Đề tài Hoạt động PR trong bảo hiểm xã hội

Hoạt động PR trong bảo hiểm xã hội. LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh doanh, công chúng đóng một vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, một tổ chức. Một doanh nghiệp muốn thành công thì ngoài việc phải đưa ra được những sản phẩm có chất lượng, cơ cấu tổ chức hiệu quả, đội ngũ cán bộ lành nghề và có chuyên môn, kỹ thuật…thì còn phải chiếm được cảm tình của công chúng, được công chúng biết đến. Bởi vậy, hoạt động PR là một trong số những hoạt động rất cần thiết cho sự phát triển của một doanh nghiệp, một tổ chức. Bảo hiểm xã hội tuy là một tổ chức phi lợi nhuận, nhung cũng như các doanh nghiệp khác, PR là một hoạt động quan trọng trong các hoạt động của cơ quan BHXH. I.TỔNG QUAN CHUNG VỀ PR. 1.1 Khái niệm về PR. PR là chữ viết tắt của Public Relation (mối quan hệ công chúng) chỉ mối quan hệ giữa một tổ chức và cộng đồng như một thể hoàn chỉnh. Hoạt động PR là hoạt động nhằm tạo lập và duy trì sự hiểu biết lẫn nhau giữa một tổ chức và công chúng. Hay PR còn được hiểu là một quá trình quản lý về truyền thông nhằm nhận biết, thiết lập và duy trì những quan hệ hữu ích giữa một tổ chức, cá nhân với những cộng đồng liên quan có quyết định trực tiếp hay gián tiếp tới sự thành bại của tổ chức, cá nhân đó 1.2 Các loại hình PR. a. PR tăng cường khả năng kinh doanh: loại PR này thưòng được sử dụng để tăng cường khả năng kinh doanh của các tập đoàn và những doanh nghiệp nhỏ. Hoạt động PR này được thực hiện bằng những hoạt động mang tính cống hiến như làm từ thiện, đóng gớp vào các quỹ học bổng hay đóng góp và các tổ chức phi lợi nhuận khác. Mục tiêu là để tạo ra càng nhiều bải báo mang tính tích cực về công ty, tổ chức càng tốt. Từ đó thu hút được nhiều thiện cảm từ công chúng. b. PR kêu gọi tài trợ: loại PR này được thực hiện nhằm kêu gọi sự đầu tư từ bên ngoài cho những nỗ lực của họ. Loại PR này thường được thực hiện bằng các hoạt động mang giá trị tin tức, như lễ ký kết trang trọng giữa những nhân vật danh tiếng hay lễ trao tài trợ chính thức nhằm lôi kéo sự quan tâm của giới truyền thông để từ đó gây sự chú ý của các tổ chức và công chúng. c. PR củng cố hình ảnh trước công chúng: Loại PR này thường được các chính trị gia, những người đứng đầu các tập đoàn, những nhân vật danh tiếng sử dụng nhằm đạt được sử nể vì của công chúng. Các tập đoàn lớn cũng sử dụng loại PR này để củng cố danh tiếng của họ trong mắt công chúng bằng cách góp tiền vào các hoạt động vì cộng đồng như xây dựng thư viện, cải tạo công viên công cộng. d. PR công khai thông tin: Loại PR này được thực hiện nhằm mục đích đưa được tới công chúng những thông tin về các dịch vụ hàng hoá mà doanh nghiệp, tổ chức cung cấp cho cộng đồng. 1.3 Vai trò của PR trong doanh nghiệp, tổ chức. Về cơ bản, vai trò chính của PR là cầu nối giữa doanh nghiệp với các nhóm công chúng bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp. Nói cách khác PR giúp doanh nghiệp truyền tải các thông điệp đến khác hàng và những nhóm công chúng của họ. Với nhóm công chúng bên trong doanh nghiệp: Thông điệp này là những chỉ đạo, ý kiến, tầm nhìn của lãnh đạo được chuyển tải đến nhân viên nhằm đạt được các mục tiêu đề ra một cách tốt nhất, cũng như xoa dịu các bất đồng trong doanh nghiệp ( nếu có ). Với nhóm công chúng bên ngoài doanh nghiệp: những thông điệp này nhằm giúp khách hàng biết được các thông tin về công ty và sản phẩm của công ty cũng như giúp sản phẩm dễ đi vào nhận thức của khách hàng. 1.4 Lợi ích của hoạt động PR Với vai trò như trên thì hoạt động PR mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, một só lợi ích cơ bản như: - PR giúp doanh nghiệp tạo dư luận tốt thông qua sự ủng hộ của giới truyền thông và các chuyên gia phân tích trên mạng. Quảng cáo không làm được điều này, marketing cũng vậy. Đơn giản vì quảng cáo dễ gây ấn tượng nhưng không dễ dàng thuyết phục công chúng tin. Trong khi đó, chi phí cho quảng cáo đôi khi là rất lớn còn chi phí cho một hoạt động PR lại không quá nhiều. - PR còn giúp doanh nghiệp tuyển dụng được nhân lực giỏi. thông thường những người lao động thích được làm việc trong những công ty nổi tiếng vì họ tin tưởng rằng công ty đó rất vững chắc và họ có thể có rất nhiều cơ hội để thăng tiến. - PR còn giúp