Đề tài Kế toán nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ làm chuyên ở Công ty TNHH xây dựng và công nghiệp Hà Thái

ho của doanh nghiệp. Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở các doanh nghiệp đang hạch toán theo 3 phương pháp hạch toán chi tiết là: Phương pháp thẻ song song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ số dư Việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện ở cả 2 nơi tại kho vật tư và trên phòng kế toán, được thực hiện bởi thủ kho và kế toán vật tư, trách nhiệm và quyền hạn được thể hiện từng mô hình. 2.1. Phương pháp thẻ song song * ở kho: Thủ kho có một bộ phận thẻ kho dùng để ghi chép hàng ngày, các nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu trên cơ sở chứng từ nhập xuất kho. Số lượng thẻ kho được sắp xếp theo danh điểm vật liệu được đăng ký tại phòng kế toán. Thủ kho ghi chép nhập xuất kho theo số lượng. Thủ kho không được theo dõi số tiền. * ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ thẻ kế toán chi tiết theo từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho, hàng ngày hoặc định kỳ ghi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến kế toán vật tư phải kiểm tra đối chiếu ghi đơn giá vào thẻ kho. Kế toán chi tiết vật tư ra số tiền. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật tư đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật tư lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn về mặt giá của từng loại vật tư. Cuối tháng đối chiếu bảng này với bảng kế toán tổng hợp. * Ưu nhược điểm: - Ưu điểm: việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, để kiểm tra, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép quản lý. - Nhược điểm: ghi chép còn trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, khối lượng ghi chép quá lớn. Nếu nhiều chủng loại vật tư, nhiều việc nhập xuất thường xuyên, công việc kiểm tra không thường xuyên mà chủ yếu vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng của kế toán trong quản lý. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL, CCDC Theo phương pháp thẻ song song: Nhập kho Thẻ kho Xuất kho Thẻ kho hoặc sổ chi tiết NV Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu luân chuyển 2.2. Phương pháp đối chiếu, luân chuyển ở kho: như thẻ song song ở phòng kế toán: Sau khi nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán phân loại chứng từ và bảng kê nhập, bảng kê xuất, cuối tháng căn cứ vào bảng kê nhập, xuất để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển sổ này cuối tháng ghi 1 dòng sổ. Cuối tháng đối chiếu số liệu vật tư, tên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu giá trị với kế toán tổng hợp. * Ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Giảm được số lượng ghi sổ kế toán do ghi một lần vào cuối tháng. + Nhược điểm: Công việc ghi sổ còn nhiều trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, công việc kế toán dồn vào cuối tháng mới đối chiếu, kiểm tra. Số lượng trong tháng giữa kho và phòng kế toán tiến hành trong tháng do kế toán không ghi sổ. Sơ đồ chi tiết NVL - CCDC (Theo phương pháp đối chiếu luân chuyển) Bảng kê nhập Phiếu Nhập kho Kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu luân chuyển 2.3. Phương pháp sổ số dư (mức dư) ở kho: Thủ kho có một bộ phận thẻ kho căn cứ vào phương pháp ghi vào các thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. Cuối tháng thủ kho sẽ tính số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho làm căn cứ ghi sổ số dư do kế toán chuyển đến. Thủ kho ghi xong phải gửi phòng kế toán kiểm tra và tiến hành tính tiền. ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, khi nhận được chứng từ kế toán kiểm tra và tính đúng theo giá chứng từ (ghi giá hạch toán). Tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền vừa tính được vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn kho vật tư. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận nhập, xuất vật tư, vật liệu. Sau đó cộng số tiền nhập, xuất trong tháng. Số dư này được làm căn cứ đối chiếu số liệu trên sổ số dư. Cuối tháng đối chiếu với số liệu trên sổ số dư với kế toán tổng hợp. * Ưu nhược điểm: + Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiện kiểm tra giám sát thường xuyên của kế toán với việc nhập, xuất công cụ dụng cụ hàng ngày. + Nhược điểm: nếu sai sót thì khó phát hiện, khó kiểm tra và đòi hỏi có trình độ. Sổ số dư: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T Chứng từ giao nhận, chứng từ nhập, xuất Chứng từ giao nhận, chứng từ xuất Sổ số dư Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu luân chuyển Như vậy: Mỗi mô hình kế toán chi tiết NVL đều có những ưu điểm, nhược điểm thích hợp trong điều kiện này lại không thích hợp trong điều kiện khác, kế toán mỗi doanh nghiệp cần phải phân tích, lựa chọn dựa vào yêu cầu quản lý của đơn vị mình lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết phù hợp nhất tận dụng hết các ưu điểm vốn có của phương pháp đã lựa chọn, thực hiện đúng nguyên tắc hạch toán kế toán. IV. Hạch toán tổng hợp NVL - CCDC VL: là tài sản của doanh nghiệp, nó được nhập, xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm vật liệu của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có phương pháp kiểm kê khác nhau. Kế toán tổng hợp vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung có 2 phương pháp là: kế toán thường xuyên và kế toán định kỳ. A. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 1. Khái niệm, tài khoản sử dụng a. Khái niệm Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có biến động tăng, giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên, liên tục các tài khoản phản ánh từng loại. b. Tài khoản sử dụng TK 152 "Nguyên vật liệu" Nội dung: Phản ánh số liệu có tình hình nhập xuất vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu: + Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế NVL trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất). + Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ theo giá thực tế (bộ phận sản xuất kinh doanh, xuất dùng) + TK 152 có 6 TK cấp II + TK 152.1: NVL chính + TK 152.2: NVL phụ + TK 152.3: Nhiên liệu + TK 152.4: Phụ tùng thay thế + TK 152.5: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản + TK 152.8: Vật liệu khác + TK 151: "Hàng hoá đang đi đường" Nội dung: Phản ánh vật liệu đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa được nhập kho (kể cả số đang gửi cho người bán). Kết cấu: + Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng hoá đang đi đường tăng (hoặc mua vật liệu vào nhưng cuối tháng chưa nhập kho). + Dư nợ: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường. Ngoài ra còn sử dụng tài khoản sau: TK111, 112, 331, 133, 141, 621, 641, 642 2. Phương pháp hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 2.1. Phương pháp hạch toán NVL với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. a. Trường hợp tăng NVL Doanh nghiệp mua từ nguồn mua ngoài + Trường hợp 1: Hàng và hoá đơn cùng về. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận kế toán ghi: Nợ TK 152 "chi tiết" Nợ TK 133: thuế GTGT Có TK 111, 112, 141, 331 ... Tổng giá thanh toán. + Chi phí mua hàng: Nợ TK 152: Giá chưa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 141, 331... tổng giá thanh toán Nếu chi phí giảm giá bớt giá: Nợ TK 111, 112: Nếu nhận được tiền Nợ TK 331: Trừ vào giá phải trả Nợ TK 138.8: Nếu nhận được thông báo Có TK 133: Thuế GTGT Có TK 152: Tổng số tiền. Nếu được hưởng chiết khấu trong quá trình mua hàng do thanh toán trong thời hạn chiết khấu. Nợ TK 111, 112: Nhận bằng tiền mặt Nợ TK 331: Trừ vào tiền phải trả Nợ TK 138: Nhận được thông báo Có TK 515: Số chiết khấu được hưởng Hàng mua bị trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất kém chất lượng khi kiểm kê mới phát hiện ra. Nợ TK 111, 112: Nhận bằng tiền mặt Nợ TK 331: Trừ vào số phải trả Nợ TK 138.8: Nhận được thông báo Có TK 152 Có TK 133: Số thuế giảm tương ứng với số hàng. + Nếu mua NVL từ nước ngoài: - Giá mua (giá nhập kho) Nợ TK 152: giá thực tế Nợ (có) TK 413: tăng giảm tỷ giá Có TK 111, 112, 1122, 331 Thuế nhập khẩu: Nợ TK 152 Có TK 333.5 Thuế GTGT hàng nhập khẩu (giá nhập) Nợ TK 133 Có TK 333.3 Trường hợp: Hàng thừa so với hoá đơn - Nếu nhập toàn bộ (kể cả số thừa) Nợ TK 152: Giá thực tế của lô hàng ghi trên hoá đơn Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán ghi trên hoá đơn Có TK 338.1: Trị giá số hàng thừa - Căn cứ vào quyết định xử lý: + Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338.1: Trị giá số hàng thừa Có TK152: Trị giá số hàng thừa. + Nếu đồng ý mua: Nợ TK 338.1: Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 + Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập Nợ TK 338.1 Có TK 111 + Nếu nhập theo hoá đơn: Nợ TK 152: Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Đồng thời ghi nợ TK 002: Trị giá số hàng thừa + Căn cứ vào quyết định xử lý (hoá đơn) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112, 331 Đồng thời ghi có TK 002 + Trường hợp 1.2: Hàng thiếu so với hoá đơn - Khi nhập kho: Nợ TK 152 Nợ TK 133: Trị giá số hàng thiếu Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị trên hoá đơn - Khi xử lý: + Nếu người bán trao lại số hàng còn thiếu: Nợ TK 152: Trị giá số hàng còn thiếu Có TK 138.1: Trị giá hàng còn thiếu + Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331 Có TK 138.1 + Nếu cá nhân làm mất hàng phải bồi thường: Nợ TK 138.8, 334 Nợ TK 111, 112 Có TK 138.1 Có TK 133 + Nếu không xác định được nguyên nhân gia tăng giá trị hàng bán. Nợ TK 632 Có TK 138.1 + Trường hợp 1.3: hàng hoá kém phẩm chất không đảm bảo như hợp đồng, số hàng được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152 Có TK 133 + Trường hợp 2: Hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ (hàng chưa có hoá đơn) Nếu trong tháng có hoá đơn thì ghi sổ bút toán (như trường hợp 1) Còn nếu cuối tháng mà hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính. Nợ TK 152: Giá tạm tính Có TK 331: Giá tạm tính Sang tháng sau khi hoá đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng 1 trong 3 cách sau: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Giá trị số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > Giá thực tế). Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán theo giá thực tế đã ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng như bình thường. + Trường hợp 3: Hoá đơn về nhưng hàng chưa về Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ (hàng mua đang đi đường). Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bút toán như trường hợp 1 còn nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về kế toán ghi như sau: Nợ TK 151: Giá trị hàng mua theo hoá đơn chưa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng số thanh toán Sang tháng sau khi hàng về thì kế toán ghi: Nợ TK 152: Nếu nhập kho Nợ TK 627, 641, 642 Có TK 151 2. Nhận lại NVL thuê ngoài gia công chế biến, tự chế. + Chi phí thuê ngoài gia công chế biến tự chế tạo Nợ TK 154 Nợ TK 133 Có TK 331, 111, 112 + Nhập kho NVL: Nợ TK 152 Có TK 154 3. Nhận góp vốn liên doanh của các đơn vị khác bằng NVL Nợ TK 152 Có TK 411 4. Một số trường hợp làm tăng NVL Nợ TK 152 Có TK 411, 412 Có TK 711 Có TK 632 Có TK 128, 221, 222, 223 Có TK 138, 334 Có TK 338 a. Hạch toán xuất giảm NVL 2.1. Xuất vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 621, 627, 641 Nợ TK 214 Có TK 152 Xuất NVL góp vốn liên doanh Nợ TK 128: Trị giá được xác định lại Nợ TK 221, 222, 223 Có (Nợ) TK 421 Có TK 152: Giá thực tế xuất kho Chú ý: Ghi nợ TK 421 (khi giá thực tế xuất kho lớn hơn trị giá xác định lại) Có TK 421 (Khi giá thực tế xuất kho nhỏ hơn giá trị xác định lại) Xuất NVL thuê ngoài gia công chế biến hoặc dùng cho phân xưởng sản xuất phụ. Nợ TK154: Trị giá thực tế xuất dùng Có TK 152: Trị giá thực tế xuất dùng Cho vay mượn tạm thời (không tính lãi) Nợ TK 138.8: Cho cá nhân bên ngoài vay Nợ TK 334: Cho vay nội bộ Có TK 152 Các trường hợp khác: Nợ TK 632: Nếu trả thưởng biếu tặng Nợ TK 632: Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 138.8, 334: Bắt cá nhân bồi thường, trừ vào lương. Nợ TK 138.1: Thiếu chưa rõ nguyên nhân Nợ TK 421: Đơn giá giảm NVL Có TK 152: Trị giá thực tế vật liệu xuất kho 2.2. Hạch toán NVL đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Giá mua NVL là giá có cả thuế VAT. Vì vậy khi hạch toán không sử dụng TK 133 Phương pháp hạch toán giống như phương pháp khấu trừ. Sơ đồ TK331, 111, 112 TK152 TK621 TK333.1 TK152 TK411 TK642,338.1 TK128.221, 222 