Đề tài Hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở xí nghiệp dược phẩm trung ương I

ản ánh số còn phải trả. Như vậy ta có thể thấy là Xí nghiệp đều cố gắng trả số tiền mua hàng và có sử dụng hình thức thanh toán chậm trả (cả ba năm đều vẫn còn số tiền phải trả), đôi khi Xí nghiệp vẫn còn nợ đọng trong việc thanh toán và có bị phạt nhưng những trường hợp như vậy cũng ít khi xảy ra, nếu có thì chỉ với giá trị không lớn lắm. Nhưng nhìn chung hoạt động thanh toán với người cung cấp của Xí nghiệp có thể nói là tốt và Xí nghiệp cũng tận dụng được nguồn mua chịu người cung cấp như một nguồn tài trợ ngắn hạn. Bảng 6: Tình hình thanh toán với người cung cấp năm 1999, năm 2000 và năm 2001. (đơn vị tính: triệu đồng) TK 331 Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 So sánh các năm 2000/1999 % 2001/2000 % Nợ 83.110 85.674 86.700 103,085 101,197 Có 82.654 82.511 87.643 99,827 106,22 Số dư cuối năm (Số dư đầu năm:5.767) 5.311 2.148 3.091 40,444 143,901 2.2. Thanh toán với người mua: 2.2.1.Đối tượng khách hàng của Xí nghiệp: Đối tượng khách hàng của Xí nghiệp rất đa dạng nhưng có thể phân chia gồm hai nhóm khách hàng. * Đối tượng mà Xí nghiệp bán gián tiếp (bán buôn) gồm chủ yếu là các doanh nghiệp nhà nước thuộc khối trung ương như là: - Công ty DPTW I - Công ty dược liệu TW I - Các công ty cấp II (tại các tỉnh), cấp III (tại các huyện) - Bộ quốc phòng (quân y) - Công ty TNHH - Xuất khẩu nước ngoài: Uỷ thác qua một số công ty trung gian, đại lý. Xí nghiệp bán gián tiếp có nghĩa là những doanh nghiệp này mua sản phẩm của Xí nghiệp sau đó lại đem đi phân phối, bán lại cho các doanh nghiệp khác hay thực hiện bán lẻ cho người tiêu dùng. Họ thường mua với khối lượng lớn và là khách hàng quen nên thường là thực hiện thanh toán chậm trả hay là mua chịu. Về việc xuất khẩu thì trên thực tế là Xí nghiệp chưa có đủ điều kiện để xuất hàng trực tiếp ra nước ngoài. Và việc xuất khẩu này là thực hiện qua một số công ty trung gian chuyên làm xuất khẩu. Sau khi họ mua hàng của Xí nghiệp thì họ sẽ xuất khẩu ra nước ngoài, Xí nghiệp chỉ chịu trách nhiệm giao hàng cho họ còn khi hàng lên tàu rồi là trách nhiệm thuộc về họ và họ phải thực hiện thanh toán bằng VNĐ cho Xí nghiệp . Loại đối tượng này chiếm 46% số khách hàng của Xí nghiệp . * Đối tượng mà Xí nghiệp bán trực tiếp: - Các quầy hàng - Các đại lý - Các chi nhánh - CBCNV Xí nghiệp có mở nhiều quầy hàng trong thành phố và rất nhiều chi nhánh trên khắp cả nước. Và với đối tượng này phần lớn là thu tiền ngay. Và như vậy khách hàng của Xí nghiệp là đều ở trong nước nên Xí nghiệp có điều kiện để hiểu rõ về họ hơn và chắc chắn về khả năng thanh toán của họ hơn. Bảng 7: Thực hiện tiêu thụ sản phẩm năm 2001 (đơn vị tính: đồng) Đối tượng phân phối Các công ty DP cấp II Công ty DP cấp I Bán trực tiếp Tổng 34.708.754.004 26.674.238.782 48.442.974.399 109.825.967.185 % Giá trị 31,69% 24,3% 44,01% 100% Như vậy qua bảng trên có thể thấy các Công ty DP cấp I và cấp II là chiếm đa số trong khách hàng của Xí nghiệp. Có nghĩa là Xí nghiệp bán gián tiếp là khá nhiều. Mà những đối tượng gián tiếp này lại hầu hết là các doanh nghiệp thuộc khối trung ương hay là doanh nghiệp nhà nước nên rủi ro trong thanh toán bị hạn chế. 2.2.2. Chính sách bán hàng của Xí nghiệp: Chính sách bán hàng của Xí nghiệp có sự khác biệt giữa hai nhóm đối tượng khách hàng. a. Đối với đối tượng bán gián tiếp (bán buôn): Khi thực hiện bán sản phẩm cho đối tượng này, Xí nghiệp đều phải lập và thoả thuận, ký kết hợp đồng với họ vì họ thường mua với số lượng lớn nên phải ký kết hợp đồng để thoả thuận được các nội dung mà cả hai cùng quan tâm như thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, giá cả… và hơn nữa nếu có xảy ra rủi ro trong thanh toán thì sẽ có hợp đồng làm căn cứ pháp lý để giải quyết. Và việc bán chịu phần lớn nảy sinh từ các đối tượng này. Về mức giá bán: Giá Xí nghiệp bán cho họ là theo giá thị trường hay có thấp hơn đôi chút và mức giá cuối cùng là sự thoả thuận giữa hai bên. Về thời hạn thanh toán: Khách hàng có thể lựa chọn thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm trả. Thời gian thanh toán chậm trả Xí nghiệp thường quy định là 30 ngày đối với mọi khách hàng. Xí nghiệp không có qui định thời gian dài hơn vì đối tượng mà Xí nghiệp bán gián tiếp này là đóng vai trò trung gian phân phối, sau khi mua của Xí nghiệp họ lại bán cho đối tượng khác, như vậy họ không có sản xuất hay tái chế lại nên có thể nói chu kỳ kinh doanh của họ là không dài. Do đó Xí nghiệp chỉ đưa ra khoảng thời gian là 30 ngày. Về chiết giá: Khi bán hàng Xí nghiệp thường đưa ra mức giá là: Bình thường vẫn theo giá thị trường như đã nói ở trên, nhưng nếu khách hàng thanh toán ngay hoặc trong khoảng thời gian 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng thì sẽ được hưởng chiết giá từ 3,5% đến 4%. Mức chiết khấu này dao động theo khối lượng hàng hoá mà họ mua, nếu họ mua nhiều và trả tiền sớm theo qui định thì sẽ được hưởng mức chiết giá cao hơn và ngược lại. Sở dĩ Xí nghiệp đưa ra mức chiết giá cao như vậy với họ là vì họ mua buôn sản phẩm của Xí nghiệp, là cơ quan lưu thông phân phối cho Xí nghiệp. Lượng sản phẩm làm ra của Xí nghiệp được tiêu thụ với khối lượng lớn là thông qua họ. Về phương thức thanh toán: Do thường mua với khối lượng lớn nên phần lớn là họ mua với phương thức thanh toán chậm trả. Việc thanh toán bằng tiền mặt chiếm tỷ lệ nhỏ mà chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản và séc, bởi vì như đã nói ở trên họ mua hàng hoá với khối lượng lớn nên ít sử dụng tiền mặt để thanh toán. Về điều kiện mua chịu: Có thể nói Xí nghiệp bán chịu cho khách hàng tới 90%. Đối với các DNNN như Công ty DPTW I, Công ty dược liệu TW I …Xí nghiệp vốn có mối quan hệ làm ăn lâu dài, hơn nữa họ đều là những DNNN có uy tín trên thị trường và từ trước đến nay họ đều thực hiện tốt việc thanh toán với Xí nghiệp bởi vậy hiên nay Xí nghiệp bán chịu cho họ là chỉ dựa vào uy tín của họ, không đòi hỏi phải đáp ứng điều kiện gì thêm. Đối với khách hàng là các công ty TNHH thì Xí nghiệp mặc dù có quan hệ lâu nhưng điều kiên để được mua chịu với họ là khắt khe hơn. Đó là nếu họ muốn mua chịu thì cần phải giao cho Xí nghiệp nắm giữ giấy tờ về nhà đất hoặc tài sản có giá trị tương đương. Sở dĩ Xí