Đề tài Hoạt động công chứng của nhân dân địa phương Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương , thực trạng và giải pháp

lêi nãi ®Çu ChÝ Linh lµ huyÖn miÒn nói n»m ë phÝa B¾c cña tØnh H¶i D­¬ng, cã d©n sè 15 v¹n ng­êi, lµ m¶nh ®Êt ®Þa linh nh©n kiÖt cã nhiÒu di tÝch lÞch sö ®­îc xÕp h¹ng Quèc gia. Víi diÖn tÝch réng 300 km2 , cã vÞ trÝ ®Æc biÖt n»m gi÷a vïng tam gi¸c kinh tÕ Hµ Néi – H¶i Phßng – Qu¶ng Ninh, lµ cöa ngâ cña vïng rõng nói §«ng B¾c Bé vµ vïng §ång b»ng S«ng Hång, víi 3/4 diÖn tÝch lµ nói rõng. Cã hÖ thèng giao th«ng ®­êng bé vµ ®­êng s¾t huyÕt m¹ch nh­ quèc lé 18 kÐo dµi tõ ®«ng sang t©y nèi Hµ Néi tíi Qu¶ng Ninh, ®­êng 183 nèi liÒn trung t©m huyÖn tíi thµnh phè H¶i D­¬ng- t©m ®iÓm cña 3 thµnh phè Hµ Néi, H¹ Long vµ H¶i D­¬ng. Lµ vïng ®Êt cã nhiÒu nguån tµi nguyªn quý gi¸ phôc vô tèt cho ph¸t triÓn ngµnh c«ng nghiÖp, khu vùc cã nÒn kinh tÕ ph¸t triÓn toµn diÖn, ®©y lµ khu c«ng nghiÖp träng ®iÓm cña ®Þa ph­¬ng vµ cña c¶ Quèc gia víi rÊt nhiÒu nhµ m¸y, xÝ nghiÖp ®ãng trªn ®Þa bµn. D©n sè ®«ng, nhiÒu thuËn lîi vÒ mÆt tiÒm n¨ng kinh tÕ, nhiÒu nhµ m¸y, xÝ nghiÖp, ngoµi ra trªn ®Þa bµn huyÖn ChÝ Linh cßn cã rÊt nhiÒu tr­êng häc, tr­êng dËy nghÒ thu hót rÊt nhiÒu ng­êi ë n¬i kh¸c ®Õn kÐo theo sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña nÒn kinh tÕ, x· héi. Cïng víi sù ph¸t triÓn m¹nh cña nÒn kinh tÕ, x· héi nhu cÇu c«ng chøng, chøng thùc cña nh©n d©n ë ®Þa ph­¬ng còng t¨ng lªn, ®Æc biÖt lµ trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y nhu cÇu c«ng chøng, chøng thùc cña nh©n d©n ngµy cµng t¨ng râ rÖt. Tr­íc n¨m 2001 tØnh H¶i D­¬ng chØ cã mét Phßng C«ng Chøng n»m ë Thµnh Phè H¶i D­¬ng, nhu cÇu c«ng chøng, chøng thùc cña nh©n d©n chñ yÕu ®­îc thùc hiÖn bëi hÖ thèng c¸c Phßng T­ Ph¸p cÊp huyÖn. Do nh÷ng quy ®Þnh vÒ thÈm quyÒn chøng thùc cña c¸c Phßng T­ Ph¸p cßn nhiÒu h¹n hÑp dÉn ®Õn kh«ng ®¸p øng ®­îc nhu cÇu c«ng chøng cña nh©n d©n trªn ®Þa bµn, Phßng T­ Ph¸p chñ yÕu thùc hiÖn chøc n¨ng chøng thùc b¶n sao giÊy tê, v¨n b»ng, chøng chØ cßn c«ng chøng c¸c lo¹i hîp ®ång, giao dÞch kh¸c hÇu nh­ kh«ng thùc hiÖn. §èi víi ®Þa ph­¬ng cã nÒn kinh tÕ ph¸t triÓn víi nhiÒu tr­êng tr¹m, nhµ m¸y, xÝ nghiÖp ®ãng trªn ®Þa bµn nh­ huyÖn ChÝ Linh th× Phßng T­ Ph¸p cÊp huyÖn kh«ng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu, ®ßi hái ph¶i cã Phßng C«ng Chøng ho¹t ®éng chuyªn nghiÖp. §¸p øng nhu cÇu ®ã th× Phßng C«ng Chøng sè 2 ®­îc thµnh lËp vµ ho¹t ®éng t¹i ThÞ TrÊn Sao §á HuyÖn ChÝ Linh víi 1 Tr­ëng phßng, 1 Phã phßng ®ång thêi lµ C«ng Chøng Viªn, 1 C«ng Chøng Viªn, 1 KÕ to¸n vµ 5 c¸n bé chuyªn viªn gióp viÖc. Ngay tõ khi ®i vµo ho¹t ®éng, Phßng C«ng Chøng sè 2 ®· kh¼ng ®Þnh ®­îc vÞ trÝ, vai trß cña m×nh, kh«ng chØ ®¸p øng nhu cÇu c«ng chøng cña nh©n d©n ®Þa ph­¬ng mµ cßn phôc vô c¶ c¸c huyÖn, c¸c tØnh l©n cËn. Víi ®µ ph¸t triÓn ngµy cµng cao vÒ c¸c mÆt kinh tÕ, chÝnh trÞ, x· héi Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng ®·, ®ang vµ sÏ ho¹t ®éng ngµy cµng cã hiÖu qu¶. Tuy nhiªn bªn c¹nh ®ã th× Phßng C«ng Chøng sè 2 cßn gÆp rÊt nhiÒu bÊt cËp cÇn ph¶i kh¾c phôc ®Ó ®¸p øng ngµy cµng tèt h¬n nhu cÇu c«ng chøng cña nh©n d©n. XuÊt ph¸t tõ vÞ trÝ, vai trß cña Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng nªn vÊn ®Ò “Ho¹t ®éng c«ng chøng cña nh©n d©n ®Þa ph­¬ng, thùc tr¹ng vµ gi¶i ph¸p” lµ mét vÊn ®¸ng quan t©m, v× vËy víi c­¬ng vÞ lµ mét sinh viªn vÒ thùc tËp t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng em xin nghiªn cøu, viÕt ®Ò tµi nµy. Néi dung A. thùc tr¹ng c«ng chøng cña nh©n d©n trong sinh ho¹t céng ®ång t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng: I. C«ng chøng b¶n sao giÊy tê: Quy tr×nh c«ng chøng b¶n sao t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng: Nh©n viªn kh¸c trong phßng Ng­êi yªu cÇu c«ng chøng C«ng chøng viªn Quy tr×nh c«ng chøng b¶n sao ®­îc thùc hiÖn: Ng­êi yªu cÇu c«ng chøng ®­a b¶n gèc v¨n b¶n yªu cÇu vµ b¶n sao cÇn c«ng chøng vµo cho C«ng chøng viªn, C«ng chøng viªn trùc tiÕp nhËn hå s¬ yªu cÇu c«ng chøng, nghiªn cøu vµ xem xÐt, nÕu ®ñ ®iÒu kiÖn c«ng chøng th× tiÕn hµnh ký. Sau ®ã C«ng chøng viªn chuyÓn c¶ b¶n gèc vµ b¶n sao giÊy tê ®· ký sang cho c¸c c¸n bé chøc n¨ng vµo sæ, ®ãng dÊu, viÕt biªn lai thu tiÒn vµ tr¶ v¨n b¶n. C«ng chøng b¶n sao lµ mét chøc n¨ng phô trong trong