Đề tài Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II

hàng thiết bị công nghiệp trên công ty Kim Liên còn cung cấp sản phảm hàng tiêu dùng, sản phẩm sữa Frisomel của Hà Lan. Có thể nói những sản phẩm của công ty Kim Liên tương đối mới, chủ yếu nhập từ nước ngoài. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu tập trung ở Hà Nội, Đà Nẵng và Thành Phố Hồ Chí Minh.Tuy nhiên thị trường tiêu thụ vẫn có thể tiếp tục mở rộng nhờ các nhu cầu mới về hàng tiêu dùng, và sản phẩm về đồ văn phòng, trang thiết bị trong khách sạn vẫn đang phát sinh. Một trong ba thị trường trên thì thị trường tiêu thụ sản phẩm lớn nhất là TP.HCM.Trung bình hàng năm thị trường này số doanh thu chiếm 1Ô2 số doanh thu của công ty. Thị trường Hà Nội chiếm gần một nửa và số còn lại là thị trường Đà Nẵng và các tỉnh khác. Về mặt phân phối, các kênh bán hàng của công ty chủ yếu là các cửa hàng tổng hợp, cửa hàng bán lẻ và đại lý. Về hàng tiêu dùng chủ yếu bán cho các siêu thị, cửa hàng tổng hợp cửa hàng tư nhân. Các sản phẩm về sữa của Frisoland được tiếp thị trong các trường mẫu giáo các trạm y tế, bệnh viện...mặt hàng này bán tương đối mạnh trong cả nước. Về mặt hàng thiết bị văn phòng chủ yếu tập trung vào các văn phòng mới thành lập, khách sạn siêu thị...hiện tại thị trường trong thành phố tương đối mạnh do nhu cầu về siêu thị và khách sạn, văn phòng lớn. Trong tương lai công ty sẽ tiếp tục mở rộng tại các tỉnh khác. Về sản phẩm hoá chất đang bắt đầu có triển vọng tuy chưa được kết quả như khả quan. Ngoài ra, tại thị trường trong nước có rất nhiều công ty về hóa chất lớn đang chiếm độc quyền về thị trường tại Việt Nam nên công ty gặp mọt số khó khăn trong việc tiêu thu sản phẩm. Các sản phẩm thuốc thú y và thức ăn gia súc đang gặp nhiều tiến triển và chưa gặp đối thủ cạnh tranh. Thị trường của mặt hàng này chủ yếu là nông thôn nên việc tiếp thị và đưa vào quảng cáo trên truyền hình và đài là rất quan trọng. 3.Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán 3.1. Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý của Công ty đươc bố trí theo sơ đồ sau: Ban giám đốc Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán Phòng Nghiên Cứu Phát Triển Như vậy ta thấy bộ máy của công ty có bốn phòng chức năng trong đó : - Ban giám đốc là người chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động kinh doanh và quản lí của công ty. - Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán của công ty. - Phòng hành chính chiu trách nhiệm về quản lý lực lượng cán bộ công nhân viên của công ty và vấn đề hành chính khác . - Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về giao dịch lập kế hoạch và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty. - Phòng nghiên cứu phát triển nghiên cứu phát triển thị trường của công ty. 3.2. Tổ chức công tác kế toán của công ty 3.2.1.Cơ cấu tổ chức Tổ chức bộ máy kế toán của công ty THHH Sài Gòn Xanh II là bộ máy kế toán hoạt động trực tuyến với công ty. Hình thức sổ kế toán của công ty áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ. Phòng kế toán của công ty có 5 người , tất cả đều có trình độ đại học các nhân viên kế toán đảm nhận phần công việc phù hợp với bản thân. Nhiệm vụ phòng kế toán của Công ty là bám sát quá trình kinh doanh phản ánh và đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lí và chỉ đạo kinh doanh. Đồng thời ghi chép sổ kế toán và trực tiếp các nghiệp vụ phát sinh toàn công ty. Kế toán trưởng Kế Toán Hàng Hoá Kế Toán Thanh toán Kế toán tổng hợp quỹ Với nhiệm vụ như vậy bộ máy kế toán của công ty được tổ chức bố trí theo sơ đồ sau: Với sơ đồ như trên , nhiệm vụ của mỗi bộ phận kế toán như sau . Kế toán trưởng :Là người tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán tổ chức kiểm tra công tác hạch toán kế toán ở văn phòng công ty, là trợ thủ cho giám đốc trong kinh doanh và chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi mặt tổ chức kế toán trong công ty. - Kế toán tổng hợp có nhiêm vụ tổng hợp và sổ cái và lập báo cáo kế toán. - Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả với người mua, người bán và các khoản tạm ứng trong công ty. - Kế toán hàng hoá theo dõi chi tiết về hàng hoá về tình hình biến động của hàng hoá trong doanh nghiệp . - Thủ quĩ có nhiệm vụ quản lí tiền thực trong quĩ và trực tiếp thu chi quĩ tiền mặt của công ty. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh của kế toán để thu, chi tiền vào vào sổ quĩ. Sổ quĩ được khoá vào cuối mỗi ngày. Hàng tháng thủ quĩ còn căn cứ và số công nợ để ghi chép sổ sách, lên bảng số dư để theo dõi thu hoàn tạm ứng của từng người . 3.2.1 Tổ chức công tác kế toán *Hệ thống tài khoản sử dụng. Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng được vận dụng phù hợp và tuân thủ theo nguyên tắc được qui định ở quyết định 10/TC-QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 và thông tư 10/TC-C ĐKT của bộ tài chính. *Hình thức kế toán áp dụng - Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ . Sơ đồ 15 . Trình tự ghi sổ kế toán của công ty Bảng đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ chi tiết tài khoản Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc Sổ cái II công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty THHH Sài Gòn Xanh II. 1. Đặc điểm hàng hoá của công ty và yêu cầu quản lý . Các mặt hàng mà công ty kinh doanh rất đa dạng bao gồm nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau trong đó mặt hàng kinh doanh chủ yếu là các sản phẩm về sữa của Frisoland, các sản phẩm tiêu dùng của các nhà sản xuất trong nước và là nhà phân phối sản phẩm của Diethelm, Frisoland, Elsafe... Ngoài ra công ty còn cung cấp những sản phẩm như két sắt điện tử, trang thiết bị, hoá chất trong xây dựng, gốm sứ... thực phẩm công nghệ, thuốc thú y hoá chất công nghiệp. Việc quản lí hàng hoá được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng hoá xuất kho được tính theo phương pháp thực tế đích danh, hàng xuất thuộc lô hàng nhập nào thì tính theo giá nhập của lô đó. Do sự đa dạng về chủng loại (có tới hàng trăm loại hàng khác nhau ) và số lượng hàng tồn kho rất lớn nên công ty cũng không có điều kiện để lập báo cáo nhập xuất tồn kho hàng tháng. Tuy nhiên để đảm bảo yêu cầu quản lí hàng hoá chặt chẽ cứ 6 tháng 1 lần công ty tiến hành kiểm kê lại toàn bộ hàng hoá, đánh giá lại chất lượng hàng tồn cũng như điều chỉnh lại giá trị hàng tồn theo giá thị trường và lập báo cáo kiểm kê hàng hoá. 2. Các phương pháp bán hàng ở công ty . Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu sau: - Phương thức bán buôn qua kho bên mua nhận hàng trực tiếp tại kho của công ty hoặc tại kho của bên mua, tuỳ theo hợp đồng thoả thuận của hai bên. - Phương pháp bán buôn vận chuyển thẳng, sau khi hàng nhập về cảng công ty tiến hành giao nhận cho bên mua tại cảng hoặc tại một địa điểm đã thoả thuận trong hợp đồng... Tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty luôn được chú trọng những mặt sau: - Về qui cách phẩm chất hàng hoá tiêu thụ: hàng hoá trước khi nhập xuất phải được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng cũng như qui cách. Chính vì vậy ở công ty không có trường hợp hàng hoá bị trả lại, hay giảm giá hàng do sản phẩm kém chất lượng. - Về giá bán hàng hoá: hệ thống giá bán được xác định trên giá mua thực tế công phí thu mua bảo quản... và gắn liền với sự vận động gia cả thị trường. Giá bán hàng hoá thường được thoả thuận với người mua cho nên các mặt hàng của công ty không có giá trị cố định như các mặt hàng của các công ty thương mại khác. 3. Tài khoản sử dụng . Việc hạch toán quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty mang tính độc lập. Phần lớn các tài khoản công ty sử dụng có nội dung phản ánh đúng chế độ. Một số tài khoản mà công ty sử dụng trong việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh như sau: - TK 156 “hàng hoá “ TK này được chi tiêt thành hai TK cấp hai + TK 1561 “Trị giá mua của hàng hoá” TK 1561 Phản ánh giá mua của hàng bán qua kho TK 1561A- GT phản ánh giá mua hàng bán chuyển thẳng không qua kho TK 1561B- UT phản ánh hàng nhân uỷ thác + TK 1562 Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá TK 131 “Phải thu khách hàng” TK 511 “Doanh thu bán hàng” TK 632 “Giá vốn hàng bán” TK 641 “Chi phí bán hàng” TK 642 “Chi phí quản lí doanh nghiệp” TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Như đã trình bày ở trên, do công ty không có giá bán xác định từ trước và việc hàng hoá nhập xuất luôn được kiểm tra kĩ lưỡng về chất lượng quy cách nên tại công ty không có trường hợp hàng bán trả lại do kém chất lượng hoặc giảm giá hàng bán nếu công ty không sử dụng TK 531 và TK 532 . 4. Kế toán hàng hoá. 4.1 Trình tự ghi số. Công ty sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, tuy nhiên công tác kế toán thực hiên có những điểm rất biệt so với phương pháp này. Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty diễn ra như sau: Sổ theo dõi hoá đơn Hoá đơn bán hàng Sổ chi tiết tài khoản 156,632....511 Phiếu ghi số kiêm luân chuyển chứng từ gốc Sổ cái TK 156,632,...511 4.2 Kế toán bán hàng qua kho. Trước khi xuất kho, giao hàng cho bên mua phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT thành 5 liên, một liên lưu lại phòng kinh doanh, bốn liên còn lại chuyển cho khách hàng. Khách hàng cầm hoá đơn này sang phòng kế toán trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Lúc này kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng. Sau đó kế toán đưa lại hoá đơn cho người mua. Người mua cầm 4 liên của hoá đơn xuống kho để làm thủ tục nhận hàng. Sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho lưu lại một liên để ghi sổ kho sau đó xuất hàng cho người mua. Người mua giữ lại một liên (liên đỏ). Thủ kho chuyển hai liên còn lại lên phòng kế toán để vào sổ kế toán. Mẫu hoá đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng như sau: Mẫu 1: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số:01 GTKT Liên BH /99-B Ngày 08 tháng 01 năm 2001 N0 :46212 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kim Liên Địa chỉ: 23 Láng Hạ- Ba Đình- Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: Tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty thương mại Bình Minh Địa chỉ: 108 Phương Mai- Đống Đa- Hà Nội Số tài khoản Hình thức thanh toán: trả chậm STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Sữa Frisolac Hộp 1.200 62.700 75.240.000 Cộng tiền hàng 75.240.000 Thuế xuất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 7.524.000 Tổng cộng tiền thanh toán 82.764.000 Số tiền bằng chữ: Tám mươi hai triệu, bảy trăm sáu mươi tư ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đõng dấu ghi rõ họ tên ) Tại phòng kế toán của công ty khi khách hàng mang hoá đơn sang để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn. Sổ này có tác dụng quản lý toàn bộ hoá đơn bán hàng viết ra trong kì, tránh trường hợp bỏ sót hoá đơn. Mẫu này như sau: Mẫu 2: sổ theo dõi hoá đơn Tháng 1 năm 2001 Đơn vị tính: đồng Hoá đơn Diễn giải Thuế suất % Giá bán chưa có thuế GTGT Thuế GTGT Ghi chú Số Ngày 46205 4/1/01 Sữa Friso Pre 10 130.864.000 13.864.000 Công ty TNHH Phú Thái (trả chậm 10 ngày) 46209 5/1/01 Bàn chải Jodan Flex 10 15.400.000 1.540.000 Công ty TNHH Nam Sơn (trả chậm 12 ngày) 46212 8/1/01 Sữa FrisoLac 10 75.240.000 7.524.000 Công ty thương mại Bình Minh ( trả chậm 15 ngày) ... ... .... ... ..... .... ........ Sau khi giao hàng thủ kho chuyển hàng hoá lên phòng kế toán lúc này kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn khi hoá đơn quay về. Sổ này có mẫu tương tự như trên. 4.2.1 Kế toán hàng hoá. Công ty quản lý hàng hoá theo phương pháp thẻ song song. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất hàng hoá thủ kho vào sổ kho (theo dõi về số lượng hàng hoá ) sau đó chuyển chứng từ lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Đối với nghiệp vụ bán hàng, tại phòng kế toán khi nhận được hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến, kế toán hàng hoá vào sổ chi tiết hàng hoá. Sổ này giống như sổ kho nhưng theo dõi chỉ tiêu giá trị hàng hoá. Công ty quản lý hàng hoá theo từng lô hàng, hàng xuất thuộc lô nào thì lấy đơn giá của lô đó để tính giá xuất. Xem mẫu 3 (trang sau) Ngoài việc quản lí hàng hoá theo từng loại hàng trên thẻ chi tiết hàng hoá, kế toán còn theo giá mua của hàng hoá nhập, xuất trên sổ theo dõi giá mua hàng nhập kho và sổ theo dõi hàng xuất kho theo đơn giá. Mẫu 4: Sổ theo dõi giá mua của hàng xuất kho Tháng 1 năm 2001 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 4/1/01 46205 Sữa Friso Pre Hộp 1800 62.000 111.600.000 5/1/01 46209 Bàn chải Jodan Flex Chiếc 1000 11.000 11.000.000 8/1/01 46212 Sữa Frisolac Hộp 1200 51.000 61.000.000 ... .... ....... ... ...... ..... ....... Cộng 