Đề tài Kế hoạch tổ chức sự kiện Honda – Ngày hội vì môi trường

CHƯƠNG I – LÝ THUYẾT CHUNG VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN Khái niệm sự kiện ( Event ) Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Thực tế cho thấy, nhiều công ty lớn đã dám bỏ ra hàng triệu USD mỗi năm để tổ chức các sự kiện và đã đạt được không ít thành công nhờ tăng được doanh số bán. Nhưng không phải lúc nào điều này cũng xảy ra. Để tổ chức một sự kiện thành công, doanh nghiệp, tổ chức phải lựa chọn một thời điểm hoặc một lý do thích hợp. Ngoài ra, cũng cần phải lưu ý rằng, một sự kiện, dù lớn hay nhỏ, sẽ không có tác dụng nếu nó đứng một mình. Trong tiếp thị, có thể sử dụng hình thức quảng cáo hay làm công tác quan hệ công chúng (public relations – PR) mà không cần phải tổ chức một sự kiện. Nhưng để một sự kiện có tác dụng, thì doanh nghiệp, tổ chức phải phối hợp cả quảng cáo và PR. Việc phối hợp ba công cụ này cũng khác nhau tuỳ theo mỗi loại sự kiện. Event là những sự kiện, hoạt động được diễn ra tại một thời điểm hoặc trong một khoảng thời gian nhất định, một không gian (địa điểm cụ thể) tập trung ý tưởng, nguồn lực nhằm mục đích truyền đạt những thông điệp, tạo ấn tượng và thu hút sự quan tâm, chú ý với các đối tượng công chúng. Abviet.com – Tổ chức sự kiện – Phương pháp PR luôn hiệu quả Các loại sự kiện Khai trương Khai trương là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện. Để có tác dụng tốt, daonh nghiệp phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đển khách hàng, đó là: ”Chúng tôi đã có mặt. Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tối hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn”. Phải làm cho khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buỗi lễ khai trương.Nên tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm sáng tạo. Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, bạn có thể dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương. Hay để cho buổi lễ khai trương thêm phần ấn tượng, có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho những người đến dự. Ngoài ra, cũng có thể nghĩ ra những cách để ghi nhớ và cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật. Giới thiệu sản phẩm mới Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Tuy nhiên, không nên để những chương trình này kéo dài quá mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính của doanh nghiệp là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ. Nói một cách khác, những chương trình giải trí và biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm/dịch vụ của công ty vẫn là phần “cốt lõi”. Ngoài ra, trong hoạt động này cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới. Các kỳ nghỉ, các ngày lễ Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để tổ chức các sự kiện đặc biệt. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải xây dựng được những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp muốn gửi gắm đến khách hàng. Sự xuất hiện của những người nổi tiếng Làm việc với những người nổi tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị. Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là cần phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty hay không. Nên đối xử với những người nổi tiếng theo một tác phong “chuyên nghiệp” và nên báo cho họ biết trước chương trình chi tiết. Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, cũng phải xác định xem đối tượng khách hàng mà daonh nghiệp, tổ chức muốn thu hút là ai, muốn đưa tin về sự kiện xuất hiện của các nhân vật này trên các phương tiện truyền thông nào và muốn tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng, đồng tài trợ . Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, doanh nghiệp còn có thể tham gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp…Nhưng nên nhớ rằng, không phải chương trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp. Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty và phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Kỷ niệm thành lập Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức. Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh nghiệp tự hào và nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại. Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp để doanh nghiệp mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ. Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng. Tuy nhiên, những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc. Nghĩa là, doanh nghiệp phải chứng minh được tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi. Mọi người cần phải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng. Và một điều quan trọng là nếu đã hứa hẹn có những giải thưởng nào thi phải giữ đúng lời hứa. Vai trò của tổ chức sự kiện trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. - Event giúp doanh nghiệp, tổ chức xác lập một thị trường mục tiêu hay một lối sống cụ thể. Thông qua chương trình sự kiện, các nhà Marketing có thể xác lập mối quan hệ giữa thương hiệu tới nhóm khách hàng mục tiêu đã lựa chọn sản phẩm. Người tiêu dùng có thể được phân nhóm theo địa lý, nhân khẩu, sinh học, hoặc hành vi theo từng sự kiện. Đặc biệt các sự kiện có thể được lựa chọn dựa trên thái độ của những người tham gia vào việc sử dụng các sản phẩm hoặc nhãn hiệu nhất định. - Event làm tăng nhận thức của công chúng về công ty và tên sản phẩm Việc tài trợ cho các event lớn được truyền hình trực tiếp trên toàn thế giới thường đem lại cho thương hiệu sự xuất hiện mang tính ổn định – đây là điều kiện cần thiết để xây dựng nhận thức về thương hiệu đó. Bằng việc lựa chọn khéo léo các sự kiện và hoạt động, nhận thức về thương hiệu có thể được củng cố trong tâm trí người tiêu dùng. - Tạo dựng và củng cố mối liên hệ thương hiệu chính yếu Bản thân các sự kiện có các liên tưởng mà có thể giúp tạo và củng cố các liên tưởng về thương hiệu sản phẩm. Trong một số trường hợp bản thân các sản phẩm có thể được sử dụng tại các sự kiện. Thông qua việc sử dụng tại các sự kiện, khả năng xuất hiện tại các ống kính truyền hình càng cao và thể hiện sự lớn mạnh của thương hiệu vì được sử dụng rộng rãi trong chương trình. - Tăng cường hình ảnh của công ty. Việc tài trợ được xem như cách bán hàng trực tiếp và là một phương tiện tăng cường hình ảnh của công ty như một công ty tốt, công ty có uy tín…bằng cách đó họ mong rằng khách hàng sẽ tin tưởng công ty và sau này sẽ lựa chọn sản phẩm của công ty trong sô rất nhiều các sản phẩm khác. Cocacola là một ví dụ điển hình về nỗ lực tạo ảnh hưởng tích cực đối với sản phẩm thông qua các hoạt động tài trợ dài hơn dành cho các sự kiện mà họ cho là có nhiều ảnh hưởng đến quan điểm người tiêu dùng. - Thể hiện sự cam kết của thương hiệu với cộng đồng hoặc về các vấn đề xã hội. Những hoạt động này thường được gọi là hoạt động marketing từ thiện, những sự tài trợ này thường liên quan đến các tổ chức phi lợi nhuận và từ thiện. - Tăng cường lòng trung thành của khách hàng và những nhân viên tài năng. Nhiều sự kiện có các khu nghỉ riêng và những dịch vụ hoặc hoạt động đặc biệt giành cho các nhà tài trợ và khách hàng của họ. Gắn kết khách hàng với các sự kiện như vậy hoặc bằng nhiều cách khác nhau có thể tạo sự tin tưởng và thiết lập các hợp đồng kinh doanh có giá trị. Từ các quan điểm của nhân viên, các sự kiện có thể tạo sự tham gia, giáo dục đạo đức hay một biện pháp đãi ngộ, khuyến khích. - Tạo cơ hội xúc tiến bán hàng và bán hàng Nhiều nhà marketing đã đưa ra các biện pháp như tổ chức các cuộc thi, xổ số, bán hàng trực tuyến, các hoạt động marketing khác cùng với sự kiện mời khách tham gia nhằm thu hồi phản hồi từ phía người tiêu dùng. Các hoạt động event là một cơ hội tốt nhất cho doanh nghiệp tiến hành xúc tiến các hoạt động bán hàng và tiêu thụ sản phẩm. Chương II – Kế hoạch tổ chức sự kiện “Honda – Ngày hội vì môi trường” 2.1. Tổng quan về Honda Công ty động cơ Honda được thành lập ngày 24 tháng 9 năm 1948. Ông Soichiro Honda đã nhân cơ hội nước Nhật có nhu cầu đi lại nhiều, cho dù nền kinh tế Nhật vốn bị hủy hoại sau Thế chiến thứ hai lúc ấy rất thiếu thốn nhiên liệu và tiền bạc, để thành lập công ty. Công ty đã gắn động cơ vào xe đạp tạo ra một phương tiện đi lại hiệu quả và rẻ tiền. Sau chiến tranh, cơ sở sản xuất pít-tông Honda gần như bị phá hủy. Soichiro Honda lập một công ty mới mà tiếng Nhật gọi là "Công ty trách nhiệm hữu hạn nghiên cứu Honda". Cơ sở đầu tiên của công ty có cái tên phô trương này thật ra chỉ là một nhà xưởng bình thường làm bằng gỗ và cũng là nơi ông Honda cùng cộng sự gắn động cơ cho xe đạp. Điều thú vị là cái tên công ty theo tiếng Nhật này vẫn được giữ đến nay để vinh danh nỗ lực của Soichiro Honda. Công ty Honda Hoa Kỳ được thành lập năm 1958. Honda bắt đầu sản xuất từ xe máy tới xe tay ga. Soichiro Honda nhanh chóng phục hồi lại công ty sau những thua lỗ trong thời chiến. Cuối thập niên 1960, Honda chiếm lĩnh thị trường xe máy thế giới. Đến thập niên 1970 công ty trở thành nhà sản xuất xe máy lớn nhất thế giới và từ đó đến nay chưa bao giờ để mất danh hiệu này. Tời năm 1972 Công ty bắt đầu tham gia thị trường sản xuất xe ôtô và đến nay đã trở thành một thương hiệu cung cấp xe hơi hoàn thiện nhất và uy tín bậc nhất trên thế giới. Hiện nay Honda có chi nhánh ở hầu hết tất cả các nước trên thế giới với một thị trường vô cùng rộng lớn, Honda đang ngày càng khẳng định thương hiệu mạnh của mình với các đối thủ cạnh tranh khác. Cho đến nay Honda đã cho ra đời vô vàn các kiểu loại với những mẫu mã, chất lượng, giá cả khác nhau, phục vụ khách hàng mọi đối tượng, thu nhập và ứng dụng nhiều công nghệ tiên tiến ào trong quá trình sản xuất. Cho ra đời nhiều loại xe an toàn, bền, đẹp và có tính năng bảo vệ môi trường, sử dụng các năng lượng sạch vaò trong quá trình vận hành. Tại Việt Nam, Honda cũng đã để lại dấu ấn từ đầu những năm 70, mà cứ khi nhắc tớ Honda là người dân Việt Nam lại liên tưởng tới một thương hiệu xe bền, đẹp, dễ sử dụng, tiết kiệm. Honda chuẩn bị cho ra mắt sản phẩm xe máy sử dụng công nghệ Hybrit – Công nghệ sử dụng các nguyên liệu sạch, bảo vệ môi trường. Với kỳ vọng mở ra một thời đại mới cho công nghệ xe máy sử dụng công nghệ sạch, góp phần bảo vệ môi trường chung của nhân loại – Honda hy vọng sẽ có một bước tiến đáng kể và được công chúng tiếp nhận. Để dòng sản phẩm mới này phát triển mạnh trên thị trường, Honda đang xây dựng một chiến lược tổng hợp, sủ dụng “3 mũi giáp công” – Marketing, PR, Quảng cáo để tiến hành tổng công kích chiếm lĩnh thị trường xe sử dụng công nghệ sạch – bảo vệ môi trường. 