Đề tài Kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Thương mại và Dịch vụ tổng hợp Hà Nội

o¸n vµ sö dông c¸c chøng tõ nµy phôc vô cho h¹ch to¸n tæng hîp vµ h¹ch to¸n chi tiÕt. - §èi víi nghiÖp vô b¸n bu«n hµng ho¸ chøng tõ ban ®Çu sö dông gåm: Ho¸ ®¬n thuÕ GTGT, ho¸ ®¬n b¸n hµng. Ho¸ ®¬n GTGT ghi râ phÇn gi¸ b¸n ch­a cã thuÕ vµ thuÕ GTGT, tæng gi¸ thanh to¸n (®èi víi doanh nghiÖp ¸p dông thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ) Ho¸ ®¬n b¸n hµng ghi râ tæng gi¸ thanh to¸n gåm c· gi¸ b¸n vµ thuÕ GTGT (®èi víi doanh nghiÖp ¸p dông thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp). Ngoµi ra ®Ó h¹ch to¸n viÖc thu håi tiÒn b¸n hµng cßn cã: PhiÕu thu, b¶ng kª nép sÐc, uû nhiÖm chi... - §èi víi nghiÖp vô b¸n lÎ chøng tõ ®­îc sö dông lµ ho¸ ®¬n thuÕ GTGT, ho¸ ®¬n b¸n hµng hoÆc b¶ng kª b¸n lÎ hµng ho¸ ®èi víi nh÷ng mÆt hµng kh«ng thuéc diÖn lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng, b¸o c¸o b¸n hµng, giÊy nép tiÒn, giÊy chÊp nhËn nî... - §èi víi nghiÖp vô b¸n ®¹i lý chøng tõ ban ®Çu sö dông lµ b¶ng kª thanh to¸n hµng ®¹i lý (ký göi), phiÕu thu ho¸ ®¬n thuÕ GTGT... -§èi víi nghiÖp vô b¸n tr¶ gãp chøng tõ ban ®Çu sö dông lµ ho¸ ®¬n b¸n hµng, ho¸ ®¬n GTGT, giÊy chÊp nhËn thanh to¸n... 2. KÕ to¸n tæng hîp nghiÖp vô b¸n hµng. H¹ch to¸n tæng hîp chÝnh lµ viÖc sö dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ®Ó ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh, lµ c¨n cø ®Ó ®­a vµo c¸c sæ tæng hîp. 2.1 Tµi kho¶n sö dông . KÕ to¸n b¸n hµng sö dông c¸c tµi kho¶n: 156,157,632,511,512,531,532,333,133,911. C¸c tµi kho¶n nµy cã kÕt cÊu vµ néi dung nh­ sau: a. Tµi kho¶n 156 “ Hµng ho¸ “. - Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña hµng ho¸ trong kho cña doanh nghiÖp. - Tµi kho¶n 156 cã sè d­ bªn nî ph¶n ¸nh : TrÞ gi¸ mua vµo cña hµng ho¸ tån kho. Chi phÝ mua hµng ph©n bæ cho hµng tån kho cuèi kú. - Tµi kho¶n 156 cã hai Tµi kho¶n cÊp 2: Tµi kho¶n 1561 “ Gi¸ mua hµng ho¸ “. Tµi kho¶n 1562 “ Chi phÝ thu mua hµng ho¸ “. - Tµi kho¶n nµy cã néi dung vµ kÕt cÊu nh­ sau: Nî 156 Cã - TrÞ gi¸ hµng ho¸ mua vµo ®· nhËp kho theo ho¸ ®¬n mua hµng ( theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn) - TrÞ gi¸ thuª gia c«ng chÕ biÕn nhËp kho( theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn). - TrÞ gi¸ hµng ho¸ bÞ ng­êi mua tr¶ l¹i. - TrÞ gi¸ hµng ho¸ ph¸t hiÖn thõa. - ThuÕ nhËp khÈu ph¶i nép tÝnh cho sè hµng ho¸ mua ngoµi ®· nhËp kho. - Chi phÝ thu mua hµng ho¸. - TrÞ gi¸ hµng ho¸ tån kho cuèi kú ( theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) - TrÞ gi¸ hµng ho¸ thùc tÕ cña hµng ho¸ xuÊt kho, ®Ó b¸n, giao ®¹i lý, ký göi, thuª gia c«ng chÕ biÕn hoÆc sö dông ( theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn). - ChiÕt khÊu gi¶m gi¸ mua hµng ho¸ ®­îc h­ëng ( theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn). - TrÞ gi¸ hµng ho¸ tr¶ l¹i ng­êi b¸n. - TrÞ gi¸ hµng ho¸ thiÕu hôt, h­ háng, mÊt m¸t, kÐm phÈm chÊt. - Chi phÝ thu mua ®· ph©n bæ cho hµng tiªu thô trong kú. - KÕt chuyÓn trÞ gi¸ hµng tån kho ( theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn) b.Tµi kho¶n 157 “ Hµng göi ®i b¸n “ -Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hµng ho¸, thµnh phÈm göi ®i b¸n ch­a x¸c ®Þnh lµ tiªu thô. -Nguyªn t¾c h¹ch to¸n tµi kho¶n 157. ChØ ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n 157 trÞ gi¸ hµng ho¸, thµnh phÈm ®· göi ®i b¸n, ký göi ®¹i lý cho kh¸ch hµng theo hîp ®ång nh­ng ch­a ®ùc chÊp nhËn thanh to¸n ( ch­a ®­îc tÝnh lµ doanh thu b¸n hµng trong kú ). S¶n phÈm hµng ho¸ ph¶n ¸nh trªn tµi kho¶n nµy vÉn thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp , kÕ to¸n ph¶i më sæ chi tiÕt ®Ó tiªu thô cho ®Õn khi ®­îc chÊp nhËn thanh to¸n. Kh«ng ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n nµy chi phÝ vËn chuyÓn , bèc xÕp... øng hé kh¸ch hµng . - Tµi kho¶n nµy cã néi dung vµ kÕt cÊu nh­ sau: Nî 157 Cã - TrÞ gi¸ hµng ho¸, thµnh phÈm ®· göi ®i cho kh¸ch hµng hoÆc nhê b¸n ®¹i lý, ký göi trong kú . - TrÞ gi¸ lao vô, dÞch vô ®· thùc hiÖn víi kh¸ch hµng, nh­ng ch­a ®­îc chÊp nhËn thanh to¸n. - Cuèi kú kÕt chuyÓn trÞ gi¸ hµng ho¸, thµnh phÈm ®· göi ®i ch­a ®­îc kh¸ch hµng chÊp nhËn thanh to¸n ( theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) - TrÞ gi¸ hµng ho¸, thµnh phÈm, lao vô göi ®i b¸n ®· ®­îc kh¸ch hµng thanh to¸n hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n trong kú. - TrÞ gi¸ hµng ho¸, thµnh phÈm ®· göi b¸n bÞ kh¸ch hµng tr¶ l¹i. - §Çu kú kÕt chuyÓn trÞ gi¸ hµng ho¸, thµnh phÈm ®· göi ®i b¸n ch­a ®­îc kh¸ch hµng chÊp nhËn thanh to¸n (theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) -Tµi kho¶n 157 cã sè d­ bªn nî: TrÞ gi¸ hµng ho¸, thµnh phÈm ®· göi ®i b¸n ch­a x¸c ®Þnh tiªu thô. c. Tµi kho¶n 632 “ Gi¸ vèn hµng b¸n “ -Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn cña hµng ho¸ ,thµnh phÈm, lao vô, dÞch vô ®· tiªu thô trong kú. - Tµi kho¶n 632 cã néi dung kÕt cÊu nh­ sau: Nî 632 Cã - TrÞ gi¸ vèn cña hµng ho¸ ®· xuÊt b¸n trong kú. - Chi phÝ thu mua hµng ho¸ ph©n bæ cho hµng ho¸ ®· b¸n trong kú - TrÞ gi¸ vèn cña hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i trong kú( theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn). -KÕt chuyÓn toµn bé trÞ gi¸ vèn cña hµng ho¸ ®· b¸n trong kú sang tµi kho¶n 911 x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. -KÕt chuyÓn trÞ gi¸ hµng ho¸ ®· b¸n nh­ng ch­a x¸c ®Þnh lµ tiªu thô ( theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) - Tµi kho¶n 632 cuèi kú kh«ng cã sè d­. d. Tµi kho¶n 511 “ Doanh thu b¸n hµng “ -Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng thùc tÕ , c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu vµ x¸c ®Þnh doanh thu thuÇn trong mét kú ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp . - KÕt cÊu tµi kho¶n 511 Nî 511 Cã - X¸c ®Þnh sè thuÕ ph¶i nép tÝnh trªn doanh thu b¸n hµng thùc tÕ (thuÕ xuÊt khÈu hoÆc thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt...) cña hµng ho¸ ®· cung cÊp cho kh¸ch hµng vµ ®· ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô. - TrÞ gi¸ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i - Kho¶n gi¶m gi¸ hµng b¸n - Cuèi kú kÕt chuyÓn doanh thu thuÇn sang tµi kho¶n x¸c ®Þnh kÕt qu¶. - Doanh thu b¸n hµng cña doanh nghiÖp thùc hiÖn trong kú. -Tµi kho¶n 511 cã 4 tµi kho¶n cÊp 2 Tµi kho¶n 5111: “Doanh thu b¸n hµng ho¸” Tµi kho¶n 5112: “ Doanh thu b¸n thµnh phÈm” Tµi kho¶n 5113: “ Doanh thu lao vô, dÞch vô “ Tµi kho¶n 5114: “ Doanh thu trî cÊp trî gi¸” -Tµi kho¶n 511 cuèi kú kh«ng cã sè d­. e.Tµi kho¶n 512 “Doanh thu b¸n hµng néi bé “ -Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh doanh thu do b¸n hµng ho¸ , s¶n phÈm dÞch vô trong néi bé gi÷a c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc trong cïng mét C«ng ty, tæng C«ng ty ...h¹ch to¸n toµn ngµnh. - Tµi kho¶n 512 cã kÕt cÊu vµ néi dung t­¬ng tù nh­ tµi kho¶n 511 vµ cã 3 tµi kho¶n cÊp 2 . Tµi kho¶n 5121 “Doanh thu b¸n hµng ho¸ “ Tµi kho¶n 5122 “ Doanh thu b¸n thµnh phÈm” Tµi kho¶n 5123 “ Doanh thu cung cÊp dÞch vô “ - Nguyªn t¾c h¹ch to¸n tµi kho¶n 511, 512 ChØ ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n sè doanh thu cña khèi l­îng s¶n phÈm, hµng ho¸ vµ dÞch vô mµ ®· ®­îc b¸n, cung cÊp, thùc hiÖn theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng vµ ®· ®­îc thanh to¸n ngay hoÆc ®· ®­îc cam kÕt chÊp nhËn thanh to¸n. Kh«ng ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n nµy trÞ gi¸ hµng ho¸ vËt t­, thµnh phÈm xuÊt giao cho bªn ngoµi gia c«ng chÕ biÕn, trÞ gi¸ s¶n phÈm hµng ho¸ göi ®i b¸n, dÞch vô ®· ®­îc cung cÊp cho kh¸ch hµng nh­ng ch­a ®­îc chÊp nhËn thanh to¸n, trÞ gi¸ hµng ho¸ göi ®i ®¹i lý ch­a x¸c ®Þnh lµ tiªu thô, c¸c kho¶n thu nhËp vÒ tµi s¶n cè ®Þnh, thu nhËp vÒ ®Çu t­ tµi chÝnh vµ c¸c kho¶n thu nhËp bÊt th­êng kh¸c. f. C¸c tµi kho¶n gi¶m trõ doanh thu : * Tµi kho¶n 531 “Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i “ - Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ cña hµng ho¸ , lao vô, dÞch vô bÞ kh¸ch hµng tr¶ l¹i do c¸c nguyªn nh©n vi ph¹m cam kÕt, hîp ®ång hoÆc hµng bÞ mÊt, kÐm phÈm chÊt, kh«ng ®óng chñng lo¹i, qui c¸ch. - Nguyªn t¾c h¹ch to¸n tµi kho¶n 531. Tµi kho¶n 531 “Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i” chØ ph¶n ¸nh trÞ gi¸ cña sè hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i ( tÝnh theo ®óng ®¬n gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n). Tr­êng hîp bÞ tr¶ l¹i mét phÇn sè hµng ®· b¸n th× chØ ph¶n ¸nh trÞ gi¸ cña sè hµng bÞ tr¶ l¹i ®óng b»ng sè l­îng hµng bÞ tr¶ l¹i (x) ®¬n gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n khi b¸n. C¸c chi phÝ kh¸c ph¸t sinh liªn quan ®Õn hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i mµ doanh nghiÖp ph¶i chÞu ®­îc ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n 641 “Chi phÝ b¸n hµng “ Trong kú h¹ch to¸n, trÞ gi¸ cña hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i ®­îc ph¶n ¸nh vµo bªn Nî cña tµi kho¶n 531. Cuèi kú tæng trÞ gi¸ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i ®­îc kÕt chuyÓn sang tµi kho¶n 511” Doanh thu b¸n hµng” ®Ó x¸c ®Þnh doanh thu thuÇn trong kú. * Tµi kho¶n 532 “ Gi¶m gi¸ hµng b¸n “ - Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n gi¶m gi¸, bít gi¸ , håi khÊu cña viÖc b¸n hµng trong kú h¹ch to¸n. Gi¶m gi¸ lµ kho¶n gi¶m trõ ®­îc ng­êi b¸n chÊp thuËn mét c¸ch ®Æc biÖt trªn gi¸ ®· tho¶ thuËn v× lý do hµng b¸n kÐm phÈm chÊt hay kh«ng ®óng quy c¸ch theo quy ®Þnh trong hîp ®ång kÝnh tÕ. Bít gi¸ lµ kho¶n gi¶m trõ trªn gi¸ b¸n th«ng th­êng v× lý do mua víi khèi l­îng lín, tÝnh theo mét tû lÖ nµo ®ã trªn gi¸ b¸n. Håi khÊu lµ kho¶n gi¶m trõ tÝnh trªn tæng sè c¸c nghiÖp vô ®· thùc hiÖn víi 1 kh¸ch hµng trong mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh. Ng­êi b¸n hµng thùc hiÖn kho¶n håi khÊu cho ng­êi mua ngay sau khi ®· b¸n ®­îc hµng. -Nguyªn t¾c h¹ch to¸n tµi kho¶n 532 ChØ ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n 532 c¸c kho¶n gi¶m trõ do viÖc chÊp thuËn gi¶m gi¸ ngoµi ho¸ ®¬n. Kh«ng ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n nµy sè gi¶m gÝa ®· ®­îc ghi trªn ho¸ ®¬n b¸n hµng vµ ®­îc trõ vµo tæng sè gi¸ b¸n ghi trªn ho¸ ®¬n. Trong kú b¸n hµng kho¶n gi¶m gi¸ ph¸t sinh thùc tÕ ®­îc ph¶n ¸nh vµo bªn Nî tµi kho¶n 532. Cuèi kú kÕt chuyÓn tæng sè tiÒn gi¶m gi¸ b¸n hµng sang tµi kho¶n 511 ®Ó x¸c ®Þnh doanh thu thuÇn thùc tÕ thùc hiÖn trong kú. Tµi kho¶n nµy kh«ng cã sè d­ cuèi kú - KÕt cÊu tµi kho¶n 511 Nî 531, 532 Cã Ph¶n ¸nh c¸c kho¶n bít gi¸, gi¶m gi¸, håi khÊu b¸n hµng, trÞ gi¸ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i ph¸t sinh trong kú. Cuèi kú kÕt chuyÓn toµn bé c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu sang tµi kho¶n 511 ®Ó x¸c ®Þnh doanh thu thuÇn. g. Tµi kho¶n 131 “Nî ph¶i thu kh¸ch hµng “ Tµi kho¶n 131 dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n nî ph¶i thu vµ t×nh h×nh thanh to¸n c¸c kho¶n nî ph¶i thu cña kh¸ch hµng víi doanh nghiÖp vÒ tiÒn b¸n hµng vµ cung cÊp lao vô dÞch vô. Tµi kh¶n 131 cã néi dung vµ kÕt cÊu nh­ sau: h.Tµi kho¶n 3331 “ThuÕ GTGT ph¶i nép “ - Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT ®Çu ra, sè thuÕ GTGT ph¶i né, sè thuÕ GTGT ®· nép vµ cßn ph¶i nép vµo ng©n s¸ch nhµ n­íc. -KÕt cÊu vµ néi dung cña tµi kho¶n nµy nh­ sau: Nî 3331 Cã - Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®· khÊu trõ. - Sè thuÕ GTGT ®· nép - Sè thuÕ GTGT ®­îc gi¶m trõ - Sè thuÕ GTGT cña hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i. * Sè d­ bªn nî: Sè thuÕ GTGT ®· nép thõa vµo NSNN - Sè thuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép cña hµng ®· tiªu thô. - Sè thuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép cña hµng dïng ®Ó trao ®æi biÕu tÆng - Sè thuÕ GTGT ®Çu ra cña thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh, ho¹t ®éng bÊt th­êng. - Sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ph¶i nép cña hµng ho¸ nhËp khÈu. * Sè d­ bªn cã: Sè thuÕ GTGT cßn ph¶i nép cuèi kú - Tµi kho¶n 3331 cã hai tµi kho¶n cÊp 3: Tµi kho¶n 33311 “ ThuÕ GTGT ®Çu ra” Tµi kho¶n 33312 “ ThuÕ GTGT hµng nhËp khÈu” i.Tµi kho¶n 131 “ Nî ph¶i thu cña kh¸ch hµng “ -Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh thanh to¸n c¸c kho¶n nî ph¶i thu cña kh¸ch hµng vÒ tiÒn b¸n hµng ho¸, thµnh phÈm, dÞch vô . -KÕt cÊu vµ néi dung tµi kho¶n nµy nh­ sau: Nî 131 Cã - Sè tiÒn ph¶i thu cña kh¸ch hµng vÒ s¶n phÈm, hµng ho¸ ®· b¸n dÞch vô ®· cung cÊp vµ ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô ( ë ®Çu kú ) - Sè tiÒn tr¶ l¹i cho kh¸ch hµng vÒ kho¶n øng tr­íc hoÆc sè tiÒn thõa tr¶ l¹i cho kh¸ch hµng. * Sè d­ bªn Nî: Sè tiÒn cßn ph¶i thu cña kh¸ch hµng ®Õn cuèi kú. - Sè tiÒn kh¸ch hµng ®· thanh to¸n trong kú. - Sè tiÒn ®· nhËn øng tr­íc, tr¶ tr­íc cña kh¸ch hµng ph¸t sinh trong kú. - Gi¶m gi¸ b¸n hµng, trÞ gi¸ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i( ghi gi¶m doanh thu ). * Sè d­ bªn Cã: Sè tiÒn cßn ph¶i tr¶ kh¸ch hµng ®Õn cuèi kú vÒ kho¶n øng tr­íc hoÆc tr¶ thõa tiÒn hµng. - Nguyªn t¾c h¹ch to¸n tµi kho¶n 131” Nî ph¶i thu kh¸ch hµng” Nî ph¶i thu cÇn ®­îc h¹ch to¸n chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng ph¶i thu vµ ghi chÐp theo tõng lÇn thanh to¸n. Kh«ng ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n nµy c¸c nghiÖp vô b¸n hµng ho¸ , cung cÊp lao vô, dÞch vô thu tiÒn ngay. Trong h¹ch to¸n chi tiÕt tµi kho¶n nµy, kÕ to¸n ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i c¸c kho¶n Nî : Nî cã thÓ tr¶ ®óng h¹n, Nî khã ®ßi, Nî kh«ng cã kh¶ n¨ng thanh to¸n ®Ó kÞp thêi c¨n cø vµo ®ã x¸c ®Þnh sè trÝch lËp dù phßng hoÆc cã biÖn ph¸p xö lý. - Tµi kho¶n 131 cuèi kú cã thÓ cã c¶ sè d­ bªn Cã vµ bªn Nî. Cuèi kú kÕ to¸n kh«ng ®­îc bï trõ hai sè d­ nµy cho nhau mµ ph¶i lÊy sè d­ chi tiÕt cña tµi kho¶n nµy ghi vµo sè chØ tiªu t­¬ng øng cña phÇn tµi s¶n vµ phÇn nguån vèn trªn b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. k.Tµi kho¶n 911 “ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh “ -Tµi