Đề tài Kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH thương mại & sản xuất Nam Tiến

ng dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ Cập nhật số liệu / Giấy báo nợ(chi)của ngân hàng/ Enter. Kế toán khai thông tin về loại phiếu chi, mã khách, địa chỉ, người nhận tiền, lý do chi, TK có 112NN...Enter để lưu. * Trong trường hợp Công ty chưa thanh toán tiền cho đơn vị cung cấp, kế toán theo dõi và phản ánh ở các sổ chi tiết thanh toán. Kế toán theo dõi và nhập số liệu vào phần mềm chi tiết TK 331. Dưới đây là mẫu Sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng Năm 2008: 2.2.2. Th ủ t ục xu ất kho : 2.2.2.1. Thủ tục xuất kho hàng hóa : Tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến, hàng hóa xuất chủ yếu cho các Công ty xây dựng, các công trình xây dựng lớn và bán buôn cho các Công ty tư nhân, các cửa hàng vật liệu xây dựng, xuất bán lẻ cho người tiêu dùng. Thủ tục xuất kho tuân theo đúng quy định Nhà Nước. - Trường hợp Công ty xuất bán cho các Công ty xây dựng, các công trình, các Công ty kinh doanh sắt thép khác, Phòng kinh doanh căn cứ vào Hợp đồng mua bán, xác nhận đơn hàng của đơn vị cần mua hàng. Trong xác nhận phải có đầy đủ các chỉ tiêu chủng loại hàng hóa, số lượng cần mua, phương thức, thời hạn thanh toán. Phòng kinh doanh duyệt giá bán cho đơn vị, trình Giám đốc Công ty duyệt. Khi có sự phê duyệt của Giám đốc, kế toán sẽ viết Biên bản giao hàng và phiếu xuất kho chuyển cho nhân viên phòng kinh doanh có trách nhiệm giao cho khách hàng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên : + Liên 1 : Lưu tại gốc + Liên 2 : Giao cho phòng kinh doanh để giao hàng cho khách (để sau khi lấy hàng chuyển về Phòng kế toán viết Hóa đơn GTGT ) + Liên 3 : Chuyển tới thủ kho để làm chứng từ xuất hàng. Sau khi giao hàng, thủ kho viết số lượng thực xuất vào liên 2 và liên 3, sau đó chuyển liên 2 về phòng kế toán để kế toán viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT của Công ty được lập thành 3 liên : + Liên 1 : Lưu tại gốc + Liên 2 : Giao cho khách + Liên 3 : Lưu hành nội bộ cho kế toán theo dõi, là căn cứ để nhân viên bán hàng lập báo cáo bán hàng vào cuối ngày nộp sang kế toán hàng hóa để trừ thẻ kho tay và thẻ kho trên máy, lập phiếu thu và vào sổ chi tiết công nợ ( nếu có phát sinh nợ ). VD 1 : Ngày 05/05/2010 Xuất hàng bán cho Công ty CP Xây dựng COTEC. Kế toán lập phiếu xuất kho và Biên bản giao hàng như sau : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412 BIÊN BẢN GIAO HÀNG Số 002102 Người mua hàng : Anh Huy Đơn vị : Công ty Cổ phần Xây dựng COTEC Người nhận hàng : Anh Nam Điện thoại : 0986969484 Người vận chuyển : Anh Quý Số xe : 30S-7515 ĐT : 0932240788 Hàng giao tại : 164 – Giảng Võ – Hà Nội Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau : TT Tên hàng – Quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Ống thép hàn Ø 50.3 x 2.0 x 6m kg 1019,7 14.500 14.777.965 Tổng tiền 14.777.965 Bằng chữ : Mười bốn triệu, bảy trăm bảy mươi bảy nghìn, chín trăm sáu mươi lăm đồng. Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Thủ trưởng Phụ trách Người nhận Người vận Thủ kho cung tiêu hàng chuyển Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Bộ phận :…………. SCT : 789 Nợ…………. Có………….. Phiếu xuất kho Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Đơn vị mua : Công ty Cổ phần Xây dựng COTEC Địa chỉ : 194/2 Nguyễn Trọng Tuyển P8-Q.Phú Nhuận-HCM Nhập kho : Địa điểm:……………….. Phương tiện vận chuyển : 30S-7515 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Ống thép hàn kg Æ 50.3 x 2.0 x 6 1019,17 1019,17 14.500 14.777.965 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Mười bốn triệu, bảy trăm bảy mươi bảy nghìn, chín trăm sáu mươi lăm đồng. Số chứng từ gốc kèm theo : Xuất, ngày 05 tháng 05 năm2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Sau khi viết phiếu xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập Hóa đơn GTGT giao cho khách : HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG TR/2009B Liên 2 : Giao cho khách 0074573 Ngày 05 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046 Họ tên người mua hàng : Anh Huy Tên đơn vị : Công ty CP Xây dựng COTEC Địa chỉ : 194/2 Nguyễn Trọng Tuyển P8 - Q.Phú Nhuận – TP HCM Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 0303443233 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 Thép hộp các loại kg 1019,17 14.500 14.777.965 Cộng tiền hàng : 14.777.965 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 1.477.796 Tổng cộng tiền thanh toán 16.255.761 Số tiền viết bằng chữ : Mười sáu triệu,hai trăm năm lăm nghìn,bảy trăm sáu mươi mốt đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) VD 2 : Ngày 12/05/2010 xuất hàng bán cho DN Tư nhân Tiến Hợp. Kế toán viết Biên bản giao hàng và phiêu xuất kho như sau : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412 BIÊN BẢN GIAO HÀNG Số 004620 Người mua hàng : Anh Hợp Đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp Người nhận hàng : Anh Phong Điện thoại : 0902618268 Người vận chuyển : Anh Khánh Số xe : 30L- 4672 ĐT : 0963542212 Hàng giao tại : 56 Kim Mã – Ba Đình – Hà Nội Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau : TT Tên hàng – Quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 343.420 36.059.100 2 Thép hộp 50x100 x 6m Cây 70 382.760 26.793.200 3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 172.620 120.834.000 4 Khóa giáo Cái 1500 21.818,18 32.727.270 Tổng tiền 216.413.570 Bằng chữ : Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm mười ba nghìn, năm trăm bảy mươi đồng. Ngày 12 tháng 05 năm 2010 Thủ trưởng Phụ trách Người nhận Người vận Thủ kho cung tiêu hàng chuyển Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Bộ phận :…………. SCT : 4620 Nợ…………. Có………….. Phiếu xuất kho Ngày 12 tháng 05 năm 2010 Đơn vị mua : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp Địa chỉ : KP3 Thị trấn Ba Đồn–Quảng Trạch–Quảng Bình Nhập kho : Địa điểm:……………….. Phương tiện vận chuyển : 30L-4672 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 105 343.420 36.059.100 2 Thép hộp 50x100 x 6m Cây 70 70 382.760 26.793.200 3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 700 172.620 120.834.000 4 Khóa giáo Cái 1500 1500 21.818,18 32.727.270 Cộng 216.413.570 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Hai trăm mười sáu triệu, bốn trăm mười ba nghìn, năm trăm bảy mươi đồng. Số chứng từ gốc kèm theo : Xuất, ngày 12 tháng 05 năm 2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên ) Sau khi xuất kho và nhận được số lượng xuất kho thực tế, kế toán lập hóa đơn GTGT giao cho khách : HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG TR/2009B Liên 2 : Giao cho khách 0074620 Ngày 12 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046 Họ tên ngưòi mua hàng : Anh Hợp Tên đơn vị : Doanh nghiệp tư nhân Tiến Hợp Địa chỉ : KP3 Thị trấn Ba Đồn – Quảng Trạch - Quảng Bình Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 0303443233 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 Thép hộp 45 x 90 x 6m Cây 105 343.420 36.059.100 2 Thép hộp50 x100x 6m Cây 70 382.760 26.793.200 3 Thép ống Ø 48.1 x 6m Cây 700 172.620 120.834.000 4 Khóa giáo Cái 1500 21.818,18 32.727.270 Cộng tiền hàng : 216.413.570 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 21.641.357 Tổng cộng tiền thanh toán 238.054.927 Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm ba mươi tám triệu, không trăm năm mươi tư nghìn, chín trăm hai bảy đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) VD 3 : Ngày 18/05/2010 xuất hàng cho Công ty CP XNK và XD Việt Đức. Kế toán viết phiếu xuất kho như sau : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412 BIÊN BẢN GIAO HÀNG Số 003822 Người mua hàng : Anh Bình Đơn vị : Công ty CP XNK và XD Việt Đức Người nhận hàng : Anh Vũ Điện thoại : 0925214256 Người vận chuyển : Anh Khánh Số xe : 30L- 4672 ĐT : 0963542212 Hàng giao tại : 236 Đường Hoàng Quốc Việt – Hà Nội Hai bên cùng thống nhất giao đúng và đủ số lượng hàng cụ thể như sau : TT Tên hàng – Quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 16.000 4.768.000 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 16.000 9.267.200 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 16.000 17.556.480 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 16.000 8.088.000 5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 16.000 23.623.680 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 16.000 4.864.000 7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 15.500 22.796.625 Tổng tiền 90.963.985 Bằng chữ : Chín mươi triệu, chín trăm sáu mươi ba nghìn, chín trăm tám lăm đồng. Ngày 18 tháng 05 năm 2010 Thủ trưởng Phụ trách Người nhận Người vận Thủ kho cung tiêu hàng chuyển Đơn vị : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Bộ phận :…………. SCT : 3822 Nợ…………. Có………….. Phiếu xuất kho Ngày 18 tháng 05 năm 2010 Đơn vị mua : Công ty CP XNK và XD Việt Đức Địa chỉ : 198K – Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội Nhập kho : Địa điểm:……………….. Phương tiện vận chuyển : 29N-8084 STT Tên nhãn hiệu quy cách hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 298.00 16.000 4.768.000 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 579.20 16.000 9.267.200 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 1097.28 16.000 17.556.480 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 505.50 16.000 8.088.000 5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 1.476.48 16.000 23.623.680 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 304 16.000 4.864.000 7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 1.470.75 15.500 22.796.625 Cộng 90.963.985 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ): Chín mươi triệu, chín trăm sáu mươi ba nghìn, chín trăm tám lăm đồng. Số chứng từ gốc kèm theo : Xuất, ngày 18 tháng 05 năm 2010 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên ) HÓA ĐƠN Mẫu số :01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG SR/2009B Liên 2 : Giao cho khách 0003822 Ngày 18 tháng 05 năm 2010 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Địa chỉ : 35 km 12–Đường Ngọc Hồi – Xã Tứ Hiệp –Huyện Thanh Trì – HN Số tài khoản : 213.10.00.000.5787 tại CN Ngân hàng ĐT và PT Nam HN Điện thoại : 043.6450944 MS: 0101409046 Họ tên người mua hàng : Anh Bình Tên đơn vị : Công ty CP XNK và XD Việt Đức Địa chỉ : 198K Nguyễn Trãi- Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản : Hình thức thanh toán : TM MS : 0101895526 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 30 x 60 x 0.9 kg 298.00 16.000 4.768.000 2 30 x 60 x 1.1 kg 579.20 16.000 9.267.200 3 30 x 60 x 1.4 kg 1097.28 16.000 17.556.480 4 40 x 40 x 1.4 kg 505.50 16.000 8.088.000 5 40 x 80 x 1.4 kg 1.476.48 16.000 23.623.680 6 60 x 60 x 1.1 kg 304 16.000 4.864.000 7 60 x 60 x 1.8 kg 1.470.75 15.500 22.796.625 Cộng tiền hàng : 90.963.985 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 9.096.398 Tổng cộng tiền thanh toán 100.060.383 Số tiền viết bằng chữ : Một trăm triệu, không trăm sáu mươi nghìn, ba trăm tám mươi ba đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đối với các công trình hay các hợp đồng lớn, trước khi giao dịch thường có nhu cầu xem bảng báo giá các mặt hàng cần mua, sau đó gửi xác nhận đơn đặt hàng. Dưới đây là ví dụ về bảng báo giá kiêm xác nhận đơn đặt hàng mà Công ty gửi đến công ty CP Thép Việt Thanh : Trường hợp Công ty xuất bán cho các đại lý, khách lẻ...sau khi biết được chủng loại, số lượng hàng khách cần mua, kế toán bán hàng báo giá cho khách rồi viết hóa đơn bán hàng fax xuống cho thủ kho biết để xuất hàng. Khách hàng thanh toán tiền hàng cho kế toán bán hàng. Sau khi nhận được bản fax hóa đơn bán hàng, kế toán kho có nhiệm vụ viết Biên bản giao hàng cho khách. VD : Ngày 16/05/2010 xuất hàng bán cho Cửa hàng Tân Hương ở Yên Phụ. Kế toán bán hàng lập Hóa đơn bán hàng như sau : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & SẢN XUẤT NAM TIẾN Địa chỉ : 35 Km 12 – Đường Ngọc Hồi – Thanh Trì – Hà Nội ĐT:043.6450944-36423020 * Fax : 043.6422532 * Mobile : 0904.150.412 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Tên khách hàng : CH Tân Hương Địa chỉ : Yên Phụ Điện thoại : 38239945 TT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 14 x 1.0 Cây 50 41.000 2.050.000 2 14 x 1.1 Cây 50 44.500 2.225.000 3 30 x 1.1 Cây 10 100.500 1.005.000 4 30 x 1.0 Cây 10 92.000 920.000 5 25 x 50 x 1.4 Cây 20 160.000 3.200.000 6 40 x 1.1 Cây 10 135.500 1.355.000 7 50 x 100 x 1.8 Cây 4 402.500 1.610.000 8 20 x 1.4 Cây 40 81.500 3.260.000 9 30 x 60 x 1.8 Cây 15 237.000 3.555.000 10 20 x 40 x 1.4 Cây 10 126.500 1.265.000 11 30 x 1.4 Cây 15 126.500 1.897.500 Cộng 24.712.500 CK 3% 741.000 Tổng tiền hàng 23.971.500 Thành tiền ( viết bằng chữ ) : Hai mươi ba triệu, chín trăm bảy mươi mốt nghìn, năm trăm đồng. Ngày 16 tháng 05 năm 2010 Người mua Người vận chuyển Người giao hàng * Khi hàng hóa được xuất kho, dựa vào các chứng từ, kế toán nhập các dữ liệu vào máy tính như sau : Đường dẫn : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho/ Enter. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ điền đầy đủ thông tin vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (loại hóa đơn, mã khách, địa chỉ, người mua hàng, diễn giải, TK nợ 131, ngày ht, ngày lập chứng từ, mã hàng, mã kho,số lượng, giá bán/ Enter cho tới khi lưu ) 2.2.2.2. Công tác khi khách hàng thanh toán tiền hàng : Để theo dõi quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý chặt chẽ việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng. * Sau khi nhận được hàng nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán bán hàng vào phiếu thu tiền mặt. Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay /Cập nhật số liệu / Phiếu thu tiền mặt / Enter. Kế toán khai các thông tin trên phiếu thu giống phiếu chi nhưng TK Nợ lúc này là TK1111, Tk có 131. Sau đó Enter cho tới khi lưu. Khi khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán vào Giấy báo có( thu) của ngân hàng. Đường dẫn : Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ Cập nhật số liệu / Giấy báo có ( thu ) của ngân hàng / Enter. Kế toán khai đầy đủ thông tin trên Giấy báo có ( thu ) của ngân hàng giống giấy báo nợ nhưng TK nợ 1121NN, TK có 131. Sau đó Enter tới khi lưu. Trường hợp khách hàng ký nhận nợ, kế toán sẽ mở chi tiết công nợ TK 131 theo từng khách hàng để theo dõi. Cùng với việc thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hóa Công ty luôn chú trọng quá trình thu hồi công nợ phải thu khách hàng. Việc theo dõi kiểm tra và đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời có ảnh hưởng lớn đến quá trình thu hồi vốn để tiếp tục các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do vậy, đối với khách hàng còn nợ, vẫn phải tổ chức ké toán chi tiết riêng theo từng khách hàng trên TK 131-Phải thu của khách hàng. Công ty mở sổ chi tiết TK 131, theo dõi riêng cho từng khách hàng, người mua trên sổ chi tiết thanh toán với người mua giúp cho Công ty biết số tiền còn phải thu đối với từng khách hàng, thông qua đó mà có biện pháp đôn đốc kịp thời thu hồi vốn. Hàng tháng, kế toán công nợ làm Biên bản đối chiếu công nợ với khách. Cơ sở số liệu : Căn cứ vào chứng từ hóa đơn GTGT các hợp đồng kinh tế Phương pháp lập : Để tiện cho việc theo dõi, đối với những khách hàng có quan hệ thường xuyên với Công ty, kế toán mở riêng cho mỗi khách hàng một quyển sổ. Đối với những khách hàng có quan hệ không thường xuyên với Công ty thì mở cho nhiều khách hàng trên một quyển sổ. VD : Để theo dõi khoản phải thu của Công ty Thiên Ngọc An mua hàng 50 x 100 x 2.0 theo hóa đơn số 005484 ngày 28/04/2010, kế toán mở sổ chi tiết phải thu của khách hàng theo mẫu như sau : Sổ chi tiết phải thu của khách hàng Tên khách hàng : Công ty Thiên Ngọc An Tháng 04 năm 2010 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 12.000.000 005484 28/04 Bán Thép 50x100x2.0 511 350.000 3331 35.000 Tổng cộng 385.000 12.385.000 Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn bán hàng và phiếu thu tiền liên quan đến công nợ phải thu, kế toán ghi vào sổ cái TK 131. SỔ CÁI TK 131 Tháng 04 năm 2010 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Dư đầu tháng 3.380.579.500 005484 28/04 Bán thép 50x100x2.0 131 350.000 Bán thép 50x100x2.0 3331 35.000 ......................... ........... ......... Tổng số phát sinh nợ 4.150.263.130 Tổng số phát sinh có 4.326.325.250 Dư cuối kỳ 3.204.517.380 Ngày 30 tháng 04 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng Dưới đây là VD về sổ chi tiết thanh toán với người mua hàng năm 2008: Đường dẫn cách nhập liệu vào phần mềm : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ/ Enter. Sau đó màn hình máy tính sẽ hiện lên : Kế toán nhập TK 131 : Phải thu của khách hàng / Nhận. Sau đó ấn F4 để thêm số dư công nợ của khách hàng. Kế toán khai chính xác mã khách, dư nợ, dư có.../ Nhận. Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phần mềm cho kết xuất ra Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ như sau : 2.3. Kế toán chi tiết hàng hóa : Hiện nay, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang áp dụng hình thức Nhật ký chung cho công tác tổng hợp hàng hóa và phương pháp thẻ song song cho phương pháp kế toán chi tiết hàng hóa. Hai mặt kế toán này phải được tiến hành song song và thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, từ đó phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và tạo ra mối liên hệ mật thiết ở tất cả các khâu. Việc hạch toán chi tiết hàng hóa được thực hiện cả ở kho và phòng kế toán. 2.3.1. Hạch toán chi tiết ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng chủng loại hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu ghi vào thẻ kho là lấy vào các chứng từ nhập, xuất kho hàng ngày, mỗi chứng từ ghi một dòng. Mỗi loại hàng hóa được theo dõi chi tiết trên một trang thẻ kho riêng và được sắp xếp theo từng chủng loại, độ dày của hàng hóa để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất hàng hóa, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số lượng thực nhập, xuất vào chứng từ. Cuối ngày, thủ kho sử dụng các chứng từ đó ghi số lượng hàng hóa nhập xuất vào thẻ kho. Sau khi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp các chứng từ lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển nhượng chứng từ đó cho phòng kế toán định kỳ 05 ngày một lần và cuối tháng kế toán hàng hóa, kế toán kho và thủ kho phải tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hóa, đi kiểm kho để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách. 2.3.2. Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán : Tại phòng kế toán, kế toán hàng hóa có nhiệm vụ mở sổ chi tiết hàng hóa cho từng chủng loại hàng hóa tương ứng với thẻ kho của thủ kho.. Khi nhận được các chứng từ xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra lại tính hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi vào sổ chi tiết hàng hóa. Mỗi phiếu nhập xuất được ghi một dòng trên thẻ chi tiết hàng hóa tương ứng với loại hàng hóa. Trên chứng từ trên thẻ chi tiết hàng hóa, kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và mặt giá trị. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành cộng các sổ chi tiết hàng hóa đối chiếu với thẻ kho để ghi vào sổ tổng hợp và kế toán chi tiết. Số dư TK 156 phải trùng với số dư chi tiết của từng loại hàng hóa cộng lại. Hàng ngày, kế toán hàng hóa nộp thẻ kho được làm trên Excel trình Giám đốc để phục vụ cho công tác quản lý và theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng hóa ở kho để có kế hoạch nhập hàng, dự trữ hàng và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Sau đây là mẫu thẻ kho được làm trên Excel : VD : Thẻ kho của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến Đơn vị : Công ty TNHH TM & SX Nam Tiến Địa chỉ: THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/05//2010 Tờ số : 03 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Ø 50.3 x 2.0 - Đơn vị tính : C STT Ngày tháng SH chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất SỐ LƯỢNG Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu kỳ 20 01 01/05 2563 Nhập hàng Hòa Phát 15 35 02 02/05 2900 Xuất bán Anh Huy Coma7 8 27 03 05/05 0514 Nhập Hòa Phát 10 37 04 05/05 2102 Xuất cty CPXD COTEC 20 17 05 15/05 2635 Xuất bán Cty TNHH Hãng phim Việt 10 7 06 17/05 2785 Xuất bán Cty Việt Thanh 7 0 07 20/05 6321 Nhập Tràng An 40 40 08 24/05 3548 Xuất bán XD Long Giang 30 10 09 28/05 3561 Xuất bán Cty Licogi 10 0 10 30/05 6453 Nhập Hòa Phát 50 50 11 31/05 3590 Xuất bán cty Vinalight 30 20 Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hóa ở Công ty Nam Tiến Phiếu nhập Hàng ngày s Đối chiếu Cuối Sổ chi tiết hàng hóa Thẻ kho Phiếu xuất Sổ tổng hợp NXT hàng hóa tháng Hàng ngày Số liệu 2.4. Kế toán tổng hợp hàng hóa : Kế toán hàng tồn kho của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để hạch toán tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa kế toán mở sổ chi tiết và sổ cái các TK 156, TK 632, Tk 331, Tk 131, Tk 111, 112 để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa. 2.4.1. Kế toán tổng hợp mua hàng : Tại công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đang áp dụng hình thức thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vậy trong phạm vi đề tài này em xin trình bày thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Khi mua hàng hóa, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập để tiến hành tổng hợp hàng hóa. Nếu hàng và hóa đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi : Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 111 VD : Ngày 04/05/2010 Công ty Nam Tiến mua thép của Công ty CP ống thép Việt Đức VG Pipe, thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi : Nợ TK 1561 : 84.511.199 đ Nợ TK 133 : 8.451.119 đ Có TK 111 : 92.962.318 đ Nếu hàng và hóa đơn cùng về, đơn vị thanh toán ngay bằng TGNH, kế toán ghi : Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 112 VD : Ngày 05/05/2010 Công ty Nam Tiến mua thép của Công ty TNHH ống thép Hòa Phát thanh toán ngay bằng uỷ nhiệm chi, kế toán ghi : Nợ TK 1561 : 226.065.155 đ Nợ TK 133 : 22.606.515 đ Có TK 112 : 248.671.670 đ Nếu mua hàng trả chậm, kế toán ghi : Nợ TK 1561 Nợ TK 133 Có TK 331 VD : Ngày 04/05/2010 Công ty mua thép của Công ty TNHH ống thép Hòa Phát chưa thanh toán tiền. Căn cứ vào hóa đơn của đơn vị bán, kế toán ghi : Nợ TK 1561 : 112.319.971 đ Nợ TK 133 : 11.231.997 đ Có TK 331 : 123.551.968 đ Trường hợp hóa đơn về mà hàng chưa về. Tại công ty không xảy ra trường hợp trên vì thực tế trong nền kinh tế thị trường đối với việc nhập hàng hóa phải nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy, Công ty không sử dụng TK 151: Hàng mua đang đi đường. 2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hóa : Hàng ngày khi xuất kho, kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất kho ghi chi tiết lượng hàng xuất trong ngày. Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng tồn, hàng nhập trong tháng, kế toán tính được trị giá vốn của hàng hóa xuất bán và lập Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng. Đường dẫn cách nhập Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng : Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Báo cáo bán hàng/ Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng/ Enter. Sau đó, kế toán điền đầy đủ thông tin trên màn hình nhập liệu : Dưới đây là mẫu Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng từ ngày 01/04/2010 đến 30/04/2010 : - Xuất kho hàng hóa giao cho người mua hàng : Khi bán hàng hóa của Công ty cho người mua hàng, kế toán theo dõi chi tiết từng chủng loại hàng hóa xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Cuối tháng, kế toán tính được tổng trị giá vốn hàng hóa xuất kho trong tháng và ghi vào sổ theo định khoản : Nợ TK 632 : 5.009.191.040đ Có TK 156 : 5.009.191.040đ Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hóa( Vận chuyển, bốc xếp ) cho khối lượng hàng hóa tiêu thụ trong tháng theo công thức : Chi phí thu mua Chi phí thu mua Phân bổ chi phí tồn đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Số lượng cho số lượng = x hàng xuất hàng hóa xuất bán Số lượng hàng Số lượng hàng bán tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ VD : Số dư đầu kỳ TK 1562 : 22.703.900đ Chi phí vận chuyển, bốc xếp trong tháng : Số lượng 1.240.399 kg thành tiền : 86.827.930đ Phân bổ chi phí 22.703.900đ + 86.827.900đ cho số hàng xuất bán = x 1.244.710 kg 333.881kg + 1.240.399 kg = 86.601.700 đ Kế toán định khoản : Nợ TK 632 : 86.601.700 đ Có TK 1562 : 86.601.700 đ Giá vốn của hàng hóa sẽ được phản ánh vào Bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn hàng hóa. Sau đây là mẫu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn của Công ty Nam Tiến : 2.5. Kế toán giá vốn hàng bán : Phương pháp hạch toán hàng tồn kho đang được thực hiện tại Công ty là phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng TK 632- Giá vốn hàng bán để hạch toán giá vốn hàng xuất bán. Để theo dõi giá vốn hàng xuất bán trong kỳ, kế toán mở sổ chi tiết TK 632. Khi xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng, kế toán phản ánh bút toán: Nợ TK 632 : Trị giá vốn thực tế Có TK 1561 : Trị giá vốn thực tế VD : Ngày 28/04/2010 khi xuất kho hàng hóa bán cho Công ty Thiên Ngọc An thép hộp 50 x 100 x 2.0 số hóa đơn 005485 chưa thanh toán tiền, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK 632 với bút toán sau : Nợ TK 632 : 314.000 đ Có TK 1561 : 314.000 đ Mỗi lần xuất kho hàng hóa để bán, kế toán đều phản ánh giá vốn hàng bán trên một dòng của sổ chi tiết TK 632. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết TK 632 kế toán lập sổ cái TK 632. Đường dẫn cách nhập dữ liệu vào sổ cái một TK : Kế toán tổng hợp / Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung/ Sổ cái tài khoản/ Enter. Sau khi ấn phím Enter, màn hình hiện lên sổ cái TK, kế toán nhập tên TK rồi nhận SỔ CÁI Tháng 04/2010 Tên TK : Giá vốn hàng bán Số hiệu : TK 632 Đơn vị tính : đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có ............................ ............................ 30/04 005484 28/04 Bán thép 50x100x2.0 1561 314.000 30/04 Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả 911 5.692.495.656 Cộng số phát sinh 5.692.495.656 Số dư cuối kỳ Người lập sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký , họ tên ) Sổ chi tiết sổ cái Tháng 04/2010 Tên TK : Giá vốn hàng bán Số hiệu : TK 632 Dư nợ đầu kỳ : Dư nợ đầu kỳ : Phát sinh nợ : 5.692.495.656 Phát sinh có : 5.692.495.656 Dư nợ cuối kỳ : 0 Dư nợ cuối kỳ : 0 Đơn vị tính : đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có ............................ ............................ 30/04 005484 28/04 Bán thép 50x100x2.0 1561 314.000 30/04 Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả 911 5.692.495.656 Cộng số phát sinh 5.692.495.656 Số dư cuối kỳ Người lập sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký , họ tên ) 2.6. Kế toán giảm giá hàng bán : Trong nhiều trường hợp vì có những khách mua hàng với khối lượng lớn, tính theo một tỷ lệ nào đó trên giá bán, Công ty thực hiện việc bớt giá cho người mua ngay sau lần mua hàng. Kế toán phản ánh số tiền giảm giá theo định khoản : Nếu khách hàng đã thanh toán tiền mua hàng, kế toán ghi : Nợ TK 532 Có TK 111,112 Nếu khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi : Nợ TK 532 Có TK 131 Cuối tháng, kế toán chuyển giá hàng bán theo định khoản : Nợ TK 511 Có TK 532 Kế toán mở sổ chi tiết và sổ cái trên phần mềm cho TK 532. VD : Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt số 1250 ngày 15/05/2010 về số tiền giảm giá hàng bán cho chị Hà là 1.800.000, kế toán ghi sổ ; Nợ TK 532 : 1.800.000 Có TK 111 : 1.800.000 Cuối tháng kết chuyển giảm giá hàng bán, ghi : Nợ TK 511 : 1.800.000 Có TK 532 : 1.800.000 2.7. Kế toán doanh thu bán hàng : Quá trình bán hàng của Công ty được thực hiện khi Công ty giao hàng cho khách hàng và khách hàng thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán. Để hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng. Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn bán hàng và báo cáo bán hàng, kế toán vào sổ chi tiết Doanh thu bán hàng để theo dõi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh theo hai phương thức bán hàng thu tiền ngay và bán chịu. Nội dung sổ chi tiết doanh thu : Loại sổ này dùng để theo dõi doanh thu của từng nghiệp vụ phát sinh. Từ các sổ chi tiết doanh thu cuối tháng, kế toán tổng hợp lại để ghi vào sổ cái TK 511. Căn cứ để lập sổ chi tiết doanh thu : Bao gồm Hóa đơn bán hàng ( GTGT ), báo cáo bán hàng, phiếu thu tiền mặt... Kế toán mở sổ chi tiết và sổ cái cho TK 511 trên phần mềm Fast. VD : Căn cứ vào hóa đơn bán hàng cho Công ty Thiên Ngọc An theo số hóa đơn 005485 ngày 28/04/2010 ở trên chưa thanh toán, kế toán ghi sổ doanh thu theo định khoản : Nợ TK 111 : 385.000 Có TK 511 : 350.000 Có TK 333(3331) : 35.000 Sau đây là phần trích sổ chi tiết doanh thu bán hàng tháng 04 năm 2010 ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : Sổ chi tiết TK 511 Tháng 04 năm 2010 Dư nợ đầu kỳ : Dư có đầu kỳ : 0 Phát sinh nợ : 5.692.495.656 Phát sinh có : 5.692.495.656 Dư nợ cuối kỳ : 0 Dư có cuối kỳ : 0 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có ............................ ............................ 30/04 005484 28/04 Bán thép 50x100x2.0 131 300.000 Kết chuyển doanh thu thuần 5.692.495.656 Tổng cộng 5.692.495.656 5.692.495.656 Ngày 30 tháng 04 năm 2010 Người lập biểu Kế toán trưởng Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh liên quan, kế toán tập hợp ghi vào sổ cái TK 511 và sổ cái TK 3331 SỔ CÁI Tháng 04 năm 2010 Số hiệu : TK 5111 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 30/04 005484 28/04 Bán thép 50x100x2.0 131 350.000 ........................ Kết chuyển doanh thu thuần 5.692.495.656 Tổng cộng 5.692.495.656 5.692.495.656 Người ghi Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Các bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ trên phần mềm : có 2 đường dẫn Đường dẫn 1 : Khai báo các bút toán Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Khai báo các bút toán kết chuyển tự động/ Enter. Sau đó ấn phím F4 để khai báo các bút toán + Kết chuyển hàng bán bị trả lại : Nợ TK 511 Có TK 531,532,521 Loại kết chuyển Có – Nợ + Kết chuyển giảm giá hàng bán : Nợ TK 511 Có TK 532 Loại kết chuyển Có – Nợ + Kết chuyển chiết khấu thương mại : Nợ TK 511 Có TK 521 Loại kết chuyển Có – Nợ +Kết chuyển doanh thu thuần : Nợ TK 511 Có TK 911 Loại kết chuyển Nợ - Có + Kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 911 Có TK 632 Loại kết chuyển Có - Nợ + Kết chuyển chi phí bán hàng : Nợ TK 911 Có TK 641 Loại kết chuyển Có – Nợ Đường dẫn 2 : Thực hiện kết chuyển Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Bút toán kết chuyển tự động/ Enter. Sau đó F4 thực hiện các bút toán kết chuyển tự động. PHẦN III Nhận xét và kết luận 1/ Nhận xét chung về công tác quản lý kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : Trong điều kiện mở cửa với nền kinh tế thị trường, Ban lãnh đạo Công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn. Nhận thức đúng quy luật kinh tế thị trường, từ đó vận dụng sáng tạo vào thực tế, Công ty đã hiểu được “ Bán hàng là sức sống “, cho nên trong vấn đề quản lý, bộ phận kế toán của Công ty đã quan tâm thích đáng tới việc kế toán bán hàng, doanh thu bán hàng và thanh toán tiền hàng. Cùng với sự phát triển của Công ty, trình độ quản lý của Công ty cũng không ngừng được củng cố và nâng cao. Để tồn tại và phát triển đòi hỏi Công ty phải chú trọng đến vấn đề quản lý thu mua hàng hóa, tìm nguồn hàng có mức giá hợp lý, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành hàng hóa tạo sức cạnh tranh trong tiêu thụ. Với hàng hóa, Công ty có một hệ thống kho được xây dựng kiên cố, chắc chắn để đảm bảo hàng hóa tránh khỏi tác động của thiên nhiên như han, rỉ,...chống mất mát hao hụt tự nhiên. Hệ thống kho được bố trí một cách khoa học, hợp lý theo từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hóa tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, kiểm tra số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn của từng chủng loại hàng hóa. Công ty đã đặc biệt coi trọng tới khâu bán hàng. Phòng kinh doanh cùng với tổ công tác đã được mở rộng để tìm kiếm thị trường, khách hàng nhằm đẩy mạnh khối lượng hàng hóa bán ra. Về công tác kế toán : Kế toán hàng hóa ghi chép tình hình biến động hàng hóa được kết hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp hàng hóa. Hệ thống kế toán hàng hóa ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác và hợp lý, phương pháp kế toán chi tiết thẻ song song đã mang lại hiệu ủa cao trong hạch toán hàng hóa. Việc tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng và công tác kế toán nói chung đã đáp ứng được yêu cầu của Công ty đề ra : Đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế những trùng lặp trong ghi chép mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của nguồn số liệu ban đầu. Do đó việc tổ chức công tác kế toán ở Công ty là phù hợp với điều kiện một doanh nghiệp có phạm vi hoạt động rộng. 2/ Nhận xét cụ thể về kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : 2.1. Ưu điểm : Nhìn chung công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng đã cung cấp những thông tin chung, cần thiết cho công tác quản lý kinh doanh của Công ty cũng như của các cơ quan quản lý tài chính như : Cục thuế, Ngân hàng... Thứ 1 : Việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán tài chính. Hiện nay Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 có sửa đổi, bổ sung phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Nói chung việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện nay trong công tác kế toán tương đối hợp lý và khoa học. Thứ 2 : Việc sử dụng hệ thống chứng từ nhìn chung Công ty đã thực hiện tốt quy định về hóa đơn, chứng từ ban đầu. Căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành và nội dung các hoạt động kinh tế cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, Công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống mẫu biểu, chứng từ kế toán cụ thể. Các chứng từ ban đầu sau khi được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ mới được sử dụng làm căn cứ ghi sổ chi tiết. Có thể nói quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã đảm bảo cho công tác kế toán của Công ty được thực hiện một cách kịp thời, chính xác. Thứ 3 : Hệ thống sổ kế toán : Công ty đã sử dụng phần mềm Fast trong công tác kế toán, cách nhập liệu nhanh, chính xác, rõ ràng, tiết kiệm thời gian, chi phí. Thứ 4 : Từ khi thành lập và phát triển đến nay Công ty luôn chấp hành các chính sách, chế độ của Nhà nước, tổ chức mở các sổ kế toán hợp lý để phản ánh, giám đốc tình hình tiêu thụ, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, kế toán đã góp phần bảo vệ tài sản của Công ty trong lĩnh vực lưu thông. Thứ 5 : Đội ngũ cán bộ của Công ty có trình độ, năng lực, nhiệt tình và có trách nhiệm với công việc được giao. Công tác kế toán được phân công một cách rõ ràng, mỗi người được phân công theo từng phần hành cụ thể. Từ đó phát huy tính chủ động, sáng tạo cũng như tinh thần trách nhiệm và sự thành thục trong công việc của mỗi người. Thứ 6 : Công ty áp dụng các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán khá phù hợp, chính sách giá cả linh hoạt, Công ty quy định khung giá bán niêm yết cho từng loại hàng hóa. Công ty căn cứ nhu cầu thị trường để điều chỉnh giá bán cho phù hợp với giá cả của thị trường. 2.2. Nhược điểm : Bên cạnh những thành tích đạt được, công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến còn có những tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu quản lý của Công ty. Cụ thể như sau : 2.2.1. Kế toán bán hàng : - Trong việc kế toán hàng tồn kho, do hàng tồn kho của Công ty có giá trị lớn, như vậy để giảm bớt thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trường hợp xảy ra rủi ro do giảm giá hàng tồn kho, mặt khác để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, đảm bảo tính đáng tin cậy về thông tin kế toán và kết quả kinh doanh của mình thì Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Trong việc theo dõi tình hình thanh toán với khách hàng : Công ty có rất nhiều bạn hàng, ngoài những khách đến mua hàng và thanh toán ngay Công ty còn có hàng loạt các khách hàng thường xuyên, bạn hàng quen thuộc thường đến nhận hàng trước và thanh toán sau. Chính điều này đặt cho kế toán Công ty trách nhiệm rất nặng nề : Thường xuyên phải kiểm tra, theo dõi một lượng tài sản khá lớn của mình nhưng vẫn còn đang trong quy trình thanh toán. Quy mô các khoản phải thu của khách hàng lớn mà việc thanh toán của các khách hàng đôi khi còn rất chậm, có những trường hợp Công ty phải đòi nợ rất nhiều lần khách mới chịu thanh toán. Với cơ chế bán hàng là cơ chế mở, luôn coi “ khách hàng là Thượng đế “ và đảm bảo hai nguyên tắc của Công ty : Lợi ích của Công ty không bị vi phạm, đồng thời không bị mất bạn hàng, Công ty cần phải lập dự phòng phải thu khó đòi, đồng thời Công ty cũng nên có các chính sách về thưởng phạt trong thanh toán của khách hàng. 2.2.2. Kế toán xác định doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng : * Kế toán xác định doanh thu bán hàng : Trong việc theo dõi doanh thu bán hàng : Hiện nay Công ty đang sử dụng sổ chi tiết TK 511 để theo dõi chung cho tất cả các loại hàng hóa của Công ty mà không theo dõi từng loại hàng hóa, hơn nữa mẫu sổ này không phản ánh được số lượng hàng hóa đã tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu ( nếu có). Vì vậy, kế toán nên áp dụng hình thức sổ vừa phản ánh được doanh thu bán hàng, số lượng hàng hóa và các khoản giảm trừ doanh thu. * Kế toán xác định kết quả bán hàng : Ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến, các khoản chi phí bán hàng được tính tổng hợp cho toàn bộ hàng hóa chứ không phân bổ riêng cho từng nhóm, từng loại hàng hóa. Công ty nên tiến hành phân bổ chi phí bán hàng cho từng loại hàng hóa để tiện việc xác định lãi, lỗ của từng loại hàng hóa. Từ đó có các kế hoạch đúng đắn về việc tiêu thụ từng loại hàng hóa. 3/ Một số ý kiến góp phần hoàn thiện kế toán bán hàng & thanh toán tiền hàng ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến : Từ thực tế công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đã được trình bày và phân tích ở trên, bên cạnh những mặt tích cực cũng còn rất nhiều tồn tại, hạn chế. Có thể thấy rằng thực tiễn đang đòi hỏi hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty. Sau một thời gian thực tập tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán tại Công ty, với vốn kiến thức hạn chế và được sự chỉ đạo tận tình của cô giáo hướng dẫn, em xin mạnh dạn trình bày một số đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện các mặt nói trên. Các kiến nghị này đã được cân nhắc để có tính khả thi áp dụng vào điều kiện thực tế của Công ty. Các yêu cầu được đưa ra đối với mỗi ý kiến là : 3.1. Ý kiến về bộ máy kế toán và phân công trong bộ máy kế toán : Phòng kế toán của Công ty gồm 6 người, với trình độ cao, kinh nghiệm lâu năm thực sự là một lợi thế của Công ty. Việc bố trí công việc của các thành viên trong phòng khá hợp lý. Tuy nhiên để nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thì có thể vài năm một lần kế toán viên nên đổi phần việc của mình cho người khác. Qua đó, mỗi người sẽ có một tầm nhìn khái quát hơn về kế toán, hiểu sâu sắc hơn từng phần hành công việc, đồng thời khi quay trở lại công việc cũ họ sẽ làm tốt hơn nữa việc làm đó, tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc, tránh trường hợp thực hiện trùng lặp giữa các phần hành riêng. 3.2. Ý kiến về hoàn thiện kế toán chi tiết hàng hóa : Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Tác động về tài chính : Dự phòng giảm phần vốn lưu động thực sự nằm trong luân chuyển, dự phòng quá lớn không cần thiết sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Dự phòng quá nhỏ so với yêu cầu sẽ không đủ bù đắp thâm hụt do giảm giá, dẫn đến tình trạng mất cân bằng vốn lưu động, ảnh hưởng tới kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty nên mở TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. Việc lập dự phòng phải tính cho từng thứ hàng hóa tồn kho nếu có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên, có thể xảy ra trong niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho xác định khoản giảm giá hàng tồn kho cho niên độ kế toán tiếp theo. Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm : Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho ) Có TK 159 Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập Nợ TK 159 Có TK 632 3.3. Ý kiến hoàn thiện về lập dự phòng phải thu khó đòi : Trong hoạt động kinh doanh của Công ty có những khoản phải thu mà người nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Nhưng Công ty vẫn chưa có kế hoạch lập dự phòng phải thu khó đòi. Vì vậy, Công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi để phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh trong một kỳ kế toán. Dự phòng nợ phải thu khó đòi : là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu, có thể không đòi được do đơn vị nợ hoặc người nợ không có khả năng thanh toán trong năm kế hoạch. Việc lập dự phòng phải thu khó đòi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính như các khoản dự phòng khác. Mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa không vượt quá 20% tổng số dư nợ của Công ty tại thời điểm cuối năm và đảm bảo Công ty không bị lỗ. Mức trích dự phòng phải thu khó đòi có thể xác định theo một trong hai phương pháp sau : + Phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu : Số dự phòng phải thu Tổng số doanh thu Tỷ lệ phải thu khó đòi cần lập cho năm tới = bán chịu x ước tính + Phương pháp ước tính đối với khách hàng đáng ngờ ( dựa vào thời gian quá hạn thực tế) Số dự phòng cần phải Số phải thu của Tỷ lệ ước tính không lập cho niên độ tới của = khách hàng đáng x thu được ở khách hàng khách hàng đáng ngờ A ngờ A đáng ngờ A KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp với nhau. Để đứng vững trên thị trường và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khăn. Nhưng chính sự biến động này của nền kinh tế đã giúp nhiều doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Trong báo cáo tốt nghiệp này em đã trình bày toàn bộ nội dung về tổ chức kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng thực tế ở Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến. Kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng là một bộ phận không thể thiếu được trong toàn bộ công tác kế toán, nó cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình sản xuất và bán hàng. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng luôn được các nhà lãnh đạo quan tâm hàng đầu và được hoàn thiện không ngừng cho phù hợp với tình hình thực tế. Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến, em đã đi sâu tìm hiểu về kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng ở Công ty , em thấy Công ty đã phát huy được nhiều mặt mạnh, song bên cạnh đó cũng có một số vấn đề tồn tại. Để khắc phục phần nào những tồn tại đó, em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp với mục đích nhằm hoàn thiện thêm phần hành kế toán bán hàng và thanh toán tiền hàng. Do vốn kiến thức còn giới hạn và bước đầu áp dụng lý luận vào thực tiễn còn bỡ ngỡ nên bài viết này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ của thầy cô và những người quan tâm. Sau đây em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình, hiệu quả của các thầy, cô khoa Kế toán, Ban lãnh đạo Công ty và các anh chị em trong phòng kế toán của Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Nam Tiến đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này. Hà Nội, tháng 06 năm 2010 Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hiền MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ...... 2 PHẦN I : ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN ...... ..............3 1/ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN ...... ..............3 Lịch sử hình thành ...... ..............3 Quá trình phát triển ....... ..............3 2/ MỘT SỐ CHỈ TIÊU KINH TẾ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN ĐẠT ĐƯỢC TRONG 2 NĂM GẦN ĐÂY .......4 3/ ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH, TỔ CHỨC QUẢN LÝ KINH DOANH & TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 3.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh ....... ..............4 3.2. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh ....... ..............4 3.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ....... ..............6 4/ ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN ....... ..............7 4.1. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại Công ty ..............7 4.2. Hình thức sổ kế toán trên máy vi tính ....... ..............7 4.3. Phương pháp tính giá thực tế hàng hóa xuất kho ............18 4.4. Phương pháp kê khai hàng tồn kho ....... ............18 4.5. Công tác kiểm kê TS và tính khấu hao TSCĐ.. ............20 4.6. Phương pháp tính thuế GTGT ....... ............25 4.7. Công tác lập và nộp các báo cáo kế toán ....... ............27 PHẦN II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN ....... ............35 1/ ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG . ...... . ............35 Đặc điểm các mặt hàng bán ra ....... ............35 Đối tượng và phương thức bán hàng ....... ............35 Các hình thức thanh toán tiền hàng mà Công ty áp dụng.......36 2/ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN .. ....... ............37 2.1. Tài khoản kế toán bán hàng sử dụng ....... ............37 2.2. Các thủ tục nhập, xuất kho và công tác thanh toán với người mua, người bán .. ...... ............43 2.2.1. Thủ tục nhập kho .. ....... ...........43 2.2.1.1. Thủ tục nhập kho hàng hóa ....... ...........43 2.2.1.2. Công tác thanh toán tiền hàng cho đơn vị cung cấp 2.2.2. Thủ tục xuất kho .. ....... ...........52 2.2.2.1. Thủ tục xuất kho hàng hóa ....... ...........52 2.2.2.2. Công tác khi khách hàng thanh toán tiền hàng...65 2.3. Kế toán chi tiết hàng hóa .. ....... ............74 2.3.1. Hạch toán chi tiết ở kho ....... ............74 2.3.2. Hạch toán chi tiết tại phòng kế toán....... ............75 2.4. Kế toán tổng hợp hàng hóa .. ....... ............77 2.4.1. Kế toán tổng hợp mua hàng ....... ............77 2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho hàng hóa..... ............78 2.5. Kế toán giá vốn hàng bán .. ....... ............82 2.6. Kế toán giảm giá hàng bán .. ....... ............84 2.7. Kế toán doanh thu bán hàng .. ....... ............85 PHẦN III : NHẬN XÉTVÀ KẾT LUẬN .. ....... ............90 1/ NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN .. ....... ............90 2/ NHẬN XÉT CỤ THỂ VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN .. ....... ............91 2.1. Ưu điểm .. ....... ............91 2.2. Nhược điểm .. ....... ............91 2.2.1. Kế toán bán hàng .. ....... ............92 2.2.2. Kế toán xác định doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng .. ....... ............92 3/ MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT NAM TIẾN .. ....... ............92 3.1. Ý kiến về bộ máy kế toán và phân công trong bộ máy kế toán .93 3.2. Ý kiến về hoàn thiện kế toán chi tiết hàng hoá..........................93 3.3. Ý kiến hoàn thiện về lập dự phòng phải thu khó đòi ............94 KẾT LUẬN .. ....... ............95 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN .. ....... .. ...... .. ....... ....... ...... .. ...... .. ...... ... ...... .. ...... .. ...... .. ...... .. ...... ... ...... .. ...... .. ...... .. ...... .. ...... .. ...... .. ...... .. Hà Nội, ngày .... tháng....năm 2010 Giáo viên hướng dẫn Trần Thị Thu Hiền NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Hà Nội, ngày .... tháng....năm 2010 Giám đốc