Đề tài Kế toán tài sản cố định và vai trò của công tác kế toán tài sản cố định nhằm tăng cường quản lý tài sản cố định tại Công ty Toyota Việt Nam

iết bị văn phòng công ty chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty: phần mềm máy tính là 1.58%, các công cụ, thiết bị văn phòng là 8.26%. Thứ 3, là một doanh nghiệp sản xuất lắp ráp nên cơ cấu giá trị máy móc thiết bị trên tổng số TSCĐ là lớn nhất, chiếm khoảng 34.8% tổng giá trị TSCĐ, chiếm 12.9% tổng tài sản của công ty. Công ty sản xuất hàng chính hãng nên thiết bị đặc chủng nhiều, không sản xuất hàng loạt mà phần lớn theo đơn đặt hàng riêng lẻ nên giá trị lớn. Đây là phần TSCĐ khó quản lý nhất trong hệ thống TSCĐ của công ty vì chúng không những có số lượng lớn mà còn thường xuyên được sử dụng trong môi trường nhiều dầu mỡ, bụi bặm, hay phải di chuyển nên hay hỏng hóc, mất thẻ gắn trên tài sản; thường xuyên phải thay thế, cải tiến, bảo dưỡng, thay đổi nơi sử dụng…Chính vì vậy, những TSCĐ thuộc lại này thường xuyên được theo dõi, kiểm tra hơn những loại tài sản khác. Ngoài ra, đối với các máy móc thiết bị, do là hàng chính hãng nên TSCĐ không dùng nữa phần lớn là huỷ hoặc tháo rời, vậy nên giá trị thu hồi ước tính thấp, phần lớn là công ty không đề cập đến giá trị thu hồi ước tính trong khi tính giá trị khấu hao hàng kỳ. Như vậy, các TSCĐ của Công ty Toyota có đặc điểm là giá trị và số lượng đều lớn nên công tác kế toán TSCĐ gặp rất nhiều khó khăn, cần có những phương pháp quản lý tài sản hợp lý, cùng sự theo dõi chặt chẽ hệ thống TSCĐ trên sổ sách cũng như trên thực tế. 2.1.2. Phân loại TSCĐ: Nguyên tắc phân loại TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam là căn cứ vào tính chất của TSCĐ. Các TSCĐ được phân làm hai loại: - Tài sản cố định dùng cho mục đích kinh doanh - Tài sản cố định dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp an ninh, quốc phòng (hay có nguồn hình thành từ quỹ phúc lợi). Các TSCĐ thuộc loại thứ 2, doanh nghiệp chỉ theo dõi, quản lý nhưng không trích khấu hao hàng kỳ. Đối với những TSCĐ thuộc loại 1, công ty phân ra làm 6 loại: Nhà cửa (TK 2112100) là nơi để diễn ra các hoạt động sản xuất kinh doanh của người và thiết bị, hoặc để làm kho. Vật kiến trúc (TK 2112200) bao gồm đường xá, vỉa hè, bục thang máy… Máy móc và thiết bị (TK 2113000): bao gồm máy cưa, máy nghiền, máy hàn, máy biến thế hàn, súng bắn điện để hàn, thiết bị điều khiển… Xe cộ (TK 2114000): bao gồm xe hơi, xe tải, xe bus đưa đón nhân viên và các loại xe khác. Công cụ và thiết bị quản lý (TK 2115000): bao gồm kính hiển vi, các thiết bị kiểm tra và đo lường, cẩu, đồ gá lắp, máy tính và các đồ dùng văn phòng khác...; được chia làm 3 loại nhỏ: Thiết bị công nghệ: máy tính, máy tính xách tay, máy chủ nội bộ, bộ định tuyến, khoá chuyển đổi và các thiết bị thông tin khác. Công cụ cho sản xuất: gồm các công cụ trực tiếp và gián tiếp Công cụ văn phòng: các loại công cụ, thiết bị còn lại. TSCĐ vô hình (TK 2130000): là tài sản không có hình thái vật chất, nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định vô hình. Ở Công ty Toyota Việt Nam, chúng bao gồm quyền sử dụng đất, phần mềm máy tính và các tài sản vô hình khác. 2.1.3. Chính sách quản lý TSCĐ: Một tài sản được coi là TSCĐ khi chúng có cấu trúc độc lập hoặc có nhiều phần riêng biệt có thể kết hợp tạo thành một TS để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh có thể được coi là TSCĐ nếu chúng có giá trị trên 1000$ và có thời gian sử dụng trên một năm. Trong trường hợp hệ thống gồm nhiều bộ phận Tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó, nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùng thoả mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn của TSCĐ được coi là một TSCĐ hữu hình độc lập. Khi được ghi nhận là một TSCĐ, chúng sẽ được quản lý theo nguyên tắc như sau: + Mọi tài sản cố định trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bao gồm đơn đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, bảng báo giá, hợp đồng kinh tế, hoá đơn thuế, biên bản giao nhận tài sản và đơn đăng ký TSCĐ. Các TSCĐ được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, đựơc theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ. Mỗi TSCĐ được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán: Giá trị còn lại Nguyên giá Số khấu hao luỹ kế trên sổ kế toán = của Tài sản _ của tài sản của TSCĐ cố định cố định Đối với những tài sản cố định không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh quy định tại khoản 2, điều 9 của QĐ206, công ty sẽ quản lý tài sản cố định này theo nguyên giá, số giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán: Giá trị còn lại Nguyên giá Giá trị hao mòn trên sổ kế toán = của tài sản _ luỹ kế của tài sản của Tài sản cố định cố định cố định Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ bình thường. +Khi một phòng ban nào đó có nhu cầu mua TSCĐ, đại diện phòng ban đó sẽ phải làm một đơn đề nghị mua hàng, và phải được sự phê chuẩn của các cấp lãnh đạo có thẩm quyền. Sau khi được phê chuẩn, phòng mua hàng sẽ làm đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp và tiến hành làm hợp đồng. + Đăng ký TSCĐ: mọi TSCĐ được đăng ký bởi yêu cầu Tài Sản hoặc người chịu trách nhiệm về tình trạng kỹ thuật của Tài Sản. (Xem mẫu đăng ký TSCĐ phần phụ lục- Mẫu số FA-1) + Thẻ TSCĐ: mọi TSCĐ trong công ty phải được đính kèm một thẻ có mã số để quản lý, trừ xe của công ty, nhà cửa và vật kiến trúc, súng bắn điện, xe đẩy tay, các tài sản ngầm dưới đất và TSCĐ vô hình (là những tài sản hoặc có thể quản lý theo số seri đặc trưng của tài sản và số lượng hoặc không thể gắn thẻ lên được). Mã TSCĐ được quy định gồm 9 ký tự : A- AAA- 0000- 0 Trong đó, ký tự đầu tiên chỉ loại tài sản, được quy định như sau: Mã TSCĐ Số TK Tên TK A 2112100 Nhà cửa B 2112200 Vật kiến trúc C 2113000 Máy móc và thiết bị D 2114000 Xe cộ (xe văn phòng, xe tải và xe đưa đón nhân viên E 2115000 Công cụ, thiết bị quản lý F 2131000 Bảng quảng cáo G 2137000 Phần mềm máy tính Ký tự thứ 2, chỉ phòng ban sử dụng Tài sản, được quy định như sau: Ký tự thứ 1 Ký tự thứ 2 Phòng ban, bộ phận sử dụng A P Sản xuất Z Hành chính M Marketing B P Sản xuất Z Hành chính M Marketing C W Sản xuất – Hàn T Sản xuất - Sơn A Sản xuất - Lắp Ráp M Sản xuất - Bảo Dưỡng I Sản xuất - Kiểm tra S Sản xuất - Dập E Sản xuất - Xuất Khẩu P Sản xuất - Thiết bị chung D V Hành chính E V Sản xuất và Marketing F W Sản xuất – Hàn T Sản xuất - Sơn A Sản xuất - Lắp Ráp P Sản xuất - Thiết bị chung M Sản xuất - Bảo Dưỡng I Sản xuất - Kiểm tra S Sản xuất - Dập E Sản xuất - Xuất Khẩu D Công cụ, thiết bị chung cho văn phòng G Đồ đạc văn phòng E Trung tâm đào tạo G P Sản xuất D Hành chính M Marketing Ký tự thứ 3 và thứ 4 là để chỉ tên tài sản. Bốn ký tự tiếp theo bằng số là một dãy số chuỗi. Ký tự cuối cùng dung trong trường hợp có sự thay đổi. Người chịu trách nhiệm về TSCĐ ở phòng kế toán sẽ có nhiệm vụ đặt tên cho những TSCĐ. + Thanh lý TSCĐ: tuân theo quy địng trong thông tư số 01/2005 của Bộ Thương Mại, ngày 6/1/2005 (áp dụng cho việc thanh lý vật liệu, xe cộ, thiết bị và dụng cụ của các công ty có vốn đầu tư nước ngoài). ( Xem mẫu thanh lý TSCĐ phần phụ lục Mẫu số FA-3) Tài sản được thanh lý thuộc một trong các trường hợp sau: Đã khấu hao hết; thời gian sử dụng không còn nhiều; Bị phá huỷ, không thể sửa chữa hoặc chi phí sửa chữa quá lớn; Sử dụng lại cho dự án mới hoặc cắt giảm cho hoạt động nghiên cứu cải tiến; Những công cụ và máy móc đặc biệt dùng cho mẫu xe không còn sản xuất nữa; Đem bán; Phương thức thanh lý bao gồm: tái sử dụng, huỷ, tặng, bán. Trường hợp huỷ phải được chuẩn bị, ký bởi những người tham gia chứng kiến và trực tiếp huỷ tài sản. Trường hợp đem bán phải có những văn bản cần thiết kèm theo (như: quyết định bán của cấp lãnh đạo có thẩm quyền, hợp đồng kinh tế với bên mua, hoá đơn thuế); quá trình bán sẽ được ghi lại và bất cứ các khoản lỗ hoặc lãi nào cũng đều phải được ghi nhận bởi Kế toán các khoản phải thu. + Kiểm kê TSCĐ: sự tồn tại, vị trí và hiện trạng của mọi TSCĐ sẽ được thẩm tra lại trong các kỳ kiểm kê 2 lần một năm vào giữa và cuối năm tài chính (31/3 và 30/9). Lịch kiểm kê sẽ được gửi cho các phòng ban có liên quan bằng email ít nhất 3 tuần trước khi kiểm kê để đảm bảo kiểm kê nhanh chóng hiệu quả và chính xác nhất. Quá trình kiểm kê và kết quả kiểm kê sẽ được ghi lại và ký xác nhận bởi đại diện chịu trách nhiệm của bên kế toán và các bên có liên quan. Mọi sai lệch giữa số liệu của kế toán và số liệu kiểm kê được cần phải được điều tra tìm nguyên nhân, lập biên bản và có biện pháp xử lý trước khi kế toán TSCĐ tiến hành điều chỉnh. + Sửa chữa TSCĐ: được phản ánh vào chi phí kỳ phát sinh hoạt động sửa chữa. + Mất hoặc bị mất cắp Tài Sản: cần tiến hành điểu tra rõ nguyên nhân, đưa ra quyết định cuối cùng trước khi chuyển sang để kế toán TSCĐ phản ánh. Như vậy, tuy số lượng tài sản có nhiều nhưng công ty đã thiết lập được những chính sách quản lý đồng bộ, có hệ thống; với sự phối hợp quản lý đồng thời của ban bộ phận: tại nơi sử dụng, bộ phận quản lý chất lượng và phòng kế toán. Chính sách quản lý luôn yêu phải có cầu sự phối hợp tích cực giữa các bên có liên quan với những thủ tục, quy định rõ ràng về trách nhiệm, để làm sao quản lý tốt hệ thống TSCĐ đồ sộ như vậy. 2.2. Thực trạng kế toán Tài sản Cố định tại công ty Toyota Việt Nam: 2.2.1. Thực trạng hạch toán biến động TSCĐ: 2.2.1.1. Hạch toán tăng TSCĐ: Do đặc trưng của hệ thống kế toán của Toyota là kế toán nhiều phần hành nên để liên kết phần hành kế toán phải trả với phần hành kế toán TSCĐ, công ty có sử dụng thêm một TK trung gian là TK 2418 trong trường hợp phát sinh các chi phí liên quan. a) Xác định nguyên giá TSCĐ: Xác định trong từng trường hợp cụ thể, như sau: - TSCĐ mua sắm: Nguyên giá TSCĐ mua sắm bao gồm giá mua (trừ các khoản được chiết khấu thương mại, giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt, chạy thử (trừ (-) các khoản thu hồi về sản phẩm, phế liệu do chạy thử), chi phí chuyên gia và các chi phí liên quan trực tiếp khác… - TSCĐ do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thức giao thầu: Đối với TSCĐ hữu hình hình thành do đầu tư xây dựng theo phương thức giao thầu, nguyên giá là giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng, các chi phí liên quan trực tiếp khác và lệ phí trước bạ (nếu có). - TSCĐ mua trả chậm: Trường hợp TSCĐ mua sắm được thanh toán theo phương thức trả chậm, nguyên giá tài sản cố định đó được phản ánh theo giá mua trả ngay tại thời điểm mua. Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá mua trả tiền ngay được hạch toán vào chi phí theo kỳ hạn thanh toán, trừ khi số chênh lệch đó được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình (vốn hóa) theo quy định của Chuẩn mực "Chi phí đi vay". - Thành phẩm trong trường hợp sử dụng làm TSCĐ sẽ bao gồm giá vốn hàng bán, thuế tiêu thụ đặc biệt, phí đăng ký và các khoản phí liên quan khác. Trong trường hợp trên, mọi khoản lãi nội bộ, các chi phí không hợp lý như nguyên liệu, vật liệu lãng phí, lao động hoặc các khoản chi khác sử dụng vượt quá mức bình thường trong quá trình tự xây dựng hoặc tự chế đều không tính vào nguyên giá của TSCĐ đó. - TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi: Nguyên giá TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ không tương tự hoặc tài sản khác được xác định theo giá trị hợp lý của TSCĐ nhận về, hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu về. Nguyên giá TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi với một TSCĐ tương tự, hoặc có thể hình thành do được bán để đổi lấy quyền sở hữu một tài sản tương tự (tài sản tương tự là tài sản có công dụng tương tự, trong cùng lĩnh vực kinh doanh và có giá trị tương đương). Trong cả hai trường hợp không có bất kỳ khoản lãi hay lỗ nào được ghi nhận trong quá trình trao đổi. Nguyên giá TSCĐ nhận về được tính bằng giá trị còn lại của TSCĐ đem trao đổi. Ví dụ: Việc trao đổi các TSCĐ tương tự như trao đổi máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, các cơ sở dịch vụ hoặc TSCĐ khác. + Những chi phí thực tế phát sinh liên quan đến giai đoạn triển khai (đối với TSCĐ vô hình) được tập hợp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Từ thời điểm xét thấy kết quả triển khai thỏa mãn được định nghĩa và tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thì các chi phí giai đoạn triển khai được tập hợp vào Tài khoản 241 "Xây dựng cơ bản dở dang" (2412). Khi kết thúc giai đoạn triển khai các chi phí hình thành nguyên giá tài sản cố định vô hình trong giai đoạn triển khai phải được kết chuyển vào bên Nợ Tài khoản 213 "Tài sản cố định vô hình". + Chi phí liên quan đến tài sản cố định phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu phải được ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, trừ khi thỏa mãn đồng thời 2 điều kiện sau thì được ghi tăng nguyên giá TSCĐ: - Chi phí phát sinh có khả năng làm cho tài sản cố định tạo ra lợi ích kinh tế trong tương lai nhiều hơn mức hoạt động được đánh giá ban đầu; - Chi phí được đánh giá một cách chắc chắn và gắn liền với tài sản cố định cụ thể. Chi phí phát sinh đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp gồm chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên và chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm được ghi nhận là chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ hoặc được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 3 năm. Chi phí liên quan đến tài sản vô hình đã được doanh nghiệp ghi nhận là chi phí để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ trước đó thì không được tái ghi nhận vào nguyên giá tài sản cố định vô hình. + Đối với trường hợp đặc biệt là quyền sử đất (tại công ty là quyền sử dụng đất có thời hạn), nguyên giá của TSCĐ bao gồm tiền chi ra để có quyền sử dụng đất hợp pháp cộng chi phí cho đền bù giải phóng mặt bằng, san lấp mặt bằng, lệ phí trước bạ…; hoặc là giá trị quyền sử dụng đất nhận góp vốn + Các nhãn hiệu hàng hóa, quyền phát hành, danh sách khách hàng và các khoản mục tương tự được hình thành trong nội bộ doanh nghiệp không được ghi nhận là tài sản cố định vô hình. + Nguyên giá chỉ thay đổi trong trường hợp: Tuổi thọ của tài sản được kéo dài Đánh giá lại giá trị TSCĐ (theo quy định của pháp luật) Sự nâng cấp tài sản làm tăng chất lượng sản phẩm. Tháo dỡ một hay một số bộ phận của TSCĐ. Nếu có sự thay đổi về nguyên giá TSCĐ, kế toán sẽ phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại trên sổ kế toán, số khấu hao luỹ kế của TSCĐ và tiến hành hạch toán theo các quy định hiện hành. b) Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tăng TSCĐ: + Trường hợp mua TSCĐ dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, ghi: Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố định (Giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng) Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (1332) Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng; hoặc Có TK 141 - Tạm ứng Có TK 331 - Phải trả cho người bán. Trường hợp mua tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng, ghi: Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố định Có TK 112, 331... + Trường hợp mua TSCĐ hữu hình theo phương thức trả chậm, trả góp: - Khi mua TSCĐ theo phương thức trả chậm, trả góp và đưa về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi: Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố đinh (Nguyên giá - ghi theo giá mua trả tiền ngay) Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có) Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn (Phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) giá mua trả tiền ngay trừ (-) thuế giá trị gia tăng (nếu có) Có TK 331 - Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán). - Định kỳ, thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán Có TK 111, 112 (Số phải trả định kỳ bao gồm cả giá gốc và lãi trả chậm, trả góp phải trả định kỳ). Đồng thời tính vào chi phí theo số lãi trả chậm, trả góp phải trả của từng kỳ, ghi: Nợ TK 635 - Chi phí tài chính Có TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn. + Trường hợp doanh nghiệp được tài trợ, biếu tặng TSCĐ đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi: Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố đinh Có TK 711 - Thu nhập khác. Các chi phí khác liên quan trực tiếp đến TSCĐ được tài trợ, biếu, tặng tính vào nguyên giá, ghi: Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố đinh Có TK 111, 112, 331,... + Trường hợp TSCĐ tự chế. - Khi sử dụng sản phẩm do công ty tự chế tạo để chuyển thành TSCĐ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh (ở đây là ô tô) , ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 155 - Thành phẩm (nếu xuất kho ra sử dụng) Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (nếu sản xuất xong đưa vào sử dụng ngay, không qua kho). - Đồng thời ghi tăng TSCĐ hữu hình: Nợ TK 211 - Tài sản cố định hữu hình Có TK 512 - Doanh thu nội bộ (Doanh thu là giá thành thực tế sản phẩm). - Chi phí lắp đặt, chạy thử,... liên quan đến TSCĐ hữu hình, ghi: Nợ TK 211 - Tài sản cố định hữu hình Có TK 111, 112, 331,... + Trường hợp TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi: - TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi với TSCĐ tương tự: Khi nhận TSCĐ tương tự do trao đổi và đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi: Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố định (Nguyên giá TSCĐ hữu hình nhận về ghi theo giá trị còn lại của TSCĐ đưa đi trao đổi) Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (Giá trị đã khấu hao của TSCĐ đưa đi trao đổi) Có TK 211, 213 - Tài sản cố định (Nguyên giá của TSCĐ hữu hình đưa đi trao đổi). - TSCĐ mua dưới hình thức trao đổi với TSCĐ không tương tự: Khi giao TSCĐ cho bên trao đổi, kế toán ghi giảm tài sản cố định: Nợ TK 811 - Chi phí khác (Giá trị còn lại của tài sản cố định hữu hình đưa đi trao đổi) Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (Giá trị đã khấu hao) Có TK 211, 213 - Tài sản cố định (Nguyên giá) Đồng thời ghi tăng thu nhập do trao đổi TSCĐ: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng tổng giá thanh toán) Có TK 711 - Thu nhập khác (Giá trị hợp lý của TSCĐ đưa đi trao đổi) Có TK 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp (TK 33311) (nếu có). Khi nhận được TSCĐ do trao đổi, ghi: Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố định (Giá trị hợp lý của TSCĐ nhận được do trao đổi) Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán). Trường hợp thu thêm tiền do giá trị hợp lý của TSCĐ đưa đi trao đổi lớn hơn giá trị hợp lý của TSCĐ nhận được do trao đổi thì khi nhận được tiền của bên có tài sản cố định trao đổi, ghi: Nợ TK 111, 112 (Số tiền đã thu thêm) Có TK 131 - Phải thu của khách hàng. Trường hợp phải trả thêm tiền do giá trị hợp lý của TSCĐ đưa đi trao đổi nhỏ hơn giá trị hợp lý của TSCĐ nhận được do trao đổi thì khi trả tiền cho bên có TSCĐ trao đổi, ghi: Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 111, 112... + Trường hợp mua tài sản cố định là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền với quyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi: Nợ TK 211 - Tài sản cố định hữu hình (Nguyên giá - chi tiết nhà cửa, vật kiến trúc) Nợ TK 213 - Tài sản cố định vô hình (Nguyên giá - chi tiết quyền sử dụng đất) Nợ TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 331,... + Trường hợp tăng TSCĐ do xây dựng cơ bản, công ty có sử dụng TK 2418. Đây là TK trung gian phát sinh do việc sử dụng Module Phải trả trước khi hạch toán chi tiết vào TK2411, 2412, 2413… Khi nhận được Hoá đơn, hoặc yêu cầu thanh toán cho các chi phí phát sinh liên quan đến TSCĐ, ở Module phải trả phát sinh bút toán: Nợ TK 2418 - Kết chuyển chi phí xây dựng dở dang Có TK331 – Phải trả nhà cung cấp Khi kế toán TSCĐ thực hiện việc tập hợp chi phí đầu tư XDCB, ở Module TSCĐ phát sinh bút toán: Nợ TK 2411, 2412, 2413 – Xây dựng cơ bản dở dang Có TK2418 - Kết chuyển chi phí xây dựng cơ bản dở dang Khi TSCĐ được đưa vào sử dụng, kế toán TSCĐ ghi tăng TSCĐ: Nợ TK 211 , 213 - Tài sản cố định Có TK 2411, 2412, 2413 – Xây dựng cơ bản dở dang Nếu tài sản hình thành qua đầu tư không thỏa mãn các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình theo quy định của Chuẩn mực kế toán, ghi: Nợ TK 152, 153 (Nếu là vật liệu, công cụ nhập kho) Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang. + Chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu liên quan đến TSCĐ như sửa chữa, cải tạo, nâng cấp: - Khi phát sinh chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ sau khi ghi nhận ban đầu, ghi: Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 112, 152, 331, 334,... - Khi công việc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ hoàn thành đưa vào sử dụng : Nếu thỏa mãn các điều kiện được ghi tăng nguyên giá TSCĐ theo quy định của Chuẩn mực kế toán, ghi: Nợ TK 211, 213 - Tài sản cố định Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang. Nếu không thỏa mãn các điều kiện được ghi tăng nguyên giá TSCĐ hữu hình theo quy định của Chuẩn mực kế toán, ghi: Nợ TK 627, 641, 642 (Nếu giá trị nhỏ) Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn (Nếu giá trị lớn phải phân bổ dần) Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang. + Đối với tài sản cố định tự xây dựng hoặc tự chế, các chi phí không hợp lý như nguyên vật liệu lãng phí, lao động hoặc các khoản chi phí khác sử dụng vượt quá mức bình thường trong quá trình tự xây dựng hoặc tự chế không tính vào nguyên giá TSCĐ, mà ghi: Nợ TK 111, 138, 334, ... (Phần bồi thường của các tổ chức, cá nhân) Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (Nếu tự xây dựng) Có TK 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Nếu tự chế). 2.2.1.2. Hạch toán giảm TSCĐ: + Trường hợp bán thanh lý TSCĐ: - Xoá sổ giá trị ghi sổ của TS: Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (Giá trị đã khấu hao) Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại của TSCĐ) Có TK 211, 213 – Nguyên giá TSCĐ - Chi thành lý bán TSCĐ: Nợ TK 811 – Chi phí khác Có TK 111, 112 - Thu khác về thanh lý bán TSCĐ Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng: Có TK 711 – thu khác Có TK 33311 - thuế GTGT + Giảm do đem viện trợ, biếu tặng: Nợ TK 811 – Giá trị còn lại của TSCĐ Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (Giá trị đã khấu hao) Có TK 211, 213 – TSCĐ + Giảm do thiếu mất được phát hiện: - Xoá sổ TSCĐ (chờ xử lý): Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (Giá trị đã khấu hao) Nợ TK 1381 - phải thu khác (chờ xử lý) Có TK 211, 213 – TSCĐ - Xử lý TSCĐ thiếu mất: Nợ TK 111, 334, 1388 - Khoản bồi thường đã (sẽ) thu Nợ TK 811 – Chi khác Nợ TK 411 - Giảm vốn Có TK 1381 + Đối với TSCĐ hữu hình hiện đang ghi trên sổ của doanh nghiệp, nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận quy định trong chuẩn mực tài sản cố định hữu hình, phải chuyển sang là công cụ, dụng cụ, kế toán phải ghi giảm TSCĐ hữu hình: Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định (Giá trị đã khấu hao) Nợ TK 627, 641, 642 (Giá trị còn lại) (Nếu giá trị còn lại nhỏ) Nợ TK 242 - Chi phí trả trước dài hạn (Giá trị còn lại) (Nếu giá trị còn lại lớn phải phân bổ dần) Có TK 211 - Tài sản cố định hữu hình. + Đánh giá lại TSCĐ: điều chỉnh các chỉ tiêu trên TSCĐ: - Trường hợp đánh giá làm tăng nguyên giá Nợ TK 211, 213 – Tài sản cố định (nguyên giá) Có TK 2141, 412 - Trường hợp đánh giá giảm hạch toán ngược lại. 2.2.2.Thực trạng khấu hao và hạch toán khấu hao TSCĐ: 2.2.2.1. Chế độ tính khấu hao: + Việc tính khấu hao TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam tuân theo đùng những quy định của Quyết định 206-2003/QĐ-BTC (ban hành ngày 12/12/2003) về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. + Mọi TSCĐ được đầu tư và đăng ký sử dụng đều phải tính khấu hao theo quy định (trừ Trường hợp TSCĐ đã khấu hao hết hoặc TSCĐ giữ hộ hoặc đang chờ xử lý, thanh lý hoặc chỉ đi thuê để hoạt động theo mùa vụ. Những TSCĐ chưa sử dụng cho kinh doanh nhưng vẫn tính khấu hao: bao gồm các Tài sản đang sửa chữa lớn, tài sản của đơn vị nhưng đang sử dụng ở nơi khác… + Phương pháp khấu hao tại công ty Toyota Việt Nam: Sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Thời gian sử dụng theo quy định của bộ tài chính và đặc đỉêm kinh tế của tài sản cũng như điều kiện hoạt động (phụ thuộc vào tuổi thọ của mầu sản phẩm mà TS đó phục vụ) (xem bảng 2.1: Chế độ khấu hao TSCĐ) Đối với TSCĐ đã qua sử dụng, thời gian sử dụng của TSCĐ được xác định như sau: Thời gian sử dụng của = Tài sản cố định Giá trị hợp lý của TSCĐ Giá bán của tài sản cố định mới cùng loại (hoặc của TSCĐ tương đương trên thị trường) X Thời gian sử dụng của tài sản cố định mới cùng loại (theo phụ lục 1-Quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003) Trong đó: Giá trị hợp lý của TSCĐ là giá mua hoặc trao đổi thực tế (trong Trường hợp mua bán, trao đổi), giá trị còn lại của TSCĐ (trong trường hợp được cấp, điều chuyển), giá trị đánh giá của Hội đồng giao nhận (trong trường hợp được cho, biếu tặng, nhận vốn góp)… Trường hợp muốn xác định thời gian sử dụng của TSCĐ khác với khung thời gian sử dụng của TSCĐ quy định tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, công ty sẽ có giải trình lên Bộ Tài chính, nêu rõ các căn cứ để xác định thời gian sử dụng của TSCĐ đó, dựa trên ba tiêu chuẩn: Tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ theo thiết kế; Hiện trạng TSCĐ (thời gian TSCĐ đã qua sử dụng, thế hệ TSCĐ, tình trạng thực tế của Tài sản…) Tuổi thọ kinh tế của TSCĐ. + Ngày bắt đầu tính khấu hao: được xác định dựa trên ngày thực tế đi vào hoạt động. Việc tính khấu hao sẽ bắt đầu vào tháng tiếp theo nếu ngày đưa vào sử dụng nằm ở nửa cuối tháng (từ 15 đến hết tháng). + Khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng, từ 15 tháng này đến 15 tháng sau. + Tỷ lệ khấu hao được quy định cho mỗi loại Tài sản theo khung quy định chung của Bộ Tài Chính: Bảng 2.2: Chế độ khấu hao TSCĐ: STT Loại Tài sản Tỷ lệ khấu hao (năm) Tuổi thọ 1 Nhà cửa 7.0% 14 năm 4 tháng 2 Hạ tầng, Công trình xây dựng 10.0% 10 năm 3 Máy móc thiết bị 12.0% 8 năm 4 tháng 4 Công cụ & thiết bị quản lý SX 15.0% 6 năm 8 tháng 5 Thiết bị văn phòng 20.0% 5 năm 6 Xe cộ 18.0% 5 năm 6 tháng 7 Tài sản vô hình 2.6% 38 năm 6 tháng 8 Quyền sử dụng đất 2.5% 40 năm 9 Biển, bảng quảng cáo 20.0% 5 năm 10 Phần mềm máy tính 30.0% 3 năm 4 tháng 11 Các tài sản vô hình khác 2.6% 38 năm 6 tháng (Nguồn: Chính sách Kế toán của Công ty Toyota Việt Nam) + Việc tính khấu hao của một kỳ được dựa trên khấu hao TSCĐ của kỳ trước Ta áp dụng công thức: Khấu hao hàng kỳ = Khấu hao kỳ (n-1) + Khấu hao TSCĐ tăng trong kỳ n - Khấu hao TSCĐ giảm trong kỳ ( Trong đó mức điều chỉnh khấu hao tăng giảm trong kỳ được tính kể từ ngày tăng giảm TSCĐ) + TSCĐ nếu đã khấu hao hết thì thôi trích khấu hao dù vẫn tiếp tục sử dụng Đối với những Tài sản cố định chưa khấu hao hết đã hỏng, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân, quy trách nhiêm đền bù, đòi bồi thường thiệt hại… và tính vào chi phí khác. Còn nếu chưa khấu hao hết đã bán, thanh lý thì giá trị còn lại sẽ phải được thu hồi bằng các biện pháp tài chính. Một số TSCĐ không tham gia vào các hoạt động phúc lợi trong doanh nghiệp như câu lạc bộ, nhà truyền thống, nhà ăn… được đầu tư bằng quỹ phúc lợi thì không phải trích khấu hao. Công ty sẽ theo dõi những TSCĐ này như đối với các TSCĐ dùng cho hoạt động kinh doanh và tính mức hao mòn của các TSCĐ này (nếu có); mức hao mòn được xác định bằng cách lấy nguyên giá chia cho thời gian sử dụng của TSCĐ xác định theo quy định tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC (12/12/2003). Nếu các TSCĐ này tham gia vào hoạt động kinh doanh thì trong thời gian tham gia vào hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp sẽ thực hiện tính và trích khấu hao vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. + Việc tính và trích khấu hao được thực hiện tự động trên phần mềm kế toán, dựa trên những phương pháp tính đã được thiết lập sẵn và những thông số về loại tài sản, tỷ lệ khấu hao, ngày bắt đầu đưa vào sử dụng, nơi phân bổ chi phí… + Quản lý số vốn khấu hao đã thu hồi: tuỳ theo nguồn tài chính đã dùng để đầu tư mua TSCĐ mà xử lý vốn khấu hao (dùng số khấu hao để trả vay nếu dùng vốn vay để đầu tư, hoặc để tái đầu tư theo kế hoạch. 2.2.2.2. Kế toán hao mòn và khấu hao: Tk sử dụng: TK 214 – Hao mòn TSCĐ ( Không sử dụng Tk ngoài bảng: TK 009) + Tính khấu hao và lập chứng từ phản ánh số khấu hao tính và phân bổ : Bảng 2.3. BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ Tháng … Quý … Năm … Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao năm Giá trị khấu hao Tổng mức khấu hao trong kỳ Phân bổ khấu hao – Ghi nợ TK 627 641 642 … (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) I - Khấu hao kỳ trước (n-1) II - Khấu hao tăng trong kỳ n III- Khấu hao giảm trong kỳ n IV- Khấu hao kỳ n = I + II - III Ở các cột phân bổ chi phí được tách chi tiết không chỉ theo số TK mà còn chia nhỏ hơn theo mã phòng ban, bộ phận sử dụng. Ví dụ trong cột (5), có chia nhỏ theo mã các phân xưởng hàn, xưỏng sơn, xưởng dập, xưởng lắp ráp, kho hậu cần, bộ phận bảo dưỡng, quản lý thiết bị… a) Nguyên tắc và công thức tính khấu hao: Tài sản cố định của công ty được trích khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng: + Công ty xác định thời gian sử dụng của TSCĐ theo bảng 2.2 + Xác định mức trích khấu hao TSCĐ trung bình hàng năm theo công thức: Mức trích khấu hao Nguyên giá của TSCĐ trung bình hàng năm = của tài sản cố định Thời gian sử dụng + Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm chia cho 12 tháng. + Trường hợp thời gian sử dụng hay nguyên giá của TSCĐ thay đổi, công ty xác định lại mức trích khấu hao trung bình của TSCĐ bằng cách lấy giá trị còn lại trên sổ kế toán chia (:) cho thời gian sử dụng xác định lại hoặc thời gian sử dụng còn lại (được xác định là chênh lệch giữa thời gian sử dụng đã đăng ký trừ thời gian đã sử dụng) của TSCĐ. + Mức trích khấu hao cho năm cuối cùng của thời gian sử dụng TSCĐ được xác định là hiệu số giữa nguyên giá TSCĐ và số khấu hao luỹ kế đã thực hiện đến năm trước năm cuối cùng của TSCĐ đó. b) Ví dụ tính và trích khấu hao TSCĐ: Ví dụ: 1. Công ty Toyota Việt Nam mua một TSCĐ ( Cần cẩu trên không) (mới 100%) với giá ghi trên hoá đơn là 36 triệu, chiết khấu mua hàng là 1.5 triệu đồng, chi phí vận chuyển là 1 triệu đồng, chi phí lắp đặt chạy thử là 1 triệu đồng. Tài sản này có tuổi thọ kỹ thuật là 10 năm, thời gian sử dụng của tài sản dự kiến là 6 năm 8 tháng (tương ứng với tỷ lệ khấu hao là 15%) (xem bảng 2.2), Tài sản được đưa vào sử dụng ngày 01/10/2002. Nguyên giá TSCĐ = 36 - 1.5 + 1 + 1 = 36.5 (triệu đồng) Mức trích khấu hao trung bình hàng năm = 36.5 triệu : 6 năm 8 tháng = 5.475 triệu đồng/ năm Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng : = 36.5 triệu : 80 tháng =1.35625 triệu đồng/tháng Hàng tháng, công ty trích 1.35625 triệu đồng chi phí trích khấu hao TSCĐ đó vào chi phí kinh doanh, cho đến tháng thứ 8 của năm sử dụng thứ 6. c) Phương pháp hạch toán: Ghi bút toán tăng, giảm hao mòn, khấu hao: Ta có sơ đồ: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán khấu hao TSCĐ: HM do giảm TSCĐ KH kỳ báo cáo TK 627 TK 211, 213 TK 214 TK 412 TK 642 TK 641 Điều chỉnh giảm HM Điều chỉnh tăng HM 2.3. Thực trạng quản lý TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam: Với chính sách quản lý TSCĐ chặt chẽ, có sự tham gia phối hợp theo dõi của nhiều phòng ban như vậy nên mặc dù số lượng TSCĐ của công ty rất lớn và rất đa dạng về chủng loại, lại hay có sự chuyển đổi vị trí sử dụng, nhiều khi là từ chi nhánh này đến chi nhánh khác, hoặc từ chi nhánh đến trụ sở chính hoặc ngược lại; tuy nhiên gần như không xảy ra sự mất mát hay hỏng hóc quá lớn đến mức phải huỷ (vì công ty có đội ngũ chuyên viên kỹ thuật lành nghề chịu trách nhiệm về chất lượng máy móc và luôn có sự bảo dưỡng định kỳ các máy móc này. Mỗi TSCĐ được quản lý đồng thời bởi ba bộ phận, trên ba phương diện khác nhau là giá trị, tình trạng kỹ thuật và thực trạng sử dụng. Là một công ty lớn nên khối lượng công việc khá nhiều, vậy nên nhiều khi các bộ phận làm rất tốt trách nhiệm của mình, biết rất rõ hiện trạng của TSCĐ về phương diện mà mình quản lý nhưng lại thiếu sự trao đổi thông tin với các phòng ban khác, không quan tâm theo dõi tình trạng của TSCĐ trên những phương diện khác. Điển hình ví dụ như tại các xưởng sản xuất, các đốc công và nhân công biết rất rõ tài sản nào ở vị trí nào, hiện đang hoạt động như thế nào, nhưng không quan tâm đến tình trạng của thẻ gắn trên tài sản, hoặc giá trị, thời gian sử dụng hay mức khấu hao luỹ kế của TSCĐ đó, nhiều khi có sự thay đổi về nơi sử dụng TSCĐ nhưng không làm giấy chuyển vị trí ngay để kế toán được biết để có sự điều chỉnh về phân bổ khấu hao hoặc đã huỷ nhưng không thông báo cho kế toán TSCĐ biết; còn các kỹ sư thì hiểu rất rõ tình trạng kỹ thuật của máy móc nhưng lại không thông hiểu về thực tế sử dụng như những người dưới xưởng cũng như không quan tâm nhiều về mặt giá trị của TSCĐ đó; đối với kế toán TSCĐ cũng vậy, vì số lượng các TSCĐ là rất nhiều nên đôi khi không thể nắm được toàn bộ tình hình tài sản cố định tại các xưởng và cũng không thể thường xuyên liên lạc với các xưởng để thu nhận thông tin và đốc thúc những người chịu trách nhiệm dưới xưởng. Đối với các thiết bị sử dụng trên văn phòng, hệ thống công nghệ thông tin và các phần mềm máy tính cũng vậy, chúng chịu sử quản lý của người trực tiếp sử dụng, phòng hệ thống và kế toán TSCĐ. Tình trạng trên cũng có lúc xảy ra, vì thường hay có sự thay đổi về người sử dụng khi nhân sự có sự thay đổi hoặc có sự nâng cấp thiết bị, thay thế thiết bị. Việc thiếu sự trao đổi thông tin thường xuyên và sự quan tâm đến những mảng khác của TSCĐ như vậy đã gây khó khăn và mất nhiều thời gian cho công tác kiểm kê giữa và cuối kỳ kế toán cũng như việc điều chỉnh, sửa chữa cho đúng các quy định đã đặt ra; đồng thời điều này còn làm sai lệch các thông tin kế toán được cung cấp, ví dụ như trong trường hợp chuyển nơi sử dụng tài sản từ nơi này sang nơi khác, nhất là khi chuyển từ bộ phận sản xuất lên văn phòng. Như vậy, tuy có sự quy định rõ ràng về trách nhiệm của các bộ phận tham gia quản lý TSCĐ nhưng các bộ phận vẫn có tư tưởng coi việc trao đổi thông tin thường xuyên không phải là một phần công việc của mình, nhiều khi chưa ý thức được tầm quan trọng của hoạt động này. Do vậy, cần có những chế tài cụ thể liên quan quan đến trách nhiệm của mọi phòng ban để mọi người có ý thức hoàn thành nhiệm vụ của mình, để đảm bảo cho các thông tin kế toán về TSCĐ và những chi phí khấu hao và phân bổ hàng năm được cung cấp đúng đắn và chính xác nhất. PHẦN III: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TSCĐ: 3.1. Đánh giá thực trạng: 3.1.1. Ưu điểm: Công ty Toyota Việt Nam là một công ty nằm trong hệ thống tập đoàn Toyota Nhật Bản. Vì vậy đặc điểm hoạt động của hệ thống kế toán của công ty là sự tích lũy kinh nghiêm cả một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh lâu đời, với quy mô hoạt động trên toàn thế giới. Do vậy, ở Toyota ngoài việc tuân thủ chặt chẽ những quy định như trong chuẩn mực và chế độ tính và trích khấu hao của Bộ Tài Chính còn có những ưu điểm khác như: Thứ nhất, Công ty Toyota Việt Nam có số lượng TSCĐ rất lớn, đa dạng về chủng loại và thường có giá trị lớn, vậy nên công tác quản lý TSCĐ gặp rất nhiều khó khăn. Không những thế, điều kiện sử dụng của các TSCĐ lại trong môi trường không tốt, bụi bặm, dầu mỡ, hay phải di chuyển nên việc gắn thẻ, duy trì tài sản trong tình trạng tốt thường khó thực hiện. Vì vậy, công ty đã sử dụng một chính sách quản lý TSCĐ rất chặt chẽ, với sự phối hợp quản lý của ba bộ phận khác nhau liên quan trực tiếp đến TSCĐ: nơi sử dụng TSCĐ, bộ phận kỹ thuật, phòng kế toán. Đối với phòng kế toán nói riêng, các TSCĐ được gắn cho một thẻ tài sản và theo dõi tăng giảm theo từng nhóm, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình thành, đối tượng sử dụng, quá trình luân chuyển tài sản qua các thời kỳ. Để thực hiện được công tác đó, luôn có sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận trực tiếp liên quan đến việc quản lý tài sản. Điều này giúp cho các thông tin kế toán về TSCĐ tại công ty luôn đảm bảo kịp thời, chính xác, phản ánh đúng nội dung các khoản chi phí khấu hao trích hàng tháng Thứ 2, Hệ thống phần mềm kế toán của công ty tự động tính và hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn, mục đích sử dụng. Nó cho phép khai báo TSCĐ theo nhiều tiêu thức để quản lý chặt chẽ hơn, giúp điều chỉnh giá trị khấu hao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, sản xuất. Chi phí khấu hao tài sản được khai báo để phân bổ cho từng bộ phận văn phòng, phân xưởng, công trình, sản phẩm. Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ kiểm kê chi tiết tài sản theo từng nhóm, loại và đối tượng sử dụng. Sự hỗ trợ của phần mềm kế toán đã có tác dụng to lớn giúp công việc của kế toán TSCĐ được giảm bớt đi nhiều, đồng thời tăng tính chính xác của các con số kế toán. Như vậy, với phương pháp hạch toán TSCĐ như tại công ty Toyota, công tác quản lý TSCĐ đã trở nên hiệu quả hơn nhiều. Đặc biệt, việc hệ thống phần mềm kế toán cho phép quản lý theo nhiều chiều thông tin đã giúp cho việc tính phân bổ hàng tháng được chính xác và hiệu quả hơn. 3.1.2: Hạn chế và nguyên nhân: Công ty Toyota Việt Nam có sử dụng nhiều TSCĐ đặc chủng, phục vụ riêng cho các mẫu xe nên công ty thường không có chủ trương bán thanh lý TSCĐ, vì thế khi tính giá trị TSCĐ để tính khấu hao, công ty không tính đến giá trị thanh lý thu hồi. Trên thực tế, công ty vẫn có những trường hợp bán thanh lý hoặc tái sử dụng, đồng thời nếu đem huỷ thì cũng phát sinh chi phí huỷ TSCĐ, vì thế việc tính giá trị ban đầu để khấu hao không hề xét đến các khoản thu và chi đó là không hợp lý. Ngoài ra, đối với việc tính khấu hao TSCĐ vô hình, công ty vẫn sử dụng phương pháp đường thẳng là không hợp lý, vì TSCĐ vô hình thường khấu hao nhanh hơn những loại Tài sản khác. Thực tế công ty vẫn sử dụng phương pháp khấu hao này vì cho đến nay, giá tri TSCĐ vô hình của công ty (như phần mềm máy tính…) vẫn rất còn rất cao, nếu so với những phần mềm khác trên thị trường Việt Nam hiện nay. Về việc quản lý TSCĐ đã khấu hao hết về nguyên giá (sau hơn 10 năm hoạt động), thì trên thực tế hiện nay công ty vẫn còn sử dụng chiếm tới 55 – 60% trong tổng số TSCĐ (tính theo nguyên giá) và xu hướng tỷ trọng đó càng lúc càng lớn. Thực tế này cho thấy phương pháp tính khấu hao được sử dụng và việc tổ chức công tác kế toán để xác định khấu hao là chưa phù hợp. Điều này làm cho mức chi phí về khấu hao hàng năm sẽ giảm dần, điều không hợp lý này dẫn tới cơ cấu chi phí và giá thành sẽ thay đổi gây khó khăn lớn cho việc phân tích hoạt động kinh tế, bởi vì khi tính các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sản xuất có liên quan đến TSCĐ như: số vòng quay của TSCĐ, tỷ suất lợi nhuận tính trên tổng Tài sản… sẽ không được chính xác, ý nghĩa của các số liệu phân tích được sẽ bị giảm đi phần nào ý nghĩa kinh tế của chúng. Cuối cùng, về việc phân bổ khấu hao TSCĐ, hầu hết các TSCĐ của công ty đều được phân bổ vào chi phí sản xuất và chi phí quản lý, rất ít các TSCĐ được phân bổ vào chi phí bán hàng. Vì công ty coi các hoạt động tại bộ phận Marketing là một bộ phận mang tính chất quản lý, và các TSCĐ phục vụ cho dịch vụ sửa chữa sau bán hàng cũng được phân bổ vào chi phí quản lý – vì dịch vụ sửa chữa của công ty không chỉ là một hoạt động sau bán hàng mà còn là một sản phẩm dịch vụ. Sở dĩ công ty vẫn tiến hành hạch toán như vậy là vì về bản chất cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý đều là chi phí thời kỳ, nếu không có một sự xác định rõ ràng TSCĐ đó dùng để phục vụ loại hoạt động gì thì hạch toán tất cả chi phí vào một loại để công tác kế toán được đơn giản. Tuy nhiên, việc hạch toán như thế sẽ khiến cho việc phân tích các chỉ số chi phí phát sinh cho từng loại hoạt động không còn chính xác. Vì vậy cần thiết có một sự phân bổ hợp lý hơn về chi phí để những nhà quản lý theo dõi được các khoản chi phí kinh tế phát sinh cho từng hoạt động. 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán: Tuy hiện nay việc hạch toán TSCĐ như vậy vẫn chưa gây ảnh hưởng sai lệch gì đến những báo cáo tài chính của công ty, nhưng trong tương lai, với tốc độ phát triển kinh tế như hiện nay, trong điều kiện Việt Nam đã gia nhập WTO công ty cần có những giải pháp để thay đổi, cải tiến phương pháp hạch toán và công tác quản lý TSCĐ đang sử dụng hiện nay để có thể đưa ra những phân tích chi phí hợp lý, phản ánh đúng bản chất của tình hình hoạt động kinh doanh của công ty; từ đó có những nhận định sai lệch về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, và có thể dẫn đến đưa ra những quyết định kinh tế sai lầm. 3.3. Nội dung hoàn thiện kế toán TSCĐ tại Công ty Toyota Việt Nam: Để hoạt động kế toán TSCĐ hoạt động có hiệu quả hơn, và đưa ra được những thông tin kế toán chính xác, phản ánh đúng thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; chế độ kế toán của công ty có thể được hoàn thiện theo những hướng như sau: Thứ nhất, khi xác định giá trị TSCĐ để tính khấu hao, cần tính đến các khoản thu thanh lý (nếu có) cũng như chi phí thanh lý, hủy TSCĐ nhằm xác định được một giá trị hợp lý để mức trích khấu hao hàng kỳ một cách chính xác. Thứ hai, khi xác định thời gian sử dụng của TSCĐ, ta cần chú ý điều chỉnh, kéo dài năm sử dụng TSCĐ dựa trên kinh nghiệm sử dụng những TSCĐ trước đó, cũng như dựa trên những thẩm định đáng tin cậy về tuổi thọ tài sản; tránh việc tạo ra những thông tin tài chính kế toán không đáng tin cậy Thứ 3, về TSCĐ vô hình, đây là loại hình TSCĐ đặc biệt, rất khó xác định chính xác thời gian sử dụng và giá trị của các TSCĐ này. Vì vậy kế toán cần dựa trên những cơ sở đáng tin cậy như những phân tích chuyên môn về chất lượng cũng như tuổi thọ tài sản, sự so sánh với các tài sản cố định vô hình tương đương trên thị trường để đưa ra được một tỷ lệ khấu hao hợp lý. Nếu cần thiết công ty nên xin phép Bộ Tài chính sử dụng phương pháp khấu hao nhanh để kịp thời ghi nhận các khoản chi phí khấu hao phát sinh hàng kỳ. Cuối cùng, để thiết lập được một hệ thống thông tin kế toán chính xác, kế toán TSCĐ nên xác định rõ TSCĐ đó sử dụng cho loại hoạt động nào, nếu sử dụng cho hai loại hoạt động đồng thời thì nên phân bổ khoản trích khấu hao đó theo tỷ lệ phần trăm cho mỗi loại hoạt động. 3.4. Giải pháp tăng cường quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ: Bên cạnh việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán, công ty cũng cần chú ý tiến hành thực hiện các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và quản lý TSCĐ. TSCĐ có được quản lý chặt chẽ thì việc hạch toán TSCĐ mới có thể chính xác và kịp thời, phản ánh được đúng thực tế sản xuất kinh doanh của công ty. Để nâng cao hiệu quả quản lý, các nhà lãnh đạo cần đưa ra những chính sách quy định cụ thể, rõ ràng trách nhiệm của các bên có liên quan khi phát sinh các biến động về TSCĐ; đồng thời kèm theo đó là những chế tài cụ thể để các cá nhân có trách nhiệm hơn với công việc của mình. Ngoài ra, việc trong công tác kế toán TSCĐ cũng có thể góp phần nâng cao hiệu quả quản lý TSCĐ bằng cách quản lý các chứng từ liên quan đến TSCĐ một cách khoa học, cũng như việc quy định các thủ tục và quy tắc liên quan đến thẻ TSCĐ một cách rõ ràng, dễ hiểu. 3.5. Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện: Trên thực tế, việc thực hiện được các giải pháp trên gặp rất nhiều khó khăn. Bởi vì số lượng công việc tại công ty Toyota Việt nam là rất nhiều. Mọi người luôn bận rộn nên yêu cầu các cá nhân và nhân viên phải làm nhiều công tác không liên quan đến công việc chính của họ sẽ khiến họ sao lãng công việc chính. Vì vậy, trước khi muốn hoàn thiện chính sách quản lý, công ty phải đảm bảo không khiến các nhân viên ôm đồm quá nhiều các việc không liên quan đến chuyên môn của họ, nếu có thể, công ty nên tuyển thêm nhân sự để chia sẻ bớt công việc. Sự bận rộn quá mức nhiều khi cũng dẫn đến làm việc không hiệu quả. Đồng thời khi đưa ra các chính sách quản lý, các nhà lãnh đạo phải cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của việc thực thi những chính sách đó. Đối với công tác kế toán, vì số lượng các TSCĐ là rất lớn nên việc hạch toán có xu hướng đơn giản hoá các bước thực hiện, tiến hành hạch toán như nhau đối với những TSCĐ tương tự nhau. Vì vậy việc yêu cầu hạch toán chi tiết đối với từng TSCĐ là rất khó khăn, gần như là không thể. Chỉ có đối với các TSCĐ mới đầu tư mua về, kế toán chú ý quy định các thông số cho máy tính sao cho hợp lý, phân bổ khấu hao sao cho đúng với bản chất hoạt động của chúng. Ngoài ra cần hạn chế tối đa những điều chỉnh đối với cá biệt từng khoản mục, vì điều đó sẽ tăng khối lượng công việc của kế toán lên rất nhiều. Về việc thực hiện tính khấu hao TSCĐ vô hình theo phương pháp khấu hao nhanh sẽ khó thực hiện vì công thức tính khấu hao đã được thiết lập trong hệ thống đối với mọi TSCĐ, nếu tiến hành thay đổi phương pháp khấu hao thì việc điều chính sẽ khá phức tạp, đồng thờì phải thiết lập lại các thông số, công thức…Ngoài ra vì đây là phần mềm kế toán chuyên dụng, không phải do kế toán tự tạo ra nên nếu có sự thay đổi thì sẽ phải mời chuyên gia đến hỗ trợ, điều này sẽ khiến cho công việc trở nên phức tạp tiêu tốn nhiều chi phí hơn. Tóm lại, tuy rằng việc hoàn thiên công tác hạch toán gặp rất nhiều khó khăn nhưng việc cải tiến là tất yếu sẽ phải thực hiện để công ty có thể vững bước phát triển trong thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt hiện nay. KẾT LUẬN TSCĐ là cơ sở vật chất không thể thiếu trong nền kinh tế quốc dân cũng như trong hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đối với một công ty sản xuất lắp ráp như Toyota, TSCĐ lại càng trở nên quan trọng và là một yếu tố sản xuất kinh doanh không thể thiếu. Sự tăng giảm TSCĐ cũng như việc tính khấu hao có ảnh hưởng rất lớn đến biến động tài chính của công ty. Chính vì vậy, công tác kế toán TSCĐ cũng như công tác quản lý và sử dụng TSCĐ luôn được quan tâm chú trọng. Điều đó có thể thấy rõ thông qua chính sách kiểm kê TSCĐ (luôn giành nhiều thời gian và chi phí hơn cả), thông qua chính sách phê duyệt các biến động liên quan đền TSCĐ, thông qua quy mô, số lượng các phòng ban tham gia quản lý TSCĐ…Nhìn chung, công tác kế toán TSCĐ ở công ty đã được thực hiện rất nghiêm chỉnh theo chế độ quy định. Tuy có một số hạn chế do đặc trưng thực tế sản xuất kinh doanh chi phối nhưng là những hạn chế không ảnh hưởng lớn đến bản chất của các chi phí phát sinh, và có thể điều chỉnh cho hoàn thiện được. Tóm lại, để quản lý tốt tình hình tài chính của công ty, công ty cần tiến hành quản lý tốt TSCĐ, và một nhân tố không thể thiếu góp phần nâng cao hiệu quả quản lý TSCĐ chính là công tác hạch toán kế toán TSCĐ. TÀI LIỆU THAM KHẢO: Sách tham khảo: Kỷ niệm 10 năm thành lập Toyota Hệ thống cơ sở dữ liệu chung của công ty : Bảng giá bán xe ô tô. Sơ đồ tổ chức của công ty. Quy định chung về quyền lập, kiểm tra và phê chuẩn trong công ty Chính sách kế toán tại Toyota Việt Nam Các số liệu kế toán về TSCĐ trong Module TSCĐ www.toyotavn.com.vn LỜI MỞ ĐẦU…………………………….......................1 PHẦN I: ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY TOYOTA VÀ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ Quá trình hình thành và phát triển công ty……………2 1.2. Tổ chức kinh doanh………………………………………4 1.2.1. Đặc điểm và phương pháp sản xuất…………………………..4 1.2.1.1. Đặc điểm kinh doanh: …………………………………….4 1.2.1.2.Phương pháp Sản Xuất: : ………………………………….7 1.2.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất……………………………………8 1.2.4. Đặc điểm công nghệ sản xuất…………………………….…...9 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty…………10 1.3.1. Bộ phận Sản Xuất: ………………………………………..…10 1.3.2. Bô phận Marketing: ………………………………………….12 1.3.3. Bộ phận Hành chính, Tài chính: ……………………………..12 1.3.3.1. Bộ phận Hành Chính: ……………………………………….12 1.3.3.2. Bộ phận tài chính: …………………………………………13 1.3.3.3. Kiểm toán nội bộ: ………………………………………….13 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán:…..13 1.4.1. Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán……………………………….13 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán…………………………..…14 1.4.3. Các chính sách kế toán chung tại Toyota Việt Nam…………….…16 1.4.4. Phần mềm kế toán sử dụng: ………………………………….17 1.4.4.1. Thủ tục quản lý, sử dụng phần mềm: …………………………..…17 1.4.4.2. Phương thức hạch toán: ……………………………………….…17 2.2.4.3. Tác dụng của phần mềm kế toán đối với công tác hạch toán và kế toán quản trị: ………………………………………………………………19 1.4.5. Hệ thống sổ sách: ……………………………………………20 Hệ thống Báo cáo Tài Chính: ………………………………...20 Đặc điểm chung chi phối công tác kế toán TSCĐ:……….20 1.5.1. Ảnh hưởng của đặc điểm phát triển kinh doanh và hoạt động sản xuất kinh doanh: ………………………………………………………….20 1.5.2. Ảnh hưởng của đặc điểm tổ chức quản lý: ………………………21 1.5.3. Ảnh hưởng của đặc điểm hệ thống Kế toán……………………22 PHẦN II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY TOYOTA VIỆT NAM: 2.1. Đặc điểm TSCĐ và chính sách quản lý TSCĐ………………23 2.1.1. Đặc điểm TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam………….…………..23 2.1.2. Phân loại TSCĐ………………………………………..………25 2.1.3. Chính sách quản lý TSCĐ: ………………………………...……25 2.2. Thực trạng kế toán Tài sản Cố định tại công ty Toyota Việt Nam: ……………………………………………………………….29 2.2.1. Thực trạng hạch toán biến động TSCĐ…………………………..29 2.2.1.1. Hạch toán tăng TSCĐ…………………………………………..29 2.2.1.2. Hạch toán giảm TSCĐ…………………………………………..36 2.2.2.Thực trạng khấu hao và hạch toán khấu hao TSCĐ…………….…37 2.2.2.1. Chế độ tính khấu hao………………………………………..….37 2.2.2.2. Kế toán hao mòn và khấu hao: …………………………………..39 2.3. Thực trạng quản lý TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam……...…42 PHẦN III: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TSCĐ: 3.1. Đánh giá thực trạng: ………………………………………..44 3.1.1. Ưu điểm: …………………………………………………...44 3.1.2: Hạn chế và nguyên nhân……………………………………45 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán:……46 3.3. Nội dung hoàn thiện kế toán TSCĐ tại Công ty Toyota Việt Nam: 3.4. Giải pháp tăng cường quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ: ………………………………………………………………47 3.5. Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện: ……………..……47 KẾT LUẬN…………………………………………………...49 TÀI LIỆU THAM KHẢO