Đề tài Kiến nghị một phương án xây dựng cơ cấu tổ chức mới cho Công ty sau khi chuyển đổi hình thức doanh nghiệp

rữ hồ sơ, tài liệu, chứng từ thuộc chức năng quản lý của Phòng; cung cấp hồ sơ, tài liệu cho các đơn vị thành viên khi có yêu cầu. 3.6> Phòng Cơ-Điện: - Tham mưu giúp Giám đốc Công ty quản lý lĩnh vực kỹ thuật-công nghệ sản xuất chuyên ngành Cơ khí, Điện, Động lực (trừ kỹ thuật-công nghệ XDCB, kỹ thuật-công nghệ sản xuất các sản phẩm khác của Công ty). - Giám sát, kiểm tra và hướng dẫn các đơn vị thành viên thực hiện các biện pháp về kỹ thuật và công nghệ sản xuất thuộc chuyên ngành. - Nhiệm vụ gồm quản lý kỹ thuật, sửa chữa và vận hành các thiết bị máy móc, công cụ, phương tiện thuộc chuyên ngành Cơ, Điện, Động lực... đối với công nghệ sản xuất có liên quan và phục vụ sản xuất trong Công ty. - Hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá tình trạng kỹ thuật theo định kì hoặc đột xuất đối với các thiết bị, máy móc của các đơn vị thành viên theo nhiệm vụ của Giám đốc Công ty giao. - Phối hợp với các đơn vị quản lý chức năng có liên quan thực hiện công tác: nghiệm thu, kiểm kê định kì, tiếp nhận, điều chuyển, thanh lý và các hợp đồng kinh tế mua, bán thiết bị, máy móc theo quy định của Nhà nước; và các công việc khác Giám đốc Công ty giao. - Thực hiện công tác soát xét các yêu cầu, đề nghị của các đơn vị thành viên về chuyên môn kỹ thuật Cơ, Điện, Động cơ và trình Giám đốc xét duyệt. - Phân công các chuyên viên, cán bộ của Phòng thực hiện chuyên quản và tác nghiệp kỹ thuật đối với các đơn vị thành viên trong công tác quản lý các thiết bị, máy móc thuộc các chuyên ngành nên trên. - Cung cấp thông tin, số liệu, tài liệu cho các đơn vị thành viên có liên quan để thực hiện các nhiệm vụ của Giám đốc Công ty giao. - Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bản vẽ thuộc các chuyên ngành quản lý. 3.7> Văn phòng Công ty: - Quản lý con dấu, lưu trữ hồ sơ công văn giấy tờ. Tổng hợp báo cáo định kỳ, bố trí sắp xếp lịch họp, lịch công tác. - Theo dõi quản lý việc in ấn tài liệu. - Quản lý công tác đón, tiếp khách. - Quản lý công tác thông tin tuyên truyền (xây dựng bản tin, quảng cáo báo chí, chuẩn bị tin, bài cho đài truyền thanh). - Quản lý công tác nhà nghỉ, nhà khách. - Quản lý đội xe, bố trí xe phục vụ. - Quản lý công tác xây dựng cơ bản, trang bị ban đầu, đất đai nhà cửa, các công trình phục vụ công cộng, nghĩa trang, trang bị dụng cụ, phương tiện làm việc cho các phòng ban Công ty. - Quản lý công tác vệ sinh công cộng, chăm sóc cây cảnh. - Nhận công văn, giấy tờ gửi đến Công ty và gửi công văn, văn bản ra ngoài Công ty qua đường Bưu điện hoặc bằng máy FAX. 3.8> Văn phòng đại diện tại Hà Nội: - Tổ chức, đón tiếp khách, giao dịch với khách và các đoàn công tác thuộc các thành phần kinh tế, chính trị xã hội... trong nước và ngoài nước, ký kết các văn bản ghi nhớ, văn bản thỏa thuận, hợp đồng kinh tế có tính chất nguyên tắc để làm cơ sở ban đầu báo cáo giám đốc Công ty giải quyết các bước tiếp theo. - Bố trí, sắp xếp phòng nghỉ và phục vụ một số yêu cầu khác trong điều kiệnm khả năng của văn phòng đại diện hiện có đối với các cán bộ công nhân viên đang công tác tại Công ty khi đi công tác, đi nghỉ phép, đi nghỉ mát, tham quan... (có giấy tờ hợp lệ) có nhu cầu nghỉ tại Hà Nội. - Lập kế hoạch tiếp cận thị trường theo từng quý trình Giám đốc Công ty phê duyệt. - Tổ chức mở quầy hàng giới thiệu sản phẩm của Công ty hoặc của Tổng Công ty, trên cơ sở làm đầy đủ giấy tờ theo thủ tục pháp lý của Nhà nước. 3.9> Phòng Tổ chức-Lao động: - Tham mưu giúp Giám đốc Công ty quản lý các lĩnh vực chủ yếu sau: + Xây dựng Quy chế quản lý, sắp xếp tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất. + Công tác cán bộ, nhân sự và hợp đồng lao động. + Công tác về các chế độ chính sách BHXH, BHYT và các chế độ bảo hiểm khác có liên quan đến người lao động. + Công tác theo dõi, thống kê và tổng hợp lao động, định mức lao động, đơn giá tiền lương và quỹ tiền lương. + Công tác quản lý hồ sơ của cán bộ công nhân viên và chứng thực nhân sự. - Lập quy hoạch cán bộ, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm, tham mưu cho lãnh đạo Công ty về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, điều động và bố trí cán bộ. - Thực hiện các chế độ, chính sách với người lao động theo quy định của pháp luật hiện hành. - Theo dõi, thống kê, phân tích và tổng hợp lực lượng lao động, tham mưu cho Giám đốc Công ty điều tiết lực lượng lao động. - Xây dựng đơn giá lương, quỹ lương trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Thực hiện phân phối tiền lương theo quy chế của Công ty. - Sắp xếp mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với các đặc điểm sản xuất-kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn. - Quản lý công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và công tác nâng lương hàng năm. - Quản lý hồ sơ của cán bộ công nhân viên Công ty. - Phối hợp và tham gia với các đơn vị thành viên có liên quan để thực hiện các nhiệm vụ của Giám đốc Công ty giao. 3.10> Phòng Quân sự-Bảo vệ: - Bảo vệ an ninh chính trị, an ninh kinh tế, an ninh văn hóa và an toàn nội bộ Công ty. - Xây dựng các kế hoạch, biện pháp bảo vệ an ninh, an toàn Công ty. - Tổ chức công tác huấn luyện nghiệp vụ. - Xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc, chỉ đạo nghiệp vụ hoạt động của các cụm an ninh. - Giải quyết các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên chức trong đơn vị. - Quản lý các tổ đội công tác: tổ nghiệp vụ cơ động, tổ bảo vệ kho mìn 50 tấn, trạm kiểm soát Làng Dạ, trạm kiểm soát Đồng Hồ, tổ bảo vệ Ba tầng, tổ bảo vệ mặt bằng xây dựng. 3.11> Ban Quản lý dự án Nhà máy tuyển quặng Apatit Cam Đường: - Lập kế hoạch và giám sát việc thực thi kế hoạch xây dựng nhà máy tuyển quặng Apatit Cam Đường. 3.12> Phòng Đầu tư-phát triển: - Tham mưu giúp Giám đốc Công ty quản lý lĩnh vực đầu tư chủ yếu sau: + Quản lý các dự án đầu tư và phát triển theo chương trình, mục tiêu và kế hoạch của Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam giao cho Công ty. + Quản lý các dự án đầu tư và phát triển nhỏ thuộc loại nhóm C sau khi đã được Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam duyệt chủ trương hoặc ủy quyền cho Công ty. + Quản lý các dự án đầu tư và phát triển khác trong nội bộ do Công ty tự huy động vốn và tự chịu trách nhiệm về tài chính. - Giám sát, kiểm tra về kỹ thuật, chất lượng, tiến độ đối với các đơn vị ngoài Công ty được chỉ định thầu, trúng thầu hoặc tại đơn vị thành viên trong Công ty khi triển khai giai đoạn thực hiện đầu tư tại Công ty. - Lập kế hoạch đầu tư và phát triển hàng năm, trung hạn và dài hạn trình Giám đốc Công ty và các cơ quan có thẩm quyền quyết định và phê duyệt. 3.13> Phòng Kế toán: - Tham mưu giúp Giám đốc Công ty quản lý các lĩnh vực chủ yếu sau: + Công tác kế toán và thống kê toàn diện các mặt trong hoạt động sản xuất-kinh doanh của Công ty. + Công tác Tài chính trong Doanh nghiệp theo quy định hiện hành của Chính phủ, Bộ quản lý chuyên ngành và Quy chế tài chính của Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam. - Hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra các đơn vị thành viên thực hiện các mặt quản lý nêu trên. 3.14> Tổ kiểm toán nội bộ: - Tham mưu giúp Giám đốc Công ty quản lý 3 chức năng mang tính chuyên môn nghiệp vụ gồm: kiểm tra, xác nhận và đánh giá. - Tổ chức các cuộc kiểm toán đối với các đơn vị thành viên theo kế hoạch Giám đốc Công ty đã duyệt với phương châm ngăn ngừa các hành vi gian lận trong báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. 3.15> Phòng Kế hoạch-thị trường: - Tham mưu giúp Giám đốc Công ty quản lý các lĩnh vực kế hoạch sản xuất-kinh doanh toàn diện của Công ty. - Theo dõi, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên thực hiện kế hoạch sản xuất-kinh doanh. - Tập hợp, phân loại và tổng hợp các loại định mức chủ yếu gồm: định mức lao động, định mức kinh tế-kỹ thuật, định mức khối lượng công việc và các loại định mức khác. - Xây dựng kế hoạch sản xuất-kinh doanh tổng hợp, toàn diện hàng năm, trung hạn và dài hạn của Công ty với đầy đủ các nội dung chuyên môn nghiệp vụ của công tác kế hoạch, trình Giám đốc Công ty và các cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Lập kế hoạch sản xuất-kinh doanh chi tiết theo quý, năm hoặc kế hoạch đột xuất trình Giám đốc Công ty ký duyệt để giao cho các đơn vị thành viên thực hiện. - Tiến hành nghiệm thu kế hoạch sản xuất-kinh doanh theo từng tháng, quyết toán theo từng quý, năm đối với các đơn vị thành viên. 3.16> Phòng Vật tư: - Tham mưu giúp Giám đốc Công ty quản lý các lĩnh vực hoạt động chủ yếu về công tác vật tư gồm: + Công tác cung ứng, công tác cấp phát. + Công tác sử dụng theo hạn mức và đúng mục đích. + Công tác điều tiết vật tư, phụ tùng hợp lý trong nội bộ. + Công tác nghiệm thu và quyết toán theo định kì. + Công tác bảo quản vật tư, phụ tùng thiết bị tại các kho bãi. + Công tác kiểm kê, định giá, giải quyết lượng tồn đọng chậm luân chuyển, thanh lý, giảm thiểu lượng tồn kho ở Công ty và đơn vị thành viên, + Công tác thu hồi phế liệu. + Công tác phân cấp trong quản lý vật tư trong Công ty. - Kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị thành viên trong Công ty thiết lập các loại đơn hàng, soạn thảo các loại hợp đồng kinh tế, biểu mẫu kiểm kê và nội dung báo cáo theo các chức năng về công tác quản lý vật tư đã nêu trên. 3.17> Phòng Y tế: - Tổ chức khám, chữa bệnh cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. - Tổ chức vệ sinh phòng bệnh, kế hoạch hóa gia đình. - Quản lý điều hành các trạm y tế cơ sở. Các phòng ban trên đều thực hiện mối quan hệ giao dịch với các cơ quan chức năng tại địa phương và với Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam trong phạm vi những chức năng của mình. 4> Các xí nghiệp, đơn vị: 4.1> Xí nghiệp khai thác: - Khoan, bắn mìn phá vỡ đất đá, các loại quặng I,II,III và quặng IV. - Bốc xúc các loại quặng lên phương tiện vận tải. - San gạt mặt bằng để các loại máy khoan, máy nén khí làm việc, gạt đường nội bộ công trường khai thác. - Sửa chữa các thiết bị khai thác (gồm máy xúc, máy khoan, máy ép khí, máy gạt), xe tải trọng tải 7 tấn và 8 tấn từ cấp tiểu tu, bảo dưỡng cấp ba trở xuống. Sữa chữa các động cơ điện có công suất nhỏ hơn 10kW. - Quản lý hệ thống điện gồm đường dây, máy biến áp, tủ máy cắt, hố tiếp địa, đường điện ánh sáng. - Lập biên bản khai thác hàng tháng, hàng tuần đối với các phân xưởng trực thuộc. - Khoan thăm dò bổ sung, đào hào, đào rãnh mẫu. - Giao chi phí sản xuất cho các phân xưởng, nghiệm thu sản lượng, quyết toán chi phí, thanh toán lương cho các phân xưởng. - Quản lý và sử dụng các máy công cụ để chế tạo phụ tùng và sữa chữa thiết bị xe, máy. 4.2> Xí nghiệp vận tải ô-tô: - Quản lý vận hành : hai loại xe chở quặng và đất đá: xe KpAZ (12 tấn) và xe Belaz (27 tấn và 20 tấn); xe ca chở công nhân đi làm ca; xe tưới nước chống bụi trên các đường trục, các khai trường. - Vận chuyển các loại quặng I, quặng II, quặng III về các kho chứa quặng theo biện pháp sản xuất được Giám đốc Công ty duyệt. - Vận chuyển đất đá về các bãi thải theo biện pháp năm, quý do phòng kỹ thuật sản xuất Công ty lập và biện pháp tháng, tuần do xí nghiệp khai thác lập. - Bảo dưỡng cấp ba đối với các xe xí nghiệp quản lý, trung tu bộ phận dộng cơ hoặc gầm xe nếu được Giám đốc Công ty cho phép. - Quản lý, sửa chữa toàn bộ cầu đường, ngầm ở các khai trường, các bãi thải, đường đến các kho chứa quặng. 4.3> Xí nghiệp vận tải đường sắt: - Quản lý 7 ga đường sắt và 76km đường sắt, hệ thống thông tin tín hiệu, hệ thống cầu chung và cầu đường sắt. - Quản lý 18 đầu máy và 114 toa xe chuyên dùng để vận chuyển quặng I, quặng II từ các kho chứa về ga giao tiếp đểe bàn giao sang đường sắt quốc gia. - Tổ chức chạy tàu, vận chuyển quặng III từ các kho chứa về nhà máy tuyển để làm giàu quặng. Vận chuyển vật liệu phục vụ sửa chữa đường sắt. - Sửa chữa các cấp đối với đầu máy và toa xe trừ sửa chữa lớn. - Khám chữa toa xe tại các trạm, ga. - Quan hệ với đường sắt quốc gia để khám rỗng nhận từ ga Xuân Giao A (ga đường sắt quốc gia quản lý) về ga Xuân Giao B (do Công ty quản lý) đẻ vận chuyển toa xe rỗng đi nhận quặng ở các ga. Bàn giao các toa xe nặng (có hàng) cho đường sắt quốc gia để lập tàu và vận chuyển tới các khách hàng. - Sửa chữa lớn các cầu, đường, cầu chung. 4.4> Xí nghiệp khai thác-dịch vụ khoáng sản và Hóa chất Phú Thọ: - Sản xuất Fenspat, caolin, phụ gia cho sản xuất phân bón. - Sửa chữa các loại xe máy thiết bị được giao quản lý, sản lượng. - Tiêu thụ các loại sản phẩm. - Nhận chi phí sản xuất do Công ty giao, triên khai nhiệm vụ đến các đơn vị trực thuộc. - Lập lịch sửa chữa thiết sbị và biện pháp khai thác khoáng sản. 4.5> Xí nghiệp sản xuất phân bón và Hóa chất: - Sản xuất và tiêu thụ các loại phân bón hỗn hợp NPK theo kế hoạch Công ty giao. - Sản xuất quặng các loại, sấy quặng làm chất gia trọng cho sản xuất phân bón hỗn hợp NPK. - Bảo dưỡng các loại xe vận chuyển phân bón từ cấp bảo dưỡng cấp ba trở xuống. 