Đề tài Kế toán nguyên vật liệu công ty xây lắp và thương mại Hợp Lực

quyết định thành lập Công ty con, lập chi nhánh văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của Doanh nghiệp khác. + Trình báo cáo Quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông. + Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xữ lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh. + Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định. + Quyết định mua lại không quá 10% số cổ phần đã bán của từng loại. + Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty. Hội đồng quản trị thông qua quyết định bằng cách biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác thích hợp do hoàn cảnh và vấn đề cụ thể. Mỗi thành viên của Hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết. - Ban kiểm soát: Do đại hội cổ đông bầu ra, có 3 thành viên do Ông Dương Đình Nuôi làm trưởng ban. Ban kiểm soát có các chức năng và các nhiệm vụ sau: + Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao. + Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. + Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính bằng văn bản. + Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội cổ đông. + Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. + Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, giám đốc, Phó giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty quy tại điều lệ Công ty thì phải thông báo bằng văn bản với Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả. + Thực hiện chức năng giám sát nội bộ về tình hình tài chính quản trị và kế toán tài chính tại Công ty - Chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc: Hội đồng quản trị bầu ra Chủ tịch Hội đồng quản trị (Giám đốc công ty) Giám đốc công ty là Ông: Nguyễn Hữu Sơn, là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Giám đốc có chức năng và các quyền sau: + Quyết định các vấn dề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty mà không cần phải có quyết đinh của Hội đồng quản trị. + Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị. + Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. + Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty. + Chỉ đạo xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, lãnh đạo tập thể cán bộ nhân viên thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của Nhà nước giao. + Chỉ đạo xây dựng và phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, chất lượng sản phẩm của Công ty. + Phối hợp với các phó giám đốc để điều hành và giải quyết các vấn đề của công ty. +Tổ chức chỉ đạo bổ sung thiết bị, cải tiến thiết bị và xây dựng chương trình tiến bộ kỹ thuật hàng năm. - Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: : Do giám đốc bổ nhiệm (do Ông Nguyễn Đình Lệ đảm nhận) là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kỹ thuật thi công công trình, các dự án, chỉ đạo các đội sản xuất, đội thi công, các công trình, thiết kế biện pháp kỹ thuật thi công, an toàn máy móc, thiết bị, bộ phận công trình, xét duyệt, cho phép thi công theo các biện pháp đó và yêu cầu thực hiện nghiêm chỉnh các biện pháp đã được phê duyệt, điều hành hoạt động phòng kỹ thuật của công ty: + Tổ chức chỉ đạo xây dựng tiến độ sản xuất hàng ngày, tháng cho toàn Công ty, cho từng công trình đã được ký kết. + Chỉ đạo, theo dõi, điều chỉnh và ban hành thực hiện các định mức lao động. + Chỉ đạo xây dựng kế hoạch và tổ chức cung ứng vật tư, nhiên liệu, dụng cụ từ ngoài về Công ty. Đảm bảo phục vụ sản xuất kịp thời, đồng bộ, liên tục. + Bố trí máy móc, thiết bị, phương thiện vận tải phục vụ cho từng công trình. + Tổ chức tốt việc vận chuyển vật tư, thủ tục kiểm tra vật tư nhập vào Công ty, quản lý các kho tàng, tổ chức thực hiện chế độ xuất nhập kho, có kế hoạch quản lý vật tư khi chuyển về công trình chống tham ô mất mát. Hàng quý, năm tổ chức kiểm kê thanh toán vật tư, chỉ đạo các phòng chức năng về định mức tiêu hao vật tư, xác định vật tư thừa thiếu không để ứ đọng. - Phó giám đốc phụ trách tài chính: Do Giám đốc bổ nhiệm (do Ông Nguyễn Hứu Hải đảm nhận), là người giúp việc cho giám đốc, giải quyết các vấn đề về tài chính trong và ngoài công ty Các phòng ban tham mưu cho Giám đốc theo đúng chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của từng phòng. - Phòng Tổ chức - Hành chính. + Bố trí tổ chức sắp xếp lao động cho hợp lý. + Xây dựng và quản lý quỹ tiền lương. + Xây dựng định mức lao động, theo dõi thực hiện và điều chỉnh định mức khi phát hiện thấy bất hợp lý. + Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với cán bộ nhân viên - Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. + Giúp Giám đốc điều hành mọi công việc thuộc phạm vi hành chính trong nội bộ Công ty. + Tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, đánh máy, photô, theo dõi đôn đốc các phòng, các đội sản xuất thực hiện chỉ thị, mệnh lệnh của Giám đốc. + Quản lý việc sử dụng con dấu và tổ chức bộ phận lưu trữ, công văn, giấy tờ. + Thường trực công tác thi đua của Công ty. + Tiếp khách và bố trí giao dịch với cơ quan bên ngoài công ty. - Phòng Tài chính- kế toán: + Giúp Giám đốc về lĩnh vực tài chính, đồng thời có trách nhiệm trước Nhà nước, theo dõi kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch, các chế độ chính sách tài chính trong Công ty. + Có chức năng tổ chức thực hiện ghi chép, xử lý cung cấp số liệu về tình hình kinh tế, tài chính, phần phối và giám sát các nguồn vốn bằng tiền, bảo toàn và nâng cao hiệu quả nguồn vốn. - Phòng kế hoạch kỹ thuật: Có nhiệm vụ sau: + Nhận hồ sơ thiết kế, nghiên cứu bản vẽ. + Phát hiện những sai sót trong thiết kế để có những ý kiến sửa đổi bổ sung. + Giám sát các đơn vị thi công về kỹ thuật, chất lượng, tiến độ thi công, lập biện pháp an toàn lao đông. + Bốc vật tư, định mức từng công trình mà công ty thi công cho phòng kế toán, cho các tổ trưởng của các đội sản xuất. + Làm hồ sơ nghiệm thu của các công trình, hồ sơ hoàn công... - Các đội sản xuất, thi công: + Tiến hành thi công các công trình và báo cáo lên phòng kỹ thuật, giám đốc về tiến độ thi công và hoàn thành trách nhiệm được giao + Tổ chức, điều hành quản lý các nhân viên, cán bộ thuộc đội của mình thi công đúng theo thiết kế và hoàn thành. + Chịu sự chỉ đạo chuyên môn của các phòng chức năng trong công ty, đặc biệt là công tác bảo hộ lao động. Trong đội sản xuất có 1 người làm đội trưởng có trách nhiệm tổ chức thi công các công trình, phân công công việc cho nhân viên của mình, chịu trạch nhiệm trước ban lãnh đạo công ty. II.3. ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY Quy tình công nghệ sản xuất là dây truyền sản xuất sản phẩm của các doanh nghiệp.Mỗi loại doanh nghiệp có 1 loại sản phẩm thì sẽ có quy trình công nghệ riêng của loại sản phẩm đó.Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực là công ty sản xuất và nhập khẩu các loại vật liệu xây dựng,đấu thầu các công trình xây dựng.Các công trình mà công ty xây dựng thường có quy mô lớn,rộng khắp lại mang tính trọng điểm,liên hoàn nên quy trình công nghệ sản xuất của công ty không chỉ là những máy móc thiết bị hay dây truyền sản xuất tự động,mà nó bao gồm cả những công trình đấu thầu,thi công,bàn giao các công trình xây dựng một cách liên hoàn. Có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất của công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực như sau:… Giai đoạn đấu thầu công trình: Giai đoạn dự thầu,chủ đầu tư thông báo đấu thầu hoặc gửi thư mời thầu đến công ty,công ty sẽ mua hồ sơ dự thầu mà chủ đầu tư đã bán.Căn cứ vào biện pháp thi công hồ sơ kỹ thuật,lao động,tiền lương của hồ sơ mời thầu và các điều kiện khác công ty phải làm các thủ tục sau: Lập biện pháp thi công và tiến độ thi công. Lập dự toán và xác định giá bỏ thầu. Giấy bảo lãnh dự thầu của ngân hàng. Cam kết cung ứng tín dụng. Giai đoạn trúng thầu công trình: Khi trúng thầu công trình,chủ đầu tư có quyết định phê duyệt kết quả mà công ty đã trúng. Công ty cùng chủ đầu tư thương thảo hợp đồng. Lập hợp đồng giao nhận thầu và ký kết. Thực hiện bảo lãnh_ thực hiện hợp đồng của ngân hàng. Tạm ứng vốn theo hợp đồng và luật xây dựng quy định. Giai đoạn thi công công trình: Lập và báo cáo các biện pháp tổ chức thi công,trình bày tiến độ thi công trước chủ đầu tư và được chủ đầu tư chấp nhận. Bàn giao và nhận tim mốc mặt bằng. Thi công công trình theo biện pháp tiến độ đã lập. Giai đoạn nghiệm thu công trình: Giai đoạn nghiệm thu từng phần: Công trình xây dựng thường có nhiều giai đoạn thi công và phụ thuộc nhiều vào điều kiện thời tiết.Vì vậy công ty và chủ đầu tư thường quy định nghiệm thu công trình theo từng giai đoạn.Công ty cùng chủ đầu tư xác định giá trị công trình đã hoàn thành và ký vào văn bản nghiệm thu công trình theo từng giai đoạn đã đăng ký trong hợp đồng,thường thì khi nghiệm thu từng giai đoạn chủ đầu tư lại ứng một phần giá trị của giai đoạn tiếp theo của công trình. Tổng nghiệm thu và bàn giao: Lúc này công trình đã hoàn thành theo đúng tiến độ và giá trị khối lượng trong hợp đòng,công ty sẽ thực hiện các thủ tục sau: Lập dự toán và trình chủ đầu tư phê duyệt. Chủ đầu tư phê duyệt và thanh toán tới 95% giá trị công trình cho công ty,giữ lại 5% giá trị bảo hành công trình . Giai đoạn thanh lý hợp đồng: Là thời gian bảo hành công trình đã hết,công trình đảm bảo giá trị hợp đồng đã thỏa thuận giữa 2 bên.Lúc này công ty nhận 5% giá trị công trình còn lại và 2 bên là : chủ đầu tư và công ty ký vào văn bản thanh lý hợp đồng đã ký theo quy định của pháp luật,chấm dứt quan hệ kinh tế giữa chủ đầu tư và công ty tại thời điểm văn bản thanh lý có hiệu lực. II.4. TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI HỢP LỰC II.4.1.BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY - Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến,hạch toán vừa tập trung vừa phân tán - Phòng kế toán công ty có chức năng tham mưu cho ban giám đốc tổ chức triển khai toàn bộ công tác tài chính,thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty,đồng thời kiểm tra,kiểm soát mọi hoạt động kinh tế của công ty theo đúng pháp luật.Phòng kế toán bao gồm 5 người: 1 kế toán trưởng và 4 kế toán viên. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm chi phí giá thành Kế toán vật tư kiêm tài sản cố định Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ Kế toán lương kiêm thanh toán Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước cấp trên và giám đốc về mọi mặt trong hoạt động kinh tế của công ty,có nhiệm vụ tổ chức và kiểm tra công tác hạch toán ở đơn vị,đồng thời kế toán trưởng có nhiệm vụ thiết kế phương án tự chủ tài chính,đảm bảo khai thác sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn của công ty như việc tính toán chính xác mức vốn cần thiết,tìm mọi biện pháp giảm chi phí,tăng lợi nhuận cho công ty. Kế toán tổng hợp kiêm giá thành: chịu trách nhiệm toàn bộ trong việc nhập số liệu từ các chứng từ vào sổ sách và máy tính.Theo dõi trên tổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản.Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh,tính giá thành cho từng công trình.Thực hiện phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh,tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán và lập báo cáo tài chính kế toán,đồng thời phụ trách việc thanh toán với đối tác và vay vốn của các tổ chức tín dụng.Ngoài ra còn thay mặt cho kế toán trưởng trong trường hợp đặc biệt. Kế toán vật tư kiêm tài sản cố định: theo dõi sự biến động,tình hình nhập,xuất,tồn của các loại vật tư.Đề ra các biện pháp tiết kiệm vật tư dùng vào thi công,khắc phục và hạn chế các trường hợp hao hụt,mất mát.Đồng thời theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định,tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định cho các đối tượng sử dụng theo đúng chế độ. Kế toán tiền lương kiêm thanh toán: kiểm tra việc tính lương của các xí nghiệp theo đúng phương pháp và thời gian làm việc thực tế,theo dõi và trả lương cho bộ phận lao động gián tiếp tại công ty,theo dõi các khoản trích theo lương cho cán bộ,công nhân theo đúng chế độ cũng như việc thanh toán các khoản trợ cấp,bảo hiểm xã hội cho người lao động trong công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm thanh toán các khoản công nợ,cũng như theo dõi việc sử dụng các nguồn lực của công ty, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu, rà soát các dự trù chi tiêu đảm bảo đúng mục đích,đúng yêu cầu và chính xác,đảm bảo độ tin cậy cho các quyết định, báo cáo thanh toán. Kế toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: Thực hiện các phần việc liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng cùng thủ quỹ đi rút tiền, chuyển tiền, vay vốn tín dụng ở ngân hàng, kiêm công tác thanh toán với người tạm ứng, viết phiếu thu, chi hàng ngày. Theo dõi doanh thu bán hàng. Phương pháp xác định giá trị nguyên vật liệu xuất:công ty tính giá nguyên vật liệu xuất theo phương pháp thực tế đích danh. II.4.2.HÌNH THỨC KẾ TOÁN VÀ CÁC CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN CÔNG TY ÁP DỤNG. II.4.2.1.HÌNH THỨC KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP ÁP DỤNG. Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực áp dụng hình thức sổ kế toán: “Chứng từ ghi sổ”. Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng từ ghi sổ” việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự, thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ: do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại,có cùng nội dung kinh tế. Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung,tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp.Từ 2 đến 5 ngày, căn cứ vào chứng từ gốc,kế toán lập chứng từ ghi sổ sau đó được dùng để ghi vào sổ cái.Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ,thẻ kế toán chi tiết.Cuối quý đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính. Theo hình thức này, kế toán sử dụng 2 loại sổ tổng hợp là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian . Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kinh tế được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Sổ cái của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc tùy theo số lượng ghi cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít cuả từng tài khoản. Số liệu ghi trên sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lập báo cáo tài chính. Các sổ kế toán chi tiết được mở bao gồm: Sổ tài sản cố định. Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Thẻ kho. Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả. Sổ chi tiết chi phí sử dụng xe, máy thi công. Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung. Sổ chi tiết chi phí bán hàng. Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Sổ giá thành công trình, hạng mục công trình xây lắp. Sổ chi tiết tiền vay, tiền gửi. Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, với ngân sách nhà nước, thanh toán nội bộ… Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán. Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh. Mỗi đối tượng kinh tế có yêu cầu quản lý và phân tích khác nhau, do đó nội dung kết cấu các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết được quy định mang tính hướng dẫn. Căn cứ để ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết là chứng từ gốc sau khi sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ kế toán tổng hợp Cuối tháng hoặc cuối quý phải lập bảng tổng hợp chi tiết trên cơ sở các sổ và thẻ kế toán chi tiết để làm căn cứ đối chiếu với sổ cái. II.4.2.2. CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN CÔNG TY ÁP DỤNG. Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực là doanh nghiệp hoạt động cả trong lĩnh vực xây lắp và thương mại nên chịu sự điều chỉnh của luật doanh nghiệp. Do vậy, công tác kế toán của công ty được thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành do bộ tài chính ban hành. Cụ thể như sau: Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: công ty sử dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. II.4.2.3.TÀI KHOẢN CÔNG TY SỬ DỤNG Để phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty,kế toán đã sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau để hạch toán NVL tại công ty: Tài khoản loại 1: TK: 111, 112, 113, 128, 131, 133,136,138,141,142,151,152,153, 154, 155… Tài khoản loại 2: TK: 211,212,213,214,221,222,228,241… Tài khoản loại 3: TK: 311,315,331,333,334,338,341… Tài khoản loại 4: TK: 411,412,414,415,421,441,461,466… Tài khoản loại 5: TK: 511,521,531,532… Tài khoản loại 6: TK: 611,621,622,623,627,641,642,635,632,631… Tài khoản loại 7: TK 711 Tài khoản loại 8: TK 811 Tài khoản loại 9: TK 911 Tài khoản loại 10: TK 001,002,004,008… CHƯƠNG III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG TY XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI HỢP LỰC III.1. ĐẶC ĐIỂM, PHÂN LOẠI, VAI TRÒ NVL CỦA CÔNG TY. Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực là nền một doanh nghiệp lớn ở Hà Tĩnh, vì vậy NVL tại công ty chiếm tỷ trọng rất lớn, mà ta đã biết một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động mà ngành nghề trọng điểm của công ty là xây dựng vì vậy NVL chủ yếu của công ty đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như: gạch, cát, sỏi, sắt, thép, xi măng…các loại vật liệu sử dụng trong quá trình thi công,chế biến, sản xuất…Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất,dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái của sản phẩm. Tại công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực không chỉ được mua mà còn được bán, đi vay của công ty khác mà còn cho vay, vì vậy công cụ dụng cụ tại công ty rất đa dạng và phong phú cả về chủng loại và số lượng,mặt khác các kho và bến bãi để cất trữ và bảo quản NVL là rất quan trọng nếu không NVL sẽ thất thoát, hỏng hóc không thể sử dụng được gây lãng phí tiền của. Do hoạt động tại địa bàn khá rộng, thi công các công trình khắp mọi nơi cho nên NVL thường được mua sắm tại chỗ phục vụ cho công tác thi công, điều này giúp công ty giảm được chi phí vận chuyển và hao hụt khi vận chuyển, giảm thiểu hỏng hóc trong quá trình vận chuyển. Tuy nhiên, do điều kiện như vậy công ty thiếu kho bãi để bảo quản và cất trữ NVL vì vậy khó tránh khỏi những hỏng hóc, mất mát. Tùy theo đặc thù của NVL mà công ty phân loại chúng ra thành từng nhóm để tiện cho quá trình quản lý và công tác hạch toán NVL. NVL chính: là những NVL trực tiếp cấu thành hình thái căn bản của sản phẩm trong quá trình sản xuất. NVL phụ: là những NVL tham gia vào quá trình hoàn thiện sản phẩm. Nhiên liệu: là những loại dùng trợ giúp cho hoạt động của máy móc như: xăng, dầu, khí ga, bình oxy… Phụ tùng thay thế: là chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng để thay thế như: phụ tùng thay thế cho các loại máy cẩu, máy ủi, máy trộn bê tông, máy nghiền…và phụ tùng thay thế cho các loại xe… Thiết bị xây dựng cơ bản: là những hóa chất chuyên dụng dùng trong thi công và xây dựng các công trình kiên cố. Các loại vật liệu khác: là các thiết bị đặc chủng của máy móc thi công dùng trong quá trìn sửa chữa, thay thế không có trong nước hoặc không phổ biến trên thị trường khó có thể mua được phải đặt nhà cung cấp. III.2. QUẢN LÝ NVL TẠI CÔNG TY Nhận thấy tầm quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất và kinh doanh nên công ty rất chú trọng đến công tác bảo quản và cất trữ NVL. Tại các kho của công ty luôn có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác công tác quản lý và bảo vệ NVL và các thủ tục xuất, nhậpcũng được quản lý chặt chẽ và liên hoàn. Do điều kiện thi công các công trình ở xa nên công ty thường thuê các kho bãi tại nơi công ty xây dựng và tại đó công ty cũng tiến hành cử người trông coi và quản lý chúng, có bảo vệ thường trực canh giữ, trông coi, có người chịu trách nhiệm nhập, xuất NVL. Tại đây, mọi thủ tục tiến hành nhập và xuất kho cũng được thực hiện đầy đủ như tại kho của công ty, thủ kho tại đây cũng thực hiện ghi thẻ kho,sổ số dư, bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn và hàng tuần sẽ được chuyển lên phòng vật tư tại công ty.Kế toán và các phòng có liên quan theo dõi NVL chi tiết thông qua phòng vật tư. III.3.TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY Tại công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực NVL được tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này giá trị NVL xuất kho đúng theo giá NVL nhập kho của chúng, vì vậy kế toán phải luôn theo dõi chặt chẽ giá của từng lô hàng để tính giá vốn hàng xuất hoặc bán và giá trị vật tư xuất dùng. Ví dụ: theo hóa đơn GTGT của công ty ngày 02 tháng 01 năm 2010 công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực mua của một công ty kinh doanh và xây dựng 204,1 tấn cọc ván thép 400 x 170 x 15,5 với đơn giá 4.523.809,52đ / tấn. Giá chưa thuế: 923.309.523 Tiền thuế GTGT 5%: 46.165.477 Tổng cộng tiền thanh toán: 969.475.000 Vậy giá nhập kho và xuất kho của lô hàng cọc ván thép ngày 02/01/2010 là : 969.745.000. Đối với NVL tự gia công chế biến thì giá nhập kho và xuất kho được tính như sau: Giá thực tế = giá xuất vật liệu đem đi gia công + chi phí gia công chế biến + chi phí vận chuyển bốc dỡ Ví dụ: ngày 06/01/2010 công ty nhập kho 1000 cọc bê tông đúc sẵn vậy giá nhập kho và xuất kho của 1000 cọc bê tông này được tính như sau: Khối lượng sắt: 30 tấn x đơn giá 4.825.000 đ/tấn = 144.750.000 đ Xi măng 50 tấn x đơn giá 675.000 đ/tấn = 33.750.000 đ Đá: 36.325.000 đ Cát: 45.480.000 đ Nhân công: 200 công x 80.000 = 16.000.000 đ Điện nước: 3.000.000 đ Chi phí vận chuyển bốc dỡ: 6.000.000 đ Tổng giá nhập kho của 1000 cọc bê tông: 410.055.000 đ III.4.HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI HỢP LỰC III.4.1.CHỨNG TỪ VÀ THỦ TỤC NHẬP KHO Mua NVL nhập kho: quy trình luân chuyển phiếu nhập kho: phòng kế toán thị trường có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xác định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng thiết bị vật tư cử cán bộ vật tư đi thu mua NVL . Khi NVL về đến công ty, thủ kho cùng hội đồng kiểm nhập của công ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng rồi lập biên bản kiểm nghiệm. Sau đó, phòng thiết bị vật tư lập phiếu nhập kho, cán bộ phụ trách cung ứng vật tư ký vào phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho nhập NVL, ghi thẻ kho rồi chuyển lên kho cho kế toán vật tư ghi sổ và bảo quản. Mỗi phiếu lập kho được lập thành 3 liên: 1 liên được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc ở phòng thiết bị vật tư 1 liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán 1 liên được dùng để thanh toán Phiếu nhập kho tại phòng vật tư được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại phòng vật tư liên 2 giao cho thủ kho để vào thẻ kho liên 3 giao cho kế toán Định kỳ thủ kho sẽ chuyển phiếu nhập kho(liên 2) cho kế toán vật tư,phiếu nhập kho ghi đầy đủ các thông tin theo quy định.Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán có thể biết được tình hình NVL hiện có và các thông tin như số lượng,chủng loại,giá thành,ngày tháng nhập kho,… Ví dụ: ngày 16 tháng 01 năm 2010, công ty đã mua NVL của công ty cung ứng vật liệu Viết Hải. Căn cứ theo hóa đơn của công ty Viết Hải, phòng vật tư của công ty lập phiếu nhập kho, kiểm tra hàng hóa trước khi nhập vào kho như chủng loại, mẫu mã, số lượng, chất lượng đúng theo thỏa thuận theo hóa đơn GTGT Hóa đơn(GTGT) Mẫu số:01 GTKT – 3LL Liên 2 giao khách hàng Ngày 16 tháng 01 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM & DV Viết Hải Địa chỉ : Tân Trung- Thạch Trung- Hà Tĩnh Số tài khoản: Điện thoại: MST: Họ tên người mua hàng: Lại Văn Minh Tên đơn vị: Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực Địa chỉ: Thị trấn Thạch Hà-huyện Thạch Hà-tỉnh Hà Tĩnh Số tài khoản : Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Giàn giáo Chiếc 500 185.000 92.500.000 Cộng tiền hàng: 92.500.000 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 4.625.000 Tổng tiền thanh toán: 97.125.000 Số tiền viết bằng chữ:chín mươi bảy triệu một trăm hai mươi lăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Lại Văn Minh Hoàng Thanh Huy Nguyễn Anh Tú Đơn vị: Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực Địa chỉ: Thị trấn Thạch Hà-huyện Thạch Hà-tỉnh Hà Tĩnh PHIẾU NHẬP KHO Ngày 16 tháng 01 năm 2010 Họ và tên người giao hàng: Hoàng Thanh Huy Theo hóa đơn GTGT số 186 ngày 16 tháng 01 năm 2010 Nhập tại kho: Hà Tĩnh STT Tên nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư,hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Giàn giáo Chiếc 500 500 180.000 90.000.000 Cộng tiền hàng 90.000.000 Thuế GTGT 4.500.000 Tổng cộng 94.500.000 Thủ trưởng ĐV KT trưởng Người giao hàng Thủ kho Phụ trách cung tiêu vị Trần M.Hùng Hoàng T.Lanh Hoàng T.Huy Lê Thị Vui Nguyễn C.Sơn III.4.2. CHỨNG TỪ VÀ THỦ TỤC XUẤT KHO Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho là:khi có nhu cầu sử dụng NVL, các xí nghiệp lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kế hoạch thị trường. Phòng kế hoạch thị trường xem xét kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL của mỗi loại sản phẩm duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt. Nếu là vật liệu xuất theo định kỳ thì không phải qua kiểm duyệt của lãnh đạo công ty. Sau đó, phòng thiết bị vật tư sẽ lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho. Thủ kho xuất NVL , ghi thẻ kho, ký phiếu xuất kho, chuyển cho kế toán NVL ghi sổ, bảo quản và lưu trữ. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu ở phòng sản xuất Một liên giao cho người lĩnh NVL mang xuống kho để lĩnh NVL Một liên giao cho kế toán NVL để hạch toán Ví dụ: ngày 26 tháng 01 năm 2010 công ty tiến hành xuất NVL cho công trình thi công nâng cấp tỉnh lộ 9 đoạn cầu Hộ Độ: Đơn vị : Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực Địa chỉ : Kho thị trấn Cày PHIẾU XUẤT KHO Ngày 26 tháng 01 năm 2010 Họ và tên người nhận hàng: Vũ Văn Lâm Lý do xuất kho : Phục vụ thi công Nhà làm việc trung tâm sốt sét Tỉnh Hà Tĩnh Xuất tại kho : thị trấn Cày STT Tên nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư,hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng Tấn 5 5 1150000 5750000 2 Thép kg 8000 8000 16500 132000000 Tổng cộng 137750000 Thủ trưởng ĐV KT trưởng Người nhận hàng Thủ kho Phụ trách cung tiêu vị Trần M.Hùng Hoàng T.Lanh Vũ Văn Lâm Lê T.Vui Nguyễn C.Sơn Ví dụ: Ngày 28 tháng 01 năm 2010 do công trình đang thi công tại Tp Hà Tĩnh thiếu NVL để thi công, công ty điều chuyển NVL từ kho tại TT Cày do vậy công ty đã sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Đơn vị : Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực Địa chỉ : Kho TT Cày PHIẾU XUẤT KHO (Kiêm vận chuyển nội bộ) Ngày 26 tháng 01 năm 2010 Liên 2 : Dùng để vận chuyển Họ và tên người vận chuyển: Hà Chí Hiếu Hợp đồng số: 21 Phương thức vận chuyển: Ôtô Xuất tại kho : TT Cày Nhập kho tại: Tp Hà Tĩnh STT Tên nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư,hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Thép kg 7000 7000 16500 115500000 2 Que hàn kg 200 200 15200 3040000 Tổng cộng 118540000 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký III.4.3.HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL III.4.3.1.HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL theo đó việc hạch toán chi tiết nhập, xuất, tồn kho NVL được theo dõi cả ở phòng kế toán và ở kho Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Số liệu lấy từ các chứng từ nhập, xuất hàng ngày. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng và được thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong công tác kiểm tra,đối chiếu số liệu và phục vụ cho yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận các chứng từ kế toán về nhập, xuất, tồn kho vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho. Sau khi sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp lại chứng từ, chuyển chứng từ đó cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Hàng tuần, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất và chuyển các chứng từ nhập, xuất cho kế toán NVL , thủ kho và kế toán NVL cùng ký vào phiếu giao nhận này. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kế toán NVL ghi sổ chi tiết NVL. Sổ chi tiết NVL theo dõi NVL cả về số lượng và giá trị. Cuối kỳ, kế toán NVL đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết NVL với thẻ kho, từ đó lấy số liệu lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho. Có thể khái quát quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song tại công ty như sau: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ vật tư kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. Đơn vị: Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực Địa chỉ : Kho tại TT Cày THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/02/2010 Tờ số : 01 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: xi măng Đơn vị tính : kg STT Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 Tồn đầu kỳ 100.000 1 2 01/01 Xuất đúc cọc bê tông 50.000 50.000 2 4 02/01 Mua nhập kho 150.000 200.000 3 7 05/01 Xuất thi công 20.000 180.000 4 8 08/01 Xuất thi công 30.000 150.000 5 10 12/01 Xuất thi công 50.000 100.000 6 13 16/01 Xuất đúc rầm cầu 80.000 20.000 7 19 22/01 Mua nhập kho 100.000 120.000 8 22 23/01 Xuất kho thi công 62.000 58.000 Cộng 250.000 292.000 Tồn cuối kỳ 58.000 Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Tháng 01 năm 2010 TK : 152 Kho : TT Cày STT Diễn giải ĐV tính Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ sl Tiền sl Tiền sl Tiền sl Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 I Nhiên liệu 1 Mỡ L4 kg 30 750000 76 1900000 45 1125000 61 1525000 2 Dầu diezel lít 600 180000 1000. 3000000. 800 2400000 800. 2400000 3 Nhớt lít 120 5160000 2000 8600000 150 6450000 170 7310000 ……... II Thép 1 Thép kg 9500 52250000 15000 82500000 12000 66000000 12500 68750000 2 Thép kg 5000 16500000 8000 26400000 7000 23100000 6000 19800000 …… III Xi măng 1 Tấn 100 32500000 250 81250000 292 94900000 58 18850000 III.5. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL III.5.1. TÀI KHOẢN SỬ DỤNG ĐỂ HẠCH TOÁN Với TK 152 - “Nguyên vật liệu” được chi tiết + 1521 “Nguyên liệu, vật liệu chính ”. + 1522 “Vật liệu phụ”. + 1523 “Nhiên liệu”. + 1524 “Phụ tùng thay thế”. + 1526 “Thiết bị XDCB”. + 1528 “Vật liệu khác” Bên nợ : + Giá trị thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, huặc nhập từ các nguồn khác. + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có : + Giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, để gia công chế biến. + Trị giá NVL được giảm giá huặc trả lại người bán + Trị giá NVL phát hiện thiếu hụt khi kiểm kê Với TK 151 “ Hàng mua đang đi đường” Bên nợ : + Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường Bên có : + Giá trị hàng hoá , vật tư nhập kho hay chuển giao cho các đối tượng sử dụng như hay khách hàng, hay các công trường. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như sau: - TK 111 : tiền mặt - TK 112 : tiền gửi ngân hàng - TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ - TK 333 : Thuế và các khonả phảI nộp cho nhà nước - TK 331 : phải trả người bán - TK 621 : Chi phí NVL trực tiếp - TK 627 : Chi phí sản xuất chung - TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp III.5.2. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NHẬP KHO NVL Trong việc nhập kho NVL doanh nghiệp sử dụng 2 loại chứng từ bắt buộc “ Hoá đơn giá trị gia tăng” và phiếu nhập kho. Hoá đơn GTGT do bên bán gửi cho công ty, phiếu nhập kho do kế toán vật tư của Công ty lập. Ngoài ra trong trường hợp đặc biệt Công ty còn phải lập các chứng từ như biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản xử lý vật tư thiếu. + Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập, chứng từ có liên quan kế toán ghi khi hàng mua về cùng hoá đơn: Nợ TK 152 : Giá trị NVL nhập kho Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 : Chưa thanh toán với người bán Có TK 111, 112, 311 : Thanh toán với người bán + Khi hàng mua đang đi đường : Kế toán chỉ nhận hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào hồ sơ hàng hoá đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi như trên nếu cuối tháng hàng chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan kế toán ghi : Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Chưa thanh toán với người bán Có TK 111, 112 , 311 thanh toán với người bán + Khi hàng về kế toán ghi theo phiếu nhập kho Nợ TK 152 : Nguyên liệu nhập kho Có TK : 151 + Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Nợ TK 152 : Giá trị NVL nhập kho Có TK 331 Chưa thanh toán với nguòi bán + Khi có hoá đơn kế toán ghi Nợ TK 331 : Tổng giá thanh toán với người bán Có TK 111, 112 : Tổng giá thanh toán Ví dụ : : Ngày 02 tháng 01 năm 2010 Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực mua của Công ty xây dựng và kinh doanh vật tư Hoàng Long 1 tấn cọc ván thép 400x170x15,5 với đơn giá 4523809,52đ/tấn Giá chưa có thuế : 923309523 Tiền thuế GTGT 5% : 46165477 Tổng cộng tiền thanh toán là : 969475000 Theo ví dụ trên khi có hoá đơn và hàng đã nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : 923309523 Nợ TK 133 : 46165477 Có TK 111 : 969475000 Nếu như chưa có hoá đơn mà hàng đã nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : 923309523 Nợ TK 133 : 46165477 Có TK 331 : 969475000 Nếu như có hoá đơn mà hàng chưa về kho kế toán ghi : Nợ TK 151: 923309523 Nợ TK 133: 46165477 Có TK 111 : 969475000 Khi hàng nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : 923309523 Có TK 151 : 923309523 Cuối quý kế toán lập chứng từ ghi sổ như sau : CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30 tháng 03 năm 2010 Số CTGS :05 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nguyên vật liệu chính 152 923.309.523 Thuế GTGT 133 46.165.477 Phải trả người bán 111 969.475.000 Cộng 969.475.000 969.475.000 Kèm theo các chứng từ gốc ngày 30 tháng 03 năm 2010 Người lập Kế toán trưởng Đã ký Đã ký III.5.3.KẾ TOÁN TỔNG HỢP XUẤT NVL NVL tại Công ty xây dựng xuất kho để sản xuất, thi công , bán , cho vay, trả lại . Khi nhận được giấy tờ hợp lệ thủ kho làm thủ tục xuất kho NVL theo yêu cầu, rồi chuyển các chứng từ về cho kế toán vật tư, kế toán vật tư phân loại theo từng đối tượng cuối quý định khoản và lập chứng từ ghi sổ. Khi xuất kho NVL để xản suất kế toán ghi : Nợ TK 621 : giá thực tế Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Khi xuất kho NVL để phục vụ cho bộ phận sản xuất kế toán ghi : Nợ TK 627 : Giá thực tế NVL dùng cho thi công Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Khi xuất kho NVL dùng cho bộ phận bán hàng kế toán ghi: Nợ TK 642 : Giá thực tế Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Khi xuất kho NVL dùng cho sản xuất các sản phẩm trước khi đưa vào sử dụng kế toán phải tập hợp chi phí: Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất kho Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình gia công, hoặc tự chế NVL kế toán ghi : Nợ TK 154 Nợ TK 133 :Nếu có Có TK 334, 338 : chi phí nhân viên Có TK 331 : Tiền thuê gia công Khi xuất kho NVL để bán thì căn cứ vào giá thực tế kế toán ghi : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 152 : Giá thực tế NVL xuất kho Tiền thu được từ việc bán NVL kế toán ghi : Nợ TK 111,112,131 : Số tiền thực thu Nợ TK 721 : Thu nhập bất thường Có TK 333 : Thuế GTGT phải nộp Khi NVL xuất kho để tra lại người bán do chất lượng kém thì căn cứ vào hoá đơn,kế toán ghi : Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152 : Giá thực tế mua Có TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Ví dụ : Khi xuất kho NVL theo phiếu xuất kho của Công ty Ngày 06 /01 /2010 tại kho Đại Từ xuất 100 cọc ván thép loại 400x170x15,5 theo đơn giá là 4121417đ/cọc Nếu xuất kho để thi công công trình Nợ TK 621 : 412141700 Có Tk 152 : 412141700 Nếu xuất kho để dùng cho bộ phân sản xuất Nợ TK 627 : 412141700 Có TK 152 : 412141700 Nếu xuất kho dùng cho quản lý doanh nghiệp Quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 : 412141700 Có TK 152 : 412141700 Nếu xuất kho NVL để bán NV 1 Nợ TK 632 : 412141700 Có TK : 152 :412141700 NV 2 Nợ TK 111: số tiền thực thu Có TK 721 : Thu nhập bất thường Có TK 333: Thuế GTGT phải nộp Nếu xuất kho NVL để trả lại Nợ TK 111 : 432748785 Có TK 152 : 412141700 Có TK 133 : 20607085 Mẫu chứng từ ghi sổ nghiệp vụ xuất NVL dùng cho tho công công trình CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30 tháng 03 năm 2010 Số CTGS : 12 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Chi phí nvl trực tiếp 621 412.141.700 Nguyên vật chính 152 412.141.700 Cộng 412.141.700 412.141.700 III.5.4. KẾ TOÁN NVL THỪA, THIẾU KHI KIỂM KÊ TẠI CÔNG TY Định kỳ một năm một lần Công ty tổ chức kiểm kê kho để kiểm tra tình hình tồn kho NVL kịp thời phát hiện và xử lý những chênh lệch tại tại kho, trên sổ sách và trên thực tế. Khi có lệnh kiểm kê của cấp trên thì phòng vật tư của Công ty cùng phòng kế huạch thành lập ban kiểm kê gồm 01 trưởng ban và các uỷ viên và làm việc theo chuẩn mực kế toán hiện hành khi phát hiện các trờng hợp thừa và thiếu trong kiểm kê. Kiểm kê khi phát hiện thấy thiếu NVL thì căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản sử lý kế toán ghi : Nợ TK 138 : Chờ sử lý Nợ TK 111, 138 , 334 : Yêu cầu bồi thường Có TK 642 :Thiếu trong định mức Có TK 152 : Giá thực tế của NVL thiếu Kiểm kê khi phát hiện thừa NVL so với sổ sách nếu la thừa của Công ty thì kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá thực tế NVL thừa Có TK 721 : Thu nhập bất thường Nếu phát hiện thừa của Công tu khác thi kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá thực theo hoá đơn Có TK 338 : Phải trả khác SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ (trích) Năm 2010 ĐVT: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 1 2 3 1 2 3 ……….. ……….. ………. ……….. ……….. ………… 2 30/06 46.564.000 ……….. ……….. ………. ……….. ……….. ………… 5 30/06 27.652.000 ……….. ……….. ………. ……….. ……….. ………… Cộng Ngày 30 tháng 06 năm 2010 Người lập Kế toán trưởng Đã ký Đã ký Mẫu sổ cái tài khoản 152 SỔ CÁI Năm 2010 Tên tài khoản : Nguyên Vật Liệu Số hiệu : TK 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ ……… ………… Số phát sinh trong tháng 6 …….. ….. ……. ………….. …… ……… ………… 30/06 11 30/06 Xuất kho NVL 627 21.672.500 …….. ….. ……. ………….. …… ……… …………. 30/06 16 30/06 Xuất kho NVL 642 12.513.900 ……. ….. …… …………… …… ……… ………… Cộng phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng Cộng lũy kế từ đầu kỳ Ngày 30 tháng 06 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Đã ký Đã ký CHƯƠNG IV MỘT SỐ NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI HỢP LỰC IV.1. NHẬN XÉT CHUNG Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình phân tán. Phòng kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và báo cáo tổng hợp của công ty, tại các nhà máy và trung tâm trực thuộc công ty không mở sổ sách và không hình thành bộ máy kế toán riêng mà chỉ có những nhân viên tập hợp số liệu ban đầu gửi lên phòng kế toán tài chính - thống kê. Mô hình kế toán tập trung này phù hợp với cơ chế quản lý của công ty vì nó không tạo ra sự phân tán quyền lực trong sản xuất kinh doanh cũng như trong hoạt động tài chính tạo ra một bộ máy quản lý gọn nhẹ và thống nhất. Mặt khác, do số lượng sản phẩm sản xuất ra rất đa dạng, phong phú, khối lượng công việc hạch toán lớn nên lao động kế toán được phân công theo các phần hành kế toán. Việc phân công lao động kế toán như vậy cũng rất phù hợp, tạo điều kiện cho kế toán viên chuyên môn hoá trong công việc, tích luỹ kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành của mình một cách nhanh chóng. Hơn nữa, giữa các kế toán viên luôn có quan hệ tác nghiệp trong công việc nên việc cung cấp, trao đổi thông tin giữa các phần hành rất nhanh chóng, kịp thời tạo điều kiện cung cấp số liệu, các báo cáo cho ban lãnh đạo công ty khi cần thiết. Có thể nói, mô hình kế toán mà công ty đang áp dụng đã phát huy vai trò của nó, góp phần quan trọng vào việc phân công lao động một cách hợp lý, cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng, hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. IV.1.1. ƯU ĐIỂM Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực trong thời gian qua đã có nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện, đổi mới trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị mình. Vì vậy, công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty đã đạt được những thành tựu, góp phần quan trọng vào quá trình phát triển của Công ty trong thời kỳ mới. Về hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty đã sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định và thực hiện nghiêm túc các bước trong quy trình luân chuyển chứng từ, tạo điều kiện cho công tác hạch toán ban đầu được chính xác và công tác hạch toán sau này thuận lợi hơn. Việc tổ chức, bảo quản, lưu trữ chứng từ khoa học, đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm soát, tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chính xác khi cần đến. Về hệ thống tài khoản: Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản khá chi tiết, cụ thể, phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng hạch toán của công ty, tạo điều kiện vừa theo dõi tổng hợp, vừa theo dõi chi tiết các đối tượng hạch toán một cách chính xác. Về việc vận dụng hình thức sổ CTGS: Hiện nay, Công ty đang áp dụng ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức ghi sổ này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của Công ty. Nó giúp giảm bớt công việc ghi chép, thuận lợi cho việc làm báo cáo tài chính và rút ngắn thời gian quyết toán. Bên cạnh hệ thống sổ tổng hợp theo quy định của Bộ tài chính, Công ty còn mở hệ thống sổ chi tiết để theo dõi chi tiết, lập các bảng biểu theo yêu cầu quản lý, giúp kế toán dễ theo dõi, tìm và cung cấp thông tin một cách kịp thời. Về việc lập và thời gian lập các báo cáo tài chính: Công ty thực hiện theo đúng chế độ quy định ( thường là 06 tháng một lần ). Các báo cáo tài chính được nộp cho cơ quan thuế, ngân hàng. Ngoài các báo cáo tài chính, Công ty còn lập các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý giúp ban Giám đốc Công ty có thể đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác. Về công tác tổ chức các phần hành kế toán: Công ty tổ chức công tác kế toán theo các phần hành là phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và phương thức quản lý của Công ty. Việc áp dụng hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán và thủ kho, phát hiện sai sót sớm, đồng thời cung cấp thông tin về nhập, xuất, tồn kho của từng mã vật tư kịp thời, chính xác. Hơn nữa, việc tổ chức nhân viên kế toán theo các phần hành giúp cho kế toán có thể chuyên sâu về công việc của mình. Đội ngũ kế toán đều có trình độ đại học trở lên và là những người nhiệt tình với công việc. Về áp dụng phần mềm kế toán: Hiện