Đề tài Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Hoá Dầu Petrolimex

Thiên. - Cửa hàng bán lẻ 43D Trường Chinh. Tại các cửa hàng bán lẻ của Công ty khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng vẫn lập hoá đơn bán hàng thành ba liên: một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại cửa hàng, một liên kèm theo giấy nộp tiền và định kỳ gửi lên phòng kế toán Công ty để hạch toán. Tuy doanh số bán lẻ không lớn lắm so với bán buôn và bán qua đại lý nhưng nó cũng góp phần nâng cao doanh số tiêu thụ của khối văn phòng Công ty và chủ yếu thông qua các cửa hàng bán lẻ để quảng cáo, để giới thiệu sản phẩm của Công ty. 3/ Bán qua tổng đại lý: Do đặc điểm vai trò của ngành xăng dầu nên hoạt động gửi bán chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số doanh thu tiêu thụ bán hàng của văn phòng Công ty. Các Công ty xăng dầu và Công ty tư tỉnh làm tổng đại lý cho văn phòng Công ty phải bán hàng theo giá mà Công ty quy định, hưởng hoa hồng trên doanh số bán ra. Để điều hành cho các tổng đại lý sao cho phù hợp, Công ty phải dựa trên kế hoạch quý, năm do các tổng đại lý lập. Hàng tháng, các tổng đại lý vẫn phải lập đơn đặt hàng tháng sau, căn cứ vào đó phòng kinh doanh cân đối lượng hàng hoá, lập lệnh điều động từ các kho của Công ty hoặc chi nhánh tới tổng đại lý. Tuy nhiên, việc điều hành hàng còn căn cứ vào tồn kho của các tổng đại lý và khả năng bán hàng trong tháng. Công ty quy định các tổng đại lý chỉ được phép tồn kho đủ bán trong 20 ngày. Để tránh tình trạng chiếm dụng vốn, Công ty quy định việc thanh toán tiền hàng được thực hiện theo kế hoạch một tháng thanh toán hai lần cào ngày 10 và 20 hàng tháng. Kết thúc tháng, các tổng đại lý phải báo cáo chi tiết số hàng đã bán được và số hàng tồn kho còn lại của Công ty. * Bán hàng gửi đại lý có bốn trường hợp sau: a. Xuất qua kho văn phòng gửi các tổng đại lý: Thông thường khi các tổng đại lý có nhu cầu ít hoặc đột xuất thì Công ty điều động từ kho văn phòng 43D – Trường Chinh cho các tổng đại lý. Căn cứ vào nhu cầu điều động hàng hoá mà văn phòng Công ty viết hoá đơn GTGT. Về tổng thể, tồn kho hàng hoá tại văn phòng Công ty không đổi mà chỉ thay đổi địa điểm tồn kho. b.Xuất kho qua chi nhánh, xí nghiệp gửi các tổng đại lý: căn cứ vào kế hoạch điều hàng của Công ty (lệnh điều động) chi nhánh, xí nghiệp dầu nhờn lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm bốn liên: một liên chuyển lên văn phòng Công ty hạch toán theo giá hạch toán nhập kho, một liên chuyển lên cho tổng đại lý qua người vận chuyển, một liên lưu lại và một liên kế toán bán hàng dùng để hạch toán giảm tồn kho chi nhánh, xí nghiệp. c.Xuất gửi đại lý ngay tại cảng nhập: Căn cứ vào kế hoạch và lệnh điều động hàng hoá của Công ty, các chi nhánh đầu mối nhập khẩu làm thủ tục viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm bốn liên giống như trường hợp trên, nghĩa là chi nhánh đầu mối nhập khẩu vẫn phải làm thủ tục coi như nhập kho hàng hoá và xuất kho chuyển thẳng theo lệnh điều động của Công ty nhưng thực tế đường đi của hàng hoá lại đi trực tiếp từ cảng tới các tổng đại lý của Văn phòng Công ty. d. Điều hàng từ tổng đại lý này sang tổng đại lý kia: Trường hợp này xảy ra rất ít, nhưng thực tế vẫn có bởi vì trong cân đối hàng hoá không thể lường trước được nhu cầu của thị trường. Khi tổng đại lý hết chân hàng phải xử lý nhanh, điều động gấp hàng từ các tổng đại lý gần nhất hoặc điều động hàng ở những tổng đại lý tồn kho mặt hàng này lớn, nhu cầu tiêu thụ ít sang tổng đại lý thiếu hàng để đảm bảo cân đối tồn kho và đạt hiệu quả trong kinh doanh. Khi nhận được bảng thanh toán hàng gửi bán cho các tổng đại lý gửi đến, kế toán bán hàng lập hoá đơn bán hàng thành ba liên: một liên hạch toán hàng đã bán, một liên lưu lại, một liên giao cho tổng đại lý làm cơ sở cho việc ghi giảm hàng tồn kho hàng gửi bán của văn phòng Công ty. * Các phương thức thanh toán mà Công ty áp dụng: Để cạnh tranh với các hãng dầu nhờn nổi tiếng khác cũng như để đạt được lợi nhuận tối đa, Công ty Hoá Dầu đã áp dụng các phương thức thanh toán rất đa dạng, phong phú và linh hoạt, phụ thuộc vào sự thoả thuận của các bên trong hợp đồng đã ký kết, bao gồm: tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, điện chuyển tiền… Việc thanh toán có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm, Công ty luôn tạo điêug kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán, đồng thời bảo đảm không gây thiệt hại cho Công ty mình. Trong hợp đồng kinh tế Công ty luôn xác định rõ thời hạn thanh toán (tối đa là ba tháng), nếu vượt quá thời hạn thoả thuận , Công ty sẽ tính lãi vượt mức theo lãi suất của ngân hàng, đồng thời việc bán chịu chỉ thực hiện đối với những doanh nghiệp có quan hệ làm ăn lâu dài với Công ty, không bán chịu cho khách tư nhân và khách vãng lai. Để thu hút được khách hàng, Công ty đã có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá bán được tính trên trị giá hàng mua vào, giá cả thị trường đồng thời phụ thuộc vào mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty. Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua thường xuyên, mua với khối lượng lớn, với khách ở tỉnh xa hoặc khách hàng thanh toán ngay. Phần giảm giá này Công ty có thể thực hiện ngay trên hoá đơn GTGT hoặc sau một chu kỳ kinh doanh, xem xét khách mua trong kỳ để quyết định giảm giá cho khách hàng mua nhiều với tỷ lệ 1% đến 5% trên tổng doanh số bán trong cả năm của khách hàng đó. Việc áp dụng giá bán linh hoạt này đã làm cho uy tín cảu Công ty đối với các bạn hàng ngày càng cao. 2.2.2.2.Chứng từ bán hàng: ứng với mỗi phương thức bán hàng thì chứng từ ban đầu sử dụng, số liên lập và trình tự luân chuyển là khác nhau. Chứng từ ban đầu sử dụng cho việc hạch toán được chia làm hai loại: Chứng từ về hàng hoá: hoá đơn GTGT, bảng kê bán lẻ hàng hoá. Chứng từ thanh toán: phiếu thu, bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm chi. Ví dụ 1: Bán buôn qua kho văn phòng Công ty: Ngày 01/03/04 theo hoá đơn số 021555 văn phòng Công ty Hoá Dầu xuất bán một loại hàng hoá sau cho công ty Apatit Việt Nam qua kho 43D- Trường Chinh của văn phòng Công ty. Dầu nhờn Energol HDX 50: 418 lít GV: 9.500d/lít GB: 11.000đ/lít Dầu nhờn Energol CS 100: 1045 lít GV:8.200đ/lít GB: 9.200đ/lít Dầu nhờn Energol HLP 32: 627 lít GV: 10.500đ/lít GB: 11.600đ/lít Công ty Apatit Việt Nam thanh toán bằng tiền mặt một nửa trị giá hàng hoá trên, số còn lại sẽ thanh toán sau 15 ngày cũng bằng tiền mặt. Dưới đây là hoá đơn GTGT (biểu số 1) và phiếu thu (biểu số 2). Biểu số 1 Công ty Hoá Dầu Địa chỉ: Số 1- Khâm Thiên- Hà Nội Tel: 8513205 Fax: 8513207 E- mail: plc@plc.com.vn Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập Tự do- Hạnh phúc -----o O o---- Hoá đơn (GTGT) Liên 3: Kho hàng Ngày: 01/8/2004 Tên khách hàng: Cty APATIT Việt Nam Mã khách D04-00003 Chứng từ số 021555 Địa chỉ Mã số thuế Mã xuất Số tài khoản Đơn đặt hàng Kho xuất hàng Kho VPCT Mã kho xuất VP00 Mã người bán hàng Phương tiện v/c: Khách tự vận chuyển Hình thức thanh toán Địa điểm giao hàng: Đức Giang, Gia Lâm Thời hạn thanh toán Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2*1 Energol HDX 50 Energol CS100 Energol HLP 32 Ghi chú: Văn phòng công ty Hoá Dầu Lít Lít Lít 418 1.045 627 11.000 9.200 11.600 4.598.000 9.614.000 7.273.200 Cộng tiền hàng 21.485.200 Thuế GTGT (10%) 2.148.520 Lệ phí giao thông Tổng cộng tiền thanh toán 23.633.720 Số tiền viết bằng chữ: hai mươi ba triệu sáu trăm ba mươi ngàn bảy trăm hai mươi đồng chẵn Người mua hàng Thủ kho Người lập hoá đơn Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 2 Tổng công ty xăng dầu Công ty hoá dầu Phiếu thu Căn cứ:….Hoá đơn GTGT số 021555…………………………………. Họ tên người nộp tiền: Anh Nam……………………………………… Đơn vị: …..Công ty Apatit Việt Nam…………………………………. Nội dung: …thu tiền bán dầu mỡ nhờn………………………………... Số tiền:…11.816.860đ…………………………………………………. Bằng chữ: Mười một triệu tám trăm mười sáu ngàn tám trăm sáu mươi đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng 2.2.2.3. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán kế toán bán hàng, công ty đã mở những tài khoản chi tiết cho từng loại hình kinh doanh, trong từng loại hình kinh doanh lại mở những tài khoản chi tiết cho từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ… nhằm phục vụ cho việc xác định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và lập báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các tài khoản công ty sử dụng trong kế toán bán hàng gồm: Tài khoản 511: ‘Doanh thu bán hàng”, gồm 3 tài khoản cấp 2 TK 511.1 – Doanh thu bán hàng hoá TK 511.2 – Doanh thu bán thành phẩm TK 511.3 – Doanh thu cung cấp dịch vụ Tài khoản 511.1 lại được mở chi tiết cho từng mặt hàng: TK 511.1.21- Doanh thu bán dầu mỡ nhờn trực tiếp TK 511.1.22- Doanh thu bán dầu mỡ nhờn qua tổng đại lý TK 511.1 .41- Doanh thu bán hoá chất trực tiếp TK 511.1.42- Doanh thu bán hoá chất qua tổng đại lý TK 511.1.51- Doanh thu bán nhựa đường trực tiếp TK 511.1.52- Doanh thu bán nhựa đường qua tổng đại lý Tài khoản 156:” Hàng hoá” TK 156.1- Hàng hoá tồn kho TK 156.12- Dầu mỡ nhờn TK 156.14- Hoá chất TK 156.15- Nhựa đường Tài khoản 157: “Hàng gửi bán”, dùng để hạch toán hàng gửi bán qua đại lý TK 157.2- Dầu mỡ nhờn gửi bán TK 157.4- Hoá chất gửi bán TK 157.5- Nhựa đường gửi bán Tài khoản 131: “Phải thu của khách hàng” TK 131.1- Phải thu của khách hàng về hàng hoá TK 131.11- Phải thu của các tổng đại lý TK 131.12- Phải thu của khách hàng trực tiếp TK 131.2- Phải thu của khách hàng về phi hàng hoá Tài khoản 632: “Giá vốn hàng bán” TK 632.1- Giá vốn hàng bán TK 632.12- Giá vốn dầu mỡ nhờn TK 632.14- Giá vốn hoá chất TK 632.15- Giá vốn nhựa đường TK 632.2- Giá vốn sản phẩm sản xuất TK 632.3- Giá vốn dịch vụ Tài khoản 336: “Phải trả nội bộ”, dùng để hạch toán các khoản thanh toán nội bộ. TK 336.1- Thanh toán nội bộ Tổng công ty TK 336.2- Thanh toán nội bộ Công ty TK 336.21- Thanh toán nội bộ Công ty về hàng hoá TK 336.22- Thanh toán nội bộ Công ty về phi hàng hoá Tài khoản 911: “Xác định kết quả” TK 911.1- Xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường TK 911.11- Xác định kết quả hoạt động thương mại TK 911.112- Xác định kết quả kinh doanh dầu mỡ nhờn TK 911.114- Xác định kết quả kinh doanh hoá chất TK 911.115- Xác định kết quả kinh doanh nhựa đường TK 911.12- Xác định kết quả hoạt đọng sản xuất dịch vụ TK 911.2- Xác định kết quả hoạt đọng kết quả hoạt động tài chính TK 911.3-Xác định kết quả hoạt động khác 2.2.2.4. Trình tự hạch toán: Từ các chứng từ về hàng hoá và các chứng từ thanh toán như trên, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, chương trình phần mềm của Công ty sẽ tự định khoản và hạch toán vào các sổ chi tiết công nợ của khách hàng, các bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ cái các tài khoản 511, 131, 632... Cụ thể: Mở cho mỗi khách hàng trực tiếp hoặc từng tổng đại lý một sổ chi tiết phát sinh công nợ (từ ví dụ 1). Tại Công ty Hoá Dầu, trong mọi trường hợp dù thu được tiền hay chưa thu được tiền bán hàng đều phản ánh qua tài khoản 131. Vì vậy, cùng với việc phản ánh các khoản thu, kế toán bán hàng phải theo dõi luôn khoản phải thu của khách hàng qua sổ chi tiết phát sinh công nợ (Biểu số 3). Biểu số 3 Sổ chi tiết phát sinh công nợ Từ ngày 01/8/2004 đến ngày 31/8/2004 TK công nợ 131.12: “ Phải thu với khách hàng trực tiếp” Mã khách: D04 –00003_ Công ty Apatit Việt Nam. Trả đầu ký: +Dư nợ: 20.000.000. +Dư có: phát sinh: +PS nợ:142.000.000. +PS có: 118.000.000. Dư cuối kỳ: +Dư nợ: 44.000.000. +Dư có: Mã loại chứng từ Chứng từ Diễn giải Số tiền nợ Số tiền có Số Ngày IN PA ... 021555 001472 ... 01/8/04 15/8/04 ... Cty Apatit mua hàng Thu tiền bán hàng ngày 01/8/04 ... 23.633.270 ... 23.633.270 ... Cộng 142.000.000 118.000.000 Sổ chi tiết thuế (Biểu số 4) cũng được mở cho từng nghiệp vụ bán hàng: Biểu số 4 Sổ chi tiết thuế- tài khoản 3331 Từ ngày 01/8/04 đến ngày 31/8/04 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 021555 01/8/2004 Anh Nam- cty Apatit Việt Nam 131.12 2.148.520 021556 02/8/2004 Bác Hồng –cty Nhựa Đại Kim 131.12 4.520.000 021559 07/8/2004 Cửa hàng 43 D- trương Chinh 131.12 167.000.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 990.790.000 Tiếp đó là mở một bảng kê chi tiết công nợ. (Biểu số 5): Biểu số 5 Bảng kê chi tiết công nợ TK công nợ: 131.12 – “Phải thu với khách hàng trực tiếp” Từ ngày 01/08/2004 đến ngày 31/08/2004 Dư đầu kỳ: Dư Nợ: 908.000.000 Dư Có: Phát sinh: PS Nợ: 1.816.731.000 PS Có: 1.212.000.000 Dư cuối kỳ: Dư Nợ: 1.512.731.000 Dư Có: Tên khách hàng Dư đầu kỳ Phát sinh Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Cty Apatit VN 20.000.000 142.000.000 118.000.000 44.000.000 Cty Xây dựng 17 43.000.000 318.900.000 275.815.000 86.700.000 Cty Đường bộ 471 83.500.000 224.734.000 156.800.000 902.934.000 … … … … … … … Cộng 908.000.000 1.816.731.000 1.212.000.000 1.512.731.000 Bên cạnh đó, đối với hàng gửi đại lý kế toán phải theo dõi chi tiết kho hàng ở từng tổng đại lý. Mỗi một mặt hàng mở một thẻ kho theo dõi nhập, xuất, tồn (biểu số 6). Hàng ngày, khi xuất bán trực tiếp hoặc nhận được bảng thanh toán đại lý ký gửi, cùng một lúc, số liệu chứng từ kế toán ban đầu được phản ánh vào báo cáo nhập – xuất – tồn hàng hóa (Biểu số 7), theo từng mặt hàng và từng tổng đại lý. Cuối cùng là bảng kê xuất hàng hoá cho toàn bộ các tổng đại lý hoăc cửa hàng (Biểu số 8). Mỗi bản kê xuất mở cho một mặt hàng: Dầu, mỡ nhờn, nhựa đường, hoá chất. Biểu số 6 Doanh nghiệp: Công ty hoá dầu Tên kho hàng: Cty xăng dầu Hà sơn bình Thẻ kho Tờ số: …………. Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm: Dầu Energol HD40 Đơn vị tính: LIT Mã số: A00147 STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 500 1 0044 01/08/04 Hoàng Minh Hữu 01/08/04 1640 2 0045 03/08/04 Vũ Mạnh Hà 03/08/04 920 … … … … … … … … Cộng 1900 1700 700 Biểu số 7 Báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn hàng hoá Từ ngày 01/08/2004 đến ngày 31/08/2004 Loại hàng: Dầu mỡ nhờn. Phạm vi: Kho công ty Xăng dầu Hà Sơn Bình Nguồn hàng: Công ty Hoá dầu Petrolimex Tên hàn hoá Mã số Bao bì ĐV tính Giá nhập kho Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền EnergolHD40 Energol HD50 Brake Fluitdot 3 … A00147 A00148 FUY FUY FUY LIT LIT LIT 11.500 18.360 180.000 500 80 25 5.750.000 1.468.800 4.500.000 1900 21 100 21.850.000 385.560 18.000.000 1700 60 80 19.550.000 1.101.600 14.400.000 700 41 45 8.050.000 752.760 8.100.000 620.155.000 730.500.000 900.805000 449.850.000 Biểu số 8 Bảng kê xuất hàng hoá Từ ngày 01/08/2004 đến ngày 31/08/2004 Phương thức xuất: các phương thức Nhóm hàng: dầu mỡ nhờn Số chứng từ Ngày tháng Tên hàng Mã Diễn giải đơn vị tính Số lượng Theo giá xuất kho Theo giá bán đơn giá Thành tiền đơn giá Thành tiền 00122 00122 00122 … 01/8/04 01/8/04 01/8/04 … EnergolCS 100 Mỡ grease Motỏbil HD 40 … A000140 A000281 A000329 … Cửa hàng 43D Trường Chinh … Lít Kg Kg … 1045 180 2560 … 7.800 20.800 6.500 … 8.151.300 3.744.000 16.640.000 … 10700 28.100 8.000 … 11.181.500 5.058.000 20.480.000 … Cộng 56.423.000 02092 02092 … 10/8/04 10/8/04 … Vistra Super V200-50 … A070108 A080972 … Chi nhánh HD TP HCM Lít Lít … 1680 1200 … 11.000 21.500 … 18.480.000 25.800.000 … 12.800 21.500 … 21.504.000 25.800.000 … Cộng 890.981.000 02301 02301 … 08/8/04 08/8/04 … Vavenlas MC-20P … A000201 A000216 … Côn g ty Xăng dầu Lào Cai Thùng Thùng … 45 300 … 222.130 21.000 … 9.995.850 6.300.000 … 265.320 22770 … 11.939.400 6.831.000 … Cộng 459.772.000 02081 … 01/8/04 … Energol HD 40 … A00147 … Công ty Xăng dầu H.S Bình … Lít … 1900 … 11.500 … 21.850.000 … 12.200 … 23.180.000 … Cộng 730.500.000 … …. …. …. …. … … … … … … Biểu số 9 Sổ chứng từ kế toán xuất hàng hoá Từ ngày 01/8/04 đến ngày 31/8/04 Nhóm hàng: Dầu mỡ nhờn Số chứng từ Ngày Diễn giải Định khoản 1 Định khoản 2 Định khoản 3 TK Nợ TK Có Số tiền TK Nợ TK Có Số tiền TK Nợ TK Có Số tiền 0010000000000000000000000000122 01/8/04 Cửa hàng 43 D Trường Chinh … 6322 … 33621 … 28.535.300 … 9111 … 63212 … 28.535.300 … 13112 … 511121 … 36.719.500 … 02092 02/8/04 Chi nhánh HD TP HCM 6322 33621 48.280.000 9111 … 63212 … 44.280.000 … 13112 … 511121 … 47.304.000 … Cộng 1.667.678.000 02301 8/8/04 Công ty Xăng dầu Lào Cai … 63212 … 1572 … 16.295.850 … 9111 … 63212 … 16.295.850 … 3311 … 511122 … 18.770.400 … 02018 1/8/04 Công ty Xăng dầu HSB 63212 … 1572 … 21.850.000 … 9111 … 63212 … 21.850.000 13111 … 511122 23.180.000 … Cộng 1.113.900.000 Số chứng từ kế toán ( Biểu số 9) cũng mở cho mỗi nhóm mặt hàng một sổ: Dầu mỡ nhờn, nhựa đường, hoá chất. Vì toàn bộ qui trình hạch toán được vi tính hoá ( từ chứng từ gốc ra kết quả kinh doanh ) nên 2 sổ này là sổ trung gian phản ánh các định khoản kế toán từ khi xuất kho hàng hóa cho đến khi có kết quả kinh doanh. Sổ kế toán tổng hợp ở công ty bao gồm các bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản được phản ánh như sau: Biểu số 10 nhật ký chứng từ Ghi Có TK 511.121- doanh thu bán hàng dầu mỡ nhờn trực tiếp Từ ngày 01/8/2004 đến ngày 31/8/2004 STT Ngày Ghi Nợ TK131.11 Ghi Nợ TK131.12 Cộng Có 1 02/8/2004 19.289.500 19.289.500 2 02/8/2004 23.180.000 23.180.000 3 10/8/2004 36.719.500 36.719.500 … … … … … Tổng 154.947.600 1.512.731.000 1.667.678.600 Biểu số 11 Nhật ký chứng từ Ghi Có : TK 511.121: “ Doanh thu tiêu thụ dầu mỡ nhờn trực tiếp” TK 511.122: “ Doanh thu tiêu thụ dầu mỡ nhờn qua tổng đại lý” TK 511.141: “ Doanh thu tiêu thụ hoá chất trực tiếp” TK 511.142: “ Doanh thu tiêu thụ hoá chất qua tổng đại lý” TK 511.151: “ Doanh thu tiêu thụ nhựa đường trực tiếp” TK 511.152: “ Doanh thu tiêu thụ nhựa đường qua tổng đại lý” Từ ngày 01/8/2004 đến ngày 31/8/2004 Đơn vị tính: 1.000 đồng Số hiệu TK ghi nợ TK ghi Có TK ghi Nợ 511.121 511.122 511.141 511.142 511.151 511.152 Cộng có 131.11 Phải thu của các tổng đại lý 154.947,6 1.113.900 1.190.000 1.290.000 3.748.847,6 131.12 Phải thu khách hàng trực tiếp 1.512.731 280.000 770.000 2.562.731 Tổng 1.667.678,6 1.113.900 280.000 1.190.000 770.000 1.290.000 6.311.578,6 Biểu số 12 Bảng kê Ghi Nợ TK 632.12 – “ Giá vốn hàng bán dầu mỡ nhờn” Từ ngày 01/8/2004 đến 31/8/2004 STT Ngày 156.121 157.2 336.21 Cộng nợ 02/8/2004 19.123.500 19.123.500 02/8/2004 28.535.300 28.535.300 02/8/2004 21.850.000 21.850.000 09/8/2004 16.295.850 16.295.850 10/8/2004 44.280.000 44.280.000 … … … … … … Tổng 650.678.000 880.000.000 820.345.000 2.351.023.000 Đồng thời với việc phản ánh doanh thu tiêu thụ , kế toán bán hàng cũng lập bảng kê phản ánh giá vốn hàng bán của 3 mặt hàng ( Biểu số 13) Biểu số 13 Bảng kê Ghi Nợ TK 632.12 – “ Giá vốn hàng bán dầu mỡ nhờn” TK 632.14 – “ Giá vốn hàng bán hoá chất” TK 632.15 – “ Giá vốn hàng bán nhựa đường” Từ ngày 01/8/2004 đến ngày 31/8/2004 TK Ghi Nợ TK Ghi Có TK 632.12 TK 632.14 TK 632.15 Cộng Nợ TK 156.12 650.678.000 650.678.000 TK 156.14 223.334.000 223.334.000 TK 156.15 137.900.000 137.900.000 TK 157.2 880.000.000 880.000.000 TK 157.4 193.000.000 193.000.000 TK 157.5 546.788.000 546.788.000 … … … … … Tổng 2.351.023.000 1.259.314.300 1.684.688.000 5.295.023.000 Đồng thời với việc ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ thì khi nghiệp vụ phát sinh đã được định khoản kế toán thì số liệu cũng được ghi vào sổ cái. Trên sổ cái các tài khoản luôn thể hiện qua số tổng hợp luỹ kế của các chứng từ. Do vậy có thể xem xét số liệu trên sổ cái vào bất cứ lúc nào. Đây là một ưu điểm của kế toán trên máy vi tính. Sổ cái tài khoản doanh thu được mở riêng cho từng tài khoản : dầu mỡ nhờn, nhựa đường, hoá chất. Biểu số 14 Tổng công ty xăng dầu vn Công ty hoá dầu petrolimex Sổ cái tài khoản: Doanh thu tiêu thụ DMN trực tiếp (511.121) Từ ngày 01/8/2004 đến ngày 31/8/2004 Đơn vị tính: VND Nợ Có TK Đối ứng Đầu kỳ Phát sinh 1.667.678.600 131 1.667.678.600 911.112 Tổng phát sinh Cuối kỳ 1.667.678.600 1.667.678.600 Ngày lập biểu Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 15 Tổng công ty xăng dầu vn Công ty hoá dầu petrolimex Sổ cái tài khoản: Phải thu của khách hàng trực tiếp (131.12) Từ ngày 01/8/2004 đến ngày 31/8/2004 Đơn vị tính: VND Nợ Có TK Đối ứng Đầu kỳ 1.238.292.000 Phát sinh 2.230.000.000 112 1.512.731.000 511.12 180.000.000 511.14 770.000.000 511.15 Tổng phát sinh 2.462.731.000 2.230.000.000 Cuối kỳ 1.471.023.000 Ngày lập biểu Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 16 Tổng công ty xăng dầu vn Công ty hoá dầu petrolimex Sổ cái tài khoản: Giá vốn hàng bán DMN (632) Từ ngày 01/8/2004 đến ngày 31/8/2004 Đơn vị tính: VND Nợ Có TK Đối ứng Đầu kỳ Phát sinh 650.678.000 156.12 880.000.000 157.2 820.345.000 336.21 Tổng phát sinh Cuối kỳ 2.351.023.000 2.351.023.000 Ngày lập biểu Người lập biểu Kế toán trưởng Để xem xét lượng hàng hoá tiêu thụ trong 1 tháng kế toán bán hàng lập báo cáo tiêu thụ hàng hóa ( Biểu số 17) Biểu số 17 Báo cáo tiêu thụ hàng hoá Từ ngày 01/8/2004 đến ngày 31/8/2004 Phương thức xuất: Các phương thức Nhóm vật tư: Dầu mỡ nhờn, hoá chất, nhựa đường STT Diễn giải Lượng qui đổi ( KG) Thành tiền theo giá vốn hàng hoá Thành tiền theo giá bán hàng hoá Chênh lệch 1 2 3 4 5 6=5-4 1 I. Dầu mỡ nhờn 244.000 2.351.023.000 2.781.578.600 430.555.000 - Bán trực tiếp 154.000 1.471.023.000 1.667.678.600 196.655.000 - Bán qua tổng đại lý 90.000 880.000.000 1.113.900.000 233.900.000 2 II. Nhựa đường 335.000 1.684.688.000 2.060.000.000 375.312.000 - Bán trực tiếp 25.000 650.000.000 770.000.000 120.000.000 - Bán qua tổng đại lý 310.000 1.036.688.000 1.290.000.000 253.312.000 III. Hoá chất 26.000 1.259.314.300 1.470.000.000 210.685.700 - Bán trực tiếp 12.000 1.103.000.000 1.190.000.000 123.685.700 - Bán qua tổng đại lý 14.000 193.000.000 280.000.000 87.000.000 Tổng 605.000.000 5.295.023.300 6.311.578.600 1.016.555.300 Các chỉ tiêu trong báo cáo tiêu thụ được tổng hợp từ các hoá đơn bán hàng trong tháng theo chương trình được lập trên mạng máy vi tính của công ty. Toàn bộ qui trình hạch toán kế toán bán hàng trình bầy ở trên được thực hiện hoàn toàn trên mạng máy vi tính của công ty hoá dầu, cán bộ kế toán kho hàng và bán hàng kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ hàng hoá ( hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ …) có đầy đủ các dữ liệu, phương thức nhập xuất, kho nhập , kho xuất, hoa hồng, chiết khấu… và tiến hành định khoản kế toán. Từ các chứng từ kế toán hàng hoá đã được định khoản kế toán, chương trình phần mềm hệ thống kế toán tổng hợp vào thẻ kho, các báo cáo thống kê ( báo cáo cân đối nhập – xuất – tồn kho hàng hóa, boá cáo nhập hàng hoá, báo cáo xuất hàng hoá, báo cáo chi tiết nhập mua, báo cáo chi tiết xuất bán…), các phụ biểu báo cáo cho biết thêm chi tiết thêm thông tin, bảng kê, nhật ký chứng từ, sổ cái và các báo cáo tài chính, kế toán quản trị và các thông tin khác mà người quản lý yêu cầu. Nghĩa là tất cả các loại báo cáo số liệu thống kê, các loại sổ kế toán và báo cáo kế toán, số liệu kế toán đều được máy chạy tự động từ dữ lệu cơ sở và các chứng từ kế toán, chứng từ gốc, phiếu kế toán… * Các khoản giảm trừ doanh thu: TK 531 – “ Hàng bán bị trả lai” : Tài khoản này không được dùng do đặc điểm kinh doanh của ngành xăng dầu và để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng các thuật toán khi lập trình trên máy vi tính, hàng bán bị trả lại được thống nhất toàn ngành hạch toán ghi số âm lượng hàng xuất bán. Số tiền của hàng bán bị trả lại được trừ vào nợ phải thu vf số hàng bị tar lại không phải chịu thuế GTGT. Đối với các khoản giảm giá hàng bán: Do đặc thù kinh doanh trong lĩnh vực xăng dầu có tính cạnh tranh cao, hơn nữa sản phẩm của công ty chủ yếu là nhập khẩu hoặc nhập khẩu nguyên liệu để pha chế, sản xuất do đó sản phẩm của công ty đưa ra thị trường rất đảm bảo chất lượng nên không phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán do hàng kém phẩm chất chính vì vậy mà kế toán không cần dùng đến TK 532-giảm giá hàng bán. 2.2.3. Kế toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh: Chi phí nghiệp vụ kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Do đặc điểm kinh doanh riêng của ngành, việc bóc tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là rất khó khăn trong việc tập hợp theo dõi tình hình tựhc hiện các định mức chi phí. Đồng thời, việc tách bạch chi phí cho quá trình mua hàng, quá trình bán hàng và cho bộ máy quản lý doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn. Từ đó, việc hạch toán trên ba tài khoản: 641,642, 156.2 là không chính xác. Do vây, tổng công ty đã đề nghị và được Bộ Tài chính chấp thuận từ ngày 01/11/1996 việc hạch toán chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong toàn ngành xăng dầu được qui định là chi phí nghiệp vụ kinh doanh và hạch toán vào tài khoản 641. Nội dung, kết cấu của TK 641 như sau: Bên Nợ: Là các chi phí kinh doanh phát sinh trong tháng, gồm: Chi phí nhân công Chi phí dụng cụ, bao bì Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí sửa chữa TSCĐ Chi phí lãi vay Chi phí vận chuyển Thuế, phí và lệ phí Chi phí hoa hồng, đại lý Chi phí văn phòng và các chi phí khác Chi phí dịch vụ mua ngoài Bên Có: là các khoản giảm chi phí nghiệp vụ kinh doanh Chênh lệch giữa bên nợ và bên có của TK641 được kết chuyển sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh. Chi phí này được phân bổ cho từng nhóm hàng kinh doanh theo tiêu thức doanh thu, cuối kỳ chi phí này được phân bổ hết cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Kế toán phản ánh chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh trong kỳ được tập hợp trên bảng kê chi tiết chi phí ghi nợ TK641. Các khoản giảm chi phí nghiệp vụ kinh doanh được phản ánh trên nhật ký chứng từ ghi có TK641. Ví dụ 2: Trong tháng phát sinh một số chi phí nghiệp vụ kinh doanh được kê vào bảng kê chi tiết chi phí như sau ( Biều số 18) Biểu số 18 Bảng kê chi tiết phí TK641 – chi phí nghiệp vụ kinh doanh Tháng 8 năm 2004 Số chứng từ Ngày Nội dung chi TK đối ứng Số tiền 177 09/8/2004 Thanh toán công tác phí của Anh Học 1111 236.700 183 12/8/2004 Hạch toán lô hàng thiếu hụt từ CNHD Sài gòn 1.212.800 1.212.800 19/8/2004 Thanh toán chi tiếp khách phòng hoá chất 1112 2.000.000 … … … … … Tổng cộng 16.253.000 Biểu số 19 Nhật ký chứng từ Ghi Có TK641 – chi phí nghiệp vụ kinh doanh Từ 01/8/2004 đến 31/8/ 2004 Ngày 111.1 112.1 112.21 Cộng Có 09/8/2004 236.700 236.700 12/8/2004 1.212.800 1.212.800 19/8/2004 2.000.000 130.000 2.130.000 … … … … … Tổng 4.540.780 5.562.000 3.210.100 16.253.000 Biểu số 20 Tổng công ty xăng dầu vn Công ty hoá dầu petrolimex Sổ cái tài khoản: chi phí nghiệp vụ kinh doanh (641) Từ 01/8/2004 đến 31/8/ 2004 Nợ Có TK đối ứng Đầu kỳ Phát sinh 78.000.000 5.562.000 112.1 16.500.000 3.210.100 112.21 142.251.200 4.540.780 111.1 627.920 336.21 95.000 413 Tổng psinh 237.474.120 13.312.880 Cuối kỳ 224.161.240 Ngày lập biểu Người lập biểu Kế toán trưởng Cuối tháng kết chuyển sang TK911: Nợ TK 9111: 224.161.240 Có TK 641: 224.161.240 Để phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của từng mạt hàng, cuối kỳ kế toán thực hiện phân bổ chi phí nghiệp vụ kinh doanh cho từng ngành hàng kinh doanh theo tiêu thức doanh thu, kế toán mở TK chi tiết của Tk 641. TK 641.102 - Chi phí nghiệp vụ kinh doanh dầu mỡ nhờn. TK 641.104 - Chi phí nghiệp vụ kinh doanh hoá chất TK 641.105 - Chi phí nghiệp vụ kinh doanh nhựa đường 2.2.7. Kế toán xác định kết quả Để tổ chức kế toán xác định kết quả, kế toán đã mở những TK chi tiết cho từng hoạt động, từng nhóm hàng kinh doanh như trên đx trình bầy. Phương pháp hạch toán. - Cuối tháng kế toán kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511: 6.311.578.000 (Chi tiết TK 511.12 - Doanh thu bán hàng dầu mỡ nhờn: 2.781.578.000 TK 511.14 - Doanh thu bán hoá chất: 1.470.000.000 TK 511.15 - Doanh thu bán nhựa đường: 2.060.000.000) Có TK 911.112- Kết quả hoạt động kinh doanh : 6.311.578.000 (Chi tiết TK 911.12 – Kết quả hoạt động kinh doanh dầu mỡ nhờn: 2.781.578.000 TK 911.14 - Kết quả hoạt động kinh doanh hoá chất: 1.470.000.000 TK 911.15 - Kết quả hoạt động kinh doanh nhựa đường: 2.060.000.000) - Cuối tháng kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911.1: 5.295.023.300 Có TK 632: 5.295.023.300 (Chi tiết TK 632.12- Giá vốn dầu mỡ nhờn: 2.351.023.000 TK 632.14- Giá vốn hoá chất: 1.259.314.000 TK 632.15- Giá vốn nhựa đường: 1.684.688.000) - Kết chuyển chi phí nghiệp vụ kinh doanh Nợ TK 911.1: 224.161.240 Có TK 641: 224.161.240 (Chi tiết TK 641.102- Chi phí nghiệp vụ kinh doanh dầu mỡ nhờn: 168.432.288 TK 641.104- Chi phí nghiệp vụ kinh doanh hoá chất: 19.518.430 TK 641.105- Chi phí nghiệp vụ kinh doanh nhựa đường: 36.210.522) Biểu số 21 Tổng công ty xăng dầu vn Công ty hoá dầu petrolimex Sổ cái tài khoản: XĐ kết quả kinh doanh thương mại (91111) Từ 01/8/2004 đến 31/8/ 2004 Nợ Có TK đối ứng Đầu kỳ Phát sinh 1.667.678.600 511.121 1.113.900.000 511.122 1.190.000.000 511.141 280.000.000 511.142 770.000.000 511.151 1.290.000.000 511.152 2.351.023.000 632.12 1.259.314.300 632.14 1.684.688.000 632.15 224.161.240 641 Tổng psinh 5.519.184.540 6.311.578.600 Cuối kỳ 792.394.060 Ngày lập biểu Người lập biểu Kế toán trưởng Chương III phương hướng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty hoá dầu PETROLIMex 3.1.Nhận xét về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Hoá Dầu: Công ty hoá Dầu ra đời và hoạt động trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Chính vì vậy mà Công ty có những thuận lợi là không phải chịu ảnh hưởng của cơ chế tập trung, quan liêu bao cấp kìm hãm, ràng buộc tính chủ động, tự do kinh doanh của đơn vị; có điều kiện tiếp cận với những quy luật của nền kinh tế thị trường, vận dụng linh hoạt vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; có điều kiện tiếp cận với tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng vào trong công tác kinh doanh quản lý. Bên cạnh những thuận lợi, công ty còn gặp một số khó khăn như thị trường dầu mỡ nhờn trong nước hiện nay không còn là thị trường độc quyền như trước kia, có rất nhiều những hãng dầu nổi tiếng trên thế giới với tiềm lực mạnh, uy tín lớn và kinh nghiệm lâu năm đã thâm nhập vào thị trường Việt Nam như: Shell, Castrol, Caltex, BP-Peteo…Ngoài ra, do tình hình chính trị không ổn định ở một khu vực dầu mỏ lớn nhất thế giới là khu vực Trung Đông, dẫn đến việc giá dầu thô liên tiếp tăng cao làm cho giá cả hàng hoá cảu Công ty cũng liên tục tăng theo. Mặc dù vậy, với tiềm lực sẵn có của ngành xăng dầu, sự hỗ trợ mạnh mẽ của Tổng Công Ty Xăng Dầu Việt Nam cùng với sự năng động, linh hoạt trong kinh doanh, Công ty Hoá Dầu đã đạt được một số thành tựu lớn. Kết quả đó được thể hiện rõ qua số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2002 và 2003. Doanh thu bán hàng tăng, mức thu nhập của cán bộ công nhân viên trong Công ty cao, đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện nhiều so với các doanh nghiệp Nhà nước cùng tồn tại trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Hàng năm Công ty đều thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước. Công tác tài chính kế toán của Công ty đã phản ánh đầy đủ và cung cấp kịp thời thông tin về tình hình biến động hàng hoá giúp lãnh đạo Công ty có những quyết định đúng đắn kịp thời trong kinh doanh. Công ty có nhiều cố gắng và tiến bộ trong việc thực hiện chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và quy định của chế độ kiểm toán. Bắt đầu từ ngày 01/01/1995, áp dụng thử nghiệm hệ thống tài khoản kế toán ban hành ngày 14/12/1994 . Ngày 01/11/1996, chính thức áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành ngày 01/11/1995. Những thay đổi bổ sung, sửa đổi và hệ thống tài khoản cũng được Công ty xem xét và áp dụng. Việc phân phối séc tài khoản cấp 2,3,4 rất thuận lợi cho việc quản lý và theo dõi chi tiết tổng hợp 3 nhóm hàng: dầu mỡ nhờn, nhựa đường và hoá chất. Xét về mặt tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán của Công ty Hoá Dầu thì theo quan điểm của tôi cho rằng Công ty đã có mô hình quản lý tốt, khoa học, ưu điểm nhiều, nhược điểm ít. Xuất phát từ đặc điểm của ngành, Công ty đã xây dựng mô hình tổ chức quản lý kiểu nửa tập trung, nửa phân tán với 5 chi nhánh trực thuộc ở 5 thành phố lớn nên hàng hoá của Công ty đã được đáp ứng nhanh chóng, đầy đủ nhu cầu của mọi đối tượng tiêu dùng trong cả nước. Công ty càng có điều kiện tìm hiểu nắm bắt thị trường, chiếm lĩnh phần lớn trong thị trường dầu mỡ. Hình thức mà kế toán mà Công ty áp dụng tuy rằng không phải là hình thức phù hợp nhất trong điều kiện xử lý công tác kế toán trên máy tính. Nhưng với lập trình kế toán có tên Petrolimex Informatics System, thực tế trong những năm qua, Công ty đã thực hiện tốt chức năng quản lý và hạch toán toàn Công ty, theo dõi phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp chi phí và xác định kết quả rõ ràng và dễ kiểm tra. Việc vận dụng tin học trong công tác kế toán đã cho phép Công ty khai thác được khả năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán toàn Công ty, giảm nhẹ nhiều khối lượng công việc mà lẽ ra kế toán phải trực tiếp làm, giảm lao động trong phòng kế toán mà vẫn đảm bảo tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán và cung cấp thông tin kinh tế từ chi tiết đến tổng hợp, đảm bảo yêu cầu chính xác đầy đủ, kịp thời phục vụ cho công tác điều hành, quản lý doanh nghiệp.. Đi sâu vào công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại văn phòng Công ty Hoá Dầu bên cạnh phần lớn những ưu điểm, thì cũng có những nhược điểm cần khắc phục nếu có thể. 3.2.Những vấn đề còn tồn tại: *Về chứng từ luân chuyển: Đơn vị đã lập đầy đủ các chứng từ ban đầu phục vụ cho công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên: - Trường hợp bán hàng cho khách qua kho chi nhánh, xí nghiệp: chứng từ luân chuyển lòng vòng. - Trường hợp bán hàng cho khách ngay tại cảng nhập thì hàng hoá lại được thể hiện là hàng đã nhập và xuất tại kho dầu mới. Như vậylà phản ánh không đúng sự vận động của hàng hoá - Đối với bán lẻ hàng hoá: nhân viên dưới cửa hàng bán lẻ lập bảng kê xuất hàng hoá (bán lẻ) hay báo cáo bán hàng gửi về công ty không theo một quy định mang tính thống nhất * Về tài khoản sử dụng: Không mở tài khoản phản ánh riêng doanh số bán lẻ, do đó doanh số bán buôn và doanh số bán lẻ không rành mạch. Công ty chỉ theo dõi doanh số bán buôn và doanh số bán qua các tổng đại lý. Vì vậy dẫn tới việc không theo dõi chính xác được lượng hàng tới tay người tiêu dùng là bao nhiêu? * Về phương thức hạch toán: Tất cảc các khoản doanh thu dù thu được tiền ngay hay chưa thu được tiền đều phản ánh qua TK 131. Do đó việc hạch toán sẽ lòng vòng trong trường hợp khách hàng mua hàng trả tiền ngay (phải thêm một bút toán). * Về thanh toán công nợ: khách hàng mua hàng của Công ty thường là khách hàng thường xuyên cố định, số lần mua hàng nhiều và chủ yếu là thanh toán theo phương thức trả chậm nên dễ ứ đọng vốn, việc đôn đốc, theo dõi công nợ kế toán công ty chưa làm được tốt. * Về việc phân bổ chi phí nghiệp vụ kinh doanh: Đây là vấn đề chưa hợp lý vì chưa tính cho hàng tồn kho. Ngoài ra, việc tính chung cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào một tài khoản 641- chi phí nghiệp vụ kinh doanh là điều bất cập, rất khó phân bổ cho hàng hoá. Nhưng xét theo đặc điểm kinh doanh đặc thù thì tiêu thức phân bổ có thể coi là hợp lý, tuy nhiên mức độ chính xác không cao. Tóm lại, để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, cần thiết phải kết hợp nhịp nhàng giữa lý luận và thực tế sao cho vừa giảm bớt khối lượng công việc mà vẫn đem lại kết quả đáng tin cậy, vưa đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước. 3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty. 3.3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng trong điều kiện hiện nay. Việc chuyển đổi cơ chế kinh tế nước ta từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường là một xu hướng tất yếu khách quan. Trong sự chuyển hoá này, ngành thương mại sẽ phát triển mạnh để mở rộng quan hệ buôn bán, phục vụ tốt hơn nhu cầu của nhân dân, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, từ đó thực hiện tốt vai trò thương mại là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Để đạt được điều đó thì cần thiết phải sử dụng đồng thời hàng loạt các nhu cầu quản lý khác nhau mà trong đó kế toán được coi là một công cụ hữu hiệu. Vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý và chức năng kế toán. Thông qua việc đo lường, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống các phương pháp khoa học của kế toán: chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối có thể biết được thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác về tình hình tài sản của doanh nghiệp và sự vận động của chúng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh dựa vào những thông tin mà kế toán cung cấp, các đối tượng quan tâm sẽ có thể đưa ra được những quyết định thích hợp trong từng thời kỳ. Sự mở rộng và phát triển không ngừng các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ kéo theo sự thay đổi về hoạt động quản lý và cơ chế quản lý. Kế toán luôn luôn tồn tại với hoạt động quản lý, do đó cũng cần có những cải tiến, hoàn thiện để áp dụng yêu cầu quản lý ngày càng cao hơn và đó thực sự là một nhu cầu bức xúc. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh khốc liệt, mục tiêu lợị nhuận được đặt lên hàng đầu. Đối với các doanh nghiệp, hoạt động bán hàng là khâu quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Bán hàng tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời nó còn là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một vấn đề hết sức cần thiết. Hoàn thiện kế toán bán hàng thì hệ thống chứng từ được hoàn thiện sẽ nâng cao được tính pháp lý, tính chính xác, tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán, việc luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập – xuất hàng hóa. Hoàn thiện kế toán bán hàng còn góp phần nâng cao công tác tổ chức, kế toán của doanh nghiệp. Đối với các cơ quan quản lý cấp trên, việc thực hiện kế toán quá trình bán hàng tạo cho họ những thông tin chính xác, phản ánh đúng tình hình bán hàng và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp lãnh đạo có thể quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc được tốt hơn. Ngoài ra, việc hoàn thiện cần phải đảm bảo sao cho đúng chế độ kế toán tài chính đã ban hành, thống nhất, đồng bộ trong cách hạch toán, các sổ sách kế toán, tài khoản sử dụng… phải phù hợp với tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin kinh tế, đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả. 3.3.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty. Để hoàn thiện tốt hơn nữa việc hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp sau: * Về chứng từ luân chuyển. - Trong trường hợp bán hàng cho khách qua kho chi nhánh, xí nghiệp văn phòng Công ty chỉ cần lập háo đơn GTGT làm 4 liên: 1 liên giao cho khách hàng, một liên giao cho chi nhánh làm cơ sở báo nợ Công ty, một liên lưu, một liên dùng để hạch toán. Điều này hoàn toàn hợp lý vì hàng ở chi nhánh hay văn phòng công ty vẫn là hàng thuộc quyền sở hữu của toàn Công ty. Việc xuất bán trực tiếp cho khách hàng qua kho của chi nhánh nào vẫn được coi là xuất khỏi tổng thể chứng từ này vẫn đảm bảo cơ sở pháp lý để các bên theo dõi và hạch toán. hoặc công ty chỉ làm nhiệm vụ nhập hàng và điều động cho các chi nhánh. Các chi nhánh công ty uỷ quyền xuất và bán hàng trực tiếp. Tại các chi nhánh có kho hàng có hệ thống quản lý và theo dõi toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Như vậy, trên văn phòng công ty sẽ giảm bớt được công tác bán hàng và theo dõi hạch toán công nợ bán hàng để tập trung nhiều vào điều hành. Đồng thời, việc luân chuyển chứng từ cũng thuận lợi hơn, phù hợp với chế độ tài chính và thuế hơn. - Trong trường hợp bán hàng cho khách ngay tại cảng nhập, hàng hoá hoàn toàn không nhập kho chi nhánh tại cảng, đầu mối nhập mà chỉ làm thủ tục, coi như đã nhập và kế toán ở các chi nhánh lập biểu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để báo nợ cho văn phòng công ty. Nghĩa là thực chất hàng hoá nhập thẳng nhưng lại thể hiện là hàng đã nhập xuất tại kho đầu mối. Vậy Công ty nên hạch toán lại theo trình tự bán buôn vận chuyển thẳng. Tức là kế toán bán hàng sẽ phản ánh số hàng đó theo bút toán. BT1) Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 151, 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán. BT2) Nợ TK 111, 112, 131.. : Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp - Đối với bán lẻ hàng hoá: nhân viên dưới cửa hàng bán lẻ lập báo cáo bán hàng và gửi về Công ty không theo một quy định mang tính thống nhất, có lúc thì bảy ngày chuyển về một lần, có lúc nửa tháng mới gửi về gây ra thiếu hụt thông tin trong kinh doanh của đơn vị nhất là trong trường hợp đơn vị đưa sản phẩm mới ra thị trường và muốn biết kết quả sản phẩm được thị trường chấp nhận ở mức độ nào. Do đó, Công ty nên quy định rõ ràng, việc nộp báo cáo bán hàng theo ngày hoặc định kỳ ngắn hạn (tối đa là 4 ngày) giữ cho việc theo dõi thực tế tốc độ bán ra đối với từng mặt hàng. Đối với những sản phẩm mới đưa ra thị trường, trong thời gian đầu cần báo cáo thường xuyên với Công ty để có thể nắm bắt kịp thời thông tin phục vụ cho lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định hợp lý cho sản phẩm mới tồn tại và phát triển trên thị trường. - Đối với hàng gửi bán đại lý: Tuy đã yêu cầu gửi báo cáo một tháng hai lần nhưng hầu hết các tổng đại lý báo cáo tiêu thụ hàng đại lý ký gửi vào một lần cuối tháng, gây tình trạng trên các sổ kế toán phản ánh doanh thu chủ yếu là ngày 27, 28 nên công việc trở nên rất phức tạp và bận rộn vào những ngày này. vậy công ty cần phải quản lý chặt chẽ hơn nữa bằng cách quy định thời hạn nộp báo cáo tiêu thụ hàng gửi bán đại lý để tránh tình trạng doanh số tập trung vào những ngày cuối tháng. * Về tài khoản sử dụng: Công ty Hoá dầu đã tuân thủ theo đúng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài Chính ban hành ngày 01/11/1995 và vận dụng hết sức linh hoạt phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, việc phân chia các tài khoản cấp ba, cấp bốn như đã trình bày, giưoí thiệu ở trên là đủ để quản lý và theo dõi chi tiết. Tổng hợp ba nhóm hàng hoá: dầu mỡ nhờn, nhựa đường và hoá chất. Chỉ có điều doanh số bán buôn và bán lẻ không rành mạch nhưng nếu phân chia nhỏ hơn nữa thì doanh số bán buôn và doanh số bán lẻ có hợp lý hơn hay không tuỳ thuộc vào quan điểm của từng người. Tôi cho rằng điều đó là không cần thiết bởi lý do doanh số bán lẻ so với doanh số bán buôn và đại lý chiếm tỷ trọng hông đáng kể. Hiện nay thuế GTGT phải nộp không phân biệt bán buôn hay bán lẻ mà chỉ căn cứ vào tổng giá trị hàng hoá theo giá bán chưa có thuế GTGT mà doanh nghiệp đã xuất bán trong kỳ. Song để đảm bảo tính thống nhất trong quản lý kinh tế toàn ngành, Công ty Hoá Dầu nên bóc tách khoản doanh thu bán lẻ riêng theo đúng quy định của Tổng Công Ty Xăng dầu. Mặt khác tuy doanh số bán lẻ so với doanh số bán buôn và đại lý không đáng kể nhưng nó lại phản ánh được mức sống của người dân. * Về phương pháp hạch toán: Nhược điểm của hạch toán toàn bộ công nợ bán hàng qua tài khoản 131 rất lòng vòng dẫn tới những