TK627,641,642 TK128,221,222 TK154 TK642,138.1 Tăng do mua ngoài phương pháp khấu trừ Tăng do mua ngoài phương pháp trực tiếp Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Hàng đi đường kỳ trước Nhận cấp phát tặng thưởng Thừa phát hiện khi kiểm kê Nhận lại góp vốn Xuất để chế tạo sản phẩm Xuất cho sản xuất CPBH, CPQLDN Xuất góp vốn liên doanh Xuất thuê ngoài gia công chế biến Thiếu phát hiện Khi kiểm kê B. Kế toán NVL, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK 151, 152, 153 TK 611 TK 151, 152, 153 TK 111, 112, 331 TK 111, 112, 331 Giá trị NVL Tồn đầu kỳ TK 338, 642, 811 TK 627, 641, 642 TK 411 TK 412 Giá bán NVL mua trong kỳ Giảm gía hàng bán bị trả lại Giá trị thiếu hụt định mức Nhận góp vốn liên doánh cấp phát Đánh giá tăng NVL nhỏ Giá trị NVL xuất dùng TK 331 Thuế GTGT được khấu trừ TK 142.1 1. Tổ chức hệ thống ghi chép sổ kế toán. Hệ thống kế toán là tổ chứckinh tế bao gồm số lượng, kết cấu mẫu số, mối quan hệ giữa các loại sổ theo trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định nhằm ghi chép tổng hợp hệ thống hoá thông tin từ các chứng từ gốc. Các DN thường sử dụng 1 trong 4 hình thức sau: Hình thức nhật ký sổ cái Hình thức nhật ký chung Hình thức nhật ký chứng từ 1.1. Hình thức nhật ký sổ cái Tổ chức hách toán NVL theo hình thức nhật ký sổ cái được theo dõi trên nhật ký sổ cái và sổ chi tiết NVL. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho vật liệu kế toán lập bảng tổng hợp cho chứng từ gốc, cho phiếu nhập kho riêng, sau đó vào sổ chi tiết NVL vào nhật ký sổ cái. Cuối tháng tiến hành cộng sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, sau đó đối chiếu khớp với số liệu nhật ký sổ cái. Số liệu đã được đối chiếu là cơ sở lập các báo cáo kế toán. Hình thức này dễ làm, dễ kiểm tra, đơn giản đối chiếu thích hợp với đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên nó có nhiều nhược điểm lớn là không áp dụng được các đơn vị kế toán vừa và lsớn, hệ thống sổ chi tiết tách dời sổ tổng hợp. Chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ Nhật ký sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra 1.2. Hình thức nhật ký chung Theo hình thức này thì việc hạch toán NVL được thể hiện trên sổ Nhật ký chung, sổ cái NVL, sổ chi tiết NVL, và sổ nhật ký chuyên dùng. Đối với vật liệu nhập kho: tuỳ theo các nghiệp vụ phát sinh nhiều hay its hàng ngày hoặc định kỳ kế toán sẽ tiến hành ghi vào nhật ký chuyên dùng, sổ chi tiết vật liệu chứng từ thu mua và nhập kho NVL. Đối với VL xuất kho: định kỳ hoặc hàng ngày kế toán sẽ tiến hành vào sổ chi tiết VL, sổ nhật ký chuyên dùng bằng số liệu ghi trên phiếu xuất kho. Cuối kỳ sau khi đã cộng số liệu trên sổ nhật ký chuyên dùng, kế toán ghi số liệu tổng cộng đó vào sổ nhật ký chung và sổ cái vật liệu. Hình thức ghi sổ này có thuận lợi khi đối chiếu, kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc cho việc sử dụng máy tính. Tuy nhiên có một số nghiệp vụ trùng lặp do vậy cuối tháng mới ghi vào sổ cái. Sơ đồ kế toán Theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết 1.2. Hình thức chứng từ ghi sổ Theo hình thức này, việc hạch toán NVL được thực hiện trên các chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản NVL. Sổ chi tiết các chứng từ nhập, xuất hàng ngày hoặc định kỳ kế toán lập các chứng từ ghi sổ, vào sổ kế toán, sổ chi tiết NVL. Cuối tháng đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết vào sổ cái VL. Số liệu trên sổ cái tài khoản VL sẽ làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kinh tế khác. Hình thức này ưu điểm là dễ làm, dễ đối chiếu, công việc phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ. Hình thức này phù hợp mọi quy mô sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc ghi chép thường trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung và dễ nhầm lẫn sổ, nên làm đồng đều, thường xuyên kiểm tra, nhất là vào thời điểm cuối tháng. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đắng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, luân chuyển 3.4. Hình thức nhật ký chứng từ Theo phương pháp này NVL được theo dõi trên các nhật ký, chứng từ, sổ chi tiết, bảng kê, bảng phân bổ. Hình thức này phù hợp loại hình kinh doanh phức tạp, quy mô lớn những đơn vị trình độ quản lý và kỹ thuật cao, có nhu cầu chuyên môn sâu lao động kinh tế thủ công, tuy nhiên không phù hợp kế toán máy. Sơ đồ hình thức nhật ký - chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân Nhật ký chung Bảng kê Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, luân chuyển V. Phân tích tình hình dự trữ vật liệu Như đã nêu ở trên, vật liệu là đối tượng lao động chính trong các doanh nghiệp sản xuất, con người với sức lao động của mình tư liệu lao động tác động để tạo ra sản phẩm. Dự trữ vật liệu trở thành khâu quan trọng nhất, đặc điểm của một quy trình sản xuất. Việc tổ chức hách toán vật liệu chặt chẽ, hợp lý chính là việc thúc đẩy, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Khi tổ chức hạch toán khâu dự trữ cần lưu ý những điểm sau: Vấn đề dự trữ sản xuất cần phải tính toán chính xác. Một mặ phải đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời đồng bố với chất lượng tiêu chuẩn, mặt khác phải đảm bảo không ứ đọng vốn. Tổng mức vật liệu sử dụng sthực tế với kế hoạch hay định mức để hoàn thiện công tác kế toán hoá định mức vật liệu tính toán chính xác tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, kết hợp với công tác dự toán sản phẩm trong kỳ để lên kế hoạch chuẩn bị cho sản xuất. Phân tích sử dụng hiệu quả vật liệu VL: Là đối tượng lao động chính trong các doanh nghiệp sản xuất. Hiệu quả sử dụng vật liệu được thể hiện từ khâu thu mua đến dự trữ bảo quản chung. Trong khâu thu mua, doanh nghiệp được sử dụng vốn lưu động có hiệu quả hơn trong thanh toán. Trong khâu dự trữ doanh nghiệp phải xem xét sản xuất của mình sao cho đừng nhiều quá gây ứ đọng vốn, nhưng cũng không ít quá để xẩy ra ngừng trệ trong sản xuất kinh doanh. Việc dữ trữ vật liệu trong sản xuất được theo dõi thông qua bảng sau: Chỉ tiêu danh điểm Dự trữ theo định mức Dự trữ thực tế Tỷ lệ % thực hiện - Vật liệu chính - Vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phú tùng thay thế - Bao bì đóng gói - Phế liệu - Các loại khác Với bảng này, ta có biết được tình hình