Đề tài Hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH sản xuất và thương mại Hữu Nghị

h toán của Công ty. Phó giám đốc kỹ thuật - sản xuất: + Chỉ đạo công tác tiến bộ kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến và thiết kế sản phẩm mới. Dưới quyền của giám đốc và phó giám đốc là các phòng ban. - Phòng kế hoạch - thương mại: có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, điều hành sản xuất, ký các hợp đồng mua bán quản lý kho tàng, thống kê tổng hợp. - Phòng tài vụ: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh toàn bộ hoạt động của Công ty, giám sát tình hình sử dụng vốn (vốn cố định, vốn lưu động), tình hình tài chính và các hoạt động khác. - Phòng tổ chức hành chính bảo vệ. - Phòng kỹ thuật- công nghệ: Nghiên cứu thiết kế các sản phẩm mới và cải tiến sản phẩm, xây dựng định mức vật tư, nguyên nhiên vật liệu và định mức lao động cho sản phẩm mới, quản lý về chất lượng sản phẩm. - Phân xưởng sản xuất trung tâm: có nhiệm vụ thực hiện và hoàn thành sản phẩn thông qua các bước công nghệ. - Ban kiến thiết cơ bản: có nhiệm vụ sửa chữa, thiết kế các công trình của Công ty. - Nhà khách có nhiệm vụ tiếp khách đến giao dịch với Công ty. - Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm của Công ty. Các bộ phận của Công ty đã tạo được mối quan hệ mật thiết luôn hỗ trợ cho nhau giải quyết các vấn đề chồng chéo lên nhau, cùng nhau tạo ra hiệu quả tốt trong quá trình quản lý và sản xuất kinh doanh. Sơ đồ 2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i h÷u nghÞ ( Trang 12) 1.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: 1.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Nhiệm vụ của bộ máy kế toán Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ là tổ chức quản lý mọi mặt hoạt động liên quan đến công tác tài chính kế toán của công ty như: tổng hợp thu – chi, công nợ, giá thành, hạch toán, dự toán sử dụng nguồn vốn, NVL, quản lý tiền mặt. Để phù hợp với tình hình, đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty cũng như nhiệm vụ của mình, mô hình bộ máy kế toán gồm 6 người và được phân công những việc cụ thể sau: - Kế toán trưởng đồng thời là kế toán sản xuất và giá thành: tổ chức điều hành hệ thống kế toán, tham mưu cho giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Làm công tác tính giá và tổng hợp số liệu ghi sổ cái và lập các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước. - Kế toán thanh toán và kế toán tiền mặt, tiền gửi: có nhiệm vụ theo dõi TK 331, theo dõi việc thu chi bằng tiền vào các bảng kê số 1, nhật ký chứng từ số 1. - Kế toán tiền lương: theo dõi việc trả lương, BHXH, KPCĐ cho cán bộ công nhân viên. - Kế toán nguyên vật liệu: theo dõi nguyên vạt liệu nhập, xuất, tồn. - Kế toán tiêu thụ: theo dõi TK131 (thanh toán với người mua) cuối tháng vào bảng kê số 11 rồi chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Công ty, căn cứ vào các chứng từ được duyệt hợp lý, hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thu chi tiền mặt, ngân phiếu phục vụ sản xuất. Ghi chép thường xuyên việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Thanh toán các khoản bằng ngân phiếu hoặc tiền mặt. Sơ đồ 3: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH h÷u nghÞ Kế toán thanh toán Kế toán lương Kế toán NVL Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ Kế toán trưởng 1.1.4.2. Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo. Trong những năm gần đây, do đất nước chuyển mình theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước nên rất nhiều lĩnh vực được thay đổi để thích ứng với tình hình mới,cơ cấu tài chính kế toán cũng đã có những bước thay đổi biểu hiện ở sự ra đời của hệ thống kế toán mới ban hành theo quyết định sè 167/2000/Q§-BTC ngµy 25/10/2000 vµ söa ®æi theo th«ng t­ sè 23/2005/TT-BTC ngµy 30/03/2005 do bộ tài chính ban hành tuân thủ các tài khoản cấp 1; tài khoản cấp 2 cho phù hợp với đăc điểm nghành.. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, chế độ hiện hành của nhà nước công tác tổ chức kế toán của Công ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ có những đặc điểm sau. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Niên độ kế toán bắt đầu ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N. - Xác định giá trị hàng tồn kho của Công ty theo giá đích danh, giá vốn hàng bán là giá trị thực tế dựa trên những chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất tính vào giá thành sản phẩm. - Đơn vị tiền tệ được sử dụng VNĐ. Nếu có nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì được quy đổi VNĐ theo tỷ giá ngân hàng công bố tại thời điểm hạch toán. a) Hình thức sổ kế toán: Để thích ứng với điều kiện thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán là nhật ký chứng từ. Tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán tài chính của công ty. Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán thủ công. Sơ đồ 4 : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TRƯỜNG SƠN Ghi cuối tháng Ghi chú: Ghi đầu tháng Ghi đối chiếu kiểm tra Chứng từ gốc Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký - Chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lấy số liệu trực tiếp ghi vào bảng kê cuối tháng ghi thẻ và số kế toán có liên quan. Nhật ký chứng từ được ghi hàng ngày dựa trên số liệu của chứng từ gốc, cuối tháng chuyển sổ tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Căn cứ vào số liệu trên các bảng phân bổ, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ liên quan. Cuối tháng khoá sổ, cộng các số liệu trên các nhật ký chứng từ và ghi vào sổ cái. Đối với các chứng từ liên quan đến sổ và thẻ kế toán chi tiết ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng sổ, thẻ kế toán và căn cứ vào đó lập bảng cân đối tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. b) Hệ thống tài khoản: Hiện tại Công ty căn cứ vào chế độ kế toán được ban hành theo quyết định 167/2000/Q§-BTC ngµy 25/10/2000 do bộ tài chính ban hành tuân thủ các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa để xây dựng hệ thống tài khoản sử dụng trong Công ty. Cuối năm 2006, khi Quyết định số 48 Công ty đang từng bước chuyển sang áp dụng chế độ kế toán mới vào công tác kế toán. Công ty quy định thống nhất sử dụng các tài khoản trong bảng cân đối kế toán. Nội dung phản ánh của các tài khoản về cơ bản là tuân thủ theo chế độ. c) Chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán mà Công ty sử dụng bao gồm các chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành và chứng từ do Công ty in. Với những nghiệp vụ phát sinh đã được chế độ thể chế hoá thành chứng từ cụ thể thì Công ty sử dụng chứng từ bắt buộc do Bộ tài chính ban hành. Còn lại một số nghiệp vụ khác mang tính chất quản lý nội bộ thì chứng từ sẽ do xí nghiệp tự thiết kế dựa trên những nội dung quy định bắt buộc trên chứng từ. d) Báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo Công ty sử dụng bao gồm mẫu báo cáo do mẫu báo cáo do Bộ tài chính ban hành. Bốn báo cáo tài chính cơ bản Công ty lập bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính được lập theo đúng chế độ kế toán quy định. Các báo cáo này được lập và gửi cuối quý và khi kết thúc niên độ kế toán. Cơ quan nhận báo cáo này gồm có: Cục thuế, Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội, Ngân hàng giao dịch, Tổng cục thống kê. Tổ Bao Bì In thành Phẩm Tổ thiết kế Phòng máy Tổ kiểm định Cán bộ quản lý Nhân viên phục vụ Kho Tổ Cơ điện Phân xưởng trung tâm Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng Tổ chức hành chính - bảo vệ Đại lý Nhà khách Ban KTCB Phòng Tài vụ kế toán Tổng hợp Phòng Kế hoạch -thương mại Phó giám đốc maketing Phó giám đốc kỹ thuật Giám đốc công ty PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i h÷u nghÞ Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu 1. Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu 1.1. Khái niệm, đặc diểm nguyên liệu, vật liệu 1.1.1. Khái niệm nguyên liệu Nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ - là cơ sở vật chất cấu tạo nên cơ sở vật chất của sản phẩm. 1.1.2. Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu - Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ. - Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ, một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. 1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản xuất, nguyên liệu, vật liệu cần được theo dõi và quản lý chặt chẽ về các mặt hiện vật và giá trị ở tất cả các khâu mua sắm, dự trữ và bảo quản 2.1. Các vấn đề chung về kế toán 2.3. Đặc điểm vật liệu và phân loại vật liệu. 2.1.1. Đặc điểm của nguyên vật liệu. Với số lượng sản phẩm đa dạng phong phú với nhiều chủng loại khác nhau, thì Công ty cần phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau như vôi, sơn, bột màu, nhựa, bìa, sắt thép, dầu, phụ gia, keo, bột hoá học nếu các loại nguyên vật liệu trên không được bảo quản tốt, không xây dựng nhà kho thì sẽ làm cho vật liệu trên han, gỉ, ẩm mốc mất tính năng sử dụng gây khó khăn trong quá trình sản xuất sản phẩm. a. Đặc điểm công tác thu mua nguyên vật liệu ở Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ * Công tác thu mua nguyên vật liệu Ở Công ty, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất (do phòng kế hoạch lập) đồng thời dựa trên định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm. Do vậy hàng tháng, quý căn cứ vào khả năng sản xuất của Công ty giữa thu mua vật tư phục vụ kịp thời cho sản xuất. Nguồn cung cấp vật tư: Vật tư phục vụ cho công tác sản xuất của Công ty chủ yếu là ở trong nước phần còn lại phải nhập ở nước ngoài . Đây là điều kiện khá thuận lợi cho công tác thu mua vật liệu. Bởi nơi thu mua sẽ ảnh hưởng đến giá cả thu mua nguyên vật liệu, từ đó sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, giá thành, thu nhập và lợi nhuận. Những ảnh hưởng trên có quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, nếu nơi cung cấp nguyên vật liệu của Công ty ở xa ngoài những chi phí chung như nhà kho, bến bãi Công ty còn phải trả khoản chi phí vận chuyển, nếu ở gần thì chi phí vận chuyển thấp, giá thành của sản phẩm thấp, sản phẩm được khách hàng tin dùng được nhiều lợi nhuận và thu nhập bình quân đầu người cao, tạo nhiều công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên. Còn nếu chi phí vận chuyển, cộng các chi phí liên quan cao thì nó sẽ đội giá thành của sản phẩm lên, sản phẩm không đủ sức cạnh tranh với thị trường về giá cả thì dẫn đến tình trạng sản phẩm của Công ty sản xuất ra không được khách hàng tin dùng, dẫn đến lợi nhuận giảm và thu nhập bình quân người/tháng giảm xuống. Do đó vấn đề mua sản phẩm ở đâu và như thế nào đó cũng là vấn đề cần quan tâm ở Công ty. Các đơn vị thường xuyên cung cấp vật liệu cho Công ty: + Công ty Thanh Phụng ( bột màu) + Công ty Cao Sơn ( Sắt, thép ) + Công ty 4 Oranges (động cơ) + Công ty cổ phần công nghiệp Đông Á + Công ty cổ phần xây lắp và Sản xuất cơ khí Phú Cường Với những khách hàng thường xuyên có ký các hợp đồng mua bán, Công ty chủ yếu áp dụng theo phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi mua theo phương thức trả tiền ngay. Theo quy định của Công ty, khi mua nguyên vật liệu yêu cầu cần phải có hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành kèm theo, trong ít trường hợp mua của cá nhân không có hoá đơn đỏ thì người bán phải viết giấy biên nhận ghi rõ loại vật liệu mua về số lượng, đơn giá, thành tiền. b) Đặc điểm hệ thống kho tàng Nếu như khâu thu mua ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm được sản xuất ra, nguồn cung cấp vật tư ảnh hưởng đến giá thành, lợi nhuận thì nhân tố kho tàng cũng tác động đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất ra. Chính vì vậy, tổ chức hệ thống kho tàng để bảo quản vật tư là điều kiện cần thiết và không thể thiếu được ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Ở Công ty H÷u NghÞ có 2 kho phục vụ trực tiếp cho sản xuất là: + Kho thương phẩm + Kho bán thành phẩm + Kho thứ 3 là kho thành phẩm tức là sau khi mọi công đoạn thì sản phẩm được đóng kiện và phân loại ở kho thành phẩm. Mỗi loại vật liệu đều được sắp xếp 1 cách khoa học hợp lý. c) Hệ thống định mức. Để đạt được mục tiêu là chi phí đầu vào là thấp nhất cho sản phẩm thì công tác quản lý vật liệu chặc chẽ và có hiệu quả là rất cần thiết đối với các doanh nghiệp. Ở từng Công ty thì công tác quản lý khác nhau. Còn đối với Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ thì ở phòng kỹ thuật có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sơn. Với sơn dầu cần những nguyên vật liệu gì, sơn sắt hay sơn gỗ sơn chống phèn, ngoài trời, sơn nước, sơn bóng, bóng nhẹ, sản phẩm sơn chùi rửa được để sản xuất những loại sơn đó thì cần những nguyên vật liệu gì. Khi biết được những định mức của từng loại sơn thì phòng vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên nhiệm vụ kế hoạch sản xuất mà Công ty giao cho từng phân xưởng, để sản xuất từng loại máy với những chi tiết của nó. d) Quy chế bảo vệ và chế độ trách nhiệm vật chất Nói đến công tác quản lý vật tư thì không thể nói đến vai trò của thủ kho. Bởi thủ kho ngoài nhiệm vụ quản lý và bảo quản tốt nguyên vật liệu có không kho, còn phải cập nhật sổ sách hàng ngày, theo dõi số hiện có và tình hình nhập xuất nguyên vật liệu ở trong kho về mặt số lượng, hàng ngày ghi chép vào thẻ kho (mẫu 06VT), khi hết báo cho phòng kế hoạch, vật tư đi mua. Trường hợp thủ kho ghi thiếu so với kiểm kê thì phải bổ sung thẻ kho, còn trong trường hợp thủ kho không đảm bảo số lượng vật liệu khi kiểm kê mà có thể bị mất hoặc thất lạc, thì phải chịu bồi thường vật chất tuỳ thuộc mức độ. Đối với người công nhân: + Khi nhận chi tiết thành phẩm hoặc bán thành phẩm để xắp xếp hoặc phân loại sản phẳm phải sơ bộ kiểm tra chất lượng, quy cách (nứt vỡ, không đạt yêu cầu kỹ thuật. Sau khi nhận xong phải có trách nhiệm bảo quản giữ gìn nếu xảy ra mất mát hư hỏng ở khâu nào thì khâu đó chịu trách nhiệm. + Sản phẩm làm xong phải đưa vào nơi quy định, cuối ca làm việc không để chi tiết bừa bãi mà phải xếp lại gọn gàng hoặc để vào trong kho. 2.1.2. Phân loại vật liệu ở Công ty H÷u NghÞ Hiện nay Công ty sản xuất sản phẩm chính phục vụ cho ngành kinh tế quốc dân bao gồm các cơ sở hạ tầng cơ sở trang trí nội thất cho các công trình quốc gia với sản lượng cung cấp cho thị trường hàng năm từ 160-180 nghìn sản phẩm. Ngoài các sản phẩm chính Công ty còn sản xuất các sản phẩm phục vụ nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng là chọn màu sắc cho phong phú cho ngôi nhà cũng như công trình của mình đó là nhưng quyển catalo kiểu dáng sơn phụ thuộc cho từng ngôi nhà . Để đáp ứng cho số lượng sản phẩm lớn như hiện nay thì khối lượng nguyên vật liệu cần để sản xuất là rất lớn và chủng loại vật liệu đa dạng và nhiều nhóm khác nhau. Mỗi chủng loại có vai trò công dụng khác nhau, muốn quản lý tốt được vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý. Ở Công ty H÷u NghÞ nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty được chia thành 10 nhóm: + Vật liệu chính kim loại: thép, tôn, sắt, bột màu,hoá chất + Vật liệu phụ: dầu mỡ, nhãn mác, phụ tùng thay thế, bìa cát tông, phụ gia + Dây đai các loại + Vật liệu điện: cầu dao, bóng đèn, dây điện + Nhiên liệu: ô xi, đất đèn, than + Dụng cụ cắt gọt: dao tay, dao máy, dao dũa, mũi khoan + Quy chế: giấy , mực + Hoá chất: dụng cụ hoá chất, phấn, bột tan + Vỏ thùng nhựa các loại, nhựa tổng hợp + Các vật liệu khác: giẻ lau, khoá, thúng, bảo hộ lao động, dụng cụ 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty H÷u NghÞ Công ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ là doanh nghiệp sản xuất với quy mô rộng nên việc nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra một cách thường xuyên, liên tục đối với từng thứ, từng loại. Nguyên vật liệu ở Công ty được hình thành từ mua ngoài, kế toán của Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập - xuất kho nguyên vật liệu. a) Giá thực tế vật tư nhập kho Công ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ thường xuyên mua nguyên vật liệu với số lượng lớn, mà Công ty lạị không có đội xe vận chuyển nên khi vật liệu được mua về nhập kho Công ty không phải trả khoản chi phí vận chuyển bởi giá ghi trên hoá đơn của người bán là giá đã bao gồm cả chi phí vận chuyển. b) Giá thực tế vật liệu xuất kho Để việc tính giá dễ dàng và đơn giản, kế toán ở công ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ sử dụng cách tính giá thực tế vật liệu xuất kho bằng phương pháp giá thực tế đích danh tức là trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất sản phẩm chính là giá mua vào của nguyên vật liệu đó. 2.3. Phương thức hạch toán tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu. Việc phản ánh chính xác kịp thời tình hình nhập – xuất - tồn kho nguyên vật liệu là công việc rất quan trọng đòi hỏi người thủ kho phải cẩn thận, chính xác để không làm ngừng trệ sản xuất vì thiếu vật liệu. Hàng ngày thủ kho phải ghi và phản ánh những nguyên vật liệu đã xuất - nhập trên thẻ kho. Các chứng từ kế toán được sử dụng để theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu gồm: Phiếu nhập kho (số 01 - VT) Phiếu xuất kho (số 02 - VT) Thẻ kho (số 06 - VT) Kế toán chi tiết hình tình nhập - xuất kho nguyên vật liệu. Với số lượng nguyên vật liệu nhập - xuất hàng ngày là rất lớn, do đó không thể chờ đến cuối tháng thủ kho mới ghi vào thẻ kho mà phải ghi từng ngày để biết số lượng nguyên vật liệu tồn cuối ngày là bao nhiêu, để không ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. kế toán chi tiết vật liệu ở công ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ sử dụng theo phương pháp thẻ song song. a) Thủ tục nhập kho Tại Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ chỉ xảy ra trường hợp vật liệu nhập kho do mua ngoài. Vật liệu chuyển về phải kèm theo hoá đơn mua hàng. b) Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất do phòng kế hoach vật tư gửi xuống, quản đốc phân xưởng lên kế hoạch sản xuất và giao việc cho từng bộ phận trực thuộc để tiến hành sản xuất cho đúng tiến độ. Dựa vào lệnh sản xuất tổ trưởng các tổ phân công công việc và tiến hành nhận vật tư để sản xuất. Và thủ kho cũng căn cứ vào lệnh sản xuất để vật tư cho các tổ. c) Nhiệm vụ cụ thể ở kho và bộ phận kế toán Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu số 06 - VT để ghi chép tình hình nhập – xuất- tồn hàng ngày, với mỗi loại vật tư thì có thẻ kho riêng, trong từng nhóm vật liệu lại có những vật liệu chi tiết và tất cả những vật liệu chi tiết đó đều được ghi ở từng thẻ kho, sau đó nó được tập hợp lại thành một nhóm. Cách ghi thẻ kho: khi có chứng từ nhập hoặc xuất vật tư, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ tức là phải có chữ ký của những người có liên quan như phụ trách cung tiêu, người nhận, người giao hàng, thủ kho, sau khi những chứng từ này được coi là hợp lệ chúng sẽ được thủ kho tập hợp vào thẻ kho. Thẻ kho ghi tình hình nhập - xuất vật liệu theo trình tự thời gian, sau mỗi nghiệp vụ thủ kho lại tính số tồn kho ngay trên thẻ kho. Và thủ kho phải thường xuyên kiểm tra số lượng thực tế ở trong kho để dễ dàng phát hiện ra những trường hợp sai sót. Ở bộ phận kế toán: kế toán vật tư sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày, với mỗi loại nguyên vật liệu khác nhau thì có sổ chi tiết riêng. Cách ghi vào sổ chi tiết vật liệu cũng giống như vào thẻ kho, chỉ khác một điều thẻ kho do thủ kho ghi, còn sổ chi tiết vật liệu do kế toán vật liệu ghi, căn cứ vào phiếu nhập - xuất hàng ngày kế toán vật liệu có sổ ghi chi tiết sau. 2.4. Kế toán tổng hợp tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu ở Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ * Tài khoản sử dụng TK 152- Nguyên liệu vật liệu TK 1521: Nguyên liệu vật liệu chính TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 111 - Tiền mặt TK 331 - Phải trả người bán TK 321 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 627 - Chí phí sản xuất chung TK 641 - Chi phí bán hàng TK 133 - Thuế GTGT đầu vào TK 632 - Giá vốn hàng bán * Trình tự hạch toán: Đặc thù là doanh nghiệp sản xuất với số lượng nguyên vật liệu phục vụ trong quá trình sản xuất là rất lớn và nhu cầu cung cấp nguyên vật liệu là liên tục. Do đó kế toán vật tư của Công ty đã tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để cập nhật tình hình nhập - xuất kho nguyên vật liệu một cách thường xuyên liên tục Kế toán tình hình tăng nguyên vật liệu: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 52 ngày 7/10/2007 chưa trả tiền mua 1.397 kg Bột đơn giá 4.672 đ/kg của Công ty Thanh Phụng. Thuế GTGT 5%. Kế toán phản ánh: Nợ TK 152: 6.509.654 (VNĐ) Nợ TK 133: 325.483 (VNĐ) Có TK 331: 6.835.137 (VNĐ) Kế toán tình hình giảm nguyên vật liệu Căn cứ vào phiếu xuất kho số 101 ngày 9/10/2007 xuất cho anh Hoàng thuộc bộ phận sản xuất thuộc lần nhập ngày 7/10/2007 kế toán phản ánh: Nợ TK 621: 2.142.900 Có TK 152: 2.142.900 Sổ sách sử dụng Đối với các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến tiền mặt và các khoản phải trả người bán kế toán sử dụng sổ sau. + Tiền mặt: Sổ chi tiết tiền mặt, nhật ký‎ chứng từ số 1 + Phải trả người bán: Sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán, nhật k‎ý chứng từ số 5. Số liệu ở số chi tiết TK 111, sổ chi tiết TK 331, nhật ký‎ chứng từ số 1, số 5 chính là số liệu có được ở bảng kê nhập nguyên vật liệu. Tập hợp số liệu ở bảng phân bổ nguyên vật liệu chính là số liệu ở bảng kê xuất nguyên vật liệu Từ số liệu ở nhật ký‎ chứng từ số 1 và 5 và bảng kê phân bổ nguyên vật liệu ta vào bảng kê số 3 Cách ghi vào bảng kê nhập nguyên vật liệu căn cứ vào các phiếu nhập kho trong tháng, kế toán vật tư tiến hành lập bảng kê nguyên vật liệu sau đó ghi nợ TK 152 và có các TK liên quan. HOÁ ĐƠN MÉu sè 01GTGT-3LL Liªn 2 (giao cho kh¸ch hµng) AA2005-T Ngµy 07 th¸ng 10 n¨m 2007 043573 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty Thanh Phông §Þa chØ: 444 §éi cÊn – Ba ®×nh – Hµ néi M· sè thuÕ: 0100507883-1 Hä tªn ng­êi mua hµng: NguyÔn Xu©n Ngäc §¬n VÞ: C«ng ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ §Þa chØ: 1006 §­êng L¸ng – Hµ Néi H×nh thøc thanh to¸n: TiÒn mÆt M· sè thuÕ: 0101644674 STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3=1x2 Bét mµu Kg 1.367 4.762 6.509.654 Céng tiÒn hµng 6.509.654 ThuÕ suÊt GTGT 5% TiÒn thuÕ GTGT 325.483 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 6.835.137 Sè tiÒn b»ng ch÷:( S¸u triÖu, t¸m tr¨m ba m­¬i l¨m ngµn mét tr¨m ba m­¬i b¶y ®ång) Ng­êi mua hµng (Ký, hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, hä tªn) C¨n cø vµo ho¸ ®¬n sè 043573 ngµy 7/10/2007 thñ kho tiÕn hµnh kiÓm tra vµ vµo phiÕu nhËp kho PHIẾU NHẬP KHO Đv: Cty H÷u NghÞ Số 52 Mẫu số 01-VT Đc: 1006 Đường Láng Ngày 07 tháng 10 năm 2007 QĐ số 167/2000 Ngày 25/10/2000 của BTC Nợ TK 152: 6.509.654 Nợ TK 133: 325.483 Có TK 331: 6.835.137 Họ tên người giao hàng: Công ty Thanh Phụng (Theo hợp đồng số 314 ngày 4/10/2007) Theo hoá đơn số 009508 ngày 06 tháng 10 năm 2007 của Công ty Thanh Phụng Nhập tại kho: Vật liệu STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo ctừ Thực nhập Bột màu Kg 1.367 1.367 4.672 6.509.654 Thuế GTGT 5% 325.483 Cộng 6.835.137 Cộng thành tiền: (bằng chữ): (Sáu triệu, tám trăm ba mươi lăm nghìn đồng một trăm ba mươi bảy đồng) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng (ký, họ tên) Thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các lọai vật liệu có ở trong kho một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo yêu cầu bảo quản từng thứ, từng loại vật liệu thuận tiện cho công việc theo dõi số liệu hiện có và công tác nhập - xuất vật liệu. Đơn vị:Cty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ Mẫu số 02-VT Địa chỉ: 1006 Đường Láng QĐ số 167/2000 Ngày 25/10/2000 của BTC PHIẾU XUẤT KHO số: 101 Ngày 9 tháng 10 năm 2007 Nợ: TK 621 Có: TK 152 Tên người nhận: Anh Hoàng Địa chỉ (bộ phận): Tổ sản xuất Lý do xuất kho: Tạo sản phẩm sơn pha sẵn cho loại thùng nhựa 5l và 18 l Xuất từ kho: Vật liệu chính Stt Tên quy cách sản phẩm hàng hoá Đơn vị Tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Bột màu Kg 450 450 Cộng Xuất ngày 09 tháng 10 năm 2007 Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng cung tiêu hàng trưởng đơn vị (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) Khi nhận được một liên phiếu xuất kho thủ kho gửi lên, kế toán vật tư vào giá cho từng loại vật liệu tương ứng. Căn cứ vào phiếu xuất kho số 101 ngày 9/10/2007: Xuất 450 kg bột màu của lần nhập trước, phiếu số 52 ngày 7/10/2007. Kế toán vật tư tiến hành vào giá của vật liệu xuất kho. Giá thực tế NVL Số lượng NVL Đơn giá thực tế xuất kho = xuất kho x NVL tồn đầu kỳ = 4.762 x 450 = 2.142.900 (đ) Ví dụ: theo phiếu nhập kho số 52 ngày 7/10/2007 của Công ty Thanh Phụng về nhập 1.367 kg bột màu và cũng theo phiếu xuất kho số 101 ngày 9/10/2007 xuất 450 kg bột màu cho tổ sản xuất để làm thùng sơn cho loại sản phẩm sơn pha sẵn 5l, 18l. Cuối ngày thủ kho tính số lượng và ghi ở cột tồn cuối ngày 9/10/2007 là 2.032 kg. Cùng một số phiếu nhập - xuất khác ta có thẻ kho sau: Trích thẻ kho: 02/10/2007 QĐ 167/2000 Tên kho: Vật Liệu Ngày 25/10/2000 của BTC THẺ KHO Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư: Bột màu Đơn vị tính: kg . NT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Số Ngày tháng Nhập Xuất Tồn hiệu hiệu nhập xuất Tồn đầu tháng 10 A.Ngọc nhập A. hoàng - tổ SX Xuất cho tổ SX Xuất cho tổ sản xuất 1.115 2.482 2.032 1.432 1.090 52 7/10 1.367 101 9/10 450 103 11/10 600 128 17/10 340 70 20/10 A.Ngọc nhập Xuất cho tổ SX Cộng 300 1.390 1.220 1.220 130 27/10 170 Đến ngày 27/10 số lượng bột màu còn tồn là: 1.220kg. Căn cứ vào số lượng của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ, các phiếu nhập trong kỳ, các phiếu xuất trong kỳ, kế toán vào sổ chi tiết nguyên vật liệu và mỗi loại nguyên vật liệu ghi vào một trang. Đơn vi: Công ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ Điạ chỉ: 1006 Đường Láng SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Mở sổ ngày 01 tháng 10 năm 2007 Tên vật liệu (dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá): Bột màu Quy cách, phẩm chất: Tờ số 01 (Đơn vị tính: kg) Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày Số lượng Thành tiền SL Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn đầu tháng 4.762 1.115 5.306.630 52 7/10 A.Ngọc nhập 331 4.762 1.367 6.509.654 2.482 11.819.284 101 9/10 A.Hoàng-tổ Sx 621 450 2.142.900 2.032 9.676.334 103 11/10 Xuất cho tổ Sx 627 600 2.857.200 1.432 6.319.184 128 17/10 Xuất cho tổ SX 627 340 1.628.604 1.090 5.190.580 70 20/10 A.Ngọc nhập 331 6.762 300 1.428.600 1.390 6.619.180 130 27/10 Xuất cho tổ SX 170 809.540 1.220 5.809.640 Cộng 1.667 7.939.254 1.562 7.438.244 1.220 5.809.640 Tồn kho cuối tháng 10: 1.220 kg Hà nội, ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người ghi sổ (k‎ý, họ tên) Kế toán trưởng (k‎ý, họ tên) Từ các phiếu nhập kho trong tháng 10 vào bảng kê nhập nguyên vật liệu. BẢNG KÊ NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 10 năm 2007 Đơn vị tính: VNĐ Ngày Số phiếu Tên vật liệu Đơn giá Số lượng Nợ tài khoản Có tài khoản TK 152 TK 133 TK 331 TK 111 7/10 52 Bột màu 4.762 1.367 6.509.654 325.482 6.835.137 9/10 55 Tôn 19 ly 6666.7 772.5 4.815.662 240.833 5.057.495 Tôn 21 ly 6666.7 1773.5 11.823.322 591.166 12.444.488 10/10 58 Đai 31.000 886.2 27.472.200 2.747.220 30.219.420 13/10 61 Bột pha máy 4762 16.640 79.239.680 7.923.967 87.163.648 Bột trắng 4762 1191.6 5.674.399 567.440 6.241.839 20/10 70 Bột màu 4762 300 1.428.600 71.430 1.500.303 23/10 75 Nhập các kim loại khác 42.580.080 4.258.008 46.838.088 Cộng 179.544.597 16.725.548 166.050.725 30.219.420 26/10 80 Nhập các vật liệu khác 111.620.383 11.162.038 122.782.421 28/10 90 Các nhóm vật liệu còn lại 97.812.340 9.781.230 107.593.574 Cộng 388.977.320 37.668.820 288.833.146 137.812.994 Thuế GTGT của thép là 5%, thuế GTGT của các nguyên vật liệu khác là 10% Căn cứ vào phiếu xuất kho số 101 và các phiếu xuất kho khác trong tháng kế toán vào bảng kê xuất nguyên vật liệu. Đơn vị: Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ Địa chỉ: 1006 Đường Láng BẢNG KÊ XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 10 năm 2007 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ Diễn giải ĐVT SL Thành tiền Có TK 152, Nợ các TK khác Số Ngày TK 621 TK 627 TK 641 103 105 107 115 116 121 128 130 135 140 9/10 11/10 12/10 13/10 14/10 15/10 16/10 17/10 27/10 28/10 Xuất Bột màu cho A. Hoàng tổ SX làm Sản phẩm sơn pha sẵn cho loại thùng nhựa Xuất Bột màu cho tổ sản xuất để thực hiện pha máy mykolor Xuất tôn ép loại 19 ly cho sản xuất loại vỏ lon mykolor 1l Xuất tôn 19 ly làm an toàn các loại vỏ thùng (đai) Xuất keo cho sản xuất loại sơn dầu ( solvent base ) Xuất tôn 21 ly Sản xuất vỏ thùng mykolor 5l (sản phẩm đặc biệt dùng cho máy pha tự động Xuất Đai vòng để đảm bảo an toàn cho loại thùng sơn mykolor Xuất Bột màu cho sản xuất loại sơn trắng. Xuất bột màu cho vào máy pha sơn tự động mykolor Xuất các kim loại khác vừa sửa chữa vừa làm chi tiết máy pha Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg 450 600 981.5 15.650 2.117 1.121 1.211 342 170 2.142.900 2.857.200 6.543.327 74.525.300 14.113.319 5.371.452 37.541.000 1.628.604 809.540 32.521.400 19.669.840 2.142.900 6.543.327 74.525.300 14.113.319 32.521.400 2.857.200 5.371.452 37.541.000 1.628.604 809.540 19.669.840 Cộng kim loại 197.723.882 129.846.246 67.887.636 Xuất các loại kim loại khác 161.781.140 2.794.364 6.948.500 161.781.140 2.794.364 6.948.500 Tổng cộng 369.257.886 70.682.000 6.948.500 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập bảng Kế toán trửơng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng căn cứ vào bảng kê xuất nguyên vật liệu từ các Nhật ký chứng từ, kế toán vật tư tiến hành tổng hợp số liệu vào bảng kê số 3: Đơn vị: Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ Địa chỉ: 1006 Đường Láng - Hà nội BẢNG KÊ SỐ 3 Tháng 10/2007 Tính giá thành thực tế vật liệu STT Diễn giải TK152 1 2 3 4 5 6 7 Số dư đầu tháng Số phát sinh trong tháng Từ NKC từ số 1 ( có TK111) Từ NKC từ số 5 ( có TK331) Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng(I+II) Hệ số chênh lệch Xuất dùng trong tháng Tồn kho cuối tháng (III-V) 192.828.884 388.977.320 125.284.540 263.692.780 581.806.204 369.257.886 212.548.218 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Từ bảng kê số 3 và bảng kê xuất kế toán tiến hành phân bổ nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng Căn cứ vào phiếu xuất kho nguyên vật liệu và giá thành thực tế của từng loại vật liệu lấy từ bảng kê số 3 Giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng phân bổ này theo từng đối tượng sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên có tài khoản 152 của bảng kê nhật ký chứng từ và sổ kế toán liên quan. Số liệu của bảng phân bổ đồng thời được sử dụng để tính giá thành sản phẩm. Đơn vị: Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ thwong m¹i H÷u NghÞ Địa chỉ: 1006 Đường Láng - Hà Nội BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 10 năm 2007 Đơn vị tính: VNĐ STT Ghi có TK Đối tượng sử dụng TK152(TT) 1. 2. 