang đi đường kỳ trước đã nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hay khách hàng Dư nợ: giá trị vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. * Phương pháp kế toán: Nếu cuối tháng nguyên vật liệu vẫn chưa về nhưng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, căn cứ vào hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 151- Hàng mua đang đi đường: Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331- Phải trả người bán. + Sang tháng sau khi nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên vật liệu Có TK 151- Hàng mua đang đi đường. Kiến nghị 3: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho,dự phòng nợ phải thu khó đòi., để hạn chế bớt những thiệt hại không đáng có và chủ động hơn về tài chính trong các truờng hợp xảy ra rủi ro do các ảnh hưởng ngoài mong muốn, thì công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng nợ phải thu khó đòi để quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty diễn ra một cách liên tục và có hiệu quả. Khi cảm thấy không an toàn về hàng tồn kho và nợ phải thu thì công ty tiến hành lập dự phòng, khi lập dự phòng thì ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) . Nếu xảy ra rủi ro thì nguồn dự phòng sẽ là nguồn bù đắp chính đảm bảo cho sự cân bằng giữa thu nhập và chi phí. TK 139: Dự phòng nợ phải thu khó đòi. TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trích lập dự phòng được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 3.1 : Phương pháp hạch toán TK 139 TK 642(6) TK 139 TK 642(6) Hoàn nhập dự phòng Lập dự phòng Vào cuối niên độ Sơ đồ số 3.2 : Phương pháp hạch toán TK 159 TK 632 TK 159 TK 632 Hoàn nhập dự phòng Trích lập dự phòng Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc: chi phí lập dự phòng cho những loại vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính, phải có giá trị thấp hơn giá trị ghi sổ: Mức lập dự phòng = khối lượng vật liệu tồn kho * mức giảm giá vật liệu Mức giám giá vật liệu = đơn giá ghi sổ - đơn giá thực tế trên thị trường. Kiến nghị 4: Kế toán kết quả kiểm kê Trong quá trình bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu có thể bị hao hụt, mất mát, hư hỏng, dư thừa do những nguyên nhân khác nhau. Chính vì vậy tất cả các hiện tượng thừa thiếu nguyên vật liệu đều phải được xác định nguyên nhân rõ ràng từ đó mới đề ra biện pháp xử lý có hiệu quả. Tại công ty TNHH NN MTV KTCT Thuỷ lợi Phú Thọ kế toán nguyên vật liệu không sử dụng hai loại tài khoản hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu, điều này không nên vì khi xảy ra hiện tượng thừa thiếu nguyên vật liệu thì công ty sẽ khó khăn trong việc xử lý, gây lỏng lẻo trong công tác quản lý nguyên vật liệu dẫn đến phát sinh những chi phí không đáng có ảnh hưởng đến chi phí, giá thành và lợi nhuận của công ty. Để hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng TK 1381 " phải thu khác" và TK 3381 " Phải trả, phải nộp khác" * Phương pháp kế toán: Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành ghi + Nếu phát hiện thừa Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu Có TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác + Nếu phát hiện thiếu: Nợ TK 1381 - Phải thu khác Có TK 152 - nguyên vật liệu Căn cứ vào quyết định xử lý của hội đồng xử lý : + Nếu thừa kế toán ghi: Nợ TK 3381 - Phải trả, phải nộp khác Có TK 632 - Giá vốn hàng bán + Nếu thiếu kế toán ghi: Nợ TK 111, 334 (tiền mặt phải trả CNV, phần tổ chức cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK : 1381 - Phải thu khác. Kiến nghị 5: Việc quản lý nguyên vật liệu, để quản lý nguyên vật liệu được tốt hơn, kế toán có thể lập một số chi tiết các vật liệu luân chuyển đã xuất dùng, đặc biệt cần theo dõi lượng vật tư còn lại tại kho nhưng cuối tháng chưa sử dụng. Đây là biện pháp quản lý tốt hơn tài sản của công ty. Kiến nghị 6: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Đây là phương pháp đơn giản nhưng nó lại không phù hợp với công tác kế toán tại công ty, vì công tác ghi chép nhập - xuất - tồn giữa kế toán và thủ kho bị trùng lặp, càng nhiều danh điểm vật tư càng bộc lộ điểm yếu này. Vì vậy, công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư thay cho phương pháp ghi thẻ song song, vì