dự trữ vật liệu có đảm bảo hay không. Nếu dự trữ thực tế sát với mức dự trữ kế hoạch có nghĩa là doanh nghiệp đảm bảo tốt quá trình dự trữ sản xuất của mình. Tuy nhiên tình hình dự trữ của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào quá trình cung cấp vật liệu. Đây là quá trình quan trọng quyết định tình hình dự trữ của doanh nghiệp. Nếu không cung cấp liên tục doanh nghiệp sẽ không có đủ vật liệu để dự trữ. Ngược lái nếu mau quá trình sẽ ứ đọng vốn. Việc cung cấp VL được thực hiện qua bảng sau: Chỉ tiêu danh điểm Dự trữ theo định mức Dự trữ thực tế Tỷ lệ % thực hiện - Vật liệu chính - Vật liệu phụ - Nhiên liệu - Phụ tùng thay thế - Bao bì đóng gói - Phế liệu - Các loại khác Vật liệu với công cụ chính là sản xuất ra sản phẩm giá trị của nó được chuyển vào giá trị của vật liệu trong giá thành sản phẩm. = Tỷ lệ này cho biết quá trình sản xuất kinh doanh đã được sử dụng vật liệu hợp lý hay chưa. Ngoài ra doanh nghiệp còn phải xác định tỷ lệ phế liệu phát sinh để có phương pháp sản xuất hợp lý hơn nhằm nâng cao giá trị có ích của VL. = Chỉ tiêu trên co biết một đồng vốn lưu động đem lại mấy đồng doánh thu thuần. = Chỉ tiêu này phản ánh một đồng vốn lưu động làm ra mấy đồng lợi nhuận thuần (hay lãi gộp) trong kỳ. Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn lưu động vận động không ngừng, thường xuyên qua các giai đoạn của quá trình tái sản xuất (dự trữ - sản xuất - tiêu thụ). Đẩy mạnh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động sẽ góp phần giải quyết nhu cầu về vốn. Để xác định tốc độ luân chuyển của vốn lưu động,s người ta thường sử dụng các chỉ tiếu au: = Chỉ tiêu này thể hiện số ngày cần thiết cho vốn lưu động quay được 1 vòng. Thời gian của 1 vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn. Ngoài 2 chỉ tiêu trên, khi phân tích còn có thể tính chỉ tiêu (hệ số đảm nhiệm của vốn lưu động). Hệ số này càng nhỏ thì chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động ngày càng cao, số vốn tiết kiệm ngày càng nhiều. Qua chỉ tiêu này ta biết được để có một đồng doanh thu thì cần mấy đồng vốn lưu động. = Phần thứ II Đặc điểm tình hình chung và thực trạng công tác tổ chức hạch toán vật liệu với việc sử dụng nâng cao vốn lưu động tại công ty TNHH Xây dựng và công nghiệp Hà Thái I. Tình hình thực tế Công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái A. Đặc điểm tình hình chung 1. Khái quát lịch sử phát triển của Công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái Công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái là một doanh nghiệp kinh tế. Mặc dù công việc triển khai còn rất khó khăn xong với quyết tâm của lãnh đạo tập thể lãnh đạo và toàn thể cán bộ, công nhân viên công ty nên nhiệm vụ xay dựng công ty và thực hiện các hợp đồng xây dựng Công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái đã hoàn tất và đi vào hoạt động theo đúng công suất thiết kế cho tới ngày nay. Công ty chính thức thành lập và đi vào hoạt động với tên gọi chính là Công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái. Công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái có trụ sở chính tại Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội, với công việc chính là thực hiện công việc xây dựng các công trình theo hợp đồng. Qua thời gian hoạt động Công ty đã khẳng định vị trí và ưu thế của mình trên thị trường. Kể từ khi thành lập và đi vào hoạt động đến nay công ty ngày càng lớn mạnh, phát triển về mọi mặt, sản phẩm của Công ty đã có mặt và đảm bảo uy tín chất lượng trên thị trường. Quy mô sản xuất của công ty ngày càng được mở rộng, đời sống công nhân viên ngày càng được nâng cao. Điều đó được thể hiện qua các chỉ tiêu tài chính từ năm 2004-2006 như sau: Chỉ tiêu 2004 2005 2006 Doanh thu 21.298.000 43.700.000 54.318.000 LN trước thuế 553.000 1.316.000 2.720.000 2. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Chủ động thu hút vốn trong và ngoài nước cung ứng đầy đủ kịp thời cho nhu cầu. Sản xuất đảm bảo yêu cầu và số lượng, chất lượng và chủng loại. Chủ động hạch toán kinh doanh, đảm bảo yêu cầu bảo toàn vốn kinh doanh có lãi thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước, đảm bảo việc làm ổn định đời sống CBCNV. 3. Cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 3.1. Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu tham mưu trực tuyến nghĩa là các phòng ban tham mưu cho Giám đốc theo từng chức năng, nhiệm vụ được phân cấp giúp cho ban giám đốc có quyết định đúng đắn. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Giám đốc Phó Giám đốc kỹ thuật Phó Giám đốc thi công Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài vụ Phòng KH-KTĐT Đội xây dựng số 1 Đội xây dựng số 2 Đội xây dựng số 3 Đội xây dựng số 4 Nhiệm vụ chung: + Ban giám đốc: - Giám đốc: Là người quản lý mọi công việc sản xuất kinh doanh của chi nhánh theo đúng pháp luật, là người có quyền uỷ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng kỷ luật cấp dưới của mình, là người chịu trách nhiệm trước công ty, trước pháp luật, điều tiết mọi hoạt động của công ty. - Phó giám đốc kỹ thuật: Quản lý kỹ thuật, thiết bị về tổ chức hành chính, các phòng ban chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về phần việc được giao, chỉ đạo thực hiện có kết quả kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Phó giám đốc thi công: Là người chịu trách nhiệm phân bổ, quản lý tiến độ thi công các công trình, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về phần việc được giao. + Các phòng ban: - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng quản lý các công việc như tiếp nhận và quản lý các công văn, lưu trữ đón tiếp khách, lập kế hoạch sửa chữa các công trình, nhà xưởng. - Phòng kế toán tài vụ: Có chức năng quản lý tài chính, theo dõi sự tăng giảm tài chính, những công việc liên quan đến tình hình tài chính và sự biến động tài chính của công ty. - Phòng KH-KTĐT: Đáp ứng nhu cầu về kinh doanh, tổ chức thực hiện công việc đầu tư và tìm kiếm nguồn đầu tư, tiến hành lựa chọn, đàm phán, ký kết các hợp đồng mua cho công ty xây dựng, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. + Các tổ đội xây dựng: Là những người tham gia trực tiếp vào công việc thi công, sản xuất các công trình của công ty. 