2.2. Tiến hành nghiên cứu - Bối cảnh chung: Xe máy là phương tiện đi lại quan trọng và chủ yếu tại Việt Nam. Công ty HONDA là công ty đầu tiên bước vào thị trường xe máy của Việt Nam nhiều năm với tên là công ty HONDA Việt Nam. Công ty đã liên tục đầu tư xây dựng cở sở hạ tầng sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của thị trường xe máy là phương tiện chiếm gần 90% tại các thành phố lớn. Vào năm 2003, công ty HONDA đã có kế hoạch phát triển thị trường hướng về nông thôn, đồng thời đẩy mạnh xuất khẩu phụ tùng và xe nguyên chiếc, công ty sẽ đưa ra những mẫu xe máy được thiết kế và sản xuất tại Việt Nam. Năm 2010 sẽ là năm đánh dấu cho sự ra đời của một dòng xe mới có tính năng bảo vệ môi trường và mẫu mã đẹp…sử dụng công nghệ Hybrit. Hiện nay công nghệ động cơ Hybrid đã được áp dụng trên xe ô tô và bước đầu nhận được sự ủng hộ của đông đảo người tiêu dùng. Công nghệ này đã được áp dụng vào sản xuất xe máy, đó là hàng Piagio của Italia nhưng các sản phẩm có giá cả còn khá cao, chỉ 1 bộ phận người tiêu dùng có thu nhập cao mới có thể sử dụng được. Với tôn chỉ mục đích là sản xuất ra những sản phầm phục vụ đông đảo người tiêu dùng đồng thời góp phần bảo vệ môi trường hãng Honda bắt tay vào chế tạo, thiết kế và sản xuất dòng xe máy sử dụng công nghệ Hybrid mới có giá cả phù hợp với những người tiêu dùng có thu nhập từ mức trung bình trở lên. 2.2.1. Nghiên cứu: Các yếu tố bên ngoài: - Nghiên cứu theo mô hình PEST + Chính trị: Nhà nước khuyên khích đầu tư, chế tạo ra các sản phẩm bảo vệ môi trường, sử dụng nhiên liệu sạch, tiết kiệm tối đa cho người sử dụng… Hiện nay Việt Nam đã là thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO, việc tuân thủ các quy định, các điều khoản của WTO là điều mà nhà nước ta luôn khuyến khích các doanh nghiệp trong nước thực hiện. Đặc biệt đó là các điều khoản về bảo vệ môi trường, bảo vệ người lao động, bảo vệ người tiêu dùng. Các chính sách mà Đảng ta đưa ra luôn quan tâm sát sao đến lợi ích của toàn thể nhân dân, quan tâm đến mọi mặt của đời sống xã hội, điều này đã được ghi trong các Văn kiện Đại hội Đảng các cấp và đó cũng là định hướng cho các ngành sản xuất trong nước tuân thủ và thực hiện. + Kinh tế: Tiếp tục thực hiện chính sách phát triển kinh tế của nhà nước theo hướng xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, phát triển nền kinh tế nhiều thành phần có sự quản lý của nhà nước. Tiết kiệm cho người tiêu dùng, thúc đẩy sự phát triển tạo ra động lực phát triển cho doanh nghiệp cũng như hoạt động cạnh tranh với các doanh nghiệp khác… + Văn hóa – xã hội: xây dựng văn hóa tiêu dùng mới: sử dụng các sản phẩm bảo vệ môi trường, sử dụng nguyên liệu sạch, đa dụng. Triển khai các chương trình thay đổi nhận thức, phổ biến kiến thức về xe máy và các công nghệ bảo vệ môi trường mới. Thiết kế các sản phẩm phù hợp với tầm vóc và thói quen của người Việt Nam. + Công nghệ: - Công nghệ Hybrid đã đc áp dụng trên xe ô tô và có khả năng áp dụng cao vào các sản phẩm động cơ khác - Hiện đại, nhiều ứng dụng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của con người. Các yếu tố bên trong: Mô hình SWOT + Điểm mạnh: - Công ty có truyền thống lâu đời, thương hiệu nổi tiếng khẳng định trên toàn thế giới - Có tiềm lực kinh tế lớn - Đội ngũ nhân viên giỏi, có tay nghề, trình độ cao, tinh thần khám phá phát hiện những cái mới. - Nhiều sản phẩm đã được khẳng định, đáp ứng nhu cầu người sử dụng. Hệ thống sản phẩm đa dạng, các chủng loại xe phong phú, cạnh tranh được với các hãng khác: cao cấp có SH, Dylan, hạng trung có: Spacy, AirBlade, Lead, SCR…bình dân có: Wave với đa dạng các chủng loại: Wave S, Wave Anfa, Wave 110…, Dream… + Điểm yếu: - Là sản phẩm mới, chưa từng được sản xuất dành cho phương tiện di chuyển là xe máy. - Sự canh tranh khốc liệt với các đối thủ khác - Sự thay đổi công nghệ sản xuất dẫn đến thay đổi dây chuyện sản xuất, đào tạo nhân viên… (tốn kém => giá sản phẩm cao…) + Cơ hội: - Tạo bước đà thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp: thu hút khách hang, tăng doanh thu… - Bảo vệ môi trường - Người sử dụng được sử dụng sản phẩm mới công nghệ hiện đại + Thách thức: - Khả năng tiếp nhận của người tiêu dùng - Chi phí lớn cho việc thay đổi công nghệ - Cạnh tranh với sản phẩm mới của đối thủ 2.2.2. Lập kế hoạch 2.2.2.1. Xác định mục tiêu: a. Mục tiêu chung: - Xây dựng kế hoạch quảng bá cho Honda trong cả năm 2010, trên