Đề tài Hoàn thiện tổ chức lao động tại chi nhánh ngân hàng công thương hai Bà Trưng

vụ của phòng là khai thác nguồn vốn bằng VND và ngoại tệ từ khách hàng là các cá nhân, tiếp thị, chăm sóc, tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng công thương Việt Nam: Tín dụng, đầu tư, chuyển tiền, mua bán ngọại tệ, thanh toán xuất nhập khẩu. Phòng quản lý rủi ro ( bao gồm cả quản lý nợ có vấn đề): Phòng quản lý rủi ro có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc Chi nhánh về công tác quản lý rủi ro của Chi nhánh, chịu trách nhiệm về quản lý và đề xuất xử lý các khoản nợ có vấn đề ( bao gồm các khoản nợ: cơ cấu lại thời hạn trả nợ, nợ quá hạn, nợ xấu tại các phòng có cho vay, quản lý theo dõi, đề xuất các biện pháp và phối hợp với các phòng có liên quan thu hồi các khoản nợ đã được quản lý rủi ro. Nhiệm vụ đề xuất danh sách khách hàng cần hạn chế tín dụng hoặc ngừng quan hệ tín dụng, thực hiện thẩm định độc lập ( theo cấp độ quy định của Ngân hàng công thương Việt Nam 1 theo yêu cầu của Giám đốc Chi nhánh, Hội đồng tín dụng chi nhánh ) hoặc tái thẩm định, thực hiện phân loại nợ và tính toán trích dự phòng rủi ro cho từng khách hàng theo quy định hiện hành, làm đầu mối liên hệ trung tâm thông tin tín dụng Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn trong việc cung cấp và khai thác sử dụng thông tin tín dụng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Phòng kế toán giao dịch: Chức năng là phòng nghiệp vụ thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng, cung cấp các dịch vụ Ngân hàng liên quan đến nghiệp vụ thanh toán, xử lý hạch toán các giao dịch, thực hiện nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng về sử dụng các sản phẩm Ngân hàng. Nhiệm vụ của phòng: thứ nhất phối hợp với Phòng thông tin điện toán quản lý hệ thống giao dịch trên máy, thực hiện các giao dịch trực tiếp với khách hàng: Mở đóng các tài khoản, thực hiện các giao dịch gửi rút tiền từ tài khoản, cung ứng các dịch vụ ngân hàng khác ( bảo quản giấy tờ có giá, cho thuê tủ két ), quản lý tiền mặt trong ngày ( quỹ tiền mặt của các giao dịch viên ), lập kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. Phòng thanh toán xuất nhập khẩu: chức năng là phòng nghiệp vụ tổ chức thực hiện nghiệp vụ về thanh toán xuất nhập khẩu và kinh doanh ngoại tệ tại Chi nhánh theo quy định của Ngân hàng công thương Việt Nam. Nhiệm vụ: Thực hiện nghiệp vụ về thanh toán xuất nhập khẩu theo hạn mức được cấp, hỗ trợ phòng kế toán thực hiện chuyển tiền Nước ngoài, tổng hợp báo cáo, lưu giữ chứng từ tài liệu theo quy định, tổ chức học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ. Phòng tiền tệ kho quỹ: chức năng là phòng nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ, quản lý quỹ tiền mặt theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng công thương Việt Nam, ứng và thu tiền cho các quỹ tiết kiệm, các điểm giao dịch trong và ngoài quầy, thu chi tiền mặt cho các doanh nghiệp có thu chi tiền mặt lớn. Phòng tiền tệ kho quỹ có nhiệm vụ quản lý an toàn kho quỹ ( an toàn về tiền mặt VND và ngoại tệ mạnh, thẻ trắng thẻ tiết kiệm, giấy tờ có giá, hồ sơ tài sản thế chấp) theo đúng quy định của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng công thương Việt Nam, thực hiện ứng tiền và thu tiền cho các quỹ tiết kiệm, các điểm giao dịch trong và ngoài quầy ATM theo uỷ quyền kịp thời chính xác đúng chế độ, thực hiện đóng gói, lập bảng kê chuyển sec du lịch, hoá đơn thanh toán thẻ VISA, MASTER về trụ sở chính Ngân hàng công thương Việt Nam hoặc các đầu mối để gửi đi nước ngoài nhờ thu. Phòng tổ chức hành chính: Chức năng là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo tại chi nhánh theo đúng chủ trương chính sách của Nhà nước và quy định của Ngân hàng công thương Việt Nam, thực hiện công tác quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh, thực hiện công tác bảo vệ, an ninh an toàn Chi nhánh. Nhiệm vụ: thực hiện quy định của Nhà nước và của Ngân hàng công thương Việt Nam có liên quan đến chính sách cán bộ về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thực hiện bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh, xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ nhân viên chi nhánh, phối hợp cùng phòng kế toán lập kế hoạch mua sắm và sửa chữa tài sản cố định, công cụ lao động. Phòng thông tin điện toán: chức năng thực hiện công tác quản lý, duy trì hệ thống thông tin điện toán tại chi nhánh. Bảo trì bảo dưỡng máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống mạng, máy tính của Chi nhánh. Nhiệm vụ của phòng là thực hiện quản lý về mặt công nghệ và kỹ thuật đối với toàn hệ thống công nghệ thông tin của Chi nhánh theo thẩm quyền được giao, bảo trì bảo dưỡng hệ thống, thiết bị ngoại vi, mạng máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống tại chi nhánh. Phòng tổng hợp: Chức năng là phòng nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc Chi nhánh dự kiến kế hoạch kinh doanh, tổng hợp, phân tích đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh, thực hiện báo cáo hoạt động hàng năm của Chi nhánh. Phòng có nhiệm vụ dự kiến kế hoạch kinh doanh, phân tích tài chính, phân tích đánh giá tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh của Chi nhánh, làm đầu mối các báo cáo theo quy định của Ngân hàng Nhà nước và Ngân hàng công thương Việt Nam, làm công tác thi đua của Chi nhánh. II.1.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. II.1.3.1. Công tác huy động vốn. Bảng 2.1 Công tác huy động vốn thực hiện 31/12/2004 và thực hiện 31/12/2005. Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Thực hiện 31/12/2004 Thực hiện 31/12/2005 % so sánh Tổng nguồn vốn huy động 2290310 2416939 105.5 Cơ cấu nguồn vốn huy động Tiền gửi tổ chức kinh tế 850832 931621 109.4 Tiền gửi dân cư 1439478 1485138 103.1 Tiền gửi bằng VND 1863166 1983642 106.4 Tiền gửi bằng ngoại tệ(quy VND) 427144 433297 101.4 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Bảng 2.2. Công tác huy động vốn thực hiện 31/12/2005 và thực hiện 31/12/2006. Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Thực hiện 31/12/2005 Thực hiện 31/12/2006 % so sánh Tổng nguồn vốn huy động 2416939 2700185 111.7 Cơ cấu nguồn vốn huy động Tiền gửi tổ chức kinh tế 931621 1036902 111.3 Tiền gửi dân cư 1485138 1663913 112 Tiền gửi bằng VND 1983642 2156719 108.7 Tiền gửi bằng ngoại tệ(quy VND) 433297 544096 125.5 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Năm 2005 còn bộc lộ chất lượng tín dụng yếu kém tồn tại của nhiều năm trước để lại, đòi hỏi các Chi nhánh hạch toán phân loại nợ theo đúng quy định gần chuẩn mực quốc tế. Sang năm 2006, tổng nguồn vốn huy động đạt 103,9 % kế hoạch Ngân hàng công thương giao. Về tốc độ tăng trưởng nguồn vốn huy động của Chi nhánh năm 2006 là 11,7 % ( năm 2005 tăng 5,5 % ). Tuy nhiên so với tốc độ tăng trưởng của các Ngân hàng trên địa bàn Hà Nội nói chung thì Chi nhánh vẫn ở mức thấp ( Tổng nguồn vốn các Ngân hàng trên địa bàn Hà Nội đạt 232000 tỷ đồng tăng 32,3 % trong đó tiền gửi dân cư tăng 31,6 %; Tiền gửi tổ chức Kinh tế tăng 32,8 %). II.1.3.2. Hoạt động tín dụng. Năm 2006, việc nợ quá hạn và nợ gia hạn của Chi nhánh phát sinh lớn một phần nguyên nhân là do các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thua lỗ, tài chính khó khăn, bên cạnh đó thực hiện kiểm soát, đánh quá hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp còn hạn chế. Năm 2007, tổng dư nợ cho vay nền kinh tế của Chi nhánh đạt 85,8 % so với kế hoạch Ngân hàng công thương Việt Nam giao, so với thực hiện 31/12/2005 giảm 7,25 %, trong khi dư nợ cho vay của khối Ngân hàng thương mại trên địa bàn thành phố Hà Nội đạt 132000 tỷ tăng 26,4 % ( trong đó khối Ngân hàng thương mại Nhà nước tăng 9,8 %, khối Ngân hàng cổ phần tăng 43,4 %, Ngân hàng liên doanh tăng 26,4% ) thì khối các Ngân hàng công thương trên địa bàn giảm 10%. Nguyên nhân dư nợ của Chi nhánh giảm so với 2005 và thực hiện kế hoạch được giao thấp: xử lý các khoản nợ phân nhóm 5 theo QĐ 234/QĐ - NHCT37 là 52373 triệu, chỉ bằng 99,8 %, năm 2006 là năm bắt đầu thực hiện các QĐ 070; 071; 072/QĐ - HĐQT ngày 3/4/2006, do vậy khi áp dụng nhiều doanh nghiệp đã gặp nhiều khó khăn. Bảng 2.3. Công tác hoạt động tín dụng thực hiện 31/12/2004 - 31/12/2005 và thực hiện 31/12/2006 - 31/12/2005. Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Thực hiện 31/12/2004 Thực hiện 31/12/2005 % so sánh Thực hiện 31/12/2005 Thực hiện 31/12/2006 % so sánh Tổng dư nợ cho vay 943788 740111 78.4 704111 686481 92.75 Phân theo kỳ hạn nợ Dư nợ cho vay ngắn hạn 599168 512635 85.5 512635 474570 92.57 Dư nợ cho vay trung hạn 108336 61486 56.7 61486 70151 114.1 Dư nợ cho vay dài hạn 217677 147222 67.6 147222 122738 83.3 Dư nợ được khoanh 18607 18768 100.8 18768 19022 101.3 Phân theo loại tiền Dư nợ bằng VND 735574 547016 74.3 547016 405508 74.1 Dư nợ ngoại tệ (quy VND) 208214 193095 92.7 193095 280973 145.5 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) II.1.3.3. Kết quả sản xuất kinh doanh. Bảng 2.4. Kết quả sản xuất kinh doanh thực hiện năm 2004 và 2005. Đơn vị: Triệu đồng. Chỉ tiêu Thực hiện năm 2004 Thực hiện năm 2005 Tăng(giảm) tuyệt đối Tổng thu nhập 163.8 184.4 20.6 Tổng Chi phí 145.8 279.9 134.1 Lợi nhuận 18 -95.6 -113.5 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Bảng 2.5. Kết quả sản xuất kinh doanh thực hiện năm 2005 và 2006. Đơn vị: Triệu đồng. Chỉ tiêu Thực hiện năm 2005 Thực hiện năm 2006 Tăng(giảm) tuyệt đối Tổng thu nhập 184.454 243.948 59.498 Tổng Chi phí 280 241.824 -38.176 Lợi nhuận -95.599 2.132 97.731 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Qua số liệu kết quả tài chính của Chi nhánh năm 2006 đã có những dấu hiệu tích cực hơn so năm 2005. Tổng thu nhập tăng 32,3 %, tổng chi giảm 13,6% so với năm 2005, đặc biệt là chênh lệch thu chi có lãi 2132 triệu đồng ( năm 2005 lỗ 95,5 tỷ ), vượt kế hoạch Ngân hàng công thương Việt Nam giao. II.1.4. Đặc điểm nguồn nhân lực của Chi nhánh ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. II.1.4.1. Quy mô, cơ cấu cán bộ nhân viên theo các phòng ban. Cơ cấu cán bộ nhân viên năm 2006 so với năm 2007 nhìn chung không thay đổi nhiều, số cán bộ nhân viên phòng khách hàng cá nhân là nhiều nhất 80 người ( 2006 ) và 68 người ( 2007 ), phòng có số cán bộ ít nhất là phòng quản lý rủi ro và phòng tổng hợp với 5 cán bộ nhân viên ( 2006 và 2007) Bảng 2.6. Cơ cấu cán bộ nhân viên theo các phòng ban 31/12/2006 và 31/12/2007. STT Nội dung Tổng số 2006 2007 1 Ban giám đốc 4 5 2 Tổ chức hành chính 37 35 3 Tiền tệ kho quỹ 18 17 4 Kế toán giao dịch 44 42 5 Khách hàng 1 9 9 6 Thanh toán XNK 9 8 7 Khách hàng cá nhân 80 68 8 Điện toán 12 11 9 Tổng hợp 5 5 10 Giao dịch Trương Định 23 11 Giao dịch Chợ Hôm 19 18 12 Phòng rủi ro 5 5 13 Khách hàng 2 13 12 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) II.1.4.2. Quy mô, cơ cấu cán bộ nhân viên theo trình độ chuyên môn. Số cán bộ nhân viên trong chi nhánh chủ yếu là đại học với 207/278 người năm 2006 và 183/235 người năm 2007, số cán bộ trình độ dưới đại học không nhiều. Điều đó cho thấy trình độ chuyên môn của cán bộ trong chi nhánh là tương đối cao, có khả năng đáp ứng được yêu cầu của công việc được giao. Số lượng cán bộ cao cấp nghiệp vụ Ngân hàng tăng từ 2 người ( 2006 ) lên 5 người ( 2007 ) và số lượng trung học và cao đẳng giảm đi điều đó cho thấy trình độ của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao. Bảng 2.7. Cơ cấu cán bộ nhân viên theo trình độ chuyên môn 31/12/2006 và 31/12/2007. STT Nội dung Tổng số 2006 2007 1 Tiến sỹ - Phó tiến sỹ 2 Thạc sỹ 2 1 3 Đại học 207 183 4 Cao đẳng 11 4 5 Cao cấp nghiệp vụ Ngân hàng 2 5 6 Trung học 22 14 7 Đang học trên đại học 4 2 8 Đang học Đại học 14 10 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) II.1.4.3. Quy mô, cơ cấu cán bộ nhân viên theo giới tính . Cơ cấu nam nữ trong chi nhánh là khá chênh lệch tỉ lệ 22 % Nam, 78 % Nữ ( 2006 ) và 21 % Nam, 79 % Nữ ( 2007 ). Tuy nhiên sự chênh lệch này là hoàn toàn hợp lý do ngành này không đòi hỏi khá nhiều về thể lực vì vậy hoàn toàn thích hợp cho nhân viên nữ. Bảng 2.8. Quy mô, cơ cấu cán bộ nhân viên theo giới tính . Năm 31/12/2006 31/12/2007 Tổng số cán bộ nhân viên 278 235 Số nữ 217 186 Số nam 61 49 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Hình 2.2. Cơ cấu cán bộ nhân viên theo giới tính 31/12/2006. ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Hình 2.3. Cơ cấu cán bộ nhân viên theo giới tính 31/12/2007. ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) II.1.4.4. Quy mô, cơ cấu cán bộ nhân viên theo độ tuổi. Bảng 2.9. Quy mô, cơ cấu cán bộ nhân viên theo độ tuổi. Tuổi đời 31/12/2006 31/12/2007 30 trở xuống 29 33 31 – 35 19 26 36 – 40 27 30 41 – 45 60 83 46 – 50 84 87 51 – 55 16 19 56 -60 Tuổi bình quân 42 42 ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Hình 2.4. Cơ cấu cán bộ nhân viên theo độ tuổi 31/12/2006 và 31/12/2007. Số cán bộ công nhân viên nhìn chung nhiều nhất ở độ tuổi từ 46 – 50: 84 người ( 2006 ) và 87 người ( 2007); sau đó là độ tuổi từ 41 – 45: 60 người (2006 ) và 83 người ( 2007 ); độ tuổi ít cán bộ nhân viên nhất là 51 – 55 với 16 người ( 2006 ) và 19 người ( 2007 ). Độ tuổi trung bình của cán bộ nhân viên cả hai năm 2006 và 2007 đều ở độ tuổi 42; độ tuổi hợp lý với kinh nghiệm khá cao trong chuyên môn nghiệp vụ sẽ phát huy rất cao trong công việc. II.2. Thực trạng tổ chức lao động tại Chi nhánh. II.2.1. Thực trạng phân công và hiệp tác lao động. Công tác tuyển dụng lao động là một trong những bước khá cần thiết, là khâu được thực hiện trước phân công lao động. Trước hết người tổ chức hành chính lập kế hoạch về nhân lực cho những năm tới, thiếu hụt những vị trí nào trong công ty để tiến hành việc tuyển mộ. Hình thức của tuyển mộ thường áp dụng tại Chi nhánh là thông báo qua báo đài, mạng internet, các cán bộ trong Chi nhánh. Thực trạng phân công tại một số phòng ban của Chi nhánh ngân hàng công thương Hai Bà Trưng: Chi nhánh gồm 11 phòng ban và các quỹ tiết kiệm, các điểm giao dịch, phòng giao dịch. Trong đề tài này tôi không nghiên cứu hết tất cả mà sẽ tập trung vào một số phòng ban trong Chi nhánh. Từ đó rút ra những kết luận về tình hình phân công, hiệp tác lao động những bất hợp lý để tìm cách khắc phục. Sau đây là số liệu về phân công công việc cho các nhân viên một số phòng ban trong Chi nhánh. Đầu tiên là phòng tổ chức hành chính, tiếp theo đấy là phòng thanh toán xuất nhập khẩu, và cuối cùng là phòng thông tin điện toán. Bảng 2.10. Phân công lao động tại Phòng tổ chức hành chính. TT Họ và tên Giới tính Trình độ chuyên môn Văn bằng khác Trình độ ngoại ngữ Ghi chú 1 Vũ Mạnh Hải 1 Đại học Ngân hàng Đại học Luật B TP 2 Nguyễn Thanh Tâm 0 Đại học Ngân hàng A PP 3 Đỗ Hùng Sơn 1 Đại học Ngân hàng PP 4 Bùi Thị Cẩm Tú 0 Đại học Ngân hàng B PP 5 Dương Thị Tấn 0 Đại học Ngân hàng 6 Nguyễn Thi Thu Thuỷ 0 Đại học KTQD A 7 Nguyển Thị Lan Hương 0 Đại học Ngân hàng B 8 Trần Mạnh Hà 0 Đai học KTQD 9 Ngô Thị Ánh Tuyết 0 Đai học Ngân hàng C 10 Nguyễn Quốc Ân 1 Đại học KTQD C 11 Nguyễn Thuý Mai 0 Đại học Ngân hàng Cử nhân Anh 12 Tăng Thị Thu Hà 0 Đại học thương mại C 13 Đoàn Minh Thư 0 Trung cấp Y Hà Nội 14 Nguyễn Thị Kim Tuyến 0 Trung cấp Ngân hàng 15 Nguyển Quang Vinh 1 Đại học Ngân hàng 16 Trần Huy Đào 1 Đại học Ngân hàng 17 Nguyễn Tất Thành 1 Đại học KTQD 18 Vũ Hoàng Việt 1 Đại học Ngân hàng 19 Vũ Văn Tùng 1 Đại học Ngân hàng 20 Nguyễn Mạnh Thắng 1 Đại học tại chức kinh tế (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính). Phòng tổ chức hành chính là phòng nhiều nhân viên nhất bao gồm các nhân viên phòng ban, các nhân viên bảo vệ, nhân viên lái xe Do đó phòng này gồm nhiều trình độ khác nhau tuỳ theo công việc yêu cầu. Phần lớn các nhân viên đều có trình độ đại học trở lên, tuy nhiên vẫn còn một số chỉ có trình độ trung cấp, và cao đẳng, bên cạnh đó trình độ tiếng Anh vẫn còn thiếu. Phòng tổ chức hành chính: Chức năng là phòng nghiệp vụ thực hiện công tác tổ chức cán bộ và đào tạo tại Chi nhánh theo đúng chủ trương chính sách của Nhà nước và quy định của Ngân hàng công thương Việt Nam, thực hiện công tác quản trị và văn phòng phục vụ hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh, thực hiện công tác bảo vệ, an ninh an toàn Chi nhánh. Nhiệm vụ: thực hiện quy định của Nhà nước và của Ngân hàng công thương Việt Nam có liên quan đến chính sách cán bộ về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thực hiện bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ lãnh đạo tại chi nhánh, xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ nhân viên chi nhánh, phối hợp cùng phòng kế toán lập kế hoạch mua sắm và sửa chữa tài sản cố định, công cụ lao động. Do đó vai trò của phòng tổ chức lao động vô cùng quan trọng có tác động đến các phòng ban khác, phòng đào tạo nâng cao trình độ các nhân viên của các phòng ban trong chi nhánh sẽ giúp cho trình độ tay nghề của họ được nâng cao, năng suất làm việc của các phòng ban đó sẽ được tăng lên. Bên cạnh đó, việc xác định các trang thiết bị cần thiết sẽ giúp cho các phòng ban khác có đủ điều kiện làm việc để hoạt động có hiệu quả hơn. Trưởng phòng tổ chức lao động là bác Vũ Mạnh Hải chịu trách nhiệm tổ chức chỉ đạo và quản lý hoạt động của phòng tổ chức lao động, chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động của các nhân viên dưới quyền, tổng hợp theo dõi báo cáo mọi hoạt động của phòng cho ban Giám đốc. Do đó công việc đòi hỏi có khả năng tổng hợp, quản lý, vì vậy trình độ phải từ tốt nghiệp Đại học khối Kinh tế trở lên, với trình độ chuyên môn của bác Vũ Mạnh Hải là tốt nghiệp Đại học Ngân hàng và Đại học Luật, trình độ ngoại ngữ bằng B tiếng Anh do đó đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra. Các phó phòng là cô Nguyễn Thanh Tâm, chú Đỗ Hùng Sơn, cô Bùi Thị Cẩm Tú chịu trách nhiệm phối hợp với nhau giúp trưởng phòng giám sát hoạt động của các nhân viên dưới quyền, đóng góp sáng kiến cách làm mới, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động trước trưởng phòng. Với vị trí này đòi hỏi trình độ chuyên môn phải tốt nghiệp Đại học trở lên, với các phó phòng trên trình độ đều tốt nghiệp Đại học Ngân hàng do đó đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra. Bảng 2.11. Phân công lao động tại Phòng thanh toán xuất nhập khẩu. TT Họ và tên Giới tính Trình độ chuyên môn Văn bằng khác Trình độ ngoại ngữ Ghi chú 1 Nguyễn Thị Phương Mai 0 Học Viện Ngân Hàng C TP 2 Phạm Thuý Hoàn 0 Học Viện Ngân Hàng B PP 3 Vũ Hồng Điệp 1 Học Viện Tài Chính C 4 Diệp Xuân Hương 0 ĐHKHXH&NV Cử nhân Anh 5 Trương Thị Bích 0 Học Viện Ngân Hàng Cử nhân Anh 6 Nguyễn Thu Thuỷ 0 ĐH Kinh tế Quốc dân ĐH Luật C 7 Phạm Thị Diệu Linh 0 ĐH Kinh tế Quốc dân C 8 Đào Hồng Phương 0 Đai học Ngoại Thương C (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính). Phòng thanh toán xuất nhập khẩu: chức năng là phòng nghiệp vụ tổ chức thực hiện nghiệp vụ về thanh toán xuất nhập khẩu và kinh doanh ngoại tệ tại Chi nhánh theo quy định của Ngân hàng công thương Việt Nam. Nhiệm vụ: Thực hiện nghiệp vụ về thanh toán xuất nhập khẩu theo hạn mức được cấp, hỗ trợ phòng kế toán thực hiện chuyển tiền Nước ngoài, tổng hợp báo cáo, lưu giữ chứng từ tài liệu theo quy định, và phối hợp với phòng tổ chức hành chính tổ chức học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ. Đây là phòng đòi hỏi làm việc nhiều với người nước ngoài do đó đòi hỏi trình độ chuyên môn cũng như trình độ ngoại ngữ khá cao. Hầu hết trình độ của các nhân viên trong phòng là đáp ứng được với yêu cầu công việc. Điều đó cho thấy công tác tuyển dụng đối với phòng này đòi hỏi khá cao. Trưởng phòng thanh toán xuất nhập khẩu có trách nhiệm là giám sát hoạt động của các nhân viên dưới quyền, theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu, tình hình thực hiện các hợp đồng thanh toán xuất nhập khẩu với người nước ngoài, trình ban giám đốc phê duyệt các hợp đồng thanh toán xuất nhập khẩu. Với vị trí công việc này đòi hỏi có trình độ chuyên môn cao tốt nghiệp Đại học trở lên, trình độ ngoại ngữ bằng C tiếng Anh, do đó trình độ trưởng phòng thanh toán xuất nhập khẩu - cô Nguyễn Thị Phương Mai đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra. Phó phòng thanh toán xuất nhập khẩu là cô Phạm Thuý Hoàn chịu trách nhiệm giúp đỡ trưởng phòng giám sát hoạt động các nhân viên dưới quyền, báo cáo cho trưởng phòng những bất cập để tìm cách tháo gỡ. Vị trí công việc phó phòng thanh toán xuất nhập khẩu đòi hỏi phải tốt nghiệp từ Đại học trở lên và có bằng C tiếng Anh tuy nhiên cô Phạm Thuý Hoàn mới chỉ đáp ứng được trình độ chuyên môn còn trình độ ngoại ngữ thì chưa thể đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra, do đó đòi hỏi nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cô Phạm Thuý Hoàn. Bảng 2.12. Phân công lao động tại Phòng thông tin điện toán. TT Họ và tên Giới tính Trình độ chuyên môn Văn bằng khác Trình độ ngoại ngữ Ghi chú 1 Nguyễn Hữu Thuật 1 ĐH Ngân hàng C TP 2 Phạm Thị Ngọc Hương 0 ĐH Ngân hàng PP 3 Hoàng Tuyết Linh 0 ĐH Ngân hàng B 4 Tiêu Hà Cường 1 ĐH Bách Khoa C 5 Đinh Xuân Hương 0 ĐH Ngân hàng 6 Nguyễn Thị Minh Nguyệt 0 7 Lê Thị Kim Thanh 0 ĐH Ngân hàng 8 Vũ Hoàng Long 0 HV Tài Chính C 9 Lê Vũ Quân 1 10 Dương Minh Hùng 1 ĐH Kinh tế Quốc Dân B 11 Đỗ Thị Hồng Vân 0 CĐ Công nghệ thông tin (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính). Phòng thông tin điện toán chịu trách nhiệm sửa chữa bảo trì hệ thống máy móc trong Chi nhánh khi xảy ra sự cố đòi hỏi làm việc thiên về kỹ thuật. Phòng thông tin điện toán: chức năng thực hiện công tác quản lý, duy trì hệ thống thông tin điện toán tại chi nhánh. Bảo trì bảo dưỡng máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống mạng, máy tính của Chi nhánh. Nhiệm vụ của phòng là thực hiện quản lý về mặt công nghệ và kỹ thuật đối với toàn hệ thống công nghệ thông tin của Chi nhánh theo thẩm quyền được giao, bảo trì bảo dưỡng hệ thống, thiết bị ngoại vi, mạng máy tính đảm bảo thông suốt hoạt động của hệ thống tại chi nhánh. Trưởng phòng thông tin điện toán có trách nhiệm chỉ đạo điều hành các mạng thông tin chuyên dùng, phục vụ sự điều hành của Ban giám đốc trong Chi nhánh, giám sát hoạt động của các nhân viên dưới quyền, báo cáo ban Giám đốc về tình hình của phòng ban, và đề xuất các kiến nghị cần duyệt. Bác Nguyễn Hữu Thuật - trưởng phòng thông tin điện toán với trình độ chuyên môn tốt nghiệp Đại học Ngân hàng do đó đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra. Từ những số liệu trên ta thấy được: Hầu hết bố trí phân công lao động là hợp lý, tuy nhiên vẫn còn một vài chỗ còn cần phải hoàn thiện thêm. II.2.2. Thực trạng tổ chức và phục vụ nơi làm việc. Tổng quan chung của Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng: Chi nhánh chính là toà nhà 4 tầng gồm có 11 phòng ban với diện tích sàn là 1200 met vuông. Tầng 1 là phòng tiếp khách và giao dịch của Chi nhánh, các phòng ban được bố trí xen kẽ nhau rất thuận tiện việc trao đổi, phối hợp giữa các phòng ban. Không gian cây xanh được bố trí quanh khu nhà tạo cảnh quan thoáng mát và yên tĩnh cho nơi đây. Tầng trên cùng là hội trường lớn với diện tích khoảng 300 met vuông là nơi hội họp, tổ chức các cuộc họp trong Chi nhánh. Bên dưới tầng hầm với diện tích khoảng 900 met vuông là nơi gửi xe cho các cán bộ nhân viên trong Chi nhánh vào gồm một khu để xe ô tô và khu để xe máy. Diện tích đất còn lại là bãi gửi xe cho khách hàng vào giao dịch với Chi nhánh. Phòng bảo vệ được bố trí ngay cửa Chi nhánh rất thuận tiện cho việc trông xe và giải quyết các yếu tố nảy sinh trong quá trình làm việc của Chi nhánh. Việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc của các phòng ban được thực hiện khá tốt: Trang thiết bị cần thiết: Mỗi phòng ban được trang bị, cung cấp đầy đủ máy tính, điện thoại, giấy tờ sổ sách, tủ đựng tài liệu cho các nhân viên trong quá trình làm việc. Số máy tính trang bị cho năm 2006 là 271 chiếc, còn năm 2007 do số lượng nhân viên giảm bớt cộng với việc thanh lý bớt máy tính đã cũ nên số lượng máy tình chỉ còn 230 chiếc. Hầu hết các máy tính được nối mạng trong nội bộ cơ quan rất tiện cho việc trao đổi, truyền tải thông tin giữa các phòng ban. Về phương tiện liên lạc chủ yếu là điện thoại, mỗi phòng ban có từ 2 chiếc điện thoại trở lên để thuận lợi cho việc trao đổi giữa các phòng. Ngoài ra mỗi phòng đều có một máy fax, một máy photocopy, một máy in để đáp ứng được nhu cầu in ấn, sao chép khi cần thiết. Về thẩm mỹ màu sắc: Các phòng ban được sơn màu nhạt, tạo cảm giác thư thái cho các nhân viên trong phòng, các bàn ghế màu gỗ nhạt được kê gọn gàng tạo không gian di chuyển thoải mái cho các nhân viên khi đi lại trao đổi công việc. Các tủ đựng tài liệu phần lớn là tủ gỗ, gương kính có màu sắc giống màu bàn ghế tránh quá nhiều màu sắc làm phân tán mức độ tập trung của các nhân viên khi làm việc. Mỗi phòng ban đều có một tủ đựng tài liệu với các tài liệu được sắc xếp có logic và gọn gàng giúp cho việc thuận tiện trong việc tìm kiếm tài liệu khi cần. Việc bố trí màu sắc, không gian hợp lý như vậy sẽ khiến cho các nhân viên giảm sự mệt mỏi trong công việc, tiết kiệm sức lực, phát huy khả năng sáng tạo, tạo hứng thú trong công việc. Trang bị an toàn, vệ sinh chỗ làm việc: phòng tổ chức lao động thường bố trí các nhân viên vệ sinh quét dọn lau chùi sạch sẽ đều đặn hàng ngày tạo cảnh quan làm việc được thoáng đãng, có tác động tốt đến người lao động. Trên mỗi hành lang được bố trí các bình cứu hoả để kịp thời dập tắt các đám cháy nhỏ khi xảy ra hoả hoạn bất ngờ, tránh gây lan rộng ra toàn Chi nhánh. Các trang trí phụ cần thiết khác như cây cảnh, đèn trang trí được bố trí khá đẹp mắt tạo cảnh quan sinh động cho nơi làm việc, giảm bớt những căng thẳng trong quá trình làm việc của người lao động. Thường tuỳ vào diện tích phòng ban mà được bố trí từ hai đến ba cây cảnh. Tranh ảnh trang trí treo tường như cây cối, hoa lá, chim muông, các phong cảnh đẹp được bố trí trong các phòng ban một mặt đỡ tạo cảm giác trống trải trên tường, mặt khác tạo thẩm mỹ trong không gian làm việc. Để đánh giá thực trạng tổ chức và phục vụ nơi làm việc của Chi nhánh tôi đã thiết kế bảng hỏi như sau và phỏng vấn một số nhân viên tại các phòng ban: Bảng hỏi đánh giá thực trạng tổ chức và phục vụ nơi làm việc của Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. Thưa các cô chú và các bác, cháu có nguyện vọng được tìm hiểu về thực trạng tổ chức và phục vụ nơi làm việc tại Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng, cháu thiết kế bảng hỏi này để lấy ý kiến về thực trạng tổ chức và phục vụ nơi làm việc tại Chi nhánh. Kết quả nghiên cứu này sẽ giúp ích rất nhiều cho chuyên đề thực tập của cháu, mong các cô các bác giúp đỡ. Mỗi câu hỏi sau sẽ có các câu trả lời, các cô các bác sẽ đánh dấu vào câu trả lời nào cho là đúng. Các trang thiết bị có đủ đáp ứng được nhu cầu cho các cô, các bác không? □ Hài lòng. □ Bình thường. □ Không hài lòng. Việc phục vụ các nhu cầu cần thiết có đáp ứng kịp thời không? □ Có. □ Không. 3. Vệ sinh nơi làm việc có hài lòng các cô, các bác không? □ Hài lòng. □ Bình thường. □ Không hài lòng. 4. Trang bị an toàn lao động có đáp ứng nhu cầu các cô, các bác không? □ Có. □ Không. Bố trí trang thiết bị làm việc có thuận lợi cho hoạt động của các cô, các bác không? □ Có. □ Không. Bố trí quang cảnh cây xanh, tranh ảnh có tác dụng giảm căng thẳng cho các cô, các bác không? □ Có. □ Không. 7. Theo các cô, các bác, mặt nào của tổ chức lao động còn yếu, mặt nào tốt? 8. Một vài ý kiến đóng góp của các cô, các bác để hoàn thiện hơn thực trạng tổ chức lao động tại Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng? Sau khi phỏng vấn 10 người là các nhân viên phòng ban khác nhau thi có 9 người là thoả mãn với thực trạng tổ chức phục vụ làm việc, còn một người là chưa thoả mãn lắm. Từ các ý kiến nhận xét của các cô các bác nhân viên trong Chi nhánh, nói chung hầu hết mọi người đều có thái độ tốt đối với thực trạng tổ chức và phục vụ làm việc hiện tại của Chi nhánh. Chi nhánh đã đáp ứng được những nhu cầu đòi hỏi cần thiết của các nhân viên của mình do đó tạo ra động lực làm việc cao cho họ. II.2.3. Thực trạng điều kiện lao động và làm việc nghỉ ngơi. Đối với không gian chung: Các trang thiết bị của các phòng ban được bố trí rất gọn gàng, phù hợp với tính chất công việc, thuận tiện cho công việc của các nhân viên. Nhóm điều kiện tâm sinh lý lao động: Nhìn chung các công việc là bàn giấy, các nhân viên làm việc bằng máy tính với những con số do đó sự căng thẳng thể lực không nhiều, nhưng căng thẳng thần kinh là khá cao. Tuy nhiên nhờ bố trí hợp lý thời gian nghỉ ngơi và làm việc, cộng với vố trí màu sắc, ánh sáng, các trang trí cần thiết đã phần nào giải toả bớt những căng thẳng cho các nhân viên. Nhóm điều kiện vệ sinh phòng bệnh của môi trường: Hệ thống ánh sáng: cung cấp đầy đủ ánh sáng cho các phòng làm việc gồm hệ thống đèn chiếu sáng được bố trí gồm hệ thống đèn bên trên trần, và hệ thống đèn xung quanh, và ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ. Hệ thống thoáng khí: Mỗi phòng làm việc đều có quạt thông gió, cửa sổ, điều hoà Giúp cho không khí luôn được lưu thông tạo ra không khí thoáng mát, dễ chịu trong phòng làm việc, từ đó giúp tăng cường khả năng làm việc. Nhóm điều kiện thẩm mỹ lao động: Bố trí không gian sản xuất: Không gian cây xanh được bố trí quanh khu nhà tạo cảnh quan thoáng mát và yên tĩnh cho nơi đây. Các phòng ban được sơn màu nhạt, tạo cảm giác thư thái cho các nhân viên trong phòng. Các trang trí phụ cần thiết khác như cây cảnh, đèn trang trí được bố trí khá đẹp mắt tạo cảnh quan sinh động cho nơi làm việc, giảm bớt những căng thẳng trong quá trình làm việc của người lao động. Nhóm điều kiện tâm lý xã hội: Bầu không khí làm việc của các nhân viên trong công ty: Không khí làm việc của các nhân viên trong phòng rất sôi nổi. Các nhân viên phối hợp với nhau rất nhịp nhàng, đoàn kết gắn bó với nhau. Tinh thần làm việc nhóm khá cao, khi cần sự độc lập cũng đáp ứng được yêu cầu đề ra. Thái độ của cấp trên với các nhân viên dưới quyền: quan tâm đối với cấp dưới, chỉ bảo những khuyết điểm, và đưa ra các giải pháp khắc phục cho những người mắc sai lầm. Nhóm điều kiện chế độ làm việc và nghỉ ngơi: Chế độ làm việc nghỉ ngơi trong năm: các cán bộ nhân viên được nghỉ các ngày lễ: Tết dương lịch, âm lịch, các ngày lễ khác do Nhà nước quy định và thứ 7, chủ nhật. Trong tuần: Các cán bộ nhân viên được nghỉ 2 ngày 1 tuần là thứ 7 và chủ nhật, giờ ngày làm việc 8 tiếng có khoảng thời gian nghỉ ngơi, thư giãn để ăn trưa và các nhu cầu cá nhân cần thiết khác. Hàng năm Chi nhánh có tổ chức các chuyến đi chơi cho cán bộ nhân viên giúp họ có thời gian thư giãn sau những ngày làm việc căng thẳng, ngoài ra còn giúp họ hiểu nhau và đoàn kết nhau hơn: như đi lễ hội Yên Tử, thăm quan vịnh Hạ Long, Sầm Sơn Để đánh giá kỹ về bầu không khí làm việc của các nhân viên trong phòng và thái độ của cấp trên đối với các nhân viên dưới quyền tôi thiết kế bảng hỏi như sau: Bảng hỏi đánh giá thực trạng điều kiện lao động và chế độ làm việc nghỉ ngơi của Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. Thưa các cô chú và các bác, cháu có nguyện vọng được tìm hiểu về thực trạng điều kiện lao động và chế độ làm việc nghỉ ngơi tại Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng, cháu thiết kế bảng hỏi này để lấy ý kiến về thực trạng điều kiện lao động và chế độ làm việc nghỉ ngơi tại Chi nhánh. Kết quả nghiên cứu này sẽ giúp ích rất nhiều cho chuyên đề thực tập của cháu, mong các cô các bác giúp đỡ. Mỗi câu hỏi sau sẽ có các câu trả lời, các cô các bác sẽ đánh dấu vào câu trả lời nào cho là đúng. Lãnh đạo trực tiếp có quan tâm đối với các cô, các bác không? □ Có. □ Không. 2. Trong hoạt động có thường hay xảy ra mâu thuẫn giữa các nhân viên không? □ Hay xảy ra. □ Ít khi xảy ra. □ Không bao giờ. 3. Trong thực trạng điều kiện lao động hiện nay, các cô, các bác có hài lòng khác không? □ Có. □ Không. 4. Các cô, các bác đánh giá mối quan hệ giữa các nhân viên thế nào? □ Tốt. □ Bình thường. □ Xấu. 5. Độ dài thời gian làm việc, nghỉ ngơi có kích thích khả năng làm việc của các cô, các bác hay không? □ Có. □ Không. Không gian thẩm mỹ có tạo cảm giác giám căng thẳng cho các cô, các bác hay không? □ Có. □ Không. Trong tập thể cô bác muốn cộng tác cũng ai? Cô, bác đánh giá thế nào về người nhân viên đó? Một số ý kiến để nâng cao bầu không khí lao động và làm việc nghỉ ngơi cho các nhân viên trong Chi nhánh? Sau khi phỏng vấn 10 nhân viên trong Chi nhánh, cả 10 người đều cho ý kiến tốt với thực trạng không khí lao động và chế độ làm việc nghỉ ngơi trong Chi nhánh. Kết luận, thực trạng điều kiện lao động và làm việc nghỉ ngơi của Chi nhánh được thực hiện khá tốt, đáp ứng được yêu cầu kích thích động lực làm việc cho các công nhân viên toàn Chi nhánh. II.2.4. Thực trạng kích thích vật chất và tinh thần. Việc kích thích vật chất và tinh thần có tác dụng níu giứ người tài, điều đó được thể hiện bằng tiền lương, các khuyến khích, và các phúc lợi xã hội. * Về vấn đề tiền lương: Công thức tính tiền lương của Chi nhánh như sau: Chi lương hàng tháng: Hàng tháng chi lương 2 kỳ vào ngày 15 và 30 hàng tháng. Căn cứ vào số liệu tạm trích của phòng Kế toán Tài chính Chi nhánh thực hiện tạm tính lương hàng tháng cho cán bộ với lương cơ bản và lương kinh doanh tuỳ theo các năm. Chẳng hạn đối với năm 2005 lương cơ bản là 290000Đ/1 hệ số và lương kinh doanh là 180000Đ/1 hệ số . Việc tính lương theo 2 kỳ được thực hiện như sau: Kỳ I : Lương kỳ I của CBCNV = [ Tổng hệ số lương cơ bản ( trừ P/cấp độc hại) x Mức lương tối thiểu + Tổng hệ số lương KD ( trừ P/cấp độc hại) x Mức lương KD ] x Ngày công LĐ thực tế K1 : Ngày công chế độ cả tháng. Kỳ II : Lương được hưởng CBCNV = [ Tổng hệ số lương cơ bản ( trừ P/cấp độc hại) x Mức lương tối thiểu + Tổng hệ số lương KD ( trừ P/cấp độc hại) x Mức lương KD ] x Ngày công LĐ thực tế K1 : Ngày công chế độ cả tháng + [ Hệ số P/cấp độc hại CB x Mức lương tối thiểu + Hệ số P/cấp độc hại KD x Mức lương KD ] x Ngày công độc hại thực tế cả tháng : Ngày công chế độ cả tháng. Lương thực lĩnh của CBCNV = Lương được hưởng của CBCNV - 6% BHXH + YT ( tính theo mức lương CB đóng BH ) - 1% quỹ công đoàn ( tính theo lương được hưởng của CBCNV ) . Lương kỳ II của CBCNV = Lương thực lĩnh của CBCNV + Lương kỳ I của CBCNV. Chi lương, thưởng nhân dịp Lễ tết: Khi Ngân hàng Công thương Việt Nam chuyển lương thưởng trong dịp lễ Tết, Chi nhánh thực hiện chi theo quy định của Công văn. Bên trên là cách thức xác định lương cho các nhân viên của Chi nhánh trong Chi nhánh. Việc xác định như trên là hoàn toàn hợp lý đã tính đến lương tối thiểu của Nhà nước quy định, lương kinh doanh riêng đối với Chi nhánh, và các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội cần thiết. Cách thức tính lương như trên không những đã đáp ứng được những nhu cầu cần thiết tối thiều để nuôi sống bản thân và gia đình cho các nhân viên, hơn nữa còn đáp ứng nâng cao được nhu cầu cuộc sống của bản thân và gia đình. Phương pháp xác định điểm định lượng để tính lương cho từng nhân viên trong Chi nhánh. Việc xác định này sẽ giúp cho việc tính lương một cách chính xác, xác định được các cá nhân xuất sắc để có những phần thưởng, và những cá nhân yếu kém chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc để có những kế hoạch đào tạo phát triển, hoặc thuyên chuyển sang các công việc khác phù hợp hơn. Sau đây là cách thức cho điểm được áp dụng tại Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. Xác định điểm định lượng của một số phòng ban. Trong đề tài này tôi xin nghiên cứu thang điểm của phòng khách hàng 1, và phòng khách hàng 2, phòng tiền tệ kho quỹ và cuối cùng là phòng thông tin điện toán. Đối với các phòng: Phòng khách hàng 1, phòng khách hàng 2: Vốn huy động đối với khách hàng có quan hệ tín dụng và bảo lãnh do Phòng phục vụ tăng 10% so với cùng kỳ ( tính số cuối kỳ ) chấm 10 đ, cứ tăng hoặc giảm 1% so 10 % cộng trừ 1 đ, cộng trừ không quá 5 đ. Đạt 95% trở lên chỉ tiêu kế hoạch dư nợ + Bảo lãnh năm chấm 25 đ, cứ tăng hoặc giảm 1% so 95% cộng trừ 1đ, không quá 20 đ. Nợ quan hệ + 25% nợ cơ cấu lại + 30% nợ đã xử lý rủi ro 10% so với dư nợ nội bảng ( năm 2007 là 5% năm 2008 trở đi là 3% vào cuối năm ) chấm 25 đ, cứ tăng, giảm 0.2% so quy định thì cộng trừ 1đ, trừ đến hết điểm, cộng không quá 10 đ. Thu nợ tồn đọng, nợ đã xử lý rủi ro đạt 95 – 100% kế hoạch được 20đ. Cứ giảm 1% so 95% trừ 1đ, vượt 2% so kế hoạch cộng 1đ, cộng trừ không quá 15đ, kế hoạch quý nếu không giao thì căn cứ kế hoạch năm chia 4 để xác định. Phòng tiền tệ kho quỹ. Kiểm đếm nhanh, chính xác, kịp thời số tiền khách hàng, các Teller, các điểm giao dịch nộp trong ngày, đảm bảo chính xác để đóng cửa Chi nhánh chậm nhất sau 2h 30 phút ( trừ sự cố khách quan ) kể từ khi kết thúc giờ giao dịch với khách hàng chấm 25đ. Sai sót chậm trễ tuỳ mức độ trừ từ 1 – 5 đ/ lỗi. Chi, ứng tiền kịp thời theo yêu cầu chấm 25đ. Chậm trễ tuỳ hậu quả sẽ xem xét trừ từ 1 – 10 đ / lần. An toàn kho quỹ chấm 30 đ. Nếu nhầm lẫn dẫn đến thừa, thiếu tiền trừ 1đ/ lần. Thiếu tiền do thiếu tờ trong thếp, bó tiền trừ 2đ /lần. Nếu để xảy ra mất an toàn, ngoài việc phải chịu xử lý theo các quy định hiện hành còn phải trừ điểm, tuỳ mức độ có thể trừ từ 5 - hết số điểm quy định. Phòng thông tin điện toán. Các nhiệm vụ của phòng nếu hoàn thành tốt sẽ được chấm theo điểm sau: + Quản trị duy trì hệ thống các ứng dụng: 20 đ. + Quản trị duy trì hệ thống mạng và hệ thống thiết bị CNTT : 20 đ. + Truyền nhận thông tin và tổng hợp kết xuất báo cáo: 20 đ. + Lưu trữ: 10 đ. + Cập nhật, triển khai các ứng dụng mới và các công việc đột xuất khác được giao: 10 đ. Nếu vì nguyên nhân chủ quan mà các nhiệm vụ trên không hoàn thành sẽ tuỳ theo lỗi mà trừ từ 1 đến 5 đ/ lỗi. Nếu gây thiệt hại trừ từ 5 đến 10 đ tuỳ theo mức độ ảnh hưởng nặng nhẹ. * Đối với cá nhân. Thủ kho tiền: 80 đ. + Thực hiện việc xuất nhập khẩu tiền, tài sản phải chính xác, kịp thời đầy đủ đúng lệnh của cấp có thẩm quyền, chứng từ kế toán hợp lệ: 15 đ. Điểm trừ: Xuất nhập tiền, tài sản chưa có lệnh của cấp có thẩm quyền trừ 5 đ/ 1 lần. Chứng từ kế toán không hợp lệ trừ 0,5 đ/ lần. + Quản lý chìa khoá cửa kho tiền, các két, tủ sắt, chìa khoá giao kho đúng chế độ, tuyệt đối an toàn: 10 đ. Điểm trừ: Để mất chìa khóa trừ: 5 đ. Quản lý không đúng quy định, đúng chế độ trừ 1 đ / lần. + Vào ra kho đúng quy định, đúng chế độ: 15 đ. Điểm trừ: Nếu không thực hiện đúng quy trình vào ra kho trừ 1 đ/ lần. + Giám sát việc niêm phong tiền, tài sản trước khi nhập kho: 10 đ. Điểm trừ: Tiền tài sản niêm phong gửi kho nếu không giám sát trừ 1 đ/ lần. + Mở sổ sách kho quỹ đầy đủ, theo dõi tiền tài sản trong kho chính xác ghi chép đầy đủ rõ ràng: 10 đ. Điểm trừ: Thiếu 1 loại sổ sách trừ 1 đ. Tiền tài sản không khớp đúng giữa thực tế, sổ sách kế toán, sổ kho trừ 1 đ/ lần của 1 loại tài sản. Ghi chép sổ sách không đầy đủ, không rõ ràng, không chính xác trừ 0,5 đ / lần. + Sắp xếp tiền, tài sản trong kho gọn gàng, khoa học, vệ sinh: 5 đ. Điểm trừ: Sắp xếp không gọn gàng thiếu khoa học trừ: 0,5 đ. Vệ sinh trong kho không gọn gẽ để mối xông chuột cắn trừ : 2 đ. + Thực hiện kiểm quỹ cuối ngày, kiểm kê cuối tháng: 5 đ. Điểm trừ: Nếu không thực hiện trừ 0,5 đ/ lần. + Báo cáo nghiệp vụ kho quỹ: 5 đ. Điểm trừ: Không gửi báo cáo trừ 0,5 đ/ báo cáo. Gửi chậm trừ 0,5 đ / báo cáo. Báo cáo sai trừ 0,5 đ / báo cáo. + Giao nhận tiền nội bộ đúng quy trình 5 đ. Điểm trừ: Sai 1 quy trình trừ 0,5 đ/ lần. Cán bộ theo dõi nhân sự: 80 đ. - Thực hiện công tác diễn biến nhân sự trong đơn vị: 25 đ. + Theo dõi đầy đủ sự thay đổi nhân sự trong cơ quan( Bổ nhiệm, tuyển dụng, nâng lương ) để lưu hồ sơ cán bộ: 15 đ. + Theo dõi tăng giảm lao động trong cơ quan, phòng tổ: 10 đ. - Thực hiện công tác bảo hiểm xã hội: 25 đ. + Thực hiện các thủ tục, chế độ đối với các đồng chí cán bộ CNV nghỉ hưu: 5 đ. + Viết sổ BHXH, sổ lao động đối với CBCNV ( những diễn biến thay đổi ): 10 đ. + Thực hiện tốt công tác thu chi BHXH hàng quý, năm với BHXH: 10 đ. - Thực hiện chế độ nghỉ dưỡng sức đối với CBCNV toàn chi nhánh: 10 đ. - Thực hiện các loại báo cáo gửi cấp trên và các loại báo cáo phát sinh tiền gửi Phòng lao động và BHXH: 5 đ. - Thực hiện công tác phát sinh khi được phân công: 15 đ. Chương III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức lao động tại Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. III.1. Một số bất cật trong công tác tổ chức lao động của Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. Trong công tác phân công và hiệp tác lao động: vẫn còn nhiều mặt hạn chế. Qua bảng phân công lao động của phòng Tổ chức lao động ta thấy việc phân công là tương đối đúng, phần lớn nhân viên trong phòng có trình độ đại học. Tuy nhiên vẫn có sự phân công không hợp lý: chị Nguyễn Thị Kim Tuyến chỉ mới trình độ Trung cấp Ngân hàng, hoặc anh Nguyễn Mạnh Thắng chỉ là trình độ Tại chức Ngân hàng. Do đó cần nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên này. Với trình độ Ngoại ngữ, đây là phòng không phải giao tiếp nhiều với người nước ngoài nên trình độ tiếng Anh là không cần thiết phải trình độ cao, với trình độ tiếng Anh bằng B trở lên theo tôi là hợp lý. Trong phòng một số nhân viên trình độ chỉ mới bằng A, một số người không có. Chẳng hạn cô Nguyễn Thị Thu Thuỷ, cô Nguyễn Thanh Tâm, cô Tăng Thị Thu Hà, chú Nguyễn Đức Quang, chú Nguyễn Đăng Khoa. Đối với phòng thanh toán xuất nhập khẩu. Trình độ yêu cầu phải từ Đại học trở lên và do đây là phòng phải giao tiếp với khách hàng nước ngoài nhiều nên đòi hỏi trình độ tiếng Anh phải là bằng C. Phần lớn nhân viên trong phòng đáp ứng đủ yêu cầu về trình độ cũng như bằng Ngoại ngữ. Duy nhất một nhân viên là cô Phạm Thuý Hoàn trình độ tiếng Anh là chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Đòi hỏi phải đào tạo nâng cao thêm trình độ tiếng Anh của người này. Trong công tác tiền lương: công thức tính lương là phù hợp song công tác định mức lao động, tính điểm cho nhân viên nhiều chỗ không hợp lý. Do đó cần các điều chỉnh để hoàn thiện cách thức tính điểm để hợp lý hơn. III.2. Một số giải pháp thực hiện tại Chi nhánh. Hàng năm Chi nhánh có tổ chức nhiều các khoá đào tạo ngắn hạn cho các nhân viên trong phòng, giúp cho họ nâng cao, mở rộng nghiệp vụ, đáp ứng được yêu cầu công việc đòi hỏi, người lao động có thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng và nghiệp vụ của mình. Thông qua quá trình học tập đó, người lao động sẽ nắm vững hơn về công việc của mình, các kỹ năng để thực hiện nhiệm vụ lao động có hiệu quả. Ngoài ra Chi nhánh cũng có những khoá học ngắn hạn nhằm phát triển các kỹ năng, qua các khoá học này người lao động sẽ mở rộng được phạm vi công việc mình đang làm, có thể đáp ứng được công việc mới trong sự mở rộng hoạt động của Chi nhánh trong tương lai mới. Sau đây là công tác đào tạo tại Chi nhánh từ năm 2005 – 2007. * Công tác đào tạo năm 2005. + Tập huấn kiểm toán quốc tế: 02 cán bộ. + Tập huấn về dịch vụ thanh toán thẻ quốc tế: 03 cán bộ. + Đào tạo nghiệp vụ kho quỹ: 05 cán bộ. + Nghiệp vụ thanh toán sec du lịch: 15 cán bộ. + Nghiệp vụ kho quỹ: 12 cán bộ. + Quản lý rủi ro doanh nghiệp: 02 cán bộ . ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) * Công tác đào tạo năm 2006. + Cho vay cá thể, hộ gia đình, hộ nông dân: 03 cán bộ. + Giao dịch chi nhánh ( BDS ): 04 cán bộ. + Hội nghị chuyên đề tín dụng: 21 cán bộ. + Lớp nghiệp vụ thủ quỹ chi nhánh: 04 cán bộ. + Giao dịch viên quỹ tiết kiệm: 05 cán bộ. + Khai thác hệ thống báo cáo: 02 cán bộ. + Tập huấn bộ luật dân sự và quy chế bảo lãnh: 11 cán bộ. + Dịch vụ kiều hối: 06 cán bộ. + Nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ: 05 cán bộ. + Lớp tín dụng: 34 cán bộ. + Giao dịch bảo đảm và đăng ký giao dịch bảo đảm: 17 cán bộ. ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) * Công tác đào tạo năm 2007. + Công tác huy động vốn khách hàng cá nhân và quản lý hồ sơ thông tin khách hàng: 09 cán bộ. + Giao dịch đảm bảo: 02 cán bộ. + Dịch vụ kiều hối:10 cán bộ. + Tập huấn nghiệp vụ truyền thông Marketing: 02 cán bộ. + Lớp tín dụng: 07 cán bộ. + Khoá đào tạo báo cáo quản lý tập trung: 09 cán bộ. + Tập huấn nghiệp vụ một số cải tiến về giao dịch tiền gửi có kỳ hạn và quản lý khách hàng mở tại chi nhánh: 87 cán bộ. + Lớp quản lý rủi ro tác nghiệp: 182 cán bộ. + Hoàn chỉnh kiến thức Đại học: 05 cán bộ. + Đào tạo thạc sỹ: 01 đã trúng tuyển. ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính) Thông qua các khoá học trên người lao động sẽ phần nào được trang bị thêm những kiến thức, giúp cho họ nâng cao năng lực làm việc. Từ đó sẽ có một mức lương cao hơn khi đảm nhận những công việc lớn hơn trong tương lai. III.3. Một số giải pháp đề ra từ phía sinh viên. Cần nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên trình độ không đáp ứng được yêu cầu công việc, chẳng hạn đối chị Nguyễn Thị Kim Tuyến chỉ mới trình độ Trung cấp Ngân hàng, hoặc anh Nguyễn Mạnh Thắng chỉ là trình độ Tại chức Ngân hàng cần nâng cao thêm để đáp ứng được yêu cầu công việc. Cần cho họ tham gia các khoá đào tạo có thể dưới hình thức kèm cặp bởi người có kinh nghiệm trong công việc. Thông qua quá trình kèm cặp người kèm cặp sẽ chỉ dẫn các cách thức làm việc tiên tiến cho người được kèm, hoặc cử họ đi học ở các trường lớp chính quy. Nếu sau các biện pháp nâng cao trình độ chuyên môn mà họ vẫn không thể đáp ứng được công việc đề ra người quản lý cần chuyển họ sang phòng khác, công việc khác phù hợp với trình độ thực tế. Về trình độ ngoại ngữ đối với các nhân viên còn chưa đáp ứng được cần nâng cao thêm. Trong các phòng ban đối với phòng thanh toán xuất nhập khẩu là phòng đòi hỏi trình độ ngoại ngữ là cao nhất vì đây là phòng chuyên chịu trách nhiệm giao tiếp với khách hàng là người nước ngoài. Trình độ công việc yêu cầu là bằng C tiếng Anh tuy nhiên vẫn có một nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu về trình độ tiếng Anh do đó đòi hỏi phải nâng cao thêm trình độ cho nhân viên này. Về các phòng khác tuy trình độ tiếng Anh chưa được coi trọng lắm, do đó với trình độ A trở lên là có thể đáp ứng được công việc. Tuy nhiên xã hội ngày càng phát triển do đó trình độ ngày càng nâng cao, vì vậy các phòng trên cũng sẽ phải có những kế hoạch nâng cao năng lực, vốn tiếng Anh cho các nhân viên để đáp ứng sự phát triển của thời đại. Ngoài ra, đối với các cán bộ làm phù hợp với trình độ công việc, cần thỉnh thoảng thay đổi công việc để tạo động lực làm việc cho nhân viên. Điều này cũng vô cũng cần thiết thông qua luân chuyển và thuyên chuyển công việc người lao động sẽ có hứng thú làm việc sau một thời gian nhàm chán với công việc. Thông qua việc chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Từ đó giúp cho họ có thể đáp ứng được yêu cầu công việc cao hơn. Ngoài ra nhờ tâm lý thoải mái trong công việc sẽ giúp cho họ nâng cao năng suất lao động, có động lực làm việc cao hơn đóng góp hết mình cho công ty. Cho nhân viên kiêm nhiệm thêm một vài công việc tạo cho họ cảm thấy là có trách nhiệm, tạo hứng thú hơn trong công việc hiện tại, họ sẽ có thái độ trung thành hơn với công ty mình làm. Đối với công tác kích thích tạo động lực cho nhân viên: Lương thưởng và các phúc lợi xã hội luôn là nhân tố tạo động lực và nhân tố níu giữ người tài cho công ty. Trong công tác chi trả lương: điều quan trọng cần phải chú ý là lương chi trả phải cụ thể công khai, minh bạch gắn tiền lương với năng suất, chất lượng và hiệu quả của từng phòng và từng người lao động. Phòng năng suất cao, vượt chỉ tiêu đề ra sẽ được thưởng cao hơn, các cá nhân cũng vậy trả lương, thưởng cao cho những cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Tính toán lại khối lượng công việc trên cơ sở định mức, chức năng nhiệm vụ được giao để bố trí lại lao động. Chẳng hạn với thủ kho tiền: + Vào ra kho đúng quy định, đúng chế độ: 15 đ. Điểm trừ: Nếu không thực hiện đúng quy trình vào ra kho trừ 1 đ/ lần. Theo tôi điểm trừ này cần nâng lên 1,5 đ/ lần. + Mở sổ sách kho quỹ đầy đủ, theo dõi tiền tài sản trong kho chính xác ghi chép đầy đủ rõ ràng: 10 đ. Ghi chép sổ sách không đầy đủ, không rõ ràng, không chính xác trừ 0,5 đ / lần. Việc ghi chép sổ sách là khá quan trọng đòi hỏi phải xử phạt nặng hành vi ghi sổ sách sai, thiếu chính xác theo tôi mức phạt là sẽ trừ 1 đ/ lần. + Báo cáo nghiệp vụ kho quỹ: 5 đ. Điểm trừ: Không gửi báo cáo trừ 0,5 đ/ báo cáo. Gửi chậm trừ 0,5 đ / báo cáo. Báo cáo sai trừ 0,5 đ / báo cáo. Thang điểm trừ này là không cân đối, nếu không gửi báo cáo và gửi báo cáo chậm là sẽ khác nhau về hậu quả do đó thang điểm phải được phân chia lại cho hợp lý. + Báo cáo nghiệp vụ kho quỹ: 5 đ. Điểm trừ: Không gửi báo cáo trừ 1 đ/ báo cáo. Gửi chậm trừ 0,5 đ / báo cáo. Báo cáo sai trừ 1 đ / báo cáo. C. Kết luận. Bên trên là bài chuyên đề của tôi về sơ lược và thực trạng tổ chức lao động của Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng về phân công và hiệp tác lao động, tổ chức và phục vụ nơi làm việc, điều kiện lao động và chế độ làm việc nghỉ ngơi, kích thích vật chất và tinh thần, những yếu kém và những giải pháp được tôi đề ra. Khi còn trên ngồi trên ghế nhà trường, tôi được học nhiều về lý thuyết về tổ chức lao động tôi cảm thấy thật hay. Giờ đây trong quá trình thực tập tại Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng, những lý thuyết đã học được qua sách vở, những bài giảng của thầy cô trên lớp được áp dụng vào với thực tế đã giúp tôi hiểu sâu sắc hơn. Điều đó giúp thêm kinh nghiệm cho tôi trong quá trình làm việc sau này. Mặc dù đã rất cố gắng rất nhiều song chuyên đề của tôi chắc không tránh khỏi thiếu xót, tôi mong rằng hướng hoàn thiện tổ chức lao động của tôi sẽ phần nào đóng góp có ích cho Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng để giúp Chi nhánh ngày càng hoàn thiện hơn. Hiện tại Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng đang phải đối mặt rất nhiều khó khăn đặc biệt là sự nở rộ của nhiều Ngân hàng tư nhân khác. Nhưng tôi tin rằng với sự tìm tòi sáng tạo cộng với kinh nghiệm bao lâu nay của cán bộ quản lý trong Chi nhánh sẽ giúp Chi nhánh đứng vững trên thị trường, khẳng định mình vẫn là một trong những Ngân hàng có tên tuổi được mọi người biết đến. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Vũ Thị Mai, đồng cảm ơn bác Vũ Mạnh Hải - Trưởng phòng tổ chức hành chính cùng các cô bác cán bộ nhân viên trong phòng đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Mong cô giáo và mọi người đóng góp cho em để hướng hoàn thiện tổ chức lao động trong Chi nhánh được hiệu quả. Danh mục tài liệu tham khảo. Mô hình tổ chức Chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. Công tác đào tạo 2005, 2006, 2007. Quy định chức năng nhiệm vụ của các phòng ban tại chi nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. Báo cáo trình độ nhân viên các phòng ban. Quy chế trả lương kinh doanh trong Ngân hàng công thương Hai Bà Trưng. Chỉ tiêu kế hoạch năm 2005, 2006, 2007. Ý kiến của cơ sở thực tập