kho¶n nµy cã néi dung vµ kÕt cÊu nh­ sau: Nî 911 Cã -KÕt chuyÓn trÞ gi¸ vèn cña hµng ho¸ ®· b¸n. -KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ph©n bæ cho hµng b¸n ra trong kú. -KÕt chuyÓn chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh vµ chi phÝ bÊt th­êng - KÕt chuyÓn l·i vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh doanh trong kú. - Doanh thu thuÇn cña sè hµng ho¸ ®· b¸n trong kú - Thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh vµ c¸c kho¶n thu bÊt th­êng. - KÕt chuyÓn sè thùc lç cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt , kinh doanh trong kú. -Tµi kho¶n 911 kh«ng cã sè d­ cuèi kú. 2.2 Tr×nh tù h¹ch to¸n. a) T¹i doanh nghiÖp sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn , tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. * B¸n bu«n: B¸n bu«n qua kho theo h×nh thøc giao hµng trùc tiÕp - Khi hµng ho¸ ®­îc coi lµ tiªu thô, c¨n cø vµo trÞ gi¸ b¸n cña hµng ho¸ vµ thuÕ GTGT ghi trªn ho¸ ®¬n, kÕ to¸n ghi bót to¸n ph¶n ¸nh doanh thu . Nî TK 111 TiÒn mÆt Nî TK 112 TiÒn göi ng©n hµng Nî TK 131 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng Cã TK 511 Doanh thu b¸n hµng Cã TK 3331 ThuÕ GTGT ph¶i nép -Hµng ho¸ xuÊt trùc tiÕp tõ kho cña doanh nghiÖp c¨n cø vµo phiÕu xuÊt kho, kÕ to¸n ghi: Nî TK 632 Gi¸ vèn cña hµng b¸n Cã TK 156 Hµng ho¸ - Khi ng­êi mua thanh to¸n tiÒn hµng , kÕ to¸n ghi: Nî TK 111,112.. Cã TK 131 - Tr­êng hîp ph¸t sinh chiÕt khÊu b¸n hµng. ChiÕt khÊu b¸n hµng lµ sè tiÒn gi¶m trõ cho bªn mua v× tr¶ tiÒn sím theo 1 tû lÖ phÇn tr¨m nhÊt ®Þnh khi bªn mua thùc sù thanh to¸n tiÒn hµng. Theo c¬ chÕ tµi chÝnh hiÖn hµnh chiÕt khÊu b¸n hµng ghi vµo chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh (Tµi kho¶n 811) Nî TK 811 ChiÕt khÊu b¸n hµng Cã TK 111,112,131 - Tr­êng hîp b¸n hµng bªn mua gi¶m gi¸ : t­¬ng tù kho¶n chiÕt khÊu, kho¶n gi¶m gi¸ chØ ®­îc thùc hiÖn khi ®· b¸n hµng ho¸ . Doanh nghiÖp cã thÓ thanh to¸n sè tiÒn gi¶m gi¸ ®ã cho bªn mua b»ng tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng hoÆc gi¶m trõ c«ng nî ph¶i thu. Khi gi¶m gi¸ cho bªn mua kÕ to¸n ghi: Nî TK 532 Gi¶m gi¸ hµng b¸n Nî TK 3331 ThuÕ GTGT ®Çu ra ®­îc gi¶m trõ Cã TK 111, 112... - Tr­êng hîp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i. Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i lµ sè hµng b¸n cho bªn mua, bÞ bªn mua tr¶ l¹i do hµng ho¸ kh«ng ®óng quy c¸ch phÈm chÊt hoÆc vi ph¹m c¸c cam kÕt theo hîp ®ång. Khi ph¸t sinh hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, doanh nghiÖp tr¶ l¹i tiÒn cho bªn mua hoÆc khÊu trõ sè tiÒn bªn mua ph¶i tr¶, kÕ to¸n ghi: Nî TK 531 Nî TK 3331 Cã TK 111,112,131 - NhËp kho sè hµng bÞ tr¶ l¹i theo trÞ gi¸ mua thùc tÕ, kÕ to¸n ghi: Nî TK 156 Cã TK 632 -C¸c bót to¸n cuèi kú: + Cuèi kú kÕt chuyÓn sè tiÒn gi¶m gi¸ sang Tµi kho¶n 511, kÕ to¸n ghi: Nî TK 511 Cã TK 532 + Cuèi kú kÕt chuyÓn toµn bé sè tiÒn theo gi¸ b¸n bÞ tr¶ l¹i sang Tµi kho¶n 511, kÕ to¸n ghi: Nî TK 511 Cã TK 531 +§èi víi hµng ho¸ ,dÞch vô chÞu thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt kÕ to¸n x¸c ®Þnh sè thuÕ tiªu thô ®Æc biÖt ph¶i nép Nî TK 511 Cã TK 3332 + KÕt chuyÓn doanh thu thuÇn sang Tµi kho¶n kÕt qu¶ Nî TK 511 Cã TK 911 + KÕt chuyÓn toµn bé trÞ gi¸ vèn cña hµng b¸n sang Tµi kho¶n kÕt qu¶ Nî TK 911 Cã TK 632 + KhÊu trõ thuÕ ®Çu ra vµ thuÕ ®Çu vµo Nî TK 3331 Cã TK 133 + Sau khi khÊu trõ thuÕ ®Çu vµo vµ thuÕ ®Çu ra, kÕ to¸n x¸c ®Þnh sè thuÕ GTGT cßn ph¶i nép , khi nép cho NSNN kÕ to¸n ghi: Nî TK 3331 Cã TK 111, 112 B¸n bu«n qua kho theo h×nh thøc chuyÓn hµng -Khi xuÊt kho hµng ho¸ chuyÓn ®Õn cho bªn mua, kÕ to¸n ghi: Nî TK 157 Cã TK 156 -Khi hµng ho¸ göi ®i ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô, kh¸ch hµng chÊp nhËn thanh to¸n toµn bé hoÆc mét phÇn tiÒn mua hµng. Ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 111, 112, 131 Tæng gi¸ thanh to¸n Cã TK 511 Doanh thu b¸n -gi¸ ch­a cã thuÕ Cã TK 3331 ThuÕ GTGT ®Çu ra Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ mua cña hµng ®· tiªu thô: Nî TK 632 Gi¸ vèn hµng b¸n Cã TK 157 Hµng göi ®i b¸n -Tr­êng hîp b¸n hµng cã bao b× ®i kÌm hµng ho¸ tÝnh gi¸ riªng, khi xuÊt kho b¸n hµng ph¶i xuÊt bé phËn bao b× ®ã ra khái kho. Nî TK 1388 Ph¶i thu kh¸c Cã TK 1532 TrÞ gi¸ cña bao b× lu©n chuyÓn Cã TK 133 ThuÕ GTGT cña bao b× -Khi ph¸t sinh c¸c kho¶n chi phÝ vËn chuyÓn bèc xÕp hµng ho¸ mµ theo hîp ®ång bªn b¸n ph¶i chÞu, kÕ to¸n ghi: Nî TK 641 Chi phÝ b¸n hµng Cã TK 111, 112 -NÕu ph¸t sinh c¸c chi phÝ göi hµng ®i b¸n mµ theo hîp ®ång bªn mua ph¶i chÞu. Nî TK 1388 Cã TK 111, 112 -Khi nhËn ®­îc tiÒn cña bªn mua thanh to¸n hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n tiÒn bao b×, chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì , kÕ to¸n ghi: Nî TK 111,112,131 Cã TK 1388 Cã TK 3331 -Tr­êng hîp hµng chuyÓn b¸n ch­a x¸c ®Þnh lµ tiªu thô ph¸t sinh thiÕu, tæn thÊt. Ch­a râ nguyªn nh©n(theo hîp ®ång bªn b¸n chÞu) Nî TK 138 Cã TK 157 X¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nh©n NÕu h¹ch to¸n vµo chi phÝ , kÕ to¸n ghi: Nî TK 641 Chi phÝ b¸n hµng Nî TK 821 Chi phÝ bÊt th­êng Cã TK 1381 Ph¶i thu kh¸c NÕu quy ®­îc tr¸ch nhiÖm, b¾t båi th­êng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 1388 Cã TK 138 Cã TK 1331 - Tr­êng hîp hµng ho¸ chuyÓn b¸n ®· ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô, ph¸t sinh thiÕu, tæn thÊt ch­a cã nguyªn nh©n, nh­ng theo hîp ®ång bªn b¸n chÞu, kÕ to¸n ghi: + Ph¶n ¸nh sè tiÒn tr¶ l¹i bªn mua hoÆc sè tiÒn bªn mua ph¶i tr¶ Nî TK 531 Nî TK 3331 Cã TK 111, 112, 131 +Ph¶n ¸nh trÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng thiÕu, tæn thÊt Nî TK 1381 Cã TK 632 Khi x¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nh©n thiÕu, tæn thÊt hµng ho¸ . NÕu h¹ch to¸n vµo chi phÝ ,kÕ to¸n ghi: Nî TK 641 Chi phÝ b¸n hµng Nî TK 821 Chi phÝ bÊt th­êng Cã TK 138 Ph¶i thu kh¸c (1381) NÕu quy ®­îc tr¸ch nhiÖm b¾t båi th­êng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 138 (1388) Cã TK 138 (1381) Cã TK 133 (1331) - Tr­êng hîp hµng chuyÓn b¸n ph¸t sinh hµng thõa , kÕ to¸n ghi: Nî TK 157 Cã TK 338(3381) Khi x¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nh©n thõa hµng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 338 Cã TK 156 Cã TK 721 Tr­êng hîp b¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng cã tham gia thanh to¸n -Khi chuyÓn hµng cho kh¸ch hµng tõ kho ng­êi cung cÊp Nî TK 157 TrÞ gi¸ l« hµng Nî TK 133 ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ Cã TK 111, 112, 331 Tæng gÝa thanh to¸n -Khi ng­êi mua nhËn ®­îc hµng vµ chÊp nhËn thanh to¸n Nî TK 111, 112, 131 TrÞ gi¸ thanh to¸n Cã TK 511 TrÞ gi¸ b¸n cña hµng ho¸ Cã TK 3331 ThuÕ GTGT ®Çu ra -§ång thêi x¸c ®Þnh trÞ gi¸ mua thùc tÕ cña hµng ®· tiªu thô Nî TK 632 Cã TK 157 Tr­êng hîp b¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng kh«ng tham gia thanh to¸n KÕ to¸n chØ theo dâi sè hoa hång ®­îc h­ëng vµ c¸c chi phÝ liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh tiªu thô: chi phÝ m«i giíi, chi phÝ giao dÞch... -Ph¶n ¸nh sè hoa hång ®­îc h­ëng Nî TK 111, 112, 131 Cã TK 511 Cã TK 3331 - C¸c kho¶n chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh b¸n hµng Nî TK 641 Cã TK 111, 112 -C¸c bót to¸n cuèi kú t­¬ng tù nh­ tr­êng hîp trªn * B¸n lÎ hµng ho¸ - Hµng ngµy c¨n cø vµo b¸o c¸o b¸n hµng , giÊy nép tiÒn cña bé phËn b¸n lÎ, kÕ to¸n ghi: Nî TK 111, 112 Sè tiÒn thanh to¸n Cã TK 511 Doanh thu thùc tÕ Cã TK 3331 ThuÕ GTGT ®Çu ra - Tr­êng hîp ng­êi b¸n nép thiÕu tiÒn b¸n hµng so víi doanh thu vµ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kho¶n nép thiÕu. Nî TK 111 TiÒn mÆt Nî TK 1388 C¸ nh©n ph¶i båi th­êng Nî TK 1381 Sè thiÕu chê xö lý Cã TK 511 Doanh thu b¸n hµng ch­a cã thuÕ Cã TK 3331 ThuÕ GTGT ph¶i nép - Tr­êng hîp ng­êi b¸n nép thõa tiÒn b¸n hµng. Doanh thu b¸n hµng ph¶n ¸nh theo gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n, sè tiÒn thõa ghi vµo thu nhËp bÊt th­êng cña doanh nghiÖp. Nî TK 111 Cã TK 721 - Cuèi kú x¸c ®Þnh gi¸ vèn hµng b¸n Nî TK 632 Cã TK 156 * B¸n hµng theo h×nh thøc ®¹i lý B¸n hµng theo h×nh thøc ®¹i lý lµ h×nh thøc doanh nghiÖp th­¬ng m¹i xuÊt hµng ho¸ nhê b¸n hé th«ng qua ®¹i lý, ký göi hoÆc nhËn hµng ®¹i lý cña doanh nghiÖp kh¸c ®Ó b¸n hé. T¹i ®¬n vÞ giao ®¹i lý Khi xuÊt kho hµng ho¸ chuyÓn giao cho bªn nhËn ®¹i lý, kÕ to¸n ghi: Nî TK 157 Hµng göi ®i b¸n Cã TK 156 Hµng ho¸ Khi mua hµng chuyÓn th¼ng giao cho bªn nhËn ®¹i lý, kÕ to¸n ghi: Nî TK 157 Nî TK 133 Cã TK 111, 112, 331 Khi ph¸t sinh chi phÝ bao b× cña hµng b¸n ®¹i lý Nî TK 1388 Cã TK 153, 111, 112, 331 Khi hµng göi ®¹i lý x¸c ®Þnh lµ tiªu thô TH1: Bãc t¸ch lu«n phÇn hoa hång ph¶i tr¶ +Khi quyÕt to¸n víi bªn nhËn ®¹i lý kÕ to¸n bãc t¸ch lu«n phÇn hoa hång ph¶i tr¶ vµ ®­a vµo chi phÝ b¸n hµng. Nî TK 111, 112, 131 Sè tiÒn ph¶i tr¶ ( Gi¸ b¸n – Hoa hång) Nî TK 641 Hoa hång Cã TK 511 TrÞ gi¸ hµng b¸n Cã TK 3331 ThuÕ GTGT ®Çu ra + Ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng b¸n Nî TK 632 Cã TK 157 + C¸c bót to¸n cuèi kú h¹ch to¸n t­¬ng tù nh­ tr­êng hîp trªn. TH2: H¹ch to¸n riªng biÖt tiÒn b¸n hµng víi hoa hång göi ®¹i lý +Khi bªn nhËn ®¹i lý thanh to¸n hoÆc chÊp nhËn thanh to¸n sè tiÒn hµng víi bªn nhËn ®¹i lý Nî TK 111,112, 331 Cã TK 511 Cã TK 3331 +Khi thanh quyÕt to¸n x¸c ®Þnh sè hoa hång ph¶i tr¶ Nî TK 641 Cã TK 111, 112, 131 T¹i ®¬n vÞ nhËn b¸n hµng ®¹i lý, ký göi + Khi nhËn hµng c¨n cø vµo gi¸ ghi trong hîp ®ång, kÕ to¸n ghi: Nî TK 003 Hµng ho¸ nhËn b¸n hé, nhËn ký göi +Khi b¸n ®­îc hµng nhËn ®¹i lý doanh nghiÖp ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng nhËn ®¹i lý ký göi b»ng kho¶n hoa hång vµ sè tiÒn ph¶i tr¶ cho bªn göi ®aÞ lý, kÕ to¸n ghi: Nî TK 111, 112, 131 Gi¸ b¸n hµng ho¸ Cã TK 511 Hoa hång Cã TK 331 Gi¸ b¸n – Hoa hång +§ång thêi ghi gi¶m hµng nhËn ®¹i lý ®· b¸n: Cã TK 003 +Khi tr¶ cho bªn giao ®¹i lý Nî TK 331 Cã TK 111, 112, 131 + Khi ph¸t sinh chi phÝ b¸n hµng mµ bªn nhËn ®¹i lý chÞu, kÕ to¸n ghi: Nî TK 641 Chi phÝ b¸n hµng Cã TK 111, 112, 131 * KÕ to¸n b¸n hµng tr¶ gãp -Khi xuÊt kho hµng ho¸ ra b¸n tr¶ gãp Nî TK 632 Cã TK 156 -Ph¶n ¸nh doanh thu theo gi¸ b¸n th«ng th­êng t¹i thêi ®iÓm xuÊt hµng cho bªn mua , kÕ to¸n ghi: Nî TK 111, 112 Sè tiÒn thu lÇn ®Çu Nî TK 131 Sè tiÒn cßn ph¶i thu Cã TK 511 Gi¸ b¸n ch­a cã thuÕ GTGT Cã TK 3331 ThuÕ GTGT ®Çu vµo -Ph¶n ¸nh sè tiÒn l·i ph¶i thu cña kh¸ch hµng v× tr¶ chËm Nî TK 131 Cã TK 711 -Khi thu ®­îc tiÒn cña ng­êi mua ë nh÷ng kú sau Nî TK 111, 112 Cã TK 131 * KÕ to¸n b¸n hµng néi bé. NghiÖp vô b¸n hµng néi bé ph¸t sinh ë nh÷ng doanh nghiÖp cã ph©n cÊp qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh néi bé. C¸c ®¬n vÞ phô thuéc doanh nghiÖp ®Òu cã tæ chøc kÕ to¸n riªng vµ tÝnh lç l·i riªng . Hµng ho¸ chuyÓn tõ doanh nghiÖp cho c¸c ®¬n vÞ phô thuéc hoÆc hµng ho¸ gi÷a c¸c ®¬n vÞ phô thuéc giao cho nhau kh«ng tÝnh theo gi¸ vèn thùc tÕ cña hµng mua vµo mµ tÝnh theo gi¸ b¸n néi bé lµ gi¸ giao dÞch néi bé do doanh nghiÖp tù x©y dùng . -Ph¶n ¸nh doanh thu gi÷a c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn trong cïng C«ng ty , kÕ to¸n ghi: Nî TK 111, 112 Nî TK 136(1368) Cã TK 512 Cã TK 3331 -Ph¶n ¸nh gi¸ vèn cña hµng b¸n néi bé Nî TK 632 Cã TK 156 -Khi ph¸t sinh c¸c kho¶n gi¶m gi¸ , hµng b¸n tr¶ l¹i doanh nghiÖp h¹ch to¸n t­¬ng tù kÕ to¸n b¸n hµng. -Cuèi kú kÕt chuyÓn c¸c kho¶n gi¶m gi¸ hµng b¸n, hµng b¸n tr¶ l¹i. Nî TK 512 Doanh thu b¸n hµng néi bé Cã TK 531 Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i Cã TK 532 Gi¶m gi¸ hµng b¸n -KÕt chuyÓn doanh thu b¸n hµng néi bé Nî TK 512 Cã TK 911 *KÕ to¸n b¸n hµng theo ph­¬ng thøc ®æi hµng -Khi xuÊt hµng , kÕ to¸n ghi: +Gi¸ vèn cña hµng xuÊt b¸n Nî TK 632 Cã TK 156 +Doanh thu b¸n hµng Nî TK 131 Cã TK 511 Cã TK 3331 -Khi nhËn hµng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 156 Nî TK 133 Cã TK 131 b) T¹i c¸c doanh nghiÖp ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn, tÝnh thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp. -Khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô b¸n hµng c¨n cø vµo chøng tõ, kÕ to¸n ghi: Nî TK 111, 112, 131 Cã TK 511 (Gåm c¶ thuÕ GTGT ®Çu ra) §ång thêi kÕt chuyÓn gi¸ vèn cña hµng ®· b¸n Nî TK 632 Cã TK 156, 157, 111, 112 - Trong qu¸ tr×nh b¸n hµng khi ph¸t sinh c¸c tr­êng hîp bÊt th­êng nh­: Gi¶m gi¸, chiÕt khÊu, hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i kÕ to¸n còng h¹ch to¸n t­¬ng tù nh­ trªn vµo c¸c Tµi kho¶n 811, 531, 532 nh­ng kh«ng liªn quan ®Õn thuÕ GTGT. -Khi tÝnh thuÕ GTGT ph¶i nép theo c«ng thøc: ThuÕ GTGT = (Gi¸ b¸n - Gi¸ mua) x ThuÕ suÊt thuÕ GTGT KÕ to¸n ghi: Nî TK 642 Cã TK 3331 ThuÕ GTGT ph¶i nép - Khi nép thuÕ ghi: Nî TK 3331 Cã TK 111, 112 c) H¹ch to¸n nghiÖp vô tiªu thô hµng ho¸ t¹i doanh nghiÖp th­¬ng m¹i ¸p dông ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. -§Çu kú kÕ to¸n kÕt chuyÓn gi¸ trÞ hµng ho¸ tån kho ®Çu kú hoÆc hµng ho¸ göi ®i cho kh¸ch hµng nh­ng ch­a ®­îc chÊp nhËn thanh to¸n. Nî TK 611 Cã TK 157 Cã TK 156 Cã TK 151 -Khi ho¹t ®éng b¸n hµng ®­îc thùc hiÖn, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n chøng tõ, kÕ to¸n ghi nhËn bót to¸n doanh thu vµo c¸c tµi kho¶n 511, 512. -C¸c tr­êng hîp bÊt th­êng trong kh©u b¸n, kÕ to¸n thuÕ GTGT ph¶i nép, kÕ to¸n doanh thu thuÇn ®­îc h¹ch to¸n t­¬ng tù nh­ ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. - Cuèi kú kÕt chuyÓn trÞ gi¸ trÞ gi¸ hµng ho¸ tån kho, trÞ gi¸ hµng ho¸ ®· göi b¸n nh­ng ch­a ®­îc coi lµ tiªu thô, kÕ to¸n ghi: Nî TK 157 Nî TK 156 Nî TK 151 Cã TK 611 3. Tæ chøc viÖc vËn dông sæ s¸ch kÕ to¸n. Yªu cÇu qu¶n lý kinh tÕ trong c¸c ®¬n vÞ kinh doanh kh«ng nh÷ng cÇn cã nh÷ng tµi liÖu tæng hîp theo tõng ®èi t­îng kÕ to¸n mµ trong nhiÒu tr­êng hîp cÇn cã nh÷ng tµi liÖu chi tiÕt, tØ mØ h¬n ®Ó cã thÓ kiÓm tra, gi¸m s¸t t×nh h×nh hiÖn cã còng nh­ sù vËn ®éng cña c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n ®ã. §Ó ghi chÐp, hÖ thèng ho¸ th«ng tin kÕ to¸n, doanh nghiÖp ph¶i ¸p dông mét h×nh thøc kÕ to¸n nhÊt ®Þnh, phï hîp víi ®Æc ®iÓm, quy