rắc rối là không thể phủ nhận. Thể hiện khách hàng mua hàng của Công ty Hoá dầu là khách hàng thường xuyên cố định, số lần mua hàng nhiều, thanh toán chậm tỷ trọng lớn. Nếu thanh toán ngay bằng séc thì chỉ khi nào nhận được giấy báo có của ngân hàng mới được ghi giảm công nợ. Trường hợp hạch toán trực tiếp sẽ gây khó khăn cho việc áp dụng máy vi tính, cùng một khách máy sẽ bị lẫn lộn về số đã trả và số còn nợ. Xét về bản chất của quá trình hạch toán ngay mà vẫn ghi vào tài khoản công nợ, sau đó mới ghi tăng tiền và giảm công nợ cho khách. Nhưng ở góc độ quản lý tiền hàng và công nợ, việc vận dụng tài khoản này khônh nhất thiết phải phê phán. * Về thanh toán công nợ: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc tìm kiếm và lôi kéo khách hàng về phía doanh nghiệp là rất khó khăn. Song không nên vì thế mà cho nợ quá nhiều và nợ quá lâu, ảnh hưởng tới tình hình tài chính của doanh nghiệp. Công ty Hoá dầu cũng không phải ngoại lệ. Mặc dù Công ty đã quy định về mức chi nợ định mức đối với các chi nhánh, xí nghiệp và các tổng đại lý nhưng hàng tháng hoặc định kỳ ngắn, công ty cần có bản đối chiếu công nợ để tránh tình trạng chiếm dụng vốn, gây rủi ro về tài chính đối với công ty. Thời gian đối chiếu có thể là hàng quý chẳng hạn. Công ty cần kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ hơn định mức nợ. Có thể ngừng cung cấp hàng cho những người nợ quá hạn, nợ không có khả năng thanh toán. Đối với chính sách chế độ của Nhà nước, việc áp dụng chính sách thuế GTGT đã hạn chế việc ảnh hưởng đến quyền lợi của đơn vị như thời kỳ áp dụng chính sách thuế doanh thu. Chí phí hoa hồng đã được phản ánh vào chi phí song vẫn nên ban hành hoá đơn tài chính để phản ánh doanh số bán qua đại lý. Các vấn đề còn lại không đề cập trên đây đều hợp lý, hoạt động có hiệu quả. Kết luận Qua thời gian thực tập tại Công ty Hoá Dầu, tôi đã bước đầu làm quen với công việc của người cán bộ kế toán, tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cúng như phương pháp hạch toán của Công ty, đặc biệt đi sâu tìm hiểu việc kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở đơn vị. Qua đó tôi thấy đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị là một doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh nên vốn hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong vốn kinh doanh. Vì vậy vấn đề quản lý hàng hoá , hạch toán hàng và xác định kết quả ở đây rất quan trọng và phức tạp: từ việc áp dụng phương thức bán hàng tới trình tự kế toán, các phương thức thanh toán… Từ khuôn khổ chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình tôi đã giải quyết một số vấn đề nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty. Nhìn chung, Công ty đã tổ chức tốt kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Có thể nói những thành tựu mà công ty đã đạt được trong những năm qua là kết quả không nhỏ của cả một tập thể vững vàng về nghiệp vụ đặc biệt là trong công tác quản lý tiền hàng, tài chính và kinh doanh ổn định. Vì thời gian thực tập có hạn, vốn kiến thức khoa học còn ít ỏi nên bài viết của tôi không tránh khỏi những sai sót.. Kính mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ kế toán của Công ty. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Quý Liên và các cán bộ phòng kế toán Công ty đã hết sức giúp đỡ, hướng dẫn tôi hoàn thành tốt bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Mục Lục Lời nói đầu 1 Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 3 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. 3 ý nghĩa, vai trò của quá trình bán hàng. 3 Yêu cầu quản lý đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 4 Phương thức bán hàng, giá vốn, doanh thu và kết quả bán hàng. 4 Các phương thức bán hàng 4 Doanh thu bán hàng và nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng 5 Giá vốn hàng bán. 6 Kết quả bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 7 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. 8 Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng. 8 Kế toán bán hàng. 9 Kế toán chiết khấu, giảm giá và hàng bán bị trả lại. 11 Kế toán chiết khấu bán hàng. 11 Kế toán hàng bán bị trả lại. 11 Kế toán giảm giá hàng bán. 12 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 12 Kế toán chi phí bán hàng. 12 Kế toán chi phí QLDN. 14 Kế toán xác định kết quả kinh doanh. 16 Hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán. 17 Chương II: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Hoá Dầu Petrolimex. 19 2.1. Đặc điểm tình hình chung của Công ty Hoá dầu Petrolimex. 19 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. 19 2.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 21 2.1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty. 21 2.1.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ của Công ty. 21 2.1.2.3. Thị trường mua và bán hàng hoá của Công ty. 23 2.1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 24 2.1.2.5. Một số kết quả đạt được trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. 27 24 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty. 28 2.1.3.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán. 28 2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy kế toán. 29 2.1.3.3. Phương pháp kế toán áp dụng tại Công ty. 31 2.1.3.4 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty. 31 2.2. Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty hoá dầu petrolimex. 32 2.2.1. Đặc điểm hàng hoá của Công ty. 32 2.2.2. Kế toán bán hàng. 33 2.2.2.1. Các phương thức bán hàng mà Công ty áp dụng. 33 2.2.2.2. Chứng từ bán hàng. 37 2.2.2.3. Tài khoản sử dụng. 39 2.2.2.4. Trình tự hạch toán. 40 2.2.3. Kế toán chi phí nghiệp vụ kinh doanh. 54 Chương III: Phương hướng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty hoá dầu Petrolimex. 58 3.1. Nhận xét về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Hoá dầu. 58 3.2. Những vấn đề còn tồn tại. 59 3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty. 60 3.3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng trong điều kiện hiện nay. 60 3.3.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty. 61 Kết Luận. 64