Đề tài Kế toán vật liệu và công cụ, dụng cụ ở công ty thiết bị đo điện

ổ danh điểm của công ty). Bảng số 11: Sổ danh điểm vật tư TT Danh điểm Tên vật tư Đơn vị tính ......... 2110305 Vít sắt mạ M3x5 cái 2110306 Vít sắt mạ M3x6 cái 2110308 Vít sắt mạ M3x8 cái ......... 3-/ Đánh giá vật liệu ở công ty. Ngoài việc mở sổ theo dõi vật liệu, kế toán vật liệu của công ty cũng phải tuân theo nguyên tắc thống nhất phương pháp tính giá vật liệu trong hạch toán. Khi hạch toán, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc), hiện nay công ty Thiết bị đo điện tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ nên trong giá thực tế của vật liệu không có thuế VAT. a. Đối với vật liệu nhập kho. - Với vật liệu mua ngoài: = + + - Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: = + + b. Đối với vật liệu xuất kho. Công ty sử dụng phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền, có công thức: = = x 4-/ Tổ chức chứng từ về nhập, xuất kho vật liệu. Mọi nghiệp vụ phát sinh về nhập, xuất kho vật liệu đều phải được lập chứng từ một cách kịp thời, chính xác. Đây là hình thức hạch toán ban đầu của các nghiệp vụ phát sinh và nguồn thông tin ban đầu phục vụ công tác hạch toán, là cơ sở để tiến hành nhập, xuất vật liệu. a. Chứng từ nhập kho vật liệu: Chứng từ nhập kho tại công ty Thiết bị đo điện chủ yếu là hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho vật liệu. Đối với vật tư mua ngoài: phiếu nhập kho do nhân viên thống kê phòng vật tư lập và ký xác nhận. Người giao hàng đem phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng tới nhập kho vật tư, thủ kho kí xác nhận. Thủ kho căn cứ vào số hàng thực tế nhập kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên: 1 liên lưu ở phòng vật tư, 1 liên kẹp vào hoá đơn mua hàng giao cho phòng kế toán, 1 liên kẹp vào thẻ kho thủ kho giữ. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công có thêm hợp đồng thuê gia công, hoá đơn thanh toán tiền thuê gia công. Bảng số 12: Mẫu phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Ngày tháng năm Nợ Có Họ tên người giao hàng : Theo số ngày tháng năm của Nhập tại kho : STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Cộng (Viết bằng chữ): Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Bảng số 13: Mẫu hoá đơn VAT hoá đơn (GTGT) Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày tháng năm N0 Đơn vị bán hàng : Địa chỉ : Điện thoại : Số tài khoản : Mã số : Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Địa chỉ : Hình thức thanh toán : Số tài khoản : Mã số : STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 .... .... Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT: Tổng cộng tiền thanh toán: Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng(Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) b. Chứng từ xuất kho vật liệu: Công ty sử dụng phiếu xuất kho để xuất vật liệu. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vật tư nhân viên kinh tế ở các phân xưởng lập phiếu xuất vật tư có chữ kí của quản đốc phân xưởng, sau đó chuyển cho phòng vật tư để đối chiếu định mức vật tư. Trưởng phòng vật tư sẽ kí duyệt vào phiếu xuất kho sau khi đã đối chiếu. Thủ kho căn cứ vào lượng vật tư trong kho để xuất kho, ghi lượng thực xuất và kí xác nhận vào phiếu xuất kho. Đối với vật tư xuất thuê ngoài gia công phải kèm theo hợp đồng thuê ngoài gia công và nhân viên cung ứng phòng vật tư làm thủ tục. Đối với vật tư xuất bán phải kèm theo hoá đơn bán hàng. Bảng số 14: Mẫu phiếu xuất kho PHiếu xuất kho Ngày tháng năm Nợ : Có : Số: Họ tên người nhận : địa chỉ (bộ phận) Lý do xuất kho : Xuất tại kho : STT Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng Xuất ngày tháng năm Thủ kho đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho 5-/ Kế toán chi tiết vật liệu. Đối với một nơi có khối lượng, chủng loại vật liệu lớn và đa dạng như ở công ty Thiết bị đo điện thì vai trò của kế toán chi tiết vật liệu rất quan trọng. Thông tin kế toán chi tiết không chỉ giúp công ty theo dõi một cách chặt chẽ tình hình biến động của từng loại vật liệu, lấy số liệu đối chiếu với phần kế toán tổng hợp mà còn là cơ sở để thực hiện kế toán tổng hợp trên hệ thống sổ Nhật ký - chứng từ. Do khối lượng công tác kế toán lớn, công ty áp dụng phương pháp sổ sổ dư đối với hạch toán chi tiết vật liệu. Chu trình kế toán có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ số 14: Trình tự hạch toán kế toán chi tiết vật liệu tại công ty thiết bị đo điện Phiếu nhập kho Định khoản, phân loại phiếu nhập kho NKCT số 5 NKCT số 1 Bảng kê nhập Sổ số dư Thẻ kho Bảng kê số 3 Sổcái Bảng phân bổ 2 Định khoản, phân loại phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Ghi trong kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu trong kỳ Đối chiếu cuối kỳ Ghi chú: - Trong kỳ, khi diễn ra các nghiệp vụ nhập - xuất, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi lượng thực nhập và thực xuất, xác định lượng tồn kho cuối ngày trên thẻ kho. - Theo định kỳ (3-5 ngày) kế toán vật liệu nhận chứng từ và thẻ kho. + Kế toán tiến hành định khoản và phân loại chứng từ, trong khi phân loại chứng từ kế toán thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho. Đối với phiếu xuất kho, tiêu thức phân loại là theo bộ phận sử dụng vật liệu (các phân xưởng, lý do xuất kho,...). Đối với phiếu nhập kho, tiêu thức phân loại là các tài khoản đối ứng với tài khoản 152 như TK 111,112,331.... - Định kỳ, kế toán vật liệu định khoản Nợ - Có trên chứng từ nhập kho và xuất kho. Sau đó cập nhật đầy đủ dữ liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tự thiết lập và lên bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3, bảng kê nhập, xuất, tồn vật liệu và sổ số dư. Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiễu giữa sổ số dư, sổ cái với bảng kê số 3 để đảm bảo sự chính xác của thông tin kế toán, sự thống nhất giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. Theo cách làm này, thủ kho không cần lập phiếu giao nhận chứng từ. Nhờ đối chiếu kiểm tra thường xuyên trên thẻ kho nên kế toán có thể nắm chắc được tình hình biến động cụ thể của từng loại vật liệu. Mặc dù công tác kế toán của công ty có khối lượng lớn, mỗi một kế toán lại kiêm nhiều việc nhưng do công ty đã áp dụng công nghệ tin học vào thực tế (hiện công ty đang sử dụng phần mềm kế toán FAST) nên đã phần nào giảm nhẹ được việc cập nhật thông tin và lập báo cáo kế toán theo định kỳ. Một số mẫu hoá đơn, sổ kế toán tại công ty: Bảng số 15: Phiếu nhập kho Đơn vị : Công ty Thiết bị đo điện Địa chỉ : Số 10 Trần Nguyên Hãn - Hà Nội Mẫu số 01-VT QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính PHiếu nhập kho Ngày 12tháng 12 năm 1999 Số: 4320 Nợ 152 Có 331 Họ, tên người giao hàng: Công ty XNK tạp phẩm. Theo .... số ... ngày tháng năm 1999 của Nhập tại kho: 002 STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Dây điện từ f 3,2 3.110.032 kg 3.000 3.000 52.350 157.050.000 ............ Cộng 157.050.000 (Viết bằng chữ): Một trăm năm mươi bảy triệu không trăm năm mươi nghìn đồng. Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Bảng số 16: Phiếu xuất kho Đơn vị : Công ty Thiết bị đo điện Địa chỉ : Số 10 Trần Nguyên Hãn - Hà Nội Mẫu số 02-VT QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính PHiếu xuất kho Ngày 15tháng 12 năm 1999 Số: 4150 Nợ 62114 Có 152 Họ tên người nhận : Lý do xuất kho : Lắp ráp chi tiết công tơ 1 pha Xuất tại kho : 002 STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêucầu Thựcxuất A B C D 1 2 3 4 Dây điện từ 3.110.032 kg 2.000 2.000 52.350 104.700.000 Cộng 104.700.000 Xuất ngày 15 tháng 12 năm 1999 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Bảng số 17: Thẻ kho Doanh nghiệp : Công ty Thiết bị đo điện Tên kho : 002 Mẫu số 06-VT Ban hành theo QĐ: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính Tờ số: Thẻ kho Lập thẻ ngày 1 tháng 1 năm 1999 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Dây điện từ. Đơn vị tính : kg Mã số 3110032 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 4.320 12.12 C.ty XNK tạp phẩm 3.000 3.500 4.150 15.12 2.000 1.500 Bảng số 18: Trích sổ số dư vật liệu năm 1999 (6 tháng cuối) tại kho 002 Sổ số dư vật liệu năm 1999 (6 tháng cuối) Kho: 002 Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Tháng 7 .... Tháng 11 Tháng 12 Lượng Tiền ...... 3.110.032 Dây điện từ kg 1.500 78.525.000 ...... 6-/ Kế toán tổng hợp vật liệu. 6.1. Tài khoản sử dụng và hệ thống sổ vật liệu của công ty. a. Tài khoản sử dụng. Do chủng loại vật liệu của công ty quá nhiều, riêng phần mã hoá đã chiếm tới 8 kí tự mà phần mềm kế toán công ty đang sử dụng chỉ thiết lập 8 kí tự nên tất cả các loại vật liệu của công ty đều được theo dõi trên một tài khoản là TK 152. Nếu công ty sử dụng thêm cả TK 153 để tách riêng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ thì sẽ phải thay đổi hệ thống mã hoá ở phần mềm máy tính vì sẽ phải tăng số kí tự lên nhiều hơn 8 kí tự. Vấn đề này đang được công ty cố gắng thực hiện để sử dụng cả hai TK 152 và TK 153 giúp cho công tác quản lý được tốt hơn. TK 151 - Hàng mua đi đường, công ty không sử dụng vì ít khi xảy ra trường hợp này, thông thường của công ty mua về thì luôn về cùng hoá đơn ngay trong tháng đó. TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: được hạch toán chi tiết theo phân xưởng sản xuất và các hoạt động kinh doanh phụ. TK 621,622,627,641,642 cũng được sử dụng chi tiết theo bộ phận sản xuất. TK 142 được sử dụng khi xuất hàng mẫu. TK 511 (5112) doanh thu về việc bán vật tư, phế liệu. TK 133 (1331) - Thuế VAT đầu vào được khấu trừ. Các TK 121,128,129,221,222,228,229 chưa được sử dụng trong hệ thống sổ sách kế toán vật liệu ở công ty. b. Hệ thống sổ sách kế toán vật liệu. Để hạch toán vật liệu kế toán sử dụng các loại sổ chính sau: - NKCT số 5. - Sổ chi tiết số 2. - Bảng phân bổ số 2. - Bảng kê số 3. - Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu. - Sổ cái TK 152. ...... 6.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. a. Nhập do mua ngoài: - Trường hợp vật liệu mua ngoài thanh toán chậm: ở công ty, khi vật liệu về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có), kế toán ghi: + Nếu không có hoá đơn cước phí vận chuyển (bên cung ứng bao thầu vận chuyển), chi phí vận chuyển đã tính trên hoá đơn GTGT. Nợ TK 152 : Giá trị mua chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331 : Tổng giá thanh toán. Đến khi kế toán thanh toán cắt séc hoặc phiếu chi đúng bằng số tiền của khối lượng vật liệu mua và cán bộ cung tiêu đem đi thanh toán với bên cung ứng, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 112,111 Ví dụ: khi mua dây điện từ f 3,2 của công ty XNK tạp phẩm, bên cung ứng đã bao thầu vận chuyển. Căn cứ vào phiếu nhập kho số 4320 và hoá đơn GTGT số 003060, kế toán ghi: Nợ TK 152 : 657.942.488 Nợ TK 133 (1331) : 65.794.248 Có TK 331 : 723.736.736 Khi được thanh toán bằng TGNH, ghi: Nợ TK 331 : 723.736.736 Có TK 112 : 723.736.736 + Nếu tự vận chuyển, chi phí vận chuyển sẽ được thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ vào hoá đơn cước phí vận chuyển (nếu có) và phiếu chi tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Ví dụ: khi mua hợp đồng hồ của hộ TCN bao bì 1, chi phí phải trả cho thuê ngoài vận chuyển là: 100.000đ. Căn cứ phiếu chi kế toán ghi: Nợ TK 152 : 100.000 Nợ TK 133 : 10.000 Có TK 111 : 110.000 (Khoản này được theo dõi ở NKCT số 1 vào cuối kỳ). Để theo dõi tình hình nhập vật liệu và thanh toán với người bán, kế toán sử dụng sổ chi tiết tài khoản 331 (sổ chi tiết công nợ) - “Phải trả cho người bán” và NKCT số 5 ghi Có TK 331. - Sổ chi tiết công nợ được mở để theo dõi chi tiết đối với từng người bán, mỗi đơn vị bán được mở một trong số nhất định. Mỗi chứng từ thanh toán mỗi hoá đơn ghi một dòng. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và tính ra số dư cuối kỳ. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi: - Số dư đầu tháng: căn cứ vào số dư cuối tháng trước chuyển sang ghi dư nợ, dư có cho phù hợp. - Phần diễn giải: Ghi các nghiệp vụ nhập vật liệu (tên vật liệu, quy cách,...) và các nghiệp vụ thanh toán với người bán. Kế toán phải đối chiếu số liệu: giá mua, thuế GTGT, tổng giá trị vật tư nhập trên hoá đơn GTGT với phiếu nhập và giá cả đã thoả thuận xem có khớp không. Nếu không khớp phải điều chỉnh lại ngay. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi trên một dòng. Trường hợp một séc trả tiền cho nhiều hoá đơn thì vẫn ghi bình thường và theo dõi số tiền trên séc có khớp hay không với số tiền thanh toán trên hoá đơn GTGT. Nếu séc còn thừa tiền phải thu hồi lại. - Số phát sinh trong tháng: do chỉ có trường hợp hàng về cùng hoá đơn nên kế toán ghi Có TK 331 với các TK đối ứng (TK 152, 133). Phần ghi Nợ TK 331 : căn cứ vào các chứng từ thanh toán với người bán như phiếu chi tiền mặt, séc tiền gửi ngân hàng. - Số dư cuối tháng: căn cứ vào số dư đầu tháng và tổng số phát sinh Nợ cộng tổng số phát sinh Có tính ra số dư cuối tháng, ghi vào dòng thích hợp. ở trường hợp mua dây điện từ của công ty XNK tạp phẩm theo phiếu nhập kho số 4320 và hoá đơn GTGT số 003060, kế toán thực hiện: Từ phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán (theo bảng số 19, Sổ chi tiết công nợ - sổ số 2, tháng 12/1999 của công ty). sổ chi tiết công nợ Tài khoản : 331 - Phải trả cho người bán Từ ngày 01/12/1999 đến ngày 31/12/1999 Chứng từ Diễn giải TK dư PS Nợ PS Có Số lượng Đơn giá Công ty XNK tạp phẩm TOCONTAP (CTYXNKTP) Dư đầu PS Dư cuối 723.736.736 723.736.736 / / / / / / Cộng Dư đầu Tổng PS Dư cuối 723.736.736 723.736.736 20/12 036382 Dây Emay 1.6mm (3110160) XNKTP 279/NTD - P2 152 107.150.209 2.181,53 49.117,00 20/12 036382 Dây Emay 1.8mm (3110180) XNKTP 279/NTD - P2 152 107.432.632 2.187,28 49.117,00 20/12 036382 Dây Emay 2.2mm (3110220) XNKTP 279/NTD - P2 152 431.486.951 8.784,88 19.117,00 20/12 036382 Dây Emay 0.07mm (3110007) XNKTP 279/NTD - P2 152 11.872.696 107,98 109.952,73 20/12 036382 Thuế VAT đầu vào của vật tư sản xuất (VAT1) XNKTP 279/NTD - P2 133111 65.794.248 Cộng 723.736.736 21/12 UNC1/2 Thanh toán mua dây điện tử 11211 723.736.736 Cộng 723.736.736 Cuối tháng, kế toán cộng từng trang sổ theo dõi thanh toán với từng đơn vị bán và chuyển số liệu tổng cộng vào NKCT số 5. * NKCT số 5: được dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư, hàng hoá, tạp vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp. NKCT số 5 gồm: phần phản ánh số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan, và phần theo dõi thanh toán: ghi Nợ TK 331 đối ứng Có với tài khoản có liên quan. - Kết cấu và phương pháp ghi: Phần phản ánh số phát sinh bên Có TK 331 gồm: cột số thứ tự, tên khách hàng, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của TK 331 đối ứng Nợ với các TK có liên quan như TK 152, 154, 611, 621,... Phần phản ánh thanh toán: gồm các cột số thứ tự, tên khách hàng, dư nợ đầu kỳ, dư có đầu kỳ, các cột phản ánh số phát sinh Nợ TK 331, đối ứng Có với các TK liên quan như 111,112,... - Cơ sở để ghi vào NKCT số 5: là sổ chi tiết công nợ (TK 331 - “Phải trả cho người bán”). Cuối tháng, sau khi đã hoàn thành việc ghi sổ chi tiết TK 331 cho từng đối tượng, kế toán ghi vào NKCT số 5 mỗi đối tượng một dòng. + Phần ghi Nợ các TK: lấy số liệu tổng cộng của chi tiết từng loại TK đối ứng Nợ với TK 331 của từng đối tượng ghi vào cột Nợ TK đó tương ứng trên NKCT số 5. Sau đó lấy tổng cộng của bên Có TK 331 trên sổ chi tiết TK 331 ghi vào cột cộng phát sinh có TK 331 trên NKCT số 5. + Phần ghi Có các TK: ghi số liệu chi tiết ở TK đối ứng Có với Nợ TK 331 từ sổ chi tiết TK 331 sang tương ứng trên NKCT số 5. Rồi lấy số liệu tổng cộng ở cột ghi Nợ TK 331 ở sổ chi tiết TK 331 ghi sang cột cộng Nợ TK 331 trên NKCT số 5. + Cột số dư cuối tháng: là số dư cuối tháng ghi trên sổ chi tiết công nợ của từng đối tượng đó. Ví dụ: Từ sổ chi tiết công nợ số 2 (bảng số 19) đưa vào NKCT số 5 (bảng số 20) như sau: Nhật ký chứng từ số 5 Tài khoản 331 : Phải trả cho người bán Từ ngày 01/12/1999 đến ngày 31/12/1999 Bảng số 20: Trích NKCT số 5 tháng 12 STT Khách hàng Dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ các TK... Ghi nợ TK 331, ghi có các TK... Dư cuối tháng Nợ Có 152 1331 .... Cộng PS có 111 1121 ... Cộng PS nợ Nợ Có 1 C.ty XNK tạp phẩm TOCONTAP 657.942.488 65.794.248 723.736.736 723.736.736 723.736.736 2 Nhà máy cơ khí 17 1.868.472.330 504.508.179 37.754.946 542.263.152 1.200.000.000 1.200.000.000 1.210.735.482 3 C.ty đầu tư XD số 2 150.000.000 231.985.000 231.985.000 18.189.763 4 Bưu điện TP Hà Nội. 47.623.484 47.623.484 4.329.408 ..... .................. .................. .................. .................. .................. ...... .................. .................. .................. ...... .................. .................. .................. Cộng 223.415.730 7.865.623.456 7.666.221.221 664.535.522 10.333.011.402 2.869.381.415 5.081.704.676 8.696.671.112 22.520.505 9.301.068.521 - Trường hợp vật liệu mua về nhập kho thanh toán ngay với người bán, kế toán ghi: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 111,112 Ví dụ: Theo phiếu nhập kho số 4315 ngày 17/12/1999 nhập của Hộ TCN bao bì 1 gồm hộp đồng hồ và đinh ghim, căn cứ hoá đơn GTGT số 003050, phiếu chi số 3560 kế toán phản ánh: Nợ TK 152 : 97.459.850 Nợ TK 133 (1331) : 9.745.985 Có TK 111 (1111) : 107.205.835 Kế toán thanh toán theo dõi những chi phí mua vật liệu, tiền mua vật liệu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt này ở NKCT số 1 ghi Có TK 111. b. Nhập vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: căn cứ phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Giá thực tế vật liệu nhập kho Có TK 15423 Trong trường hợp này kế toán vật liệu chỉ định khoản và theo dõi trên bảng kê xuất vật liệu. Đến cuối kì theo dõi trên sổ cái TK 152. c. Nhập vật liệu từ nguồn tạm ứng. Khi có nhu cầu tạm ứng, cán bộ cung tiêu sẽ viết đơn xin tạm ứng (giấy đề nghị tạm ứng) theo nội dung sau (bảng số 21 trang bên). Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, sau khi đã được giám đốc công ty ký duyệt, kế toán thanh toán viết phiếu chi. Khi đó kế toán ghi sổ chi tiết TK 141 - “Tạm ứng”. Nợ TK 141 Có TK 111 Khi vật liệu về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT của người bán, người tạm ứng lập giấy thanh toán tạm ứng (Bảng số 22). Số tiền chênh lệch trả lại nộp vào quỹ. Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán ghi sổ chi tiết TK 141 và cuối tháng ghi vào NKCT số 10 theo định khoản sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 141 và Nợ TK 111 Có TK 141 Bảng số 21: Giấy đề nghị tạm ứng Đơn vị : Địa chỉ : Mẫu số 03-TT theo QĐ1141 TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Giấy đề nghị Ngày tháng năm Số: Kính gửi : Tên tôi là : Địa chỉ : Đề nghị cho tạm ứng số tiền : (Bằng chữ) : Lý do tạm ứng : Thời hạn thanh toán : Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị Để theo dõi tình hình tạm ứng và việc thanh toán tạm ứng của từng người kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng để mở sổ chi tiết cho TK 141 - “Tạm ứng”. Sổ chi tiết được mở cho từng người để theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng. Cuối tháng, kế toán thanh toán lập NKCT số 10 cho sổ chi tiết TK 14. Cơ sở ghi NKCT số 10 là sổ chi tiết TK 141, mỗi người được ghi một dòng. Bảng số 22: Giấy thanh toán tiền tạm ứng Đơn vị : Địa chỉ : Mẫu số 04-TTtheo QĐ số 1141 TC/CĐKTngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính Giấy thanh toán tiền tạm ứng Ngày tháng năm Số: Nợ: Có: Họ tên người thanh toán : Địa chỉ : Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 1. Số tạm ứng các đợt trước chưa chi tiết 2. Số tạm ứng kỳ này - Phiếu chi sổ..... ........ II. Số tiến đã chi - Chứng từ số..... III. Chênh lệch (I-II) 1. Số tạm ứng chi không hết 2. Chi quá số tạm ứng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán d. Nhập vật liệu từ việc thu hồi phế liệu hoặc xuất dùng không hết nhập lại kho: Nợ TK 152 Có TK 627,621,642,154 6.3. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. Quản lý việc xuất dùng vật liệu là một khâu hết sức quan trọng, không thể thiếu được trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Kế toán cần phải phản ánh và theo dõi vật liệu được xuất dùng cho mục đích gì, số lượng là bao nhiêu, chủng loại gì,... Với sản phẩm của công ty Thiết bị đo điện thì chi phí về vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí (65%) nên chỉ cần một sự thay đổi nhỏ của chi phí nguyên vật liệu cũng dẫn đến sự biến động lớn của giá thành. Do vậy, đối với kế toán vật liệu ngoài việc xác định, theo dõi và phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng còn phải tính phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng tập hợp chi phí, đó là các sản phẩm chủ yếu có định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị sản phẩm. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng là tiền để cơ bản để hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm. Vật liệu ở công ty Thiết bị đo điện xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất, quản lý và phục vụ cho quá trình sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vật tư của phòng kỹ thuật, nhân viên kinh tế ghi phiếu xuất kho, quản đốc phân xưởng ký duyệt sau đó nhân viên kinh tế mang lên phòng vật tư thống kê vật tư và trưởng phòng vật tư ký duyệt chuyển cho thủ kho. Căn cứ vào lượng tồn kho, thủ kho xuất vật liệu, kẹp phiếu xuất vào thẻ kho. Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho rút phiếu xuất ở thẻ kho và đối chiếu kiểm tra, cuối tháng lên bảng phân bổ. Tuỳ theo mục đích sử dụng vật liệu xuất kho, kế toán phản ánh giá trị thực tế vật liệu xuất dùng vào bên có TK 152, đối ứng với nợ TK tương ứng. a. Xuất dùng cho sản xuất. Nợ TK 621 (chi tiết phân xưởng). Có TK 152 Ví dụ: Phiếu xuất kho số 513 ngày 20/12/1999, xuất lõi điện áp xuất khẩu cho phân xưởng lắp ráp số 2. Nợ TK 62115 : 13.001.000 Có TK 152 : 13.001.000 b. Xuất dùng cho sản xuất chung: Nợ TK 627 (chi tiết phân xưởng) Có TK 152 Ví dụ: căn cứ phiếu xuất kho số 30 ngày 3/12/1999, xuất dây đai 13x910 A36 cho phân xưởng lắp ráp 2. Nợ TK 62725 : 28.140 Có TK 152 : 28.140 c. Xuất dùng cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 641 (chi tiết) (6412 : chi phí bao bì, hòm, hộp). Nợ TK 642 (6422 : chi phí vật liệu cho các phòng ban). Có TK 152 d. Xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến. Nợ TK 154 (15423) Có TK 152 Khi tập hợp chi phí thuê ngoài gia công, chế biến kế toán ghi: Nợ TK 611 Có TK 331,111,112... c. Xuất vật liệu đem bán. + Phản ánh Nợ TK 632 giá vốn Có TK 152 + Nợ TK 111,112,131 Có TK 51121 : trường hợp bán vật tư Có TK 51122 : trường hợp bán phế liệu Có TK 3331 : thuế VAT f. Trường hợp phát hiện thiếu qua kiểm kê. Nợ TK 642 : thiếu trong định mức Nợ TK 1381 : thiếu ngoài định mức chờ xử lý Nợ TK 334,1388 : bồi thường Có TK 152 g. Trường hợp xuất công cụ dụng cụ cho sản xuất, công ty sử dụng TK 142 để phản ánh giá trị xuất dùng. Nợ TK 627 (6273 : chi tiết phân xưởng). Có TK 142 Trong trường hợp này kế toán thực hiện phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng một lần nhưng có lập sổ theo dõi từng đối tượng sử dụng và cuối năm có lên biểu kiểm kê. Ví dụ: theo bảng kê số 4 - tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng tháng 12/1999 của công ty Thiết bị đo điện ta có: chi phí dụng cụ sản xuất cho phân xưởng lắp ráp II như sau: Nợ TK 62735 : 289.105.500 Có TK 142 : 289.105.500 * Sau khi tất cả các phiếu nhập, xuất vật liệu đã được ghi vào phân tích ra từng đối tượng sử dụng, từng nguồn nhập - xuất trên bảng kê nhập, xuất và căn cứ vào các NKCT số 1,5,7,... kế toán lập bảng kê số 3, tính giá thành thực tế nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. ở công ty Thiết bị đo điện do sử dụng phần mềm kế toán nên kế toán vật liệu không sử dụng hạch toán mà khi nhập vật liệu kế toán hạch toán luôn bằng giá thực tế và khi xuất vật liệu lại hạch toán theo giá bình quân cả kỳ (máy tự động tính sau khi đã nhập số liệu vào máy). Vì vậy ở bảng kê số 3 của công ty chỉ có cột giá trị thực tế. Các số liệu trong bảng kê số 3 được tính toán như sau: - Số dư đầu tháng: lấy từ số dư cuối tháng của bảng kê số 3 tháng trước. - Số phát sinh Nợ: tổng số phát sinh Nợ của TK 152, lấy từ các NKCT số 1, số 5, số 7,... - Số phát sinh Có: lấy từ tổng số phát sinh, ở bảng kê xuất vật tư trong tháng. - Số dư cuối tháng: được xác định bằng (=) số dư đầu tháng cộng (+) số phtá sinh Nợ trừ (-) số phtá sinh Có. - Các dòng còn lại trong bảng kê là các dòng số liệu cụ thể để tổng hợp lên số phát sinh Nợ của TK 152, lấy từ NKCT số 1, số 5, số 7,... Cụ thể, ta có mẫu bảng kê số 3 của công ty Thiết bị đo điện trong tháng 12/1999 như sau: Bảng số 23: Bảng tính giá thành thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ Bảng kê số 3 tháng 12/1999 Từ ngày 01/12/1999 đến ngày 31/12/1999 STT Nội dung TK 152 I Số dư đầu tháng 10.317.239.713 II Số phát sinh Nợ 11.841.583.451 III Số phát sinh Có 10.331.262.687 IV Số dư cuối tháng 11.827.560.477 II.1 Từ NKCT số 1 (ghi có TK 111) 1.840.765.012 2 Từ NKCT số 2 (ghi có TK 331) 7.666.221.221 3 Từ NKCT số 7 (ghi có TK 62113 210.000 62114 19.082.000 62145 22.000 62722 125.000 6422) 15.069.135 4 Từ ghi có TK 15423: Chi phí vật liệu gia công 15.773.175 Từ ghi có TK 611 : Chi phí gia công 2.284.315.908 Để theo dõi việc xuất dùng vật liệu theo đúng đối tượng sử dụng, công ty sử dụng bảng phẩn bổ số 2: phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ. - Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng theo giá thực tế. - Các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ. Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty Thiết bị đo điện tháng 12/1999 được trình bày theo bảng số 24 như sau: Bảng số 24 Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Từ ngày 01/12/1999 đến ngày 31/12/1999 TK Tên tài khoản 152 153 Cộng PS 142 Chi phí trả trước 206.589.587 206.589.587 1542 Chi phí sản xuất - kinh doanh DD phụ 203.582.232 203.582.232 15421 Vận tải 3.887.305 3.887.305 15422 Sản xuất kinh doanh dở dang PX cơ dụng 16.641.508 16.641.508 154222 Chi tiết TUT cao thế 4.794.008 4.794.008 154223 CP KH phân xưởng cơ dụng (khuôn mẫu) 4.183.045 4.183.045 154224 Sửa chữa máy móc thiết bị 7.516.932 7.516.932 15423 Thuê bên ngoài gia công ..... 621 Chi phí NL,VL trực tiếp ..... 6211 Chi phí NVL công tơ 1 pha ..... 62111 PX đột dập (công tơ 1 pha) ..... 62112 PX cơ khí (công tơ 1 pha) ..... 62113 PX ép nhựa (công tơ 1 pha) ..... 62114 PX lắp ráp 1 (công tơ 1 pha) 62115 PX lắp ráp 2 (công tơ 1 pha) 627 Chi phí sản xuất chung 45.340.191 45.340.191 641 Chi phí bán hàng 227.741.875 227.741.875 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6.314.187 6.314.187 Tổng cộng 10.331.262.687 10.331.262.687 Kế toán ghi sổ Ngày tháng năm Kế toán trưởng * Cuối kỳ, kế toán lập sổ cái TK 152. Mẫu sổ cái TK 152 của công ty Thiết bị đo điện được trình bày như sau: Bảng số 25: Sổ cái tài khoản : tk 152 152 : Nguyên liệu, vật liệu Tháng 12/1999 Dư Nợ đầu kỳ : 10.317.239.713 Dự Có đầu kỳ : Các TK ghi Có Tháng 1 ..... Tháng 12 TK 111 1.840.765.012 TK 15423 15.773.175 TK 331 766.221.221 TK 611 2.284.315.908 TK 621 19.314.000 TK 627 125.000 TK 642 15.069.135 Phát sinh Nợ 11.841.583.451 Phát sinh Có 10.331.262.687 Số dư Nợ 11.827.560.477 Số dư Có Kế toán ghi sổ Ngày tháng năm Kế toán trưởng phần thứ III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ ở công ty thiết bị đo điện I-/ Nhận xét về công tác kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện. Sau hơn 10 năm đổi mới nền kinh tế nước ta đã thay đổi hoàn toàn. Việc chuyển đổi cơ chế từ tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường đã tác động mạnh tới quan điểm và cách thức hoạt động của từng tế bào kinh tế. Các doanh nghiệp hiện nay không chỉ chú trọng đến việc hoàn thành tốt kế hoạch và bảo toàn vốn kinh doanh mà còn phải đề cao mục tiêu sản xuất kinh doanh có hiệu quả trên cơ sở tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, quản lý và sử dụng vật tư trong sản xuất thực sự là một vấn đề quan trọng. Trong cơ chế cũ, toàn bộ yếu tố đầu vào đều do Nhà nước cung cấp, toàn bộ các yếu tố đầu ra lại do Nhà nước lo khâu phân phối, tiêu thụ. Nhiệm vụ duy nhất mà các xí nghiệp phải làm là sản xuất theo kế hoạch được giao mà ít quan tâm đến các chỉ tiêu chất lượng và giá thành sản phẩm. Trong cơ chế thị trường, toàn bộ quá trình cung ứng - sản xuất - tiêu thụ đều do các doanh nghiệp đảm nhiệm - kể cả các doanh nghiệp Nhà nước. Chính vì lý do đó vấn đề cung ứng vật tư phải đáp ứng được những yêu cầu của tình hình mới. Một doanh nghiệp chỉ có thể làm ăn có hiệu quả khi doanh nghiệp đó biết đưa ra những quyết định đúng đắn trong việc sử dụng đồng vốn của mình. Một quá trình cung ứng được đánh giá là tốt chỉ khi quá trình đó đáp ứng được yêu cầu chất lượng, thời gian cho sản xuất mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong tất cả các khâu. Thu mua - dự trữ - bảo quản và sử dụng vật tư. Công ty Thiết bị đo điện là một đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập thuộc Bộ Công nghiệp, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Công ty phải tự trang trải chi phí, lấy thu bù chi, đảm bảo có lãi. Để đứng vững trong cơ chế thị trường, công ty phải thực hiện nhiều cải cách lớn trong sản xuất và quản lý, đặc biệt là việc xây dựng lại một bộ máy quản lý gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả. Hiện nay, sau hơn mười bẩy năm xây dựng và trưởng thành, sản phẩm của công ty đã đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế. Thành công này có sự góp phần to lớn của công tác quản lý nói chung và công tác quản lý vật liệu nói riêng đã không ngừng được hoàn thiện và phát triển. Qua tình hình ở công ty, về cơ bản công tác tổ chức quản lý và kế toán vật liệu là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay, công ty đang nỗ lực xây dựng và củng cố thêm cơ sở vật chất cho sản xuất, quản lý. Đó là việc nâng cao điều kiện làm việc tại các phân xưởng, văn phòng, đầu tư vào dây chuyền sản xuất. Bên cạnh đó, một yếu tố quan trọng nhất là sự đóng góp nhiệt tình của một đội ngũ cán bộ năng động và có năng lực, biết phối hợp lẫn nhau trong tất cả các lĩnh vực thu mua, dự trữ, bảo quản và kiểm tra, giám sát. A- Về công tác quản lý vật tư. Như ta đã biết, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là 2 yếu tố quan trọng bậc nhất trong quá trình sản xuất vì vậy công tác quản lý vật tư ở công ty Thiết bị đo điện có vai trò rất quan trọng, nó liên quan tới 4 bộ phận trong công ty đó là phòng vật tư. Các phân xưởng - kho vật tư - bộ phận kế toán, trong đó nhấn mạnh vai trò của bộ phận kế toán trong việc giám đốc các khâu. Thu mua - dự trữ - bảo quản - sử dụng vật tư của các bộ phận còn lại. 1. Thu mua - chức năng chính của phòng vật tư. Tại phòng vật tư, công tác thu mua được thực hiện theo kế hoạch thu mua đã tập sẵn. Kế hoạch này được xây dựng trên 3 cơ sở kế hoạch sản xuất, lượng vật liệu tồn kho và định mức tiêu hao vật tư. Trong đó, kế hoạch sản xuất phải dựa trên nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trên thị trường. Bên cạnh nhu cầu thị trường cần phải quan tâm cả về số lượng sản phẩm tồn kho để tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn. Số lượng cần sản xuất trong năm được xác định bằng công thức: = + - Từ số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ, cán bộ vật tư sẽ xác định lượng nguyên vật liệu cần mua. Nhu cầu nguyên vật liệu cần mua cũng phụ thuộc cả vào số lượng vật tư còn tồn kho cuối kỳ, lượng vật tư cần cho sản xuất và cả nhu cầu dự trữ cho kỳ tiếp theo. Như vậy nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp được xác định theo công thức: = + - Mà: = x Từ những cơ sở trên phòng vật tư sẽ lên kế hoạch mua vật tư. Kế hoạch thu mua vật tư là một bộ phận quan trọng trong kế hoạch sản xuất - tài chính - kỹ thuật của doanh nghiệp. Việc lập kế hoạch đúng, có khoa học giúp cho công ty tránh được tình trạng ứ đọng vật tư, ứ đọng vốn tạo điều kiện cho sản xuất được liên tục, luôn đảm bảo vật tư cho quá trình sản xuất. Để có thể thấy rõ hơn về ý nghĩa của việc lập kế hoạch thu mua vật tư ta hãy xem xét một vài số liệu sau của công ty. Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm Hàng tồn kho 20.615.920.788 18.486.112.787 1. NVL - CCDC 14.349.972.954 11.827.560.477 2. CPSX dở dang 4.654.550.065 2.057.221.679 3. Thành phẩm 1.611.397.769 4.601.330.631 ở đây ta thấy lượng hàng tồn kho cuối kỳ năm giảm so với đầu năm là 2.129.808.001 đồng (ằ10,33%). Cụ thể: lượng NVL, CCDC và CPSX dở dang ở thời điểm cuối năm giảm so với thời điểm đầu năm lần lượt là: 17,58% và 55,8%. Điều này dẫn đến việc nguồn dự trữ nhằm gối đầu cho sản xuất của năm sau giảm nhưng lại làm cho tình trạng ứ đọng vốn sản xuất cũng giảm, thoả mãn được một trong những yêu cầu của việc lập kế hoạch thu mua vật tư. Đi đôi với việc giảm tình trạng ứ đọng vốn là việc tăng hệ số quay vòng vốn. Trong năm 1999 số vòng quay của vốn lưu động trong kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty lớn góp phần vào việc tiết kiệm vốn. Số vòng quay của vốn lớn hay nhỏ phụ thuộc vào tổng doanh thu và vốn lưu động sử dụng bình quân: = Khi doanh thu lớn, vốn lưu động nhỏ dẫn đến vòng quay lớn. Khi doanh thu nhỏ, vốn lưu động lớn dẫn đến vòng quay nhỏ. Năm 1999 số vốn lưu động sử dụng bình quân cả năm của công ty là: 52.921.149.589,5 đồng và tổng doanh thu là: 128.200.000.000 đồng. Chứng tỏ số vòng quay của vốn lưu động lớn, có tác dụng làm giảm nhu cầu về vốn cho phép sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn nữa. - Sau khi lên kế hoạch thu mua, công tác thu mua được giao cho nhân viên cung ứng của phòng vật tư. Nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm với bên bán, lấy mẫu sản xuất thử. Nếu hàng mẫu đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật nhân viên này có nhiệm vụ thoả thuận về giá cả, mua hàng, kiểm nghiệm, nhập kho, thanh toán tiền hàng và trả lại hàng hoá nếu không đảm bảo chất lượng của hàng mẫu. 2. Kho vật tư - trung tâm dự trữ và bảo quản. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, kho vật tư là một trong những bộ phận đóng vai trò quan trọng trong khâu chuẩn bị sản xuất. ở công ty Thiết bị đo điện các loại vật tư được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, số lượng lớn nên hệ thống kho tàng cũng được công ty hết sức quan tâm. Tại đây, công ty trang bị cho bộ phận dự trữ - bảo quản vật tư đầy đủ trang thiết bị cần thiết như phương tiện cân, đo, đong, đếm và vật tư luôn được ở trong điều kiện bảo quản khá tốt. Cùng với việc mở rộng sản xuất công ty cũng đã chú trọng đến việc mở rộng kho bãi để có thể đảm bảo tốt hơn công tác dự trữ và bảo quản vật tư, tránh tình trạng vật tư không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật sản xuất. 3. Các phân xưởng sản xuất - bộ phận sử dụng. Đây là nơi đề đạt các yêu cầu thu mua và cũng chính là nơi tiêu thụ vật tư. Tại công ty các phân xưởng luôn cố gắng sử dụng tiết kiệm và bảo quản tốt vật tư trong quá trình sản xuất. Cuối mỗi kỳ nếu vật tư xuất dùng không hết còn lại với số lượng lớn nhân viên kinh tế phân xưởng tiến hành nhập lại kho để phục vụ cho việc kiểm kê. Nếu số lượng nhỏ có thể nhập vào kho ở phân xưởng để tiến hành sản xuất kỳ sau. Ngoài ra các phân xưởng cũng có trách nhiệm đưa ra các thông tin phản hồi về chất lượng và thông số kỹ thuật của các loại vật tư xuất dùng. Từ những điều đã nêu ở trên có thể thấy được nỗ lực của công ty Thiết bị đo điện trong việc áp dụng chế độ kế toán mới cho phù hợp với điều kiện sản xuất của mình cũng như điều kiện kinh tế mới. Qua đó ta cũng thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý vật tư, hiểu được sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán phần hành vật tư nói riêng và công tác kế toán nói chung đối với các quyết định quản trị kinh doanh của công ty. B- Công tác kế toán vật tư. Bên cạnh công tác quản lý vật tư thì công tác kế toán vật tư cũng không kém phần quan trong, nó cũng góp phần vào việc hoàn thiện kế toán phần hành vật tư tại công ty Thiết bị đo điện nhìn chung công tác kế toán đã đáp ứng được yêu cầu về quản lý. Công tác kế toán được thiết kế khá hợp lý, bao quát được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phối hợp được sự kiểm tra giám sát giữa các bộ phận có liên quan. Kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện khá đồng bộ, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. Trong việc hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty đã có một số ưu điểm nổi bật đáng lưu ý như việc vận dụng hợp lý lý thuyết, chế độ kế toán cũng như việc ứng dụng công nghệ tin học vào thực tiễn của công ty giúp cho công tác kế toán trở nên phù hợp với đặc điểm sản xuất và trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán viên cụ thể là: + Để tiến hành theo dõi quản lý chặt chẽ, có hiệu quả một khối lượng vật tư đa dạng về chủng loại, quy cách công ty đã áp dụng phương pháp kế toán chi tiết sổ số dư. Trong quá trình vận dụng vào thực tiễn của công ty phương pháp này đã thực sự phát huy được hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác kế toán. + Để giảm nhẹ công việc thủ công cho kế toán viên cũng như nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ cho phù hợp với điều kiện làm việc hiện đại công ty đã mạnh dạn áp dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán. Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy của công ty phần mềm FAST trong việc hạch toán kế toán, tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ kế toán. Mặc dù có những ưu điểm như trên phần hành kế toán vật liệu ở công ty cũng còn một số nhược điểm nhất định như: - Việc sử dụng TK 152 - nguyên vật liệu cho cả hai loại vật tư: nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ làm cho công tác quản lý và kế toán chưa đạt hiệu quả cao nhất. + Chưa tận dụng triệt để việc sử dụng các TK cấp 2 của loại TK vật liệu dẫn đến việc không chỉ rõ loại vật liệu sử dụng. - Việc chưa sử dụng đầy đủ thủ tục chứng từ trong khâu nhập vật liệu: thiếu biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư khi nhập, có thể gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. - Về việc sử dụng chưa hợp lý TK 142 - chi phí trả trước trong việc tính giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng gây nên sự không chính xác cho giá thành sản phẩm trong một vài trường hợp đặc biệt. - Phương pháp tính giá vật liệu xuất dùng hiện nay ở công ty cũng còn chưa hợp lý. Việc tính giá dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán. II-/ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán. Qua quá trình nghiên cứu và tham khảo ý kiến của các cán bộ trong phòng kế toán tôi xin mạnh dạn đề xuất một vài giải pháp hy vọng phần nào đóng góp vào việc khắc phục những nhược điểm nêu trên của công tác kế toán, nâng cao hơn nữa chất lượng công tác kế toán tại công ty. 1-/ Về việc sử dụng TK 152 và TK 153 Hiện nay công ty sử dụng phần mềm kế toán trong việc mã hoá vật liệu để tiện theo dõi các loại vật tư nhưng lại nảy sinh một vấn đề là trong phần mềm kế toán chỉ có 8 kí tự trong hệ thống mã hoá. Mà khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty nhiều nên công ty đã phải gộp chung 2 loại vật tư là nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ lại làm một loại là nguyên vật liệu để chỉ sử dụng 1 loại TK 152. Điều này làm cho việc theo dõi, quản lý vật tư chưa được tốt cũng như trong công tác kế toán vật liệu không được rõ ràng, cụ thể. Hơn nữa thực tế cho thấy ở công ty lại chỉ sử dụng TK cấp 1 của TK nguyên vật liệu là TK 152 mà chưa sử dụng triệt để các loại TK cấp 2 của TK 152 như: TK 1521 : NVL chính. TK 1522 : NVL phụ. TK 1523 : Nhiên liệu TK 1524 : Phụ tùng thay thế TK 1525 : Thiết bị XDCB TK 1528 : Vật liệu khác. Để khắc phục nhược điểm này công ty nên trao đổi với bên thiết lập phần mềm kế toán mở rộng thêm hệ thống mã hoá để có thể sử dụng không chỉ hai loại TK cấp 1 của vật tư là TK 152 - NVL và TK 153 - CCDC mà còn có thể sử dụng các loại TK cấp 2 của từng loại TK vật tư như TK cấp 2 của TK 152 nêu ở trên và các TK cấp 2 của TK 153 - CCDC là: TK 1531 : CCDC TK 1532 : Bao bì luân chuyển. TK 1533 : Đồ dùng cho thuê. Cụ thể hơn ta có thể ví dụ: Vật tư của công ty đang được mã hoá có kí hiệu 3110025, theo hướng dẫn của công ty thì đây là quy định cho loại NVL chính thuộc nhóm lớn dây điện tử, còn kí hiệu 7191227 là loại công cụ, dụng cụ: đá mài. Như vậy khi nhìn vào các kí hiệu vật tư người ta không thể phân biệt được đâu là NVL, đâu là công cụ dụng cụ, đó đó nên mở rộng thêm hệ thống kí tự mã số để có thể ghi thêm số hiệu TK của loại vật tư, khi đó ta sẽ kí hiệu: 1521.3110025 : Dây điện từ. 4 chữ số đầu sẽ là số hiệu TK, các chữ số tiếp theo vẫn giữ nguyên ý nghĩa ban đầu của nó là quy định về nhóm lớn, nhóm nhỏ, hình dáng, kích cỡ, quy cách,... Tương tự ta có: 1523.6211067 : xăng dầu 1531.7191227 : đá mài 1532.9851207 : hộp cacton Đi đôi với việc sử dụng cả hai loại TK 152, 153 thì công ty nên xây dựng lại sổ danh điểm vật tư cho phù hợp với việc kí hiệu vật tư. 2-/ Xây dựng lại sổ danh điểm vật tư. Như đã biết, mẫu sổ danh điểm vật tư hiện tại ở công ty là: TT Danh điểm Tên vật tư Đơn vị tính .......... 1 2110305 Vít sắt mạ M3x5 cái 2 2110306 Vít sắt mạ M3x6 cái .......... .......... .......... 9.851207 Hộp cacton Ti cái Nhìn vào sổ danh điểm vật tư ta cũng không phân biệt được nguyên vật liệu, với công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu chính với nguyên vật liệu phụ. Nếu vật tư đã được mã hoá lại bằng việc mở rộng hệ thống kí tự thì theo tôi công ty cũng nên xây dựng lại sổ danh điểm vật tư dựa trên mã số vật tư. Mẫu sổ mới có thể là: TT Kí hiệu (mã hoá) Tên nhãn hiệu, quy cách Đơn vị tính Ghi chú Nhóm Danh điểm ....... ....... 1 1521.2 1521.2110305 Vít sắt mạ M3x5 cái ... ....... ....... ... 1521.3 1521.3110025 Dây điện từ 0,25 kg ... ....... ... ....... ... ....... 1532.9 1532.9851207 Hộp cacton Ti cái ... ....... 3-/ Về việc lập biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư khi nhập về. Tại công ty Thiết bị đo điện thủ tục chứng từ khi nhập vật liệu mua bên ngoài còn thiếu biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư. Việc này là do sau khi lên kế hoạch thu mua vật tư, phòng vật tư giao trách nhiệm cho nhân viên cung ứng vật tư. Nhân viên này sau khi tìm hiểu thị trường vật liệu, xác định loại vật liệu có chất lượng kỹ thuật và giá cả phù hợp với điều kiện sản xuất sẽ mang hàng về sản xuất thử. Nếu đảm bảo yêu cầu sẽ tiến hành mua tiếp. Như vậy ngay từ khi tìm hiểu thị trường nhân viên cung ứng vật tư đã phải đảm bảo về chất lượng hàng. Nhưng vấn đề đặt ra là việc liệu loại vật tư đó có giữ được chất lượng ban đầu sau khi được bảo quản trong thời gian dài hay không. Vì nếu trường hợp không sản xuất hết ngay thì phải nhập kho để dự trữ - bảo quản sau một thời gian chất lượng có thể thay đổi gây ảnh hưởng đến sản xuất và bộ phận tiếp liệu hay dự trữ, bảo quản sẽ phải chịu trách nhiệm về vấn đề này. Chính vì vậy công ty nên yêu cầu phòng vật tư lập biên bản kiểm nghiệm chất lượng vật tư khi mua về. 4-/ Về việc áp dụng phương pháp tính giá vật liệu xuất dùng. Đối với vật tư xuất dùng có nhiều phương pháp tính giá khác nhau như: phương pháp đơn vị bình quân; phương pháp nhập trước xuất trước; phương pháp nhập sau xuất trước; phương pháp tính theo giá hạch toán và phương pháp tính theo giá trực tiếp. Mỗi một phương pháp có những ưu, nhược điểm riêng phù hợp với điều kiện kinh doanh, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán ở từng đơn vị khác nhau. Trước đây công ty Thiết bị đo điện áp dụng phương pháp tính giá hạch toán giá trị vật liệu xuất dùng nhưng do nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty nhiều nên phương pháp này không phù hợp. Hiện nay công ty áp dụng phương pháp đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, là 1 trong 3 pương pháp đơn vị bình quân. Phương pháp này được tính như sau: = = x Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa việc tính toán dần vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Như đã nói ở phần I của chuyên đề, ngoài phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ còn có phương pháp đơn vị bình quân cuối kỳ trước và phương pháp đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Tuy nhiên phương pháp đơn vị bình quân cuối kỳ trước lại có nhược điểm là không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả trong kỳ tính toán với công thức tính là: = Còn theo phương pháp đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập ta có công thức tính sau: = Phương pháp này có ưu điểm là khắc phục được nhược điểm của 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa kịp thời. Tuy nhiên phải tính toán nhiều lần, tốn công sức nhưng lại phù hợp với doanh nghiệp sử dụng chương trình kế toán máy và số nhập vật liệu trong kỳ không nhiều. Có thể nói với thực tế của công ty TBBĐ thì theo tôi công ty nên sử dụng phương pháp đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Vì vật tư của công ty thường được mua về theo kế hoạch cho từng tháng, từng quý của kỳ sản xuất cộng thêm việc công ty đã sử dụng chương trình kế toán máy như hiện nay. Đó là những điều kiện phù hợp với phương pháp. Việc thay đổi này có thể sẽ góp phần đem lại hiệu quả tốt hơn cho công tác kế toán do tính chính xác và tính kịp thời của phương pháp đem lại. 5-/ Về việc sử dụng TK 142 - Chi phí trả trước Hiện nay việc hạch toán CCDC xuất dùng được kế toán hạch toán vào TK 142 nhưng lại thực hiện phân bổ một lần cho tất cả các loại CCDC có giá trị khác nhau. Trong trường hợp giá trị CCDC xuất dùng lớn khi thực hiện phân bổ một lần sẽ làm cho giá thành đột nhiên tăng cao trong kỳ đó dẫn đến việc giá thành không chính xác. Do đó kế toán vật liệu nên thực hiện việc phân bổ giá trị của các loại công cụ dụng cụ xuất dùng theo phương pháp phân bổ 2 lần (với loại CCDC có giá trị tương đối cao) và theo phương pháp phân bổ nhiều lần (với loại CCDC có giá trị lớn), cụ thể: - Với trường hợp xuất dùng CCDC có giá trị tương đối cao, quy mô tương đối lớn thì kế toán áp dụng phương pháp phân bổ 2 lần (còn gọi là phân bổ 50% giá trị) khi xuất dùng kế toán phản ánh: + Bút toán 1: Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng: Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 (1531) + Bút toán 2: Phân bổ 50% giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng: Nợ TK có liên quan : 6273,6413,6423... Có TK 142 (1421) : 50% giá trị xuất dùng Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng. Nợ TK 138,334,111,152,... : phế liệu thu hồi hoặc bồi thường Nợ TK 6273,6413,6423 : phân bổ nốt giá trị còn lại (trừ thu hồi) Có TK 142 (1421) : giá trị còn lại (50% giá trị xuất dùng). - Với trường hợp xuất dùng CCDC có giá trị lớn, phục vụ cho nhiều kỳ thì toàn bộ giá trị xuất dùng được phân bổ dần vào chi phí. Kế toán phản ánh bút toán 1 như trường hợp trên, bút toán 2 là giá trị phân bổ mỗi lần. Các kỳ tiếp theo kế toán phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn. Khi báo hỏng, mất,... sau khi trừ phế liệu thu hồi, số bồi thường,... số còn lại sẽ phân bổ vào chi phí kinh doanh. 6-/ Về thủ tục giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán. Khi vật liệu về đến công ty, sau khi nhân viên kiểm tra chất lượng hàng mua về xong phòng vật tư mới viết phiếu nhập kho. Phiếu này do phụ trách cung tiêu ký rồi chuyển cho thủ kho ký nhận và vào thẻ kho. Theo định kỳ từ 5-7 ngày, kế toán vật liệu xuống kho lấy thẻ kho và phiếu nhập kho để đối chiếu, kiểm tra. Nếu khớp kế toán kí xác nhận vào thẻ kho. Nhưng việc giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán lại không được lập bảng kê giao nhận chứng từ. Điều này có thể dẫn đến trường hợp nếu xảy ra thất lạc, mất mát phiếu nhập kho và thẻ kho thì việc kiểm tra, xác định lại sẽ mất rất nhiều thời gian. Vì vậy công ty nên yêu cầu kế toán vật liệu và thủ kho lập bảng giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán. Kết luận Đối với các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đóng một vai trò hết sức quan trọng (chiếm tỉ trọng cao trong giá thành sản phẩm), do đó việc quản lý vật liệu cần được chú trọng, trong đó có công tác hạch toán vật liệu. Công ty Thiết bị bưu điện là một doanh nghiệp sản xuất, sản phẩm được tiêu thụ ở nhiều nơi ở trong và ngoài nước. Sản phẩm của công ty phục vụ cho ngành kỹ thuật điện nên đòi hỏi phải có chất lượng cao. Nhận thức được tầm quan trọng của vật liệu đối với sự tồn tại của sản phẩm cũng như sự tồn tại của mình, trong những năm qua công ty đã rất quan tâm đến công tác hạch toán vật liệu. Thực tế cho thấy ở công ty thiết bị đo điện, công tác này đã được tổ chức và thực hiện khá tốt song vẫn còn một số vấn đề tồn tại cần được tiếp tục nghiên cứu và giải quyết để có thể nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc quản lý vật liệu, góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của cả công ty. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty, tôi đã vận dụng được cách vận dụng những kiến thức đã học trong nhà trường vào thực tế, đặc biệt trong phần hành vật tư. Với những kiến thức đã học tôi xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét và ý kiến như trên về công tác hạch toán vật liệu ở công ty Thiết bị đo điện. Do trình độ có hạn, thời gian thực tập ngắn và chưa có kinh nghiệm thực tế nên bản chuyên đề này không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Vì vậy, kính mong các cô chú trong phòng kế toán ở công ty chỉ bảo thêm để chuyên đề này được hoàn thiện hơn nữa. Cuối cùng, người viết bài này xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trong khoa, đặc biệt là đã tận tình giúp đỡ để bài viết này được hoàn thành. Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty Thiết bị đo điện, các cô chú trong phòng kế toán đã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình tìm hiểu thực tế, thu thập và xử lý tài liệu viết bài. tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết - thực hành KTTC VAT - Nguyễn Văn Công NXB Tài chính - 1999 2. Kinh tế quản trị và phân tích kinh doanh - Phạm Văn Được, Đặng Kim Cương. NXB Tài chính - 1997. 3. Giáo trình kinh tế quản trị - Nguyễn Minh Phương NXB Giáo dục 1998. 4. Kinh tế doanh nghiệp sản xuất - Đề cương bài giảng - Nguyễn Đình Huệ, Nguyễn Đình Đỗ. NXB Tài chính - 1999. 5. Giáo trình quản trị vật tư - Viện Đại học Mở - Hà Nội. 6. Một số luận văn khác. mục lục