ho¹t ®éng c«ng chøng t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng, thÕ nh­ng nã l¹i trë thµnh ho¹t ®éng chÝnh vµ chñ yÕu t¹i Phßng C«ng Chøng ë ®©y, ho¹t ®éng c«ng chøng nµy chiÕm kho¶ng gÇn 90% l­îng c«ng viÖc còng nh­ lµ nguån thu lÖ phÝ c«ng chøng cña Phßng C«ng Chøng sè 2, thÓ hiÖn cô thÓ nh­ sau: - N¨m 2001: Phßng C«ng Chøng sè 2 ®· c«ng chøng ®­îc 3.233 tr­êng hîp trong tæng sè 3.268 l­îng viÖc c«ng chøng cña phßng. - N¨m 2002: Phßng C«ng Chøng sè 2 ®· c«ng chøng ®­îc 9.041 tr­êng hîp trong tæng sè 9.290 l­îng viÖc c«ng chøng cña phßng. - N¨m 2003: Phßng C«ng Chøng sè 2 ®· c«ng chøng ®­îc 28.000 tr­êng hîp trong tæng sè 28.574 l­îng viÖc c«ng chøng cña phßng. - N¨m 2004: Phßng C«ng Chøng sè 2 ®· c«ng chøng ®­îc 33.000 tr­êng hîp trong tæng sè 3.268 l­îng viÖc c«ng chøng cña phßng. - Quý I n¨m 2005: Phßng C«ng Chøng sè 2 ®· c«ng chøng ®­îc 3.233 tr­êng hîp trong tæng sè 3.268 l­îng viÖc c«ng chøng cña phßng. Do viÖc c«ng chøng b¶n sao giÊy tê chiÕm phÇn lín c«ng viÖc cña Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng, nªn x¸c ®Þnh ®­îc ®iÒu ®ã Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng lu«n lu«n tËp trung, chó träng c¶i tiÕn lÒ lèi lµm viÖc, rót kinh nghiÖm tõ chÝnh c¸c buæi lµm viÖc hµng ngµy, n©ng cao c«ng t¸c tiÕp d©n, trao ®æi th«ng tin hai chiÒu gi÷a c¸n bé c«ng chøng vµ ng­êi yªu cÇu c«ng chøng, tõ ®ã rót ra kinh nghiÖm phôc vô tèt nhÊt cho nhu cÇu c«ng chøng cña nh©n d©n, ®¶m b¶o tÝnh nhanh chãng, kÞp thêi vµ chÝnh x¸c, gi¸n tiÕp khuyÕn khÝch nhu cÇu c«ng chøng cña nh©n d©n. Thùc tÕ c«ng chøng b¶n sao giÊy tê, C«ng chøng viªn ®· ph¸t hiÖn ®­îc rÊt nhiÒu sai sãt tõ b¶n gèc c¸c giÊy tê ®­îc ®em ®Õn ®Ó yªu cÇu c«ng chøng. C¸c sai sãt ®ã cã thÓ lµ cßn thiÕu, ch­a ®Çy ®ñ, sai vÒ h×nh thøc, néi dung, sai do c¬ quan cã thÈm quyÒn cÊp sai, xö lý sai hay còng cã nhiÒu tr­êng hîp ng­êi yªu cÇu c«ng chøng cè t×nh lµm sai nh»m phôc vô cho lîi Ých c¸ nh©n cña m×nh. Tr­íc nh÷ng sai sãt, vi ph¹m ®ã C«ng chøng viªn xem xÐt: NÕu ®iÓm sai nµo cã thÓ kh¾c phôc ®­îc th× trùc tiÕp yªu cÇu ng­êi yªu cÇu c«ng chøng kh¾c phôc ngay hoÆc h­íng dÉn hä kh¾c phôc theo tr×nh tù, thñ tôc luËt ®Þnh, ch¼ng h¹n nh­: Sæ hé khÈu khi ng­êi d©n ®em ®Õn yªu cÇu c«ng chøng th­êng gÆp ph¶i tr­êng hîp cã mét khÈu hoÆc mét sè khÈu bÞ söa ch÷a mµ kh«ng cã phÇn ®Ýnh chÝnh ë phÇn sau vÒ viÖc söa ch÷a cña c¬ quan cã thÈm quyÒn cô thÓ lµ Uû ban Nh©n d©n cÊp x·, thÞ trÊn, gÆp tr­êng hîp nh­ vËy th× C«ng chøng viªn h­íng dÉn, gi¶i thÝch cho ng­êi yªu cÇu c«ng chøng vÒ Uû ban Nh©n d©n x·, thÞ trÊn n¬i cÊp hé khÈu xin cÊp l¹i hoÆc xin x¸c nhËn; Tr­êng hîp ng­êi yªu cÇu c«ng chøng mang v¨n b»ng, chøng chØ ®Õn c«ng chøng, nh­ng gi÷a c¸c lo¹i v¨n b»ng ®ã l¹i kh«ng khíp nhau cã thÓ lµ ngµy, th¸ng, n¨m sinh, cã thÓ lµ hä tªn,... gÆp tr­êng hîp nh­ vËy C«ng chøng viªn tõ chèi c«ng chøng, h­íng dÉn hä c¸ch hîp ph¸p ho¸ v¨n b»ng, chøng chØ (yªu cÇu c¬ quan cã thÈm quyÒn cÊp l¹i hoÆc c¶i chÝnh...) C«ng chøng viªn chØ c«ng chøng khi c¸c giÊy tê ®ã ®· hîp ph¸p, hîp lý. §èi víi lo¹i v¨n b»ng, chøng chØ, ®©y lµ lo¹i giÊy tê Phßng C«ng Chøng sè 2 thùc hiÖn c«ng chøng t­¬ng ®èi nhiÒu v× xuÊt ph¸t tõ vÞ trÝ cã nhiÒu tr­êng tr¹m ®ãng trªn ®Þa bµn (tr­êng Cao ®¼ng C«ng nghiÖp C¬ §iÖn, tr­êng C«ng nh©n C¬ giíi 17, tr­êng ¤t« sè 1, Tr­êng Qu©n chÝnh Qu©n khu 3 vµ nhiÒu tr­êng trung häc kh¸c), khi thùc hiÖn hµnh vi c«ng chøng, c¸c C«ng chøng viªn ph¸t hiÖn ®­îc rÊt nhiÒu sai sãt, lçi sai sãt phÇn lín do ng­êi yªu cÇu c«ng chøng t¹o lªn nh­ tÈy xo¸, thay tªn, ®æi hä hoÆc cã nhiÒu tr­êng hîp kh«ng häc, kh«ng cã b»ng nh­ng m­în b»ng cña ng­êi kh¸c råi tÈy xo¸ b»ng ho¸ chÊt sau ®ã ®iÒn tªn tuæi cña m×nh vµo. §èi víi nh÷ng tr­êng hîp nµy khi c«ng chøng ph¸t hiÖn ra th× C«ng chøng viªn trùc tiÕp xö lý, t¹m thu gi÷ tÊt c¶ c¸c v¨n b»ng, chøng chØ, giÊy tê gi¶ m¹o, ghi vÊn lµ gi¶ m¹o b»ng mét biªn b¶n t¹m thu hÑn ngµy ®Õn tr¶ lêi. Sau khi t¹m thu cö ng­êi ®i x¸c minh t¹i c¸c c¬ quan chøc n¨ng hoÆc yªu cÇu c¸c c¬ quan x¸c minh, gi¸m ®Þnh. Khi nguêi yªu cÇu c«ng chøng ®Õn ®óng theo giÊy hÑn th×, C«ng chøng viªn tiÕn hµnh gi¶i thÝch sau ®ã tiÕp tôc c«ng chøng nÕu v¨n b¶n ®ã lµ ®óng, thu gi÷ nÕu giÊy tê ®ã lµ gi¶ m¹o, tÈy xo¸, sai... göi c¬ quan chøc n¨ng gi¶i quyÕt, xö lý. II. C«ng chøng b¶n dÞch: S¬ ®å quy tr×nh c«ng chøng