3.2. Tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty coi việc quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm là mục tiêu hàng đầu cho sự phát triển bền vững của Công ty và được thể hiện qua các biện pháp sau: Thường xuyên làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ CNV thấy được tác dụng của việc quản lý và nâng cao chất lượng sản phẩm. Không ngừng làm tốt công tác nâng cao tay nghề của công nhân sản xuất. Tiến hành kiểm tra thường xuyên, liên tục các thông số kỹ thuật phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai sót xảy ra. Kiểm tra sản xuất các tiêu chuẩn trước khi làm thủ tục sản xuất. II. Tổ chức công tác kế toán ở Công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái 1. Tổ chức bộ máy kế toán Trong sơ đồ cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty, kế toán là một trong những bộ phận chủ yếu và quan trọng. Đó là công cụ có hiệu quả để quản lý kinh tế và thực hiện hạch toán kinh doanh. Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình phục vụ yêu cầu công tác quản lý, hạch toán đầy đủ, kịp thời đem lại hiệu quả kinh tế phù hợp với mô hình quản lý sản xuất kinh doanh và quy mô của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty được thực hiện theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, phòng tài vụ kế toán thực hiện công việc kế toán ở Công ty, ở các đội xây dựng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu nhận chứng từ ghi chép sổ sách hạch toán một cách đơn giản về phòng kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Kế toán vật tư Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lương và các khoản vay Thủ quỹ Nhân viên thống kê kế toán tại các đội 2. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Xuất phát từ quy mô sản xuất, yêu cầu quản lý, công ty áp dụng phương pháp ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng từ) Nhật ký chung Sổ Cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ (thẻ chi tiết) Nhật ký đặc biệt Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra - Phương pháp hạch toán tồn kho áp dụng tại Công ty trong kỳ, công ty sản xuất nhiều loại mặt hàng khác nhau để đảm bảo cung cấp kịp thời và liên tục các thông tin về khoản mục hàng tồn kho. Đồng thời hạch toán chính xác các khoản mục này là cơ sở cho việc xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Chi nhánh thực hiện hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho, xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo trị giá thực tế. - Phương pháp hạch toán thuế GTGT được áp dụng tại Công ty là tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Quá trình thực hiện hợp đồng sản xuất và tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm được cụ thể hoá qua sơ đồ sau: Tập hợp chi phí theo Lệnh sản xuất Chi phí vận chuyển bốc dỡ Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung Bảng tính giá thành khoản mục (các mã hàng) Hợp đồng sản xuất (các hợp đồng xây dựng (1) (1) Ghi chú: (1) (2): Chi phí sản xuất kinh doanh (3) Các khoản chi phí sản xuất được tập hợp vào B. Tình hình tổ chức hạch toán NVL tại công ty. Dù ở bất kỳ một doanh nghiệp nào thì hệ thống chứng từ ban đầu đều cần được hạch toán kế toán đối với công ty TNHH XD & CN Hà Thái thì NVL là một trong những yếu tố cấu thành lên các yếu tố sản xuất. Do vậy NVL là yếu tố đầu vào có vai trò cực kỳ quan trọng và do đó công tác hạch toán kế toán khâu này luôn được quan tâm chú ý và thực hiện như các đơn vị hạch toán độc lập. 1. Đặc điểm NVL tại công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái. Do đặc điểm của công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái kà sản xuất và gia công các mặt hàng có chất lượng. ở đây ta có thể phân loại tạm thời NVL dùng cho việc sản xuất các sản phẩm như sau: - NVL chính (152.1) bao gồm các loại gạch để xây dựng công trình. - NVL phụ (152.2) bao gồm các vật liệu như cát, xi măng... - Nhiên liệu: bao gồm các loại: dầu, mỡ, điện, xăng... - Các loại vật liệu khác (152.8)... 1.1. Cơ sở vật chất phục vụ cho việc dữ trữ, thu mua bảo quản NVL. Việc mua sắm VL được lập kế hoạch hàng năm đảm bảo cho qua trình sản xuất diễn ra liên tục diễn ra trên cơ sở và điều kiện sau: Kế hoạch sản xuất và đầu tư xây dựng của đơn vị Định mức tiêu hao vật liệu trong vận hành và trong quy trình sản xuất. Định mức vật liệu dự phòng cho sản xuất Báo cáo nghiên cứu khả thi phương án kỹ thuật thiết kế kỹ thuật, kỹ thuật kèm bảng tiền lương VL đã được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt. Cân đối VL tồn kho của đơn vị Quá trinh thu mua NL Khi có quyết định của Giám đốc mua V1 nào, thì bộ phận cung tiêu phải cung cấp thông tin đầy đủ ba hồ sơ báo cáo, từ đó sẽ chọn ra một nhà cung cấp đảm bảo chỉ tiêu kỹ thuật và kinh tế. Việc mua sắm VL được tiến hành thực hiện thông qua hợp đồng đảm bảo những nguyên tắc sau: Khi mua sắm VL trong và ngoài nước và đảm bảo kế hoạch sản xuất của chi nhánh. Vật liệu mua về phải đầy đủ hoá đơn GTGT, với những vật liệu rẻ, mua ít giá trị dưới 100.000 đồng có thể không có hoá đơn GTGT. + Bảo quản vật liệu Kho vật liệu phải đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật đối với từng chủng loại VL được lưu và bảo quản tại đó. Trên thực tế biện pháp tổ chức kho phải đảm bảo nguyên tắc sau: Kho đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về tồn, an toàn cho người lao động - Thuận lợi cho việc tiếp nhận bảo quản, cấp phát và đảo chuyển - Mỗi loại VL ở 1 vị trí, được đánh ký hiệu vị trí và ghi ký hiệu vào thẻ kho để dễ tìm kiếm. - Mỗi kho đều có bảng quy định phòng cháy chữa cháy và phương tiện cứu hoả. - Xây dựng được nội quy ra vào kho, cấp phát VL kế hoạch đảo chuyển định kỳ để chống mối mọt, chống rỉ... 1.2. Hạch toán chi tiết VL Hiện nay công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái đang vận hành tổng hợp Nhật ký chung cho công tác hạch toán kế toán tổng hợp NVL và phương páp thẻ song song cho công tác kế toán hạch toán, Muốn vậy phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết để từ đó phục vụ tốt yêu cầu quản lý và tạo được mối quan hệ mật thiết ở tất cả các khâu và các phần hành kế toán, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT... Nội dung cụ thể: Thẻ kho (thủ kho ghi số lượng) Thẻ kế toán (kế toán ghi cả số lượng và số tiền