Đề tài Kế toán các khoản phải thu, phải trả tại công ty thương mại tổng hợp Sài Gòn (sagimexco)

I. Nhận Xét: 1. Thuận lợi: Trong năm 2005 vừa qua hoạt động của Công ty đã đạt được những thành quả nhất định, nắm bắt được những thuận lợi sau: + Đã từng bước hình thành mô hình kinh doanh trong thời kỳ mới: Trong những năm qua Công ty đã kiên trì xây dựng mô hình kinh doanh tổng hợp, tình hình hoạt động của Công ty không ngừng phát triển đi lên, điều đó đã được chứng minh thông qua các số liệu báo cáo về doanh thu và giá trị tổng sản lượng thực hiện. Đây là thành quả do sự nổ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên đã có kinh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đặc biệt là kinh doanh xuất nhập khẩu. + Phát triển được thị trường và có uy tín với khách hàng: Thị trường ngày càng được mở rộng, có nhiều đối tác hơn, uy tín của Công ty đối với khách hàng trong, ngoài nước và các tổ chức tín dụng luôn được củng cố, nâng cao là thuận lợi để bổ sung nguồn lực trong quá trình phát triển sản xuất kinh doanh. Công ty tìm được thị trường tiêu thụ ở nước ngoài cũng như trong nước thể hiện qua kim ngạch xuất khẩu của công ty tăng mạnh so với kế hoạch và năm trước. Đây là điều kiện để nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty trong thời kỳ mới. _ Công ty có mạng lưới rộng lớn, phân bổ nhiều nơi trong địa bàn Thành Phố, địa thế công ty tương đối ổn định thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa, giảm được chi phí lưu thông, từ đó đưa đến giá thành sản phẩm hợp lý, chất lượng sản phẩm đảm bảo giúp công ty có thể cạnh tranh trên thị trường và phát triển công ty. Việc áp dụng hình thức bán hàng hóa đa chủng loại cũng đã giúp công ty nâng cao doanh số bán hàng. _ Công ty có nguồn vốn chủ yếu là do Ngân sách cấp chiếm hơn 89,40% trong tổng số vốn hoạt động. Đây là nguồn vốn quan trọng giúp công ty mở rộng qui mô hoạt động kinh doanh. _ Công ty đã giải quyết triệt để các tồn tại về tài chính nhằm lành mạnh tình hình tài chính của công ty, cụ thể giải quyết về công nợ khó đòi, hàng hóa ứ đọng do kém phẩm chất, từ đó đã tạo cho người lao động tin tưởng vào hoạt động của công ty. + Xây dựng được đội ngũ nhân lực cho thời kỳ mới: Ban Giám Đốc công ty và các phòng ban nghiệp vụ là những cán bộ có kinh nghiệp, có năng lực, nhiều năm gắn bó, am hiểu tình hình công ty và cùng thể cán bộ công nhân viên cùng nhau cống hiến công sức của mình, đã năng động tìm kiếm khách hàng, đã góp phần vào sự tồn tại và phát triển của Công ty. _ Được sự quan tâm hổ trợ của lãnh đạo Thành Phố, của các ngành, các cấp giúp Công ty yên tâm tổ chức kinh doanh. Mặc dù Công ty có nhiều thuận lợi trong việc thực hiện hoạt động kinh doanh, nhưng bên cạnh đó vẫn còn không ít khó khăn cần khắc phục. 2. Khó Khăn: Trong thời gian qua, quá trình kinh doanh Công ty gặp một số khó khăn sau: + Khó khăn về biến động thị trường: _ Tình hình biến động giá cả bất lợi trên thị trường thế giới trong năm qua đã gây khó khăn cho việc kinh doanh xuất nhập khẩu, nhất là lĩnh vực hàng nông sản (hàng nông sản là một trong những nhóm hàng chủ lực của Công ty), trong tình trạng như vậy công ty không thể mạo hiểm chạy theo doanh số. + Khó khăn về nguồn tín dụng: _ Ngoài những khó khăn do cạnh tranh gay gắt của thị trường, công ty còn gặp khó khăn về tài chính. Mỗi phương án đều phải đi vay với nhiều thủ tục, nhiều khi đã lỡ mất những cơ hội do chậm trể nguồn tiền hoặc chuyển sang hợp đồng uỷ thác để không cần vay vốn. Và chính vì vậy công ty đã mất luôn khách hàng khi họ đã biết liên hệ trực tiếp với nơi cung ứng hàng trong nước. + Khó khăn vế cơ chế quản lí: Chính sách quản lí doanh nghiệp Nhà Nước còn những bất cập chưa thật sự động viên kích thích doanh nghiệp và người