doanh nghiệp vượt qua những cơn sóng gió. Khi có khủng hoảng, doanh nghiệp sẽ tìm mọi sự ủng hộ, hỗ trợ từ cộng đồng trong việc cứu vãn uy tín và giữ gìn nguyên vẹn hình ảnh của doanh nghiệp 1.5 Các bộ phận cơ bản cấu thành hoạt động PR. - Tư vấn xây dựng chiến lược tổng thể. - Quan hệ báo chí. - Tổ chức các sự kiện như: các lễ khai trương, động thổ, khánh thành, kỉ niệm… - Đối phó với các rủi ro như: tai nạn, khiếu nại của khách hàng, tranh chấp, hiểu lầm… - Các hoạt động tài trợ cộng đồng gồm: các hoạt động tài trợ từ thiện (như ủng hộ chống bão lụt, học bổng cho học sinh nghèo…) và các hoạt động tài trợ thương mại (như tài trợ các chương trình ca nhạc, các giải thể thao, các cuộc thi… trên truyền hình) - Các hoạt động phi thương mại trực tiếp với khách hàng như triển lãm, trưng bày, hội nghị khách hàng… - Xây dựng các mối quan hệ trong công ty: hội nghị nhân viên, bình chọn nhân viên xuất sắc của năm, các lễ kỉ niệm trong công ty… - Tư vấn cho các nhân viên trong công ty về nhiều lĩnh vực như: giao tiếp, phát ngôn với báo chí, công chúng, khách hàng và các cơ quan Nhà nước. II. HOẠT ĐỘNG PR TRONG CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI. 2.1 Sự cần thiết của hoạt động PR trong Bảo hiểm xã hội (BHXH). PR trong bảo hiểm xã hội(BHXH) ám chỉ rõ hơn về mối quan hệ giữa cơ quan BHXH và người tham gia bảo hiểm, người thụ hưởng quyền lợi bảo hiểm xã hội. Khác với PR ở các doanh nghiệp, thực chất của PR ở cơ quan bảo hiểm xã hội là việc minh bạch hoá, làm cho người dân hiểu rõ hơn hoạt động của cơ quan đó. Nhiều cơ quan BHXH lớn có riêng một bộ phận làm PR, còn những tổ chức trung bình thì cũng thường có một nhóm nhân viên nhỏ làm công việc này. Thậm chí, những tổ chức nhỏ nhất cũng thường có ít nhất một nhần viên, người này sẽ đưa ra các báo cáo,kế hoạch về hoạt động quan hệ công chúng trong một phần thời gian làm việc của họ. Bất cứ một nhân viên nào trong tổ chức cũng có thể làm PR cho tổ chức của mình. Trong BHXH, những nhân viên thường tiếp xúc với người tham gia, người thụ hưởng quyền lợi bảo hiểm đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành công của hoạt động này. PR đóng vai trò quan trọng trong thời gian giới thiệu một hệ thống mới và trước khi có sự thay đổi trong hệ thống hiện tại. * Sự cần thiết của hoạt động PR trong BHXH. BHXH có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, nhằm đảm bảo thay thế hay bù đắp một phần thu nhập cho ngưòi lao động khi không may gặp rủi ro làm giảm hoặc mất khả năng lao động. Chính vì vậy, BHXH góp phần đảm bảo an toàn xã hội, ổn định xã hội và là chỗ dựa tinh thần cho người lao động. Thực hiện PR trong BHXH sẽ giúp: Nâng cao nhận thức của người dân về bảo hiểm xã hội. Cải thiện hệ thống BHXH ngày càng hoàn thiện hơn. - Hỗ trợ việc tuyên truyền chính sách xã hội của Nhà nước tới nhân dân. 2.2 Các phương tiện để thực hiện hoạt động PR trong BHXH. 2.2.1 Mẫu phiếu, tranh ảnh quảng cáo và tờ rơi. a.Mẫu phiếu Một trong các phương tiện được sử dụng để thực hiện hoạt động PR là “ Mẫu phiếu”. Mỗi một mẫu phiếu khác nhau thì có mục đích sử dụng khác nhau. Ví dụ, một mẫu phiếu được thiết kế để nhằm thu thập một loại thông tin nào đó thì cấu trúc của nó sẽ bao gồm một loạt các câu hỏ in sẵn có liên quan đến vấn đề cần thu thập thông tin. Việc thiết kế một mẫu phiếu là một công việc khó khăn và phức tạp, do có nhiều nhu cầu đối lập, mâu thuẫn với nhau. Đối với người nhận, chúng phải rõ ràng, dễ hiểu. Vừa phải đảm bảo tuân thủ pháp luật vừa không gây sự hiểu lầm, hiểu sai về nội dung của nó. Chúng cần thể hiện như một khách hàng thân thiện để không gây khó chịu cho người đọc. Đồng thời không làm mất đi kết cấu chính thức của nó. Sự cân bằng này là không dễ dàng đạt được. Khi nhân viên đưa ra các quyết định về một mẫu phiếu chuẩn, cần phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng về đối tượng tiếp nhận để tránh đưa ra những câu hỏi không thích hợp, sẽ tạo ra một ấn tượng xấu đối với người tiếp nhận. Để phân biệt các mẫu phiếu và để thuận tiện khi in ấn, xắp xếp, lưu kho, nhận dạng…mỗi mẫu phiếu nên có một số hiệu riêng biệt. Chẳng hạn, có thể kết hợp các chữ cái và các chữ số liên tiếp nhau để tạo nên số hiệu cho từng mẫu phiếu khác nhau.Ví dụ, nếu mẫu phiếu có liên quan đến hoạt động