Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược TW Mediplantex

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.5.5 Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Báo cáo tài chính của công ty cung cấp những thông tin kinh tế tài chính chủ yếu để đánh giá tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh thực trạng tài chính của doanh nghiệp trong kỳ hoạt động đã qua, giúp doanh nghiệp kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc phân tích, nghiên cứu, phát hiện những khả năng tiềm tàng và là căn cứ đưa ra các quyết định quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Hệ thống báo cáo của công ty CP Dược TW MEDIPLANTEX được lập theo năm. Bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo tài chính, sau đó xin xét duyệt của cấp trên. Hệ thống báo cáo tài chính năm bao gồm: + Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN); + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu só B02-DN); + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN); + Bản thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN). Doanh nghiệp lập báo cáo tài chính theo năm dương lịch. Thời hạn nộp báo cáo tài chính muộn nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán. Báo cáo tài chính của công ty được nộp cho cục thuế Hà Nội, nộp theo ngành dọc là Tổng công ty và cho cơ quan quản lý vốn là cục tài chính doanh nghiệp. Ngoài ra công ty cũng áp dụng các báo cáo quản trị nhằm hỗ trợ tốt hơn cho công tác quản trị doanh nghiệp như: báo cáo doanh thu bán hàng theo khu vực, báo cáo chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm; báo cáo chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TW MEDIPLANTEX 2.1. Đặc điểm, phân loại và quản lí nguyên vật liệu tại Công ty 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Là doanh nghiêp hoạt động trong lĩnh vực phục vụ sức khỏe, không chỉ sản xuất thuốc để phục vụ nhu cầu trong nước mà công ty còn tiến hành xuất khẩu. Vì vậy để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục công ty cổ phần Dược trung ương MEDIPLANTEX luôn phải đảm bảo nguồn nguyên liệu, vật liệu sẵn sàng cho sản xuất. Trong những năm vừa qua, công ty từ chỗ chỉ khai thác dược liệu tự nhiên để phục vụ nhu cầu trong nước, côn gty đã có khả năng chỉ đạo nuôi trồng dược liệu, kết hợp với các địa phương như Hưng Yên, Hà Tây, Bắc Giang tạo thành các vùng nguyên liệu, vừa tạo việc làm cho bà con nông dân lại có được nguồn đầu vào ổn định cho quá trình bào chế, chiết xuất ra các hóa dược và tinh dầu phục vụ cho sản xuất trong nước và xuất khẩu. Ngoài những vùng nguyên liệu do công ty tổ chức, công ty tiến hành mua vật liệu với nhiều nhà cung cấp như công ty cổ phần dược liệu Trường Xuân, công ty trách nhiệm hữu hạn Toàn Lộc, công ty cổ phần Him Lam Bên cạnh đó công ty tiến hành nhập khẩu một số loại nguyên liệu mà trong nước không có hoặc khan hiếm. Để phục vụ cho sản xuất thuốc có chất lượng cao, đạt tiêu chuẩn lý, hóa, sinh nhất định, đòi hỏi chất lượng của NVL phải đảm bảo_ yếu tố quyết định nhất. Trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm thì chi phí NVL chính chiếm tỉ trọng lớn nhất: 80% trong đó có những sản phẩm chi phí NVL chính chiếm 95% tổng chi phí NVL. Trong kỳ công ty sử dụng nhiều loại NVL với khối lượng khác nhau, dù một sự thay đổi nhỏ của NVL cũng làm cho giá thành thay đổi. 2.1.2. Phân loại NVL tại Công ty Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình kinh doanh, Công ty phân loại NVL như sau: * Nguyên vật liệu chính: - Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.NVL chính của Công ty được cung cấp chủ yếu từ các hãng nước ngoài theo hợp đồng, ngoài ra có thể mua tự do trên thị trường. - Bao gồm: bột, vitamin, bột Paracetamol, Diclofenac, bột Tetracylin * Nguyên vật liệu phụ: - Là những nguyên vật liệu có tác dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật. - Bao gồm: bột tan, bột sắn, các tá dược, đường, hương liệu, nước rửa kính, dây nilon * Nhiên liệu: tạo nhiệt năng như than cục, củi, xăng * Vật liệu khác: bao bì, bìa cotton 2.1.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Xuất phát từ đặc điểm của NVL, việc quản lý NVL là hết sức cần thiết và phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng dự trữ. Do vật liệu của ngành được chủ yếu là mua ngoài và không dế dàng mua trên thị trường, các kế hoạch NVL được Công ty rất quan tâm. Việc thu mua NVL được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất thông qua cá chỉ tiêu quy định của Công ty, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm, từ đó Công ty lạp kế hoạch thu mua theo từng tháng, quý, năm. Vật liệu thu mua phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại, nguồn cung cấp ổn định, đội ngũ nhân viên chuyên làm công tác thu mua. Để thực hiện tốt kế hoạch thu mua, Công ty tổ chức bộ phận thu mua, phòng kinh doanh – nhập khẩu chịu trách nhiệm thu mua kịp thời phục vụ cho sản xuất. Gía cả NVL cũng rất được chú ý vè mặt chi phí thu mua sao cho: với chi phí thu ít nhất lại khối lượng thu mua nhiều nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng, hạ thấp chi phí thu mua nhằm hạ giá thành sản phẩm. Đồng thời Công ty cũng tổ chức làm tốt công tác quản lý NVL thông qua hệ thống kho bãi nhằm tránh mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng NVL. Với lượng vốn có hạn Công ty thường dự trữ NVL ở mức tối cần thiết và có thể sung NVL ở đơn đặ hàng này cho đơn đặt hàng khác hoặc có thể đem bán với giá cao hơn mà chưa cần sử dụng đến. Nói chung, công tác quản lý NVL ở công ty luôn đảm bảo phục vụ đầy đủ, kịp thời các yêu cầu sản xuất. 2.2. Tính giá NVL tại Công ty Cổ phần Dược TW Mediplantex 2.2.1 Tính giá NVL nhập kho NVL nhập kho của Công ty chủ yếu từ các nguồn sau: mua trong nước, nhập khẩu, thuê ngoài gia công chế biến. Gía thực tế của NVL nhập kho được xác định tùy theo nguồn nhập. * NVL mua trong nước: Gía mua ghi trên hóa đơn của người bán - + = Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại Các chi phí thu mua thực tế Gía thực tế NVL nhập kho Trong đó: + Gía ghi trên hóa đơn của người bán là giá chưa có thuế (Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). + Các chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi, Theo hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25/02/2008, Công ty mua paracetamol của Công ty Dược phẩm Trung ương 1 với: Số lượng: 1000 kg Đơn giá: 550.000 đồng Thành tiền: 550.000.000 đồng Chi phí vận chuyển về đến kho của Công ty do bên bán chịu Như vậy, giá thực tế Para nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT ghi trên hóa đơn: 550.000.000 đồng * NVL nhập khẩu: Các chi phí thu mua thực tế Thuế nhập khẩu Gía thực tế NVL nhập kho Gía mua ghi trên hóa đơn Công ty nhập khẩu NVL theo phương thức nhập khẩu trực tiếp ngoài nghị định thư. + + = Trong đó: + Gía mua ghi trên hóa đơn được ghi bằng ngoại tệ. Kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố. + Thuế nhập khẩu được tính theo công thức: Thuế suất thuế nhập khẩu x Gía tính thuế hàng nhập khẩu Số lượng hàng nhập khẩu = Thuế nhập khẩu x Gía tính thuế hàng nhập khẩu theo giá CIF theo qui định của Nhà nước + Các chi phí thu mua thực tế: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi Theo hợp đồng kinh tế số 81250 ngày 26/02/2008, Công ty nhập khẩu Lactose của Hà Lan với: Số lượng: 10kg Đơn giá: 750 USD Tỷ giá: 16.280 đồng Thành tiền: 122.100.000 Thuế nhập khẩu 5% là: 6.105.000. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ là: 100.000 đồng Vậy giá thực tế của Lactose nhập kho là: 122.100.000 + 6.105.000 + 100.000 = 128.305.000 (đồng) * NVL thuê ngoài gia công chế biến Để phục vụ cho sản xuất kinh doanh, Công ty còn xuất NVL để thuê ngoài gia công chế biến. Các loại vật liệu này chủ yếu phục vụ cho khâu bao gói sản phẩm. Gía thực tế NVL nhập kho gồm giá trị vật liệu xuất chế biến và các chi phí kiên quan (chi phí vận, chuyển, bốc dỡ, thuê gia công chế biến,). Ngày 12/02/2008 công ty xuất 15 kg giấy A1 106 in Diclofenac trị giá 2.250.000 đồng, thuê công ty TNHH Bao bì Toàn Phát gia công theo hợp đồng số 053826 ngày 10/02/2008. Phiếu xuất kho số 56; phiếu nhập vật tư số thuê ngoài gia công số 45 ngày 18/02/2008 của công ty TNHH Toàn Phát: chi phí chế biến là: 752.500 đồng; chi phí vận chuyển do bên gia công chịu. Như vậy, giá thực tế của giấy A1 106 in Diclofenac thuê ngoài gia công chế biến là: 2.250.000 + 752.500 = 3.002.500 (đồng) 2.2.2. Tính giá NVL xuất kho Công ty tính giá thực tế NVL xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này NVL xuất kho được tính theo giá thực tế nhập kho của NVL đó. Xuất kho 500kg paracetamol cho phân xưởng thuốc viên 2 theo phiếu xuất kho số 30 ngày 28/02/2008 Gía thực tế para xuất kho cho phân xưởng thuốc viên là: 500 x 550.000 = 275.000.000 (đồng). 2.3. Chứng từ và kế toán chi tiết NVL tại Công ty 2.3.1. Thủ tục nhập kho NVL * Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT - Biên bản kiểm nghiêm, vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Phiếu nhập kho - Phiếu nhập vật tư thuê ngoài, gia công * Thủ tục nhập kho - Nhập kho vật liệu do mua ngoài Khi NVL về đến Công ty sẽ được nhân viên phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm) kiểm tra chất lượng, quy cách NVL. Khi cán bộ cung tiêu mang hóa đơn lên phòng kinh doanh nhập khẩu, hóa đơn phải ghi các chỉ tiêu: tên NVL, số lượng, đơn giá, nguồn mua, hình thức thanh toán. Sau khi có sự đồng ý của Ban kiểm nghiệm vật tư thì cán bộ cung ứng phòng kinh doanh nhập khẩu căn cứ vào hóa đơn và số lượng NVL thực nhập để viết phiếu nhập kho. Sau đó, cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho nhập kho. Nếu NVL đủ điều kiện nhập kho, trên cơ sở biên bản kiểm nghiệm thủ kho ký nhận số lượng thực thập kho và phiếu nhập kho.Phòng kinh doanh nhập khẩu lập phiếu nhập kho thành 3 liên với đầy đủ chữ ký của thủ kho, người nhập, phụ trách cung tiêu. Một liên giao cho thủ kho để nhập NVL vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ. Một liên lưu tại phòng kinh doanh nhập khẩu. Một liên gửi kèm hóa đơn cho kế toán thanh toán thanh toán với người bán. Trình tự nhập kho NVL như sau: Phiếu nhập kho NVL Phòng kinh doanh nhập khẩu Ban kiểm nghiệm Nhập kho Hóa đơn Do hoạt động đặc thù của Công ty, kinh doanh hàng hóa là chủ yếu nên hầu hết NVL mua về được nhập vào kho của Công ty. Khi có kế hoạch sản xuất, NVL sẽ được chuyển từ kho của Công ty sang kho của phân xưởng sản xuất. Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2(giao cho khách hàng) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Ngày 25 tháng 02 năm 2008 PX/ 2007 Số: 005189 Đơn vị bán hàng : Công ty Dược phẩm Trung ương 1 Địa chỉ : Km 6 đường Giải Phóng Số TK : 710A – 00602 Mã số thuế : 0100108536 – 1 Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Công ty cổ phần Dược Mediplantex Mã số : 0100108430 Hình thức thanh toán : Bù trừ STT Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Paracetamol Kg 1000 550.000 550.000.000 Cộng tiền hàng : 550.000.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 27.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 577.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Năm trăm bảy mươi bảy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Số: 495/ 02 - Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25 tháng 02 năm 2008 của Công ty Dược phẩm Trung ương 1 - Ban kiểm nghiệm gồm: Bà: Bùi Tuyết Lan – KCS – Trưởng ban Ông: Thái Đình Thịnh – KCS - Ủy viên Bà: Nguyễn Thị Thuận – Thủ kho - Ủy viên - Đã kiểm nghiệm các loại: Stt Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 1 Paracetamol NAPa Chọn mẫu 100 Kg Kg 1000 1000 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư trên đủ điều kiện nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm, phòng kinh doanh nhập khẩu viết phiếu nhập kho. Biểu 2.3: Phiếu nhập kho Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 đường Giải Phóng PHIẾU NHẬP KHO Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Nợ: 1521 Số: 89VT Có: 331 Họ và tên người giao hàng: Công ty Dược phẩm Trung ương 1 Theo hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25 tháng 02 năm 2008 của Công ty Dược phẩm Trung ương 1. Nhập tại kho: Kho nguyên liệu (SX) Stt Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Paracetamol NLPa Kg 1000 1000 550.000 550.000.000 Cộng 1000 1000 550.000.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm trăm năm mươi triệu đồng chẵn. Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) - Nhập kho NVL do thuê ngoài gia công chế biến: Sau khi ký hợp đồng với cơ sở gia công, khi hoàn thành, NVL đưa về nhập kho Công ty, phòng kình doanh nhập khẩu lập phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công, thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần. Liên 1: Lưu tại quyển Liên 2: Giao cho người nhập hàng Liên 3: Thủ kho giữ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ Trong tháng 02/ 2008, Công ty nhập kho giấy A1 106 in Diclofenac do Công ty TNHH bao bì Toàn Phát gia công chế biến theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công sau: Biểu 2.4: Phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công: Phòng kinh doanh nhập khẩu ghi số lượng theo phiếu xuất giao hàng. Thủ kho kiểm nhận hàng, ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công chế biến và cùng với nguời giao hàng ký phiếu. Thủ kho giao cho người giao hàng một liên, một liên giữ lại ghi thẻ kho. Sau đó, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ liên quan cho kế toán NVL. Kế toán vật tư định khoản trên phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công, ghi chỉ tiêu giá thực nhập bao gồm chi phí chế biến, chi phí vận chuyển, giá vật tư dùng để chế biến sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký. Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 đường Giải Phóng PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI GIA CÔNG Số 45 Nợ: 1527 Ngày 18 tháng 02 năm 2008 Có: 1543 Đơn vị gia công: Công ty TNHH bao bì Toàn Phát Hóa đơn số: 053826 ngày 10 tháng 02 năm 2008 Phiếu xuất kho vật tư thuê ngoài gia công số 56 ngày 12/02/2008 Nhập tại kho: Nam (1527) Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Giá nhập thực tế Theo phiếu xuất giao hàng Thực nhập Chi phí chế biến Chi phí vận chuyển Giá vật tư dùng để chế biến Cộng Giấy A1 106 in Diclofenac Kg 15 15 752.500 2.250.000 3.002.500 Cộng 15 15 752.500 2.250.000 3.002.500 Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu không trăm linh hai nghin năm trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) 2.3.2. Thủ tục xuất kho NVL * Chứng từ sử dụng - Phiếu xuất kho * Thủ tục xuất kho Khi xuất kho NVL cho sản xuất hay bất cứ mục đích gì đều phải đủ các chứng từ theo quy định Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, yêu cầu về loại vật liệu, số lượng, quy cách, bộ phận cung cấp vật tư của phòng kinh doanh nhập khẩu sẽ viết phiếu xuất kho. Mỗi phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất vật liệu. Liên 1: Lưu tại bộ phận cung cấp vật tư phòng kinh doanh nhập khẩu. Liên 2: Giao cho thủ kho ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán NVL. Liên 3: Giao cho người nhận vật tư chuyển về bộ phận sử dụng. Trình tự xuất kho NVL: NVL tại kho Phiếu xuất kho Hóa đơn kiêm PXK Bộ phận sử dụng Biểu 2.5: Phiếu xuất kho. Đơn vị: Mediplantex Địa chỉ 358 đường Giải Phóng PHIẾU XUẤT KHO Ngày 28 tháng 02 năm 2008 Số: 30 Nợ: 1541.3V Có: 1521 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hoa Địa chỉ: Phân xưởng thuốc viên 1 Lý do xuất kho: Sản xuất thuốc viên Xuất tại kho: Kho nguyên liệu Stt Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Paracetamol NLPa Kg 500 500 550.000 275.000.000 Cộng 500 500 275.000.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bảy mươi lăm triệu đồng chẵn. Xuất, ngày 28 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận hàng Người lập (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên) Trong tháng 2/2008, xuất 5 tấn than cục 1a cho Phân xưởng nồi hơi phục vụ sản xuất theo phiếu xuất kho sau: Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng PHIẾU XUẤT KHO Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Số: 205/02 Nợ: 1542.3 Có: 1527 Họ tên người nhận hàng : Địa chỉ : Phân xưởng nồi hơi Lý do xuất kho : Phục vụ sản xuất Xuất tại kho : Sơn Stt Tên vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Than cục 1a NLTC Tấn 5 5 2.750.000 13.750.000 Cộng 5 5 13.750.000 Tổng số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Xuất, ngày 29 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Người nhận hàng Người lập (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên ) (ký, họ tên) Trường hợp xuất NVL đem bán phải có lệnh của Giám đốc công ty. Phòng kinh doanh nhập khẩu căn cứ thỏa thuận với khách hàng kập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho làm 3 liên có đủ chữ ký của phụ trách phòng kinh doanh, Giam đốc, ké toán trưởng, người mua, thủ kho. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiề mặt thì kế toán viết phiếu thu, khách hàng mang đến thủ quỹ nộp tiền, đóng dấu đã thu tiền vào phiếu rồi mới xuống kho nhận vật tư. 2.3.3. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty Việc hạch toán chi tiết NVL đảm bảo chặt chẽ tình hình Nhập – Xuất – Tồn NVL theo từng thứ, loại về số lượng, chất lượng, giá trị, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, bằng viêcf kết hợp giữa phòng kế toán và kho thông qua phương pháp hạch toán chi tiết NVL ghi thẻ song song để phản ánh tình hình biến động NVL. * Ở kho: thủ kho dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất và các chứng từ khác để mở thẻ kho và ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kì thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho Biểu 2.6: trích thẻ kho tháng 02/2008 Đơn vị: MEDIPLANTEX Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng Kho Nguyên liệu sản xuất (1521) THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/02/2008 Tờ số : 27 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Paracetamol Đơn vị tính : Kg Mã số : 1521 Stt Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu tháng 45 2 89 26/02 Nhập mua 26/02 1000 1045 3 30 28/02 Xuất cho PX viên 28/02 500 545 Cộng phát sinh 1000 500 Tồn cuối tháng 02/2008 545 * Ở phòng kế toán: kế toán NVL mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho của từng kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NVL theo số lượng và giá trị. Sau các nghiệp vụ nhập, xuất phải xác định các chỉ tiêu tồn. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho. Sổ chi tiết vật tư dùng làm căn cứ để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư. Bảng này lập cho từng tháng, mở chi tiết cho từng loại vật tư tại kho các xí nghiệp: vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu khác. Đây cũng là căn cứ để đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. - Chỉ tiêu “nhập”: + Số lượng được lấy từ các chứng từ nhạp kho + Đơn giá nhập là đơn giá ghi trên hóa đơn của người bán - Chỉ tiêu “xuất”: số lượng và đơn giá lấy từ phiếu xuất - Chỉ tiêu “tồn” được tính theo công thức: Số lượng vật liệu tồn cuối tháng Số lượng tồn đầu tháng Số lượng vật liệu nhập trong tháng Số lượng vật liệu xuất trong tháng = + - Biểu 2.7: Sổ chi tiết vật liệu tháng 02/2008 Như vậy, có thể khái quát việc hách toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Bảng tổng hợp N-X-T Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp (bảng kê tính giá) Sổ chi tiết NVL Ghichú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.4. Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép phản ánh một cách tổng quát tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu giá trị. Hiện nay, Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng 2.4.1. Kế toán tổng hợp nhập kho NVL * Phương pháp hạch toán: Công ty sử dụng TK 152 “nguyên vật liệu” để theo dõi giá trị hiện có, tình thình tăng giảm các loại vật liệu theo giá thực tế. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp hai như sau: TK 1521: Vật liệu chính TK1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Vật liệu xây dựng TK1527: Bao bì Trong tháng 02/2008, Công ty mua Paracetamol theo hóa đơn GTGT số 0051869 ngày 25/02/2008 của Công ty Dược phẩm TW 1, chưa thanh toán: Giá mua (chưa thuế GTGT): 550.000.000 Thuế GTGT (đầu vào) 5%: 27.500.000 Tổng cộng thanh toán: 577.500.000 Kế toán vật tư định khoản như sau: Nợ TK 1521(VLC): 550.000.000 Nợ TK 1331 : 27.500.000 Có TK 331 : 577.500.000 Trong tháng 02/2008, Công ty nhập kho giấy A1 106 in Diclofenac theo phiếu nhập vật tư thuê ngoài gia công số 45 ngày 18/02/2008 của Công ty TNHH Bao bì Toàn Phát: giá nhập thực tế bao gồm cả chi phí chế biến, chi phí vận chuyển, giá vật tư dùng để chế biến là: 3.002.500 Kế toán vật tư định khoản như sau: Nợ TK 1527 : 3.002.500 Có TK 1543 : 3.002.500 * Sổ sách sử dụng: - Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa mua vào - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Nhật kí chứng từ số 1 - Nhật kí chứng từ số 5 Đối với trường hợp nhập mua NVL thanh toán ngay cho người bán kế toán căn cứ vào hóa đơn, chứng từ thanh toán, báo cáo quỹ, cuối tháng tổng hợp số liệu ghi vào NKCT có liên quan như NKCT số 1, 2, 4. Trong tháng 02/2008, phát sinh các nghiệp vụ mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt VND cho người bán được kế toán ghi vào NKCT số 1: Trường hợp nhập mua chưa thanh toán cho người bán, kế toán sẽ tập hợp hóa đơn, phiếu nhập kho vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào. Bảng này được lập từng tháng và ghi hàng ngày, mối hóa đơn ghi một dòng. Cuối tháng cộng bảng để biết số tiền mua chịu. Từ sổ chi tiết thanh toán với người bán, kế toán ghi vào NKCT số 5. Mỗi nhà cung cấp ghi một dòng. Sổ chi tiết thanh toán với người bán và NKCT số 5 đều có mục đích dùng để tổng hợp, theo dõi việc thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ. Nhu vậy, thực chất hai loại sổ này là giống nhau, mỗi nhà cung cấp chỉ ghi một dòng. Đối với trường hợp nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Chi phí vận chuyển, chế biến phải trả cho bên gia công được ghi sổ kế toán tương tự như trường hợp nhập mua vật liệu: Nếu chi phí vận chuyển, chế biến thanh toán ngay bằng tiền: Nợ TK 1543 Có TK 111, 112 Kế toán ghi vào NKCT số 1, 2 tương tự như trường hợp nhập mua vật liệu thanh toán ngay bằng tiền. Nếu chi phí vận chuyển, chế biến chưa thanh toán ngay: Nợ TK 1543 Có TK 331 Kế toán tổng hợp chứng từ liên quan vào bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào. Sau đó, ghi vào sổ chi tiểt thanh toán với người bán. Cuối tháng ghi vào NKCT số 5. 2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho NVL * Phương pháp hạch toán Khi xuất kho NVL dùng trực tiếp cho sản xuất, kế toán công ty không dùng TK 621: chi phí NVL trực tiếp, mà sử dụng TK 154: chi phí SXKDDD. TK 154 được chi tiết thành các TK cấp 2, cấp 3: TK1541: Chi phí SXKDDD của sản xuất chính và được chi tiết: TK 1541.1: Phân xưởng tiêm TK 1541.3V: Phân xưởng viên 1 TK 1541.3P: Phân xưởng viên 2 TK 1541.4: Phân xưởng kháng sinh TK 1541.5: Phân xưởng kháng sinh liên doanh TK 1542: Chi phí SXKDDD của sản xuất phụ và được chi tiết: TK 1542.1: Phân xưởng cơ điện TK 1542.2: Phân xưởng sửa chữa lớn TK 1542.3: Phân xưởng nồi hơi TK 1542.5: Phân xưởng nước cất TK 1542.8: Tổ trạm bơm TK1542.9: Tổ khí nén TK 1543: Chi phí SXKDDD thuê ngoài gia công chế biến Khi xuất kho NVL dùng chung cho phân xưởng: Với phân xưởng sản xuất chính kế toán sử dụng TK 627 và chi tiết cho từng phân xưởng sản xuất chính: TK 627.1: Phân xưởng tiêm TK 627.3V: Phân xưởng viên 1 TK 627.3P: Phân xưởng viên 2 TK 627.4: Phân xưởng kháng sinh TK 627.5: Phân xưởng kháng sinh liên doanh Đối với phân xưởng sản xuất phụ kế toán tập hợp chi phí vào TK 1542(chi tiết cho từng phân xưởng sản xuất phụ). Các TK liên quan: TK 632, TK 641, TK 642, * Sổ sách sử dụng: Xuất kho NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chính Các phân xưởng sản xuất lĩnh vật liệu từ kho Công ty chưa dùng ngay để sản xuất, sẽ được nhập vào kho của phân xưởng. Từ kho phân xưởng sẽ xuất dùng trực tiếp cho sản xuất. Mỗi phân xưởng sản xuất chính đều có thống kê phân xưởng theo dõi quá trình sủ dụng NVL hàng ngày và ghi vào sổ nhật ký phân xưởng. Cuối tháng, thống kê phân xưởng tổng hợp và lập báo cáo sử dụng NVL của phân xưởng mình. Khi nhận được báo cáo sử dụng NVL do thống kê phân xưởng gửi lên, kế toán kiểm tra về mặt số lượng căn cứ vào các phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Từ đó kế tóa lập số giá thành NVL từng phân xưởng sản xuất chính. Sổ này thể hiện về mặt số lượng và giá trị NVL tồn đầu, nhập, xuất trong tháng, và tồn cuối tháng. Trong đó: - Chỉ tiêu “Tồn đầu tháng” là chỉ tiêu “Tồn cuối tháng” trên sổ giá thành NVL tháng trước. - Chỉ tiêu “Nhập trong tháng”: Số lượng và giá trị NVL phân xưởng lĩnh từ kho Công ty về trong tháng. Căn cứ để ghi là các phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức đã được kế toán ghi đơn giá, thành tiền. - Chỉ tiêu “Xuất trong tháng”: chính là chi phí NVL tính vào gia thành sản phẩm hoàn thành của phân xưởng. - Chỉ tiêu “tồn cuối tháng” được tính: Số lượng (gia trị) NVL xuất trong tháng tại kho phân xưởng Số lượng (giá trị) NVL nhập trong tháng tại kho phân xưởng Số lượng (gía trị) NVL tồn đầu tháng tại kho phân xưởng Số lượng (giá trị) NVL tồn cuối tháng - + = Biểu 2.13: Trích số giá thành NVL của phân xưởng Chỉ tiêu “xuất trong tháng” của Sổ giá thành NVL là căn cứ để lập bảng phân bổ NVL và ghi vào dòng ghi Nợ TK 1541.4, ghi vào cột Có TK 1521, TK 1522, TK 1527. Xuất kho NVL không dùng trực tiếp cho sản xuất chính Cuối tháng, kế toán vật tư tiến hành hoàn chỉnh số liệu trên các phiếu xuất kho và phân loại phiếu xuất kho theo đối tượng sử dụng: Xuất NVL dùng chung cho phân xưởng sản xuất chính Xuất NVL dùng cho các phân xưởng sản xuất phụ Xuất NVL thuê ngoài gia công chế biến Xuất NVL bán trực tiếp Xuất NVL phục vụ cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp Từ đó, kế toán tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ NVL: NVL dùng chung cho phân xưởng sản xuất chính: kế toán tính ra giá trị từng loại NVL xuất dùng cho từng phân xưởng sản xuất chính để ghi vào dòng Nợ TK 627 (chi tiết theo từng phân xưởng), cột Có TK 152 (chi tiết từng loại NVL). NVL dùng cho các phân xưởng sản xuất phụ: kế toán tính ra giá trị từng loại NVL và ghi vào dòng Nợ TK 1542, ghi vào cootj Có TK 152 (chi tiết cho từng loại NVL). NVL xuất thuê ngoài gia côg chế biến: kế toán tính ra giá trị từng loại NVL và ghi vào dòng Nợ TK 1543, ghi vào cột Có TK 152(chi tiết từng loại NVL). NVL xuất bán trực tiếp: kế toán tính ra giá trị từng loại NVL và ghi vào dòng Nợ TK 632, ghi vào cột Có TK 152 (chi tiết từng loại NVL). NVL xuất dùng phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp: kế toán ghi vào cột Nợ các TK 641, 642, ghi vào cột Có TK 152 (chit tiết từng loại NVL). Kết hợp bảng phân bổ NVL với NKCT số 1, 5 kế toán lập bảng kê số 3. Từ bảng phân bổ NVL ghi vào bảng kê số 5: tập hợp CPBH, CPQLDN. Biểu 2.15: Bảng phân bổ NVL Căn cứ vào bảng phân bổ NVL và bảng kê số 5, kế toán mở NKCT số 7. Cuối tháng căn cứ vào NKCT số 1, 5, 7 và bảng phân bổ NVL kế toán ghi sổ cái TK 152. SỔ CÁI TK 152 Năm 2008 Số dư đầu năm Nợ Có 19.138.694.051 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với các TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 12 NKCT số 1 (TK 111) 17.903.315 NKCT số 2 (TK 331) 9.565.723.718 Cộng phát sinh Nợ 9.583.627.033 Tổng số phát sinh Có 10.230.615.348 Số dư cuối tháng Nợ 20.205.340.112 19.558.351.797 Có Biểu 2.19: Trích sổ cái TK 152 PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MEDIPLANTEX. 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex 3.1.1. Ưu điểm Qua hơn 35 năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex luôn cố gắng nỗ lực phát huy những tính năng sẵn có, khắc phục những mặt còn hạn chế để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao giúp cho Công ty có vị trí xứng đáng trong ngành Dược TW - Về bộ máy kế toán của công ty: Với đội ngũ kế toán có năng lực, trình độ chuyên môn, nhiệt tình, lãnh đạo Công ty rất chú trọng yếu tố con người và thường xuyên nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức khoa học, hợp lý tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Việc vận dụng chế độ kế toán tại Công ty: Công ty luôn cập nhật những thay đổi trong chế độ kế toán để phù hợp với quy định hiện hành. Công ty luôn tổ chức cho cán bộ kế toán tham gia các lớp tập huấn để phổ biến những văn bản mới. Điều này là rất quan trọng và cần thiết, xuất phát từ Công ty là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty gắn liền với sức khỏe của cộng đồng và sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. + Về áp dụng hình thức ghi sổ kế toán: Công ty đã chọn hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chứng từ. Đây là hình thức ghi sổ phù hợp nhất đáp ứng được nhu cầu quản lý cao đặc biệt là với công ty có quy mô hoạt động lớn và có đội ngũ nhân viên kế toán có năng lực. Hơn nữa, Công ty đã và đang áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán góp phần giảm nhẹ công việc kế toán tại Công ty đồng thời thực hiện được mục tiêu tin học hóa của ngành. + Về sử dụng và tổ chức luân chuyển chứng từ: Công ty sử dụng hợp lý hệ thống chứng từ theo quy định hiện hành của bộ tài chính từ chứng từ nhập, xuất đến các chứng từ khác liên quan đến NVL. Quá trình luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học đảm bảo việc nhập xuất vật liệu đầy đủ và kịp thời, giúp công tác quản lý nguyên vật liệu của Công ty có hiệu quả. + Về sử dụng hệ thống sổ kế toán: Các loại sổ kế toán NVL được sử dụng khá đầy đủ từ chi tiết đến tổng hợp phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. + Về phương pháp hạch toán tổng hợp NVL: Công ty đang hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên nên có thể theo dõi tình hình biến động vật tư một cách thường xuyên. - Về khâu thu mua nguyên vật liệu: hàng tháng, quý, năm, các kế hoạch thu mua được lập đều đặn và thực hiện tốt trên cở sở các chỉ tiêu Công ty quy định, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Do đó Công ty luôn cung cấp cho sản xuất và nhu cầu khác đầy đủ vật tư theo yêu cầu, không làm gián đoạn sản xuất. - Về tổ chức hệ thống kho: Các kho được sắp xếp một cách hợp lý phù hợp với việc nhập xuất kho, bảo quản NVL, nâng cao chất lượng thuốc và thuận tiện cho quá trình hạch toán. Với khối lượng NVL có giá trị lớn, giá cả luôn biến động, Công ty chỉ dự trữ mức tối thiểu cần thiết nhưng vẫn đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. - Về phân loại vật liệu: Để sản xuất ra sản phẩm, Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu gồm nhiều thứ, loại vật liệu với tính chất, công dụng khác nhau. Theo công dụng kinh tế của vật liệu, Công ty đã chia vật liệu theo kho và mã hóa từng loại vật tư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tránh được thất thoát và việc hạch toán vật liệu được chính xác. 3.1.2. Tồn tại Bên cạnh những ưu điểm trên thì công tác kế toán NVL tại Công ty vẫn còn những tồn tại đáng chú ý sau: - Lập danh điểm vật tư: Công ty căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong sản xuất để phân loại NVL và đã đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Tuy nhiên, Công ty không lập sổ danh điểm vật tư, với NVL chính chưa chi tiết đến từng thứ NVL cụ thể. - Về việc sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán và NKCT số 5: Mục đich sử dụng của 2 sổ là giống nhau, đều dùng để tổng hợp, theo dõi việc thanh toán và công nợ với người cung cấp nên Công ty lập cả 2 sổ là không cần thiết. - Kế toán tổng hợp NVL: Công ty không sử dụng TK 621(chi phí NVL trực tiếp) mà tập hợp luôn vào TK 154(chi phí sản xuất kinh doanh dở dang). Như vậy, không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, sẽ gây khó khăn cho Công ty trong việc tính giá thành sản phẩm hoàn thành theo khoản mục chi phí. - Sử dụng bảng kê số 3: Công ty tính giá xuất kho NVL theo phương pháp thực tế đích danh, nên việc lập bảng kê số 3 là không cần thiết. Bảng kê này chỉ cần đối với các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết NVL. Về việc hạch toán chi tiết NVL : Công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Phương pháp này đơn giản, dễ làm nhưng chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại NVL và tình hình nhập xuất không nhiều. Trong khi với Công ty thì quá trình nhập xuất NVL diễn ra hàng ngày với số lượng, chủng loại lớn và đa dạng, công việc chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng nên công việc ghi chép rất lớn. Hơn nữa, việc sử dụng phương pháp thẻ song song trong hạch toán chi tiết NVL còn có nhược điểm nữa là giữa kế toán và thủ kho có sự ghi chép trùng lắp nhau về chỉ tiêu số lượng. - Về việc sử dụng TK 1527: Do sản phẩm của Cong ty là mặt hàng đặc biệt liên quan đến sức khỏe và sinh mạng của con người nên quy trình sản xuất luôn luôn được đảm bảo khép kín, vô trùng. Do đó bao bì sản phẩm của Công ty chỉ sử dụng 1 lần. Nhưng Công ty lại tính giá trị bao bì riêng như vậy là không cần thiết. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán NVL NVL là yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng của mọi quá trình sản xuất. Hơn nữa, các loại thuốc là những sản phẩm đặc biệt nên NVL càng quyết định đến chất lượng sản phẩm. Do đó công tác kế toán NVL chiếm một khối lượng công việc khá lớn trong toàn bộ công tác kế toán tại Công ty. Mặt khác chi phí NVL luôn chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí liên quan đến giá thành sản phẩm hoàn thành từ đó ảnh hưởng tới báo cáo tài chính cuối kỳ. Vì vậy, kế toán NVL sẽ cung cấp kịp thời đầy đủ các thông tin cho quản lý. Quản lý và hạch toán tốt NVL sẽ góp phần ngăn ngừa hiện tượng sử dụng lãng phí, tham ô và thất thoát NVL trong quá trình sử dụng. 3.2.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty. Yêu cầu tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nước và áp dụng chế độ kế toán một cách hợp lý, phù hợp cới đặc điểm của đơn vị, khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán. Yêu cầu này đòi hỏi các doanh nghiệp trong công tác hoàn thiện phải biết vận dụng chế độ kế toán vào đơn vị của mình một cách mềm dẻo, sáng tạo, và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tuy nhiên, vẫn phải tuân thủ kế toán hiện hành, không tùy tiện áp dụng một số kỹ thuật của các nước khác vào đơn vị khi Nhà nước chưa cho phép. Yêu cầu thống nhất: Đây là một yêu cầu rất quan trọng giúp cho Nhà nước có thể quản lý được tình hình sản xuất kinh doanh của tất cả các ngành, các đơn vị, các thành phần kinh tế. Tính thống nhất ở đây đòi hỏi trong công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt. Ví dụ: mẫu sổ, trình tự và một số nghiệp vụ chủ yếu phải thống nhất về mặt xây dựng hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2; thống nhất nội dung phản ánh tài khoản và thống nhất về tên gọi, mã kho, khách hàng Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác và yêu cầu tiết kiệm hiệu quả. Đây là một trong những yêu cầu cơ bản đối với công tác kế toán bởi vì nó cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời thì công tác kế toán mới giúp cho bộ máy lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh. Từ đó đem lại lợi nhuận cao hơn cho doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí cho công tác quản lý cũng như ch quá trình sản xuất. 3.2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty. Để góp phần hạn chế một số tồn tại của Công ty cổ phần dược TW Mediplantex trong kế toán NVL, em xin có một số ý kiến sau: - Thứ nhất: Công ty nên xây dựng sổ danh điểm vật tư, hàng hóa. Lập danh điểm vật tư, hàng hóa là quy định cho mỗi vật tư, hàng hóa một ký hiêu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng; đảm bảo đơn giản dễ nhớ, không trùng lặp. Cụ thể, Công ty có thể giữ nguyên việc phân chia thành các nhóm ký hiệu theo chữ cái từ A đến X, và nên tiếp tục chi tiết hơn bằng cách trong từng nhóm sẽ sắp xếp NVL theo thứ tự A, B, C và thêm ký hiệu số bắt đầu từ số 01 vào sau theo ký hiêu nhóm. - Thứ 2: Sổ chi tiết thanh toán với người bán và NKCT số 5 đều có mục đích theo dõi việc thanh toán và công nợ với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa cho doanh nghiệp. Như vậy dẫn đến hiện tượng trùng lắp nhau. Để khắc phục điều đó và thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành, doanh nghiệp có thể mở sổ chi tiết thanh toán với người bán hàng tháng để theo dõi chi tiết với từng người bán. Còn NKCT số 5 vẫn được lập vào cuối kỳ. - Thứ 3: Công ty nên mở TK 621 để tập hợp chi phí NVL trực tiếp. TK 621 được mở chi tiết cho từng phân xưởng: TK 6211: Bộ phận sản xuất chính 6211.1: Phân xưởng tiêm 6211.3V: Phân xưởng viên 1 6211.3P: Phân xưởng viên 2 6211.4: Phân xưởng kháng sinh 6211.5: Phân xưởng kháng sinh liên doanh TK 6212: Bộ phận sản xuất phụ 6212.1: Phân xưởng cơ điện 6212.2: Phân xưởng sửa chữa lớn 6212.3: Phân xưởng nồi hơi 6212.5: Phân xưởng nước cất 6212.8: Tổ trạm bơm 6212.9: Tổ khí nén Cuối tháng kế toán kết chuyển từ TK 621 về TK 154 (chi tiết cho từng phân xưởng) để tính giá thành sản phẩm hoàn thành. - Thứ 4: Công ty không sử dụng giá hạch toán thì bảng kê số 3 thực chất không có tác dụng, nhưng trên thực tế Công ty vẫn lập để phục vụ cho việc lên số liệu ở sổ cái. Vì vậy, có thể đổi tên bảng kê này thành bảng tổng hợp NVL trong tháng - Thứ 5: Công ty nên sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết NVL thì sẽ phù hợp hơn với đặc điểm quy mô sản xuất lớn. Phương pháp này sẽ khắc phục được việc ghi chép trùng lắp của phương pháp thẻ song song. Hơn nữa, công việc ghi sổ được phân đều trong kỳ nên không bị dồn vào cuối kỳ tránh việc nhầm lẫn. - Thứ 6: Vì bao bì của sản phẩm được sử dụng một lần, Công ty nên tính luôn giá trị của bao bì vào giá trị NVL chính. KẾT LUẬN Nền kinh tế nước ta đang ngày càng phát triển, kéo theo đó là sự lớn mạnh của ngành Dược nước nhà. Tuy nhiên, tính chất cạnh tranh giữa các Công ty trong cùng ngành nghề kinh doanh cũng khốc liệt hơn. Để có thể đứng vững thì cần phải có những chiến lược, những kế hoạch đúng đắn, phù hợp với xu thế thời đại, cần có những con người có năng lực, và có một hệ thống những công cụ tài chính hữu hiệu giúp tối đa hóa lợi nhuận. Công tác hạch toán NVL tốt ngày càng trở nên quan trọng, giup tiết kiệm chi phí đầu vào, từ đó lợi nhuận sẽ gia tăng. Do đó, Công ty rất coi trọng phần hành kế toán này. Trong thời gian khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Dược TW Mediplantex và được sự giúp đỡ nhiệ tình của cán bộ, nhân viên trong công ty em đã hoàn thành chuyên đề: “thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược TW Mediplantex”. Em mong chuyên đề này sẽ phần nào giúp Công ty hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán của mình, tạo điều kiện cho Công ty ngày một khẳng định vị trí của mình trong ngành Dược. Do thời gian và năng lực có hạn, với tư cách là một sinh viên nên bài viết còn nhiều thiếu sót. Một lần nữa em xin chân thành cám ơn TS. Trần Qúy Liên và các cán bộ nhân viên trong Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Trong thời gian thực tập tại Công ty, em Phạm Thị Phương luôn chấp hành tốt những quy định của phòng kế toán cũng như của Công ty. Chuyên đề thực tập của em đã có sự đầu tư rất lớn về thời gian, có ý nghĩa thực tiễn lớn, và cũng phản ánh sát thực tế tình hình hạch toán tại Công ty. Ngày tháng năm DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam – Bộ tài chính 2. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp – Chủ biên: PGS. TS. Đặng Thị Loan – Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân. 3. Kinh tế Dược học - Đại học Dược Hà Nội 4. Chế dộ kế toán doanh nghiệp - Quyển 1, 2 – Nxb Lao động xã hội – HN 2006 5. Tài liệu do phòng kế toán tại Công ty cung cấp 6. Luận văn tốt nghiệp các khóa SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 02 năm 2008 Danh điểm vật tư: 1521P Tên vật tư : Paracetamol Đơn vị tính : Kg NT Chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT Tồn đầu tháng 45 22.500.000 26/02 89 Nhập mua 1000 550.000 550.000.000 28/02 30 Xuất cho PX viên 500 550.000 275.000.000 Cộng phát sinh 1000 550.000.000 500 275.000.000 Tồn cuối T2/2008 545 297.500.000 Biểu 2.8: Trích Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN KHO NG?UYÊN VẬT LIỆU Tháng 02/2008 Tài khoản: 1521- vật liệu chính Mã số Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT NLAx Axit Stearic Kg 8 120.000 25 375.000 12 180.000 21 315.000 NLAm Ampicilin Kg 35 15.400.000 1000 450.000.000 450 202.500.000 585 262.900.000 NLPa Para Kg 45 22.500.000 1000 550.000.000 500 275.000.000 545 297.500.000 NLNa Natri citrat Kg 25 600.000 10 240.000 15 360.000 Cộng 8.450.625.753 5.325.258.000 6.268.405.500 7.507.478.253 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 02/2008 Stt Báo cáo Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK 1521 1522 1523 1527 Cộng Có TK 111 1 Báo cáo 1 634.275 315.000 651.880.339 2 Báo cáo 2 2.975.562,8 105.000 1.684.927.810 3 Báo cáo 3 402.345,6 743.000 52.000 9.387.088 7.910.648.000 4 Báo cáo 4 862.495 2.154.450.120 Cộng 4.257.840 1.058.000 52.000 12.535.478 11.105.578.825 Biểu 2.9: Trích NKCT số 1 BẢNG KÊ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HÓA MUA VÀO Tháng 02/2008 Stt Phiếu nhập kho Chứng từ Tên nhà cung cấp TK Số tiền chưa thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào Tổng cộng thanh toán Thuế suất SH NT 34 2035 17/02 Cty cổ phần hóa dược VN 1522 600.000 30.000 630.000 5% 45 6069 18/02 Cty TNHH bao bì Toàn Phát 1543 752.500 75.250 827.750 10% 52 6613 19/02 Tổ hợp cơ khí Thái Hà 1524 25.312.000 1.265.600 26.577.600 5% 58 4568 20/02 Cty Gas- Petrotimex 1523 575.400 57.540 632.940 10% 66 0552 21/02 Cty xây dựng Hà Nội 1525 595.700 59.570 655.270 10% 69 0236 22/02 Cty kinh doanh than VN 1523 53.982.500 2.699.125 56.681.625 5% 75 6527 23/02 Cty cổ phần Dược TW 1 1521 80.000.000 4.000.000 84.000.000 5% 83 1823 24/02 Cty in bao bì Đức Dũng 1522 14.154.000 1.415.400 15.569.400 10% 92 3925 25/02 DNTN xí nghiệp Quốc Anh 1527 57.615.520 5.761.552 63.377.072 10% Cộng 15.591.605.706 372.550.644 15.964.156.350 Biểu 2.10: Trích bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào Biểu 2.11: Trích sổ chi tiết SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN (TK 331) thanh toán với người bán Tháng 02/2008 Tên nhà cung cấp Số dư đầu tháng TK đối ứng Ngày tháng thanh toán Số phát sinh Số dư cuối tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có Cty in bao bì Đức Dũng 4.420.000 112 63.000.000 19.125.450 1522 65.186.800 133 6.518.680 Cty TNHH bao bì Toàn Phát 18.900.000 112 100.052.120 27.368.446 1527 90.934.200 1543 7.720.860 133 9.865.506 Cty CP Dược phẩm Trung ương 1 40.082.000 3111A 1.981.370.293 1.264.681.943 112 95.550.000 1521 3.144.304.986 133 157.215.249 Cộng 3.686.250.320 9.456.640.180 15.906.118.400 1.293.684.175 2.040.339.620 5.848.640.248 Biểu 2.12: Trích NKCT số 5 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Tháng 02/2008 Nhà cung cấp Dư đầu tháng Ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK Ghi Nợ TK 331, Có các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 1521 1522 1523 1524 1525 1527 1543 133 Cộng Có TK 331 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Cty in bao bì Đức Dũng 4.420.000 65.186.800 6.518.680 71.705.480 63.000.000 19.1 Cty TNHH bao bì Toàn Phát 18.900.000 90.934.200 7.720.860 9.865.506 108.520.566 100.052.120 27.368.446 Cty CP Dược phẩm TW 1 40.082.000 3.144.304.986 157.215.249 3.301.520.235 2.076.920.293 1.26 Cộng 3.686.250.320 9.456.640.180 7.873.248.000 111.125.980 65.110.200 90.000.000 20.655.423 1.405.584.115 30.289.000 350.927.858 1.293.684.175 15.906.118.400 2.040.339.620 5.84 SỔ GIÁ THÀNH NVL Phân xưởng thuốc viên 1 Tháng 02/2008 Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Đơn giá xuất SL TT SL TT SL TT SL TT 1521 Paracetamol Kg 45 22.500.000 1000 550.000.000 500 275.000.000 545 297.500.000 550.000 Vitamin B1 Kg 394,24 176.454.491,1 307,496 137.629.490 86.744 38.825.000,96 447.581,4 Cộng 36.768.050 1.197.641.938 1.143.286.936 491.123.052 1522 Nhãn Cefaxilin Tờ 122.575,6 7.449.519 140.000 11.830.952 114.584,4 9.683.160,974 147.991,2 9.597.310,026 84,5068 Đơn Diclofenac Cái 113.904 4.747.601,6 142.100 8.989.700,72 115.500 7.306.899,6 140.504 6.430.402,72 63,2632 Cộng 20.045.648 27.107.336 18.500.032 26.652.952 1527 Màng Para xanh Kg 35 7.411.600 26,9 5.696.344 8,1 1.715.256 211.760 Hộp Diclofenac Cái 826.600 177.636.340 826.600 177.636.340 21.490 Cộng 605.378.000 532.227.842 73.150.158 Sau khi lập xong sổ giá thành NVL của các phân xưởng, kế toán lập bảng tổn hợp tồn NVL ở các phân xưởng sản xuất chính. BẢNG TỔNG HỢP TỒN NVL Ở PHÂN XƯỞNG Tháng 02/2008 Đơn vị tính: đồng 1521 1522 1527 Tồn đầu tháng Tồn cuối tháng Tồn đầu tháng Tồn cuối tháng Tồn đầu tháng Tồn cuối tháng Tiêm (1541.1) 79.856 2.341.850 3.756.339 13.695.105 13.875.353 Viên 1 (1541.3V) 36.768.050 91.123.052 20.045.648 26.652.952 73.150.158 Viên 2 (1541.3P) 728.780.106 449.747.743 3.885.634 4.270.698 208.225.567 204.417.171 Kháng sinh (1541.4) 54.355.022 18.752.245 23.319.056 60.100.818 78.858.766 Kháng sinh liên doanh (1541.5) 1.864.412 1.864.412 5.341.961 4.994.145 6.198.820 5.084.415 Cộng 767.402.568 192.470.085 50.367.318 62.993.190 108.220.310 185.385.863 Biểu 2.14: Bảng tổng hợp tồn NVL ở phân xưởng. BẢNG PHÂN BỔ NVL (Tháng 02/2008) Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 1521 TK 1522 TK1523 TK 1524 TK 1525 TK1527 - 1541 7.768.106.722 147.524.706 5.006.734 1.972.795.735 + 1541.1 205.362.915 12.906.023 5.006.734 460.626.055 + 1541.3V 1.143.286.936 15.500.032 532.227.842 +1541.3P 3.300.000.138 53.179.449 475.734.172 +1541.4 2.619.456.603 4.151.753 255.875.337 +1541.5 500.000.060 18.787.449 248.332.429 - 1542 13.750.000 575.960 60.888.832 54.448.000 + 1542.1 575.960 353.527 54.448.000 + 1542.2 + 1542.3 60.535.305 + 1542.5 13.750.000 + 1542.8 + 1542.9 - 1543 105.350.000 - 627 5.960.411 14.875.245 1.435.895 13.609.497 205.000 11.990.203 + 627.1 109.000 5.345.597 556.313 751.193 + 627.3V 5.371.027 5.350.312 28.282 930.540 5.295.640 + 627.3P 115.221 1.900.000 400.500 12.678.957 3.038.000 + 627.4 256.448 1.529.336 450.800 791.075 + 627.5 108.715 750.000 205.000 2.114.295 - 632 298.939.118 22.000.000 - 641 5.487.739 1.532.220 - 642 10.350.000 7.888.250 578.832 875.000 23.748.935 4.631.432 Cộng 8.097.106.251 67.902.293 68.932.497 23.953.935 2.118.299.590 BẢNG KẾ SỐ 3: TÍNH GIÁ THÀNH THỰC TẾ NVL Tháng 02/2008 Chỉ tiêu 1521 1522 1523 1524 1525 1527 1. Số dư đầu tháng 11.980.677.350 781.515.876 62.125.103 305.869.450 5.027.972 7.003.478.700 2. Số phát sinh trong tháng 7.877.505.840 12.183.980 65.162.200 90.000.000 20.655.423 1.418.119.593 - Từ NKCT số 1 (ghi Có TK 111) 4.257.840 1.058.000 52.000 12.535.478 - Từ NKCT số 5 (ghi Có TK 331) 7.873.248.000 11.125.980 65.110.200 90.000.000 20.655.423 1.405.584.115 3. (1) + (2) 19.858.183.190 793.699.856 127.278.303 395.869.450 25.683.395 8.421.598.293 4. Hệ số chênh lệch 5. Xuất dùng trong tháng 8.097.106.251 176.351.900 67.902.293 68.932.497 23.953.935 2.118.299.590 6. Tồn kho cuối tháng (3 – 5) 11.761.076.939 617.347.956 59.385.010 326.936.953 1.729.460 6.303.298.503 Biểu 2.16: trích bảng kê số 3 Biểu 2.17: trích bảng kê số 5 BẢNG KẾ SỐ 5 Tháng 02/2008 TK ghi Có TK ghi Nợ 1521 1522 1523 1524 1525 1527 Cộng - TK 641 5.487.739 1.532.220 449.974.537 + 6411 5.487.739 1.532.220 29.936.200 + 6412 11.109.819 + 6413 + 6414 5.203.804 + 6417 + 6418 403.724.714 - TK 642 10.350.000 7.888.250 578.832 875.000 23.748.935 4.631.432 826.659.152 + 6421 10.350.000 7.888.250 578.832 875.000 23.748.935 4.631.432 308.845.516 + 6422 76.640.114 + 6423 + 6424 58.573.040 + 6425 + 6427 + 6428 382.600.482 Cộng 10.350.000 13.375.989 578.832 875.000 23.748.935 6.163.652 1.276.633.689 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Tháng 02/2008 TK ghi Có TK ghi Nợ 1521 1522 1523 1524 1525 1527 Các TK phản ánh ở các NKCT khác Tổng NKCT số 1 NKCT số 5 1541 7.768.106.722 147.524.706 5.006.734 1.972.795.735 1542 13.750.000 575.960 60.888.832 54.448.000 1543 5.960.411 105.350.000 627 5.487.739 14.875.245 1.435.895 13.609.497 205.000 11.990.203 641 10.350.000 1.532.220 642 10.350.000 7.888.250 578.832 875.000 23.748.935 4.631.432 Cộng A 7.803.654.872 170.864.161 67.910.293 67.932.497 23.953.935 2.096.299.590 10.230.615.348 1521 4.257.840 7.873.248.000 1522 1.058.000 111.125.980 1523 52.000 65.110.200 1524 90.000.000 1525 20.655.423 1527 12.535.475 1.405.584.115 Cộng B 17.903.315 9.565.700.518 9.583.627.033 Cộng (A + B) 7.803.654.872 170.864.161 67.910.293 67.932.497 23.953.935 2.069.299.590 17.903.315 9.565.723.718 Biểu 2.18: Trích NKCT số 7