Đề tài Kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu và các biện pháp nâng cao lợi nhuận tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Mây tre Hà Nội

chỉ : 14 Chương Dương - Hoàn Kiếm - Hà Nội Bên mua (bên B) : Công ty Continuity International Địa chỉ: Đài Loan Bên A bán cho bên B hàng hoá theo điều khoản sau : Điều 1: Tên hàng: Mành trúc 1,5 x 1,92m Mành cật thường 1,2 x 1,92m Điều 2: Giá cả và điều khoản thanh toán. Số TT Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) 1. Mành trúc 1,5 x1,92m chiếc 615 12,60 7.749 2. Mành cật thường 1,2 x1,92m - 200 7,38 1.476 Cộng: 815 9.225 Điều khoản thanh toán: thanh toán bằng tín dụng chứng từ. Điều 3: Địa điểm giao hàng và thời gian giao hàng Điều 4: Những điều khoản chung Đại diện bên A Đại diện bên B Hợp đồng là cơ sở đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ các bên. Hợp đồng này thường được lập nhiều hơn 2 bản gốc, mỗi bên giữ 1 số bản gốc nhất định làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện hợp đồng. Trong hợp đồng ngoại có một điều khoản rất quan trọng đó là thanh toán. Công ty Mây tre Hà Nội thường sử dụng hai phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) và điện chuyển tiền (T/T). Tuy nhiên hình thức tín dụng chứng từ được sử dụng phổ biến. Vì sử dụng hình thức này sẽ có tham gia của ngân hàng với tư cách là người giám sát quá trình thực hiện hợp đồng nhờ đó hạn chế những rủi ro khi thanh toán. Công ty sẽ làm thủ tục xuất khẩu và giao hàng sau khi nhận được một bản L/C phù hợp với các điều khoản hợp đồng. Để thực hiện hợp đồng, công ty phải tiến hành chuẩn bị hàng. Trình tự thực hiện chuẩn bị hàng đã được nêu chi tiết trong mục “tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu”. Khi xuất hàng, phòng kinh doanh viết giấy xin xuất hàng. Với hợp đồng ngoại đã nêu cụ thể ở phần trên, giấy xin xuất hàng có nội dung sau: Công ty Mây tre Hà Nội Phòng kế hoạch kinh doanh Giấy xin xuất hàng Căn cứ vào hợp đồng số 8462-MT ký với công ty Continuity International đề nghị xuất: Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá(USD) Thành tiền(USD) - Mành trúc 1,5x1,92m Chiếc 615 12,6 7.749,00 - Mành cật thường - 200 7,38 1.476,00 Cộng : 815 9.225,00 Ngày 25 tháng 10 năm 2001 Người viết giấy Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Giấy xin xuất hàng được chuyển xuống kho thủ kho căn cứ vào giấy xin xuất hàng và chuyển giấy xin xuất hàng về phòng kinh doanh. Hàng được vận chuyển đến cửa khẩu, thực hiện các thủ tục kiểm dịch,kiểm tra chất lượng... Khi hàng được xác nhận là tiêu thụ, nghĩa là thuyền trưởng đã ký vào vận đơn, phòng kinh doanh lập COMMERCIAL INVOICE (Hoá đơn thương mại). commercial invoice Applicant : continuity international co.,ltd. No.24,lane 736,chu kuang rd., ho ping li,yuan lin town,changhua hsien,taiwan,r.o.c tel : 886-4-8226779 fax : 886-4-8226697 Vessel : MEKONG STAR 0041 Port of loading : Haiphong Port of discharge : Taichung,Taiwan port Bill of lading No. VHNVA1960 Dated : Apr.16th,2000 Commodities : Bamboo wares. Item no. Quantity Unit price (USD) Amount FOB Haiphong(USD) 1- Bamboo screenx 1,,5 x1,92m 615 pcs 12.60 /pc 7,749.00 2- Bamboo screen 1,2 x 1,92m 200 - 7.38 - 1,476.00 ----------------- --------- ---------------- Total : 815pcs USD 9,225.00 Words : USDollars Nine thousand two hundred and twenty-five . DIRECTOR TRINH VAN TRUONG Ngoài hợp đồng và INVOICE, còn có các chứng từ khác như: Vận đơn (Bill of loading) Phiếu đóng gói (Packing list) Sau khi giao hàng, phòng kinh doanh tập hợp toàn bộ chưúng từ thanh toán gồm những chứng từ trên và lập thành ba bộ: Một bộ lưu tại phòng kinh doanh Một bộ chuyển sang phòng kế toán Một bộ giao cho ngân hàng đại diện (để chuyển cho bên mua) Ngày 29/10 Công ty nhận giấy báo có của ngân hàng đại diện (để chuyển cho bên mua) thanh toán đày đủ. Đây là lúc nghiệp vụ xuất khẩu kết thúc. 1.2. Thực trạng hạch toán kế toán Phương pháp xác định giá trị hàng xuất kho ở công ty là giá thực tế đích danh. Sau khi thủ kho xuất hàng được đưa đến cửa khẩu tại đây do công ty xuất theo giá FOB, nêm khi mọt thủ tục đã hoàn tất, hàng được đóng gói vào container thuyền trưởng ký vận đơn tức là xác nhận hàng đã được tiêu thụ thì kế toán mới định khoản. Nợ TK6321 67.270.500 Có TK156 67.270.500 156-MT1,5 57.010.500 156-MT1,2 10.260.000 Nghiệp vụ này được phản ánh vào sổ chi tiết TK156 (xem bảng 6,7) và sổ chi tiết TK 6321(bảng 12) Bảng 9: Sổ chi tiết TK 6321 tháng 10/2001 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có SDDK : 0 IV132 15/10 Xuất bán cho FuFou Co., 156 92.017.560 IV133 18/10 Xuất bán cho FuFou Co., 156 76.129.000 ......... ......... .......... .......... ......... .......... IV148 27/10 Xuất bán Continuity 156 67.270.500 Kết chuyển cuối kỳ 911 613.021.754 SDCK : 0 Căn cứ vào bộ chứng từ đã nêu ở trên, kế toán thực hiện bút toán ghi nhận doanh thu (tỷ giá quy đổi lúc hàng xác định là tiêu thụ 15028). Nợ TK131 – cont: 9.225 x15.028 = 138.633.300 Có TK 51111 : 9.225 x15.028 = 138.633.300 Những thông tin mà kế toán khai báo máy sẽ sử lý và phản ánh nghiệp vụ trên vào sổ theo dõi TK131- cont (bảng 10)và sổ chi tiết TK5111 (bảng 11 như sau: Bảng 10: Sổ theo dõi TK 131 - continuity Tháng 10/2001 Chứng từ Nợ TK131,có các TK khác Có TK131, nợ các TK khác SH NT TK51111 . Tổng số TK112 TK641 . Tổng số USD VNĐ USD VNĐ USD VNĐ USD VNĐ USD VNĐ SDĐK : 11020 165.300.000 5.184,81 77.772.150 70NH 10/10 Thanh toán bằng L/C cho INV số 127 Phí ngân hàng 5184,81 77.772.150 5,19 77.850 5.184,81 5,19 77.772.150 77.850 IV148 27/10 Bán hàng cho Continuity 9.225 138.633.300 9.225 138.633.300 84NH 29/10 Thanh toán bằng L/C cho INV số 148 Phí ngân hàng 9215,775 138.494.666 9,225 138.633 9215,775 9,225 138.494.666 138.633 Cộng phát sinh 9.225 138.633.300 9.225 138.633.300 4400,585 216.226.816 14.415 216.483 14.415 216.483.299 SDCK : 5.850 87.450.001 Bảng 11: Sổ chi tiết TK 51111 Tháng 10/2001 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có SDĐK : 0 IV132 8/10 Xuất bán Fu Fou Co., 131 Fu Fou 127.859.100 IV133 12/10 Xuất bán Panta 131 Panta 256.782.000 ......... .......... .......... .......... ......... .......... IV148 27/10 Xuất bán Continuity 131Cont 138.633.300 Kết chuyển cuối kỳ 911 927.059.000 Cộng phát sinh 927.059.000 927.059.000 SDCK : 0 Các chi phí phát sinh bao gồm: - Chi phí vận chuyển bốc dỡ : 5.660.000đ - Chi phí làm thủ tục hải quan : 8.270.000đ - Thuế suất thuế GTGT của dịch vụ trên là 5% - Phí ngân hàng (do công ty sử dụng hình thức thanh toán L/C) 0,1% tổng số tiền khách thanh toán. Các chi phí này được kế toán hạch toán vào chi phí bán hàng và khai báo thông tin lên sổ chi tiết TK641 (bảng 18) ngày 29/10/2001, khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, nghĩa là đối tác đã thanh toán đủ tiền và hợp đồng xuất khẩu kết thúc, kế toán phản ánh vào sổ theo dõi 131 – cont (bảng 10) và sổ chi tiét TK 1122, phần chênh lệch tỷ giá được ghi nhận ở sổ chi tiết TK413 (hai mẫu sổ chi tiết này tương tự như mẫu sổ chi tiết ở trên). Cuối tháng, trên cơ sở các sổ chi tiết TK và sổ theo dõi TK, số liệu được vào sổ cái cho từng TK (bảng 12, 13). Bảng 12: Sổ cái TK 5111 Tháng 10/2001 SHTK Nợ Có SDCK 1122 198.750.600 131 728.308.400 911 927.059.000 Tổng cộng : 927.059.000 927.059.000 0 Bảng 13: Sổ cái TK 131 Tháng 10/2001 SDĐK: 247.085.000 SHTK Nợ Có SDCK 1122 728.308.400 511 694.789.500 Tổng cộng : 694.789.500 728.308.400 213.566.100 2. Tổ chức hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác. 2.1 Tổ chức chứng từ: Khi một công ty có nhu cầu xuất khẩu uỷ thác thì công ty Mây tre Hà Nội sẽ ký với công ty này một hợp đồng uỷ thác trong đó nêu rõ tên hàng, đơn giá, quy cách số lượng, xuất xứ, địa điểm giao hàng, trách nhiệm của mỗi bên (phương thức thanh toán, tỷ lệ hoa hồng...) Sau đây là minh hoạ một hợp đồng uỷ thác xuát khẩu giữa Công ty Mây tre Hà Nội và Cơ sở Đại Long. Hợp đồng uỷ thác Bên nhận uỷ thác (Bên A) Công ty Mây tre Hà Nội Địa chỉ : 14 Chương Dương- Hoàn Kiếm - Hà Nội Bên giao uỷ thác (Bên B) Cơ sở Đại Long Địa chỉ : Hà Nội Bên A chấp nhận xuất uỷ thác cho bên B lô hàng với điều kiện cam kết sau : Điều 1 : Tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá Tên hàng Số lượng (kg) Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) Chỉ dệt 3.500 8,10 28.350 Điều 2: Trách nhiệm của mỗi bên Điều 3: Điều khoản thanh toán Ngoài ra hoa hồng uỷ thác theo thoả thuận giữa hai bên là 1,6% ( đã có thuế). Các khoản chi phí phát sinh và hoa hồng uỷ thác sẽ khấu trừ vào tiền hàng thu hộ. Người mua hàng là một (khách hàng thường xuyên của công ty, công ty FU FOU CO., LTD Theo thoả thuận giữa hai bên ngày 12/10/2001 cơ sở Đại Long chuyển hàng tới cảng Hải Phòng. Công ty Mây tre Hà Nội tiến hành các thủ tục xuất khẩu, chi phí phát sinh như: phí làm thủ tục, phí vận chuyển, bốc dỡ... công ty đã thanh toán. Sau khi hàng được xác định là tiêu thụ, Công ty gửi cho Ngân hàng địa diện của Công ty bộ chứng từ bao gồm. Hoá đơn thương mại (COMMERCIAL INVOICE) Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng( Certificate of quanlity,weight) Vận đơn (Bill of loading) Phiếu đóng gói (Packing list) Ngày 17/10, ngân hàng thông báo đã thu được tiền. Công ty sau khi trừ các khoản chi phí trả hộ và hoa hồng uỷ thác, công ty chuyển tiền cho cơ sở Đại Long kèm theo bộ chứng từ hư trên cùng hoá đơn GTGT (liên đỏ) mà công ty đã trả hộ. 2.2 Thực trạng hạch toán Trình tự tiến hành một nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác cũng tương tự như một nghiệp xuất khẩu trực tiếp, nhưng phương pháp hạch toán lại hoàn toàn khác nhau. Vì xuất khẩu trực tiếp la hoạt động cung cấp hàng hoá của Công ty cho khách nước ngoài, còn xuất khẩu uỷ thác là hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách hàng trong nước. Hiện nay hoạt động này phải chịu thuế giá trị gia tăng 10% và kế toán hạch toán vào TK 3331 với hợp đồng xuất khẩu uỷ thác nói trên. Khi hàng được đưa xuống tàu, thuyền trưởng ký vào vận đơn xác định hàng đã được tiêu thụ, tỷ giá quy đổi lúc này là 15029 VND/USD kế toán ghi bút toán sau: Nợ TK 131 – FU FOU 28.350 x 15029 = 426.072.150 Có TK 331 – ĐL 28.350 x 15029 = 426.072.150 Bút toán này được phản ánh trên sổ theo dõi TK 131 – FU FOU (bảng 14) và sổ theo dõi TK 331 - ĐL (bảng 15). Sau bút toán trên, kế toán ghi nhận doanh thu qua bút toán Nợ TK 331 - ĐL: 153,6 x 15029 = 6.817.154 Có TK 5113: 412,36 x 15029 = 6.197.398 Có TK 3331: 41,24 x 15029 = 619.756 Bút toán này được phản ánh vào sổ chi tiết TK 513 (Bảng 16). Bảng 14: Sổ theo dõi TK 131 - FU FOU Tháng 10 năm 2001 Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 131 – ghi có các TK khác Ghi có TK 131 – ghi nợ các TK khác SH NT TK 331-ĐL ... Tổng số TK 112 TK 641 ... Tổng số USD VND USD VND USD VND USD VND USD VND SDĐK 9020 135.300.000 NH 66 2/10 - Thanh toán = L/C cho IV số 127 - Phí ngân hàng 78117,2 117.258.000 7,8 117.000 7.817,2 7,8 117.258.000 117.000 IV 130 6/10 Xuất uỷ thác cho FU FOU 28.350 426.072.150 28.350 426.072.150 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... NH 10/10 Thanh toán = L/C cho IV 130 Phí ngân hàng 28321,65 426.646.078 28,35 426.072 28321,65 28,35 425.646.078 426.072 Cộng phát sinh xxx xxx ... xxx xxx xxx xxx xxx xxx ... xxx xxx SDCK 7980 119.931.420 Bảng 15: Sổ theo dõi 331-ĐL Tháng 10 Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK 331, ghi có các TK khác Ghi có TK 331, ghi nợ các TK khác SH NT TK 112 TK 5113 TK 641 TK 3331 ... Tổng số TK 131-FU FOU ... Tổng số USD VND USD VND USD VND USD VND USD VND USD VND USD VND SDĐK 0 0 IV130 6/10 Nhận uỷ thác XK cho 28.350 426.072.150 28.350 426.072.150 - Fu FOU - Hoa hồng uỷ thác 412,36 6.197.358 412,36 6.197.358 - Thuế GTGT của hao hồng uỷ thác 41,24 619.796 41,24 619.796 - Phí trả hộ của VAT 1.398,45 21.017.306 1.396,45 21.017,306 78NH 17/10 Thanh toán cho CSĐL 26.497,95 398.237.690 26.497,95 398.237.690 Cộng phát sinh 26.497,95 398.237.690 412,35 6.197.358 1.398,45 21.017.306 41,24 619.796 28.350 426.072.150 28.350 426.072.150 28.350 426.072.150 SDCK 0 Bảng 16: Sổ chi tiết TK 5113 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có IV130 6/10 Doanh thu từ hoạt động XK uỷ thác cơ sở Đại Long 331-ĐL 6.197.358 IV152 29/10 Doanh thu từ hoạt động XK uỷ thác cho AP 331-AP 7.921.986 Két chuyển cuối kỳ 911 18.454.130 Cộng phát sinh 18.454.130 18.454.130 SốDCK 0 0 Các chi phí trả hộ tổng cộng là 19.250.000 (cả thuế GTGT) được hạch toán vào chi phí bán hàng như sau: Nợ TK 641 : 19.250.000 Có TK112 : 19.250.000 Bút toán này được ghi nhận trên sổ chi tiết TK641 (bảng 18) Khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng tỷ giá quy đổi là 15.035 đ/USD, kế toán trừ các chi phí trả hộ và hoa hồng uỷ thác rồi chuyển số tiền còn lại cho cơ sở Đại Long (xem bảng 15) Cuối tháng máy tổng hợp số liệu vào sổ cái TK 5113 Bảng 17: Sổ cái TK 5113 Tháng 10/2001 SHTK Nợ Có SDCK 331 18.454.130 911 18.454.130 Tổng cộng 18.454.130 18.454.130 0 Sơ đồ 5: Sơ đồ khái quát tổ chức hạch toán nghiệp vụ XK hàng hoá Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ gốc: Giấy xin xuất hàng, Invoice, Packing Lits... Sổ theo dõi TK 331, 131... Sổ cái TK 331, 131... Sổ chi tiết TK 5111, 5113, 641... Sổ cái TK 5111, 5113, 641... Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 3. Thực trạng hạch toán kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả 3.1. Thực trạng hạch toán kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. Tại Công ty Mây tre Hà Nội, chi phí bán hàng bao gồm các khoản sau : Chi phí bao bì, đóng gói theo yêu cầu của khách hàng Chi phí bốc dỡ, vận chuyển Chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm Chi phí thanh toán qua Ngân hàng Chi phí nhân viên bán hàng Chi phí khấu hao TSCĐ cho khâu tiêu thụ hàng hoá Chi phí thực hiện các thủ tục XK (kiểm dịch, kiểm tra chất lượng,trọng lượng...) Chi phí khác bằng tiền (như dịch vụ của hàng uỷ thác) Tuỳ theo từng nội dung của mỗi nghiệp vụ chi phí bán hàng mà có các loại chứng từ khác nhau .Nếu chi bằng tiền là phiếu chi, tiền lương của nhân viên bán hàng thì chứng từ là bảng lương, chi phí bốc dỡ, vận chuyển thì có chứng từ là hoá đơn GTGT... Do hoạt động kinh doanh của công ty được tiến hành cả trong nước và nước ngoài, nên chi phí bán hàng phát sinh trong tháng của từng loại hoạt động kinh doanh của hoạt động xuất khẩu được tính như sau: Mức chi phí bán hàng phân bổ cho hoạt động xuất khẩu = Tổng chi phí bán hàng cần phân bổ x Doanh thu hoạt động xuất khẩu Tổng doanh thu Tổng chi phí bán hàng trong tháng 10 là: 158.288.000, doanh thu hàng xuất khẩu là: 945.513.130,tổng doanh thu là : 1.103.153.260 Mức chi phí bán hàng phân bổ cho hoạt động xuất khẩu = 158.288.000 x 945.513.130 1.103.153.260 = 135.668.712 Chi phí bán hàng phát sinh được ghi vào sổ chi tiết tài khoản 641- chi phí bán hàng, đến cuối tháng, kế toán tổng hợp chi phí bán hàng từ sổ chi tiết vào sổ cái TK 641, sau đó chuyển qua sổ cái TK911 Bảng 18: Sổ chi tiết TK641 Tháng 10/2001 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền SH Chứng từ Nợ Có SDĐK .......... 0 .......... IV130 6/10 Chi phí trả hộ cho hoạt động xuất khẩu uỷ thác 112 21.024.298 68NH 9/10 Khấu trừ chi phí trả hộ chênh lệch tỷ giá 331 413 21.017.306 6.992 Phí làm thủ tục hải quan 112 5.270.000 IV148 27/10 Chi phí vận chuyển bốc dỡ 112 8.060.000 IV148 27/10 Xuất hàng chào mẫu 156 150.230 BXP4 28/10 Phí ngân hàng 112 629.685 28/10 Kết chuyển chi phí bảo hiểm 158.288.000 Cộng phát sinh 189.312.298 189.312.298 SDCK : 0 Bảng 19: Sổ cái TK641 Tháng 10/2001 SHTK Nợ Có SDCK 156 3.200.000 112 120.034.100 111 35.053.900 331 19.250.000 19.250.000 911 158.288.000 177.538.000 177.538.000 0 3.2. Thực trạng hạch toán kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quan lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của Công ty. Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty Mây tre Hà Nội bao gồm các khoản sau: Chi phí tiền lương nhân viên quản lý. Chi phí về vật liệu, nhiên liệu. Chi phí về điện, động lực, phục vụ cho công tác quản lý. Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý. Chi phí dịch vụ mua ngoài. Chi phí bằng tiền khác. Chứng từ của nghiệp vụ kế toán cho chi phí quản lý doanh nghiệp có nhiều loại. Nếu như chi phí về vật liệu nhiên liệu thì chứng từ là phiéu xuất kho goá đơn GTGT, chi phí dịch vụ mua ngoài thì chứng từ là phiếu chi, hoá đơn GTGT... Chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng 10 là 84.321.000 VND. Như vậy: Chi phí QLDN phân bổ cho hoạt động xuất khẩu = 84.321.000 x 945.513.130 = 72.271.565 1.103.153.260 Chi phí quản lý doanh nghiệp được phản ánh vào sowr chi tiết TK 642. Cuối tháng rên cơ sở sổ chi tiết TK 642 kế toán vào sổ cái TK 642. Bảng 20: Sổ chi tiết TK 642 Tháng 10 năm 2001. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có DC608 3/10 Mua giấy cho văn phòng 111 234.000 DC630 6/10 Sửa chữa, cài đặt lại máy tính 112 3.544.000 BL 30/10 Tiền lương nhân viên văn phòng 111 84.321.000 Công phát sinh 84.321.000 DCK 0 Bảng 21: Sổ cái TK 642 Tháng 10 năm 2001 SHTK Nợ Có Số dư cuối kỳ 111 27.013.000 112 18.000.000 .......... ......... .......... .......... 91A 84.321.000 Tổng cộng: 84.321.000 84.321.000 0 3.3. Thực trạng hạch toán kế toán kết quả kinh doanh. Kết quả kinh doanh được xác định từ chênh lệch giữa doanh thu bán hàng với chi phí (giá vốn, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bảo hiểm xã hội) Tài khoản sử dụng hạch toán kết quả kinh doanh là TK 911 xác định kết quả và TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối. Cuối tháng, từ sổ chi tiết, sổ cái TK 5111, 5113, 632, 641, 642, kế toán kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết và sổ cái TK 911 tính ra được lãi (lỗ) kế toán. Bảng 22: Sổ chi tiết TK 911 tháng 10 năm 2001. Tháng 10 năm 2001 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có K/C doanh thu hoạt động xuất khẩu 5111 927.059.000 K/C doanh thu hoạt động uỷ thác 5113 18.454.130 K/C giá vốn 6321 613.021.754 K/C chi phí bảo hiểm 641 135.668.712 K/C chi phí quản lý doanh nghiệp 642 72.271.565 Lợi nhuận trước thuế 421 124.551.099 Tổng cộng: 945.513.130 945.513.130 Bảng 23: Sổ cái TK 911 tháng 10 năm 2001 Tháng 10 năm 2001 SHTK Nợ Có Số dư cuối kỳ 511 945.513.130 632 613.021.754 641 135.668.712 642 72.271.565 421 124.551.099 945.513.130 945.513.130 0 IV/ Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Công ty. Tình hình tiêu thu hàng xuất khẩu tại Công ty trong hai năm 2000, 2001 được báo cáo như sau: Bảng 24: Báo cáo tình hình tiêu thụ hàng xuất khẩu của Công ty trong hai năm 2000-2001. STT Chỉ tiêu Đơn vị tính (VND) 2000 2001 2001/2000 (%) Doanh thu đồng 17.995.383.926 10.368.514.074 57,62 Giá vốn hàng XK đồng 13.996.508.459 7.288.070.524 52,07 Chi phí bán hàng + chi phí quản lý doanh nghiệp đồng 3.761.667.470 2.896.110.172 76,99 Kết quả đồng 237.207.997 184.333.378 77,71 Qua bảng trên ta thấy, tổng doanh