b¶n dÞch t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng: Ng­êi yªu cÇu c«ng chøng C«ng chøng viªn C¸n bé phô tr¸ch dÞch thuËt Céng t¸c viªn dÞch thuËt Quy tr×nh c«ng chøng b¶n sao ®­îc thùc hiÖn: Ng­êi yªu cÇu c«ng chøng nép v¨n b¶n yªu cÇu dÞch thuËt, c«ng chøng t¹i bµn C«ng chøng viªn, C«ng chøng viªn xem xÐt, nÕu thÊy ®ñ ®iÒu kiÖn c«ng chøng th× chuyÓn cho c¸n bé phô tr¸ch dÞch thuËt, sau ®ã råi c¸n bé phô tr¸ch dÞch thuËt göi cho céng t¸c viªn dÞch thuËt, sau khi dÞch xong Céng t¸c viªn dÞch thuËt ph¶i ký x¸c nhËn b¶n dÞch tr­íc mÆt C«ng chøng viªn, C«ng chøng viªn ký x¸c nhËn ch÷ ký cña céng t¸c viªn, sau ®ã chuyÓn v¨n b¶n sang cho c¸n bé phô tr¸ch dÞch thuËt lµm c¸c thñ tôc cÇn thiÕt kh¸c nh­ ®ãng dÊu, ghi biªn lai,... hoµn thiÖn b¶n dÞch tr¶ cho ng­êi yªu cÇu dÞch thuËt c«ng chøng. Nhu cÇu c«ng chøng b¶n dÞch cña nh©n d©n huyÖn ChÝ Lihh ®· ngµy cµng gia t¨ng. N¨m ®Çu khi míi thµnh lËp th× ®«ng ®¶o quÇn chóng nh©n d©n hiÓu cßn h¹n chÕ vÒ chøc n¨ng cña Phßng C«ng Chøng, hä chØ hiÓu ®¬n thuÇn Phßng C«ng Chøng thay Phßng T­ Ph¸p thùc hiÖn c«ng chøng, chøng thùc b¶n sao giÊy tê, nh­ng do sù ph¸t triÓn cña m¹ng l­íi th«ng tin liªn l¹c, tuyªn truyÒn, phæ biÕn Ph¸p luËt cïng víi nÒn kinh tÕ, x· héi ph¸t triÓn ngµy cµng cao nªn nhu cÇu c«ng chøng c¸c lo¹i hîp ®ång ngµy cµng t¨ng lªn, ng­êi d©n khi cã nhu cÇu th× hä ®· tù t×m hiÓu vµ ®Õn víi Phßng C«ng Chøng ®Ó c«ng chøng. Nhê vËy mµ kÕt qu¶ c«ng chøng b¶n dÞch trong nh÷ng n¨m qua ®· gia t¨ng ®¸ng kÓ: - N¨m 2001: Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng ®· c«ng chøng ®­îc 29 b¶n dÞch giÊy tê trong tæng sè3.268 sè l­îng viÖc c«ng chøng cña phßng. - N¨m 2002: Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng ®· c«ng chøng ®­îc 182 b¶n dÞch giÊy tê trong tæng sè 9.290 sè l­îng viÖc c«ng chøng cña phßng. - N¨m 2003: Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng ®· c«ng chøng ®­îc 455 b¶n dÞch giÊy tê trong tæng sè 28.574 sè l­îng viÖc c«ng chøng cña phßng. - N¨m 2004: Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng ®· c«ng chøng ®­îc 470 b¶n dÞch giÊy tê trong tæng sè 33.784 sè l­îng viÖc c«ng chøng cña phßng. - Quý I n¨m 2005: Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng ®· c«ng chøng ®­îc 105 b¶n dÞch giÊy tê trong tæng sè 6.794 sè l­îng viÖc c«ng chøng cña phßng. Víi tinh thÇn tÝch cùc cña c¸n bé, nh©n viªn Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng cïng toµn thÓ c¸c Céng t¸c viªn dÞch thuËt nªn sè l­îng còng nh­ chÊt l­îng cña c¸c b¶n dÞch ®· ngµy cµng ®­îc n©ng cao, c¸c b¶n dÞch hÇu hÕt ®Òu ®­îc tr¶ trong ngµy h«m sau, chØ cã mét sè tr­êng hîp do sè l­îng dÞch nhiÒu th× thêi gian tr¶ cã thÓ tõ 3 ®Õn 7 ngµy. §Ó ®¸p ­ng ®­îc ngµy cµng tèt nhu cÇu ph¸t triÓn cña nh©n d©n th× Phßng C«ng Chøng sè 2 ®· kh«ng ngõng ký hîp ®éng dÞch thuËt víi c¸c Céng t¸c viªn dÞch thuËt, c¸c Céng t¸c viªn ®Òu lµ ng­êi cã tr×nh ®é ngo¹i ng÷ chuyªn nghµnh ®¹i häc. Víi m¹ng l­íi Céng t¸c viªn ®«ng ®¶o, nhu cÇu dÞch thuËt vµ c«ng chøng b¶n dÞch ®­îc tiÕn hµnh nhanh, gän, ®¶m b¶o ®­îc tÝnh chÝnh x¸c, kÞp thêi, c¸c v¨n b¶n dÞch thuËt ®Òu ®­îc tr¶ cho ng­êi yªu cÇu c«ng chøng chËm nhÊt trong mét tuÇn. Trong thêi ®¹i c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ th× ho¹t ®éng giao l­u, hîp t¸c, häc tËp, c«ng t¸c, lao ®éng ë n­íc ta còng nh­ nh©n d©n n­íc ngoµi ®Õn häc tËp, c«ng t¸c, giao l­u, lao ®éng ë n­íc ta ngµy cµng nhiÒu kÐo theo nhu cÇu vÒ c«ng chøng b¶n dÞch ngµy cµng cao. Nh­ Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng th× ngay sau khi ho¹t ®éng ®¬n vÞ ®· cñng cè ®­îc mét m¹ng l­íi Céng t¸c viªn dÞch thuËt cña hÇu hÕt c¸c thø tiÕng th«ng dông nh­ tiÕng Anh, §øc, Trung Quèc...... c¸c Céng t¸c viªn cña ®¬n vÞ ®Òu lµ nh÷ng cö nh©n tèt nghiÖp ®¹i häc cã tr×nh ®é chuyªn m«n l©u n¨m vµ ®· ®­îc thi, tuyÓn chän, xÐt duyÖt vµ chÊp nhËn nªn c¸c b¶n dÞch ®Òu ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cao. Trong qu¸ tr×nh hîp t¸c cïng Céng t¸c viªn th× ®¬n vÞ ®· tiÕn hµnh c«ng nhËn Céng t¸c viªn dÞch thuËt cho nhiÒu ng­êi, t¹o c¬ së ph¸p lý cÇn thiÕt ®Ó ho¹t ®éng dÞch thuËt ®i vµo nÒ nÕp, ®Æc biÖt lµ viÖc Phßng C«ng Chøng ®· kh«ng ngõng céng t¸c thªm Céng t¸c viªn dÞch thuËt vÒ c¸c thø tiÕng kh¸c mµ hiÖn ch­a cã theo nhu cÇu cña nh©n d©n. III. C«ng chøng hîp ®ång, giao dÞch: Quy tr×nh c«ng chøng hîp ®ång, giao dÞch t¹i phßng c«ng chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng: Ng­êi yªu cÇu c«ng chøng C«ng chøng viªn Tr­ëng phßng C¸n bé tiÕp nhËn hå s¬ Quy tr×nh c«ng chøng hîp ®ång, giao dÞch ®­îc thùc hiÖn: Ng­êi yªu cÇu c«ng chøng trùc tiÕp nép hå s¬ cho c¸n bé tiÕp nhËn, hå s¬ ®­îc chuyÓn tiÕp cho tr­ëng phßng xem xÐt sau ®ã tr­ëng phßng chuyÓn hå s¬ cho C«ng chøng viªn thùc hiÖn. §óng ngµy ghi trong giÊy hÑn, ng­êi yªu cÇu c«ng chøng ®Õn trùc tiÕp ký hîp ®ång víi C«ng chøng viªn, sau ®ã hå s¬ chuyÓn cho c¸n bé tiÕp nhËn hå s¬ lµm c¸c thñ tôc nh­ ®ãng dÊu, vµo sæ, hoµn tÊt råi chuyÓn tr¶ cho ng­êi yªu cÇu c«ng chøng. Do ChÝ Linh lµ mét vïng ®Êt cã nhiÒu tiÒm n¨ng,triÓn väng, còng nh­ tèc ®é ph¸t triÓn ngµy cµng lín m¹nh cña nÒn kinh tÕ, n¬i ®©y ®· kÐo theo nhu cÇu c«ng chøng hîp ®ång vµ c¸c giao dÞch kh¸c ngµy cµng gia t¨ng t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2: ChØ trong mÊy n¨m mµ ho¹t ®éng c«ng chøng hîp ®ång vµ c¸c giao dÞch kh¸c ®· gia t¨ng ®¸ng kÓ : STT ViÖc c«ng chøng Sè l­îng viÖc c«ng chøng (hîp ®ång, giao dÞch) N¨m 2001 N¨m 2002 N¨m 2003 N¨m 2004 Quý I n¨m 2005 1 C«ng chøng hîp dång thÕ chÊp 01 10 45 75 46 2 C«ng chøng hîp ®ång b¶o l·nh 02 27 21 16 02 3 C«ng chøng hîp ®ång cÇm cè 01 02 12 02 0 4 C«ng chøng hîp ®ång thuª nhµ 0 0 01 0 0 5 C«ng chøng hîp ®ång mua b¸n nhµ 0 0 0 124 19 6 C«ng chøng hîp ®ång tÆng cho bÊt ®éng s¶n. 0 01 0 21 14 7 C«ng chøng di chóc 0 0 01 04 01 8 C«ng chøng ch÷ ký 01 12 17 41 05 9 C«ng chøng hîp ®ång uû quyÒn 0 09 04 09 0 10 C«ng chøng giÊy uû quyÒn 0 09 09 04 0 11 C«ng chøng v¨n b¶n khai nhËn di s¶n. 0 02 01 02 01 12 C«ng chøng tõ chèi nhËn di s¶n 0 03 01 0 0 B¶ng sè liÖu c«ng chøng c¸c hîp ®ång, giao dÞch kh¸c trong c¸c n¨m tõ 2001 ®Õn n¨m 2004. Nh×n vµo b¶ng sè liÖu trªn ta thÊy ho¹t ®éng c«ng chøng hîp ®ång vµ c¸c tµi liÖu giao dÞch kh¸c ngµy cµng gia t¨ng vµ ngµy cµng ®­îc quan t©m, tró träng, ®Æc biÖt lµ Phßng C«ng Chøng sè 2 ®· c«ng chøng ®­îc nh÷ng hîp ®ång vay vèn víi nh÷ng thñ tôc th«ng tho¸ng, nhanh chãng vµ ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý còng nh­ møc ®é thu håi vèn cao nªn trong thêi gian ng¾n phÇn lín c¸c hîp ®ång ®· ®­îc c¸c Ng©n hµng yªu cÇu Phßng C«ng Chøng sè 2 chøng nhËn. T¹i ®©y Phßng C«ng Chøng sè 2 lu«n lu«n c¶i c¸ch thñ tôc hµnh chÝnh trong c«ng chøng hîp ®ång. Theo quy ®Þnh cña NghÞ ®Þnh 75/N§- CP th× c¸c lo¹i hîp ®ång nµy ®­îc thùc hiÖn trong thêi gian tõ 3 ®Õn 7 ngµy, nh­ng phÇn lín c¸c hîp ®ång ®Òu ®­îc gi¶i quyÕt ngay trong ngµy vµ cã khi chØ trong mét tiÕng ®ång hå (hîp ®ång thÕ chÊp vay vèn Ýt mµ ng­êi yªu cÇu c«ng chøng ®· chuÈn bÞ tèt, ®Çy ®ñ c¸c thñ tôc giÊy tê). Trong qu¸ tr×nh c«ng chøng hîp ®ång, giao dÞch kh¸c th× c¸n bé nh©n viªn Phßng C«ng Chøng sè 2 lµm viÖc rÊt nhiÖt t×nh, cã t©m huyÕt vµ tr¸ch nhiÖm cao, ®· h­íng dÉn ng­êi yªu cÇu c«ng chøng rÊt chu ®¸o, kh«ng ®Ó hä cã phµn nµn g×, ®«i khi C«ng chøng viªn cßn ®Õn tËn nhµ lµm thñ tôc cho ng­êi yªu cÇu c«ng chøng (nh­ cã nhiÒu tr­êng hîp ng­êi yªu c©u c«ng chøng muèn c«ng chøng di chóc nh­ng do ®iÒu kiÖn vÒ søc khoÎ hä kh«ng ra c«ng chøng ®­îc t¹i trô së lµm viÖc cña Phßng C«ng Chøng nªn c¬ quan ®· cö C«ng chøng viªn ®Õn tËn nhµ ng­êi yªu cÇu c«ng chøng lµm thñ tôc c«ng chøng cho hä hay cã tr­êng hîp hai vî chång thèng nhÊt lÊy quyÒn sö dông ®Êt cña hai vî chång ®Ó thÕ chÊp vay vèn ng©n hµng nh­ng cã mét bªn vî, chång bÞ èm kh«ng thÓ cïng ra c«ng chøng hîp ®ång thÕ chÊp ®­îc th× Phßng C«ng Chøng sè 2 còng ®· cö ng­êi ®Õn tËn nhµ hoµn thiÖn thñ tôc). Tuy nhiªn bªn c¹nh ®ã th× ho¹t ®éng c«ng chøng hîp ®ång vµ c¸c giao dÞch kh¸c t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng vÉn cßn nhiÒu h¹n chÕ, mÆc dï ho¹t ®éng nµy lµ ho¹t ®éng chøc n¨ng chñ yÕu cña Phßng C«ng Chøng sè 2 thÕ nh­ng nã l¹i chiÕm mét sè l­îng còng nh­ thêi gian rÊt Ýt, t¹i ®©y chøc n¨ng, nhiÖm vô chÝnh cña phßng ch­a ®­îc ph¸t huy. B. nh÷ng BÊt cËp t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng Ho¹t ®éng c«ng chøng ë n­íc ta còng nh­ ho¹t ®éng c«ng chøng t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng trong nh÷ng n¨m qua tuy cã nh÷ng ­u viÖt lµ cã hÖ thèng tæ chøc ®­îc qu¶n lý chÆt chÏ, ®¶m b¶o ®­îc c¸c yªu cÇu vÒ tiªu chuÈn tr×nh ®é chuyªn m«n cña c«ng chøng viªn,®¸p øng tèt nhu