ngoài việc khắc phục được sự ghi chép trùng lặp trong quá trình ghi chép số liệu, phương pháp sổ số dư còn có ưu điểm khác phù hợp với đặc điểm công ty, như chủng loại vật tư phong phú, công việc nhâp - xuất - tồn lớn. KẾT LUẬN - Việt Nam là một trong những nước có nền kinh tế đang phát triển. Sự hội nhập cũng như sự giao lưu kinh tế giữa các vùng miền trong nước, và giữa nước ta với các quốc gia trong khu vực trên thế giới diễn ra một cách mạnh mẽ và sôi động. Điều đó được nhận thấy sau khi nước ta ra nhập WTO. Từ sau sự kiện này nền kinh tế nước ta cũng có những biến động đáng kể. Đặc biệt là sự thành lập của nhiều doanh nghiệp tư nhân vừa và nhỏ, các công ty liên doanh với nước ngoài. Đòi hỏi các nhà quản lý phải đưa ra các chiến lược kinh doanh, những quy trình sản xuất có lợi nhất cho doanh nghiệp mình. Ở những doang nghiệp sản suất các nhà quản lý và phòng kế toán luôn quan tâm tới chi phí sản suất (giá thành sản phẩm ).Giá thành sản xuất của bất kỳ một sản phẩm nào cũng chịu ảnh hưởng trực tiếp từ nguyên vật liệu. Hay có thể nói NVL cấu thành nên giá thành của sản phẩm. Vì vậy kế toán vật liệu là rất quan trọng. Người kế toán không đơn thuần chỉ là ghi chép và hạch toán vào sổ sách. Mà một người kế toán là phải biết nói lên tiếng nói của những con số. - Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHHNN một thành viên KTCT thuỷ lợi Phú Thọ nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán, đặc biệt là chi kế toán trưởng : Nguyễn Thị Quỳnh của công ty TNHH NN MTV KTCT TL Phú Thọ và sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của cô giáo hướng dẫn thực tập “ PGS. TS. Nguyễn Thị Đông ” trong khoa kế toán Trường đại học kinh tế quốc dân. Em đã hoàn thiện chuyên đề báo cáo của mình. - Do trình độ có hạn, thời gian tiếp cận không nhiều, chuyên đề của em có nhiều thiếu sót. Em mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các anh chị trong phòng kế toán và của các thầy cô trong trường. Đế em rút kinh nghiệm khi ra ngoài thực tế. - Trong thời gian thực tập và nghiên cứu em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo hướng dẫn thực tập “ PGS. TS. Nguyễn Thị Đông ” và các anh chị trong phòng kế toán của công ty , đã giúp đơ em hoàn thiện bài chuyên đề tốt nghiệp này. Phú thọ , tháng 07 năm 2008. Sinh viên. Nguyễn Thị Năm MỤC LỤC : LỜI MỞ ĐẦU ...............................................................................................01 CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHHNN NTV KTCTTL PHÚ THỌ................................................................................................................03. Lịch sử hình thành và phát triển :.............................................................03. Đặc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý .............................. .................05. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán............................12. CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NN MTV KTCT TL PHÚ THỌ................................................................................................................19. 2.1. Đặc điểm NVL và quản lý NVL lưu chuyển ..........................................19. 2.2.Thực trạng tổ chức kế toán NVL tại công ty TNHH NN một thành viên KTCT TL Phú Thọ.........................................................................................21. 2.2.1 Nghiệp vụ nhập , xuất, tồn và chứng từ kế toán nguyên vật liệu..........21. 2.2.2.Kế toán NVL trên hệ thống sổ kế toán chi tiết tổng hợp.......................25. 2.3 . Báo cáo nhập -xuất- tồn nguyên vật liệu và thực trạng quản lý nguyên vật liệu lưu chuyển....................................................................................... 40. CHƯƠNG III : HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY TNHH NN MTV KTCT TL PHÚ THỌ..............................54. 3.1. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty...........54. 3.1.1 : Ưu điểm. 3.1.2 Tồn tại chủ yếu và nguyên nhân. 3.2 : Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ...........................56. KẾT LUẬN...................................................................................................63.