cơ sở những sản phẩm sẵn có, tiến hành cải tiến nâng cao chất lượng, mẫu mã, giá thành, dịch vụ sau bán…Tiến hành các chiến dịch đã có tiếng vang như: Tôi yêu Việt Nam, Roadshow 2468km, xây dựng tại hệ thống các đại lý băng rôn khẩu hiệu, biển bảng giới thiệu sâu hơn nữa cho Honda, đồng thời với đó là xây dựng các chương trình quảng cáo trên Phát thanh, truyền hình (VOV3, VTV3 (các Gameshow, quảng cáo TVC…), báo in (báo Bóng đá, báo Thanh niên, Tuổi trẻ, Hoa học trò…) về các sản phẩm của hãng. Đối với Internet, thực hành quảng cáo và giới thiệu sâu hơn về công nghệ, chủng loại hàng hóa trên Website của hãng, xây dựng một số website phụ dùng trong các chương trình thi tìm hiểu về Honda, thi thiết kế kiểu dáng xe…book quảng cáo trên một số website có tiếng như: chuyên mục Ô tô – Xe máy của VnExpress, Dantri.com, các trang Web về công nghệ. Đặc biệt chú trọng nhấn mạnh vào giới thiệu, quảng bá và kích thích nhu cầu thị trường đối với loại xe máy mới với các hoạt động như: hướng dẫn sử dụng, chương trình dùng thử sản phẩm, khuyến mãi, bảo hành…. b, Mục tiêu cho sản phẩm mới - Đăng tải đầy đủ các nội dung, công dụng của sản phấm mới trên các ấn phẩm báo chí. - Cho ra mắt 10.000 sản phẩm và phấn đấu bán được 100% số xe đã sản xuất trong tháng đầu tiên, những tháng sau đặt mục tiêu sản xuất tới đâu bán hết tới đó. - Đáp ứng nhu cầu của từng loại đối tượng khách hàng: Giới trẻ là những sản phẩm mang phong cách thời trang, năng động, thể thao, cá tính, biểu hiện cụ thể ở hình dáng xe, màu sắc (3 màu: Đỏ, Đen, Xanh), tem cộng với đó là một số phụ kiện như mũ bảo hiểm, gương chiếu hậu cá tính…Với nhóm khách hàng là những người thuộc lứa tuổi trung niên: màu sắc trầm, kiểu dáng thấp hơn xe dành cho giới trẻ… - Tăng doanh thu, xây dựng hình ảnh hãng xe thân thiện với môi trường, hãng xe quan tâm tới xu thế phát triển của thế giới trong mắt người tiêu dùng. 2.2.22. Xác định các nhóm công chúng a, Nhóm công chúng của Honda Tiếp tục duy trì hình ảnh của hãng xe đa dụng, bền và tiết kiệm nhiên liệu đồng thời với đó là các dòng xe phù hợp với các lứa tuổi. Công chúng chủ yếu sẽ là những người có thu nhập mức trung bình trở lên trên địa bàn cả nước. b. Nhóm công chúng với sản phẩm mới: - Nhóm công chúng là giới trẻ: độ tuổi từ 18 – 35. Đây là lứa tuổi năng động, thích tìm tòi và trải nghiệm cái mới, đồng thời với đó là đam mê thời trang, thể thao. Lứa tuổi này một bộ phận chưa kiếm ra tiền nhưng nhận được sự quan tâm của những người có thu nhập trong gia đình như bố mẹ, anh chị nên lượng tiêu thụ là khá lớn. Một bộ phận lứa tuổi này đã có công việc và bước đầu có thu nhập ổn định, muốn khẳng định bản thân, lại còn trẻ nên có xu hướng thích những sản phẩm thời trang, thể thao và cá tính. Dự đoán lượng tiêu thụ ở bộ phận này cũng là rất lớn. - Nhóm công chúng trung niên: từ 35 – 50, là những người đã có thu nhập và có sự chọn lựa những sản phẩm tiện ích cho cuộc sống cũng như lựa chọn những sản phẩm bảo vệ môi trường. Tóm lại, hai nhóm công chúng trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau 2.2.2.3. Lựa chọn các kênh truyền thông: + Báo viết: Thanh niên; Bóng đá, Tuổi trẻ… + Báo mạng: Congnghe.vn: Vnexpress, dantri… + Báo hình: 7 ngày công nghệ; VTV3; Showgame… + Phát thanh: Quick and Snow, quảng cáo phát thanh. + Một số phương tiện truyền thông công cộng: xe bus; biển báo, poster đường phố, tờ rơi… 2.2.2.4. Thông điệp: Tuyên bố sự ra đời của một sản phẩm mới của hãng xe Honda với thông điệp: “Thời trang, tiết kiệm nhiên liệu và bảo vệ môi trường”. 2.2.2.5. Thời gian Quý I, II, III tập trung vào các sản phẩm hiện có của hãng: Wave 110cc mới, Super Dream, Lead, SHi150…Sử dụng các kênh truyền thông hiện có: Báo HHT, Thanh Niên, Tiền Phong, VTV3, VTV2, các báo điện tử, các phương tiện công cộng. Tiến hành tổ chức Live show “Rock and Wave” cho dòng xe Wave 110 cải tiến mới, xây dựng chương trình khuyến mãi mua hàng theo cuộc vận động “Người Việt dùng hàng Việt” của Nhà nước, cụ thể diễn ra vào tháng 9…Tần suất xuất hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng: - Báo HHT, SVVN: theo tuần san - Báo Thanh Niên, Tiền Phong: 3 ngày 1 lần - Đài truyền hình VN: VTV3: trong các Show Game, TVC quảng cáo ngày 5 lần các khung giờ 6h55, 11h 55, 18h 45, 19h 55, 21h. VTV2: chương trình 7 ngày công nghệ - Báo mạng: đặt Banner theo quý. - Các phương tiện giao thông: 6 tháng 1 lần, pa nô áp phích trên các tuyến đường 1 năm, tờ rơi: phát thường xuyên tại các đại lý, văn phòng đại diện. * KẾ HOẠCH CHO SẢN PHẨM MỚI: Tháng 1 đến tháng 9 đầu tư vào nghiên cứu, thiết kế, kiểu dáng loại xe mới, đầu tư nâng cấp dây chuyền sản xuất, đào tạo đội ngũ nhân viên. Tháng 10 đăng tin trên 1 số báo in, báo mạng về 1 loại xe máy mới của Honda sắp ra mắt. Tổ chức sự kiện: Honda – ngày hội vì môi trường diễn ra vào ngày 5 – 6 tháng 6 năm 2010, tổ chức họp báo giới thiệu sản phẩm mới Tháng 11, 12 xây dựng các Clip giới thiệu công dụng, tính năng đa dụng của dòng sản phẩm mới, cùng với đó