696.601.940 Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu giưa thẻ kho của thủ kho với thẻ theo dõi hàng hoá của mình để đảm bảo chính xác đồng thời kế toán lập "phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc” chuyển cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái. Căn cứ vào phiếu ghi sổ là tổng cộng hàng tháng trên sổ theo dõi giá mua hàng nhập kho và theo dõi giá mua hàng hàng xuất kho. Mẫu 5: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc _ _ _o0o_ _ _ Số: ......../CUTTB Hà Nội, ngày 31 tháng 01 năm 2001 Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK Số 1561 STT Diễn giải TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Nhập kho 1561 331 867.200.000 2 Xuất kho 632 1561 696.601.940 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký) (Ký) Trên phiếu ghi sổ phải có đầy đủ chữ kí của những người quản lí tài khoản có liên quan (ở phần ghi chú ). Trước khi ký những người này phải kiểm tra tính khớp đúng của số liệu trên phiếu ghi sổ với số liệu trên sổ kế toán của mình. Công việc này giúp cho kế toán của doanh nghiệp thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu hạn chế và sửa chữa những sai sót có thể xảy ra. 4.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng. Khi nhận được hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ doanh thu bán hàng theo dõi từng khối hàng. Chỉ tiêu “giá mua “ được lấy từ sổ theo dõi mua hàng xuất kho. Mẫu 6: Sổ theo dõi doanh thu bán hàng Tháng 1 năm 2001 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Giá vốn Giá bán Thuế GTGT Số hiệu Ngày 46205 4/1/01 Công ty TNHH Phú Thái 114.948.000 130.864.000 13.086.400 46209 5/1/01 Công ty TNHH Nam Sơn 11.330.000 15.400.000 1.540.000 46212 8/1/01 Công ty TM Bình Minh 63.036.000 75.240.000 7.524.000 .... .... .......... ...... ........ ....... Cộng 717.500.000 1.025.000.000 102.500.000 Cuối tháng căn cứ vào sổ tổng hợp trên sổ và các phiếu ghi sổ cái tài khoản có quan hệ đối ứng với tài khoản 511 do các kế toán khác chuyển đến, kế toán phụ trách về doanh thu sẽ lập phiếu ghi sổ cho tài khoản 511 để chuyển cho kế toán xác định kết quả và kế toán tổng hợp vào sổ cái. Mẫu7: Sổ cái Tài khoản : Doanh thu bán hàng Số hiệu: 511 Tháng 1 năm 2001 Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có Doanh thu bán hàng 131 1.025.000.000 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 1.025.000.000 4.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán . Tại công ty, giá vốn hàng hoá bán được tính theo công thức: Giá vốn hàng bán trong kỳ = Giá mua hàng bán trong kỳ + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán trong kỳ Giá mua của hàng bán trong kỳ được trích theo theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là hàng xuất thuộc lô nào thì tính theo giá lô đó, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Giá mua của hàng tiêu thụ được quản lý trên 2 sổ: sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho (Mẫu 4) và sổ theo dõi doanh thu bán hàng (Mẫu 6). Chi phí thu mua (bao gồm chi phí bảo hiểm và chi phí vận chuyển hàng hoá) được quản lý trên “Sổ theo dõi chi phí thu mua”. Hàng ngày kế toán căn cứ vào các hoá đơn liên quan đến chi phí mua hàng để vào sổ chi phí. Chi phí thu mua được phân bổ cho hàng bán của từng lô. VD: Chi phí thu mua lô hàng Frisolac 23N-QL10 còn lại là 11.016.000 lượng sữa Frisolac còn tồn tính đến ngày 1/1/2001 là 7200 hộp. Lượng sữa bán ra trong tháng là 1200 hộp. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ và phát sinh trong kỳ Tổng lượng hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ X Trị giá mua hàng tiêu thụ trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho sữa Frisolac 23N-QL10 tiêu thụ trong kỳ = 11.016.000 7.200 x 1.200 = 1.836.000 Mẫu sổ theo dõi chi phí thu mua như sau: Mẫu 8: Sổ theo dõi chi phí thu mua Tháng 1/2001 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Mang sang 30.012.750 Chi phí vận chuyển Friso Pre 111 4.464.000 111 11.016.000 ... .... ............ ..... ........ ........ Phân bổ cho hàng bán trong kỳ -Sữa Friso Pre 3.348.000 -Bàn chải Jodan Flex 330.000 -Sữa Frisolac 1.836.000 Cộng phát sinh 26.016.000 20.890.000 Dư 35.138.750 Việc ghi chép như trên không phân biệt được chi phí thu mua còn lại là của lô hàng nào vì vậy đến kỳ sau, khi phân bổ kế toán lại phải rà soát lại số liệu rất mất thời gian. Cuối tháng kế toán quản lý TK 1562 lập phiếu ghi sổ TK 1562 chuyển cho kế toán xác định giá vốn hàng bán. Mẫu 9: Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK số: 1562 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú 1 Chi phí mua hàng 111 26.016.000 2 Phân bổ chi phí mua cho hàng đã tiêu thụ 632 20.890.000 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký) (Ký) Hàng tháng kế toán xác định giá vốn hàng bán căn cứ vào chỉ tiêu giá mua của hàng bán trên sổ theo dõi doanh thu bán hàng (Mẫu 6) và ghi chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã bán ra trong phiếu ghi sổ để lập phiếu ghi sổ tài khoản 632 để xác định kết quả. Mẫu 10: Ngày 31/1/2001 Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc Tk 632 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 Giá mua hàng bán 696.601.940 2 Chi phí mua 20.890.000 3 Kết chuyển giá vốn hàng bán 717.500.000 Người lập biểu (Ký) Kế toán trưởng(Ký) Kế toán tổng hợp khi nhận được phiếu ghi sổ TK 632 tiến hành vào sổ cái TK 632. Mẫu 11: Sổ cái TK: “Giá vốn hàng bán” Số hiệu: 632 Tháng 01 năm 2001 Đơn vị tính: Đồng STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có 1 Giá mua hàng bán 1561 696.601.940 2 Chi phí thu mua 1562 20.890.000 3 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 717.500.000 4.2.4.Kế toán thanh toán với người mua. Để có thể giám sát quá trình vận động của tiền hàng, kế toán phải quản lý tốt việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng. Trong quá trình bán hàng, tại Công ty Kim Liên có các hình thức thanh toán sau: *Thanh toán bằng tiền mặt Hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt rất ít xảy ra trong quá trình bán hàng tại Công ty mà chủ yếu là hình thức trả chậm. Khi khách hàng đến phòng Kế toán để trả tiền thì kế toán thanh toán lập phiếu thu. Phiếu thu lập theo mẫu quy định thành 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại phòng Kế toán. Khách hàng nộp tiền cho thủ quỹ. Kế toán thanh toán sau khi nhận được 1 liên phiếu thu từ quỹ, tiến hành vào sổ chi tiết TK 111. *Thanh toán bằng séc Nếu khách hàngthanh toán bằng séc thì kế toán lập bảng kê nộp séc cùng với tờ séc để nộp vào nhân hàng. Bảng kê lập thành 2 liên, 1 liên lưu lại Công ty, 1 liên gửi cho ngân hàng. Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán sẽ phản ánh voà sổ chi tiết TK 112. Phần do ngân hàng ghi TK Nợ TK Có Mẫu 12: Bảng kê nộp séc Ngày 11 tháng 1 năm 2001 Tên đơn vị nộp séc: Công ty TNHH Kim Liên Tên ngân hàng bên bán: Ngân hàng công thương Việt Nam STT Số séc TK ghi nợ trên séc Tên đơn vị phát hành séc Số tiền Cộng Tổng số tiền viết bằng chữ: ....................................................................................... Đơn vị nộp séc Ngân hàng bên bán nhận Ngân hàng bênbán ( Ký tên, đóng dấu) Ngày ...tháng...năm...... Ngày ...tháng...năm...... Kế toán –Trưởng phòng Kế toán –Trưởng phòng ( Ký) ( Ký) *Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi Kế toán khi nhận được giấy báo có (uỷ nhiệm chi) sẽ tiến hành vào sổ chi tiết tài khoản 112. *Thanh toán chậm: Đối với khách hàng mua hàng theo phương thức thanh toán chậm kế toán công nợ căn cứ vào hoá đơn bán hàng để vào sổ theo dõi công nợ. Tại Công ty sổ theo dõi công nợ được mở cho từng khách hàng. Mẫu sổ như sau: Mẫu 13: Sổ chi tiết theo dõi công nợ Tên khách hàng: Công ty thương mại Bình Minh Tháng 1/ 2001 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Số dư đầu kỳ 55.725.000 46212 8/1/01 Mua sữa Frisolac 511 75.240.000 4764 15/1/01 Trả tiền mua sữa Friso Pre 111 87.240.000 4875 23/1/01 Trả tiền mua sữa Frisolac 112 75.240.000 ...... ........ ........... ...... ......... ......... Cộng phát sinh 312.154.000 250.879.000 Dư cuối kỳ 117.000.000 Cuối tháng kế toán công nợ lập phiếu ghi sổ TK 131 chuyển cho kế toán tổng hợp và các kế toán phần hành có liên quan. 4.3. Kế toán bán hàng giao thẳng không qua kho. Vời phương thức bán hàng này căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh tiến hành giao dịch với phía nước ngoài để thoả thuận số lượng giá cả hàng hoá, căn cứ vào đó lập hợp đồng mua bán hàng hoá với khách hàng. Khi có thông báo hàng đã về cảng, phòng kinh doanh lập hoá đơn GTGT và cử người xuống cảng tiếp nhận hàng hoá. Hàng hoá có thể giao trực tiếp cho khách hàng hay chuyển đến một địa điểm theo thoả thuận trong hợp đồng. Khi giao nhận hàng hoá, Công ty lập biên bản giao nhận có xác nhận của bên mua để làm căn cứ thanh toán sau này. Biên bản giao nhận như sau: Mẫu 14: Công ty TNHH TM cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Kim Liên Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc Biên bản bàn giao Hôm nay ngày 8/1/2001 tạikho Công ty dịch vụ số 1 Nam Dương chúng tôi tiến hành giao nhận lô hàng sữa do Hà Lan sản xuất như sau: I.Bên A: Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II -Đại diện bên A: Ông Lê văn Bách cán bộ phòng kinh doanh II.Bên B: Công ty dịch vụ số 1 Nam Dương -Đại diện bên B: Bà Nguyễn thanh Hà- Thủ kho Số lượng hàng giao nhận như sau: STT Tên hàng Quy cách Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 Friso mum plain 450Gr Hộp 1200 Hàng giao theo hợp đồng 87136 MTX RCKL 12/2000 2 FrisoMel 900Gr " 1800 3 Frisolac 450Gr " 1900 Biên bản thành 02 bản mỗi bên giữ 01 bản. Bên nhận Hà Nội, ngày 08 tháng 01 năm 2001 ( Ký ) Sau khi giao nhận hàng hoá, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng và số hàng giao nhận để vào sổ kế toán. Để quản lý hàng giao nhận thẳng từ khi tiếp nhận của ngưới bán cho đến khi giao nhận cho người mua kế toán của Công ty không sử dụng TK 156 ( 1561A-GT) để hạch toán. Khi có thông báo hàng về cảng cơ quan cử người đến tiếp nhận hàng. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng kế toán ghi: Nợ TK 1561A –GT (TGTT) Có TK 111, 112, 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước) Có TK 331 (TGHT) Có( Nợ) TK 413 Thuế GTGT phải nộp ghi nhận như sau: Nợ TK 33312 Có TK 111, 112 Khi nhận được giấy báo chấp nhận thanh toán (biên bản giao nhận hàng...) kế toán ghi sổ như sau: - Doanh thu Nợ Tk 131 Có TK 3331 Có TK 511 - Giá vốn Nợ TK 632 Có TK 1561A- GT Giá vốn hàng giao thẳng được hạch toán trên một sổ riêng còn doanh thu thì được quản lý chung trên sổ “Theo dõi doanh thu”. (Xem mẫu 15 trang bên) 5. Kế toán chi phí và xác định kết quả. 5.1. Kế toán chi phí bán hàng. Để tập hợp chi phí bán hàng kế toán Công ty sử dụng TK 641. Với đặc thù của việc bán hàng là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng lên Công ty không có các cửa hàng bán hàng. Chính vì thế chi phí bán hàng của doanh nghiệp chủ yếu là chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu chi... kế toán vào sổ chi phí bán hàng theo nẫu sau: Mẫu 16: Sổ chi phí bán hàng Tháng 01 năm 2001 Đv: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có 4/1/01 09 Chi phí vận chuyển hàng đến Công ty TNHH Phú Thái 1111 375.000 5/1/01 11 Chi phí giám định lô hàng sữa Frisomel HĐ1020/Mat/TU/KL 1111 1.025.000 8/1/01 27 Cước vận chuyển lo sữa Frisolac 1111 570.000 .... ..... ................. .... ....... ....... Cộng 39.330.000 Cuối tháng, quý că cứ vào số liêu trên sổ chi phí bán hàng kế toán quản lý tài khoản này lập phiếu ghi số TK 641 chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán căn cứ vào phiếu ghi sổ TK 642 để vào sổ cái TK 642. Sau đó kế toán xác định kết quả quý 1 1 lần và vào sổ theo dõi tài khoản 911 ( số liệu trên phiếu ghi sổ này là số tổng cộng cả quý). Mẫu 17: Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK số 641 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Chi phí bán hàng phát trong tháng 641 1111 39.330.000 Người lập biểu (Ký) Kế toán trưởng (Ký) Chú ý: Chi phí bán hàng của Công ty chỉ gồm các khoản chi tiền mặt cho dịch vụ vận chuyển bốc xếp hàng hoá. Do Công ty không có mạng lưới cửa hàng nên không có khoản chi phí tiền lương cũng như khoản chi phí khấu hao TSCĐ. Khi nhận được phiếu ghi sổ kế toán tổng hợp vào sổ cái TK 641. Cuối mỗi quý kế toán lập thêm một phiếu ghi sổ chi phí bán hàng phát sinh trong cả quý để xác định kết quả. Chi phí bán hàng của doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng bán trong kỳ. 5.