cÇu c«ng chøng cña ng­êi yªu cÇu c«ng chøng... song bªn c¹nh ®ã vÉn béc lé nhiÒu tån t¹i cÇn kh¾c phôc: - Nh­ NghÞ ®Þnh 75/N§ - CP ®· quy ®Þnh râ ho¹t ®éng c«ng chøng b¶n sao chØ lµ chøc n¨ng phô trong ho¹t ®éng c«ng chøng, thÕ nh­ng t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng th× ho¹t ®éng c«ng chøng b¶n sao l¹i lµ ho¹t ®éng næi cém ë ®©y dÉn ®Õn t×nh tr¹ng phßng c«ng chøng lu«n ë trong t×nh tr¹ng qu¸ t¶i, lµm gi¶m hiÖu qu¶, h¹n chÕ vÒ thêi gian, t©m huyÕt cho ho¹t ®éng chøc n¨ng, nhiÖm vô chÝnh cña phßng c«ng chøng nh­: viÖc ®Çu t­ vµo c«ng chøng b¶n sao giÊy tê ®· khiÕn Phßng C«ng Chøng sè 2 ch­a tËp trung ®óng møc cho viÖc tæ chøc, triÓn khai thùc hiÖn viÖc c«ng chøng hîp ®ång, giao dÞch, C«ng chøng viªn kh«ng thÓ dµnh thêi gian thÝch ®¸ng vµ tËp trung ®Ó nghiªn cøu chuyªn s©u vÒ c«ng viÖc ®Ých thùc cña c«ng chøng, trao ®æi kinh nghiÖm, phèi kÕt hîp víi c¸c c¬ quan h÷u quan ®Ó thùc hiÖn tèt viÖc c«ng chøng ®Ých thùc. - Do Phßng C«ng Chøng sè 2 ®­îc ®Æt trô së lµm viÖc t¹i mét huyÖn miÒn nói víi 10 d©n téc anh em sinh sèng, tr×nh ®é nhËn thøc cña ng­êi d©n ë rÊt nhiÒu cÊp bËc kh¸c nhau nªn khi ®Õn c«ng chøng mçi ng­êi l¹i cã nh÷ng t×nh tr¹ng t©m lý, suy nghÜ kh¸c nhau: Mét sè ng­êi cã quan niÖm ®Õn víi c¬ quan c«ng chøng lµ b­íc vµo “cöa quan” bëi v× theo hä ®©y lµ mét c¬ quan chÝnh quyÒn, mét sè ng­êi l¹i quan niÖm ®©y lµ mét c¬ quan lµm dÞch vô nªn mäi yªu cÇu ®Òu sÏ ®­îc gi¶i quyÕt khi nép mét kho¶n lÖ phÝ nµo ®ã, tuy nhiªn l¹i cã nhiÒu ng­êi s½n cã mÆc c¶m khi ph¶i ®Õn c¬ quan nhµ n­íc hä sÏ ph¶i gÆp ph¶i th¸i ®é cöa quyÒn, h¸ch dÞch thËm chÝ nhòng nhiÔu. Sù ®a d¹ng vÒ t©m sinh lý cña ng­êi yªu cÇu c«ng chøng cïng víi tr×nh ®é nhËn thøc vÒ ph¸p luËt cña ng­êi yªu cÇu c«ng chøng ®· g©y khã kh¨n rÊt lín tíi ho¹t ®éng c«ng chøng cña phßng c«ng chøng, hä lu«n s½n sµng ph¶n øng gay g¾t nÕu viÖc yªu cÇu c«ng chøng cña hä bÞ tõ chèi bëi t©m lý cña hä lµ khi ®Õn yªu cÇu c«ng chøng th× hä hy väng lµ sÏ ®­îc gi¶i quyÕt hay Ýt ra lµ ®­îc lêi phóc ®¸p chu ®¸o song kh«ng ph¶i lµ mäi yªu cÇu c«ng chøng ®Òu ®­îc gi¶i quyÕt. ChÝnh v× nh÷ng ®iÒu ®ã mµ khi bÞ tõ chèi c«ng chøng th× hä th­êng kh«ng hiÓu nguyªn nh©n t¹i sao, hä kh«ng tho¶i m¸i chÊp nhËn sù tõ chèi, thËm chÝ cßn thÓ hiÖn th¸i ®é kh«ng v¨n minh, lÞch sù ®èi víi c¸n bé, nh©n viªn trùc tiÕp nghiªn cøu gݶi quyÕt yªu cÇu cña hä. §iÒu nµy g©y rÊt nhiÒu c¨ng th¼ng cho C«ng chøng viªn còng nh­ nh©n viªn c¬ quan, lµm gi¶m hiÖu qña gi¶i quyÕt c«ng viÖc. - Theo quy ®Þnh t¹i NghÞ ®Þnh75/2000/N§ - CP th× ®· cã sù t¸ch b¹ch gi÷a ho¹t ®éng c«ng chøng vµ ho¹t ®éng chøng thùc, tuy nhiªn sù t¸ch b¹ch ®ã míi chØ ë khÝa c¹nh chñ thÓ thùc hiÖn c«ng chøng, chøng thùc cã nghÜa lµ cïng mét viÖc nÕu do phßng c«ng chøng thùc hiÖn th× ®­îc gäi lµ c«ng chøng cßn nÕu do Uû ban nh©n d©n huyÖn hay Uû ban nh©n d©n x· thùc hiÖn th× ®­îc gäi lµ chøng thùc. §ång thêi theo quy ®Þnh t¹i ®iÒu 21 ®Õn ®iÒu 25 NghÞ ®Þnh nµy th× cã mét sè lo¹i viÖc trïng thÈm quyÒn gi÷a cÊp x· vµ cÊp huyÖn víi phßng c«ng chøng dÉn ®Õn viÖc c¸c c¬ quan nµy ®ïn ®Èy gi¶i quyÕt yªu cÇu c«ng chøng. Qua viÖc ®ïn ®Èy tr¸ch nhiÖm nµy cïng víi tr×nh ®é nhËn thøc ph¸p luËt cña nh©n d©n vÒ c«ng t¸c c«ng chøng, chøng thùc cßn nhiÒu h¹n chÕ nªn ®«i khi hä nghÜ chØ cã phßng c«ng chøng míi cã thÈm quyÒn lµm mét sè viÖc c«ng chøng.Tæng hîp nh÷ng lý do trªn lµ mét phÇn nguyªn nh©n g©y ra t×nh tr¹ng phßng c«ng chøng qu¸ t¶i trong khi ®ã th× c«ng t¸c chøng thùc t¹i Uû ban nh©n d©n t¹m thêi bÞ “l·ng quªn”. - Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn nghiÖp vô c«ng chøng th× Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng th­êng cã mèi quan hÖ c«ng t¸c víi rÊt nhiÒu c¬ quan nh­: Hái c¸c giÊy tê liªn quan ®Õn nhµ, ®Êt th× ph¶i liªn hÖ víi c¬ quan ®Þa chÝnh nhµ, ®Êt; hái vÒ v¨n b»ng, chøng chØ th× ph¶i liªn hÖ víi c¸c c¬ quan vÒ gi¸o dôc vµ ®µo t¹o; hái vÒ giÊy tê xuÊt, nhËp c¶nh th× ph¶i liªn hÖ víi c¬ quan ngo¹i giao; hái vÒ c¸c giÊy tê liªn quan ®Õn t­ c¸ch ph¸p nh©n cña doanh nghiÖp ph¶i liªn hÖ víi c¸c c¬ quan cÊp giÊy phÐp ®¨ng ký kinh doanh..... ®Ó x¸c minh, ®iÒu tra tÝnh ®øng ®¾n cña v¨n b¶n c«ng chøng. ThÕ nh­ng kh«ng ph¶i mäi yªu cÇu, kiÕn nghÞ nµo ®Òu ®­îc phóc ®¸p nhanh chãng, chÝnh x¸c, kÞp thêi mµ ®«i khi rÊt chËm thËm chÝ cßn kh«ng cã tr¶ lêi hay tr¶ lêi kh«ng ®óng