thu hàng xuất khẩu năm 2001 chỉ đạt 57,62% so với năm 2000. Tổng doanh thu bị giảm do trong năm 2001 được sự cho phép của Nhà nước, nhiều doanh nghiệp trước chưa được phép xuất khẩu có thể tự xuất khẩu, tạo ra sự cạnh tranh gay gắt. Đồng thời có sự kiện ngày 11/9/2001 ảnh hưởng rất lớn cho Công ty và trước tình hình đó, Công ty chưa có những biện pháp đáng kể để mở rộng thị trường, thu hút khách hàng do đó lượng khách hàng của Công ty giảm, dẫn tới doanh thu giảm. Giá vốn hàng bán năm 2001 so với năm 2000 cũng giảm tương ứng và mức giảm doanh thu hàng xuất khẩu. Tuy nhiên mức giá vốn hàng bán trên 100 đồng doanh thu năm 2001 lại giảm so với năm 2000 (70,3 đ so với 70,77 đ) chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của mặt hàng xuất khẩu trong năm 2001 tăng so với năm 2000. Chi phí quản lý và bán hàng trên 100 đồng doanh thu năm 2001 là 27,93 đồng tăng so với năm 2000 (20,9 đồng) cho thấy Công ty tổ chức quản lý chi phí chưa phù hợp, hiệu quả thấp, cần có biện pháp để giảm chi phí trung gian xuống mức hợp lý thì mới nâng cao được hiệu quả kinh doanh tuy nhiên hiệu quả kinh doanh hàng hoá xuất khẩu của Công ty năm 2001 tăng so với năm 2000 cụ thể trong 100 đồng doanh thu năm 2001 đạt 0,08 đồng lãi so với năm 2000 là 0,015 đồng. Tóm lại qua những chỉ tiêu phân tích ở trên ta có thể thấy tình hình kinh doanh xuất khẩu của Công ty Mây tre Hà Nội không được khả quan. Doanh thu giảm so với năm 1999 gần một nửa, lợi nhuận do đó cũng giảm, nguyên nhân việc giảm sút này là do: + Về nguyên nhân khách quan là do năm 2001 thị trường thế giới có nhiều biến động liên tục, tỷ giá đồng Đô la Mỹ không ổn định, và hôm 1/9/2001 là một nguyên nhân quan trọng. Nhà nước ban hành nhiều chính sách mới, đặc biệt là cho phép ngày càng nhiều các doanh nghiệp Nhà nước cũng như tư nhân được phép xuất khẩu hàng hoá làm mất ưu thế của doanh nghiệp nhà nước chuyên kinh doanh xuất khẩu dẫn đến sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường. + Về nguyên nhân chủ quan do Công ty chưa năng động trong việc tìm kiếm bạn hàng mới, mở rộng thị trường đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh xuất khẩu, chưa có biện pháp để giảm tối thiểu chi phí trung gian và phân bổ chi phí sao cho biệu quả và hợp lý. Công ty chưa chú trọng đến việc nâng cao uy tín, đến việc thu hút khách hàng. Tuy trong năm 2001, Công ty không đạt hiệu quả cao trong kinh doanh nhưng đứng về hiệu quả kinh tế xã hội, Công ty vẫn luôn đảm bảo đầy đủ việc làm cho các cán bộ công nhân viên, đảm bảo quyền lợi, phúc lợi xã hội cũng như điều kiện và cơ sở vật chất kỹ thuật làm việc, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ cho Nhà nước. Phần II Phương hướng giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại Công ty Mây tre Hà Nội. I/ Đánh giá thực rạng trong quản lý kinh doanh và trong công tác tổ chức kế toán các nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá. Công ty Mây tre Hà Nội là đơn vị sản xuất kinh doanh, hạc toán kinh tế độc lập trực thuộc Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Công ty phải tự trang trải các khoản chi phí, lấy thu bù chi đảm bảo có lãi. Trước tình hình đó, ban lãnh đạo Công ty và đội ngũ cán bộ Công nhân viên toàn Công ty đã luôn nỗ lực phấn đấu để không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên, hoàn thành các nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Qua một số thời gian thực tập tại Công ty, tôi có một số nhận xét về tình hình hoạt động kinh doanh hàng hoá xuất khẩu và công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty như sau: 1. Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá. 1.1. Những ưu diểm. Tuy là một doanh nghiệp có chức năng xuất nhập khẩu có quy mô không lớn nhưng Công ty có quan hệ ngoại thương với khá nhiều nước trên thế giới như Pháp, Latvia, Đài Loan... Bên cạnh việc xuất khẩu các mặt hàng mây tre, thủ công mỹ nghệ truyền thống, Công ty còn thực hiện các hợp đồng xuất, nhập khẩu uỷ thác nhằm tăng lợi nhuận trong kinh doanh. Trong nước, Công ty còn tổ chức gia công, chế biến đồ mây tre, chạm khảm, tạo thêm việc làm, nâng cao thu nhập cho người lao động. Ngoài ra Công ty còn có một đội ngũ cán bộ kinh doanh nhiều kinh nghiệm, có trình độ và trách nhiệm. 1.2. Những tồn tại. Bên cạnh những ưu điểm, trong hoạt động kinh doanh hàng hoá xuất khẩu của Công ty còn tồn tại những vấn đề sau: Là một doanh nghiệp Nhà nước được phép xuất khẩu trực tiếp hưng Công ty chưa khai thác đựoc tiềm năng thế mạnh của mình trong hoạt động xuất khẩu trực tiếp. Số lượng thương vụ xuất khẩu trực tiếp không nhiều, thị trường xuất khẩu của Công ty đang dần bị thu hẹp, làm giảm doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Nguyên nhân chính là do Công ty chưa làm tốt công tác khai thác thị trường, tiến hành các hoạt động chào hàng, quảng cáo, thay đổi mẫu mã hàng. Đây là một nguyên nhân làm ảnh hưởng đến hiệu quả của việc tiêu thụ hàng hoá, nhất là trong điều kiện cạnh tranh trên thị trường gay gắt. 2. Về tổ chức công tác kế toán. 2.1. Những ưu điểm. Về tổ chức công tác kế toán tại Công ty thể hiện những ưu điểm sau: Thứ nhất: Bộ máy kế toán của Công ty được thiết lập gọn nhẹ phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty. Thứ hai: Kế toán áp dụng phương pháp hạch toán tổng hợp và phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho hợp lý. Để hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, kế toán sử dụng phương pháp KKTX. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin một cách thường xuyên lien tục chính xác về tình hình biến động của hàng hoá thu mua trên các mặt: tiêu thụ, dự trữ và cung ứng, giúp cho việc bảo quản và quản lý hàng hoá tốt cả về giá trị lẫn số lượng. Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song là rất phù hợp vì Công ty có hệ thống kho hàng tập trung, phần lớn là lưu chuyển qua kho, và thường được theo dõi từng lô hàng với giá trị xuất khẩu lớn. Thứ ba: Công ty áp dụng phương pháp xác định giá vốn hàng xuất kho đơn giản chính xác. Hiện nay Công ty tính giá hàng xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh. Do hoạt động xuất khẩu thường được thực hiện trên cơ sở hợp đồng mua bán, đặt hàng từ trước, hàng được bán buôn theo từng lô hàng nên áp dụng phương pháp giá trị thực tế đích danh là rất phù hợp với loại hình kinh doanh xuất khẩu hàng hoá. Thứ tư: Công ty sử dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh ngoại tệ để hạch toán ngoại tệ là thích hợp. Nhờ việc sử dụng tỷ giá thực tế để ghi sổ giúp kế toán theo dõi được chính xác sự biến động của tỷ giá hối đoái giữa đồng Việt Nam và các ngoại tệ đồng thời kế toán phản ánh được chính xác số lượng tiền Việt Nam ghi sổ. Thứ năm: Nhìn chung hệ thống chứng từ của Công ty tương đối đầy đủ, hợp pháp. Thứ sáu: Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán, chứng từ ghi sổ. Hình thức này có quy trình hạch toán khá đơn giản phù hợp với đặc điểm bộ máy kế toán của Công ty. Với hình thức này công việc kế toán được phân đều trong tháng, thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra và cũng phù hợp với việc sử dụng kế toán máy. 2.2. Những tồn tại. Cùng với những ưu điểm mà Công ty đã đạt được trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán hàng xuất khẩu thì vẫn còn moọt số tồn tại đòi hỏi cần phải được quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng xuất khẩu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty và đúng chế độ tài chính kế toán hiện hành. Tồn tại thứ nhất: Trách nhiệm luân chuyển chứng từ và nội dung ghi chép của chứng từ. Phòng kinh doanh căn cứ vào hợp đồng ngoại đã ký kết lập giấy xin xuất hàng và chuyển xuống kho. Thủ kho xuất hàng hoá theo số lượng, chủng loại, mẫu mã... đã ghi trên giấy xin xuất hàng. Sau khi xuất, thủ kho ghi thẻ kho, ký nhận vào giấy xin xuất hàng và chuyển về phòng kinh doanh. Việc sử dụng giấy xin xuất hàng và luân chuyển chứng từ như trên chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý, đồng thời chưa tuân thủ chế độ kế toán. Giấy xin xuất hàng chỉ là một chứng từ trong bộ chứng từ xuất khẩu hàng hoá, nó không đủ cơ sở để ghi sổ kế toán nghiệp vụ xuất kho như phiếu xuất kho, đây là trách nhiệm của phòng kế toán. Bởi vì phòng kế toán là nơi quản lý hàng hoá cả về số lượng và giá trị. Tồn tại thứ hai: Công ty chưa sử dụng TK 007 để theo dõi nguyên tệ các loại mặc dù hoạt động xuất khẩu sử dụng rất nhiều ngoại tệ các loại. Điều này gây khó khăn cho việc xác định ngoại tệ từng loại của Công ty. Tồn tại thứ ba: Công ty sử dụng TK 131 và TK 331 thay cho việc sử dụng TK 1388 và TK 3388 trong thương vụ xuất khẩu uỷ thác là vi phạm quy định chung của chế độ. Tương ứng với việc sử dụng sai tài khoản là cách hạch toán chưa đúng như sau: Khi hàng hoá của đơn vị giao uỷ thác được xác nhận là tiêu thụ: Nợ TK 131 – Chi tiết khách hàng mua. Có TK 331 – Chi tiết đơn vị giao uỷ thác. Khi khách hàng thanh toán: Nợ TK 112 Có TK 131 – Chi tiết khách hàng mua. Khấu trừ chi phí trả hộ, hoa hồng uỷ thác và trả số tiền còn lại cho bên giao uỷ thác: Nợ TK 331 – Chi tiết đơn vị giao uỷ thác: Tổng số tiền hàng đã thanh toán. Có TK 5113: hoa hồng uỷ thác. Có TK 3331: thuế GTGT của hoa hồng uỷ thác. Có TK 641: chi phí trả hộ. Có TK 112: số tiền thực trả. Nợ/Có TK 413: chênh lệch tỷ giá. Tồn tại thứ tư: Hạch toán chi phí trả hộ cho thương vụ xuất khẩu uỷ thác trên tài khoản 641 là sai về nội dung, nguyên tắc hạch toán của chế độ chung. Mặc dù trên thực tế đây chỉ là việc hạch toán tạm thời trước khi thanh lý hợp đồng uỷ thác nhưng nó gây khó khăn cho việc xác định chi phí bán hàng cuối kỳ, dễ nảy sinh tiêu cực phí đồng thời làm cho việc xác định từng loại chi phí của chi phí bán hàng rất phức tạp. Trình tự hạch toán chi phí trả hộ cho thưong vụ xuất khẩu uỷ thác tại Công ty như sau: Khi phát sinh chi phí: Nợ TK 641 Có TK 331 – Chi tiết đơn vị giao uỷ thác Khi cần thanh lý hợp đồng XK uỷ thác: Nợ TK 331 – Chi tiết đơn vị uỷ thác Có TK 641 Tồn tại thứ năm: Công ty chưa sử dụng tài khoản 157 trong hạch toán hàng hoá xuất kho cho thương vụ xuất khẩu. Khi hàng hoá được xuất ra khỏi kho, Công ty không phản ánh lên tài khoản 157 mà đợi khi hàng được xác nhận là tiêu thụ mới phản ánh trực tiếp vào tài khoản 156 như sau: Nợ TK 6321: Giá vốn Có TK 156: hàng tiêu thụ Việc Công ty chưa sử dụng tài khoản 157 cho nghiệp vụ trên là chưa phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam, phản ánh chưa chính xác ciệc lưu chuyển hàng hoá và ảnh hưởng tới quy mô chỉ tiêu “hàng tồn kho” trên BCĐKT của Công ty. Tồn tại thứ sáu: Tồn tại xung quanh công tác tổ chức sổ kế toán của Công ty. Thứ nhất: Công ty chưa lập chứng từ ghi sổ để tạo cơ sở cho việc ghi sổ tài khoản tổng hợp. Việc Công ty sử dụng sổ chi tiết các tài khoản và sổ theo dõi các tài khoản để thay cho chứng từ ghi sổ là chưa phù hợp với chế độ kế toán. Thứ hai: Chưa tách bạch hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp trong điều kiện đơn vị sử dụng hình thức sổ chứng từ ghi sổ. Thực trạng này đã hạn chế khả năng kiểm soát, đối chiếu kiểm tra số liệu kế toán. Từ đó ít nhiều giảm chất lượng của thông tin kế toán. Thứ ba: Kết cấu sổ chưa hợp lý. + Sổ theo dõi tài khoản có kết cấu nhiều cột phức tạp, gây khó khăn cho quá trình ghi chép. + Sổ phản ánh các tài khoản liên quan đến ngoại tệ không có cột tỷ giá. Thiếu sót này dễ dẫn đến những tiêu cực trong công tác hạch toán. + Sổ cái có kết cấu rất đơn điệu và sơ lược. Sổ này không có cột ngày, tháng, cột chứng từ, cột diễn giải. Với kết cấu như vậy, khả năng kiểm tra, đối chiếu các số liệu trên sổ cái rất hạn chế. Tồn tại thứ bảy: Phân công lao động kế toán trong bộ máy kế toán chưa hợp lý và kém tính hiệu lực, hiệu quả. Kế toán tiêu thụ kiêm nhiệm quá nhiều phần hành trọng yếu, không đảm bảo nguyên tắc kiểm tra nội bộ, kiểm tra chéo trong kiểm toán nội bộ. II/ Cơ sở lý luận và thực tiễn để hoàn thiện tổ chức quản lý kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá. Trong những năm qua, chính sách quản lý ngoại thương ở nước ta đã có sự chuyển biến khá toàn diện và mang lại nhưng hiệu quả tích cực như mạnh dạn thay đổi quan niệm Nhà nước độc quyền về ngoại thương, chuyển đổi cơ chế quản lý hàng hoá, thủ tục hành chính đã được cải tiến phù hợp với tập quán quốc tế, đổi mới công cụ điều tiết hoạt động xuất khẩu – thay thế dần các biện pháp hành chính, mệnh lệnh bằng các công cụ kinh tế. Để thúc đẩy sự nghiệp CNH – HĐH đất nước, hoà nhập với thị trường quốc tế, đưa nước ta vào hàng các nước có nền ngoại thương tương đối phát triển, một trong những yếu tố cơ bản là tiếp tục đổi mới và hoàn thiện hơn về cơ chế quản lý xuất nhập khẩu. Đây là những điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh XNK. Tuy nhiên không phải các điều kiện và môi trường kinh doanh xuất khẩu lúc nào cũng đem lại thuận lợi. Mở cửa nền kinh tế, rồi cuộc khủng hoảng nền kinh tế đã ảnh hưởng đến hoạt động của các doanh nghiệp này, Mỹ bỏ cấm vận với Việt Nam và lập quan hệ ngoai giao, Việt Nam gia nhập ASEAN và sẽ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của khu vực mậu dịch tự do AFTA, tổ chức thương mại thế giới WTO... làm cho cạnh tranh ngày càng quyết liệt, chính sách điều hành xuất khẩu không phải lúc nào cũng hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh xuất khẩu, tệ nạn gian lận thương mại đã gây khó kăn cho các doanh nghiệp, thuế XNK còn nhiều vấn đề tồn tại, thuế GTGT vẫn còn nhiều tranh cãi, thủ tục hành chính còn nhiều phiền phức, tỷ giá hối đoái không ổn định, hoạt động không hiệu quả ở lĩnh vực ngân hàng, tài chính... Trong khi đó muốn tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải làm ăn có lãi và có hiệu quả. Để đạt được mục tiêu đó các nhà lãnh đạo phải nắm được các thông tin về đơn vị mình một cách chính xác và kịp thời, một phần quan trọng các thông tin đó là do kế toán cung cấp. Với vai trò quan trọng đó của mình kế toán hoạt động kinh doanh XNK cũng đòi hỏi phải đựoc hoàn thiện từ công tác hạch toán đến tổ chức bộ máy kế toán, đây là điều kiện không thể thiếu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất khẩu hàng hoá nói riênt và hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung. Thứ nhất: Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán nói chung và kế toán xuất khẩu nói riêng. Vì vậy cần phải hoàn thiện từ bộ máy kế toán đến công tác hạch toán để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh trong môi trường luôn có biến động khó có thể kiểm soát được. Thứ hai: Việc hoàn thiện phải xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu. Là một hoạt động kinh doanh như các hoạt động khác, mục tiêu chiến lược của hoạt động xuất khẩu là phải đạt lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất. Như vậy tăng lợi nhuận và giảm chi phí kinh doanh chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao chất lượng thông tin kế toán. Thứ ba: Phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ của đơn vị để hoàn thiện. Hoạt động xuất khẩu cũng giống như các hoạt động kinh doanh khác, nói chung rất đa dạng. Tuỳ từng đơn vị việc tổ chức hạch toán là khác nhau nhưng có một điểm chung duy nhất là dựa vào luật, chế độ do Nhà nước ban hành. Cần hiểu rằng hoàn thiện là sửa chữa những sai sót, những yếu tố chưa khoa học để đi đến hoàn hảo những việc đã làm trong hạch toán. Đây là một quá trình từ nhận thức làm thay đổi thực tế rồi lại từ thực tế phát huy bổ xung thêm cho nhận thức và lý luận. Thứ tư: Phải đảm bảo nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh. Nguyên tắc này yêu cầu khi hoàn thiện công tác kế toán phải bám sát phục vụ cho kinh doanh. Các thông tin kế toán phải nhạy bén, xác thực, phải phù hợp với cơ chế thị trường, với kinh doanh xuất khẩu hàng hoá. Một vấn đề quan trọng là việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá nói riêng phải được thực hiện từ cấp Nhà nước cho đến từng đơn vị xuất khẩu. Trên giác độ vĩ mô đó là việc ban hành các quy định, chế độ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đồng thời nhanh chóng tiếp thu các ý kiến bổ sung sửa đổi nhằm hoàn thiện chế độ kế toán. Dưới giác độ vi mô, đó là việc chấp hành tuân thủ các điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, đồng thời đề xuất kiến nghị các bất cập phát sinh khi áp dụng để Nhà nước có biện pháp điều chỉnh. Bản thân kế toán xuất khẩu ở Công ty đòi hỏi phải đạt được những điều kiện sau: Bộ máy kế toán đảm bảo khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Cán bộ phải có chuyên môn có phẩm chất đạo đức và có lòng hăng say trong công việc. Cán bộ quản lý và Kế Toán Trưởng am hiểu nghiệp vụ, có khả năng xử lý nhanh nhạy các tình hình xảy ra, có phán đoán và phân tích, có khả năng bao quát toàn bộ công việc kế toán trong doanh nghiệp. Trong công tác, đội ngũ cán bộ cần có sự nhất trí, lấy lợi ích tập thể đặt lên trên lợi ích cá nhân, tất cả vì mục tiêu tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp. Kế toán trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh XNK phải là người có trình độ hiểu biết nghiệp vụ đặc biệt là thông thạo tiếng Anh vì các kế toán viên này thường xuyên tiếp xúc với các chứng từ và tài liệu bằng tiếng Anh, từ đó kế toán có thể hiểu và phản các nghiệp vụ xuất khẩu một cách chính xác, đầy đủ, đảm bảo thông tin kế toán XNK. Ngoài ra, hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu phải theo hướng hiện đại hoá trong tinh toán, ghi chép và xử lý số liệu nhằm nâng cao năng xuất lao động kế toán đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ cho lãnh đạo. Để thực hiện theo hướng này, đòi hỏi đội ngũ kế toán không những giỏi về thao tác, xử lý trên máy tính mà còn phải sử dụng thành thạo phần mềm kế toán trong phân tích, phản ánh, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị và lập báo cáo định kỳ. III/ Phương hướng giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán các nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty Mây tre Hà Nội. 1. Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh xuất khẩu. Hoạt động kinh doanh xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty vì vậy việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của toàn Công ty. Là một doanh nghiệp thương mại nên lợi nhuận của Công ty được tính theo công thức sau: Lợi nhuận = Doanh thu - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Như vậy muốn nâng cao hiệu quả, cần thiết phải nâng cao doanh số bán và đồng thời giảm thiểu chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cùng giá vốn hàng bán ở mức hợp lý. Để thực hiện điều này cần một số giải pháp như sau: Thứ nhất: Tăng doanh thu và mở rộng thị trường của hàng hoá xuất khẩu. Công ty cần có kế hoạch mở rộng thị trường trong và ngoài nước duy trì quan hệ với các bạn hàng cũ đồng thời tạo quan hệ làm ăn với các bạn hàng mới. Cần tăng cường xuất khẩu trực tiếp để nâng cao doanh số. Muốn vậy, Công ty phải đi sâu nghiên cứu, khai thác các nguồn hàng, để cán bộ chuyên môn đi khảo sát thị trường trong và ngoài nước, tìm hiểu tập quán cũng như thị hiếu người tiêu dùng. Nhờ đó có chính sách tập trung xuất khẩu những mặt hàng thực thế mạnh của Công ty, được thị trường tiêu thụ ở mức độ lớn. Nhu cầu khách hàng là rất khác nhau và khó dự đoán do đó có thể tiêu thụ được hàng hoá Công ty cần phải phân loại được thị trường và phân vùng thiêu thụ. Không ngừng mở rộng quan hệ với nhà tiêu thụ trong và ngoài nước. Trong quá trình đàm phán với doanh nghiệp nước ngoài, cần nghiêm túc cẩn thận đòi hỏi điều khoản có lợi cho Công ty, nhất là các điều khoản có lợi trong quá trình thanh toán. Thứ hai: áp dụng những biện pháp giảm chi phí kinh doanh trong kinh doanh xuất khẩu hàng hoá. Những biện pháp này gồm: Tổ chức tốt khâu vận chuyển, bảo quản hàng hoá, quản lý kho bãi. Tăng mức lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kinh doanh xuất khẩu. Đây là biện pháp quan trọng vì trình độ nghiệp vụ của cán bộ kinh doanh xuất khẩu, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, các chi phí phát sinh trong quá trình xuất hàng, tiến độ bán hàng xuất khẩu và đốc thúc thu hồi nợ của Công ty. Thứ ba: Công ty cần xây dựng một kế hoạch lưu chuyển hàng xuất khẩu một cách hợp lý bao gồm các chỉ tiêu kế hoạch xuất khẩu hàng hoá, kế hoạch thu mua hàng hoá. Các kế hoạch này được lập dựa trên dơn đặt hàng của khách hàng, tình hình thực hiện kế hoạch xuất khẩu của giai đoạn trước, dự báo tình hình thị trường và nhu cầu thị trường ngoài nước, tình hình thực hiện thu mua hàng hoá xuất khẩu so với kế hoạch. 2. Về tổ chức công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá. Từ cơ sở lý luận và thực tiễn như trên luận văn xin trình bày phương hướng nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu của Công ty. Kiến nghị thứ nhất: Về trách nhiệm luân chuyển chứng từ và nội dung ghi chép của chứng tứ. Phòng kinh doanh trên cơ sở hợp đồng ngoại đã ký kết lập giấy xin xuất hàng ghi rõ số lượng, chủng loại... và chuyển cho phòng kế toán. Phòng kế toán lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho xuất hàng, sau đó ký nhận vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho cần phải được lập làm 3 liên. Trong đó: + 1 liên lưu ở phòng nghiệp vụ kinh doanh. + 1 liên lưu ở phòng kế toán. + 1 liên lưu ở kho. Việc lập phiếu xuất kho như vậy mới tuân thủ đúng chế độ kế toán, đảm bảo tính tin cậy của thông tin kế toán và phòng kế toán. Quá trình luân chuyển chứng từ phù hợp với quy định của tổ chức hạch toán giúp cho kế toán tăng khả năng kiểm soát quản lý hàng hoá cả trên thực tế và sổ sách. Kiến nghị thứ hai: Công ty nên mở chi tiết tài khoản 007 để quản lý, theo dõi các loại nguyên tệ. Do hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thường xuyên phải sử dụng nguyên tệ các loại nên việc mở chi tiết tài khoản 007 giúp Công ty nắm bắt được số ngoại tệ từng loại còn bao nhiêu, phát sinh tăng giảm bao nhiêu đảm bảo cho việc quản lý ngoại tệ chặt chẽ hơn. TK 007 được mở chi tiết cho từng loại nguyên tệ. Khi có phát sinh tăng về ngoại tệ, kế toán ghi. Nợ TK 007 – chi tiết từng loại nguyên tệ. Khi có phát sinh giảm ngoại tệ, ghi Có TK 007 – chi tiết cho từng loại nguyên tệ. Kiến nghị thứ ba: Công ty nên sử dụng TK 1388 và TK 3388 thay cho TK 131 và TK 331 như hiện nay. Điều này sẽ giúp cho Công ty tránh chồng chéo trong quan hệ thanh toán vừa giúp cho Công ty tách bạch được tình hình công nợ của từng hoạt động và tuân thủ đúng nguyên tắc kế toán. Trình tự hạch toán nghiệp vụ uỷ thác nên tiến hành như sau: Khi hàng của bên giao uỷ thác được xác nhận là tiêu thụ kế toán ghi. Nợ TK 1388 Có TK 3388 Khi bên mua thanh toán kế toán ghi Nợ TK 112 Có TK 1388 Sau khi trừ chi phí trả hộ và hoa hồng uỷ thác số tiền còn lại chuyển trả cho bên giao uỷ thác. Nợ TK 3388 Có TK 112 Kiến nghị thứ tư: Về hạch toán chi phí trả hộ cho thương vụ xuất khẩu uỷ thác, công ty nên hạch toán vào TK 1388 thay cho việc hạch toán vào TK 641. Việc hạch toán như vậy sẽ giúp Công ty theo dõi được đối tượng chi phí của chi phí bán hàng, có thể ra các quyết định điều chỉnh chi phí hợp lý và giảm được những chi phí tiêu cực có thể phát sinh. Trình tự hạch toán các chi phí trả hộ phát sinh như sau: Khi phát sinh chi phí trả hộ: Nợ TK 1388 Có TK 111, 112 Khi thanh toán chi phí: Nợ TK 3388 Có TK 1388 Kiến nghị thứ năm: Kế toán nên sử dụng tài khoản 157 cho thương vụ xuất khẩu. Việc hạch toán như vậy sẽ giúp kế toán quản lý và phản ánh chính xác giá trị, số lượng hàng hoá trong kho và đang lưu chuyển, đồng thời tuân thủ chế độ kế toán Việt Nam. Trình tự hạch toán hàng xuất kho cho một thương vụ xuất khẩu như sau: BT1/ Khi hàng xuất ra khỏi kho đến cửa khẩu (FOB): Nợ TK 157 Trị giá Có TK 156 hàng xuất kho. BT2/khi hàng được xác định là tiêu thụ: Nợ TK 632 : giá vốn Có TK 157 : giá vốn Kiến nghị thứ 6: Về công tác tổ chức sổ kế toán của Công ty. Tôi cho rằng có hai phương án. Một là vẫn giữ nguyên hệ thống sổ cũ nhưng mở sổ tổng hợp cho các tài khoản phải chi tiết cho từng đối tượng. Việc theo dõi trên hai kênh sổ sẽ làm tăng chất lượng của thông tin kế toán. Đối với sổ phản ánh những tài khoản có liên quan đến ngoại tệ cần tách bạch thành hai sổ: một sổ theo dõi về ngoại tệ, một sổ theo dõi về ngoại tệ đã đựơc quy đổi ra VNĐ. Việc phân định như vậy giúp cho kế toán dễ dàng ghi chép, đối chiếu, kiểm tra. Sổ tổng hợp TK 131 sau khi hoàn thiện sẽ như sau: (bảng 28) Để hạn chế những bất cập của sổ cái hiện nay, sổ cái đựơc hoàn thiện sẽ ghi chi tiết từng nghiệp vụ trước khi chi tiết số liệu của tài khoản đối ứng với tài khoản sổ cái. Sổ cái sau khi được hoàn thiện sẽ như sau: (bảng 26). Bảng 26: Sổ cái TK 156 Tháng 10/2001 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiên SH NT Nợ Có SDĐK 315.024.160 315.024.160 83PN 2/10 Mua hàng trả bằng TGNH 112 19.000.000 84PN 4/10 Mua hàng trả bằng TGNH 112 26.700.000 ..... ..... ..... ..... ..... ..... Cộng PS mua hàng bằng TGNH 331 254.125.000 89PN 9/10 Nguyễn Việt Xô 331 84.420.000 ..... ..... ...... ..... ..... ..... Cộng phát sinh mua hàng chưa thanh toán 355.215.330 ..... ..... ..... ..... ..... ..... Xuất bán cho Cont 6321 67.270.500 ... Cộng phát sinh giá vốn 632 613.021.754 SDCK: 311.442.736 Với mẫu sổ cái như trên, kế táon sẽ dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và phát hiện những sai sót mà không phải sử dụng sổ chi tiết các tài khoản và sổ theo dõi các TK. Hai là nên thay đổi lại hệ thống sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Theo em hướng hoàn thiện này là họp lý hơn vì phưong pháp ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ đơn giản, dễ thực hiện. Để đơn giản và thống nhất Công ty nên mở chứng từ ghi sổ để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh, đồng thời lập sổ chi tiết cho các TK cần thiết như TK 131, TK 331, TK 511... Công ty có thể mở chứng từ ghi sổ hàng ngày hoặc định kỳ nhiều ngày một lần, tuỳ theo lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít. Theo tình hình thựuc tế tại Công ty, có thể mở chứng từ ghi sổ 10 ngày một lần. Song song với việc mở CT-GS công ty phải mở thêm sổ đanưg ký CT-GS và sổ cái. Cụ thể với các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh trên TK 156 sẽ được phản ánh như sau (bảng 27,28,29,30) Hệ thống sổ chi tiết thiết lâp theo hướng hoàn thiện hơn sẽ giúp công ty luôn nắm bát kịp thời những thông tin cần thiết cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động xuất khẩu cúng như ra các quyết định ngắn hạn có hiệu lực. Bảng 27: Chứng từ ghi sổ Từ ngày 1/9/2001 đến ngày 10/9/2001 Số hiệu 203 NT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có 2.9 Nhập hàng của xí nghiệp trúc tre CB (R.75) 156 331 227.827.719 8.9 Nhập hàng của cơ sở chế biến tăm Hà Giang 156 331 154.037.000 Cộng: 381.864.719 (Kèm theo 3 bộ chứng từ) Bảng 28: Chứng từ ghi sổ Từ ngày 1/9/2001 đến ngày 10/9/2001 Số hiệu 211 NT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có 7/9 Xuất cho Continuity theo Invoice 122 6321 156 429.015.326 Cộng: 429.015.326 (Kèm theo 5 bộ chứng từ) Bảng 29: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2001 CTGS Số tiền Ghi chú SH NT ... 203 11 381.864.719 211 11 429.015.326 ... ......... Cộng : ....... Bảng 30: Sổ cái Tháng 9 năm 2001 Tên tài khoản: 156 Số CTGS Diễn giải TKĐƯ Nợ Có Số dư ngày 1.2.200 xxx 203 Nhập R.75 và tăm Hà Giang 331 381.864.719 211 Xuất bán cho Continuity theo Inv 90 632 429.015.326 ....... Cộng tổng số: xxx xxx Số dư CK xxx Kiến nghị thứ 7: Khắc phục tình trạng bất hợp lý trong phân công lao động kê stoán. Tạm thời nên phân công lại công việc trong đội ngũ kê stoán cho đồng đều hơn nhưng về lâu về dài cần thêm một kế toán viên đảm nhiệm một số phần hành chính của kế toán tiêu thụ như: phần hành thu mua hàng hoá hay phần hành tiêu thụ hàng hoá. Với việc phân công như vậy, công việc của bộ phận kế toán sẽ đồng đều hơn và đảm bảo được nguyên tắc kiểm tra nội bộ. Trên đây là một vài đề xuất mà em mạnh dạn nêu ra mong góp phần vào việc hoàn thiện hơn nữa tổ chức công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty Mây tre Hà Nội. Kết luận Trong điều kiện nước ta hiện nay, kinh tế đối ngoại nói chung và ngoại thương nói riêng có vai trò ngày càng quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Vì vậy Đảng và nhà nước ta luôn coi trọng lĩnh vực hoạt động này và nhấn mạnh trong văn kiện đại Hội Đảng lần thứ VI " nhiệm vụ ổn định và phát triển kinh tế cúng như sự nghiệp phát triển khoa học kỹ thuật và công nghiệp hoá ở nước ta tiến nhanh hay chậm điều đó phụ thuộc một phần vào việc mở rộng và nâng cao hiệu quả kinh tế đối ngoại" Xuất khẩu đã đựoc thừa nhận là hoạt động rất cơ bản của hoạt động rất cơ bản của hoạt động kinh tế đối ngoại, là phương tiện thúc đẩy sự nghiệp phát triển kinh tế. Việc mở rộng xuất khẩu để tăng thu nhập ngoại tệ cho tài chính và nhu cầu nhập khẩu cũng như tạo cơ sở phát triển cơ sở hạ tầng là mục tiêu quan trọng nhất của chính sách thương mại kinh doanh xuất nhập khẩu là phải không ngừng hoàn thiện quá trình hạch toán hoạt động lưu chuyển hàng xuất khẩu. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Mây tre Hà Nội, kết hợp với kiến thức đã học ở trường và tìm hiểu thực tế tại Công ty, được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo PGS-TS Phạm Thị Gái và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán, tôi đã hoàn thành chuyên đề Kế Toán Trưởng với đề tài: " Kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu và các biện pháp nâng cao lợi nhuận tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Mây tre Hà Nội". Do thời gian và trình độ có hạn nên chuyên đề không thể tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được sự góp ý của cô giáo. Mục lục Lời mở đầu 1 Phần I: Thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại công ty mây tre Hà Nội 2 I. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty mây tre Hà Nội 2 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty mây tre Hà Nội 2 2. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý của Công ty mây tre Hà Nội 3 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 3 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 5 5. Hệ thống các tài khoản sổ sách kế toán công ty áp dụng 6 II. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu của công ty 8 1. Phương thức mua hàng 8 2. Tổ chức chứng từ 9 3. Thực trạng hạch toán kế toán chi tiết tổng hợp 10 III. Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá của Công ty 16 1. Tổ chức hạch toán kế toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp 16 2. Tổ chức hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu uỷ thác 22 3. Thực trạng hạch toán kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả 27 IV. Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty 31 Phần II: Phương hướng giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu tại Công ty mây tre Hà Nội 32 I. Đánh giá thực trạng trong quản lý kinh doanh và trong công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá 32 1. Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá 32 2. Về tổ chức công tác kế toán 33 II. Cơ sở lý luận và thực tiễn để hoàn thiện tổ chức quản lý kế toán hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá 35 III. Phương hướng giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán các nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty mây tre Hà Nội 37 1. Về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh xuất khẩu 37 2. Về tổ chức công tác kế toán xuất khẩu hàng hoá 38 Kết luận 43