Đề tài Kế toán vật liệu tại công ty Bê tông và xây dựng Thịnh Liệt

công ty Tân á. Tất cả mọi chứng từ, hoá đơn có liên quan đều được chuyển về phòng kế toán để tập trung số liệu sau đó qua kế toán tổng hợp rồi kế toán trưởng xét duyệt. * Hình thức kế toán và trình tự hạch toán. Phòng kế toán của công ty đã góp phần không nhỏ vào sự thành công và kết quả thu được từ những năm qua. Cùng với sự lớn mạnh của công ty, phòng kế toán ngày càng được nâng cao nghiệp vụ. Tất cả các nhân viên kế toán đều được đào tạo qua chuyên ngành kế toán, để phù hợp với hệ thống kế toán của Nhà nước, phòng đã được trang bị hệ thống máy tính để phục vụ cho việc ghi chép cập nhật và tổng hợp thông tin một cách chính xác, nhanh nâng cao được chất lượng của thông tin kế toán, tài chính. Các nhân viên kế toán đều có thể sử dụng thành thạo máy vi tính, có sự hiểu biết và nắm vững nghiệp vụ chuyên môn. Về phương thức hạch toán: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng ngày kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, ưu điểm của phương pháp này là có thể theo dõi chặt chẽ tình hình biến động, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh chính xác các thông tin kế toán tài chính của công ty. Về hình thức ghi sổ kế toán: Công ty áp dụng chế độ hạch toán kế toán theo hình thức “chứng từ ghi sổ”. 2.1.5. Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Tân á. Với quy mô ngày càng mở rộng, số lượng lao động của công ty không ngừng tăng lên, cơ cấu lao động ngày càng trẻ hoá với trình độ học vấn cao. Từng bước trưởng thành và phát triển, ngày nay mặt hàng sản xuất kinh doanh của công ty càng phong phú và đa dạng đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng. Hiện nay công ty có trụ sở chính tại 135 Tôn Đức Thắng - Đống Đa – Hà Nội và xưởng sản xuất tại đường Linh Nam – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Có thể thấy quy mô và kết quả kinh doanh của công ty Tân á trong một số năm gần đây. Chỉ tiêu Đơn vị Năm 1999 Năm 2000 So sánh 00/99 ST TL Tổng doanh thu Tổng chi phí Lợi nhuận Vốn kinh doanh - Vốn cố định - Vốn lưu động Thu nhập b/quân Đồng Đồng Đồng Đồng Đồng Đồng Đồng 3.173.687.421 2.645.668.324 528.019.097 3.554.374.951 1.012.083.166 2.542.291.785. 510.000 5.398.743.200 4.493.961.525 904.781.675 4.986.931.212 2211.281.932 2.775.649.280 640.000 2.225.055.779 1.848.293.201 376.725.578 1.432.556.261 1.199.198.766 233.357.495 130.000 70,12 56,31 98,97 40,3 118,49 9,18 25,45 Qua bảng kết quả kinh doanh của công ty ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty khá phát triển với quy mô ngày càng lớn. Cụ thể tổng doanh thu năm 2000 tăng so với năm 1999 là 2.225.055.779đ với tỷ lệ tăng 70,12% đây là một con số rất khả quan cho công ty. Về chi phí năm 1999 tăng so với năm 1998 là 56,31% tuy nhiên mức tăng của chi phí chậm hơn so với tốc độ tăng của doanh thu. Với tốc độ tăng của doanh thu lớn như vậy dẫn đến tốc độ tăng của lợi nhuận khá mạch cụ thể năm 1999 tăng so với năm 1998 là 98,97%. Đặc biệt nguồn vốn kinh doanh của công ty bổ xung rất lớn trong một số năm gần đây, cụ thể năm 1999 tăng so với năm 1998 là 1.432.556.261 đ với tỷ lệ tăng là 40,3% nhưng trong đó chủ yếu tăng ở vốn cố định, vốn lưu động được bổ xung ít hơn. Chứng tỏ công ty chú trọng vào việc đầu tư TSCĐ. Với mức tăng nhanh của doanh thu và tương lai phát triển của công ty nên công ty cũng đã chú trọng đến đời sống của công nhân lao động tuy nhiên mức lương bình quân một người vẫn còn thấp do đó trong thời gian tới công ty cần chú trọng hơn nữa đến thu nhập của người lao động thì từ đó mới thúc đẩy được hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày một đi lên. Với quy mô như vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã đạt được những kết quả to lớn, có thể thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Tân á là khá tốt. Song để có được những kết luận chính xác về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ta cần nghiên cứu một số chỉ tiêu tài chính sau: Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Tỷ suất đầu tư Tỷ suất tài trợ Hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn Hệ số khả năng thanh toán nhanh Doanh lợi doanh thu Doanh lợi chủ sở hữu 21,86% 25,32% 1,08% 0,75% 3,34% 10,69% 25,72% 29,38% 1,26% 0,89% 3,63% 12,8% Bảng 2: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty Tân á Các chỉ tiêu trên cho thấy tình hình tài chính của công ty tương đối tốt, khả năng thanh toán ngắn hạn cả hai năm đều lớn hơn 1 và năm sau cao hơn năm trước. Hệ số khả năng thanh toán nhanh cũng khá tốt chứng tỏ công ty có khả năng về tự chủ sở hữu đều năm sau cao hơn năm trước, đã dẫn đến tỷ suất đầu tư của công ty tăng khá mạnh. Từ đây ta thấy công ty khá chú trọng vào việc đầu tư tài sản cố định. Có được những thành quả trên là công ty đã nổ lực trong quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc biệt là trong việc chi phí và giá thành sản phẩm. II. Tình hình thực tế về công tác quản lý và sử dụng NVL tại công ty TNHH Tân á. 1. Đặc điểm sử dụng vật liệu tại công ty. Công ty TNHH Tân á là một doanh nghiệp tư nhân chuyên sản xuất bồn nước phục vụ cho người tiêu dùng. Chi phí vật liệu cho mỗi một đơn vị sản phẩm thường chiếm 70% trong quá trình sản phẩm vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng nhất cho một quy trình sản xuất, tổ chức công tác kế toán vật liệu là một trong những bộ phận chủ yếu của việc tổ chức công tác kế toán vật liệu trước hết phải tìm hiểu rõ về đặc điểm của vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất ở công ty cũng có đặc thù riêng. Để sản xuất ra một bồn nước công ty sử dụng nhiều loại vật liệu mà mỗi loại là sản phẩm của công nghiệp như inox, thép lá vuông. Có vật liệu là sản phẩm qua khai thác đưa vào sử dụng ngay như: nhựa thông để phục vụ cho mục đích hàn.v..v.. Khối lượng các loại vật liệu đưa vào sử dụng rất khác nhau nhiều hay ít phụ thuộc vào yêu cầu của từng loại sản phẩm: inox, thép lá, Sơn, nhựa thông, thức, que hàn. Việc mua vận chuyển bảo quản các loại vật liệu có đặc điểm riêng khác nhau có loại vật liệu mua ngay trong nước như: Sơn, thép lá, thức, quy hàn ..v.v. Có loại vật liệu phải mua ở nước ngoài như: inox..v..v.. Việc bảo quản vật liệu: ở kho: Bảo quản các loại vật liệu: inox, thép lá, phụ tùng khác như ốc vít… được bảo quản ở nơi khô ráo, an toàn cẩn thận trống ẩm mốc, rỉ sét đối với các vật liệu như đinh ốc, thép lá… trống là rập méo, rách đối với inox…. 2. Phân loại và tính giá vật liệu ở công ty. a. Phân loại vật liệu: Mỗi loại vật liệu có một nội dung kinh tế, công dụng, tính năng riêng, do đó để tiến hành quản lý và hạch toán chính xác một khối lượng vật liệu lớn, chủng loại phong phú và đa dạng như vậy phải tiến hành phân loại chúng một cách khoa học. Việc phân loại vật liệu phải dựa theo những tiêu thức nhất định để sắp xếp những vật liệu có cùng một tiêu thức vào cùng một loại, cùng nhóm thực tế công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ, loại vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Nhờ có sự phân loại này mà kế toán vật liệu có thể theo dõi được tình hình biến động của từng thứ, loại vật liệu do đó có thể cung cấp thông tin chính xác kịp thời. Muốn bảo quản, quản lý chặt chẽ và hiệu quả tổ chức hạch toán chi phí với từng thứ, từng loại vật liệu tốt phải tiến hành phân loại vật liệu theo các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực tể sản phẩm. Nguyên vật liệu chính bao gồm nhiều loại khác nhau: - Vật liệu phụ: Là những vật liệu mà khi tham gia vào sản xuất không cấu thành nên thực thể của sản phẩm mà có thể cùng với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc hình dáng, kiểu cách của sản phẩm tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được hiện bình thường: que hàn, nhựa thông, dầu thải, thiếc, sơn. - Nhiên liệu: Là loại vật liệu phụ cung cấp nhiệt lượng cho máy móc phương tiện vận tải: xăng dầu diejen, DP14, mỡ ic, than, dầu fanh. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng thay thế của xe ô tô máy móc thiết bị công như: lốp ô tô, vòng bi, fớt, gioăng, phớt pittông, xi lanh .. băng tải, con lăn để tiện cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu công ty đã sử dụng hệ thống kho tàng. + Kho để inox + Kho thép, đinh ốc + Kho nhiên liệu + Kho phụ tung thay thế Và sử dụng hệ thống sổ chi tiết vật tư từng kho theo từng loại vật liệu. 3. Tính giá vật liệu. Nguyên vật liệu mà sử dụng trong quá trình sản xuất hoàn toàn là vật liệu mua ngoài. Công ty sử dụng giá thực tế để hạch toán và ghi sổ kế toán. * Đối với vật liệu nhập kho: - Theo yêu cầu sản xuất kinh doanh phòng kinh doanh tổng hợp căn cứ vào tình hình sản xuất đã lập ra để đi mua vật tư. Khi vật tư về đến công ty kế toán căn cứ vào hoá đơn để ghi sổ trong tháng đó là giá mua vật liệu thực tế còn tất cả các khoản chi phí vận chuyển bốc dỡ, bao gói… vật liệu nhập kho được theo dõi riêng trên một tài khoản không được tính vào giá thực tế của vật liệu nhập kho các chi phí được tính như sau: + Nếu các chi phí thu mua do thuê ngoài vận chuyển, bốc dỡ… được chi trả bằng tiền mặt thì được tập hợp vào NKCT số 1 hoặc NKCT số 10 phần ghi nợ TK 152 cuối tháng được kết chuyển vào TK 154 cùng với các chi phí sản xuất khác trên NKCT số 7. + Nếu các chi phí thu mua, vận chuyển bốc dỡ bằng phương tiện của công ty thì sẽ tập hợp thẳng vào TK 154 đối ứng với TK có liên quan cuối tháng các khoản chi phí này cùng các chi phí sản xuất khác sẽ được kết chuyển vào NKCT số 7. - Vì vật liệu của công ty sử dụng trong quá trình sản xuất hoàn toàn là vật liệu mua ngoài nên khi vật liệu nhập kho tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập vật liệu đó được đánh giá theo thực tế một cách khác nhau: + Nếu vật liệu mua ngoài cung cấp theo hợp đồng kinh doanh thì giá thực tế được tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng kinh doanh chưa có thuế giá trị gia tăng cộng chi phí thu mua: Vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản… (nếu có) + Nếu vật liệu mua ngoài không theo hợp đòng kinh doanh: Giá mua thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên HĐ (chưa có thuế GTGT) + Chi phí vận chuyển (nếu có) Trường hợp bên cung ứng bao thầu vận chuyển thì chi phí vận chuyển đã được tính trong giá mua nguyên vật liệu. Khi đó giá mua thực tế của vật liệu nhập kho chính bằng giá mua ghi trên hoá đơn chưa có thuế giá trị gia tăng (trong đó đã có chi phí vận chuyển). Ví dụ: Mua máy bơm nước PW401E ở công ty thương mại Đại Việt. Căn cứ vào số lượng nhập là 1 cái và giá mua chưa có thuế GTGT ghi trên hoá đơn giá trị gia tăng sau: Biểu 01: Hoá đơn giá trị gia tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Mẫu số: 01GTKT – 3LL Ngày: 29 tháng 2 năm 2000 DL/99-B Số: 089423 Đơn vị bán hàng: Công ty thương mại Đại Việt. Địa chỉ: Cửa hàng 36 Láng Hạ Số TK: 710B-01339 Mã số: 01 – 00368421 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Ngọc Trung Đơn vị: Công ty TNHH Tân á Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 01 – 00205334 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Máy bơm nước PW401E Cái 01 2.190.000 2.190.000 Cộng tiền hàng: 2.190.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 109.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 2.299.500 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu hai trăm chín chín nghìn năm trăm đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Như vậy kế toán ghi sổ theo đúng giá thực tế ghi trên hoá đơn mua là 2.299.500đ. Nợ TK 152 2.190.000 Nợ TK 133 109.500 Có 2.299.500 Chi phí vận chuyển: Nợ TK 154 chi phí vận chuyển Có TK liên quan Cuối tháng kết chuyển vào NKCT số 7 * Đối với vật liệu xuất kho: Vật liệu sau khi mua về đều được sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm và quản lý sản xuất khi có nhu cầu dùng vật liệu các bộ phận cần sử dụng vật liệu là phiếu xin lĩnh vật tư. Giá thực tế xuất kho vật liệu được tính theo phương pháp thực tế bình quân của tháng. Giá thực tế xuất của vật liệu cuối tháng tính như sau: Giá vật liệu thực xuất trong tháng = Giá thực tế VL tồn + Giá hoá đơn VL nhập kho kho đầu tháng trong tháng Số lượng vật liệu + Số lượng vật liệu tồn đầu tháng xuất dùng trong tháng Giá vật liệu thực xuất trong tháng = Đơn giá bình quân VL xuất trong tháng x Số lượng vật liệu xuất dùng trong tháng Ví dụ: Trên sổ chi tiết vật liệu vật tư của inox 0,17 Liên Xô kế toán theo dõi số vật liệu tồn kho đầu tháng và nhập trong tháng như sau: Số liệu 3 – 2000 Tồn kho đầu tháng: 10.081 kg = 43.157.000đ Nhập trong tháng: 16743kg = 70.767.000đ Xuất trong tháng: 13.194 kg Đơn giá bình quân 1kg inox xuất dùng trong tháng = 43.157.000 + 70.767.000 10.081 + 16.743 = 4249,2 Giá inox thực xuất trong tháng = 13.194kg x 424kg x 4249,2 = 56.063.944 Xuất vật liệu khác cũng như vậy. 4. Công tác quản lý vật liệu: Công tác quản lý vật liệu được tiến hành ở khâu mua: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với khách hàng phòng kinh doanh tổng hợp tính toán số vật liệu cần phải sử dụng cho kỳ sản xuất tới, nếu tại kho công ty không có hoặc không chỉ số lượng cho sản xuất, cán bộ tấp lựu sẽ thu mua vật liệu với số lượng đủ dùng. Thông thường với những khách hàng là người tiêu dùng cuối cùng mà trong nền kinh tế thị trường thì nhu cầu tiêu thụ của người tiêu dùng càng cao thì công ty sẽ luôn phải có đủ vật liệu dự trữ. Hiện nay công ty chỉ sử dụng định mức tiêu hao vật liệu cho loại nguyên vật liệu chính đó là: inox và thép lá. Công ty dựa vào định mức sử dụng vật tư để quyết định những vật liệu này. Tất cả các khâu (nhập – xuất – tồn) vật tư đều có sự giám sát theo dõi việc sử dụng vật liệu, bảo quản vật liệu hợp lý của phòng vật tư do kế toán vật liệu đảm nhận. Để từng bước phấn đấu giảm giá thành sản phẩm, công ty đang tiến hành xây dựng lại định mức tiêu hao đối với tất cả các loại vật liệu mà công ty đang sử dụng. II. Hạch toán vật liệu tại công ty TNHH Tân á. 1. Kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất, tồn kho theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại va giá trị. Hiện nay ở công ty TNHH Tân á vận dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ cho công tác hạch toán tổng hợp vật liệu và sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Cả hai mặt kế toán này tiến hành đồng thời song song và thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu. Muốn vậy phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Từ đó phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý và tạo ra mối quan hệ mật thiết ở tất cả các khâu trong phần hạch toán kế toán chi tiết vật liệu. Để tổ chức tốt công tác kế toán này, công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán sau: + Phiếu nhập vật tư. Mẫu số 02 - VT + Phiếu xuất vật tư. Mẫu số 02 - VT + Hoá đơn GTGT. Mẫu số 01 - VT Biểu 1: Phiếu nhập vật tư Ngày 16/11/2002 Mẫu 02 - VT Đơn vị bán: Công ty kim khí Bắc Thái. 1141TC/CĐKT Nhập tại kho công ty: Kho Chị Mai Số 29 TT Tên hàng ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập 1 2 INOX 0,3 INOX 0,25 Kg Kg 19394 4530 19394 4530 4273 4227 82870562 19148310 Tổng cộng 102018872 Thành tiền (Bằng chữ): Một trăm lẻ hai triệu, mười tám ngàn, tám trăm bảy hai đồng Người nhập (Ký tên) Thủ kho (Ký tên) Kế toán trưởng (Ký tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký tên) Phần nhập kho được lập thành 3 lần (viết trên giấy than) và được lập tại phòng vật tư. + Một liên do phòng vật tư lưu giữ tại phòng + Một liên do người đi mua gửi cùng hoá đơn kiêm phần xuất kho chuyển cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. + Một liên giao cho thủ kho để nhập kho rồi vào thẻ kho (lưu ở kho). Biểu 2: Phiếu xuất kho Mẫu số: 02 - VT Ngày 20/1/2000 Số 30 Người nhận hàng: Anh Minh - Phân xưởng INOX Xuất tại kho: Chị Mai Lý do xuất kho: Dùng cho sản xuất chính của sản phẩm TT Tên hàng ĐVT Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 2 INOX 0,3 INOX 0,25 Kg Kg 15.394 4.200 15.394 4.200 4.273 4.227 67.778.562 17.753.400 Tổng 85.531.962 Phụ trách đơn vị Người nhận Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Phiếu xuất được thành lập 3 liên (viết trên 1 lần giấy than): + Một liên giao cho người lĩnh vật tư + Một liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho sau đó chuyển về phòng kế toán cho kế toán vật liệu. + Một liên giao phòng vật tư lưu lại. Biểu 03: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 - GTGT Liên 2 (giao cho khách hàng) N0: 009739 Ngày 16/01/2000 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tấn Đạt Địa chỉ: 468 Minh Khai ĐT: ……………….. MST: 0100107780 Họ tên người mua: Anh Mai Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Tân á Địa chỉ: Tôn Đức Thắng - Hà Nội Số TK: ………. Hình thức thanh toán: TM. MST: 0101002173 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 02 INOX 0,3 INOX 0,25 Kg Kg 19394 4530 4273 4227 82870562 19148310 Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán 102018872 10201887 112220759 Số tiền (Viết = chữ): Một trăm mười hai triệu hai trăm hai mươi ngàn bảy trăm năm chín đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) 1.1: Nội dung và phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành như sau: a. ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ, loại vật liệu được theo dõi trên một tờ thẻ kho để quản lý dễ hơn. Khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập xuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó rồi vào thẻ kho ghi mỗi thứ, loại một dòng trên thẻ kho. Biểu mẫu thẻ kho được sử dụng tại công ty như sau: Biểu 04: Thẻ kho Đơn vị: Công ty TNHH Tân á. Mẫu số 06/ vị trí Ngày lập thẻ: Ban hành theo QĐ số 186 - TG Tờ số: CĐKT ngày 14/03/1998 - BTC Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép f14 Đơn vị tính kg STT Chứng từ Trích yếu Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 2 3 29 58 70 16/4 20/4 26/4 1/4/2000 công ty TNHH Tiến Đạt PX: thép góc vuông Anh Nam - tổ sản xuất Tồn kho 30/4/2000 4530 4200 1000 2.800 7.330 3.130 2.130 2.130 Hàng ngày sau khi xuất kho xong đến cuối ngày thủ kho sử dụng chứng từ (biểu 01 và 02) để ghi số lượng nhập xuất vật liệu vào thẻ kho và tính ra số lượng tồn kho ghi ngày trong ngày đó. Sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho sắp xếp các loại chứng từ, phiếu nhập, phiếu xuất, lập sổ giaonhận chứng từ rồi chuyển toàn bộ lên phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho và kế toán vật liệu tiến hành so sổ, cộng sổ thẻ kho đối chiều tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu. b. ở phòng kế toán: Tại phòng kế toán, kế toán vật liệu có nhiệm vụ phải mở sổ chi tiết vật liệu cho từng thứ, loại vật liệu. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu do thủ kho chuyển đến kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ theo từng loại phiếu nhập xuất kho riêng. Sau đó ghi đơn giá, thành tiền rồi ghi vào sổ chi tiết vật liệu. Mỗi phiếu nhập, phiếu xuất ghi vào một dòng trên sổ (giống thẻ kho) chi tiết vật liệu tương ứng với loại vật liệu ghi trên sổ kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị. Sổ chi tiết được mở ra cho từng loại thư vật liệu 1 tờ (tuỳ theo các loại vật liệu phát sinh trong tháng nhiều hay ít). Sổ chi tiết vật liệu được chia thành từng loại như: vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành cộng sổ (thẻ) chi tiết vật liệu tiến hành đối chiếu với thẻ kho. Đồng thời kế toán sẽ lấy tổng số đã cộng ở sổ chi tiết vật liệu làm căn cư ghi vào bảng phân bổ vật tư sử dụng đó là bảng kê số 2" chỉ ghi xuất vật tư cho sản xuất. Hiện nay tại công ty Bê tông và xây dựng Thịnh Liệt sử dụng các sổ chi tiết vật liệu sau: - Sổ chi tiết vật liệu - TK 1521 trong đó: * 1521: INOX các loại * 1522: Thiếc * 1521: ốc vít * 1521: Thép các loại * 1521: Que hàn - Sổ chi tiết vật liệu - TK 1522 trong đó: Biểu 05: Sổ chi tiết vật tư Danh điểm vật tư : TK 1521 Tên vật tư : Thép đốt Nhãn hiệu qui cách: INOX 0,3 0,25 Đơn vị tính : Kg Kho : Chị Oanh Số thẻ : 02 Số tờ : Giá kế hoạch Mẫu số 17 – VT QĐ Liên bộ TCKT – TC Số 585 - LB Ngày tháng Số hiệu CT Trích yếu Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất Số lượng Giá ĐV Thành tiền Số lượng Giá ĐV Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn đầu kỳ 28.500 16.834.500 16 - 4 29 Lần mua INOX 3,0 19.394 4273 82.870.560 16 – 4 30 Lần mua INOX 0,25 4.530 4227 19.148.310 20 – 4 3 Xí nghiệp cấu kiện 15.394 4273 67.778.562 23.924 102.018.872 15.394 67.778.562 28.500 16.843.500 Tương tự biểu mẫu trên còn nhập dầu thải, dầu diezen, xăng. phụ tùng thay thế (như sâưm, lốp ô tô) hạch toán rồi mở sổ chi tiết cho từng loại vật liệu. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu tại Công ty Bê tông và xây dựng Thịnh Liệt Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Bảng kê số 3 2. Hạch toán tổng hợp vật liệu, CCDC Nói tới hạch toán kế toán là nói tới sự phản ánh số hiệu có và tình hình biến động tài sản của doanh nghiệp theo chỉ tiêu gía trị. Hạch toán tổng hợp vật liệu, CCDC là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán chi tiết vật liệu, chưa thể đáp ứng kiọp thời đầy đủ thông tin, chỉ bằng kế toán tổng hợp vật liệu, - ghi chép phản ánh các đối tượng kế toán theo chỉ tiêu giá trị trên các tài lhoản với ý nghĩa như vậy hạch toán tổng hợp vật liệu CCDC là rất cần thiết. Hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu CCDC, để kiểm tra và giám sát các đối tượng, kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Do vậy Công ty sử dụng các tài khoản sau: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Nguyên vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 151: Hàng mua đang đi đường + TK 331: Phải trả cho người bán + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 141: Tạm ứng + TK 311: Vay ngắn hạn + TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 642: Chi phí QLDN + TK 641: Chi phí bán hàng Công ty Bê tông và xây dựng Thịnh Liệt sử dụng vật liệu để sản xuất sản phẩm, hàng hoá chịu thuế gía trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên kế toán tổng hợp nhập vật liệu và sử dụng TK 133. Đối với nhập vật liệu kế toán sử dụng các sổ sau: Sổ chi tiết số 2 phải trả cho người bán. Nhật ký chứng từ số 4 ghi có TK 331 Nhật ký chứng từ số 5 ghi có TK 151. Đối với xuất vật liệu kế toán sử dụng: Sổ chi tiết vật liệu Bảng kê số 3 tính gía thực tế vật liệu xuất dùng Bảng phân bổ số 2 bảng phân bổ nguyên vật liệu 2.1. Trình tự hạch toán nhập vật liệu Nhập do mua ngoài Đối với những vật liệu mua về nhập kho kế toán căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu nhập kho và hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có) để tiến hành hạch toán vật liệu. Nếu trong tháng hàng và hoá đơn cùng về công ty thanh toán ngay cho người bán kế toán ghi: Nợ Tk 152: 7.836.000 Nợ Tk 133: 783.600 Có TK 111: 619.600 Có Tk 112: 6.000.000 Có TK 311: 2.000.000 Trường hợp về nhập kho nhưng thanh toán chậm: Nợ TK 152: 52.380.000 Nợ TK 133: 5.238.000 Trình bày cụ thể mẫu số chi tiết Tk 331 và các số liên quan đến việc hạch toán với người bán. HIện nay Công ty mua vật liệu đơn vị bán hàng vận chuyển đến tận kho của Công ty (giá hoá đơn bao gồm cả giá vận chuyển). Ví dụ: Theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 085724 ngày 12/05/2000 Công ty thương mại tổng hợp bán thép cho Công ty TNHH Tân á số lượng 10921 kg với tổng số tiền là 49.145.000đ thanh toán bằng TGNH. Hàng về nhập kho Công ty phiếu nhập số 58 và hoá đơn GTGT số 000063 kế toán ghi: Nợ Tk 152 (1521) 49.145.000 Nợ TK 133 4.914.500 Có TK 331 54.059.500 + Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về thì kế toán chưa ghi số ngay mà lưu vào tập chứng từ riêng trong tháng hàng về thì kế toán ghi căn cứ hoá đơn và phiếu nhập ghi rõ số vật tư mua trong tháng. + Trường hợp vật liệu về nhập kho thừa so với phiếu nhập (không xẩy ra ở Công ty). + Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn mà Công ty đã thanh toán cho người bán, kế toán phản ánh số thu nhập còn lại vào TK 151. Ví dụ: Theo hoá đơn số 091850 nhà máy Que hàn Việt Đức ngày 19/05/2002 bán que hàn cho Công ty TNHH Tân á với tổng số tiền là 5.000.000đ hàng đã về nhập kho, trị giá hàng nhập là 4.900.000đ phiếu nhập kho số 88 và hoá đơn GTGT là 000093 kế toán ghi: Nợ Tk 152 (1522) 4.900.000 Nợ Tk 133 (1331) 500.000 Nợ Tk 138 (1381) 100.000 Có Tk 331 5.500.000 Giá tạm tính + Nếu vật liệu đã nhập kho Công ty nhưng cuối tháng hoá đơn ghi về kế toán ghi số theo giá tạm tính như sau: Nợ TK 152 (1521, 1522, 1523, 1524) Có TK 331 Tiến hành điều chỉnh bằng cách: Ghi bằng bút toán đen nếu hoá đơn lớn hơn giá tạm tính hoặc bút toán đỏ nếu hoá đơn nhỏ hơn gía tạm tính. + Đối với chi phí vận chuyển thu mua vật liệu nhập kho tuỳ theo trường hợp cụ thể mà chi phí vận chuyển được hạch toán vào các khoản của từng loại vật liệu mà ghi nợ TK 152 cuối tháng tập hợp rồi kết chuyển vào TK 154 chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ bằng bút toán: Tổng chi phí vật liệu Nợ TK 154 Nợ TK 152 + Đối với tất cả các loại vật liệu nhập về Công ty để tiện cho việc theo dõi và công tác quản lý. Do vậy mọi chi phí cho việc mua vật liệu và nhập vật liệu đều phải theo dõi và hạch toán qua Tk 331 (dù có thanh toán ngay hoặc mua chịu) ghi bằng bút toán: 2.630.000 Nợ TK 152 Có TK 331 Thanh toán ngay kế toán ghi: Nợ TK 152 2.630.000 Nợ TK 133 236.000 Có TK 331 2.893.000 Đồng thời: Nợ TK 331 2.893.000 Có Tk 111, 112 2.893.000 Để theo dõi quan hệ thanh toán với những người bán, Công ty để sử dụng số chi tiết TK 331 “phải trả cho người bán”. Đây là số dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập vật liệu và quá trình thanh toán với ngươì cung cấp của Công ty. Kế toán theo dõi tất cả các đơn vị bán trên cùng 1 trang sổ, mỗi hoá đơn ghi 1 dòng, theo thứ tự thời gian nhận chứng từ đã tập hợp được. Phương pháp ghi sổ chi tiết TK 331: + Kết cấu sổ: Cột diễn giải: Ghi tên người mua loại vật liệu và nơi cung cấp. Cột số dư đầu tháng ghi tất cả các trường hợp hàng nhập về kho Công ty tháng trước nhưng chưa trả tiền (cột dư có). Cột hoá đơn: Ghi số hoá đơn và ngày tháng lập hoá đơn. Cột phiếu nhập: Ghi số và ngày tháng lập phiếu nhập. Các cột ghi có Tk 331 ghi nợ các Tk “phản ánh giá trị của vật liệu nhập kho trong tháng”. Phần ghi nợ Tk 331 ghi có các Tk “Phản ánh số tiền Công ty đã thanh toán cho người bán”. Số dư cuối tháng: Phản ánh giá trị giá số vật liệu đã nhập kho nhưng chưa thanh toán trả người bán đến thời điểm cuối tháng. Cơ sở số liệu và cách ghi. Căn cứ vào số dư tháng trước để ghi số dư đầu tháng này. + Căn cứ vào các chứng từ hoá đơn liên quan đến nghiệp vụ như vật liệu, kế toán ghi số phiếu nhập số hoá đơn ngày tháng trên hoá đơn đó vào các cột tương ứng, tên người đi mua và đơn vị bán được ghi vào cột diễn giải. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào phần ghi có TK 331 và nợ các TK liên quan. + Căn cứ vào các chứng từ về thanh toán kế toán ghi số phiếu chi, số séc, để ghi số liệu tiền thực tế đã thanh toán cho người bán vào phần ghi nợ Tk 331 và ghi có các TK liên quan. + Khoá số cuối tháng: Kế toán tiến hành cộng theo cột để tính số tiền đã thanh toán và phải thanh toán với người bán. Mẫu số chi tiết số 2 Tk 331 “Phải trả cho người bán” được trình bày ở biểu 07. Biểu 07 Sổ chi tiết số 2 TK 331: “Phải trả cho người bán” Tháng 1 năm 2000 (Trích) Đơn vị tính: 1000đ TT Diễn giải Hoá đơn Phiếu nhập Ghi có TK 331, nợ các TK Cộng có TK 331 Ghi nợ TK 331, có các TK Cộng nợ 331 SD cuối tháng Nợ Có Số hiệu Ngày Số Ngày 1521 1522 1523 1524 151 133 111 112 311 Nợ Có 1 Mai mua thép CTDVTM 199081 194084 2 Lân mua INOX 9152 2/5 29 3/5 138.840 13.884 138.840 3 Đồng mua dầu CTXDHN 3643 9/5 12 9/5 7836 7.83,6 8619.6 619.6 6.000 2.000 4 Đồng mua lốp CT phụ tùng 8075 8/5 12 10/5 11.980 1.198 11.980 11.980 5 Đồng mua phụ gia Sika 4266 19/5 9 19/5 24.073 2.407,3 73 10000 14.000 6 Mai mua que hàn 1850 18/5 11 18/5 4.900 100 500 5.000 5.000 7 Tạm nhập thép T4 10 24/4 81.000 8.100 8.100 8 Nhập lại thép CTTMTH 8872 18/5 79.500 7.950 79.500 79500 9 Đồng mua mỡ CT XDHN 3644 19/5 13 19/5 11000 2000 13.000 13.000 10 Tân mua lốp CT phụ tùng 8188 20/5 14 20/5 2.787 278,7 2.787 2.787 11 Mai mua thép CTXD 7978 25/5 17 25/5 188.000 18.800 188.000 88.000 100000 12 Đồng mua dầu thải 0181 25/5 21 25/5 3850 385 3850 3.850 13 Lân mua than 0484 27/5 24 27/5 13989 13.989 13.989 13.989 Sổ chi tiết số 2 làm cơ sở để ghi vào nhật ký chứng từ số 5 “ghi có Tk 331 ghi nợ các TK”. Nhật ký chứng từ số 5 ghi có Tk 331 “Phải trả cho người bán” cộng sổ cuối tháng của sổ chi tiết TK 331 được sử dụng để ghi vào NKCT số 5. Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Giá trị VL nhập trong tháng - Các khoản đã trả trong tháng Nhật ký chứng từ số 5 được mở hàng tháng mỗi tháng trên 1 tờ, mỗi đơn vị bán có quan hệ thanh toán với Công ty được theo dõi 1 tháng trong NKCT số 5. + Kết cấu sổ: Tương tự như sổ chi tiết số 2 + Cơ sở số liệu và cách ghi: Căn cứ vào số dư đầu tháng ghi trên 1 dòng. Cuối tháng sau khi đã ghi hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được tổng hợp theo dòng kế toán tiến hành tổng cộng các cột dọc và cộng có Tk 331. Phần theo dõi thanh toán: ghi nợ Tk 331 ghi có tài khoản liên quan. Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc về thanh toán như phiếu chi tiền mặt do kế toán thanh toán ghi, chứng từ ngân hàng số séc bán tiền gửi ngân hàng (đã trả). Vay ngắn hạn ngân hàng, khi thanh toán sẽ được kế toán ghi vào phần theo dõi thanh toán với các cột, dòng tương ứng (NKCT số 5 xem biểu số 08). Biểu 08 Nhật ký chứng từ số 5 Tháng 5 năm 2000 Tt Tên đơn vị bán SD đầu tháng Ghi có TK 331, nợ các TK 153 151 133 Cộng có TK 331 Phần theo dõi thanh toán SD cuối tháng Nợ Có 1521 1522 1523 1524 111 112 311 Nợ Có Mai mua thép CTTNTH 199084000 Lân mua INOX 1 38840000 13.884.000 138.840.000 100.000.000 38.840.000 Đồng mua dầu CTXDHN 18.836.000 2tr 2.083.600 20.836.000 836.000 20.000.000 Đồng mua lốp phụ tùng 11.980.000 1.198.000 11.980.000 11.980.000 Đồng mua phụ gia Sika 24.073.000 2.407.300 24.073.000 73.000 10.000.000 14.000.000 … … Mai mua que hàn VĐ 4.900.000 1 tr 500.000 5.000.000 5.000.000 Huỷ tạm nhập T4 81.000.000 81.000.000 Nhập lại thép CTTMTH 79.500.000 7.950.000 79.500.000 79.500.000 Tân mua vòng bi fụ tùng 2.787.000 278.700 2.787.000 2.787.000 … Mai mua thép 188000.000 18.800.000 188.000.000 88.000.000 100000.000 Đồng mua dầu thải 3.850.000 385.000 3.850.000 3.850.000 Lân mua than 13.980.000 1.398.000 13.980.000 13.980.000 199084.000 1379.069.960 8750000 35.000.000 78.063.000 4.091.100 1723.653.960 179517.200 946.453.150 528000.000 2155265200 Nhật ký chứng từ số 6 ghi có TK 151 “Hàng mua đang đi đường”. Nhật ký này dùng để theo dõi tình hình mua vật liệu hàng hóa nhưng chưa nhập về kho của công ty. NKCT số 6 được mở hàng tháng, mỗi tháng trên một tờ. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một dòng của NKCT số 6. + Phương pháp ghi sổ NKCT số 6: * Kết cấu sổ NKCT số 6 Cột diễn giải: ghi tên người mua, loại vật liệu. Cột số dư đầu tháng: căn cứ số dư cuối tháng trước để ghi. Cột hóa đơn: Ghi số ngày tháng trên hóa đơn (hàng và hóa đơn cùng về). Cột phiếu nhập: Ghi số ngày thiếu nhập. Phần ghi có TK 151, ghi nợ các tài khoản phản ánh giá trị vật liệu đang đi đường tháng trước tháng này về. Cột số dư: Ghi số dư đầu tháng chưa thanh toán hết và số phát sinh trong tháng ở NKCT số 5. * Cơ sở số liệu và cách ghi sổ NKCT số 6: Căn cứ vào số dư cuối tháng của NKCT số 6 tháng trước để ghi vào các cột số dư đầu tháng sau. Căn cứ vào các hóa đơn mua vật liệu đã về nhập kho để ghi vào các cột tương ứng. Căn cứ vào số phát sinh nợ TK 151 được kết chuyển từ NKCT số 5 vào cột số dư cuối tháng (NKCT số 6 xem biểu số 9) Biểu 09 Nhật ký chứng từ số 6 TK 151: “Hàng mua đang đi đường” Tháng 1 năm 1999 Tt Diến giải SD đầu tháng Hoá đơn Phiếu nhập Ghi có TK 151, nợ các TK Cộng có TK 151 SD cuối tháng Số Ngày Số Ngày 1521 1524 153 111 112 2411 133 Mai mua tôn cáp lụa 6.669.800 2685 10/1 14 11/1 1.280.000 338.000 161.800 2.618.000 4.051.800 Lân mua đá 1x2 1.863.200 1.863.200 Hằng mua bông trộn BT 60.000.000 60.000.000 6.000.000 66.000.000 Lân mua XM Bỉm Sơn 27.000.000 27.000.000 2.700.000 29.700.000 Đồng mua phụ tùng CTPT 911.000 911.000 91.100 1.002.100 Mai mua trang bị lao động 47tr 4.700.000 51.700.000 Đồng mua dầu CTXDHN 2.000.000 Mai mua que hàn VĐ 100.000 Tổng cộng 96.444.000 1.280.000 338.000 47tr 911.000 27.000.000 60.000.000 8.952.900 90.529.000 14.705.000 2.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Trình tự hạch toán: ở công ty TNHH Tân á vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất sản phẩm và quản lý phục vụ cho quá trình sản xuất. Trong điều kiện thực hiện sản xuất hàng hóa theo nguyên tắc của hạch toán kinh doanh, giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất được xác định là một trong những yếu tố quan trọng cấu thành nên chi phí sản xuất tính vào giá thành sản phẩm. Bởi vậy, kế toán tổng hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán phân bổ chính xác thực tế vật liệu xuất dùng cho đối tượng sử dụng cũng như từng đối tập hợp chi phí, cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết vật tư để tính ra giábình quân gia quyền cho từng loại vật liệu cho số liệu tổng hợp được tính từ sổ chi tiết vật liệu. Vật liệu chính của công ty bao gồm: Inox, quy hàn, thép, phụ gia khi xuất dùng cho sản xuất ghi vào TK 621 “chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp”. Kế toán ghi: Nợ TK 621 1.098.836.621 Có TK 1521 1.098.836.621 Inox xuất dùng cho sản xuất: 709.492 m x 778 = 551.984.776 đ Phụ gia xuất dùng cho sản xuất: 5.989 lít x 12.605 đ = 75.491.345 đ Thiếc dùng cho sản xuất: 1.276 kg x 49.500 đ = 63.162.000 đ Thép dùng cho sản xuất: 90.711 kg x 4.500 đ = 408.199.500 đ Tương tự cách tính trên tính giá vật liệu xuất dùng cho sản xuất vật liệu phụ và nhiên liệu kế toán ghi: (số liệu tổng hợp từ sổ chi tiết vật tư). Nợ TK 621 7.126.000 Có TK 1522 7.126.000 Que hàn cho sản xuất: 560 kg x 7.100 đ = 3.976.000 đ Dầu thải dùng cho sản xuất: 2.100 kg x 1.500 đ = 3.150.000 đ Đối với các vật liệu khác (TK 1523, 1524) khi xuất dùng cho sản xuất kế toán ghi vào bên nợ của TK 627 “chi phí sản xuất chung”: + Tổng giá trị nhiên liệu xuất dùng cho sản xuất ghi: Nợ TK 627 29.396.900 Có TK 1523 29.396.900 + Tổng phụ tùng thay thế xuất cho sản xuất ghi: Nợ TK 627 45.869.800 Có TK 1524 45.869.800 Nếu vật liệu xuất dùng cho các nhu cầu quản lý chung trong toàn doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6422) 3.210.000 Có TK 152 (1523) 3.210.000 Nếu vật liệu xuất dùng cho các nhu cầu quản lý chung trong phân xưởng kế toán ghi: Nợ TK 627 (6272) Có TK 152 (1524) Nếu vật liệu xuất kho cho bộ phận vận tải của công ty để chuyên chở hàng hóa, vật tư thì được ghi vào bên nợ của TK 641 (6412). Tài khoản này được coi là tài khoản phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh phụ: Nợ TK 641 Có TK 152 (1523, 1524) Sau khi đã đề xuất dùng trong tháng tính được giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng theo loại (đã nêu trên). Kế toán vật liệu tiến hành ghi vào bảng phân bổ số 2. Trường hợp vật tư của công ty không sử dụng đem bán cho đơn vị khác hoặc cho bên ngoài vay, kế toán ghi: Nợ TK 632 Nếu xuất bán vật liệu Nợ TK 338 Nếu xuất cho vay vật liệu Có TK 152 Trị giá vật liệu xuất kho. Để hạch toán tổng hợp xuất vật liệu trong công ty đã sử dụng bảng phân bổ số 2 hay bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ. Biểu số 10 Bảng phân bổ số 2 Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 1 năm 1999 TT Ghi có các tài khoản Đối tượng sử dụng ghi nợ các TK TK 152 – Nguyên vật liệu 1521 1522 1523 1524 153 1. TK 621: “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” 1.098.836.621 7.126.000 2. TK 627: “Chi phí sản xuất chung” 29.396.900 45.869.800 3. TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp” 3.210.000 4.708.000 Tổng cộng 1.098.836.621 7.126.000 32.606.900 45.869.800 4.708.000 ở công ty không sử dụng giá hạch toán để ghi sổ vật liệu do đó bảng kê số 3 không có chức năng đánh giá thực tế của vật liệu mà số liệu trên bảng kê số 3 chỉ đơn thuần dùng để kiểm tra, đối chiếu giữa phần hạch toán tổng hợp (số liệu từ các NKCT) với phần hạch toán chi tiết vật liệu số liệu từ các sổ tổng hợp, chi tiết vật liệu. Biểu số 11 Bảng kê số 3: Tính giá thực tế nguyên vật liệu, CCDC. Tháng 1 năm 1999 STT Chỉ tiêu TK 152 – Nguyên vật liệu, CCDC Cộng TK 152 153 1521 1522 1523 1524 I. Số dư đầu tháng 19.085.000 1.876.000 5.672.000 5.377.000 32.010.000 18.240.500 II. Số phát sinh trong tháng 1.485.507.560 8.725.000 36.600.000 78.987.000 1.571.649.560 53.500.000 - Từ NKCT số 5 (ghi có TK 331) 1.379.069.960 8.100.000 35.000.000 78.063.000 1.552.207.960 4.500.000 - Từ NKCT số 1 (ghi có TK 111) 10.895.000 625.000 1.600.000 586.000 13.706.000 - Từ NKCT số 10 (ghi có TK 141) 4.117.600 4.117.600 2.000.000 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng 1.466.422.560 10.601.000 42.272.000 84.364.000 1.603.659.560 + 71.740.500 71.740.500 IV. Hệ số chênh lệch V. Xuất dùng trong tháng 1.244.957.621 7.126.000 32.606.900 45.869.500 1.337.350.021 VI. Tồn kho cuối tháng 221.464.939 3.475.000 2.875.400 266.309.539 Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH Tân á I. Đánh giá thực trạng công tác kế toán vật liệu và công tác tổ chức quản lý hạch toán vật liệu ở công ty TNHH Tân á 1. Những nhận xét chung và công tác quản lý hạch toán vật liệu công ty TNHH Tân á. Là một trong những đơn vị đi đầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của sở xây dựng Hà Nội. Những sản phẩm của công ty luôn đáp ứng được nhu cầu của thị trường về chất lượng cũng như về chủng loại. Là đơn vị nhạy bén với sự thay đổi của cơ chế mới và sự cạnh tranh quyết liệt trên thị trường. Công ty đã không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và công tác quản lý. Một trong những mục tiêu đề ra là phải tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn 70% trong giá thành của sản phẩm do đó quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện được mục tiêu hạ giá thành sản phẩm của công ty. Điều này thể hiện ở sự chú trọng từ các khoản dự trữ, thu mua bảo quản sử dụng vật liệu. Qua thời gian tìm hiểu quản lý hạch toán vật liệu có ưu điểm: * Về khâu thu mua vật liệu: Công ty đã tổ chức được một đội ngũ cán bộ cung ứng chuyên đi mua vật tư, người được phân công chuyên mua những loại vật liệu nhất định. Do đó việc quản lý chứng từ hoá đơn rất thuận lợi, cân đối giữa kế hoạch sản xuất và khả năng cung cấp vật tư hợp lý đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ vật tư cho sản xuất giúp cho công ty chủ động trong hoạt động sản xuất sản phẩm đúng tiến độ đúng kế hoạch. * Khâu dự trữ bảo quản: Công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao vật tư cho tất cả các loại vật liệu của công ty sử dụng cho một đơn vị sản phẩm. Từ đó làm cơ sở cho việc dự trữ vật liệu ở mức hợp lý, đủ đảm bảo cho sản xuất tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật tư khi cần thiết. Bên cạnh đó phòng kế toán và kho đã kết hợp trong công tác quản lý, hạch toán vật liệu để đảm bảo sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí vật liệu cho sản xuất. + Hệ thống kho tàng: Công ty đã xây dựng một hệ thống kho tàng với đầy đủ trang thiết bị, phương tiện cân đong đo đếm với từng chủng loại vật liệu. Công tác bảo quản vật liệu cũng được chú trọng về vấn đề phòng cháy và chống ẩm mốc, chống rỉ. Ngoài ra, việc luân chuyển chứng từ công ty sử dụng đầy đủ thủ tục nhập kho, xuất kho theo đúng quy định. Phân loại vật liệu: Công ty dựa vào vai trò công dụng của vật liệu để chia thành: nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu và phụ tùng thay thế. Việc sử dụng hệ thống sổ sách kế toán: Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức NKCT theo hệ thống tài khoản kế toán thống nhất mới ban hành. Công ty đã không ngừng nâng cao và hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán vật liệu nhằm quản lý chặt chẽ tình hình tăng giảm vật liệu được kết hợp chặt chẽ nhịp nhàng đồng bộ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp vật liệu. Hệ thống sổ kế toán vật liệu được ghi chép rõ ràng đầy đủ chính xác kịp thời. Phương pháp sổ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song đã mang lại hiệu quả cao trong việc hạch toán vật liệu kết hợp với nhau trong công tác quản lý và hạch toán vật liệu để đảm bảo sử dụng hợp lý tiết kiệm vật liệu trong sản xuất. Bên cạnh đó đối với đội ngũ cán bộ kế toán tinh giảm gọn nhẹ song có trình độ chuyên môn cao. Công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng ở công ty được thực hiện rất tốt theo đúng chế độ đã ban hành. Mặc dù vậy công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty Bê tông và xây dựng Thịnh Liệt vẫn còn những hạn chế nhất định. 2. Những vấn đề cần hoàn thiện. 2.1. Về phân loại vật liệu: Để sản xuất ra các loại sản phẩm, công ty bê tông và xây dựng Thịnh Liệt đã sử dụng một khối lớn vật liệu gồm nhiều loại, nhiều thứ, mỗi loại có tính chất công dụng khác nhau. Tuy nhiên công việc phân loại vật liệu chưa khoa học, chưa hợp lý như: công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu để sắp xếp các loại vật liệu theo thứ tự. Do đó khi đối chiếu kiểm tra giữa thực tế với thẻ kho, giữa thực tế với sổ chi tiết đã gặp không ít khó khăn do sổ thứ tự ở thẻ và sổ chi tiết không khớp nhau. Ngoài ra không có sổ danh điểm vật liệu để mã hoá danh điểm vật liệu. Sổ chi tiết mở ra cho từng loại vật liệu song kế toán chưa sử dụng bảng kê nhập xuất tồn vật liệu do đó gặp khó khăn trong việc kiểm tra giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết mặc dù việc đối chiếu giữa kế toán chi tiết với thẻ kho vẫn tiến hành thường xuyên hàng tháng. 2.2. Tính giá thành vật liệu: Là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định dựa theo nguyên tắc cơ bản là vật liệu phải đánh giá theo giá thực tế, công ty đã sử dụng giá thực tế để ghi sổ kế toán (kể cả nhập xuất vật liệu) ở NKCT số 1 và NKCT số 10 chỉ theo dõi giá trị vật liệu theo giá thực tế còn chi phí vật liệu bốc xếp vận chuyển kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 111, 112 Cuối tháng kế toán sẽ phân bổ toàn bộ một lần chi phí thu mua vật liệu trong tháng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nợ TK 154 Có TK 152 Giá thực tế của vật liệu xuất kho cho sản xuất tại công ty gồm: * Giá trị của vật liệu tình theo giá hoá đơn bình quân cuối tháng * Toàn bộ chi phí thu mua vận chuyển vật liệu nhập kho trong tháng. Trong chi phí sản xuất hàng tháng bao gồm các chi phí thường xuyên và toàn bộ chi phí thu mua vật liệu trong tháng việc đánh giá vật liệu như vậy là chưa hợp lý bởi vì vật liệu tồn kho giá trị không bao gồm chi phí vận chuyển cho một số vật liệu đó. Mà chỉ biểu hiện giá trị vật liệu theo giá ghi trên hoá đơn. 2.3. Việc sử dụng hệ thống sổ kế toán: Là một doanh nghiệp việc áp dụng hình thức kế toán NKCT là tối cần thiết, dây là hình thức sổ kế toán được áp dụng rộng rãi ở nước ta. Việc kết hợp chặt chẽ giữ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết làm giảm được khối lượng công việc kế toán, tránh được sự ghi chép trùng lặp, thực hiện việc kiểm tra đối chiếu hàng tháng. 2.4. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Hình thức là 1 trong những yếu tố quan trọng của sản phẩm, sản phẩm làm ra không những phải có chất lượng cao, giá bán hợp lý mà phải có kiểu dáng đẹp, vật liệu góp phần không nhỏ tạo nên mầu sắc của sản phẩm là những loại vật liệu không để lâu được (như xi măng) có thể lại ảnh hưởng tới chất lượng do vậy giám sát về mặt giá trị trong thực tế ở công ty chưa có trường hợp đó xẩy ra. Bên cạnh đó là sự biến động giá cả của một số vật liệu trên thị trường, vì vậy việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết và hợp lý doanh nghiệp nên xem xét nghiên cứu chế độ kế toán để lập dự phòng giá hàng tồn kho cho từng niên độ kế toán theo đúng quy định. II. Một số giải pháp hoàn thiện hạch toán kế toán vật liệu tại công ty Bê Tông và xây dựng Thịnh Liệt. Qua một thời gian tìm hiểu thực tế về công tác kế toán vật liệu tại công ty em thấy việc hạch toán vật liệu ở công ty tiến hành theo đúng chế độ Nhà nước ban hành, đáp ứng được phần nào yêu cầu quản lý. Tuy nhiên sau một thời gian đi sâu tìm hiểu từng vấn đề cụ thể em thấy vẫn còn những điểm chưa hoàn thiện cần củng cố thêm hoặc sửa đổi. Sau đây em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất và mong rằng những ý kiến sau đây sẽ là những giải pháp hoàn thiện cần củng cố thêm hoặc sửa đổi. Sau đây em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất và mong rằng những ý kiến sau đây sẽ là những giải pháp hoàn thiện hơn nữa cho công tác kế toán vật liệu ở công ty. 1. ý kiến 1: Về việc phân loại vật liệu và lập danh điểm vật tư ở công ty, muốn hạch toán kế toán chính xác và thuận lợi thì việc phân loại vật liệu phải khoa học và hợp lý. Sau khi phân loại vật liệu thành từng nhóm, từng thứ thì phải lập sổ danh điểm vật tư và tên các vật liệu mã hoá bằng các danh điểm và sắp xếp theo thứ tự các loại vật liệu. Danh điểm của các loại nhóm vật liệu sẽ được sử dụng ghi vào thẻ kho. Sổ chi tiết vật tư như vậy công việc hạch toán kế toán về vật liệu sẽ chính xác và thuận lợi hơn, giảm bớt được thời gian khi có công tác kiểm tra kiểm kê. Đây còn là điều kiện cho doanh nghiệp chuyển đổi công tác kế toán làm bằng máy vi tính trong thời gian tới, không những thế việc cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất sẽ kịp thời hơn. Việc lập lại danh điểm vật tư tại công ty theo nguyên tắc sau: Ký hiệu: 1521: Nguyên vật liệu chính 1521 01, 1521 02 là nhóm nguyên vật liệu chính 1521, 01, 001 là thứ nguyên vật liệu chính Ví dụ: 1521: Là inox 1521 01 001: inox khổ hẹp Sau khi tìm hiểu chủng loại vật liệu ở công ty em đã xây dựng khá hoàn chỉnh hệ thống danh điểm vật tư đầy đủ cho mọi loại vật liệu đã sử dụng ở công ty. 2. ý kiến 2: Để có số liệu đối chiếu giữa kế toán tổng hợp với kế toán vật liệu cần phải có số tổng hợp vật liệu cho từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu, có thể tăng cường so sánh giữa kế toán vật liệu và thủ kho một cách sát sao hơn. 3. ý kiến 3: Về sổ chi tiết TK 331 "Phải trả cho người bán", để tiện cho việc theo dõi tình hình công nợ và thanh toán với từng đơn vị bán cho công ty nên mở cho mỗi đơn vị bán thường xuyên một tờ sổ riêng ở sổ chi tiết số 2 trong tháng, đồng thời theo dõi những đơn vị bán không thường xuyên trên 1 tờ sổ cuối tháng tiến hành cộng theo từng người bán làm cơ sở để ghi vào NKCT số 5. Ví dụ: Nhà máy xi măng Bỉm Sơn là một trong những đơn vị cung cấp thường xuyên của công ty nên mở riêng 1 tờ chi tiết số 2. 4. ý kiến 4: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cho vật liệu được ghi vào cuối niên độ kế toán, khi lập báo cáo tài chính nên giá gốc của vật liệu tồn kho có thể không được thực hiện do sự giảm giá bán hoặc bị hư hỏng từng phần hay toàn bộ. Chỉ khi dự phòng giảm giá hàng tồn kho xuống thì mức giá có thể thực hiện thuần tuý, đảm bảo điều kiện giá trị tài sản lưu động không vượt quá giá trị dự kiến sẽ thực hiện. Việc tính dự phòng giảm giá có thể thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho không chỉ dựa trên cơ sở biến động giá cả tạm thời mà căn cứ vào các bằng chứng có thể tin cậy ở thời điểm tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho, khi lấy dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho từng thứ nhóm vật liệu có tính chất như nhau và nhất quán trong toàn công ty. Cuối niên độ kế toán phải hoàn nhập toàn bộ các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập vào cuối niên độ trước và lập dự phòng mới cho hàng tồn kho cuối niên độ. Sử dụng TK 159: "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho" * Nội dung và kết cấu TK 159: + Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích nộp năm trước. + Bên có: Trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dư có: Phản ánh trị giá dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn lại cuối niên độ. TK 721 TK 721 TK 721 Hoàn nhập dự phòng cũ vào cuối niên độ (toàn bộ hoặc bổ sung số thừa) Trích lập dự phòng mới vào cuối niên độ (toàn bộ hoặc bổ sung số thiếu) Kết luận Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, cùng với các điều kiện thuận lợi để cho nhiều doanh nghiệp có thể ra đời, tham gia vào nhiều lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhằm đưa nền kinh tế nước nhà ngày một đi lên. Để doanh nghiệp mình hoạt động có hiệu quả mang lại lợi nhuận, thì công tác chi phí là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Một cơ chế quản lý chi phí và giá thành sản phẩm đúng đắn hợp lý là cơ sở, động lực cho sự phát triển của doanh nghiệp. Công tác quản lý chi phí và giá thành sản phẩm được vận dụng linh hoạt ở mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tính chất công việc của đơn vị. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay do sự chuyển đổi cơ chế, các chế độ, chính sách của Nhà nước cũng như của mỗi ngành thay đổi, việc sản xuất kinh doanh cũng thay đổi theo từng thời kỳ nên việc thực hiện quản lý chi phí và giá thành cũng phải có những thay đổi để ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp hơn. Qua thời gian thực tập tại công ty sản xuất và thương mại Tân á được sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cô Lưu Thị Duyên bộ môn kế toán và tập thể các cô chú tại phòng tài chính kế toán, em đã hoàn thành đề tài tốt nghiệp này. Nhưng vì điều kiện thời gian có hạn, kiến thức thực tế còn ít nên trong đề tài còn nhiều hạn chế và không tránh khỏi những sai sót nhất định. Do đó em mong thầy cô và bạn đọc thông cảm, giúp đỡ và chỉ bảo thêm để đề tài ngày một hoàn thiện hơn nữa. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!