4.6> Nhà máy tuyển quặng Apatit Tằng Loỏng: - Tiếp nhận và gia công quặng III, vận chuyển về kho chứa quặng. - Rửa, đập, sàng, nghiền quặng loại III đạt kích thước từ 0,020mm đến 0,074mm để tuyển quặng nổi nâng hàm lượng từ 15,8% P₂O₅ lên 32-34% P₂O₅. - Quản lý các trạm bơm cung cấp nước phục vụ tuyển quặng, trạm bơm tuần hoàn, bể đối, bể cô đặc, máy bơm, máy tuyển, máy lọc, xe tải, máy xúc và máy gạt. - Sửa chữa lớn và bảo dưỡng các loại máy tuyển khoáng và thiết bị xúc bốc vận tải. - Pha chế thuốc tập hợp và các loại hóa chất phục vụ quá trình tuyển quặng. - Lấy mẫu quặng ở các công đoạn và mẫu quặng tinh để xác định hàm lượng, kích cỡ, độ ẩm. 4.7> Xí nghiệp điện nước: - Quản lý vận hành hệ thống đường dây tải điện, các trạm biến áp từ 35kV đến 6kV cung cấp điện cho các xí nghiệp đơn vị trong Công ty. - Sửa chữa các máy điện, các trạm biến áp, hệ thống đường dây dẫn điện 35kV trở xuống. - Nhận thi công hệ thống cung cấp điện từ 35kV trở xuống. - Thí nghiệm các loại thiết bị điện do các xí nghiệp trong Công ty đặt hàng. - Đo tiếp địa ở các vị trí, xây dựng các công trình tiếp địa mới. 4.8> Xí nghiệp Cơ khí sửa chữa: - Sửa chữa cấp trung tu, đại tu, phục hồi các loại xe MAZ, KpAZ, BELAZ, xe ca, xe nước, các loại máy khai thác (máy xúc, gạt, khoan, ép khí, khoan địa chất). - Chế tạo phụ tùng cho sửa chữa máy khai thác và sửa chữa máy tuyển. - Sửa chữa, bảo dưỡng máy công cụ. - Dịch vụ sửa chữa các loại máy thi công trong giao thông, xây dựng, thủy lợi. 4.9> Đơn vị bốc xúc-tiêu thụ: - Tiếp nhận nhận kho các loại quặng I, quặng II, quặng III, xác định tải trọng các xe chở quặng theo mô hình. - Trung hòa các lô quặng để đạt hàm lượng quặng thương phẩm và quặng nguyên liệu cho tuyển khoáng. - Bốc xúc các loại quặng I, quặng II, quặng III lên các toa xe chuyên dùng để vận chuyển cho các khách hàng. - Tiểu tu, bảo dưỡng cấp ba các loại xe máy thiết bị. - Quản lý các kho chứa quặng đảm bảo chất lượng và số lượng. 4.10> Trường đào tạo nghề: - Đào tạo lái xe các loại từ xe 4 chỗ tới xe tải các loại, xe ca, xe buýt. - Đào tạo thợ điện và thợ sửa chữa điện. - Đào tạo thợ lái máy xúc, máy khoan, gạt. - Đào tạo thợ vận hành và sửa chữa máy hóa, máy tuyển khoáng. - Phối hợp với ngành đường sắt đào tạo công nhân thông tin, tín hiệu, lái tàu, trực ban, trưởng đồn, gác chắn, khám chữa toa xe, sửa chữa đầu máy xe lửa. - Liên kết với các trường đại học đào tạo tại chức hệ đại học các ngành kỹ sư cơ khí động lực, kỹ sư điện, kỹ sư tin học, kỹ sư máy và thiết bị mỏ, cử nhân kinh tế. - Phối hợp với Sở Giao thông đào tạo và cấp bằng lái xe máy. 4.11> Xí nghiệp Xây dựng: - Sửa chữa đá xây dựng các loại - Thi công các công trình mỏ, mở đường, ngầm, mở vỉa các khai trường. - Xây dựng nhà cửa, các công trình dân dụng và công nghiệp. - Vận chuyển các loại sản phẩm. - Lắp đặt và sửa chữa các thiết bị, các công trình kiến trúc. 4.12> Câu lạc bộ công nhân: - Quản lý Nhà văn hóa công nhân Mỏ. - Quản lý phòng họp và phục vụ các hội nghị. - Quản lý bể bơi, sân thi đấu bóng chuyền, cầu lông. - Tổ chức biểu diễn văn nghệ, các trận thi đấu thể thao. - Quản lý thư viện công nhân Mỏ. - Quản lý Nhà truyền thống, phòng trưng bày các hình ảnh về sản xuất kinh doanh của Công ty và các xí nghiệp thành viên. V> Những ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Apatit Việt Nam: 1> Quyền hạn và trách nhiệm của các đơn vị thành viên rõ ràng: Cơ cấu tổ chức của Công ty Apatit Việt Nam được tổ chức theo mô hình tổ chức bộ phận theo quá trình. Các xí nghiệp, đơn vị đều trong một quy trình sản xuất chặt chẽ. Đồng thời việc xác định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị là hết sức rõ ràng. Xí nghiệp Khai thác làm nhiệm vụ bóc tách đất đá, khai thác quặng ở các mỏ (theo từng phân xưởng). Đơn vị Bốc xúc - tiêu thụ có chức năng bốc xúc quặng lên các phương tiện vận tải và tiếp nhận quặng nhập vào kho. Xí nghiệp vận tải ô-tô và xí nghiệp vận tải đường sắt vận chuyển quặng loại III về nhà máy tuyển quặng Tằng Loỏng để tinh tuyển, đồng thời vận chuyển quặng thương phẩm đi đến các nơi tiêu thụ (Nhà máy phân lân nung chảy Văn Điển, nhà máy supe phốtphát và hóa chất Lâm thao...). Xí nghiệp cơ khí sửa chữa thì có chức năng bảo dưỡng, trung đại tu các loại máy móc, phương tiện vận tải loại lớn phục vụ cho quá trình khai thác quặng. Nhà máy tuyển quặng Apatit Tằng Loỏng sau khi tiếp nhận quặng III, tổ chức tinh tuyển quặng qua các khâu sàng, lọc, sấy để cho ra loại quặng có hàm lượng P₂O₅ cao hơn, đáp ứng nhu cầu sản xuất phân NPK, phân lân nung chảy... Cách sắp xếp các bộ phận như vậy đã phát huy được ưu điểm của cách tổ chức bộ phận theo quá trình, đồng thời loại bỏ được nhược điểm của mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng. Mỗi đơn vị trong quy trình sản xuất đều có những chức năng riêng lại có được mối quan hệ khăng khít với nhau. Do đó việc xác định trách nhiệm của từng đơn vị khi xảy ra sự cố, không hoàn thành kế hoạch là rất dễ dàng. Tuy nhiên cách tổ chức bộ phận như trên lại đưa đến một hạn chế khác là cơ cấu không bền vững. Các đơn vị, xí nghiệp đều có quan hệ với nhau trong quá trình sản xuất, nhưng nếu như một đơn vị không hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch thì sẽ kéo theo cả một dây chuyền không hoàn thành kế hoạch. Cơ cấu này rất dễ bị đổ vỡ. 2> Chi phí sản xuất lớn: Mỏ Apatit ở Lào Cai trải dài gần 120km, từ biên giới Việt-Trung đến Bảo Hà (Lào Cai), thuộc phía hữu ngạn sông Hồng, rộng 1-2km, nơi rộng nhất khoảng 3-4km. Khoáng sàng nằm trong vùng địa hình đồi núi và bị cắt ngang thành nhiều khu vực do những dòng suối lớn bắt nguồn từ dãy núi Hoàng Liên Sơn chảy ra sông Hồng. Địa hình khai thác rất phức tạp, lại nằm xen lẫn các vùng dân cư là dân tộc ít người. Hiện nay Mỏ đang khai thác ở các khai trường 10, 11, 12, 14, 15B, 17 và Mỏ Cóc. Các khai trường này nằm rải rác, phân tán trên nhiêu địa bàn, trữ lượng quặng không nhiều, thân quặng mỏng, đồng thời phân bố ở những độ sâu khác nhau, tính chất đất đai và hàm lượng quặng cũng khác nhau. Do đó, Mỏ hàng năm phải duy trì một lượng chi phí rất lớn cho việc khai thác này. Cùng với sự phân bố của các khai trường, các xí nghiệp, phân xưởng cũng phải được bố trí phù hợp với nơi khai thác. Phân xưởng Khai thác I tiến hành khai thác ở khai trường 17, phân xưởng Khai thác II: khai trường 14 và 15B, phân xưởng Khai thác III: khai trường 11 và 12, phân xưởng Khai thác IV: khai trường Mỏ Cóc, phân xưởng Khai thác V: khai trường 10. Bảng 2: Chi phí theo yếu tố năm 2003 Công ty Apatit Việt Nam Đơn vị: đồng STT Yếu tố Thực hiện 2002 Thực hiện 2003 So với 2002 Số tuyệt đối Tỷ lệ % 1 Nguyên vật phụ liệu 104.698.200.983 95.982.927.945 -8.715.273.038 91,68 2 Nhiên liệu - 22.921.256.723 22.921.256.723 3 Tiền lương 55.581.966.181 56.791.065.950 1.209.099.769 102,18 4 BHXH - 6.885.447.126 6.885.447.126 5 KHCB 21.769.999.247 23.679.168.427 1.909.169.180 108,77 6 Điện 43.252.520.163 44.681.855.611 1.429.335.448 103,30 7 Dịch vụ mua ngoài 8.713.401.903 4.726.473.884 -3.986.928.019 54,24 8 Chi phí khác 18.417.350.182 32.859.176.206 14.441.826.024 178,41 Tổng cộng 252.433.438.659 288.527.371.872 36.093.933.213 114,30 Nguồn: Báo cáo tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh 2003 – Công ty Apatit Việt Nam Cuối năm 2003 toàn Công ty có 3.424 cán bộ công nhân viên, tăng 100 người so với cùng thời điểm năm 2002 (tăng 3%). Do đó quỹ tiền lương chi trả cho cán bộ công nhân viên Công ty năm 2003 tăng hơn so với năm 2002 là 1.209.099.769 đồng (số tương đối là tăng 2,18%). Mức thu nhập trung bình của một người lao động là 1.463 nghìn đồng/tháng. Với mức thu nhập như vậy người lao động có thể có một cuộc sống ổn định nhưng so với mặt bằng chung mức sống hiện tại thì còn hơi thấp. Hai giải pháp thường được đưa ra để nâng cao mức lương trung bình cho người lao động là tăng quỹ lương trích từ lợi nhuận của Công ty hoặc là tinh giản số lao động. Trong điều kiện Công ty đang trong quá trình chuyển đổi sang Công ty TNHH một thành viên, hoạt động theo cơ chế thị trường như hiện nay thì giải pháp tinh giản lao động sẽ được quan tâm nhiều hơn. Nhìn vào bảng 1 ta thấy, tổng chi phí của Công ty Apatit Việt Nam năm 2003 là 288.527.371.872 đồng, tăng hơn so với năm 2002 là 36.093.933.213 đồng (tức là tăng 14,3%). Đóng góp vào mức tăng đó là mức tăng của các yếu tố nhiên liệu, tổng tiền lương, bảo hiểm xã hội, khấu hao cơ bản, chi phí điện và đặc biệt là các chi phí khác. Các yếu tố trong khoản mục chi phí khác năm 2003 đã tăng 78,41% so với năm 2002. Giá điện tăng là nguyên nhân làm tăng 3,3% chi phí về điện. Dự kiến trong năm 2004-2005, với sự tăng giá hàng loạt những yếu tố đầu vào như điện, nước, thép... thì việc tăng chi phí sản xuất của Công ty là một tất yếu. Chi phí sản xuất tăng dẫn đến giá thành sản phẩm tăng. Khi đó đây sẽ là một vấn đề đáng lo ngại đặt ra cho Công ty. Tuy rằng có rất nhiều những yếu tố tác động làm cho chi phí sản xuất lớn nhưng nguyên nhân chủ yếu mà cần nhắc tới ở đây là bộ máy quản lý cồng kềnh. Đây là một thực trạng cố hữu của hầu hết các Công ty Nhà nước. Công ty Apatit Việt Nam cũng vậy. Bộ máy quản lý của Công ty gồm có ba phó Giám đốc, mười bảy phòng ban và mười xí nghiệp, đơn vị. Các xí nghiệp được bố trí theo quá trình sản xuất. Xí nghiệp Khai thác làm nhiệm vụ khai thác quặng, đơn vị Bốc xúc-tiêu thụ có nhiệm vụ bốc xếp quặng lên phương tiện vận tải chở về cho các xí nghiệp sản xuất, quặng sẽ được xí nghiệp vận tải chuyên chở đến Nhà máy tuyển quặng Tằng Loỏng (tinh tuyển quặng loại III) hoặc đến nơi tiêu thụ (quặng loại I và loại II). Trong mỗi đơn vị thường có một Giám đốc, hai Phó Giám đốc, dưới là các phòng và phân xưởng. Trong phân xưởng gồm có các đốc công và quản đốc làm nhiệm vụ trực tiếp chỉ đạo sản xuất theo ca thực hiện kế hoạch được giao. Các phòng ban được bố trí theo những chức năng riêng biệt, mỗi phòng chuyên sâu vào một chức năng trong quá trình sản xuất. Ví dụ như Phòng Địa chất-Trắc địa chuyên nghiên cứu, thăm dò về những mỏ quặng, vỉa quặng để lập kế hoạch khai thác trình Ban Giám đốc Công ty; Phòng KCS làm nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm, cung cấp những tiêu chuẩn sản phẩm cho các quá trình sản xuất... Cách bố trí cơ cấu tổ chức này đã gắn liền với Công ty trong một thời gian dài, phát huy được những ưu điểm, đóng góp vào việc hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch mà Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam giao cho Công ty. Song nó cũng bộc lộ một vài điểm yếu khó có thể khắc phục ngay được. Đó là thiếu chuyên gia có khả năng lãnh đạo chung, đảm nhiệm tốt nhiều vị trí. Đó là bộ máy quản lý cồng kềnh, nhiều đầu mối. Việc khắc phục những điểm yếu này không phải là dễ dàng. Tuy vậy, Công ty sẽ đặt nhiều quan tâm hơn tới vấn đề cải cách bộ máy tổ chức sau khi chuyển đổi thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên. 3> Cơ cấu bộ máy sắp xếp thiếu tính hợp lý: Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý Công ty Apatit Việt Nam, ta có thể thấy rằng việc bố trí cơ cấu không thực sự hợp lý. Phó Giám đốc Kỹ thuật-sản xuất trực tiếp điều hành tới sáu phòng chức năng -Phòng Kỹ thuật-sản xuất, - Phòng Địa chất-Trắc địa - Phòng Điều độ - Phòng K.C.S - Phòng Cơ điện - Phòng Giám sát kỹ thuật an toàn & Môi trường) và chín xí nghiệp: xí nghiệp Khai thác, xí nghiệp Vận tải ô-tô, xí nghiệp Vận tải đường sắt, xí nghiệp Khai thác-dịch vụ khoáng sản và Hóa chất Phú Thọ, xí nghiệp Phân bón và Hóa chất, xí nghiệp Điện, xí nghiệp Cơ khí sửa chữa, đơn vị Bốc xúc tiêu thụ, Nhà máy tuyển quặng Tằng Loỏng. Trong khi đó, Phó Giám đốc Đầu tư-Phát triển lại chỉ trực tiếp điều hành hoạt động của phòng Đầu tư-phát triển và xí nghiệp Xây dựng. Phó Giám đốc Kinh tế-đời sống điều hành hoạt động của bốn phòng ban (phòng Kế hoạch-thị trường, Tổ kiểm toán nội bộ, phòng Vật tư, phòng Y tế) và một đơn vị là câu lạc bộ công nhân. Dù rằng lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty là khai thác và tinh tuyển quặng Apatit cung cấp cho công nghiệp hóa chất và phân bón, phụ thuộc nhiều vào mặt kỹ thuật nhưng việc sắp xếp bộ máy tổ chức quản lý như vậy đã bộc lộ nhiều hạn chế. Dễ thấy nhất là khối lượng công việc mà Phó Giám đốc kỹ thuật-sản xuất phải đảm nhiệm quá lớn. Hầu như tất cả quá trình sản xuất của Công ty thuộc quyền điều hành trực tiếp của Phó Giám đốc này. Tầm quản lý rộng như vậy sẽ gây nhiều khó khăn cho việc ra các quyết định quản lý. áp lực công việc lớn nên sẽ không đủ thời gian và công sức để đi