Đề tài Kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long

Kế toán tổng hợp nhập-xuất nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên ( viết tắt là KKTX) là phương pháp hạch toán theo dõi thường xuyên, liên tục, có tính hệ thống tình hình biến động, nhập-xuất-tồn kho các chủng loại tài sản thuộc nhóm hàng tồn kho trên sổ sách kế toán, tức là các nghiệp vụ nhập, xuất kho sẽ được xử lý ngay khi phát sinh. Theo phương pháp này, kế toán sẽ phản ánh trị giá của vật liệu nhập, xuất, tồn kho trên các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho. Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL, kế toán sử dụng TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: -Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ Số tiền điều chỉnh tăng gía NVL khi đánh giá lại Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có:- Trị giá vốn thực tế NVL xuất trong kỳ Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua Số tiền điều chỉnh giảm gía NVL khi đánh giá lại Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê Số dư Nợ: Phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Tài khoản 152 được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản + TK 1528: Vật liệu khác Trong từng tài khoản cấp 2 lại có thể chi tiế thành các TK cấp 3, cấp 4,…Tới từng nhóm, từng thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý vật liệu và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Trình tự kế toán NVL theo phương pháp KKTX: Phương pháp kế toán tổng hợp nhập-xuất NVL theo pp KKTX có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4:Sơ đồ kế toán NVL theo phương pháp KKTX. TK 111,112,141.331 TK 152 TK 111,138,331 ( 1) TK 151 ( 11 ) ( 2) ( 3 ) TK 133 ( Nếu có ) TK333 TK 621 ( 4) ( 12 ) TK 154 TK 627,641,642 ( 5 ) ( 13 ) TK 128,222 TK 128,222,228 ( 6 ) ( 14 ) TK 421 ( 14a ) ( 14b ) TK 411 TK 632,157,138 ( 7 ) ( 15 ) TK154 TK 138 ( 8 ) ( 16 ) TK 131,336 TK 138 ( 9 ) ( 17 ) TK 412 TK412 (10a) ( 10b ) Ghi chú: (1): Phản ánh trị gía vật liệu mua ngoài nhập kho (2): Phản ánh trị giá vật liệu mua đang đi đường (3): Trị giá VL mua đang đi đường tháng trước, tháng này nhập kho (4): Phản ánh số thuế nhập khẩu của lô vật liệu DN nhập khẩu (5): Trường hợp DN nhập kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự gia công chế biến (6): Nhận lại vốn góp liên doanh, được chia lãi liên doanh bằng vật liệu (7): VL được cấp phát, nhận góp vốn liên doanh (8): Vật liệu phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân khi kiểm kê (9): Khi nhận NVL của bên A ứng trước để thực hiện khối lượng xây lắp, nhận thầu (10a): Phản ánh lại chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu (10b): Phản ánh lại chênh lệch giảm do đánh giá lại vật liệu (11): Phản ảnh trị giá VL trả lại, giảm giá hàng bán doanh nghiệp được hưởng (12): TGV thực tế của VL xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất (13): TGV thực tế của VL xuất kho dùng phục vụ quản lý sản xuất, phục vụ bán hàng, quản lý doanh nghiệp (14): Xuất NVL góp vốn liên doanh, đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn (Trường hợp trị giá vật liệu được định giá bằng trị gía vốn thực tế xuất kho) (14a): Trường hợp trị giá vật liệu được định giá nhỏ hơn trị gía vốn thưc tế của VL xuất kho (14b): Trường hợp trị giá vật liệu được định giá lớn hơn trị gía vốn thưc tế của VL xuất kho (15): TGV thực tế của VL xuất cho mượn, xuất gởi bán, xuất bán (16): TGV thực tế của VL xuất kho để tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến (17): Vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê Kế toán tổng hợp nhập – xuất NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ (PPKKĐK) PPKKĐK là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập – xuất – tồn kho của vật tư trên các tài khoản HTK. Các TK này chỉ phản ánh TGV thực tế của vật tư tồn kho cuối kỳ và đầu kỳ. Việc xác định TGV thực tế của NVL xuất kho không căn cứ vào các chứng từ mà được căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức: Trị giá thực tế Trị giá thực tế Trị giá thực tế Vật liệu xuất kho = Vật liệu nhập kho - vật liệu tồn kho Trong kỳ trong kỳ cuối kỳ Hàng ngày , việc nhập vật liệu phản ánh trên tài khoản 611 “Mua hàng “ Kêt cấu tài khoản này như sau: Bên Nợ: + Kết chuyển TGV thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ + TGV thực tế của NVL tăng trong kỳ Bên Có: + Kết chuyển TGV NVL tồn kho cuối kỳ + TGV của NVL giảm trong kỳ Tài khoản này không có số dư Trình tự kế toán NVL theo phương pháp KKĐK Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu về NVL được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 5:Một số nghiệp vụ chủ yếu kế toán VL theo PPKKĐK (7) TK611 TK 151,152 TK 111,112,331 (8) TK 111,112,331,141 TK 621,627,641,642 TK 133 (9) (Nếu có) TK333 TK111,138,334 (3) (10) TK411 (4) TK 412 TK 154 (6b) TK 412 (6a) Ghi chú: (1): Kết chuyển trị giá vốn thực tế của VL tồn kho đầu kỳ (2): Phản ánh trị giá VL mua ngoài nhập kho (3): Thuế nhập khẩu phải nộp của số vật liệu DN nhập khẩu (4): Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho do các đơn vị (5): Vật liệu thuê ngoài gia công hoặc tự gia công nhập kho (6a): Chênh lệch tăng do đánh giá lại vật liệu (6b): Chênh lệch giảm do đánh giá lại vật liệu (7): Kết chuyển trị giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ (8): Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán, hàng mua trả lại (9): TGV thực tế của VL xuất dùng phục vụ trực tiếp cho sản xuất (10): Vật liệu mất mát, thiếu hụt phát hiện thấy khi kiểm kê Như vậy, hai phương pháp hạch toán tổng hợp NVL trên có điểm khác nhau cơ bản là việc ghi chép kế toán hàng ngày. Theo phương pháp KKTX thì mọi nghiệp vụ nhập, xuất đều phải ghi chép chính xác, thường xuyên, liên tục sự biến động của vật liệu. Còn phương pháp KKĐK thì phải nhập mới ghi, khi xuất vật liệu không ghi mà chỉ đến cuối kỳ khi kiểm kê mới xác định được trị giá vật liệu xuất kho. Sổ kế toán tổng hợp Tuỳ thuộc vào tình hình thực tế kế toán của doanh nghiệp mà có thể sử dụng các sổ kế toán theo quy định phù hợp với hình thức kế tovowisdoanh nghiệp lựa chọn. Chương 2: thực trạng tổ chức Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. Đặc điểm và phân loại vật liệu. Là doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng chuyên thi công cầu, đường, công trình công nghiệp, dân dụng nên nguyên vật liệu công ty sử dụng có những đặc thù riêng. Mỗi công trình cần sử dụng những loại NVL thích hợp do vậy phải sử dụng khá nhiều loại NVL. Những công trình do công ty thi công thường có giá trị lớn, thời gian thi công dài, do vậy vật liệu sử dụng để thi công đòi hỏi số lượng lớn, phong phú, đa dạng về quy cách, chủng loại, chất lượng cao. Và phụ thuộc vào từng công trình mà khối lượng các loại vật liệu được huy động cũng khác nhau. Tuy nhiên, có một đặc điểm chung là có những loại vật liệu thường cần huy động với khối lương lớn như xi măng, sắt thép, gạch đá. Có những loại cần huy động với khối lượng nhỏ như: vôi, ve, đinh. Hầu hết các loại NVL được sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên thực thể công trình. Về mặt chi phí thì chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cũng như trong tổng giá thành công trình, hạng mục công trình (Thường chiếm 70%-77% ). Chính vì thế, sự biến động về chi phí vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh cũng như toàn bộ giá thành công trình. Do vậy việc quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán NVL một cách chính xác là việc làm rất cần thiết nhằm phục vụ nhu câù quản lý và quản trị vật liệu. Công ty thực hiện phân loại NVL thành 6 loại: - TK1521 “ Nguyên vật liệu chính” : Xi măng, cát, sỏi, gạch, thép, đá dăm, tôn, nhựa đường,… - TK1522 “ Nguyên vật liệu phụ “: Đinh các loại, dây thép, gạch vỡ cột gỗ, kẹp hãm ray… - TK1523 “ Nhiên liệu “: Xi măng A92, dầu diezen, mỡ… - TK1524 “Phụ tùng thay thế “: Vòng bi các cỡ, dây cu roa, vòng doăng,… - TK1525 “ Thiết bi xây dựng cơ bản “: Cấu kiện bê tông, cốt cốt pha, bản vẽ, bulông… - TK1528 “ vật liệu khác “: Sắt vụn, thép vụn, cột gỗ vụn… Trong từng loại Công ty lại chia nhỏ ra ví dụ như: Thép, thép lại chia nhỏ ra thành thép tròn đơn, thép tròn xoắn. Thép tròn xoắn lại được chia thành thép F6, thép F8, thép F10. Do sử dụng kế toán máy nên công ty đã thực hiện mã hoá vật liệu. Mã hoá vật liệu bằng cách lấy chữ cái đầu trong tên gọi của vật liệu đó. Ví dụ: Thép là loại vật liệu chính ( VLC ) Thép tròn xoắn F6: Doanh nghiệp ký hiệu là VLCTTXP6 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiên tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Hiện nay, NVL ở công ty cổ phần xây dưng số 2 Thăng long được đánh giá theo phương pháp tri giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền của doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật liệu đó. Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá, hàng trả lại. Đối với nguyên vật liệu nhập kho: -Trường hợp NVL nhập kho do mua ngoài: + Trường hợp bên bán phải chịu chi phí vận chuyển thì trị giá mua thực tế NVL nhập kho chính là giá mua thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng ký kết. Ví dụ: Hoá đơn số 11020 ngày 15/11/2004 Công ty mua 10000 viên gạch đặc A1 của công ty TNHH Thanh Hà. ( Theo hợp bên bán có trách nhiệm vận chuyển hàng đến kho cho bên mua ). Tổng tiền hàng ghi trên hoá đơn ( Chưa có thuế GTGT ) 5.000.000đ. Như vậy, giá trị thực tế của NVL nhập kho là: 500đ/viên. + Trường hợp bên mua phải chịu chi phí vận chuyển thì giá thực tế của NVL mua ngoài nhập kho sẽ bằng trị giá thực tế ghi trên hoá đơn cộng chi phí vận chuyển. Ví dụ: Hoá đơn số 11912 ngày 17/11/2004 công ty mua xi măng PCB30 của công ty vật liệu xây dựng Hà Nội. Trị giá ghi trên hoá đơn ( Chưa có thuế GTGT ) là 4.104.584đ, chi phí vận chuyển là 250.000đ. Vậy trị giá thực tế của NVL mua ngoài nhập kho là: 4.104.584 + 250.000 = 4.354.584đ + Đối với NVL nhập kho di chuyển nội bộ thì trị giá thực tế NVL nhập kho sẽ bằng trị giá ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Đối với NVL nhập kho xuất dùng không hết thì trị giá thực tế NVL nhập kho sẽ bằng chính giá thực tế NVL xuất dùng. Trường hợp NVL nhập kho đi vay mượn thì trị giá thực tế của số NVL nhập kho này sẽ bằng giá trị do hai bên thoả thuận. Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng long áp dụng tính giá thực tế của NVL xuất kho theo phương pháp đích danh. Theo phương pháp này, khi xuất kho vật liệu kế toán căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho ( Giá không có thuế GTGT) của lô hàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế của lô hàng xuất kho. Ví dụ: Phiếu xuất kho số 1020 ngày 30/11/2004 xuất kho 5000 viên gạch đặc phục vụ cho thi công công trình cầu Phù Đổng với đơn giá nhập kho thực tế ( Không có thuế GTGT ) là 5.000.000 : 10.000 = 500đ/viên. Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long Chứng từ, tài khoản sử dụng: Khi nhập số liệu vào máy thì cơ sở số liệu phải căn cứ vào các chứng từ gốc, các chứng từ này được lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nghĩa là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được lập chứng từ theo đúng quy định. Hiện nay Công ty sử dụng các chứng từ liên quan đến kế toán vật liệu do Bộ Bài Chính ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và các văn bản quy định khác. Trong quá trình hạch toán kế toán sử dụng các tài khoản như: TK111, TK112,TK141,TK133,TK155, TK621, TK152, TK331, TK154… Các thủ tục nhập, xuất NVL tại công ty : Thủ tục nhập kho vật liệu: Khi công ty nhận thầu một công trình xây dựng, hạng mục công trình thì công ty có thể giao cho một đội hoặc nhiều đội thi công. Công ty phải tiến hành xác định khối lượng NVL cần thiết phải sử dụng để thi công một công trình, hạng mục công trình ( Trong xây dựng gọi là “ Tiên lượng vật tư ” ). Công việc lập phiếu “ Tiên lượng” do phòng Kỹ thuật đảm nhận. Phiếu “Tiên lượng” được lập làm ba bản, một bản lưu tại phòng kỹ thuật, một bản chuyển sang phòng kế toán , một bản cho phòng vật tư. Do ở công ty không thực hiện khoán toàn bộ công trình cho các đội thi công nên khối lượng các loại vật liệu được ghi trên phiếu “Tiên lượng” không phải là cố định. Nhưng khi yêu cầu sử dụng vật liệu của các đội vượt quá khối lượng của loại vật liệu đó trên phiếu “Tiên lượng” thì phòng kỹ thuật yêu cầu đội phải giải trình, nếu thấy hợp lý thì mới cho mua thêm. Khi có nhu cầu về vật liệu, các đội thi công viết giấy xin mua gởi lên phòng vật tư. Phòng vật tư sau khi xem xét nếu thấy yêu cầu mua vật liệu là hợp lý thì trưởng phòng vật tư sẽ ký và gởi lên Gám Đốc duyệt. Sau khi đã được duyệt qua 2 cấp, giấy xin mua vật liệu sẽ được chuyển sang phòng TC – KT. Việc mua vật liệu có thể do nhân viên phòng vật tư hoặc do nhân viên phòng tiếp liệu của các đội thi công đảm nhận tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể. Nếu người đi mua vật liệu có nhu cầu ứng trước tiền để đi mua thì phải làm giấy xin tạm ứng. Phòng TC-KT căn cứ vào giấy xin mua vật tư, hoặc giấp đề nghi tạm ứng và phiếu báo giá của bên bán ( Nếu có ) để xác định và cấp tiền cho họ. Khi vật liệu mua về, công ty tiến hành kiểm nghiệm vật liệu. Căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật liệu phòng vật tư sẽ lập “ Phiếu nhập kho ”. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, người phụ trách cung tiêu ký tên vào 3 liên đó và chuyển cho thủ kho để làm căn cứ cho nhập kho vật liệu. Phiếu nhập kho phải ghi rõ số, ngày nhập, tên quy cách, số lượng vật liệu theo chứng từ ( Hoá đơn của người bán ). Căn cứ vào “ Phiếu nhập kho ”, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số thực nhập và cùng người giao hàng ký tên vào 3 liên của phiếu nhập kho. Nếu thủ kho phát hiện thấy phiếu ghi nhập kho không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ thì báo cho phòng vật tư biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với người cung cấp. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ các chữ ký được luân chuyển như sau: Liên 1: Lưu ( giao ) tại phòng vật tư. Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho chuyển cho kế toán vật tư để làm căn cứ đối chiếu giữa sổ chi tiết và thẻ kho. Liên 3: Giao cho người mua hàng đi thanh toán công nợ Khi NVL về đến công ty, ban kiểm nghiệm vật tư sẽ tiến hành kiểm nghiệm, xem xét vật liệu mua về có đảm bảo cho thi công hay không, có đúng số lượng hay không. Sau đó ghi kết quả kiểm ngiệm vào“Biên bản kiểm nghiệm vật tư” Sau khi đã có “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” phòng vật tư sẽ căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệp và hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau khi hoàn thành có mẫu như biểu 1 Biểu 1: Phiếu nhập kho Mẫu số: 01 –VT Ngày 12 tháng 11 năm 2004 QĐ: 1141TC/QĐ/CĐKT Số: 318 Ngày 1/11/1995 của BTC Tên người giao hàng: Ông Vũ Văn Tưởng – phòng vật tư Theo hoá đơn số 025859 ngày 10 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Tân Mỹ MST : 01009581311 Nhập tại kho: VLC ( Kho 02 Nội Bài ) STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư,sp,hh Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Xi măng PCB 40 Nghi Sơn 11XM40N Tấn 40 40 690909 27.636.60 Cộng thành tiền: 27.636.360 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.763.636 Tổng cộng tiền thanh toán: 30.399.996 Số tiền bằng chữ: Ba mươi triệu ba trăm chín mươichín nghìn chín trăm chín mươisáu đồng. Nhập, ngày 12 tháng 11 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đvị (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họtên) Thủ tục xuất kho: ở công ty khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, các đội sẽ lập phiếu yêu cầu đề nghị phòng vật tư xuất kho NVL đến nơi thi công. Tương tự như thủ tục mua NVL, sau khi phiếu yêu cầu xuất kho NVL được đưa lên phòng kỹ thuật, ban Giám đốc duyệt. Kế toán căn cứ vào hạn mức vật tư để lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và giao phiếu này cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho (Biểu 2) Hạn mức vật tư được lập dựa trên các định mức kinh tế kỹ thuật do ban định mức Công ty tính toán cụ thể cho từng hạng mục công trình. Căn cứ vào đó mà phòng kỹ thuật ra hạn mức vật tư phù hợp giảm được đáng kể số NVL bị tiêu hao không cần thiết. Căn cứ vào hạn mức vật tư trên phòng vật tư lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Biểu 3 ) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ dùng để xác định số lượng , giá trị NVL xuất kho và là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi vào sổ kế kế toán. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập tương tự như cách lập phiếu nhập kho nhưng phải căn cứ vào hạn mức vật tư để lập phải ghi rõ căn cứ vào lệnh điều động số mấy, ngày bao nhiêu, họ tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển đồng thời cũng phải ghi rõ xuất tại kho nào và nhập tại kho nào. Vì công ty sử dụng kế toán máy nên cột đơn giá và cột thành tiền trên phiếu chưa được ngay mà khi nhập vào máy, máy sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho theo phương pháp mà công ty đang sử dụng và máy tính tự tính ra số tiền, sau đó căn cứ vào đó kế toán mới phản ánh vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại phòng vật tư. Liên 2: Giao cho thủ kho vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư tập hợp chứng từ đối chiếu với sổ chi tiết vật tư. Liên 3: Do đội thi công cầm để lĩnh vật tư. Phiếu này do kế toán vật tư ký trước sau đó chuyển cho thủ kho, thủ kho xuất ký, người vận chuyển ký và cuối cùng là người nhận hàng ký. Ví dụ: Trong tháng 11 công ty có 01 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ xuất vật tư phục vụ thi công cầu Phù Đổng. Đối với vật tư nhỏ lẻ thì công ty sử dụng phiếu nhập kho xuất thẳng không sử dụng phiếu xuất kho , không sử dụng thẻ kho. Biểu 2: Hạn mức vật tư Công trình : Cầu Phù Đổng Hạng mục: …………………………………………………………………………….. Số lượng : …………………………………………………………………………….. Nơi nhận: Kho 02 Nội Bài …………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………. STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú A B C 1 2 01 02 03 Thép gai f13VPSA2 Thép góc 63*5 Xi măng PCB40 Nghi Sơn Kg Kg Tấn 997,4 121,1 40 Ngày 18 tháng 11 năm 2004 Người lập Phòng kỹ thuật ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) Biểu 3: Phiếu xuất kho Mẫu số: 03 – VT ( kiêm vận chuyển nội bộ) Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 18 tháng 11 năm2004 Ngày 1/11/1995 của BTC Liên 3: Dùng thanh toán nội bộ AM/00 – B Quyển số: 322 N0: 0.3575 Căn cứ lệnh điều động số 1873 ngày 18 tháng 11 năm 2004 của Giám đốc công ty Họ tên người nhận: Ông Hoàng Văn Nguyên đội CT1 cầu Phù Đổng Phương tiện vận chuyển: Xe KAMAZ Xuất tại kho: Công ty cổ phần xây dưng số 2 Thăng Long Nhập tại kho: Công trình cầu Phù Đổng STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư,sp,hh Mã Số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực Xuất Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 02 03 Thép gai f13VPSA2 Thép góc 63*5 Xi măng PCB40 Nghi Sơn Kg Kg Tấn 997,4 121,1 40 2568 4166 690909 2.561.323,2 5.049.608,6 27.636.360 Cộng: 35.247.291,8 Xuất, ngày 18 tháng 11 năm 2004 Nhập, ngày18 tháng 11 năm 2004 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) Tổ chức công tác kế toán chi tiết NVL tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là một công ty về thi công xây dựng. Vì vậy, NVL sử dụng trong công ty rất đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày vì thế nhiệm vụ của kế toán NVL là vô cùng quan trọng. Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp này được diễn ra ở kho và ở phòng kế toán. ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi thứ vật liệu được ghi riêng vào một thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập rồi giao cho thủ kho ghi chép. Hàng ngày, khi có yêu cầu nhập, xuất vật liệu thì thủ kho tiến hành hoạt động nhập, xuất vào “ Phiếu nhập kho ” hoặc “ Phiếu xuất kho ”. Định kỳ cuối tháng thủ kho phải chuyển toàn bộ thẻ kho lên phòng TC – KT để đối chiếu. ở phòng kế toán: Do phòng kế toán của công ty thực hiện kế toán máy nên việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện với kế toán tổng hợp NVL. Tức là sau khi cập nhật chứng từ ban đầu thì theo chương trình phần mềm đã thiết kế số liệu do kế toán cập nhật sẽ tự động đi vào các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp có liên quan như sổ chi tiết vật tư, sổ nhập, xuất, tồn. Sau khi nhận chứng từ nhập NVL, kế toán căn cứ vào hoá đơn của bên bán để ghi vào cột thành tiền của phiếu nhập kho. Rồi kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho tiến hành nhập chứng từ vào máy. Sau khi nhập liệu thì dữ liệu sẽ đi vào các sổ chi tiết của vật liệu.( Biểu 5 ) Sổ chi tiết NVL được mở cho từng danh điểm vật liệu tương tự như thẻ kho của thủ kho để ghi chép hàng ngày nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu số lượng, đơn giá, thành tiền. Số liệu trên sổ chi tiết vật tư của kế toán được sử dụng để lập báo cáo tình hình tồn kho NVLtheo yêu cầu quản lý vật tư. Đầu trang phải ghi số cộng tồn của tháng trước chuyển sang, cuối trang ghi số cộng tồn cuối tháng. Cuối mỗi tháng tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết vật tư của kế toán với số liệu trên thẻ kho của thủ kho nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trước khi lập báo cáo tình hình tồn kho. Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên các sổ chi tiết vật tư sau đó căn cứ vào số liệu trên dòng cộng này để vào bảng tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu ( Biểu 6 ) Biểu 4: Thẻ kho Mẫu số: 06 – VT Ngày lập thẻ: 01/11/2004 QĐ số 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Xi măng PCB40 Đơn vị tính: Tấn Kho: Đội CT1 cầu Phù Đổng Chứng từ Diễn giải Ngày nhập-xuất Số lượng Kế toán ký nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 4 317 12/11/04 Nhập xi măng 12/11 40 44 320 18/11/04 Xuất cho đội cầu PĐ 18/11 40 4 325 23/11/04 Nhập xi măng 23/11 38 42 332 29/11/04 Xuất xi măng 29/11 30 12 Cộng phát sinh 78 70 Tồn cuối tháng 12 Người ghi sổ Ngày 30 tháng 11 năm 2004 ( Ký, họ tên ) Phu trách kế toán ( Ký, họ tên ) Tổ chức kế toán tổng hợp NVL tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long Nói đến hạch toán kế toán là nói tới sự phản ánh số hiện có tình hình biến động của toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị. Mà kế toán chi tiết NVL mới chỉ phản ánh được tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu theo từng thứ , nhóm, loại vật liệu mà chỉ kế toán tổng hợp mới đáp ứng được yêu cầu này. 2.3.4.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Công ty với đặc điểm là doanh nghiệp thi công xây dựng, do đó NVL nhập kho phần lớn là nhập từ nguồn mua ngoài nên việc nhập, xuất NVL diễn ra thường xuyên với việc áp dụng phần mềm kế toán trong công việc kế toán nên công ty đã thực hiện kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK. Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, việc mua bán vật tư hàng hoá diễn ra rất nhanh gọn. Khi nhận được công trình phòng kỹ thuật của công ty tiến hành lập bảng dự trù vật tư cho công trình đó làm sao cho vật liệu sử dụng trong thi công phải đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý. Căn cứ vào bảng dự trù vật liệu, đại diện các đội sẽ ứng tiền mua NVL. Sau khi xong việc thu mua hàng về thủ kho cùng người giao nhận vật tư tiến hành kiểm nhận để lập phiếu nhập kho. ở công ty không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc hoá đơn về hàng chưa về nên hạch toán tổng hợp NVL đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về. Chính vì thế ở Công ty không sử dụng tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường ”. Phương pháp hạch toán của công ty là: Trả ngay bằng tiền mặt Trả bằng tiền tam ứng Trả chậm Không có trường hợp trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng Trường hợp mua NVL nhập kho chưa trả tiền người bán: Khi NVL được mua về nhập kho kế toán vật tư căn cứ vào hoá đơn của người bán và Biên bản kiểm nghiệm vật tư để hoàn chỉnh phiếu nhập kho. Kế toán tiến hành định khoản vào sổ kế toán chi tiết, sau đó chuyển hoá đơn GTGT cho kế toán công nợ. + Khi hàng về nhập kho: Nợ TK152 Nợ TK133 Có TK331 + Khi trả tiền: Nợ TK331 Có TK111,112,… Sau đó kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Ví dụ: Ngày 12/11/2004, công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long mua xi măng PCB40 của công ty TNHH Tân Mỹ chưa trả tiền. Giá mua chưa có thuế là: 27.636.360 Thuế GTGT ( 10% ) là: 2.763.636 Tổng giá thanh toán là: 30.399.996 Kế toán NVL nhận được hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho thì sẽ tiến hành định khoản như sau: Nợ TK152: 27.636.360 Nợ TK133: 2.763.636 Có TK 331: 30.399.996 Sau kế toán vật liệu chuyển hoá đơn GTGT cho kế toán thuế và tiến hành nhập liệu . Các bước tiến hành như sau: Kích đúp chuột vào biểu tượng AFSYS 5.0 Vào menu “ Chứng từ ”, chọn chứng từ “ Cập nhật chứng từ nhập vật liệu, công cụ dụng cụ –nhập mua ” CT mới Máy sẽ hiện ra bảng hỏi rằng người sử dụng cập nhật mới hay sửa cũ. Trong trường hợp này kế toán sẽ kích trái chuột vào ô + Bắt đầu thao tác cập nhật chứng từ ban đầu: Mới - Kích trái chuột vào ô Đưa con trỏ xuống dòng loại chứng từ và kích chuột vào để chọn loại chứng từ: Có 2 loại chứng từ: *NLVL 1: Phiếu nhập vật liệu *NLVL3: Phiếu nhập CCDC. Trong trường hợp này kế toán kích trái chuột vào NVL1 máy sẽ hiện lên dòng đậm “ Phiếu nhập vật liệu ”. - ấn Tab ( ) để chọn kho nhập. Kích chuột vào để máy hiện danh sách các kho, kích chuột vào kho cần nhập, máy sẽ hiện lên số hiệu kho đã chọn. Trong trường hợp này kế toán chọn 02- Nội Bài - ấn Tab ( ) để nhập ngày của chứng từ. Trong ví dụ này là ngày 12/11/2004 - ấn Tab ( ) để nhập phiếu nhập. Số phiếu là 318 - ấn Tab ( ) hoặc ấn Enter con trỏ sẽ nhẩy xuống Mã khách VAT. Kích chuột vào chọn tên người giao hàng. Trong trường hợp này kế toán vật liệu sẽ chọn NVL 02 ( Số 02 ở đây không phải là chỉ đội 1,đội 2 mà là mã hoá để tránh nhầm lẫn. - ấn Tab hoặc ấn Enter con trỏ sẽ xuống dòng mã khách công nợ, kích chuột vào , chọn NVL 02. - Mã đối tượng tập hợp: Kích chuột vào chọn 02- Nội Bài - Nhập xong các dữ liệu nói trên, ở dòng diễn dải máy sẽ hiện lên dòng chữ “ Nhập mua-Kho 02- Vũ văn Tưởng” ấn Enter con trỏ xuống dòng đầu của cột mã hàng hoá. Kế tóan đánh mã hoá hàng hoá đó và ấn Enter thì loại vật liệu đó sẽ ở cột “ Tên hàng hoá ” và hiện lên đơn vị tính ở cột “ ĐVT ”. Sau đó kế toán nhập số lượng và đơn giá của loại vật liệu đó, cột thành tiền máy tự tính và hiện lên. Cứ như vậy cho tới hết phiếu nhập. Xong máy sẽ tự tính cho ta tổng tiền vốn hiện có ở ô cộng tiền vốn. ấn Tab thì con trỏ sẽ nhẩy sang phần định khoản , kế toán tiến hành nhập vào định khoản: Nợ TK152: 27.636.360 Có TK331 : 27.636.360 Dữ liệu do kế toán vật liệu nhập sẽ đi vào các sổ vật liệu như Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại ( Biểu 7 ). Căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại dựa vào dòng tổng cộng để đưa vào Chứng từ ghi sổ có liên quan ( Biểu 8 ) Cũng với nghiệp vụ này, kế toán công nợ tiến hành nhập dữ liệu trên giao diện “ Cập nhật chứng từ công nợ”. Giao diện này giống như giao diện “ Cập nhật chứng từ nhập vật liệu, công cụ dụng cụ –nhập mua ”, thao tác làm cũng giống song nội dung nhập một số tiêu thức là khác nhau. Cụ thể: Loại CT: Kế toán công nợ chọn CKCN2 – Công nợ ngoài công ty Ngày: Nhập ngày ghi trên HĐBH, HĐGTGT(12/11/2004) Số CT: Nhập số của HĐBH, HĐGTGT ( Số 025859) Mã số thuế: nhập mã thuế của bên cung cấp vật liệu Mã khách hàng công nợ: Nhập mã của người cung cấp vật liệu( công ty TNHHTM) Không nhập mã đối tượng tập hợp Sau khi nhập xong ở dòng diễn dải sẽ hiện lên dòng chữ: Mua trả chậm công ty TNHH Tân Mỹ Nhập tên, số lượng, đơn giá vật liệu mua vào như kế toán vật liệu Phần định khoản: Nợ TK152 Có TK 331 Cột số tiền: nhập vào số tiền mua hàng chưa có VAT Tiếp đến, kế toán nhập phần thuế VAT bằng cách kích trái chuột ở dòng thuế VAT. Máy sẽ hiện ra màn hình nhập liệu của phần thuế VAT và kế toán tiến hành nhập liệu Huỷ Lưu - Khi việc nhập liệu được thực hiện xong, kế toán muốn lưu nội dung vừa nhập thì ấn vào trên thanh công cụ hoặc nếu muốm huỷ Số liệu do kế toán thuế sẽ đi vào các sổ như Sổ chi tiết thanh toán với người bán ( Biểu 9 ) Biểu 8 Chứng từ ghi sổ Số 512 Ngày 30 tháng 11 năm 2004 Ngày số chứng từ, diễn giải TK Nợ TK Có Số tiền Ghi chú Nguyên vật liệu chính 1521 59.668.356 Nhập xi măng ngày 12/11/2004 331 27.636.360 Nhập xi măng thi công cầu Phù Đổng ngày 23/11/2004 331 26.607.600 Thuế VAT 133 5.424.396 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) Trường hợp mua nguyên vật liệu nhập kho trả bằng tiền tạm ứng: ở công ty việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng được theo dõi trên tài khoản 141 Khi cán bộ cung tiêu cần ứng trước tiền để mua NVL thì phải viết phiếu “ Đề nghi tạm ứng ” trong đó nêu rõ số tiền tạm ứng và lý do tạm ứng và đưa cho kế toán trưởng duyệt. Sau đó chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ xuất tiền mặt. Định khoản: + Khi cán bộ cung tiêu ứng tiền, kế toán ghi: Nợ TK 141 Có TK 111 + Khi giao hàng về trình hoá đơn và phiếu nhập kho để kế toán công nợ viết “ Giấy thanh toán tạm ứng ” ( Biểu 10 ) Đồng thời khi có phiếu nhập kho và các công tác kế toán khác thì kế toán vật liệu lập định khoản Nợ TK 152 Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 141 Ví dụ: Ngày 5/11/2004, Ông Nguyễn văn Mạnh phòng QLTB ứng trước 40.000.000đ để đi mua lốp ôtô Khi ông Mạnh nhận tiền, kế toán ghi: Nợ TK 141: 40.000.000 Có TK 111: 40.000.000 Khi ông Mạnh giao hàng về kho, kế toán công nợ nhận được phiếu nhập kho,.. thì viết phiếu thanh toán tạm ứng cho ông Mạnh. Kế toán vật liệu tiến hành lập định khoản: Nợ TK 152: 38.095.240 Nợ TK 133(1): 1.904.760 Có TK 141: 40.000.000 Và chuyển hoá đơn cộng với giấy thanh toán tạm ứng cho kế toán công nợ Kế toán vật liệu tiến hành nhập giữ liệu trên giao diện nhập như phần nhập mua NVL chưa trả tiền người bán. Kế toán công nợ tiến hành nhập dữ liệu trên giao diện “ Ghi có các TK công nợ ”. Số liệu do kế toán công nợ nhập sẽ đi vào sổ chi tiết theo dõi tạm ứng. Biểu 10: Giấy thanh toán tạm ứng Ngày 5 tháng 11 năm 2004 Họ tên người nhận: Ông Nguyễn Văn Mạnh Địa chỉ : Phòng vật tư công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long Diễn giải Số tiền Số tiền tạm ứng - Số tiền tạm ứng tháng trước - Số tiền tạm ứng tháng này 2. Phiếu chi số 75 ngày 5/11/04 3. Chênh lệch tạm ứng chi không hết 0 40.000.000đ 40.000.000đ 0 Kèm theo chứng từ, hoá đơn mua vật liệu Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán công nợ Người nhận ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) Trường hợp mua NVL nhập kho trả bằng tiền mặt: Trường hợp này sẩy ra không phổ biến như trong trường hợp mua chịu Căn cứ vào HĐBH ( HĐGTGT ), phiếu nhập kho, kế toán viết phiếu chi để thủ quỹ xuất tiền trả cho người bán. Sau đó kế toán định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133(1) Có TK 111 ở công ty không sảy ra trường hợp mua NVL về nhập kho trả tiền ngay cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng. Thông thường nếu hai bên thoả thuận trả qua ngân hàng thì công ty thường xuyên yêu cầu bên bán cho nợ một thời gian sau đó mới chuyển tiền gửi ngân hàng trả. Trường hợp nhập NVL do xuất dùng không hết đem nhập lại kho : Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho của NVL thừa và phiếu xuất kho lúc dùng Nếu NVL xuất dùng cho sản xuất trực tiếp không hết đem nhập lại kho . Ví dụ: Ngày 01/11/2004 phiếu nhập kho số 1129 nhập thép gai f14 công trình cầu kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 152: 10.721.700 Có TK 621: 5.912.511 Nếu NVL xuất dùng cho sản xuất chung không hết đem nhập lại kho Ví dụ: Ngày 14/11/2004 nhập lại ngói pro xi măng làm lán trại thừa kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 152: 5.912.511 Có TK 627: 5.912.511 Nếu NVL xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp không hết đem nhập lại kho Ví dụ: Ngày 20/11/2004 nhập lại gạch A1 sửa chữa nhà bảo vệ cơ quan thừa kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152: 517.000 Có TK 642: 517.000 Các trường hợp NVL phát hiện thừa khi kiểm kê, chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL, kế toán sẽ tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 152 Có TK 3381,412… Ngoài những nghiệp vụ trên còn có một số trường hợp nhập NVL như: Nhập do biếu tặng, nhập vay, cấp phát vốn…. Nhưng các nghiệp này ít sảy ra. 2.3.4.2 Kế toán tổng hợp xuất NVL: Tài khoản sử dụng: + TK 621,TK 627, TK642… + Các chứng từ sử dụng để làm căn cứ hạch toán là: Phiếu xuất kho, HĐGTGT, HĐBH… Hạch toán Trường hợp xuất kho dùng trực tiếp cho sản xuất ( thi công), phục vụ chung cho sản xuất, cho máy thi công… Khi nhận được các chứng từ xuất vật liệu, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 621,6272,6422,( chi tiết theo dõi đối tương tập hợp) Có TK 152 Sau đó nhập dữ liệu vào máy Ví dụ: Căn cứ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 322 ngày 18/11/2004, xuất 40 tấn XMPCB40 cho đội CT1 Cầu Phù Đổng. Kế toán định khoản như sau : Nợ TK 621 (Đội CT1-cầu PĐ): 27.636.360 Có TK 152: 27.636.360 Sau đố kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào giao diện “ Cập nhật CT xuất VL,CC,DC-xuất cho sản xuất” các bước thao tác như sau: CT mới +Kích chuột vào Menu “ Chứng từ ” rồi chọn “ Cập nhật CT xuất VL,CC,DC-xuất cho sản xuất” . Máy sẽ hỏi là cập nhật mới hay sửa, trong trường hợp này ta chọn + Để chọn loại chứng từ ta kích trái chuột vào ở dòng “ Loại chứng từ ” sau đó chọn NVL2 tức là “ Phiếu xuất NVL ” + ấn Tab hoặc ấn Enter sang ô kho xuất, ở ô này ta kích trái chuột vào máy sẽ hiện ra danh sách các kho, kích trái chuột vào kho cần chọn và ấn Enter ta sẽ chọn được kho cần, ở ví dụ này ta chọn kho02 + ấn Tab hoặc ấn Enter để nhập ngày và số hoá chứng từ , kế toán nhập ngày 18/11/2004 và số chứng từ là 322 sau đó ấn Enter + ở dòng “ Đối tượng pháp nhân ” ta kích chuột vào máy sẽ hiện ra danh sách trên, ta chọn HVN sau đó ấn Enter + Con trỏ ở dòng mã khoản mục chi phí, kích chuột trái vào 1- CFNVLTT sau đó ấn Enter + Mã đối tượng tập hợp , ta chọn CTCPĐ ( CT cầu Phù Đổng ) + Sau khi nhập xong các dữ liệu trên, ở dòng “ Diễn giải ” máy tự hiện lên dòng chữ: Xuất cho sản xuất – kho 02 – Hoàng Văn Nguyên + Tiếp đến là nhập mã vật liệu kho, số lượng còn “ Tền vốn ” là do máy tự hiện lên +Sau đó kế toán tiến hành nhập vào chỗ định khoản: Bên cột TK Nợ : 621 Bên cột TK Có : 152 Và đánh tổng số tiền ( Chưa có VAT ) vào cột “ Số tiền ” + Cuối cùng ta ấn “ Lưu ”để lưu lại bút toán. Lúc này số liệu nhập sẽ đi vào Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại ( Biểu 11 ). Từ đây ta có thể xem “ Chứng từ ghi sổ ” ( Biểu 12 ) Biểu 12 Chứng từ ghi sổ Số 515 Ngày 30 tháng 11 năm 2004 Ngày, số chứng từ, diễn dải TK Nợ TK Có Số tiền Ghi chú Nguyên vật liệu chính 1521 194.730.592,8 Xuất cho sản xuất kho 02 621 121.010.676,8 Xuất cho sản xuất đội CT1 6272 825.876 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) Trường hợp mua vật liệu về không qua kho mà xuất thẳng tới công trình: Sau khi nhận được hoá đơn bán hàng, HĐGTGT mặt sau có ký xác nhận của thủ kho, đội trưởng, phụ trách cung tiêu, kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 621,627… Nợ TK 133 Có TK 111,141,331… Ví dụ: Theo hoá đơn số 088449 bán vận chuyển thẳng 10 tấn XMPCB40 cho đội CT1- cầu Phù Đổng Giá mua chưa có thuế: 16.762.000đ Thuế GTGT: 1.676.200đ Tổng giá thanh toán: 18.438.200đ Kế toán định khoản: Nợ TK 621 ( CT1- Phù Đổng ): 16.726.000 Nợ TK 133: 1.676.200 Có TK 331: 18.438.200 + ở trường hợp này để nhập dữ liệu vào máy kế toán sử dụng giao diện “ Kế toán khác ”. Việc nhập liệu tương tự + Sau khi ấn “ Lưu ”, với chương trình phần mềm dã cài đặt máy sẽ tự động chạy, chuyển ghi vào các sổ kế toán như: - Sổ chi tiết vật liệu (Đã trích dẫn) - Báo cáo vật liệu (Đã trích dẫn ) -Sổ chi tiết TK 621 ( Biểu 13 ). Sổ này phản ánh các chi tiết về VL trực tiếp phát sinh trong kỳ của từng công trình, hạng mục công trình mà các đội đang thi công - Chứng từ ghi sổ có liên quan - Sổ cái TK 621. Sổ này dùng để tập hợp tất cả các chi phí VL trực tiếp phát sinh trong kỳ theo TK đối ứng và phản ánh số tổng hợp chi phí vật liệu trực tiếp kết chuyển vào TK 154 để tính giá thành sản phẩm. - Sổ cái TK 152 ( Biểu 14 ). Sổ này dùng để tổng hợp các số liệu từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ theo TK đối ứng ( Có ) liên quan đến nhập, xuấ, tồn VL. Số liệu trên sổ này được dùng để đối chiếu với các sổ khác Phần 3: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 thăng long 3.1 một số nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty Trong điều kiện nền kinh tế thị trường còn nhiều thử thách như hiện nay, tìm được hướng đi đúng đắn, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, tự chủ về tài chính là điều kiện cần để tồn tại của một doanh nghiệp. Nhận thức được vấn đề này ngay từ khi bước vào sản xuất kinh doanh với sự nỗ lực phấn đấu của ban lãnh đạo và đội ngũ CBCNV toàn công ty, sự quan tâm của Tổng công ty Xây dựng Thăng Long, Công ty đã và đang từng bước khẳng định mình trong điều kiện nền kinh tế thị trường song song với việc xây dựng ngày càng nhiều các công trình có tầm quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Để đạt được trình độ quản lý như hiện nay và những kết quả sản xuất kinh doanh vừa qua, Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, đầu tư trang thiết bị máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Có thể nói đó là cả một quá trình phấn đấu liên tục của lãnh đạo và tập thể CBCNV trong Công ty. Nó trở thành một động lực thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của Công ty. Việc vận dụng sáng tạo các quy luật kinh tế, thực hiện đúng chính sách của Nhà nước, quy chế của Tổng công ty đã giúp Công ty đạt được những thành tựu đáng kể, hoàn thành nhiệm vụ đóng góp với Ngân sách Nhà nước và Tổng công ty, không ngừng nâng cao đời sống của CBCNV. Công ty cổ phần Xây dựng số 2 Thăng Long với hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu là thi công xây dựng công nghiệp và một số công trình hạ tầng kỹ thuật…do đó chi phí NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán nói chung, đặc biệt là công tác kế toán NVL được Công ty quan tâm sâu sắc. Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây dựng số 2 Thăng Long, vận dụng lý luận vào thực tiến công tác kế toán, với sự hướng dẫn của các cán bộ Phòng Tài chính-Kế toán, em nhận thấy công tác kế toán NVL với những ưu điểm và nhược điểm sau: 3.1.1 Ưu điểm: - Về bộ máy quản lý: Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý tương đối khoa học, hợp lý, có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Với quy mô quản lý đó đã tạo điều kiện cho quản lý chủ động trong sản xuất, quan hệ với khách hàng ngày càng có uy tín trên thị trường, đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh. - Về bộ máy kế toán: Được tổ chức theo hình thức tập trung đã phát huy được hiệu quả, tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng đối với công tác kế toán của Công ty, đảm bảo tính thống nhất về phương pháp tính toán, các chỉ tiêu kinh tế giữa các bộ phận có liên quan. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ và năng lực vững vàng, am hiểu về nghiệp vụ kế toán, hơn nữa, phòng TC-KT lại được trang bị một hệ thống trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán khá hiện đại, chương trình kế toán máy AFSYS 5.0 đã được cài đặt và nối mạng cục bộ giữa các máy tính, nên đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin khi cần thiết. Do đó, về cơ bản công tác kế toán vật liệu tương đối phù hợp với những điều kiện cụ thể của Công ty. - Hệ thống sổ sách kế toán: Công ty có một hệ thống sổ sách kế toán khá đầy đủ, rõ ràng, phù hợp với hình thức Chứng từ ghi sổ. Công ty đã vận dụng tương đối đầy đủ những hệ thống chứng từ theo quy định của BTC đã ban hành, đồng thời lại rất linh hoạt phục vụ cho nhu cầu quản trị của Công ty. - Về việc sử dụng tài khoản: Các tài khoản kế toán được mở chi tiết gắn liền với từng công trình, hạng mục công trình tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng. - Về phương pháp kế toán được sử dụng ở Công ty là phương pháp KKTX, phương pháp này tương đối ổn định phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh ở công ty. Nó cho phép phản ánh kịp thời và thường xuyên tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, cung cấp đầy đủ thông tin cho nhà quản lý doanh nghiệp. Về công tác kế toán nguyên vật liệu: Nhìn chung Công ty đã xây dựng và thực hiện kế hoạch thu mua NVL tương đối tốt do vậy không xẩy ra tình trạng ngừng việc do thiếu NVL. Bên cạnh đó việc xây dựng các định mức dự trữ của phòng kỹ thuật rất sát với nhu cầu thực tế, vì thế không dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều NVL. Về hệ thống kho: Công ty có hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu khá tốt, tránh được những hư hỏng mất mát, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản cũng như xuất vật liệu đưa vào sử dụng. Kế toán chi tiết NVL: Công ty thực hiện hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song, tính giá NVL xuất kho theo phương pháp đích danh được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán. Nhìn chung công tác kế toán vật liệu tại Công ty được thực hiện một cách khoa học, nhịp nhàng từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến khâu sản xuất và tiêu thụ. Công việc xuất- nhập tiến hành gọn nhẹ đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để tính toán, phân bổ chính xác cho từng đối tượng sử dụng. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đã đạt được thì trong quá trình hạch toán NVL tại công ty vẫn không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót xảy ra. Một số tồn tại cần khắc phục: Một là: Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trong khi đó giá cả thị trường thường xuyên biến động, do đó vật liệu do Công ty mua lúc giá cao, lúc giá thấp ảnh hưởng tới chi phí vật liệu. Hai là: Công ty chưa áp dụng triệt để việc hạch toán chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm. Cụ thể là việc hạch toán vật liệu cho gia công chế biến, kế toán không hạch toán vào TK154 “ CPSXKDDD ” để theo dõi chi phí phát sinh trong kỳ mà hạch toán thẳng vào TK627 “ CPSXC ”. Nghiệp vụ đó phản ánh không chính xác giá thành sản xuất sản phẩm trong kỳ và chưa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Ba là: Công ty đã áp dụng khoa học hiện đại vào công tác kế toán. tuy nhiên, việc trang bị máy móc, thiết bị vẫn còn sơ sài. Cụ thể phòng TC-KT có 8 người trong khi đó tất cả mọi công việc đều sử dụng máy tính mà tại phòng chỉ có 4 máy. Điều này làm cho việc cập nhật chứng từ bị chậm trễ, công việc bị dồn ép dẫn đến hiệu quả công việc không cao. Bốn là: Về việc luân chuyển chứng từ, do địa bàn hoạt động của công rộng nên việc luân chuyển chứng từ chậm như việc cung cấp chứng từ nhập xuất kho đều vào máy chậm so với số ngày quy định. Do đó nhiều khi ảnh hưởng đến báo cáo nhanh về NVL, xử lý thông tin đôi khi chưa đáp ứng được yêu cầu kịp thời. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 thăng long Xuất phát từ thực trạng của công tác kế toán vật liệu, với mục đích hoàn thiện hơn nữa vai trò của công tác kế toán, đảm bảo tuân thủ công tác kế toán doanh nghiệp hiện hành và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty, trên cơ sở vận dụng lý luận vào thực tiễn em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến và giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu của công ty. 3.2.1 Tổ chức kho tàng về nhập, xuất nguyên vật liệu: Vấn đề sắp sếp kho tàng cho phù hợp là điều kiện cần thiết cho việc quản lý và sử dụng NVL. ở công ty có kho A là một kho lớn, đại diện cho trụ sở chính, còn kho B đặt tại chi nhánh, song các xí nghiệp cũng có kho riêng, hàng ngày khi vật liệu về được nhập vào kho A, sau đó theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty thì số NVL đó sẽ được xuất từ kho A sang kho các xí nghiệp đơn vị để tiến hành sản xuất. Nhưng có trường hợp, NVL mới về nhập kho thì có nhu cầu sử dụng ngay nên ngay sau khi nhập kho A NVL lại phải xuất sang kho xí nghiệp, do đó lại thêm một lần vận chuyển, bốc xếp. Trong quá trình này lại được tính vào giá trị vật tư, do đó làm tăng chi phi về NVL cho sản xuất kinh doanh dẫn đến tăng giá thành sản phẩm. Em nghĩ rằng không cần thiết phải nhập vào kho A mà có thể giao trực tiếp NVL về kho xí nghiệp theo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Do đó sẽ giảm được những chi phí đáng kể về vận chuyển và những hao hụt mất mát không đáng có. Hạch toán xuất NVL cho gia công chế biến: Việc hạch toán chi phí cho gia công chế biến, kế toán Công ty đã hạch toán vào TK627 “CPSXC” bỏ qua việc hạch toán vào TK154 “CPSXKDDD” trong khi chưa đưa vào sử dụng sản phẩm sau gia công chế biến phục vụ sản xuất trong kỳ đó. Như vậy không phản ánh được toàn bộ chi phí gia công chế biến dẫn tới vi phạm quy định “những chi phí không liên quan đến doanh thu trong kỳ báo cáo không được tính vào chi phí kỳ báo cáo”. Vì vậy, khi xuất gia công chế biến, kế toán cần tập hợp chi phí gia công chế biến vàoTK154 “CPSXKDDD”. Ví dụ: Ngày 11/12/2003 xuất vật liệu cho gia công tái chế hạt nhựa, kế toán ghi: Nợ TK154: 80.000.000 Có TK1521: 80.000.000 Chi phí gia công chế biến bằng tiền mặt: Nợ TK154: 30.000.000 Có TK 111: 30.000.000 Khi kết thúc kế toán nhập kho ghi: Nợ TK1521: 110.000.000 Có TK154: 110.000.000 Như vậy việc dùng TK 154 trong quá trình hạch toán thì sau khi sản phẩm hoàn thành bàn giao kế toán mới hạch toán vào chi phí, khắc phục được tình trạng chi phi phát sinh ở quý I nhưng doanh thu tiêu thụ lại ghi ở quý II. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc “ thận trọng” của kế toán, Công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Công ty là một đơn vị sản xuất kinh doanh với quy mô lớn, nếu có sự biến động nhỏ nào về giá cả vật liệu trên thị trường cũng sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp Công ty có nguồn vốn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh của Công ty. Đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị NVL không cao hơn giá cả trên thị trường (hay giá trị thuần có thể thực hiện được) tại thời điểm lập báo cáo. Theo điều 19 chuẩn mực 02- Hàng tồn kho, quy định: Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng cần trích lập được xác định như sau: Số dự phòng Số lượng Đơn giá Đơn giá cần trích lập = hàng tồn kho x gốc hàng - ước tính cho năm N+1 ngày 31/12/N tồn kho có thể bán Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện vào cuối niên độ kế toán (ngày 31/12) trước khi lập báo cáo tài chính năm. Chỉ lập dự phòng cho vật tư hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Để phản ánh tình hình trích lập dự phòng và sử lý các khoản tiền đã lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK159 “DPGGHTK”. Sơ đồ dự phòng giảm giá hàng tồn kho: 632 159 Hoàn nhập dự phòng Trích lập dự phòng Doanh nghiệp lập bảng như sau: Bảng tổng hợp dự phòng giảm giá NVL Ngày 31/12/04 Các loại NVL Số lượng ( kg ) Đơn giá ghi sổ Đơn giá tại thời điểm kiểm kê Chênh lệch Mức trích lập dự phòng Thép EM2 (f20,3) 100 50.000 51.000 1000 100.000 Thép gió đen(f10) 105 12.000 13.000 1000 105.000 Thép gió ánh bạc(f25) 110 17.000 16.000 1000 110.000 Cộng 315.000 Theo dõi, quản lý NVL hao hụt, kém phẩm chất: Công ty chưa kiểm soát chặt chẽ được khâu NVL, giá cả vật liệu. Cụ thể là trong quá trình thu mua và nhập vật liệu vẫn còn xảy ra tình trạng thiếu hụt vật liệu ngoài định mức cho phép, những khoản thiếu hụt này được hoạch toán vào chi phí thu mua theo số tiền của số hàng đủ theo hợp đồng. Điều này làm cho giá thành sản xuất cao, vì vậy phải hạn chế các khoản tiêu hao, tránh lãng phí khi sử dụng NVL và phải hạch toán hợp lý số nguyên vật liệu thiếu hụt trong quá trình nhập kho để góp phần giảm bớt các chi phí bất hợp lý. Bằng cách phạt người đi thu mua, quản lý vật liệu phải chịu trách nhiệm bồi thường về số vật liệu hao hụt đó. Việc làm này sẽ buộc người thu mua vật liệu phải có trách nhiệm cao hơn trong công việc của mình. Kết luận Quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý, đúng mục đích, có hiệu quả là vấn đề rất cần thiết trong các doanh nghiệp. Việc làm này có tác dụng trực tiếp tới các yếu tố chi phí sản xuất giá thành sản phẩm. Do đó, mỗi công đoạn từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và đưa vào sản xuất đều có ý nghĩa rất lớn trong việc quyết định giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Qua đó ta có thể khẳng định kế toán vật liệu có vị trí quan trọng trong công tác kế toán của Công ty. Công ty cổ phần Xây dựng số 2 Thăng Long đã nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu nên đã từng bước đổi mới công tác quản lý, tổ chức hạch toán NVL có hiệu quả. Với năng lực trình độ nghiệp vụ thành thạo của cán bộ kế toán Công ty cùng với sự hỗ trợ của khoa học kỹ thuật, công tác kế toán của công ty sẽ ngày càng được hoàn thiện và đáp ứng được yêu cầu quản lý. Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công ty, nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán vật liệu đối vối công tác lãnh đạo của Công ty, em đã mạnh dạn tìm hiểu nghiên cứu để thấy được những ưu điểm cần phát huy, những mặt tồn tại cần khắc phục nhằm góp phần nhỏ vào việc hoàn thiện công tác kế toán NVL nói riêng và công tác kế toán tại công ty nói chung. Thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty tuy ngắn nhưng đã giúp em nhiều trong việc củng cố lại kiến thức lý thuyết đã học và vận dụng vào thực tế như thế nào. Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài do có sự hạn chế về thời gian và trình độ lí luận cũng như kinh nghiệm thực tế nên chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo của ban lãnh đạo Công ty, các anh chị phòng kế toán, và thầy hướng dẫn Đậu Ngọc Châu.