Bảng tổng hợp N - X - T kho NVL- CCDC Chứng từ nhập, xuất kho Chứng từ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Ghi chú: Các thủ tục nhập xuất kho NVL tại công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái. + Thủ tục nhập kho NVL Theo chế độ quy định tất cả các loại NVL - CCDC về đến DN phải tiến hành thủ tục nhập kho. Thực tế khi mua NVL - CCDC về đến kho thủ kho sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT do cán bộ cung ứng cấp để kiểm nghiệm về các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, số lượng, chất lượng, đơn giá, tổng tiền hàng...Quá trình nhập kho phải nhất thiết có sự hiện diện của nhân viên kế toán vật tư. Công việc này kết thúc khi kế toán vật tư nhập phiếu vật tư với đầy đủ chữ ký của thủ kho, cán bộ cung ứng và kế toán vật tư. Phiếu nhập kho chia thành 3 liên: 1 liên thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho, 1 liên giao cho cán bộ cung ứng, 1 liên giữ cùng hoá đơn bán hàng và hợp đồng cung cấp NVL - CCDC để làm căn cứ thanh toán với người bán và ghi sổ. NVL - CCDC được nhập kho theo đúng quy định, thr kho có trách nhiệm sắp xếp các loại NVL - CCDC trong kho 1 cách khoa học thuận lợi cho việc kiểm tra và nhập, xuất dễ dàng. Mẫu số 01 GTKT - 3LLCS 199 - BTC Số HĐ: 0142222 Hoá đơn giá trị gia tăng Ngày 05 tháng 01 năm 2006 Đơn vị bán hàng: công ty CPXD và TM Hà Nội Địa chỉ: Tân ấp - Phúc Xá - Hà Nội Số TK:........ Điện thoại: Mã số thuế:........ Họ và tên người mua hàng: Phạm Văn Hưng Đơn vị: công ty TNHH XD & TM Hà Thái Địa chỉ: Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội Số TK:...... Hình thức thanh toán: Mã số thuế:..... STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT S lượng Đơn giá Thành tiền 01 Xi măng Tấn 10 750.000 7.500.000 Cộng số tiền: 7.500.000. Số tiền viết bằng chữ: (Bảy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn thủ kho kiểm tra số lượng, chất lượng, mẫu mã, quy cách đúng như hoá đơn. Sau đó với viết phiếu nhập kho và xuất kho. Cụ thể có mẫu nhập kho và xuất kho như sau: Đơn vị: công ty TNHH XD & TM Hà Thái Địa chỉ: Q. Hoàn Kiếm - Hà Nội Mẫu số: 02-VT Ban hành theo Số 114 - C/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 Phiếu nhập kho Ngày 05 tháng 01 năm 2006 Nợ TK 152: Có TK 331: Họ và tên người giao hàng: công ty CPXD & TM Hà Nội. Theo hoá đơn số 0142222 ngày 05 tháng 01 năm 2006 Biên bản kiểm nghiệm số 03 ngày 05 tháng 01 năm 2006. Người nhập: Phạm Văn Hưng. Nhập tại kho: Ngọc ánh Địa điểm tại: Cổ Nhuế - Từ Liêm - Hà Nội. STT Tên nhãn hiệu SPHH MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Xi măng Tấn 10 10 750.000 7.500.000 Cộng 10 10 750.000 7.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bẩy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Ngày 05 tháng 01 năm 2006. Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho số 1141 KTĐK Nợ TK 152: 7.500.000 Nợ TK 133: 750.000 Có TK 331: 8.520.000 * Thủ tục xuất kho Công ty TNHH XD & TM Hà Thái là một doanh nghiệp chủ yếu sản xuất các sản phẩm theo hợp đồng xây dựng như: các khu trung cư, các khu nhà cao tầng, các công viên, nhà nghỉ, khách sạn...nên hàng xuất kho NVL - CCDC chủ yếu là để phục vụ quá trình sản xuất. Căn cứ vào giấy xin lĩnh vật tư, nhu cầu sản xuất, phòng kinh doanh lập lịch sản xuất và ghi rõ tên sản phẩm sản xuất các phân xưởng, các phòng ban sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tế của bộ phận mình để lập phiếu, trên phiếu này nhất thiết phải có chữ ký của cán bộ phụ trách, phiếu xin lĩnh vật tư. Căn cứ vào chứng từ kế toán lập phiếu xuất kho, phiếu này được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại phòng kế toán, 1 liên chuyển cho thủ kho làm căn cứ xuất NVL, còn 1 liên để lập chứng từ ghi sổ ở thủ kho, kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất kho lưu phiếu vào hồ sơ sau đó cho phép chuyển NVL - CCDC ra khỏi kho NVL - CCDC đó được đưa vào bộ phận sản xuất. Đơn vị: công ty TNHH XD & TM Hà Thái Địa chỉ: Q. Hoàn Kiếm - Hà Nội Mẫu số: 02-VT QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của BTC Phiếu xuất kho Số: 69 Ngày 08 tháng 01 năm 2006 Nợ TK 621 Có TK 152 Họ và tên người giao hàng: Doãn Trung Dũng - Đội xây dựng số 1. Lý o xuất kho: xuất vật liệu để xây dựng. Xuất tại kho (ngăn lô): Ngọc ánh. Địa điểm: Cổ Nhuế - Từ Liêm - Hà Nội. STT Tên nhãn hiệu SPHH MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Xi măng Tấn 10 10 750.000 3.750.000 02 Sắt f 18 Cây 40 40 50.000 2.000.000 Tổng cộng 5.750.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm triệu bẩy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho KT trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: công ty TNHH XD & TM Hà Thái Bộ phận : Kho Mẫu số: 02-VT QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của BTC Phiếu xuất kho Số: 69 Ngày 08 tháng 01 năm 2006 Nợ TK 621: Có TK 152: Họ và tên người giao hàng: Doãn Trung Dũng - Đội xây dựng số 1. Lý o xuất kho: xuất vật liệu để xây dựng. Xuất tại kho (ngăn lô): Ngọc ánh. Địa điểm: Cổ Nhuế - Từ Liêm - Hà Nội. STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Gạch men Hộp 100 100 75.000 7.500.000 Tổng cộng 7.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bẩy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho KT trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn vật tư theo số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho (thẻ kho mở cho từng danh điểm vật tư, từng thứ, từng loại) cuối tháng thủ kho phải tiến hành cộng số nhập - xuất - tồn cho từng thứ, từng loại vật tư. * ở phòng kế toán: sau khi nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán phân loại chứng từ rồi ghi đơn giá hạch toán vào thẻ chi tiết vật tư sau đó tính ra giá trị (giá trị N- X-T) và lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập - xuất vào các thẻ chi tiết kế toán vật tư, lập bảng tổng hợp N-X-T (mỗi dòng trên sổ hoặc thẻ lấy toán vật tư, dòng tổng cộng ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn một dòng) cuối cùng đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị. - Ưu điểm: theo phương pháp này thì ghi chép đơn giản, số liệu rõ ràng dễ xem, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót trong ghi chép, nó đảm bảo cho việc quản lý chặt chẽ về số lượng và gía trị của từng loại thành phẩm. - Nhược điểm: Ghi chép nhiều trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng, mất nhiều sức lao động và kiểm tra đối chiếu không thường xuyên. 