sâu vào việc hoạch định các chiến lược, kế hoạch sản xuất của Công ty. Nhất là khi Công ty đang chuẩn bị chuyển đổi sang mô hình Công ty TNHH Nhà nước một thành viên thì vấn đề này cần được giải quyết một cách triệt để. Có như vậy mới tăng được hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý Công ty. Vậy nên chăng Công ty nên bố trí hai Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực kỹ thuật để cùng chia sẻ lượng công việc cho nhau? Chia ra làm hai Phó Giám đốc cùng phụ trách về mặt kỹ thuật sẽ không làm ảnh hưởng xấu đến quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty, mà ngược lại còn làm tăng hiệu suất làm việc mỗi người, quá trình sản xuất trơn tru và bộ máy quản lý cân đối hơn. Chương III: Đề xuất phương án xây dựng bộ máy tổ chức quản lý Công ty Apatit Việt Nam: I> Những nguyên tắc (yêu cầu) sắp xếp lại cơ cấu tổ chức mới: - Tập trung đầu mối quản lý: Khi đã chuyển đổi sang mô hình Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thì Công ty không thể duy trì một cơ cấu mà có rất nhiều đầu mối quản lý như thế này được. Giảm các đầu mối quản lý để tiết kiệm chi phí là yếu tố then chốt mà Công ty phải thực hiện trong giai đoạn sắp tới. - Cơ cấu tổ chức gọn, giảm bớt cấp trung gian: Việc quan trọng nhất của yêu cầu này là đào tạo cán bộ chuyên môn sâu, chuyên viên giỏi một nghề, biết nhiều nghề để giảm bớt cấp trung gian trong các phòng ban, xí nghiệp. - Sắp xếp phải tạo điều kiện thuận lợi cho công việc quản lý và khoán chi phí sản xuất. - Sắp xếp tổ chức quản lý cần có sự cân nhắc, phối hợp giữa hình thức chuyên môn hóa theo công nghệ sản phẩm với hình thức hỗn hợp đồng bộ trong sản xuất công nghệ để thuận lợi cho công tác giao chi phí sản xuất và hạch toán theo hai cấp đối với Công ty (cấp đơn vị thành viên và cấp với Công ty). - Triệt để áp dụng chế độ quản lý một thủ trưởng, giảm bớt các chức danh trung gian. Thủ trưởng lãnh đạo, điều hành trực tiếp đến chuyên viên làm việc (hình thức quản lý trực tuyến). II> Đề xuất phương án kiến nghị: 1> Các căn cứ để lựa chọn phương án: Công ty Apatit Việt Nam hoạt động sản xuất đa ngành, nghề có độ phức tạp, là doanh nghiệp Nhà nước được xếp hạng I (Doanh nghiệp Nhà nước quy mô vừa). + Khai thác tài nguyên khoáng sản các loại (quặng Apatit, Quăczit, caolin, than bùn, Penspat, đá xây dựng... + Tuyển, nghiền quặng Apatit, Penspat, Caolin. + Sản xuất phân trộn NPK các loại. + Sản xuất các Hóa chất cơ bản: Phôtpho vàng (P4) + Gia công chế tạo một số sản phẩm cơ khí, đúc thép. + Sửa chữa các thiết bị, máy móc công nghiệp, nông nghiệp. + Vận tải đường sắt nội bộ. + Thi công các công trình kiến trúc, xây dựng cơ bản kỹ thuật hạ tầng, công trình thủy lợi, đường giao thông (đường bộ đến cấp III), đường sắt, công trình đường dây tải điện và trạm biến áp đến 35kV. + Dịch vụ tổng hợp có thu: kinh doanh xăng dầu, sửa chữa thiết bị máy móc, chế biến chất phụ gia cho sản xuất phân bón, hóa chất cơ bản khác có trong ngành, Nhà khách Công ty, nhà nghỉ của Công ty tại huyện Sapa, tỉnh Lào Cai. + Đào tạo công nhân kỹ thuật. Công ty Apatit Việt Nam có tổng vốn điều lệ lớn (hơn 350 tỷ đồng). Tổng số cán bộ công nhân viên nhiều: số lao động bình quân 2500 người/năm. Công ty Apatit Việt Nam có nhiều đơn vị thành viên hoạt động trên địa bàn rộng (thị xã Lào Cai, huyện Bảo Thắng và huyện Bát Xát). Sản phẩm chính của Công ty Apatit Việt Nam là khai thác quặng nguyên khai Apatit, tuyển quặng Apatit, sản xuất và tiêu thụ trên thị trường trong nước ổn định, là sản phẩm duy nhất cung cấp cho sản phẩm phân bón, không có sự cạnh tranh trên thị trường trong nước. 2> Lựa chọn phương án: Căn cứ vào Nghị định số 63/2001/NĐ-CP ngày 14 tháng 9 năm 2001 của Chính phủ và quy mô ngành, nghề kinh doanh của Công ty Apatit Việt Nam, thì Công ty nên lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý Công ty TNHH một thành viên Việt Nam theo mô hình Hội đồng quản trị. 3> Tên gọi: Tên gọi đầy đủ: Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên Apatit Việt Nam. Tên rút gọn: Công ty Apatit Việt Nam. 4> Cơ cấu tổ chức quản lý: Hội đồng quản trị, gồm 05 thành viên, cụ thể: + Chủ tịch Hội đồng quản trị, chuyên trách, nhiệm kỳ hoạt động là 05 năm. + ủy viên Hội đồng quản trị chuyên trách kiêm Giám đốc điều hành Công ty, nhiệm kỳ hoạt động là 05 năm. + 01 ủy viên Hội đồng quản trị chuyên trách, nhiệm kỳ hoạt động là 05 năm. + 02 ủy viên Hội đồng quản trị bán chuyên trách, nhiệm kỳ hoạt động là 05 năm. - Giúp việc Hội đồng quản trị và Giám đốc điều hành Công ty gồm có: + Phó Giám đốc sản xuất, nhiệm kỳ hoạt động là 05 năm. + Phó Giám đốc Cơ-điện, nhiệm kỳ hoạt động là 05 năm. + Phó Giám đốc Kinh tế, nhiệm kỳ hoạt động là 05 năm. + Phó Giám đốc Đầu tư-Phát triển, nhiệm kỳ hoạt động là 05 năm. + Kế toán trưởng Công ty, nhiệm kỳ hoạt động là 05 năm. - 16 phòng ban Công ty : + Phòng Kỹ thuật-sản xuất + Phòng Điều độ + Phòng An toàn + Phòng Địa chất-Trắc địa (ĐC-TĐ) + Phòng Cơ-Điện + Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (K.C.S) + Văn phòng Công ty + Văn phòng đại diện Công ty tại Hà Nội + Phòng Quân sự-Bảo vệ (QS-BV) + Phòng Kế hoạch-Thị trường (KH-TT) + Phòng Thống kê-Kế toán (hay phòng Kế toán) + Phòng Vật tư + Phòng Y tế + Phòng Đầu tư-phát triển (ĐT-PT) + Ban Quản lý các dự án + Phòng Tổ chức-lao động (TC-LĐ) - Các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc Công ty bao gồm 12 xí nghiệp, đơn vị. Các đơn vị sản xuất: gồm 10 đơn vị: + Xí nghiệp khai thác + Xí nghiệp vận tải ô-tô + Xí nghiệp vận tải đường sắt + Xí nghiệp Điện-Nước + Xí nghiệp Cơ khí sửa chữa + Xí nghiệp Xây dựng (hạch toán phụ thuộc) + Xí nghiệp sản xuất phân bón và Hóa chất + Xí nghiệp khai thác-dịch vụ khoáng sản và Hóa chất Phú Thọ (hạch toán phụ thuộc). + Đơn vị Bốc xúc-tiêu thụ (đơn vị trực thuộc Công ty) + Nhà máy tuyển quặng Apatit (Tằng Loỏng) Các đơn vị hoạt động mang tính chất sự nghiệp: gồm 02 đơn vị: + Đơn vị trường đào tạo nghề + Đơn vị Câu lạc bộ công nhân Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý Công ty TNHH một thành viên Apatit Việt Nam H.