Đề tài Kế toán về bán hàng và xác định kết quả bán hàng

t động tài chính để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 515 _ Doanh thu hoạt động tài chính Có TK 911 _ Xác định kết quả kinh doanh 3.2.7. Kết chuyển thu nhập thuần từ các hoạt động khác Nợ TK 711 _ Thu nhập khác Có TK 911 _ Xác định kết quả kinh doanh 3.2.8. Kết chuyển các khoản chi khác để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 911 _ Xác định kết quả kinh doanh Có TK 811 _ Chi phí khác 3.2.9. Kết chuyển kết quả các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp + Kết chuyển lợi nhuận Nợ TK 911 _ Xác định kết quả kinh doanh Có TK 421 _ Lợi nhuận chưa phân phối (4212) + Kết chuyển lỗ : Nợ TK 421 _ Lợi nhuận chưa phân phối Có TK 911 _ Xác định kết quả kinh doanh TK 632 TK635 TK 811 TK 641 TK 142 TK 642 TK 632 TK 511, 512 Kết chuyển trị giá vốn thực tế hàng bán Kết chuyển doanh thu thuần hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài Kết chuyển chi phí tài chính Kết chuyển doanh thu thuần bán hàng nội bộ TK 512 TK 515 Kết chuyển doanh thu thuần hoạt động tài chính TK 711 Kết chuyển doanh thu thuần hoạt động khác TK 421 Kết chuyển lỗ Kết chuyển lợi nhuận Kết chuyển chi phí bảo khác Kết chuyển chi phí QLDN Kết chuyển chi phí bảo hiểm Kết chuyển CPBH * Sơ đồ kế toán tổng hợp xác định kết quả ( sơ đồ 9) Chương II Thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại hữu nghị huy nam I. đặc điểm chung của công ty và bộ máy tổ chức kế toán của công ty. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam. Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam được thành lập theo quyết định số 0102015000 ngày 01- 02- 2004 của Sở Kế hoạch & Đầu tư UBND thành phố Hà Nội. Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam được thành lập theo đúng qui định luật pháp về các thủ tục như : Vốn góp, có hội đồng thành viên…. và có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, thực hiện hạch toán độc lập, có tài khoản tại Ngân hàng. - Trụ sở công ty được đóng tại số nhà 26/11 Trịnh Hoà Đức . Điện thoại 04.8686409 - Số tài khoản : 2808439 tại NH Thương mại Cổ phần á Châu chi nhánh tại Hà Nội - Mã số thuế : 0101259707. Công ty tập trung việc kinh doanh chủ yếu vào các mặt hàng sau: Mua bán, sửa chữa các thiết bị điện tử viễn thông. Mua bán, trao đổi, sửa chữa điện thoại di động, hữu tuyến. Mua bán, trao đổi, sản xuất các bảng thông tin điện tử. Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam có đội ngũ nhân viên có nghiệp vụ tốt, là doanh nghiệp kinh doanh điện tử viễn thông đã trải qua nhiều năm kinh nghiệm. Công ty là nhà cung cấp và phân phối các bảng thông tin điện tử, chiếm một thị phần hàng điện tử viễn thông trên thị trường trong nước. 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý kinh doanh của công ty. Mục tiêu kinh doanh : đáp ứng đầy đủ, kịp thời cả về số lượng, chất lượng cho mọi nhu cầu về các thiết bị điện tử viễn thông, đồng thời góp phần ổn định thị trường. Nội dung kinh doanh : Tổ chức mua và bán các mặt hàng : + Các linh kiện, thiết bị điện tử . + Linh kiện điều khiển tự động. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh: để hoàn thành tốt công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức khoa học, chặt chẽ, gọn nhẹ theo hình thức trực tuyến tham mưu. Trong đó đứng đầu là Giám đốc và hai phòng ban chức năng giúp cho lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt kịp thời tình hình thực tế kinh doanh, từ đó đề ra các quyết định kinh doanh một cách đúng đắn, chính xác. Sơ đồ bộ máy quản lý kinh doanh ở công ty P. Giám Đốc Phòng TCKT P. Kỹ Thuật P. Kinh Doanh Chức năng của bộ máy công ty: Ban giám đốc là người chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung mọi HĐKD người quản lý công ty. Phòng tài chính kế toán: có chức năng mở sổ kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, tổng hợp thanh quyết toán theo kỳ, đảm bảo nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giám sát vốn hiện có, tạm ứng vốn cho các cơ sở, theo dõi quản lý tài sản cố định, thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán tài chính, lập các báo cáo tài chính theo qui định. Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng các phụ kiện thay thế như: khung, vỏ, nền bảng...và tổ chức các dịch vụ bảo dưỡng sửa chữa lắp bảng cho từng khách hàng. Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm các loại bảng thông tin điện tử. Về nhân sự của công ty, từ khi thành lập công ty chỉ có 16 nhân viên, do sự phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh cho nên số nhân sự cũng tăng. Tính đến thời điểm năm 2005 đã có 48 nhân viên, lương bình quân là 1.500.000, lương được trả theo hai phần: Phần cứng và phần mềm, tức là ngoài tiền lương cơ bản các nhân viên còn được hỗ trợ tiền xăng xe, tiền hoa hồng bán hàng. 3. Đặc điểm bộ máy tổ chức kế toán. 3.1 Chức năng. Kiểm tra, giám sát mọi hành động tổ chức của công ty. Tham mưu cho giám đốc các biện pháp về quản ký tài chính, giá cả, sử dụng vốn có hiệu quả cao nhất, chấp hành các qui định hiện hành về tài chính, kế toán, thống kê do người ban hành. 3.2. Nhiệm vụ - Cung cấp số liệu kế toán trung thực,nhanh chóng, chính xác. - Kiểm tra chứng từ kế toán,ghi sổ kế toán, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán đảm bảo phản ánh một cách đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn. - Tính toán chi phí, doanh thu để lập báo cáo kết quả hội đồng kinh doanh của doanh nghiệp, các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước. - Quản lý các kho hàng hoá của công ty, theo dõi và báo cáo người nhập, xuất, tồn. 3.3. Sơ đồ bộ máy kế toán công ty. Trưởng phòng Kế toán Thủ quĩ Bộ phận doanh thu thuần Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán Doanh thu & Kế toán tổng hợp Kế toán Kho Kế toán Doanh thu & Kế toán tổng hợp Chức năng của bộ máy kế toán : Nhiệm vụ của kế toán trưởng Giám sát và kiểm tra việc thu tài chính của công ty theo đúng chế độ tài chính của nhà nước và qui định của công ty. Tổ chức bộ máy tài chính kế toán, phân cấp chỉ đạo các công việc trong kế toán. Lập kế hoạch tài chính (hàng năm, trung hạn, dài hạn), tổ chức việc thực hiện kế hoạch tài chính đồng thời theo dõi quá trình thực hiện. Phân tích hoạt động kinh tế của công ty, đề ra các biện pháp sử dụng hợp lý nguồn vốn, tăng nhanh vòng quay lợi nhuận, hạch toán kinh tế nhằm thống nhất quản lý tài chính của công ty. Ngoài ra kế toán trưởng còn kiểm tra tình hình thanh toán chi tiêu cho từng khách hàng, thuế GTGT, lập báo cáo về tài khoản q phải trả người bán, báo cáo về thuế Kế toán doanh thu & Kế toán tổng hợp: Theo dõi doanh thu bán hàng vật tư của công ty, kiểm tra, đối chiếu tình hình Xuất – Nhập – Tồn của hàng hoá vật tư. Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi qua quĩ của công ty và các khoản phải trả cho công nhân viên, các khoản chi phí phát sinh. Doanh nghiệp liên quan đến thu mua, tiêu thụ hàng hoá cùng các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp. Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu của khách hàng công nợ của phòng kỹ thuật và phòng kinh doanh của công ty. Kế toán kho: Theo dõi chi tiết và hàng hoá về tình hình biến động của hàng hoá doanh nghiệp. Thủ quĩ: Có nhiệm vụ thu chi trả tiền mặt, theo dõi tiền gửi ngân hàng, mở sổ theo dõi chi tiết cho từng hợp đồng từ khi nhập hàng hóa cho đến khi thanh toán hết, theo dõi chênh lệch tài khoản RGNH và quản lý lương. Trình tự ghi chép tài khoản bán hàng và xác định kết quả kinh doanh bán hàng trên sổ của công ty hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng đối chiếu số phát sinh Bảng chi tiết số phát sinh Bảng cân đối kế toán và chứng từ khác (2a) (4) (3a) (2b) Sổ đăng ký CTGS (1) (3b) (5) (6) (6) (7) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại hữu nghị huy nam. 1. Đặc điểm về hàng hoá bán ở đơn vị: 1.1. Đặc điểm về sản phẩm: Đặc điểm sản phẩm của công ty là bảng cước bưu điện điện tử, bảng lãi suất tiết kiệm bưu điện điện tử, bảng thông tin bưu điện điện tử và các loại thiết bị điện tử viễn thông cùng với các vật tư, phụ kiện thay thế cho bảng thông tin điện tử như: nền bảng, khung, vỏ, các linh kiện chính( Led, IC, mạch in ... ) là những thiết bị điện tử mang tính phục vụ cao. 1.2. Các phương thức bán hàng: - Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam có chức năng chính là lưu thông hàng hoá vì vậy nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá là nghiệp vụ chủ yếu đem lại lợi nhuận cho công ty nên công ty rất coi trọng việc tiêu thụ hàng hoá đến tận tay người tiêu dùng với chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất. Hiện nay, phương thức tiêu thụ chủ yếu của công ty là cung cấp bảng thông tin điện tử cho khách hàng, bán lẻ các loại vật tư, phụ kiện thay thế và dịch vụ sửa chữa bảo trì bảng, việc này dựa trên những hợp đồng ký kết với khách hàng do phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật của công ty thực hiện. - Với đặc điểm kinh doanh như vậy, cho nên phòng kế toán của công ty đã tổ chức hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá theo hướng: + Nếu là các hợp đồng bán bảng: bảng cước Bưu điện điện tử, bảng thông tin Bưu điện điện tử... với bạn hàng có giá trị lớn hoặc các đơn đặt hàng thì căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết giữa hai bên kế toán viết phiếu xuất kho và hoá đơn tài chính chuyển cho nhân viên văn phòng kinh doanh hoặc khách hàng, đồng thời chuyển cho kế toán công nợ để vào sổ theo dõi chi tiết cho từng hoá đơn tài chính, phiếu xuất và tên khách hàng. + Nếu là hợp đồng bán vật tư, phụ kiện thay thế thì căn cứ vào report của kỹ thuật viên, kế toán viết phiếu xuất kho và hoá đơn tài chính giao cho kỹ thuật viên đồng thời vào sổ theo dõi công nợ chi tiết từng hoá đơn tài chính. Các số liệu và phiếu xuất, hoá đơn tài chính được cập nhật vào máy, vào sổ theo dõi để hàng ngày kế toán có thể theo dõi được tình hình doanh thu bán hàng, công nợ phải thu đổi cho từng khách hàng, theo dõi được tình hình xuất- nhập- tồn trong kho. Đồng thời, phòng kế toán của công ty cuối tháng tiến hành thu thập tài liệu để xác định thuế GTGT phải nộp hoặc được khấu trừ của toàn công ty và tiến hành nộp thuế. Tình hình thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam có thể minh hoạ qua sơ đồ sau: +Tại phòng kỹ thuật: Phiếu công tác của phòng kỹ thuật Phiếu xuất HĐTC Giao cho kỹ thuật viên Giao cho khách hàng Kỹ thuật viên KT công nợ phòng kỹ thuật Sổ ngân hàng Kế toán thanh toán ký vào phiếu công tác của phòng kỹ thuật Kỹ thuật viên ký nộp vào bảng thu tiền Phòng kế toán báo cáo theo dõi công nợ của KH theo HĐTC kịp báo cáo HĐTC phát sinh doanh thu phòng kỹ thuật Lưu giữ phiếu công tác kiểm tra đối chiếu số liệu với phòng kế toán PKT PKT Liên 2 Séc chuyển khoản oả Nộp tiền đồng CB công nợ thời phòng kỹ thuật + Tại phòng kinh doanh: Hợp đồng Đơn đặt hàng Giấy đề nghị xuất Phiếu xuất kho Hợp đồng tài chính Giao cho khách hàng hoặc cán bộ kinh doanh tới kho xuất hàng Khách hàng nộp tiền Kế toán công nợ phòng KD nộp tiền + 01 phiếu chi của KH Nhân viên KD nộp tiền mặt + 01 phiếu chi của KH Sổ ngân hàng Nộp tiền và ký nộp vào phiếu thu giao cho kế toán thanh toán - Lập báo cáo theo dõi chi tiết công nợ phòng KD theo từng khách hàng và HĐTC cùng phiếu xuất - Các báo cáo liên quan - Thu nợ Hợp đồng tài chính phát sinh trong kinh doanh Kế toán công nợ Nộp tiền vào quĩ vào quĩ 1.3. Các phương thức thanh toán tiền hàng: - Thanh toán trực tiếp ( thanh toán bằng tiền mặt ) - Thanh toán không dùng tiền mặt. + Thanh toán chấp nhận: chuyển tiền qua ngân hàng + Thanh toán bằng séc. 1.4. Phương pháp tính giá vốn hàng bán: Công ty áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền cuối kỳ để tính giá vốn cho lượng hàng hoá trong kho. Khi áp dụng phương pháp này, kế toán phải tính được giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kì theo công thức: Đơn giá Trị giá mua hàng Trị giá bình quân = hoá tồn đầu kỳ hàng nhập trong kỳ . gia quyền SL hàng tồn đầu kỳ + SL hàng nhập trong kỳ Muốn xác định trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ, kế toán áp dụng theo công thức sau: Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ =Σni = 1 ( số lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ + giá mua bình quân ) 1.5. Sổ kế toán của công ty: Trong hoạt động tiêu thụ hàng hoá, hệ thống sổ chi tiết được sử dụng trong công ty là các sổ: Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết thanh toán với người mua Sổ chi tiết vật tư hàng hoá. 1.6. Tài khoản sử dụng của công ty: - TK 156: Trong đó: TK 1561: Gía mua của hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá - TK 1311: Phải thu của khách hàng tháng trước - TK 1312: Phải thu của khách hàng tháng này Trong đó: TK 1312: Phải thu của khách hàng tháng này của phòng kinh doanh TK 13122: Phải thu của khách hàng tháng này của phòng kế toán. TK 5111: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Trong đó: TK 51111: Doanh thu bán hàng của phòng kinh doanh TK 51112: Doanh thu bán hàng của phòng kỹ thuật TK 531: Hàng bán bị trả lại TK 632: Gía vốn hàng bán TK 642: Chi phí quản lý và chi phí bán hàng TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 331: Phải trả cho người bán Và một số TK khác liên quan đến hoạt động bán hàng. 2. Kế toán chi tiết bán hàng ở công ty: Từ ngày 1/ 1/ 1999 thuế GTGT được áp dụng lần đầu tiên tại nước ta. Theo hướng dẫn của Bộ tài chính kể từ 1/ 1/ 1999 công ty đã áp dụng hệ thống sổ sách mới vào công tác hạch toán tại đơn vị mình và áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Vì vậy, cơ sở ghi chép ban đầu gồm các chứng từ sau: Biểu số 1 Đvị: CTy TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam Địa chỉ: 26/11Trịnh Hoài Đức-HN MS: 01-VT/BB QĐ số 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của Bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Ngày 1 tháng 1 năm 1005 Số : 39 Nợ : ........ Có : ........ Họ tên người giao hàng: Chị Lan Nhận tại: Công ty Minh Đạt STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn gía Thành tiền Yêu cầu Nhập 1 2 3 4 Bảng cước Bưu điện điện tử Bảng lãi suất tiết kiệm BĐ điện tử Bảng thông tin BĐ điện tử Bảng thông tin NH điện tử Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 25 20 10 20 25 20 10 20 5.600.000 3.200.000 30.250.000 19.600.000 140.000.000 64.000.000 302.500.000 392.000.000 Tổng cộng 898.500.000 Ngày 1 tháng 1 năm 2005. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) + Phiếu đề nghị xuất hàng: là tờ do phòng kinh doanh lập dựa trên đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế của khách hàng, để đề nghị lập hoá đơn và phiếu xuất hàng. Biểu số 2 Phiếu đề nghị xuất hàng hoá, vật tư Ngày 5 tháng 1 năm 2005. Số phiếu 53 Khách hàng : Tổng Cty Bưu chính viễn thông VN Địa chỉ : Số 9 Đào Duy Anh Lý do : Xuất bán cho khách hàng Tại kho : Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam STT Tên hàng hoá, vật tư ĐVT Số lượng Giá bán Thành tiền 1 Bảng cước Bưu điện điện tử Chiếc 02 9.600.000 19.200.000 Cộng 19.200.000 Duyệt xuất KT viên thực hiện Người đề nghị (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Biểu số 3 Hoá đơn GTGT Liên 1 Ngày 5 tháng 1 năm 2005 Mẫu số 01GTKT-3LL GA / 2005B 0021101 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam Địa chỉ : 26/11 Trịnh Hoài Đức MST : 0101259707 Họ tên người mua : Anh Nguyễn Văn Hà Tên đơn vị : Tổng Công ty Bưu chính viễn thông VN Địa chỉ : Số 9 Đào Duy Anh Số TK : Hình thức thanh toán : Tiền mặt Mã số : 010552034 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Bảng cước Bưu điện điện tử Chiếc 02 9.600.000 19.200.000 Cộng tiền hàng 19.200.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% tiền thuế GTGT 1.920.000 Tổng tiền thanh toán 21.120.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mốt triệu một trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Kí, ghi họ tên) (Kí, ghi họ tên) (Kí, đóng dấu, ghi họ tên) Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: dùng để thanh toán Bên cạnh đó kế toán kho hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất, nhập kho để ghi sổ ( thẻ ) hạch toán chi tiết sổ ( thẻ ) này phản ánh cả số lượng và giá trị. Cuối tháng tổng cộng số xuất, nhập và tính số tồn cho mỗi vật tư, hàng hoá trên sổ ( thẻ ) hạch toán chi tiết. Sau đó mang số liệu trên mỗi sổ ( thẻ ) này để đối chiếu với thẻ của thủ kho. Còn ở kho thì thủ kho chỉ theo dõi thẻ kho theo số lượng hàng Nhập- Xuất- Tồn dựa trên phiếu xuất, phiếu nhập tính tổng số nhập, xuất, tồn cho mỗi vật tư, hàng hoá. Sau đó số liệu của mỗi thẻ kho này đối chiếu với sổ ( thẻ ) hạch toán chi tiết của kế toán. Biểu số 4 thẻ kho MS: 06-VT/BB Tên hàng hoá vật tư : Bảng cước Bưu điện điện tử Đơn vị tính : Chiếc Tại kho : 26/11Trịnh Hoài Đức Ngày Số phiếu chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất 28/12/04 01/01/05 05/01/05 13/01/05 15/01/05 39 55 62 65 Dư ngày 28/12 Nhập ngày 01/01 Xuất ngày 04/01 Xuất ngày 13/01 Xuất ngày 15/01 ....................... ....................... Tổng phát sinh 25 25 02 01 03 ...... ...... 23 5 30 28 27 24 ....... ....... Bán HDTC21101 Bán HDTC21107 Bán HDTC21109 ..................... ..................... Tồn ngày 31/01 7 Biểu số 5 Sổ chi tiết Tên hàng hoá, vật tư : Bảng cước Bưu điện điện tử Đơn vị tính : Chiếc Tại kho : 26/11Trịnh Hoài Đức Phương pháp tính gía xuất : Bình quân gia quyền. Ngày Số phiếu chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL Tiền SL Tiền SL Tiền 28/12/04 Dư 28/12 5 48.000.000 01/01/05 39 Nhập 01/01 25 140.000.000 05/01/05 55 Xuất 05/01 02 19.200.000 28 268.800.000 13/01/05 62 Xuất 13/01 01 9.600.000 27 259.200.000 15/01/05 65 Xuất 15/01 03 28.800.000 24 230.400.000 ............ ............ ...... ...... ...... ...... ........... ........... ... ... ............ ........... ... ... ............ ........... ... ... ............... ............... 31/01/05 Tổng phát sinh Tồn ngày 31/1 25 140.000.000 23 220.800.000 07 67.200.000 Vì doanh nghiệp thực hiện theo dõi giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền của số hàng luân chuyển trong kỳ. Theo phương pháp này đơn giá bình quân của hàng luân chuyển cuối kỳ được tính theo công thức sau: Đơn giá Trị giá mua của hàng Trị giá mua của bình quân = thực tế tồn đầu kỳ hàng thực tế trong kỳ gia quyền SL hàng tồn đầu kỳ + SL hàng nhập trong kỳ Gía vốn của mặt hàng bảng cước Bưu điện điện tử được tính ngày 5/ 1/ 2005 như sau: Đơn giá Trị giá thực tế còn tồn + Trị giá thực tế nhập tại bình quân = ngày 28/12 ngày 1/1 . gia quyền SL hàng tồn ngày 28/12 + SL hàng nhập tại ngày 1/1 = 48.000.000 + 14.00.000 5 + 25 = 2.066.667 Còn nghiệp vụ phát sinh ở phòng kỹ thuật thì kỹ thuật viên cũng phải lập phiếu report mang xuống phòng kế toán để làm các thủ tục, rồi mang hàng đi cung cấp bàn giao hay lắp đặt cho khách. Biểu số 6 Report (phiếu công tác) Số phiếu : 84334. Khách hàng : Bưu điện thị xã Sơn Tây Địa chỉ: Thị xã Sơn Tây, tỉnh Hà Tây Mã số KH : 4151 Loại công tác: Ngày 10/01/2005 Cty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam Phòng kỹ thuật Kỹ thuật viên: Anh Hưng . Mã NV 041 ϟ Bảo trì ϟ Lắp đặt ϟ Giao hàng ϟ Sửa chữa Mã hàng Tên hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền AE04-4019 Nền bảng bằng Mica Nhật Bản Vỏ gỗ mỹ nghệ 1 1 750.000 175.000 750.000 175.000 Cộng 925.000 Xác nhận của khách hàng Xác nhận của kỹ thuật viên (Kí tên) (Kí tên) Cuối tháng khoá sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết, để từ đó lập bảng kê Nhập – Xuất - Tồn kho của các mặt hàng chính đến hết ngày 31/ 1/ 2005. Biểu số 7 Bảng kê nhập – xuất – tồn (01/01/2005 đến 31/01/2005) STT Tên nhãn hiệu, qui cách hàng hoá vật tư Nhập Xuất Tồn SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 Bảng cước BĐ điện tử 25 140.000.000 23 220.800.000 7 67.200.000 2 Bảng lãi suất tiết kiệm BĐĐT 20 64.000.000 13 70.200.000 7 37.800.000 3 Bảng thông tin BĐ điện tử 10 302.000.000 1 38.250.000 9 344.250.000 4 Bảng thông tin NH điện tử 20 392.000.000 15 354.000.000 5 118.000.000 5 Nền bảng Mica Nhật Bản 5 2.500.000 1 750.000 4 3.000.000 6 Vỏ gỗ nghệ thuật 10 1.000.000 1 175.000 9 1.575.000 .... .... .................. .................. ... ... ........ ........ ... ... ........ ........ ... ... ........... ............ Cộng 902.000.000 684.175.000 571.825.000 3. Kế toán quá trình bán hàng: - Các phương thức bán hàng và thủ tục bán hàng: + Tại phòng kinh doanh của công ty: Thực hiện các nghiệp vụ bán hàng theo các hợp đồng bán bảng: bảng cước Bưu điện điện tử. Bảng thông tin Bưu điện điện tử... với các bạn hàng có giá trị lớn hoặc các đơn đặt hàng. Thủ tục chứng từ ccr nghiệp vụ bán buôn của phòng kinh doanh Khi phát sinh nghiệp vụ bán, thi cán bộ phòng kinh doanh sẽ dựa vào hợp đồng kinh tế đã kí kết hay đơn đặt hàng giữa bạn hàng và công ty để lập giấy đề nghị xuất hàng. Kế toán dựa vào phiếu đề nghị xuất hàng này để lập hoá đơn bán hàng (HĐGTGT) và phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho này gồm 2 liên. HĐGTGT được lập làm 3 liên ( liên 1: lưu, liên 2: giao cho khách hàng, liên 3: dùng để thanh toán ). Sau khi lập xong, kế toán sẽ giao cho nhân viên phòng kinh doanh hoá đơn liên 2 và phiếu xuất kho xuống kho để nhận hàng tại kho. Tại đây, thủ kho sẽ giữ lại một phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi vào sổ nhập quĩ xuất kho, còn liên 1, liên 3 và một phiếu xuất sẽ được lưu lại phòng kế toán và tại đây kế toán doanh thu sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT để tiến hành phản ánh doanh thu về hàng đã bán. Nhân viên kinh doanh nhận hàng ở kho sẽ bằng phương tiện của công ty đem hàng và hoá đơn liên 2 giao cho khách hàng. Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm thu tiền, nếu khách hàng thanh toán trực tiếp, trong trường hợp này nếu người mua trả bằng chuyển khoản thì sau khi nhận được giấy báo Có của ngân hàng thì sẽ vào sổ ngân hàng. Còn trong trường hợp khách nợ lại thì kế toán công nợ phải theo dõi chi tiết công nợ của phòng kinh doanh theo từng khách hàng. + Tại phòng kỹ thuật: Thường phát sinh các nghiệp vụ bán hàng như: vỏ, khung, nền bảng... cùng với việc xuất vật tư và phụ kiện thay thế cho hoạt động bảo trì, bảo hành sửa chữa cho khách. Khi phát sinh các nghiệp vụ này, tại phòng kỹ thuật sẽ lập report và nhân viên kỹ thuật sẽ mang report xuống phòng kế toán. Tại đây kế toán sẽ dựa vào report này để lập hoá đơn bán hàng ( HĐGTGT ) và phiếu xuất kho. Kỹ thuật viên sẽ cầm phiếu xuất kho xuống kho làm các thủ tục cần thiết để lấy hàng mang đi lắp đặt, sửa chữa cho khách cùng với hoá đơn tài chính liên 2 đồng thời thực hiện thu tiền hàng tháng. Sau đó kỹ thuật viên sẽ nộp tiền bán hàng cho kế toán thanh toán. Mặt khác tại kho thì thủ kho sẽ dựa vào phiếu xuất để vào sổ xuất kho. Nếu trường hợp khách hàng nợ lại thì kế toán công nợ theo dõi và có biện pháp để nhân viên kỹ thuật đi thu tiền đúng hạn. Toàn bộ quá trình ghi sổ kế toán của nghiệp vụ bán hàng được minh hoạ như sau: - Tại phòng kinh doanh: Ngày 20/ 1/ 2005 có hoá đơn GTGT như sau: Hoá đơn (GTGT) Ngày 20/01/2005 MS: 01-GTKT-3LL GA/2005B0021123 Đơn vị bán : Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam Địa chỉ: 26/11Trịnh Hoài Đức MST : 0101259707 Họ tên người mua hàng : Anh Hùng Đơn vị : Công ty Việt Hồng Địa chỉ : 3C Vọng Đức Hình thức thanh toán : Chuyển khoản HS : 020017429 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bảng cước BĐ điện tử Chiếc 02 9.600.000 19.200.000 Cộng 19.200.000 Thuế suất 10% Tiền thuế GTGT : 1.920.000 Tổng giá thanh toán : 21.120.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai mươi mốt triệu một trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) Số tiền hàng 19.200.000 sẽ được ghi vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng. Biểu số 8 Sổ chi tiết doanh thu bán hàng phòng kinh doanh Tên hàng hóa : Bảng cước Bưu điện điện tử . ĐVT: Chiếc NG ST Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu SH NT Tháng 1 /2005 SL Đơn giá Thành tiền 256 5/1 TCty Bưu chính viễn thông VN 111 02 9.600.000 19.200.000 307 20/1 Công ty Việt Hồng 131 02 9.600.000 19.200.000 325 20/1 CTĐL Viễn Thông 131 01 9.600.000 9.600.000 375 22/1 CT Hà Tây 131 01 9.600.000 9.600.000 Cộng phát sinh 04 57.600.000 Gía vốn hàng xuất bán 33.600.000 Lãi gộp 24.000.000 Biểu số 9 Sổ chi tiết doanh thu bán hàng – phòng kinh doanh Tháng 1/2005 NG ST Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu SH NT SL Đơn giá Thành tiền 55 5/1 TCty Bưu chính viễn thông VN Bảng cước BĐ điện tử 111 02 9.600.000 19.200.000 .......................... ..... ......... ........ 105 10/1 BĐ huyện Đan Phượng Bảng cước BĐ điện tử Bảng lãi suất tiền gửi tiết kiệm Bảng thông tin BĐ điện tử 111 02 02 01 9.600.000 5.400.000 38.250.000 19.500.000 10.800.000 38.250.000 ............................. .... ............ ............... Công ty Việt Hồng Bảng cước BĐ điện tử 131 02 9.600.000 19.200.000 Công ty Hà Tây Bảng cước BĐ điện tử 131 01 9.600.000 9.600.000 Tổng cộng 8.427.510.143 Tại phòng kỹ thuật: căn cứ vào các report, kế toán vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng cho phòng kỹ thuật. Biểu số 10 Sổ chi tiết doanh thu bán hàng – phòng kỹ thuật NG ST Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu SH NT SL Đơn giá Thành tiền 93 10/1 Bưu điện thị xã Sơn Tây Nền bảng bằng Mica Nhật Bản Vỏ gỗ nghệ thuật 131 01 01 750.000 175.000 750.000 175.000 ...................... 212 17/1 Trung tâm Văn phòng Láng Hạ LED Hiển thị Khung thép sơn tĩnh điện Vỏ gỗ nghệ thuật 111 20 20 04 551.480 189.084 175.000 11.029.600 3.781.680 700.000 ......................... Cộng 2.866.373.968 Tổng tiền hàng ở phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật sẽ lần lượt được ghi vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng tương ứng với từng phòng, còn số thuế GTGT của cae hoá đơn này sẽ ghi vào bảng tổng hợp hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng có tác dụng theo dõi quản lý doanh thu bán hàng của từng khâu riêng biệt từ đó giúp cho việc kiểm tra đối chiếu với bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra theo từng hoá đơn. Số tổng cộng của sổ chi tiết sẽ được đối chiếu với số tổng cộng xem bảng tổng hợp doanh thu bán hàng (xem biểu 12). Định kỳ sau 7 ngày, kế toán tổng hợp chứng từ hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo Có của Ngân hàng để ghi chứng từ ghi sổ. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì ghi vào chứng từ ghi sổ Nợ TK 111, Có TK... Chứng từ ghi sổ được căn cứ vào hoá đơn GTGT. Ví dụ: Theo háo đơn GTGT số 002110 Bưu điện huyện Đan Phượng trả hết tiền mua hàng là 104.566.000 Biểu số 11 Chứng từ ghi sổ Số 5/1GS Ngày 10 tháng 1 năm 2005 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Số Ngày Nợ Có 11 10/1 Thu tiền Bưu điện huyện Đan Phượng VAT 111 511 3331 95.060.000 9.506.000 ... Cộng 104.566.000 Kèm theo 3 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Kí tên) (Kí tên) Kế toán định khoản Nợ TK 111: 104.566.000 Có TK 511: 95.060.000 Có TK 3331: 9.506.000 Số tổng cộng của chứng từ ghi sổ sẽ được ghi vào sổ cái TK và được đối chiếu với sổ quĩ tiền mặt. Đến cuối tháng, căn cứ vào bảng kê tổng hợp doanh thu bán hàng. Phương pháp ghi bảng kê tổng hợp doanh thu bán hàng ( căn cứ vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật ). Cột ghi có TK 511 ghi dòng tổng cộng của sổ chi tiết doanh thu bán hàng phòng kỹ thuật. Cột ghi Nợ các TK 111, 112, 131, kế toán tập hợp theo hoá đơn và tình hình thanh toán của khách hàng trong tháng để ghi vào cột TK 111, 112, 131 tương ứng. Biểu số 12 Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng Tháng 1/ 2005 Nội dung Ghi có TK 511 Ghi nợ các TK TK 111 TK 112 TK 131 DT phòng kinh doanh 8.427.510.143 1.823.630.000 1.993.875.000 3.610.005.143 DT phòng kỹ thuật 2.866.373.968 995.524.591 1.257.037.000 1.513.812.377 Cộng 11.293.884.111 2.819.154.591 3.350.912.000 5.123.817.520 Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng giúp kế táon theo dõi được tổng hợp doanh thu bán hàng phát sinh trong tháng và sổ tiền doanh thu bán hàng thực thu trong tháng và sổ bị khách hàng nợ chưa trả tiền. Biểu số 13 Sổ cái – doanh thu bán hàng Tháng 1/ 2005 NT GS Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 1/1 5/1 Doanh thu 111 191.066.260 6/1 Doanh thu 111 555.800.516 ... ... ... ... 44/1 31/1 Doanh thu 131 800.240.996 59/1 Kết chuyển DTT 911 11.293.884.111 Cộng phát sinh 11.293.884.111 11.293.884.111 Người lập Kế toán trưởng ( ký tên ) ( ký tên ) Mỗi dòng trên sổ Cái TK 511 được kế toán tập hợp từ chứng từ ghi sổ liên quan theo dõi đối ứng. Nợ TK 112 Có TK 511 Nợ TK 111 Có TK 511 Nợ TK 131 Có TK 511 Biểu số 14 Chứng từ ghi sổ Tháng 1/ 2005 Chứng từ Trích yếu Số hiệu Số tiền Ghi chú Số NT Nợ Có 58/1 31/1 Xuất bán hàng hoá Xuất bán linh kiện 111 111 8.012.067.823 2.727.982.270 Cộng 10.740.052.093 Kèm theo... chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng ( ký tên ) ( ký tên ) Cũng vào cuối tháng, xác định được khách hàng trả chậm, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT có phương thức thanh toán trả chậm để ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua- 131. Sổ này được ghi theo từng tháng và được dùng cho cả năm. Công ty qui định nếu khách hàng thanh toán ngay trong tháng mua thì được coi như trả chậm. Theo hoá đơn GTGT 0021123 thì công ty Việt Hồng là đối tượng mua hàng trả chậm. Kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người mua. Sổ chi tiết thanh toán với người mua 131 có tác dụng theo dõi tình hình thanh toán và số tiền còn nợ của từng khách hàng. Đồng thời kế toán sắp xếp hoá đơn mua hàng trả chậm theo ngày tháng để ghi vào chứng từ ghi sổ. Nợ TK 131 Có TK 511, 3331 Biểu số 15 Chứng từ ghi sổ Số 40/1GS Ngày 22 tháng 1 năm 2005 Chứng từ Trích yếu Số hiệu Số tiền Ghi chú Số NT Nợ Có 123 20/1 Xuất trả hàng công ty Việt Hồng VAT 131 511 3331 19.200.000 1.920.000 127 22/1 Xuất trả hàng công ty Hà Tây VAT 131 511 3331 9.600.000 960.000 Cộng 452.970.580 Kèm theo 09 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Để theo dõi thuế GTGT đầu ra trong tháng, kế toán trưởng tổng hợp hoá đơn GTGT của hàng bán ra trong tháng để ghi vào bảng kê hoá đơn chứng từ, hàng hoá bán ra MS 02/ GTGT. Hiện nay, Công ty kinh doanh loại hàng hoá chịu thuế suất 5% và 10%. Vì vậy, kế toán phải vào mỗi loại một bảng kê riêng biệt. Biểu số 16 Bảng kê chứng từ hàng hoá, dịch vụ hàng hoá bán ra Tháng 1/ 2005 MS 02/GTGT Thuế suất 10% Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam Địa chỉ: 26/11Trịnh Hoài Đức Chứng từ Tên khách hàng Doanh số bán chưa thuế Thuế GTGT Ghi chú Số Ngày 101 5/1 TCty Bưu chính viễn thông VN 19.200.000 1.920.000 010552034 .................... 110 10/1 Bưu điện huyện Đan Phượng 95.060.000 9.506.000 0100911006-1 123 20/1 Công ty Việt Hồng 19.200.000 1.920.000 020017429 ....................... 127 22/1 Công ty Hà Tây 9.600.000 960.000 0500355201 ......................... Cộng 6.287.964.851 628.796.485 Người lập Kế toán trưởng (Kí tên) (Kí tên) Biểu số 17 Bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra MS 02/ GTGT Tháng 1/ 2005 Thuế suất 5% Tên cơ sở kinh doanh: Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam Địa chỉ: 26/11Trịnh Hoài Đức Chứng từ Tên khách hàng Doanh số bán chưa thuế Thuế GTGT Ghi chú Số Ngày 107 7/1 Công ty Lam Sơn 68.240.000 3.412.000 001782504 ... ... ... ... ... 117 18/1 Công ty Trường Long 45.520.000 2.276.000 00052612-001 118 18/1 Công ty Kim Anh 18.120.267 906.008 0101248608 ... ... ... ... ... 124 20/1 Công ty Gia Bảo 16.720.585 836.029 001008459 Cộng 5.005.919.260 250.295.963 Người lập Kế toán trưởng (Kí tên) (Kí tên) Biểu số 18 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc MS 01/ GTGT Tờ khai thuế GTGT Tháng 1/ 2005 Tên cơ sở: Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam Địa chỉ: 26/11Trịnh Hoài Đức MS: 0101259707 STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số chưa thuế Thuế GTGT 1 Hàng hoá dịch vụ mua vào 10.740.052.093 760.295.450 2 Hàng hoá dịch vụ mua vào chịu thuế GTGT 10.740.052.093 760.295.450 3 Thuế GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào 760.295.450 4 Thuế GTGT được khấu trừ 760.295.450 5 Hàng hoá dịch vụ bán ra 11.293.884.111 879.092.448 6 Thuế GTGT của hàng hoá, DV bán ra - Hàng hoá, DV bán ra thuế suất 5% - Hàng hoá, DV bán ra thuế suất 10% 5.005.919.260 6.287.964.851 250.295.963 628.796.485 7 Thuế GTGT phải nộp (+) được thoái(-) + 118.796.998 8 Thuế GTGT kì trước chuyển qua 565.993.511 9 Thuế GTGT đã nộp trong tháng 10 Thuế GTGT đã được hoàn trả trong tháng 11 Thuế GTGT phải nộp trong tháng này 684.790.509 Bảng kê HĐCT hàng hoá dịch vụ bán ra và tờ khai thuế GTGT sẽ được kế toán gửi lên chi cục thuế Quận Thanh Xuân hàng tháng. 4. Kế toán xác định kết quả kinh doanh: 4.1. Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản chi phí ngoài sản xuất nhằm phục vụ công tác tiêu thụ sp và công tác quản lý hành chính của công ty. Việc quản lý chi phí này là một vấn đề quan trọng để có thể tập hợp đầy đủ chi phí phát sinh, phân bổ chính xác, xác định đúng đắn giá bán của thành phẩm hàng hoá và kết quả bán hàng. ở Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh bao gồm: Chi phí vận chuyển hàng hoá. Chi phí thuê kho, thuê bãi Chi phí sửa chữa nâng cấp phương tiện chuyên chở hàng hoá. Chi phí bao bì bảo quản hàng hoá. Chi phí xăng dầu Chi phí tiền lương của nhân viên bán hàng và công tác quản lý. Bên cạnh đó công ty còn phát sinh một khoản tiền rất lớn phục vụ cho việc tiêu thụ hàng hoá đó là chi phí hội nghị khách hàng, quảng cáo, chi phí điện, nước, điện thoại. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng 1/ 2005 được tập hợp và ghi sổ chi tiết TK 642 ( Xem biểu 14 ) Với chi phí mua ngoài có phát sinh thuế GTGT. Ví dụ: Theo hoá đơn ngày 20/ 1 của công ty bán lẻ xăng dầu: Tiền xăng: 30.000 Lệ phí: 4.500 Thuế GTGT: 3.000 Tổng thanh toán: 37.500 Kế toán định khoản Nợ TK 642: 34.500 Nợ TK 133: 3.000 Có TK 111: 37.500 Riêng với chi phí chuyển phát nhanh EMS, kế toán căn cứ vào biên lai bưu điện để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng số tiền ghi trên biên lai. Nợ TK 642: 150.000 Có TK 111: 150.000 Khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 ( 6424 ): 26.098.970 Có TK 214: 26.098.970 Trả lương cho công nhân viên: Nợ TK 642: 123.500.000 Có TK 334: 123.500.000 Chi tiền hoa hồng cho nhân viên Nợ TK 641: 10.850.897 Có TK 334: 10.850.897 Sau khi xác định được tổng doanh thu bán hàng của từng phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật, kế toán sẽ phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng theo tỉ lệ phần trăm doanh thu của từng bộ phận. Tổng doanh thu: 11.293.884.111 chiếm tỉ trọng 100%. Doanh thu phòng kỹ thuật: 2.866.373.986 chiếm tỉ trọng 25%. Doanh thu phòng kinh doanh : 8.427.510.143 chiếm tỉ trọng 75%. Tổng chi phí bán hàng và chi phí QLDN = 459.459.560. Phân bổ cho: Phòng kỹ thuật: 25% x 459.459.560 = 114.864.890 ( xem dòng tổng cộng của phòng kỹ thuật- sổ chi tiết TK 642 ) Phòng kinh doanh: 75% x 459.459.560 = 344.596.670 ( xem dòng tổng cộng của phòng kinh doanh – sổ chi tiết TK 642 ) Biểu số 19 Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 1/ 2005 NG ST Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Tổng số tiền Phân bổ cho Số Ngày Phòng KT Phòng KD C1/1 2/1 Thanh toán CP vận chuyển hàng hoá 111 3.200.000 C5/1 3/1 CP sửa chữa nâng cấp PT vận chuyển hàng hoá 111 4.400.000 ... ... ... CK 10/1 Phí chuyển tiền 112 12.000 C20/1 10/1 Phí chuyển phát nhanh 111 150.000 14/1 Tạm ứng lương NV bán hàng 334 15.300.000 ... ... ... C32/1 20/1 Chi phí mua xăng 111 34.500 30/1 Chi phí hội nghị KH 111 10.050.000 ... Tổng cộng 459.459.560 114.864.890 334.596.670 Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để ghi vào sổ cái TK 642 theo số thứ tự của chứng từ ghi sổ. Số tổng cộng của sổ chi tiết TK 642 sẽ được đối chiếu với sổ cái TK 642. Biểu số 20 Chứng từ ghi sổ Tháng 1/ 2005 Số 2/ 1GS Chứng từ Trích yếu Tài khoản Thành tiền Số NT Nợ Có 2/1 2/1 Thuê kho 642 111 3.200.000 Cộng 3.200.000 Người lập Kế toán trưởng (Kí tên) (Kí tên) Biểu số 21 Chứng từ ghi sổ Tháng 1/ 2005 Số 50/ 1GS Chứng từ Trích yếu Tài khoản Thành tiền Số NT Nợ Có 50/1 31/1 Chi phí hội nghị khách hàng 642 111 10.050.000 Cộng 10.050.000 Người lập Kế toán trưởng (Kí tên) (Kí tên) Biểu số 22 Sổ cái – chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 1/ 2005 NT GS Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 2/1 2/1 Thuê kho 111 3.200.000 3/1 Chi phí nâng cấp PT vận chuyển hàng hoá 111 4.400.000 8/1 10/1 Phí chuyển tiền EMS, chi phí trả hàng 111 5.848.080 22/1 20/1 Điện thoại di động, phí dịch vụ 112 3.269.596 ........................... 49/1 31/1 Trả lương nhân viên bán hàng 334 15.300.000 50/1 31/1 Chi phí hội nghị khách hàng 111 10.050.000 54/1 31/1 Chi phí điện nước 111 4.050.000 58/1 31/1 Bao bì bảo quản hàng hoá 152 20.550.000 59/1 31/1 Kết chuyển chi phí BH & QLDN Phòng kinh doanh Phòng KT 911 911 114.864.890 334.594.670 Cộng phát sinh 459.459.560 459.459.560 4.2. Kế toán kết quả tiêu thụ và lập báo cáo kết quả: Kết quả bán hàng là số chênh lệch doanh thu bán hàng thuần với giá vốn hàng đã bán ( của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch vụ ) CPBH và CPQLDN. Trong đó, doanh thu thuần là doanh thu bán hàng sau khi trừ đi các khoản làm giảm doanh thu ( giảm giá hàng bán, hàng hoá bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu ). TK sử dụng: kế toán xác định kết quả sử dụng TK sau: TK 911: xác định kết quả kinh doanh sản xuất kinh doanh Trình tự hạch toán như sau: Cuối tháng căn cứ vào bảng kê tổng hợp doanh thu bán hàng tháng 1/ 2005 kế toán xác định được tổng doanh thu trong tháng là 11.293.884.111. Đây cũng chính là doanh thu thuần vì trong tháng công ty không phát sinh các khoản giảm doanh thu kế toán kết chuyển doanh thu thuần và lập chứng từ ghi số 59/ 1 GS ngày 31/ 1/ 2005. Biểu số 23 Chứng từ ghi sổ Số 50/ 1GS Ngày 31 tháng 1 năm 2005 Chứng từ Trích yếu Tài khoản Thành tiền Số NT Nợ Có 31/12 Kết chuyển DTT Mặt hàng phòng kinh doanh Mặt hàng phòng Kế toán 511 51111 51112 911 8.427.510.143 2.866.373.968 Cộng 11.293.884.111 Kèm theo .... chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Kí tên) (Kí tên) Định khoản Nợ TK 511: 11.293.884.111 Có TK 911: 11.293.884.111 Căn cứ vào sổ chi tiết TK 642 và bảng kê tổng hợp doanh thu bán hàng kế toán xác định tổng hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Sau đó kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh và lập chứng từ ghi sổ số 61/ 1 GS ngày 31/ 1/ 2005. Biểu số 24 Chứng từ ghi sổ Số 61/ 1GS Ngày 31 tháng 1 năm 2005 Chứng từ Trích yếu Tài khoản Thành tiền Số NT Nợ Có 31/1 Kết chuyển chi phí BH & chi phí QLDN Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật 911 642 314.594.670 114.864.890 459.459.560 Kèm theo .... chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Kí, ghi họ tên) (Kí, ghi họ tên) Định khoản Nợ TK 911: 459.459.560 Có TK 642: 459.459.560 Kế toán xác định kết quả bán hàng tháng 1/ 2005 Kết quả bán hàng = doanh thu thuần – Gía vốn hàng bán- Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp. Doanh thu bán hàng thuần = 11.293.884.111 Gía vốn hàng xuất bán = 10.740.052.093 CPBH và CPQLDN = 459.459.560 KQBH = ( 11.293.884.111 – 10.740.052.093 – 459.459.560 ) = 94.372.458đ Trong đó: Phòng kinh doanh = 8.427.510.143 – 8.012.067.823 – 344.594.670 = 70.847.650đ Phòng kỹ thuật = 2.866.373.868 – 2.727.984.270 – 114.864.890 = 23.524.808đ Kế toán lập chứng từ ghi sổ số 62/ 1 GS Biểu số 25 Chứng từ ghi sổ Số 62/ 1GS Ngày 31 tháng 1 năm 2005 Chứng từ Trích yếu Tài khoản Thành tiền Số NT Nợ Có 31/1 Kết chuyển lợi nhuận Mặt hàng phòng kỹ thuật Mặt hàng phòng kinh doanh 911 421 23.524.808 70.847.650 Cộng 94.372.458 Kèm theo .... chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Kí, ghi họ tên) (Kí, ghi họ tên) Định khoản Nợ TK 911: 94.372.458 Có TK 421: 94.372.458 Sau khi các nghiệp vụ trong tháng được vào hết chứng từ ghi sổ, kế toán đánh số thứ tự và ghi vào sổ chứng từ ghi sổ. Mỗi dòng trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ là số tổng cộng của một chứng từ ghi sổ. Biểu số 26 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 1/ 2005 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 1/1GS 5/1 680.000.852 2/1GS 430.254.158 ........................ 7/1GS 10/1 150.125.128 8/1GS 995.124.458 ........................ 14/1GS 15/1 75.450.600 60/1GS 31/1 10.740.050.093 61/1GS 31/1 439.459.560 62/ 1GS 94.372.458 Cộng 214.125.360.142 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Kí tên) (Kí tên) (Kí tên) Biểu số 27 Sổ cái – giá vốn hàng bán NT GS Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 58/1 31/1 Trị giá vốn hàng hoá xuất bán Trị giá vốn linh kiện thiết bị 156 156 8.012.067.823 727.982.270 60/1 31/1 Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá xuất bán 911 8.012.067.823 Kết chuyển trị giá vốn linh kiện thiết bị 911 2.727.982.270 Cộng phát sinh 10.740.050.093 10.740.050.093 Sổ cái TK 642: CPBH + CPQLDN ( xem biểu 22 ) Sau khi đã xác định được kết quả sản xuất kinh doanh, dựa vào các chứng từ ghi sổ kết chuyển doanh thu bán hàng thuần kết chuyển CPBH, CPQLDN, kết chuyển giá vốn hàng bán và chứng từ ghi sổ kết chuyển lợi nhuận, kết toán ghi sổ Cái TK 911 và sổ Cái TK 421. Biểu số 28 Sổ cái - xác định kết quả kinh doanh Tháng 1/ 2005 NT GS Chứng từ Trang NKC TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 59/1 31/1 Kết chuyển DTT Mặt hàng P. Kinh doanh Mặt hàng P.Kế toán 51111 51112 8.427.510.143 2.866.373.968 Trị giá vốn hàng hoá xuất bán 632 8.012.067.823 Trị giá vốn linh kiện thiết bị xuất bán 632 2.727.983.270 Kết chuyển chi phí BH & chi phí QLDN 642 459.459.560 Lợi nhuận Mặt hàng P. Kinh doanh Mặt hàng P. Kỹ thuật 421 421 70.847.650 23.524.808 Cộng phát sinh 11.293.883.111 11.293.883.111 Biểu số 29 Sổ cái – lợi nhuận chưa phân phối Tháng 1/ 2005 NT GS Chứng từ Diễn giải Trang NKC TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 58/1 31/1 Lợi nhuận Mặt hàng P. Kinh doanh Mặt hàng P. Kỹ thuật 911 911 70.847.650 23.524.808 Cộng 94.372.458 CHƯƠNG III NHậN XéT Và KIếN NGHị Về CÔNG TáC KếTOáN THàNH PHẩM BáN HàNG Và XáC ĐịNH KếT QUả BáN HàNG TạI ĐƠN Vị I. ĐáNH GIá THựC TRạNG: Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam là một công ty TNHH chuyên chuyển bảng điện tử, linh kiện thiết bị bảng thông tin điện tử. Trong nước năm qua công ty đã hoàn thành tốt những chỉ tiêu kinh tế do doanh nghiệp đề ra. Để đạt được kết quả như vậy, một phần nhờ công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý nói chung, công tác bán hàng nói riêng. Do nhận thức rõ tầm quan trọng của khâu bán hàng và xác định kết quả nên công ty đã quan tâm đúng mức đến công tác quả lý hàng hoá từ lúc nhập kho, xuất kho giao bán và ghi chép xử lý số liệu doanh thu đầy đủ để xác định được kết quả một cách chính xác. Doanh thu bán hàng được theo dõi chặt chẽ theo phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật với từng khách hàng và từng hợp đồng. Bộ máy kế toán của công ty được bố trí một cách khoa học hợp lý, công tác kế toán nói chung và công tác doanh thu bán hàng và xác định kết quả nói riêng được vận hành một cách nề nếp và đạt hiệu quả cao. Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam trên cở sở nội dung lý luận kết hợp với thực tế của công ty, em xin trình bày một số nhận xét đánh giá về công tác kế toán nói chung và xác định kết quả nói riêng. + Ưu điểm: Bộ máy kế toán được tổ chức hợp lý, khoa học, phù hợp với đặc điểm kinh doanh và trình độ của cán bộ kế toán. Trong công tác hạch toán kế toán, công tác hạch toán của công ty đã thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán đều lập chứng từ gốc, trình tự lập, luân chuyển và quản lý chứng từ đều theo quyết định số 1141- TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ tài chính. Thông tin do bộ phận kế toán cung cấp nhanh chóng kịp thời, chính xác và đầy đủ. Điều này đã giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các bộ phận kế toán và lập báo cáo kế toán rất thuận lợi, chính xác. Bộ phận kế toán theo dõi doanh thu bán hàng và xác định kết quả được coi trọng và giao cho nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng đảm nhận. Doanh thu bán hàng được theo dõi rõ ràng chi tiết tạo điều kiện cho công tác tính thuế GTGT phải nộp Nhà nước và công tác xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh được chính xác. Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Bên cạnh những ưu điểm trên công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả còn có một số những tồn tại cần được khắc phục. II. MộT Số NHữNG TồN TạI Và HOàN THIệN Tổ CHứC CÔNG TáC Kế TOáN BáN HàNG Và XáC ĐịNH KếT QUả KINH DOANH TạI Công ty TNHH Thương mại hữu nghị huy nam: Về kế toán chi phí bán hàng, chi phí QLDN: Hiện nay, công ty chỉ theo dõi tổng hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp ở TK 642 mà không theo dõi chi tiết theo từng loại chi phí. Theo em, công ty nên theo dõi riêng chi phí bán hàng và chi phí QLDN theo hai loại TK: TK 641: CPBH, TK 642: CPQLDN và theo dõi từng nội dung của chi phí. Đối với TK 641: Chi phí bán hàng cần theo dõi theo nội dung: Chi phí tiền lương nhân viên bán hàng Chi phí vật liệu, bao bì Chi phí dụng cụ, đồ dùng Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ khâu bán hàng. Chi phí bảo hành Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác Đối với TK 642: Chi phí QLDN cần theo dõi theo nội dung Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu Chi phí đồ dùng văn phòng Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác. Do không quản lý riêng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nên đôi khi kế toán của công ty không xác định đúng phạm vi của từng loại chi phí. Ví dụ như kế toán không phân biệt chính xác khấu hao của phương tiện vận tải phục vụ cho khâu bán hàng hay khâu quản lý. Để tiện cho việc theo dõi hai chi phí này, kế toán có thể ghi chép theo mẫu sổ chi tiết TK 642. Căn cứ để ghi vào sổ chi tiết TK 642 là các hoá đơn chứng từ gốc, các bảng phân bổ, bảng kê có liên quan nhưng phải được phân biệt rõ khoản chi phí đó dùng cho công tác bán hàng hay công tác quản lý. Số liệu của sổ chi tiết TK 642 được dùng vào chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả. Ngoài cách điều chỉnh việc ghi sổ chi tiết TK 642 và cách theo dõi riêng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty cần điều chỉnh cách xác định chi phí quản lý doanh nghiệp như sau: Trong việc hạch toán chi phí quản lý doang nghiệp đối với những chi phí dịch vụ mua ngoài kế toán cần chú ý tới hoá đơn chứng từ đặc thù để hạch toán chính xác CP và thuế GTGT ví dụ như chuyển phát nhanh EMS. Ví dụ: Căn cứ biên lai bưu điện, cước phí chuyển phát nahnh giấy tờ của công ty từ Hà Nội đến TP HCM với số tiền là 150.000đ. Kế toán đã hạch toán vào phiếu chi số 20/ 1 ngày 20/ 1 như sau: Nợ TK 642: 150.000 Có TK 111: 150.000 Hạch toán như trên là chưa chính xác bởi vì biên lai thuế chuyển phát nhanh là chứng từ đặc thù của ngành bưu điện, giá ghi trên chứng từ này là giá đã có thuế GTGT. Vì vậy trước khi hạch toán, kế toán cần tách riêng số thuế GTGT của hoá đơn này theo công thức: Giá có thuế GTGT Thuế GTGT = x Thuế suất thuế GTGT 1 + thuế suất thuế GTGT Thuế suất đối với dịch vụ bưu điện là 10% do đó với số liệu trên thuế GTGT được tính như sau: 150.000 Thuế GTGT = x 10% = 13.636đ 1 + 10% Kế toán phải hạch toán như sau: Nợ TK 642: 136.364 Nợ TK 133: 13.636 Có TK 111: 150.000 Việc hạch toán trên đã làm chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 13.636. Điều đó dẵn đến việc tính số thuế GTGT được khấu trừ sai, chi phí quản lý doanh nghiệp sai dẫn đến xác định kết quả kinh doanh sai. KếT LUậN Kết luận về công tác kế toán thành phẩm- bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Công ty TNHH Thương mại hữu nghị Huy Nam từ khi thành lập đến nay đã hoàn thành tốt chỉ tieu kinh tế do doanh nghiệp đề ra. Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả là một khâu quan trọng trong công tác hạch toán của công ty. Căn cứ vào các bảng thông tin, báo cáo do bộ phận kế toán cung cấp, nhà quản trị doanh nghiệp đã đưa ra quyết định đúng đắn, phù hợp với yêu cầu quản lý kinh doanh. Kế toán bán hàng và xác định kết quả ở mỗi đơn vị phải được tổ chức tốt, bố trí cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn giỏi và phải được sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo, có vậy bộ phận kế toán mới phát huy vai trò và chức năng của mình nhằm giúp nhà quản lý có những thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ nhất về tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị trong kì báo cáo cũng như từng thời điểm yêu cầu quản lý. Trong chuyên đề này em chỉ xin mạnh dạn trình bày một số ý kiến nhỏ với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả của Công ty TNHH Thương mại kỹ thuật 3H. Với trình độ nhận thức còn hạn chế với thời gian nghiên cứu có hạn nên những biện pháp đưa ra không phải là tối ưu. Em mong được sự góp ý của các thầy, cô để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. TàI LIệU THAM KHảO 1. Giáo trình hướng dẫn nội dung thực tập Thạc sĩ Trần Long NXB Hà Nội 2005 2. Phân tích hoạt động kinh doanh Bộ môn Kế toán QT & PTHĐKD NXB Thống kê- 2001 3. Kế toán quản trị PTS. Nguyễn Minh Phương NXB Giáo dục- 1998 4. Lý thuyết hạch toán Kế toán TS. Nguyễn Thị Đông NXB Tài chính- 1999 5. Tạp chí Kế toán, Tài chính năm 2000, 2001, 2002.