3. TK621 1. Sơn gốc dầu (spec solvent base) 2. Sơn dầu mới chống phèn ( Anti Alkali ) 3. Sơn nước ngoài trời ( Alkali lock ) 4. Sơn nước trong nhà ( Alkali primer for in) 5. Sơn nước ngoài trời (exterior) 6. Sơn nước ngoài trời bóng mờ (All exterior) 7. Sơn nước trong nhà kháng khuẩn (baclock 8. Sơn nước dùng cho trong và ngoài (Satin ) 9. Sơn nước sáng bóng (model blond) 10. Sơn lót chống thấm ngược (Damp sealer ) 11. Sơn chống thấm trộn xi măng ( waterproof 12. Sơn lót gốc dầu (sovent primer cam) 13. Sơn trong nhà chùi rửa được (in terior 14. Sơn lót dầu mykolor 15. Sơn nước rẻ tiền (poly, caso) 16. Sơn trong nhà (fast interior) 17. Sơn Expo 18. Sơn sắt ( glossy top) 19. Keo dog TK 627 TK 641 291.627.386 104.514.200 27.132.820 30.079.510 11.666.309 7.438.244 8.982.100 2.151.400 3.980.800 3.242.700 21.986.180 2.640.200 8.865.100 4.638.400 1.175.400 4.941.950 1.674.200 31.900.800 11.154.400 3.462.673 70.682.000 6.948.500 Tổng cộng 369.257.886 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập bảng Kế toán trưởng Sau khi lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK 152. Đơn vị: Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ Địa chỉ: 1006 Đường Láng - Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản 152 Đơn vị tính: đồng Số dư đầu năm Nợ: Có Ghi có các TK đối ứng Tháng 9 Tháng 10 . Tháng 12 Cộng Ghi từ NKCT số 1 (Có TK111) Ghi từ NKCT số 5 (Có TK 331) 192.828.884 125.284.540 263.692.780 Cộng số SP nợ: 388.977.320 Cộng số SP có 369.257.886 Số dư cuối tháng: Nợ Có 212.548.218 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Lấy số liệu từ NKCT 1: phần ghi nợ TK 152 đối ứng có TK 111. Lấy số liệu từ NKCT 5: phần ghi nợ TK 152 đối ứng có TK 331. - Số phát sinh có: lấy từ dòng tổng cộng xuất trên bảng phân bổ số 3 “BPBVL”. - Số phát sinh nợ: lấy từ dòng tổng cộng nhập trên bảng kê nhập nguyên vật liệu. Đơn vị:CTy TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ Mẫu 02- TT ĐC: 1006 - Đường Láng - Hà nội QĐ số 167/2000 Ngày25/10/2000 của Bộ tài chính PHIẾU CHI Quyển số: 35 Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Số 1220 Nợ TK 152: 27.472.200 Nợ TK 133 2.747.220 Có TK 111: 30.219.420 Họ tên người nhận tiền: Anh Nguyễn Đình Chí Địa chỉ: Công ty Thanh Phụng Lý do chi: Trả tiền mua Bột màu - HĐ40984 Số tiền: 30.219.420 Viết bằng chữ: (Ba mươi triệu hai trăm mười chín nghìn bốn trăm hai mươi đồng chăn). Kèm theo .. Chứng từ gốc. Đã nhận đủ tiền (viết bằng chữ):.. Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Thủ trưởng Kế toán trưởng Người nhận phiếu Người nhận Thủ quỹ (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu chi số 1220 ngày 10 tháng 10 năm 2007 kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tiền mặt Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ Địa chỉ: 1006 Đường Láng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT TK 111 - TIỀN MẶT THÁNG 10 NĂM 2007 Đơn vị tính : VNĐ Ngày Tháng Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK111 có các TK khác Cộng nợ Ghi có TK111, ghi nợ các TK khác Cộng có TK111 Số Ngày 152 133 10/10 40984 10/10 Tôn ép mỏng loại 19 ly .... 27.472.200 2.747.200 30.219.420 Cộng 27.472.200 2.747.200 30.219.420 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Căn cứ vào chi tiền mặt số 1220 ngày 10/10/2007 và các phiếu chi tiền mặt khác trong tháng kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 1. Đơn vị: Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ ĐC: 1006 Đường Láng – Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có TK 111-Tiền mặt Tháng 10 năm 2007 Đơn vị tính: VNĐ Stt Ngày Ghi có TK111, ghi nợ các TK khác TK152 133 . .. . Céng cã TK111 1 2 10/10 28/10 27.472.200 97.812.340 2.747.220 9.781.234 30.219.420 107.593.574 Cộng 125.284.540 12.528.454 137.812.994 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Số liệu trên NKCT số 1 trong tháng 10 là căn cứ để ghi vào các số cái liên quan. Trong trường hợp mua vật liệu chưa thanh toán cho người bán, và các nghiệp vụ liên quan đến mua nguyên vật liệu được phản ánh trong sổ chi tíêt thanh toán với người bán. Đơn vị: Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ Địa chỉ: 1006 Đường Láng – Hà Nội SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK331- tháng 10 năm 2007 Tên người bán: Công ty Thanh Phụng Đơn vị tính: VNĐ STT Diễn giải DĐK Hoá đơn P.Nhập Ghi có TK 331, nợ các TK khác Ghi có TK 331, có các TK khác Dư cuối kỳ Nợ Có Số Ngày Số Ngày 152 133 Cộng có Tk 331 111 112 Cộng nợ Tk 331 Nợ Có 1 Số dư đầu tháng 2 Phát sinh: -Mua chịu bột màu 52 7/10 6.509.654 325.483 6.835.137 6.835.137 3 Tổng phát sinh Số dư cuối kỳ 6.509.654 325.483 6.835.137 6.835.137 Viết bằng chữ: Sáu triệu, tám trăm ba mươI lăm nghìn, một trăm ba mươi bảy đồng. Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký,họtên) Số liệu trên các sổ chi tiết thánh toán với người bán sẽ được ghi vào NKCT số 5. Đơn vị: Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ Địa chỉ: 1006 Đường Láng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi có TK 331-phải trả người bán Tháng 10 năm 2007 STT Tên khách hàng Dư đầu tháng Ghi có TK331, nợ các TK khác Ghi nợ TK331, có các TK khác Dư cuối tháng Nợ Có 152 133 Cộng có TK331 Nợ Có 1 2 3 Cty Thanh Phụng Công ty Cao Sơn Công ty CP CN đông á 6.509.654 18.068.584 239.114.542 325.483 903.429 23.911.454 6.837.137 6.837.137 18.972.013 263.025.996 Cộng 263.962.780 25.140.366 6.837.137 288.833.146 Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối tháng thủ kho tổng hợp các phiếu nhập và các phiếu xuất trong tháng vào báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn. BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT TƯ Tháng 10 năm 2007 Tên vật tư Đơn vị tính Tồn kho đầu tháng Nhập kho trong tháng Xuất kho trong tháng Tồn kho cuối tháng Số Lượng Đơn giá T.tiền Số lượng Đơn giá T.tiền Số lượng Đơn giá T.tiền Số lượng Đơn giá T.tiền Nhóm vật liệu Bột màu Kg 1.115 4.762 5.309.630 1.667 4.762 7.938.254 1.562 4.762 7.438.244 1..220 4.762 5.809.640 Tôn ép mỏng 19 ly Kg 66.666 6.246.660 7.225 666.66 4.816.662 981.5 666.66 6.643.327 678 666.66 4.519.995 Tôn ép mỏng 21 ly Kg 996 6666.66 6.639.993 1773.5 6666.6 11.823.323 2117 6666.66 14.113.319 625.5 6666.66 4.649.996 Bột màu máy