Đ.Q.T Công ty TNHH một thành viên Apatit Việt Nam Giám đốc điều hành Phó giám đốc kinh tế Phó giám đốc ĐT-PT Phó giám đốc sản xuất Phó Giám đốc cơ-điện 16 15 13 11 1 2 3 4 5 6 7 8 14 9 10 12 A B C D Đ E G H I M L K Chỉ dẫn: Đường mũi tên chỉ đạo, điều hành trực tiếp I– Hệ thống phòng, ban chức năng trên công ty (17 đơn vị): 1- Phòng KTSX 5- Phòng An toàn 9- Phòng TC-LĐ 13- Phòng TK-KT 2- Phòng Điều độ 6- Phòng Cơ-Điện 10- Phòng QS-BV 14- Phòng KH-thị trường 3- Phòng ĐC-TĐ 7- Văn phòng Công ty 11- Ban QL các dự án 15- Phòng Vật tư 4- Phòng K.C.S 8- Văn phòng Đại diện 12- Phòng ĐT-PT 16- Phòng Y tế II- Hệ thống các đơn vị sản xuất & hoạt động sự nghiệp (12 đơn vị) A- XN khai thác Đ- Xí nghiệp phân bón & Hóa chất H- Xí nghiệp cơ khí sửa chữa B- Xí nghiệp vận tải ô-tô E- Nhà máy tuyển quặng Apatit I- Xí nghiệp điện C- XN vận tải đường sắt G- Xí nghiệp bốc xúc-tiêu thụ D- XN khai thác-dịch vụ khoáng sản & Hóa chất Phú Thọ K- Trường đào tạo nghề L- Xí nghiệp xây dựng M- C.L.B Công nhân Trong sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Apatit Việt Nam ta thấy có hai Phó giám đốc phụ trách về mặt kỹ thuật (Phó giám đốc sản xuất và Phó giám đốc Cơ-Điện). Phó giám đốc sản xuất chỉ chỉ đạo, điều hành các đơn vị sau: - Phòng Kỹ thuật sản xuất - Phòng Điều độ - Phòng Địa chất-Trắc địa - Phòng An toàn - Phòng K.C.S - Xí nghiệp Khai thác - Xí nghiệp Vận tải ô-tô - Xí nghiệp Vận tải đường sắt - Xí nghiệp Khai thác-dịch vụ khoáng sản & Hóa chất Phú Thọ - Xí nghiệp Phân bón và hóa chất - Nhà máy tuyển quặng Apatit (Tằng Loỏng) - Đơn vị Bốc xúc-tiêu thụ Phó giám đốc Cơ-Điện điều hành các phòng, xí nghiệp sau: Phòng Cơ-Điện Xí nghiệp cơ khí sửa chữa Xí nghiệp Điện Tuy đã có sự phân công, chia sẻ quyền hạn và trách nhiệm giữa những người phụ trách sản xuất bằng cách cơ cấu thêm một phó giám đốc mới nhưng trong thời gian tới Công ty vẫn cần tiến hành sắp xếp lại một cách triệt để hơn, ổn định hơn. Các phòng ban và xí nghiệp về cơ bản vẫn giữ nguyên như cũ. Tổ kiểm toán nội bộ được sát nhập với Phòng thống kê-kế toán. Các đơn vị như trường đào tạo nghề và Câu lạc bộ công nhân trở thành hai đơn vị hoạt động sự nghiệp; Xí nghiệp khai thác-dịch vụ khoáng sản & Hóa chất Phú Thọ và Xí nghiệp xây dựng là hai đơn vị hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty. Do việc chuyển đổi diễn ra quá gấp, Công ty vừa phải hoàn thành mục tiêu kế hoạch chuyển đổi vừa phải thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm đề ra từ đầu năm cho nên việc sắp xếp lại các phòng ban, xí nghiệp cần diễn ra từ từ, tránh xáo trộn về mặt tâm lý, ảnh hưởng không tốt đến kết quả sản xuất, kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên trong thời gian tới đây, Công ty cần gấp rút ổn định lại cơ cấu tổ chức của mình, sắp xếp, sát nhập các phòng ban cần thiết để giảm các đầu mối quản lý, tinh giản bộ máy quản lý. * ưu điểm của cơ cấu tổ chức quản lý mới: - Trong cơ cấu mới có tổ chức ra một Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên. Hội đồng quản trị này sẽ có nhiệm vụ chuyên trách là vạch ra những kế hoạch, định hướng, đường lối phát triển cho Công ty trong từng khoảng thời gian nhất định (tháng, quý, năm). Điều này làm giảm áp lực công việc cho Giám đốc điều hành. Trước đây Giám đốc kiêm luôn cả những nhiệm vụ đó nhưng với cơ cấu mới thì Giám đốc điều hành có thể chuyên tâm hơn vào công việc chuyên môn, điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty, thực hiện tốt hơn các chức năng và nhiệm vụ của mình. - Với việc bổ sung thêm một Phó giám đốc mới (Phó giám đốc Cơ- Điện) thì sự phân bổ các đầu mới quản lý là các phòng ban, xí nghiệp đơn vị hợp lý hơn. Phó giám đốc này sẽ phụ trách các vấn đề về công nghệ, cơ khí, sữa chữa thiết bị và điện cho Công ty. Do đó làm giảm khối lượng công việc mà Phó giám đốc kỹ thuật-sản xuất phải đảm trách vì trước đây phải phụ trách cả phần mảng này. Số đầu mối quản lý trực tiếp cũng giảm từ mười lăm xuống mười hai. - Cùng với việc thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý thì khi chuyển đổi, Công ty sẽ tinh giản một số lượng đáng kể lao động, kể cả lao động làm việc trong các phòng ban, xí nghiệp và công nhân lao động trực tiếp. Với cán bộ, công nhân đã đến tuổi nghỉ hưu hoặc gần đến tuổi thì sẽ vận động và giải quyết chính sách cho nghỉ sớm, những người sức khỏe yếu cũng sẽ được cho nghỉ, bù đắp vào đó là số lao động trẻ có tay nghề cao, có trình độ chuyên môn. Số cán bộ trong khối phòng ban là 277 người (cụ thể là Phòng KCS: 41 người; phòng Vật tư: 64 người; Văn phòng Công ty: 38 người; phòng Quân sự-bảo vệ: 48 người; phòng Y tế: 15 người; phòng Kế toán: 15 người; phòng Kế hoạch-thị trường: 9 người; phòng Đầu tư-phát triển: 14 người; phòng An toàn: 5 người; phòng Cơ-Điện: 7 người; phòng Tổ chức-Lao động: 7 người; phòng Điều độ: 4 người; phòng Địa chất-Trắc địa: 9 người; phòng Kỹ thuật-sản xuất: 6 người; Văn phòng đại diện: 5 người). Công ty đã có kế hoạch sẽ giảm biên chế 18 cán bộ chuyên môn, đồng thời tăng cường đào tạo nhằm nâng cao năng lực, trình độ của các chuyên viên còn lại để đáp ứng tốt công việc. Việc giảm nhân sự sẽ giúp Công ty tiết kiệm được khoản chi phí khá lớn từ tiền lương, thưởng của những người bị tinh giản. Với bộ máy nhỏ gọn hơn, thạo việc hơn, Công ty sẽ rất linh hoạt với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Công ty cũng sẽ dễ nắm bắt các cơ hội kinh doanh và có điều kiện để mở rộng thị trường, tăng doanh thu do chi phí sản xuất giảm, dẫn đến giá thành giảm. Trong điều kiện phân bón nội địa đang khó xác lập vị thế ngay trên thị trường trong nước do giá cao như hiện nay thì giá thành sản xuất sản phẩm giảm là rất quan trọng đối với Công ty. Bởi vì Công ty chủ yếu cung cấp nguyên liệu cho các nhà máy sản xuất phân bón (Công ty supe phôtphát và Hóa chất Lâm Thao, nhà máy phân lân Văn Điển, nhà máy phân lân nung chảy Long Thành), giá nguyên liệu giảm thì giá phân bón sản xuất ra giảm, dẫn đến nhu cầu sử dụng tăng. Và đến lượt nó, nhu cầu tăng sẽ tác động ngược trở lại, kéo theo sản xuất quặng Apatit tăng, doanh thu của Công ty sẽ tăng lên. Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty TNHH một thành viên đã khắc phục được những khó khăn đang tồn tại của Công ty. Với những ưu điểm của nó một lần nữa cho ta thấy tầm quan trọng của việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ Công ty Nhà nước sang Công ty TNHH Nhà nước một thành viên. Tuy nhiên, trong thời gian tới, Công ty cần nỗ lực hơn nữa để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất kinh doanh. 5> Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận: 5.1> Đại diện chủ sở hữu: Công ty Apatit Việt Nam là Công ty TNHH Nhà nước một thành viên nên đại diện chủ sở hữu của Công ty là Hội đồng quản trị Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam. Đại diện chủ sở hữu có quyền hạn sau đây: - Phê duyệt Điều lệ Công ty khi thành lập, quyết định nội dung sửa đổi, bổ sung Điều lệ Công ty. - Quyết định đầu tư vốn và các nguồn lực khác cho Công ty tại thời điểm thành lập, quyết định điều chỉnh vốn điều lệ của Công ty. Việc điều chỉnh vốn điều lệ thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành. - Quyết định chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ của Công ty cho tổ chức, cá nhân khác. - Quyết định các dự án đầu tư, mua bán tài sản, hợp đồng vay, cho vay có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% giá trị tài sản ghi trong sổ kế toán của Công ty tại thời điểm công bố gần nhất theo trình tự và thủ tục do pháp luật quy định. - Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý Công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, quyết định mức tiền lương, tiền thưởng và các lợi ích khác của Chủ tịch, thành viên Hội đồng quản trị Công ty và Kế toán trưởng Công ty. - Tổ chức theo dõi, giám sát và đánh giá hoạt động kinh doanh của Công ty, hoạt động quản lý của Hội đồng quản trị Công ty. - Phê duyệt báo cáo hàng năm, kế hoạch dài hạn của Công ty và quyết định điều chỉnh kế hoạch cần thiết, quyết định phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý vốn của Công ty do Hội đồng quản trị Công ty đề nghị. - Thực hiện giao vốn đầy đủ, đúng hạn. - Chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của Công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của Công ty. 5.2> Hội đồng quản trị Công ty: Hội đồng quản trị Công ty là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan tới quản lý và quyền lợi của Công ty trừ các quyền của Hội đồng quản trị Tổng công ty quy định như trên. Hội đồng quản trị Công ty quyết định kế hoạch dài hạn, trung hạn và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty phù hợp với mục tiêu, quy hoạch, chiến lược của Tổng công ty. Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; trình Hội đồng quản trị Tổng công ty các dự án đầu tư, hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và các hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trong sổ kế toán của Công ty; quyết định các dự án đầu tư phù hợp với kế haọch đầu tư xây dựng của Tổng công ty (bao gồm cả quyết định dự án, quyết định kế hoạch đấu thầu, danh sách nhà thầu, kết quả đấu thầu, thiết kế tổng dự toán); kế hoạch, hợp đồng mua bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị dưới 50% tổng giá trị tài sản ghi trong sổ kế toán của Công ty. Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty, biên chế bộ máy; thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị trực thuộc Công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, quyết định mức lương đối với Giám đốc Công ty sau khi được sự chấp thuận của Hội đồng quản trị Tổng công ty (trường hợp Giám đốc Công ty không phải là thành viên Hội đồng quản trị Công ty). Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khên thưởng, kỷ luật các Phó giám đốc Công ty theo đề nghị của Giám đốc Công ty sau khi có sự chấp thuận của Hội đồng quản trị Công ty. Kiểm tra, giám sát Giám đốc Công ty trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Công ty. Kiến nghị Hội đồng quản trị Tổng công ty quyết định những vấn đề vượt thẩm quyền của Hội đồng quản trị Công ty sau đây: + Kiến nghị phê duyệt báo cáo quyết toán, phương án sử dụng lợi nhuận của Công ty. + Kiến nghị, phê duyệt các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng quản trị Tổng công ty. + Kiến nghị điều chỉnh vốn điều lệ Công ty; bổ sung, sửa đổi Điều lệ Công ty; thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị Tổng công ty. Báo cáo Hội đồng quản trị Tổng công ty kết quả và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Tổng công ty và pháp luật về thực hiện quyền hạn, nhiệm vụ của mình; sự phát triển của Công ty theo mục tiêu của Hội đồng quản trị Tổng công ty giao. Trường hợp để Công ty thua lỗ thì tùy theo mức độ sai phạm sẽ bị cách chức hoặc bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật. 5.3> Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty: - Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị Công ty. - Chuẩn bị chương trình, nội dung và các tài liệu phục vụ cho cuộc họp, triệu tập và chủ trì cuộc họp của Hội đồng quản trị Công ty. - Tổ chức việc thông qua quyết định của Hội đồng quản trị Công ty với hình thức thích hợp, phù hợp với các quy định về lề lối làm việc của Hội đồng quản trị. - Theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị Công ty. 5.4> Giám đốc Công ty: - Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty. - Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, dự án đầu tư do Hội đồng quản trị Tổng công ty và Hội đồng quản trị Công ty quyết định, quyết định các dự án đầu tư do Hội đồng quản trị Công ty phân cấp; tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị Công ty; trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động với người lao động và thỏa ước lao động tập thể. - Kiến nghị Hội đồng quản trị Công ty quyết định các vấn đề: + Cơ cấu tổ chức của Công ty. + Quy chế quản lý nội bộ của Công ty. + Chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của Công ty. + Phương án huy động vốn và phương án liên doanh. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý Công ty sau khi đã thống nhất với Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty (trừ các chức danh do Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức); đề nghị Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Phó giám đốc Công ty. Quyết định tăng lương, tăng phụ cấp đối với người lao động trong Công ty, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của giám đốc. Dự các cuộc họp của Hội đồng quản trị Công ty, báo cáo Hội đồng quản trị Công ty kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giám đốc Công ty quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ. Trong quá trình hoạt động, Giám đốc Công ty có quyền đề nghị Hội đồng quản trị Công ty thay đổi tên gọi, cơ cấu, biên chế, số lượng của các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ cho phù hợp với nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh của từng thời kì, Giám đốc Công ty có quyền đề nghị Hội đồng quản trị Công ty thành lập, giải thể đơn vị trực thuộc. 5.5> Các Phó giám đốc: Phó giám đốc Công ty giúp Giám đốc Công ty điều hành Công ty theo phân công và ủy quyền của Giám đốc. Phó giám đốc sản xuất phụ trách về các vấn đề trong quá trình sản xuất từ khai thác, vận chuyển, nhập kho, tiêu thụ hay tinh tuyển quặng. Phó giám đốc Cơ-Điện phụ trách phần kỹ thuật, công nghệ phục vụ cho hoạt động sản xuất của Công ty, sửa chữa, trung đại tu các loại máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. Phó giám đốc đầu tư-phát triển phụ trách về các vấn đề đầu tư các dự án, xây dựng cơ sở hạ tầng. Phó giám đốc kinh tế phụ trách tài chính của Công ty, lập kế hoạch và tìm thị trường tiêu thụ, quản lý Phòng Y tế Công ty. 5.6> Kế toán trưởng Công ty: Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê, tài chính của Công ty. 5.7> Các phòng ban và các xí nghiệp: Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hội đồng quản trị Công ty, Giám đốc Công ty trong quá trình xử lí các công việc chung. Về cơ bản, các chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban vẫn giữ nguyên như trước khi chuyển đổi Công ty. Các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trình Hội đồng quản trị Công ty, Giám đốc Công ty và triển khai việc thực hiện kế hoạch được giao trên thực tế. Về cơ bản, các chức năng và nhiệm vụ của các xí nghiệp vẫn giữ nguyên như trước khi chuyển đổi Công ty. III> Định hướng phát triển của Công ty sau khi chuyển đổi: 1. Về tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý: - Tiếp tục sắp xếp tổ chức sản xuất các đơn vị cấu thành trong Công ty phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Tinh giản, trẻ hóa lực lượng lao động bằng cách khuyến khích người lao động gần đến tuổi quy định nghỉ hưu sớm, có trợ cấp và thay thế bằng con em họ nếu có nhu cầu. - Đẩy mạnh đào tạo nguồn nhân lực, công nhân kỹ thuật bậc cao, cán bộ quản lý chuyên môn. - Phân cấp quản lý, mở rộng quyền tự chủ cho các đơn vị thành viên theo quy định của Nhà nước. 2. Về dự án đầu tư phát triển và công nghệ sản xuất sản phẩm: - Hoàn thiện dây chuyền sản xuất số 2 của Nhà máy Tuyển quặng Tằng Loỏng và hệ thống vận tải đường sắt để nâng cao công suất sản xuất quặng tuyển. - Tiếp tục triển khai thực hiện Dự án công trình Nhà máy tuyển quặng cam Đường, Nhà máy tuyển quặng Bắc Nhạc Sơn, khai trường 20 và khai trường 22. - Đưa tin học vào hệ thống quản lý Công ty. - Đầu tư, nâng cấp hệ thống thiết bị, máy móc về vận tải Mỏ, thay thế dần những máy móc sắp hết khấu hao. - Nghiên cứu, triển khai công nghệ khai thác quặng nguyên khai dưới mực nước thông thủy. Nâng cao hiệu quả công tác tuyển quặng nổi Apatit. - Bổ sung và năng cấp công nghệ sản xuất phân bón NPK. - Nghiên cứu lựa chọn một số sản phẩm đăng ký áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO phù hợp với yêu cầu thị trường. Kết luận Sau hơn 45 năm phát triển, Công ty Apatit Việt Nam đã thu được nhiều thành tựu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao được mức sống của đại đa số cán bộ công nhân viên chức trong Công ty, góp phần vào sự phát triển chung của đất nước. Đáp ứng yêu cầu phát triển của nền kinh tế quốc dân trong giai đoạn hiện nay và thực hiện Nghị định 63/CP của Chính phủ, Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam quyết định cho phép Công ty Apatit Việt Nam chuyển đổi hình thức doanh nghiệp từ một Công ty Nhà nước thành Công ty trách nhiệm hữu hạn Nhà nước một thành viên. Việc chuyển đổi này không có nghĩa là làm thay đổi bản chất sở hữu doanh nghiệp mà chỉ thay đổi về hình thức doanh nghiệp. Theo đó, chủ sở hữu của Công ty Apatit Việt Nam vẫn là Nhà nước nhưng Công ty sẽ hoạt động theo Luật Doanh nghiệp (trước đây hoạt động theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước), đồng thời Công ty cũng sẽ có quyền tự chủ hơn trong việc quyết định những vấn đề về cơ cấu tổ chức, về vốn, về lao động, về nhân sự... và quan trọng hơn là tách bạch được quyền quản lý Nhà nước ra khỏi quyền quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Khi Công ty Apatit Việt Nam chuyển đổi hình thức doanh nghiệp thì một yêu cầu cấp thiết đặt ra là phải tổ chức lại bộ máy quản lý Công ty. Sắp xếp lại sao cho bộ máy quản lý gọn nhẹ hơn, hoạt động có hiệu quả hơn và chi phí về nó ít hơn. Đó không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Trên đây, tôi đã kiến nghị một phương án theo tôi là khả thi nhất đối với Công ty trong thời điểm này. Trong thời gian tới Công ty cần nỗ lực hơn nữa để hoàn thiện bộ máy tổ chức theo hướng đó. Một lần nữa tôi xin cảm ơn ông Nguyễn Ngọc Dũng - Phó Giám đốc Công ty Apatit Việt Nam và cô Đỗ Thị Hải Hà đã tận tình giúp tôi hoàn thành bản báo cáo này. Mục Lục Lời nói đầu Chương III: Đề xuất phương án xây dựng bộ máy tổ chức quản lý Công ty Apatit Việt Nam: 48 I. Những nguyên tắc (yêu cầu) sắp xếp lại cơ cấu tổ chức mới: 48 II. Đề xuất phương án kiến nghị: 49 III. Định hướng phát triển của Công ty sau khi chuyển đổi: 63 Kết luận Tài liệu tham khảo Nhận xét của cơ quan thực tập Tài liệu tham khảo 1. Công ty Apatit Việt Nam, Báo cáo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng quản lý Công ty và các đơn vị, xí nghiệp, 2001. 2. Công ty Apatit Việt Nam, Báo cáo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản và đời sống năm 2004, tháng 3-2004. 3. Công ty Apatit Việt Nam, Báo cáo thực hiện lao động và thu nhập của người lao động năm 2003, tháng 2-2004. 4. Công ty Apatit Việt Nam, Báo cáo tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh năm 2003. 5. Công ty Apatit Việt Nam, Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty Apatit Việt Nam. 6. Đoàn Thị Thu Hà - Nguyễn Thị Ngọc Huyền (chủ biên), Giáo trình Khoa học quản lý tập II, Nxb. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội-2002. 7. Nxb. Chính trị Quốc gia, Luật Doanh nghiệp Nhà nước, sửa đổi, 2003. 8. Tài liệu tham khảo, Chuyển đổi doanh nghiệp thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên theo Nghị định 63/CP. 9. Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam, Báo cáo Đồng chí Trương Tấn Sang- ủy viên Bộ Chính trị Trưởng ban kinh tế trung ương Đảng về tình hình đầu tư-khai thác và tuyển quặng Apatit, tháng 9-2003. 10. Tổng Công ty Hóa chất Việt Nam, Phương án chuyển đổi Công ty Apatit Việt Nam thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Apatit Việt Nam.