träng t©m. Nh÷ng h¹n chÕ nµy ®· g©y rÊt nhiÒu khã kh¨n cho c«ng t¸c c«ng chøng, kh«ng ®¶m b¶o ®­îc tÝnh cÊp thiÕt cña c«ng viÖc, kh«ng ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña nh©n d©n g©y mÊt niÒm tin cña nh©n d©n còng nh­ mÊt uy tÝn cña phßng c«ng chøng. - Theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt th×: “C«ng chøng viªn biÕt hoÆc ph¶i biÕt yªu cÇu c«ng chøng hoÆc néi dung c«ng chøng tr¸i ph¸p luËt, ®¹o ®øc x· héi”. thÕ nh­ng ®©u ph¶i C«ng chøng viªn nµo còng cã kh¶ n¨ng nhËn biÕt ®­îc nh÷ng v¨n b»ng, chøng chØ lµ gi¶ m¹o hay lµ thËt ®Æc biÖt trong thêi ®¹i héi nhËp hiÖn nay víi tr×nh ®é kü thuËt ngµy cµng tiªn tiÕn, hiÖn ®¹i, nh÷ng kü thuËt gi¶ m¹o tinh vi ngµy cµng ph¸t triÓn th× vÊn ®Ò nµy cµng trë nªn khã kh¨n ®èi víi c¸c C«ng chøng viªn, ®ång thêi trong cuéc sèng hiÖn nay th× víi nhu cÇu cña x· héi th× con dÊu ®­îc xuÊt hiÖn rÊt nhiÒu mµ kh«ng ph¶i mÉu con dÊu nµo C«ng chøng viªn còng ®­îc biÕt do vËy mµ viÖc nhËn biÕt con dÊu trªn v¨n b¶n do ng­êi yªu cÇu c«ng chøng xuÊt tr×nh lµ thËt hay gi¶ lµ viÖc rÊt khã kh¨n ®èi víi mçi C«ng chøng viªn ®Æc biÖt lµ ®èi víi nh÷ng C«ng chøng viªn míi vµo nghÒ. - Cïng víi sù ph¸t triÓn cña c¸c mèi quan hÖ hîp t¸c Quèc tÕ nªn nh÷ng v¨n b»ng, chøng chØ mang ®Õn yªu cÇu c«ng chøng b»ng tiÕng n­íc ngoµi t¹i Phßng C«ng Chøng ngµy cµng nhiÒu vµ ®a d¹ng c¸c thø tiÕng, nhiÒu thø tiÕng nh­ vËy g©y khã kh¨n kh«ng nhá ®èi víi sù nhËn biÕt vÒ néi dung cña v¨n b¶n c«ng chøng, h¬n thÕ cµng khã nhËn biÕt v¨n b»ng, chøng chØ ®ã cã hîp ph¸p hay kh«ng. - Do m¹ng l­íi Céng t¸c viªn dÞch thuËt t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng vÉn cßn h¹n hÑp, chØ phæ biÕn ë mét vµi thø tiÕng nh­ tiÕng Anh, Ph¸p, Trung Quèc, §øc,SÐc. Do vËy ch­a ®¸p øng ®­îc nhu cÇu dÞch thuËt ®a d¹ng cña kh¸ch hµng, nhiÒu tr­êng hîp kh¸ch ®Õn yªu cÇu dÞch thuËt tõ tiÕng ViÖt sang tiÕng MaLai, Hµn Quèc, Ba Lan... Th× Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng ®Òu tõ chèi kh«ng ®¸p øng ®­îc. §iÒu nµy ®· lµm cho c«ng viÖc cña mét sè ng­êi d©n bÞ nhì nhµng, hä kh«ng hµi lßng víi viÖc tõ chèi ®ã, ®Æc biÖt lµ ®èi víi tr­êng hîp hä cã nhu cÇu cÇn ngay, cÇn gÊp b¶n dÞch. - Víi kinh nghiÖm cña c¸c C«ng chøng viªn Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng th× trong qóa tr×nh tiÕp nhËn v¨n b¶n c«ng chøng th× hä ph¸t hiÖn ra rÊt nhiÒu v¨n b»ng, chøng chØ cã dÊu hiÖu gi¶ m¹o, söa ch÷a, tÈy xo¸ tinh vi nªn c¸c C«ng chøng viªn ®· lËp v¨n b¶n t¹m gi÷ v¨n b¶n ®Ó ®­a ®i gi¸m ®Þnh, x¸c minh... mµ viÖc gi¸m ®Þnh ®iÒu tra x¸c minh nµy rÊt tèn kÐm vÒ chi phÝ ®i l¹i, mÊt thêi gian, g©y khã kh¨n cho Phßng C«ng Chøng sè 2 bëi v× ë ®©y l­îng c«ng chøng viªn,nh©n viªn trong phßng rÊt h¹n chÕ nÕu hä ®i x¸c minh, gi¸m ®Þnh th× l­îng c«ng viÖc cña hä ë phßng l¹i bÞ ïn l¹i( ®èi víi nh÷ng h«m kh¸ch ®Õn yªu cÇu c«ng chøng ®«ng), ®ång thêi khi hä ®i x¸c minh, ®iÒu tra kh«ng ph¶i c¬ quan, ®¬n vÞ nµo còng t¹o ®iÒu kiÖn cho hä hoµn thµnh tèt nhiÖm vô, nhiÒu tr­êng hîp muèn x¸c minh ®­îc còng ph¶i hÕt mÊy l­ît ®i ®i l¹i l¹i. - ViÖc x¸c ®Þnh c¬ quan c«ng chøng lµ c¬ quan nhµ n­íc, c«ng chøng viªn lµ c«ng chøc nhµ n­íc ®· ¶nh h­ëng kh«ng nhá ®Õn viÖc x¸c ®Þnh tÝnh kh¸ch quan trong ho¹t ®éng c«ng chøng, kh«ng gi¶i quyÕt kÞp thêi c¸c yªu cÇu chøng nhËn c¸c quan hÖ ph¸t sinh trong ®êi sèng x· héi v× c«ng chøng viªn bÞ rµng buéc bëi ho¹t ®éng hµnh chÝnh trong c«ng së nhµ n­íc, sù ïn t¾c cña Phßng C«ng Chøng sè 2 hiÖn nay lµ mét minh chøng cho viÖc x¸c ®Þnh kh«ng ®óng nhiÖm vô cña c¬ quan nhµ n­íc trong viÖc c«ng chøng, chøng thùc (cã ngµy Phßng C«ng Chøng sè 2 ph¶i tiÕp tõ 300 – 500 l­ît kh¸ch ®Õn c«ng chøng). - NghÞ ®Þnh 75/2000/N§ - CP quy ®Þnh “ Phßng C«ng Chøng chøng nhËn c¸c hîp ®ång giao dÞch”, trong khi ®ã còng t¹i v¨n b¶n ph¸p luËt nµy l¹i quy ®Þnh “ C«ng chøng viªn lµ mét chøc danh t­ ph¸p ho¹t ®éng ®éc lËp, chÞu tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n vÒ hµnh vi c«ng chøng cña m×nh. ThÕ nh­ng Phßng c«ng chøng kh«ng trùc tiÕp thùc hiÖn c¸c hµnh vi c«ng chøng, kh«ng chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ hµnh vi c«ng chøng cña C«ng chøng viªn, kh«ng thÓ chøng nhËn c¸c hîp ®ång giao dÞch nh­ ®· quy ®Þnh t¹i NghÞ ®Þnh 75/2000/N§ - CP, C«ng chøng viªn lµ chñ thÓ duy nhÊt cã thÈm quyÒn thùc hiÖn c¸c hµnh vi c«ng chøng. ViÖc