nghiệp làm như vậy là vì Xí nghiệp chỉ giao dịch với hai công ty TNHH trong số đối tượng bán gián tiếp (công ty TNHH Việt Anh và Công ty TNHH Những Vì Sao) cho nên nếu họ không chấp thuận được điều kiện đó thì Xí nghiệp cũng không cần thiết vì họ chỉ là con số khách hàng nhọ, khối lượng sản phẩm mà họ mua thì không thể lớn bằng với các doanh nghiệp kia. b. Đối với đối tượng Xí nghiệp bán trực tiếp: Đối với các quầy hàng, các chi nhánh… là do Xí nghiệp mở hay nói cách khác những người bán hàng ở đây là CNV của Xí nghiệp thì: Hàng tháng Xí nghiệp đặt ra định mức là họ phải nộp về Xí nghiệp một khoản tiền nhất định, tương đương với lượng hàng Xí nghiệp cấp cho họ bán. Hầu như họ đều bán cho cá nhân người tiêu dùng với khối lượng nhỏ, chỉ có các chi nhánh là đôi khi bán với khối lượng lớn cho các Công ty DP cấp III (ở các huyện). Việc bán hàng ở đây là tuỳ thuộc do họ quyết định, lẽ tất nhiên là vẫn phải bán theo giá thị trường .Và thực chất ở đây là Xí nghiệp thu tiền bán hàng ngay. Tuỳ theo định mức mà Xí nghiệp đặt ra cho họ thì sẽ có mức chiết giá hợp lý nếu họ nộp tiền sớm cho Xí nghiệp. Mức chiết giá mà Xí nghiệp đặt ra cho họ thường thấp hơn loại đối tượng trên, chỉ từ 2% đến 3%. Sở dĩ như vậy là vì Xí nghiệp còn phải trả lương cho họ nên chỉ cho họ mức chiết giá thấp hơn. Thời gian tối đa mà Xí nghiệp cho phép họ thanh toán chậm cũng là 30 ngày. Quá thời hạn này mà họ chưa nộp đủ định mức thì số còn thiếu họ phải tự bù ra để nộp hoặc là Xí nghiệp sẽ trích tiền lương của họ. Chính vì vậy họ phải rất tích cực trong bán hàng và ít có trường hợp phải bù tiền ra. Tuy nhiên nếu họ bán hàng được nhiều hơn định mức thì số dư ra là họ được hưởng toàn bộ, đó cũng là một cách khuyến khích họ bán hàng tích cực hơn. Tất nhiên với những qui định Xí nghiệp đưa ra như vậy sẽ hạn chế được rủi ro trong thanh toán. Và với trường hợp này thì họ thường là thanh toán bằng tiền mặt. Ta sẽ xem xét tình hình thanh toán với người mua của Xí nghiệp qua số liệu năm 1999, 2000 và 2001 trên tài khoản 131 ( Phải thu khách hàng). Bên nợ phản ánh số tiền phải thu ở khách hàng, bên có phản ánh số tiền đã thu ở khách hàng và dư nợ cuối tháng phản ánh số tiền mà còn phải thu ở khách hàng. Như vậy qua ba năm 1999, 2000 và 2001- TK 131 của Xí nghiệp đều dư nợ hết, chứng tỏ là khách hàng có thanh toán chậm trả nhiều. Qua số dư nợ cuối năm ta có thể thấy là Xí nghiệp bị chiếm dụng vốn là khá nhiều, tình trạng dây dưa trong thanh toán vẫn còn tồn tại. Mặc dù là thời hạn Xí nghiệp cho mua chịu tối đa là 30 ngày, người mua - nhất là đối tượng bán gián tiếp - thường kéo dài thời gian này; tuy nhiên họ luôn thực hiện thanh toán đủ vào ít ngày sau, chưa khi nào không trả tiền. Việc nợ đọng này có thể ảnh hưởng tới khả năng thanh toán của Xí nghiệp. Bảng 8: Tình hình thanh toán với người mua của Xí nghiệp năm 1999 năm 2000 và năm 2001. (đơn vị tính: triệu đồng) TK 131 Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 So sánh các năm 2000/1999 % 2001/2000 % Nợ 93.581 98.729 102.653 105,501 103,975 Có 97.615 94.207 98.855 96,509 104,934 Số dư cuối năm (Số dư đầu năm:12.386) 8.352 12.874 16.672 154,143 129,501 2.2.3. Rủi ro trong thanh toán và giải pháp phòng rủi ro: a. Rủi ro trong thanh toán: Rủi ro trong thanh toán là trường hợp khách hàng không trả tiền hoặc xảy ra tình trạng nợ khó đòi. Đối với XNDPTW I, mặc dù tỷ lệ Xí nghiệp bán chịu cho khách hàng là cao nhưng trong những năm gần đây Xí nghiệp hầu như không có rủi ro về thanh toán đáng kể. Rủi ro ít vì hầu như Xí nghiệp chỉ thực hiện bán chịu rộng rãi với điều kiện tương đối lỏng cho đối tượng khách hàng gián tiếp, mà họ phần lớn là các doanh nghiệp thuộc khối trung ương, có uy tín cao nên việc thanh toán là đầy đủ. Nếu có rủi ro thì giá trị của lượng hàng đó là nhỏ. Chẳng hạn: Có trường hợp, người đại diện mua hàng của Công ty dược Bắc Ninh tới mua hàng của Xí nghiệp như mọi lần và thực hiện thanh toán chậm trả với khối lượng hàng mua ít. Đến thời hạn Xí nghiệp gửi hoá đơn đòi nợ công ty này thì họ bảo rằng người đó đã nghỉ việc ở công ty. Thật ra đó là trường hợp cá nhân lừa đảo, anh ta cùng một lúc thực hiện vụ việc với nhiều doanh nghiệp khác nhau nên giá trị hàng đối với mỗi doanh nghiệp là không lớn. Tuy là rủi ro ít xảy ra nhưng Xí nghiệp cũng rất cẩn thận khi bán hàng. b. Giải pháp phòng rủi ro và xử lý nợ quá hạn: Khi mua bán hàng hoá với khối lượng lớn, Xí nghiệp đều có hợp đồng đi kèm. Trong hợp đồng ghi rõ nếu có tranh chấp xảy ra thì sẽ giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền. Hợp đồng là một căn cứ pháp lý quan trọng, góp phần đảm bảo khách hàng không trốn tránh thanh toán. Xí nghiệp cố gắng tạo mối quan hệ tốt với khách hàng. Nếu họ muốn mua chịu thì sẽ cho họ chịu và đòi hỏi phải đáp ứng điều kiện kèm theo. Xí nghiệp luôn tìm hiểu và nắm rõ thông tin về khách hàng của mình. Thông tin này được Xí nghiệp tìm hiểu qua nhiều nguồn như: - Từ các doanh nghiệp khác - Từ những người dân trong vùng đó ( nếu là ở các tỉnh, huyện) - Từ ngân hàng … Sau khi bán hàng được một tuần, mặc dù chưa đến thời hạn thanh toán thì Xí nghiệp cũng luôn nhắc nhở họ bằng cách gọi điện nhắc họ thời hạn thanh toán. Nếu như họ chưa thanh toán nợ cũ mà lại muốn mua hàng mới thì Xí nghiệp buộc họ phải thanh toán ít nhất một phần nợ cũ mới cho mua tiếp. Khách hàng của Xí nghiệp thì có nhiều cho nên nếu có rủi ro xảy ra thì một khách hàng sẽ không đáng kể so với doanh thu Xí nghiệp thu về. Hơn nữa thường thì Xí nghiệp chỉ cho phép các quầy hàng nợ từ 1 đến 2 chục triệu đồng. Xí nghiệp cũng có tổ chức đội quản lý nợ, thực ra họ cũng chính là những người bán hàng của Xí nghiệp. Khi đến thời hạn mà khách hàng chưa thanh toán thì họ sẽ liên tục đến gặp khách hàng để nhắc nhở phải thanh toán. Nhưng nếu có quá thời hạn qui định mà chưa thanh toán thì nhất là đối với các khách hàng quen thuộc Xí nghiệp không phạt gì khi họ thực hiện thanh toán sau đó. Xí nghiệp cũng có sự dễ dàng hơn đối với đối tượng mà Xí nghiệp bán gián tiếp, nếu họ có thanh toán chậm một chút cũng không sao bởi vì là Xí nghiệp còn mua NVL của họ. Nói chung khi bán hàng Xí nghiệp phải luôn cố gắng để có thể thu tiền về. Nếu là khách hàng mua lần đầu, thuộc đối tượng Xí nghiệp bán gián tiếp thì Xí nghiệp chỉ chấp nhận phương thức