đóng góp thì có thể sử dụng các chữ cái CF (Contribution Form),liên quan đến quyền lợi của người tham gia, người thụ hưởng quyền lợi thi sử dụng các chữ cái BF (Benefit Form). Hầu hết mọi sự quản lý đều đòi hỏi phải phát hành mẫu phiếu( dù sử dụng nội bội hoặc bên ngoài) nhằm đảm bảo các thông tin được lưu lại trên giấy tờ để lưu giữ trong các tập hồ sơ nhằm phục vụ cho các hoạt động liên quan trong hiện tại cũng như được sử dụng trong tương lai khi cần thiết b. Tranh ảnh quảng cáo. Tranh ảnh quảng cáo được hiểu là một tranh ảnh có hàm chứa thông tin, được treo ở những nơi công cộng. Mục đích của tranh ảnh quảng cáo là nhằm đưa ra các thông tin với nội dung cập nhập và dễ hiểu tới người tiếp nhận. Bởi vậy, nó cần được trưng bày ở những nơi công cộng như: những cơ quan đóng bảo hiểm xã hội nhằm để mọi người dễ dàng chú ý đến nó. Ví dụ một cái tranh ảnh quảng cáo liên quan đến lợi ích của chế độ thai sản với mục tiêu hướng vào người mẹ đang mang thai thì không nên trưng bày ở phòng lão khoa. Tương tự, một tranh ảnh quảng cáo liên quan đến chế độ hưu trí, mục tiêu là người hưởng hưu, không trưng bày ở phòng khám chữa bệnh cho trẻ. Bởi vậy, nếu như việc thiết kế, trình bày một tờ tranh ảnh quảng cáo là rất quan trọng thì việc xác định vị trí thích hợp để treo những tranh ảnh này cũng quan trọng không kém. Thêm nữa, Cơ quan bảo hiểm xã hội phải đảm bảo việc công bố có thể dễ dàng được nhận ra ngay lập tức thông qua những logo, sự phối hợp màu và đề tài của tranh ảnh quảng cáo…để công chúng có thể nhận được nguồn gốc của chúng. Việc thiết kế tranh ảnh quảng cáo có thể do một bộ phận về hoạt động PR trong cơ quan chịu trách nhiệm. Cần có sự kiểm tra. lựa chọn các tranh ảnh quảng cáo thích hợp trước khi công bố công khai. Việc đưa ra các tranh ảnh quảng cáo này nều nhằm thông báo về tình hình đóng góp và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội tới công chúng. c. Tờ rơi. Tờ rơi là một mẫu giấy nhỏ có in thông tin trong đó. Tờ rơi của cơ quan bảo hiểm xã hội thường cung cấp các thông tin liên quan đến những vấn đề nổi cộm của bảo hiểm xã hội. Những tổ chức BHXH lớn có thể tự sản xuất và thiết kế tờ rơi với một số lượng lớn, liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực của bảo hiểm xã hội. Việc thiết kế một tờ rơi phải được soạn thảo từ trước, được xem xét một cách cẩn thận nhằm đáp ứng đúng yêu cầu về tờ rơi của cơ quan bảo hiểm xã hội, đồng thời phải có mục tiêu, mục đích rõ ràng và cụ thế. Với đối tượng tiếp nhận khác nhau thì thông tin cung cấp trong tờ rơi sẽ khác nhau, vì vậy để thiết kế tờ rơi phù hợp với từng đối tượng thì cần phải nắm bắt đúng nhu cầu của đối tượng tiếp nhận. Ví dụ, một tờ rơi cung cấp thông tin tới những người công nhân về tỷ lệ đóng góp và sự khấu trừ sẽ khác so với một tờ rơi giải thích cho người chủ sử dụng lao động cách chuyển những khoản đóng góp từ những người lao động. Một tờ rơi giải thích những thủ tục về bảo hiểm xã hội tới những người chuyển địa điểm hay nơi làm việc hoàn toàn với những tờ rơi giải thích cho những goá phụ về lợi ích mà họ có thể được hưởng từ nội dung, ngôn ngữ, giọng điệu… Tờ rơi sẽ dễ hiểu hơn nhiều nếu đi kèm với lời văn là những hình minh họa. Ngôn ngữ được sử dụng trong tờ rơi cần đơn giản, dễ hiểu, không quá chuyên môn, luật pháp hoặc phức tạp. Nên tránh việc sử dụng biệt ngữ và ngôn ngữ hành chính. Phải luôn nhớ rằng, mục đích của tờ rơi là cung cấp cho người đọc những thông tin họ có thể hiểu được và thường xuyên có lời trích dẫn đi theo nếu cần thiết để chúng rõ ràng và dễ hiểu hơn nhằm tránh sự bối rối khi đọc. Nhiều tổ chức bảo hiểm xã hội có thành viên là các nhóm dân tộc khác nhau sẽ sản xuất truyền đơn nhiều ngôn ngữ. Ví dụ như: một quốc gia ở Euro có một dây tờ rơi bằng các thứ tiếng: Ả Rập, Bengal, Trung Quốc, Hi Lạp, Gujarati,…thêm vào đó còn có cả tiếng Châu âu. Những tổ chức lớn có thế mạnh sẽ có phòng thiết kế và sản xuất tờ rơi, mẫu phiểu mẫu phiếu, tranh ảnh quảng cáo. Còn những tổ chức nhỏ, chưa có đủ nguồn lực tài chính để lập ra các phòng này thì sẽ tìm những lời khuyên từ các chuyên gia, sau đó sử dụng các dịch vụ tiếp xúc với công ty đại chúng hoặc là nhà công cộng chuyên nghiệp. Đây là những vấn đề quan trọng để thống kê giá trị của mẫu đơn, tranh ảnh quảng cáo