Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty sản xuất và dịch vụ xuất khẩu Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh

Nguyên vật liệu của Nhà máy may Như Quỳnh có nhiều chủng loại, có vị trí, vai trò, tính năng khác nhau. Để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học, chính xác, đầy đủ, kịp thời cũng như do xuất phát từ đặc thù sản xuất kinh doanh đa dạng sản phẩm, nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu như sau: *Xét theo nguồn hình thành: -Nguyên vật liệu mua ngoài của một số khách hàng như: Công ty Dệt Việt Thắng, Công ty TNHN Liên Hải, Công ty Dệt 8-3, Công ty CP may Lê Trực… -Nguyên vật liệu do khách hàng mang đến (thuê gia công): Mascot, Newton,… *Xét theo vai trò trong sản xuất -Nguyên vật liệu chính: chủ yếu là các loại vải: vải cofina Việt Thắng, vải mỏng Choong Nam, vải Taffecta 190T,… -Vật liệu phụ: các loại cúc, khoá, chỉ, chun, mex,… -Nhiên liệu: xăng, dầu, than,… -Phụ tùng: bàn đạp, thoi, suốt,… -Văn phòng phẩm -Bao bì: túi nilon, hộp catton,… -Phế liệu: vải thừa, vải vụn,… II.3. Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng trên cơ sở các chứng từ liên quan để ghi chép vào sổ sách kế toán một cách hợp lý. II.3.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Như đã trình bày, nguyên vật liệu nhập kho tại công ty bao gồm nguyên vật liệu mua ngoài và do khách hàng mang đến. Ngoài ra còn có trường hợp phế liệu thu hồi và nguyên vật liệu xuất sử dụng không hết đem nhập kho. Giá trị của chúng được tính như sau: *Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho là trị giá mua theo hoá đơn không bao gồm thuế GTGT cộng với các loại chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình mua nguyên vật liệu mà theo thoả thuận công ty phải chịu. Tr? giỏ th?c t? NVL nh?p kho = Giỏ mua ghi trờn hoỏ don GTGT + Chi phớ thu mua - Cỏc kho?n gi?m tr? Trong dú: +Giỏ mua là giỏ khụng cú thu? GTGT +Chi phớ thu mua bao g?m cỏc kho?n chi phớ v?n chuy?n, b?c d?, chi phớ luu kho, luu bói,… +Cỏc kho?n gi?m tr?: là cỏc kho?n gi?m giỏ, chi?t kh?u thanh toỏn,… Vớ d?: Ngày 12/01/2007, Cụng ty mua 5.141, 1 một v?i màu Cofina A140 c?a Cụng ty D?t Vi?t Th?ng. Can c? vào hoỏ don GTGT s? 001787 và phi?u nh?p kho s? N14/1, don giỏ chua thu? c?a lụ hàng là 22.000 d /m, thu? GTGT 10%, chi phớ v?n chuy?n s? hàng này v? kho là 450.000d. Cụng ty dó thanh toỏn b?ng ti?n m?t. Nhu v?y, giỏ th?c t? c?a 5.141, 1 một v?i nh?p kho là 5.141,1 x 22.000 + 450.000 = 113.554.200 d Nhìn chung, việc xác đinh trị giá nhập kho vật liệu tại Công ty khá đơn giản. Toàn bộ giá mua và chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua vật liệu đều được tính vào trị giá nhập kho. Tuy nhiên, đối với một số nguyên vật liệu không lớn, thường là vật liệu phụ do công ty tự vận chuyển, bảo quản thì giá thực tế vật liệu nhập kho vẫn chỉ bao gồm giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT đầu vào, còn mọi chi phí liên quan đến quá trình vận chuyển, bảo quản vật liệu, công ty không tính thẳng vào trị giá vật liệu nhập kho mà hạch toán thẳng vào chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6277). *Đối với nguyên vật liệu xuất sử dụng không hết nhập lại kho: Khi định mức về số lượng nguyên vật liệu mà Công ty giao lớn hơn định mức mà các phân xưởng thực hiện thì trị giá thực tế được xác định theo giá ước tính. Đến cuối tháng, khi tính được giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán tiến hành tính giá thực tế, đồng thời điều chỉnh giá ước tính theo giá thực tế. *Đối với phế liệu thu hồi: Công ty xác định giá trị thực tế của nguyên vật liệu thu hồi theo giá ước tính. II.3.2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Trong một kỳ kế toán, khối lượng nguyên vật liệu xuất kho không lớn nhưng lại chia làm nhiều lần khác nhau. Vì vậy, để giảm nhẹ khối lượng công việc tính toán và tăng cường công tác kiểm tra của kế toán trong khâu thu mua, bảo quản cũng như để thuận tiện cho việc hạch toán, Công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế bình quân gia quyền để tính giá cho tất cả các loại nguyên vật liệu xuất kho. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ thường được xác định vào cuối tháng. Hàng ngày, khi xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, kế toán không phản ánh giá trị của chúng. Đến cuối tháng, kế toán căn cứ vào số lượng và trị giá nguyên vật liệu tồn đầu tháng và nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân theo công thức: Đơn giá mua NVL thực tế bình quân = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ Sau đó, trị giá thực tế của NVL xuất kho được tính: Trị giá vốn thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá mua bình quân Ví dụ: Đối với loại vải bò LL7108§ /103 mà Công ty hiện có đầu tháng 3/2007 là 2.180 m, trị giá 65.400.000đ. Trong tháng, Công ty đã mua thêm 2.123, 5 m với đơn giá là 30.455đ/m. Do đó, đơn giá bình quân của loại vải bò LL7108 /103 tháng 3/2007 là: 65.400.000 + (2.123,5 x 30.455) = 30.225 (đ/m) 2.180 + 2.123,5 Trong tháng, Công ty đã xuất 4.303 m vải loại này cho sản xuất. Như vậy, trị giá thực tế vải bò xuất tháng 3/2007 là: 4.303 x 30.225 = 130.058.175 đ Tương tự như vậy, kế toán sẽ tính được trị giá xuất kho của toàn bộ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng theo công thức như trên. II.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Nguyễn Hoàng Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở nhà máy là công việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu. II.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng Mọi trường hợp tăng, giảm nguyên vật liệu tại Công ty đều phải được xác định bằng một hệ thống đầy đủ các thủ tục, chứng từ. Chính những chứng từ kế toán này sẽ làm cơ sở để ghi vào sổ kế toán. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán chi tiết vật liệu bao gồm: +Phiếu đề nghị mua vật tư +Hoá đơn GTGT +Biên bản kiểm nghiệm nhập kho +Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho +Sổ chi tiết nguyên vật liệu (chính, phụ) +Thẻ kho +Định mức nguyên vật liệu II.4.2. Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu *Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và định mức tiêu hao do phòng Kế hoạch vật tư đưa ra, phòng XNK sẽ tính ra được nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất ra khối lượng sản phẩm dự tính trong kỳ tới. Tiếp đó, phòng XNK tìm ra phương án giá và lập “Phiếu yêu cầu”. Với sự đồng ý của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc, phòng kế hoạch vật tư sẽ đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán nguyên vật liệu theo thời hạn nhất định đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất, tránh tình trạng bị gián đoạn hay ngừng trệ. Khi có hoá đơn GTGT, phòng kế hoạch vật tư kiểm tra và lập phiếu nhập kho thành 3 liên (Một liên giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, một liên giao cho cán bộ cung ứng giữ, một liên giao cho kế toán giữ cùng hoá đơn GTGT để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán). Nguyên vật liệu khi về đến Công ty sẽ được đưa về bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng và lập “Biên bản kiểm nghiệm nhập kho”. Sau đó, chúng được đưa về kho để làm thủ tục nhập kho. Tại kho, thủ kho tiến hành nhập nguyên vật liệu và viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhập. Đồng thời, căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán. Trường hợp kiểm nhận thừa, thiếu, không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế toán hoặc phòng XNK, đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ làm căn cứ ghi sổ. Ví dụ: Ngày 12/01/2007 căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm áo sơ mi trẻ em mã 15130, phòng XNK đã viết đơn đề nghị mua vật tư để phục vụ cho sản xuất. Đến ngày 14/01/2007, thủ tục nhập kho được tiến hành căn cứ vào các chứng từ như: Hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm nhập kho, phiếu nhập kho HOÁ ĐƠN GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 12 tháng 01 năm 2007 A86/2007 Ký hiệu: AA/2005-T-VT Số HĐ: 001787 Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng BM 09 – 03 Nhà máy May Như Quỳnh BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM NHẬP KHO Ngày có hiệu lực: 15/05/2004 Ngày 14 tháng 01 năm 2007 Việt Thắng nhập hàng Mã hàng: ASM. 15130 Khách hàng: KICO Số hợp đồng:............ Nhóm kiểm nhận hàng gồm: 1- ông (bà): Trần Thị Hoa Nhân viên phòng Kế hoạch 2- ông (bà): Nguyễn Thị Ngân Nhân viên phòng KCS 3- ông (bà): Đặng Thị Nhâm Phụ kho Số lượng cụ thể như sau: STT Tên, chủng loại Mã VT Đơn vị tính Số lượng nhập Số lượng thực nhập Thừa (+) Thiếu (-) Nguyên nhân 1 Vải Cofina màu A140 1VCFN Mét 5.141,10 5.141,10 0 Chúng tôi xác nhận số lượng trên là hoàn toàn chính xác Nhân viên P. Kế hoạch Nhân viên P. KCS Phụ kho Thủ kho Trần Thị Hoa Nguyễn Thị Ngân Đặng Thị Nhâm Nghiêm Tùng Nhà máy May Như Quỳnh Ban hành ngày 30/09/02 PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01 – VT Ngày 14 tháng 01 năm 2007 Số N14 /1 Nợ TK: 1521, 1331 Có TK: 331 Họ tên người giao hàng: Hoàng Vân Anh Theo HĐ số 001787 ngày 12/01/2007 của Cty Dệt Việt Thắng Nhập tại kho: Kho Công ty TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã VT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Vải Cofina màu A140 1VCFN Mét 5.141,1 5.141,1 22.000 113.104.200 Cộng 113,104,200 Nhập ngày 14 tháng 01 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập biểu Người giao hàng Thủ kho Tôn Nữ B. Hiên Quỳnh Anh HoàngVân Anh Nghiêm Tùng Riêng trường hợp nhập kho nguyên vật liệu do khách hàng mang đến thuê gia công, trên phiếu nhập kho kế toán chỉ phản ánh số lượng nguyên vật liệu mà không phản ánh giá trị của chúng. *Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Theo kế hoạch sản xuất của các đơn đặt hàng, phòng kỹ thuật sẽ lập định mức vật tư tiêu hao cho một sản phẩm. Khi đó, phòng kế hoạch vật tư sẽ căn cứ vào định mức tiêu hao trên để tính và lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu ở cuống phiếu, 1 liên lưu để ghi sổ kế toán, 1 liên do thủ kho giữ để tiến hành xuất kho và ghi vào thẻ kho. Phiếu xuất kho được lập một hay nhiều lần khác nhau và mỗi lần xuất sẽ lập một phiếu xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, thủ kho tiến hành xuất nguyên vật liệu và viết phiếu xuất kho theo số lượng thực xuất. Đồng thời, căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán. Do đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng Công ty tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên hàng ngày, khi làm thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, kế toán chỉ phản ánh số lượng của chúng trên phiếu xuất kho. Đến cuối tháng, căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu tồn đầu tháng, nhập trong tháng, xuất trong tháng và tồn cuối tháng, kế toán mới tiến hành tính đơn giá xuất cho cả tháng theo từng loại nguyên vật liệu Ví dụ: Ngày 16/01/2007 với định mức tiêu hao nguyên vật liệu dùng để sản xuất áo sơ mi trẻ em với số lượng theo kế hoạch là 2.200 bộ do phòng kỹ thuật lập ra, phòng kế hoạch sẽ lập phiếu xuất kho yêu cầu xuất 1.120 mét vải Cofina Việt Thắng phục vụ cho việc sản xuất. Thủ kho căn cứ vào đó để xuất kho vải Cofina và điền vào cột “Thực xuất”. Ta có phiếu xuất kho số X16 /01 như sau: Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng BM 09 – 05 Nhà máy May Như Quỳnh Ban hành ngày 30/09/02 Mẫu số: 02 – VT PHIẾU XUẤT KHO Số X16 /01 Ngày 16 tháng 01 năm 2007 Nợ TK: 621 Có TK:1521 Họ tên người nhận hàng: Đào Thị Huyền Bộ phận: Sản xuất Lý do xuất kho: SX sản phẩm Xuất tại kho: Kho Công ty TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã VT Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3x2 1 Vải Cofina màu A140 ( # hồng) 1VCFN Mét 1,120 1,120 - - Cộng 1,120 1,120 Xuất ngày 16 tháng 01 năm 2007 Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho Người lập biểu Tôn Nữ B. Hiên Đào Thị Huyền Nghiêm Tùng Quỳnh Anh II.4.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Như đã trình bày, Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Cụ thể: Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Công ty Thẻ kho Chứng từ xuất kho Chứng từ nhập kho Sổ chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp Nhập -Xuất-Tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Kiểm tra, đối chiếu Ghi cuối tháng Trên cơ sở các chứng từ phát sinh thì công tác hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được tiến hành như sau: Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. (Thẻ kho được kế toán lập từ đầu tháng và chuyển xuống cho thủ kho dùng để ghi chép sự biến động về từng loại nguyên vật liệu). Thẻ này được lập cho từng loại nguyên vật liệu và mỗi loại được ghi vào một tờ thẻ kho hoặc một số tờ liên tiếp. Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho. Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập, xuất. Sau đó, thủ kho ghi vào thẻ kho theo từng cột nhập, xuất về mặt số lượng (ghi theo số thực nhập, thực xuất) và tính ngay ra số tồn kho cho từng thứ nguyên vật liệu hàng ngày. Số tồn được ghi trên cột “Tồn” của thẻ kho. Định kỳ, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ và thẻ kho cho kế toán để đối chiếu và ghi sổ. Đồng thời, thủ kho phải thường xuyên đối chiếu giữa số tồn thực tế với số tồn trên thẻ kho. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số N14 /1 ngày 14/01/2007 và phiếu xuất kho số X16 /1 ngày 16/01/2007, thủ kho sẽ tiến hành ghi vào thẻ kho như sau: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2007 Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải Cofina màu A140 Mã hàng:1VCFN Đơn vị tính: mét (m) STT Chứng từ Diễn giải Ngày Nhập, Xuất Số lượng Ký xác nhận kế toán Số hiệu NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 2 3 4 5 X06/1 N14/1 X16/1 X18/1 N23/1 07/1 14/1 16/1 19/1 26/1 Tồn đầu tháng Xuất kho Nhập kho Xuất kho Xuất kho Nhập kho 07/01 14/01 16/01 19/01 28/01 5.141,1 2.570 700 1.120 3.400 1.410 710 5.851,1 4.731,1 1.331,1 3.901,1 Cộng 7.711,1 5.220 3.901,1 Tồn cuối tháng 3.901,1 Người lập Thủ kho Tại phòng kế toán: Định kỳ, căn cứ vào các chứng từ gốc (phiếu nhập, xuất kho, hoá đơn GTGT, ...) do thủ kho và phòng kế hoạch chuyển sang, sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kế toán sẽ nhập mã nguyên vật liệu vào máy tính đã được lập trình sẵn dựa trên Sổ danh điểm vật tư. Tiếp đó máy tính sẽ đưa ra màn hình mẫu “Sổ chi tiết vật liệu” và kế toán sẽ nhập số lượng và giá trị theo từng cột nhập, xuất. Mẫu sổ này được mở cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. -Đối với nguyên vật liệu nhận gia công chế biến, kế toán ghi sổ chi tiết theo số lượng (nhập, xuất, tồn) -Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: +Khi nhập kho: kế toán ghi sổ chi tiết theo số lượng và giá trị +Khi xuất kho: kế toán chỉ ghi sổ theo số lượng xuất, tồn. Cuối tháng, sau khi tính ra đơn giá xuất thì kế toán mới phản ánh vào cột tổng trị giá nguyên vật liệu xuất kho. Ví dụ: Với phiếu nhập kho số N14 /1 ngày 14/01/2007, phiếu chi số 12 và phiếu xuất kho số X16 /1 ngày 16/01/2007 của loại vải Cofina màu A140 kế toán sẽ mở hệ thống sổ chi tiết. Sau đó nhập mã 1VCFN vào máy tính, máy tính sẽ đưa ra sổ chi tiết nguyên vật liệu loại vải Cofina màu A140. Tiếp đó, kế toán tiến hành nhập các dữ kiệu; ngày tháng; số chứng từ; số lượng và đơn giá nhập, số lượng xuất. Với công thức đã được lập trình sẵn trong máy (Thành tiền = số lương x đơn giá; Số lượng tồn kho = Số lượng nhập kho – Số lượng xuất kho), máy tính sẽ đưa ra kết quả trên cột thành tiền và cột ‘Số lượng tồn” cuối ngày trên sổ chi tiết (trang bên) Nhìn chung toàn bộ các loại nguyên vật liệu trong kho của Công ty đều được theo dõi chi tiết trên từng trang sổ riêng biệt. Công việc ghi chép, phản ánh nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra đều đặn, giúp cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu. Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 1 năm 2007 Tên, quy cách vật liệu: Vải Cofina màu A140 Mã hàng: 1VCFN Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL (m) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ®) SL (m) Đơn giá (đ) Thành tiền (đ) SL (m) Thành tiền (đ) 01/1 Tồn đầu tháng 1.410 31.020.000 09/1 X04/1 Xuất cho SX 621.1 700 21.388,8 14.972.160 710 16.047.840 14/1 N14/1 PC12 Nhập kho Chi phí v /c 331 111 5.141,1 22.000 113.104.200 450.000 5.851,1 129.602.040 16/1 X16/1 Xuất cho SX 621.1 1.120 21.388,8 23.955.456 4.731,1 105.646.584 19/1 X18/1 Xuất cho SX 621.1 3.400 21.388,8 72.721.920 1.331,1 32.924.664 28/1 N23/1 PC 18 Nhập kho Chi phí /c 331 111 2.570 19.500 50.115.000 400.000 3.901,1 83.439.664 Cộng 7.711,1 164.069.200 5.220 21.388,8 111.649.536 3.901,1 83.439.664 Tồn cuối tháng 3.901,1 83.439.664 Ngày 31 tháng 01 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết, kế toán vật liệu sẽ lập “Báo cáo Nhập - Xuất -Tồn”. Báo cáo này được lập cho toàn bộ các loại nguyên vật liệu trong kho. Mỗi loại nguyên vật liệu được lập trên một dòng báo cáo. Ví dụ: Căn cứ vào tổng số lượng và giá trị Vải Cofina màu A140 tồn đầu tháng 01/2007 và nhập trong tháng trên sổ chi tiết, kế toán vật tư sẽ tính: (31.020.000 + 113.104.200 + 450.000 + 50.515.000 + 400.000 ) (1.410 + 5.141,1 + 2.570 ) = Đơn giá BQ Vải Cofina màu A140 = 21.388,8 (đ®/m ) Tiếp đó, kế toán nhập đơn giá xuất kho vừa tính được trên từng phiếu xuất kho để tính ra trị giá xuất kho. Tiếp đó, kế toán sẽ nhập đơn giá vào cột “Đơn giá xuất” trên sổ chi tiết NVL để tính ra cột “Thành tiền xuất” và thành tiền trên cột “Tồn”. Ta có: +Tổng giá trị Vải Cofina màu A140 xuất kho trong tháng là 5.220 x 21.388,8 = 111.649.536 đ +Tổng trị giá Vải Cofina màu A140 tồn kho tháng 01/2007 là: 31.020.000 + 164.069.200 – 111.649.536 = 83.439.664 đ Sau khi hoàn thành đầy đủ số liệu trên sổ chi tiết, kế toán sẽ lập “ Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn” tháng 01/2007 của tất cả các loại nguyên vật liệu có trong kho Công ty để đối chiếu với sổ cái các tài khoản có liên quan. Mỗi loại nguyên vật liệu được ghi trên một dòng. Căn cứ vào số liệu dòng “tổng cộng” trên Sổ chi tiết từng loại vật liệu, kế toán sẽ nhập vào bảng này các nội dung: tên nhãn hiệu; các chỉ tiêu số lượng và thành tiền trên cột tồn đầu tháng, nhập trong tháng, xuất trong tháng và tồn cuối tháng. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 01 năm 2007 TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT(đ) SL TT(đ) SL TT(đ) SL TT(đ) 1 Hàng Công ty mua Vải lông trắng Vải Cofina màu A140 Chỉ 40/2 5000m/c ... Mét Mét Cuộn 2.180 1.410 750 ... 42.074.000 31.020.000 3.607.500 ... 8.704 7.711,1 4.002 ... 170.119.680 164.069.200 22.281.870 .... 9.152 5.220 3.920 ... 178.427.392 111.649.536 21.356.160 .... 1.732 3.901,1 832 ... 33.766.288 83.439.664 4.533.210 .... Cộng 141.850.293 411.676.940 375.113.233 178.414.000 2 Gia công MASCOT Vải sơ mi 6 màu Mex mỏng (TrắngT) …… Mét Mét 855 0 5.905 754 6.221,3 754 538.7 0 Cộng ... ... ... 3 Gia công ET Vải tricot 2 màu Bông 20Z (cứngc) …… Mét Gói 1.150 500 3.132 9.945 3.695 9.829,6 587 615,4 Cộng ... ... Ngày 31 tháng 01 năm 2007 II.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Nguyễn Hoàng Bên cạnh công tác kế toán chi tiết thì công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Công ty cũng hết sức phức tạp. Nó không những đòi hỏi cán bộ vật tư nắm vững các nghiệp vụ phần hành kế toán của mình mà còn yêu cầu phải nắm vững được những nguyên lý kế toán vật tư trong mối quan hệ với các phần hành kế toán liên quan như: kế toán vốn bằng tiền, kế toán thanh toán với người bán, .... II.5.1. Tài khoản kế toán sử dụng Do Công ty hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên tài khoản kế toán sử dụng bao gồm: -Tài khoản 152- “Nguyên liệu, vật liệu”. TK này có hai tài khoản cấp 2: + TK152.1 – Nguyên vật liệu chính: vải 100% cotton polin Newtex, Vải thơ mỏng Choong Nam, Vải Cofina Việt Thắng... + TK152.2 – Nguyên vật liệu phụ: chỉ, cúc, khoá, bông, băng... -Tài khoản 331- “Phải trả người bán” (chi tiết) -Tài khoản 111- “Tiền mặt”; TK112- “Tiền gửi ngân hàng”; TK 141- “Tạm ứng”, TK 133.1- “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ” -Các tài khoản phản ánh quá trình xuất kho phục vụ cho quá trình sản xuất: + TK 621- “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”. Có 2 TK cấp hai: TK 621.1 – Chi phí vật liệu chính (được mở chi tiết theo mã hàng) TK621.2 – Chi phí nguyên vật liệu phụ (được mở chi tiết theo mã hàng) + TK627- “Chi phí sản xuất chung”. +TK 642- “Chi phí quản lý doanh nghiệp” II.5.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Phòng kế toán của Công ty hiện ghi sổ theo hình thức " Chứng từ ghi sổ". Định kỳ, khi nhận được các chứng từ gốc do thủ kho và phòng kế hoạch vật tư chuyển sang, kế toán sẽ lập Chứng từ ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu. Tiếp đó, kế toán sẽ ghi vào sổ Cái TK 152 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “CHỨNG TỪ GHI SỔ” Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh Báo Cáo Tài Chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Kiểm tra, đối chiếu Ghi cuối tháng II.5.2.1. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu Như đã trình bày, nguyên vật liệu ở Công ty hầu hết là do mua ngoài và nhận gia công. Ngoài ra còn có trường hợp nguyên vật liệu thừa sử dụng không hết nhập về kho và phế liệu thu hồi nhập kho. Quá trình vận chuyển nguyên vật liệu là do nhà cung cấp hoặc khách hàng mang đến tận kho của Công ty nên không xảy ra trường hợp vật liệu và hoá đơn không về cùng một tháng. Định kỳ, căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…) kế toán sẽ lập Chứng từ ghi sổ. Đồng thời mở sổ chi tiết các tài khoản có liên quan theo bút toán: Nợ TK 152 – Giá mua thực tế (Chi tiết) Nợ TK 1331 – Thuế GTGT Có TK 111, 112, 141, 331,…- Tổng giá thanh toán Khi phát sinh các khoản chi phí vận chuyển, kế toán định khoản: Nợ TK 152 – Trị giá thực tế Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu có) Có TK 111, 112, 141, 331 Sau đó, trên mỗi Chứng từ ghi sổ có liên quan đến các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu thì kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK 152. Ví dụ: Ngày 15/01/2007, căn cứ vào phiếu nhập kho số N14 /1 ngày 14/01/2007 và phiếu chi số 12 ngày 12/01/2007, kế toán ghi vào Chứng từ ghi sổ số 04 và sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết tiền mặt theo bút toán sau: (Đơn vị: Đồng) + Nợ TK 152.1 113.104.200 Nợ TK 1331 11.310.420 Có TK 331 124.414.620 + Nợ TK 152.1 450.000 Nợ TK 1331 45.000 Có TK 111 495.000 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 04 Ngày 15 tháng 01 năm 2007 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn Giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có … N10/1 .... N14/1 PC12 N15/1 .... … 11/01 .... 14/01 12/01 14/01 ... ……… Mua cúc 24L/55 Thuế GTGT ...... -Mua Vải Cofina màu A140 -Chi phí vận chuyển -Mua vải lót trắng Thuế GTGT ....... … 152.2 133 ... 152.1133.1 152.1 133.1 152.1 133.1 .... … 331 331 .... 331 331 111 111 331 331 ... ….. 547.000 54.700 ......... 113.104.200 11.310.420 450.000 45.000 1.487.500 148.750 .......... Tổng cộng 183.852.570 Kèm theo 09 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Đặng Quang Minh Tôn Nữ Băng Hiên Việc hạch toán nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài luôn đi liền với hạch toán thanh toán với người bán dưới các hình thức sau: thanh toán ngay bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản, bằng tiền tạm ứng hoặc thanh toán sau,... Tuỳ theo từng hình thức mà kế toán theo dõi hạch toán khác nhau, cụ thể: - Đối với hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt: Hình thức này thường chỉ áp dụng đối với trường hợp mua các vật tư nhỏ lẻ, giá trị thấp, chủ yếu phục vụ quản lý doanh nghiệp như giấy, bút, mực..... Việc hạch toán tiến hành như sau: Sau khi mua nguyên vật liệu về nhập kho hoặc xuất dùng thẳng, người đi mua viết “Giấy xin thanh toán”, kế toán căn cứ vào đó để viết phiếu chi, sau khi được kế toán trưởng, giám đốc duyệt chi thì thủ quỹ sẽ căn cứ vào đó để xuất quỹ tiền mặt. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn, phiếu chi để nhập dữ liệu vào máy theo dõi nội dung của “Phiếu nhập mua hàng” và thực hiện các bút toán: + Nếu nguyên vật liệu mua về nhập kho (thường là nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất): Nợ TK 152 – Trị giá mua ghi trên hoá đơn Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu có) Có TK 111 – Tổng giá thanh toán + Nếu nguyên vật liệu mua về xuất dùng ngay (thường là nguyên vật liệu phục vụ cho quản lý hoặc sản xuất): Nợ TK 642, 627 – Trị giá mua ghi trên hoá đơn Nợ TK 1331 - Thuế GTGT (nếu có) Có TK 111 – Tổng giá thanh toán - Đối với hình thức thanh toán bằng chuyển khoản thông qua Uỷ nhiệm chi: Công ty Nguyễn Hoàng có mở tài khoản tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà Nội, Ngân hàng và phát triển Thăng Long, Khánh Hoà, Sài Gòn Thương Tín, Ngân hàng thương mại cổ phần Đà Nẵng nên việc thanh toán theo hình thức này được sử dụng rất nhiều vì nó nhanh gọn, an toàn Trình tự hạch toán theo hình thức sau: Sau khi nhập kho nguyên vật liệu, căn cứ vào hoá đơn GTGT, nhân viên mua hàng viết “Giấy đề nghị chuyển tiền”, sau khi được kế toán trưởng và giám đốc duyệt, các tài liệu này chuyển lại cho kế toán thanh toán làm thủ tục chuyển tiền thông qua Uỷ nhiệm chi Căn cứ vào Uỷ nhiệm chi và các tài liệu có liên quan, kế toán phản ánh vào Chứng từ ghi sổ có liên quan đến Có TK 331, cuối tháng ghi vào sổ Cái có liên quan và thực hiện bút toán: + Khi nhập kho nguyên vật liệu mà người bán chưa thu được tiền: Nợ TK 152 - Trị giá mua ghi trên hoá đơn Nợ TK 1331 - Thuế GTGT (nếu có) Có TK 331 – Tổng giá thanh toán + Khi người bán nhập được tiền thông qua Uỷ nhiệm chi, Ngân hàng sẽ gửi giấy báo nợ cho công ty, khi đó kế toán thưc hiện bút toán: Nợ TK 331 – Tổng giá thanh toán Có TK 112 – Tổng giá thanh toán Trong trường hợp công ty thanh toán cho người bán thông qua Ngân hàng bằng tiền vay ngắn hạn thì trình tự hạch toán cũng như trên nhưng khi người bán hàng nhận được tiền thì kế toán thực hiện bút toán: Nợ TK 331 – Tổng giá thanh toán Có TK 311 - Tổng giá thanh toán Trong trường hợp này nhà máy làm thủ tục vay ngân hàng thông qua “Hợp đồng tín dụng ngắn hạn” và một số tài liệu khác. - Đối với hình thức thanh toán bằng tiền tạm ứng: Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu phòng vật tư thiết bị sẽ cử cán bộ đi mua hoặc gửi kế hoạch mua xuống để các phân xưởng sản xuất cử người đi mua. Người đi mua nguyên vật liệu sẽ viết “Giấy đề nghị tạm ứng” có đầy đủ chữ ký. Kế toán căn cứ vào đó viết phiếu chi làm căn cứ để thủ quỹ xuất tiền. Dựa vào các tài liệu có liên quan, kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 141 – Số tiền Tạm ứng Có TK 111 Khi nguyên vật về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn và các tài liệu liên quan, kế toán phản ánh vào Chứng từ ghi sổ có liên quan đến TK 141, cuối tháng ghi vào sổ Cái có liên quan và thực hiện bút toán: Nợ TK152 – Trị giá ghi trên hoá đơn Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu có) Có TK 141 – Tổng giá thanh toán - Đối với hình thức thanh toán sau (mua chịu): Việc thanh toán với người bán sẽ được thực hiện trên sổ chi tiết phải trả người bán. I.2.5.2.2. Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu Là một doanh nghiệp sản xuất nên việc xuất kho nguyên vật liệu chủ yếu nhằm mục đích phục vụ sản xuất kinh doanh. Ngoài ra còn xuất bán phế liệu thu hồi. Các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu phát sinh tại Công ty có thể được hạch toán theo sơ đồ tổng quát sau TK 152 TK 621 Xuất NVL cho sản xuất TK 627 Xuất NVL cho phân xưởng TK 642 Xuất NVL phục vụ cho quản lý DNX TK 811 Xuất bán phế liệu Hàng ngày trên Chứng từ ghi sổ, kế toán không phản ánh trị giá nguyên vật liệu xuất kho. Cuối tháng, sau khi tính được trị giá xuất kho của từng loại nguyên vật liệu, kế toán sẽ tính tổng giá trị nguyên vật liệu xuất kho và ghi vào dòng “Tổng cộng” trên Chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan. Ví dụ: Ngày 20/01/2007, căn cứ vào phiếu xuất kho số X16 /1 ngày 16/01/2007, kế toán phản ánh vào Chứng từ ghi sổ số 09 với các nội dung: số hiệu và ngày tháng của chứng từ, nội dung nghiệp vụ phát sinh, tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có và số tiền như sau: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 09 Ngày 20 tháng 01 năm 2007 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH Ngày Nợ Có … X16/1 X17/1 … X22/1 … … 16/1 16/1 … 20/1 … …… Xuất vải Cofina màu A140 để SX Xuất giấy thiết kế cho phân xưởng 2 …… Xuất hạt chống ẩm ET …… … 621.1 627 … 621.2 … … 152.1 152.3 … 152.2 … ……. 23.955.456 8.308.450 ……. 400.540 ……. Tổng cộng 56.475.328 Kèm theo 08 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Đặng Quang Minh Tôn Nữ Băng HiênT Đến ngày 31/01/2007, sau khi tính ra đơn giá xuất kho vải Cofina màu A140 là 21.388, 8 đ/m, kế toán sẽ tính ra trị giá xuất kho của loại vải đó trên phiếu xuất kho là 21.388,8 x 1.120 = 23.955.456 đ. Tiếp đó, kế toán sẽ vào Chứng từ ghi sổ số 09 và sổ Cái TK 152 số tiền là 23.955.456 đ Đồng thời, sau khi tổng hợp sổ chi tiết các tài khoản có liên quan, kế toán lập “Bảng tổng hợp TK 152” để đối chiếu với sổ cái. (Trích số liệu từ sổ cái NVL tháng 01/ 2007 của Cty SX &DVXK Nguyễn Hoàng) SỔ CÁI (Tháng 1T/2007 ) Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu tài khoản: 152 Đơn vị tính: Đồng NT ghi sổ CTGS Diễn Giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 1/1 .... 15/1 15/1 15/1 ... 20/1 20/1 … 31/1 31/1 … 31/1 … ... 04 04 04 ... 0808 … 09 09 … 12 … .... 15/1 20/1 15/1 ... 20/1 20/1 … 20/1 20/1 … 25/1 … Số dư đầu tháng .......... Nhập Cofina màu A140 Chi phí vận chuyển Nhập vải lót trắng ……. Nhập chỉ 40/2 5000m/c Nhập Băng dính to ……. Xuất kho sản xuất Xuất giấy thiết kế PX2 …… Xuất Mex cứng cho SX …… ...... 331 111 331 … 331 141 … 621.1 627.2.... 621.2 … 141.850.293 ........... 113.104.200 450.000 1.487.500 ........... 487.500 786.450 ……. ……… 23.955.456 400.000 ……. 672.350 …… 31/1 Cộng PS tháng 1 411.676.940 375.113.233 31/1 Số dư cuối tháng 178.414.000 BẢNG TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 152 Tháng 01 năm 2007 Tại kho Công ty Đơn vị tính: Đồng TT Tên vật tư Số dư đầu tháng01 /05 Ghi nợ TK 152- Ghi Có TK Ghi Có TK 152- Ghi Nợ các TK Số dư cuối tháng 01 331 111 141 S Nợ TK 152 621 627 S Có TK 152 05 06 07 ... 18 19 20 ... ........... Vải Cofina A140 Vải lông trắng Vải bò L89 ........... Chỉ 40/2 5000 m/c Khoá 14 cm Cúc nhựa khắc kico ............ ........ 31.020.000 42.074.000 689.056 ........ 3.607.500 5.185.000 3.292.500 ........ ........ 163.219.200 169.854.680 16.358.500 ........ 22.281.870 2.102.000 1.954.190 ....... ..... 850.000 265.000 ...... ..... ........ ........ ........ ........ 164.069.200 170.119.680 16.358.500 ........ 22.281.870 2.102.000 1.954.190 ........ .......... 111.649.536 178.427.392 358.690 ........ 21.256.160 3.012.775 1.327.610 ....... ......... ......... ....... ......... 111.649.536 178.427.392 358.690 ...... 21.256.160 3.012.775 1.327.610 ....... ........ 83.883.577 33.766.288 15.310.754 ...... 4.533.210 70.225 10.700 ...... Tổng cộng 141.850.293 401.463.910 6.056.800 4.156.230 411.676.940 365.263.003 9.850.230 375.113.233 178.414.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2007 II.6. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty Kiểm kê vật tư là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện trạng của vật tư mà các phương pháp kế toán chưa phản ánh được để ngăn chặn hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý vật tư. Tại Công ty, công tác kiểm kê được tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm nhằm kiểm tra, giám sát vật tư hàng hoá trong kho. Tại kho, thủ kho và các nhân viên phụ kho sẽ tiến hành kiểm kê số lượng thực tế của tất cả các loại nguyên vật liệu còn tồn kho cuối năm, sau đó đối chiếu với số lượng ghi trên thẻ kho và lập biên bản kiểm kê kho. Tại phòng kế toán, kế toán cũng tiến hành việc tổng hợp các số liệu trên sổ chi tiết và bảng tổng hợp Nhập - Xuất- Tồn rồi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Biên bản kiểm kê kho của Công ty được lập dưới sự giám sát của Giám đốc (hoặc Phó Giám đốc), kế toán trưởng, thủ kho và nhân viên kiểm soát. Thông thường, nguyên vật liệu khi kiểm kê kho phát hiện thừa, Công ty không phải trả lại khách hàng. Còn đối với nguyên vật liệu mua ngoài: - Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân, kế toán sẽ phản ánh theo bút toán: Nợ TK 1381 – Trị giá NVL thiếu Có TK 152 – Trị giá NVL thiếu Sau khi tìm được nguyên nhân thiếu, kế toán căn cứ vào biên bản sẽ xử lý như sau: + Nếu thiếu trong định mức, kế toán coi đó là khoản chi phí và hạch toán theo bút toán: Nợ TK 642 – Trị giá NVL thiếu Có TK 1381 – Trị giá NVL thiếu + Nếu thiếu ngoài định mức, kế toán sẽ phản ánh bút toán: Nợ TK 1388 – Bắt nhân viên phải bồi thường Nợ TK 334 – Trừ vào lương nhân viên Nợ TK 331 – Nếu do bên bán chuyển thiếu Có TK 1381 – Trị giá NVL thiếu - Trường hợp phát hiện thừa khi kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân, kế toán sẽ phản ánh theo bút toán: Nợ TK 152 – Trị giá NVL thừa Có TK 3381 – Trị giá NVL thừa Sau khi tìm được nguyên nhân thừa, kế toán căn cứ vào biên bản sẽ xử lý như sau: + Nếu bên bán chuyển thừa, Công ty đem trả lại Nợ TK 3381 – Tổng trị giá NVL thừa Có 152 – Trị giá NVL thừa chưa có thuế Có TK 133 – Thuế GTGT của NVL thừa + Nếu do dôi thừa tự nhiên, kế toán coi đó là khoản thu nhập khác: Nợ TK 3381 – Trị giá NVL thừa Có TK 711 – Trị giá NVL thừa Công ty SX và DVXK Nguyễn Hoàng Nhà máy may Như Quỳnh BIÊN BẢN KIỂM KÊ KHO Tại thời điểm 0 giờ ngày 01/01/07 Hôm nay ngày 01/01/2007 tại kho nhà máy – Văn Lâm – Hưng Yên, ban kiểm kê bao gồm: 01: Bà Hoàng Kim Chi– Phó Giám đốc 03: Ông Hà Huy Bài – Trưởng phòng vật tư thiết bị 02: Bà Băng Hiên – Kế toán trưởng 04: Ông Hoàng Nghiêm Tùng – Thủ kho I/ Số liệu: STT Tên vật tư ĐVT Đơn giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch thừa Chênh lệch thiếu Đánh giá % chất lượng theo thực tế SL TT SL TT SL TT SL TT .... 01 02 03 .... ........... Vải Cofina màu A140 Khoá 14 cm Cúc nhựa khắc kico ............ Mét Cái PC 1.410 860 884 1.410 860 884 0 0 0 0 0 0 100% 100% 100% II/ Kết luận: Số lượng trên hoàn toàn chính xác Biên bản kết thúc vào hồi 9h ngày 01/01/2007 Trưởng ban Hoàng Kim Chi Uỷ viên Tôn Nữ Băng Hiên Uỷ viên Hà Huy Bài Uỷ viên Nghiêm Tùng CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG III.1. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NÓI CHUNG VÀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU NÓI RIÊNG Ở CÔNG TY Các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng nói riêng, ngày nay không ngừng cố gắng để đứng vững trên thị trường nhằm mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận. Công tác kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất là hết sức quan trọng giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu được tốt hơn để tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trước nhiều rủi ro và thách thức, muốn hoạt động vững mạnh, đem lại lợi nhuận cao thì các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu một cách nhanh chóng, chính xác, hợp lý. Qua thời gian thực tập ở nhà máy về đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng - Nhà máy May Như Quỳnh”, em xin có một số ý kiến nhận xét sau: III.1.1. Về ưu điểm: - Về việc ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán: Hiện nay, toàn bộ công nhân viên kế toán của nhà máy được thực hiện trên phần mềm kế toán Standar 5.0 do công ty quy định cho các nhân viên. Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán đã tạo điều kiện cho việc xử lý, thu thập thông tin một cách kịp thời, hữu ích. Mặt khác, nó giúp cho việc lưu giữ, bảo quản thông tin, dữ liệu được an toàn, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung. - Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Việc quản lý nguyên vật liệu theo sổ danh điểm vật tư rất thuận lợi cho việc nhập, xuất vật liệu và bảo quản chúng. Công ty đã phân loại nguyên vật liệu nhìn chung là hợp lý - Về hệ thống Tài khoản, sổ sách và báo cáo Như đã trình bày, Công ty đã đăng ký sử dụng hết các tài khoản mà Bộ tài Chính ban hành. Do phương pháp hạch toán và đặc điểm sản xuất kinh doanh nên có một số tài khoản công ty không sử dụng mặc dù đã đăng ký như TK 113, 151, 157, 631, … Mặt khác, công ty cũng đã mở thêm hệ thống các tài khoản chi tiết cho phù hợp với tính chất các nghiệp vụ kinh doanh một cách linh hoạt. - Về hạch toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX nên tại bất kỳ thời điểm nào cũng xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho của từng hàng tồn kho. Phương pháp này tạo điều kiện quản lý tốt nguyên vật liệu, hạch toán chặt chẽ tránh thất thoát, mất mát nguyên vật liệu. - Về việc thu mua nguyên vật liệu: Nhìn chung, công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu với số lượng và chất lượng đảm bảo cho nhu cầu sản xuất trong kỳ. - Về việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Công ty đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền nên rất đơn giản, dễ tính làm giảm bớt được sự ghi chép, tính toán của kế toán nguyên vật liệu. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ được diễn ra tương đối hợp lý. - Về thủ tục nhập – xuất kho vật liệu của nhà máy: Nói chung là tốt, công ty quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu. Ở công ty, việc nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, công việc kiểm tra chi tiết vẫn phản ánh kịp thời, đầy đủ. - Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Nhà máy tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song phù hợp với đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra số liệu, đảm bảo độ tin cậy và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho các nhà quản trị. Phương pháp này phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Việc đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán được tiến hành khá chính xác bởi hai công việc ghi chép của kế toán và thủ kho là trùng lắp về mặt số lượng nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho. - Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Công ty sử dụng sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức này có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, phù hợp với việc tổ chức kế toán trên máy vi tính trong điều kiện có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Kế toán đã biết kết hợp giữa lý thuyết và thực tiễn để áp dụng vào sổ sách kế toán cho phù hợp, kế toán tổng hợp không những ghi chép quá trình nhập, xuất vật liệu đảm bảo kịp thời, chính xác mà còn tính ra được chi phí vật liệu tính vào giá thành sản phẩm. Việc phân bổ này giúp cho quản lý chi phí vật liệu tính vào giá thành từng loại sản phẩm dễ dàng hơn. Ngoài ra kế toán phản ánh được cả các khoản thanh toán với người bán, với khách hàng từ đó cho thấy cái nhìn tổng quát về tình hình nguyên vật liệu ở nhà máy. Công việc kế toán vào cuối tháng rất bận rộn, mặc dù vậy các anh chị phòng kế toán vẫn hết sức cố gắng đáp ứng được yêu cầu của Ban giám đốc, luôn đưa ra được những thông tin xác đáng cho việc đưa ra kế hoạch sản xuất đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp, III.1.2. Về nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì tại Công ty vẫn còn tồn tại một số những nhược điểm mà theo em nếu có thể, công ty nên xem xét, nghiên cứu. Thứ nhất, việc hạch toán chi phí vận chuyển những vật liệu nhỏ lẻ vào chi phí mua ngoài là chưa đúng theo chuẩn mực kế toán VAS 02 – “Hàng tồn kho” quy định. Thứ hai, Công ty chưa sử dụng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và cách lập Chứng từ ghi sổ chưa đúng theo thời gian qui định. Thứ ba, Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đề phòng những biến động về giá hàng tồn kho trên thị trường. Và cuối cùng, tại kho, thủ kho không lập Báo cáo tồn kho vào cuối tháng để đối chiếu sổ kế toán. III.2. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY NGUYỄN HOÀNG III.2.1. Về đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Như đã trình bày, đối với một số nguyên vật liệu nhỏ lẻ thì mọi chi phí liên quan đến quá trình vận chuyển, bảo quản vật liệu, công ty không tính vào trị giá vật liệu nhập kho mà coi đó là một khoản chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6277). Việc hạch toán như trên chưa tuân theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho (chuẩn mực số 2). Khi công ty hạch toán vào TK 6277 – chi phí dịch vụ mua ngoài thì sau khi tập hợp chi phí sẽ phải phân bổ cho từng loại sản phẩm (hàng KICO, quần áo BHLĐ, hàng KID’S) theo một tiêu thức nhất định (trong khi công ty lại không mở chi tiết TK627 theo từng loại sản phẩm). Do đó sẽ làm sai lệch kết quả trong quá trình tính giá thành từng loại sản phẩm Vì vậy, công ty nên tuân thủ đúng chế độ hạch toán chi phí vận chuyển vào trị giá nguyên vật liệu trực tiếp (TK621) tập hợp trực tiếp cho từng loại sản phẩm. Ngoài ra đối với trường hợp nguyên vật liệu do người bán chuyển đến, chi phí vận chuyển tính luôn vào đơn giá hành mua. Công ty cũng nên tách riêng phần giá trị nguyên vật liệu và phần chi phí vận chuyển để biết được đơn giá đích thực của nguyên vật liệu và đảm bảo cho việc tính thuế được chính xác vì nếu có trường hợp mức thuế suất của nguyên vật liệu và của chi phí vận chuyển khác nhau mà công ty lại tính gộp theo một mức trên tổng giá trị nguyên vật liệu và chi phí vận chuyển thì sẽ không chính xác. Bên cạnh đó, nếu như chi phí vận chuyển liên quan đến nhiều thứ nguyên vật liệu thì công ty cũng cần phải tách riêng chi phí vận chuyển để phân bổ cho từng thứ nguyên vật liệu nhằm tính giá nguyên vật liệu được chính xác. III.2.2- Về công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Trong công tác kế toán chi tiết vật liệu, để thuận lợi cho kế toán trong việc kiểm tra, đối chiếu với thủ kho thì thủ kho nên lập “Báo cáo tồn kho” về số lượng tất cả các loại nguyên vật liệu có trong kho (sắp xếp theo từng loại hàng do Công ty mua và hàng nhận gia công) rồi chuyển lên cho phòng kế toán để đối chiếu với số liệu trên sổ chi tiết và cuối kỳ lập “Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn” cho chuẩn xác. Theo em, căn cứ vào số liệu ở trên “Báo cáo tồn kho” cuối tháng 01/2007 có thể được lập như sau: BÁO CÁO TỒN KHO NGUY£N VẬT LIỆU Ngày 31 th¸ng 01 năm 2007 Tại kho Công ty STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 01 1 VLT 1VCFN … Hàng Công ty mua Vải lông trắng Vải Cofina màu A140 …… Mét Mét … 2.180 1.410 … 8.704 7.711,1 … 9.152 5.220 … 1.732 3.901,1 … 02 1VSM6 1HCA Gia công Mascot Vải sơ mi 6 màu Hạt chống ẩm …… Mét Túi … 855 140 … 5.905 3.253 … 6.221 3.320 … 538,7 73 … III.2.3. Về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Thứ nhất, trong quá trình ghi sổ kế toán tổng hợp, do tính chất thời vụ, công việc xuất - nhập kho nguyên vật liệu không diễn ra hàng ngày nên định kỳ thủ kho mới chuyển hoá đơn chứng từ lên để kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ. Theo quy định mà Bộ tài chính ban hành thì Chứng từ ghi sổ là những tờ sổ được lập hàng ngày và trên mỗi một chứng từ ghi sổ chỉ phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Vì vậy, theo em công ty nên xem xét lại vấn đề này. Thứ hai, Công ty không sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dẫn đến việc đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh không được chính xác. Kế toán nên lập sổ này vì nó được sử dụng không những để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý các chứng từ ghi sổ mà còn để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm:………… Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng 1 2 3 1 2 3 …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… Cộng Cộng Ngày ….. tháng ….. năm…. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám Đốc III.2.4. Về dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu Hiện tại, Công ty vẫn chưa có khoản trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Trong khi đó, chi phí về nguyên vật liệu của Công ty là rất lớn nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá cả nguyên vật liệu trên thị trường cũng ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc lập tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ phần nào bù đắp được khoản thiệt hại xảy ra khi bị giảm giá. Vì vậy, theo em Công ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác này. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập theo các điều kiện: Số dự phòng không được vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng năm trước và có bằng chứng về các vật liệu tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá thị trường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Truớc khi lập dự phòng, công ty phải lập Hội đồng thẩm định mức dự giảm giá của vật liệu tồn kho. Căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng nguyên vật liệu tồn kho thực tế, công ty xác định mức dự phòng theo công thức sau: Số dự phòng cần trích lập năm N+1 = Số lượng NVL tồn kho giảm giá tại 31/12/N x Đơn giá ghi trên sổ kế toán - Giá thực tế trên thị trường tại ngày 31/12/N Để hạch toán việc trích lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho, kế toán sử dụng TK159 - "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho". Tài khoản này dùng để phản ánh việc trích lập dự phòng và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. *Kết cấu tài khoản: Bên nợ: Phản ánh hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên có: Phản ánh số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính vào giá vốn hàng bán. Dư có: Số trích lập dự phòng hiện có. *Phương pháp hạch toán -Cuối niên độ kế toán (31/12/N), căn cứ vào số lượng NVL tồn kho và khả năng giảm giá của từng thứ NVL, kế toán xác định mức trích lập dự phòng cho năm sau (N+1) theo công thức trên để tính vào chi phí theo bút toán: Nợ TK 632 Có TK 159 -Sang niên độ năm sau (31/12/N+1), kế toán tiếp tục tính mức trích lập dự phòng giảm giá NVL tồn kho cho năm tiếp theo (N+2). Sau đó sẽ so sánh với số dự phòng đã lập cuối kỳ kế toán của năm trước. + Nếu số dự phòng phải lập năm nay (N) lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước (N-1) thì số chênh lệch lớn hon đó được trích lập bổ sung. Kế toán sẽ ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 632 – số chênh lệch Có TK 159 – số chênh lệch +Nếu số dự phòng phải lập năm nay (N) nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch sẽ được hoàn nhập, kế toán sẽ ghi bút toán: Nợ TK 159 – số chênh lệch Có TK 632 – số chênh lệch KẾT LUẬN Một lần nữa có thể khẳng định công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng có tác dụng rất lớn trong công tác quản lý kinh tế. Công tác kế toán nguyên vật liệu giúp cho các doanh nghiệp quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu hơn, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong thời gian thực tập tại công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng – Nhà máy May Như Quỳnh, em đã đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về tổ chức kế toán nguyên vật liệu. Từ đó, đối chiếu với thực tiễn công tác kế toán của công ty em có đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Các ý kiến đề xuất này có thể thưc hiện được ngay song cũng có ý kiến còn xét để tiến tới thực hiện nhằm giúp cho công tác nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc Dân đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo em trong quá trình làm chuyên đề này. Em cũng xin cảm ơn ban lãnh đạo công ty Nguyễn Hoàng, đặc biệt là các cô chú, anh chị phòng tài chính – kế toán đã tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại công ty. Hà Nội, ngày 04 tháng 6 năm 2007 Sinh Viên BÙI THANH THUÝ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ĐỀ TÀI: “CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG - NHÀ MÁY MAY NHƯ QUỲNH” Giáo viên hướng dẫn: ĐINH TUẤN DŨNG Sinh viên thực hiện: BÙI THANH THUÝ Lớp: KT 8 – K35 Nhận xét: Hà nội, ngày …… tháng ……. năm 2007 Giáo viên hướng dẫn ĐINH TUẤN DŨNG NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG ĐỀ TÀI: “CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG - NHÀ MÁY MAY NHƯ QUỲNH” Sinh viên thực tập: BÙI THANH THUÝ Lớp: KT 8 – K35 - Khoa Kế Toán – Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Nhận xét: Hà nội, ngày……. tháng…….. năm 2007 MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU 01 CHƯƠNG I - QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG 03 I.1- Khái quát về quá trình hình thành và phát triển của Công ty03 I.2- Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 04 I.3- Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh 05 I.3.1- Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty 05 I.3.2- Đặc điểm dây chuyền công nghệ sản xuất 12 I.4- Tổ chức công tác kế toán 12 I.4.1- Đặc điểm bộ máy kế toán của Công ty 12 I.4.2- Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo và sổ kế toán 14 I.5- Thực trạng hoạt động của Công ty 16 CHƯƠNG II - KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX&DVXK NGUYỄN HOÀNG 17 II.1- Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại Công ty 17 II.2- Phân loại nguyên vật liệu 18 II.3- Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty 19 II.3.1- Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho 19 II.3.2- Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho 21 II.4- Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty 22 II.4.1- Chứng từ kế toán sử dụng 22 II.4.2- Thủ tục nhập – xuất nguyên vật liệu 22 II.4.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 28 II.5- Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty 35 II.5.1- Tài khoản kế toán sử dụng 35 II.5.2- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 35 II.6- Công tác kiểm kê nguyên vật liệu 45 CHƯƠNG III - HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG 48 III.1- Nhận xét đánh giá về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở Công ty 48 III.1.1- Ưu điểm 48 III.1.2- Nhược điểm 50 III.2- Một số kiến nghị, đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng 51 III.2.1- Về công tác quản lý nguyên vật liệu 51 III.2.2- Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 52 III.2.3- VÒ sæ s¸ch kÕ to¸n tæng hîp 53 III.2.4- VÒ dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho 54 KÕt luËn 56