Đề tài Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty xây dựng Hương Giang - Bộ quốc phòng

ác đội sản xuất 4. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty : 4.1. Chế độ kế toán : Công ty áp dụng chế độ kế toán của bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 . Theo đó , công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán cũng theo QĐ 1141 và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên . 4.2. Hình thức sổ kế toán : Công ty xây dựng Hương Giang lựa chọn hình thức “Nhật ký – Sổ cái” vì công ty có quy mô kinh doanh không lớn , số lao động kế toán ít trong điều kiện kế toán thủ công . Các loại sổ sách kế toán công ty đang dùng gồm : - Sổ kế toán tổng hợp : Nhật ký – sổ cái . - Các sổ , thẻ kế toán chi tiết . Sơ đồ hạch toán theo hình thức “Nhật ký – sổ cái” tại công ty XD Hương GiangSổ quỹ Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Nhật ký – sổ cái Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu II. Tình hình thực tế kế toán vật liệu - công cụ, dụng cụ ở công ty xây dựng hương giang – bộ quốc phòng . Hiện nay, ở công ty Hương giang các công trình do công ty đứng ra nhận thầu sau đó giao cho các đơn vị tiến hành sản xuất thi công . Công ty áp dụng hai hình thức khoán sau : - khoán thẳng . -khoán 3 yếu tố :chi phí NVL, chi phí nhân công , chi phí SXC . Ngoài các công trình do công ty giao, các đội tự tìm thêm các công trình nếu có thể ,nhưng khi ký hợp đồng phải đứng tên công ty mới có tư cách pháp nhân . 1. Phân loại vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty xây dựng Hương Giang Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khố lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau. Vì vậy , muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại vật liệu công cụ dụng cụ một cách khoa học,hợp lý. Tại công ty xây dựng Hương Giang cũng tiến hành phân loại VL , CCDC . Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ ở kho. Nhưng trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư , nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu , công cụ dụng cụ . Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch toán vào TK 152 : "nguyên liệu vật liệu". Các loại công cụ dụng cụ sử dụng đều hạch toán vào tài khoản 153 "công cụ dụng cụ". Cụ thể mã vật tư sử dụng ở công ty như sau: 1.1. Đối với nguyên vật liệu : + NVL không phân loại thành NVL chính, vật liệu phụ mà được coi chúng là vật liệu chính: "Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất hình thành nên công trình xây dựng cơ bản . Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mfa công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép F 6A1, thép F10A1, thép F 20A2… thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng, gạch xi măng. . . + Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cô như xăng, dầu. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô. + Phế liệu thu hồi: bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng… Tuy nhiên hiện nay , công ty không thực hiện được việc thu hồi phế liệu nên không có phế liệu thu hồi. Công ty bảo quản vật liệu, công cụ dụng cụ trong hai kho theo mỗi công trình nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt , thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng . Riêng các loại cát, sỏi, đá , vôi . . . được đưa thẳng tới công trình. Công ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển , bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. 1.2. Đối với công cụ - dụng cụ : - Công cụ dụng cụ: dàn giáo, mác, cuốc, xẻng… - Bao bì luân chuyển: vỏ bao xi măng… - Đồ dùng cho thuê: các loại máy móc phục vụ thi công… 2. Tổ chức công tác kế toán VL , CCDC ở công ty Hương Giang . Khi vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đến kho trình tự hạch toán được tiến hành như sau: 2.1. Thủ tục nhập kho: 2.1.1. Trường hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngoài: Theo chế độ kế toán quy định, tất cả các loại vật liệu công cụ dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng (nhân viên vật tư) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lên phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, trong hoá đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán… Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán, phòng kinh tế kế hoạch, kỹ thuật, xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó , đồng thời lập thành 2 liên phiếu nhập kho . Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho người nhận hàng. Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thể kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế toán vật liệu một phiếu liên nhập còn một liên phiếu phải nhập (kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán công nợ để theo dõi thanh toán. Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế toán công nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên vật tư chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế toán theo dõi công nợ phải thường xuyên theo dõi , thông báo số nợ của từng người và có biện pháp thanh toán dứt điểm , tránh tình trạng nợ nần . * Thủ tục nhập kho được biểu diễn theo sơ đồ sau: Sơ đồ 04 Vật liệu, công cụ, dụng cụ Hoá đơn Nhập kho nhập kho Phiếu Hoá đơn Ban kiểm nghiệm Phòng kỹ thuật vật tư, tiếp thị Biên bản kiểm nghiệm Phòng kế toán Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phòng kế toán công ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho. Bắt đầu từ những chứng từ gốc sau đây, kế toán vật liệu sẽ tiến hành công việc của mình : Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 8/10/2002 N0: 00538 Đơn vị bán hàng:CH vật liệu số 27B Địa chỉ: Trương định – HBT – HN Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ 0 3 5 1 0 6 0 2 0 5 1 1 Điện thoại: 8.642.553 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hà Đơn vị: Công ty Hương Giang Địa chỉ: Tân Mai - HBT - Hà Nội Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6 0 7 2 3 5 0 2 9 0 Hình thức thanh toán: chịu Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Coppha tôn m2 350 250.000 87.500.000 Cộng 87.500.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 4.375.000 Tổng cộng tiền thanh toán 91.875.000 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi mốt triệu tám trăm bảy lăm nghìn đồng chẵn . Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị bán có thể sử dụng hoá đơn kiêm phiếu xuất kho để thay cho hoá đơn bán hàng. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho là căn cứ để đơn vị bán hạch toán doanh thu và người mua hàng làm chứng từ để ghi sổ kế toán. Căn cứ vào hoá đơn và số hàng thực tế đã về, phòng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho ngày 8/10/02 - Số 538. Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho. Mẫu số 03 Đơn vị: Công ty Hương Giang Phiếu nhập kho (Liên 2: Giao cho khách hàng) Ngày 8/10/02 Tên người mua: Nguyễn Văn Hà Theo hoá đơn số 538 ngày 8/10/02 của cửa hàng vật liệu xây dựng số 27b Trương Định - HBT - Hà Nội. STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Cốp pha tôn m2 350 350 250.000 87.500.000 Cộng 87.500.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Tám mươi bảy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 9/10/2002 N0: 00140 Đơn vị bán hàng: Vật liệu số 27B Địa chỉ: Trương định - HBT - Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ 0 6 3 5 0 0 1 2 0 5 1 1 Điện thoại: 864.2553 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Đông Đơn vị: Công ty Hương giang Địa chỉ: Tân Mai - HBT - Hà Nội Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6 0 7 2 3 5 0 1 9 0 Hình thức thanh toán: chịu Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng Hoàng Thạch kg 50.000 850 42.500.000 Cộng 42.500.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 2.125.000 Tổng cộng tiền thanh toán 44.625.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu sáu trăm hai mươi lăm nghìn đòng . Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị: Công ty Hương Giang Phiếu nhập kho Số 141 Ngày 9/10/2002 Tên người nhập: Nguyễn Văn Đông Nhập vào kho: CT N29 - HVHC STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập 1 Xi măng Hoàng Thạch Kg 50.000 50.000 850 42.500.000 Cộng 42.500.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn . Người mua hàng Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trường hợp theo hoá đơn số 140 ngày 9/10/02 của cửa hàng vật liệu số 27B Trương định – HBT - Hà Nội như trên thì chi phí vận chuyển xi măng được tính vào giá hoá đơn.  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 10/10/2002 N0: 00142 Đơn vị bán hàng: CTthương mại Hà Thành Địa chỉ: 36A - Đường Láng Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 7562.346 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hà Đơn vị: Công ty Hương Giang Địa chỉ: Tân Mai - HBT - Hà Nội Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6 0 7 2 3 5 0 1 9 0 Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Xi măng Hoàng Thạch vận chuyển kg kg 60.000 60.000 850 30 51.000.000 1.800.000 Cộng 52.800.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 2.640.000 Tổng cộng tiền thanh toán 55.450.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi lăm triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn . Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Mẫu số 03 Đơn vị: Công ty Hương Giang Phiếu nhập kho Số 143 Tân Mai - HBT - Hà Nội Ngày 10/10/02 Tên người mua: Nguyễn Văn Hà Nhập vào kho: CT N18 - HVCT STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Xi măng Hoàng Thạch kg 40.000 60.000 880 52.800.000 Cộng 52.800.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): năm mươi hai triệu tám trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị + Đối với công cụ dụng: Do công cụ dụng cụ trong mỗi công trình XDXB có số lượng ít hơn so với vật liệu. Vì thế cả khâu vận chuyển và bảo quản công cụ dụng cụ đơn giản hơn vật liệu. Căn cứ vào yêu cầu công cụ dụng cụ nhân viên tiếp liệu thu mua mang hoá đơn về như sau:  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 10/10/2002 N0: 00360 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Hoa Đô Địa chỉ: 72 - Đê La Thành Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 9.521.786 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hà Đơn vị: Công ty Hương Giang Địa chỉ: Tân Mai - HBT - Hà Nội Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6 0 7 2 3 5 0 1 9 0 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Quần áo bảo hộ Giày bata Mũ nhựa Bộ Đôi Chiếc 15 75 75 45.000 12.500 16.000 675.000 937.500 1.200.000 Cộng 2.812.500 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 140.625 Tổng cộng tiền thanh toán 2.953.125 Số tiền viết bằng chữ: hai triệu chín trăm năm mươi ba nghìn một trăm hai mươi năm đồng . Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị :Công ty Hương Giang Phiếu nhập kho Số 160 Ngày 10/10/02 Tên người nhập: Nguyễn Văn Hà Theo hoá đơn số 360 ngày 10/10/02 STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập 1 Quần áo bảo hộ Bộ 15 15 45.000 675.000 2 Giầy Bata Đôi 75 75 12.500 937.500 3 Mũ nhựa Chiếc 75 75 16.000 1.200.000 Cộng 2.812.500 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu tám trăm muời hai nghìn năm trăm đồng . Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị  Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01/GTGT - 3LL Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 12/10/2002 N0: 622 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng ki ốt số I chợ Trương Định Địa chỉ: HBT - Hà Nội Số TK : _ _ _ _ _ _ _ _ Điện thoại: 8.625.379 MS: Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Đông Đơn vị: Công ty Hương Giang Địa chỉ: Tân Mai - HBT - Hà Nội Số TK:  _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6 0 7 2 3 5 0 1 9 0 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS STT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Xẻng Cuốc Chiếc Chiếc 20 20 12000 6.000 240.000 120.000 Cộng 360.000 Thuế VAT: 5% tiền thuế VAT 18.000 Tổng cộng tiền thanh toán 378.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bảy mươi tám nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị: Công ty Hương Giang Phiếu nhập kho Số 161 Ngày 12/10/02 Tên người nhập: Nguyễn Văn Đông Theo hoá đơn số 622 ngày 12/10/02 STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 2 Xẻng Cuốc Chiếc Chiếc 20 20 20 20 12.000 6.000 240.000 120.000 Cộng 360.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn. Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.1.2. Nhập do di chuyển nội bộ. Căn cứ vào yêu cầu di chuyển kho của giám đốc, phòng kinh tế , kế hoạch, kỹ thuật, lập phiếu di chuyển nội bộ gồm 2 liên. Người di chuyển mang 2 liên đến thủ kho xuất hàng, ghi thẻ kho sau đó xuất hàng theo số thực xuất và ký nhận song song giữ lại một liên để giao cho kế toán vật liệu, một liên đưa cho người di chuyển mang đến kho nhập, thủ tục nhập hàng và ký nhận ở phần thực nhập rồi vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho nhập giao lại cho kế toán vật liệu kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. 2.1.3. Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế theo số lượng và giá cả phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, tiếp thị lập phiếu nhập kho. Khi lập phiếu nhập kho phải thực hiện cùng kho cùng nhóm, cùng nguồn nhập, phải kiểm nghiệm trước khi nhập và lập biên bản kiểm nghiệm mới được nhập kho. Cuối ngày kế toán vật liệu phải đối chiếu kế toán công nợ và đưa phiếu nhập kho cho kế toán công nợ làm báo cáo kế toán. 2.2. Thủ tục xuất kho. Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các đội xây dựng trực thuộc công ty thi công các công trình. Căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu tính toán theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho gồm 2 liên. Người lĩnh vật tư mang 2 liên phiếu vật tư đến kho để xin lĩnh vật tư. Thu kho căn cứ vào quyết định của đội trưởng và theo tiến độ thi công để xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Thủ kho giữ lại một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để hạch toán, một liên gửi cán bộ kỹ thuật phụ trách công trường để kiểm tra số lượng và chất lượng vật liệu, công cụ dụng cụ đưa từ kho đến nơi sử dụng. Phiếu xuất kho số 136. (Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 16/10/02 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Chiến Thắng Địa chỉ: Đội XDCT số 6 Lý do xuất kho: thi công công trình "N29 - Học Viện Hậu Cần" Xuất kho tại: Kho CT N29 STT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Quần áo bảo hộ LĐ Bộ 40 40 45.000 1.800.000 2 Giầy ba ta Đôi 40 40 12.500 500.000 3 Mũ nhựa Chiếc 40 40 16.000 640.000 4 Máy bơm tõm Chiếc 4 4 350.000 1.400.000 5 Cuốc Chiếc 20 20 6.000 120.000 6 Xẻng Chiếc 20 20 12.000 240.000 Cộng 4.700.000 TVAT 5% Cộng tiền (viết thành chữ):Bốn triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn . Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào dự toán vật liệu cho từng công trình, phòng kỹ thuật vật tư lập phiếu xuất kho như sau: Đơn vị: Công ty Hương Giang Phiếu xuất kho Số 136 Tân Mai - HBT - Hà Nội (Liên 2: giao cho khách hàng) Ngày 17/10/2002 Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Việt Trung Địa chỉ : Đội XDCT số 4 Lý do xuất kho : Thi công công trình "N18 - HVCT" Xuất tại kho : CT N18 Số TT Tên quy cách sản phẩm, hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xi măng Hoàng Thạch Kg 40.000 30.000 880 26.400.000 2 Xi măng Hoàng Thạch Kg 10.000 880 8.800.000 Cộng 35.200.000 Viết bằng chữ : Ba mươi năm triệu hai trăm nghìn đồng chẵn. Tiền thuế VAT 5% 3. Trình tự nhập - xuất kho vật liệu , CCDC . Công tác kế toán vật liệu , CCDC ở công ty Hương Giang do một thủ kho và một kế toán viên đảm nhận. 3.1. Trình tự nhập kho . Tại công ty Hương Giang , việc mua vật tư thường do phòng kế hoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất. Khi vật liệu được mua về, người đi mua sẽ mang hoá đơn mua hàng như: hoá đơn bán hàng, hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán, hoá đơn cước phí vận chuyển… lên phòng kế toán. Trước khi nhập kho, vật tư mua về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật liệu mua về có khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty sẽ có ban kiểm nghiệm vật tư lập "Biên bản kiểm nghiệm vật tư". Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất lượng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho. 3.2. Trình tự xuất kho. NVL , CCDC của công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngành cho từng bộ phận sử dụng là các đội . Việc xuất vật liệu , CCDC được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao trên cơ sở các đơn đặt hàng đang được ký kết. Sau khi có lệnh sản xuất của giám đốc, phòng kế hoạch tổ chức thực hiện tiến độ sản xuất, theo dõi sát sao tiến độ sản xuất sản phẩm và tiến độ thực hiện các đơn đặt hàng. Hàng ngày phòng kế hoạch viết phiếu sản xuất cho từng đội. Theo phiếu sản xuất và dựa trên cơ sở tính toán kỹ thuật các đội thi công sẽ có yêu cầu xuất loại vật tư nào, số lượng bao nhiêu. Khi đó phòng kế hoạch sẽ viết phiếu đồng thời cử người xuống các đội để thông báo về lệnh sản xuất. Sau khi đối chiếu khối lượng NVL , CCDC trên phiếu xuất kho tại cột số lượng yêu cầu đối với khối lượng thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lượng thực xuất và ký xác nhận. Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho NVL , CCDC . 4. Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Hương Giang . Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng nhóm, từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty Hương Giang đã đáp ứng được nhu cầu này. Tại công ty Hương Giang , chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song là: - Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ. - Phiếu xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. - Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, công cụ dụng cụ. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 05. Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp N-X-T kho Giải thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Nội dung, tiến hành hạch toán chi tiết VL , CCDC được tiến hành như sau: - ở kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ ở từng kho. Theo chỉ tiêu khối lượng mỗi thứ vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu. - Phòng kế toán: Lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư... sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ đó đối chiếu với số liệu thực nhập, thực xuất rồi tiến hành ký xác nhận và thẻ kho. Mỗi thẻ kho được mở một tờ sổ hoặc một số tờ sổ tuỳ theo khối lượng ghi chép các nghiệp vụ trên thẻ kho. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào hai chứng từ số 83 ngày 23/10/2002 và chứng từ số 137 ngày 23/10/2002 và các chứng từ nhập, xuất khác. Thủ kho tiến hành lập thẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn. Sau đây là thẻ kho vật liệu: xi măng Hoàng Thạch. Đơn vị: Công ty Hương Giang Mẫu số 06: VT Thẻ kho Ngày lập 29/10/2002 Tờ số 1 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: kg Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận của KTT Số liệu Nhập Xuất Tồn 1 140 09/10 Đông nhập vật tư 9/10 50.000 50.000 2 142 10/10 Đông nhập vật tư 10/10 20.000 70.000 3 137 13/10 Xuất VT phục vụ thi công CT N29 13/10 40.000 30.000 4 241 17/10 Xuất VT phục vụ thi công CT N29 17/10 20.000 10.000 5 242 17/10 Xuất VT phục vụ thi công CT nhà điều hành công ty HG 17/10 10.000 0 Cộng 70.000 70.000 0 + Đối với CCDC: Trong tháng 10 mở thẻ kho công cụ dụng cụ: xẻng. Căn cứ chứng từ số 84 ngày 23/10/2002 trên phiếu nhập kho số 84. Nhân viên vật tư Đông nhập: 20 chiếc xẻng. Căn cứ vào chứng từ 137 ngày 20/10/2002 là phiếu xuất kho số 137. Xuất 10 chiếc xẻng phục vụ cho thi công công trình đường vào quân đoàn 2. Cuối tháng 10/2002 thủ kho lập thẻ kho tháng 10 cho công cụ dụng cụ xẻng như sau : Đơn vị: Công ty Hương Giang Mẫu số 06: VT Thẻ kho Ngày lập 29/10/2002 Tờ số 2 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: xẻng Đơn vị tính: chiếc Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký nhận của KTT Số liệu Nhập Xuất Tồn 1 622 09/10 Đông nhập CCDC 12/10 20 20 2 163 16/10 Xuất CCDC thi công công trình đường vào QĐ2 16/10 20 3 186 25/10 Đông nhập CCDC vào kho công ty 24/10 15 15 4 187 27/10 Xuất CCDC thi công công trình N29 - HVHC 27/10 15 Cộng 35 35 0 ở phòng kế toán: đối với kho công trình định kỳ vào cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra chứng từ gốc với thẻ và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ để ghi vào "sổ chi tiết vật tư hàng hoá" từng tháng từng loại công vật liệu, công cụ dụng cụ và thẻ chi tiết được lập riêng cho từng kho. 5. Đánh giá vật liệu , CCDC : 5.1. Đối với nguyên vật liệu: Giá thực tế vật liệu nhập do mua ngoài: - Trường hợp bên bán vận chuyển vật tư cho công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn. Ví dụ: trên phiếu nhập kho số 182 ngày 8/10/2002. Nguyễn Văn Hà nhập vào kho vật liệu theo hoá đơn số 358 ngày 8/10/02 của cửa hàng coppha số 27b- Trương Định - Hà Nội . Giá thực tế nhập côppha là 87.500.000 đ (giá ghi trên hoá đơn). - Trường hợp vật tư do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển. Ví dụ: Trên phiếu nhập kho số 143 ngày 10/10/02, đồng chí Hà nhập vào kho công ty 60.000 kg xi măng Hoàng Thạch theo hoá đơn số 142 ngày 10/10/02 của cửa hàng 36A Đường Láng. Giá thực tế nhập kho của xi măng Hoàng Thạch là 52.800.000 đ . Trong đó ghi trên hoá đơn là 51.000.000 đ và chi phí vận chuyển là 1.800.000đ. - Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công: Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp giá thực tế đích danh . Ví dụ: Theo đơn giá xuất vật tư xi măng Hoàng Thạch ở chứng từ xuất kho số 140 ngày 17/10/02. Xuất cho Nguyễn Việt Trung thi công xây dựng công trình N18, yêu cầu số lượng xuất là 40.000kg. Theo chứng từ 140 ngày 10/10/02 xi măng Hoàng Thạch được nhập theo giá 880đ/kg. Vậy thực tế xuất kho xi măng Hoàng Thạch được tính như sau: 30.000kg x 880đ= 26.400.000 đồng 10.000kg x 880đ= 8.800.000 đồng 35.200.000 đồng 5.2. Đối với công cụ, dụng cụ: Việc đánh giá CCDC tương tự đối với VL được tiến hành bình thường.Căn cứ vào chứng từ xuất kho công cụ, dụng cụ , Kế toán tập hợp phân loại theo các đối tượng sử dụng , rồi tính ra giá thực tế xuất dùng . công cụ, dụng cụ được phân bổ vào các đối tượng sử dụng một hoặc nhiều lần. Công cụ dụng cụ được tính như sau: - Quần áo bảo hộ lao động : 75 bộ x 45.000đ = 3.375.000đ - Giầy ba ta : 75 đôi x 12.500đ = 937.500đ - Mũ nhựa : 75 cái x 16.000đ = 1.200.000đ Tổng hợp công cụ dụng cụ do đội xe vận chuyển của công ty thực hiện thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn + chi phí vận chuyển. + Giá thực tế công cụ dụng cụ xuất dùng cho thi công Ví dụ: Đơn giá xuất của công cụ dụng cụ xẻng (xúc đất, trộn vữa) theo chứng từ phiếu xuất kho số 136 ngày 16/10/02 là 240.000đ/chiếc. Vậy giá thực tế xuất dùng công cụ dụng cụ được tính: 20 x 12.000 = 240.000đ 6. Tài khoản kế toán sử dụng cho công tác kế toán VL tại công ty Hương Giang: Để phù hợp với quá trình hạch toán ở công ty, công tác kế toán vật liệu sử dụng những tài khoản tổng hợp sau: TK152, TK133, TK 331, TK111, TK112, TK621. . . 7. Kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu , công cụ dụng cụ: Do đặc điểm vật liệu- công cụ dụng cụ ở công ty Hương Giang rất đa dạng và phong phú, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nhập xuất vật liệu- công cụ dụng cụ. Công ty sử dụng tài khoản 152 và tài khoản 153 để phản ánh quá trình nhập xuất vật liệu- công cụ dụng cụ và tài khoản 331, tài khoản 141, tài khoản 111, tài khoản 112, tài khoản 311, tài khoản 621, tài khoản 642, tài khoản 627. 7.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty XD Hương Giang áp dụng phương thức khoán xuống các đội xây dựng công trình nên vật tư xuất dùng cho thi công công ty cũng giao khoán cho các đội . Với hình thức khoán này ở công ty không còn kho chứa vật tư để xuất cho các đội thi công , điều này đã giúp công ty giảm bớt chi phí vận chuyển vật liệu từ kho đến công trình , giúp cho các đội có quyền chủ động trong việc quản lý và điều hành sản xuất thi công . Tại đội xây dựng , các đội trưởng sẽ tiến hành triển khai công việc được giao . Mỗi tổ sản xuất sẽ đảm nhiệm những công việc tương ứng và thực thi dưới sự chỉ đạo , giám sát của đội trưởng đội xây dựng công trình và cán bộ kỹ thuật . Để đảm bảo sử dụng vật tư đúng mức , tiết kiệm hàng tháng các đội lập kế hoạch mua vật tư dựa trên dự toán khối lượng xây lắp và định mức . Để có kinh phí mua vật tư nhân viên cung ứng sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng lên ban lãnh đạo công ty để xét duyệt và chờ cấp vốn . Căn cứ vào kế hoạch thu mua vật tư , phiếu báo giá vật tư và giấy đề nghị tạm ứng do các đội gửi lên , ban lãnh đạo công ty ký duyệt tạm ứng cho các đội . Trên cơ sở giấy đề nghị tạm ứng , kế toán lập phiếu chi . Khi phiếu chi có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng , thủ trưởng đơn vị , kế toán quỹ sẽ xuất tiền theo đúng số tiền ghi trong phiếu chi . Giấy đề nghị tạm ứng có mẫu như sau : Mẫu số 03-TT Ban hành theo quyết định1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 05 tháng 10 năm 2002 – số 102 Kính gửi : Ban lãnh đạo công ty XD Hương Giang Tên tôi là : Nguyễn Văn Đông Địa chỉ : Đội XDCT 6 Đề nghị tạm ứng số tiền là : 45.000.000 đ Số tiền bằng chữ : Bốn mươi năm triệu đồng chẵn . Lý do tạm ứng : Mua xi măng Hoàng Thạch cho CT N29 Thời gian thanh toán : 26/10/2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người xin tạm ứng ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) Phiếu chi được lập thành hai liên : liên 1 lưu , liên 2 chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ . Giấy xin tạm ứng là cơ sở để kế toán quỹ ghi sổ chi tiết TK 111 , TK 141 . Khi vật tư mua về sẽ làm thủ tục nhập kho . Thủ kho công trường cùng đội trưởng , nhân viên cung ứng tiến hành kiểm tra chất lượng , số lượng vật tư sau đó tiến hành lập phiếu nhập kho . Phiếu nhập kho có mẫu sau : Mẫu số 01-VT Ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Phiếu nhập kho Ngày 09 tháng 10 năm 2002 Số 141 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Văn Đông Theo hoá đơn 00140 Nhập tại kho : CT N29 STT Tên , quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 Xi măng HT kg 50.000 50.000 850 42.500.000 Cộng 42.500.000 Số tiền bằng chữ : Bốn mươi hai triệu năm trăm ngàn đồng chẵn . Nhập ngày 9 tháng 10 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Đã ký) ( Đã ký ) ( Đã ký ) 7.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh kịp thời, chính xác chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong toàn bộ chi phí sản xuất. 7.2.1. Kế toán xuất vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất Khi có nhu cầu xuất vật tư cho thi công , thủ kho công trường sẽ làm phiếu xuất kho . Mẫu phiếu xuất kho như sau : Mẫu số 02-VT Ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC Phiếu xuất kho Ngày 11 tháng 10 năm 2002 Họ tên người nhận : Nguyễn Văn Hùng Lý do xuất kho : Thi công CT N29 Xuất tại kho : CT N29 STT Tên , quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Xi măng HT kg 50.000 50.000 850.000 42.500.000 Cộng 42.500.000 Xuất ngày 11 tháng 10 năm 2002 Phụ trách bộ phận Người nhận Thủ kho ( Đã ký ) ( Đã ký ) ( Đã ký ) Vật tư sử dụng cho thi công các công trình của đội được hạch toán theo giá thực tế . Giá thực tế của vật liệu bao gồm giá mua và chi phí vận chuyển , bốc dỡ . Tại kho công trường , kế toán đội xác định giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng theo giá trị thực tế đích danh của vật liệu . Căn cứ vào phiếu xuất vật tư , hàng ngày kế toán đội ghi vào bảng kê phiếu xuất vật tư . bảng kê phiếu xuất vật tư Tháng 10/2002 STT Tên vật tư ĐVT Đơn giá Số Lượng Thành tiền TK 152 6.896.796.798 1 Xuất cốp pha CT N18 m3 250.000 350 87.500.000 2 Xi măng HT CT N18 kg 880 40.000 35.200.000 ......... ......... TK 153 14.858.073 3 Xuất xẻng CT N29 Cái 12.000 20 240.000 ......... ......... Tổng 6.911.654.871 Cuối tháng , kế toán đội đối chiếu với số liệu trên phiếu kho , bảng kê phiếu xuất kho . Sau đó gửi phiếu xuất kho , bảng kê phiếu xuất kho và các chứng từ khác có liên quan khác lên phòng Tài chính – kế toán công ty . Căn cứ vào các chứng từ nhận được , kế toán chi phí công ty lập bảng tổng hợp chi phí vật tư cho sử dụng thi công các công trình . Các chứng từ có liên quan được làm cơ sở pháp lý để ghi vào sổ chi tiết TK 152, sổ chi tiết TK 153 , sổ NK-SC . 7.2.2. Trường hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luân chuyển như xuất dùng làm nhà kho, nhà tạm Đối với công trình phụ phục vụ cho công trình có giá trị lớn, trị giá nguyên vật liệu, xuất dùng được phân bổ hết một lần vào phí nguyên vật liệu còn công cụ dụng cụ xuất dùng được phân bổ hết vào chi phí sản xuất chung. Mẫu số 10 Yêu cầu vật tư Ngày 28/10/02 Dùng cho công trình: N29-HVHC STT Tên vật tư Đội nhận Dùng vào việc ĐVT Số lượng Yêu cầu T/xuất 1 Cọc tre Dựng nhà tạm cây 15 15 2 Cót ép Lợp nhà tạm tấm 13 13 3 ổ cắm sứ Làm nhà tạm cái 3 3 4 Đèn sợi tóc Làm nhà tạm chiếc 3 3 5 Bảng điện Làm nhà tạm chiếc 3 3 6 Đui cài Làm nhà tạm cái 3 3 7 Dây điện Làm nhà tạm m 15 15 8 Bản lề Làm nhà tạm chiếc 6 6 9 Khoá cửa Làm nhà tạm chiếc 2 2 Người lập Kế toán trưởng Căn cứ vào yêu cầu vật tư và phiếu xuất kho , kế toán phản ánh trên nhật ký sổ cái và sổ chi tiết TK 152 Nợ TK621: 3.500.000 Có TK152: 3.500.000 Cuối tháng kế toán tổng hợp tất cả các phiếu xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho từng công trình và lập bảng tổng hợp xuất vật tư. Bảng tổng hợp xuất vật tư được lập cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ và có chi tiết cho từng công trình. Để xác định giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kế toán lập bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ nhằm theo dõi số lượng vật liệu xuất dùng cho từng công trình. Cuối tháng, căn cứ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ tháng 10 ở công ty như sau: Mẫu số 12 Đơn vị: Công ty Hương Giang Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 10/02 STT Ghi có các TK (Ghi nợ các TK) 152 153 H. toán Thực tế H. toán Thực tế 1 TK621 190.000.000 35.000.000 - Công trình N18 142.000.000 - Công trình N29 83.000.000 2 TK627 51.000.000 8.800.000 - - 3 TK642 4.586.000 1.095.000 - Cộng 245.586.000 44.895.000 Từ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, tháng 10/2002 của công ty có thể phản ánh lên Nhật ký sổ cái . Nếu có yêu cầu kiểm tra số vật liệu xuất dùng cho từng công trình thì kế toán kiểm tra trên bảng tổng hợp xuất vật tư và Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ và đối chiếu vào sổ cái TK152, TK153 và các sổ chi tiết liên quan. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc để kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký sổ cái . Sau khi vào sổ nhật ký sổ cái, kế toán ghi vào các sổ kế toán liên quan khác. Đơn vị: Công ty Hương Giang Sổ chi tiết TK 152 – NL,VL Tháng 10/2002 Ng/ C.từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền nợ Số tiền có Số luỹ kế kỳ trước chuyển sang 18.840.023.312 5.490.819.083 08/10 Đồng chí Hà nhập vật tư 136 87.500.000 09/10 Đồng chí Đông nhập vật tư 136 42.500.000 10/10 Đồng chí Hà nhập vật tư 136 52.800.000 13/10 Xuất VTTC nhà khách QĐ2 621 33.900.000 13/10 Xuất VTTC CT F304 621 44.000.000 16/10 Đồng chí Thắng nhập vật tư 136 25.200.000 16/10 Đồng chí Đông nhập vật tư 136 12.800.000 16/10 Đồng chí Trung nhập vật tư 136 24.500.000 17/10 Xuất VT CT N18 621 35.200.000 17/10 Xuất VTTC N29 621 5.040.000 17/10 Nhập vật tư thi công F325 136 22.000.000 18/10 Xuất VTTC F 325 621 8.400.000 18/10 Đồng chí Đông nhập vật tư 136 8.800.000 20/10 Đồng chí Thắng nhập vật tư 136 12.500.000 23/10 Xuất VT TC nhà khách QĐ2 621 6.600.000 24/10 Đồng chí Hùng nhập vật tư 136 8.800.000 25/10 Xuất vật tư TC thành cổ QT 621 229.347.892 25/10 Nhập vật tư CT F304 136 195.000.000 27/10 Xuất VT CT E 18 621 195.000.000 28/10 Xuất vật tư làm nhà tạm 621 3.500.000 28/10 Xuất VT CT N18 621 87.500.000 ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 2.877.889.266 6.896.796.798 Số luỹ kế kỳ này 21.717.912.682 12.387.615.881 Số dư cuối kỳ 9.330.296.801 Ngày 31/10/02 Người lập Kế toán trưởng Tương tự như đối với vật liệu, sau khi vào sổ nhật ký sổ cái , kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 153 công cụ dụng cụ. Đơn vị: Công ty Hương Giang Sổ chi tiếtTK 153- Công cụ dụng cụ Tháng 10/2002 Ng/ C.từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền nợ Số tiền có Luỹ kế tháng trước chuyển sang 296.968.757 98.710.608 10/10 Đồng chí Hà nhập vật tư 136 2.812.500 12/10 Đồng chí Đông nhập vật tư 136 360.000 16/10 Xuất vật tư TC N29 627 4.700.000 17/10 Xuất DC XD nhà khách QĐ2 621 1.285.710 25/10 Xuất vật tư thi công CT N18 621 2.200.000 ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 3.433.260 14.858.073 Số luỹ kế tháng này 300.412.017 113.568.681 Số dư cuối kỳ 186.843.336 Ngày 30/10/02 Người lập Kế toán trưởng Phần thứ ba Nhận xét về công tác kế toán vật liệu , ccdc Tại công ty hương giang và một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vl,ccdc ở công ty. I. Nhận xét về công tác kế toán vật liệu tại công ty hương giang . Trong suốt quá trình từ khi thành lập công ty Hương Giang luôn có hướng phát triển tốt, trải qua nhiều giai đoạn khó khăn phức tạp về nhiều mặt , nhất là từ khi có cơ chế kinh tế thị trường. Công ty Hương Giang có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt: - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá. - Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. - Thị trường kinh doanh mở rộng trên nhiều tỉnh thành trong cả nước . - Hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu qủa theo từng giai đoạn. - Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng, phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế, chính trị - Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định. Việc nghiên cứu cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty Hương Giang , một đơn vị hạch toán kinh doanh tự chủ thì điều này càng trở nên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau: - Thứ nhất: Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do bộ phận chuyên ngành. Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám sát qúa trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đồng thời phải nhanh chóng kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. - Thứ hai: Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình. - Thứ ba: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những qui định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán. - Thứ tư: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành. 1. Ưu điểm: Trong những năm qua , công ty Hương Giang đã phát huy được truyền thống bảo đảm chất lượng , tiến độ thi công và giá thành, nên uy tín trong thị trường xây dựng và khách hàng ngày càng phát triển mạnh. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả giúp lãnh đạo công ty trong việc giám sát thi công, quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán được tiến hành hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện hiện nay. Phòng kế toán của công ty được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể, rõ ràng công ty đã có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ năng lực, nhiệt tình và trung thực… đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của công ty. Về cơ bản hệ thống sổ sách kế toán của công ty được lập theo qui định với ưu điểm là sổ sách được lập đầy đủ và in vào cuối tháng, nếu trong tháng phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ sách kế toán đều được ghi thường xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. - Về công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán công ty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình, trong từng tháng, từng quí rõ ràng. - Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Đã tạo điều kiện để kiểm tra , chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin. - Việc đánh giá thực tế vật liệu , CCDC nhập, xuất kho: Thông qua giá thực tế của vật liệu ,CCDC biết được chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu, CCDC trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, CCDC. 2. Hạn chế: Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại công ty Hương Giang còn có một số hạn chế cần được khắc phục: - Hiện nay , công ty đang thực hiện chế độ giao khoán gọn cho các đội XDCT tự lo mua sắm vật tư nên đôi khi gặp khó khăn , gây cản trở tiến độ thi công . Công ty ứng tiền trước cho các đội mua vật tư , không trực tiếp mua do đó không nắm được lượng xuất , nhập cụ thể là bao nhiêu , chỉ đến cuối tháng kế toán đội tập hợp chứng từ gửi lên mới biết . - Sản phẩm xây lắp của công ty cũng giống như sản phẩm của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp khác là chi phí vật tư chiếm tỷ trọng lớn vì vậy tiết kiệm vật tư là rất cần thiết. Tiết kiệm không có nghĩa là bớt xén... mà thực chất là phải giảm hao hụt trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiết kiệm vật tư trong phục hồi chi tiết, sử dụng lại vật tư còn đảm bảo chất lượng, tiết kiệm công cụ dụng cụ sản xuất. Thực chất ở công ty có những phụ tùng cũ nhưng chỉ cần qua phục hồi nhỏ vẫn có thể sử dụng được, vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Nhưng do khoán sản phẩm nên khi nhận công trình mới các đội đều đề nghị thay mới toàn bộ các phương tiện thiết bị phục vụ quản lý , giá trị mới của thiết bị phụ tùng này lớn hơn rất nhiều. - Hiện nay công ty chưa áp dụng kế toán bằng máy vi tính. Để thực hiện việc hạch toán nguyên vật liệu, giảm hao hụt nguyên vật liệu thì công ty nên xây dựng hệ thống danh điểm vật tư: Việc xây dựng hệ thống danh điểm vật tư sẽ làm cho việc hạch toán chi phí vật liệu đơn giản hơn nhiều, giảm tối thiểu thất thoát, giảm giá thành của sản phẩm xây lắp. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán ở công ty hương giang: Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp vơí thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ ở công ty Hương Giang : - ý kiến thứ nhất: Việc quản lý vật tư hiện nay ở công ty là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu. Tuy nhiên qua thực tế ở các đội, ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư nhất là các loại vật tư mua được chuyển thắng tới chân công trình như: cát, sỏi, vôi đá… để thuận tiện cho việc xuất dụng sử dụng. Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình . - ý kiến thứ hai : Trong công tác thu mua vật liệu , giá cả có thể không thống nhất, cần phải được tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật tư, vật liệu cho đội với thời hạn thanh toán sau , đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn . - ý kiến thứ ba : Phòng kế toán công ty cần tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL, CCDC tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. - ý kiến thứ tư : Công ty nên mở các tài khoản cấp 2 và mở sổ danh điểm vật tư để phản ánh chi tiết hơn theo từng loại vật tư , từng kho . Mẫu sổ danh điểm như sau : TK cấp 1 TK chi tiết vật liệu xây dựng Tên vật liệu TK cấp 2 TK cấp 3 TK cấp 4 TK cấp 5 152 NL , VL 152.01 Kho số 1-NVL 152.02 Kho số 2-NVL ..... ........ 152.01.01 VL chính ở kho 1 152.01.02 VL chính ở kho 2 ..... ........ 152.01.01.01 Thép tròn ở kho 1 152.01.01.02 Xi măng ở kho 1 ..... ......... 