thanh toán ngay. Đến các lần sau thì Xí nghiệp có thể cho họ mua chịu nếu lần đầu thực hiện tốt việc thanh toán. Nếu xảy ra nợ quá hạn thì sẽ thực hiện phạt tính theo lãi suất ngân hàng. Nhưng thực tế hầu như Xí nghiệp chưa áp dụng hình thức này, vì muốn giữ khách hàng nên nếu có quá thời hạn vài ngày mà thanh toán đủ thì cũng không phạt. Nhưng có thể là lần sau sẽ ít tin tưởng ở khách hàng đó nữa. 2.3. Thanh toán với nhà nước: Cũng như các doanh nghiệp khác khi đã thực hiện sản xuất kinh doanh là sẽ phát sinh các nghĩa vụ thanh toán với nhà nước. Trong kỳ kinh doanh, XNDPTW I cũng phải có nộp các khoản bắt buộc đối với nhà nước như: Thuế GTGT, thuế môn bài, thuế nhập khẩu, thuế TNDN, thu sử dụng vốn, thuế đất. Việc tính và nộp các loại thuế này là theo đúng qui định của các văn bản pháp luật mà nhà nước đã ban hành. Thuế GTGT ở Xí nghiệp áp dụng là tính theo phương pháp khấu trừ. Chính vì vậy việc tính thuế GTGT phải nộp là rõ ràng. XNDPTW I hoạt động kinh doanh luôn có lãi nên việc thực hiện nghĩa vụ với nhà nước là rất đầy đủ, không có sự chậm trễ trong việc thanh toán. Ta có thể thấy được tình hình thực hiện thanh toán với ngân sách nhà nước qua bảng sau. Qua bảng này có thể thấy tình hình thực hiện thanh toán với nhà nước của Xí nghiệp là tốt, cụ thể là với các khoản thanh toán phát sinh trong kỳ đều được Xí nghiệp thực hiện nộp đầy đủ, không có tình trạng dây dưa nợ đọng. Điều này cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp có hiệu quả, đảm bảo đầy đủ về nghĩa vụ thanh toán với nhà nước. Các số liệu có dấu (-) ở đằng trước biểu thị số tiền Xí nghiệp nộp thừa. Việc thanh toán này được Xí nghiệp thực hiện trực tiếp bằng tiền mặt hay bằng tiền gửi ngân hàng. Bảng 9: Tình hình thực hiện nghĩa vụ thanh toán với nhà nước của Xí nghiệp vào thời điểm cuối năm 1999 ,năm 2000 và năm 2001. (đơn vị tính: triệu đồng) Các khoản phải nộp Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Số phải nộp kỳ này Số đã nộp kỳ này Số còn phải nộp Số phải nộp kỳ này Số đã nộp kỳ này Số còn phải nộp Số phải nộp kỳ này Số đã nộp kỳ này Số còn phải nộp 1.Thuế GTGT (thực nộp + bù trừ) 1.196 971,987 224,013 5.131 4.774 357 5.649 6.079 -430 2.Thuế TNDN 18,762 100 -81,237 571,628 400 171,628 480 460 20 3.Thu trên vốn 90 50 40 541,763 230 311,763 317 315 2 4.Thuế nhà đất 200 200 0 200 200 0 200 200 0 5. Thuế nhập khẩu 39,701 39,701 0 230,298 213,956 16,342 445,684 459,842 14,158 2.4. Thanh toán với ngân hàng và các tổ chức tín dụng: Khi đã thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh thì các doanh nghiệp không thể không vay ngân hàng dù là ít hay nhiều. XNDPTW I chủ yếu có mối quan hệ với hai ngân hàng là NHCT Đống Đa và ngân hàng Indovina. * Với NHCT Đống Đa thì Xí nghiệp mở tài khoản tiền gửi bằng VNĐ và thực hiện các khoản vay bằng VNĐ. Hơn nữa, XNDPTW I giao dịch với NHCT Đống Đa nhằm sử dụng các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng cho các đối tượng trong nước. Về việc sử dụng dịch vụ thanh toán qua NHCT Đống Đa, Xí nghiệp phải trả phí theo qui định riêng của ngân hàng. Phí này được trả bằng tiền mặt hoặc bằng tiền trên tài khoản tiền gửi của Xí nghiệp tại ngân hàng nhưng thường là trả bằng tiền trên tài khoản tiền gửi. Xí nghiệp thường vay ngân hàng với mục đích như: - Vay ngắn hạn để thanh toán cho người cung cấp. - Vay để đầu tư xây dựng cơ bản … trong đó vay để thanh toán chiếm tỷ trọng lớn hơn. Xí nghiệp có giao dịch với NHCT Đống Đa từ lâu, quan hệ thanh toán tốt nên việc Xí nghiệp được cho vay là hoàn toàn dựa vào uy tín của Xí nghiệp, có trường hợp vay nhiều để thanh toán thì chỉ cần có hợp đồng mua bán là đủ, nhưng khi mà thực hiện mở L/C thanh toán với nước ngoài thì vẫn phải ký quỹ một khoản tiền từ 5% đến 10% giá trị của hợp đồng. Để có thể tạo mối quan hệ tốt và tạo niềm tin ở ngân hàng, Xí nghiệp luôn cố gắng thực hiện thanh toán các khoản nợ đúng hạn. * Với ngân hàng Indovina: Xí nghiệp có mở tài khoản tiền gửi bằng USD và sử dụng các dịch vụ thanh toán của ngân hàng để thanh toán với người cung cấp ở nước ngoài, hoặc vay bằng USD cũng để nhằm mục đích thanh toán. Việc sử dụng các dịch vụ của ngân hàng thì trả phí cũng theo qui định riêng của ngân hàng. Xí nghiệp thường thực hiện mở L/C tại ngân hàng này để thanh toán cho người cung cấp ở nước ngoài. Khi mở L/C thì đòi hỏi phải có tài khoản ký quỹ, tiền trên tài khoản này có thể được lấy từ tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Indovina hoặc là vay trực tiếp của ngân hàng, mức ký quỹ là 5% giá trị hợp đồng. Việc Xí nghiệp được vay cũng phần lớn là dựa vào uy tín của Xí nghiệp với ngân hàng từ trước đến nay. Ta hãy xem tình hình vay và trả nợ vay ngắn hạn bằng VNĐ và bằng USD của XNDPTW I qua số liệu được lấy từ tài khoản 311.1 và 311.2 trong ba năm 1999, 2000 và 2001. TK 311.1 thể hiện vay ngắn hạn bằng VNĐ TK 311.2 thể hiện vay ngắn hạn bằng USD (qui ra đồng VN theo tỷ giá tại thời điểm đó) Bên nợ phản ánh số tiền vay đã trả, bên có phản ánh số tiền vay, dư có phản ánh số tiền còn vay. Qua bảng này ta có thể thấy Xí nghiệp vay ngắn hạn với số lượng khá lớn , nhất là bằng VNĐ. Nhưng Xí nghiệp đều thực hiện thanh toán với ngân hàng. ở đây khoản thanh toán đôi khi được Xí nghiệp trả bằng khoản phải thu khách hàng nhưng chủ yếu vẫn là bằng tiền gửi ngân hàng. Bảng 10: Tình hình vay và trả nợ vay ngắn hạn của XNDPTW I trong năm 1999, năm 2000 và năm 2001. (đơn vị tính: triệu đồng) Tk 311.1 Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Nợ 40.613 39.753 35.987 Có 38.104 43.261 45.632 Số dư cuối năm (Số dư đầu năm:19.137) 16.628 20.136 25.781 TK311.2 Nợ 35.682 34.132 33.353 Có 34.205 35.863 37.914 Số dư cuối năm (Số dư đầu năm :10.057) 8.580 10.311 14.872 3. Các nguồn tài trợ ngắn hạn chính cho hoạt động thanh toán trong kinh doanh của XNDPTW I : 3.1. Vay ngân hàng: Như ở mục trên đã nói vay ngân hàng là một nguồn mà Xí nghiệp có thể sử dụng cho các hoạt động thanh toán của Xí nghiệp. 3.2. Vốn của Xí nghiệp: Xí nghiệp cũng tài trợ cho hoạt động thanh toán của mình bằng chính vốn lưu động của Xí nghiệp hay là bằng doanh thu bán hàng. Đây cũng là một nguồn quan trọng thể hiện khả năng tài chính của Xí nghiệp tốt hay không. 