Đề tài Kế toán vật liệu tại công ty xây dựng công trình giao thông 810

ể lập phiếu nhập xuất kho, các phiếu này được tập hợp làm cơ sở cho việc kiểm kê cuối kỳ. Các đội trưởng, tổ trưởng sản xuất quản lý và theo dõi tình hình lao động trong đội, trong tổ lập bảng chấm công, bảng thanh toán tiền công, bảng theo dõi thanh toán chi phí nhân công, chi phí nhân viên quản lý đội. Các chứng từ ban đầu nói trên ở các đội công trình sau khi được tập hợp, phân loại sẽ được tính kèm theo với "Giấy đề nghị thanh toán" do đội trưởng hoặc kế toán đội lập có xác nhận của kỹ thuật Công ty gửi lên phòng kế toán xin thanh toán cho các đối tượng được thanh toán. Tại phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán tiến hành kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, ghi sổ, tổng hợp hệ thống hóa số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên cơ sở các báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo Công ty trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 8 người được phân công công việc cụ thể như sau: Đứng đầu là kế toán trưởng kiểm trưởng phòng kế toán có nhiệm vụ giúp giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công ty theo cơ chế quản lý mới, điều hành các công việc trong phòng đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát tình hình kinh tế tài chính ở Công ty cũng như dươí các đội công trình và các Xí nghiệp hạch toán phụ thuộc. Phó phòng kế toán điều hành trực tiếp công việc đến từng phần hành khi trưởng phòng đi vắng, phụ trách phần việc kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, lập các báo cáo kế toán. Kế toán phụ trách phần kế toán vật liệu và thanh toán với người bán làm nhiệm vụ theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất vật liệu theo từng công trình và theo dõi việc thanh toán chi tiết cho từng người bán. Kế toán TSCĐ chuyên theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính trích khấu hao cho từng đối tượng kiêm cả nghiệp vụ về quỹ tiền mặt. Kế toán tiền lương, bảo hiểm và thanh toán tạm ứng có nhiệm vụ tính lương, bảo hiểm cho toàn bộ nhân viên văn phòng, tổng hợp lương, bảo hiểm cho các đơn vị phụ thuộc và theo dõi phần thanh toán tạm ứng với toàn bộ công nhân viên trong Công ty. Hai kế toán phụ trách thanh toán nội bộ chịu trách nhiệm theo dõi chi phí phát sinh của từng công trình, thanh quyết toán với các đơn vị nội bộ. Một kế toán ngân hàng phụ trách công việc giao dịch với ngân hàng theo dõi các khoản tiền vay ở ngân hàng, lập nhu cầu vay theo kỳ và cho từng công trình. Sơ đồ 10- tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán TSCĐ, thủ quỹ Kế toán lương, BH, tạm ứng Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán nội bộ Kế toán vật liệu, thanh toán với người bán Các nhân viên Kế toán ở các đội Bộ máy kế toán của XNLD Ngọc Hồi Bộ máy kế toán của XN giao thông 3 Tổ chức công tác kế toán. Trong những năm gần đây đất nước ta đang chuyển mình theo cơ chế mới để phát huy vai trò đắc lực của một công cụ quản lý kinh tế, cơ chế tài chính kế toán cũng có những bước thay đổi, biểu hiện rõ nét của sự thay đổi này là sự ra đời của hệ thống kế toán mới ban hành theo quyết định số 1205/ CĐKT ngày 14/2/1994 của Bộ trưởng Bộ tài chính được áp dụng với mọi loại hình doanh nghiệp. Từ năm 1996 Công ty bắt đầu áp dụng hệ thống kế toán mới với hình thức sổ sử dụng là chứng từ ghi sổ, trong hơn 3 năm qua Công ty đã nghiên cứu và bước đầu áp dụng triển khai hệ thống này với những đặc thù riêng của ngành giao thông vận tải và đặc điểm riêng của Công ty. Một hệ thống tài khoản phục vụ cho công tác hạch toán kế toán đã được áp dụng tại Công ty theo chế độ kế toán mới có sự lựa chọn cho phù hợp với điều kiện của Công ty. Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản, việc xây dựng nên hình thức sổ sách kế toán thích hợp cho quá trình thực hiện công tác kế toán là điều kiện vô cùng quan trọng trong công tác tổ chức hạch toán. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty quy mô vừa đồng thời có nhu cầu phân công lao động kế toán, vì vậy từ năm 1996 Công ty bắt dầu sử dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" thay cho hình thức "Nhật ký chứng từ" đã sử dụng trước đây. Theo hình thức này số lượng sổ sách sử dụng tại Công ty bao gồm đầy đủ các loại sổ tổng hợp, chi tiết đúng mẫu theo quy định của Bộ tài chính và một số mẫu biểu do Công ty tự lập để tập hợp. Phiếu định khoản kế toán (bảng kê chứng từ) được lập theo định kỳ hàng tháng, riêng cho từng phần hành và mỗi tài khoản được ghi riêng phần nợ hoặc có. Phiếu phân tích kế toán là bảng tổng hợp số phát sinh được lập căn cứ vào dòng tổng cộng của các phiếu định khoản bên nợ hoặc có của một tài khoản. Chứng từ ghi sổ là hình thức sổ tờ rời được mở riêng cho từng tài khoản theo định kỳ mỗi tháng một lần, căn cứ vào chứng từ phát sinh theo từng loại để lên chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Sổ cái được mở riêng cho từng tài khoản. mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty và là căn cứ để lập báo cáo tài chính. Các sổ thẻ kế toán chi tiết được mở bao gồm: + Sổ TSCĐ và sổ đăng ký khấu hao TSCĐ do cục quản lý vốn duyệt. + Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa. + Thẻ kho (ở kho vật liệu sản phẩm hàng hóa). + Sổ chi phí sản xuất. + Thẻ tính giá thành sản phẩm. + Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả. + Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay. + Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ, với ngân sách. . . + Sổ chi tiết tiêu thụ. Sơ đồ 11- trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán Báo cáo tài chính Thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810. Đặc điểm, phân loại của nguyên vật liệu ở Công ty. Đặc điểm vật liệu. Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 là một đơn vị xây dựng cơ bản nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tới 80% giá trị tổng sản lượng. Do đó yêu cầu đặt ra cho Công ty một nhiệm vụ hết sức nặng nề trong công tác quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc thu mua các loại nguyên vật liệu mang tính chất đặc thù của Công ty và chính sách khoán sản phẩm đến từng tổ, đội sản xuất nên tại Công ty không bố trí hệ thống kho tàng như thời bao cấp mà chỉ có những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu của từng công trình và chỉ dự trữ một lượng vừa đủ cho công trình đó. Bộ phận quản lý vật tư là phòng vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của giám đốc. Tiến hành nhập xuất vật tư trong tháng, định kỳ tiến hành kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư cần dùng cho sản xuất, những loại vật tư còn tồn đọng. . .để giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất thi công hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều, không sử dụng hết. Bên cạnh cán bộ của phòng vật tư, thống kê đội, thủ kho có tránh nhiệm nhập, xuất vật tư theo phiếu nhập, phiếu xuất đủ thủ tục chứng từ mà Công ty quy định. Hàng tháng, hàng quý kết hợp với cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê vật liệu thừa thiếu trong tháng, quý. Kế toán nguyên vật liệu là người chuyên theo dõi nguyên vật liệu, kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để tiến hành hạch toán, đối chiếu, ghi sổ nguyên vật liệu của Công ty. Phân loại nguyên vật liệu ở Công ty. Vật liệu của Công ty bao gồm rất nhiều loại, nhiều thứ có nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp cũng như hạch toán chi tiết tới từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho sản xuất, kế toán cần phải phân loại nguyên liệu, vật liệu. Công ty tiến hành phân loại vật liệu dựa trên nội dung kinh tế, vai trò, tác dụng của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm như nhựa đường, đá các loại, cát vàng, xi măng, sắt thép. Vật liệu phụ: Cũng là đối tượng lao động, nó không cấu thành nên thực thể của công trình làm ra nhưng có tác dụng làm tăng chất lượng của công trình và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường bao gồm các loại như phụ gia bê tông, gỗ, đất đèn, dầu mỡ bôi trơn. . . Nhiên liệu: Bao gồm xăng dầu, các loại như xăng, dầu Diezel, dầu phụ. . dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới để vận chuyển, chuyên chở vật liệu hoặc cho cán bộ lãnh đạo của Công ty hay các phòng ban để công tác. . . Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị công tác đang sử dụng như các loại vòng bi, bánh răng. . . Để phục vụ cho yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Công ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học, tuy nhiên Công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu nên việc phân loại chỉ được thể hiện trên sổ chi tiết vật liệu. Tổ chức chứng từ. Khi thu mua và nhập kho nguyên liệu, vật liệu. Do đặc điểm của công tác xây dựng cơ bản nguyên vật liệu phải được cung ứng đến kho của công trình và được cung cấp từ nguồn mua ngoài là chủ yếu. Số lượng và đơn giá nguyên vật liệu để thi công công trình được quy định trong thiết kế dự toán. Giá này được khảo sát và thoả thuận trước, tuy nhiên trên thực tế bao giờ giá ghi trong thiết kế dự toán cũng cao hơn chút ít so với giá thực tế để tránh tình trạng có biến động về giá vật liệu Công ty có thể bị lỗ. Khi nhận thầu công trình, Công ty thu mua dự trữ vật liệu trong giới hạn sao không quá nhiều gây nhiều ứ đọng vốn nhưng cũng không quá ít gây ngưng trệ sản xuất, thông thường mức dự trữ thường được xác định bằng 50% khối lượng nguyên vật liệu cần cho thi công công trình. Đối với hầu hết các loại vật liệu thì thường do đội mua trừ nhựa đường là do Công ty ký hợp đồng và trực tiếp đi mua, cấp cho từng công trình. Những hợp đồng mua bán vật tư do đội ký trực tiếp với người cung cấp thì phải có xác nhận của giám đốc Công ty thì mới có hiệu lực về việc mua bán. nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu do phòng vật tư của Công ty thực hiện. Giá của vật liệu nhập kho được tính bằng giá thực tế trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng (thông thường bao gồm cả chi phí vận chuyển vì trong hợp đồng mua bán thông thường được thoả thuận là vật liệu phải được cung cấp tại chân công trình), trong trường hợp có các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua được Công ty cho phép hạch toán vào chi phí của chính công trình đó chứ không cộng vào giá của vật liệu. Khi thu mua nhập kho vật liệu thủ tục được tiến hành như sau: Khi vật liệu về đến công trình, trên cơ sở "Hóa đơn bán hàng" (Biểu số 10), giấy báo nhận hàng, kế toán thống kê đội tiến hành kiểm tra khối lượng và chất lượng vật liệu ghi số lượng thực nhập và lập "Bản kê nhận hàng" (Biểu số 11) có xác nhận của hai bên. Định kỳ theo thoả thuận của bên cung cấp và đội thường là 1 tháng, thống kê đội cùng với người cung cấp lập "Biên bản nghiệm thu khối lượng" (Biểu số 12) có xác nhận của bên giao, bên nhập. Nếu phát hiện thừa thiếu không đúng quy cách phẩm chất thì thống kê đội báo cáo cho phòng vật tư thiết bị và người giao hàng biết để lập biên bản kiểm kê. Biểu số 10: AX/ 99-3 N0 017852 Mẫu số 02 GTTT- 322 Hoá đơn bán hàng Liên 2 (Giao khách hàng) Ngày 4 tháng 3 năm 1999 Đơn vị bán: Hải lan Địa chỉ: Kiốt 10A Văn Điển Họ tên người mua hàng: Anh Vinh Đơn vị: Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 Địa chỉ: Thanh trì- Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền ống cống ặ75 m 20 200.000 4.000.000 Cộng tiền hàng hóa dịch vụ 4.000.000 Số tiền bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 11: Bản kê nhận hàng Đơn vị bán: Công ty xây dựng Thanh Hóa Ngày 20 tháng 3 năm 1999 Stt Chứng từ Ngày nhận Số xe VC Khối lượng nhận 1.213m3, loại hàng đất Subbase Marut Dầu A Đất Cát Đá Nhựa Xăng 13.2.99 24 100.5 16.2.99 77 376.5 25.2.99 65 365.5 5.3.99 78 379.5 Người giao Người nhận. Biểu số 12: Biên bản nghiệm thu khối lượng Từ ngày 10 tháng 2 năm 1999 đến ngày 10 tháng 3 năm 1999 Căn cứ hợp đồng kinh tế Số. . .Ngày . . .Tháng . . .Năm giữa Công ty XDCT GT 810 với Công ty xây dựng Thanh Hóa. Về việc mua bán đất Subbase. Cho công trình: Quốc lộ 1A Nam Hàm Rồng- Thanh Hóa. Hôm nay ngày 20 tháng 3 năm 1999. Tại: Trụ sở làm việc của Công ty xây dựng Thanh Hóa. Đơn vị nhận: Đội công trình 1 Công ty 810. Ông: Phùng Vạn Thọ- Đội trưởng đội công trình 1. Ông (bà): Nguyễn thị Bính- Thủ kho. Đơn vị giao: Công ty xây dựng Thanh Hóa. Ông: Lê Tiến Thông- Giám đốc. Ông: Trần Ngọc Kha- Kế toán. Hiện hai bên nghiệm thu khối lượng đất Subbsse giao nhận từ 10/2/99 đến 10/3/99 đất Subbsse là 1.213m3 (Một nghìn hai trăm mười ba mét khối). Hai bên nghiệm thu khối lượng trên cơ sở để thanh quyết toán. Biên bản được lập thành 4 bản mỗi bên giữ 2 bản./. Đại diện bên giao Đại diện bên nhận (Hai đại diện ký) (Hai đại diện ký) Phòng vật tư thiết bị căn cứ vào "Bản kê nhận hàng" đã có chữ ký của hai bên và căn cứ vào hoá đơn bán hàng, "Hóa đơn giá trị gia tăng" (Biểu số 13) để làm thủ tục nhập vật tư "Phiếu nhập kho" (Biểu số 14). Nếu trường hợp số lượng thực nhập ít hơn so với số hóa đơn thì phòng vật tư thiết bị chỉ làm thủ tục nhập kho theo số lượng thực nhập nhưng nếu có giấy xin ứng trước khối lượng của bên cung cấp và có sự đồng ý của đội trưởng hoặc trưởng ban chỉ đạo thì phòng vật tư thiết bị chấp nhận làm thủ tục nhập kho theo hợp đồng. Phiếu nhập kho được lập làm ba liên: Phòng vật tư thiết bị lưu một liên. Phòng kế toán tài chính một liên. Người nhập giữ một liên. Biểu số 13: Hóa đơn (gtgt) Mẫu số: 01GTKT -322 Liên 2: (Giao khách hàng) ĐT/99- B Ngày N0- 010786 Đơn vị bán hàng:. . . Địa chỉ: . . . Sổ tài khoản 3611- 0220 NHNHN Điện thoại:. . . MS: 01. 0010900 . 0 . 1 Họ tên người mua hàng: PhùngVạn Thọ, Đội trưởng. Đơn vị: Công ty XDCTGT 810- Thanh Trì -Hà Nội. Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS 01. 0010937. 8 . 1 stt Tên hàng hóa, dịch vụ đvị tính Số lượng đơn giá Thành tiền 1 V/C nhựa từ bãi đá Văn Điển đến đường T.K. Trân Tấn 495,02 9.091 4.500.200 Cộng tiền hàng 4.500.200 Tiền thuế GTGT (10%) 450.000 Tổng cộng tiền thanh toán 4.950.200 Thủ trưởng đơn vị Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên Kế toán trưởng Ký, ghi rõ họ tên Người mua hàng Ký, ghi rõ họ tên Số tiền viết bằng chữ : Bốn triệu chín trăm năm mươi nghìn hai trăm đồng. Biểu số 14: Mẫu số 01 - VT QĐ số 1141TC/ CĐKT Số 41 Nợ : 152 Có : 331 Đơn vị: Công ty 810 Phiếu nhập kho Ngày 7 tháng 3 năm 1999 Họ tên người giao hàng: Đội công trình 7 nhập. Theo hóa đơn số 39931 ngày 5 tháng 3 năm 1999. Của Xí nghiệp xây dựng Hoàng Huy. Nhập tại kho : Đội công trình 7. Số tt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hóa) Mã số đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 Đá 4 x 6 Đá 1 x 2 Cấp phối m3 m3 m3 530 50 125 73.0000 82.000 50.000 38.690.000 4.100.000 6.250.000 Cộng 49.040.000 Nhập Ngày 7 tháng 3 năm 1999. Viết bằng chữ: Bốn chín triệu không trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Do đặc điểm vật liệu của Công ty không nhiều chủng loại và không dự trữ lâu dài cho nên đối với hầu hết các loại vật tư là nhập đến đâu xuất dùng ngay đến đó đơn vị không lập thẻ kho đối với những loại vật liệu đó mà chỉ theo dõi trên "Thẻ kho" (Biểu số 15) những vật liệu được dự trữ ở bãi trạm có mật độ xuất lớn và ở phòng hành chính đối với những loại xăng, dầu lặt vặt được nhập xuất cho các lái xe phục vụ hành chính. Biểu số 15: Thẻ kho Tên kho : Kho hành chính Ngày lập thẻ 20 tháng 2 năm 1999 Tờ số : 2 Tên nhãn hiệu qui cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa: Xăng Mogas 92 Đơn vị tính : lit Mã số :. . . Nhập xuất tồn Chứng từ Diễn giảI Số lượng Ký nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Trang trước chuyển sang 857 76 23/2 Đấu 75-77 46 77 24/2 Niên 64-10 46 78 24/2 Vinh 74-13 46 79 25/2 Đấu 75-77 40 80 25/2 Niên 64-10 40 Cộng 1.075 03 28/2 DNTN T.Huy 1.075 Tháng 2/99 1.075 1.075 0 KT ký Tháng 3/99 82 3/3 Niên 64-10 20 83 4/3 Vinh 74-13 30 . . . . . . Cộng trang 450 Khi xuất kho nguyên vật liệu. Công ty xây dựng công trình giao thông 810 là đơn vị xây dựng cơ bản nên vật liệu Công ty xuất kho chủ yếu sử dụng cho mục đích xây dựng các công trình theo những hợp đồng mà Công ty đã ký kết. Giá của vật liệu xuất kho được xác định theo giá thực tế đích danh vì ở Công ty không dự trữ vật liệu một cách thường xuyên mà khi thi công công trình nào mới dự trữ vật liệu cho công trình đó ngay tại chân công trình nên việc xác định giá xuất theo phương pháp này tương đối hợp lý và dễ làm. Việc xuất kho vật liệu được tiến hành theo trình tự sau: Căn cứ vào nhu cầu vật tư của từng đội, từng công trình phòng vật tư có trách nhiệm cung cấp cho các đội đúng theo yêu cầu của tiến độ thi công. Phòng vật tư được sự đồng ý của Giám đốc sẽ viết hóa đơn xuất kho. Vật tư được xác định mức sẵn cho từng công trình, tuy nhiên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức mà vẫn sử dụng "Phiếu xuất vật tư" (Biểu số 16) thông thường, phòng vật tư thiết bị căn cứ vào các bản khoán của từng công trình để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật tư của các đội công trình. Các trường hợp xuất vật tư để điều động nội bộ cũng được sử dụng phiếu xuất vật tư. Phiếu xuất vật tư có thể lập riêng cho từng thứ nguyên vật liệu hoặc chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng kho và sử dụng cho một công trình. Nếu vật liệu xin lĩnh ngoài kế hoạch thì phải được Giám đốc ký duyệt. Phiếu xuất vật tư được lập thành ba liên: Liên 1: Lưu ở phòng vật tư thiết bị. Liên 2: Chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Liên 3: Người nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng. Biểu số 16: Công ty xây dựng 810 phiếu xuất kho Số 35 Xuất cho : Đội công trình 5 để dùng vào việc BK 11 thi công Km 35- 40 quốc lộ 18 Lĩnh tại kho : Đội công trình 5 Ghi nợ vào TK 621. Số tt Tên hàng đvị tính Số lượng Giá Đvị Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực nhập 1 2 Đá cấp phát Cước vận chuyển m3 - 1.996,4 1.996,4 43.000 37.000 85.845.200 73.866.800 Cộng 159.712.000 Viết bằng chữ : Một trăm năm mươi chín triệu bảy trăm mười hai nghìn đồng. Ngày 9 tháng 3 năm 1999 Người nhận Vật tư thiết bị Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Hạch toán chi tiết quá trình nhập, xuất kho vật liệu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 . Tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 việc hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành theo phương pháp "Báo sổ" có nghĩa là mọi công việc kế toán đều được tiến hành trên phòng kế toán của Công ty. Tại phòng kế toán khi nhận được "Phiếu nhập kho", "Phiếu xuất kho" do phòng vật tư thiết bị chuyển lên, kế toán vật tư sẽ mở "Sổ chi tiết nguyên vật liệu" (Biểu số 17) cho từng đội công trình và chi tiết cho từng loại vật tư. Sổ chi tiết này theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật. Trong nền kinh tế thị trường việc mua bán hàng hóa được diễn ra nhanh gọn tren cơ sở thuận mua vừa bán. Vật tư của Công ty thông thường được mua chịu với thời hạn trả khoảng một hoặc hai tháng. Khi giao hàng bên cung cấp đồng thời lập hóa đơn, do vậy không có trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về và ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hóa đơn và hàng cùng về. Để theo dõi quan hệ thanh toán với người bán Công ty sử dụng "Sổ chi tiết thanh toán với người bán" (Biểu số 18). Cuối tháng, dựa vào các "Phiếu nhập kho" và các chứng từ thanh toán như giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, hoá đơn thanh toán tiền hàng. . . kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với người bán hay đơn vị bán, được mở riêng cho từng đội công trình và chi tiết đối với người bán. Mỗi người cung cấp được mở một hoặc vài trang sổ tuỳ theo mức độ phát sinh nhiều hay ít. Việc theo dõi ghi chép trên sổ chi tiết 331 được thực hiện trên nguyên tắc theo dõi chi tiết cho từng hóa đơn từ khi phát sinh đến khi thanh toán xong. Mỗi hóa đơn được ghi một dòng theo thứ tự thời gian. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ: Số dư đầu năm : Căn cứ vào số dư cuối năm trên sổ này năm trước để ghi số dư Nợ hay Có. Cột tài khoản đối ứng được ghi các tài khoản có liên quan đến TK 331. Cột số phát sinh: Nợ: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán như phiếu chi tiền mặt, giấy uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ của ngân hàng. . .kế toán ghi sổ chi tiết 331 các nội dung (số hiệu, ngày tháng của chứng từ) số tiền thanh toán được ghi vào cột phát sinh Nợ theo từng chứng từ. Có: Căn cứ vào các chứng từ ghi vào sổ chi tiết các nội dung như số hóa đơn, ngày tháng trên hóa đơn, trị giá vật liệu nhập vào cột phát sinh Có theo từng chứng từ. Cuối mỗi quý kế toán căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán tổng hợp số liệu để lên "Bảng tổng hợp TK 331" (Biểu số 19). Bảng tổng hợp TK 331 dùng để theo dõi cho tất cả các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải trả của Công ty, vì vậy không chỉ theo dõi công nợ của các nhà cung cấp mà còn theo dõi các khoản còn phải thanh toán với các bên B phụ của Công ty. Số liệu trên dòng tổng cộng của bảng này được dùng để đối chiếu với sổ cái TK 331. Hạch toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu. Song song với việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu là không thể thiếu được trong công tác hạch toán vật liệu. Việc hạch toán tổng hợp biến động vật liệu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 được tiến hành ở phòng tài chính kế toán tại trụ sở chính của Công ty do nhân viên kế toán vật liệu tiến hành. Hạch toán tổng hợp quá trình nhập vật liệu. Vật liệu nhập kho của các đội chủ yếu từ nguồn mua ngoài là chính còn lại là do Công ty cung cấp (nhựa đường). Đối với các vật tư mua ngoài thì các đội tự tìm nguồn và ký hợp đồng mua, có ý kiến của Giám đốc, các đội sau khi mua nhập kho vật liệu có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ làm giấy vay tiền gửi lên phòng kế toán, căn cứ vào hóa đơn đã ký về thời hạn nợ và phương thức thanh toán phòng kế toán sẽ chuyển trả theo giấy vay. Đối với vật liệu nhập kho căn cứ vào các hóa đơn chứng từ mà phòng vật tư thiết bị chuyển cho, kế toán lập phiếu định khoản kế toán. "Phiếu định khoản kế toán" (Biểu số 20) nhập vật tư được lập để ghi có TK 331 và ghi nợ tài khoản có liên quan thường là TK 152 và TK 133 vì vật tư của Công ty thường mua chịu. Khi mua chịu vật tư bên bán thường viết hóa đơn ngay nên kế toán chỉ theo dõi một trường hợp hóa đơn và hàng cùng về. Khi mua chịu nguyên vật liệu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 TK 411 TK 152 Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL TK 111,112,331,311 NVL mua ngoài nhập kho và chi phí vận chuyển TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Khi thanh toán tiền mua hàng với người cung cấp kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112, 311. . . Từ phiếu định khoản kế toán,kế toán lập"Phiếu phân tích kế toán"(Biểu số 21) Hạch toán tổng hợp quá trình xuất vật tư. Vật tư của Công ty được xuất dùng chủ yếu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán theo dõi chi tiết TK 621 "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" cho từng công trình. -Nếu vật tư đó do đội mua, khi xuất dùng kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 -Nếu vật tư do Công ty cung cấp cho các Xí nghiệp hạch toán phụ thuộc thì khi xuất dùng Công ty hạch toán ghi: Nợ TK 136 Có TK 152 Khi nhận công trình do xí nghiệp bàn giao kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 136 TK 152 TK 136 TK 632 Xuất vật tư Nhận bàn giao công trình Xí nghiệp phụ thuộc khi nhận được phiếu xuất kho khi nhập kho ghi: Nợ TK 152 Có TK 336 Khi xuất dùng ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Tập hợp chi phí sản xuất: Nợ TK 154 Có TK 621 Khi bàn giao công trình cho công ty Nợ TK 336 Có TK 154 TK 336 TK 152 TK 621 TK 154 Nhận vật tư Xuất vật tư Tập hợp chi phí Bàn giao công trình Đối với phần vật liệu mà đội đã nhập về nhưng không sử dụng hết hoặc do viết phiếu xuất sai đối tượng sử dụng thì khi được điều động sang công trình khác, cho đội khác trong Công ty thì cả hai đội đều không phải làm thủ tục nhập xuất mà kế toán giá thành sẽ căn cứ vào lượng vật tư điều động sẽ ghi bút toán đỏ đối với bên xuất vật tư để ghi giảm nguyên vật liệu trực tiếp và ghi bút toán bổ xung cho đội nhận số vật tư đó. Căn cứ vào phiếu xuất kho do phòng vật tư thiết bị song song với việc ghi sổ chi tiết vật liệu và sổ chi tiết thanh toán với người bán, các chứng từ này còn được dùng lập "Phiếu định khoản xuất vật liệu". Phiếu này chính là bảng tổng hợp chứng từ gốc được lập cho tất cả các loại vật tư đã xuất dùng để theo dõi chi tiết bên có của TK 152. Từ "Phiếu định khoản xuất vật liệu" (Biểu số 22), cuối tháng kế toán vật tư lập "Bảng kê tổng hợp xuất vật liệu"(Biểu số 