1. Tính giá NVL Đối với NVL nhập kho hạch toán ghi sổ trong tháng là giá thực tế ghi trên hoá đơn và chi phí vận chuyển nếu có đối với vật tư mua. 2. Hạch toán tổng hợp NVL Chứng từ gốc + Hoá đơn bán hàng + Phiếu mua hàng + Phiếu nhập, xuất Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết thanh toán cho người Nhật ký chuyên dùng Sổ cái TK 151, 152, 153 Hạch toán tổng hợp vật liệu: là một khâu quan trọng trong quá trình hạch toán NVL bởi nó đóng vai trò cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý điều hành hd sản xuất kinh doanh. Chế độ hạch toán kế toán hiện hành đòi hỏi các khâu kế toán, lương phải đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin kinh tế về các hoạt động sản xuất kinh doanh, về tài sản hiện có và tình hình biến động cá loại TS trong doanh nghiệp. Những thông tin do khâu kế toán NVL cung cấp cho nhà quản lý nhằm tiến hành các hoạt động kiểm tra, kiểm soát đối với các vật liệu nhằm đảm bảo cho từng hoạt động quản lý vốn lưu động có hiệu quả thiết thực, đúng với đường lối pt kinh tế của Đảng và Nhà nước. Hiện nay công ty TNHH XD & TM Hà Thái hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng xác định được chính xác lượng nhập, xuất, tồn NVL. 2.1. Hình thức sổ kế toán tổng hợp trong hạch toán NVL tại công ty TNHH XD & TM Hà Thái. Để hạch toán tổng hợp vật liệu thì công ty sử dụng hình thức nhật ký chung. Việc theo dõi thanh toán với người bán được theo dõi trực tiếp trên sổ chi tiết TK 331 "Phải trả người bán" chi tiết cho từng đối tượng. Cuối mỗi tháng kế toán vật liệu sẽ tập hợp tất cả các phiếu nhập, xuất VT trong kỳ có liên quan đến công tác thanh toán cho người bán và ghi một dòng trong tờ tổng hợp đối tượng TK 331, có chi tiết cho từng đối tượng, sau đó làm căn cứ ghi vào Nhật ký chung, để vào Nhật ký chuyên dùng. Đối với phần theo dõi thanh toán kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc về thanh toán ( như phiếu chi tiền mặt, séc...) để thanh toán cho từng người bán cụ thể. 2.2. Quá trình hạch toán tổng hợp NVL. a. Hạch toán tổng hợp: vật tư của công ty chủ yếu do mua ngoài, trong tháng chỉ có nghiệp vụ kế toán liên quan đến trường hợp hàng và hoá đơn cùng về, không có các trường hợp khác. b. Hạch toán tổng hợp vật liệu. Căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, kế toán tiến hành phân loại và tổng hợp vật tư dùng theo từng loại, từng đối tượng sử dụng, cuối tháng tính ra số lượng, giá trị thực tế của vật liệu, CCDC xuất kho. Việc phân loại tổng hợp xuất vật tư được thực hiện trên bảng phân bổ NVL - CCDC căn cứ vào phiếu xuất kho dùng cho bộ phận nào thì kế toán ghi theo giá thực tế chi bộ phận đó. VD: Phiếu xuất kho số 46 ngày 15/01/2006 xuất 100 hộp gạch men nát nền trị giá là: 7.500.000đ Nợ TK 621:7.500.000 Có TK 152: 7.500.000 Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán vào thẻ kho sau đó từ thẻ kho kế toán lập sổ chi tiết: Trích Thẻ kho Tên nhãn hiệu: Quy cách vật tư Gạch men nát nền Ngày lập thẻ ĐVT: Hộp STT Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn 1 21 03/01 Nhập kho gạch men 500 2 46 15/01 Xuất kho gạch men để xây dựng 100 Cộng 500 100 400 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Hình thức sổ kế toán áp dụng cho hạch toán tổng hợp NVL Sổ chi tiết NVL chính Tên vật tư: Gạch men Đơn vị tính: 1000đ/ hộp CT Diễn giải KT ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 21 03/01 Nhập kho gạch 331 75 500 37.500 22 04/01 Nhập kho gạch 331 75 600 45.000 46 15/01 Xuất kho gạch 621 75 100 7.500 47 20/01 Xuất kho gạch 627 75 300 22.500 50 22/01 Xuất cho QL 642 75 200 15.000 1.100 82.500 600 45.000 500 37.500 Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các chứng từ liên quan kế toán tổng hợp vào Nhật ký chung. Trích: Sổ nhật ký chung Tháng 01/2006 CT Ngày Diễn giải Số tiền TK Nợ TK Có Tháng trước chuyển sang 21 03/01 Nhập kho gạch men nát nền Thuế 10%, CP vận chuyển 38.500.000 3.750.000 152.1 133 331 331 22 04/01 Nhập kho gạch men Thuế GTGT 10% 45.000.000 4.500.000 152.1 133 331 331 46 15/01 Xuất cho thi công công trình 7.500.000 621 152.1 47 20/01 Xuất cho công việc nát nền công trình 22.500.000 627 152.1 Cộng 121.750.000 Từ nhật ký chung kế toán tổng hợp số liệu vào nhật ký chuyên dùng, sổ cái các TK liên quan. Sổ nhật ký chuyên dùng TK 152.1. "NVL chính" ĐVT: 1000đ CT Diễn giải TK ĐƯ Dư đầu kỳ Số phát sinh Dư cuối kỳ SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có 02/01 Mua NVL bằng tiền TƯ 141 21.550 07/01 Mua NVL bằng TM 111 30.256 08/01 Mua NVL chưa trả 331 20.630 09/01 Xuất cho TT thi công 621 27.683 09/01 Xuất cho TT thi công 621 15.300 10/01 Xuất cho SXC 627 21.250 15/01 Xuất cho TT thi công 621 10.600 19/01 Xuất cho QL 642 4.520 Cộng 101.357 72.436 79.453 94.340 Sổ cái TK 152.1 Tháng 01/2006 ĐVT: 1000đ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 101.357 02/01 Mua NVL bằng tiền TƯ 141 21.550 07/01 Mua NVL tiền TM 111 30.256 08/01 Mua NVL chưa thanh toán 331 20.630 09/01 Xuất cho TT thi công 621 27.683 09/01 Xuất cho TT thi công 621 15.300 10/01 Xuất cho SXC 627 21.350 15/01 Xuất cho TT thi công 621 10.600 19/01 Xuất cho QLDN 642 4.520 Cộng phát sinh 72.436 79.453 Dư cuối kỳ 94.340 Sổ nhật ký chuyên dùng TK 152.2 Tháng 01/2006 ĐVT: 1000đ CT Diễn giải TK ĐƯ Dư đầu kỳ Số phát sinh Dư cuối kỳ SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có 09/01 Mua NVL phụ chưa thanh toán 331 35.600 03/01 Xuất cho SX 621 40.200 10/01 Xuất cho SXC 627 10.535 28/01 Xuất cho QLDN 642 3.480 Cộng 19.450 35.600 54.215 835.000 Sổ cái TK 152.2 Tháng 01/2006 ĐVT: 1000đ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 19.450 09/01 Mua NVL phụ chưa thanh toán 331 35.600 30/01 Xuất cho SX 621 40.200 10/01 Xuất cho SXC 627 10.535 28/01 Xuất cho QLDN 642 3.480 Cộng phát sinh 35.600 54.215 Dư cuối kỳ 835.000 sổ nhật ký chuyên dùng TK 152.3 "Phụ tùng thay thế" Tháng 01/ 2006 ĐVT: 1000đ CT Diễn giải TK ĐƯ Dư đầu kỳ Số phát sinh Dư cuối kỳ SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có 06/01 Mua PTTT chưa TT 331 22.700 03/01 Xuất PTTT cho SX 621 25.400 10/01 Xuất cho SXC 627 7.665 28/01 Xuất cho QLDN 642 3.560 Cộng 19.167,5 22.700 35.625 6.242,5 Sổ cái TK 152.3 Tháng 01/2006 ĐVT: 1000đ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 19.167,519.450 06/01 Mua PTTT chưa thanh toán 331 22.700 03/01 Xuất cho SX trực tiếp 621 25.400 10/01 Xuất cho SXC 642 7.665 28/01 Xuất cho QLDN 642 3.560 Cộng phát sinh 22.700 35.625 Dư cuối kỳ Sổ nhật ký chuyên dùng TK 153 "công cụ dụng cụ" Tháng 01/2006 ĐVT: 1000đ CT Diễn giải TK ĐƯ Dư đầu kỳ Số phát sinh Dư cuối kỳ SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có 15/01 Mua CCDC bằng TM 111 12.346 04/01 Xuất cho việc sửa chữa 623 4.678,5 10/01 Xuất cho SXC 627 5.675 28/01 Xuất cho QLDN 642 3.462 Cộng 3.487,6 12.346 13.815,5 2.018,1 Sổ cái TK 153 Tháng 01/2006 ĐVT: 1000đ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư đầu kỳ 3.487,6 15/01 Mua CCDC bằng TM 111 12.346 04/01 Xuất cho sửa chữa 623 4.678,5 10/01 Xuất cho SXC 627 5.675 28/01 Xuất cho QLDN 642 3.462 Cộng số phát sinh 12.34622.700 13.815,5 Dư cuối kỳ 2.018,5 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư Tháng 01/2006 ĐVT: 1000đ Tên, quy cách vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuát trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Xi măng Tấn 20 15.000 5 3.750 15 11.250 10 7.500 Sắt f 18 Cây 30 1.500 40 2.000 62 3.100 8 400 Cát vàng M3 100 3.000 150 4.500 235 7.050 15 450 Gạch xây Viên 5.000 3.500 10.000 7.000 12.000 8.400 3.000 2.100 Cộng 28.000 27.250 43.600 11.650 Bảng phân bổ NVL - CCDC Tháng 01/2006 ĐVT: 1000đ Ghi có các TK Các TK sử dụng TK 152 - NVL TK 153 TK 142 TK 242 TK 152.1 TK 152.2 TK 152.3 TK 621 - chi phí NVL TT 53.583 40.200 25.400 TK 627 - CPSXC 21.350 10.535 7.665 5.675 TK 641 - CPBH 4.678,5 TK 642 - CPQLDN 4.520 3.480 3.560 3.462 Cộng 79.453 54.215 35.625 13.815,5 I. Công tác kiểm kê NVL tại công ty. Định kỳ hoặc đột xuất doanh nghiệp lập thành ban kiểm kê tài sản để kiểm tra lại chỗ tình hình hiện có của doanh nghiệp nói chung và của NVL nói riêng. Trong qúa trình kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá, xác định tài sản hiện có đối chiếu với số liệu kế toán để xác định thừa, thiếu, bảng kiểm kê là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê. Trường hợp kiểm kê thiếu hụt NVL so với sổ sách. + Nếu NVL hao hụt trong định mức hoặc thiếu hụt do đo lường không chính xác thì coi là một khoản chi phí QL. Nợ TK 642 Có TK 152: Kế toán định khoản trên bảng kiểm kê phiếu xuất kho NVL. + Nếu NVL thiếu chưa xác định được nguyên nhân thì kế toán theo dõi riêng trên bảng kê xuất kho, không tính vào chi phí NVL trong kỳ. Nợ TK 138.1: Có TK 152: Kế toán định khoản trên bảng kiểm kê phiếu xuất kho NVL. + Nếu NVL thiếu chưa xác định được nguyên nhân thì kế toán theo dõi trên bảng kê xuất kho, không tính vào chi phí NVL trong kỳ. Nợ TK 138.1: Có TK 152: Phần thứ III Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL tại công ty TNHH TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Xây dựng và Công nghiệp Hà Thái mạnh dạn tiếp cận với công tác kế toán NVL. Em thấy có một số ưu điểm sau công ty cần phát huy. Bộ máy kế toán: được tổ chức phù hợp với trình độ và khả năng chuyên môn của từng người. Trong bộ máy của công ty thì kế toán NVL có vai trò quan trọng bởi lẽ là mục tiêu chính của doanh nghiệp, là lợi nhuận nên muốn đạt lợi nhuận cao phải tìm cách giảm chi phí nhằm hạ thấp gía sản phẩm. Công tác kế toán NVL về cơ bản đảm bảo tuân thủ đầy đủ, chi tiết rõ ràng... Về phương pháp ghi sổ thanh toán với người bán: công ty sử dụng sổ chi tiết theo dõi tình hình thu mua NVL và tình hình thanh toán với người bán, đối với người bán có quan hệ thường xuyên kế toán NVL theo dõi riêng trên 1 quyển sổ, khi cần có thể cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, kịp thời nhất và do nhận thức được rõ sự ảnh hưởng của chi phí NVL đến giá thành nên công ty đã quan tâm đúng mức công tác kế toán NVL từ khâu thu mua dự trữ bảo quản đến sử dụng. Bên cạnh những ưu điểm cần được phát huy thì trên thực tế tại chi nhánh vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục để phù hợp với nguyên tắc kế toán, đặc điểm, quy trình sản xuất của công ty... Chi nhánh hiện nay đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL phương pháp này phù hợp cho những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít. Tình hình nhập - xuất - tồn NVL không diễn ra thường xuyên, trình độ quản lý không cao còn tại công ty TNHH XD & TM Hà Thái thì việc nhập - xuất diễn ra liên tục, thường xuyên chủng loại NVL phong phú, quy mô hoạt động lớn thêm vào đó trình độ nghiệp vụ kế toán và quản lý cao nên việc áp dụng nhập - xuất diễn ra liên tục, thường xuyên chủng loại NVL phong phú, quy mô hoạt động lớn thêm vào đó trình độ nghiệp vụ kế toán và quản lý cao nên việc áp dụng thẻ song song chưa thích hợp. Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, không cần thiết và nhiều thời gian công sức. Để khắc phục nhược điểm này, theo em cần có thể thay thế phương pháp sổ số dư vì phương pháp này phù hợp với công ty. Kết luận Một lần nữa chúng ta có thể khẳng định kế toán nhập NVL - CCDC và phân bổ chi phí NVL trong doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong công tác kế toán. Kế toán NVL không chỉ đơn thuần giúp cho các đơn vị theo dõi chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng. Giá trị nhập - xuất - tồn NVL là quan trọng hơn thông qua việc phân tích tình hình thực hiện kế toán cung cấp sử dụng NVL để đề ra phương pháp hữu hiệu trong việc quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng sao cho có hiệu quả nhất tránh hao hụt, lãng phí làm thiệt hại TS của công ty. Đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng NVL không ngừng tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Sau thời gian thực tập tại công ty tuy thời gian không nhiều nhưng cũng đủ cho em bắt kịp với tình hình thực tế nhưng trong chừng mực kiến thức của bản thân em đã hoàn thành cuốn "chuyên đề thực tập" kế toán nhập vật liệu - công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí NVL trong doanh nghiệp. Để hoàn thành cuốn "chuyên đề thực tập" này em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của ban lãnh đạo công ty, các cán bộ phòng kế toán đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!