3.3. Vay của CBCNV: Kể từ năm 1996, Xí nghiệp đã thực hiện các đợt vay CBCNV để tài trợ cho nhu cầu vốn ngắn hạn của minh. Các điểm cụ thể trong quá trình huy động vốn này như sau: - Xí nghiệp tổ chức vay CBCNV mỗi tháng một lần. Những người muốn cho Xí nghiệp vay sẽ đăng ký tại phòng tài vụ của Xí nghiệp. - Số tiền mỗi người cho vay không hạn chế. Cho đến nay, mức thấp nhất là 5 triệu đồng và cao nhất là 20 triệu đồng. - Thời hạn cho vay ít nhất là ba tháng và có thể kéo dài tuỳ người cho vay. Với những người cho vay số tiền lớn, nếu muốn rút gốc phải báo trước cho Xí nghiệp ít nhất là một tháng. - Lãi suất trả cho người vay luôn bám sát lãi suất cho vay của ngân hàng và thấp hơn một chút. - Cứ sau ba tháng, Xí nghiệp sẽ tổng kết lại quá trình thực hiện, trả lãi, trả gốc cho những người có nhu cầu. Đến nay, nguồn huy động này đã phục vụ khá hiệu quả cho nhu cầu vốn ngắn hạn của Xí nghiệp. 3.4. Tín dụng thương mại hay mua chịu của nhà cung cấp: Hình thức này chiếm vị trí quan trọng trong nguồn tài trợ ngắn hạn. Bất cứ khách hàng nào có nguyên liệu rẻ, quan hệ tốt thì Xí nghiệp đều có thể thoả thuận mua của họ. Khi thực hiện mua chịu thì Xí nghiệp coi như là được tài trợ một nguồn vốn ngắn hạn từ phía người bán. Qua khảo sát tại Xí nghiệp, để tài trợ cho những kế hoạch kinh doanh ngắn hạn Xí nghiệp thường đi vay vốn ngân hàng và trả bằng chính nguồn thu được từ bán hàng. Tuy nhiên, cũng có lúc Xí nghiệp bị khách hàng nợ đọng, gây ra những khoản phải thu và chưa thu được tiền ngay. Lúc đó, Xí nghiệp sử dụng những khoản tiền nợ từ việc mua hàng mà chưa phải trả ngay để trả nợ ngân hàng hoặc là phải sử dụng vốn lưu động của Xí nghiệp để tài trợ. Trên lý thuyết thì hình thức tài trợ bằng việc trì hoãn các khoản phải trả sẽ rất đắt vì lãi suất nợ quá hạn thường cao và kèm theo những điều khoản khắt khe. Tuy nhiên trong thực tế với tình hình hiện nay, việc áp đặt lãi suất nợ quá hạn giữa các bên mua bán không hề xảy ra thì nguồn tài trợ này nhiều khi lại rất hữu ích cho Xí nghiệp. Chương III Một số giải pháp cho hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I I. Đánh giá khái quát về hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I: 1. Đánh giá chung: Trong chương II chúng ta đã tiến hành xem xét khá sâu một số hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I gồm: Thanh toán với người cung cấp, thanh toán với người mua, thanh toán với nhà nước và thanh toán với ngân hàng. Qua quá trình đó, ta có thể rút ra một số nét lớn về hoạt động thanh toán trong kinh doanh của Xí nghiệp như sau: - Trong hoạt động thanh toán Xí nghiệp vẫn còn sử dụng khá nhiều phương tiện thanh toán là tiền mặt. Việc sử dụng này có thể nói là tốn kém, không an toàn và khi mang đi thanh toán thì thường là với số lượng lớn nên cũng khá bất tiện. Nhưng mặt khác ở nước ta các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt vẫn chưa được sử dụng phổ biến nên Xí nghiệp vẫn phải sử dụng nhiều tiền mặt trong thanh toán là điều khó tránh khỏi. - Khả năng chuyển thành tiền của các khoản phải thu của Xí nghiệp nói chung là không cao. Xí nghiệp có vướng mắc trong chính sách bán chịu đối với người mua: Xí nghiệp cho khách hàng nợ nhiều (tới 90%) - Xí nghiệp thực hiện bán chịu nhiều. Trong suốt ba năm 1999, 2000, 2001 các khoản phải thu của Xí nghiệp luôn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng tài sản lưu động và không có chiều hướng giảm. Mức tiêu thụ sản phẩm của Xí nghiệp luôn ở mức cao nhưng tương ứng với nó là các khách hàng luôn trì hoãn việc trả tiền làm cho thực thu vào Xí nghiệp thấp. Điều này có thể gây ảnh hưởng tới khả năng thanh toán của Xí nghiệp. - Chính sách bán chịu của Xí nghiệp với khách hàng còn dễ dàng không có nhiều ràng buộc gì mấy. Tuy nhiên, điều này cũng có thể thu hút được thêm nhiều khách hàng mới và làm tăng doanh thu. Mặc dù vậy hầu như khách hàng mà Xí nghiệp bán gián tiếp chỉ bó hẹp trong một số công ty thuộc khối trung ương còn các công ty tư nhân, công ty TNHH chỉ chiếm không đáng kể. Mà trên thực tế nhiều khi các công ty tư nhân lại có hoạt động rất tốt có thể giúp Xí nghiệp tiêu thụ được sản phẩm vì họ cũng khá là năng động. - Về tín dụng đối với nhà cung cấp: Xí nghiệp cũng đã phần nào tận dụng được nguồn này như một nguồn tài trợ ngắn hạn, giúp cho Xí nghiệp không bị thiếu vốn tạm thời trong kinh doanh khi chưa đến hạn trả tiền. - Mức vay ngắn hạn của Xí nghiệp như vậy là khá cao. Tuy nhiên khi Xí nghiệp thực hiện chính sách bán chịu như vậy thì khách hàng sẽ có cơ hội để chiếm dụng vốn của Xí nghiệp nhiều hơn dẫn đến tình trạng thiếu vốn tạm thời trong kinh doanh và khi đó Xí nghiệp phải đi vay ngắn hạn. Nhưng việc vay như vậy đã đặt Xí nghiệp vào một tình trạng căng thẳng về khả năng thanh toán. - Các giải pháp phòng rủi ro trong thanh toán của Xí nghiệp đặt ra là khá tốt, nó bổ sung cho các điều khoản dễ dàng của chính sách bán chịu, giúp Xí nghiệp giảm bớt rủi ro. - Về vấn đề các nguồn tài trợ ngắn hạn, Xí nghiệp đã khá thành công trong việc đa dạng hoá các nguồn tài trợ ngắn hạn, cụ thể là vay của cán bộ công nhân viên. Như vậy nhìn chung là hoạt động thanh toán của Xí nghiệp là tương đối tốt nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số mặt chưa được hợp lý cần phải có giải pháp để sửa đổi cho phù hợp hơn. Sở dĩ là như vậy vì có những nguyên nhân như sau 2. Nguyên nhân: 2.1. Nguyên nhân chủ quan: Xí nghiệp đã nhận thức được rằng trong nền kinh tế thị trường để tiêu thụ được nhiều hàng hoá thì phải thoả mãn được nhu cầu của người mua, một trong những nhu cầu đó là được mua chịu. Do vậy Xí nghiệp đã thực hiện một chính sách bán chịu rất rộng. Tuy nhiên việc mở rộng quá như vậy chưa thật hợp lý, chưa kết hợp đề ra những điều kiện bán hàng phù hợp nhất với đối tượng người mua mà cần có sự xem xét cho phù hợp với tình hình hoạt động của Xí nghiệp. Xí nghiệp chưa quan tâm đúng mức tới việc đánh giá tình hình thanh toán thường xuyên để có thể đưa ra các biện pháp cải thiện tình hình thanh toán cho tốt hơn. 2.2. Nguyên nhân khách quan: a. Tìm kiếm thông tin: Khi tiến hàng giao dịch với khách hàng thì một trong những điều kiện cần thiết là Xí nghiệp cần nắm được những thông tin về khách hàng đó, nhất là trong trường hợp bán chịu thì cần phải biết được thông tin về tình hình tài chính của họ. Nhưng việc tìm kiếm những thông tin đó là không phải dễ dàng. Bởi vì là: Tình hình tài chính của một doanh nghiệp thể hiện khá đầy đủ trong các báo cáo tài chính, tuy nhiên vấn đề công khai các báo cáo tài chính này đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam gần như chưa được thực hiện. Ngay cả khi Xí nghiệp đã thu thập được thông tin thì những thông tin đó không bảo đảm có chính xác hay không. b. Nền kinh tế chưa thực sự phát triển cao: Mặc dù trong những năm qua nền kinh tế của nước ta đã có những bước tiến nhanh song vẫn chưa đạt đến một nền kinh tế phát triển cao. Điều này gây ra những khó khăn cho các doanh nghiệp trong hoạt động thanh toán. Thứ nhất, thị trường tài chính của ta chưa phát triển, đặc biệt là thị trường tiền tệ. Bởi thế việc thực hiện mua bán các công cụ nợ là còn rất hạn chế. Thứ hai, những dịch vụ tài chính có thể tạo thuận lợi cho hoạt động thanh toán là hạn chế. Chẳng hạn ở nước ta, chưa có các công ty chuyên về cung cấp các thông tin về doanh nghiệp … Việc tổ chức tốt hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I sẽ giúp cho Xí nghiệp kinh doanh được thuận lợi hơn. Tuy nhiên do có những hạn chế nhất định nên việc này ở Xí nghiệp vẫn chưa đạt được hiệu quả tốt nhất. Do đó cần có những giải pháp để làm cho hoạt động thanh toán trong kinh doanh tốt hơn. II. Một số giải pháp cho hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I: Để cho hoạt động thanh toán trong kinh doanh ở XNDPTW I được tốt hơn, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh chung của Xí nghiệp, em xin đưa ra một số giải pháp như sau: 1. Về thanh toán đối với người cung cấp: Mua chịu của người cung cấp là một nguồn tài trợ ngắn hạn quan trọng, Xí nghiệp cần tận dụng nó hơn nữa hay nói cách khác là cần mở rộng quan hệ tín dụng thương mại với người cung cấp. Xí nghiệp có thể thương lượng với người cung cấp để tăng thời gian thanh toán. Nhưng vấn đề không phải là tăng càng nhiều càng tốt mà vấn đề là Xí nghiệp phải xác định những thời hạn chậm trả sao cho hợp lý trong từng trường hợp cụ thể. Chẳng hạn như người cung cấp đưa ra mức giá cao với việc trả chậm thì việc tăng thời hạn chậm trả là không có lợi. Vì vậy khi tăng thời hạn chậm trả thì Xí nghiệp cũng phải tìm cách thương lượng với người cung cấp để có được mức giá không cao quá, đảm bảo sản xuất ra sản phẩm có giá thành không cao hơn thị trường. Việc thương lượng này là dễ dàng hơn đối với người cung cấp như Công ty DPTWI, công ty DLTWI … khi đổi lại Xí nghiệp cũng dễ dàng với họ hơn trong thanh toán tiền mua hàng của Xí nghiệp. Ngay với những người cung cấp ở nước ngoài Xí nghiệp cũng phải tranh thủ mở rộng quan hệ tín dụng thương mại. Nhất là khi họ đang cần tiêu thụ hàng thì ta có thể thương lượng để nới rộng thời hạn chậm trả mà giá không tăng. Hơn nữa, trong điều kiện hiện nay, việc áp dụng các lãi suất tăng thêm khi cấp tín dụng cũng như phạt % nợ quá hạn là ít xảy ra vì người bán cũng muốn giữ khách hàng, tạo mối quan hệ tốt, cho nên, trong nhiều trường hợp Xí nghiệp nên tận dụng nguồn tài trợ này và do đó có thể hạn chế được chi phí sử dụng vốn do phải trả lãi nếu đi vay ngân hàng. 2. Về thanh toán với người mua: ở đây, Xí nghiệp cần xem xét lại chính sách bán chịu của mình. Như đã khảo sát ở trên, với chính sách bán chịu như vậy Xí nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc thu tiền của khách hàng nợ đọng, điều này thể hiện ở con số của khoản mục phải thu trong báo cáo tài chính của Xí nghiệp là khá cao. Chính sách bán chịu là kết quả của việc lựa chọn giữa các khả năng tăng lợi hoặc tăng rủi ro do chính sách này gây ra. Chính sách bán chịu có tác động đến tăng tiêu thụ nhưng đồng thời sẽ tăng các khoản phải thu và tăng xác suất không thu được tiền. Do đó, Xí nghiệp cần có những phương án tốt nhất trong mọi trường hợp quyết định bán chịu sao cho không bị chiếm dụng vốn nhiều, đồng thời không làm mất thị trường và khách hàng. Theo em, Xí nghiệp nên lưu ý một số vấn đề sau đây khi thực hiện chính sách bán chịu: a. Các tiêu chuẩn tín dụng: Như ở phần lý thuyết đã trình bày, khi quyết định bán chịu cho khách hàng Xí nghiệp nên thực hiện phân tích chính sách bán chịu. Trong đó Xí nghiệp cần xác định các tiêu chuẩn tín dụng. Trước hết Xí nghiệp cần thu thập các thông tin về khách hàng, sau đó sẽ đánh giá phẩm chất tín dụng của họ. Không có một công thức chung nhất để đánh giá nhưng có một cách chung nhất để xem xét dựa trên năm yếu tố sau đây: Đặc điểm: Sự sẵn sàng của khách hàng trong việc thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Năng lực: Khả năng của khách hàng để thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Vốn : Dự trữ tài chính của khách hàng. Tài sản thế chấp: Tài sản cam kết dùng để thế chấp trong trường hợp vỡ nợ. Các điều kiện: Các điều kiện kinh tế nói chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng. Dựa vào đó Xí nghiệp sẽ đánh giá khách hàng và quyết định có cho mua chịu hay phải thanh toán ngay Công việc này có thể tốn kém thời gian, nhân lực… nhưng nó sẽ giúp Xí nghiệp quản lý tốt hơn các khoản phải thu. b. Sắp xếp khách hàng theo tiêu chuẩn tín dụng: Căn cứ theo tiêu chuẩn đưa ra, Xí nghiệp có thể chia khách hàng ra làm nhiều loại để có chính sách bán hàng thích hợp, chẳng hạn Xí nghiệp có thể phân chia như sau: - Các khách hàng đã có quan hệ lâu dài với Xí nghiệp và uy tín về việc thanh toán tiền là cao. Đó là các khách hàng cấp I như Công ty DPTW I, Công ty dược liệu TW I… - Các khách hàng có quan hệ lâu dài với Xí nghiệp, nhưng vẫn có lúc nợ đọng, chiếm dụng vốn của Xí nghiệp như các công ty cấp II( công ty ở cấp tỉnh)… - Các khách hàng ít có quan hệ lâu dài với Xí nghiệp , các nhà thuốc, các công ty TNHH mà Xí nghiệp thường có quan hệ bán lẻ và biết khá ít về họ. Số lượng các khách hàng này thường lớn. Thường là họ thực hiện thanh toán ngay không có mua chịu vì giá trị hàng mua thường nhỏ. Trên cơ sở sự phân loại như vậy, Xí nghiệp nên có những chính sách khác nhau với từng loại khách hàng như sau: - Đối với các khách hàng quen thuộc đã có uy tín từ lâu, xác suất không trả tiền của họ là thấp, Xí nghiệp nên áp dụng cho họ một chính sách tín dụng mềm dẻo và mở rộng nhằm tăng doanh số bán là chủ yếu. Thường thì họ mua hàng của Xí nghiệp với khối lượng lớn nên có thể cho họ chịu với thời gian dài hơn 30 ngày. Việc tăng