Đề tài Kế toán nghiệp vụ công nợ tại Công ty Xuất nhập khẩu tổng hợp và đầu tư IMEXCO

1, 112, 152, … 138 Cho mượn tiền hoặc tài sản Hoặc phải thu bồi thường 334, 411, … Tài sản thiếu, mất chưa rõ nguyên nhân – chờ xử lý Khi thu hồi tài sản cho mượn 111, 152, … Xử lý tài sản thiếu mất (Khấu trừ lương, cho giảm vốn KD) 2. Kế toán các khoản phải trả khác : 2.1. Những vấn đề cơ bản : - Các khoản phải trả phải nộp khác là các khoản phải trả phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các TK khác (từ TK 331 đến 336), gồm: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân; trích và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ; các khoản phải trả cho đơn vị bên ngoài do nhận ký cược ký quỹ ngắn hạn; các khoản lãi phải trả cho các bên tham gia liên doanh; cổ tức phải trả; các khoản đi vay, mượn vật tư tiền vốn … có tính chất tạm thời. - Các khoản phải trả, phải nộp khác. 2.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản sử dụng : TK 338 – phải trả, phải nộp khác. - Tài khoản 338 được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung phản ánh ở các tài khoản khác (từ TK331 đến TK336). - Tài khoản 338 có 5 TK cấp 2 : + TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết. + TK 3382 – Kinh phí công đoàn. + TK 3383 – Bảo hiểm xã hội. + TK 3384 – Bảo hiểm y tế. + TK 3388 – phải trả, phải nộp khác. - TK 338 có số bên có, phản ánh : + Số tiền còn phải trả, phải nộp. + BHXH, BHYT và KPCĐ đã trích chưa nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị chưa chi hết. + Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết. - Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH và kinh phí cố định vượt chi chưa được cấp bù. Sdđk : XXX - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết (chưa xác định rõ nguyên nhân). - Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể. - Trích BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn vào chi phí SXKD. - Các khoản thanh toán với CNV về tiền nhà, điện, nước ở tập thể. - Trích BHYT và tiền lương CNV. - BHXH và kinh phí cố định vượt chi được cấp bù. - Các khoản phải trả khác. Sdck : XXX TK 338 - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan - BHXH phải trả cho CNV - KPCĐ chi tại đơn vị - Số BHXH, BHYT và kinh phí cố định đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, kinh phí cố định. - Các khoản đã trả và đã nộp khác Sdck: XXX 2.3. Sơ đồ hạch toán : SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP 152, 153, 157, … 711, 632, … 3381 622, 627, 641, 642, 334 111, 112, 334 3382, 3383, 3384 Tài sản thừa chờ xử lý căn cứ quyết định xử lý TS thừa Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Sử dụng quỹ BHXH, BHYT KPCĐ 511.515 111, 112,131,112,152 … 3387 Kết chuyển doanh thu kỳ kế toán Doanh thu chưa thực hiện 111,112 Trả lại tiền cho khách 111, 112, 152, … 111, 112, 152, …. 3388 Trả lại tài sản mượn Mượn tài sản tạm thời 111, 112 421 Chi tiền lãi cho các bên liên doanh Chia lãi cho các bên liên doanh ` IV. Kế toán các khoản tạm ứng : 1. Khái niệm : - Khoản tạm ứng là 1 khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt. - Tiền tạm ứng là khoản tiền doanh nghiệp ứng trước cho CNV để sử dụng vào mục đích mua vật tư, hàng hoá và các chi phí thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh; là khoản tiền hoặc vật tư giao cho các bộ phận trong nội bộ doanh nghiệp không có tổ chức kế toán riêng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Nguyên tắc kế toán : - Người nhận tạm ứng phải là CNV của doanh nghiệp. - Chỉ giao tạm ứng khi có giấy đề nghị tạm ứng đã được thủ trưởng và kế toán trưởng ký duyệt. - Tiền tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích đề nghị tạm ứng. Khi hoàn thành công việc người nhận tạm ứng phải lập bảng kê thanh toán tạm ứng đính kèm với các chứng từ gốc. Số tạm ứng chi không hết phải nộp quỹ, nếu quá thời hạn quy định mà chưa nộp thì kế toán được phép trừ vào lương của người nhận tạm ứng đó. 3. Kế toán chi tiết : - Chứng từ : phiếu chi kèm phiếu đề nghị tạm ứng; bảng thanh toán tạm ứng. - Mở sổ chi tiết theo dõi chặt chẽ từng người nhận tạm ứng, từng khoản, từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng. 4. Kế toán tổng hợp : - Tài khoản sử dụng : TK 141 + TK 141 – Tạm ứng, để theo dõi các khoản tạm ứng cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Sdđk : XXX - Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho công nhân, viên chức và người lao động của doanh nghiệp. - Các khoản tạm ứng đã thanh toán theo số chi tiêu thực tế đã được duyệt. - Số tạm ứng chi không hết. Sdck : XXX Số tiền tạm ứng chưa thanh toán 111, 334 141 111, 112 - Sơ đồ hạch toán : Xuất quỹ tiền giao tạm ứng (1) Phần chi không hết nộp lại quỹ TM Hoặc trừ lương : CL (1) > (2) 152, 627, 641, 642, …. Số tiền được chi thêm : CL (2) > (1) Thanh toán tạm ứng mua vật liệu chi phí hđkd C. Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi : I. Khái niệm : - Dự phòng nợ phải thu khó đòi là khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi được tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm bù đắp thiệt hại thực tế khi các khoản phải thu khó có khả năng thu hồi được, đồng thời cũng để phản ánh giá trị thuần tuý có thể thực hiện được của các khoản phải thu. Số tiền thực sự sẽ thu được trên BCĐKT lúc cuối năm. II. Những vấn đề cơ bản: 1. Căn cứ ghi nhận nợ phải thu khó đòi: - Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ 2 năm trở lên, kể từ ngày đến hạn thu nợ được ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kế nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được nợ. - Trường hợp đặc biệt, tuy thời gian quá hạn chưa tới 2 năm nhưng đơn vị nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc người nợ có các dấu hiệu khác như bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, … thì cũng được ghi nhận là khoản nợ khó đòi. 2. Biện pháp xử lý nợ phải thu khó đòi : - Doanh nghiệp phải lập Hội đồng để xác định các khoản nợ phải thu khó đòi. - Hội đồng do Giám đốc thành lập với các thành phần bắt buộc là : Giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng phòng hoặc Phòng kinh doanh. 3. Mục đích lập dự phòng : - Để giúp doanh nghiệp có nguồn kinh phí bù đắp khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo tồn vốn kinh doanh. - Để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. - Xác định giá trị thực của 1 khoản tiền phải thu trong thanh toán khi lập báo cáo tài chính. 4. Điều kiện lập dự phòng : - Phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của từng đơn vị nợ hoặc người nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. - Để có căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi doanh nghiệp phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ hoặc người nợ về số tiền còn nợ chưa trả, bao gồm : hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kế nợ, biên bản đối chiếu công nợ, … 5. Phương pháp lập dự phòng : - Trên cơ sở điều kiện lập dự phòng về nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ phải thu khó đòi nói trên. - Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. - Tổng mức lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. III. Phương pháp phản ánh : - Tài khoản sử dụng Tk139 – dự phòng phải thu khó đòi. - Tài khoản 139 dùng để phản ánh việc lập dự phòng và xử lý các khoản dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được. TK 139 - Các khoản nợ phải thu khó đòi không thu được phải xử lý xóa nợ. - Hoàn nhập chênh lệch số dư phòng đã lập không sử dụng hết đến cuối niên độ kế toán với số dự phòng đươc lập niên độ sau. SdđK : XXX - Số dự phòng được lập cho các khoản nợ phải thu khó đòi. Sdck : XXX Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại - Ngoài ra còn sử dụng tài khoản 004 – nợ khó đòi đã xử lý (TK ngoài BCĐKT). Tài khoản 004 dùng để phản ánh chi tiết số nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ theo từng người nợ và từng khoản nợ. SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP (2a) 139 642 (6426) 004 131, 138 (1) (4b) (3b) 642 (6) (2b) (2a) (4a) 711 111, 112 (3a) Diễn giải : (1) Cuối niên độ kế toán, tính toán và lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi nhận: Nợ TK 642(6426) : Có TK 139 : chi phí dự phòng. (2) Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được, căn cứ những văn bản có chứng cứ pháp lý, DN lập thủ tục xoá nợ, khi được phép xoá nợ, ghi: (2a) Kết chuyển nợ xoá sổ: Nợ TK 139 (nếu số dự phòng đã lập >= số nợ xoá sổ). Hoặc Nợ TK 642 (nếu số dự phòng đã lập <= số nợ xoá sổ). Có TK 131, 138 : (2b) Ghi đơn vào bên nợ TK 004 “nợ khó đòi đã xử lý” : số nợ xoá sổ. (số nợ này được theo dõi trong thời hạn tối thiểu 5 năm, chờ khả năng khách hàng có điều kiện thanh toán). (3) Đối với những khoản phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ, nếu sau này thu được nợ, kế toán ghi: (3a) Phần nợ thu được xem như khoản thu nhập khác: Nợ TK 111, 112, … : Có TK 711 : (3b) Đồng thời ghi đơn có TK 004 để giảm phần nợ khó đòi đã xoá sổ mà nay đã thu được. (4) Cuối niên độ sau, kế toán so sánh mức lập dự phòng năm nay so với năm trước. Có 2 trường hợp: (4a) Kế toán hành hoàn nhập dự phòng số chênh lệch mức lập dự phòng năm nay nhỏ hơn mức lập dự phòng còn lại đã lập cuối niên độ trước: Nợ TK 139 : Có TK 642(6426) : chênh lệch hoàn nhập dự phòng. (4b) Kế toán tiến hành lập dự phòng số chênh lệch mức lập dự phòng năm nay lớn hơn mức lập dự phòng còn lại đã lập cuối niên độ trước: Nợ TK 642(6426) : Có TK 139 : chênh lệch lập dự phòng. IV. Xử lý khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi : - Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng theo các quy định trên đây; nếu số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi thì doanh nghiệp không phải trích lập; nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập năm trước, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước; ngược lại, nếu số dự phòng phải trích cho năm kế hoạch thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác phần chênh lệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước với số dự phòng phải trích lập cho năm kế hoạch. - Thời điểm hoàn nhập dự phòng công nợ khó đòi đã lập và lập dự phòng mới được tiến hành tại thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính hàng năm. PHẦN 3. KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY IMEXCO A. Kế toán công nợ : I. Kế toán hoạt động tự doanh : 1. Kế toán công nợ nghiệp vụ bán hàng trong nước : 1.1. Chứng từ kế toán : - Hợp đồng mua bán. - Hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. - Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng. - Bảng chấp thuận cho khách hàng được hưởng chiết khấu, giảm giá. - Tờ khai thuế. 1.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 1311 - phải thu khách hàng trong nước. 1.3. Kế toán chi tiết : - Phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào HĐKT lập lệnh xuất kho rồi chuyển lên phòng kế `toán tài vụ kiểm tra về mã hàng, số lượng... nếu đầy đủ, chính xác thì chuyển cho BGĐ ký duyệt và lưu ở phòng XNK. - Bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào lệnh xuất kho sẽ lập HĐKPXK gồm 6 liên : 1 liên lưu, 1 liên bộ phận XNK, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho thủ kho, 2 liên giao phòng KTTV làm căn cứ theo dõi và ghi sổ. - Kế toán công nợ định khoản ngay trên HĐKPXK và nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào sổ chi tiết công nợ, sổ nhật biên các tài khoản có liên quan. 1.4. Kế toán tổng hợp: - Khi hàng hoá xuất bán đã xác định tiêu tụ, căn cứ vào HĐKPXK, kế toán ghi : Nợ TK13111. Có TK 5113. - Thuế GTGT, thuế TTĐB : Nợ TK 13111. Có TK 33311, 33321. - Trường hợp giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại , căn cứ vào bảng chấp thuận cho khách hàng ,kế toán ghi giảm các khoản phải thu. Nợ TK 532, 521, 531. Có TK 1311. - Thu tiền bán hàng, căn cứ vào giấy báo có hoặc phiếu thu do kế toán tiền gởi ngân hàng, tiền mặt chuyển qua, kế toán ghi : Nợ TK 11111, 1121 Có TK 1311. 1.5. VD minh hoạ: VD1 {Ngày 12/3/2004 Imexco ký HĐ nhập gỗ tròn của Mesarun Campuchia, số lượng 650 Seaticere, đơn giá 34 USD. Phương thức thanh toán : L/C. Imexco làm thủ tục mở L/C tại NH và ký quỹ 100% giá trị lô hàng. TGTT 15.700đ/USD Ngày 12/4/2004 Công ty nhận giấy báo hàng về tại cảng Sài Gòn, đã làm thủ tục hải quan và tính thuế nhập khẩu 5% giá trị lô hàng. Thuế GTGT hàng nhập khẩu 10%. TGTT :15.700 đ/ USD. TGHT : 15.500đ/ USD.}. Ngày 15/5/2004, công ty nhận hàng chuẩn của Campuchia. Đồng thời, xuất bán cho công ty TNHH Cửu Long lô hàng trên ngay khi kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hoá, công ty đã thu tiền mặt giá trị lô hàng với đơn giá bán là 585.000Đ. Thuế GTGT là10%. Ngày 17/5/2004, công ty nhận được giấy báo khách hàng trả tiền. - Kế toán công nợ ghi nhận doanh thu bán hàng (cho công ty TNHH Cửu Long) và xác định số thuế GTGT phải nộp : Nợ TK 1311 : 418.275.000 Có TK 33311 : 38.025.000 Có TK 511 : 380.250.000 (585.000*650*15.700) - Khi nhận được số tiền khách hàng (công ty TNHH Cửu Long) thanh toán, căn cứ vào GBC Ngân hàng : Nợ TK 1121 : 418.275.000 Có TK 1311 : 418.257.000 2. Kế toán công nợ nghiệp vụ mua hàng trong nước: 2.1. Chứng từ kế toán : - Hợp đồng kinh tế. - Hoá đơn bán hàng của bên bán hoặc hoá đơn mua hàng. - Bảng phân bổ chi phí thu mua. - Phiếu nhập kho. - Giấy báo nợ ngân hàng, phiếu chi. 2.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 3311 - phải trả cho người bán trong nước. 2.3. Kế toán chi tiết : - Phòng XNK căn cứ vào hoá đơn bên bán, hoá đơn mua hàng lập lệnh nhập kho rồi chuyển lên phòng kế toán tài vụ cùng với hoá đơn. Kế toán công nợ sẽ đối chiếu số liệu trên lệnh nhập kho với hoá đơn, hợp đồng, kiểm tra các chi tiết: mã khách hàng, lý do nhập kho, phương thức thanh toán...Nếu không có sai sót thì lệnh nhập kho sẽ chuyển cho BGĐ ký duyệt rồi chuyển trả về phòng XNK. - Bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào LNK sẽ lập phiếu nhập kho gồm 6 liên : 1 liên lưu, 1 liên giao phòng XNK, 4 liên giao thủ kho. - Kế toán công nợ căn cứ vào PNK và hoá đơn sẽ định khoản ngay trên PNK và ghi sổ chi tiết người bán ( ghi bằng tay), sau đó nhập số liệu vào máy. Máy tự động kết chuyển số liệu vào sổ nhật biên thanh toán công nợ TK33311( chi tiết từng người bán), sổ chi tiết các khoản phải trả. - Cuối tháng kế toán công nợ sẽ đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết người bán ( ghi bằng tay) với sổ chi tiết tài khoản 3311- theo từng người bán ( in từ máy). 2.4. Kế toán tổng hợp : - Hàng về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 15111 Nợ TK 13311 Có TK 3311 - Chi trả chi phí mua hàng, căn cứ vào hóa đơn tài chính, kế toán ghi : Nợ TK 1562 Nợ TK 13311 Có TK 3311 - Khi phát hiện thừa hàng ( thiếu hàng), yêu cầu bên bán xuất thêm 1 hoá đơn ghi âm số lượng thừa (ghi bổ sung lượng hàng thiếu). Kế toán căn cứ vào hoá đơn bổ sung ghi nhận công nợ tương tự như trên. - Khi thanh toán cho nhà cung cấp, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ NH, kế toán ghi : Nợ TK 3311 Có TK 1111,1121. 2.5. VD minh hoạ : Ngày 30/1/2004 IMEXCO ký hợp đồng kinh tế số 02/IMEX/HS/03 với công ty TNHH Hoàng Sinh để mua hàng XK gồm 59 BO sản phẩm gỗ. Công ty không nhập kho mà xuất thẳng, giá trị lô hàng 123.626.763 đồng, thuế GTGT 10%, phương thức thanh toán bằng tiền mặt. - Khi hoàn thanh thủ tục mua hàng, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi : Nợ TK 15111 : 123.626.763 Có TK 3311 : 123.626.763 - Thuế GTGT đầu vào : Nợ TK 1331 : 12.362.676 Có TK 3311 : 12.362.676 - Khi thanh toán tiền hàng cho công ty Hoàng Sinh, kế toán căn cứ vào phiếu chi ghi nhận : Nợ TK 3311 : 135.989.439 (123.626.763+12.362.676) Có 11111 : 135.989.439 3. Kế toán công nợ nghiệp vụ XNK hàng hoá: 3.1. Kế toán công nợ nghiệp vụ XK trực tiếp: 3.1.1. Chứng từ kế toán : - Chứng từ gốc : phiếu xuất kho (hoặc HĐKPXK), giấy báo có ngân hàng. - Chứng từ tham chiếu : + Lệnh xuất kho. + Bộ chứng từ gồm : contract, Invoice, bảng kê chi tiết đóng gói hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, vận đơn đường biển, giấy phép xuất khẩu và tờ khai hải quan hàng hoá xuất khẩu, giấy thông báo thuế xuất khẩu. 3.1.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 13121- phải thu khách hàng nước ngoài của VPCTy. 3.1.3. Kế toán chi tiết : - Phòng XNK đại diện công ty thương lượng sơ bộ trước khi ký hợp đồng kinh tế. Sau đó, phòng XNK sẽ báo cáo BTGĐ xem xét, nếu đồng ý sẽ gặp khách hàng và chính thức bàn bạc và ký hợp đồng. - Để đảm bảo cho việc thu tiền công ty yêu cầu bên mua mở L/C. Phòng KTTV sẽ kiểm tra các điều khoản ghi trên L/C có phù hợp hay không. - Tương tự như nghiệp vụ bán hàng trong nước, kế toán công nợ căn cứ vào HĐKPXK để ghi nhận và theo dõi công nợ. 3.1.4. Kế toán tổng hợp : - Khi xuất hàng, căn cứ vào PXK, Contract, Invoice, kế toán ghi : Nợ TK 13121 Có TK 51111 - Thuế GTGT đầu ra : Nợ TK 13121 : Có TK 33311 - Trả phí NH, căn cứ vào giấy báo nợ NH và thanh toán của NH, kế toán ghi : Nợ TK 641 Có TK 13121 - Giảm giá, chiết khấu hàng xuất bị trả lại, căn cứ vào biên bản thoả thuận, hợp đồng, kế toán ghi giảm khoản phải thu: Nợ TK 53211, 52111, 53111 Có TK 13121 - Thu giá trị tiền hàng( đã trừ phí NH), căn cứ vào GBC của NH, kế toán ghi: Nợ TK 112 Có TK 13121 3.1.5. VD minh hoạ : Ngày 15/6/2003 IMEXCO ký hợp đồng số 03/AAB-IMEX/03 với công ty HABUFA NETHERLAND để xuất khẩu sản phẩm gỗ. Ngày 30/01/2004 sau khi nhận hàng của công ty Hoàng Sinh, IMEXCO xuất thẳng toàn bộ lô hàng bao gồm : 59 BO gỗ với số tiền 8.576,78USD. Phương thức thanh toán L/C. Thuế GTGT hàng XK 0%. TGTT 15.672đ/USD, TGHT 15.670đ/USD. - Khi hàng hoá đã hoàn thành thủ tục xuất khẩu, căn cứ vào HĐKPXK, Invoice, Contract phản ánh khoản phải thu công ty HABUFA : Nợ TK 13121 : 134.398.143 (8.576,78USD*15.670) Có TK 51111 : 134.398.143 - Khi nhận được GBC của Ngân hàng về lô hàng xuất bán đã được khách hàng thanh toán : Nợ TK 1121 : 134.398.143 Có TK 13121 : 134.398.143 SỔ CHI TIẾT KHÁCH HÀNG Năm 2004 Tên khách hàng : HABUFA NETHERLAND Số hợp đồng :03/HAB-IMEX/03 STT Chứng từ Chứng từ tham chiếu Diễn giải Phát sinh nợ Phát sinh có Chứng từ ghi sổ Ghi chú Ngày Số Ngày Số USD VNĐ USD VNĐ Số Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 30/01 28033 30/01 PNK 014651 XK sản phẩm gỗ 8.576,78 134.398.143 3.2. Kế toán công nợ nghiệp vụ NK trực tiếp: 3.2.1. Chứng từ kế toán : - Chứng từ gốc : PNK, tờ khai hải quan, hoá đơn tài chính, giấy báo nợ NH, phiếu chi. - Chứng từ tham chiếu: bộ chứng từ nhập khẩu( tương tự bộ chứng từ xuất khẩu). 3.2.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 33121 - phải trả cho người bán nước ngoài. - Tài khoản 3311 – phải trả người bán trong nước. 3.2.3. Kế toán chi tiết : - Tương tự như mua hàng trong nước, phòng XNK công ty căn cứ vào Invoice do bên bán cung cấp lập lệnh nhập kho chuyển đến phòng kế toán tài vụ kiểm tra, nếu thấy hợp lệ trình Ban Tổng Gíam Đốc ký duyệt. Sau đó, bộ phận lập hoá đơn căn cứ vào lệnh nhập kho sẽ phiếu NK. - Kế toán công nợ định khoản ngay trên phiếu NK sau đó nhập dữ liệu vào máy, máy tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết công nợ, chi tiết hàng hoá, sổ nhật biên TK có liên quan. 3.2.4. Kế toán tổng hợp : - Khi có thông báo nhận hàng và bộ chứng từ hàng nhập khẩu, căn cứ vào Invoice, contract, tờ khai hải quan, phiếu nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 15121 Có TK 33121 Có TK 33334 - Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu, căn cứ vào hoá đơn tài chính, kế toán ghi : Nợ TK 15623 Có TK 3311 - Khi thanh toán cho người bán ngoài nước, căn cứ vào GBN của NH, PC, kế toán ghi: Nợ TK 33121, 3311 Có TK 112,111. 3.2.5. VD minh hoạ : VD4 Ngày 12/3/2004 Imexco ký HĐ nhập gỗ tròn của Mesarun Campuchia, số lượng 650 Seaticere, đơn giá 34 USD. Phương thức thanh toán : L/C. Imexco làm thủ tục mở L/C tại NH và ký quỹ 100% giá trị lô hàng. TGTT 15.700đ/USD Ngày 12/4/2004 Công ty nhận giấy báo hàng về tại cảng Sài Gòn, đã làm thủ tục hải quan và tính thuế nhập khẩu 5% giá trị lô hàng. Thuế GTGT hàng nhập khẩu 10%. TGTT :15.700 đ/ USD. TGHT : 15.680đ/ USD. - Ghi nhận số tiền ký quỹ tại NH : Nợ TK 113.22 : 650 x 34 x 15.680 = 346.528.000 Có TK 112.2 : 346.528.000 Nợ TK 144 : 346.528.000/ Có TK 113.22 : 346.528.000 - Ngày 12/4 kế toán ghi giá trị hàng nhập đã về và hoàn thành thủ tục nhập kho, căn cứ vào PNK, Invoice, kế toán định khoản trên PNK : Nợ TK 151.21 : 346.528.000 Có TK 331.21 : 346.528.000 - Nộp thuế nhập khẩu : Nợ TK 333.4 : 17.326.400 Có TK 112 : 17.326.400 - Thuế GTGT hàng NK, căn cứ vào PNK : Nợ TK 133.11 : 36.385.440 (346.528.000 + 17.326.400) x 10% Có TK 333.12 : 36.385.440 - Khi nhận được giấy báo nợ của NH về lô hàng NK : Nợ TK 331 : 346.528.000 Có TK 144 : 346.528.000 II. Kế toán hoạt động uỷ thác: 1. Kế toán công nợ của nghiệp vụ XK uỷ thác: (nhận) 1.1. Chứng từ kế toán : - Chứng từ gốc :hoá đơn kiêm phiếu xuất kho(HĐKPXK), phiếu nhập kho, tờ khai hải quan, giấy báo nợ, báo có, phiếu chi, phiếu thu. - Chứng từ tham chiếu : lệnh xuất kho, lệnh nhập kho, hợp đồng, hoá đơn, contract, Invoice, biên lai thuế. 1.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 13121- phải thu của khách hàng ngoài nước tại văn phòng công ty. - Tài khoản 3311-phải trả cho người bán trong nước. 1.3. Kế toán chi tiết : - Để tiến hành một thuơng vụ uỷ thác, phòng XNK sẽ trực tiếp đàm phán với đơn vị kinh tế trong nước có nhu cầu XKUT để thương thảo hợp đồng.Hợp đồng kèm với bản thuyết minh tính hiệu quả sẽ được chuyển qua phòng KTTV xem xét tính khả thi của hợp đồng, nếu chấp thuận sẽ trình Ban Tổng Giám Đốc ký duyệt. - Tổ thực hiện hợp đồng sẽ lập LNK, LXK, PNK, HĐKPXK tương tự nhu XK trực tiếp. - Kế toán công nợ sẽ căn cứ vào HĐKPXK, PNK để ghi nhận và theo dõi công nợ. 1.4. Kế toán tổng hợp : - Nhận hàng hoá từ khách hàng trong nước (người giao uỷ thác xuất khẩu), căn cứ vào hợp đồng uỷ thác, kế toán lập chứng từ ghi sổ và ghi bút toán : Nợ TK 15112 Có TK 3311 - Khi xuất khẩu hàng hoá, căn cứ vào HĐKPXK, kế toán ghi : Nợ TK 13121 Có TK 63231 - Thu tiền hàng xuất khẩu, căn cứ vào giấy báo có NH, kế toán ghi : Nợ TK 112 Có TK 13121 - Hoa hồng được hưởng, căn cứ vào PNK, hợp đồng, hoá đơn. Kế toán ghi : Nợ TK 3311 Có TK 51131 - Thanh toán tiền hàng cho người bán trong nước sau khi trừ hoa hồng và các khoản chi hộ bên uỷ thác, căn cứ vào giấy báo nợ NH, phiếu chi, kế toán ghi : Nợ TK 3311 Có TK 111, 112 1.5. VD minh hoạ : Ngày 05/12/2003 IMEXCO ký hợp đồng số 79/UX/KHKD/03 nhận uỷ thác xuất cho công ty TNHH thương mại Phát Hùng xuất sang ISAMI TRADING Co.LTD JAPAN mặt hàng là áo thun gồm : 3.000 cái, trị giá lô hàng 4.800USD. Hoa hồng uỷ thác : 2.564.239 đồng. Thuế GTGT 10% hoa hồng. Ngày 12/01/2004 công ty nhận hàng từ đơn vị uỷ thác xuất không nhập kho mà xuất thẳng cho công ty ISAMI TRADING. TGTT 15.670ĐVN/USD, TGHT 15670ĐVN/USD. Phương thức thanh toán TT. Thuế GTGT hàng XK 0%. - Khi nhận hàng của bên uỷ thác căn cứ vào phiếu nhập kho số 014633, kế toán ghi : Nợ TK 15112 : 75.216.000 ( 4.800USD*15.670) Có TK 33112 : 75.216.000 - Khi xuất hàng cho nước ngoài, căn cứ vào Invoice, Contract, HĐKPXK ghi nhận : Nợ TK 13121 : 75.216.000 Có TK 63231 : 75.216.000 - Thu tiền hàng xuất khẩu, căn cứ vào phiếu thu kế toán ghi : Nợ TK 11111 : 75.216.000 Có TK 13121 : 75.216.000 - Ghi nhận hoa hồng uỷ thác, căn cứ vào hợp đồng uỷ thác, phiếu nhập kho, ghi nhận : Nợ TK 33112 : 2.564.239 Có TK 51131 : 2.564.239 - Thuế GTGT của hoa hồng uỷ thác : Nợ TK 33112 : 256.424 (2.564.239*10%) Có TK 33311 : 256.424 - Công ty gửi lại tiền hàng sau khi trừ các khoản phí cho khách hàng trong nước, căn cứ vào phiếu chi, ghi nhận : Nợ TK 33112 : 72.395.337 (75.216.000-256.424-2.564.239) Có TK 11111 : 72.395.337 2. Kế toán công nợ của nghiệp vụ NK uỷ thác: (nhận) 2.1. Chứng từ kế toán : - Chứng từ gốc :PNK, HĐKPXK, phiếu chi, phiếu thu, giấy báo nợ, giấy báo có của NH, tờ khai hải quan. - Chứng từ tham chiếu: LNK, LXK, Invoice, contract, hợp đồng, hoá đơn, biên lai thuế. 2.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 1311- phải thu khách hàng trong nước. - Tài khoản 33121- phải trả cho người bán ngoài nước của văn phòng công ty. 2.3. Kế toán chi tiết : - Tương tự như XKUT, phòng XNK sẽ đàm phán thương thảo HĐKT.Sau đó chuyển qua phòng KTTV xem xét tính khả thi của hợp đồng nếu chấp thuận sẽ trình Ban Tổng Gíam Đốc ký duyệt.Tổ thực hiện hợp đồng lập LNK, LXK, HĐKPXK tương tự như nhập khẩu trực tiếp. - Để an toàn trong hợp đồng đối với những đơn vị giao uỷ thác là những khách hàng không quen thuộc thì công ty sẽ yêu cầu ứng trước 100% giá trị lô hàng để ký quỹ mở LC. - Kế toán công nợ sẽ căn cứ vào PNK, HĐKPXK để ghi nhận và theo dõi công nợ. 2.4. Kế toán tổng hợp : - Khi nhận hàng tại cảng đã hoàn thành mọi thủ tục nhập khẩu, kế toán căn cứ vào Invoice, contract: Nợ TK 15122 Có TK 33121 - Thuế nhập khẩu phải thu lại bên giao uỷ thác, căn cứ vào tờ khai hải quan, giấy báo nợ, kế toán ghi: Nợ TK 1311 Có TK 33335 - Hoa hồng được hưởng, căn cứ vào hoá đơn kiêm PXK, hợp đồng, hoà đơn tài chính, kế toán ghi. Nợ TK 1311 Có TK 51132 - Thuế GTGT : Nợ TK 1311 Có TK 33311 - Khi xuất hàng cho bên giao uỷ thác, căn cứ HĐKPXK, kế toán ghi. Nợ TK 1311 Có TK 63232 - Khi thanh toán cho khách ngoại, căn cứ vào giấy báo nợ NH, kế toán ghi. Nợ TK 33121 Có TK 112 2.5. VD minh hoạ : Ngày 06/11/2003 IMEXCO ký hợp đồng số 71/IM/IMEX/03 với Cửa hàng Hùng Piano để uỷ thác nhập khẩu lô đàn piano second hand, số lượng 16 units với tổng số tiền là 2.952.992JPY=24.608,26USD. Ngày 13/01/2004, IMEXCO nhận lô hàng nhập về từ MIMURA KYOIKU GAKKI CO.JAPAN. Công ty đã xuất thẳng cho cửa hàng Hùng Piano. Hoa hồng uỷ thác được hưởng 2.135.591 đồng. Thuế GTGT 10% hoa hồng, thuế NK 12.642.644 đồng, thuế GTGT hàng NK 10%. TGHT 15.670ĐVN/USD. Phương thức thanh toán L/C. - Khi nhận hàng của MIMURA KYOIKU GAKKI tại cảng đã hoàn thành mọi thủ tục nhập khẩu, căn cứ vào phiếu nhập kho, Invoice, Contract ghi nhận : Nợ TK 15122 : 385.611.591 (24.608,26USD*15.670) Có TK 33121 : 385.611.591 - Căn cứ vào tờ khai hải quan kế toán phản ánh thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng NK phải thu lại cửa hàng Hùng Piano : Nợ TK 13112 : 56.049.057 Có TK 33335 : 12.642.644 Có TK 33312 : 43.406.413 - Căn cứ vào HĐKPXK, hợp đồng, kế toán ghi nhận khoản hoa hồng được hưởng : Nợ TK 13112 : 2.135.591 Có TK 51131 : 2.135.591 - Thuế GTGT hoa hồng được hưởng : Nợ TK 13112 : 213.559 Có TK 33311 : 213.559 - Khi xuất hàng giao cho cửa hàng Hùng Piano, căn cứ vào HĐKPXK kế toán ghi khoản phải thu : Nợ TK 13112 : 385.611.591 Có TK 63232 : 385.611.591 - Khi thanh toán cho người bán nước ngoài, căn cứ vào GBN của Ngân hàng, ghi nhận : Nợ TK 33121 : 385.611.591 Có TK 144 : 385.611.591 III. Kế toán các khoản phải thu, phải trả khác: 1. Kế toán các khoản phải thu khác : 1.1. Chứng từ kế toán : - Biên bản kiểm kê, biên bản thừa thiếu, quyết định xử lý, phiếu xuất … 1.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 13811- phải thu các khoản bồi thường và tài sản thiếu chờ xử lý. - Tài khoản 13821- phải thu thu nhập hoạt động liên doanh của văn phòng công ty. - Tài khoản 13831- phải thu khoản thâm hụt ngoại tệ thời bao cấp để lại từ Ngân Sách. - Tài khoản 13841- phải thu về chi phí cổ phần hoá. - Tài khoản 13881- phải thu khác của văn phòng công ty. 1.3. Kế toán tổng hợp : - Nếu vật tư hàng hoá thâm hụt, mất mát nhưng chưa có quyết định xử lý, căn cứ vào biên bản kiểm kê, biên bản thừa thiếu, phiếu xuất, kế toán ghi: Nợ TK 13811 Có TK 152, 153, 155, 156. - Khi có quyế định xử lý kết chuyển sang các tài khoản liên quan, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 111, 13881, 334. Có TK 13811 - Khoản thu nhập hoạt động liên doanh phải thu, căn cứ vào văn bản thông báo số lợi nhuận hoạt động liên doanh công ty được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK 13821 Có TK 71121 - Kết chuyển số thuế lợi tức nộp thừa, căn cứ vào bản xác định số thuế nộp thừa, kế toán ghi: Nợ TK 13881 Có TK 3334 - Lãi cho vay phải thu căn cứ vào bản tính lãi phải thu, kế toán ghi: Nợ TK 13881 Có TK 71181 1.4. VD minh hoạ : - Thu lãi liên doanh từ lâm trường Nam Đông – Thừa Thiên Huế, căn cứ vào biên bản kế toán ghi nhận : Nợ TK 13821 : 19.000.000 Có TK 71121 : 19.000.000 - Khấu hao TSCĐ ở đơn vị liên doanh lâm trường Nam Đông – Thừa Thiên Huế, căn cứ vào biên bản kế toán lập chứng từ ghi sổ số S045/12 đồng thời ghi nhận : Nợ TK 13881 : 96.380.043 Có TK 22211 : 96.380.043 - Thu hồi tiền tạm ứng lương, tạm ứng vay của nhân viên Nguyễn Ngọc Cơ, căn cứ phiếu thu kế toán ghi nhận : Nợ TK 13881 : 200.000 Có TK 111 : 200.000 - Phòng tổ chức hành chính mua bếp gas cho cán bộ công nhân viên trong công ty, căn cứ phiếu xuất PX57053, phiếu nhập PN13905, kế toán ghi nhận : Nợ TK 13881 : 42.360.000 Có TK 51113 : 38.509.091 Có TK 33311 : 3.850.909 2. Kế toán các khoản phải trả khác : 2.1. Chứng từ kế toán : - Biên bản kiểm kê, biên bản thừa thiếu. 2.2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 33811 - tài sản thừa chờ giải quyết. - Tài khoản 33821 - kinh phí công đoàn. - Tài khoản 33831 - bảo hiểm xã hội. - Tài khoản 33841 - bảo hiểm y tế. - Tài khoản 33871 - doanh thu chưa thực hiện. - Tài khoản 33881- phải trả phải nộp khác của văn phòng công ty. 2.3. Kế toán tổng hợp : - Các loại tài sản kiểm kê thừa xác định là của doanh nghiệp, căn cứ vào biên bản kiểm kê, văn bản thừa thiếu, kế toán ghi: Nợ TK 152, 153, 155, 156/ Có TK 33811 - Khi có quyết định xử lý,căn cứ vào quyết định xử lý tài sản thừa thiếu, kế toán ghi vào các tài khoản liên quan. Nợ TK 33811 Có TK 412, 721, 642 - Xác định khoản lãi phải chia cho đơn vị có vốn góp liên doanh tại công ty, căn cứ vào bảng phân phối lợi nhuận cho đơn vị có vốn góp liên doanh tại công ty, kế toán ghi: Nợ TK 42121 Có TK 33881 - Chi trả lãi phải chia cho đơn vị có vốn góp liên doanh tại công ty, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ NH, kế toán ghi: Nợ TK 33881 Có TK 111, 112 - Kinh phí công đoàn, BHXH, BHYTcủa nhân viên, căn cứ vào bảng trích KPCĐ, BHXH, BHYT, kế toán ghi: Nợ TK 622, 627 Có TK 33821, 33831, 33841 2.4. VD minh hoạ : - Thu hồi chi phí còn thừa do sửa chữa hệ thống, căn cứ vào PT kế toán ghi nhận : Nợ TK 11111 : 22.000.000 Có TK 33881 : 22.000.000 - Cấn trừ công nợ nội bộ, căn cứ giấy đề nghị của Xí nghiệp đồ hộp XK Linh Xuân, kế toán lập chứng từ ghi sổ số X021/12 và nhập số liệu vào máy : Nợ TK 33881 : 122.274.799 Có TK 13684 : 122.274.799 - Thuế GTGT không được khấu trừ phải thu lại của Xí Nghiệp Nông Hải Sản Thực Phẩm XK, căn cứ vào quyết toán thuế được duyệt kế toán lập chứng từ ghi sổ, đồng thời nhập liệu vào máy : Nợ TK 33881 : 1.229.200 Có TK 1331 : 1.229.200 - Dùng tiền mặt nộp BHXH, căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi : Nợ TK 33831 : 2.640.000 Có TK 11111 : 2.640.000 VI. Kế toán các khoản tạm ứng : 1. Chứng từ kế toán : - Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu tạm ứng, phiếu thanh toán tạm ứng. - PNK, HĐKPXK. - Quyết toán công trình, quyết định của UBND TP và công ty. 2. Tài khoản sử dụng : - Tài khoản 14111- tạm ứng tại văn phòng công ty. 3. Kế toán chi tiết : - Các cán bộ, nhân viên hưởng lương và thù lao hàng tháng của công ty, khi thực thi nghiệm vụ được phân công mà phát sinh chi phí thì trước khi làm nhiệm vụ được quyền đề nghị tạm ứng. - Khi làm thủ tục tạm ứng tiền từ công ty thì người đề nghị tạm ứng tiền phải làm giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu in sẵn thống nhất chung của công ty. - Giấy đề nghị tạm ứng tiền phải nêu rõ : họ tên người đề nghị tạm ứng, chức danh, đơn vị công tác, lý do ứng tiền, số tiền, thời hạn thanh toán và phải ký, ghi rõ họ tên. - Giấy đề nghị tạm ứng phải được Trưởng bộ phận (Trưởng phòng hay Giám đốc xí nghiệp) xem xét ký xác nhận trước khi chuyển lên Tổng giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc uỷ quyền duyệt tạm ứng. Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về việc duyệt tạm ứng cho các cán bộ, nhân viên thuộc quyền quản lý của mình. - Thời hạn thanh toán cho các khoản tạm ứng : chậm nhất 30 ngày tính từ ngày nhận tiền tạm ứng. Riêng đối với các khoản tạm ứng đi công tác thì thời hạn thanh toán chậm nhất 15 ngày tính từ ngày hoàn thành chuyến công tác. - Đối với các khoản thanh toán khác thì thời hạn thanh toán là 15 ngày từ ngày hoàn thành công việc. - Những trường hợp vi phạm chế độ thanh toán tạm ứng thì Phòng KTTV sẽ trừ trực tiếp vào lương. - Những trường hợp ứng tiền với giá trị trên 20 triệu phải có phương án chi và báo trước 1 ngày để bộ phận kế toán chuẩn bị. - Bộ phận kế toán chỉ tạm ứng khi đã thanh toán các khoản tạm ứng trước. 4. Kế toán tổng hợp : - Tạm ứng chi phí mua hàng hoá, vật tư bằng tiền mặt căn cứ vào phioếu chi, phiếu tạm ứng kế toán ghi: Nợ TK 14111 Có TK 111. - Tạm ứng chi phí đi công tác nước ngoài bằng tiền mặt, ngoại tệ, căn cứ vào phiếu chi, quyết định của UBND TP và công ty, kế toán ghi : Nợ TK 14111 Có TK 111 - Thu hồi số tiền tạm ứng còn thừa, ra phí số thực tế chi, căn cứ vào phiếu thu tiền, phiếu thanh toán tạm ứng kế toán ghi: Nợ TK 111,641, 642. Có TK 14111 - Xoá tạm ứng chuyển sang tiền mua hàng phải trả người bán, căn cứ vào phiếu thanh toán tạm ứng, PNK, hoá đơn, kế toán ghi: Nợ TK 3311 Có TK 14111 - Xoá tạm ứng hạch toán sang năm mua sắm TSCĐ, căn cứ vào phiếu thanh toán tạm ứng, phiếu NK TSCĐ, kế toán ghi: Nợ TK 211 Có TK 14111 - Xoá tạm ứng , hạch toán sang XDCBDD, căn cứ vào phiếu thanh toán tạm ứng, quyết toán công trình, kế toán ghi: Nợ TK 241 Có TK 14111 5. VD minh hoạ : Ngày 20/8/2004 tạm ứng cho anh Huỳnh Công Trường đi công tác 5.000.000 đồng. Sau đó, nhân viên này lập bảng thanh toán tạm ứng kèm các chứng từ gốc có liên quan (đã được duyệt) số tiền 4.100.000 đồng, gồm : chi phí ăn ở đi lại tại nơi công tác 2.100.000, chi phí tàu xe đi về 1.100.000 (VAT 100.000), chi phí tiếp khách 900.000 (thuế 100.000). Số tiền thừa nhân viên chưa thanh toán lại. Nợ TK 141 : 5.000.000 Có 111 : 5.000.000 Nợ TK 642 : 3.900.000 Nợ TK 133 : 200.000 Có TK 141 : 4.100.000 - Cuối tháng nhân viên này vẫn chưa nộp tiền thừa kế toán trưởng quyết định trừ lương : Nợ TK 334 : 900.000 Có TK 141 : 900.000 TỔNG CÔNG TY XNK VÀ ĐT (IMEXCO) PHIẾU TẠM ỨNG Phòng KH-KD Huỳnh Công Trường TPHCM, ngày………tháng………năm……… Năm triệu đồng ./. 5.000.000đ Họ tên người tạm ứng : …………………………………………………………………Đơn vị : ………………………………………………… Số tiền tạm ứng : ………………………………………………………………………(viết bằng chữ)…………………………………………… đi công tác ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Lý do tạm ứng : ............................................................................................................................ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Thời hạn thanh toán : ………………………………………………………………………………………………………………………………………… DUYỆT KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI TẠM ỨNG TỔNG CÔNG TY XNK VÀ ĐT (IMEXCO) PHIẾU THANH TOÁN TẠM ỨNG Phòng KH-KD Huỳnh Công Trường TPHCM, ngày………tháng………năm……… Năm triệu đồng ./. 5.000.000đ Họ tên người tạm ứng : …………………………………………………………………Đơn vị : ………………………………………………… Số tiền tạm ứng : ………………………………………………………………………(viết bằng chữ)…………………………………………… Bốn triệu một trăm ngàn đồng ./. 4.100.000 đ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ngàn đồng ./. Số tiền thực chi : ………………………………………………………………………(viết bằng chữ)…………………………………………… chi phí ăn ở đi lại tại nơi công tác 2.100.000, chi phí tàu xe đi về 1.100.000 ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (VAT 100.000), chi phí tiếp khách 900.000 (thuế 100.000) Lý do thanh toán : ........................................................................................................................ / / …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………Số chi vượt : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Số tiền thừa xin nộp lại : ……………………………………………………………………………………………………………………………………. DUYỆT KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI TẠM ỨNG B. Kế toán lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi: - Kế toán tổng hợp tiến hành lập dự phòng vào cuối niên độ kế toán và chi tiết cho từng khách hàng trên cơ sở các chứng từ gốc hoặc xác nhận của đơn vị nợ, hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ. Khi nhận thấy doanh nghiệp có dấu hiệu không có khả năng chi trả các khoản nợ hay quá hạn trả quá lâu thì kế toán tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. - Công ty lập Hội đồng xử lý công nợ và tiến hành lập dự phòng, gồm có : Ban Tổng Giám Đốc, Kế toán trưởng, Trưởng các phòng ban và ĐVNB. - Tài khoản sử dụng : TK 139. - Quy trình hạch toán : + Cuối kỳ kế toán, công ty căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí. Căn cứ vào bảng xác định dự phòng công nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi nhận : Nợ TK 642 Có TK 139 + Kế toán căn cứ vào các văn bản xử lý công nợ khó đòi ghi nhận các khoản nợ khó đòi được xử lý nhưng đã có dự phòng : Nợ TK 139 Có TK 131 + Hoàn nhập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi nhưng nay thu được hoặc do khoản dự phòng năm nay nhỏ hơn năm trứơc, căn cứ vào các chứng từ thu được nợ phải thu khó đòi đã xử lý hoặc bảng xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi năm nay< năm trước, kế toán ghi nhận : Nợ TK 139 Có TK 711 C. Biện pháp xử lý và hạn chế công nợ của công ty: I. Biện pháp xử lý : - Xiết hàng, cấn trừ công nợ, thu hàng mà đơn vị đang kinh doanh để trừ tiền nợ mà đơn vị thiếu, thu hồi đất đai, … - Điện thoại đôn đốc khách hàng trả các khoản nợ đã quá hạn. - Gởi biên bản đòi nợ tới khách hàng, trong đó có ghi rõ những điều kiện buộc khách hàng phải thanh toán. - Nhờ sự can thiệp của chính quyền, nếu khách hàng vẫn không thanh toán. II. Biện pháp hạn chế : - Định kỳ tổ công nợ lập biên bản đối chiếu công nợ để thấy được tình hình thanh toán công nợ của khách hàng. - Trước khi ký hợp đồng kinh tế với bất cứ khách hàng nào cũng cần xem xét tình hình tài chính của khách hàng và trong hợp đồng phải có những điều khoản ràng buộc rõ ràng để giải quyết nhanh chóng những trường hợp tranh chấp sau này. - Đối với khách ngoại thì yêu cầu ký quỹ mở L/C, đối với khách hàng trong nước ứng trước tiền hàng. (% tuỳ vào sự thoả thuận trong hợp đồng và cũng tuỳ vào uy tín của từng khách hàng). - Công ty thường xuyên gởi giấy báo xác nhận công nợ đến con nợ nhằm nhắc nhở đối phương thanh toán nợ cho công ty. - Đối với từng phương thức thanh toán công ty áp dụng : + Phương thức thanh toán nước ngoài : * Phương thức chuyển tiền (TTR) : do phương thức này không ràng buộc người bán và người mua lại với nhau nên công ty sẽ gặp nhiều rủi ro khi thanh toán bằng phương thức này như người mua đã nhận hàng nhưng từ chối thanh toán. Biện pháp : ký kết với khách hàng thân thuộc, đáng tin cậy, hoặc có thể áp dụng đối với những hợp đồng nhỏ. * Phương thức L/C : trước khi tiến hành giao hàng công ty phải kiểm tra kỹ nội dung trong L/C, nếu có vấn đề phải nhanh chóng chỉnh sửa cho phù hợp, tránh tình trạng người mua từ chối thanh toán. + Phương thức thu tiền trong nước : * Bằng tiền mặt : dễ dẫn đến rủi ro người mua chiếm dụng vốn, có thể nhận hàng mà không đưa tiền. Biện pháp : giao hàng giao tiền phải tiến hành song song, áp dụng hình thức thanh toán này với khách hàng lâu năm, đáng tin cậy của công ty. * Chuyển khoản : do người mua trong nước vẫn còn thói quen thanh toán bằng tiền mặt và do hệ thống ngân hàng VN chưa liên thông, nên để tránh tình trạng không thu được tiền, công ty phải yêu cầu ứng trước một khoản tiền (tuỳ thoả thuận) và yêu cầu khách hàng thanh toán qua Ngân hàng có mối liên hệ với Ngân hàng của công ty. D. Bảng báo cáo công nợ tại công ty : BÁO CÁO CHI TIẾT CÔNG NỢ – TK 131, 331 BÁO CÁO CHI TIẾT CÔNG NỢ - TK 131, 331 Đến ngày 31.12.2004 STT TÊN KH MÃ SỐ TK SDCK GHI CHÚ ĐVN QUY ĐỔI GỐC USD NỢ CÓ NỢ CÓ A TK 131 49.945.572.515 27.812.325.395 1.804.658,75 51.961,47 I. Phải thu KH nước ngoài 1311 38.399.597.922 26.992.374.120 1.072.970,85 1. VPCT 1311 27.835.534.027 25.412.088.010 1.036.403,34 2. XN Nông Hải Sản TP XK 13116K99 573.831.567 3. CN Hà Nội 13116I62 2.974.070.305 395.879.090 4. XN KD CB Lâm Sản XK 13116G24 3.565.683.731 1.030.672.020 30.620,11 5. XN CB & CƯ Hàng XK 13116L03 3.218.152.922 153.735.000 6. XN Vitexco 13116M15 232.325.370 5.947,40 II. Phải thu KH nước ngoài 1312 11.545.974.593 819.951.275 731.687,90 51.961,47 1. VPCT 13121 7.313.172.009 753.900.929 463.449,46 47.775,77 2. CN Hà Nội 13126I62 279.872.187 17.735,88 3. XN KD CB Lâm Sản XK 13126G24 3.315.516.233 26.166.396 210.108,76 1.658,2 4. XN Vitexco 13126M15 637.414.164 39.883.950 40.393,80 2.527,5 B TK 331 137.748.728.654 13.726.992.952 118.325,72 464.240,4 I. Phải trả KH trong nước 3311 135.306.910.388 6.671.620.072 14.297,88 1. VPCT 3311 134.425.102.424 134.425.102.424 11.306,08 2. XN Nông Hải Sản TP XK 33116K99 250.000.000 92.366.430 3. CN Hà Nội 33116I62 5.000.000 532.238.724 4. XN KD CB Lâm Sản XK 33116G24 271.240.650 2.070.831.673 5. XN CB & CƯ Hàng XK 33116L03 340.567.314 303.634.270 6. XN Vitexco 33116M15 15.000.000 149.345.490 2.991,80 7. CN Bình Thuận 33116B09 171.894.934 II. Phải trả KH nước ngoài 3312 2.441.818.266 7.055.372.880 118.325,72 449.942,52 1. VPCT 33121 2.441.818.266 2.997.292.880 118.325,72 189.942,52 2. CN Hà Nội 33126I62 4.058.080.000 260000 BÁO CÁO CHI TIẾT CÔNG NỢ – TK 138, 338 BÁO CÁO CHI TIẾT CÔNG NỢ - TK 138,338 Đến ngày 31.12.2002 STT TÊN KH MÃ SỐ TK SDCK GHI CHÚ ĐVN QUY ĐỔI GỐC USD NỢ CÓ NỢ CÓ I TK 138 14.301.273.314 115.564,12 1 Phải thu thâm hụt tại VPCT 13831 465.955.158 2 Quỹ sắp xếp DN 13851 9.855.208.176 3 Pthu tiền bán trả chậm CP cho người nghèo 13852 342.300.000 4 Phải thu khác 1388 3.637.809.980 115.564,12 VPCT 13881 3.189.393.935 115.564,12 Các ĐVNB 13886 448.416.045 II TK 338 50.934.923 21.687.265.446 6.493,41 1 KPCĐ 3382 15.264.015 Các ĐVNB 33826 15.264.015 2 BHXH 3383 50.934.923 Các ĐVNB 33836 50.934.923 3 Phải trả về CP hoá 3385 10.363.777.024 VPCT 3385 10.363.777.024 4 Phải trả khác 3388 11.308.224.407 6.493,41 VPCT 33881 9.823.984.214 6.493,41 Các ĐVNB 33886 1.484.240.193 PHẦN 4. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ I. Ưu điểm : - Hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2004 đạt hiệu quả cao, cụ thể lợi nhuận sau thuế là 3.359.598.132 đồng. - Đã giải quyết dứt điểm các khoản nợ còn tồn đọng từ thời kì bao cấp. - Thị trường hoạt động của công ty rộng lớn, công ty luôn tạo uy tín với khách hàng trong và ngoài nước. Vì vậy, số lượng khách hàng của công ty ngày càng đông, ngày càng khẳng định mình là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu của cả nước. - Công ty luôn thực hiện tốt nghĩa vụ nộp ngân sách cho nhà nước, tuân thủ các quy định hiện hành. - Toàn thể công ty không ngừng phấn đấu để đạt thành quả cao nhất, góp phần thúc đẩy nền kinh tế của đất nước. - Công ty luôn chú trọng đến vấn đề đào tạo, nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên. Bộ phận lãnh đạo công ty là những người nhiệt tình , có nhiều kinh nghiệm về tổ chức , về chuyên môn , năng động trong việc đưa ra những quyết định kinh doanh giúp đứng vững trên thương trường, thích nghi với nền kinh tế thị trường . - Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản vào công tác kế toán theo quyết định mới nhất của bộ tài chính (thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002). Hệ thống tài khoản được áp dụng một cách linh hoạt. Danh mục tài khoản cấp 2, cấp 3, chi tiết cấp 3 được thiết lập nhằm phản ánh một cách chi tiết theo yêu cầu quản lý cụ thể đối với những hoạt động của công ty và các ĐVNB. - Báo cáo tài chính được công ty tổ chức thực hiện đúng theo quyết định của nhà nước và phù hợp với yêu cầu quản lý. Phản ánh chính xác tình hình thực tế tại công ty nên đã cung cấp thông tin kịp thời cho ban giám đốc ra quyết định. - Công ty áp dụng điện toán hoá trong công tác kế toán nên khối lượng công việc được giảm nhẹ. Toàn bộ quy trình xử lý chứng từ đến lập các sổ, thẻ, bảng kê, nhật biên tài khoản, sổ các tổng hợp cho đến tính toán và lập báo cáo điều do máy vi tính thực hiện. Nhân viên từng phần hành tiến hành định khoản trên chứng từ gốc đã được mã hoá hoặc trên chứng từ ghi sổ. Ngoài ra, kế toán vẫn đối chiếu, kiểm tra các sổ sách do máy vi tính cung cấp với các sổ tay của kế toán để đảm bảo số liệu đúng và chính xác. Mỗi nhân viên kế toán đều có một password và một mã số riêng đi cùng với mã số của chứng từ ghi sổ. Vì vậy, khi có thiếu sót, nhầm lẫn thì dễ phát hiện và kịp thời sửa chữa. - TGHT do công ty xây dựng và áp dụng rất sát với tỷ giá thanh toán do Ngân hàng Ngoại Thương công bố. Việc hạch toán theo TGHT giúp đơn giản hoá công tác kế toán. - Chứng từ được luân chuyển rất chặt chẽ giữa các phòng ban nên đảm bảo được tính chính xác linh hoạt cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Việc sắp xếp sổ sách kế toán rất rõ ràng, ngăn nắp; chứng từ kế toán của bộ phận nào thì bộ phận đó lưu trữ. - Công ty sử dụng hiệu quả hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán, đã giúp công ty xử lý nhanh chóng mọi nghiệp vụ phát sinh ở các ĐVNB cũng như ở VPCTy, báo cáo quyết toán và các báo cáo khác được thực hiện đúng theo quy định của nhà nước. II. Nhược điểm – Kiến nghị : - Công ty cần thúc đẩy việc thu hồi công nợ bằng mọi biện pháp để sử dụng đồng vốn có hiệu quả hơn, đồng thời giảm chi phí đến mức thấp nhất. - Hiện nay, các khoản nợ phải thu khó đòi phát sinh tại công ty đa phần là do trong hoạt động mua bán, công ty đã ứng trước tiền hàng cho khách hàng, sau đó khách hàng giao hàng không đủ hoặc kém phẩm chất, mà chưa thanh toán dứt điểm. - Hiện nay công ty vẫn còn thanh toán bằng tiền mặt, điều này làm cho việc thanh toán phức tạp, không an toàn, trong một thời gian ngắn phải huy động một lượng lớn tiền mặt. Công ty nên chuyển sang thanh toán toàn bộ bằng chuyển khoản. Nhưng do hệ thống Ngân hàng VN hoạt động chưa hiệu quả, chưa có sự liên thông giữa các Ngân hàng. Điều này đôi khi cũng gây chậm trễ trong khâu thanh toán của công ty cũng như khâu thu hồi nợ sau một nghiệp vụ mua bán. - Đối với hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác : + Công ty cần phải tính đến việc phải nộp hộ thuế cho đơn vị giao uỷ thác : Nợ TK 331 : phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác) Có TK 3388 : phải trả phải nộp khác (chi tiết phải nộp vào ngân sách nhà nước) + Với các khoản chi hộ cho bên giao uỷ thác như phí NH, phí giám định hải quan, phí bốc xếp … thì công ty nên hạch toán : Nợ TK 1388 : phải thu khác (chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác xuất khẩu) Có TK 111, 112 - Đối với những khoản tiền phải thu phải trả liên quan đến hoạt động uỷ thác thì công ty nên hạch toán vào TK 1388 hoặc TK 3388, nhưng thực tế công ty dùng TK 131 và TK 331 (để công ty dễ dàng theo dõi công nợ). Thực chất bên ủy thác không bán hàng mà cũng không mua hàng của công ty .Việc công ty sử dụng lẫn lộn 2 loại tài khoản là sai qui định của chế độ kế toán, đồng thời rất dễ nhầm lẫn khi ghi nhận doanh thu .Vì tài khoản 131 thường đối ứng với tài khoản 511. Khi nhầm lẫn doanh thu sẽ bị thổi phồng không còn chính xác.Vì vậy, đối với những hợp đồng kinh tế xuất nhập khẩu ủy thác công ty nên dùng đúng tài khoản theo qui định. - Việc hạch toán hàng XNK uỷ thác công ty hạch toán vào tài khoản 156,151 như là hàng hoá của công ty. Bên cạnh đó để giảm chi phí lưu kho nên khi nhận hàng uỷ thác công ty chuyển thẳng ra cảng và chuyển lên tàu cho đơn vị mua hàng, dù vậy kế toán vẫn ghi nhận như hàng hoá nhập kho đồng thời phải làm bút toán xuất kho và kết chuyển giá vốn.Cuối tháng kế toán thực hiện bút toán xung tiêu TK 632 để phản ánh đúng giá vốn hàng. Tuy việc hạch toán như vậy được nhà nước cho phép nhưng theo em để đơn giản và phân biệt giữa hàng tự doanh và hàng uỷ thác, công ty nên hạch toán vào tài khoản ngoài bảng 003 (hàng hoá nhận bán hộ, hàng ký gởi) phản ánh trị giá của lô hàng nhận uỷ thác. Nên ghi nhận : khi nhận hàng bên giao uỷ thác ghi : Nợ TK 003, khi xuất hàng bán ghi : Có TK 003. - Để phản ánh đúng trị giá vốn hàng hoá mua vào thì các phí liên quan đến khâu mua hàng công ty nên hạch toán vào TK 1562 thay vì phản ánh vào TK 641. III. Kết luận : - Nền kinh tế ngày càng phát triển kéo theo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp hay công ty là thiết yếu. Vì vậy để đứng vững trên thương trường doanh nghiệp cần phải có những biện pháp ổn định nguồn vốn và giữ vững mối quan hệ giữa công ty với khách hàng thân thuộc cũng như khách hàng mới. Quản lý tình hình công nợ tại công ty là vấn đề quan trọng trong sự trường tồn của nó. - Tổ chức công tác kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc thu thập và xử lý thông tin cho Ban Tổng giám đốc để lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả. Chính vì thế, việc tổ chức tốt hệ thống kế toán nói chung cũng như kế toán công nợ nói riêng là điều cần thiết. - Sau hơn 3 tháng ngắn ngủi tiếp cận thực tế, em đã tiếp thu được nhiều kiến thức thực tế có ích cho công việc sau khi ra trường, mặc dù chưa đi sâu tìm hiểu khai thác cách giải quyết các gút mắc của kế toán công nợ. Những đề xuất của em trên đây cũng xin góp phần vào hoạt động kinh doanh và công tác kế toán tại công ty. Tuy nhiên đây là những nhận xét chủ quan để công ty tham khảo cho phù hợp với tình hình thực tế tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào ! MỤC LỤC