và tờ rơi 2.2.2 Các phương tiện thông tin đại chúng. Báo, tạp chí, truyền thanh, truyền hình, các tập san chuyên nghiệp v.v…mỗi loại theo cách riêng của nó đều đóng một vai trò quan trọng trong toàn bộ những hoạt động PR của một cơ quan BHXH. Mỗi loại đều có ưu điểm và khuyết điểm riêng và luôn cần được cân nhắc cẩn thận khi sử dụng. Không một phương tiện thông tin đơn lẻ nào có thể đạt được tất cả những ưu cầu của cơ quan BHXH chỉ bằng những nỗ lực trong hoạt động PR. Điều này sẽ đạt được khi biết sử dụng cân đối, hài hoà tất cả các phương tiện với các ưu điểm của chúng. Hầu hết các cơ quan BHXH, vào lúc này hay lúc khác, sẽ nhận được một “ấn tượng xấu”,tạo ra sức ép đối với cơ quan BHXH và đó là lúc mà ưu cầu phải có một lời giải thích nhanh chóng và hiệu quả.Những sức ép này là một điều không thể tránh khỏi trong mối quan hệ công chúng. Tuy nhiên, chính những sức ép xuất phát từ phía công chúng này sẽ là nền tảng để tiến đến việc tiếp cận các phương tiện thông tin đại chúng. Với mỗi phương tiện thông tin, cho dù nó ở cấp quốc gia, cấp tỉnh hay cấp địa phương thì đều là những phương tiện tốt và hiệu quả góp phần tạo nên sự hợp tác gần gũi và gây dựng được mối quan hệ tích cực và bền vững, nếu như mỗi cấp của cơ quan BHXH có thể hoạt động mở, công khai với các phương tiện thông tin đại chúng liên kết với họ. Nhưng cũng cần phải chú ý tới việc bảo mật thông tin cá nhân. a. Báo, tạp chí, tập san. Nhiều tờ báo và tạp chí mở ra những mục kiểu như “Mục phàn nàn” hay “Đường dây nóng theo yêu cầu” và thường nhận được những lời chia sẻ thẳng thắn của độc giả về các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội. Một mối quan hệ làm việc thân thiết với các nhà xuất bản báo và tạp chí sẽ khích lệ họ kiểm tra lại những lời phàn nàn của độc giả cùng về các cơ quan bảo hiểm xã hội ở địa phương trước khi in ấn. Việc này không chỉ tạo cơ hội cho các cơ quan này sửa lại những lỗi sai, mà còn giúp tờ báo hay tờ tạp chí có thể lọc ra những lời phàn nàn được tạo ra một cách cố ý, hoặc là quá cường điệu hoặc là không đúng sự thật Nơi nào mà tồn tại mối quan hệ lỏng lẻo giữa tờ báo với cơ quan bảo hiểm xã hội thì có thể ở đó tất cả lời phàn nàn đều được đưa ra mà không cấn quan tâm tới độ chính xác và tính hợp lý của nó. Hãy luôn nhớ rằng, trong giai đoạn đầu, giai đoạn tiên phong của hoạt động PR, báo và tạp chí có thể là những phương tiện rất hữu hiệu để tuyên truyền và giáo dục cho công. Một số cơ quan bảo hiểm xã hội có sự sắp xếp với các tờ báo và những nhà xuất bản khác nhau nhằm đưa ra một loạt các bài viết hàng tuần hoặc hàng tháng, mà mỗi bài viết nhấn mạnh một khía cạch riêng của BHXH, ví dụ, một bài báo nói về chế độ chi trả lợi tức sẽ đề cập đến các vấn đề như: những yêu cầu của nó là gì? Nhũng cái gì có thể được chi trả? Việc nộp phí được thực hiện như thế nào?...Kiểu tiếp cận này rất có ích khi có sự thay đổi lớn trong các chế độ BHXH. Ví dụ như, chế độ lợi tức mới được ra đời lần đàu hay khi luật BHXH có sự sửa đổi. b.Truyền hình Ở những quốc gia nơi mà truyền hình được phổ biến một cách rộng rãi, phần lớn các hộ gia đình đều có một cái ti vi, thì phương tiện thông tin đại chúng có thể trở thành một trong những phương tiện có giá trị trong lĩnh vực giới thiệu và tuyên truyền về giáo dục. Điều này có thể thực hiện bằng các kênh quảng cáo hoặc thông qua các bản tin hay các chương trình sự kiện đương thời. Hiệu quả có thể sẽ lớn hơn nhiều nếu các thông tin về BHXH được phát sóng ngay trước hoặc ngay sau một chương trình đang được nhiều người đón xem, bởi vì tại những thời điểm như vậy thì có thể đạt được số lượng người xem tối đa. Tuy nhiên truyền hình rõ ràng là sẽ không có hiệu quả nếu như có quá ít hộ gia đình – có thể là chỉ những hộ gia đình khá giả nhất - có tivi. Trong trường hợp đó, bất cứ một chương trình nào, trong đó bao gồm cả những chương trình liên quan đến vấn đề BHXH sẽ chỉ đến được với một tỉ lệ dân số rất nhỏ, trong đó có thể chủ yếu chỉ bao gồm những người rất ít quan tâm và rất ít nhu cầu về thông tin liên quan đến BHXH. c. Truyền thanh Ở nhiều quốc gia, đặc biệt là ở những quốc gia đang phát triển, rất có thể là phát thanh dù là đài địa phương hay đài quốc gia thì có khả nămg đến được với nhiều người hơn là tivi hay báo chí. Ở những