giá lên khi tăng thời hạn bán chịu ở Xí nghiệp là hầu như không có. Chính vì vậy, trong điều kiện hiện nay, Xí nghiệp chưa nên tăng giá đối với các khoản bán chịu mà vẫn giữ nguyên giá để giữ được khách hàng , duy trì thị trường và làm tăng khối lượng bán. Có như vậy, Xí nghiệp sẽ tăng được doanh thu và những khoản phải thu có xác suất an toàn cao sẽ chắc chắn được thu về. - Đối với các khách hàng cấp II và III ở các tỉnh, huyện thì Xí nghiệp nên thu hẹp chính sách bán chịu hơn. Thực tế cho thấy không ít lần các khách hàng này dây dưa trong thanh toán, chiếm dụng vốn của Xí nghiệp khá nhiều. Chính vì vậy, đối với các khách hàng này, Xí nghiệp cũng có thực hiện bán chịu nhưng phải có những điều khoản chặt chẽ kèm theo như kiểm tra BCTC, tình hình ngân quỹ … và thời hạn chịu cũng có thể dài hơn 30 ngày nhưng ít hơn so với loại khách hàng trên. - Đối các khách hàng ít có quan hệ lâu dài với Xí nghiệp , các nhà thuốc, quầy thuốc, vì số lượng khách hàng loại này là lớn nên Xí nghiệp sẽ lập một danh sách và xếp loại họ theo độ tin cậy căn cứ vào tình hình kinh doanh hiện tại của họ cũng như các quan hệ với Xí nghiệp trước đây. Trên cơ sở đó mà có nhưng quyết định đúng đắn trong việc bán hàng thu tiền ngay hay cho chịu. Và nếu có cho chịu thì vẫn giữ nguyên thời hạn là 30 ngày như Xí nghiệp đang áp dụng. Tuy nhiên, những ý kiến trên chỉ là ý kiến chung về các loại khách hàng của Xí nghiệp. Còn trong từng trường hợp cụ thể khác nhau, với bất cứ khách hàng nào cũng vậy, Xí nghiệp cần đánh giá đầy đủ các tác động của trường hợp cụ thể này đến doanh thu và lợi nhuận của Xí nghiệp. Với tình hình của Xí nghiệp, việc áp dụng mô hình tính NPV để đưa ra quyết định có nên bán chịu cho khách hàng hay không? như đã nêu ở chương I là không đơn giản vì việc tính toán là phức tạp. Do đó với mỗi trường hợp cụ thể, bên cạnh việc đưa ra các tiêu chuẩn tín dụng, Xí nghiệp có thể dựa vào những biến số như: - Dự kiến tiêu thụ - Giá hàng hoá tiêu thụ - Các chi phí khác như chi phí quản lý, chi phí thu hồi nợ … - Chiết khấu đề nghị - Thời gian thu hồi nợ dài hay ngắn. sau đó sẽ đưa ra các quyết định: - Nếu doanh số tăng thêm do hàng hoá bán được tăng thêm do bán chịu mà lớn hơn các chi phí phát sinh và chắc chắn khách hàng sẽ trả tiền thì Xí nghiệp nên bán chịu cho họ, dù là khách hàng nào. - Nếu Xí nghiệp đang ở tình trạng cần tiền mặt và khả năng thanh toán đang căng thẳng thì Xí nghiệp nên hạn chế các hợp đồng bán chịu và thu tiền ngay hoặc chỉ chấp nhận những hợp đồng với thời hạn ngắn và chắc chắn. c. Thời gian bán chịu: Việc xác định thời gian bán chịu là quan trọng. Trên thực tế Xí nghiệp chưa xác định thời gian này một cách có căn cứ mà khách hàng nào cũng đều áp dụng là 30 ngày hết. Bởi vậy để xác định được thời gian bán chịu phù hợp với từng loại khách hàng, Xí nghiệp cần phải căn cứ vào những yếu tố sau: - Chu kỳ kinh doanh của khách hàng: Đây là một yếu tố rất quan trọng để quyết định thời kỳ bán chịu cho khách hàng. Chu kỳ kinh doanh được tính toán dựa vào một số số liệu trong báo cáo tài chính như đã được đề cập ở chương I. Nói chung Xí nghiệp không nên cấp tín dụng thương mại vượt quá chu kỳ kinh doanh của khách hàng, nhưng cũng không nên quá ngắn, chưa đủ tài trợ cho thời kỳ dự trữ của khách hàng. Thời kỳ bán chịu mà Xí nghiệp đưa ra nên đảm bảo tài trợ được một phần cho thời kỳ phải thu của khách hàng. - Nhu cầu tiêu dùng và đối thủ cạnh tranh: Cầu về thuốc trên thị trường thì luôn lớn và không có xu hướng giảm nhưng đồng thời cung cũng ngày càng tăng do thuốc ngoại tràn ngập vào thị trường nhiều. Bởi vậy, thị trường thuốc trong tương lai vẫn là một thị trường có tính cạnh tranh cao. Hơn nữa các doanh nghiệp sản xuất thuốc trong nước cũng không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để có thể cạnh tranh với hàng ngoại nhập. Mặc dù sản phẩm của Xí nghiệp là có chất lượng cao nhưng để tiêu thụ được nhiều hàng trong tình hình như vậy thì Xí nghiệp có thể qui định thời kỳ bán chịu rộng hơn, nhất là đối với khách hàng cấp I. - Rủi ro tín dụng: Đó là khả năng khách hàng không trả tiền. - Khối lượng mua hàng: Nhìn chung, khối lượng mua hàng của khách hàng càng lớn, thời kỳ bán chịu có thể được qui định càng dài. d. Công tác theo dõi và thu hồi các khoản nợ: Hiện nay, việc theo dõi công nợ do phòng tài vụ và phòng kinh doanh của Xí nghiệp đảm nhận. Nhìn chung, việc theo dõi và thu hồi nợ được Xí nghiệp làm khá tốt. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những khách hàng mà bộ phận theo dõi không thể kiểm soát đầy đủ được, để dây dưa nợ đọng kéo dài quá thời hạn. Chính vì vậy, Xí nghiệp nên có những ký kết chặt chẽ với họ ngay từ khi bán hàng, bắt buộc họ giao những BCTC mới nhất để biết được tình hình. Trong quá trình cho chịu tiền thì Xí nghiệp phải chặt chẽ hơn nữa trong việc theo dõi các khoản tín dụng thương mại được cung cấp. Thường xuyên cập nhập những thông tin về tình hình tài chính của khách hàng cũng như thường xuyên giám sát, đôn đốc nhắc nhở khách hàng về nghĩa vụ của họ. Một điểm nữa như đã đề cập ở chương II, đó là thực tế Xí nghiệp chưa áp dụng các điều khoản phạt khi khách hàng để quá hạn chưa trả tiền theo thoả thuận. Điều này đã làm cho một số khách hàng lợi dụng dây dưa không thanh toán nợ đúng hạn. Mặc dù là đã có quan hệ lâu dài với khách hàng hay không thì Xí nghiệp vẫn nên áp dụng các hình thức như phạt % nợ quá hạn trên doanh số bán hay phạt theo một số tiền nhất định, tuy nhiên mức này không nên lớn quá chỉ đủ để báo động cho khách hàng lần sau phải thực hiện thanh toán nghiêm chỉnh hơn. Các biện pháp như vậy có thể lưu ý khách hàng nhiều hơn trong việc thực hiện nghĩa vụ của họ. Như vậy, Xí nghiệp sẽ đạt được nhiều thành công trong chính sách tín dụng thương mại của mình. Ngoài xem lại chính sách bán chịu, thì Xí nghiệp cũng không nên bỏ qua nguồn tín dụng thương mại từ người mua. Khi họ có nhu cầu lớn, gấp về sản phẩm của Xí nghiệp, Xí nghiệp có thể thương lượng để họ cấp vốn trước làm quá trình sản xuất diễn ra trôi chảy và nhanh hơn, đáp ứng tốt nhu cầu của họ và nhất là khi khả năng thanh toán của Xí nghiệp hiện tại đang khó khăn hay đang có nhu cầu vốn lớn. 3. Về phương thức và phương tiện thanh toán: Trong việc thực hiện thanh toán để tiết kiệm thời gian và chi phí (như chi phí vận chuyển, chi phí cất giữ) thì Xí nghiệp nên hạn chế việc sử dụng tiền mặt nhất là đối với các khoản thanh toán lớn. Ngoài các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt mà Xí nghiệp đã sử dụng như đã nêu ở chương II thì Xí nghiệp cũng nên sử dụng nhiều hơn hình thức thanh toán bằng séc. Séc có rất nhiều loại và được sử dụng rất tiện lợi. Việc thanh toán bằng séc ở nước ta cũng đang được phát triển rộng rãi và hình thức này cũng chiếm một tỷ lệ khá lớn trong các hình thức thanh toán không bằng tiền mặt tại các ngân hàng. Việc thanh toán bằng séc cũng coi như là một hình thức bảo đảm trong trường hợp người bán không tin tưởng nhiều ở người mua. 4. Đa dạng hoá các nguồn tài trợ ngắn hạn của XNDPTW I để đảm bảo khả năng thanh toán: Như đã nêu, trong nền kinh tế thị trường phát triển, có rất nhiều loại hình tài trợ ngắn hạn cho một doanh nghiệp. Hiện tại, ngoài nguồn vốn tự cóthì các doanh nghiệp cũng không có nhiều sự lựa chọn về nguồn vốn tài trợ ngắn hạn do các công cụ huy động như trái phiếu, tín phiếu chưa được phổ biến. Vì vậy, Xí nghiệp nên tận dụng nguồn tài trợ từ chính CBCNV trong Xí nghiệp. Nguồn này có ưu điểm là rẻ hơn lãi suất vay ngân hàng, khối lượng huy động không phải là ít và thời hạn lâu dài. Thực tế Xí nghiệp đã thành công trong việc huy động nguồn tài trợ này. Để có thể phục vụ tốt và kịp thời hơn cho nhu cầu thanh toán trong ngắn hạn, Xí nghiệp nên cải tiến một số phương thức như: tăng lãi suất (tất nhiên vẫn đảm bảo thấp hơn lãi suất cho vay của ngân hàng), có chế độ khen thưởng với những người mua với số tiền lớn. Hơn nữa, việc thực hiện tốt và lâu dài phương thức huy động từ cán bộ CNV này có thể là một tiền đề rất tốt cho Xí nghiệp để tiến tới hoà nhập vào quá trình cổ phần hoá các doanh nghiệp nhà nước - mà Xí nghiệp cũng đang chuẩn bị thực hiện. Trong tương lai, khi thị trường tài chính và thị trường chứng khoán phát triển, Xí nghiệp có thể huy động vốn tài trợ cho ngắn hạn bằng cách phát hành trái phiếu. Việc phát hành này sẽ rất có lợi, giúp huy động được nguồn vốn lớn mà chi phí có thể thấp hơn là vay ngân hàng, việc huy động bao nhiêu là Xí nghiệp có thể chủ động được. Hơn nữa việc phát hành này cũng sẽ thuận lợi vì Xí nghiệp là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động có hiệu quả, lại đang chuẩn bị tiến tới cổ phần hoá. Ngoài ra trong tương lai Xí nghiệp có thể vay vốn ngắn hạn tại các công ty tài chính, một loại hình trung gian tài chính mới phát triển mấy năm trở lại đây. Việc từ bỏ bạn hàng quen thuộc là ngân hàng không phải là dễ, tuy nhiên với hình thức mới này nếu Xí nghiệp thực hiện vay vốn thì sẽ có nhiều ưu đãi vì họ mới phát triển nên cũng sẽ có những điều kiện dễ dàng hơn cho khách hàng. Mặc dù hiện nay do các công ty tài chính đều là thuộc các tổng công ty lớn nên phạm vi khách hàng của họ chỉ chủ yếu là các công ty thành viên và các doanh nghiệp có quan hệ kinh doanh với tổng công ty nhưng trong tương lai họ sẽ mở rộng phạm vi khách hàng và sẽ là một nguồn tài trợ vốn đáng kể cho các doanh nghiệp bên cạnh hình thức truyền thống là các ngân hàng thương mại. 5. Tổ chức đánh giá thường xuyên hoạt động thanh toán: Qua thực tập, em nhận thấy việc đánh giá tình hình thanh toán không được Xí nghiệp chú trọng nhiều mà chỉ thực hiện tính toán một số chỉ tiêu trong thuyết minh báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ. Để có thể thực hiện tốt hơn hoạt động thanh toán, làm hoạt động kinh doanh có hiệu quả hơn, Xí nghiệp nên thực hiện đánh giá thường xuyên hoạt động thanh toán để có thể đưa ra những giải pháp thích hợp và rút kinh nghiệm cho những kỳ sau. Xí nghiệp có thể áp dụng một số chỉ tiêu như đã nêu ở trong chương I. ở đây, Xí nghiệp nên thực hiện tính toán chu kỳ kinh doanh và chu kỳ tiền mặt để có thể chủ động hơn trong việc huy động nguồn cho hoạt động thanh toán hay là căn cứ vào chu kỳ kinh doanh để đưa ra được thời hạn chậm trả với người mua hoặc thương lượng thời hạn mua chịu với người cung cấp… ở XNDPTW I, chu kỳ hoạt động này có thể được tính như sau: Ta lấy số liệu trên BCĐKT trong hai năm 2000 và năm 2001 kết hợp với BCKQKD của hai năm này. Trình tự làm như sau: a. Trong năm 2000: Dựa vào số liệu của BCĐKT và BCTN năm 2000, ta lấy các khoản mục phải thu, phải trả đầu năm, cuối năm rồi tính bình quân cho cả năm được kết quả như sau: Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Bình quân Dự trữ 24.292.251.045 17.954.877.723 21.123.564.384 Các khoản phải thu 8.351.606.891 12.874.413.399 10.613.010.145 Các khoản phải trả 5.311.024.761 2.147.776.287 3.729.400.524 Chu kỳ kinh doanh = Chu kỳ dự trữ + Chu kỳ chờ thu tiền Để tính được chu kỳ dự trữ của Xí nghiệp, ta tính số lần dự trữ Tổng giá thành hàng hoá bán ra Số lần dự trữ = Dự trữ bình quân 102.533.208.342 = = 4,854 lần 21.123.564.384 Sau đó tính độ dài của chu kỳ dự trữ như sau: 365 ngày 365 Độ dài của chu kỳ dự trữ = = = 75,196 ngày Số lần dự trữ 4,854 Tương tự ta có thể tính độ dài của chu kỳ chờ thu tiền như sau: Tổng doanh thu bán chịu Số lần chờ thu tiền = Số phải thu bình quân trong năm 102.533.208.342 = = 9,661 lần 10.613.010.145 365 ngày 365 Độ dài chu kỳ chờ thu tiền = = = 37,78 ngày Số lần chờ thu tiền 9,661 Chu kỳ kinh doanh được tính như sau: Chu kỳ kinh doanh = Chu kỳ dự trữ + Chu kỳ chờ thu tiền = 75,196 + 37,78 = 112,976 ngày Tiếp đó ta sẽ tính chu kỳ tiền mặt của XNDPTW I Để tính được trước hết ta tính độ dài của chu kỳ trả tiền: Tổng giá thành hàng hoá bán ra Số lần trả tiền = Mức trả tiền bình quân trong năm 102.533.208.342 = = 27,493 lần 3.729.400.524 Độ dài của chu kỳ trả tiền là: 365 ngày 365 Độ dài của chu kỳ trả tiền = = = 13,276 ngày Số lần trả tiền 27,493 Điều này có nghĩa là cứ 13,276 ngày, Xí nghiệp lại phải trả tiền cho các hoá đơn mua hàng. Cuối cùng chu kỳ tiền mặt được xác định như sau: Chu kỳ tiền mặt = Chu kỳ kinh doanh - Chu kỳ trả tiền = 112,976 - 13,276 = 99,7 ngày Có nghĩa là thời gian bình quân kể từ khi Xí nghiệp phải chi tiền cho đến khi thu được tiền bán hàng hoá là 99,7 ngày. b. Trong năm 2001: Với cách tính tương tự, ta tính được các chu kỳ hoạt động của XNDPTW I và tóm tắt quá trình tính toán cả hai năm như bảng sau: Bảng 11: Các chu kỳ hoạt động của Xí nghiệp Khoản mục Số ngày (năm2000) Số ngày (năm 