Kg 1..250 4.762 5.952.500 16.640 4762 79.239.680 15650 4762 74.525.300 2240 4762 10.666.880 Bột trắng Kg 875 4.800 4.200.000 11.91.6 4800 5.674.399 1121 4800 5.371.452 945.6 4800 4.502.947 Đai Kg 998 31.000 30.938.000 8.86.2 31.000 27.472.200 1211 31.000 37.541.000 673.2 31.000 20.859.200 Kim loại khác Kg 30.420.587 42.580.080 52.191.250 20.809.327 Cộng 89.707.370 179.544.597 197.723.882 71.527.985 Nhập các vật liệu khác 65.000.000 111.620.383 161.781.140 14.839243 Các nhóm vật liệu còn lại 38.121.514 97.812.340 9.725.864 126.180.990 Cộng 192.828.884 388.977.320 369.257.916 212.548.218 PHẦN III HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i h÷u nghÞ Sự phát triển của nền kinh tế, kinh tế thị trường càng phát triển thì quy mô hoạt động của doanh nghiệp càng phát triển và nhất là trong điều kiện mới, xu hướng khu vực hoá, quốc tế hoá tạo ra xu hướng vừa hợp tác, vừa cạnh tranh ngày càng tăng. Vì vậy doanh nghiệp sản xuất càng phải quan tâm tới nguyên vật liệu đầu vào. Sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận. Vì vậy, việc tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm. Ở Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ, thì đây cũng là một vấn đề được ban lãnh đạo quan tâm.Và một trong những biện pháp để đạt được mục tiêu trên đó là phải chú trọng quan tâm đến việc giảm chi phí đầu vào (nguyên vật liệu) nhằm mục đích hạ giá thành sản phẩm. 3.1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i h÷u nghÞ 3.1.1. Ưu điểm: Trong thời gian thực tập ở Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ, trên cơ sở thực tiễn, em thấy đối với công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty nói riêng có một số những ưu điểm: - Công tác hạch toán ban đầu ở Công ty đã theo đúng quy định ban hành từ khâu lập chứng từ đến khâu luân chuyển chứng từ cụ thể là phiếu nhập kho nguyên vật liệu, phiếu xuất kho nguyên vật liệu. - Việc tổ chức thu mua vật liệu ở Công ty do phòng vật tư đảm nhiệm có nhân viên thu mua rất hoạt bát nhanh nhậy trong công việc nắm bắt giá cả thị trường, cho nên vật liệu luôn đảm bảo đúng số lượng, chất lượng, chủng loại với giá cả hợp lý theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.Điều này đã đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty làm cho tiến độ sản xuất công đạt hiệu quả cao. - Việc tổ chức bảo quản vật liệu trong kho cũng được Công ty quan tâm Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng tương đối tốt đảm bảo nguyên vật liệu tư được trông coi cẩn thận không xảy ra tình trạng hỏng hóc hay mất mát. - Về cơ bản hệ thống sổ kế toán, tài khoản Công ty sử dụng theo đúng mẫu biểu của Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty, đảm bảo theo dõi tình hình vật liệu, tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng. - Công tác kế toán nguyên vật liệu đã không ngừng được hoàn thiện, đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán với các bộ phận khác, số liệu được phản ánh trung thực, chính xác, rõ ràng tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu. - Công ty đã áp dụng hình thức NKCT theo hệ thống tài khoản hiện hành. Đây là hình thức kế toán rất phù hợp với qui mô sản xuất của Công ty. 3.1.2. Nhược điểm: Song bên cạnh các thành tích đạt được, kế toán vật liệu của Công ty còn có một số vấn đề tồn tại như sau: Thứ nhất: Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ chưa xây dựng được hệ thống định mức tồn kho cho từng loại nguyên vật liệu, vì vậy có thể gây lãng phí do dự trữ vật tư trên mức cần thiết, điều đó sẽ ảnh hưởng đến công tác định mức vật tư vốn lưu động cũng như xác định nhu cầu vốn lưu động hàng quý, năm thiếu chính xác. Việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu mới chỉ là bắt đầu, chưa hoàn thiện. Vì vậy lượng tiêu hao nguyên vật liệu không được tính toán trước mà chỉ dựa vào bản vẽ để ký duyệt. Như vậy sẽ dẫn đến trường hợp lãng phí nguyên vật liệu. Thứ hai: Việc xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu của Công ty chưa thực hiện tốt. Việc lập danh điểm vật liệu chỉ do mình kế toán vật liệu làm theo chủ quan chứ chưa thống nhất, do đó việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán sẽ gặp khó khăn. Chính vì thế cần xây dựng một hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty để dễ dàng kiểm tra tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu. Điều này là hoàn toàn cần thiết đối với Công ty, nó giúp kế toán dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, theo dõi, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. 3.2. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i h÷u nghÞ Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán vật liệu ở Công ty, để không ngừng hoàn thiện và phát huy vai trò của công tác kế toán vật liệu, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến như sau: ý kiến thứ nhất: Hoàn thiện hình thức sổ áp dụng tại xí nghiệp Hiện tại, xí nghiệp sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ kết hợp với hình thức Nhật ký - Sổ Cái để hạch toán. Theo sự kết hợp này, sổ tổng hợp của xí nghiệp có chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Sổ Cái, không có sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời cũng dùng để quản lý chứng từ ghi sổ. Mặt khác, kế toán tại công trình mở sổ kế toán riêng lại được quy định thống nhất là áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Điều này là không phù hợp với quy định của chế độ kế toán tài chính hiện hành là mỗi doanh nghiệp hạch toán độc lập chỉ được mở sổ theo một trong bốn hình thức sổ kế toán. Sự không nhất quán trong việc sử dụng sổ sách kế toán giữa xí nghiệp và kế toán các đội trực thuộc trong một số trường hợp nhất định có thể sẽ không phục vụ tốt yêu cầu quản lý như công tác kiểm tra, đối chiếu và làm báo cáo quyết toán cuối kỳ. Do đó, để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán được hiệu quả nhất, đồng thời cũng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, xí nghiệp nên thống nhất áp dụng một hình thức sổ kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ. Theo đó, xí nghiệp phải mở thêm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian đồng thời cũng để quản lý chứng từ ghi sổ (cơ sở ghi là chứng từ ghi sổ), thay Nhật ký- Sổ Cái bằng sổ Cái các tài khoản dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán hay chính là ghi theo nội dung kinh tế các nghiệp vụ (cơ sở ghi cũng từ chứng từ ghi sổ), mở thêm bảng cân đối số phát sinh các tài khoản giúp xí nghiệp theo dõi số phát sinh trong kỳ của các nghiệp vụ và tiện kiểm tra theo dõi phát hiện những sai lệch trong việc vào sổ trong kỳ hạch toán. Ý kiến thứ nhất: Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất toàn Công ty. Lập danh điểm vật tư hàng hoá là qui định cho mỗi thứ vật tư một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thay thế tên gọi, qui cách, kích cỡ của chúng. Công ty cần phải xây dựng một mẫu danh điểm thống nhất trong toàn Công ty, cụ thể như sau: Khi đánh số danh điểm vật liệu cho từng loại vật liệu như vật liệu chính,vật liệu phụ nên đánh theo hình thức tài khoản cấp 2 bằng danh điểm 1521, 1522..., cách đánh này giúp chúng ta dễ nhận biết vật liệu chính, vật liệu phụ... đồng thời tên danh điểm này phù hợp với chế độ qui định hiện hành. Còn việc đánh nhóm vật liệu (01, 02...) trên cơ sở số liệu của loại vật liệu, sau đó nên căn cứ vào số liệu của từng thứ trong nhóm đó mà đánh từ 2 đến 3 chữ số. (Ta có thể lập sổ danh điểm theo mẫu trang sau) STT Nhóm vật tư Tên vật tư Đơn vị tính 1 000 Bột Kg 0-002 Bột màu 0-0021 Bột Trắng 0-00211 Bột pha máy 2 20 Hoá chất, bột tan 20-001 Hàn the 20-002 Keo 3 21 Dầu 21-001 Dầu máy 21-002 Dầu pha sơn 4 23 Đai 23-001 Đai B80 23-002 Đai C 120 Việc lập danh điểm có thể làm theo cách riêng nhưng cần đảm bảo yêu cầu dễ nhớ và hợp lý, tránh nhầm lẫn và trùng lắp. Đồng thời phải có sự nhất quán giữa các bộ phận liên quan trong nội bộ Công ty, nhằm thống nhất quản lý vật tư hàng hoá trong Công ty, kể cả có áp dụng kế toán trên máy vi tính hay không. Ý kiến thứ hai:: Về việc lập bảng kê và bảng phân bổ nguyên vật liệu. Hiện nay, bảng phân bổ vật liệu của Công ty chưa phản ánh từng loại vật liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152. Như vậy sẽ gây khó khăn cho quản lý nguyên vật liệu. Vì vậy Công ty nên lập bảng kê và phân bổ vật liệu chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu. Ví dụ để phản ánh ta có thể chi tiết tài khoản 1521 nhóm kim loại, sau đó chi tiết tới từng mặt hàng trong nhóm này. Mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu như sau: STT Diễn giải TK 15211 Sắt U 50 TK 15221 Vật liệu phụ TK 15231 Dây dai động cơ các loại TK các loại vật liệu khác Cộng TK 152 SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1. I. Số dư đầu tháng . . . .. . . . . . . . . 2. 3. 4. II. Số phát sinh trong tháng - Từ NKCT số 1((có TK 111) - Từ NKCT số (có TK 331) . . . . . . . . . . . . . 5. Céng sè d­ ®Çu th¸ng vµ sè ph¸t sinh trong th¸ng (I+II) 6 XuÊt dïng trong th¸ng 7 Tồn kho cuối tháng (III-V) . . . . . . . . . . . . Ngày. tháng .năm.. Người lập biểu Kế toán trưởng (ký‎, họ tên) (ký‎, họ tên) KẾT LUẬN Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu của quá trình sản xuất trong Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ.Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty. Vì vậy, công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý, nếu quản lý tốt sẽ góp phần tiết kiệm chi phí vật liệu, sử dụng hợp lý và có hiệu quả nguyên vật liệu, giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo chất lượng sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. Công tác quản lý, kế toán nguyên vật liệu là công tác lớn và phức tạp, không phải chỉ một sớm, một chiều là giải quyết được ngay. Do thời gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn, trong chuyên đề này mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của công tác quản lý, kế toán vật liệu nói chung trong các ngành sản xuất vật chất và thực tiễn ở Công Ty TNHH s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i H÷u NghÞ nói riêng. Là một sinh viên thực tập em đã tìm hiểu nghiên cứu nhận xét đánh giá chung và đưa ra những mặt còn tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty. Trên cơ sở phân tích những ưu nhược điểm từ đó đề xuất một số ‎ kiến với nguyện vọng để Công ty tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu. Tuy nhiên do trình độ cũng như nhận thức của bản thân còn hạn chế ,chuyên đề này không thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế nhất định. Em kính mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo, các anh các chị trong Công ty. Em xin cám ơn sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong phòng kế toán và c« gi¸o đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Hà Nội, tháng 7 năm 2008 Sinh viên thực hiện Phương Thuý Hà TÀI LIỆU THAM KHẢO Tổ chức hạch toán kế toán GS.TS. Nguyễn Thị Đông - ĐH KTQD 2. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính thuế VAT Chủ biên: PTS Nguyễn Văn Công-ĐHKTQD-NXB Tài chính-1999. 3. Hướng dẫn hạch toán kế toán và lập báo báo tài chính trong doanh nghiệp. Tên tác giả: TS Võ Văn Nhị – Giảng viên Đại học Kinh Tế khoa Kế toán kiểm toán ĐHTPHCM- NXB Thống Kê 2001. 4. Kế toán doanh nghiệp theo luật kế toán mới tài chính TT tác giả học viện tài chính Chủ biên: PGS.TS Ngô Thế Chi - TS Trương Thị Thuỷ. Nhà xuất bản Thống Kê Hà Nội. Năm 2003 2.1.2. Phân loại vật liệu ở Công ty TNHH đầu tư xây dựng và thương mại dịch vụ Trường Sơn...15 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty TNHH đầu tư xây dựng và dịch vụ thương mại Trường Sơn.16 2.3. Phương thức thanh toán tình hình nhập - xuất vật liệu..16 a) Thủ tục nhập kho......17 b) Thủ tục xuất kho17 c) Nhiệm vụ cụ thể ở kho và bộ phận kế toán...17 2.4. Kế toán tổng hợp tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu ở Công ty TNHH đầu tư xây dựng và dịch vụ thương mại Trường Sơn18 Phần III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH đầu tư xây dựng và dịch vụ thương mại Trường Sơn38 3.1. Nhận xét chung về kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH đầu tư xây dựng và dịch vụ thương mại Trường Sơn...38 3.1.1. Ưu điểm...38 3.1.2. Nhược điểm:39 3.2. Phương hướng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH đầu tư xây dựng và dịch vụ thương mại Trường Sơn40 + Ý kiến thứ nhất + Ý kiến thứ hai Kết luận ..44 Tài liệu tham khảo...45 Mục lục