là khả năng tiết kiệm nhiên liệu, bảo vệ môi trường, sử dụng các nhiên liệu sạch… + Đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng về loại xe máy mới với những tính năng vượt trội mà giá cả phù hợp và thân thiện với môi trường. + Tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mãi, bán sản phẩm, hậu mãi: bảo dưỡng, thay dầu miễn phí, miễn phí trước bạ…. + Tại các cửa hàng đại diện sử dụng những Pa nô áp phích cỡ lớn giới thiệu về loại xe máy mới, đồng thời với đó là chương trình khuyến mãi, bốc thăm trúng thưởng tại các đại lý. + Tham gia vào Chương trình ủng hộ Vì người nghèo ngày 31/12, tặng tiền, quà tài trợ. + Chương trình mua xe trả góp, khuyến khích dùng thử sản phẩm + Đăng tải ý kiến của người tiêu dùng cảm nhận về sản phẩm mới. + Ý kiến đánh giá của một số cơ quan bảo vệ môi trường, cơ quan về Khoa học công nghệ, người nổi tiếng được nhiều bạn trẻ yêu thích. 2.3. Lý do tổ chức sự kiện : “Honda – Ngày hội vì môi trường” Sự kiện “Honda – ngày hội vì môi trường” là một sự kiện được tiến hành nhằm hưởng ứng ngày vì môi trường của thế giới, cùng với đó là việc tổ chức giới thiệu sản phẩm mới xe sử dụng công nghệ sạch Hybrit – công bảo nghệ sạch góp phần bảo vệ môi trường chung. Với sự kiện “Honda – ngày hội vì môi trường” doanh nghiệp mong muốn góp một phần nhỏ vào việc tuyên truyền bảo vệ môi trường của nhân loại. Đồng thời cũng là hoạt động giới thiệu sản phẩm, Marketing, thúc đẩy bán hàng hàng cho doanh nghiệp. 2.4. Kế hoạch chi tiết cho ngày hội: “Honda – Ngày hội vì môi trường” KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN “Honda – Ngày hội vì môi trường” I – Mục đích và mục tiêu, công chúng - Là ngày hội hưởng ứng ngày vì môi trường trong nước và trên toàn thế giới. - Tuyên tuyền, nâng cao ý thức của mỗi người dân về ý thức bảo vệ môi trường. - Triển lãm và giới thiệu công nghệ xanh – công nghệ bảo vệ môi trường. - Doanh nghiệp cùng cộng đồng chung tay bảo vệ và giữ gìn môi trường xanh, sạch, đẹp. - Mục tiêu: + Mong muốn thu hút 5000 lượt khách hang đến tham gia ngày hội + Quảng bá, cung cấp thông tin cho 5000 lượt khách hàng về sản phẩm mới – Xe sử dụng công nghệ Hybrit. + Thu hút 3000 lượt khách hàng truy cập vào website Honda.com.vn để tìm hiểu thông tin về sản phẩm mới. + Phát tờ rơi cho 5000 lượt khách hàng tham dự ngày hội. + Tiến hành bán được 200 xe thời gian tiến hành ngày hội. + Bảo dưỡng cho 1000 lượt xe đăng ký bảo dưỡng, thay dầu miễn phí - Công chúng: Đông đảo người dân khu vực thành phố Hà Nội, đặc biệt là giới trẻ. II – Địa điểm – Thời gian - Triển lãm Giảng Võ – Quận Ba Đình – Hà Nội - Thời gian: từ ngày 4 đến ngày 5 tháng 6 năm 2010. III – Xây dựng chiến lược, thông điệp, thiết kế, và kế hoạch chi tiết. 3.1. THÔNG ĐIỆP: Tiêu đề chủ đạo: Honda – Ngày hội vì môi trường - Thông điệp: Hãy cùng nhau bảo vệ môi trường chung của con người. Hành động hôm nay vì môi trường ngày mai. Sử dụng công nghệ xanh là góp phần bảo vệ môi trường chung. 3.2. CÁC HẠNG MỤC THIẾT KẾ TRANG TRÍ 1. Khu vực cổng chào 1.1. Cồng chào: Cồng chào hình vòng cung biểu tượng đôi bàn tay chụm lại nâng niu trái đất màu xanh – Bơm hơi, ghi nội dung : Hon da – Ngày hội vì môi trường 1.2. Khu vực xung quanh địa điểm tổ chức bao gồm: - Trục đường Giảng Võ: treo các phướn ( 0,75x2) dọc hai bên đường về chủ đề của ngày hội. - Trục đường Ngọc Khánh: Treo phướn ghi nội dung của ngày hội. - Phía trước cổng chính: bên tay trái và tay phải treo hai băng rôn lớn ( 3x6m) viết thông điệp của ngày hội. Phía trong công chào: - Kê 3 bàn tiếp tân đón khách ( khăn trải bàn, hoa tươi ): mỗi bàn 2 lễ tân nữ mặc áo đồng phục Honda màu xanh có nhiệm vụ phát tài liệu, tờ rơi và hướng dẫn khách vào khu làm lễ. 2 – Khu vực chính tiến hành buổi lễ 2.1. Khu vực trước cửa vào hội trường: - Nhà bạt tông nền xanh khu đăng ký và tiến hành bảo dưỡng xe miễn phí cho khách hàng. ( Tập trung các nhân viên sữa chữa để tiến hành bảo dưỡng xe cho khách) 2.2. Khu vực cửa chính: Treo băng rôn lớn ( 4x8m) ghi thông điệp: sử dụng công nghệ xanh là góp phần bảo vệ môi trường. 2.3. Khu vực bên trong nhà: + Sân khấu: Khung xương thép, gỗ dán trải thảm đỏ và treo phông decan hoặc in hifi vải bạt màu ghi nội dung chương trình – có in logo công ty và tiêu đề của buổi lễ) - Bục phát biểu: hoa tươi, Mic và nước có gắn logo công ty - Trong khu vực tiên hành buổi lễ, phía trước sân khấu: bố trí các dãy ghế: mỗi bên 200 ghế. + Mỗi bên 15 ghế VIP và bàn (khăn phủ váy, hoa tươi) cho khách VIP + Phía sau là các hàng ghế cho khách mời tham dự + Phía trong hội trường: Bố trí thiết kế góc bên tay trái để trưng bày xe mới sử dụng công nghệ xanh bảo vệ môi trường – Công nghệ Hybrit - Phía bên tay phải: triển làm một số mẫu xe mới nhất của Honda. 