152.01.01.01.01 Thép trònF6 ở kho 1 152.01.01.01.02 Thép tròn F8 ở kho 1 ..... ......... - ý kiến thứ năm : Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 . Chế độ kế toán này chỉ phù hợp với các DN xây lắp khi chưa có QĐ 1864/QĐ/BXD của bộ xây dựng về việc ban hành chế độ kế toán mới áp dụng cho các DN xây lắp . Do đó , công ty nên áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 1864 để phù hợp với đặc điểm của lĩnh vực hoạt động xây lắp . - ý kiến thứ sáu : áp dụng kế toán máy vào công ty . Hiện nay , công ty đang áp dụng hình thức kế toán NK-SC , việc áp dụng kế toán máy là rất thuận tiện . Bên cạnh đó , bộ máy kế toán của công ty còn đang thiếu hụt nhân công , vì vậy trong trường hợp có điều kiện về tài chính công ty nên áp dụng kế toán máy để giảm nhẹ công việc kế toán và cung cấp thông tin kế toán kịp thời hơn . kết luận Để kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tài sản và nguồn vốn của công ty ở mọi khâu trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, CCDC của công ty là một tất yếu. Nhất là trong việc chuyển đổi môi trường kinh tế, việc tổ chức kế toán vật liệu đòi hỏi còn phải nhanh chóng kiện toàn để cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ ngăn ngừa hiện tượng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. Trên góc độ kế toán em cho rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn. Mặc dù có thể vận dụng lý luận vào thực tiễn dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng phải đảm bảo phù hợp về nội dung và mục đích của công tác kế toán. Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của thầy cô giáo khoa Tài chính - Kế toán trường Đại học dân lập Phương Đông. Qua đây em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quốc Trân và các cán bộ kế toán công ty Hương Giang đã nhiệt tình giúp đỡ em trong việc hoàn thành chuyên đề này. Xin chúc công ty Hương Giang đạt nhiều thành công rực rỡ trên con đường phát triển của mình. Hà Nội , tháng 3 năm 2002 Sinh viên : Lương Văn Trường Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần thứ I: lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp xây lắp 3 I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp 3 1. Khái niệm vật liệu - công cụ dụng cụ đối với quá trình xây lắp 3 2. Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp 3 3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp xây lắp 4 II/ Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 4 1. Phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 4 1.1. Đối với vật liệu 4 1.2. Đối với CCDC 6 2. Đánh giá NVL , CCDC 6 2.1. Theo giá thực tế 7 2.2. Theo giá hạch toán 8 III/ Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ 9 1. Chứng từ sử dụng 9 2. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 10 2.1. Phương pháp thẻ song song 10 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 12 2.3. Phương pháp sổ số dư 13 IV/ Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ 15 A. Kế toán tổng hợp VL, CCDC theo phương pháp KKTX 15 1. Tài khoản kế toán sử dụng 15 2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 16 2.1. Kế toán các nghiệp vụ tăng NVL , CCDC 16 2.1.1. Kế toán tăng vật liệu , CCDC do mua ngoài 16 2.1.2. Kế toán tăng VL , CCDC do nhận vốn góp liên doanh , cấp phát ... 18 2.1.3. Kế toán tăng NVL , CCDC do thu hồi vốn liên doanh 18 2.1.4. Kế toán tăng NVL , CCDC do thực hiện kiểm kê phát hiện thừa 18 2.1.5. Trường hợp xuất dùng cho SX sản phẩm không hết nhận lại kho 19 2.1.6. Tăng VL , CCDC do đánh giá lại 19 2.2. Kế toán tổng hợp các trường hợp giảm VL , CCDC 19 2.2.1. Xuất kho dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm , XDCB 19 2.2.2. Xuất kho VL , CCDC tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến 19 2.2.3. Xuất kho VL , CCDC góp vốn liên doanh 19 2.2.4. Xuất kho VL , CCDC để bán , cho vay 20 2.2.5. VL , CCDC mất mát thiếu hụt trong kho 20 2.2.6. Giảm do đánh giá lại 21 2.3. Phương pháp phân bổ CCDC 21 B. Kế toán tổng hợp vật liệu, CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ 23 V. Kế toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho 26 VI. Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, CCDC ở doanh nghiệp xây lắp 26 Phần thứ II: Tình hình thực tế công tác kế toán vật liệu, CCDC ở Công ty Hương Giang I. Giới thiệu khái quát về công ty 28 1. Quá trình hình thành và phát triển 28 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty XD Hương Giang 28 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 31 4. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty 33 II. Tình hình thực tế kế toán vật liệu - CCDC ở công ty Hương Giang 34 1. Phân loại vật liệu CCDC 35 1.1. Đối với NVL 35 1.2. Đối với CCDC 36 2. Tổ chức công tác kế toán vật liệu, CCDC ở công ty Hương Giang 36 2.1. Thủ tục nhập kho 36 2.2. Thủ tục xuất kho 48 3. Trình tự nhập - xuất kho vật liệu , CCDC 49 3.1. Trình tự nhập kho 49 3.2. Trình tự xuất kho 50 4. Kế toán chi tiết vật liệu, CCDC tại công ty 50 5. Đánh giá vật liệu , CCDC 53 5.1. Đối với nguyên vật liệu 53 5.2. Đối với công cụ dụng cụ 54 6. Tài khoản kế toán sử dụng tại công ty 55 7. Kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu , công cụ dụng cụ 55 7.1. Kế toán tổng hợp nhập NVL , CCDC 55 7.2. Kế toán tổng hợp xuất NVL , CCDC 57 Phần thứ III: Nhận xét về công tác kế toán vật liệu tại Công ty Hương Giang và một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu , CCDC ở công ty I. Nhận xét về công tác kế toán vật liệu , CCDC tại công ty 64 1. Ưu điểm 65 2. Hạn chế 67 II/ Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu , CCDC ở công ty 67 Kết luận 69