Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng giao thông 18

á: Nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này, dựa tên giả định hàng nào nhập trước sẽ xuất trước, và trị giá NVL xuất kho sẽ đước tính bằng số lượng hàng xuất kho * đơn giá của hàng nhập kho theo thứ tự thời gian từ trước đến sau.NVL tồn kho được tính theo số lượng NVL tồn kho và đơn giá của những lô hàng nhập sau hiện còn. Trong phần hạch toán vật liệu ở Công ty Cổ phần XDGT 18 sử dụng các chứng từ kế toán: Hoá đơn GTGT. Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. II, Nội dung chi tiết của các loại chứng từ, sổ sách. 1, Hoá đơn GTGT: a) Mục đích: - Là cơ sở để chứng minh cho các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, là cơ sở để ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế về các hoạt động kinh tế tài chính đó. - Giúp cho kế toán quản lý được quá trình mua bán nguyên vật liệu, giúp cho việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi. - Hoá đơn GTGT giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tính trung thực, tính hiệu quả về mặt thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành, xác định trách nhiệm của đơn vị, bộ phận, cá nhân đối với hoạt động kinh tế tài chính, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hoạt động kinh tế tài chính, phân loại hoạt động kinh tế theo đối tượng để ghi sổ kế toán đúng đắn và quản lý có hiệu quả. - Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển và tin học được ứng dụng rộng rãi trong kế toán, các chứng từ cần được xây dựng, thiết kế như một phương tiện ghi nhận, lưu giữ thông tin để sử dụng trong kế toán đảm bảo cho các phương tiện kỹ thuật tin học sử dụng trong kế toán có thể thực hiện thu nhận thông tin đã được ghi nhận, lưu giữ. b) Yêu cầu: Những yếu tố cơ bản của hoá đơn là những yếu tố bắt buộc mà bất cứ hoá đơn nào cũng phải có: - Tên gọi của chứng từ: Mọi hoá đơn chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp các hoạt động kinh tế tài chính đều phải có tên gọi. Giúp cho việc phân loại, tổng hợp số liệu. - Ngày lập hoá đơn: phải ghi rõ ngày lập, số hiệu của hoá đơn, mã số thuế của đơn vị mua hàng. - Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu ( nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan tới hoạt động kinh tế tài chính ghi trong hoá đơn. Phải có chữ ký của kế toán trưởng- người kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính, chữ ký của thủ trưởng đơn vị- người phê duyệt và đóng dấu của đơn vị. - Nội dung tóm tắt các hoạt động mua bán cần diễn đạt gọn, rõ ràng, chính xác. - Các đơn vị đo lường cần thiết: Mỗi loại hàng hoá cần sử dụng đơn vị đo lường thống nhất. - Ngoài ra một số hoá đơn có thêm yếu tố thời gian thanh toán, hình thức thanh toán, thuế... - Các yếu tố này cần bố trí, sắp xếp hợp lý, đảm bảo cho việc ghi chép thuận tiện. c) Nội dung: - Nội dung của hoá đơn thể hiện ý nghĩa tính hợp pháp, hợp lý của hoạt động kinh tế tài chính, bởi vậy cần diễn đạt gọn, rõ ràng, chính xác giúp cho việc kiểm tra, thanh tra nội dung hoạt động kinh tế tài chính và ghi sổ kế toán hoạt động đó được đúng đắn. d) Phương pháp ghi chép. Hoá đơn GTGT gồm 3 liên: + Liên 1: Lưu tại cuống + Liên 2: Giao khách hàng + Liên 3: Lưu tại cuống( cuối tháng bỏ ra lưu theo chứng từ đã xuất). Biểu hoá đơn GTGT gồm 6 cột: + Cột 1: Ghi số thứ tự + Cột 2: Ghi tên hàng hoá, dịch vụ. + Cột 3: Ghi đơn vị tính. + Cột 4: Ghi số lượng + Cột 5: Ghi đơn giá + Cột 6: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá. - Cộng tiền hàng: Cộng dọc Cột 6. Ghi rõ mức thuế suất GTGT... %. Mức phí xăng dầu( nếu là hoá đơn mua dầu). - Tổng tiền thanh toán = Cộng tiền hàng + Thuế suất GTGT + Phí xăng dầu ( nếu có) - Ghi rõ tổng số tiền bằng chữ. e) Công việc của nhân viên kế toán: - Hạch toán ban đầu có thể do nhân viên kế toán hoặc những người có liên quan đến quá trình hoạt động kinh tế tài chính thực hiện. Các chứng từ liên quan đến quá trình hoạt động của đơn vị nảy sinh ở những thời điểm khác nhau, thời gian khác nhau đều phải được tập trung về bộ phận của kế toán của đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ để sử lý và sử dụng trong công tác kế toán, công tác quản lý. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ theo số liên quy định và bộ phận kế toán đơn vị thực hiện các công việc sau: - Kiểm tra chứng từ. Khi nhận được chứng từ kế toán thực hiện kiểm tra các nội dung: tính hợp pháp, hợp lệ của hoạt động kinh tế ghi trong chứng từ, tính rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực của các yếu tố. Những chứng từ không đảm bảo phải báo ngay cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để xử lý kịp thời. Những chứng từ đảm bảo không vi phạm mới sử dụng để ghi số kế toán. - Tập hợp, phân loại chứng từ phục vụ ghi sổ kế toán. - Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế. Việc luân chuyển cần tuân thủ những quy định của kế toán trưởng về thứ tự và thời gian. - Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Sau khi sử dụng, chứng từ cần được bảo quản và lưu trữ theo quy định mà nhà nước đã ban hành tránh gây hư hỏng, mất mát, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra. Trường hợp sảy ra mất mát phải báo cáo thủ trưởng, kế toán trưởng. - Sau đó kế toán hạch toán các chứng từ trên theo từng loại chi phí. -Tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn sẽ vào bên Có của sổ chi tiết thanh toán với người bán( khi chưa trả tiền hoặc mới trả được một ít). Với trường hợp đã thanh toán thì vào sổ nhật ký tiền mặt. VD: Ngày 6 tháng 7 năm 2006 Công ty Cổ phần XDGT 18 mua xi măng PCB 30. HOÁ ĐƠN GTGT (Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 06 tháng 03 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT- 01 Ký hiệu: AA/ 2003- T Số: 047601 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng. Địa chỉ: Cửa hàng 88 Linh Đàm. Tài khoản: MST: 5100100046. Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18. Địa chỉ: Cụm 10- Pháp Vân- Hoàng Liệt- Hoàng Mai- Hà Nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0109093258. STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 * 2 1, Xi măng bao PCB 30 Tấn 33 668.128, 22.050.006, Cộng tiền hàng: 22.050.006, Thuế GTGT 10%: 2.204.994, Tổng số tiền thanh toán: 24.255.000, (Bằng chữ: Hai mươi bốn triệu Hai trăm năm mươi lăm nghìn đồng./.) Người mua hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị. (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) HOÁ ĐƠN GTGT (Liên 2: Giao khách hàng) Ngày 06 tháng 03 năm 2006 Mẫu số: 01 GTKT- 01 Ký hiệu: AA/ 2003- T Số: 0056057 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng. Địa chỉ: Cửa hàng 88 Linh Đàm. Tài khoản: MST: 5100100046. Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18. Địa chỉ: Cụm 10- Pháp Vân- Hoàng Liệt- Hoàng Mai- Hà Nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0109093258. STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 * 2 1, Xi măng bao PCB 30 Tấn 6 668.128, 4.145.454, Cộng tiền hàng 4.145.454, Thuế GTGT 10%: 414.546, Tổng số tiền t.toán: 4.560.000, (Bằng chữ: Bốn triệu năm trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn./.) Người mua hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị. (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) 2, Phiếu nhập kho. a). Mục đích: - Phiếu nhập kho phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, sao chụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế tài chính đó. Nó là cơ sở để ghi chép, tính toán số liệu, tài liệu ghi sổ kế toán thông tin kinh tế và kiểm tra, quản lý các hoạt động kinh tế tài chính. - Lập phiếu nhập kho để xác định số lượng, chất lượng, giá cả của vật tư mua vào thực tế nhập kho, để ghi vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng. b) Yêu cầu: - Ghi đầy đủ tên người nhập, ngày nhập, tên vật tư, số lượng, đơn giá , thành tiền. Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tính trung thực, tính hiệu quả về mặt thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. - Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu ( nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan. Bắt buộc phải có chữ ký của của người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị và đóng dấu của đơn vị. c) Nội dung: - Phiếu nhập kho được dùng để tổng hợp tài liệu từ các chứng từ gốc cùng loại, phục vụ việc ghi sổ kế toán được thuận lợi. Cần phải kèm theo các chứng từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế, quản lý. d) Phương pháp ghi chép: - Phiếu nhập kho đươc ghi thành 3 liên cụ thể như sau: + Liên 1: Lưu tại phòng tài vụ. + Liên 2: Giao cho nhân viên vật tư. + Liên 3: Giao cho thủ kho giữ. - Biểu phiếu nhập kho gồm 8 cột: + Cột A: Ghi số thứ tự. + Cột B: Ghi tên vật liệu, Công cụ dụng cụ sản phẩm hàng hoá. + Cột C: Mã số vật liệu. + Cột D: Đơn vị tính. + Cột 1 : Số lượng theo chứng từ( hoá đơn hoặc lệnh nhập). + Cột 2 : Ghi số lượng thực nhập vào kho. + Cột 3 : Đơn giá( giá hạch toán hoặc giá hoá đơn). + Cột 4 : Thành tiền = Số lượng thực nhập * Đơn giá. - Dòng tổng cộng: Cộng dọc Cột 4. Ghi tổng số tiền của các loại vật tư. - Ghi rõ tổng số tiền bằng chữ trên phiếu nhập kho. - Căn cứ phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 152 Có TK111, 112, 331... e) Công việc của nhân viên kế toán. - Nếu chấp nhận mua thì kế toán vật liệu ở phòng tài vụ sẽ nhập phiếu nhập kho cùng hoá đơn mua hàng xuống kho giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và tình hình thực tế vật tư. Sau khi tiến hành kiểm nhận số lượng thủ kho sẽ ghi vào cột thực nhập co cả 3 liên của phiếu nhập kho và cùng người giao hàng ký tên vào 3 liên của phiếu nhập kho. - Sau khi ghi vào thẻ kho thủ kho sẽ chuyển vào phòng tài vụ Công ty để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi vào thẻ kho và chỉ theo dõi chỉ tiêu, số lượng về nhập, xuất, tồn kho từng loại vật liệu mà không theo dõi về giá trị của vật liệu. - Dựa vào số lượng và đơn giá ở Cột 1 và Cột 2 trong hoá đơn GTGT kế toán ghi vào Cột 1,2,3 trong phiếu nhập kho để theo dõi quá trình mua hàng và tiêu thụ hàng hoá trong kỳ.Từ đó làm căn cứ để ghi vào thẻ kho. Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Bộ phận: Mẫu số: 01- VT. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 09 tháng 03 năm 2006 Số: 23/ 03 Họ tên người giao hàng: Hoàng Văn Lực. Theo HĐ số 0056057 ngày 09 tháng 03 năm 2006 của. Nhập tại kho: Kho vật tư số 1. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1, Xi măng bao PCB 30 B30 Tấn 6 6 668.128 4.145.454, Cộng 4.145.454, Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Bốn triệu một trăm bốn muơi lăm nghìn bốn trăm bốn muơi lăm./. Số chứng từ gốc kèm theo: 01. Ngày 09 tháng 03 năm 2006. Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Bộ phận: Mẫu số: 01- VT. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 06 tháng 03 năm 2006 Số: 22/ 03 Họ tên người giao hàng: Hoàng Văn Lực. Theo HĐ số 047601 ngày 06 tháng 03 năm 2006 của. Nhập tại kho: Kho vật tư số 1. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1, Xi măng bao PCB 30 B30 Tấn 33 33 668.128 22.050.006, Cộng 22.050.006, Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Hai mươi hai triệu khong trăm năm mươi nghìn không trăm linh sáu đồng./. Số chứng từ gốc kèm theo: 01. Ngày 06 tháng 03 năm 2006. Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng 3, Phiếu xuất kho. a) Mục đích: - Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ dụng cụ sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. b) Yêu cầu: - Ghi đầy đủ các khoản theo quy định như người nhận hàng, đơn vị, lý do xuất kho. Số lượng, đơn giá, thành tiền. - Ký và ghi rõ họ tên của người lập phiếu, người nhận phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc. c) Nội dung: - Trong quá trình thi công kế toán công trường căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật liệu, làm thủ tục xuất kho vật liệu sử dụng cho thi công căn cứ vào chứng từ xuất kho kế toán vào sổ chi tiết vật liệu. d) Phương pháp ghi chép: - Góc bên trái của phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị( hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho, phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. - Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị bộ phận, số và ngày, tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. - Cột A,B,C,D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hoá. - Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người( bộ phận) sử dụng. - Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu) - Cột 3: Kế toán ghi đơn giá. - Cột 4: Tính giá thành tiền của từng loại vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho ( Cột 4 = Cột 2 * Cột 3). - Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, hàng hoá công cụ dụng cụ thực tế đã xuất kho. - Dòng “ tổng số tiền bằng chữ”: Ghi tổng số tiền bằng chữ trên phiếu xuất kho. e) Công việc của nhân viên kế toán. - Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập thành 3 liên( đặt giấy than viết 1 lần) . Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho Giám đốc hoặc người uỷ quyền duyệt( ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thu kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho( ghi rõ họ tên). + Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu. + Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán. + Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. - Dựa vào phiếu xuất kế toán ghi số liệu ở Cột 2 vào Cột 2 của thẻ kho cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá. Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Bộ phận: Mẫu số: 02- VT. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 07 tháng 03 năm 2006 Số: 15/ 03 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Cảnh Hậu. Địa chỉ: Đội xây dựng công trình số 2 Lý do xuất kho: xuất cho đội xây dựng công trình số 2 Xuất tại kho: Kho vật tư số 1. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1, Xi măng bao PCB 30 B30 Tấn 30 30 668.128, 20.043.840, Cộng 20.043.840, Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Hai mươi triệu không trăm bốn mươi ba nghìn tám trăm bốn mươi đồng./. Số chứng từ gốc kèm theo: 02. Ngày 07 tháng 03 năm 2006. Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Bộ phận: Mẫu số: 02- VT. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 09 tháng 03 năm 2006 Số: 16/ 03 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Cảnh Hậu. Đia chỉ: Đội xây dựng công trình số 2. Theo HĐ số 047601 ngày 06 tháng 03 năm 2006 của. Xuất tại kho: Kho vật tư số 1. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1, Xi măng bao PCB 30 B30 Tấn 9 9 Cộng Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Số chứng từ gốc kèm theo: 01. Ngày 09 tháng 03 năm 2006. Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc 4, Thẻ kho. a) Mục đích: - Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng thứ NVL, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá ở từng kho. Làm căn cứ xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. b) Yêu cầu: _ Thẻ kho là sổ tờ rơi. Nếu đóng thành quyển thì gọi là “ sổ kho”. Thẻ tờ rơi sau khi dùng xong phải đóng thành quyển. “ Sổ kho” hoặc “ thẻ kho” sau khi đóng thành quyển phải có chữ ký của Giám Đốc. c) Nội dung: - Mỗi thẻ kho dùng cho một loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. d) Phương pháp ghi sổ: - Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. - Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính số tồn kho. + Cột A: Ghi số thứ tự. + Cột B: Ghi ngày tháng của phiếu nhập kho, xuất kho. + Cột C, D: Ghi số hiệu của phiếu nhập kho hoặc xuất kho. + Cột E: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Cột F: Ghi ngày nhập, xuất kho. + Cột 1: Ghi số lượng nhập kho. + Cột 2: Ghi số lượng xuất kho. + Cột 3: Ghi số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày. e) Công việc của nhân viên kế toán: - Theo định kỳ, nhân ciên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho( Cột G). - Sau mỗi lần kiểm kê phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên thẻ kho cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê theo chế độ quy định. - Kế toán dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất để vào thẻ kho. Nhập số liệu vào thẻ kho chỉ nhập phần số lượng. - Kế toán lấy số liệu ở ( Cột 2) trên phiếu nhập điền vào ( Cột 1) trên thẻ kho và lấy số liệu ở ( Cột 2) trên phiếu xuất điền vào ( Cột 2) trên thẻ kho. Trên thẻ kho ghi rõ số lượng tồn cuối ngày. - Sau đó dựa vào số lượng ghi trong thẻ kho để vào sổ chi tiết vật liệu. ( Cột 1) và ( Cột 2) trên thẻ kho sẽ lần lượt được vào ( Cột 2) và ( Cột 4) trên sổ chi tiết vật liệu. Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Địa chỉ: Mẫu số:S12- DN THẺ KHO ( SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 06 tháng 03 Tở số: 10 Tên, nhãn hệu, quy cách vật tư: Xi măng PCB 30 Đơn vị tính: tấn Mã số: B30 STT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 06/03/04 22/3 Mua xi măng 33 33 2 07/03/04 15/3 Xuất xi măng 30 3 3 09/03/04 23/3 Mua xi măng 6 4 09/03/04 16/3 Xuất xi măng 9 0 5 10/03/04 24/3 Mua xi măng 20 6 10/03/04 25/3 Mua xi măng 5 25 7 15/03/04 17/3 Xuất xi măng 2 23 8 16/03/04 26/3 Mua xi măng 5 28 Cộng cuối kỳ - Sổ này có 59 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 59. - Ngày mở sổ: Ngày 30 tháng 03 năm 2006. Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Địa chỉ: Mẫu số:S12- DN THẺ KHO ( SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 06 tháng 03 Tở số: 11 Tên, nhãn hệu, quy cách vật tư: Xi măng PCB 30 Đơn vị tính: tấn Mã số: B30 STT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 9 20/03/04 27/3 Mua xi măng 12 40 10 21/03/04 18/3 Xuất xi măng 15 25 11 24/03/04 28/3 Mua xi măng 60 85 12 28/03/04 19/3 Xuất xi măng 20 65 13 30/03/04 20/3 Xuất xi măng 65 0 Cộng cuối kỳ 141 141 0 - Sổ này có 59 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 59. - Ngày mở sổ: Ngày 30 tháng 03 năm 2006. Thủ kho Kế toán trưởng Giám Đốc 5, Sổ chi tiết vật liệu. a) Mục đích: - Dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất và tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng thứ nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá ở từng kho làm căn cứ đối chiếu với việc ghi chép của thủ kho. b) Yêu cầu: - Số liệu ghi vào các chỉ tiêu trong bảng chi tiết vật liệu phải chính xác, trung thực, đúng với thực tế tình hình hoạt động của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán. Từ đó giúp cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá đúng đắn tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị. c) Nội dung: - Sổ này được mở theo từng tài khoản( nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm hàng hoá: 152, 153, 155, 156) theo từng kho và theo từng thứ vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá. d) Phương pháp ghi chép: - Cột A, B: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá. - Cột C: Ghi diễn giải nội dung của chứng từ để ghi sổ. - Cột D: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng. - Cột 1: Ghi đơn giá( giá vốn) của 1 đơn vị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập, xuất kho. - Cột 2: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá nhập kho. - Cột 3: Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho ghi giá trị( số tiền) vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá nhập kho( Cột 3 = Cột 1 * Cột 2) - Cột 4: ghi số lượng sản phẩm, dụng cụ, hàng hoá xuất kho. - Cột 5: Ghi giá trị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho ( Cột 5 = Cột 1 * Cột 4). - Cột 6: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tồn kho. - Cột 7: Ghi giá trị vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tồn kho ( Cột 7 = Cột 1 * Cột 6) e) Công việc của nhân viên kế toán. - Kế toán tập hợp các số liệu trên các phiếu xuất, phiếu nhập để vào sổ chi tiết vât liệu. Kế toán phải kiểm tra kỹ và đối chiếu chính xác số liệu với thẻ kho của thủ kho về số lượng xuất, nhập tồn rồi nhân ngược lại với giá. - Kế toán tập hợp sổ chi tiết vật liệu của tất cả các vật liệu sản phẩm, hàng hoá ( Vào sổ chi tiết từng loại). Từ đó làm căn cứ vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu các vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. - Kế toán lấy số liệu trên thẻ kho ( Cột 1 và Cột 2) lần lượt vào ( Cột 2), ( Cột 4) trên sổ chi tiết vật liệu. - Dựa vào đơn giá trên hoá đơn kế toán điền vào ( Cột 1) và nhân thành tiền ghi vào (Cột 3, cột 5) trên sổ chi tiết vật liệu. Kế toán ghi rõ số lượng và thành tiền tồn cuối ngày. - Từ sổ chi tiết vật liệu kế toán làm căn cứ để vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu các vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. - Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết chỉ lấy tổng số tiền từng loại vật liệu, hàng hoá trên sổ chi tiết vật liệu. 6, Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu: a) Mục đích: - Dùng để tổng hợp phần giá trị từ các trang sổ, thẻ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá nhằm đối chiếu với số liệu tài khoản 152, 153, 155, 156, 158 trên sổ cái hoặc nhật ký sổ cái. b) Yêu cầu: - Số liệu ghi vào các chỉ tiêu trong bảng và giữa các bảng tổng hợp cân đối kế toán có sự phù hợp đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa các đối tượng kế toán. Yêu cầu này giúp cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán có thể kiểm tra tính chính xác, tính đúng đắn của thông tin kế toán. - Lập thêo đúng mẫu biểu đã ban hành, lập và gửi kịp thời, đúng thời hạn quy định. c) Nội dung: - Mỗi tài khoản vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá được lập một bảng riêng. Bảng này được lập vào cuối tháng, căn cứ vào số liệu dòng cộng trên sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá để lập. d) Phương pháp ghi chép: - Cột A: Ghi số thứ tự vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. - Cột B: Ghi tên, quy cách vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá( Mỗi thứ ghi một dòng). - Cột 1: Ghi giá trị tồn đầu kỳ( Số liệu dòng tồn đầu kỳ ở Cột 7 trên sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá) - Cột 2: Ghi giá trị nhập trong kỳ( Số liệu dòng cộng Cột 3 trên sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá). - Cột 3: Giá trị xuất trong kỳ( Lấy số liệu dòng cộng Cột 5 trên sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá). - Cột 4: Giá trị tồn cuối kỳ( Lấy số liệu tồn cuối kỳ ở Cột 7 trên sổ chi tiết vật liệu). e) Công việc của nhân viên kế toán: - Sau khi ghi xong tiến hành cộng bảng tổng hợp. Số liêu trên dòng tổng cộng được đối chiếu với số liệu trên nhật ký sổ cái hoặc trên sổ cái tài khoản 152. + Số liệu Cột 1: Được đối chiếu số dư đầu kỳ. + Số liệu Cột 2: Được đối chiếu với số phát sinh Nợ. + Số liệu Cột 3: Được đối chiếu với số phát sinh Có. + Số liệu Cột 4: Đối chiếu với số dư cuối kỳ. - Dựa vào tổng số tiền ở ( Cột 3 và Cột 5) trong sổ chi tiết vật liệu các vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá kế toán vào ( Cột 2, Cột 3) trong bảng tổng hợp chi tiết vật liệu tài khoản 152. VD: Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu tháng 7 năm 2006 tại Công ty Cổ phần XDGT 18. Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Mẫu số: S11- DN Bộ phận BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản: 152. Tháng 03 năm 2006. STT Tên quy cách vật liệu, dụng cụ, hàng hoá Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Xi măng PCB 30 0 94.207.830 94.207.830 0 2 Vải địa kỹ thuật 0 30.681.810 25.250.000 5.4310810 3 Thép cuộn 0 75.205.840 60.953.000 14.252.840 4 Cống 25.460.000 30.350.000 50.640.000 5.170.000 5 Cát đen 0 100.002.000 100.002.000 0 6 Đá 2* 4 0 43.621.500 43.621.500 0 7 Cát vàng 0 296.904.709 296.904.709 0 Cộng 25.460.000 670.973.689 671.579.039 24.854.650 Ngày 30 tháng 03 năm 2006. Người lập Kế toán trưởng 7, Sổ nhật ký tiền mặt: a) Mục đích: - Sổ này dùng cho thủ quỹ ( hoặc dùng cho kế toán tiền mặt) để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị. b) Yêu cầu: - Sổ này mở cho thủ quỹ: Mỗi quỹ dùng một sổ hay một số trang sổ. Sổ này cũng dùng cho kế toán chi tiết quỹ tiền mặt và tên sổ sửa lại là “ Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt”. Tương ứng với một sổ của thủ quỹ thì có một sổ của kế toán cùng ghi song song. c) Nội dung: - Sổ nhật ký tiền mặt đươc lập đế theo dõi phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt d) Phương pháp ghi chép: - Căn cứ để ghi sổ nhật ký tiền mặt là các phiếu thu, phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ. + Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ. + Cột B,C: Ghi số hiệu và ngày tháng của chứng từ có liên quan. + Cột D: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế. + Cột E: Ghi tài khoản đối ứng. + Cột 1, 2: Ghi số tiền phát sinh ( Nợ, Có). e) Công việc của nhân viên kế toán: - Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa “ Sổ chi tiết kế toán quỹ tiền mặt” với “ Sổ quỹ tiền mặt”. - Để theo dõi quỹ tiền mặt, kế toán phải chú ý ghi Cột E “ tài khoản đối ứng” để phản ánh số hiệu tài khoản đối ứng với từng nghiệp vụ ghi Nợ, từng nghiệp vụ ghi Có của tài khoản 111_ Tiền mặt. Công ty Cổ phần XDGT 18 SỔ NHẬT KÝ TIỀN MẶT Từ ngày 01/03/2006 đến ngày 30/03/2006 Tài khoản: 111- Tiền mặt. Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh Số Ngày Nợ Có A B C D E 1 2 Số dư đầu kỳ 387.150.000 25/3 20 25/3 Trả tiền mua xi măng 152 94.343.236 27/3 6 27/3 Thanh toán tiền tiếp khách 6428 95.000 30/3 7 30/3 Trả tiền vận chuyển máy 6427 50.400.000 Cộng phát sinh 0 144.838.236 Dư cuối kỳ 242.311.764 Ngày 30 tháng 03 năm 2006. Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ 8, Sổ nhật ký chung ( Mẫu số 03a _ DN ) a) Mục đích: - Sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó lấy số kiệu từ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. b) Yêu cầu: - Phù hợp với các đơn vị có quy mô vừa, có nhiều cán bộ nhân viên kế toán sử dụng máy tính trong công tác kế toán. c) Nội dung: - Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản ( Định khoản kế toán) để phục việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái. d) Phương pháp ghi chép: - Sổ nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này. + Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ. + Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. + Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của chứng từ kế toán. + Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào sổ Cái. + Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung. + Cột H: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng. + Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Nợ. + Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các tài khoản ghi Có. - Cuối trang sổ, cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang. e) Công việc của nhân viên kế toán: - Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái, kế toán có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt ( Nhật ký tiền mặt) để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó. Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để trách sự trùng lặp các nghiệp vụ kế toán đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung nữa. Kế toán sử dụng sổ Nhật ký chung để ghi chép tất cả các nghệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và theo từng quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó lấy số liệu từ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ Cái. Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18 Mẫu số : S03- DN Địa chỉ: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/03/2006 đến ngày 30/03/2006. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ Cái TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 10/01 PN1 10/1 Mua vải địa kỹ thuật * 152 30.681.810 11/01 015972 11/1 Trả bằng tiền mặt 111 30.681.810 12/01 0088668 12/1 Mua xi măng( Cty VTKT xi măng) * 152 22.050.006 14/01 0088668 14/1 Trả bằng chuyển khoản 112 22.050.006 24/01 PN3 24/1 Mua thép cuộn( Cty navico) * 152 60.952.376 25/01 0060458 25/1 Trả bằng TM 111 60.952.376 30/01 PC1 30/1 Nộp thuế GTGT 3331 20.000.000 Nộp thuế GTGT 1121 20.000.000 31/01 PC2 31/1 Trả tiền thuê bãi để xe 6429 3.000.000 Trả tiền thuê bãi để xe 111 3.000.000 11/02 PN2 11/2 Mua xi măng * 152 66.150.018 12/02 0060885 12/2 Trả bằng tiền chuyển khoản 1121 66.150.018 15/02 007120 15/2 Mua đá các loại * 152 4.145.454 20/02 20/2 Trả bằng chuyển khoản 1121 4.145.454 21/02 PC4 21/2 Nộp thuế GTGT 33311 21.500.000 Nộp thuế GTGT = TM 1111 21.500.000 23/02 0070798 23/2 Thí nghiệm đợt 4 * 6427 10.834.963 Nộp bằng tiền mặt 1111 10.834.963 27/02 PN4 27/02 Mua xi măng * 152 13.161.816 28/02 0045701 28/02 Trả bằng tiền mặt 111 13.161.816 29/02 PC5 29/02 Taxi trở ông Hà đi ngân hàng 6428 448.000 Trả bằng tiền mặt 1111 448.000 30/02 012589 30/02 Trả tiền điện thoại * 6428 1.250.000 Nộp bằng tiền mặt 1111 1.250.000 06/03 056057 06/03 Mua xi măng * 152 22.050006 09/03 047601 09/03 Mua xi măng * 152 4.145.454 10/03 24/03 10/03 Mua xi măng * 152 13.362.560 10/03 25/03 10/03 Mua xi măng * 152 3.340.000 16/03 26/03 16/03 Mua xi măng * 152 3.340.000 20/03 27/03 20/03 Mua xi măng * 152 8.017.536 24/03 28/03 24/03 Mua xi măng * 152 40.087.680 25/03 PC20 25/03 Trả bằng tiền mặt * 1111 94.343.236 27/03 PC6 27/03 Thanh toán tiền tiếp khách 6428 95.000 Trả bằng tiền mặt 1111 95.000 30/03 PC7 30/03 Trả tiền vận chuyển máy 6427 50.400.000 Trả bằng tiền mặt 1111 50.400.000 Tổng cộng 399.012.679 399.012.679 Ngày 30 tháng 03 năm 2006. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc 9, Sổ Cái tài khoản 152 a) Mục đích: - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. b) Yêu cầu: - Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. c) Nội dung: - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng. - Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên bảng tổng hợp chi tiết hoặc Sổ kế toán chi tiết. d) Phương pháp ghi chép: Cách ghi sổ Cái được quy định như sau: - Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ. - Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ. - Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột E: Ghi số trang của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này. - Cột G: Ghi số dòng của Sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này. - Cột H: Ghi số liệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh với tài khoản trong Sổ Cái này( Tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau). - Cột 1,2: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế. e) Công việc của nhân viên kế toán: - Đầu tháng ghi số dư đầu kỳ của tài khoản vào dòng đầu tiên, cột số dư( Nợ hoặc Có). Cuối tháng, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng luỹ kế số phát sinh từ đầu quý của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. - Kế toán căn cứ vào số liệu ở Nhật ký chung và các sổ Nhật ký chuyên dùng hàng ngày ghi vào sổ Cái tài khoản 152. Đơn vị: Công ty cổ phần XDGT 18. Mẫu số: S02c1- DN Địa chỉ: SỔ CÁI TÀI KHOẢN ( Dùng cho hình thức kế toán nhật ký chung) Tài khoản: 152. Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 30/03/2006. Số dư đầu kỳ: 0 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang sổ STT dòng Nợ Có A B C D E F G 1 2 Số dư đầu năm 0 10/1 PN1 10/01 Mua vải địa kỹ thuật 1 1 331 30.681.810 12/1 00868 12/01 Mua xi măng 1 3 111 22.050.006 24/1 00658 24/01 Mua thép cuộn 1 5 111 60.952.376 11/2 PN2 11/02 Mua xi măng 1 7 331 66.150.018 15/2 00720 15/02 Mua đá các loại 1 9 331 4.145.454 23/2 00798 23/02 Thí nghiệm đợt 4 1 15 111 10.834.963 27/2 PN3 27/02 Mua xi măng 2 5 111 13.161.816 6/03 04701 6/03 Mua xi măng 2 6 331 22.050.006 09/3 00557 09/03 Mua xi măng 2 7 331 4.145.454 10/3 24/03 10/03 Mua xi măng 2 8 112 13.362.560 10/3 25/03 10/03 Mua xi măng 2 9 111 3.340.640 16/3 26/03 16/03 Mua xi măng 2 10 331 3.340.640 20/3 27/03 20/03 Mua xi măng 2 11 111 8.017.536 24/3 28/03 27/03 Mua xi măng 2 12 112 40.087.680 Cộng 302.320.959 Ngày 30 tháng 03 năm 2006. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc PHẦN III: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 18 I, Nhận xét, đánh giá: Việc đổi mới hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay là một việc làm mang tính thời sự và có ý nghĩa thiết thực đối với quản lý kinh tế. Bằng công cụ kế toán, các nhà quản lý mà trực tiếp là lãnh đạo công ty có thể kiểm tra, kiểm soát toàn bộ tình hình tài chính, sản xuất và kết quả thu được trong quá trình sản xuất. Sử dụng nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả, tiết kiệm, giảm tối đa yếu tố chi phí nguyên vật liệu trong giá thành mà vẫn đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ mỗi công trình là mục tiêu hàng đầu mà các doanh nghiệp xây dựng quan tâm. Như vậy công tác kế toán không chỉ dừng lại ở việc phản ánh trên sổ sách, chưng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời, mà còn phải hiểu biết tính năng, công dụng của nó trong quá trình sản xuất, để từ đó lựa chọn những chủng loại vật liệu thích hợp có thể thay thế nhằm đạt hiệu quả cao nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất. Từ những quan điểm đổi mới hiện nay và những vấn đề còn tồn tại trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần XDGT 18, trên cơ sở kiến thức đã học và sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Lợi, em đã mạnh dạn đưa ra những ý kiến đề xuất với mong muốn góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty. Vì thời gian thực tập khong nhiều và trình độ còn hạn chế nên sự nhận thức, nội dung trình bày cũng như phương pháp đánh giá của cá nhân em chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết, do vậy để tài này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô và bạn bè để chuyên để này hoàn thiện và có ý nghĩa thực tiễn. Em xin trân thành cảm ơn các anh chị trong phòng kế toán của Công ty Cổ phần XDGT 18 đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập và hoàn thành chuyên để tốt nghiệp này. Đặc biệt em xin cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quốc Trung đã tận tình hướng dẫn để chuyên đề của em được hoàn chỉnh. II, So sánh sự giống nhau và khác nhau giữa lý luận và thực tế. Trong quá trình hoạt động của đơn vị, hoạt động kinh tế tài chính diễn ra rất đa dạng, phong phú và được phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, trung thực và chính xác vào các bảng chứng từ kế toán. Tuy nhiên những thông tin về hoạt động kinh tế tài chính phản ánh trong các bảng chứng từ kế toán chỉ là những thông tin riêng biệt về từng hoạt động thông tin kinh tế tài chính. Để quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, những thông tin phản ánh trong các bảng chứng từ kế toán cần phải được phân loại và phản ánh một cách có hệ thống vào các tài khoản kế toán trong các tờ sổ kế toán phù hợp. * Sự khác nhau giữa lý luận và thực tế. - Do điều kiện hoạt động của công ty, cần có sự quản lý tất cả các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong kỳ hạch toán theo trình tự thời gian diễn ra hoạt động và theo trình tự thời gian bộ phận kế toán nhận được chứng từ kế toán phản ánh hoạt động kinh tế tài chính. Do đó Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chung. Sử dụng sổ ghi theo thứ tự thời gian cho phép nhận biết và kiểm tra được toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong đơn vị. Căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, tiến hành lập định khoản kế toán và ghi trực tiếp vào Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản. Căn cứ vào sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký chuyên dùng hàng ngày hay định kỳ, kế toán ghi vào tài khoản liên quan. Những chứng từ gốc phản ánh hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết, cụ thể, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các sổ chi tiết lập các bảng chi tiết số phát sinh, căn cứ vào số liệu ở sổ Cái tài khoản lập bảng đối chiếu số phát sinh. Sau khi đối chiếu đảm bảo số liệu phù hợp, căn cứ số liệu ở bảng đối chiếu số phát sinh và các bảng đối chiếu số phát sinh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác. Như vậy hình thức kế toán Nhật ký chung, việc ghi sổ kế toán, kiểm tra đối chiếu số liệu ghi chép trên sổ kế toán trong chừng mực nào đó tương tự như việc ghi sổ kế toán, kiểm tra đối chiếu số liệu ghi chép trên sổ kế toán. - Còn trong lý luận sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ có 10 Nhật ký chứng từ, được đánh số thứ tự từ Nhật ký chứng từ số 1 đến Nhật ký chứng từ số 10. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. Một NKCT có thể mở cho một tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Khi mở Nhật ký chứng từ dùng chung cho nhiều tài khoản thì trên NKCT đó số phát sinh của mỗi tài khoản. Trong mọi trường hợp số phát sinh bên Có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ánh trên một NKCT và từ NKCT này ghi vào sổ Cái một lần vào cuối tháng. Số phát sinh Nợ của mỗi tài khoản được phản ánh trên các NKCT khác nhau, ghi Có các tài khoản có liên quan đối ứng Nợ với tài khoản này và cuối tháng được tập hợp vào Sổ Cái từ các NKCT đó. Để phục vụ nhu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, một số NKCT có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh Nợ, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản. Số liệu của các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích không dùng để ghi sổ Cái. Căn cứ để ghi chép các NKCT là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ. NKCT phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khoá sổ NKCT cũ và mở NKCT mới cho tháng sau. Mỗi lần khoá sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ NKCT cũ sang NKCT mới tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản. III, Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây dựng giao thông 18. Công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần xây dựng giao thông 18 nhìn chung đã có nhiều cố gắng trong công tác hạch toán kế toán và đã đạt được những thành tựu đáng kể góp phần đưa công ty lên một vị trí vững chắc trên thị trường. Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường, cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế, của quan hệ sản xuất, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải từng bước hoàn thiện hơn nữa. Có như vậy mới có thể phát huy một cách tốt nhất hiệu quả của công tác kế toán, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của quản trị doanh nghiệp trong công tác quản lý. Qua phân tích thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng giao thông 18, với đội ngũ cán bộ kế toán có nhiều năm kinh nghiệm nên công tác kế toán tại Công ty đã đạt được rất tốt. Bên cạnh những kết quả đạt được, phần kế toán vật liệu của Công ty vẫn còn những hạn chế cần khắc phục. Với thời gian thực tập và tìm hiểu về kế toán nguyên vật liệu, nên Em cũng mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị để góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty như sau : * Kiến nghị thứ nhất: Về việc phân loại nguyên vật liệu : Trong công tác xây dựng cơ bản, số lượng, chủng loại nguyên vật liệu rất lớn. Do vậy, cần thiết phải có quy định số hiệu cho từng thứ nguyên vật liệu mà mở sổ danh điểm nguyên vật liệu, đặc biệt trong điều kiên sử dụng tin học trong công tác kế toán. Khi sử dụng ký hiệu để thay thế cho tên gọi, nhãn hiệu, quy cách nguyên vật liệu thì trước hết công ty nên phân loại nguyên vật liệu dựa vào tác dụng, tính năng tương đồng thành từng loại chính. Sau đó, chi tiết từng loại thành nhóm, mỗi nhóm gồm nhiều thứ. Mỗi loại, mỗi nhóm, mỗi thứ nguyên vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp theo một trật tự thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một loại nguyên vật liệu nào đó. Hơn nữa, công ty cần tạo lập một mã nguyên vật liệu thống nhất giữa các bộ phận, phòng ban liên quan đảm bảo tính khoa học, hợp lý. Toàn bộ nguyên vật liệu của công ty hiện nay có thể được phân thành 5 loại: + Nguyên vật liệu chính: Là toàn bộ những nguyên vật liệu chính, chủ yếu tham gia cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Trong nguyên vật liệu chính bao gồm tất cả các nhóm nguyên vật liệu mà công ty đã phân loại như hiện nay. Cụ thể: - Nhóm xi măng( XM ) - Nhóm thép ( THEP ) - Nhóm cát ( CAT ) ... + Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất như: que hàn, các loại phụ gia... + Nhiên liệu:Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công công trình: xăng, dầu điêzen... + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, phương tiện vận tải: xăm, lốp, gioăng, hộp số, vòng đệm, thanh mài mòn, tấm mài mòn... + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại nguyên vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp: công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản. Cùng với việc phân loại nguyên vật liệu như trên TK 152- nguyên vật liệu được tổ chức thành các tài khoản cấp hai như sau: TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522- Nguyên liệu, vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1526- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản Trong từng loại nguyên vật liệu lại gồm các nhóm nguyên vật liệu. Do vậy, tài khoản cấp 2 có thể chi tiết theo tài khoản cấp 3. Ví dụ: TK 15211- Xi măng TK 15212- Thép TK 15213- Cát .... * Kiến nghị thứ hai Lập ban kiểm nghiệm vật tư và sử dụng “biên bản kiểm nghiệm”. Vật tư mua về trước khi nhập kho cần phải được kiểm nhận để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật liệu. Do đó công ty cần phải lập một ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư của công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của người cung cấp. Trường hợp chưa có hoá đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua bán để kiểm nhận, tuy nhiên theo thực tế của công ty hiện nay là hầu hết tất cả các trường hợp vật tư mua về đều có hoá đơn của bên bán do vậy chỉ cần căn cứ vào hoá đơn đó để kiểm nhận, như thế sẽ thuận tiện hơn. Trong quá trình kiểm nhận vật tư nhập kho, nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hợp đồng thì phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau. Còn nếu vật tư mua về dù số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất như trong hoá đơn của bên bán đã ghi thì ban kiểm nghiệm cũng phải lập biên bản để xác nhận. Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 96535 ngày 03/11/2005.Mua sơn và bi phản quang của Công ty cổ phần Sivico và thực tế kiểm nghiệm vật tư nhập kho, ban kiểm nghiệm vật tư có thể lập biên bản kiểm nghiệm như sau: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Căn cứ hoá đơn GTGT số 96535 ngày 03/11/ 2005 của Công ty cổ phần Sivico.Ban kiểm nghiệm chúng tôi gồm: 1. Đại diện vật tư: 2. Đại diện tài vụ: 3. Đại diện kho : Đã kiểm nghiệm số vật tư dưới đây do ông Ngô Văn Chúc trực tiếp nhận về, kết quả kiểm nghiệm như sau: STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng sai quy cách 1 Sơn trải đường Toàn diện Kg 6000 6000 0 2 Bi phản quang Toàn diện Kg 600 600 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm: Vật liệu mà Ông Chúc nhận về đúng với số lượng, phẩm chất, quy cách ghi trên hoá đơn GTGT số 96535 ngày 03/ 11/ 2005 của Công ty CP Sivico Đại diện vật tư Đại diện tài vụ Đại diện kho (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) *Kiến nghị thứ ba: Về hệ thống kho tàng Do nguyên vật liệu là một khoản chi chủ yếu trong giá thành công trình, vì vậy vấn đề sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu cần phải hết sức chú ý. Hiện nay ở công ty hệ thống kho tàng chưa đạt yêu cầu, điều đó có thể lý giải được là do diện tích của công ty khá nhỏ nhưng với sự phát triển ngày một nhanh và lớn mạnh của công ty thì việc mở rộng quy mô là điều tất yếu. Vậy, trong thời gian tới công ty nên đầu tư cải tạo, xây dựng mới thêm hệ thống kho để công tác quản lý vật liệu được tốt hơn. Đặc biệt, ngay tại công trình đang thi công cũng phải mở rộng hệ thống kho tàng để tránh tình trạng khó kiểm soát, nguyên vật liệu hư hỏng, hao hụt, mất mát... Xây dựng kho với định mức dự trữ tối thiểu vừa đủ để tránh không gây nên tình trạng gián đoạn thi công và định mức dự trữ tối đa cũng vừa đủ tránh dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Hơn nữa, công ty cần tổ chức sắp xếp lại kho tàng theo những đặc điểm tính chất hoá học của từng loại vật liệu sao cho hợp lý nhất. *Kiến nghị thứ tư: Về việc lập biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho cuối tháng Do hệ thống kho tàng ở công ty chưa tốt, có những nguyên vật liệu phải để cả ngoài sân nên việc hao hụt nguyên vật liệu và giảm chất lượng là điều dễ hiểu. Vì vậy để phục vụ cho viện quản lý và bảo quản nguyên vật liệu một cách tốt hơn, công ty nên lập biên bản kiểm kê vật tư hàng tháng để xác định khối lượng, chất lượng vật tư làm căn cứ xác định trách nhiệm trong công tác bảo quản, xử lý vật tư thừa thiếu và để kế toán vật tư hạch toán phần thiếu hụt này. * Kiến nghị thứ năm Hạch toán phần nguyên vật liệu hao hụt và kém phẩm chất Công ty chưa kiểm soát chặt chẽ khâu mua vật tư về, trong quá trình thu mua và nhập kho vẫn còn xảy ra trường hợp thiếu hụt vật liệu ngoài định mức cho phép, những khoản thiếu hụt này được hạch toán vào chi phí mua theo số tiền của số hàng đủ theo hợp đồng. Vì thế, để hạn chế các khoản tiêu hao giảm bớt chi phí bất hợp lý thì cần thiết phải hạch toán hợp lý số nguyên vật liệu thiếu hụt trong quá trình nhập kho. Trường hợp như vậy có thể hạch toán như sau: TK 1388,411 TK 331 TK 152 TK 1381 TK111, 1388, 334 Giá trị nguyên vật liệu thực nhập Thiếu hụt đã xác định được nguyên nhân, tuỳ trường hợp mà xử lý Thiếu hụt chưa xác định được nguyên nhân Khi có quyết định xử lý, tuỳ trường hợp mà kế toán ghi Trường hợp vật liệu mua về nhập vào kho nhưng bị phẩm chất kém so với chất lượng vật liệu ghi trên hợp đồng,kế toán vẫn hạch toán theo giá trị của vật liệu đủ tiêu chuẩn là chưa đúng, vật liệu kếm phẩm chất dẫn đến công trình thi công có chất lượng giảm sút nhưng giá thành lại không giảm làm cho uy tín của công ty giảm sút. Vì vậy, cần xác định chính xác số vật liệu kém phẩm chất và yêu cầu người bán phải giảm giá để kế toán của công ty hạch toán phần giảm ấy và theo đó giá thành công trình sẽ giảm tương ứng. TK111,112,331 TK152 Giá mua chưa có thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào TK133 Đối với vật liệu kém phẩm chất, kế toán tiến hành hạch toán như sau: (1) (2) Ghi chú: (1): Là giá trị của số hàng kém phẩm chất được người bán chấp nhận giảm giá (2): Số thuế GTGT đầu vào của số hàng kém phẩm chất được người bán chấp nhận giảm giá. §Ò tµi : KÕ to¸n nguyªn vËt liÖu Đơn vị: Công ty cổ phần XDGT 18 Mẫu số:S10- DN Bộ phận: SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 03 năm 2006 Tài khoản: 152 Tên kho: Kho vật tư số 1. Tên quy cách nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ( Sản phẩm, hàng hoá): Xi măng. Đơn vị tính: VNĐ Số chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 = 1* 2 4 5 = 1* 4 6 7 =1 * 6 8 26/3 16/03 Mua xi măng 331 668.128 5 3.340.640 28 18.707.584 27/3 20/03 Mua xi măng 111 668.128 12 8.017.526 40 27.525.120 18/3 21/03 Xuất xi măng 668.128 15 10.021.920 25 16.703.200 28/3 24/03 Mua xi măng 112 668.128 60 40.087.536 85 56.790.880 19/3 28/03 Xuất xi măng 668.128 20 13.362.560 65 43.428.320 20/3 30/03 Xuất xi măng 668.128 65 43.428.320 0 0 Tổng cộng 141 94.207.830 141 94.207.830 0 0 Ngày 30 tháng 03 năm 2006. Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám Đốc