nước này, người ta nhận thấy rằng. Trong khi báo chí thường có xu hướng được lưu thông ở thủ đô hoặc vài thành phố lớn thì đài phát thanh phổ biến hơn rất nhiều, ngay cả ở vùng sâu, vùng xa. Những nước nghèo nhất cũng có một lượng lớn người sở hữu hoặc có khả năng tiếp cận với radio. Việc phát triển của hệ thống nạp điện trong radio khiến chúng hoạt động mà không cần đến điện hay pin đã làm cho phương tiện này được phổ biến rộng rãi. Thực tế là việc biết đọc hay biết viết không phải là một điều kiện để có thể nghe được radio. Chính vì những lý do đó mà radio trở thành một công cụ tuyệt vời trong việc phổ biến rộng rãi các thông tin, trong đó có cả các thông tin liên quan đến BHXH tới một lượng lớn công chúng trong một đất nước. Chương trình truyền thanh thường thì sẽ có lợi hơn nếu được phát sóng thường xuyên vào một thời điển nhất định để người nghe có thể đón xem. Bằng cách làm như vậy lượng thính giả tiềm năng sẽ tăng lên và sẽ càng tốt hơn, cũng giống như truyền hình đó là ở những thời điểm ở trước hoặc sau các chương trình có lượng khám giả xem đông nhất. d. Quan hệ với các phương tiện thông tin đại chúng. Không nên nhấn mạnh một cách quá mức tầm quan trọng về mối quan hệ với các phương tiện truyền thông. Điều quan trọng là có được sự giúp đỡ và tin tưởng của những người tiếp xúc với cơ quan bảo hiễm xã hội trong các phương tiện thông tin đại chúng và cơ quan bảo hiểm xã hội phải tạo ra được những bước đi tích cực, vững chắc tại mỗi trình độ tổ chức để đảm bảo những mối quan hệ trên là đồng minh (bạn) chứ không phải kể thù. Cũng không thể nói rằng cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ sẵn sàng làm bất cứ điều gì có thể để lấy lòng các phương tiện truyền thông hoặc trả bất cứ giá nào để làm hài lòng họ. Các cơ quan bảo hiểm xã hội cần phải được duy trì chất lượng cao, giữ vững những nguyên tắc cao nhất và trong mọi tình huống phải cư xử bằng sự chân thành và lòng tự trọng trong khi giải quyết các công việc với phương tiện thông tin đại chúng. Ví dụ, phải vô cùng cẩn thận để tránh làm lộ những thông tin bí mật, dù vô ý hay cố ý-về cá nhân. Cũng phải kiểm tra nguôn thông tin kỹ càng trước khi trả lời một lời chỉ trích hay phàn nàn. Một điều quan trọng nữa là phải chắc chắn phương tiện thông tin đại chúng cam kết là sẽ không cung cấp những thông tin mà họ không được nắm giữ. Ví dụ như “một đoạn băng” hoặc thông tin cá nhân về người viết tin và người cấp tin. Tóm lại, đông đảo quần chúng phải tin tưởng rằng thông tin bí mật của họ được bảo vệ an toàn và sẽ không có bất cứ sự rò rỉ thông tin nào cho bên thứ ba. Điều đó không chỉ đạt được và duy trì được mức độ tin tưởng như vậy mà cơ quan bảo hiểm xã hội còn nhận được sự tôn trọng của quần chúng mà họ đang phục vụ. 2.2.3 Quảng cáo. Cơ quan bảo hiểm xã hội cũng như tất cả các tổ chức khác trong khu vực công cộng và khu vực tư nhân cần phải biết tận dụng quảng cáo. Có lẽ điểm khác biệt lớn nhất là cơ quan bảo hiểm xã hội không quảng cáo để bán sản phẩm mà nó quảng cáo nhằm giáo dục và tuyên truyền. Mặc dù quảng cáo vẫn luôn là một hoạt động rất phát triển nhưng cũng phải mất một thời gian để những chiến dịch quảng cáo trở thành một loại hình rất hữu dụng của các phương tiện có liên quan tới công cộng.Việc gia mắt một kế hoạch bảo hiểm xã hội mới, thay đổi thêm bớt vào một kế hoạch đã có từ trước như thay đổi về tỉ lệ đóng góp và hưởng lợi tức, thêm vào các thủ tục trong việc chi trả trợ cấp là một vài ví dụ của những tình huống mà một chiến dịch quảng cáo được lên kế hoạch tốt có thể có ích. Công việc đầu tiên là lựa chọn phương tiện thông tin đại chúng nào phù hợp nhất: báo chí, tạp chí, đài hay vô tuyến…để đưa ra các mục quảng cáo. Mục tiêu đặt ra cho các mục quảng cáo là càng nhiều người biết đến càng tốt vì vậy chúng có thể được đưa ra trên bất kỳ phương tiện nào miễn là đạt được mục tiêu trên. Những phương tiện thương thu hút nhiều sự chú ý của công chúng như tạp chí, đài, ti vi..bên cạnh đó một số phương tiện cũng được sử dụng tuy nhiên khả năng thu hút sự chú ý của nó thấp hơn như các áp phíc quảng cáo thương mại, những bảng ghi chú ở trung tâm công cộng, các ảnh quảng cáo giao thông công cộng và những nơi mà có khả năng tiếp cận với tất cả những người cần thêm thông tin về những hoạt động có liên quan đến công cộng được nhắc đến trong phần này. Có thể thấy, rất cần trí tưởng tượng và sự sang tạo trong quảng cáo để vừa đạt được mục tiêu vừa có thể cung cấp các thông tin,sự hiểu biết tới nhà đầu tư, người tham gia và cộng đồng trên phạm vi rộng. 2.3 Các phương thức tiếp cận mới của hoạt động PR. 2.3.1 Chiến dịch quảng bá thông tin. Việc chấp nhận một phương thức tiếp cận mới với các phương tiện thông tin đại chúng là một điểm quan trọng trong những hoạt động PR của cơ quan bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên các phương tiện thông tin chỉ là một trong nhiều con đường có khả năng phổ biến thông tin của cơ quan bảo hiểm xã hội về những vấn đề có liên quan đến bảo hiểm xã hội. Chiến dịch thông tin được đặc biệt dành riêng cho những thời điểm phát triển mạnh mẽ của kế hoạch bảo hiểm xã hội. Như điểm bắt đầu của một kế hoạch mới hay sự mở rộng, sự thay đổi một kế hoạch đang tồn tại. Một chiến dịch sẽ bao gồm hầu hết nếu như không muốn nói là tất cả những phương tiện quan hệ công chúng như đã đưa ra trên đây như: in ấn, phát thanh, truyền hình, quảng cáo…Ngoài ra nó còn có thêm những buổi nói chuyện, thuyết trình tới những tổ chức có lĩnh vực hoạt dộng rộng như hiệp hội thương mại, những chủ sử dụng lao động, những hiệp hội đoàn thể hay những nhóm người có sức ép với Chính phủ, đặc biệt là những quỹ tín dụng và nhiều tổ chức khác nữa ở tất cả các cấp từ Trung ương, đến địa phương. Loại chiến dịch này nhất thiết phải có một kế hoạch cẩn thận, thiết kế tốt, sự phát triển cao và sự kết hợp đầy đủ. Một điều cần thiết nữa là tất cả những vấn đề rắc rối trong bài thuyết minh của bất kỳ một phần nào của chiến dịch đều cần được thông tin và tuyên truyền một cách đầy đủ. Một điều quan trọng để chắc chắn tất cả các nhân viên của các cơ quan bảo hiểm xã hội đều được biết về chiến dịch và mục đích của nó để họ có thể chuẩn bị trước cho những câu hỏi chất vấn mà các thành viên của tổ chức xã hội có thể đưa ra. Một chiến dịch thông tin thành công là phải đạt kết quả cao hơn mục tiêu ban đầu – đưa ra thông tin và tính giáo dục. Nó cũng còn đưa ra cơ hội gây ấn tượng đối với các nhà đầu tư và tạo ra sự tin cậy từ các tổ chức xã hội trong cộng đồng nói chung. 2.3.2 Những tổ giúp đỡ ( những bàn giúp đỡ). Những tổ chức giúp đỡ là một phương thức mới khác để tìm kiếm sự quan tâm của công chúng đặc biệt là ở cấp địa phương… Chúng có thể được đặt ở hầu hết mọi nơi nhưng hiệu quả nhất là những khu vực công cộng mà thu hút được số lượng lớn người dân như khu mua sắm, khu chợ địa phương, thư viện, trung tâm triển lãm, các bến đỗ xe bus hay ga tầu hoả. Việc đặt chúng ở đó nhằm cung cấp sự tiếp xúc giữa người lao động với cơ quan bảo hiểm xã hội và những thành viên khác của cộng đồng. Một số tổ giúp đỡ có thể được đặt cố định, lâu dài ở một địa điểm nào đó nhưng thường thì chúng khá tạm thời và thay đổi trong thời gian ngắn. Chúng có thể được thành lập đơn giản bằng việc sử dụng rất ít trang thiết bị thông thường một tổ giúp đỡ chỉ cần có 1 hoặc 2 người có hiểu biềt và kinh nghiệp về bảo hiểm xã hội, 1 bàn làm việc, 1 ghế, 1 bảng thông báo và những tờ rơi được cung cấp thường xuyên. Đây là phương pháp tiện lợi để cung cấp thông tin tới các thành viên trong cộng đồng trong đó bao gồm cả người hưởng lợi tức và người đóng góp bảo hiểm xã hội chính vì vậy đây là một công cụ hữu hiệu của cơ quan bảo hiểm xã hội. Điểm quan trọng nữa của những tổ giúp đỡ này là chúng tách lập với cơ quan bảo xã hội do đó có thể giúp đỡ tất cả mọi người, với bất kỳ lý do gì mà không muốn tới văn phòng bảo hiểm xã hội. Một vài cơ quan bảo hiểm xã hội đã phát triển ý tưởng này và mở rộng xa hơn tính năng, linh động của nó bằng việc cung cấp thông tin di động. Thông qua việc sử dụng phương tiện giao thông ở đó có văn phòng cơ quan bảo hiểm xã hội ảo hoặc đơn giản là chiếc ô tô, xe tải nhỏ cung cấp tở rơi. Những đơn vị đó di chuyển qua các làng vào những ngày nhất định, để tiếp xúc với những người không thể đến cơ quan bảo hiểm xã hội. Ngoài ra, còn có thể sử dụng các phương tiện di động khác như thư viện lưu động, phòng khám lưu động… 2.3.3 Phát hành nội bộ. Phát hành nội bộ là việc xuất bản những sách báo bên trong cơ quan bảo hiểm xã hội với mục đích là giữ cho các nhân viên trong tổ chức có được những thông tin về những hoạt động của tổ chức mình. Nhiều khi nó được đưa ra dưới dạng tạp chí nội bộ, chuyên san nội bộ giống như những sách báo xuất bản nói chung. Nó đóng góp một vai trò quan trọng trong việc giữ cho nhân viên của cơ quan được cập nhật những thay đổi đang diễn ra trong cơ quan mình Ở những cơ quan bảo hiểm xã hội có quy mô lớn, nhiều nhân viên sẽ được đào tạo chuyên sâu trong hoạt động quan hệ nội bộ. Ví dụ như, việc kiểm tra và ghi nhận việc chuyển tiền đóng phí của khách hàng, liên hệ với những khách hàng thường xuyên. Do vậy, nhân viên có thể gặp phải những khó khăn để theo kịp với sự phát triển của những bộ phận khác không nằm trong công việc của họ. Đây cũng là vấn đề rất quan trọng vì vậy, tổ chức cần có những nỗ lực để giúp cho nhân viên của mình thường xuyên có được những hiểu biết về những hoạt động đang diễn ra trong tổ chức. Trong đó bao gồm cả việc nâng cao hiểu biết của họ trong hoạt động quan hệ công chúng. Những nhân viên mà thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng thì điều đó thực sự là cần thiết do đó họ cần có những hiểu biết tốt về công ty. Những tạp chí và ấn phẩm nội bộ đóng vai trò quan trọng trong những công việc phải làm này, ngay cả khi nhân lực có hạn. Ngoài ra, mục tiêu trước mắt của tổ chức đó là giúp cho nhân viên cập nhập và hiểu biết tốt về tổ chức. Bằng bất cứ cách nào thì phát hành nội bộ vẫn góp phần quan trọng trong việc nâng cao và duy trì sự nhiệt tình của nhân viên. Thêm vào đó, nó còn củng cố thêm kiến thức cho nhân viên về hoạt động của tổ chức. Hiện nay, phát hành nội bộ chỉ mới ở mức độ đơn giản, rẻ tiền và lưu hành nội bộ. Còn những ấn phẩm phát hành ra bên ngoài được in bởi những công ty in thì chi phí có thể tốn kém hơn nhưng đó không phải là trở ngại đối với tổ chức bởi nhiều ấn phẩm đã mang cả thông điệp quảng cáo. Điều này rất có lợi cho tổ chức vì họ sẽ không mất thêm khoản chi phí quảng cáo. Thu nhập từ việc này có thể giúp cho tổ chứcbù đắp được chi phí của việc in ấn và phân phối ấn phẩm ra công chúng. 2.3.4 Vai trò của đào tạo đội ngũ nhân viên làm PR. Đào tạo nhân viên của cơ quan BHXH có tác động trực tiếp và gián tiếp đến hoạt động quan hệ công chúng. Đặc biệt là các nhân viên được sắp xếp vào những vị trí, công việc có sự tiếp xúc với người tham gia bảo hiểm, người thụ hưỏng quyền lợi bảo hiểm và các thành viên của công chúng nói chung. Cho dù sự liên hệ đó là trực tiếp, qua điện thoại hay qua thư tín thì nó cũng là một phần công việc rất quan trọng hàng ngày và trong tương lai của các cơ quan bảo hiểm xã hội Bất kỳ một hình thức đào tạo nào để đội ngũ nhân viên đảm nhận có thể thực hiện được công việc của họ, cho dù đó là đào tạo cơ bản, đào tạo hướng nghiệp, đào tạo kỹ thuật hay đào tạo chuyên sâu đều có những mối liên hệ với những công việc trong tương lai liên quan đến sự giao tiếp với công chúng. Bởi vậy, tất cả sự đào tạo được cung cấp bởi cơ quan bảo hiểm xã hội đều có khả năng ảnh hưởng tới phương pháp mà đội ngũ nhân viên liên hệ với công chúng. Bằng sự phát triển những chương trình đào tạo nội bộ, thường là những khoá đào tạo về việc chăm sóc khách hàng cho những nhân viên trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Nó đã tác động trực tiếp và tích cực đến hoạt động quan hệ công chúng của tổ chức. Chương trình này đào tạo cho nhân viên những phương thức tư vấn khách hàng, viết thư tay cho khách hàng, phương thức giao dịch qua điện thoại. Và đôi khi họ còn được đào tạo những kỹ năng đặc biệt chẳng hạn như cách an ủi, hỏi thăm những khách hàng có người thân bị mất. Những kỹ năng này có thể được đào tạo riêng trong một khóa đào tạo hoặc có thể đi kèm với những khoá đào tạo nghiệp vụ hoặc kỹ năng… Bên cạnh đó, khoá huấn luyện còn đào tạo cho nhân viên cách giao tiếp và tư vấn cho khách hàng. Cách giao tiếp và tư vấn cho khách hàng là yêu cầu kỹ thuật, kỹ năng hết sức cần thiết. Bởi vì khả năng đó không phải ai cũng có được,ở một số người nó là một khả năng vốn có. Song hầu hết thì không được như vậy, họ sẽ được đào tạo và có thể cải thiện được điều đó. Hiệu quả tư vấn khách hàng có thể được cải thiện đáng kể qua những khoá đào tạo “tư vấn khách hàng” cho những nhân viên sẽ phải tiếp xúc thường xuyên với khách hàng. Ở những cơ quan