3 – Khu vực triển lãm các mẫu xe của Honda là nơi tập trung tất cả mẫu xe, các PG để có thể giới thiệu và trả lời những thắc mắc của khách hàng về xe và xe sử dụng công nghệ xanh bảo vệ môi trường. IV – Các hoạt động sẽ diễn ra trong ngày hội: Ngày đầu tiên: 4/6/2010 + Ca nhạc chào mừng + Đại diện Công ty xe Honda phát biểu + Đại diện nhà hoạt động vì môi trường phát biểu + Đại diện khách mời phát biểu + Trao quà cho một số tổ chức bảo vệ môi trường + Chiếu TVC về môi trường và các công ước quốc tế về bảo vệ môi trường. + Giới thiệu một số công nghệ bảo vệ môi trường và công nghệ Hybrit của Honda. + Chiếu clip về công nghệ, tính năng, kiểu dáng, mẫu mã xe sử dụng công nghệ Hybrit. Ngày thứ 2: 5/6/2010 + Chương trình chạy thử sản phẩm xe mới: cho 30 xe chạy trong khu vực triển lãm + Khuyễn mãi bảo dưỡng xe miễn phí, thay dầu miễn phí + Bán sản phẩm xe mới cho khách hàng có khuyễn mãi lớn. ( Khuyến mãi thuế trước bạ khi mua ) BẢNG TỔNG HỢP HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC NHÂN SỰ LẬP KẾ HOẠCH (Tiến trình chuẩn bị sự kiện) STT Mô tả hoạt động Kết quả mong muốn Địa điểm Thời gian Người chịu trách nhiệm Ngân sách 1 Họp Ban lập kế hoạch ngày hội Đề ra được công việc cụ thể cho từng ban, từng nhóm Phòng họp thường kì của Doanh nghiệp Trước đó 1 tháng Trưởng ban PR ( Thủy) Liên hệ với các tổ chức bảo vệ môi trường đề xuất việc trao quà và khách mời Nhận được sự hợp tác từ các tổ chức, cá nhân hoạt động tích cực vì môi trường. Những tổ chức, cá nhân trên địa bàn thành phố Từ ngày 01/5/2010 – 06/05/2010 Người phụ trách đối ngoại ( Thịnh) Đẩy mạnh công tác truyền thông, đưng bài PR trước cho ngày hội Nhiều người biết đến ngày hội Trên các Phương tiện truyền thông như kế hoạch cả năm và 3 tháng Người phụ trách truyền thông ( Thành) Giai đoạn tiến hành xây dựng kịch bản, các hạng mục thiết kế, trang trí, nhân sự Lên Form và mô hình tổ chức ngày hội Khu triển lãm Giảng Võ Từ ngày 07/05/2010 đến 15/05/2010 Thủy Thành Thịnh Giai đoạn thực thi kế hoạch, Setup chương trình Tiến hành liên hệ địa điểm, tập hợp vật tư, thiết bị cần thiết cho ngày hội Từ ngày 15/05/2010 đến 20/05/2010 Thủy Thành Thịnh Tiến hành phát thư mời, gửi thông cáo báo chí cho các báo, cá nhân, tổ chức, chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành ngày hội - Có được con số chính xác khách mời Phòng họp DN Từ ngày 20/05/2010 đến 30/05/2010 Thành Tiến hành Setup tại địa điểm tổ chức, sắp xếp, bố trí, dàn dựng chương trình Hoàn tất các công việc tổ chức tại địa điểm: sân khấu, triển lãm xe, nhân sự, treo băng rôn.... Triển lãm Giảng võ 01/06/2010- 03/06/2010 Thủy Thành Thịnh Diễn ra ngày hội Giám sát và quản lý, xử lý rủi ro Triển lãm Giảng Võ 4-5/6/2010 Thủy Thành Thịnh Check list chương trình: CHECK LIST EVENT Chương trình: “Honda – Ngày hội vì môi trường” Địa điểm: Trung tâm triển lãm Giảng Võ – Ba Đình Hà Nội Thời gian: Ngày 4,5 tháng 6/2010 Stt NỘI DUNG Số lượng Đơn vị Phụ trách Ghi chú I Liên hệ địa điểm 1 Khu Triễn lãm Giảng Võ 01 Thủy Trước ngày 30/5/2010 II Thiết kế - Trang trí 2 In tờ rơi 50.000 Thành Theo tiến độ 3 Thiết kế, lên file thông điệp 20 Thành 4 Bandroll 8 Thành 5 backdrop 4 Thành 6 Phướn 200 Thành 7 Poster 30 Thành 8 Cổng chào ( bơm hơi, biểu tượng) 1 Thịnh 9 Sân khấu 3 Thịnh, Thủy, Thành 10 Khu triễn lãm xe trong hội trường 1 Thịnh, Thủy, Thành 11 Khu vực ngoài trời: nhà bạt, khu bảo dưỡng xe 3 Thịnh, Thủy, Thành III Vật phẩm 12 Quà tặng khách VIP 200 Thịnh Trước ngày 30/5/2010 13 Bài phát biểu của Giám đốc 1 Thành 14 Nước uống 100 Thịnh 15 Biển tên 50 Thành 16 Brochure sản phẩm 1000 Thành 17 Trang phục PG, PB khu vực triển lãm xe 90 Thủy 18 Trang phục lễ tân 20 Thủy IV Nhân sự 19 Quản lý chung 1 Thủy 20 MC 2 Thành 21 Ca sĩ 6 Thịnh 22 Phụ trách 2 Thịnh, Thành hỗ trợ quản lý 23 PG 60 Thủy 24 PB 30 Thủy 25 Lễ tên 20 Thủy 26 Giúp việc chung 5 Thủy 27 Nhân viên bảo dưỡng 150 Thủy 28 Bảo vệ 10 Thịnh V Thiết bị 29 Sân khấu ngoài trời 3 Thịnh, Thủy, Thành 30 Thảm trải sàn 9 Thịnh 31 Giàn không gian 3 Thịnh 32 Bàn ghế 500 Thịnh 33 Nhà bạt 5 Thịnh 34 Âm thanh hội trường 1 Thủy 35 Âm thanh ngoài trời 1 Thủy 36 Ánh sáng 1 Thủy 37 Hệ thống máy trình chiếu 2 Thủy 38 Hệ thống an toàn chống cháy nổ 1 Thủy 39 Quay phim, chụp ảnh 2 Thịnh VI Khác 40 Dầu xe 1000 Thủy 41 Xăng xe 1 Thủy Chạy thử SP 42 Y tế 1 Thủy 43 Xe triển lãm 200 Thịnh 44 Xe chạy thử Thành Chương trình chạy thử xe 45 Laptop 2 Thịnh 46 TVC 3 Thủy Dự toán ngân sách cho trương trình: DỰ TOÁN NGÂN SACH Chương trình: “Honda – Ngày hội vì môi trường” Địa điểm: Trung tâm triển lãm Giảng Võ – Ba Đình Hà Nội Thời gian: Ngày 4,5 tháng 6/2010 Stt NỘI DUNG Số lượng Đơn vị Giá Thành tiền Giấy phép tổ chức 1 10.000.000 10.000.000 I Liên hệ địa điểm 150.000.000 1 Khu Triễn lãm Giảng Võ 01 75.000.000/ngày 150.000.000 II Thiết kế - Trang trí 77.150.000 2 In tờ rơi 50.000 Tờ 2.000 10.000.000 3 Thiết kế, lên file thông điệp 20 M2 20.000 1.200.000 4 Bandroll 4 M2 25.000 1.600.000 5 Backdrop + khung + bạt 3 M2 90.000 3.600.000 6 Phướn 200 cái 50.000 10.000.000 7 Poster 30 cái 75.000 2.250.000 8 Cổng chào ( bơm hơi, biểu tượng) 1 M2 7.000.000 7.000.000 9 Sân khấu 3 cái 5.000.000 15.000.000 10 Khu triễn lãm xe trong hội trường 1 M2 500.000 12.000.000 11 Khu vực ngoài trời: nhà bạt, khu bảo dưỡng xe 3 M2 600.000 14.500.000 III Vật phẩm 78.750.000 12 Quà tặng khách VIP 200 Bộ 150.000 30.000.000 13 Hoa tươi 50 bó 70.000 3.500.000 14 Nước uống 100 Két 45.000/két 4.500.000 15 Biển tên 50 Cái 12.000 600.000 16 Brochure sản phẩm 1000 Tờ 2000 2.000.000 17 Trang phục PG, PB khu vực triển lãm xe 90 Bộ 350.000 31.150.00 18 Trang phục lễ tân 20 Bộ 350.000 7.000.000 IV Nhân sự 321.700.000 19 Quản lý chung 1 3.000.000 6.000.000 20 MC 2 2.000.000 4.000.000 21 Ca sĩ 6 20.000.000 120.000.000 22 Phụ trách 2 1.000.000 2.000.000 23 PG 60 600.000 72.000.000 24 PB 30 500.000 30.000.000 25 Lễ tên 20 350.000 14.000.000 26 Giúp việc chung 5 250.000 2.500.000 27 Nhân viên bảo dưỡng 150 50.000 15.000.000 28 Bảo vệ 10 250.000 5.000.000 V Thiết bị 29 Sân khấu ngoài trời 3 M2 Như 9 30 Thảm trải sàn 9 M2 300.000 2.700.000 31 Giàn không gian 3 M2 5.000.000 15.000.000 32 Bàn ghế 500 cái 15.000 7.500.000 33 Nhà bạt 5 cái 2.500.000 12.500.000 34 Âm thanh hội trường 1 Bộ 2.000.000 2.000.000 35 Âm thanh ngoài trời 1 Bộ 3.000.000 3.000.000 36 Ánh sáng 1 Bộ 2.000.000 2.000.000 37 Hệ thống máy trình chiếu 2 Bộ 1.000.000 2.000.000 38 Hệ thống an toàn chống cháy nổ 1 Bộ 1.500.000 1.500.000 39 Quay phim, chụp ảnh 2 Bộ 1.500.000 3.000.000 VI Khác 1.375.000.000 40 Dầu xe 1000 Chai 60.000 60.000.000 41 Xăng xe 1 Lít 2.000.000 42 Y tế 1 Bộ 1.500.000 43 Xe triển lãm 200 Cái Free 44 Xe chạy thử 30 Cái 40.000.000 1.200.000.000 45 Laptop 2 Cái 500.000 1.500.000 46 TVC 3 TVC 35.000.000 105.000.000 47 Chi phí phát sinh 1 5.000.000 5.000.000 TỔNG CỘNG 2.006.600.000 CHƯƠNG III – QUẢN LÝ RỦI RO TRONG SỰ KIỆN & NHỮNG LỖI TRÁNH MẮC PHẢI TRONG HOẠT ĐỘNG TSCK. 3.1. Quản lý rủi ro và phương pháp xử lý trong sự kiện: “Honda – Ngày hội vì môi trường” Rủi ro luôn tiềm tang và xảy ra bất cứ lúc nào, khi nào. Hoạt động ngày hội vì môi trường của Honda đã được lên kế hoạch chi tiết và cụ thể với một giai đoạn chuẩn bị kỹ lưỡng nhưng vẫn không thể tránh khỏi những sai xót và trong quá trình tiến hành sẽ không tránh khói những rủi ro. - Những trường hợp rủi ro có thể xảy ra: + Thời tiết xấu: mưa, khách hàng không thể đến dự ngày hội hoặc đến ít + Khách hàng đến quá ít không thể tiến hành buổi lễ + Trục trặc về mặt kỹ thuật: setup chương trình, như âm thanh, ánh sang + MC và khách mời đến muộn + Ca sĩ không đến + Khách đến quá đông, quá tải trong hoạt động bảo dưỡng xe miễn phí + Các hoạt động sơ xuất trong bảo dưỡng xe gây cháy, nổ… - Phương pháp xử lý: Trước khi lên form tiến hành và trước khi sự kiện diễn ra cần chuẩn bị kỹ càng, tập dượt trước các hoạt động của nhân sự trong sự kiện như: MC, lễ tân, PG, PB…. Thử hệ thống âm thanh, ánh sang trong và ngoài để tránh tình trạng không hoạt động được trong buổi chính thức. Bố trí hệ thống nhà bạt, căng phông đủ rộng cho lượng 1000 khách trong thời tiết mưa. Sử dụng hệ thống hội trường chuẩn bị sẵn nếu có mưa to. Tập dượt và nhắc nhở MC, ca sĩ, nhà cung cấp dịch vụ, hợp đồng cho các hoạt động tránh tình trạng bỏ bê. Bố trí đủ lượng lễ tân trong tình trạng khách đến bảo dưỡng quá đông, viết giấy hẹn, phiếu của hang Honda để khách hàng đến đại lý, show room của Honda nơi gần nhất bảo dưỡng. Bố trí hệ thống chống cháy nổ an toàn, xử lý nhanh, kịp thời, tránh tình trạng gây hoang mang, lo sợ cho số đông khách hàng tham dự 2.3. Tránh những lỗi thường gặp trong tổ chức sự kiện Có vô số việc cần chuẩn bị cho một sự kiện và phải điều hành cả những cá nhân tham gia sự kiện, những nhầm lẫn không được phép mắc phải sẽ bị mắc phải và đôi khi lại thành “lắm thấy nhiều ma”. Để chắc chắc chắn rằng khi tổ chức sự kiện không mắc những lỗi này, dưới đây một vài lỗi ngớ ngẩn, dễ mắc phải nhất trong các buổi họp. Quên không kiểm tra lại chính xác thời gian họp. Trứơc khi chốt lại lịch ngày tổ chức cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó, cá nhân tham gia sự kiện phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không. Cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó. Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm Thông thường bạn hay tổ chức một sự kiện ở những nơi cách xa công ty bạn, có khi cách xa đến hàng trăm km, và ngân quỹ công ty không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Thật là một lỗi lớn nếu bạn mắc phải. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó. Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện. Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và giao tiếp, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước. Ký những bản hợp đồng không rõ ràng Một nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trứơc đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”. Lên kế hoạch thất bại Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính mình vào thảm hoạ. Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết. Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn để đó rất chu toàn. Thảo luận với mọi ngừơi về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi. Lờ đi không kiểm tra những ý kiến tham khảo Có được những ý kiến tâm đắc của một ai đó thật tuyệt nhưng phải luôn kiểm tra xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay không. Đúng như vậy, bạn sẽ cần thêm thời gian để kiểm tra lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Tại sao bạn lại thu về mình khả năng làm hỏng sự kiện quan trọng của mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút cuối cùng hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém? Một câu hỏi nhất thiết phải hỏi người đưa ra ý kiến đó là “Bạn có sử dụng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”. Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu câu trả lời là phủ định. Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng. Công việc chuẩn bị cho buổi mít tinh rất mất thời gian, và bạn càng có nhiều thời gian bao nhiêu thì bạn càng mắc ít lỗi. Bạn càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết (đôi khi là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Sử dụng danh sách kiểm tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước. Để những công việc cơ bản đến phút cuối giải quyết không nghi ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và rõ ràng điều này sẽ gia tăng những căng thẳng không đáng có trong cuộc sống thường nhật của bạn. Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn Bạn muốn khéo xoay sở và bạn tìm cho mình một chuyên gia về lập kế hoạch để kiểm soát mọi việc. Liệu bạn có thể chỉ ngồi đó và hy vọng rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo ra điều thần kỳ? Đơn giản bởi vì bạn thuê một nhân viên trợ lý không có nghĩa là bạn không còn trách nhiệm gì với sự kiện đó nữa. Ngược lại, hiện tại bạn đang là người quản lý và bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra. Để người khác thay mặt bạn điều khiển mọi việc nhưng phải luôn luôn kiểm tra để chắc chắn rằng mọi chuyện đang diễn ra tốt. Lờ đi yếu tố bất ngờ Ngoài việc lên kế hoạch làm việc của bạn, bạn cũng phải lên kế hoạch đối phó với những việc bất ngờ xảy ra. Không may mắn thay xác suất những việc bạn không nghĩ là sẽ xảy ra lại xảy ra là rất cao. Vậy bản dự phòng của bạn là gì? Nếu bạn không có, kế hoạch chính của bạn có thể bị phá huỷ trong chốc lát và bạn sẽ phải đảo lộn mọi thứ để thực hiện phương án 2 trong hoạt động của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có khi bạn cần dùng đến nó. Cố gắng tiết kiệm tiền Cố gắng thắt chặt ngân sách, gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn là hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự đơn thuần dựa vào giá cả là rất lớn. Đúng vậy, bạn luôn thấy một ai đó chào hàng bạn với giá thấp hơn giá bình thường. Nhưng làm sao bạn có thể tin tưởng vào dịch vào mà họ cung cấp? Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Do vậy, lần sau, nếu bạn đưa ra đưa ra quyết đinh hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra, hãy suy nghĩ lại. KẾT LUẬN Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một công việc rất quan trọng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Để có thể tổ chức được một sự kiện thành công thì người lên kế hoạch phải trang bị cho mình một kiến thức đầy đủ và có kỹ năng lên kế hoạch, có ý tưởng sáng tạo và quan trọng là phải có quyết tâm thực hiện và theo đuổi ý tưởng, sáng tạo đó. Tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến với khách hàng. Qua các sự kiện, doanh nghiệp có thể xây dựng, duy trì, khuếch trương và phát triển hình ảnh, uy tín của mình.  Thông qua việc lập kế hoạch tổng thể cho sự phát triển của Hãng xe Honda Việt Nam, đặc biệt là việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện “Honda – Ngày hội vì môi trường” nhận thấy việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một hoạt động rất quan trọng trong hành trang phát triển và khẳng định chỗ đứng của doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh khác. Các kế hoạch tổ chức sự kiện được chuẩn bị tốt, tiến hành suôn sẻ, tạo được mối quan tâm trong dư luận sẽ là một động lực thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, tăng lượng khách hàng mục tiêu, tiềm năng, hỗ trợ, thúc đẩy các hoạt động Marketting, PR, quảng cáo… Tóm lại, tổ chức sự kiện sẽ thành công khi nhà tổ chức sự kiện nắm được các quy tắc và nghệ thuật lập kế hoạch, đồng thời bố trí và sắp xếp các hạng mục logic, khoa học, dự báo được rủi ro và quản lý tốt, xử lý nhanh nhạy các rủi ro có thể xảy ra trong tổ chức sự kiện./. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình PR ứng dụng - Nhà xuất bản lao động – xã hội, TS. Đinh Thị Thúy Hằng. 2. Quảng cáo thoái vị & PR lên ngôi – Nhà xuất bản trẻ, Al Ries & Laura Ries. 3. TỔ CHỨC SỰ KIỆN, Tác giả: PGS.TS Lưu Văn Nghiêm – Chủ nhiệm bộ môn Quảng cáo – Khoa Marketing – Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân – Hà Nội ( chủ biên ), NXB ĐH Kinh Tế Quốc Dân 4. www. Abcviet.com.vn 5. www.Lantabrand.com 6. www.Honda.vn.com 7. www.dddn.com.vn 8. www.tochucsukienvip.com 9. 10.