2001) So sánh 2001/2000 Số ngày (+/-) % 1. Độ dài chu kỳ dự trữ 75,196 56,089 -19,107 74,59 2. Độ dài chu kỳ chờ thu tiền 37,78 47,307 9,527 125,217 3. Chu kỳ kinh doanh (1+2) 112,976 103,396 -9,58 91,52 4. Độ dài chu kỳ trả tiền 13,276 8,387 -4,889 63,174 5. Chu kỳ tiền mặt (3-4) 99,7 95,009 -4,691 95,295 Qua bảng này ta có thể thấy là chu kỳ kinh doanh và chu kỳ tiền mặt của Xí nghiệp năm 2001 so với năm 2000 là đều giảm. Chứng tỏ thời gian trung bình của Xí nghiệp từ khi xuất tiền mua NVL cho đến khi thu được tiền bán sản phẩm đã giảm đi. Sự giảm này chủ yếu là do chu kỳ dự trữ giảm nhiều. Tuy nhiên chu kỳ chờ thu tiền của Xí nghiệp lại cũng tăng lên khá nhiều, chứng tỏ khả năng chuyển thành tiền của các khoản phải thu không cao hay như đã nói ở trên trong chính sách bán chịu của Xí nghiệp có vấn đề nợ đọng kéo dài. Như vậy khi thực hiện tính toán chu kỳ hoạt động như thế này thì Xí nghiệp có thể đánh giá tốt hơn hoạt động thanh toán của Xí nghiệp. 6. Thực hiện tốt các hoạt động khác có liên quan: Trong một guồng máy, các bộ phận phải phối hợp với nhau chặt chẽ thì guồng máy đó mới hoạt động. Tương tự như vậy, trong một doanh nghiệp, để hoạt động kinh doanh được tiến hành thuận lợi, các bộ phận, phòng ban chức năng phải phối hợp ăn ý, bộ phận này tạo điều kiện cho bộ phận khác thực hiện nhiệm vụ. Để thực hiện tốt hoạt động thanh toán thì cũng cần có sự phối hợp của các bộ phận khác. Thứ nhất, hoạt động thanh toán có liên quan chặt chẽ tới việc quản lý ngân quỹ. Bộ phận ngân quỹ cần căn cứ vào kế hoạch, dự kiến hoạt động thanh toán để có thể lên kế hoạch ngân quỹ cho phù hợp, đảm bảo là tìm được nguồn tài trợ cho sự thiếu hụt ngân quỹ. Nguồn tài trợ này vừa phải đảm bảo rẻ vừa phải có tính ổn định cao. Thứ hai, khi thực hiện một số nội dung mới trong chính sách bán chịu như đã đề cập thì Xí nghiệp cũng cần chú ý xây dựng chính sách quản lý dự trữ hàng hoá tối ưu, đảm bảo đủ hàng để cung cấp. Thực hiện như vậy sẽ còn làm giảm chi phí và tăng lợi nhuận nói chung cho Xí nghiệp. III. Kiến nghị với nhà nước: 1. Đảm bảo về môi trường pháp lý: Để quyết định nên hay không nên bán chịu cho một khách hàng cụ thể, điều không thể thiếu là doanh nghiệp bán phải có được các thông tin cần thiết về khách hàng. Trong các thông tin này, thông tin từ các báo cáo tài chính là rất quan trọng. ở Việt Nam để lấy được thông tin từ các báo cáo tài chính là rất khó khăn vì các doanh nghiệp luôn giữ bí mật về các báo cáo tài chính của họ, mặc dù nhà nước đã có một số quyết định về việc công khai các báo cáo tài chính đối với các doanh nghiệp. Tất nhiên, việc giữ bí mật trong kinh doanh là cần thiết nhưng công khai hoá báo cáo tài chính là việc nên làm để lành mạnh hoá các hoạt động trong kinh doanh, tránh các hiện tượng lừa đảo… Do đó nhà nước cần đưa ra các quy định mạnh mẽ hơn về việc công khai báo cáo tài chính và bảo đảm thông tin từ các báo cáo này là có độ tin cậy cao. Và cần tổ chức kiểm tr việc làm này ở các doanh nghiệp . 2. Tạo môi trường kinh doanh thuận lợi: Cần tiếp tục xây dựng một thị trường tài chính phát triển, bao gồm cả thị trường vốn và thị trường tiền tệ. Phát triển thị trường tiền tệ sẽ giúp cho việc lưu thông các giấy tờ có giá ngắn hạn được dễ dàng. Do đó tạo điều kiện cho các doanh nghiệp sử dụng được các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt thuận lợi hơn, tiết kiệm được chi phí và thời gian so với thanh toán bằng tiền mặt. Nhà nước cũng cần tạo điều kiện để sớm hình thành các công ty cung cấp các dịch vụ tài chính như các công ty cung cấp thông tin tín dụng của các doanh nghiệp, hình thành các công ty mua nợ… ,việc này sẽ hỗ trợ nhiều cho các doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh của họ, đặc biệt là trong hoạt động thanh toán. Để hoạt động thanh toán của Xí nghiệp được ổn định, đặc biệt là thanh toán với người cung cấp và thanh toán với người mua, thì nhà nước cần phải có chính sách để ổn định tỷ giá tránh trường hợp tỷ giá không ổn định, đồng VN bị giảm giá như trong những năm qua. Hơn nữa nhà nước cũng cần có chính sách để tránh tình trạng thuốc nhập ngoại tràn lan trên thị trường như hiện nay, dẫn tới sự cạnh tranh nhiều khi là không lành mạnh, bất chấp pháp luật để giảm bớt khó khăn cho các doanh nghiệp nhà nước trong đó có XNDPTW I: không còn phải bán giá thấp quá, có thể cấp chi phí khuyến mại cao để hấp dẫn khách hàng hơn. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường để tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp không thể không quan tâm tới hoạt động thanh toán của mình. Đó là một trong những hoạt động quan trọng của doanh nghiệp có ảnh hưởng nhiều tới kết quả của cả kỳ sản xuất kinh doanh. Nếu hoạt động thanh toán được tổ chức tốt thì sẽ góp phần không nhỏ trong việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp là tối đa hoá giá trị sở hữu. Hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp không phải là mới mẻ mà nó phát sinh từ ngay khi có hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên để tổ chức tốt thì không phải là vấn đề dễ dàng và các doanh nghiệp cũng luôn cố gắng để hoàn thiện hơn hoạt động này. Do những khó khăn như vậy cộng với trình độ còn hạn chế, em không tránh khỏi những thiếu sót khi đưa ra những ý kiến chủ quan. Em rất mong được thầy cô chỉ bảo thêm. Em xin gửi lời cám ơn đến các thầy cô giáo khoa Ngân hàng - Tài chính trường đại học Kinh tế quốc dân, các cô chú trong phòng tài vụ của Xí nghiệp dược phẩm trung ương I đã nhiệt tình tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt thực tập và cho em những ý kiến quí báu để hoàn thành chuyên đề thực tập. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo Nguyễn Thị Kim Quý đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành chuyên đề. Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình tài chính doanh nghiệp- PTS. Lưu Thị Hương chủ biên 2. Quản lý tài chính doanh nghiệp- Josette Peyrard - NXB Thống kê 1994 3. Tín dụng tài trợ XNK thanh toán quốc tế và kinh doanh ngoại tệ Tác giả : Lê Văn Tư 4. Một số tạp chí chuyên ngành : Tài chính, Thị trường tài chính tiền tệ 5. Báo cáo quyết toán của Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương I năm 1999,2000 và năm 2001 6. Các số liệu trên sổ cái của Xí nghiệp dược phẩm Trung ương I.