23). Đây là bảng tổng hợp xuất vật liệu dùng để theo dõi chi tiết tất cả các loại vật tư đã xuất ra trong tháng cho từng đội sử dụng, được theo dõi chi tiết theo các mục đích sử dụng và riêng từng công trình. Từ "Bảng kê tổng hợp xuất vật liệu" kế toán vật liệu lấy số liệu tổng cộng của các Tài khoản để lập "Bảng phân bổ nguyên vật liệu" (Biểu số 24) ghi có TK 152 và ghi nợ các TK liên quan. Biểu số 24: Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu Tháng 3 năm 1999 Số thanh toán Ghi có các TK đối tượng sử dụng (nợ các TK) TK 152 I II III 1 2 3 4 IV 1 2 3 4 V 1 TK 136: Phải thu nội bộ TK 336: Phải trả nội bộ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Quốc lộ 18 Km 35- 40 Hải Dương Đắp nền đường rẽ quốc lộ 37 Quốc lộ 18 Km 41- 45 Hải Dương Quốc lộ 18 Km 111- 111 Quảng Ninh TK 627: Chi phí sản xuất chung Đường Trần Khát Trân Quốc lộ 18 Km 35- 40 Hải Dương Quốc lộ 18 Km 111- 112 Quảng Ninh Đắp nền đường rẽ quốc lộ 37 TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí nhân viên phục vụ văn phòng Công ty 45.043.700 180.000 426.773.000 525.000 85.847.200326.540.800 13.860.000 2.384.200 963.600 230.000 1.043.000 147.600 2.005.400 2.005.400 Tổng 476.386.300 5. Tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp. Từ phiếu định khoản kế toán (đối với nghiệp vụ nhập) và Bảng phân bổ nguyên vật liệu (đối với nghiệp vụ xuất), kế toán tiến hành lập "Chứng từ ghi sổ" (Biểu số 25,26). Chứng từ ghi sổ được lập định kỳ mỗi tháng một lần, các số liệu trên bảng tổng hợp được tổng hợp theo từng tài khoản, mỗi tài khoản được ghi trên một dòng trong chứng từ ghi sổ. Biểu số 25: Chứng từ ghi sổ Số 43 Ngày 31 tháng 3 năm 1999. Chứng từ Trích yếu Sh tàI khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Phiếu ĐK Tháng 4/99 Phải trả người bán tiền mua vật tư nhập trong tháng Thuế GTGT được khấu trừ 152 133 331 642.599.691 64.259.969 Cộng 706.859.660 Kèm theo 20 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Biểu số 26: Chứng từ ghi sổ Số 45 Ngày 31 tháng 3 năm 1999 Chứng từ Trích yếu Sh tk Số tiền Số Ngày Nợ Có Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng 3/99 Xuất NVL cho các đối tượng -Phải trả nội bộ -Phải trả nội bộ (XNLD Ngọc Hồi) -Chi phí NVL trực tiếp -Chi phí sản xuất chung -Chi phí quản lý doanh nghiệp 136 336 621 627 642 152 45.043.700 180.000 426.773.000 2.384.200 2.005.400 Cộng 476.386.300 Kèm theo 1 bảng phân bổ nguyên vật liệu và 50 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Cuối mỗi tháng sau khi lên chứng từ ghi sổ ở các phần hành chứng từ ghi sổ được chuyển đến cho kế toán tổng hợp để vào "Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ" (Biểu số 27) và lấy số hiệu. Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh theo từng năm. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được mở cho cả năm và mỗi tháng được bố trí trên một trang sổ. Cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp cộng dòng tổng để lấy số liệu đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh của tháng đó. Chứng từ ghi sổ sau khi đã đăng ký số hiệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào "Sổ cái các tài khoản 152, 331. . ." (Biểu số 28, 29) Biểu số 27: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 3 năm 1999 Trang số 2 Chứng từ Số tiền Chứng từ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu NGàY THáNG 41 TM 42 TG 43 NVL 44 CFFT 45 PTNB 46 PTCN 47. . . 31/3 31/3 31/3 31/3 31/3 31/3 . . . 621.700.000 300.000.000 706.859.660 2.059.000.000 476.386.300 26.000.000 . . . Cộng 5.469.370.000 Biểu số 28: Năm 1999 Số hiệu 152 Sổ cáI Tên TK: nguyên liệu, vật liệu Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giảI Tk đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 1/1/1999 754.449.612 1/99 15 16 31/1 31/1 Xuất NVLcho các đối tượng Phải thu nội bộ XDCBdởdang trạm trộn 508 Chi phí NVL trực tiếp Chi phí sản xuất chung Chi phí quản lý DN Nhập vật tư trong tháng 136 241 621 627 642 331 394.157.600 261.000 562.000 229.791.200 3.858.000 2.319.500 Cộng phát sinh tháng 1/99 Số dư cuối kỳ 394.157.600 911.815.512 236.791.700 Số dư đầu kỳ tháng 2/99 911.815.512 2/99 27 35 28/2 28/2 Phải thu nội bộ NVL trực tiếp Chi phí sản xuất chung Chi phí quản lý DN Nhập vật tư trong tháng 136 621 627 642 331 171.291.800 26.171.400 228.758.800 2.412.000 2.390.100 Cộng phát sinh tháng 2/99 Số dư cuối kỳ 171.291.800 823.375.012 259.732.300 Số dư đầu tháng 3/99 823.375.012 3/99 45 53 31/3 31/3 Phải thu nội bộ NVL trực tiếp Chi phí sản xuất chung Chi phí quản lý DN Phải trả nội bộ Nhập vật tư trong tháng 136 621 627 642 336 331 642.599.691 45.043.700 426.773.000 2.384.200 2.005.400 180.000 Cộng phát sinh tháng 3/99 Số dư cuối tháng 3/99 642.599.691 989.588.403 476.386.300 Ngày 30 tháng 4 năm 1999 Năm 1999 Số hiệu 331 Biểu số 29: Sổ cáI Tên TK: Phải trả cho người bán Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giảI Tk đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ 1/1/99 5.735.658.334 1/99 02 09 16 18 31/1 31/1 31/1 31/1 31/1 TToán với người bán Ghi giảm vật tư TToán tiền vật tư Thuế GTGT được KTrừ TToán với người bán 111 336 152 133 311 531.455.000 1.591.200.110 (151.876.500) 363.341.455 30.834.145 Cộng phát sinh tháng 1 2.122.655.110 242.299.100 Số dư cuối tháng 1 3.855.302.324 Số dư đầu tháng 2 3.855.302.324 2/99 23 25 29 28/2 28/2 28/2 TToán với người bán - - Thuế GTGT được KTrừ 111 112 152 133 83.200.000 507.751.100 155.719.818 15.571.982 Cộng phát sinh tháng 2 590.951.100 171.291.800 Số dư cuối tháng 2 3.435.643.024 Số dư đầu tháng 3 3.435.643.024 3/99 41 53 55 31/3 31/3 31/3 31/3 TToán với người bán TToán với người bán Thuế GTGT TToán với người bán 111 152 133 311 5.459.500 792.433.390 642.599.691 64.259.969 Cộng phát sinh tháng 3 797.892.890 706.859.660 Số dư cuối tháng 3 3.344.609.794 Ngày 30 tháng 4 năm 1999 Từ sổ cái các tài khoản, kế toán tổng hợp, đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết các phần hành và lên bảng cân đối phát sinh. Từ đó cuối kỳ kế toán lên báo cáo tài chính Sơ đồ 12 - Quy trình hạch toán vật liệu tại Công ty Sổ chi tiết TK 152 Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ chi tiết TK 331 Phiếu định khoản xuất vật liệu Phiếu định khoản Bảng kê tổng hợp xuất vật liệu Bảng tổng hợp TK 331 Bảng phân bổ vật liệu Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Tài khoản 152 Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Kiểm kê vật tư tồn kho. Tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 việc tổng kiểm kê được tiến hành 6 tháng một lần. Các nhân viên kế toán của Công ty cùng với các nhân viên ở phòng vật tư, phòng tiền lương xuống hướng dẫn các đội, các kho kiểm kê vật tư và ghi kết quả vào "Biên bản kiểm kê vật tư" (Biểu số 30). Biểu số 30: Biên bản kiểm kê vật tư 0h ngày 1 tháng 1 năm 1999. Ngày 31/12/98 Tại đội công trình 5 Kiểm kê vật tư tồn kho tính đến 0h ngày 31 tháng 12 năm 1998. Thành phần kiểm kê gồm có: Ông Nguyễn Khắc Long - Đội trưởng. Bà Hoàng Thị Tuynh- Nhân viên thống kê đội. Bà Nguyễn Thị Khanh- Phòng vật tư thiết bị. Bà Trần Bạch Yến- Phòng kế toán tài chính. Ông Nguyễn Văn Long- Phòng tiền lương. Đã tiến hành cân, đo, đong, đếm xác định chính xác lượng vật tư tồn kho được ghi ở biểu dưới đây. Số tt Tên vật tư đơn vị tính Tồn kho sổ sách Tồn thực tế đơn giá Thành tiền CL TốT Kém cL 1 2 3 4 5 6 Đá Base Đá Base Cát đen Subbase Đất Gạch 30x30 m3 - - - - viên 2.000 11.075 2.000 4.378,8 888 1.118 3.700 11.075 82.000 24.000 14.200 164.000.000 21.312.000 52.540.000 Ngày 31/12/1998 Các thành viên trong ban kiểm kê. Đội trưởng Phòng tiền lương Phòng vật tư Phòng kế toán Do đặc điểm không có kho dự trữ vật tư mà chỉ có các bãi vật tư dự trữ công trình nên khi kiểm kê chỉ có thể áp dụng đối với các công trình đang thi công dở dang. Công trình đang thi công dở dang đến khi kiểm kê như 0h ngày 1/1 hàng năm hoặc ban kiểm kê của Công ty kiểm tra đột xuất việc sử dụng vật tư vào công trình. Nếu trong thời điểm kiểm kê vật tư đã viết phiếu xuất kho nhưng chưa dùng hết mà công trình còn đang thi công thì ban kiểm kê chỉ xác định vật tư chưa dùng hết để theo dõi việc sử dụng vật tư cho công trình đó có đúng hạn mức không. Nếu không quá hạn mức thì thông báo cho đội tiếp tục sử dụng vật tư đã xuất vào công trình mà không làm thủ tục nhập lại kho theo dạng vật tư phát hiện thừa khi kiểm kê. Phần Iii Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng công trình giao thông 810 Với quá trình thành lập và phát triển hơn ba mươi năm Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 thuộc tổng Công ty Xây Dựng công trình giao thông 8 đã có một bề dày thành tích. Tuy nhiên bước sang cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt của rất nhiều các doanh nghiệp quốc doanh và công ty tư nhân trong lĩnh vực xây dựng cơ bản công ty đã gặp không ít khó khăn nhưng Công ty đã tự khẳng định vị trí của mình không ngừng phát huy các nguồn lực để phát triển sản xuất kinh doanh và ngày một lớn mạnh I. Những ưu điểm Điều dễ dàng nhận thấy là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, các phòng ban chức năng rất gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm, qui mô hoạt động của Công ty, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh. Các phòng ban chức năng được qui định những nhiệm vụ rõ ràng, phục vụ kịp thời và đáp ứng được những yêu cầu của quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Mô hình kinh doanh của công ty cũng rất phù hợp với sự phát triển của kinh tế thị trường. Công ty áp dụng cơ chế khoán xuống từng tổ, đội thi công nhằm mục đích cho các đội thi công có trách nhiệm và sự quan tâm đến kết quả sản xuất kinh doanh của mình, cơ chế khoán gắn được lao động bỏ ra với hưởng thụ nhận được, tạo cho người công nhân trong Công ty có trách nhiệm tìm tòi suy nghĩ để làm sao đạt được hiệu quả sản xuất cao nhất. Cùng với sự lớn mạnh của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức phù hợp với yêu cầu công việc, khả năng trình độ chuyên môn của từng kế toán, phù hợp với đặc điểm, tính chất, qui mô sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn, kinh phí với sự phân cấp quản lý tài chính ở Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu về thông tin cho quản lý Công ty. Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay đã đảm bảo được sự lãnh đạo thống nhất, tập trung đối với công tác kế toán trong Công ty, đảm bảo cho kế toán phát huy được vai trò và chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn của các cán bộ kế toán. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán mới cũng như thay đổi sổ sách, chứng từ, theo chế độ kế toán mới được tiến hành kịp thời và thích ứng rất nhanh. Công tác kế toán vật liệu ở Công ty được tiến hành dựa trên cơ sở khoa học và được vận dụng thích hợp với chế độ kế toán hiện hành. Thể hiện ở các điểm sau: Đánh giá vật liệu. Là việc xác định giá vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu chân thực, thống nhất với các nguyên tắc cơ bản là vật liệu phải được đánh giá theo giá thực tế. Do tình hình thực tế ở Công ty, vật liệu xuất kho tính theo giá thực tế đích danh trở nên đơn giản và hợp lý. 2. Quản lý vật liệu -Về khâu thu mua: Các đội tự đi tìm nguồn hàng, tự ký kết hợp đồng mua bán điều này đã tạo ra sự chủ động sản xuất đối với các đội và tận dụng được năng lực của nhân viên, tạo điều kiện cho việc thu mua được nhanh chóng, bên cạnh đó còn tìm ra nguồn vật tư có giá thấp, địa điểm thu mua thuận lợi, từ đó giảm được chi phí vật liệu góp phần giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. -Về khâu dự trữ, bảo quản: Công ty luôn dự trữ vật liệu ở mức hợp lý, đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn. Hệ thống kho bãi di động theo các công trình đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng vật liêụ. -Về khâu sử dụng: Mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều được đưa qua phòng vật tư thiết bị xem xét tính hợp lệ của các nhu cầu đó nhằm sử dụng tiết kiệm và quản lý tốt vật liệu -Việc luân chuyển chứng từ: Công ty đã thực hiện đầy đủ thủ tục nhập xuất kho -Phân loại vật liệu: Công ty đã dựa vào vai trò, công dụng của vật liệu để chia ra thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ. . . Việc phân loại của Công ty dựa trên cơ sở như vậy là hợp lý và tương đối chính xác Bên cạnh những ưu điểm trên công tác kế toán của Công ty nói chung cũng như công tác