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp. Hàng ngày trên cơ sở các chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh kế toán tiến hành phân loại xử lý ghi vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Công ty không mở tài khoản cấp 2 để phản ánh nội dung chi phí và tập hợp trực tiếp. Mẫu sổ chi phí quản lý doanh nghiệp như sau: (Mẫu 18 trang bên) Chi phí quản lý doanh nghiệp tập hợp trong kỳ phân bổ hết cho hàng bán trong kỳ. Cuối tháng, kế toán phụ trách TK 642 lập phiếu ghi sổ TK 642 chuyển cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái TK 642. Mẫu 19 : Ngày 31/1/01 Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 642 . Đơn vị tính: đồng STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Lương nhân viên 642 334, 338 1600000 2 KHTSCĐ 642 241 1500000 3 chi phí bán hàng khác trả bằng tiền mặt 642 1111 1200000 4 chi phí bán hàng khác trả bằng chuyển khoản 642 1121 3000000 Cộng 19877500 Cuối mỗi quý, tháng kế toán phụ trách TK 642 lập một phiếu ghi sổ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong cả quý để xác định kết quả. 5.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng: Kỳ hạch toán của Công ty là từng quý, kế toán sử dụng sổ theo dõi TK 911 để phản ánh jết quả kinh doanh. Hàng tháng căn cứ vào các phiếu ghi sổ TK 511, TK 632 . Còn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp thì cuối quý mới được tập hợp. Cuối mỗi quý, kế toán xác định kết quả kinh doanh tính ra lỗ lãi trong kỳ và lập phiếu ghi sổ TK 911 chuyển cho kỳ tổng hợp vào sổ cái. Mẫu 20: Sổ theo dõi TK 911 Quý I năm 2001 Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có Tháng 1 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 717.500.000 Kết chuyển doanh thu 511 1.025.000.000 1.025.000.000 Chênh lệch 377.500.000 Tháng 2 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 631.050 Kết chuyển doanh thu 511 831.500.000 Chênh lệch 200.450.000 Tháng 3 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 558.950.000 Kết chuyển doanh thu 611 771.000.000 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 115.000.000 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 642 60.500.000 Kết quả kinh doanh 421 614.000.000 Mẫu 21: Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK 911 Quý I năm 2001 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Kết chuyển doanh thu 511 911 2697500000 2 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 632 1907500000 3 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 641 115000000 4 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 911 641 60500000 5 Kết quả kinh doanh 911 421 614500000 Cộng 2697500000 2697500000 Người lập biểu ( Ký ) Kế toán trưởng ( Ký ) Kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu ghi sổ TK 911 vào sổ cái TK 911. Mẫu 22 Sổ cái Tài khoản : Kết quả kinh doanh Số hiệu : TK 911 Tháng 3 năm 2001 Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có Kết chuyển doanh thu 511 2.697.500.000 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 1.907.500.000 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 115.000.000 Kết chuyển chi phí quản lý doannh nghiệp 641 60.500.000 Kết quả kinh doanh 421 614.500.000 Cuối quý, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu trên sổ cái các tài khoản để lập báo cáo kết quả kinh doanh. Mẫu 23 Báo cáo kết quả kinh doanh Quý 1 năm 2001 STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Tổng doanh thu 2.697.500.000 2 Giá vốn hàng bán 1.907.500.000 3 Lãi gộp 790.000.000 4 Chi phí bán hàng 115.000.000 5 Chi phí quản lý doanh nghiệp 60.500.000 6 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 614.500.000 7 Lợi nhuận từ hoạt động bất thường 30.750.000 8 Tổng lợi nhuận trước thuế 645.250.000 9 Thuế thu nhập doanh nghiệp 191.025.000 10 Lợi nhuận sau thuế 454.225.000 Phần III phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh và nâng cao hiệu quả kinh doanh ở công ty Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II I. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán bán hàng. Lý luận và thực tiễn cho thấy nền kinh tế càng phát triển thì những rủi ro trong kinh doanh càng lớn và dễ xảy ra. Điều đó đòi hỏi công tác quản lý trong mỗi doanh nghiệp phải thực sự có hiệu quả đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh, đảm bảo tính đúng đắn kịp thời của mỗi quyết định đưa ra. Chính vì vậy, kế toán đã và đang trở thành một công cuộc quản lý hữu hiệu đối với mỗi doanh nghiệp. Ngày nay, kế toán không chỉ là công tác tính toán ghi chép thuần tuy về vốn, nguồn vốn và quá trình tuần hoàn về vốn và tổng hợp thông tin một cách hợp lý, chính xác và kịp thời. Kế toán với chức năng và nhiệm vụ của mình sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để các nhà quản lý lấy đó để làm cơ sở để đưa ra những quyết định thích hợp. Một doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển được hay không phụ thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động của công tác kế toán của doanh nghiệp... Chế độ kế toán hiện nay được ban hành thống nhất cho toàn bộ nền kinh tế quốc dân (ngoại trừ một số quy định riêng cho một số doanh nghiệp kinh doanh có tính chất đặc thù). Tuy vậy, trong quá trình áp dụng vào thực tiễn các doanh nghiệp thì chế độ kế toán còn nhiều điều bất cập và tính thống nhất hợp lý cũng như sự phù hợp đối với từng doanh nghiệp. Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá phải đáp ứng những nhu cầu sau: Tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nước Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, nhiệm vụ của công tác kế toán đồng thời việc tổ chức bộ máy kế toán nói chung cũng như kế toán bán hàng hoá nói riêng một cách hiệu quả, khoa học và tiết kiệm. Phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ đội ngũ cán bộ kế toán của doanh nghiệp. Trải qua 7 năm xây dựng và phát triển, Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II đã đạt được những thành công nhất định. Công ty đã mở rộng được thị trường tiêu thụ, từng bước triển khai các giải pháp có hiệu quả, thiết lập được quan hệ với các bạn hàng, duy trì kinh doanh những mặt hàng đơn vị mình có thế mạnh, đồng thời tích cực tìm kiếm cơ hội, mở ra các mặt hàng mời và chú ý các hoạt động phối hợp trong nội bộ. Trong những năm gần đây, sự khủng hoảng của nền kinh tế trong khu vực cùng với sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng với tiềm lực sẵn có của mình, Công ty đã từng bước khắc phục khó khăn đảm bảo phát triển, kinh doanh ổn định. Một trong những nhân tố làm nên sự thành công của Công ty cũng như kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty đã cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý kinh doanh thương mại của đơn vị: công tác bán hàng đảm bảo theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng đối với từng khách hàng, phản ánh được chính xác kế toán xác định kết quả bán hàng của Công ty thực thi, cách tính đpưn giản và tổng kết tính toán một cách chính xác. Việc lập các chứng từ kế toán liên quan đến hàng hoá bán ra nhìn chung là kịp thời, chấp hành đúng quy định của hệ thống kế toán Việt Nam. Các mẫu sổ kế toán sử dụng đơn giản cụ thể dễ ghi chép. Về công tác tổ chức lao động kế toán, toàn bộ các nhân viên kế toán Công ty có trình độ đại học, nắm vững chế độ kế toán tài chính. Các nhân viên trong phòng kế toán được phân công phân nhiệm vụ rõ ràng đảm bảo mỗi người đều phải có trách nhiệm với phần hàng mình đảm nhận. Bên cạnh tính độc lập thì việc tổ chức kế toán của Công ty còn đảm bảo được tính thống nhất nhịp nhàng giữa công việc củacác kế toán viên. Giữa các kế toán viên thường xuyên có sự kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Về việc áp dụng khoa học kỹ thuật trong công tác kết toán, trong những năm gần đây Công ty đã đưa máy vi tính vào sử dụng trong kế toán. Phòng kế toán được trang bị 2 máy vi tính, phần lớn các nhân viên kế toán có khả năng sử dụng được chương trình kế toán máy. mặc dù phần lớn công việc kế toán vẫn được ghi chép bằng tay xong việc đưa máy vi tính vào sử dụng bước đầu đã tạo điều kiện hoàn thiện hơn công tác kế toán ở Công ty đặc biệt là trong việc lưu trữ và cung cáp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, rõ ràng, đáp ứnt yêu cầu quản lý kinh doanh của Công ty Mặc dù có nhiều ưu điểm trong công tác kế toán nói chung cũng như kế toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng nhưng nhìn chung công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II vẫn còn một số vấn đề cần hoàn thiện. Sau một thời gian thực tập , khảo sát tại Công ty, kết hợp với vốn kiến thức ít ỏi được trang bị sau 4 năm học tập, em xin mạnh dạn đề xuất những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II 1.Về tài khoản kế toán sử dụng . Tại Công ty kế toán hàng hoá chi tiết tài khoản 1561 giá mua hàng hoá như sau: TK 1561: giá mua hàng hoá nhập kho TK 1561A-GT: giá mua hàng giao thẳng TK1561B-UT: hàng nhận xuất khẩu uỷ thác Việc Công ty sử dụng tài khoản như trên là chưa hợp lý vì tài khoản 1561 chỉ phản ánh giá mua của hàng hoá nhập kho. Trường hợp mua bán vận chuyển thẳng, Công ty nên đưa tài khoản 157 vào sử dụng thay vì sử dụng tài khoản 1561A-GT vì hàng hoá trong trường hợp này sau khi tiếp nhận của người bán Công ty vận chuyển thẳng đến kho người mua, không qua nhập kho của Công ty. Việc hạch toán vào tài khoản 1561A-GT làm cho hàng tồn kho của Công ty tăng lên một cách giả tạo. Trong trường hợp này, khi tiếp nhận hàng vận chuyển thẳng cho khách hàng căn cứ vào chứng từ mua hàng ghi trị giá mua hàng bán thẳng. Nợ TK 157 Có TK 111, 112, 133 (Thuế và phí nộp Nhà nước ) Thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu phải nộp ghi: Nợ TK 3331 Có 111, 112 Khi giao nhận hàng với khách hàng, căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 157 Trường hợp nhận xuất khẩu uỷ thác, khi Công ty nhận hàng của bên uỷ thác xuất khẩu để xuất khẩu hộ thì toán bộ trị giá hàng hoá nhận về cần ghi đơn vào bên nợ TK 003” Hàng nhận bán hộ” ( nếu bán theo giá CIF) chứ không TK 1561B-UT vì hàng hoá trong trường hợp này không thuộc sở hữu của Công ty. Hiện tại theo dõi doanh thu, hàng hoá nhập khẩu xuất kho được ghi chép theo từng khối hàng, tuy nhiên kế toán Công ty không mở các tài khoản chi tiết theo khối hàng. Số liệu trên cơ sở các TK 156, 511, 632, 911, 641, 642 đều chung cho tất cả các khối hàng, do đó chưa phản ánh rõ kết quả tiêu thụ từng khối hàng thì kế toán phải tiến hành tính toán lại rất mất thời gian không đảm bảo tính kịp thời trong cung cấp thông tin. Vì vậy, theo em kế toán Công ty nên hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo từng khối hàng. Để thực hiện việc này, kế toán có thể mở chi tiết các tài khoản sau: TK 15611 : Giá mua hàng thuộc khối sữa TK 15612 : Giá mua hàng htuộc khối thiết bị TK 15613 : Giá mua hàng thuộc khối đồ dùng Các tài khoản 511, 631, 641, 642, 911 chi tiết tương tự. Làm được như trên sõ đảm bảo cho kế toán quản trị có sơ sở để phân tích giúp cho ban lãnh đạo Công ty thấy được xu hướng kinh doanh trong thời gian tới, để đầu tư vào thị trường nào mặt hàng nào để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. 2.Về số sách kế toán. Việc ghi sổ kế toán tại Công ty còn đơn giản và có nhiều điểm chưa hợp lý. Thứ nhất, việc lập hai sổ theo dõi hoá đơn ( một sổ để theo dõi khi khách hàng mang hoá đơn đến phòng kế toán để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán còn một sổ theo dõi hoá đơn khi thủ kho giao hàng cho khách) là không cần thiết vì cả hai sổ này không nhằm mục điách hạch toán mà chỉ dùng để quản lý hoá đơn, hơn nữa nó còn làm tăng khối lượng ghi chép cho nhân viên kế toán. Thứ hai, về “Sổ theo dõi chi phí thu mua” như đã trình bày thì việc ghi chép chi phí như vậy không phân biết được chi phí thu mua còn lại là của lô hàng nào, vì vậy đếm kỳ sau khi phân bổ kế toán lại phải rà soát lại số liệu xem chi phí thu mua của từng loại hàng còn lại bao nhiêu để phân bổ, làm như vậu rất mất thời gian. Theo em, thay vì việc ghi chép theo kiểu liệt kê chi phí theo hàng dọc, kế toán Công ty nên thiết kế lại mẫu sổ theo dõi chi phí thu mua như sau: Sổ theo dõi chi phí thu mua TK 1562 Tháng 1/2001 Chứng từ Diễn giải Phát sinh trong kỳ(hay còn lại tháng trước chuyển sang) Phân bổ trong kỳ Còn lại Ngày Số hiệu Sữa Frisolac23N-QL10 11.016.000 1.836.000 9.180.000 Sữa FrisoPre 4.464.000 3.348.000 1.116.000 Tổng số phân bổ trong kỳ 5.184.000 Làm như trên thì sau mỗi lần phân bổ thì kế toán biết được chi phí thu mua của lô hàng đó còn lại bao nhiêu để tiện cho phân bổ tiếp theo. Thứ ba, sổ theo dõi doanh thu còn có nhược điểm là mới chỉ thể hiện được tổng tiền hàng trên mỗi hoá đơn mà chưa thể hiện được đơn giá, số lượng tứng lần bán hàng. trong đó, nó lại theo dõi thừa chỉ tiêu gía mua hàng bán ra vì chỉ tiêu này đã được ghi chép trên sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho. Theo em, kế toán Công ty nên sử dụng sổ chi tiết bán hàng theo mẫu sau: Sổ chi tiết bán hàng Khối sản phẩm sữa Tháng 1/2001 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn vị tính Doanh thu Thuế GTGT Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền 4/1/01 46205 Sữa Friso Pre 131 Hộp 1800 72.700 130.864.000 13.086.400 8/1/01 46212 Sữa Frisolac 131 Hộp 1200 62.700 75.240.000 7.524.000 ..... ....... ....... ...... ...... ....... ....... ......... ....... Cộng 1.025.000.000 102.500.000 Thứ tư, như trên đã đề cập ở trên, kế toán doanh nghiệp nên sử dụng TK 157 để hạch toán hàng giao thẳng. sổ theo dõi hàng giao hàng thẳng cũng nên quản lý chi tiết theo từng khối hàng chứ không nên hạch toán tập trung trên cùng 1 tài khoản như hiện nay. Hơn nữa, do hàng giao thẳng không nhập kho cho nên có không được quản lý về mặt số lượng trên thẻ chi tiết hàng hoá vì vậy nên đưa thêm chỉ iêu số lượng hàng giao thẳng vào quản lý trên sổ theo dõi hàng giao thẳng. Bảng ngang Số liệu trên số này cuối tháng lên phiếu ghi số giá vốn giao thẳng. Còn doanh thu hàng giao thẳng vẫn được theo dõi chung trên cơ sở chi tiết bán hàng. Với đặc điểm kinh doanh thiết bị, hàng tiêu dùng, các sản phẩm sữa nên có rất nhiều mặt hàng, chủng loại kích cỡ nên để đảm bảo quản lý chặt chẽ hàng hoá, cứ 6 tháng Công ty tiến hành kiểm kê, đánh giá lại giá trị hàng hoá tồn kho 1 lần và lập báo cáo về tình hình nhập- xuất- tồn. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu nắm bắt thông tin thường xuyên, kịp thời về nhập- xuất- tồn hàng hoá thì cuối mỗi quý kế toán hàng hoá nên lập một báo cáo tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hoá căn cứ vào các thẻ chi tiết hàng hoá báo cáo tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hoá theo mẫu quy định. 3. Về việc ghi chép và phân bổ chi phí. Theo thông tư số 63/1999/TT- BTC ngày 07/6/1999 hướng dẫn việc quản lý doanh thu,chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ tại các doanh nghiệp Nhà nước thì các khoản lãi trả cho việc sử dụng vốn dược hạch toán vào chi phí tài chính nhưng kế toán Công ty lại đưa khoản này vào TK 642. “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Đã có rất nhiều ý kiến về việc phản ánh chi phí lãi vào đâu? Đã có ý kiến cho rằngcần phải hạch toán chi phí lãi vay trung thực đúng bản chất hoạt động của nó. Điều đó có ý nghĩa là tiền vay theo chức năng hoạt động nào thì chi phí lãi vay được tính vào chi phí hoạt động đó. ở Công ty chi phí lãi vay phần lớnđược sử dụng vào việc thu mua hàng hoá như vậy kế toán nên đưa chi phí lãi vay này vào chi phí thu mua. Khi trả lãi tiền vay mua hàng hoá kế toán ghi: Nợ TK 1562 Có TK 111, 112 Còn nếu tiền vay dùng cho bán hàng hay quản lý doanh nghiệp thì khi trả lãi tiền vay kế toán ghi: Nợ TK 641, 642 Có TK 111, 112 Hàng năm Công ty sử dụng một khoản tiền vay rất lớn để thu mua hàng hoá (năm 2000 là gần 2 tỷ ). Chính vì vậy khoản chi phí lãi vay cũng rất lớn vì vậy việc hạch toán khoản chi phí này vào đâu, như thế nào sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác tương đối của kết quả bán hàng. Như vậy, doanh nghiệp nên có kiến nghị với cơ quan chức năng để có thể hạch toán chi phí này một cách hợp lý, vì nếu đưa hết chi phí lãi vay vào TK642 như hiện nay ở Công ty thì không phản ánh chính xác chức năng của chi phí. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý của doanh nghiệp xác đình chung cho tất cả các mặt hàng kinh doanh và phân bổ hết cho hàng bán ra trong kỳ. Chi phí phân bổ cho đối tượng i = Chi phí phát sinh trong kì Tổng doanh thu trong kì x Doanh thu đối tượng i Việc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng bán ra trong kỳ như ở Công ty là hợp lý vì lượng hàng hoá tồn đầu kỳ và cuối kỳ là tương đương nhau. Tuy vậy chi phí bán hàng hàng quý cần được phân bổ cho từng nhám hàng, mặt hàng kinh doanh để theo dõi cụ thể kết quả bán hàng của nhóm mặt hàng. có thêt phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng đối tượng kế toán chi tiết theo doanh thu như sau: Việc phân bổ chi phí cho từng nhóm hàng hay mặt hàng kinh doanh sẽ giúp cho việc đưa ra báo cáo quản trị về kết quả kinh doanh từng nhóm hàng giúp cho lãnh đạo Công ty biết được hoạt động nào đem lại hiệu quả để tăng cường khuyến khích, còn hoạt động nào không có hiệu quả để tìm nguyên nhân khắc phục. II. phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh. 1.Đánh giá hiệu quả kinh doanh tại Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II. Bằng việc bảo đảm cung cấp hàng hoá có chất lượng tốt, đúng thời gian Công ty đã tạo được sự tín nhiệm với bạn hàng trong nước bên cạnh đó Công ty luôn tích cực mở rộng thị trường, tìm đối tác cũng như mặt hàng kinh doanh mới, luôn đảm bảo công tác kinh doanh gắn liền với công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nên trong năm qua hoạt động kinh doanh của Công ty đã đạt được những kết quả đáng kể. Tuy nhiên để có thể đánh giá một cách chính xác hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp ta không thể chỉ đơn thuần dựa vào các con số mà cần phải tiến hành phân tích một số chỉ tiêu sau để phân tích: Tỷ suất lợi nhuận doanh thu = Lợi nhuận Tổng doanh thu Tỷ suất lợi nhuận / giá thành = Lợi nhuận Giá vốn hàng bán Chỉ tiêu này cho biết cứ một đồng doanh thu thì sẽ có bao nhiêu đồng lợi nhuận. Tỷ suất lợi nhuận / Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp = Lợi nhuận Tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Chỉ tiêu này cho biết cứ một đồng giá vốn thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận, nó chỉ ra sức sinh lời của một đồng giá vốn. Tỷ suất lãi gộp / doanh thu = Lãi gộp Doanh thu Chỉ tiêu này cho biết cứ một đồng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp bỏ ra thì được bao nhiêu đồng lãi. Chỉ tiêu này cho biết cứ một đồng doanh thu ta thu được bao nhiêu đồng lãi Hệ số qua kho = Giá vốn hàng bán Trị giá hàng tồn kho Ngoài ra, để xem xét hiệu quả trong khâu bán hàng chúng ta có thể xác định thông qua chỉ tiêu hệ số quay kho. Thời gian một vòng quay = 90 Hệ số quay kho Hệ số quay kho càng lớn càng tốt, thời gian một vòng quay càng ngắn càng tốt. Để biết được hiệu quả kinh doanh của công ty có được nâng cao hay không ta so sánh các chỉ tiêu trên qua hai kì báo cáo. Lấy số liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh quýI/ năm 2000 và quý I năm 2001ta tính được số chỉ tiêu như sau: Chỉ tiêu QuýI / 2000 QuýI/ 2001 Chênh lệch 1.Tổng doanh thu 2.576.324.152 2.697.500.000 121.175848 2.Giá vốn hàng bán 1.893.245.120 1.907.500.000 14.254.880 3.Lãi gộp 683.079.032 790.000.000 106.920.968 4. Chi phí bán hàng 29.392.289 115.000.000 (85.607.711) 5.Chi phí quản lý doanh nghiệp 70.125.500 60.500.000 9.625.500 6.Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh 583.561.243 614.500.000 7.Số dư bình quân hàng tồn kho 1.220.500.000 1.136.000.000 8.Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu (6/1) 0,22651 0,23780 9.Tỷ suất lợi / giá thành (6/2) 0,30823 0,32215 10.Tỷ suất lợi nhuận / chi phí (6/4+5) 5,86 3,5 11.Tỷ lệ lãi gộp / doanh thu (3/1) 0,26513 0,29286 12.Hệ số quay vòng kho (2/7) 15,512 16,971 13.Thời gian quay vòng (90/12) 58,02 53,03 Qua bảng trên ta có thể dễ dàng nhận thấy hiệu quả kinh doanh ở QuýI/2001 cao hơn quý 1/2000 về mọi mặt: cả doanh thu và lợi nhuận đều tăng. Công ty đã có biện pháp thúc đẩy bán hàng của các mặt hàng có tỷ lệ lãi gộp cao nên giá vốn hàng bán tăng ít hơn lượng tăng của doanh thu. Về quá trình lưu chuyển hàng hoá, Công ty đảm bảo được lượng hàng tồn kho là ổn định và nâng cao được hệ số quay kho cũng như rút nhắn được thời gian 1 vòng quay. Về chi phí, mặc dù doanh thu tăng nhưng Công ty vẫn giảm được chi phí bán hàng. Chi phí doanh nghiệp tăng lên đáng kể chủ yếu là do Công ty phải trả lãi vay ngân hàng, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn chưa tiết kiệm được 1 số chi phí như chi phí điện thoại, chi phí giao dịch. 2. Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bước sang năm 2001, nền kinh tế đất nước tiếp tục được thúc đẩy phát triển, từng bước hội nhập vào nền kinh tế quốc tế và khu vực. Thêm vào đó, nền kinh tế khu vực đang dần hồi phục, thị trường trong nước và xuất khẩu đang có chiều hướng khá hơn sẽ tạo ra nhiều điều kiện thuận lợi cho sự phát triển cỷa kinh tế đất nước. Tuy nhiên nền kinh tế đất nước vẫn còn những tồn tại và yếu kém chưa được khắc phục, nhịp độ tăng trưởng chưa cao, sức mua trong nước còn hạn chế tình hình kinh doanh nội địa nhày càng có sự cạnh tranh gay gắt hơn. Cùng đứng trước những khó khăn thử thách của nền kinh tế đất nước Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II cần phải xác định hướng đi đúng đắn để tiếp tục sự phát triển ổn định của mình. Qua nghiên cứu tình hình thực tế ở Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II, em xin đưa ra một số phương hướng và biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp như sau: Về vấn đề bán hàng hoá: Tiếp tục tìm kiếm các mặt hàng mới và thị trường mới cho xuất khẩu đồng thời củng cố và phát triển kinh doanh các mặt hàng và thị trường đã được thiết lập. Mở rộng thị trường nội địa, đẩy mạnh bán hàng tồn, tăng cường bán trực tiếp bán lẻ cho các đơn vị sản xuất và người tiêu dùng. Với các đơn vị kinh doanh thương mại, công tác tiếp thị quảng cáo đóng một vai trò quan trong trong việc tăng doanh số bán. Hiện tại, việc quảng, tiếp thỉ Công ty hầu như chưa có. Như vậy để có thể tiếp cận nhiều hơn với khách hàng, Công ty nên có những biện pháp tuyên truyền quảng cáo trên các phương tiện thông tin, có các biện pháp xúc tiến bán hàng để thúc đầy lượng hàng bán ra, rút ngắn vòng quay hàng hoá, tăng vòng quay của vốn, đảm bảo tiết kiệm chi phí sử dụng vốn cũng như bảo quản hàng hoá nâng cao hiệu quả kinh doanh. Công ty phải nắm bắt được thông tin, nhu cầu hàng hoá để từ đó có mức dự trữ phù hợp. Về công tác quản lý tài chính. Công ty phải giữ quan hệ tốt với ngân hàng, giữ tín nhiệm trong việc vay – trả nhằm giải quyết đủ vốn kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Theo dõi và thu hồi công nợ đúng hạn, có biện pháp tích cực đòi nợ ráo riết nhưng vẫn chú ý giữ gìn mối quan hệ với khách hàng. Về tổ chức lao động : Công ty nên sắp xếp tổ chức, cơ cấu hợp lý, biên chế gọn, làm việc có hiệu quả. Đánh giá lại đội ngũ cán bộ quản lý, thay đổi cán bộ quản lý kém năng lực. Ngoài các biện pháp trên thì việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán cũng là một biện pháp quan trọng. Công ty đã đưa máy vi tính vào phục vụ công tác kế toán nhưng vẫn chưa khao thác tận dụng được hết chức năng của chúng. Hiện tại, kế toán máy cỷa Công ty mới chỉ dừng lại ở việc lưu trữ thông tin còn phần lớn công việc vẫn làm bằng tay. Công ty nên cài đặt chương trình kế toán phù hợp với điwuf kiện kinh doanh, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán máy cho các kế toán viên đảm bảo kế toán máy thực sự trở thành công cụ cập nhật xử lý cung cấp và lưu trữ thông tin cho người sử dụng. Kết luận Trong điều kiện sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường như hiện nay, vấn đề quản lý tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng, nó đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức thận trọng, nhạy bén trong mỗi quyết định tài chính. Trong chiến lược về quản lý, kế toán luôn giữ một vai trò hết sức quan trọng. Nó là công cụ quản lý hiệu lực nhất vời chức năng phản ánh và giám đốc toàn bộ quá trình kinh doanh. Vì vậy việc tổ chức hạch toán khoa học, hợp lý ảnh hưởng lớn tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý nắm bắt thông tin về doanh nghiệp chính xác kịp thời nhất. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tuy chỉ là một phần trong công tác kế toán nói chung của doanh nghiệp. Song, nó là một phần hành quan trọng ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài “ Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh”. Trong một chừng mực nhất định, bài viết đã giải quyết được những nội dung cơ bản sau: -Trình bày khái quát hệ thống lý luận cơ bản về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. - Trình bày khái quát thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II đồng thời đưa ra những nhận xét khái quát và một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Nguyễn Viết Tiến đã tận tình hud em hoàn thành chuyên đề này. Em cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ Phòng Kế toán trong quá trình thực tập tại Công ty. Hà Nội, ngày 7 tháng 5 năm 2002 Sinh viên Tài liệu tham khảo Lý thuyết hạch toán kế toán PTS Ngô Thế Chi – NXB Giáo dục 1994 2.Kế toán thương mại dịch vụ PGS PTS Lê Gia Lục – NXB Thống kê 1996 3.Hướng dẫn phương pháp ghi sổ và luân chuyển chứng từ GS PTS Nguyễn Đình Nhiệm – NXB Thống kê 1999 4.Tài liệu kế toán của Công ty TNHH Sài Gòn Xanh II Mục lục