Đề tài Kiến nghị phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán tài sản cố định của xí nghiệp để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định

và phát triển của xí nghiệp Xí nghiệp In Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm được thành lập từ một tổ in thuộc Vụ Tuyên giáo Bộ Nông nghiệp vào năm 1963 với cơ sở vật chất thiếu thốn, máy móc cũ kĩ, lạc hậu, cơ sở vật chất kĩ thuật nghèo nàn, số lượng lao động ít ỏi, hàng năm chỉ giải quyết được một số ấn phẩm phục vụ Ngành, Bộ.Tổ này trực thuộc Vụ quản lí ruộng đất - Bộ nông nghiệp trước đây và đóng trên địa bàn phường Phương Mai, Quận Đống Đa, Hà nội. Từ năm 1963 đến 1968 là xưởng in vẽ bản đồ thuộc Vụ quản lý ruộng đất-Bộ nông nghiệp. Nhiệm vụ chính của XN là in vẽ bản đồ nông nghiệp và vụ in bản đồ ngành. Từ năm 1968, XN được đổi tên thành Nhà in nông nghiệp thuộc Vụ Tuyên giáo - Bộ nông nghiệp. Trong giai đoạn này, XN có nhiệm vẽ bản đồ các loại tỉ lệ cho Bộ, Ngành; biểu bảng quản lý kinh tế, kỹ thuật và các tìa liệu giấy tờ quản lý kinh tế ngành. Thời gian này Nhà in từng bước được mở rộng, số lượng thiết bị được tăng lên, số cán bộ công nhân viên được bổ sung và có trình độ Đại học, trung học chuyên nghiệp và cán bộ công nhân lành nghề. Năm 1970, cơ sở in này được Cục xuất bản Bộ Văn Hoá thông tin thể thao cho phép sản xuất kinh doanh ngành in opset. Năm 1974, Nhà in chuyển sang hạch toán kinh doanh với vốn ban đầu là: Vốn lưu động: 140 000 đồng Tài sản cố định: 350 000 đồng (theo thời gía lúc bấy giờ) Năm 1977, Nhà in được đổi tên thành xưởng in vẽ bản đồ và khung ảnh I. Ngày 17. 10. 1983, Bộ nông nghiệp ra quyết định số 302XDNN/QĐ cải tạo và mở rộng Xí nghiệp in nông nghiệp I. Căn cứ vào quyết định số176 NNKH/QĐ ngày 5.6.1990 phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật bổ sung thiết bị in cho XN. Ngày 27.4.1992Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực phâm ra quyết định số 104 NNKH/QĐ cho phép XN In nông nghiệp I lập luận chứng kinh tế kỹ thuật , bổ sung đầu tư chiều sâu , mua thiết bị để in tem nhãn cao cấp trên giấy hộp bìa cứng. Căn cứ nghị định số 15/CP ngày 2.3.1993 của Chính Phủ về quyền hạn, trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ; Căn cứ quy chế thành lập và giải thể của DNNN 338 - HĐBT ngày 20.11.1991 của HĐBT (nay là Chính Phủ); Căn cứ thông báo số 81/ TB ngày 22/3/1993 của văn phòng Chính phủ về ý kiến của thủ tướng chính phủ cho phép thành lập lại các DNNN, XN in nông nghiệp I được đổi tên thành XN in nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm trực thuộc Bộ nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm (nay là Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn). Từ đó đến nay, Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP đã được định hình và không nghừng hoàn thiện về quy mô, tốc độ tăng trưởng ngày càng cao và từng bước phát triển chiều sâu. Nhiệm vụ chính của XN là in tài liệu, sách báo, phục vụ cho ngành nông nghiệp, in vẽ bản đồ và bao bì nhãn mác trên các loại giấy màu, giấy cứng... theo nhiệm vụ được giao của ngành, Bộ. Tuy nhiên, khi chuyển sang cơ chế thị trường, các doanh nghiệp phải tự hạch toán kinh tế, tự lo công ăn việc làm thì xí nghiệp đã mạnh dạn tìm kiếm thị trường, kí kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị bạn nhằm tạo công việc và thu nhập cho doanh nghiệp. Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP là một DNNN sản xuất thuần tuý nên trong quá trình sản xuất đã gặp không ít khó khăn về mặt bằng sản xuất, tiền vốn, tài sản... Tuy nhiên, trong quá trình phát triển , Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP đã có rất nhiều cố gắng mạnh dạn đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường hàng hoá với các tiêu thức: đẹp về thẩm mĩ, tốt về chất lượng mà giá cả lại hợp lí, từ đó tự khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Song song với việc đổi mới công nghệ , công tác tổ chức quản lí sản xuất cũng như công tác hạch toán kế toán cũng từng bước đuợc đổi mới và hiện đại hoá. Việc ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào tổ chức quản lí sản xuất cũng như công tác hạch toán kế toán nhằm tinh giản bộ máy quản lí đã góp phần không nhỏ trong sự thành công của Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP trong những năm qua, sản xuất phát triển, tốc độ tăng trưởng nhanh năm sau cao hơn năm trước, nghĩa vụ đóng góp với NSNN được thực hiện đầy đủ cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên chức trong xí nghiệp ngày càng được nâng cao. 2 Tổ chức sản xuất trong Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa , chuyên in ấn các loại tài liệu, sách báo phục vụ ngành nông nghiệp, in vẽ bản đồ và các loại bao bì, tem nhãn cao cấp trên các loại giấy màu, giấy cứng...theo quy trình công nghệ khép kín với các loại máy móc chuyên dùng trên loại nguyên liệu chính là giấy và mực in. Tính chất sản xuất của xí nghiệp là sản xuất phức tạp kiểu liên tục, loại hình sản xuất hàng loạt, chu kì sản xuất ngắn quy mô sản xuất trung bình. Mô hình sản xuất của xí nghiệp bao gồm hai phân xưởng sản xuất, trong đó bao gồm nhiều tổ, đội sản xuất đảm nhận các nhức năng, nhiệm vụ cụ thể khác nhau nhằm phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất của xí nghiệp. Hai phân xưởng sản xuất của xí nghiệp là phân xưởng thành phẩm và phân xưởng in opset. Phân xưởng thành phẩm bao gồm các tổ sản xuất: tổ xén bao gói, tổ bế hộp cứng và tổ thao giấy vận chuyển. Phân xưởng in opset bao gồm tổ chế bản và các tổ máy in. Bộ phận sản xuất này có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất, theo nhiệm vụ sản xuất của phòng kế hoạch trên cơ sở các hợp đồng kinh tế đã kí kết. Cụ thể, khi xí nghiệp nhận được các đơn đặt hàng, phòmg kế hoạch sẽ lên kế hoạch và giao nhiệm vụ cụ thể cho các phân xưởng, tổ đội đảm nhận từng phần công việc cụ thể. Sau đây là mô hình tổ chức sản xuất của Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP Xí nghiệp Phân xưởng in opset Phân xưởng thành phẩm Các tổ máy in Tổ chế bản Tổ bế hộp cứng Tổ xén, bao gói Tổ thao giấy, vân chuyển 3 Tổ chức quản lí trong Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP Để đảm bảo cho công việc sản xuất được thực hiện một cách có hiệu quả, Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP tổ chức bộ máy quản lí gọn nhẹ, quản lí theo chế độ một thủ trưởng , đứng đầu là giám đốc xí nghiệp , người có quyền lực cao nhất đồng thời chịu mọi trách nhiệm đối với nhà nước, tập thể công nhân viên trong xí nghiệp cũng như các khách hàng có liên quan về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Giúp việc cho giám đốc bao gồm hai phó giám đốc (một phó giám đốc phụ trách khâu kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách công việc sản xuất) và hệ thống các phòng ban chức năng. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, tiến độ sản xuất , các qui trình với các tiêu chuẩn cụ thể và các định mức kinh tế kĩ thuật, các chế độ quản lí các phân xưởng giúp các quản đốc phân xưởng nắm bắt tình hình sản xuất, tổ chức ghi chép các số liệu phục vụ cho việc chỉ đạo sản xuất và thực hiện hạch toán kết quả kinh doanh.... - Phòng tổ chức lao động hành chính: Có nhiệm vụ quản lí về mặt nhân sự của xí nghiệp, tổ chức tiền lương của nhân viên, giúp giám đốc quản lí về các mặt hành chính như quản lí hồ sơ của xí nghiệp, văn thư, bảo vệ, tiếp khách, hội nghị... