Đề tài Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ vận tải ở Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ

TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (chi tiết từng hoạt động) Có TK 627- Chi phí sản xuất chung (chi tiết từng hoạt động) Chi phí khác: Bên cạnh các khoản chi phí hạch toán cho từng đối tượng tập hợp chi phí, hoạt động vận tải còn bao gồm các khoản chi phí không thể hạch toán trực tiếp được, ví dụ như: Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí cầu phà, chi phí thiệt haịi do đâm đổ, bồi thường thiệt hại do tai nạn giao thông… Căn cứ vào các khoản chi cụ thể, kế toán tiến hành hạch toán vào TK 6277 hoặc TK 6278. Trình tự hạch toán như sau: Khi phát sinh các chi phí về dịch vụ mua ngoài, ghi: Nợ TK 627- Chi phí sản xuất chung (6277) Có TK 111,112,331… Khi phát sinh các khoản chi phí bồi thường thiệt hại, chi phí cầu phà, quảng cáo…, ghi: Nợ TK 627- chi phí sản xuất chung (6278) Có TK 111, 112, 331… Cuối kỳ, tổng hợp các khoản chi phí sản xuất chung chưa hạch toán trực tiếp để phân bổ cho từng hoạt động vận tải và tính giá thành từng hoạt động. Để tính toán chi phí một cách hợp lý, chi phí cho từng bộ phận, kế toán cần phân bổ chi phí theo tiêdu chuẩn thích hợp, có thể phân bổ chi phí chung theo tổng chi phí trực tiếp hoặc phân bổ theo tổng doanh thu vận tải. Công thức tính: Chi phí chung phân bổ cho từng hoạt động = (Tổng chi phí chung cần phân bổ/tổng chi phí trực tiếp hoặc doanh thu )x chi phí trực tiếp (hoặc doanh thu) từng hoạt động. Sau đó, kế toán ghi: Nợ TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (chi tiết từng hoạt động) Có TK 627- chi phí sản xuất chung. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Theo phương pháp này, cuối kỳ, chi phí sản xuất đã tập hợp được trên các TK 621, 622, 627, không kết chuyển sang TK 154 mà kết chuyển sang TK 631- “giá thành sản phẩm”. Từ đó tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Còn TK 154 chỉ dùng để phản ánh chi tiết sản xuất của dịch vụ vận tải đang còn dở dang cuối kỳ. Các nghiệp vụ mua nhiên liệu, vật liệu trong kỳ phản ánh trên TK 611- “Mua hàng”, sau khi kiểm kê được nhiên liệu còn tồn cuối kỳ, sẽ tính giá trị nhiên liệu xuất dùng trong kỳ. Công thức: Trị giá nhiên liệu xuất dùng trong kỳ = trị giá nhiên liệu tồn đầu kỳ + trị giá nhiên liệu mua vào trong kỳ – trị giá nhiên liệu tồn cuối kỳ – trị giá nhiên liệu tiêu hao trong kỳ. Các nghiệp vụ kế toán tập hợp chi phí giá thành dịch vụ vận tải theo phương pháp kiểm kê định kỳ phản ánh trên sơ đồ sau (trang 24) V. Đối tượng và phương pháp tính giá thành dịch vụ vận tải: Đối tượng tính giá thành dịch vụ vận tải: Căn cứ quan trọng để mở các “phiếu tính giá thành” là đối tượng tính giá thành dịch vụ vận tải. Đại bộ phận các doanh nghiệp xác định đối tượng tính giá thành đơn vị theo các khoản mục chi phí. Việc xác định đối tượng tính giá thànhcũng phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Trong ngành vận tải hiện nay, đối tượng tính giá thành là hàng hoá vận chuyển và hành khách. Phương pháp tính giá thành dịch vụ vận tải: Phương pháp tính giá thành sản phẩm là phương pháp sử dụng số liệu chi phí sản xuất đã tạp hợp được trong kỳ để tính toán tổng giá thành và giá thành đơn vị theo từng khoản mục chi phí đã quy định cho các đối tượng tính giá thành. Có thể áp dụng những phương pháp sau: Phương pháp tính giá thành giản đơn: Còn gọi là phương pháp trực tiếp, được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp kinh doanh vận tải có quy trình công nghệ giản đơn như vận tải ôtô, vận tải thuỷ, vận tải hàng không. Cuối kỳ, trên cơ sở số liệu về chi phí vận tải đã tập hợp được trong kỳ và trị giá nhiên liệu còn ở đầu kỳ, tính giá thành theo công thức: 1. Giá thành sản phẩm = Chi phí nhiên liệu còn đầu kỳ + chi phí vận tải phát sinh trong kỳ – chi phí nhiên liệu còn cuối kỳ. Giá thành đơn vị = Tổng giá thành /khối lượng vận tải hoàn thành . Bảng tính giá thành vận tải hàng hoá (hành khách) Khoản mục Trị giá nhiên liệu còn ở phương tiện đầu kỳ Chi phí vận tải phát sinh trong kỳ Trị giá NL còn ở phương tiện cuối kỳ Tổng giá thành Giá thành đơn vị 1.CPNLTT 2.CPNCTT 3.CPSXC + Săm lốp + Khấu hao +Sửa chữa Dịch vụ mua ngoài Chi phí khác Cộng Trong trường hợp nhiên liệu tiêu hao khoán cho lái xe cuối kỳ không xác định trị giá nhiên liệu còn ở phương tiện, giá thành sản phẩm là toàn bộ chi phí vận tải tập hợp được trong kỳ. Phương pháp tính giá thành định mức: áp dụng đối với những doanh nghiệp đã có những định mức kỹ thuật tương đối ổn định và hợp lý, chế độ quản lý theo định mức đã được kiện toàn và có nền nếp, trình độ tổ chức và chuyên môn kế toán tương đối cao, đặc biệt là thực hiện tốt chế đọ hạch toán ban đầu. Nội dung của phương pháp này như sau: Căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật hiện hành và dự toán chi phí được duyệt để tính giá thành của hoạt động vận tải. Tổ chức hạch toán một cách riêng biệt số chi phí thực tế phù hợp với định mức và số chênh lệch thoát ly định mức. Tập hợp riêng và thường xuyên phân tích những nguyên nhân khiến chi phí thoát ly định mức để có biện pháp khắc phục. Khi có sự thay đổi định mức, phải kịp thời tính toán lại giá thành định mức và chi phí chênh lệch do thoát y định mức. Công thức tính: Giá thành thực tế của hoạt động vận tải = giá thành định mức của hoạt động vận tải + (-) chênh lệch do thay đổi định mức + (-) chênh lệch do thoát ly định mức. Bảng tính giá thành vận tải Khoản mục Tổng giá thành Giá thành đơn vị Định mức Thay đổi ĐM Chênh lệch ĐM Thực tế 1. CPNLTT 2. CPNCTT 3. CPSXC ….. …… Cộng Phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng: áp dụng với những doanh nghiệp vận tải hành khách và vận tải hàng hoá trong trường hợp vận chuyển hành khách du lịch và vận tải chọn lô hàng theo hợp đồng của khách hàng. Đối tượng tính giá thành là dịch vụ vận tải theo từng hợp đồng hoặc hàng loạt hợp đồng đó. Kỳ tính giá thành phù hợp với kỳ cung cấp dịch vụ . Khi nào dịch vụ vận tải hoàn thành, kế toán tiến hành tính giá thành cho từng hợp đồng. Kế toán phải đựa trên cơ sở hợp đồng để mở bảng tính giá thành cho hợp đồng đặt hàng đó. Kết thúc hợp đồng hoặc cuối tháng sẽ tính toán, tập hợp chi phí và tính giá thành. Với mỗi phương pháp tính giá thành dịch vụ vận tải như vậy, kế toán đều phải lập bảng tính giá thành vận tải (mở chi tiết theo từng hoạt động). Bảng tính giá thành theo đơn đặt hàng Tháng Đội xe CPNLTT CPNCTT CPSXC Cộng Đội xe 1 Đội xe 2 Đội xe 3 ….. Tổng giá thành Giá thành đơn vị II.Tình hình thực tế về kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ vận tải ở Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ: Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành ở Công ty: 1.1.Đối tượng tập hợp chi phí: Tại Công ty, đối tượng tập hợp chi phí vận tải là từng đầu xe thông qua việc khoán chi phí vận chuyển cho từng lái xe để trang trải chi phí trong quá trình vận chuyển hàng hoá. Do đặc thù của hoạt động vận tải là lái xe và phương tiện hoạt động chủ yếu ở bên ngoài doanh nghiệp và phải chi phí nhiều trên đường đi nên việc tính toán số liệu và tập hợp chi phí cho từng xe cũng như cho cả hoạt động vận tải đều dồn vào cuối tháng, vì vậy, kỳ tính giá thành ở Công ty là một tháng. 1.2.Phương pháp tập hợp chi phí: Do Công ty xác định đối tượng tập hợp chi phí vận tải theo từng đầu xe như nói trên nên kế toana sử dụng phương pháp trực tiếp để tập hợp chi phí vận tải. Chi phí vận tải của Công ty bao gồm ba khoản mục: Chi phí nhiên liệu trực riếp Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung. Trong đó, chi phí sản xuất chung bao gồm: + Chi phí tiền lương, bảo hiểm cho nhân viên quản lý + Chi phí bốc xếp cầu phà sửa chữa vặt trên đường + Chi phí khấu hao TSCĐ + Chi phí các khoản giữ lại chi dần cho xe, lốp, bạt… + Chi phí đIện thoại, văn phòng phẩm, tiếp khách… Kế toán tập hợp và phân bổ chi phí vận tải: 2.1.Kế toán tập hợp và phân bổ nhiên liệu trực tiếp: Chi phí về nhiên liệu ở Công ty được hạch toán riêng cho từng xe, có chế độ khoán về số lít sử dụng cho 100km lăn bánh, chế độ khoán này tuỳ thuộc vào loại phương tiện vận tải, mức độ cũ mới của phương tiện… Do đó mà xây dựng được phương án khoán vận chuyển xe đIều động cụ thể cho từng xe. Ví dụ: Phương án khoán vận chuyển xe đIều động 29H. 7609 STT Đề mục Diễn giải 1 Giá xe (đến 31/8/2000) 28.400.000 2 Doanh thu/tháng 16.000.000 Cự ly vận chuyển bình quân tháng 175km Trọng tải 5, 5 tấn Số ngày hoạt động bình quân 20 ngày Số chuyến hoạt động bình quân 18 chuyến Cước vận chuyển bình quân 160.000đ/tấn Km hoạt động trong một tháng 18 chuyến x 175kmx 2= 6300km Doanh thu 18 x160.000 x5,5 = 16.000.000 Doanh thu thuần 16.000.000/1,05 = 15.238.095 3 Chi phí/tháng 14.920.000 Lương = 11% doanh thu thuần 15.238.095 x11% = 1.676.000 Nhiên liệu 20lít x4100đ x6300km = 4.650.000 Chi phí cầu phà (10% DTT) 15.238.095 x10% = 1.520.000 Sửa chữa vặt (1% DTT) 15.238.095 x 1% = 152.000 Bốc xếp (3% DTT) 15.238.095 x3% = 457.000 Tổng lái xe nhận, trong đó: 8.455.000 - Thay dầu giữa kỳ (5000km thay lần) 6300/5000 x 242.000 = 254.000 - Khám định kỳ (6 tháng/lần) 450.000/6 tháng = 75.000 - Bình đIện 445.000/6 tháng = 40.000 - Bạt che 1.800.000/24 tháng = 75.000 - Lốp (6300km x6bộ x 1.480.000)/60.000km = 932.000 - Bảo dưỡng cấp II 6300/10.000km x 658.000 = 414.000 BHTY, BHXH 1.7 x210.000 x25% = 93.450 BH xe 1.358.604/12 tháng = 114.000 Khấu hao (28.400.000 – 8.000.000)/36 tháng = 567.000 Cơm trưa 100.000 Thuế 300.000 Sửa chữa lớn 400.000 Phúc lợi 500.000 Chi phí quản lý (10% doanh thu) 1.600.000 Khách hàng 200.000 Trả lãi vay NH (5% doanh thu) 800.000 Các khoản chi phí phải trả 6.465.000 4. Lãi (= 2-3) 1.704.000 Với phương án khoán vận chuyển cho từng xe, kế toán khoán một số chi phí cho lái xe tự chi phí trên đường như: cầu phà, sửa chữa đột xuất, chi phí mua nhiên liệu, bốc xếp… Với xe 29H.7609 thì khoán nhiên liệu cụ thể như sau: 20lít/100km đồng bằng 23lít/100km miền núi Nếu lái xe chi quá số nhiên liệu định mức đó thì phần vượt trội do lái xe phải chịu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt thì xem xét tình hình cụ thể. Công ty có thể gánh một phần chi phí đó hoặc tăng thêm định mức nhiên liệu cho 100km lăn bánh. Do Công ty khoán tiền mua nhiên liệu vận chuyển cho lái xe nên kế toán không quan tâm đến giá trị nhiên liệu còn trên xe đầu kỳ và cuối kỳ mà chỉ hạch toán phần chi phí nhiên liệu đã sử dụng theo hoá đơn mua xăng dầu (hoá đơn GTGT), đIều đó cũng đồng nghĩa với việc không sử dụng TK 152 Công ty kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, do đó hạch toán chi phí nhiên liệu trực tiếp hoạt động vận tải, kế toán sử dụng TK sau: TK 621 (vận tải)- Chi phí nhiên liệu trực tiếp TK 133- Thuế GTGT đầu vào TK111,141 Việc tính giá trị nhiên liệu của vận tải được tính theo giá ghi trên hoá đơn GTGT. Còn đối với hoạt động bảo hành, kế toán sử dụng TK 621-bảo hành và các TK 156, 152, 111… Việc hạch toán chi phí nhiên liệu của hoạt động vận tải được tiến hành như sau: Với việc khoán một số chi phí cho lái xe cần chi ra trong quá trình vận chuyển hàng hoá nên đầu tháng, kế toán tiến hành tạm ứng cho các lái xe một số tiền nhất định để trang trải chi phí: mua nhiên liệu, vé qua cầu phà, sửa chữa đột xuất, bốc xếp hàng hoá… Khi ứng trước tiền cho lái xe, căn cứ vào từng phiếu chi tạm ứng, kế toán ghi: Nợ TK 141: 44.500.000 Có TK 111: 44.500.000 Cuối tháng, khi nhận được các chứng từ, hoá đơn do các lái xe gửi về phòng kế toán, trong đó có hoá đơn mua xăng dầu (GTGT), kế toán tiến hành kiểm tra, phân loại rồi lập “Bảng kê chi tiết lái xe đã mua xăng dầu”. Sau đó, tổng hợp lại trên “Bảng kê tổng hợp lái xe mua xăng dầu”. Do Công ty có kế hoạch khoán nhiên liệu cho 100km xe chạy trên từng tuyến đường cụ thể nên kế toán luôn quan tâm đến “Phươgn án khoán vận chuyển xe điều động” để đối chiếu với các hoá đơn xăng dầu mà lái xe gửi về. Trong trường hợp số lượng xăng dầu vượt trội mức khoán thì kiểm tra nguyên nhân để kịp thời xử lý. Ví dụ: Có hoá đơn mua xăng dầu của xe 29H.7609 như sau: (Biểu 1) Biểu 1: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 02 Đơn vị bán hàng: CH xăng dầu Lào Cai Ký hiệu: BLXD/2000 Địa chỉ: Số: Tên khách hàng: Công ty Cổ phần V.tải và D.vụ Chứng từ số 1089 Mã số thuế: 5300100540 TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 DIEZEL lít 220 3.455 760.100 Thuế suất: 10% Mức phí xăng dầu: 300đ/lít Cộng tiền hàng: : 760.000 Tiền thuế GTGT : 76.010 Tiền phí xăng dầu : 66.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 902.110 Số tiền viết bằng chữ: Chín trăm linh hai nghìn đồng Người mua hàng Người lập phiếu Kế toán Thủ trưởng đơn vị Sau khi đã kiểm tra số hoá đơn xăng dầu của từng xe, kế toán tiến hành lập “Bảng kê đã mua xăng dầu” cho từng xe (biểu 2) Biểu 2: Bảng kê láI xe đã mua xăng dầu- Xe 29H.7609 Chứng từ ghi sổ Tên đơn vị bán hàng VAT đầu vào Mã số thuế Tiền mua chưa thuế Lệ phí giao thông Tổng tiền SH NT 10548 3/8 CH xăng dầu Hà Tĩnh 64.954 235701982 649.540 556.400 770.894 10891 8/8 CH xăng dầu Lào Cai 76.010 5300100540 760.100 66.000 902.110 20795 12/8 CH xăng dầu Thanh Vinh 7.600 3450019720 76.000 76.000 90.800 … … … … ……….. ……. ……….. …….. ……… ……… Cộng 344.800 3.448.000 300.000 4.092.800 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập Các số liệu trên từng bảng kê sẽ được tổng hợp trên “Bảng kê tổng hợp lái xe đã mua xăng dầu tháng 8/2002” (biểu 3) Biểu 3: bảng kê tổng hợp láI xe đã mua xăng dầu Tháng 8/2002 Chứng từ ghi sổ Số xe Thuế VAT đầu vào Tiền mua chưa thuế Lệ phí giao thông Tổng số tiền SH NT 1 29H7609 344.800 3.448.000 300.000 4.092.800 2 29L2605 558.260 5.582.600 480.000 6.620.860 3 29K4402 419.000 4.190.000 360.000 4.969.000 … … … …… …. ….. …… ……… ……… …… ……. …….. …….. …….. 10 29L9645 185.000 1.820.000 165.000 2.200.000 Cộng 3.627.400 36.274.000 3.165.000 43.066.000 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập Căn cứ vào số tiền thuế GTGT trên biểu 3, kế toán lập chứng từ ghi sổ (biểu 4) Biểu 4: Chứng từ ghi sổ Số: ….. Ngày 31/8/2002 Chứng từ ghi sổ Trích yếu Số hiệu TàI khoản Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Tiền thuế xăng dầu phảI trả láI xe tháng 8/2002 133 3388 3.627.000 Cộng 3.627.000 Sau đó, ghi sổ cáI TK 133 và TK 338 theo định khoản sau: Nợ TK 133: 3.627.000 Có TK 338: 3.627.000 Số liệu trên “Bảng kê tổng hợp lái xe đã mua xăng dầu” cùng với các số liệu kế toán tính toán theo “Phương án khoán vận chuyển xe điều động” và các chi phí như: cầu đường, bốc xếp… kế toán lập “Bảng kê thanh toán vận chuyển xe đIều động” tháng 8/2002. (biểu 5) Cách tính các chỉ tiêu trong bảng kê đó như sau: Doanh thu vận chuyển bình gas, vỏ gas ngày 2/8 từ HảI Phòng à Hà Tĩnh Khoảng cách HảI Phòng à Hà Tĩnh là 470km Đơn giá vận chuyển một bình đầy gas 12kg là 6.383đ Đơn giá vận chuyển một bình đầy gas 45kg là 3x 6.383đ Đơn giá vận chuyển một vỏ gas 12kg là 6383đ/2 Đơn giá vận chuyển một vỏ gas 45kg là (6383đ/2) x 3 àDoanh thu vận chuyển = Số lượng vận chuyển x Đơn giá vận chuyển Doanh thu = 170 (6383/2 )+ 6 (6383/2)x3+ (265 x 6383)+ (5 x 6383 x 3) (vỏ 12kg) (vỏ 45kg) (bình 12kg) (bình 45kg) = 542.555 +57.447 + 1.694.495 +95.745 = 2.387.242 Doanh thu thuần = Doanh thu /1,05 = 2.387.242/1,05 = 2.273.546 trong đó thuế VAT là 5% Lương =11% Doanh thu thuần = 11% x 2.273.546 = 250.092 Nhiên liệu: Căn cứ vào hoá đơn mua và định mức nhiên liệu trên từng tuyến đường. Nhiên liệu bao gồm: Giá mua chưa có thuế + lệ phí giao thông à Nhiên liệu = 649.540 + 56.400 = 705.940 Cầu phà: Căn cứ vào vé qua cầu phà (khứ hồi) và theo dõi trên phương án khoán vận chuyển xe đIều động à Chi phí cầu phà = 228.000 Chi phí bốc xếp hàng hoá: Tính theo phương án khoán vận chuyển à Chi phí bốc xếp = 3% DTT = 3% x 2.273.564 = 68.207 Thuế xăng dầu phải trả lái xe là 64.954đ Tổng số tiền lái xe nhận = (2) + (3) + (4) + (5) + (6) = 250.092 +705.940 + 228.000 + 68.207 + 64.954 = 1.371.193 Các chuyến vận chuyển khác cũng tính tương tự Tổng hợp số tiền lái xe nhận sẽ được thanh toán sau khi đã trừ đi phần chi tạm ứng vào đầu tháng. Mỗi lái xe được lập một giấy thanh toán tiền tạm ứng, cụ thể như sau (biểu 6). Biểu 6: Giấy thanh toán tạm ứng Ngày 31/8/2002 Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Văn Quỳnh Địa chỉ: Lái xe 29H 7609 Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giảI Số tiền I.Số tiền tạm ứng: Số tiền tạm ứng các đợt chưa chi hết Số tạm ứng kỳ này Phiếu chi số 248 ngày 2/8 Phiếu chi số… ngày… II.Số tiền đã chi: Chứng từ số… ngày Nội dung: Chi phí vận chuyển bình gas tháng 8/2002 ……. III.Chênh lệch: Số tạm ứng không chi hết: (I – II) Chi quá số tạm ứng (II – I) 2.000.000 2.000.000 7.061.321 7.061.321 5.061.321 5.061.321 Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán Đồng thời căn cứ vào các phiếu chi cụ thể kế toán lập chứng từ ghi sổ số 18 (biểu 7), sau đó ghi vào sổ cáI TK 621, 622, 627 (vận tải) Biểu 7: Chứng từ ghi sổ Ngày 31/8/2002 Số 18 Chứng từ ghi sổ Trích yếu Số hiệu tàI khoản Số tiền SH NT Nợ Có 31/8 Tập hợp thanh toán chi phí vận chuyển tháng 8/2002 cho lái xe trừ tạm ứng 612 (vận tải ) 141 31.460.000 3388 41 1.713.000 334 141 5.377.000 627 (vận tải) 141 5.950.000 31/8 Chi trả bằng tiền mặt 621 (vận tải) 111 7.980.000 334 111 13.955.000 3388 111 1.912.000 627 (vận tải) 111 12.504.000 Cộng 80.851.000 Về chi phí nhiên liệu, kế toán định khoản như sau: 1. Nợ TK 621: 39.440.000 Có TK 141: 31.460.000 Có TK 111: 7.980.000 2. Thanh toán tiền mua xăng dầu cho láI xe: Nợ TK 3388: 3.625.000 Có TK 141: 1.713.000 Có TK 111: 1.912.000 Đồng thời ghi sổ cáI TK 621 (vận tải) - Biểu 8. Biểu 8: Sổ cáI TK 621- vận tảI Tháng 8/2002 Công ty cổ phần vận tải và dịch vụ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/8 18 31/8 Thanh toán tiền xăng dầu cho lái xe đIều động 141 111 31.460.000 7.980.000 31/8 37 31/8 Kết chuyển chi phí nhiên liệu trực tiếp vận tải tháng 8/2002 154 39.440.000 Tổng cộng số dư cuối kỳ 39.440.000 39.440.000 Cộng luỹ kế đầu quý 79.853.000 79.853.000 Sổ cáI TK 621-bảo hành Tháng 8/2002 Ngày tháng ghi sổ CTGS Diễn giảI TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/8 26 31/8 Quang mua vật tư bảo dưỡng xe 111 2.000.000 31/8 33 31/8 Xuất phụ tuùng bảo dưỡng ôtô 156 7.700.000 31/8 34 31/8 Xuất nhiên liệu bảo dưỡng ôtô 152 1.000.000 31/8 37 31/8 Kết chuyển chi phí nhiên liệu trực tiếp 154 10.700.000 Tổng cộng dư cuối kỳ 10.700.000 10.700.000 Cộng luỹ kế đầu quý 26.500.000 26.500.000 Kế toán tập hợp phân bổ chi phí nhân công trực tiếp: Khoản mục CPNCTT ở Công ty bao gồm: Tiền lương và các khoản trích theo lương của láI xe, thợ bảo hành. Ngoài ra còn có một só khoản phụ như tiền ăn ca… Tiền lương của công nhân trực tiếp là một bộ phận quan trọng cấu thành nên chi phí sản xuất của Công ty. Hiện nay, Công ty có 48 lao động trong đó lao động trực tiếp chiếm 25%, tức là 12 người. Việc tính lương ở Công ty được thực hiện theo hai hình thức: Tính tiền lương theo quy chế trả lương của Công ty Tính tiền lương khoán Thông thường, tiền lương khoán được áp dụng cho các loại xe, còn tiền theo quy chế trả lương của Công ty được áp dụng cho thợ bảo hành và lao động gián tiếp trong Công ty. Trình tự luân chuyển chứng từ để hạch toán tiền lương được mô tả như sau: Bảng chấm công được duyệt à bảng thanh toán tiền lương à chứng từ ghi sổ à Sổ cáI TK à Bảng cân đối số phát sinh à Báo cáo tài chính. Cụ thể là: Hàng ngày, tại các phòng ba, xưởng bảo hành, các trưởng phòng ban hoặc quản đốc có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép thời gian làm việc của từng người trên bảng chấm công (từ cột 1 đến cột 31) theo quy định ở bảng chấm công. Sau đó, vào cuối tháng, các bộ phận chuyển bảng này lên phòng Tổ chức Lao động tiền lương để kiểm tra và xác nhận. Khi Giám đốc ký duyệt sẽ chuyển sang phòng kế toán để bộ phận kế toán tiền lương vào “Bảng thanh toán tiền lương hàng tháng” Đối với các lái xe thì kế toán căn cứ vào doanh thu thuần mà họ thực hiện được sau mỗi chuyến vận chuyển để tính lương cho từng lái xe theo % doanh thu thuần theo phương án khoán vận chuyển trên “Bảng thanh toán vận chuyển cho từng xe” Việc hạch toán tiền lương ở bộ phận vận tải sử dụng các TK sau: + TK 622- vận tải: Chi phí nhân công trực tiếp + TK 334: Phải trả CNV + TK 141: Tạm ứng + TK 111: Tiền mặt + TK 338: Phải trả phải nộp khác Đối với lao động bảo hành, kế toán sử dụng TK 622- bảo hành và một số TK khác như TK 334, 338… Các cách tính lương tại Công ty Tiền lương tính theo quy chế trả lương của Công ty: Tuỳ thuộc vào chức vụ, túnh chất phúc tạp của công việc mà quy định hệ số tính lương cho từng người, quy chế trả lương này được áp dụng từ ngày 28/01/2002 Cụ thể tính như sau: Tiền lương tháng theo quy chế của CNV = Hệ số phân phối lương trong tháng x 50.000đ Trong đó hệ số phân phối lương trong tháng từ 15 à60, số tiền một hệ số là 50.000đ. Tiền lương thời gian 1CN/tháng = ((cấp bậc theo quy định của nhà nước x 210.000đ)/ 24 ngày )x ngày công hưởng lương thời gian. Tiền lương sản phẩm 1CN/tháng = ((Tổng lương theo quy chế 24 ngày công – tiền lương thoèi gian 24 ngày công)/ 24 ngày) x ngày công hưởng lương sản phẩm Tổng lương được hưởng = lương thời gian + lương sản phẩm + ca đêm (nếu có) + tiền ăn trưa. Ví dụ: Tháng 8/2002, ở bảng chấm công của phòng kết toán, chị Phạm Thị Hoa có 21 ngày công hưởng lương thời gian và 18 ngày công hưởng lương sản phẩm . Hệ số lương theo quy chế của chị là 24. Bậc lương theo quy định cảu Nhà nước là 2,81 Mức lương tối thiểu 1 bậc là 210.000đ Trong tháng không làm ca đêm à Tổng lương mà chị Hoa được nhận là: 2,81 x 210.000 1. Lương thời gian = x 21 = 516.337đ 24 2.Tổng lương theo quy chế trả lương: 24 x 50.000đ = 1.200.000đ 1.200.000 – 2,81 x 210.000 3. Lương sp = x 18 = 457.425đ 24 Vậy tổng tiền lương của chị Hoa là: 516.337 + 457.425 + 100.000 = 1.073.762đ. Số liệu này được thể hiện trên “Bảng thanh toán tiền lương tháng 8/2002” (biểu 9) Tiền lương tính theo doanh thu thuần: áp dụng chủ yếu đói với các lái xe đIều động: Lương của các lái xe điều động = % doanh thu thuần của từng người Ví dụ: Tháng 8/2002, ỏ bộ phận vận tải, kế toán tính tiền lương của anh Quỳnh như sau: Doanh thu thuần của anh Quỳnh tháng 8/2002 là 14.598.376đ Tiền lương = 11% doanh thu thuần = 11% x 14.598.376 = 1.604.831đ Số liệu về tiền lương của anh được thể hiện trên “Bảng thanh toán vận chuyển xe 29H7609” (biểu 5) Vào cuối tháng, từ các số liệu tiền lương và các chi phí khác, kế toán lập “Báo cáo hoạt động vận tải” (biểu 10, hai trang đã in) Chi phí tiền lương của anh Quỳnh là 1.604.831đ Tiền lương phụ: tiền ăn trưa là 100.000đ/tháng à Tổng lương được hưởng là: 1.704.831đ -BHYT, BHXH, KPCĐ trích 25% trên tổng lương cơ bản, trong đó: 19% tính vào chi phí và 6% trừ vào lương Hệ số lương của anh Quỳnh là 1,78. Lương tối thiểu là 210.000đ Tính BHYT, BHXH, KPCĐ trừ vào chi phí: BHYT: 2% x 1,78 x 210.000 = 7.476 BHXH: 15% x 1,78 x 210.000 = 56.070 KPCĐ: 2% x 1,78 x 210.000 = 7.476 Cộng: 71.022 Trích BHYT, BHXH, KPCĐ trừ vào lương: 6% x 1,78 x 210.000 = 22.428đ Như vậy, chi phí nhân công của xe 29H7609 tập hợp được là: 1.704.831 + 71.022 = 1.775.853 Cũng tính toán tương tự với các lái xe khác, ta tập hợp được số liệu sau: Tiền lương lái xe tháng 8/2002 (bao gồm cả tiền ăn trưa): 20.440.000đ Trích BHYT: 22,47 x 2% x 210.000 : 94.374 Trích KPCĐ: 22,47 x 2% x 210.000 : 94.374 Trích BHXH: 22,47 x 15% x 210.000 : 707.805 (trong đó 22,47 là tổng hệ số lương của 10 lái xe) Tiền lương của lái xe không đưa vào Bảng thanh toán tiền lương của Công ty mà chỉ theo dõi trên “Bảng thanh toán vận chuyển của từng xe” và “Báo cáo hoạt động vận tải” Cách tính cụ thể như sau: Đối với chi phí phải trả lái xe, bao gồm: Tiền lương, chi phí nhiên liệu, chi phí cầu phà, chi phí sửa chữa đột xuất dọc đường, thuế xăng dầu và tiền ăn trưa Khoản trích theo lương bao gồm: KPCĐ, BHYT, BHXH trong đó trích 6% vào lương của CNV và 19% tính vào chi phí. Đối với chi phí giữ lại chi dần cho xe: Chi phí khấu hao TSCĐ: trích khấu hao theo nguyên giá căn cứ vào tỷ lệ trích cho từng xe cụ thể. Các chi phí: dự phòng sửa chữa lớn, bạt che, bình đIện, bảo dưỡng cấp II, thay dầu giữa kỳ, lốp… đều trích trước theo phương án khoán vận chuyển xe đIều động. Chi phí bảo hiểm xe cũng được tính theo từng phương án cụ thể. Chi phí trả lãI tiền vay: Đối với xe nào mà được mua bằng nguồn vốn vay thì hàng tháng phải tính cả phần lãi tiền vay vào chi phí Tổng cộng chi = (a) + (b) Hiệu quả = Doanh thu thuần – (c) Sau đó căn cứ vào “Bảng thanh toán tiền lương” (biểu 9), “báo cáo hoạt động vận tải” (biểu 10), kế toán sẽ lập Chứng từ ghi sổ số 16 (biểu 11) và ghi sổ cái TK 622, 334, 338 theo định khoản: 1. Nợ TK 622- vận tải: 20.440.000 Có TK 334: 20.440.000 2. Nợ TK 622- vận tải: 896.553 Có TK 338: 896.553 (Chi tiết: 3382: 94.374 3383: 707.805 3384: 94.374) Đối với tiền lương của bộ phận bảo hành (nhân công trực tiếp) kế toán hạch toán trên “Bảng thanh toán tiền lương tháng 8/2002” (Biểu 9), sau đó ghi vào Chứng từ ghi sổ và sổ cáI TK 334, 338, TK 622-bảo hành theo định khoản: 1. Nợ TK 622- bảo hành: 2.543.450 Có TK 334: 2.543.450 2. Nợ TK 622- bản hành: 142.044 Có TK 338: 142.044 (Chi tiết: 3382: 14.952 3383: 112.140 3384: 14.952) Biểu 11: Chứng từ ghi sổ số 16 Ngày 31/8/2002 Chứng từ Diễn giải Số hiệu tàI khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có 1 31/8 Phân bổ lương Công ty tháng 8/2002 622 (VT) 334 20.440.000 622 (BH) - 2.534.450 627 (VT) - 2.871.725 627 (ĐL) - 7.264.035 641 (SH) - 15.627.000 641 (CH) - 8529.450 642 - 25..340 Cộng (1) - - 83.194.000 2 31/8 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí 622 (VT) 338 896.553 622 (BH) - 142.044 627 (VT) - 242.991 627 (ĐL) - 407.022 641 (SH) - 948.376 641 (CH) - 332.766 642 - 1.212.167 Cộng - - 4.181.919 Trích BHYT, BHXH, KPCĐ trừ vào lương 334 338 1.320.606 Cộng (2) 5.502.525 Cộng (1) + (2) 88.696.525 BHXH: 4.402.020 BHYT: 660.303 KPCĐ: 440.202 Cộng: 5.502.525 Người lập Kế toán trưởng Biểu 12: Sổ cáI TK 622-vận tảI Tháng 8/2002 Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ Ngày tháng ghi sổ CTGS Diễn giải SH TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/8 16 31/8 Tính lương phảI trảcho lái xe tháng 8/2002 BHYT, BHXH, KPCĐ tính vào chi phí trong đó 334 338 3382 3383 3384 20.440.000 896.553 94.374 707.805 94.374 31/8 37 31/8 Kết chyển chi phí nhân công trực tiếp vận tải tháng 8/2002 154 21.336.553 Tổng cộng 21.336.553 21.336.553 Số dư cuối kỳ - - Cộng luỹ kế đầu quý 45.300.800 45.300.800 Sổ cáI TK 622- bảo hành Tháng 8/2002 Công ty Cổ phần vận tảI và dịch vụ Ngày tháng ghi sổ CTGS Diễn giải SH TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/8 16 31/8 Tính lương phải trả cho thợ bảo hành tháng 8/2002 BHYT, BHXH, KPCĐ tính vào chi phí trong đó 334 338 3382 3383 3384 2.543.450 142.044 14.952 112.140 14.952 31/8 37 31/8 Kết chyển chi phí nhân công trực tiếp bảo hành tháng 8/2002 154 2.685.494 Tổng cộng 2.685.494 2.685.494 Số dư cuối kỳ - - Cộng luỹ kế đầu quý 5.500.700 5.500.700 Người lập Kế toán trưởng Kế toán tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là những chi phí quản lý phục vụ sản xuất và những chi phí sản xuất ngoài hai khoản CPNVLTT và CPNCTT phát sinh. Tại Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ, chi phí sản xuất chung của hoạt động vận tải bao gồm các khoản sau: Chi phí nhân viên quản lý Chi phí cầu đường, bốc xếp Chi phí sửa chữa vặt trên đường Chi phí khấu hao xe Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí khác bằng tiền Chi phí săm lốp, bảo dưỡng II, thay dầu giữa kỳ, bình điện, bạt che, khám xe… TK sử dụng: TK 627- vận tải: Chi phí sản xuất chung TK 334- Phải trả CNV TK 214- hao mòn TSCĐ TK 335- Chi phí phải trả TK 338- Phải trả phải nộp khác … và một số TK khác có liên quan Chi phí nhân viên quản lý vận tải: Nhân viên quản lý vận tải gồm hai người, và chi phí cho nhân viên quản lý vận tải được hạch toán và chi phí sản xuất chung để tính giá thành dịch vụ vận tải. Căn cứ vào Bảng chấm công nhân viên quản lý, kế toán tính toán và lập “Bảng thanh toán tiền lương tháng 8/2002” (đã trình bày ở trên) sau đó tính toán các khoản trích theo lương và ghi vào chứng từ ghi sổ số 16 (Biểu 11) Ví dụ: 1- Đối với hoạt động vận tải, lương phải trả cho nhân viên quản lý tháng8/2002 là: 2.871.725đ. Kế toán định khoản: Nợ TK 627- vận tải: 2.871.725 Có TK 334: 2.871.725 2- Căn cứ vào các khoản trích theo lương, định khoản: Nợ TK 627-vận tải: 242.991 Có TK 338: 242.991 (Chi tiết: 3382: 25.278 3383: 191.853 3384: 25.578) Sau đó kế toán ghi vào sổ cái TK 627-vận tải (biểu 16), được trình bày ỏ phần sau. Kế toán các khoản chi phí trích trước của vận tải: Các khoản chi phí trích trước bao gồm: Chi phí săm lốp Chi phí bảo dưỡng II Chi phí thay dầu giữa kỳ Chi phí bình đIện Chi phí thay bạt che hàng hoá Chi phí dự phòng sửa chữa lớn Chi phí khám xe Chi phí săm lốp: Để giá thành dịch vụ vận tải hàng tháng không biến động đột biến do ảnh hưởng của việc tính toán chi phí săm lốp vào chi phí vận tải, tại Công ty đã tiến hành trích trước chi phí săm lốp tính vào chi phí vận tải hàng tháng. Hiện nay, theo phương án khoán vận chuyển xe đIều động thì chi phí săm lốp được trích trước vào chi phí theo phương pháp sau: Căn cứ vào: Số km hoạt động bình quân tháng (1) Số bộ săm lốp (2) Nguyên giá một bộ (3) Tổng số km xe phải hoạt động để được thay lốp (4) à Số trích trước chi phí săm lốp = ((1) x (2) x (3))/(4) Đến cuối tháng, căn cứ vào số km hoạt động của từng xe, số bọ săm lốp, nguyên giá cả bộ đó và số km cần hoạt động để được thay lốp, kế toán sẽ tính ra tổng số tiền trích trước chi phí săm lốp vào chi phí vận tải. TK sử dụng: TK 335- “chi phí phải trả” Cụ thể như sau: Đối với xe 29H7609: Số km hoạt động trong tháng 8 là 3.280km Số bộ săm lốp cần thay thế là: 6 bộ Nguyên giá một bộ là: 1.480.000 Số km xe chạy đủ để được thay lốp là: 60.000km à Vậy số trích trước chi phí săm lốp tháng 8/2002 của xe 29H 7609 là: (3580km x 6 bộ x 1.480.000)/60.000km = 530.000đ Cũng tính toán tương tự với các xe khác., kế toán tính được số tiền trích trước và chi phí săm lốp tháng 8/2002 là 13.054.000đ Số liệu này được thể hiện trên “Báo cáo hoạt động vận tải”, đồng thời được ghi vào chứng từ ghi sổ số 15 theo định khoản sau: Nợ TK 627- vận tải: 13.054.000 Có TK 335: 13.054.000 Sau đó được ghi vào Sổ cáI TK 627- vận tải (Biểu 16) Chú ý: Do mỗi hoạt động trong Công ty, ví dụ hoạt động vận tải trong phần chi phí sản xuất chung, kế toán chỉ mở một sổ cáI TK 627- vận tải mà không chi tiết ra các TK cấp II. Cho nên sổ cái TK 627- vận tải sẽ được trình bày ở phần cuối của đề mục này. Chi phí bảo dưỡng II: Việc trích trước chi phí bảo dưỡng II được căn cứ vào phương án khoán vận chuyển của từng xe đIều động. Căn cứ để tính số tiền trích trước là: Số km xe chạy trong tháng (1) Số km xe chạy cần phải bảo dưỡng II (2) Số tiền một lần bảo dưỡng II (3) à Số tiền trích trước bảo dưỡng II = ((1)x (3))/ (2) Cụ thể: Xe 29H7609 có những thông tin sau: Số km hoạt động tháng 8/2002 là 3.580 Số tiền một lần bảo dưỡng II: 658.000đ Số km xe hoạt động cần được bảo dưỡng II: 10.000 km à Số tiền trích trước cho xe 29H 7609 bảo dưỡng II trong tháng 8 là: (3.580 x 658.000)/ 10.000 = 236.000đ Cũng tương tự như chi phí săm lốp, kế toán tính được tổng só tiền trích trước chi phí bảo dưỡng II là: 2.565.000đ Số lieuẹ này thể hiện trên “Báo cáo hoạt động vận tải” đồng thời ghi vào Chứng từ ghi sổ và Sổ cái TK 627- vận tải theo định khoản sau: Nợ TK 627- vận tải : 2.565.000 Có TK 335: 2.565.000 Chi phí dự phòng sửa chữa lớn, chi phí khám định kỳ, bình điện, bạt che và thay dầu giữa kỳ cũng được tính toán theo phương án khoán vận chuyển từng xe đIều động. Ví dụ: Cũng xe 29H 7609 trong tháng 8/2002 Chi phí dự phòng sửa chữa lớn = 400.000đ/tháng Tổng số tiền khám định kỳ 1 lần là 450.000đ được phân bổ làm 6 tháng à Số trích trước vào mỗi tháng là 450.000/6 = 75.000đ Số tiền cho một bình đIện là 445.000 phân bổ làm 24 tháng à Số trích trước mỗi tháng là: 445.000/24 = 40.000đ Số tiền cho một bạt che là 1.800.000đ phân bổ làm 24 tháng à Số trích trước mỗi tháng là 1.800.000/24 = 75.000đ Số tiền trích trước thay dầu giữa kỳ là: (3.580km x 201.000)/ 5.000km = 144.000đ Sau đó, kế toán tổng hợp được số liệu của từng khoản chi phí, tiến hành ghi Chứng từ ghi sổ theo định khoản: Tổng số tiền trích trước về dự phòng sửa chữa lớn: Nợ TK 627- vận tải: 3.500.000 Có TK 335: 3.500.000 Tổng số tiền trích trước về khám định kỳ vận tải: Nợ TK 627- vận tải: 550.000 Có TK 335: 550.000 Tổng số tiền trích trước về bình điện: Nợ TK 627-vận tải: 596.000 Có TK 335: 596.000 Trích trước chi phí bạt che: Nợ TK 627- vận tải: 730.000 Có TK 335: 730.000 trích trước chi phí thay dầu giữa kỳ: Nợ TK 627- vận tải: 1.975.000 Có TK 335: 1.975.000 “Chứng từ ghi sổ” số 15 (Biểu 13) cũng chính là “Bảng chi phí trích trước” Trong tháng chi phí khám xe 2065 phát sinh là 431.000đ đã thanh toán bằng tiền mặt, kế toán định khoản: Nợ TK 335: 431.000 Có TK 111: 431.000 Biểu 13: Chứng từ ghi sổ số 15 Ngày 31/8/2002 Chứng từ Diễn giải Tàikhoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 1 31/8 Trích dự phòng sửa chữa lớn TSCĐ 627(VT) 335 3.500.000 Trích chi phí khám xe tháng 8 550.000 Trích chi phí thay bạt 730.000 Trích chi phí bình điện 596.000 Trích chi phí BD II 2.565.000 Trích chi phí thay dầu giữa kỳ 1.975.000 Trích trước chi phí thay lốp xe 13.054.000 2 31/8 Chi phí sửa chữa đột xuất phải trả lái xe 627(VT) 3388 2.159.000 3 31/8 Bảo hiểm phương tiện 627(VT) 3388 1.606.000 Cộng 26.735.000 Người lập Kế toán trưởng Chi phí khấu hao phương tiện: Hàng tháng, căn cứ vào nguyên giá và tỷ lệ khấu hao của TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán sẽ tính ra phần khấu hao của từng TS. TSCĐ phục vụ trong sản xuất của Công ty bao gồm các phương tiện vận chuyển, máy móc, thiết bị bảo hành, nhà kho và một số TSCĐ khác. Cơ sở để tính khấu hao TSCĐ ở Công ty cũng là nguyên giá và tỷ lệ khấu hao như quy định để tính ra só khấu hao cả năm, sau đó chia đều cho 12 tháng. Mức khấu hao tháng = mức khấu hao năm/ 12 tháng Mức khấu hao năm = Nguyên giá TSCĐ x tỷ lệ khấu hao năm Trong đó tỷ lệ khấu hao được quy định cụ thể cho từng loại TSCĐ. Ví dụ: Tháng 8/2002, trong hoạt động vận tải, sử dụng xe 29H7609. Số tiền khấu hao TSCĐ của xe này được xác định như sau: Nguyên giá: 125.408.000đ Tỷ lệ khấu hao quy định là 10% à Số trích khấu hoa trong tháng = (125.408.000 x 10%)/ 12 tháng = 1.045.000. Số liệu này được thể hiện trên “Bảng tính khấu háo TSCĐ tháng 8/2002” (biểu 14) Sau đó, kế toán tổng hợp số tiền khấu hao của 10 xe phải trích trong tháng 8 là 26.773.000đ. Căn cứ vào số tiền nỳa, kế toán ghi vào Chứng từ ghi ssổ số 25 (biểu 15) và chuyển số liệu vàoSổ cái TK 627- vận tải (biểu 16), TK 214, theo định khoản: Nợ TK 627- vận tải: 26.773.000 Có TK 214: 26.773.000 Đồng thời ghi đơn Nợ TK 009: 26.773.000 (Biểu 14) Biểu 15: Chứng từ ghi sổ số 25 Ngày 31/8/2002 Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 1 31/8 Trích khấu hao TSCĐ tháng 8/2002 627(VT) 214 26.773.000 627(ĐL) - 8.347.000 627 (K) - 16.428.000 627 (b) - 1.824.000 642 - 4.180.000 642 (Ch) - 1.322.000 58.874.000 Chi phí khác bằng tiền: Đối với hoạt động vận tải, chi phí này bao gồm: chi phí cầu phà, chi phí thiệt hại do đâm đổ, chi phí bồi dưỡng lái xe chở hàng, chi phí tiếp khách… Thứ nhất: Đối với chi phí cầu phà căn cứ vào vé qua cầu phà do lái xe gửi về, kế toán đối chiếu với từng điểm thu phí giao thông trên mỗi tuyến đường rồi tiến hành tổng hợp lại chi phí về cầu phà của mỗi xe. Số lượng tiền chi phí cầu phà được tập hợp là: 12.870.000đ Thứ hai: Đối với chi phí bốc xếp: Kế toán căn cứ vào phương án khoán vận chuyển của từng xe và doanh thu thuần để tính ra số tiền bốc xếp phải trả lái xe. Ví dụ: Đối với xe 29H 7609: Doanh thu thuần là: 14.589.376 Chi phí bốc xếp = 2% Doanh thu thuần = 473.681đ Số liệu về chi phí cầu phà và bốc xếp được thể hiện trên “Bảng thanh toán vận chuyển xe” và “Báo cáo hoạt động vận tải”. Chi phí cầu phà + bốc xếp = 12.870.000 + 5.584.000 = 18.454.000đ Sau khi tính trừ đi số tiền đã tạm ứng cho lái xe về chi phí cầu phà, bốc xếp, kế toán thanh toán nốt số tiền cho lái xe về khoản chi phí này. Kế toán ghi vào Chứng từ ghi sổ số 18 theo định khoản: Nợ TK 627 (ĐLý): 18.454.000 Có TK 141: 5.950.000 Có TK 111: 12.504.000 Ngoài ra, chi phí chung dịch vụ vận tải còn bao gòm chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền đIện sử dụng trong tháng. Do chi phí đã phát sinh tháng này nhưng lại phải sang tháng sau mới nhận được hoá đơn thanh toán tiền đIện thoại của ngành Bưu đIện nên số tiền điện thoại sử dụng trong tháng này sẽ được hạch toán vào chi phí của tháng sau. Phiếu chi số 234 ngày 15/2 thanh toán tiền đIện thoại sử dụng tháng 7/2002 số tiền là 396.000đ, kế toán ghi: Nợ TK 627- vận tải: 396.000 Có TK 111: 396.000 Sau cùng, căn cứ vào các chứng từ số 18, 16, 25 và một số chứng từ khác, kế toán ghi vào Sổ cáI TK 627- vận tải (biểu 16) Kế toán tập hợp chi phí vận tải: Việc tổng hợp chi phí vận tải được tiến hành trên TK 154 (biểu 17). ở đây, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Toàn bộ CPNVLTT, CPNCTT và CPSXC được kết chuyển vào TK 154 (biểu 17) Cụ thể: Khi kết chuyển chi phí vận tải tháng 8/2002 vào TK 154, kế toán định khoản như sau: 1- Nợ TK 154: 39.440.000 Có TK 621- vận tải: 39.440.000 2- Nợ TK 154: 21.336.553 Có TK 622- vận tải: 21.336.553 3- Nợ TK 154: 75.418.716 Có TK 627-vận tải: 75.418.716 Cùng với việc kết chuyển các chi phí ở các bộ phận khác để tính giá thành, kế toán lập Chứng từ ghi sổ số 37, sau đó ghi Sổ cái TK 154 (Biểu 18) NTGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số NT Nợ Có 31/8 12 31/8 Thanh toán tiền điện thoại T7/2002 111 396.000 31/8 18 31/8 TT tiền cầu phà bốc xếp cho lái xe T8/02 111 5.950.000 31/8 15 31/8 Trích các khoản giữ lại cho xe điều động T8/02 141 12.504.000 31/8 15 31/8 Chi phí sửa chữa đột xuất phả triả lái xe 3388 2.159.000 31/8 15 31/8 Bảo hiểm xe 3388 1.606.000 31/8 16 31/8 Lương phải trả cho bộ phận quản lý 334 2.817.725 31/8 16 31/8 Bảo hiểm phải trả 338 242.991 31/8 25 31/8 Trích khấu hao xe điều động T8/2002 214 26.773.000 31/8 37 31/8 Kết chuyển chi phí vận tải T8/02 154 75.418.716 Tổng cộng 75.418.716 75.418.716 Dư cuối kỳ - - Cộng luỹ kế đầu quý 144.860.000 144.860.000 Sổ cáI TK 627- Kho Tháng 8/2002 NTGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/8 25 31/8 Trích khấu hao kho 214 16.500.000 31/8 37 31/8 Kết chuyển chi phí khấu hao kho T8 154 16.500.000 Tổng cộng 16.500.000 16.500.000 Dư cuối kỳ - - Cộng luỹ kế đầu quý 33.000.000 33.000.000 Sổ cái TK 627- bảo hành Tháng 8/2002 NTGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/8 25 31/8 Trích khấu hao tạm 214 1.800.000 31/8 26 31/8 Quang TT chi phí thuê thợ bảo hành 111 4.050.000 31/8 37 31/8 Kết chuyển CPSXC bảo hành 154 5.850.000 Tổng cộng 5.850.000 5.850.000 Dư cuối kỳ - - Cộng luỹ kế đầu quý 16.500.000 16.500.000 Sổ cái TK 627- Đại lý Tháng 8/2002 NTGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số NT Nợ Có 18/8 1 18/8 TT vận chuyển thép TAMIL T8 141 111 207.000.000 18/8 6 18/8 TT cước v/c thép TAMIL 111 221.000 …. … …. ….. … …. 31/8 10 31/8 TT tiền ĐT T7/02 111 2.200.000 31/8 16 31/8 Lương và bảo hiểm phảI trả 334 338 7.264.035 407.022 31/8 25 31/8 Trích khấu hao xe 214 5.041.000 … … … … … … 31/8 35 31/8 CPVC Shell đại lý còn phảI trả 331 4.500.000 … … … … … … 31/8 37 31/8 Kết chuyển CP hoạt động Đại lý 154 603.127.000 Tổng cộng 603.127.000 603.127.000 Dư cuối kỳ - - Cộng luỹ kế đầu quý 1.150.000.000 1.150.000.000 Biểu 17: Chứng từ ghi sổ số 37 Tháng 8/2002 CTGS Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Số NT Nợ Có 1- K/c CPNVLTT- BH K/c CPNCTT- BH K/c CPSXC- BH K/c sang giá vốn hoạt động – BH 154 154 154 632-BH 521-BH 622-BH 627-BH 154 10.700.000 2.685.484 5.850.000 19.235.494 2- K/c CPNVLTT- VT K/c CPNCTT- vận tải K/c CPSXC- vận tải K/c sang giá vốn hoạt động vận tải 154 154 154 632-VT 621VT 622VT 627VT 154 39.440.000 21.336.553 75.418.716 136.127.000 3- K/c Chi phí V/C ĐL K/c sang giá vốn hoạt động ĐạI lý 154 632 -ĐL 154 627-ĐL 603.127.000 603.127.000 4- K/c chi phí thuê kho K/c sang giá vốn thuê kho 154 632-kho 632Kho 154 16.500.000 16.500.000 5- Thanh toán bù trừ VAT đầu vào 3331 133 79.906.000 Cộng 854.963.763 Biểu 18: Sổ cáI TK 154- vận tải Tháng 8/2002 NTGS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số NT Nợ Có Dư đầu kỳ 31/8 37 31/8 K/c CPNVLTT vận tải T8/02 621VT 39.440.000 31/8 37 31/8 K/c CPNCTT vận tảI T8/02 622VT 21.336.553 31/8 37 31/8 K/c CPSXC vận tải T8/02 627VT 75.418.716 31/8 37 31/8 K/c sang giá vốn hoạt động vận tải 632VT 136.195.269 Tổng cộng 136.195.269 136.195.269 Dư cuối kỳ - - Cộng luỹ kế đầu quý 276.018.000 276.018.000 Kế toán tính giá thành dịch vụ vận tải tại Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, sau một số quy trình công nghệ nhất định, sản phẩm sản xuất ra mang hình thái vật chất cụ thể, có chủng loại, mẫu mã, kích thước, tính năng, tác dụng riêng… Các sản phẩm đó có thể là một hoặc nhiều sản phẩm cùng loại. Do đó, ta dễ dàng tính toán giá thành cho từng sản phẩm đó. Tuy nhiên, hoạt động vận tải mang tính đặc thù là sản phẩm không mang hình thái vật chất cụ thể, quá trình sản xuất tiêu thụ gắn liền với nhau, mỗi sản phẩm dịch vụ vận tải hoàn thành có giá trị khác nhau bởi ta không thể phân biệt rõ ràng chi phí ở từng khâu sản xuất và tiêu thụ. Do đó, việc tính giá thành dịch vụ vận tải ở Công ty được tính chung cho toàn bộ sản phẩm vận tải hoàn thành. Tập hợp các chi phí sản xuất dịch vụ vận tải phát sinh là tổng giá thành dịch vụ vận tải. à Tổng giá thành dịch vụ vận tải tháng 8/2002 được tính như sau: Tổng giá thành dịch vụ vận tải tháng 8/02 = CPNVLTT vận tải + CPNCTT vận tải + CPSXC vận tải = 39.440.000 + 21.336.553 + 75.418.716 = 136.195.269 Chương III Tổng hợp đánh giá và một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán tạI Công ty cổ phần vận tải dịch vụ. I.Nhận xét đánh giá về công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Ưu điểm: Công ty đã sử dụng đầy đủ hệ thống sổ sách chứng từ theo quy định của chế độ kế toán do Nhà nước ban hành và đảm bảo phù hợp với hoạt động của Công ty. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ và thực hiện trợ giúp của máy vi tính. Việc trang bị ba máy tính đã nâng cao tốc độ xử lý thông tin đáp ứng kịp thời nhu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả công tác của bộ phận kế toán và của toàn Công ty. Kế toán tập hợp chi phí vận tải và tính giá thành được tập hợp trực tiếp cho từng đầu xe giúp cho việc giám sát quản lý chi phí một cách chính xác, đồng thời tính toán hiệu quả hoạt động của từng xe để đề ra phương án khoán vận chuyển kịp thời nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành dịch vụ vận tải, tăng lợi nhuận hơn nữa. Tồn tại cần khắc phục: Về việc hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Tại Công ty, việc trích lập các quỹ BHYT, BHXH, KPCĐ tính vào chi phí trên tiền lương cơ bản làm cho chi phí nhân công trong giá thành giảm đi, không phản ánh đầy đủ, chính xác chi phí nhân công trong giá thành. Toàn bộ CPNCTT của hoạt động vận tải, kế toán không đưa vào “Bảng thanh toán tiền lương”, đồng thời Công ty không lập “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Điều này gây khó khăn cho việc phân bổ tiền lương cho các bộ phận và đôi khi còn dẫn đến hạch toán sai, phản ánh không chính xác giá thành của từng hoạt động nói chung cũng như hoạt động vận tải nói riêng. Về hạch toán chi phí sản xuất chung: Khấu hao phương tiện vận tải ở Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đều, tuy nhiên trong quá trình hạch toán chi phí khấu hao, kế toán không lập bảng tính và phân bổ khấu hao, do vậy mà gặp rất nhiều khó khăn khi phân bổ khấu hao cho từng hoạt động và nhìn vào bảng tính khấu hao TSCĐ của doanh nghiệp, người ta không thể thấy số tiền khấu hao cho từng hoạt động. Ngoài việc sử dụng các sổ tập hợp CPNVLTT, CPNCTT và CPSXC, Công ty không mở sổ cái các TK 621, 622, 627 cho toàn Công ty mà chỉ mở riêng cho từng hoạt động à gây khó khăn cho việc kiểm tra, theo dõi, tổng hợp một khoản mục chi phí nào đó. Về bảng chi phí trích trước và bảng tính giá thành: Tại Công ty không lập “Bảng chi phí trích trước” mà chỉ theo dõi trên “Báo cáo hoạt động vận tải”. Tuy nhiên, báo cáo hoạt động vận tải còn bao gồm các chi phí khác, do đó ta rất khó có cái nhìn cụ thể về tổng các chi phí trích trước của hoạt động vận tải. Tương tự như vậy, Công ty không lập bảng tính giá thành, một mặt do Công ty không hạch toán sản phẩm làm dở, mặt khác tổng chi phí sản xuất dịch vụ vận tải phát sinh chính là tổng giá thành, nhưng cũng không vì thế mà bỏ qua việc lập bảng tính giá thành. II. Một số ý kiến hàon thiện công tác kế toán tại Công ty: Về việc trích lập KPCĐ: Hiện nay, Công ty đang tiến hành trích 15% BHXH, 2% BHYT và 2% KPCĐ đều tính trên tiền lương cơ bản của CNV. Theo tôi, việc trích 2% KPCĐ trên tiền lương cơ bản là sai chế độ quy định. Vì KPCĐ phải trích 2% trên tiền lương thực tế (TLTT). Công ty trích như vậy sẽ làm giảm chi phí nhân công trực tiếp trong giá thành. Công ty phải thực hiện đúng quy định để xác định đầy đủ và chính xác chi phí nhân công trong giá thành dịch vụ vận tải. Nếu Công ty trích 2% KPCĐ trên TLTT thì nghiệp vụ trích lập KPCĐ được hạch toán như sau: + Trích KPCĐ trên TLTT của lái xe: 19.440.000 x 2% = 408.800 Nợ TK 622-vận tải: 408.800 Có TK 3382: 408.800 + Trích KPCĐ trên TLTT của nhân viên quản lý vận tải: Nợ TK 627-vận tải: 55.434 Có TK 3382: 55.434 à Khi đó, CPNCTT của vận tải tăng thêm một lượng là: 314.426đ. Như vậy ở sổ cái TK 622- vận tải sẽ không phải là 21.336.553đ mà là 21.650.979đ và CPSXC-vận tải cũng tăng một lượng là: 31.856đ và sổ cái TK 627- vận tải không còn là 3.114.716đ mà là 3.146.572đ. Việc hạch toán như vậy làm cho chi phí được phản ánh đúng và chính xác hơn. Về việc lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH: Để tính toán lương và các khoản trích theo lương cụ thể cho từng bộ phận, kế toán nên phản ánh CPNCTT- vận tải lên bảng thanh toán tiền lương. Sau đó, căn cứ vào Bảng thanh toán và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định dể lập “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” (biểu trang 61) Về việc lập bảng tính và phân bổ khấu hao: Hiện nay, Công ty không mở bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Để thuận lợi cho việc tính toán để ghi vào các Chứng từ ghi sổ và Sổ cái TK 214… kế toán nên lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ như sau: (Biểu trang 63) Về việc lập Sổ cái các TK 621, 622, 627: Hiện nay, Công ty không mở các sổ cái TK này chung cho cả Công ty. Để tiện cho viẹc kiểm tra, tổng hợp ừng loại chi phí , Công ty nên mở các sổ này như sau: Sổ cáI TK 621 Tháng 8/2002 Công ty Cổ phần Vận tải và dịch vụ NT GS CTGS Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 31/8 8 31/8 TT tiền xăng dầu cho lái xe 141 111 39.440.000 31/8 6 31/8 Quang mua vật tư Bảo dưỡng xe 111 2.000.000 31/8 3 31/8 Xuất phụ tùng bảo dưỡng ôtô 156 7.700.000 31/8 4 31/8 Xuất nhiên liệu bảo dưỡng ôtô 152 1.000.000 31/8 7 31/8 K/c CPNLTT- vận tải 154 39.440.000 31/8 7 31/8 K/c CPNLTT- bảo hành 154 10.700.000 Tổng cộng 50.140.000 50.140.000 Dư cuối kỳ - - Cộng luỹ kế đầu quý 106.353.000 106.353.000 Người lập Kế toán trưởng Đối với Sổ cái các TK 622, 627 cũng được mở tương tự. Về việc lập bảng tính giá thành: Vì Công ty không hạch toán sản phẩm làm dở, do đó tổng chi phí phát sinh là giá thành của các hoạt động. Hiện nay ở Công ty không lập bảng tính giá thành của từng hoạt động cũng như cho cả toàn Công ty. Căn cứ vào các chi phí phát sinh ở từng hoạt động, kế toán tiến hành lập bảng tính giá thành cho hoạt động. Ta lập bảng tính giá thành của Công ty như sau: Bộ phận Chi phí NVLTT Chi phí NCTT Chi phí sản xuất chung Cộng Vận tải 39.440.000 21.336.553 75.418.716 136.195.269 ĐạI lý - - 603.127.000 603.127.000 Bảo hành 10.700.000 2.685.494 5.850.000 19.235.494 Kho 16.500.000 16.500.000 Tổng giá thành 50.140.000 24.022.047 700.895.716 775.057.763 Kết luận Mục tiêu giảm chi phí sản xuất sản phẩm , dịch vụ nhằm hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận vẫn luôn được các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ đã cho tôi thấy phần nào thực tế công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành vận tải. Qua đó, tôi càng nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất sản phẩm dịch vụ ở mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hạch toán chi phí không hoàn toàn giống nhau do đặc thù sản phẩm cung ứng quyết định và ít nhiều còn những điểm cần khắc phục, nhất là với các Công ty mới được cổ phần hoá từ các doanh nghiệp Nhà nước như Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ. Tuy nhiên, chính sự năng động, nhạy bén của các Công ty này đã góp phần không nhỏ trong việc thúc đẩy nền kinh tế phát triển và hội nhập khu vực và thế giới. Mặc dù với thời gian thực tập khá gấp gáp (2 tháng) nhưng tôi đã cố gắng tìm hiểu thực tế để hoàn thành đề tài này. Tôi xin cảm ơn sự giúp đỡ của các anh chị cán bộ phòng Kế toán, Công ty Cổ phần vận tải và dịch vụ và đặc biệt là sự giúp đỡ, hướng dẫn của TS. Nguyễn Ngọc Quang, GV khoa Kế toán, ĐH Kinh tế quốc dân HN. Chắc chắn khoá luận tốt nhgiệp của tôi sẽ còn nhiều khiếm khuyết, hạn chế. Vì vậy, tôi rất mong nhận được những góp ý của các bạn đọc quan tâm để tôi có cơ hội hoàn thiện kiến thức hơn nữa. Xin cảm ơn! Hà Nội, ngày 30/01/2003 SV: Đào Quỳnh Nga