quy ®Þnh nhiÒu c¬ quan, nhiÒu chøc danh kh¸c nhau cïng thùc hiÖn c¸c hµnh vi c«ng chøng lµ mét trong nh÷ng bÊt cËp cña ngµnh c«ng chøng nãi chung còng nh­ cña Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng nãi riªng, lµm ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn gi¸ trÞ ph¸p lý cña v¨n b¶n c«ng chøng. - HiÖn nay tr×nh ®é chuyªn m«n, nghiÖp vô cña c¸n bé cÊp x·, thÞ trÊn vÉn cßn nhiÒu h¹n chÕ, yÕu kÐm nªn khi lµm c¸c thñ tôc, giÊy tê cho nh©n d©n cßn nhiÒu sai sãt, nhÇm lÉn, ch¼ng h¹n nh­ viÖc cÊp giÊy khai sinh sai mÉu,sai vÒ thêi h¹n...; cÊp sæ hé khÈu cã söa ch÷a, tÈy xo¸ nh­ng kh«ng ®ãng dÊu söa ch÷a tÈy xo¸ hay ghi phÇn phô lôc ®»ng sau... nh÷ng h¹n chÕ nµy lµm cho nh©n d©n khi ®Õn c«ng chøng bÞ C«ng chøng viªn tõ chèi, khi bÞ tõ chèi hä kh«ng biÕt lµ t¹i sao m×nh l¹i bÞ tõ chèi vµ khi C«ng chøng viªn gi¶i thÝch th× hä l¹i cho r»ng C«ng chøng viªn g©y khã dÔ, kh«ng t¹o ®iÒu kiÖn, ®iÒu nµy lµm cho C«ng chøng viªn l¹i ph¶i gi¶i thÝch l¹i vµ h­íng dÉn c¸ch thøc, tr×nh tù, thñ tôc lµm l¹i v¨n b¶n, giÊy tê cho hîp lÖ g©y rÊt mÊt thêi gian ®ång thêi t¹i ®©y l­îng kh¸ch ®Õn c«ng chøng rÊt ®«ng,viÖc gi¶i thÝch, h­íng dÉn cho nh©n d©n nh­ vËy lµm cho t©m lý cña nh÷ng ng­êi ®i c«ng chøng rÊt khã chÞu bëi hä ph¶i chê ®îi l©u... C. biÖn ph¸p kh¾c phôc nh÷ng bÊt cËp C«ng chøng lµ mét ho¹t ®éng g¾n liÒn víi yªu cÇu ph¸t triÓn x· héi, c«ng viÖc nµy cµng cã ý nghÜa trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay v× vËy ®Ó ®¸p øng ngµy cµng tèt nhu cÇu cña nh©n d©n th× vÊn ®Ò kh¾c phôc c¸c khã kh¨n, bÊt cËp lµ vÊn ®Ò cÇn ®ù¬c quan t©m, coi träng: - VÊn ®Ò næi cém cña Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng lµ n¹n qu¸ t¶i vËy lµm g× ®Ó gi¶i quyÕt ®­îc n¹n qu¸ t¶i ®ã. VÊn ®Ò nµy ®· cã rÊt nhiÒu ý kiÕn, cã ý kiÕn cho r»ng nªn ¸p dông theo m« h×nh c«ng chøng cña Ph¸p ®ã lµ ®Ó cho cã sù tån t¹i cña Phßng C«ng Chøng t­ nh©n cïng song song, tån t¹i víi Phßng C«ng Chøng nhµ n­íc, nhµ n­íc giao cho c¸c C«ng chøng viªn lËp v¨n phßng riªng, ®­îc thu lÖ phÝ theo quy ®Þnh cña nhµ n­íc, tù tæ chøc vµ tuyÓn dông nh©n viªn vµ trang tr¶i c¸c chi phÝ ho¹t ®éng cña v¨n phßng c«ng chøng ®Òu do C«ng chøng viªn – ng­êi tæ chøc V¨n phßng c«ng chøng ®¶m nhiÖm. C¸c V¨n phßng nµy ph¶i nép mét kho¶n lÖ phÝ vµ thï lao thu ®­îc vµo c«ng quü nhµ n­íc, hoÆc nép thuÕ theo chÕ ®é hiÖn hµnh. Nhµ n­íc kh«ng ph¶i bá kinh phÝ lóc thµnh lËp còng nh­ kinh phÝ ho¹t ®éng, kinh phÝ mua s¾m trang thiÕt bÞ, dông cô v¨n phßng, kh«ng ph¶i tr¶ l­¬ng, biªn chÕ sÏ ®­îc gi¶m nhiÒu lÇn,gi¶m rÊt nhiÒu kinh phÝ cho nhµ n­íc. Tuy nhiªn viÖc ¸p dông m« h×nh nµy ë n­íc ta kh«ng ph¶i lµ ®¬n gi¶n bëi v× ®iÒu kiÖn cña n­íc ta vÉn cßn nhiÒu khã kh¨n, vËy khi ¸p dông m« h×nh c«ng chøng cña c¸c n­íc kh¸c ta kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i dËp khu«n m¸y mãc, mang tÝnh ¸p ®Æt mµ lµm sao cho phï hîp víi ®iÒu kiÖn, kh¶ n¨ng cña ta, ch¼ng h¹n nh­ lµ ë Trung ­¬ng cã côc qu¶n lý c«ng chøng thuéc Bé T­ Ph¸p; ë ®Þa ph­¬ng cã Phßng qu¶n lý c«ng chøng thuéc Së T­ Ph¸p; ë cÊp huyÖn cã c¸c c«ng chøng viªn ®­îc nhµ n­íc bæ nhiÖm nh­ng hµnh nghÒ tù do (kh«ng ph¶i lµ c«ng chøng nhµ nø¬c) ho¹t ®éng chuyªn tr¸ch, kh«ng cÇn thiÕt thµnh lËp c¸c Phßng C«ng Chøng khu vùc nh­ hiÖn nay. Nh­ng còng cïng vÊn ®Ò nµy th× l¹i cã ý kiÕn kh¸c cho r»ng: Víi ®iÒu kiÖn kinh tÕ x· héi cña ®Êt n­íc ta nh­ hiÖn nay th× viÖc ¸p dông m« h×nh c«ng chøng cña Ph¸p hay mét sè n­íc kh¸c t­¬ng tù lµ kh«ng phï hîp mµ hä cho r»ng ®Ó gi¶i quyÕt mét phÇn nguyªn nh©n g©y n¹n qu¸ t¶i trong ho¹t ®éng c«ng chøng t¹i ®©y th× nªn thµnh lËp thªm nhiÒu Phßng C«ng chøng vµ t¨ng l­îng c«ng chøng viªn. - Do m¹ng l­íi Céng t¸c viªn dÞch thuËt t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 cßn h¹n chÕ, kh«ng ®¸p øng ®ñ nhu cÇu cña nh©n d©n ®Þa ph­¬ng chÝnh v× vËy mµ ph¶i më réng thªm m¹ng l­íi Céng t¸c viªn dÞch thuËt ®Æc biÖt lµ viÖc t¨ng c­êng hÖ thèng c¸c Céng t¸c viªn dÞch thuËt ë gÇn trô së lµm viÖc cña Phßng C«ng Chøng sè 2, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ng­êi yªu cÇu c«ng chøng b¶n dÞch lÊy ®­îc v¨n b¶n trong thêi gian gÇn nhÊt, tiÕt kiÖm thêi gian còng nh­ chi phÝ ®i l¹i cho Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng. - Ph¶i phèi hîp chÆt chÏ víi c¸c c¬ quan liªn quan gi¶i quyÕt tèt n¹n v¨n b»ng, chøng