bảo hiểm xã hội lớn có thể sử dụng luôn nhân viên của tổ chức, cho họ đảm nhận những khoá đào tạo đó. Tuy nhiên trong những tổ chức nhỏ thì cần phải có sự hỗ trợ từ bên ngoài. Song một trong những sai lầm lớn nhất mà một vài cơ quan bảo hiểm xã hội có thể mắc phải trong những khoá đào tạo đó là gần như toàn bộ hoạt động quan hệ công chúng là quá rộng và không tính toán được đào tạo cái gì là cần thiết cho tổ chức. 2.4 Thực trạng hoạt động PR ở cơ quan BHXH. Dựa vào quyết định số 606/1995/QĐ-TTg về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của bảo hiểm Bảo hiểm xã hội Việt Nam ta có thể thấy trong cơ cấu tổ chức bảo hiểm xã hội không có phòng ban nao chuyên về hoạt động PR thì đến năm 2002, theo nghị định của chính phủ số 100/2002/NĐ-CP ngày 6 tháng 12 năm 2002 về quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã có những phòng ban chuyên về hoạt động PR như: + Ban truyên truyền bảo hiểm xã hội + Báo bảo hiểm xã hội. + Tạp chí bảo hiểm xã hội Trên mạng hiện nay có trang website dành riêng cho bảo hiểm xã hội như Do BHXH là một chính sách của nhà nước,phần lớn các chế độ trong BHXH đều mang tính chất bắt buộc nên hoạt động PR chưa thựac sự được xem trọng trong bảo hiểm xã hội. Trong khi các doanh nghiệp bảo hiểm thương mại rất coi trọng vấn đề này thì thì BHXH dường như lại thực hiện hoạt động này khá mờ nhạt. Các thông tin về BHXH thường rất ít khi được đưa lên các phưong tiện thông tin đại chúng đặc biệt là các chương trình quảng cáo. Nó thường chỉ được thông báo khi có những sự kiện thay đổi có thể làm ảnh hưởng tới quyền lợi hay nghĩa vụ của các bên tham gia như: Ban hành luật BHXH mới, ban hành các văn bản hướng dẫn, những vướng mắc trong chi trả BHXH cũng như vướng mắc về bảo hiểm xã hội… Tuy nhiên, cùng với việc thành lập hẳn một phòng ban chuyên về báo bảo hiểm xã hội, tạp chí BHXH. BHXH đã đưa ra hẳn một tờ báo riêng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho những người quan tâm tới BHXH có thể tìm hiểu về những vấn đề có liên quan đến bảo hiểm xã hội như: việc thực hiện các chế độ trong bảo hiểm xã hội ở từng địa phương và trong cả nước… Bên cạnh đó, các phương tiện như: mẫu phiếu, tờ rơi, tranh ảnh quảng cáo dường như cũng không được sử dụng đến trong BHXH ở nước ta. Có lẽ hình thức tuyên truyền về BHXH phổ biến nhất đó là thông qua người chủ sử dụng.Những người chủ sử dụng lao động đóng vai trò như một đại lý trong BHXH, vừa tuyên truyền về BHXH, vừa đứng ra thu tiền đóng BHXH từ người lao động và có trách nhiệm nộp số tiền đóng góp này cho cơ quan BHXH. 2.5 Giải pháp để tăng cường hoạt động PR ở cơ quan BHXH. * Ở cấp trung ương: - Tăng cường vai trò và chức năng của các phòng: ban tuyên truyền bào hiển xã hội, báo bảo hiểm xã hội và tạp chí bảo hiểm xã hội. - Cần có chương trình, kế hoạch phổ biến kiến thức về sự cần thiết của bảo hiểm xã hội, phổ biến sâu rộng, tính toán hiệu quả mức chi phù hợp cho mỗi chương trình. - Tăng cường các hoạt động PR cho các đơn vị cấp dưới như: đào tạo hoạt động PR cho cơ quan cấp dưới, chủ sử dụng lao động; chi trả cho các hoạt động tuyên truyền tới cấp dưới và người chủ sử dụng lao động một cách hợp lý. - Cân nhắc việc thành lập các phòng ban tuyền về bảo hiểm xã hội cho các cơ quan bảo hiểm xã hội cấp dưới. - Tăng cường xuất bản, phân phối các ấn phẩm như: báo, tạp chí… đồng thời liên tục cập nhật các thay đổi, quy định mới về bảo hiểm xã hội cũng như các hoạt động khác của bảo hiểm xã hội trên các phương tiện thông tin đại chúng như: TV, đài…. - Kiểm tra, đánh giá hiệu quả của hoạt động PR trong từng khoảng thời gian nhất định. Ví dụ như đánh giá hiệu quả của hoạt động PR trong dài hạn thể hiện qua tỉ lệ người tham gia bảo hiểm ở các cấp. * Cấp cơ sở: - Phối hợp với đông đảo các đoàn thể, tổ chức xã hội thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình do cơ quan cấp trên giao phó. - Tăng cường hoạt động tiếp xúc, gặp gỡ, giải đáp thắc mắc của người lao động về việc tham gia và hưởng bảo hiểm xã hội. - Sử dụng các công cụ như: tờ rơi, áp phích, mẫu phiếu… phù hợp với khả năng tài chính của từng cơ quan bảo hiểm xã hội để tuyên truyền sâu rộng hơn về bảo hiểm xã hội đến người dân. - Đánh giá hiệu quả hoạt động tuyên truyền của cấp cơ sở trong từng khoảng thời gian nhất định.