kế toán vật liệu nói riêng còn có những hạn chế nhất định cần dược hoàn thiện . Những hạn chế và những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty. ý kiến thứ nhất: Về việc phân loại và lập sổ danh điểm vật liệu. Việc hạch toán vật liệu muốn được chính xác và thuận lợi thì vật liệu phải được phân loại khoa học hợp lý. Sau khi phân loại vật liệu thành từng nhóm, từng thứ vật liệu cần thiết phải lập "Sổ danh điểm vật liệu" (Biểu số 31) để mã hoá các loại vật liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý đặc biệt để tiện sử dụng khi áp dụng kế toán máy. Danh điểm của các vật liệu sẽ được sử dụng để ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các sổ khác. Nhờ vậy công tác kế toán về vật liệu sẽ chính xác hơn, thuận lợi hơn, giảm được thời gian khi có công tác kiểm kê, kiểm tra, không những thế việc cung cấp thông tin phục cho yêu cầu quản lývà chỉ đạo sản xuất sẽ kịp thời Biểu số 31: sổ danh đIểm nguyên vât liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách nguyên vật liệu đơn vị tính đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 1521 1521-01 1521-02 1521-03 1521-04 1521-01-01 1521-01-02 1521-01-03 . . . 1521-02-01 1521-02-02 1521-03-01 1521-03-02 1521-04-01 1521-04-02 . . . Nguyên vật liệu chính Đá các loại Đá 4 x 6 Đá 1 x 2 Đá 0,5 x 1 Xi măng Xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Nhựa đường Nhựa đường ESSO 60/70 Nhựa đường lỏng Cát Cát đen Cát vàng. m3 - - Kg - - - - - m3 - - 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522-01 1522-02 Phụ gia bê tông Đất đèn Kg - 1523 Nhiên liệu 1523-01 1523-02 1523-01-01 1523-01-02 1523-02-01 . . . Xăng Xăng Mogas 83 Xăng Mogas 92 Dầu Dầu Diezel Lít - - - - ý kiến 2 về phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu. Hiện nay tại Công ty việc hạch toán chi tiết vật liệu chỉ dừng lại ở sổ chi tiết vật liệu mà không lập bảng tổng hợp tài khoản 152 cuối tháng, quý do vậy mới chỉ theo dõi được lượng vật tư xuất ra trong tháng thông qua bảng kê tổng hợp xuất vật liệu còn đối với vật liệu nhập kho thì không theo dõi được một cách tổng hợp do chưa lập "Bảng tổng hợp nhập vật liệu" (Biểu số 32) vì sau mỗi quý kế toán mới lập bảng tổng hợp TK 331 để theo dõi những khoản phải thanh toán với người bán, chủ yếu là nhà cung cấp vật liệu, tuy nhiên ngoài ra TK 331 còn theo dõi các khoản công nợ khác với các bên có liên quan ví dụ như: Bên B phụ vì vậy không thể theo dõi vật liệu nhập trong tháng và số liệu tồn cuối tháng một cách khoa học. Để theo dõi một cách có khoa học hơn thiết nghĩ Công ty nên lập bảng tổng hợp nhập vật liệu cho tất cả các loại vật liệu nhập trong tháng và nên mỗi tháng một lần theo mẫu sau. Biểu số 32: Bảng tổng hợp nhập vật liệu Tháng. . năm. . stt Tên loại quy cách vật liệu Tên đơn vị (người) cung cấp đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Tổng Sau mỗi kỳ kế toán, kế toán vật liệu nên lập "Bảng tổng hợp xuất, nhập, tồn kho vật liệu" (Biểu số 33) để nắm được thông tin về lượng tồn kho của từng loại vật liệu để có thể cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. Trên cơ sở sổ chi tiết vật liệu và các bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu trong tháng kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu. Bảng này theo dõi các loại vật tư nhập xuất, tồn trong tháng và được mở để theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Các giá trị trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn này có thể sử dụng để đối chiếu với sổ cái TK 152. Biểu số 33: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Tháng. . .năm. . . Số danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Cộng ý kiến thứ 3 về việc tính giá vật liệu nhập. Tại Công ty việc thu mua vật liệu được tực hiện thông qua các hợp đồng mua bán. Trong hợp đồng thường thoả thuận là vật tư được cung cấp đến tận chân công trình vì vậy giá của vật liệu nhập kho thường bao gồm cả chi phí vận chuyển. Trong một số trường hợp nếu trong quá trình thu mua có thể phát sinh các chi phí như chi phí nhiên liệu, công cho lái xe. . .thì được Công ty hạch toán thẳng vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình đó điều này có nhiều tiện lợi cho công tác hạch toán tuy nhiên có những trường hợp sẽ méo mó trong việc tính giá thành của từng công trình như trong trường hợp vật tư điều động nội bộ, một đội nào đó đã nhập vật tư này về nhưng không sử dụng kết và được chuyển cho đội khác thì nếu như chi phí mua có liên quan của số vật tư đó đã được tính vào chi phí trực tiếp của đội kia sẽ làm cho giá thành của công trình đó tăng lên một cách bất hợp lý. Còn đội được lĩnh số vật tư đó thì lại không phải chịu chi phí thu mua do đó sẽ giảm được chi phí nguyên vật liệu của đội sử dụng và từ đó giá thành công trình sẽ thấp hơn. Để tránh tình trạng trên có thể xẩy ra Công ty nên tính giá của vật liệu nhập bằng tổng số tiền ghi trên hóa đơn cộng với chi phí thu mua khác có liên quan. ý kiến 4 áp dụng máy vi tính vào hạch toán kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng. Trước đây Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ, sau khi có quyết định 1141QĐ- CĐKT ban hành về việc đổi mới Công ty đã chuyển sang hình thức sổ Chứng từ ghi sổ. Đây là một bước cải cách quan trọng trong kế toán của Công ty, hình thức sổ này có nhiều thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Tuy nhiên, hiện nay Công ty vẫn áp dụng kế toán thủ công để theo dõi, hạch toán. Việc sử dụng hình thức sổ này trong điều kiện kế toán thủ công đã gây ra sự ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng công tác kế toán. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển Công ty nên áp dụng kế toán máy vào hạch toán giúp cho việc tính toán ghi chép được chính xác và nhanh hơn, phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quản lý. Nội dung kế toán máy theo hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm: Cập nhất số liệu: Vào chứng từ . Xem, hiệu chỉnh chứng từ. Hệ thống danh mục tài khoản. Hệ thống danh mục khách hàng, danh mục người bán. Kết chuyển, phân bổ. Khóa sổ, chuyển số dư sang năm sau. Tổng hợp số liệu: In, xem các loại sổ sách: Sổ chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK . . . Xem số liệu phát sinh, số dư TK. In bảng cân đối TK. Tổng hợp các số liệu. . . Các nhu cầu khác: Đặt lại hệ thống. Lưu trữ số liệu. Sơ đồ 13- Sơ đồ kế toán bằng máy vi tính Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Khoá sổ sang kỳ sau Lên các loại sổ sách. Sổ cái và các sổ chi tiết. Bảng cân đối kế toán . Các báo cáo kế toán. Nhập dữ liệu Xử lý nghiệp vụ (*) (*) (*) Do máy tự động thực hiện. Với việc sử dụng kế toán máy công việc của các nhân viên kế toán được giảm nhẹ. Nhân viên kế toán vật liệu cũng như các phần hành kế toán khác chỉ việc đưa dữ liệu vào máy theo các chứng từ gốc hợp lệ theo chương trình đã cài đặt rồi máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ có liên quan và tập hợp số liệu cân đối một cách nhanh chóng và chính xác. ở đây ngoài việc in ra sổ sách lưu giữ theo tháng, quý, năm, người ta có thể xem xét chi tiết vào số dư của các TK bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên để có được những thông tin chính xác việc đòi hỏi đối với nhân viên kế toán trong xử lý các chứng từ ban đầu phải thật chính xác và phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh. ý kiến 5- Sử dụng tài khoản 113- Tiền đang chuyển. Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào Ngân hàng, Kho bạc hoặc đã gửi qua Bưu điện để chuyển cho Ngân hàng hay người được hưởng hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ Tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng vẫn chưa nhận được giấy báo hay bảng sao, kê của Ngân hàng. Doanh nghiệp nên sử dụng TK 113- "Tiền đang chuyển" để phản ánh số tiền đang chuyển: Kết cấu và nội dung phản ánh TK 113: Bên Nợ: Các khoản tiền đã nộp vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có của Ngân hàng. Bên Có: Số kết chuyển vào TK 112- "Tiền gửi Ngân hàng" Hoặc TK 311- "Vay ngắn hạn". Dư Nợ: Các khoản tiền còn đang chuyển. Ví dụ: Do Công ty chưa áp dụng TK 113 vào hệ thống TK kế toán, cho nên trong một số trường hợp như khi Công ty xuất quỹ tiền mặt gửi vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo có của Ngân hàng kế toán vẫn ghi vào sổ theo bút toán: Nợ TK 112 Có TK 111 Điều đó phản ánh không chính xác vì khi đó Ngân hàng chưa nhận được tiền mà tại Công ty đã ghi tăng tiền gửi Ngân hàng, khi sử dụng TK 113 thì trong trường hợp trên kế toán ghi vào sổ theo bút toán: Nợ TK 113 Có TK 111 Khi doanh nghiệp nhận được giấy báo Có của Ngân hàng về số tiền đang chuyển đã vào TK của Công ty kế toán ghi vaò sổ theo bút toán: Nợ TK 112 Có TK 113 Kết luận Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm vì vậy tổ chức công tác kế toán vật liệu là một nhu cầu tất yếu của công tác quản lý, sử dụng và quản lý vật liệu một cách hợp lý, có hiệu quản sẽ góp phần làm giảm giá thành và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Công tác quản lý và hạch toán vật liệu là một lĩnh vực khá rộng, do điều kiện và thời gian nghiên cứu cũng như sự hiểu biết có hạn nên bài viết này chi viết được một số vấn đề. Tuy nhiên em đã cố gắng phản ánh đầy đủ trung thực những ưu điểm. Cố gắng của Công ty đồng thời cũng nêu ra những mặt còn hạn chế và một số ý kiến, kiến nghị nhằm góp phần nhỏ để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán vật liệu. Những ý kiến trong bài viết này là kết quả của quá trình nghiên cứu kết hợp giữa lý luận cơ bản và tình hình thực tế tại Công ty. Có những vấn đề mà Công ty có thể sửa đổi, thực hiện ngay nhưng cũng có những vấn đề mà Công ty phải cải cách từng bước. Trong thời gian thực tập, nghiên cứu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ phòng kế toán, đồng thời được sự chỉ bảo tận tình của Thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Quốc Trân, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn. TàI liệu tham khảo Kế toán doanh nghiệp trong cơ chế thị trường- Nguyễn Văn Công-1996 Hệ thống kế toán doanh nghiệp- chủ biên PTS Đặng Văn Thanh- NXB Tài Chính. Hướng dẫn hạch toán kế toán- Nguyễn Văn Nhiệm- NXB Thống Kê. Luận văn của các anh chị khóa trước. Các tài liệu, báo cáo của Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 Mục lục Lời nói đầu 1 Phần I: Lý luận chung về hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất 3 I- Một số vấn đề cơ bản về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu 3 1- Khái niệm, đặc điểm và vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình SX 3 2- Yêu cầu quản lý vật liệu và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 4 3- Điều kiện tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu 5 4- Phân loại vật liệu 5 II- Nội dung tổ chức công tác hạch toán vật liệu 7 1- Tổ chức chứng từ 7 2- Tổ chức tính giá vật liệu 10 3- Tổ chức vận dụng tài khoản 13 4- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 16 5- Hạch toán chi tiết sự biến động của vật liệu 19 Phần II: Tình hình thực tế về công tác hạch toán vật liệu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 26 I- Tình hình và đặc điểm chung của Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 26 1- Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quá trình hình thành phát triển 26 2- Đặc điểm tổ chức quản lý tổ chức sản xuất 28 3- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán 31 II. Thực tế công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty 35 1- Đặc điểm phân loại của nguyên vật liệu ở Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 35 2- Tổ chức chứng từ 36 3- Hạch toán chi tiết quá trình nhập xuất nguyên vật liệu 42 4- Hạch toán tổng hợp quá trình nhập xuất nguyên vật liệu 47 5- Tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp 54 6- Kiểm kê vật tư tồn kho 58 Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Công ty Xây Dựng công trình giao thông 810 60 I- Những ưu điểm 60 1- Đánh giá vật liệu 61 2- Quản lý vật liệu 61 II- Những hạn chế và những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty 61 1- ý kiến 1 Về việc phân loại và lập sổ danh điểm vật liệu 61 2- ý kiến 2 Về phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu 63 3- ý kiến 3 Về việc tính giá vật liệu nhập 64 4- ý kiến 4 áp dụng máy vi tính vào hạch toán kế toán. 64 5- ý kiến 5 Sử dụng TK 113- Tiền đang chuyển 66 Kết luận 67