m« ho¹t ®éng s¶n xuÊt , kinh doanh cña doanh nghiÖp vµ tr×nh ®é cña ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n hiÖn cã. H×nh thøc kÕ to¸n lµ tæ chøc hÖ thèng sæ kÕ to¸n bao gåm c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n cô thÓ, kÕt cÊu c¸c lo¹i sæ, mÉu sæ, mèi quan hÖ gi÷a c¸c mÉu sæ kÕ to¸n, tr×nh tù ghi sæ, c¸ch kiÓm tra tÝnh chÝnh x¸c cña viÖc ghi sæ...nh»m hÖ thèng ho¸ toµn bé th«ng tin kÕ to¸n tõ c¸c chøng tõ kÕ to¸n ®Ó lËp ®­îc c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n ®Þnh kú. Cã nhiÒu h×nh thøc kÕ to¸n kh¸c nhau nh­: H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký- Sæ c¸i, h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung, h×nh thøc kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ, h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ. Lùa chän h×nh thøc kÕ to¸n nµo lµ tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm kinh doanh cña tõng doanh nghiÖp. * Doanh nghiÖp sö dông h×nh thøc chung. §Æc tr­ng c¬ b¶n cña h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung lµ tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh ®Òu ®­îc ghi vµo sæ NhËt ký chung theo tr×nh tù thêi gian ph¸t sinh vµ ®Þnh kho¶n kÕ to¸n cña nghiÖp vô ®ã, sau ®ã lÊy sè liÖu trªn c¸c sæ NhËt ký ®Ó ghi sæ c¸i theo tõng nghiÖp vô ph¸t sinh. H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung gåm cã c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n sau: -Sæ nhËt ký chung - Sæ c¸i - C¸c sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt - C¸c nhËt ký c¬ b¶n ®­îc sö dông ®Ó h¹ch to¸n kÕ to¸n nghiÖp vô b¸n hµng : + NhËt ký thu tiÒn ( dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô thu tiÒn) + NhËt ký chi tiÒn ( dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô chi tiÒn) + NhËt ký b¸n hµng Ngoµi ra cßn sö dông sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 156, 157, 632, 511, 512, 531, 532, 911, 333 ®Ó ph¶n ¸nh nghiÖp vô b¸n hµng . * Doanh nghiÖp sö dông h×nh thøc NhËt ký chøng tõ. Nguyªn t¾c c¬ b¶n cña h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ: - TËp hîp vµ hÖ thèng ho¸ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo bªn Cã cña c¸c tµi kho¶n kÕt hîp víi viÖc ph©n tÝch c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®ã theo c¸c tµi kho¶n ®èi øng Nî. -KÕt hîp chÆt chÏ viÖc ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tr×nh tù thêi gian víi viÖc hÖ thèng ho¸ c¸c nghiÖp vô theo néi dung kinh tÕ ( theo tµi kho¶n) - KÕt hîp réng r·i viÖc h¹ch to¸n tæng hîp víi h¹ch to¸n chi tiÕt trªn cïng mét sæ kÕ to¸n vµ trong cïng mét qu¸ tr×nh ghi chÐp. - Sö dông c¸c mÉu sæ in s½n c¸c quan hÖ ®èi øng tµi kho¶n, chØ tiªu qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh vµ lËp B¸o c¸o tµi chinh. H×nh thøc NhËt ký chøng tõ gåm cã c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n sau: - NhËt ký chøng tõ lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh theo vÕ Cã cña c¸c tµi kho¶n. Mét nhËt ký chøng tõ cã thÓ më cho mét tµi kho¶n hoÆc cã thÓ më cho mét sè tµi kho¶n cã néi dung kinh tÕ gièng nhau hoÆc cã quan hÖ ®èi øng mËt thiÕt víi nhau. (Trong h×nh thøc NhËt ký chøng tõ cã 10 NhËt ký chøng tõ ®­îc ®¸nh sè tõ NKCT sè 1 ®Õn NKCT sè 10) -B¶ng kª : Trong h×nh thøc nhËt ký chøng tõ cã 10 b¶ng kª ®­îc ®¸nh sè thø tù tõ b¶ng kª sè 1 ®Õn b¶ng kª sè 11( kh«ng cã b¶ng kª sè 7). B¶ng kª ®­îc sö dông trong nh÷ng tr­êng hîp khi c¸c chØ tiªu h¹ch to¸n chi tiÕt cña mét sè tµi kho¶n kh«ng thÓ kÕt hîp ph¶n ¸nh trùc tiÕp trªn NhËt ký chøng tõ ®­îc. - Sæ c¸i - Sæ hoÆc thÎ kÕ to¸n chi tiÕt . Trong h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ c¸c doanh nghiÖp cã thÓ më c¸c sæ, thÎ chi tiÕt theo mÉu ®· h­íng dÉn. Trong ®ã b¾t buéc ph¶i më c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt sau ®Ó lµm c¨n cø ghi vµo c¸c b¶ng kª vµ NhËt ký chøng tõ cã liªn quan lµ: - Sæ chi tiÕt dïng chung cho c¸c tµi kho¶n(dïng cho c¸c tµi kho¶n 532, 531, 632, 711, 721, 811, 821, 911, 128, 129, 139, 411, 412, 413, 415, 421, 431, 441, 451, 461, 641, 642) - Sæ theo dâi thanh to¸n (dïng cho c¸c tµi kho¶n 131, 136, 138, 141, 144, 222, 244, 331, 333, 336, 344) - Sæ chi tiÕt ®Çu t­ chøng kho¸n( dïng cho c¸c tµi kho¶n 121, 221) - Sæ chi tiÕt tiªu thô (dïng cho c¸c tµi kho¶n 511, 512) Cô thÓ trong h×nh thøc NhËt ký chøng tõ th­êng sö dông c¸c sæ s¸ch sau ®Ó ph¶n ¸nh nghiÖp vô b¸n hµng. + NhËt ký chøng tõ sè1(ghi cã Tµi kho¶n 111- TiÒn mÆt) + NhËt ký chøng tõ sè 2 ( ghi cã Tµi kho¶n 112- tiÒn göi ng©n hµng ) + NhËt ký chøng tõ sè 3 ( ghi cã Tµi kho¶n 113- TiÒn ®ang chuyÓn) + NhËt ký chøng tõ sè 8 ( ghi cã c¸c Tµi kho¶n 156,157, 131, 521...) + C¸c b¶ng kª sè 8 ( theo dâi nhËp, xuÊt, tån kho), sè 10 (theo dâi hµng göi ®i b¸n ), sè 11( theo dâi ph¶i thu kh¸ch hµng) + Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 156, 157, 632, 3331... + C¸c sæ chi tiÕt b¸n hµng, theo dâi thanh to¸n víi ng­êi mua, ng­êi b¸n.. + Sæ theo dâi thuÕ GTGT ( mÉu S01 – DN) + Sæ chi tiÕt thuÕ GTGT ®­îc hoµn l¹i ( mÉu S02– DN ) + Sæ chi tiÕt thuÕ GTGT ®­îc miÔn gi¶m ( mÉu S03– DN ) * H×nh thøc NhËt ký- sæ c¸i §Æc tr­ng c¬ b¶n cña h×nh thøc NhËt ký- sæ c¸i lµ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc kÕt hîp ghi chÐp theo tr×nh tù thêi gian vµ theo néi dung kinh tÕ ( theo tµi kho¶n kÕ to¸n) trªn cïng mét quyÓn sæ tæng hîp duy nhÊt lµ NhËt ký- Sæ C¸i. C¨n cø ®Ó ghi vµo sæ NhËt ký- Sæ C¸i lµ c¸c chøng tõ gèc hoÆc b¶ng tæng hîp c¸c chøng tõ gèc. C¸c lo¹i sæ sö dông trong h×nh thøc NhËt ký- Sæ C¸i. - NhËt ký sæ c¸i - C¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt. Trong h×nh thøc NhËt ký- Sæ C¸i cã c¸c sæ vµ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt chñ yÕu sau ®Ó ph¶n ¸nh nghiÖp vô b¸n hµng. + Sæ chi tiÕt s¶n phÈm, vËt liÖu, hµng ho¸ + ThÎ kho + Sæ chi phÝ s¶n xuÊt , kinh doanh + Sæ chi phÝ tr¶ tr­íc, chi phÝ ph¶i tr¶ + Sæ chi tiÕt tiÒn göi, tiÒn vay + Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n, ng­êi mua, víi ng©n s¸ch nhµ n­íc, néi bé + Sæ chi tiÕt tiªu thô *H×nh thøc chøng tõ ghi sæ §Æc tr­ng c¬ b¶n cña h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ: c¨n cø trùc tiÕp ®Ó ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp lµ “Chøng tõ ghi sæ”. ViÖc ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp bao gåm: - Ghi theo tr×nh tù thêi gian trªn sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ - Ghi theo néidung kinh tÕ trªn sæ c¸i Chøng tõ ghi sæ do kÕ to¸n lËp trªn c¬ së chøng tõ gèc hoÆc b¶ng tæng hîp c¸c chøng tõ gèc cïng lo¹i, cã cïng néi dung kinh tÕ . C¸c lo¹i sæ sö dông trong h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ - Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ - Sæ c¸i - C¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt III. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn kÕ to¸n b¸n hµng t¹i c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. 