lao động gắn bó với kết quả công việc, hiệu quả kinh doanh nhất là các cơ chế quản lí tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể... Làm cho một bộ phận lao động chưa thật sự gắn bó với công việc, tính năng động sáng tạo chưa cao, còn ỷ lại vào sự trợ giúp của Nhà Nước. Đây là yếu tố quan trọng mà Công ty phải quan tâm giải quyết khi chuyển đổi hình thức sở hữu, vừa làm cho mọi người nhận thức đẩy đủ về quyền lợi, nghĩa vụ của mỗi thành viên trong doanh nghiệp, vừa phải nghiên cứu áp dụng các hình thức trả lương, tiền lương, phúc lợi gắn liền với kết quả công việc, hiệu quả của mỗi người, mỗi bộ phận. 3. Tình hình công nợ tại công ty trong năm 2004: _ Việc đưa vào 2 tài khoản cấp 2 là tài khoản 136.3 và tài khoản 336.3 trong quan hệ thanh toán trong nội bộ là tốt. Điều đó giúp cho bộ phận kế toán quản lí chặt chẽ tình hình thu và chi lẫn nhau giữa công ty và các đơn vị trực thuộc. _ Công ty sử dụng tờ kê chi tiết thay thế cho sổ chi tiết và sử dụng tờ kê tổng hợp thay cho bảng tổng hợp, giúp dễ sử dụng tuy nhiên cần phải bảo quản chặt chẽ và cẩn thận. _ Rất ít phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán. Đây là vấn đề nhà quản trị cần xem xét trong các chiến lược bán hàng. Khi bán hàng có các khoản chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán sẽ làm tăng doanh số bán hàng rất nhiều so với khoản giảm khoản phải thu của khách hàng. _ Bộ phận kế toán hoạt động trôi chảy vì các nhân viên được phân nhiệm vụ hợp lí, phù hợp với năng lực của mỗi người. Hệ thống kế toán đã được chia thành từng phần hành, không vi phạm nguyên tắc phân công, phân nhiệm, giúp quản lí tốt hơn về tiền. _ Năm 2004 thì các khoản phải trả chủ yếu là trong ngắn hạn. Điều này cho thấy sự lưu chuyển vốn lưu động trong công ty tăng là tốt. _ Các khoản vay ngắn hạn chủ yếu là được huy động vốn từ các cá nhân. Đây là điều kiện thuận lợi vì mức lãi suất sẽ thấp hơn khi vay từ ngân hàng, và cũng cho thấy uy tín của công ty đối với người cho vay, đặc biệt những cá nhân cho vay với vốn vay lớn. _ Các khoản thanh toán lương cho nhân viên trong công còn ở mức thấp dù là các khoản phụ cấp khá cao. Công ty nên xem xét chế độ trả lương, mức lương cũng khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn với chính năng lực bản thân, và sẽ làm tăng lợi nhuận trong kinh doanh. _ Các khoản nợ vay chiếm tỉ lệ khá lớn trong nợ phải trả, công ty nên xem xét vì nợ vay lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh trong tương lai.Khoản vay lớn, chi phí tăng, lợi nhuận công ty sẽ giảm nên công ty phải đặc biệt quan tâm. _ Bên cạnh các khoản nợ phải trả, thì các khoản phải thu khá lớn sẽ dẫn đến sự thiếu hụt vốn trong kinh doanh, thể hiện ở chổ công ty hoạt động ngày càng phụ thuộc vào vốn vay. _ Trong điều kiện tình hình tài sản cố định không biến động đáng kể, thì chính vì các khoản phải thu tăng làm cho giá trị tuyệt đối của tổng tài sản tăng lên, mà việc tăng là do nợ phải thu tăng thì công ty cần xem xét để tránh ảnh hưởng đến tình hình tài chính trong tương lai. Là một doanh nghiệp thương mại, Công ty Thương Mại Tổng Hợp Sài Gòn có số vốn lưu động chiếm tỉ trọng lớn là phù hợp, tuy nhiên vấn đề tăng nợ phải thu là vấn đề cần khắc phục. II. Kiến Nghị: _ Đẩy mạnh tốc độ thu hồi nợ bằng cách thay đổi phương thức thanh toán với khách hàng, hạn chế việc thu hồi nợ trực tiếp từ khách hàng mà nên thu qua ngân hàng, mục đích giảm bớt lượng vốn bị chiếm dụng từ khách hàng. _ Đẩy nhanh quá trình lưu chuyển vốn tránh ứ động vốn tạo điều kiện thuận lợi trong kinh doanh. _ Cần khắc phục tình trạng bị chiếm dụng vốn và chiếm dụng vốn + Bị chiếm dụng vốn sẽ dẫn đến thiếu vốn sản xuất, đưa ra các quyết định đầu tư sẽ bị hạn chế tình hình kinh doanh sẽ gặp khó