chØ gi¶, còng nh­ ph¶i phèi kÕt hîp víi c¸c c¬ quan chøc n¨ng trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc vÒ c«ng chøng ®Æc biÖt lµ ph¶i phèi kÕt hîp chÆt chÏ víi Uû ban nh©n d©n, c¬ quan thuÕ, c¬ quan ®Þa chÝnh.... trong viÖc triÓn khai vµ thùc hiÖn c«ng chøng hîp ®ång, giao dÞch liªn quan ®Õn bÊt ®éng s¶n v× viÖc c«ng chøng hîp ®ång, giao dÞch cã liªn quan ®Õn bÊt ®éng s¶n lµ quy tr×nh rÊt phøc t¹p, cã liªn quan ®Õn nhiÒu c¬ quan, ban ngµnh. - Phßng C«ng Chøng sè 2 kÓ tõ ngµy thµnh lËp cho ®Õn nay vÉn ch­a cã trô së riªng mµ trô së hiÖn vÉn ®ang m­în cña Uû ban nh©n d©n huyÖn ChÝ Linh, trô së lµm viÖc cßn nhá còng nh­ c¸c trang thiÕt bÞ, c¬ së vËt chÊt cßn nhiÒu thiÕu thèn, cïng víi sè l­îng C«ng chøng viªn Ýt (3 ng­êi) nªn ë ®©y lu«n cã t×nh tr¹ng ïn t¾c ®Æc biÖt lµ trong nh÷ng ngµy thø 2, thø 4 vµ thø 6. V× vËy viÖc x©y dùng mét trô së lµm viÖc riªng biÖt, ®éc lËp còng nh­ t¨ng sè l­îng C«ng chøng viªn lªn t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 lµ mét viÖc lµm cÇn thiÕt vµ quan träng. - Ph¶i th­êng xuyªn phª b×nh vµ tù phª b×nh vÒ t¸c phong c«ng viÖc còng nh­ th¸i ®é tiÕp d©n ®Ó tr¸nh sù phµn nµn cña nh©n d©n còng nh­ gióp nh©n d©n hiÓu ®­îc c¸ch thøc, tr×nh tù, thñ tôc thùc hiÖn viÖc c«ng chøng, chøng thùc. - C«ng chøng viªn ph¶i kh«ng ngõng n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô trong ho¹t ®éng c«ng chøng ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn gi¶i quyÕt nhanh chãng, kÞp thêi c«ng viÖc ®ång thêi n©ng cao kh¶ n¨ng nhËn biÕt c¸c v¨n b»ng, chøng chØ cã ®ñ ®iÒu kiÖn c«ng chøng. - T¸ch b¹ch râ rµng ho¹t ®éng c«ng chøng víi ho¹t ®éng chøng thùc ®Ó Phßng C«ng Chøng cã thêi gian tËp trung vµo ho¹t ®éng chøc n¨ng chÝnh cña m×nh. - Më réng m¹ng l­íi th«ng tin, liªn l¹c, tuyªn truyÒn, gi¸o dôc kiÕn thøc ph¸p luËt tíi ®«ng ®¶o quÇn chóng nh©n d©n ®Æc biÖt lµ kiÕn thøc vÒ ho¹t ®éng c«ng chøng. - Ph¶i cã mét quy ®Þnh cô thÓ vÒ sù phèi kÕt hîp gi÷a c¸c c¬ quan trong viÖc gi¶i quyÕt viÖc c«ng chøng. KÕt luËn Trong ®iÒu kiÖn chuyÓn sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, theo ®Þnh h­íng x· héi chñ nghÜa, c«ng chøng ViÖt Nam ®ang chøng tá lµ mét c«ng cô ®¾c lùc phôc vô qu¶n lý nhµ n­íc cã hiÖu qña gãp phÇn tÝch cùc phßng ngõa tranh chÊp, t¹o ra sù an toµn cho c¸c quan hÖ ph¸p lý cho c¸c quan hÖ giao dÞch trong x· héi. V× vËy ®Ó ®¸p øng ®­îc nhu cÇu ngµy cµng tèt h¬n nhu cÇu c«ng chøng cña c¸ nh©n, tæ chøc gãp phÇn phôc vô sù ph¸t triÓn kinh tÕ, x· héi cña ®Êt n­íc ®ång thêi t¨ng c­êng sù qu¶n lý cña nhµ n­íc ®èi víi ho¹t ®éng c«ng chøng th× nhµ n­íc ta ®· vµ ®ang më réng ph¹m vi ho¹t ®éng cña c¸c Phßng C«ng Chøng trong c¸c tØnh, thµnh phè, huyÖn. Vµ còng víi viÖc ®Ó ®¸p øng nhu cÇu cña nh©n d©n trong tØnh th× tØnh H¶i D­¬ng còng thµnh lËp vµ ®­a vµo ho¹t ®éng hai Phßng C«ng Chøng, trong ®ã ®Æt mét Phßng t¹i thÞ trÊn Sao §á, huyÖn ChÝ Linh, tØnh H¶i D­¬ng. KÓ tõ khi thµnh lËp th× Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng ®· ®¹t ®ù¬c rÊt nhiÒu thµnh tùu tuy nhiªn kh«ng ph¶i lµ kh«ng gÆp ph¶i nh÷ng v­íng m¾c, bÊt cËp cÇn ph¶i cã nh÷ng biÖn ph¸p kh¾c phôc. Trªn ®©y lµ toµn bé bµi viÕt cña em vÒ ®Ò tµi “Ho¹t ®éng c«ng chøng ë ®Þa ph­¬ng, thùc tr¹ng vµ gi¶i ph¸p”. Trong qu¸ tr×nh viÕt do thêi gian thùc tËp, tiÕp xóc víi thùc tÕ ng¾n, còng nh­ tr×nh ®é nhËn thøc vÒ ho¹t ®éng c«ng chøng cßn h¹n chÕ nªn khi viÕt kh«ng tr¸nh khái khiÕm khuyÕt, sai sãt nªn em rÊt mong ®­îc sù ®ãng gãp ý kiÕn cña c¸c thÇy c« gi¸o cïng toµn thÓ c¸c b¹n. §Ó hoµn thµnh ®­îc bµi viÕt nµy em ®· nhËn ®­îc sù gióp ®ì rÊt tËn t×nh chu ®¸o cña hai c« phô tr¸ch ®oµn thùc tËp, c¸c chó, c¸c anh, c¸c chÞ còng nh­ c¸c b¹n cïng thùc tËp t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i D­¬ng . VËy qua ®©y cho phÐp em ®­îc göi lêi c¶m ¬n ®Õn toµn thÓ hai c« phô tr¸ch ®oµn thùc tËp, c¸c chó, c¸c anh, c¸c chÞ, c¸c b¹n cïng thùc tËp t¹i Phßng C«ng Chøng sè 2 TØnh H¶i Du¬ng. ng­êi viÕt b¸o c¸o Sinh viªn Ng« thÞ Xinh Môc lôc Trang Lêi nãi ®Çu 1 Néi dung 3 A. Thùc tr¹ng nhu cÇu c«ng chøng cña nh©n d©n ®Þa ph­¬ng trong sinh ho¹t céng ®ång 3 I. C«ng chøng b¶n sao giÊy tê 3 II. C«ng chøng b¶n dÞch 6 III. C«ng chøng Hîp dång, giao dÞch 8 B. Nh÷ng bÊt cËp t¹i phßng c«ng chøng sè 2 tØnh H¶i D­¬ng 11 C. BiÖn ph¸p kh¾c phôc nh÷ng bÊt cËp 15 KÕt luËn 19