1 . Sù cÇn thiÕt cña viÖc hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô b¸n hµng trong c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. Nh÷ng n¨m qua, chóng ta ®· nç lùc v­ît bËc ®Ó chuyÓn ®æi nÒn tµi chÝnh tËp trung, quan liªu , bao cÊp sang mét nÒn tµi chÝnh phï hîp víi c¬ chÕ thÞ tr­êng theo con ®­êng XHCN cã sù qu¶n lý cña nhµ n­íc. GÇn ®©y t×nh h×nh kinh tÕ x· héi ®· cã nhiÒu thay ®æi. N­íc ta trë thµnh thµnh viªn chÝnh thøc cña khèi ASEAN. Quan hÖ kinh tÕ bu«n b¸n gi÷a n­íc ta víi c¸c n­íc trªn thÕ giíi ngµy cµng ph¸t triÓn. Nhµ n­íc ta còng ®· ban hµnh, söa ®æi bæ sung nhiÒu chÝnh s¸ch vÒ kinh tÕ tµi chÝnh nh­: ThuÕ GTGT, thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp ... HÖ thèng chÕ ®é kÕ to¸n doanh nghiÖp ban hµnh mang tÝnh th«ng lÖ, chuÈn mùc cña quèc tÕ vÒ kÕ to¸n. Trong qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi, c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng trong c¸c doanh nghiÖp thùc tiÔn cho thÊy mét sè thµnh t­ô to lín: th©m hôt ng©n s¸ch ®­îc gi¶m ®i ®¸ng kÓ, tÝch luü néi bé nÒn kinh tÕ t¨ng lªn, kinh tÕ t¨ng tr­ëng liªn tôc, l¹m ph¸t bÞ ®Èy lïi vµ kiÓm so¸t ë møc xÊp xØ 1 con sè. Song khuyÕt ®iÓm, thiÕu sãt tån t¹i trong lÜnh vùc tµi chÝnh, kÕ to¸n còng kh«ng nhá. Mäi khuyÕt ®iÓm yÕu kÐm trong tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n dÉn ®Õn tr× trÖ trong c«ng t¸c kÕ to¸n vµ kh«ng thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô kÕ to¸n kh«ng ®¶m b¶o cung cÊp nh÷ng th«ng tin, sè liÖu kÞp thêi chÝnh x¸c cho l·nh ®¹o, kh«ng gi¸m ®èc ®­îc t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kinh tÕ tµi chÝnh, t¹o khe hë trong qu¶n lý tõ ®ã ph¸t sinh tiªu cùc trong kinh doanh, trong b¶o vÖ tµi s¶n qu¶n lý tiÒn vèn. §Ó ®¸p øng tèt h¬n cho yªu cÇu qu¶n lý kinh tÕ nãi chung còng nh­ ngµnh th­¬ng m¹i dÞch vô nãi riªng ®ßi hái ph¶i c¶i tiÕn, hoµn thiÖn c¸c c«ng cô qu¶n lý trong ®ã mét c«ng cô qu¶n lý quan träng cña qu¶n lý kinh tÕ lµ kÕ to¸n. ViÖc ®æi míi hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n, tµi chÝnh nãi chung còng nh­ sù ®æi míi vµ hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nghiÖp vô b¸n hµng ®Ó phï hîp vµ ®¸p øng ®Çy ®ñ kÞp thêi trong qu¶n lý kinh doanh hiÖn nay lµ ®iÒu hÕt søc cÇn thiÕt ®èi víi doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng , ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn cÇn tæ chøc tèt nghiÖp vô b¸n hµng nhÊt lµ tæ chøc tèt kh©u kÕ to¸n ho¹t ®éng b¸n hµng , bëi nã lµ “kh©u cuèi cïng trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp th­¬ng m¹i”. 2. Néi dung cña viÖc hoµn thiÖn kÕ to¸n nghiÖp vô b¸n hµng trong c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. 2-1 Hoµn thiÖn h¹ch to¸n ban ®Çu C¨n cø vµo hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n ban ®Çu do Bé tµi chÝnh ban hµnh, c¨n cø vµo néi dung kinh tÕ cña c¸c ho¹t ®éng trong doanh nghiÖp vµ yªu cÇu qu¶n lý cña ®¬n vÞ, doanh nghiÖp lùa chän mÉu chøng tõ ban ®Çu cho phï hîp víi qui ®Þnh. Doanh nghiÖp ph¶i x©y dùng con ®­êng vËn ®éng cña chøng tõ mét c¸ch khoa häc, hîp lý t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc tæng hîp sè liÖu vµ ghi sæ kÕ to¸n. H­íng dÉn qui ®Þnh viÖc ghi chÐp vµo c¸c mÉu chøng tõ râ rµng, ®Çy ®ñ nh­ theo h­íng dÉn cña bé tµi chÝnh. 2-2 VËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ®Ó ph¶n ¸nh nghiÖp vô b¸n hµng . C¨n cø vµo hÖ thèng tµi kho¶n míi do Bé tµi chÝnh ban hµnh, c¸c doanh nghiÖp tuú thuéc vµo t×nh h×nh thùc tÕ, ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, c¸c ph­¬ng thøc b¸n hµng mµ doanh nghiÖp hiÖn ®ang sö dông ®Ó nghiªn cøu, vËn dông c¸c tµi kho¶n cÇn thiÕt vµo h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô b¸n hµng cho phï hîp, sao cho viÖc h¹ch to¸n lu«n lu«n b¸m s¸t t×nh h×nh thùc tÕ, ®¸p øng ®­îc yªu cÇu qu¶n lý kinh tÕ cña nhµ n­íc vµ cña ®¬n vÞ ®Ò ra. 2-3 Tæ chøc khoa häc hÖ thèng sæ kÕ to¸n §Ó tæ chøc khoa häc hÖ thèng sæ kÕ to¸n, c¸c doanh nghiÖp ph¶i c¨n cø vµo qui m«, ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh , tr×nh ®é nghiÖp vô cña ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n, h×nh thøc kÕ to¸n ®ang ®­îc ¸p dông ®Ó x¸c ®Þnh sè l­îng, mÉu sæ, kÕt cÊu c¸c lo¹i sæ, tr×nh tù ph­¬ng ph¸p ghi chÐp tõng lo¹i sæ, mèi quan hÖ gi÷a c¸c lo¹i sæ cho phï hîp víi ®¬n vÞ m×nh. Ngoµi ra tr×nh tù lu©n chuyÓn cña c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n trong doanh nghiÖp còng cÇn ph¶i ®­îc thiÕt lËp mét c¸ch khoa häc hîp lý tr¸nh t×nh tr¹ng lu©n chuyÓn vßng vÌo, ghi chÐp trïng lÆp. 2-4 øng dông tiÕn bé khoa häc vµo c«ng t¸c kÕ to¸n. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y khoa häc kü thuËt ®· ph¸t triÓn kh«ng ngõng, nhiÒu c«ng nghÖ cao ®· ®­îc phæ biÕn ¸p dông trong c¸c lÜnh vùc cña ®êi sèng x· héi, ®Æc biÖt lµ viÖc sö dông m¸y vi tÝnh vµo ho¹t ®éng v¨n phßng. Ngµy nay kü thuËt vi tÝnh kh«ng ®¬n thuÇn chØ lµ viÖc thay m¸y ch÷ trong c¸c ho¹t ®éng v¨n phßng mµ cßn ®· cã sù ra ®êi cña mét lo¹t c¸c phÇn mÒm cã kh¶ n¨ng phôc vô ®¾c lùc cho c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n. -¦u ®iÓm: ViÖc ¸p dông KHKT vµo c«ng t¸c kÕ to¸n sÏ lµm gi¶m bít mét phÇn sù vÊt v¶ c¨ng th¼ng cho c¸c nh©n viªn kÕ to¸n, n©ng cao kh¶ n¨ng tù ®éng ho¸, lµm gi¶m bít nhiÒu lçi to¸n häc, nh÷ng nhÇm lÉn dÔ m¾c ph¶i trong tÝnh to¸n, cho phÐp cËp nhËt th«ng tin nhanh nhËy liªn tôc, dÔ dµng kiÓm tra ®¸nh gi¸. - Nh­îc ®iÓm: MÆc dï vËy viÖc ¸p dông còng cã mét sè nh­îc ®iÓm ®ã lµ ®ßi hái ph¶i cã mét sù ®Çu t­ hîp lý vÒ c¬ së vËt chÊt, ®éi ngò nh©n viªn cã tr×nh ®é nghiÖp vô cao kh«ng chØ vÒ chuyªn m«n mµ cßn cÇn ph¶i am hiÓu c¶ vÒ KHKT. ViÖc ¸p dông c¸c thµnh tùu cña lÜnh vùc tin häc cßn cã mét sè lçi han chÕ vÒ chuyªn ngµnh nh­ sù ph¸ ho¹i cña c¸c virót, sù cè Y2K... dÔ lµm mÊt m¸t th«ng tin, sè liÖu chÝnh v× vËy cÇn thiÕt ph¶i cã sù l­u tr÷, b¶o qu¶n c¸c ho¸ ®¬n chøng tõ gèc ®Ó tiÖn kiÓm tra so s¸nh, ®èi chiÕu. 3. ý nghÜa cña viÖc hoµn thiÖn . Qu¸ tr×nh hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕt o¸n nghiÖp vô b¸n hµng sÏ t¹o ®iÒu kiÖn gióp kÕ to¸n dÔ dµng trong viÖc h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, n©ng cao ®­îc tÝnh ph¸p lý, tÝnh chÝnh x¸c cña th«ng tin kÕ to¸n, t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu, theo dâi kÞp thêi t×nh h×nh tiªu thô hµng ho¸ vµ tiÒn hµng, còng nh­ ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ chÝnh x¸c c«ng nî cho kh¸ch hµng, ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cung cÊp th«ng tin, qu¶n lý cho c¸c nhµ qu¶n lý kÞp thêi ph©n tÝch, ®¸nh gi¸, ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. Ch­¬ng II Thùc tr¹ng kÕ to¸n nghiÖp vô b¸n hµng ë C«ng ty Th­¬ng m¹i vµ DÞch vô tæng hîp Hµ Néi. I- §Æc ®iÓm tæ chøc kinh doanh ë C«ng ty * L­îc sö qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña ngµnh ngo¹i th­¬ng ViÖt Nam còng nh­ c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ ®èi ngo¹i , c¸c tæ chøc quèc tÕ quan hÖ víi ViÖt Nam ngµy cµng nhiÒu vµ ®Ó thùc hiÖn ®­êng lèi cña §¶ng lµ t¨ng nhanh xuÊt khÈu, më réng c¸c ho¹t ®éng thu ngo¹i tÖ cho ®Êt n­íc. Ngµy 23/3/1979, UBND TP Hµ Néi ban hµnh QuyÕt ®Þnh sè 1/97/Q§-CQ-UB thµnh lËp cöa hµng Quèc tÕ Gi¶ng Vâ ( gäi t¾t lµ Gi¶ng Vâ Intershop) ®Ó b¸n hµng thu ngo¹i tÖ phôc vô kh¸ch quèc tÕ vµ kh¸ch trong n­íc. §Ó tËp trung sù chØ ®¹o cña cÊp trªn vµ më réng quy m« ho¹t ®éng kinh doanh ngµy 8/12/1982 UBND TP Hµ Néi ban hµnh QuyÕt ®Þnh sè 4815/Q§-UB-TC thµnh lËp C«ng ty DÞch vô Ngo¹i th­¬ng Hµ Néi thay thÕ cöa hµng Interhop. Thêi kú tõ n¨m 1992 ®Õn nay, ®øng tr­íc sù c¹nh tranh quyÕt liÖt cña mäi thµnh phÇn kinh tÕ trªn thÞ tr­êng, C«ng ty ®· nhanh chãng chuyÓn h­íng kinh doanh, tæ chøc thùc hiÖn nh÷ng dÞch vô míi nh»m ®¹t hiÖu qu¶ cao trong ho¹t ®éng kinh doanh th­¬ng m¹i. Tr­íc t×nh h×nh ®ã ®Ó phï hîp víi c¬ chÕ míi, nhiÖm vô míi, c«ng ty ®· ®æi tªn thµnh C«ng ty th­¬ng m¹i vµ dÞch vô tæng hîp Hµ Néi theo QuyÕt ®Þnh sè 1189/Q§UB ngµy 28/5/1992 cña UBND TP Hµ Néi. Ho¹t ®éng qu¶n lý kinh doanh th­¬ng m¹i trong c¬ chÕ tr­êng, vÊn ®Ò c¬ cÊu tæ chøc lao ®éng qu¶n lý cã mét vai trß hÕt søc quan träng. Víi sù chØ ®¹o s¸t sao cña §¶ng uû, ban gi¸m ®èc vµ tinh thÇn ®oµn kÕt phÊn ®Êu cña tËp thÓ ¸n bé c«ng nh©n viªn, C«ng ty Th­¬ng m¹i vµ dÞch vô Tæng hîp Hµ Néi ®· x¸c ®Þnh ®óng h­íng vÞ trÝ cña m×nh. VËn dông c¬ chÕ míi C«ng ty ®· tiÕn hµnh tõng b­íc vµ ®ång bé c¸c biÖn ph¸p ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ trªn nhiÒu lÜnh vùc. C«ng ty cã trô së ®Æt t¹i C4 ®­êng Gi¶ng Vâ, quËn Ba §×nh Hµ Néi. Lµ C«ng ty h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp, tù chñ vÒ tµi chÝnh, cã t­ c¸ch ph¸p nh©n vµ cã con dÊu riªng. C«ng ty chÞu sù qu¶n lý Nhµ n­íc cña Uû ban Nh©n d©n TP Hµ Néi, qu¶n lý Nhµ n­íc vÒ chuyªn m«n, nghiÖp vô cña Bé Th­¬ng m¹i vµ c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña Nhµ n­íc. * §Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh Trong ®iÒu kiÖn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, m«i tr­êng ho¹t ®éng kinh doanh v« cïng phøc t¹p vµ s«i ®éng. Sù c¹nh tranh gi÷a c¸c thµnh phÇn kinh tÕ diÔn ra rÊt quyÕt liÖt vµ c¸c doanh nghiÖp ®Òu cã quyÒn b×nh ®¼ng tr­íc ph¸p luËt th× viÖc ®¶m b¶o th¾ng lîi trªn th­¬ng tr­êng ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh cã l·i ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i hÕt søc kh«n khÐo vµ linh ho¹t trong c¸c quyÕt ®Þnh kinh doanh vµ nhÊt lµ ph¸t huy hÕt thÕ m¹nh tiÒm n¨ng s½n cã cña m×nh. C«ng ty Th­¬ng m¹i vµ DÞch vô tæng hîp Hµ Néi lµ mét C«ng ty cã lÜnh vùc ho¹t ®éng kinh doanh réng lín. - XuÊt nhËp khÈu: C«ng ty thùc hiÖn nhËp khÈu vµ nhËp khÈu uû th¸c phôc vô cho kinh doanh cho C«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ kinh tÕ kh¸c gåm: Hµng l­¬ng thùc thùc phÈm ®å uèng Hµng t¹p phÈm vµ thiÕt bÞ v¨n phßng Hµng ®iÖn m¸y, ®iÖn l¹nh: ti vi, video, tñ l¹nh - C«ng ty liªn doanh liªn kÕt s¶n xuÊt gia c«ng vµ khai th¸c hµng néi ®Þa ®Ó b¸n víi c¸c thµnh phÇn kinh tÕ trong n­íc vµ ngoµi n­íc. - Tæ chøc kinh doanh b¸n bu«n, b¸n lÎ c¸c mÆt hµng ®a d¹ng, t­ liÖu s¶n xuÊt , t­ liÖu tiªu dïng phôc vô cho mäi ®èi t­îng Nh÷ng n¨m võa qua, víi sù cè g¾ng nç lùc hÕt søc m×nh cña ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn, C«ng ty ®· ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tùu ®¸ng kÓ trong kinh doanh , d­íi ®©y lµ mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh kÕt qu¶ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty tõ n¨m 1997-1999 §¬n vÞ : 1000 ® ChØ tiªu N¨m 1997 1998 1999 Doanh sè Lîi nhuËn Nép NSNN 66.983.604.777 441.410.736 10.129.705.935 84.597.098.439 521.769.713 13.475.179.474 87.370.103.767 542.831.801 15.868.270.585 Víi c¸c mÆt hµng vµ ngµnh nghÒ kinh doanh phong phó ®a d¹ng g¾n liÒn víi ®êi sèng, mÆc dï quy m« cña C«ng ty kh«ng lín nh­ng doanh thu l¹i t­¬ng ®èi lín. ChÝnh v× vËy hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nghiÖp vô b¸n hµng lu«n ®­îc ban l·nh ®¹o C«ng ty quan t©m. * Mét sè nÐt chÝnh vÒ bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty th­¬ng m¹i vµ DÞch vô tæng hîp Hµ Néi. C«ng ty lµ ®¬n vÞ cã t­ c¸ch ph¸p nh©n, ho¹t ®éng theo chÕ ®é kÕ to¸n kinh tÕ ®éc lËp. §Ó thùc hiÖn tèt c¸c nhiÖm vô ®­îc giao, bé m¸y tæ chøc qu¶n lý cña c«ng ty lu«n lu«n ®­îc ban l·nh ®¹o quan t©m, x©y dùng cñng cè , ®æi míi cho phï hîp víi ®Æc ®iÓm qu¶n lý vµ h¹ch to¸n kinh doanh cña C«ng ty nh»m khai th¸c cã hiÖu qu¶ mäi tiÒm n¨ng vµ thÕ m¹nh cña m×nh. Bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty ®­îc tæ chøc nh­ sau: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty : Gi¸m ®èc phã gi¸m ®èc phô tr¸ch hµnh chÝnh vµ dÞch vô phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh doanh th­¬ng m¹i Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng kÕ ho¹ch ®Çu t­ Phßng kho vËn Cöa hµng Gi¶ng Vâ Cöa hµng Trµng TiÒn Cöa hµng L·n ¤ng Cöa hµng May ®o Cöa hµng MiÔn thuÕ Cöa hµng ¨n uèng Nói Tróc Cöa hµng söa ch÷a xe m¸y XÝ nghiÖp giÆt lµ Cöa hµng ®iÖn tö d©n dông chi nh¸nh th­¬ng m¹i t¹i TP Hå ChÝ Minh Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh chÝnh Phßng KD I II III Quan hÖ chØ ®¹o Quan hÖ nghiÖp vô 1. Ban gi¸m ®èc: L·nh ®¹o C«ng ty lµ gi¸m ®èc C«ng ty do Nhµ N­íc bæ nhiÖm hoÆc miÔn nhiÖm . Gi¸m ®èc chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty tr­íc Nhµ N­íc vµ c¬ quan cÊp trªn. Ban gi¸m ®èc gåm 1 phã gi¸m ®èc vµ 2 phã gi¸m ®èc. Phã gi¸m ®èc do gi¸m ®èc ph©n c«ng bæ nhiÖm vµ miÔn nhiÖm. Phã gi¸m ®èc ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Ban gi¸m ®èc vµ Nhµ N­íc vÒ phÇn viÖc do m×nh phô tr¸ch ®iÒu hµnh. 2. C¸c phßng ban trùc thuéc: a) Phßng tæ chøc hµnh chÝnh – x©y dùng c¬ b¶n. -Tæ chøc c«ng t¸c c¸n bé, qu¶n lý hå s¬, x©y dùng kÕ ho¹ch lao ®éng, lËp kÕ ho¹ch vµ theo dâi kÕ ho¹ch tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng, ®Þnh møc lao ®éng BHL§, BHXH, ch¨m sãc søc khoÎ, ®µo t¹o c¸n bé c«ng nh©n viªn. - B¶o vÖ néi bé , thanh tra, b¶o vÖ c¬ quan xÝ nghiÖp thùc hiÖn c«ng t¸c an toµn, phßng gian, phßng ho¶ ho¹n. - Tæ chøc c«ng t¸c hµnh chÝnh qu¶n trÞ, v¨n th­, ®¸nh m¸y , lÔ t©n lao ®éng, söa ch÷a vµ x©y dùng nhµ cöa v¨n phßng, qu¶n lý c¸c tµi s¶n v¨n phßng c¬ quan. B) Phßng kÕ to¸n tµi vô: -Qu¶n lý tµi chÝnh tÝn dông theo chÕ ®é Nhµ N­íc, tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n thèng kª toµn c«ng ty theo ®iÒu lÖ kÕ to¸n thèng kª Nhµ N­íc vµ cÊp trªn quy ®Þnh. - LËp kÕ ho¹ch tµi chÝnh, vay vèn, tiÒn mÆt, tham gia c¸c ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt kinh doanh , hîp ®ång mua b¸n hµng ho¸. - Tæ chøc thanh to¸n, ph©n tÝch, tÝnh kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh . - LËp b¸o c¸o kÕ to¸n, thèng kª ®Þnh kú, tæ chøc c¸c mÆt vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh toµn C«ng ty . - X©y dùng vµ kiÓm tra thùc hiÖn quy chÕ qu¶n lý tµi chÝnh toµn C«ng ty . c) C¸c phßng nghiÖp vô ( Phßng kinh doanh I, II, III) gióp gi¸m ®èc trong lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, x©y dùng ph­¬ng h­íng, chiÕn l­îc ph¸t triÓn kinh doanh, t×m nguån hµng vµ thÞ tr­êng tiªu thô. d) Phßng kho vËn: giao nhËn vµ b¶o qu¶n hµng ho¸ cña C«ng ty e) C¸c cöa hµng: C«ng ty th­¬ng m¹i vµ dÞch vô tæng hîp Hµ Néi cã mét m¹ng l­íi c¸c cöa hµng b¸n bu«n b¸n lÎ vµ dÞch vô t¹i Hµ Néi vµ mét sè tØnh thµnh trong c¶ n­íc. - Cöa hµng quèc tÕ Gi¶ng Vâ - C4 Gi¶ng Vâ - Cöa hµng quèc tÕ Trµng TiÒn - 56 Trµng TiÒn - Cöa hµng TiÕn Thµnh - 48 Lª Th¸i Tæ - Cöa hµng L·n ¤ng - 26 L·n ¤ng - Mét sè cöa hµng t¹i Vòng Tµu, §µ N½ng, Qu¶ng Ninh, thµnh phè HCM Mçi cöa hµng cã mét cöa hµng tr­ëng, c¸c mËu dÞch viªn, nh©n viªn b¶o vÖ, kÕ to¸n vµ thñ quü. Mäi ho¹t ®éng cña c¸c cöa hµng vµ chÞu sù l·nh ®¹o trùc tiÕp cña Gi¸m ®èc c«ng ty . Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng hiÖn nay, c¬ cÊu tæ chøc cña mét C«ng ty cÇn ph¶i bè trÝ s¾p xÕp sao cho ®¶m b¶o tÝnh linh ho¹t, nhanh nhËy thÝch øng víi th«ng tin cña thÞ tr­êng nh­ng ®ång thêi vÉn ph¶i ®¶m b¶o ho¹t ®éng chÝnh x¸c, cã hiÖu qu¶, tu©n theo sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña l·nh ®¹o vµ sù ®iÒu tiÕt cña Nhµ N­íc. M« h×nh bé m¸y tæ chøc cña C«ng ty lµ m« h×nh cÊp I. Trong ®ã gi¸m ®èc C«ng ty cã toµn quyÒn qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty . Sù chØ ®¹o cña ban gi¸m ®èc ®­îc truyÒn trùc tiÕp xuèng c¸c ®¬n vÞ kinh doanh vµ ng­îc l¹i khi c¸c phßng ban c¸c ®¬n vÞ kinh doanh cã kiÕn nghÞ, ®Ò xuÊt g× lªn b¸n gi¸m ®èc còng kh«ng ph¶i qua mét kh©u trung gian nµo. ViÖc ®iÒu hµnh trùc tiÕp nµy cã t¸c dông gióp ng­êi l·nh ®¹o trùc tiÕp theo dâi , n¾m v÷ng ®­îc t×nh h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh diÔn ra trong C«ng ty ®Ó ®­a ra nh÷ng biÖn ph¸p, ph­¬ng h­íng ®­êng lèi gi¶i quyÕt kÞp thêi chÝnh x¸c. Trong ban gi¸m ®èc còng nh­ c¸c phßng ban ®Òu cã sù ph©n chia , giao phã , s¾p ®Æt c«ng viÖc mét c¸ch nhanh chãng râ rµng nh»m gi¶i quyÕt c«ng viÖc mét c¸ch nhanh chãng vµ cã hiÖu qu¶ cao, tr¸nh t×nh tr¹ng ïn t¾c , ®îi chê. Qua s¬ ®å trªn, ta thÊy C«ng ty cã bé m¸y tæ chøc t­¬ng ®èi gän nhÑ, ®Æc biÖt lµ bé phËn qu¶n lý , chÝnh ®iÒu nµy ®· lµm gi¶m chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp , h¹n chÕ nh÷ng thñ tôc r­êm rµ kh«ng cÇn thiÕt , ®ång thêi gióp cho viÖc ra quyÕt ®Þnh vµ viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh ®ã ®­îc tiÕn hµnh nhanh chãng, kÞp thêi , chÝnh x¸c ®¹t kÕt qu¶ cao. *Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i c«ng ty : Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc võa tËp trung võa ph©n t¸n. Mét sè c«ng viÖc kÕ to¸n do bé m¸y kÕ to¸n cña cöa hµng trùc thuéc ®¶m nhËn tõ kh©u ghi chÐp chøng tõ ban ®Çu ®Õn kh©u lËp b¸o c¸o t¹i cöa hµng phô thuéc göi lªn phßng kÕ to¸n C«ng ty . Trªn c¬ së c¸c b¸o c¸o nµy cïng víi sè liÖu tËp hîp ë phßng kÕ to¸n C«ng ty . Phßng kÕ to¸n C«ng ty sÏ tæng hîp sè liÖu h¹ch to¸n råi lËp b¶ng c©n ®èi vµ b¸o c¸o toµn C«ng ty. Bé m¸y kÕ to¸n C«ng ty ®­îc thÓ hiÖn qua m« h×nh sau: S¬ ®å bé m¸y kÕ to¸n : kÕ to¸n tr­ ëng Bé phËn kÕ to¸n kho hµng KÕ to¸n tiªu thô Bé phËn kÕ to¸n ng©n hµng vµ c¸c quü Bé phËn kÕ to¸n doanh thu vµ cång nî Bé phËn kÕ to¸n chi phÝ, TSC§, BH,L­¬ng Bé phËn kÕ to¸n tæng hîp Nh©n viªn kÕ to¸n c¸c ng©n hµng trùc thuéc Quan hÖ chØ ®¹o Quan hÖ nghiÖp vô Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty gåm: * KÕ to¸n tr­ëng : --ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vÒ c«ng t¸c tµi chÝnh toµn C«ng ty -Tæ chøc chØ ®¹o kiÓm tra ®iÒu hµnh bé m¸y kÕ to¸n thùc hiÖn ®óng ph¸p lÖnh kÕ to¸n thèng kª vÒ ghi chÐp, lu©n chuyÓn chøng tõ , quyÕt to¸n. -X©y dùng chiÕn l­îc tµi chÝnh , tham m­u cho gi¸m ®èc ®Ó cã nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng cã hiÖu qu¶ trong kinh doanh , qu¶n lý vèn tµi s¶n, hµng ho¸ . *Phã phßng kÕ to¸n: -Thay thÕ kÕ to¸n tr­ëng ®iÒu hµnh c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n khi kÕ to¸n tr­ëng ®i v¾ng. - ChÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c kho¶n ph¶i thanh to¸n víi ng©n s¸ch nhµ n­íc, theo dâi t¨ng gi¶m vèn( TK 333,411,441) - Trùc tiÕp phô tr¸ch c«ng t¸c kÕ to¸n ®Çu t­ XDCB (TK 2412) * KÕ to¸n tæng hîp: Cã nhiÖm vô tæng hîp c¸c sè liÖu lªn sæ c¸i vµ lËp b¸o c¸o kÕ to¸n cho toµn C«ng ty nh­: + B¸o b¸o quyÕt to¸n quý n¨m + LËp b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n, b¶ng tæng kÕt tµi s¶n + B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh + B¸o c¸o l­u chuyÓn hµng ho¸ + B¸o c¸o vÒ chi phÝ l­u th«ng * KÕ to¸n tiªu thô: Theo dâi vÊn ®Ò tiªu thô hµng ho¸ ë c¸c phßng kinh doanh sao cho: TiÒn vµ hµng vËn ®éng khíp nhau, tr¸nh t×nh tr¹ng bÞ chiÕm dông vèn...theo dâi hµng ho¸ xuÊt nhËp kho, x¸c ®Þnh doanh sè, gi¸ vèn, thuÕ , chi phÝ b¸n hµng, kÕt qu¶ kinh doanh c«ng ty , theo dâi c«ng nî néi bé. * KÕ to¸n thanh to¸n néi bé: theo dâi viÖc ®èi chiÕu c¸c kho¶n thanh to¸n néi bé cña c¸c cöa hµng trùc thuéc C«ng ty , nhiÖm vô theo dâi c¸c kho¶n t¹m øng. Quan hÖ tµi chÝnh gi÷a c¸c trùc thuéc nh­ cho vay tiÒn hay nhËn tiÒn nép thuÕ hé cho c¸c cöa hµng. * Bé phËn kÕ to¸n ng©n hµng vµ c¸c quü c«ng ty : theo dâi vµ ®èi chiÕu sè d­ víi ng©n hµng, c¸c kho¶n tiÒn göi tiÒn vay ë ng©n hµng, theo dâi viÖc trÝch lËp vµ sö dông c¸c quü cña c«ng ty. * Bé phËn kÕ to¸n doanh thu vµ c«ng nî: ph¶n ¸nh vµ gi¸m ®èc tµi chÝnh mét c¸ch chÝnh x¸c kÞp thêi vµ c¸c kho¶n c«ng nî ph¶i tr¶ ph¶i thu trong qu¸ tr×nh kinh doanh, tÝnh c¸c kho¶n ph¶i nép ng©n s¸ch. - Mét thñ quü vµ nhËn huy ®éng vèn cã nhiÖm vô th­êng xuyªn kiÓm tra quü ®Ó ®¶m b¶o sù phï hîp gi÷a tiÒn mÆt vµ tån quü víi sè d­ trªn sæ quü. * Bé phËn kÕ to¸n chi phÝ, TSC§, BH, tiÒn l­¬ng: theo dâi TSC§ trÝch khÊu hao vµ chi phÝ, theo dâi qu¶n lý vµ sù biÕn ®éng cña chóng c¶ hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ. TrÝch vµ tÝnh ®óng gi¸ trÞ khÊu hao TSC§ cho tõng ®èi t­îng. Theo dâi bé phËn chi phÝ l­u th«ng vµ chi phÝ qu¶n lý cña c«ng ty. C¸c kÕ to¸n cöa hµng lµm nhiÖm vô b¾t ®Çu tõ kh©u ghi chÐp chøng tõ ban ®Çu ®Õn kh©u lËp b¸o c¸o t¹i ®¬n vÞ m×nh göi lªn phßng kÕ to¸n C«ng ty . Dùa vµo ®Æc ®iÓm ngµnh nghÒ kinh doanh cña ®¬n vÞ m×nh vµ víi bé m¸y kÕ to¸n nh­ trªn C«ng ty ®· ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ thèng nhÊt tõ c«ng ty xuèng c¸c cöa hµng trùc thuéc. §©y lµ h×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n theo nguyªn t¾c tËp hîp vµ hÖ thèng ho¸ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tr×nh tù thêi gian vµ theo hÖ thèng trong cïng mét qu¸ tr×nh ghi chÐp, kÕt hîp víi viÖc ph©n tÝch c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®ã theo c¸c tµi kho¶n ®èi øng. §iÒu nµy cã t¸c dông gi¶m bít ®¸ng kÓ nghiÖp vô ghi chÐp vµ t¨ng c­êng sù kiÓm tra qu¶n lý viÖc sö dông tµi s¶n cña kÕ to¸n. Qu¸ tr×nh b¸n hµng ho¸ trªn sæ cña C«ng ty Th­¬ng m¹i vµ DÞch vô tæng hîp Hµ Néi thÓ hiÖn ë s¬ ®å sau: Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc nhËt ký chøng tõ Ghi chó Ghi hµng ngµy: Ghi cuèi th¸ng: §èi chiÕu, kiÓm tra: Chøng tõ gèc vµ c¸c b¶ng ph©n bæ Sæ quü NhËt kÝ chøng tõ ThÎ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng kª Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh