Đề tài Kế toán nguyên vật liệu-Công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần nguyên vật liệu thuốc lá Ngân Sơn

tế. Sơ đồ khái quát theo phương pháp thẻ song song Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê N-X-T Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. * Nhược điểm: Ghi chép có sự trùng lặp nhiều. * Điều kiện áp dụng: đối với những doanh nghiệp có ít chủng loại NVL-CCDC. 2.2.Phương pháp sổ số dư. *Nội dung: + ở kho: - Chỉ theo dõi về mặt số lượng. - Hằng ngày hoặc là định kỳ sau khi ghi thẻ kho song thủ kho tập hợp chứng từ N-X-T phát sinh trong kỳ phân loại theo từng nhóm quy định. Căn cứ vào phân loại theo từng nhóm chứng từ thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ kèm theo phiếu X-N giao cho phòng kế toán. - Cuối tháng, căn cứ vào số lượng hàng tồn kho ghi trên thẻ kho thủ kho ghi vào sổ số dư cột số lượng. - Sau khi ghi xong sổ số dư thủ kho sẽ trả sổ số dư cho phòng kế toán ghi cột số tiền. + ở phòng kế toán: - Chỉ theo dõi về mặt giá trị. - Hằng ngày sau khi nhận được những chứng từ N-X-T do thủ kho gửi lên kế toán phân loại chứng từ và lập bảng tổng hợp chứng từ gốc (nếu cần). Sau đó căn cứ vào chứng từ để lên bảng kê N-X-T mở cho từng kho về mặt số lượng. - Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu trên bảng kê và tính ra giá trị tồn kho để ghi lên sổ số dư cột số tiền. * Ưu điểm: -Giảm bớt khối lượng ghi chép hằng ngày. - Kiểm tra giám sát thường xuyên đối với việc N-X-T hằng ngày. * Nhược điểm: - Khó phát hiện sai sót. - Việc tìm kiếm sai sót chênh lệch, phức tạp. - Yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán cao. * Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều loại NVL-CCDC, việc N-X-T diễn ra thường xuyên. Sơ đồ khái quát theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Sổ kế toán tổng hợp Bảng luỹ kế xuất Bảng luỹ kế nhập Bảng kê tổng hợp N-X-T Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.3. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. * Nội dung: + ở kho: - Theo dõi về mặt số lượng. - Mở thẻ kho và sổ chi tiết theo dõi về mặt số lượng từng danh điểm NVL-CCDC. + ở phòng kế toán: - Theo dõi về mặt giá trị. - Mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng số NVL-CCDC luân chuyển trong tháng và tồn cuối tháng theo cả hai chỉ tiêu số lượng và chất lượng. - Sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm và chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở chứng từ, bảng kê N-X-T. * Ưu điểm: - Giảm bớt được khối lượng ghi chép. - Dễ đối chiếu. * Nhược điểm: - Bị trùng lặp nhiều do thủ kho và kế toán đều theo dõi về mặt số lượng. - Công việc bị dồn nhiều vào cuối tháng * Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều loại NVL-CCDC, việc N-X-T diễn ra thường xuyên. Sơ đồ khái quát theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập Phiếu xuất Phiếu nhập Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu IV. Kế toán tổng hợp NVL-CCDC. Kế toán tổng hợp NVL-CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.1. Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên. * Khái niệm: Là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của NVL-CCDC trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. * Đặc điểm: - Theo dõi mọi biến động tăng giảm và số dư của NVL-CCDC được phản ánh trên TK 152, 153. - Việc xác định giá vốn của NVL-CCDC xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất kho và tính theo các phương pháp tính giá xuất kho của NVL-CCDC đã nêu ở trên. 1.2. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán các khoản NVL-CCDC kế toán sử dụng một số tài khoản sau: - TK 151: Hàng đang đi đường. - TK 152 : Nguyên vật liệu. - TK 153 : Công cụ dụng cụ. - TK 133, TK 621, 627, 641, 642 và các TK thanh toán như TK 331… * TK 151 ( Hàng đang đi đường). - Nội dung: Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các gía trị hàng đang đi đường tại doanh nghiệp. - Kết cấu: Nợ TK 151 Có - Phản ánh giá trị NVL-CCDC, hàng hoá đã mua nhưng chưa về nhập kho đang đi đường, phát sinh trong kỳ. - Phản ánh giá trị NVL-CCDC, hàng hoá đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển thẳng sản xuất phát sinh trong kỳ. Dư cuối kỳ: Phản ánh giá trị NVL-CCDC hàng hoá hiện đang đi đường tại doanh nghiệp. * TK 152 ( Nguyên vật liệu ). - Nội dung: Dùng để phản ánh số hiện có và các khoản tăng giảm đối với NVL tại doanh nghiệp. - Kết cấu: Nợ TK 152 Có - Phản ánh giá trị NVL nhập kho trong kỳ. - Phản ánh giá trị NVL trong kho tăng do kiểm kê. - Phản ánh giá trị NVL xuất kho trong kỳ. - Phản ánh giá trị NVL trong kho giảm do kiểm kê. Dư cuối kỳ: Phản ánh giá trị NVL tồn kho tại doanh nghiệp. - Nguyên tắc: + TK 152 phải được hạch toán theo phương pháp giá gốc. + TK 152 phải được hạch toán chi tiết theo từng kho bảo quản và theo từng thứ, từng loại cả về mặt giá trị, số lượng. * TK 153 ( Công cụ dụng cụ). - Nội dung: Dùng để hạch toán số hiện có và tình hình tăng giảm các loại CCDC tại doanh nghiệp. - Kết cấu: Nợ TK 153 Có - Phản ánh giá trị CCDC nhập kho trong kỳ. - Phản ánh giá trị CCDC trong kho tăng do kiểm kê. - Phản ánh giá trị CCDC xuất kho trong kỳ. - Phản ánh giá trị CCDC trong kho giảm do kiểm kê. Dư cuối kỳ: Phản ánh giá trị CCDC tồn kho tại doanh nghiệp. 1.3.Phương pháp kế toán NVL-CCDC. TK 152, 153 Sơ đồ hạch toán NVL-CCDC theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 621 TK 111,112,331 (7) (1) (13) TK 412 TK 133 (12) TK 111,112,331 (11) TK 136,138 (10) TK 128,222 (9) TK 154 (8) TK 627,641,642 (6) TK 627,641,642 (5) TK 412 (4) TK 338 (3) TK 411, 154, 128,222 (2) TK 151 TK 133 Chú thích: Mua ngoài. Hàng đi đường nhập kho. Nhận vốn góp liên doanh, do tự chế hay thuê ngoài gia công chế biến, nhận lại vốn góp liên doanh. Phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân. Đánh giá giảm NVL-CCDC. NVL-CCDC sử dụng không hết nhập lại kho. Xuất dùng cho sản xuất. Xuất dùng khác. Xuất kho để tự chế thuê ngoài, gia công chế biến. (10) Xuất góp vốn liên doanh. (11) Xuất NVL-CCDC di chuyển nội bộ, xuất thiếu chưa rõ nguyên nhân. (12) Xuất trả lại. (13) Đánh giá tăng NVL-CCDC. Kế toán tổng hợp NVL-CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ. * Khái niệm: Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kỳ kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp từ đó tính ra trị giá NVL-CCDC xuất ra trong kỳ theo công thức sau. * Công thức: - + = Trị giá NVL-CCDC Trị giá NVL-CCDC Trị giá NVL-CCDC Trị giá NVL-CCDC xuất dùng trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ * Đặc điểm: - Phương pháp này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL-CCDC tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. - Trị giá vốn của NVL-CCDC nhập-xuất kho hàng ngày được phản ánh theo TK 611 ( Mua hàng). - Chú ý: Đầu kỳ kế toán tiến hành kết chuyển giá trị của NVL-CCDC tồn đầu kỳ sang TK 611. 2.2. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán các khoản NVL-CCDC kế toán sử dụng một số tài khoản sau: - TK 151: Hàng đang đi đường. - TK 152 : Nguyên vật liệu. - TK 153 : Công cụ dụng cụ. - TK 611: Mua hàng. * TK 611 ( Mua hàng). - Nội dung: Dùng để phản ánh tình hình N-X-T của NVL-CCDC tại doanh nghiệp thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. - Kết cấu: Nợ TK 611 Có - Phản ánh giá trị kết chuyển tồn đầu kỳ của NVL-CCDC. - Phản ánh giá trị NVL-CCDC nhập vào trong kỳ. - Phản ánh giá trị NVL-CCDC đã bán bị trả lại. - Phản ánh giá trị kết chuyển tồn cuối kỳ của NVL-CCDC. - Phản ánh giá trị của NVL-CCDC xuất dùng trong kỳ. - Phản ánh giá trị của NVL-CCDC mua vào được giảm giá, chiết khấu. x - Chú ý: TK 611 không có số dư cuối kỳ. * TK 151 ( Hàng đang đi đường). - Nội dung: Dùng để phản ánh giá trị của hàng đi đường về chưa nhập kho. - Kết cấu: Nợ TK 151 Có Dư đầu kỳ: Phản ánh hàng hoá vật tư đang đi đường ở đầu kỳ. - Phản ánh giá trị thực tế NVL-CCDC đi đường cuối tháng chưa về nhập kho. - Kết chuyển giá trị thực tế NVL-CCDC đi đường đầu kỳsang TK 611. Dư cuối kỳ: Phản ánh giá trị NVL-CCDC tại thời điểm cuối kỳ. 2.3.Phương pháp kế toán NVL-CCDC. Sơ đồ hạch toán NVL-CCDC theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151,152,153 TK 611 TK 151,152,153 (1) (7) TK 138,334, 632 (6) TK 621,627,641,642 (5) (4) TK 128,222,154.. (3) TK 411 (2) TK 111,112,131.. Chú thích: Kết chuyển tồn đầu kỳ. Mua mới trong kỳ. Nhận cấp phát… Nhận lại vốn góp, chuyển từ sản xuất sang. Kết chuyển tồn cuối kỳ. Xuất dùng. Số thiếu hụt. Chương II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần nguyên vật liệu thuốc lá ngân sơn I. Đặc điểm chung của công ty cổ phần NVL thuốc lá Ngân Sơn. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Công ty cổ phần Ngân Sơn là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật liệu thuốc lá và sản phẩm chủ yếu là các loại thuốc lá. Công ty cổ phần Ngân Sơn là một chi nhánh của công ty cổ phần thuốc lá Việt Nam được thành lập vào ngày 27 tháng 4 năm 1997 theo quyết định số 80/QĐ-UBND TP Lạng Sơn. Trước đây, Công ty có tên gọi là Công ty thuốc lá Bắc trực thuộc tổng công ty thuốc lá Việt Nam. Đến ngày 31 tháng 8 năm 2000 công ty được đổi tên là Công ty cổ phần nguyên vật liệu thuốc lá Ngân Sơn. Bao gồm hai văn phòng đại diện chính: - Văn phòng A đặt tại thị xã Phủ Lỗ – Huyện Sóc Sơn - Đông Anh- Hà Nội. - Văn phòng B đặt tại Khu công nghiệp Tiên Sơn-Thị xã Bắc Ninh-Tỉnh Bắc Ninh. Với vị trí tương đối nằm cạnh quốc lộ 1A và tuyến đường sắt Hà Nội-Lạng Sơn đây là khu công nghiệp của Lạng Sơn nơi tập chung một số cơ sở công nghiệp tỉnh Lạng Sơn. Nằm trên vùng đất đã được hoạch định địa giới cấp phát phi công nghiệp nơi tập trung một số vùng đất để trồng cây thuốc lá với trữ lượng lớn thuận lợi cho việc cung cấp nguyên vật liệu. Nằm cạnh trục đường giao thông quan trọng nên công ty cổ phần Ngân Sơn có điều kiện hợp tác kinh tế cung ứng vật tư tiêu thụ sản phẩm và hợp tác khoa học kỹ thuật. Sau gần 10 năm hoạt động qua nhiều thời kỳ kinh tế chuyển đổi công ty cổ phần Ngân Sơn đã trải qua nhiều thăng trầm nhiều lúc tưởng như đã giải thể song với sự kiên định và lòng quyết tâm của các đồng chí lãnh đạo cán bộ , công nhân viên công ty đã vượt qua. Năm 2000 với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế thị trường đứng trước sự cạnh tranh của các cơ sở sản xuất của trung ương và tư nhân trên địa bàn tỉnh. Công ty gặp nhiều khó khăn do thiết bị lâu năm xuống cấp, sức khoẻ của người tiêu dùng ngày càng được chú trọng hơn. Đứng trước những khó khăn trên ban lãnh đạo cán bộ công nhân viên đã không ngừng tìm tòi phát huy sáng kiến tìm hiểu công nghệ mới nhằm nâng cao hiệu quả lao động và nhất là đảm bảo sức khoẻ cho người tiêu dùng ảnh hưởng đến mức thấp nhất từ việc sử dụng thuốc lá. Được sự giúp đỡ của UBND tỉnh Lạng Sơn và các ban ngành trong tỉnh trong những năm gần đây công ty đã bắt đầu đi vào sản xuất với công nghệ mới tăng năng suất lao động từ 12 triệu tấn/năm lên 20 triệu tấn/năm. Thu hút trên 200 lao động vào làm việc với số vốn đầu tư xây dựng trên 11 tỷ đồng. Hiện nay, công ty cổ phần Ngân Sơn đã và đang sản xuất các loại thuốc lá có chất lượng cao theo tiêu chuẩn quốc tế, áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến của các nước như Đức, Anh, Italia để sản xuất nhằm đạt được hiệu quả cao nhất. Sau đây là một số chỉ tiêu về kết quả sản xuất mà công ty đã đạt được trong những năm gần đây: Chỉ tiêu ĐVT Năm 2004 Năm 2005 1. Giá trị tổng sản lượng 1000đ 10.827.500 15.122.100 2. Doanh thu 1000đ 14.825.000 18.994.300 3. Lợi nhuận 1000đ 52.852 45.760 4. Mức lương đ/người 640.000 871.000 2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 2.1. Quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá. Sơ đồ 1: Sơ đồ về quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá Nhập kho sản phẩm hoàn thiện Khâu đóng gói Máy hấp sấy sợi thuốc lá Máy chế biến thành sợi Nhập kho nguyên vật liệu Thu mua nguyên vật liệu - Thu mua nguyên vật liệu: Sau khi các hộ gia đình trồng cây thuốc lá đến vụ thu hoạch sẽ thu hoạch và bán cho công ty. Kế toán NVL sẽ ghi vào sổ từng đối tượng bán hàng cho công ty. - Nhập kho nguyên vật liệu: Khi thu mua xong các nguyên vật liệu ở kho thủ kho sẽ ghi vào các tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Và chuyển NVL xuống bộ phận sản xuất. - Các NVL được đưa vào máy chế biến thành sợi vì sợi là bán thành phẩm chính làm nên thuốc lá. - Qua giai đoạn chế biến thành sợi thì chuyển xuống máy sấy để làm cho khô các sợi thuốc lá. - Khi sấy xong các sợi thuốc lá thì chuyển xuống bộ phận đóng gói và hoàn thiện các giai đoạn cuối cùng để làm nên thuốc lá. Đóng gói xong cuối cùng nhập kho các sản phẩm thuốc lá đã hoàn thành và bộ phận vận chuyển sẽ chuyển các sản phẩm này đến các đại lý và các khách hàng của công ty. 2.2. Tổ chức sản xuất của Công ty. Căn cứ vào quy trình công nghệ sản xuất nên công ty đã tổ chức bộ máy theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ về cơ cấu sản xuất của Công ty cổ phần Ngân Sơn Tổ số một Công ty PX sấy PX thu mua PX cơ điện Tổ sửa chữa Tổ số hai Tổ số một Tổ số hai Tổ số ba Tổ vận hành - PX cơ điện: phục vụ an toàn điện nước cho toàn công ty, sửa chữa máy móc và vận hành máy móc. - PX thu mua: có nhiệm vụ thu mua NVL thuốc lá về kho dùng cho sản xuất. - PX sấy: đảm bảo nhiên liệu ra đúng thời gian và tuân thủ các quy trình đã hoạch định đảm bảo chất lượng của sản phẩm. 2.3. Tổ chức bộ máy của công ty. Bộ máy tổ chức quản lý tổ chức theo nguyên tắc tập trung và được thể hiện rõ qua sơ đồ sau: Sơ đồ3: Sơ đồ về tổ chức bộ máy quản lý Giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phó giám đốc - Giám đốc: Là người phụ trách chung, quản lý công ty về mọi mặt hoạt động, ra các quyết định quản lý sản xuất, là người chịu trách nhiệm trước cấp trên về các hoạt động của công ty mình. Giám đốc không chỉ quản lý các phòng ban của mình thông qua các phó giám đốc mà còn có thể xem xét trực tiếp từng nơi làm việc khi cần thiết. Giám đốc có phó giám đốc và các trưởng phòng giúp đỡ trong việc điều hành của công ty. - Phó giám đốc: Là người giúp việc của giám đốc trong việc quản lý công ty và là người thay mặt giám đốc khi giám đốc vắng mặt. - Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ giao dịch và tìm nguồn tiêu thụ sản phẩm cho công ty, thực hiện chức năng marketing mở rộng mạng lưới tiêu thụ và quảng cáo sản phẩm cho công ty. - Phòng kế toán: Thực hiện cả ba chức năng kế hoạch, thống kê và kế toán lao động tiền lương chịu sự điều hành trực tiếp của công ty. Cung cấp các thông tin về chi phí SX, giá thành sản phẩm kịp thời chính xác phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc được chính xác. - Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ phân bổ lao động toàn công ty, giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên. Tham gia xây dựng, giáo dục phổ biến nội quy, quy chế làm việc của Công ty. - Phòng kỹ thuật: Theo dõi kiểm tra việc thực hiện quy trình công nghệ trong SX đảm bảo đúng về mặt kỹ thuật đối với máy móc, thiết bị và nâng cao chất lượng SX ra. Nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật mới vào trong SX để có kết quả cao. 3. Tổ chức công tác kế toán của công ty. 3.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của bộ máy kế toán. Công ty cổ phần NVL thuốc lá Ngân Sơn là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật liệu thuốc lá và sản phẩm chủ yếu là các loại thuốc lá nên bộ máy kế toán của công ty được thể hiện rõ như sau: Sơ đồ 4: Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ kho thành phẩm vật tư công cụ lao động Thủ quỹ Kế toán bán hàng công nợ Kế toán tiền mặt Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ Kế toán tiền lương - Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung kiểm tra công việc của các nhân viên trong phòng kế toán. Hàng ngày duyệt các chứng từ nhập, xuất, thu, chi. - Kế toán tổng hợp: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ của kế toán các bộ phận vào sổ đăng ký chứng từ, sổ cái. Cuối kỳ lên bảng cân đối số phát sinh đối chiếu với báo cáo chi tiết của kế toán các bộ phận. Tổng hợp CPSX, tính giá thành SX sản phẩm, lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính định kỳ và chuyển cho kế toán trưởng. - Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ xác định số lao động hiện đang làm tại công ty và nghiệm thu sản phẩm của các tổ SX, của các phân xưởng và cuối tháng lập bảng tính lương và trả lương cho toàn bộ công nhân viên trong công ty. - Kế toán NVL-CCDC: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn, các chứng từ nhập-xuất và kế toán NVL-CCDC giám sát việc sử dụng NVL và mỏ sổ chi tiết theo dõi tình hình N-X-T của NVL-CCDC, lập bảng kê phân loại lên chứng từ ghi sổ chuyển cho kế toán tổng hợp. - Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ tổng hợp các phiếu thu, chi và vào sổ quỹ tiền mặt, định khoản các tài khoản theo đúng nội dung kế toán của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối tháng chuyển sổ quỹ tiền mặt cho kế toán tổng hợp. - Kế toán bán hàng, công nợ: Hàng ngày viết phiếu bán hàng, thu tiền mở sổ theo dõi công nợ các khoản phải thu của khách hàng. - Thủ quỹ: Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu , chi đã có chữ ký của kế toán các bộ phận và kế toán tổng hợp, kế toán trưởng, giám đốc tiến hành thực hiện nghiệp vụ N-X-T tiền mặt. Hàng ngày vào sổ theo dõi nghiệp vụ kế toán phát sinh cuối kỳ đối chiếu với kế toán tiền mặt. - Thủ kho thành phẩm, vật tư-CCDC: Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất, nhập kho đã được duyệt tiến hành các nghiệp vụ xuất thành phẩm, NVL-CCDC. Mở thẻ kho theo dõi tình hình N-X-T kho các loại thành phẩm, NVL-CCDC về mặt số lượng. Cuối kỳ tiến hành đối chiếu với kế toán NVL-CCDC và kế toán bán hàng về mặt số lượng. 3.2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Ngân Sơn. Xuất phát từ đặc điểm SX, yêu cầu về trình độ quản lý công ty cổ phần Ngân Sơn đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này kế toán sử dụng các loại sổ sau: - Sổ kế toán tổng hợp: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ gốc, sổ cái, thẻ. - Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết, sổ quỹ, sổ theo dõi công nợ, sổ bán hàng. Sơ đồ 5: Sơ đồ và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ gốc Sổ cái Sổ quỹ Sổ, thẻ chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Quan hệ đối chiếu: II. Thực trạng tổ chức công tác NVL-CCDC tại công ty cổ phần Ngân Sơn. Do đặc điểm sản xuất của công ty là chuyên SX về thuốc lá nên nhu cầu về NVL-CCDC là đối tượng quan tâm hàng đầu để quá trình SX diễn ra liên tục nên việc tổ chức công tác kế toán NVL-CCDC hợp lý sẽ giúp công ty quản lý và phục vụ cho sản xuât. 1. Công tác phân loại NVL-CCDC tại công ty cổ phần Ngân Sơn. 1.1. Phân loại NVL. - NVL chính là đối tượng lao động chủ yếu tạo nên thực thể của sản phẩm chiếm khoảng 70% trong tổng giá thành sản phẩm như: * các lá cây thuốc lá: + Lá giữa C1 VA-BS TC 01. + Lá giữa C2 VA-BS TC 01. + Lá giữa C3 VA-BS TC 01. + Lá giữa C4 VA-BS TC 01. * Thuốc lá lá rời VA.LSơn-Bắc Sơn. NVL phụ như: * Phân bón: + A môn ( NH4NO3). + Kaly (K2SO4). + Oxyclorua đồng. + Phân tổng hợp NPK. + Đạm UREA. + Phân bón 85-22-22 VINATABA. + Phân bón NKALI. * Thuốc sâu CYMERIN. * Hạt giống thuốc lá: + Accotap. + DAP. + Topsin. + Ridomil. + Ditasin. - Nhiên liệu như: dầu điezen, dầu HOHO, dầu thảI, ắc quy N75 -12V HQ. - Phụ tùng thay thế: các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị như vòng bi, dây cô loa. - Phế liệu thu hồi: là các sợi thuốc lá hỏng kém chất lượng. 1.2. Phân loại CCDC. Công cụ được phân loại như sau: * Bao tải đóng kiện. * Giấy đóng kiện thuốc lá. * Dây khâu kiện. * Túi ni lông đóng bầu thuốc lá. * Bạt dứa. * Băng dính. * Xa lông đệm mút để đóng bầu thuốc lá. * Thùng đóng kiện thuốc lá. * Mực viết kiện. * Bạt phủ ô tô HQ. * Bàn làm việc Hoà Phát. * Túi bầu. * Sổ quản lý đầu tư và thu mua. * Bộ máy vi tính ĐNA. * USP 1000VA. * Quần áo bảo hộ lao động. 2. Đánh giá NVL-CCDC. 2.1. Phương pháp tính giá NVL-CCDC nhập kho. NVL-CCDC nhập kho tại công ty hầu hết là mua ngoài nên Công ty áp dụng theo phương pháp tính giá thực tế để nhập kho NVL-CCDC. Và được tính như sau: Trị giá vốn thực tế = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí - Các khoản giảm trừ (nếu có) của NVL-CCDC phát sinh trong nhập kho khâu mua - Giá ghi trên hoá đơn là giá không có thuế GTGT đầu vào đối với NVL-CCDC. - Chi phí phát sinh trong khâu mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ… - Các khoản giảm trừ như hàng kém phẩm chất, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán… mà Công ty được hưởng, bồi thường theo hợp đồng theo thuận. VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho tháng 1/2006 do mua Túi ni lông đóng bầu thuốc lá của Công ty SX bao bì Thiên Thanh - Công ty mua túi ni lông đóng bầu thuốc lá: + Giá mua: 18.191đ/kg + Số lượng: 18.000 + Thành tiền: 327.438.000đ + Thuế GTGT đầu vào (10%): 32.743.800đ + Tổng giá thanh toán : 360.181.800 - Giá thực tế CCDC nhập kho là: 327.438.000đ. 2.2. Phương pháp tính giá NVL-CCDC xuất kho tại Công ty. * NVL-CCDC của Công ty chủ yếu là dùng cho SX sản phẩm nên doanh nghiệp áp dụng phương pháp bình quân gia quyền và cuối tháng kế toán NVL-CCDC lập bảng tổng hợp N-X-T kho NVL-CCDC hình cây theo kho. * Công thức tính như sau: Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ+Trị giá thực tế nhập trong kỳ xuất kho NVL-CCDC Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Trị giá thực tế = Số lượng x Đơn giá bình quân xuất kho NVL-CCDC xuất kho VD: Công ty xuất kho NVL chính là lá giữa C1 VA-BS TC01 để SX sợi thuốc lá loại một. Căn cứ vào phiếu xuất tháng 1/2006 như sau: - Tồn đầu tháng 01/2006: 0 - Nhập trong tháng 01/2006: + Số lượng: 15.183.333 kg + Đơn giá: 22.704đ/kg - Xuất trong tháng 01/2006: + Số lượng: 15.183.333 kg + Đơn giá xuất kho: Đơn giá bình quân = 0 + 15.183.333 x 22.704 = 22.704 đ/kg xuất kho 0 + 15.183.333 - Trị giá vốn thực tế NVL chính xuất kho tháng 01/2006 là: 15.183.333 x 22.704 = 34.472.232.432 đ 3. Thủ tục nhập-xuất NVL-CCDC, chứng từ kế toán liên quan. 3.1. Thủ tục nhập kho NVL-CCDC. Khi có kế hoạch thu mua NVL-CCDC căn cứ vào các nguồn cung cấp và cán bộ chuyên thu mua để phân công công việc thu mua NVL-CCDC hợp lý. Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại NVL-CCDC về đến công ty đều phải tiến hành nhập kho. Khi mua NVL-CCDC về đến kho người cung cấp hoặc nhân viên tiếp liệu đem hoá đơn GTGT (mẫu 01) lên phòng kế toán vật tư kiểm tra đối chiếu nội dung trong hoá đơn với hợp đồng mua hàng đã ký kết, nếu đúng sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho gồm hai liên : + Một liên lưu tại quyển trên phòng kế toán. + Một liên giao cho cán bộ thu mua hoặc người cung cấp để làm thủ tục nhập kho. Sau đó nhân viên tiếp liệu càm phiếu nhập kho phải tiến hành kiểm nghiệm kiểm tra về số lượng thực có và quy cách phẩm chất NVL nếu đảm bảo sẽ lập biên bản kiểm nghiệm ( mẫu 02) và ký xác nhận vào phiếu nhập kho rồi đề nghị thủ kho cho nhập kho (mẫu 03). Mẫu 01: Hoá đơn Mẫu số 01 GTKT -3LL Giá trị gia tăng AY/2006 B Liên 2: Giao cho khách hàng 0070907 Ngày 10 tháng 01 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty thu mua lá cây ATP. Địa chỉ: Số 44 đường Lý Tự Trọng - TP Lạng Sơn. Số tài khoản: 720A00060 Ngân hàng công thương Lạng Sơn. Điện thoại: 025. 825271 Fax: 025.825271 Họ tên người mua: Đoàn Thị Trang. Tên đơn vị: Chi nhánh Bắc Sơn - Công ty cổ phần NVL thuốc lá Ngân Sơn. Điạ chỉ: Khu công nghiệp Bắc Sơn-TP Lạng Sơn. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 2400152089 TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Lá giữa C1 VA-BS TC 01 Kg 240.000 22.264,48 5.343.475.200 2 Lá giữa C2 VA-BS TC 01 Kg 60.000 20.405,61 1.224.336.600 3 Lá giữa C3 VA-BS TC 01 Kg 50.000 15.507,09 775.354.500 Cộng tiền hàng: 7.434.166.300 Thuế suất GTGT: 10% 743.416.630 Tổng số tiền thanh toán: 8.177.582.930 Số tiền viết bằng chữ: tám tỉ một trăm bảy bảy triệu năm trăm tám hai nghìn chín trăm ba mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ và tên) (Ký, ghi rõ họ và tên) (Ký, đóng dấu ghi họ và tên) Mẫu 02: Biên bản kiểm kê vật tư Ngày 11 tháng 01 năm 2006 Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 10 tháng 01 năm 2006 của ban kiểm nghiệm chúng tôi có: Ông: Trần Quốc Hưng - Phòng kỹ thuật Bà: Nguyễn Thị Hạnh - Phòng kế hoạch vật tư Bà: Dương Thu Hồng -Thủ kho Đã tiến hành kiểm nghiệm vật tư sau đây: STT Nhãn hiệu quy ĐVT Số lượng Kết quả kiểm nghiệm vật tư cách sản phẩm Đủ Không 1 Lá giữa C1 VA-BS TC 01 Kg 240.000 Đủ 2 Lá giữa C2 VA-BS TC 01 Kg 60.000 Đủ 3 Lá giữa C3 VA-BS TC 01 Kg 50.000 Đủ ý kiến của ban kiểm nghiệm vật tư - Số lượng vật tư đủ điều kiện nhập kho: 350.000 kg - Số lượng dủ theo hoá đơn: 350.000 kg Đại diện phòng kỹ thuật Thủ kho Kế toán NVL-CCDC (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu 03 Công ty cổ phần Ngân Sơn Mẫu số 01-VT Phiếu nhập kho QĐ số141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC Nợ :152 (1522) Có: 111 Người giao hàng: Đoàn Thị Trang. Theo số 0070907 ngày 11 tháng 01 năm 2006 của công ty thu mua lá cây ATP. Nhập kho tại công ty. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, sản phẩm hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Lá giữa C1 VA-BS TC 01 C1ALSBS Kg 240.000 22.264,48 5.343.475.200 2 Lá giữa C2 VA-BS TC 01 C2ALSBS Kg 60.000 20.405,61 1.224.336.600 3 Lá giữa C3 VA-BS TC 01 C3ALSBS Kg 50.000 15.507,09 775.354.500 Cộng tiền hàng: 7.434.166.300 Thuế suất GTGT: 10% 743.416.630 Tổng số tiền thanh toán: 8.177.582.930 Số tiền viết bằng chữ : tám tỉ một trăm bảy bảy triệu năm trăm tám hai nghìn chín trăm ba mươi đồng. Nhập ngày 11 tháng 01 năm 2006 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) 3.2. Thủ tục xuất kho NVL-CCDC. NVL-CCDC trong kho của Công ty chủ yếu dùng cho SX sản phẩm, cho quản lý xí nghiệp. Khi có nhu cầu về vật tư bộ phận SX sẽ lập phiếu đề nghị xuất vật tư (mẫu 04) cho từng thứ hoặc từng nhóm NVL-CCDC cùng loại (mẫu 05). Phiếu này được đưa lên phòng kỹ thuật xét duyệt sau đó mang lên phòng kế toán, kế toán vật tư lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho gồm 3 liên: + Liên 1 lưu tại quyển-phòng kế toán. + Liên 2 giao cho người lĩnh vật tư. + Liên 3 giao cho thủ kho. Và thủ kho sẽ chuyển NVL-CCDC cho bộ phận SX. Mẫu 04: Công ty cổ phần Ngân Sơn Phiếu đề nghị xuất vật tư Ngày 14 tháng 01 năm 2006 Kính gửi: Giám đốc công ty Bộ phận: PX chế tạo sợi STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Nội dung Ghi chú 1 Lá giữa C1 VA-BS TC 01 Kg 240.000 SX sợi thuốc lá 2 Lá giữa C2 VA-BS TC 01 Kg 60.000 SX sợi thuốc lá 3 Lá giữa C3 VA-BS TC 01 Kg 50.000 SX sợi thuốc lá Người đề nghị Phòng kỹ thuật Giám đốc công ty (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, đóng dấu ghi họ tên) Mẫu số 05: Công ty cổ phần Ngân Sơn Mẫu số 01-VT Phiếu xuất kho QĐ số141TC/QĐ/CĐKT Ngày 14 tháng 01 năm 2006 Ngày 1-11-1995 của BTC Nợ : 621 Có: 152 (1522) Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tuấn (PX chế tạo sợi) Lý do xuất: SX sợi thuốc lá Xuất tại kho: Kho số 1 công ty STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm bán hàng) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Lá giữa C1 VA-BS TC 01 C1ALSBS Kg 240.000 22.264,48 5.343.475.200 2 Lá giữa C2 VA-BS TC 01 C2ALSBS Kg 60.000 20.405,61 1.224.336.600 3 Lá giữa C3 VA-BS TC 01 C3ALSBS Kg 50.000 15.507,09 775.354.500 Cộng 7.434.166.300 Tổng số tiền (bằng chữ): bảy tỉ bốn trăm ba tư triệu một trăm sáu sáu nghìn ba trăm trăm đồng. Xuất ngày 14 tháng 01 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, đóng dấu, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4.Phương pháp kế toán chi tiết NVL-CCDC tại công ty cổ phần Ngân Sơn. Để kế toán tổng hợp có những thông tin số liệu chính xác, kế toán chi tiết NVL-CCDC ở công ty phải tiến hành trên cơ sở các chứng từ phiếu xuất kho, nhập kho và hoá đơn kiêm xuất kho để lập các sổ thẻ chi tiết . Việc hạch toán chi tiết NVL-CCDC ở công ty cổ phần Ngân Sơn được tiến hành tại bộ phận kho và phòng kế toán. Phương pháp hạch toán chi tiết được sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song. Nội dung chi tiết hạch toán NVL-CCDC như sau: 4.1.Tại kho: - Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập-xuất-tồn của NVL-CCDC theo chỉ tiêu số lượng. - Khi nhận chứng từ N-X-T thủ kho phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập-thực xuất vào chứng từ, vào thẻ kho cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho, định kỳ thủ kho gửi các chứng từ N-X-T. Phân loại theo từng thứ NVL-CCDC cho phòng kế toán. Mẫu số 06 -1: Công ty Cổ phần Ngân Sơn Mẫu số: 06-VT Tên kho: Kho số 1 Theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày1-11-1995 của BTC Tờ số 5 thẻ kho Lập thẻ ngày 15 tháng 01 năm 2006 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Lá giữa C1 VA-BS TC01 Đơn vị tính: Kg Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số dư tháng 01/2006 5.500 11/01 25 11/01 Công ty thu mua lá cây ATP 240.000 14/01 12 14/01 PX chế tạo sợi 240.000 Cộng PS 240.000 240.000 Số tồn cuối tháng 01/2006 5.500 Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 06 -2: Công ty Cổ phần Ngân Sơn Mẫu số: 06-VT Tên kho: Kho số 1 Theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày1-11-1995 của BTC Tờ số 6 thẻ kho Lập thẻ ngày 15 tháng 01 năm 2006 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Lá giữa C2 VA-BS TC01 Đơn vị tính: Kg Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số dư tháng 01/2006 4.000 11/01 25 11/01 Công ty thu mua lá cây ATP 60.000 14/01 12 14/01 PX chế tạo sợi 60.000 Cộng PS 60.000 60.000 Số tồn cuối tháng 01/2006 4.000 Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 06 -3: Công ty Cổ phần Ngân Sơn Mẫu số: 06-VT Tên kho: Kho số 1 Theo QĐ số 1141-TC/CĐKT Ngày1-11-1995 của BTC Tờ số 7 thẻ kho Lập thẻ ngày 15 tháng 01 năm 2006 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Lá giữa C3 VA-BS TC01 Đơn vị tính: Kg Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số dư tháng 01/2006 7.000 11/01 25 11/01 Công ty thu mua lá cây ATP 50.000 14/01 12 14/01 PX chế tạo sợi 50.000 Cộng PS 50.000 50.000 Số tồn cuối tháng 01/2006 7.000 Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4.2.Tại phòng kế toán: - Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết để ghi chép tình hình N-X-T từng NVL-CCDC theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị (sổ chi tiết TK 152, 153- mẫu 07). - Kế toán ghi nhận được chứng