nay, công ty đang áp dụng kế toán máy cho tất cả các phần hành kế toán, vì vậy giảm nhẹ công việc ghi chép. Về việc hạch toán các phần hành kế toán chủ yếu: hiện nay, công ty đang áp dụng tính giá NVL xuất kho theo giá thực tế đích danh. Tuy nhiên, với số lượng NVL đa dạng, số lần nhập xuất nhiều thì việc tính giá theo phương pháp này là chưa hợp lý vì không phản ánh chính xác tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, nhất là khi giá NVL trên thị trường luôn có những biến động. IV.1.2. CÁC TỒN TẠI Trong những năm qua, mặc dù đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tuy nhiên không phải công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty không có những điểm hạn chế. Về phân công lao động kế toán: Hiện nay, do số lượng nhân viên kế toán còn ít nên một nhân viên kế toán thường đảm nhận hai hoặc ba phần hành. Hơn nữa, trong quá trình công tác vì một lý do nào đó nhân viên phải nghỉ làm một thời gian, người thay thế sẽ phải tìm hiểu từ đầu về phần hành đó. Điều đó có thể làm cho áp lực công việc dồn lên những người còn lại. Việc luân chuyển công việc sang vị trí khác đôi khi gây khó khăn cho cả người đến và người đi vì chưa chuẩn bị kỹ về việc bàn giao công việc nên không thể không có sai sót. Về việc luân chuyển chứng từ: Việc luân chuyển chứng từ của Công ty được áp dụng theo đúng quy định. Tuy nhiên, do Công ty hoạt động trên địa bàn cách xa nhau mà công tác kế toán lại tập trung ở một nơi nên việc kiểm tra là rất khó khăn, thông tin được cập nhật hàng ngày là chưa đầy đủ, vì vậy việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ. Nhiều khi chứng từ ở các xí nghiệp được luân chuyển dồn dập vào cuối niên độ hoặc cuối quý, một cách không hợp lý . IV.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL IV.2.1. NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN NVL Do Công ty thi công các công trình ở xa vì vậy kho bãi cất trữ và bảo quản VNL thường không bảo đảm yêu cầu, vì vậy rất khó quản lý và bảo vệ NVL. - Công ty thực hiện lập sổ danh điểm vật tư trong công tác quản lý NVL IV.2.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ Trong sản xuất kinh doanh, một doanh nghiệp muốn mang lại hiệu quả tối đa thì cần phải giảm chi phí từ khâu bắt đầu cho đến khâu kết thúc chu kỳ sản xuất kinh doanh. Đối với công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cũng vậy, cần phải giảm chi phí ngay từ khi bắt đầu thi công cho đến khi công trình hoàn thành bàn giao, nhưng công trình vẫn đảm bảo chất lượng, kỹ thuật. Trong đó chi phí NVL là một trong ba yếu tố cơ bản cấu thành nên giá sản phẩm. Để thực hiện được điều này cần phải tiến hành đồng bộ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ, bảo quản, và đưa vào sản xuất. Hiện nay hàng hóa trên thị trường rất phong phú và đa dạng, nhà cung cấp nhiều, cạnh tranh bình đẳng, vì thế công ty cần lựa chọn nhà cung cấp nào đảm bảo chất lượng, giá cả, giảm chi phí vận chuyển, cũng như phù hợp với điều kiện thanh toán của công ty. Khi dự trữ NVL không nên dự trữ quá nhiều, phải tính toán thời gian dự trữ cho phù hợp, tránh trường hợp ứ đọng vốn của công ty nhưng vẫn đảm bảo tiến độ thi công công trình. Để phục vụ nhu cầu quản lý và kiểm soát chi phí được chặt chẽ, cũng như do đặc điểm sản xuất nên NVL của công ty có nhiều chủng loại, khối lượng nghiệp vụ kế toán lớn, phức tạp. Chính vì vậy mà doanh nghiệp cần ghi chép các Sổ Danh Điểm Vật Tư. Về vấn đề sổ sách ghi sổ, đối với một công ty có nhiều nghiệp vụ phát sinh như công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực, theo em để tiện cho việc vào sổ và giảm khối lượng chứng từ ghi sổ, công ty nên sử dụng loại bảng sau “Bảng kê ghi Nợ (Có) tài khoản ... ”. Căn cứ vào bảng này kế toán có thể xây dựng kế hoạch nhập xuất NVL hợp lý. Mẫu Bảng kê như sau: Đơn vị: Địa chỉ: BẢNG KÊ GHI NỢ (CÓ) TÀI KHOẢN Tháng: Chứng từ Số tiền Ghi Nợ (Có) các tài khoản Số Ngày TK TK TK TK TK TK Kế toán trưởng Người lập Sau đó căn cứ bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Sử dụng các biện pháp như chế độ thưởng phạt để khuyến khích, tạo điều kiện tốt cho cán bộ công nhân viên nâng cao trách nhiệm đối với nhiệm vụ được giao giúp cho công nhân viên phát huy hết năng lực với công việc. Sau hơn 5 năm đi vào hoạt động và phát triển, Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực đang từng bước lớn mạnh và khẳng định ưu thế của mình trong lĩnh vực xây dựng, thi công các hạng mục công trình. Những kết quả đạt được trong 5 năm qua đã chứng tỏ hướng đi mà Công ty đã và đang lựa chọn là hoàn toàn đúng đắn. Trong thời gian tới Công ty sẽ chú trọng hơn nữa vào trang bị thiết bị, máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh và nâng cao chất lượng sản phẩm để Công ty trở thành một doanh nghiệp hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh xây lắp. Để đạt được những thành tựu đó, Công ty đã thực hiện nhiều cải cách trong tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty trong 5 năm qua đã góp phần tích cực vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Có thể nói, tổ chức bộ máy kế toán hiện nay đã giúp cho hoạt động tài chính của Công ty rõ ràng, minh bạch, phản ánh một cách chính xác và kịp thời tình hình hoạt động của Công ty, cung cấp thông tin đáng tin cậy cho ban lãnh đạo Công ty từ đó giúp cho ban lãnh đạo Công ty có những quyết định kịp thời trong tổ chức sản xuất và kinh doanh. Trong thời gian thực tập tại Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực, em đã đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán kế toán NVL . Đợt thực tập đã giúp em nhận thức rõ ràng hơn về công tác hạch toán NVL tại Công ty. Tuy nhiên, do thời gian thực tập chưa lâu và kiến thức còn hạn chế nên dù đã có nhiều cố gắng chuyên đề thực tập của em vẫn còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được sự góp ý của cô giáo và các anh, chị phòng tài chính kế toán Công ty Xây lắp và thương mại Hợp Lực để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của cô giáo Trần Nữ Hồng Dung và các anh, chị phòng tài chính kế toán của Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn!