Đề tài Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán nợ tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Tân Tiến

oán về nợ dài hạn đến hạn trả. - Số chênh lệch tỷ giá hối đoái giảm do đánh giá lại số dư nợ dài hạn có gốc ngoại tệ ở thời điểm cuối năm tài chính. Tổng số phát sinh có Tổng số phát sinh nợ Số dư: Số nợ còn phải trả của nợ dài hạn đã đến hạn hoặc quá hạn phải trả. b.Phương pháp kế toán: Cuối niên độ kế toán, xác định số nợ dài hạn đến hạn trả trong niên độ kế toán tiếp theo: Nợ TK 342 – Nợ dài hạn Có TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả Trả nợ dài hạn đến hạn trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả Có TK 111, 112…. (3)Trong giai đoạn sản xuất kinh doanh , khi doanh nghiệp trả nợ dài hạn đến hạn trả bằng ngoại tệ: - Nếu tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán TK 315 nhỏ hơn tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán TK 111, 112: Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả(tỷ giá ghi sổ kế toán) Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá) Có TK 111(1112), 112(1122) (tỷ giá ghi sổ kế toán) Nếu tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán TK 315 lớn hơn tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán TK 111, 112: Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả(tỷ giá ghi sổ kế toán) Có TK 515 – Doanh thu tài chính (lãi tỷ giá) Có TK 111(1112), 112(1122) (tỷ giá ghi sổ kế toán) (4)Trong giai đoạn trước hoạt động, khi doanh nghiệp trả nợ dài hạn đến hạn trả của hoạt động đầu tư XDCB bằng ngoại tệ: - Nếu tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán TK 315 nhỏ hơn tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán TK 111, 112: Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả(tỷ giá ghi sổ kế toán) Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (lỗ tỷ giá) Có TK 111(1112), 112(1122) (tỷ giá ghi sổ kế toán) - Nếu tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán TK 315 lớn hơn tỷ giá ngoại tệ trên sổ kế toán TK 111, 112: Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả(tỷ giá ghi sổ kế toán) Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (lãi tỷ giá) Có TK 111(1112), 112(1122) (tỷ giá ghi sổ kế toán) (5) Khi trả nợ dài hạn đến hạn trả bằng tiền thu hồi công nợ hoặc tiền vay mới: Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả Có TK 131, 138 Có TK 311 – Vay ngắn hạn (6) Cuối niên độ kế toán, số dư nợ dài hạn đến hạn trả có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá hối đoái bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính: - Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái: Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái: Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả (“Hệ thống tài khoản kế toán”, nhà xuất bản tài chính, 2006, trang 257-259). 1.2.2.4 Kế toán Nợ dài hạn: a.Tài khoản sử dụng: TK 342 – Nợ dài hạn. TK này phản ánh các khoản nợ dài hạn như nợ thuê tài chính hoặc các khoản nợ dài hạn khác có thời hạn trả nợ trên một năm. - Các khoản nợ dài hạn phát sinh trong kỳ - Chênh lệch tăng tỷ giá do đánh giá lại cuối năm tài chính các khoản nợ dài hạn có gốc ngoại tệ. Có - Trả nợ dài hạn do thanh toán trước hạn. - Kết chuyển các khoản nợ dài hạn đến hạn trả sang TK 315. - Số giảm nợ do được bên chủ nợ chấp thuận. - Chênh lệch giảm tỷ giá do đánh giá lại cuối năm tài chính các khoản nợ dài hạn có gốc ngoại tệ. TK 342 “Nợ dài hạn” Nợ Tổng số phát sinh có Tổng số phát sinh nợ Số dư: các khoản nợ dài hạn còn chưa trả. b.Phương pháp kế toán: Khi phát sinh các khoản nợ dài hạn dùng vào đầu tư XDCB : Nợ TK 241 – XDCB dở dang Có TK 342 – Nợ dài hạn (2)Đối với các TK nợ không xác định được chủ khi quyết định xóa nợ: Nợ TK 342 - Nợ dài hạn Có TK 711 – Thu nhập khác (3)Cuối kỳ kế toán năm, xác định vay dài hạn đến hạn trả trong kỳ kế toán năm tiếp theo: Nợ TK 342 - Nợ dài hạn Có TK 315 – Nợ dài hạn đến hạn trả (4) Cuối niên độ kế toán, tại thời điểm lập báo cáo tài chính: số dư nợ dài hạn có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố: - Nếu tỷ giá tăng, phát sinh khoản lỗ tỷ giá: Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 342 - Nợ dài hạn - Nếu tỷ giá giảm, phát sinh khoản lãi tỷ giá: Nợ TK 342 - Nợ dài hạn Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (“Hệ thống tài khoản kế toán”, nhà xuất bản tài chính, 2006, trang 318-320). CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ THANH TOÁN NỢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TÂN TIẾN 2.1.Giới thiệu tổng quát về công ty cổ phần xây dựng Tân Tiến: 2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần xây dựng Tân Tiến: Công ty cổ phần xây dựng Tân Tiến được thành lập năm 1992 trực thuộc Ban Tài Chính Tỉnh Ủy Đồng Tháp với tên giao dịch lúc bây giờ là công ty TNHH Tân Tiến. Ngành nghề kinh doanh: xây dựng dân dụng-công nghiệp với số vốn điều lệ lúc này là 500.000.000đ (Năm trăm triệu đồng).Trong đó,vốn lưu động là :380.000.000đ (Ba trăm tám mươi triệu đồng), TSCĐ là :120.000.000đ (Một trăm hai mươi triệu đồng), hoạt động theo cơ chế công ty đóng thuế trên vốn (4%) năm và nộp (12%) lợi nhuận sau thuế về Ban Tài Chánh Tỉnh Ủy. Năm 1995, Ban Tài Chánh Tỉnh Ủy bổ sung vốn lưu động thêm 1,3 tỷ đồng (một tỷ ba trăm triệu đồng) cho công ty hoạt động, đến năm 2000 Ban Tài Chánh giải thể sáp nhập về Văn Phòng Tỉnh Ủy quản lý. Qua 15 năm hoạt động nguồn vốn bước đầu được cơ quan chủ quản cấp rất ít.Quá trình hoạt động trong những năm qua của công ty việc tiếp cận công trình và tìm đối tác có rất nhiều thuận lợi nên vốn được tích lũy dần qua nhiều năm, đến nay được Văn Phòng Tỉnh Ủy chuyển cấp tiền vốn lưu động là :5.583.000.000đ (Năm tỷ năm trăm tám mươi ba triệu đồng). Năm 2003, được sự cho phép của Tỉnh Ủy Đồng Tháp, công ty TNHH Tân Tiến chuyển đổi thành công ty TNHH 1 Thành Viên Tân Tiến theo quyết định số 492-QĐ/TU ngày 25/09/2003 của Ban Thường Vụ Tỉnh Ủy. Năm 2010, công ty TNHH 1 Thành Viên Tân Tiến đổi tên thành công ty cổ phần xây dựng Tân Tiến. Hiện tại, công ty cổ phần xây dựng Tân Tiến hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký mã số thuế: 1400100265 do phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch Đầu Tư Đồng Tháp cấp. +Tên giao dịch:Công ty cổ phần xây dựng Tân Tiến. +Mã số thuế :1400100265. +Vốn điều lệ :7.226.037.349đ (Bảy tỷ, hai trăm hai mươi sáu triệu không trăm ba mươi bảy ngàn, ba trăm bốn mươi chín đồng) +Trụ số chính:521-Phạm Hữu Lầu-Phường 6-TP.Cao Lãnh-Tỉnh Đồng Tháp +Điện thoại:067.3882639;Fax:067.3882638 Có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng ,tên gọi để giao dịch ,được mở tài khoản tại các ngân hàng. Nguyên tắc hoạt động:là đơn vị hạch toán độc lập ,chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh, nhằm đảm bảo và phát triển vốn ,đồng thời giải quyết thỏa đáng hài hòa lợi ích cá nhân người lao động theo kết quả sản xuất kinh doanh đạt được tronh khuôn khổ pháp luật quy định. Thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, áp dụng đúng chế độ chủ trương trong quản lý Nhà Nước, điều hành sản xuất trên cơ sở quyền làm chủ tập thể của cán bộ nhân viên trong công ty. 2.1.2. Đặc điểm sản xuất và tổ chức kinh doanh: 2.1.2.1. Lĩnh vực hoạt động, ngành nghề kinh doanh: Công ty cổ phần xây dựng Tân Tiến là đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực: Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông (cầu, đường, cống), và công nghiệp. Mua bán vật liệu xây dựng San lắp mặt bằng Kinh doanh bất động sản với quyền sở hữu hoặc đi thuê Sản xuất đồ dùng bằng nhôm; các sản phẩm kim loại cho xây dựng và kiến trúc. Sản xuất giường tủ, bàn ghế, tấm bê tông đúc sẵn, ống, cột bê tông, cọc bê tông cốt thép. 2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: Công ty cổ phần xây dựng Tân Tiến là một doanh nghiệp Nhà Nước với hình thức sở hữu vốn do cơ quan chủ quản cấp, loại hình sản xuất của công ty là xây dựng cơ bản, sản phẩm tạo ra là công trình nên có tính đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài, sản phẩm xây lắp có đặc điểm là không di chuyển được mà cố định tại nơi thi công nên chịu ảnh hưởng trực tiếp của địa hình, thủy văn, thời tiết, khí hậu…ở nơi đặt sản phẩm, công ty phải di chuyển máy móc thiết bị, vật tư, nhân công đến công trình để thi công, do đó việc hạch toán, phân bổ chi phí trong từng khoản mục công trình một cách hợp lý, sẽ thể hiện được nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán và nhà quản lý trong hoạt động của Công ty. 2.1.2.3. Quy mô sản xuất của công ty cổ phần xây dựng Tân Tiến: Công ty cổ phần xây dựng Tân Tiến hoạt động với quy mô vừa và nhỏ, có đội ngũ cán bộ công nhân lành nghề, áp dụng những công nghệ khoa học và sản xuất như trang thiết bị các loại máy móc thiết bị, thiết bị trộn bê tông , máy bơm nước, xe chuyên dùng (xe bel, xe ủi, xe lu, xe cobenco, xe cẩu máy ép cọc…), máy đóng cừ và các loại máy thi công khác…, đồng thời cũng trang bị chương trình thiết kế mẫu cho bộ phận kỹ thuật. Nguồn vốn kinh doanh hiện tại của Công ty gồm: 7.226.037.349đ Trong đó: Ngân sách cấp: 6.353.000.000đ Tự bổ sung: 873.037.349đ Nhân sự: Tại văn phòng công ty: 30 người bố trí 4 phòng và 01 chi nhánh Đội thi công: 06 đội 2.1.2.4. Quá trình sản xuất kinh doanh: Luận chứng kinh tế kỹ thuật của công trình được cơ quan chủ quản hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt đồng ý cho phép tiến hành xây dựng công trình, giai đoạn do chủ đầu tư (Bên A), công ty tư vấn lập hoặc công ty (Bên B) lập dựa trên cơ sở hợp đồng hay công ty khai thác tìm nguồn đầu tư kinh doanh bất động sản. Sau khi luận chứng kinh tế kỹ thuật đã được duyệt thì đến giai đoạn khảo sát thiết kế bản vẽ công trình, nay là giai đoạn đòi hỏi về độ chính xác, tính kỹ thuật của công trình trên cơ sở đó mới đảm bảo cho các giai đoạn sau tiến hành được tốt. Giai đoạn lập dự toán công trình, trên cơ sở vẽ thiết kế mà đơn vị lập cho từng công trình, được phân tích theo từng khoản mục chi phí để tính giá thành xây lắp công trình bao gồm giá thành dự toán,công tác xây lắp công trình bao gồm chi phí dự toán để hoàn thành khối lượng, công tác xây lắp được xác định trên cơ sở định mức của Nhà Nước quy định và các đơn vị xây dựng cơ bản áp dụng cho từng khu vực. Giá thành dự toán là căn cứ để tính giá thành công trình xây lắp và vạch ra các biện pháp thi công nhằm đảm bảo hoàn thiện nhiệm vụ, hạ giá thành sản phẩm. Khi dự toán công trình đã được duyệt thì đơn vị tiến hành tổ chức thi công, trong khi thi công phải đảm bảo tính kỹ thuật, đảm bảo tiến độ thi công hoàn thành bàn giao công trình đúng thời hạn, đây là giai đoạn có tính yêu cầu cao về chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phí sử dụng máy móc thiết bị thi công. Có đảm bảo phục vụ tốt cho các yêu cầu này thì mới đảm bảo cho việc thi công công trình đạt chất lượng và đúng tiến độ thi công cũng như thời gian bàn giao đưa vào sử dụng. Giai đoạn bàn giao công trình: có thể vừa tiến hành thi công vừa bàn giao hạng mục công trình hoàn thành hoặc có thể toàn bộ công trình hoàn thành, công ty mới tiến hành bàn giao cho đơn vị chủ đầu tư. Việc bàn giao công trình đã được quy định trong hợp đồng kinh tế đã ký giữa bên A và bên B. Khi bàn giao hai bên cùng kiểm tra, đánh giá chất lượng từng hạng mục công trình. Đồng thời phải được hội đồng nghiệm thu, sau khi nghiệm thu các thành viên của hội đồng với bên (bên A và bên B) xác nhận, ký tên và ghi rõ những yêu cầu, đề nghị (nếu có) cần được bổ sung hoàn thiện vào biên bản nghiệm thu. 2.1.3. Tồ chức bộ máy quản lý của Công ty: 2.1.3.1 Cơ cấu bộ máy quản lý: CHỦ TỊCH GIÁM ĐỐC P.TỔ CHỨC HÀNH CHÁNH PHÒNG KẾ TOÁN CHI NHÁNH TẠI LẤP VÒ PHÒNG THI CÔNG PHÒNG KẾ HOẠCH Đội Thi Công I Đội Thi Công II Đội Thi Công III Đội Thi Công IV Đội Thi Công V Đội Thi Công VI Xưởng cơ khí Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty Ghi chú: : Chỉ đạo trực tiếp : Quan hệ tương quan 2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của bộ phận Công ty: Hiện nay cán bộ công nhân viên là: 30 người (nhân viên quản lý là: 11 người) a. Chủ tịch Công ty: Hoạt động theo điều lệ: hàng tuần làm việc trực tiếp với Công ty thời gian 01 buổi hoặc 01 ngày, tùy theo công việc nhiều hay ít, vì Chủ tịch Công ty là cán bộ kim nhiệm của cơ quan chủ quản. b. Giám Đốc Công ty: Giám Đốc công ty là người trực tiếp chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của công ty về phạm vi hoạt động cũng như hiệu quả của công ty. c. Phòng tổ chức Hành chánh – Văn thư: Tiếp nhận tất cả các công văn để chuyển đến cho các bộ phận chức năng có liên quan để thực hiện. Tham mưu cho Giám Đốc sắp xếp lại tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh của từng bộ phận qua từng thời kỳ. Căn cứ vào định mức tiền lương làm cơ sở chi trả cho công nhân trực tiếp sản xuất. Đối với bộ phận gián tiếp trả lương theo quy định hiện hành. Tổ chức họp xét nâng lương hàng năm theo đúng quy định. Tiếp nhận, bố trí cán bộ công nhân viên theo yêu cầu của công việc, dựa trên cơ sở năng lực và trình độ của từng người, có kế hoạch đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân, giải quyết các chế độ về hưu, mất sức, thôi việc…báo cáo thống kê định kỳ lên cơ quan cấp trên. d. Phòng kỹ thuật kế hoạch: Tiếp nhận các công văn do phòng Tổ chức chuyền đến sau khi có ý kiến của Ban Giám Đốc, tiếp nhận bản vẽ và hồ sơ mời thầu, nhận thầu, tiến hành lập hồ sơ dự thầu, tiếp nhận kiểm tra khối lượng quyết toán do phòng thi công chuyển tới, trình Ban Giám Đốc ký xong chuyển đến kho bạc, trực tiếp hoặc phân công cán bộ kỹ thuật đến Kho bạc để kiểm hồ sơ quyết toán. Sau khi hồ sơ được kho bạc thẩm định chuyển đến Phòng kế toán lập hồ sơ rút vốn. Lập các thủ tục bổ sung, phụ kiện hợp đồng và các văn bản liên quan đến hợp đồng. Lập báo cáo có giá trị công trình hoàn toàn và các giá trị với các đối tác tham gia công trình được hưởng. e. Phòng thi công: Theo dõi kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy trình, quy phạm kỹ thuật thi công và kỹ thuật an toàn, chất lượng mỹ quan, tiến độ thi công, lên kế hoạch vật tư, tiền nhân công, khối lượng hoàn công, cùng các đơn vị có liên quan xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công được quyền đình chỉ thi công công trình nếu có phát hiện sai sót và báo cáo về Ban Giám Đốc để bàn bạc có biện pháp xử lý, tổ chức nghiệm thu công trình. f. Chi nhánh tại Lấp Vò: Lập kế hoạch phương hướng sản xuất của toàn công ty hàng năm, tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng và cung ứng vật tư công trình, quản lý phân công dân sự của phòng, điều hành các phương tiện vận tải và cơ giới. Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về công việc được phân công. g. Phòng kế toán: Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính dựa trên cơ sở sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức, ghi chép, hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh để phản ánh đúng tình hình sản xuất kinh doanh nhằm kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu - chi. Giám sát quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vốn của đơn vị, cụ thể: Lập và quản lý, thực hiện kế hoạch thu – chi tài chính của công ty từng tháng, quý, năm của từng công trình thi công. Thống kê tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh, thực hiện các nguồn vốn, giá thành, thu nộp ngân sách và quyết toán hàng quý, hàng năm. Xây dựng phương án huy động vốn và sử dụng vốn, luân chuyển trong sản xuất có hiệu quả cho từng năm. 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán : 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau: Tổ chức bộ máy kế toán - thống kê một cấp, tức là doanh nghiệp độc lập chỉ có một bộ máy thống nhất, một đơn vị kế toán độc lập đứng đầu là kế toán trưởng. Đảm bảo sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán thống kê và hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến kế toán hay thông tin kinh tế khác. Gọn nhẹ, hợp lý hướng chuyên môn hóa đúng. Phù hợp với tổ chức sản xuất sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị. 2.1.4.2.Bộ máy kế toán trong công ty: Nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán ở Công ty cổ phần xây dựng Tân Tiến hạch toán độc lập nên được tổ chức thành phòng kế toán có những nhiệm vụ sau: Tiến hành công tác kế toán theo quy định Nhà Nước. Lập báo cáo kế toán thống kê theo quy định Bộ Tài Chính, Tổng Cục Thống Kê và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các phòng ban khác lập. Hỗ trợ Giám Đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng và bộ phận thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ, đúng phương pháp. Hỗ trợ Giám Đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi đơn vị. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thông kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận khác có liên quan. a.Sơ đồ bộ máy trong công ty Kế toán trưởng Kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ, kế toán vật tư Thủ quỹ Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán- thống kê b.Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: + Kế toán trưởng: Kế toán trưởng chịu trách nhiệm với Giám đốc trong công tác quản lý tài chính, các nghiệp kinh tế phát sinh của hoạt động sản xuất kinh doanh, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán. Theo dõi hợp đồng và thanh lý hợp đồng kinh tế các loại Lập kế hoạch, thống kê, báo cáo tài chính thường xuyên và định kỳ. Phân tích hoạt động kinh tế của Công ty. Theo dõi tiền gởi ngân hàng- Tiền mặt tồn quỹ. + Kế toán thanh toán, kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ thanh toán hồ sơ do phòng kỹ thuật chuyển sang. Tính giá trị khối lượng mà đội thi công và các đối tác thực hiện. Báo cáo khối lượng hoàn thành từng công trình cho kế toán trưởng. Thống kê khối lượng công việc công trình hoàn thành. Theo dõi tiến độ thi công công trình, hao phí nhiên liệu, ca máy cho công trình. Thanh toán các khoản thu, chi về hoạt động kinh doanh của đơn vị. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ gốc, đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính, kết hợp các thành phần liên quan để hạch toán, luân chuyển chứng từ chính xác kịp thời, đầy đủ. Theo dõi công việc hoạt động hằng ngày để tính lương, bảo hiểm… Theo dõi các khoản tạm ứng và tham mưu với kế toán trưởng để giải quyết công nợ tồn động. Thường xuyên đối chiếu sổ sách với thủ quỹ cuối ngày, tháng, năm. + Kế toán TSCĐ, kế toán vật tư: Theo dõi nguyên vật liệu chính, phụ,… thành phẩm nhập, xuất, tồn. Lên báo cáo vật tư nhập, xuất, tồn kho thường xuyên và định kỳ, đồng thời xác định kết quả tiêu thụ theo niên độ kế toán. Chịu trách nhiệm về thủ tục vận chuyển hàng hóa của công ty, đủ và hợp lệ, quản lý và sử dụng hóa đơn đúng theo quy định của Nhà nước. Mở sổ chi tiết theo dõi TSCĐ theo qui định của Nhà Nước. Theo dõi tăng, giảm TSCĐ, công cụ theo định kỳ lập báo cáo. + Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi tiền mặt, ghi chép các khoản thu, chi vào sổ quỹ đảm bảo chính xác, kịp thời bảo quản và báo cáo tiền mặt đối chiếu với kế toán thanh toán rút số dư vào cuối ngày, tháng, quý, năm. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Công ty cổ phần xây dựng Tân Tiến có hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung toàn bộ công việc kế toán điều được giải quyết ở phòng kế toán của công ty. Khi phòng sản xuất lý giấy giao nhận vật tư xong giao lại phòng sản xuất kinh doanh để chuyển về phòng kế toán, để làm thủ tục nhập kho, đối với các bộ phận khác nhau trong công ty như: thống nhất những qui định chung về các luân chuyển cũng như cách ghi chép chứng từ ban đầu, hướng dẫn toàn bộ cho cán bộ công nhân viên trong công ty về cách ghi mã số thuế và ký đủ các hóa đơn mua hàng đầu vào, hệ thống tài khoản và các hình thức kế toán đã lựa chọn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. 2.1.4.3. Hình thức kế toán đang áp dụng: Theo chế độ kế toán Việt Nam quy định có nhiều hình thức kế toán đang được áp dụng rộng rãi. Xét trên cơ sở và điều kiện thực tế về quy mô hoạt động của Công ty, đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ của cán bộ kế toán và phương tiện tính hỗ trợ…đem lại hiệu quả cao nhất. Chính vì thế, Công ty hiện nay chọn hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” áp dụng để hạch toán. a. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Ghi chú:Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ghi hàng ngày b. Trình tự ghi sổ như sau: Hàng ngày, từ chứng từ kế toán được căn cứ làm chứng từ ghi sổ. Đối với những chứng từ kế toán cùng loại mà phát sinh nhiều, công ty lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Đối với phiếu thu, phiếu chi được ghi vào sổ quỹ sau đó căn cứ vào sổ quỹ lập chứng từ ghi sổ. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó làm căn cứ ghi vào sổ cái. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong, được chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp kèm theo các chứng từ kế toán có liên quan đến bộ phận này ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào sổ cái. Cuối tháng (kỳ kế toán) khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và tổng phát sinh nợ, phát sinh có của từng loại tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh của các tài khoản tổng hợp, trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với nhau và khớp với tổng số tiền của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải khớp với nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối phải khớp với từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết của phần kế toán chi tiết. Sau khi đối chiếu, kiểm tra khớp các số liệu với nhau, bắt đầu lập bảng cân đối phát sinh và các báo cáo kế toán khác. Đối với các tài khoản có mở sổ chi tiết thì chứng từ kế toán sau khi lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ kế toán tổng hợp, được chuyển đến các bộ phận kế toán chi tiết có liên quan để căn cứ ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với bảng cân đối phát sinh. Các bảng tổng hợp chi tiết, sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu với sổ cái và các sổ có liên quan dùng làm căn cứ để lập báo cáo tài chính. Hiện nay công ty đang sử dụng các loại sổ sau: P Bảng tổng hợp chứng từ gốc. P Sổ chi tiết thanh toán với người mua. P Chứng từ ghi sổ. P Sổ chi tiết bán hàng. P Sổ cái. P Sổ theo dõi thuế GTGT. P Sổ quỹ tiền mặt. P Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại. P Sổ tiền quỹ ngân hàng. P Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm. P Sổ chi tiết tiền vay. P Sổ chi tiết tài khoản. P Sổ chi tiết vật liệu. P Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng. P Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. P Sổ tổng hợp phải trả cho khách hàng. P Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. P Sổ tài sản cố định. 2.1.4.4. Hệ thống TK sử dụng theo quyết định 15/2006 QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tài chính hình thức kế toán đang áp dụng: Chứng từ ghi sổ. 2.1.4.5. Các phương pháp kế toán cơ bản đã thực hiện: a.Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: Các khoản tiền và tương đương tiền được ghi nhận theo đơn vị tiền tệ là đồng VN. Các loại ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá giao dịch bình quân của ngân hàng tại thời điểm phát sinh giao dịch. Các khoản tương đương tiền bao gồm các loại đầu tư ngắn hạn có thời gian thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng. b. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc. Công thức tính giá gốc: Giá mua Giá gốc = + Thuế không hoàn lại (nếu có) Chi phí mua hàng (nếu có) Các khoản giảm trừ (nếu có) + - Phương pháp tính giá hàng tồn kho: hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ.. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. c. Phương pháp tính khấu hao: Phương pháp tính khấu hao TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính được khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Theo phương pháp này người ta dựa vào thời gian sử dụng hữu ích của tài sản để trích khấu hao theo công thức: = x Mức khấu hao (năm) Tỷ lệ khấu hao Nguyên giá TSCĐ hữu hình = Tỷ lệ khấu hao (năm) 1 Số năm sử dụng hữu ích của tài sản Mức khấu hao (năm) = 12 Mức khấu hao (tháng) 2.2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ THANH TOÁN NỢ TẠI CÔNG TY TNHH TÂN TIẾN 2.2.1. Kế toán tiền mặt: 2.2.1.1. Công tác quản lý: Nhập xuất quỹ tiền mặt phải trên cơ sở phiếu thu, phiếu chi hợp lệ có đầy đủ chữ ký của người nhận, thủ quỹ, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, giám đốc (người cho phép nhập xuất) theo qui định. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý nhập, xuất tiền mặt tại quỹ. Hàng ngày phải thường xuyên kiểm kê, đối chiếu với số liệu của sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý. Chứng từ sử dụng: Phiếu thu: Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền, căn cứ vào các giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán lập phiếu thu tiền, phiếu thu được lập 2 liên chuyển cho kế toán trưởng và Giám Đốc ký duyệt sau đó được chuyển tới thủ quỹ để thu tiền, thủ quỹ sau khi thu tiền tiến hành ghi số tiền thực nhận vào phiếu thu, đóng dấu đã thu tiền và ký tên vào phiếu thu. Cuối ngày kế toán tiền và thủ quỹ sẽ kiểm tra số tồn trên sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ và chương trình kế toán của kế toán thanh toán Phiếu chi: Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán các khoản nợ, tạm ứng hay các khoản chi phí phục vụ cho hoạt động của Công ty thì kế toán căn cứ vào chứng từ như hóa đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng đã được duyệt…Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi cũng được lập 2 liên chuyển cho kế toán trưởng và Giám Đốc ký duyệt sau đó được chuyển tới thủ quỹ để chi tiền. Người nhận tiền sau khi đã nhận đủ tiền phải ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi và thủ quỹ nhập phiếu vào sổ quỹ tiền mặt Cuối ngày kế toán tiền và thủ quỹ sẽ kiểm tra số tồn trên sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ và chương trình kế toán của kế toán thanh toán. Với nghiệp vụ chi tiền tạm ứng thì các cá nhân có nhu cầu tạm ứng phải lập “ giấy đề nghị tạm ứng”, sau khi được sự đồng ý của Giám Đốc và kế toán trưởng sẽ chuyển đến kế toán thanh toán lập phiếu chi và thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi đó chi tiền cho người đề nghị tạm ứng . Sổ sách: Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt Sổ cái Sơ đồ ghi sổ: Phiếu thi, phiếu chi Sổ tiền quỹ tiền mặt Sổ tiền chi tiết tiền mặt Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 1111 Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng , định kỳ Quan hệ đối chiếu Quy trình ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kế toán lập chứng từ ghi sổ. Phiếu thu, phiếu chi sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ chi tiết tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ 1 tháng ghi vào sổ cái, rồi từ sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính 2.2.1.2. Phương pháp kế toán: Tên TK : TK 1111 “tiền mặt” dùng để phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt của công ty gồm có tiền Việt Nam. Tk 1111 “tiền mặt” Có Nợ - Tiền mặt giảm đi trong kỳ (-): chi. SDĐK: Các loại tiền mặt còn tồn quỹ ở đầu kỳ. - Tiền mặt tăng lên trong kỳ (+): thu SDCK: Các loại tiền mặt còn tồn quỹ ở cuối kỳ Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty: Thu: Căn cứ phiếu thu số 005, ngày 12/12/2010 Nguyễn Xuân Biên thu tiền bán 04 căn phố Thường Thới Tiền – Hồng Ngự, kế toán ghi: Nợ TK 1111 460.000.000 Có TK 131 460.000.000 Căn cứ phiếu thu số 008, ngày 15/12/2010 Nguyễn Thị Thanh Hoa rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt , kế toán ghi: Nợ TK 1111 200.000.000 Có TK 11211 200.000.000 Căn cứ phiếu thu số 004, ngày 05/12/2010 Nguyễn Phước Huệ thu tiền vận chuyển hàng hóa Chi Cục Thuế Huyện CL , kế toán ghi: Nợ TK 1111 2.869.984 Có TK 11211 2.869.984 Căn cứ phiếu thu số 010, ngày 11/12/2010 Hà Văn Lâm nhận tiền CT: Nhà công vụ NHCSXH, kế toán ghi: Nợ TK 1111 42.600.000 Có TK 11211 42.600.000 Căn cứ phiếu thu số 013, ngày 22/12/2010 Nguyễn Phước Huệ thu tiền tạm ứng mua vật tư sửa xe cẩu cạp, kế toán ghi: Nợ TK 1111 14.127.000 Có TK 1411 14.127.000 Chi: Căn cứ phiếu chi số 005, ngày 07/12/2010 Nguyễn Xuân Biên thanh toán tiền đăng ký mua thông báo giá vật liệu xây dựng tháng 01/2010, kế toán ghi: Nợ TK 6428 720.000 Có TK 1111 720.000 Căn cứ phiếu chi số 008, ngày 07/12/2010 Nguyễn Kỳ Phát thanh toán tiền Ban Lãnh Đạo tiếp khách, kế toán ghi: Nợ TK 6428 1.000.000 Nợ TK 1331 100.000 Có TK 1111 1.100.000 Căn cứ phiếu chi số 056, ngày 29/12/2010 Đồng Nguyên Hậu thanh toán tiền công tác phí CT:Đường Tràm Chim - TN, kế toán ghi: Nợ TK 6428 148.000 Có TK 1111 148.000 Căn cứ phiếu chi số 054, ngày 11/12/2010 Phan Văn Đông Á thanh toán tiền làm ngoài giờ HSDT, kế toán ghi: Nợ TK 6421 1.000.000 Có TK 1111 1.000.000 1111 6248 131 460.000.000 1.868.000 1331 11211 245.469.984 100.000 6421 1411 1.000.000 14.127.000 2.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng: 2.2.2.1. Công tác quản lý: Mọi ghi chép phản ánh trên TK tiền gửi ngân hàng phải căn cứ vào giấy báo nợ, báo có hoặc bản sao kê TK của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như: ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển tiền, séc báo chi. Kế toán thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để đảm bảo số dư tiền gửi ngân hàng ghi trong sổ của công ty khớp đúng với số dư của ngân hàng. Hiện nay Công ty có tiền gửi ngân hàng tại: Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Đồng Tháp Kế toán phải căn cứ vào sổ phụ của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như: Chứng từ Ủy nhiệm thu Ủy nhiệm chi: thanh toán với khách hàng, bảo hiểm xã hội, BHYT, thuế… Séc chuyển khoản để phản ánh tình hình tăng giảm của tiền gửi ngân hàng vào các sổ sách cần thiết Giấy báo có: khi công ty nhận được tiền khách hàng chuyển trả. Giấy báo nợ: khi công ty muốn rút tiền gửi ngân hàng thì kế toán trưởng lập Sec chuyển vào ngân hàng làm thủ tục rút tiền gửi cho công ty. Ngay sau đó ngân hàng giao tiền mặt cho công ty. Sổ sách: Sổ phụ ngân hàng Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng Sổ cái Sơ đồ ghi sổ: Phiếu thi, phiếu chi Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ tiền chi tiết gửi ngân hàng Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 11211 Báo cáo tài chính Bảng cân đối phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng , định kỳ Quan hệ đối chiếu Quy trình ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có kế toán lập chứng từ ghi sổ. Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và sổ tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ 1 tháng ghi vào sổ cái, rồi từ sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính 2.2.2.2. Phương pháp kế toán: Tên TK : TK 11211 “tiền gửi ngân hàng”, dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi của công ty ở ngân hàng SDĐK: Số tiền đang gửi ở ngân hàng đầu kỳ - Các khoản tiền gửi vào ngân hàng (+). - Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng (-). Tk 11211 “Tiền gửi ngân hàng” Nợ Có SDCK: Số tiền đang gửi ở ngân hàng cuối kỳ Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty: Thu: Căn cứ báo có của ngân hàng 007, ngày 25/12/2010 Nguyễn Thị Thanh Hoa nhận tiền CT:Nhà ở học viên 152 chỗ Trường CT Nợ TK 11211 386.223.000 Có TK 131 386.223.000 Căn cứ báo có của ngân hàng 012, ngày 29/12/2010 Nguyễn Thị Thanh Hoa nhận tiền CT:Trường Phong Hòa – Lai vung Nợ TK 11211 342.619.000 Có TK 131 342.619.000 Căn cứ báo có của ngân hàng 004 , ngày 12/12/2010 Nguyễn Thị Thanh Hoa nhận tiền CT: Trường THYT Đồng Tháp Nợ TK 11211 68.000.000 Có TK 131 68.000.000 Căn cứ báo có của ngân hàng 013 , ngày 31/12/2010 Ngân hàng trả lãi tháng 12/2010 Nợ TK 11211 2.307.545 Có TK 515 2.307.545 Căn cứ báo có của ngân hàng 002 , ngày 08/12/2010 Nguyễn Thị Thanh Hoa nhận tiền bán hàng Chi Nhánh tại Lấp Vò Nợ TK 11211 42.620.240 Có TK 131 42.620.240 Chi: Căn cứ báo nợ của ngân hàng 005 , ngày 06/12/2010 Chuyển trả tiền mua 1000L dầu CT: Đường Tràm Chim Nợ TK 1413 14.450.000 Có TK 11211 14.450.000 Căn cứ báo nợ của ngân hàng 007 , ngày 06/12/2010 Phí chuyển khoản Nợ TK 6277 112.500 Nợ TK 1331 11.250 Có TK 11211 123.750 Căn cứ báo nợ của ngân hàng 017, ngày 11/12/2010 Trả lãi vay NH Đầu tư Nợ TK 635 2.547.709 Có TK 11211 2.547.709 Căn cứ báo nợ của ngân hàng 028, ngày 19/12/2010 Chuyển trả tiền thiết kế nhà cụm dân cư Mỹ Tây Nợ TK 6277 20.000.000 Có TK 11211 20.000.000 131 11211 1413 14.450.000 839.462.240 6277 515 20.112.500 2.307.545 1331 11.250 635 2.547.709 2.2.3. Kế toán nợ phải thu khách hàng: 2.2.3.1. Công tác quản lý: Khi thu tiền, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu có ký xác nhận của người nộp chuyển đến kế toán trưởng duyệt thu sau đó chuyển chứng từ thu đó đến thủ quỹ sẽ thu tiền. Hoặc khi có giấy báo có của Ngân hàng về khoản phải thu của khách hàng thì kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu thu hay giấy báo có của Ngân hàng về nhập liệu vào chương trình phần mềm kế toán để từ đó ghi nhận chứng từ vào phần mềm, sau đó được dùng phần mềm kế toán này để ghi theo dõi chi tiết các tài khoản. Chứng từ: Hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn thông thường Phiếu thu, phiếu chi Giấy báo có ngân hàng Sổ sách: Sổ chi tiết phải thu của khách hàng Sổ cái Sơ đồ luân chuyển: Sổ chi tiết tài khoản đối ứng Hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi… Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 131 Báo cáo tài chính Bảng cân đối P/S Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng , định kỳ Quy trình ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi kế toán lập chứng từ ghi sổ. Hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ chi tiết tài khoản đối ứng. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ 1 tháng ghi vào sổ cái, rồi từ sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính 2.2.3.2 Phương pháp kế toán: Tài khoản sử dụng :TK 131 – Phải thu khách hàng, phản ánh về giá trị dịch vụ mà khách hàng chấp nhận thanh toán. Có Tk 131 “Phải thu của khách hàng” Nợ SDĐK: số tiền còn phải thu của khách hàng năm 2009 Số tiền phải thu khách hàng tăng do bán hàng hoá, nhận thầu công trình Số tiền khách hàng giảm do khách hàng đã thanh toán tiền. Khách hàng ứng trước tiền hàng, tiền thầu công trình. SDCK: số tiền còn phải thu của khách hàng Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty: Căn cứ báo có của ngân hàng 001, ngày 06/12/2010 nhận tiền CT: Cải tạo huyện ủy Lai Vung Nợ TK 11211 222.240.000 Có TK 131 222.240.000 Căn cứ báo có của ngân hàng 003 , ngày 09/12/2010 nhận tiền bán hàng Chi Nhánh tại Lấp Vò Nợ TK 11211 62.399.982 Có TK 131 62.399.982 Căn cứ vào hoá đơn K007, ngày 15/12/2010 Nguyễn Xuân Biên ghi nhận doanh thu CT : Đường tuyến 3 – VQG Tràm Chim Nợ TK 131 2.156.089.000 Có TK 5111 1.960.080.909 Có TK 33311 196.008.091 5112 11211 131 284.639.982 1.960.080.909 33311 196.008.091 2.2.4. Kế toán tạm ứng: 2.2.4.1. Công tác quản lý: Các khoản tạm ứng phát sinh ở công ty chủ yếu là tạm ứng để trang trải chi phí cho công trình, công tác, …. Các khoản tạm ứng được kế toán theo dõi chi tiết cho từng đối tượng. Khi có giấy đề nghị tạm ứng kế toán tiến hành định khoản vào TK 141 – Tạm ứng. Khi có giấy thanh toán tạm ứng kế toán cũng tiến hành lập phiếu thu. Chứng từ: Giấy đề nghị tạm ứng Phiếu chi Sổ sách: Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sơ đồ ghi sổ: Sổ chi tiết tài khoản đối ứng Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 141 Bảng cân đối P/S Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng , định kỳ Quan hệ đối chiếu Quy trình ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng kế toán lập chứng từ ghi sổ. Giấy đề nghị tạm ứng sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được ghi vào sổ chi tiết tài khoản đối ứng. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ 1 tháng ghi vào sổ cái, rồi từ sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính 2.2.4.2. Phương pháp hạch toán: Tk sử dụng: TK 141 – Tạm ứng TK 1411 – Tạm ứng cá nhân TK 1413 – Tạm ứng giao khoán nội bộ SDĐK: số tiền tạm ứng chưa thanh toán Số tiền cán bộ công nhân viên ứng. Số tiền đội tạm ứng Có Tk 141 “Tạm ứng” Nợ Các khoản tạm ứng đã thanh toán . SDCK: số tiền còn phải thu của khách hàng Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty: Căn cứ vào phiếu thu 007, ngày 13/12/2010 Nguyễn Xuân Biên thu tạm ứng tiền nhân công ép cọc CT: Nhà ở học viên 152 chỗ Nợ TK 1111 16.000.000 Có TK 1411 16.000.000 Căn cứ vào phiếu thu 016 , ngày 29/12/2010 Nguyễn Xuân Biên thu tạm ứng tiền nhân công tưới nhựa CT: Đường Tràm Chim Nợ TK 1111 51.000.000 Có TK 1413 51.000.000 Căn cứ vào phiếu chi 006 , ngày 07/12/2010 Hà Văn Lâm tạm ứng tiền CT: Sửa chữa huyện ủy Lai Vung Nợ TK 1413 130.000.000 Có TK 1111 130.000.000 Căn cứ vào phiếu chi 026 , ngày 08/12/2010 Hà Tấn Lộc tạm ứng tiền CT: Trường Nguyễn Hữu Cảnh Nợ TK 1413 215.845.000 Có TK 1111 215.845.000 Căn cứ vào phiếu chi 004 , ngày 05/12/2010 Phạm Thị Ngọc Tuyền tạm ứng tiền CT: 08 căn phố Tam nông Nợ TK 1413 25.000.000 Có TK 1111 25.000.000 1111 141 1111 370.845.000 67.000.000 2.2.5 Kế toán nợ phải trả người bán: 2.2.5.1. Công tác quản lý: Quy trình hạch toán thanh toán với người bán phải phản ánh chính xác, kịp thời, chi tiết và rõ ràng từng khoản. Nghiệp vụ phải trả cho người bán chủ yếu do mua vật tư, hàng hóa hay trả cho người nhận thầu xây dựng cơ bản (Đội), người nhận thầu sửa chữa lớn. Hóa đơn GTGT đầu ra phải có chữ ký của người đại diện Công ty, chữ ký của người đại diện bên bán, thủ trưởng bên bán ký tên đóng dấu. Dựa vào HĐ GTGT do bên đối tác lập, kế toán sẽ nhập liệu số tiền vào chứng từ ghi sổ sau đó làm căn cứ để ghi nhận vào sổ chi tiết tài khoản. Người bán giao hàng xuất hóa đơn GTGT, Công ty không thanh toán ngay tại thời điểm giao nhận hàng. Kế toán thanh toán sẽ dựa vào vào bộ hồ sơ nghiệp vụ có liên quan nhập liệu vào máy tính theo dõi bên có TK 331. Khi chi tiền, kế toán thanh toán sẽ dựa vào phiếu chi có chữ ký của kế toán trưởng và Giám Đốc để ghi nhận. Chứng từ: Hoá đơn Phiếu chi Uỷ nhiệm chi Sổ sách: Sổ chi tiết phải trả cho người bán Sổ cái Sơ đồ ghi sổ Hoá đơn, phiếu chi, uỷ nhiệm chi Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết phải trả cho người bán Sổ cái TK 331 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Quan hệ đối chiếu Quy trình ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn, phiếu chi, uỷ nhiệm chi kế toán lập chứng từ ghi sổ. Hoá đơn, phiếu chi, uỷ nhiệm chi sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ chi tiết phải trả cho người bán. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ 1 tháng kế toán vào sổ cái, rồi từ sổ cái vào bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính. 2.2.5.2. Phương pháp kế toán: TK sử dụng:TK 331 –phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho nhà cung cấp hàng hóa theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ (đội). Tk 331 “Phải trả cho người bán” Có Nợ SDĐK: số tiền còn phải trả cho người bán . Các khoản đã trả hoặc ứng trước tiền mua hàng. SDCK: số tiền còn phải thu của khách hàng Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty: Căn cứ vào báo nợ của ngân hàng 004, ngày 06/12/2010 công ty chuyển trả tiền mua dầu máy ép cọc Nợ TK 331 5.895.000 Có TK 11211 5.895.000 Căn cứ vào báo nợ của ngân hàng 017, ngày 11/12/2010 công ty trả tiền vay ngân hàng Nợ TK 311 700.000.000 Có TK 11211 700.000.000 Căn cứ vào báo nợ của ngân hàng 008, ngày 07/12/2010 công ty chuyển trả tiền mua vật tư DNTN Thành Trung Nợ TK 331 23.783.011 Có TK 11211 23.783.011 Căn cứ vào báo nợ của ngân hàng 025, ngày 15/12/2010 công ty chuyển trả tiền mua xi măng cho DNTN Hữu Tâm Nợ TK 331 22.400.000 Có TK 11211 22.400.000 Căn cứ vào phiếu chi 009, ngày 02/12/2010 công ty thanh toán tiền CT : Trạm Y Tế xã Phương Trà HCL Nợ TK 331 14.214.819 Có TK 1111 14.214.819 52.078.011 11211 331 1111 14.214.819 2.2.6. Kế toán phải trả cho người lao động: 2.2.6.1. Công tác quản lý: Hàng tháng căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương ở các phòng ban và các đội do phòng Tổ Chức – Hành Chánh thực hiện, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo đối tượng sử dụng và tính toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ qui định. Công ty thực hiện trích: KPCĐ: Công ty : 2% Người lao động : 1% BHXH: Công ty : 16% Người lao động : 6% BHYT: Công ty : 3% Người lao động : 1.5% BHTN: Công ty : 1% Người lao động : 1% Chứng từ: Bảng lương Bảng chấm công Sổ sách: Sổ kế toán tổng hợp Sổ cái Bảng chấm công Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334 Bảng cân đối P/S Báo cáo tài chính` Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng định ký Quan hệ đối chiếu Sơ đồ ghi sổ: Quá trình ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào bảng chấm công kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ định kỳ 1 tháng kế toán vào sổ cái. Rồi từ sổ cái vào bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính 2.2.6.2. Phương pháp hạch toán: Tk sử dụng: TK 334 – phản ánh tiền lương phải trả và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên của công ty Nợ Có Tk 331 “Phải trả cho người lao động” SDĐK: số còn phải trả cho nhân viên Lương và các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên Trả lương cho cán bộ công nhân viên. Nôp thay cho cán bộ công nhân viên BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN. SDCK: số tiền còn phải thu của khách hàng Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Căn cứ vào phiếu chi 011, ngày 08/12/2010 Chi lương CB CNV T12/2010 Nợ TK 334 57.330.340 Có TK 1111 57.330.340 Căn cứ vào phiếu chi 061, ngày 29/12/2010 Chi tiền phụ cấp kiêm nhiệm CB CNV T12/2010 Nợ TK 334 78.749.660 Có TK 1111 78.749.660 Căn cứ vào phiếu chi 066, ngày 27/12/2010 Chi phụ cấp lương CB CNV T12/2010 Nợ TK 334 78.263.660 Có TK 1111 78.263.660 334 1111 214.343.660 CHƯƠNG 3 GIÁI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ THANH TOÁN NỢ 3.1.Nguyên nhân: 3.1.1.Tồn tại: -Nhiều công trình trả chậm chưa thanh toán 1 lần -Các khoản nợ của công trình có thể chuyển thành nợ khó đòi -Nhiều công trình có các chi phí phát sinh ngoài dự kiến nên ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty 3.1.2.Nguyên nhân: -Do các công trình phát sinh những thứ mà trong hồ sơ thiết kế không có nên dẫn đến lợi nhuận của công ty bị giãm sút dẫn đến vốn cũng bị giãm 1 phần -Nhiều công trình số tiền lúc hoàn thành công trình đã vượt ngoài dự kiến ban đầu nên từ đó dẫn đến công trình phải trả chậm hoặc thanh toán dần dần trong thời gian dài -Công trình nhiều khi không trả nợ nên chuyển thành các khoản nợ và dần trở thành nợ khó đòi 3.2.Giải pháp: -Phải tính chính xác những công trình mà công ty nhận xây dựng để hạn chế những chi phí phát sinh ngoài dự kiến -Nên hạn chế những khoản nợ của những công trình -Không nên chuyển những khoản nợ thành nợ khó đòi làm như vậy sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty PHẦN 3 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1. Nhận xét: 4.1.1. Uu điểm: 1) Về công ty : Ban lãnh đạo là những người có kinh nghiệm cao trong lĩnh vực xây dựng, luôn có tinh thần nhiệt huyết và có tinh thần trách nhiệm trong công việc, có khả năng nắm bắt sự biến động của giá cả nguyên vật liệu của nền kinh tế đất nước, luôn quan tâm và động viên cán bộ trong công ty rèn luyện về đạo đức, tinh thần, cũng như kỹ năng nghiệp vụ, khuyến khích nhân viên đoàn kết phấn đấu đi lên. Cụ thể là những hoạt động mang tính đoàn kết do công đoàn công ty tổ chức vào các dịp lễ tết…. Thái độ làm việc của các công nhân viên phòng Kế toán – Thống kê rất nghiêm túc, luôn chủ động trong công việc và có tinh thần cầu tiến, giải quyết mọi công việc theo đúng tiến độ. Nhân viên của tất cả các phòng ban khác đều vui vẻ và dễ gần gũi. Luôn quan tâm, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc. Do đó công việc được thực hiện một cách nhanh nhóng và có hiệu quả. Tất cả các phòng ban đều được trang bị đầy đủ trang thiết bị để phục vụ cho công việc 2) Về công tác kế toán: Về công tác tổ chức ban đầu: Công ty sử dụng chứng từ ban đầu theo qui định phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh, phản ánh đầy đủ nội dung và tính trung thực của thông tin. Kế toán thực hiện tốt việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, đảm bảo tính chính xác cao. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán khi cần tìm số liệu để đối chiếu kiểm tra. Về tài khoản sử dụng: Việc sử dụng Tài khoản kế toán được thực hiện theo hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đảm bảo việc cập nhật những quy định mới nhất về Tài khoản kế toán. Tổ chức luân chuyển chứng từ: Việc lập và luân chuyển chứng từ luôn được công ty đặc biệt chú trọng, toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có đầy đủ chứng từ và được các bộ phận ký nhận. Đồng thời phản ánh kịp thời và chính xác trên các sổ sách kế toán liên quan. Sổ sách, báo cáo kế toán: ngoài các báo cáo tài chính tổng hợp phải lập, kế toán còn có thể cho ra các báo cáo nhanh nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho người quản lý (khi có yêu cầu). Chứng từ tài khoản sử dụng: Các chứng từ gốc khi được chuyển về văn phòng được phân loại, sắp xếp riêng theo từng nội dung thuận tiện cho công tác theo dõi, đối chiếu số liệu để vào các hồ sơ, thẻ, bảng liên quan nhằm phân định rõ ràng giữa các chi phí kinh doanh. Ngoài công tác ghi chép, cập nhật sổ sách, bộ phận kế toán còn hỗ trợ phần mềm kế toán VERSION 7.0 viết riêng phù hợp với đặc thù kinh doanh của Công ty. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Công ty không ngại cho sự phát triển quy mô kinh doanh ngày càng lớn mạnh. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, mỗi kế toán viên đều được phân công công việc rõ ràng. Trình độ của nhân viên không ngừng được nâng cao thường xuyên, được đào tạo và bồi dưỡng nhiệm vụ chuyên môn, biết vận dụng khéo léo và nhịp nhàng giữa lý thuyết và thực tế tại Công ty, biết áp dụng những phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế phát sinh đồng thời có thể giảm được khối lượng công việc ghi chép thừa để đạt được hiệu quả cao. Mỗi nhân viên kế toán đều có thể sử dụng được phần mềm kế toán trên máy tính nên công việc kế toán được thực hiện nhanh chóng, số liệu luôn chính xác. Việc giữ gìn và bảo quản tiền mặt trong két được đảm bảo tính an toàn cao. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được cập nhật hàng ngày nên thông tin kinh tế mang tính liên tục và chính xác. Từ đó, các báo cáo mang tính giá trị cũng tương đối chính xác theo từng ngày, từng tháng,… Vì thế, Ban lãnh đạo nắm bắt được những số liệu cụ thể và chi tiết của vốn bằng tiền và có thể ra quyết định một cách chính xác và hợp lý. Tiền vay ngân hàng ít. Việc trả lãi ngân hàng hàng tháng ít nên không ảnh hưởng nhiều đến lợi nhuận của công ty. Thanh toán thông qua tài khoản ngân hàng nên giảm thiểu được sự tiêu cực trong công ty. 4.1.2. Nhược điểm: 1) Sự hỗ trợ của phần mềm còn hạn chế là chưa có báo cáo thuyết minh. Do đó báo cáo thuyết minh phải được làm bằng thủ công. 2) Nợ phải thu nhiều dẫn đến công ty bị chiếm dụng vốn nhiều. Chưa có biện pháp thu hồi các khoản nợ công ty nhanh chóng và hiệu quả. 3) Chưa trích lập quỹ dự phòng nợ khó đòi các khoản nợ có giá trị lớn và có khả năng là nợ khó đòi. Nếu khách hàng không trả nợ đúng hạn hoặc nợ phải thu chuyển thành nợ khó đòi thực sự không thể đòi được thì sẽ ảnh hưởng đến khả năng vốn của công ty. 4) Có nhiều công trình phát sinh những chi phí ngoài hồ sơ thiết kế. 5) Thủ tục thanh toán vốn các khoản nợ phải thu sau khi công trình hoàn thành lâu và trải qua nhiều giai đoạn 4.2. Kiến nghị: 1) Phần mềm cần phải được nâng cấp để có thể hoàn thiện tất cả các báo cáo một cách nhanh chóng và chính xác nhất. 2) Thường xuyên gửi biên bản xác nhận công nợ cho khách hàng và theo dõi trên danh sách cần phải thu để tránh tình trạng nợ phải thu chuyển thành nợ phải thu khó đòi hoặc không đòi được 3) Cần trích lập quỹ dự phòng nợ khó đòi để khi phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi thật sự không đòi được phải xử lý xoá sổ. Khi đó, tình hình tài chính của công ty sẽ không bị ảnh hưởng nhiều. Bên cạnh đó phải tiếp tục theo dõi để có thể truy thu người mắc nợ số tiền đó. 4) Hạn chế những công trình có những chi phí phát sinh ngoài công trình hoặc giảm bớt những chi phí phát sinh ngoài hồ sơ thiết kế nhưng không làm giảm chất lượng của công trình. 5) Đối với các khoản nợ sau khi công trình đã hoàn thành nhưng công ty chưa nhận đủ số tiền thì ngoài việc gửi thư xác nhận công nợ, công ty phải đề nghị hay gọi điện thoại yêu cầu thanh toán trong khi chờ đợi công ty đối tác quyết toán. KẾT LUẬN Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức còn non trẻ, số liệu thực tế chưa nhiều, đặc biệt là khả năng đánh giá của em chưa sâu sắc, cũng như khả năng thực tế chưa cao nên em chỉ tìm hiểu được vấn đề có liên quan đến đề tài nghiên cứu của mình bao gồm các nội dung sau: Nêu được một số cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và thanh toán nợ (tiền mặt, tiền gửi, phải thu khách hàng….). Ngoài ra em cũng biết được trình tự, cách ghi chép vào sổ sách kế toán khi nhận được các chứng từ gốc (bao gồm các hóa đơn, các phiếu, các giấy báo, giấy ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu….).Bên cạnh đó em còn biết sử dụng phần mềm kế toán. Qua quá trình thực tập và nghiên cứu đề tài “kế toán bằng tiền và thanh toán nợ” em đã phần nào hiểu được quy trình kế toán tại công ty, cũng như biết được hình thức kế toán công ty đang áp dụng. Từ đó, thấy được sự khác biệt giữa lý thuyết đã học và thực tế công việc. Do thời gian nghiên cứu có hạn cộng với kiến thức còn non hẹp, việc tiếp xúc với thực tế còn nhiều bở ngỡ nên đề tài không tránh khỏi những sai sót. Rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy cô và cô chú trong công ty. TÀI LIỆU THAM KHẢO TS.Phan Đức Dũng(năm 2008), Kế toán tài chính,Nhà xuất bản thống kê. TS.Võ Văn Nhị(năm 2005), Kế toán tài chính,Nhà xuất bản tài chính. Hệ thống tài khoản kế toán ( Ban hành theo quyết định 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính ), Nhà xuất bản tài chính. Trang web: www.scribd.com.