từ N-X-T của thủ kho gửi lên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ căn cứ vào các chứng từ N-X-T để ghi vào sổ kế toán chi tiết NVL-CCDC mỗi chứng từ được ghi một dòng. - Cuối tháng, kế toán lập bảng kê N-X-T sau đó đối chiếu : Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê N-X-T với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. Mẫu số 07-1: Công ty cổ phần Ngân Sơn Sổ chi tiết vật liệu Tháng 01 năm 2006 Tên tài khoản: 1521.1- NVL chính. Tên kho: Kho số 1 Tên vật liệu: Lá giữa C1 VA-BS TC01 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7=5x6 8 9=5x8 10 11=5x10 12 Tồn đầu tháng 22.264,48 - - - - 5.500 122.454.640 11/01 25 Công ty thu mua lá cây ATP 331 22.264,48 240.000 5.343.475.200 - - - - 14/01 12 PX chế tạo sợi 627 22.264,48 - - 240.000 5.343.475.200 - - Cộng PS trong tháng 240.000 5.343.475.200 240.000 5.343.475.200 Tồn cuối tháng 5.500 122.454.640 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Mẫu số 07-2: Công ty cổ phần Ngân Sơn Sổ chi tiết vật liệu Tháng 01 năm 2006 Tên tài khoản: 1521.2- NVL chính. Tên kho: Kho số 1 Tên vật liệu: Lá giữa C2 VA-BS TC01 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7=5x6 8 9=5x8 10 11=5x10 12 Tồn đầu tháng 20.405,41 - - - - 4.000 81.621.640 11/01 25 Công ty thu mua lá cây ATP 331 20.405,41 60.000 1.224.324.600 - - - - 14/01 12 PX chế tạo sợi 627 20.405,41 - - 60.000 1.224.324.600 - - Cộng PS trong tháng 240.000 1.224.324.600 240.000 1.224.324.600 Tồn cuối tháng 4.000 81.621.640 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Mẫu số 07-3: Công ty cổ phần Ngân Sơn Sổ chi tiết vật liệu Tháng 01 năm 2006 Tên tài khoản: 1521.3- NVL chính. Tên kho: Kho số 1 Tên vật liệu: Lá giữa C3 VA-BS TC01 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7=5x6 8 9=5x8 10 11=5x10 12 Tồn đầu tháng 15.507,09 - - - - 5.000 77.535.450 11/01 25 Công ty thu mua lá cây ATP 331 15.507,09 70.000 1.085.496.300 - - - - 14/01 12 PX chế tạo sợi 627 15.507,09 - - 70.000 1.085.496.300 - - Cộng PS trong tháng 70.000 1.085.496.300 70.000 1.085.496.300 Tồn cuối tháng 5.000 77.535.450 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 5. Kế toán tổng hợp nhập-xuất kho NVL-CCDC tại công ty cổ phần Ngân Sơn. 5.1. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 152, TK 153 - TK 152: Nguyên vật liệu. - TK 153: Công cụ dụng cụ. - Về nội dung và kết cấu của hai TK này ở chương I đã giới thiệu. TK này có TK cấp 2 và được mở chi tiết cho từng đối tượng. 5.1.1. TK 152 – Nguyên vật liệu. * TK 1521-NVL chính: - TK 1521.1: Các lá cây thuốc lá + TK 1521.11: Lá giữa C1 VA-BS TC01. + TK 1521.12: Lá giữa C2 VA-BS TC01. + TK 1521.13: Lá giữa C2 VA-BS TC01. + TK 1521.14: Lá giữa C3 VA-BS TC01. - TK 1521.2: Thuốc lá lá rời VA. LSơn Bắc Sơn. *TK 1522-NVL phụ: -TK 1522.1: Phân bón + TK 1522.11: A môn (NH4NO3). + TK 1522.12: Kaly (K2SO4). + TK 1522.13: Phân tổng hợp NPK. + TK 1522.14: Oxyclorua đồng. + TK 1522.15: Đạm UREA. + TK 1522.16: Phân bón 85-22-22 VINATABA. + TK 1522.17: Phân bón NKALI. -TK 1522.2: Thuốc sâu CYMERIN. -TK 1522.3: Hạt giống cây trồng thuốc lá. + TK 1522.31: Accotap. + TK 1522.32: DAP. + TK 1522.33: Topsin. + TK 1522.34: Ridomil. + TK 1522.35: Ditasin. * TK 1523-Nhiên liệu: Nhiên liệu như: dầu điezen, dầu HOHO, dầu thảI, ắc quy N75 -12V HQ. * TK 1524-Phụ tùng thay thế: Phụ tùng thay thế: các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị như vòng bi, dây cô loa. * TK 1526-Phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi: là các sợi thuốc lá hỏng kém chất lượng. 5.1.2. TK 153-Công cụ dụng cụ. * TK 1531-Công cụ dụng cụ: -TK 1531.1: Quần áo bảo hộ lao động, găng tay… * TK 1532- Bao bì luân chuyển: -TK 1532.1: Bao tải đóng kiện. -TK 1532.2: Giấy đóng kiện thuốc lá. -TK 1532.3: Dây khâu kiện. -TK 1532.4: Túi ni lông đóng bầu thuốc lá. -TK 1532.5: Bạt dứa. -TK 1532.6: Xa lông đệm mút để đóng bầu thuốc lá. -TK 1532.7: Thùng đóng kiện thuốc lá. -TK 1532.8: Túi bầu. * TK 1533-Đồ dùng cho thuê: -TK 1533.1: Sổ quản lý đầu tư và thu mua. -TK 1533.2: Bộ máy vi tính ĐNA. -TK 1533.3: USP 1000VA. - TK 1533.4: Băng dính. - TK 1533.5: Mực viết kiện. - TK 1533.6: Bạt phủ ô tô HQ. - TK 1533.7: Bàn làm việc Hoà Phát. Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 331,141,111,112,136… 5.2.Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ chủ yếu. 5.2.1. Kế toán tổng hợp nhập kho NVL-CCDC. NVL-CCDC nhập kho chủ yếu của Công ty chủ yếu là do mua ngoài. Khi có nhu cầu mua NVL-CCDC công ty liên hệ với các nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng họ sẽ vận chuyển tới kho của công ty. Công tychỉ việc làm thủ tục nhận hàng và nhập kho. Việc thanh toán công ty có thể trả theo hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc ghi nợ. + Trong kỳ khi hàng hoá về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133 Có TK 111, 331 + Tại Công ty việc thanh toán cho nhà cung cấp hàng được theo dõi chi tiết qua phiếu chi, sổ công nợ. Sổ công nợ được mở chi tiết cho từng khách hàng trong thời gian là 1 năm. VD: Ngày 10/01/2006, Công ty thu mua lá cây ATP có cung cấp cho công ty lá cây ( Lá giữa C1 VA-BSTC 01). Trị giá chưa có thuế: 5.343.475.200 Thuế GTGT: 534.347.520 Tổng giá thanh toán: 5.877.822.720 Theo hoá đơn GTGT số 0070907 và nhà cung cấp đồng ý cho cty nợ. Căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi: Nợ TK 1521: 5.343.475.200 đ Nợ TK 133 : 534.347.520 đ Có TK 331: 5.877.822.720 đ + Kế toán dựa vào hình thức thanh toán mỏ sổ theo dõi công nợ cho các đối tượng chính là các nhà cung cấp NVL-CCDC cho công ty. Cụ thể theo VD trên ta thấy nhà cung cấp là công ty thu mua lá cây ATP. Ghi tăng số tiền mà DN nợ là 5.877.822.720 đ vào bên có cột PS trong tháng ( mẫu 09). Khi DN thanh toán một phần tiền hàng là 877.822.720 đ thì kế toán định khoản như sau: Nợ TK 331: 877.822.720 đ Có TK 111: 877.822.720 đ Căn cứ vào định khoản kế toán viết phiếu chi với số tiền là 877.822.720 đ (mẫu 08) để chi trả cho Công ty thu mua lá cây ATP. Đồng thời ghi giảm số tiền nợ vào sổ công nợ cột PS với số tiền là 877.822.720 đ (mẫu 09). Mẫu 08: Công ty Cổ phần Ngân Sơn Mẫu số: 02-VT Phiếu chi Quyển số:57/5 Ngày27/01/2006 Nợ TK 331 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Nhung. Địa chỉ: Công ty thu mua lá cây ATP. Lý do chi: Chi trả tiền mua lá cây thuốc lá. Số tiền: 877.822.720 đ (Viết bằng chữ): Tám trăm bảy bảy triệu tám trăm hai hai nghìn bảy trăm hai mươi đồng. - Kèm theo chứng từ gốc…………. Đã nhận đủ số tiền: 877.822.720 đ Viết bằng chữ: Tám trăm bảy bảy triệu tám trăm hai hai nghìn bảy trăm hai mươi đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Ngườilập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu 09: Công ty cổ phần Ngân Sơn Sổ chi tiết tài khoản 331 Tháng 1năm 2006 Đối tượng thanh toán: Nguyễn Thị Hoa Địa chỉ: Công ty thu mua lá cây ATP. ĐVT: 1.000 đ Số TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số PS Số dư Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 15.000 PS trong tháng 1 25 10/01 Nhập lá cây 1521 - 5.343.475,2 25 10/01 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ 133 - 534.347,52 2 57 27/01 Trả = TM 111 877.822,72 - Cộng PS 877.822,72 5.877.822,72 Dư cuối tháng 5.015.000 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng kế toán tổng hợp các hoá đơn, chứng từ, phiếu nhập kho, phiếu chi, sổ công nợ để lập bảng kê phân loại TK, các NVL-CCDC mua vào (mẫu 10). Căn cứ vào bảng kê kế toán tổng hợp tất cả các số liệu lên chứng từ ghi sổ (mẫu 11). Mẫu số 10: Công ty cổ phần Ngân Sơn Bảng kê phân loại tài khoản nợ 152 Tháng 01/2006 ĐVT: 1000 đồng Chứng từ Trích yếu Ghi nợ Ghi có SH NT TK 133 TK 152 TK 111 TK 331 25 10/01 Nhập kho lá cây của công ty ATP 534.347,52 5.343.475,2 877.822,72 5.000.000 … … …….. … … … … Cộng 534.347,52 5.343.475,2 877.822,72 5.000.000 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 11: Công ty cổ phần Ngân Sơn Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 01 năm 2006 Kèm theo chứng từ gốc ĐVT: 1000 đ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập NVL tháng 01/2006 152 5.343.475,2 133 534.347,52 111 877.822,72 331 5.000.000 Cộng 5.877.822,72 5.877.822,72 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng Mẫu số 12: Mẫu số 02-GTGT Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ kê khai thuê hàng năm) Tháng 01 năm 2006 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty cổ phần Ngân Sơn. Địa chỉ: Khu công nghiệp Bắc Sơn- TP Lạng Sơn. ĐVT: 1000 đ Hoá đơn giá trị mua vào Tên người bán Mã số thuế người bán Mặt hàng Doanh số chưa có thuế Thuế suất Thuế GTGT Ký hiệu Số HĐ Ngày tháng năm AY/2006 0070907 10/01/2006 Công ty thu mua lá cây ATP 2400152089 Lá câyC1 5.343.475,2 10% 534.347,52 … …. … … … … …. … .. Cộng 5.343.475,2 534.347,52 Ngày 31 tháng 01 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 5.2.2. Kế toán tổng hợp xuất kho NVL-CCDC. *Kế toán xuất kho NVL –CCDC. NVL-CCDC của doanh nghiệp xuất kho chủ yếu là phục vụ cho sản xuất và hoạt động kinh doanh. Khi có nhu cầu xuất vât tư kết toán căn cứ vào mục đích sử dụng của từng loại vật tư để lập định khoản: Nợ TK 621, 627, 641, 642 Có TK 152, 153 * Kế toán xuất CCDC. Trong doanh nghiệp có rất nhiều loại CCDC phục vụ cho nhu cầu sản xuất chung của công ty các CCDC này có giá trị khác nhau nên được phân bổ vào trong kỳ cũng khác nhau Cuối tháng kế toán tập hợp sổ , thẻ chi tiết cùng phiếu xuất kho và căn cứ vào mục đích sử dụng của từng loại NVL-CCDC được phản ánh trên sổ chi tiết để lên bảng kê phân loai NVL -CCDC mua vào theo( mẫu số 13 ) và tổng hợp trên chứng từ ghi sổ (mẫu số14). Mẫu số 10: Công ty cổ phần Ngân Sơn Bảng kê phân loại tài khoản có 152 Tháng 01/2006 ĐVT: 1000 đồng Chứng từ Trích yếu Ghi có Ghi nợ SH NT TK 152 TK 621 TK 627 12 14/01 Xuất cho PX chế tạo sợi 5.343.475,2 - 5.343.475,2 … … …… …. … … Cộng 5.343.475,2 0 5.343.475,2 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 11: Công ty cổ phần Ngân Sơn Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 01 năm 2006 Kèm theo chứng từ gốc ĐVT: 1000 đ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất cho PX chế tạo sợi 627 5.343.475,2 152 5.343.475,2 Cộng 5.343.475,2 5.343.475,2 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 12: Công ty cổ phần Ngân Sơn Bảng phân bổ NVL-CCDC Tháng 01 năm 2006 ĐVT: đồng NVL sử dụng TK 1521 TK1522 TK 1523 Bộ phận sử dụng Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế 1.Bộ phận SXTT 5.343.475.200 44.236.149 450.000.000 - PX chế tạo sợi 5.343.475.200 44.236.149 450.000.000 -PX sấy - - - -PX cơ điện - - - 2.Bộ phận SX chung 276.547.686 2.072.779 0 - PX chế tạo sợi 276.547.686 2.072.779 - -PX sấy - - - -PX cơ điện - - - 3.Bộ phận bán hàng 4.Bộ phận quản lý 5.Chi phí trích trước Cộng 5.620.022.886 46.308.928 450.000.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2006 Kế toán lập bảng Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng tổng hợp N-X-T của NVL-CCDC được lập vào cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết và bảng kê phân loại đã được lập. Căn cứ vào bảng tổng hợp kế toán lên sổ cái TK 152 (mẫu số 13). Mẫu số 13: Côngty cổ phần Ngân Sơn Sổ cái tài khoản Số hiệu TK 152: Nguyên vật liệu Tháng 01 năm 2006 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Dư đầu tháng 122.454.640 PS trong tháng 31/01 25 10/01 Nhập kho lá cây thuốc lá 111 5.343.475.200 … … … … … … … … 31/01 12 14/01 Xuất cho PX chế tạo sợi 621 5.343.475.200 … … …. … … … … Cộng phát sinh 5.343.475.200 5.343.475.200 Dư cuối tháng 122.454.640 Kế toán lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phần III Nhận xét và ý kiến hoàn thiện công tác kế toánNVL-CCDC tại công ty cổ phần ngân sơn I. Nhận xét chung về công tác kế toán NVL-CCDC tại công ty cổ phần Ngân Sơn. 1. Ưu điểm. - Thứ nhất về hệ thống chứng từ tài khoản, Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ và vận dụng tài khoản kế toán tương đối đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ được lập, kiểm tra luân chuyển một cách thường xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản của Công ty phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế, việc sắp xếp phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty tương đối phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. -Thứ hai về hình thức sổ kế toán: Công ty đã sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ để hạch toán. Đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với một Công ty lớn, các sổ sách nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ , sổ chi tiết.. được thực hiện tương đối đầy đủm, ghi chép cẩn thận rõ ràng có hệ thống, hạch toán tương đối chính xác theo đúng chế độ của Bộ tài chính và Nhà nước ban hành. -Thứ ba về hạch toán NVL: công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng đã phản ánh đúng thực trạng của Công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý mà Công ty đặt ra. Đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính các chỉ tiêu giữa kế các bộ phận liên quan. Kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu giữa chứng từ sổ kế toán với thẻ kho, kiểm kê kho đảm bảo tính cần đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo chính xác các thông tin về tình hình biến động NVL. Nhân viên thông kê phân xưởng thực hiện tốt việc theo dõi tình hình lĩnh và sử dụng NVL ở phân xưỡng, xí nghiệp, phản ánh tình hình xuất dùng kịp thời. 2.Nhược điểm. -Thứ nhất về việc xây dựng sổ danh điểm còn chưa khoa học. - Thứ hai là việc không sử dụng TK 151-hàng mua đi đường. - Thứ ba là việc chưa đưa phần mềm kế toán vào sử dụng. II.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL với việc tăng cường hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty cổ phần ngân sơn. ý kiến thứ nhất về bộ máy kế toán của công ty: Mặc dù bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nhưng việc tổ chức, phân công các phần hành cho từng kế toán viên là chưa hợp lý. Kế toán vật tư kiêm nhiệm thủ quỹ: Phần hành NVL với các nghiệp vụ xuất nhập vật tư rất nhiều với khoản vật tư khác nhau với số lượng chứng từ rất lớn, trong khi đó việc tính thành tiền đối với các chứng từ nhập-xuất vẫn làm bằng thủ công, khối lượng công việc nhiều, phân bổ cho nhiều đối tượng sử dụng, phải phản ánh vào nhiều sổ sách. Một số chứng từ xuất-nhập vật liệu mặc dù đã phát sinh ở tháng trước nhưng tháng này vẫn chưa phản ánh vào các sổ sách kế toán dẫn đến chi phí chưa chính xác. Trong khi đó các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt diễn ra rất thường xuyên và đặc biệt đối với nghiệp vụ thủ tiền từ bán hàng do giá bán rất lớn nên việc tìm kiếm tiền bạc cũng mất rất nhiều thời gian. Với những đặc điểm đó công tác hạch toán NVL ở Công ty luôn hoàn thành rất chậm, gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc đối chiếu với các sổ kế toán tổng hợp và lên báo cáo vì vậy theo em Công ty nên phân công phân nhiệm hợp lý hơn như : phần hành NVL do một người phụ trách, còn thủ quỹ là người khác. Có như thế công việc kế toán NVL sẽ đảm bảo đúng thời gian,.nâng cao hiệu quả công việc và tính chĩnh xác chi phí kinh doanh trong kỳ. *Lập phiếu giao nhận chứng từ xuất (nhập) nguyên liệu Như đã nêu ở trên, số lượng chứng từ nhập - xuất rất nhiều, diễn ra thường xuyên. Cứ định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán sau khi xuống kho lấy phiếu xuất, nhập và đối chiếu với thẻ kho thấy khớp số lượng thì ký vào thẻ kho mà không lập phiếu giao nhận chứng từ giữa kế toán vật tư và thủ kho. Đây là điều còn thiếu và gây khó khăn, nhầm lẫn cho việc tính giá đồng thời phải tính số lượng nhập- xuất-tồn. Vì thế nó ảnh hưởng không nhỏ đến tính khách quan của số liệu. Vì vậy theo em Công ty nên lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (hoặc xuất) vật liệu theo từng kho.Vì khi nhận được chứng từ kế toán kiểm tra và tính theo từng chứng từ nhập (xuất) theo giá hạch toán cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu. Cứ 5 đến 7 ngày từ số liệu trên cột số tiền ở mổi phiếu giao nhận vào cột nhập, xuất cả số lượng và giá trị trên bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn, đồng thời còn là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho. ý kiến thứ hai hạch toán tổng hợp NVL *Mở thêm TK 151 Thực tế tại Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường mà chỉ sử dụng TK 152- NVL chỉ khi nào có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hoá đơn, phiếu nhập biên bản kiểm nghiệm vật tư thì mới ghi vào sổ sách và được hạch toán vào TK 152. Trong khi đó nhà cung cấp của Công ty ở khắp mọi miền đất nước và cả ở nước ngoài do đó hoá đơn đã về nhưng hàng vẫn chưa về cuối tháng, hoặc hàng đã về Công ty nhưng cuối tháng phòng KCS chưa kiểm nghiệm xong để hoàn tất thủ tục nhập kho. Vì thế những lô hàng này không được ghi chép mà chỉ khi có đầy đủ 3 chứng từ trên mới được nhập kho, ghi sổ. Như vậy, thông tin cuối tháng về HTK sẽ không đầy đủ hoặc đã ghi nhận khoản nợ chính mặc dù đã có những lô đã trả bằng tài sản của mình. Như vậy mặc dù TK111, TK 112đã ghi giảm nhưng TK 151 thì chưa tăng. Nếu như thế trong bảng cân đối kế toán sẽ thiếu hụt phần giá trị NVL này. Do đó đề nghị Công ty nên mở thêm Tk 151. Kết cấu và cách hạch toán tương tự như chương I . Kết luận Sau một thời gian thực tập tại công ty cổ phần Ngân Sơn, được làm quen với công tác hạch toán nguyên vật liệu và nghiên cứu thêm phần lý thuyết, em thấy hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất rất quan trọng, việc thu mua, quản lý, sử dụng tiết kiệm và dự trữ phù hợp nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng để thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, và tăng lợi nhuận. mục tiêu này luôn luôn là việc làm cơ bản của một doanh nghiệp tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường. Thông qua chuyên đề này em đã mạnh dạn đua ra một sô kiến nghi cá nhân để khắc phục tồn tại của xí nghiệp với mong muốn đóng góp phần nhỏ bé của mình vào quá trình phát triển của DN ngày càng hiệu quả. Do nhận thức và thời gian thưc tập có hạn nên em không chánh khỏi thiếu sót em rất mong nhận được ý kiến góp ý cua thầy cô dể chuyên đề hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ đóng góp ý kiến của cô giáo Nguyễn Thị Dung cùng cán bộ nhân viên phòng kế toán tại công ty trong suốt thời gian em làm đề tài này.