khăn. + Chiếm dụng vốn không phải là không tốt nhưng về lâu dài sẽ ảnh hưởng đến uy tín công ty trong việc thanh toán. - Bên cạnh nguồn vốn chiếm dụng từ các nguồn, công ty nên khai thác triệt để các phương thức tạo ra vốn nhằm đầu tư vào các phương án kinh doanh trong tương lai. - Đối với khách hàng thanh toán trước thời hạn, công ty nên có phần chiết khấu thanh toán cho khách hàng nhằm đôn đốc việc thanh toán, góp phần làm luân chuyển vốn nhanh trong knh doanh. - Đối với khách hàng trả chậm so với thời hạn công ty cần có biện pháp xử lý (Phạt tiền...). để việc thu hồi nợ dể dàng thì gần đến thời hạn thanh toán (một hoặc hai tuần) công ty nên gọi điện thoại hoặc gửi giấy bào thu nợ cho khách hàng để khách hàng có thời gian chuẩn bị tiền trả nợ. - Đối với khách hàng không thường xuyên mua hàng công ty nên sử dụng phương thức bán hàng thu tiền ngay nếu thiếu thì phải rất ít. Cho khách hàng thiếu nợ cũng là cách giữ mối quan hệ mua bán về lâu dài, tuy nhiên công ty cần phải tăng cường đôn đốc thu hồi nợ cho có hiệu quả. Xem xét tình hình tài chính của khách hàng trước khi cho thiếu tránh tình trạng khách hàng không có khả năng thanh toán. _Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động bằng cách khống chế vốn bị chiếm dụng ở mức thấp nhất. Để có thể thực hiện được vấn đề này công ty có thể áp dụng các phương thức thanh toán như: + Giảm giá đối với khách hàng làm ăn lâu dài. + Có hình thức ưu đãi cho những khách hàng có số lượng mua hàng lớn. _ Khống chế hạn mức tín dụng: công ty có thể giảm nguồn vốn vay bằng cách tận dụng mọi nguồn vốn nhàn rổi để bổ sung nguồn vốn lưu động như: + Vốn nhàn rỗi của cán bộ công nhân viên,vốn nhàn rỗi của các đơn vị kinh tế khác hoặc các đối tượng kinh tế khác. _ Thực hiện được điều này, vừa thể hiện được tính tự chủ vừa đơn giản hoá trong thủ tục xin vay và giảm được chi phí lãi vay ( vì công ty vay cá đơn vị này với lãi suất thấp hơn so với ngan hàng). Muốn vậy công ty phải có các giải pháp như: + Thanh toán lãi vay và tiền vay đúng hạn tạo uy tín đối với chủ nợ. Đối với những đối tượng có số lượng tiền cho công ty vay lớn, công ty cần có biện pháp khuyến khích các đối tượng này trong việc cho công ty vay vốn. _ Bên cạnh việc đi vay công ty phải chủ động tạo ra nguồn vốn, nguồn vốn mà công ty tạo ra có thể từ lợi nhuận để lại hay từ khoản tiết kiệm trong kinh doanh qua khoản vốn tạo ra đánh giá được hiệu quả kinh doanh của công ty và có thể định ra hướng đi trong năm tới. _ Công ty nên có chính sách trả lương tương xứng với sự cống hiến để thu hút nhân tài. _ Thông qua việc nâng bậc lương, chế độ khen thưởng để động viện cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao tay nghề trình độ quản lý đồng thời cũng có hình thức kỷ luật khi không đạt được yêu cầu hay vi phạm hợp đồng lao động. Mỗi một nhân viên sẽ tự nổ lực chính bản thân mình, không ỷ lại sự giúp đỡ của Nhà nước, đồng thời cũng giúp cho nhân viên tính năng động, sáng tạo trong công việc đưa công ty ngày một đi lên. _ Điều động vốn từ nơi thừa đến nơi thiếu, từ nơi mạnh đến nơi yếu giúp việc kinh doanh trôi chảy trong nội bộ công ty. _ Nhà quản trị nên lập kế hoạch kinh doanh cho những năm tới, điều này sẽ thúc nay việc thu hồi nợ đúng thời hạn hơn để đủ vốn đầu tư vào chiến lược kinh doanh kế hoạch. _ Các kế toán viên làm việc dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng nhưng các kế toán viên làm việc chủ yếu bằng thủ công, chưa thật sự vi tính hóa trong công việc. Công ty nên trang bị máy vi tính và các thiết bị cần thiết nhằm giúp cho quá trình lưu chuyển thông tin một cách chặt chẽ, chính xác, đầy đủ và kịp thời. Đồng thời cũng tạo ra môi trường làm việc hiện đại, thích ứng với hệ thống trao đổi thông tin trong và ngoài nước.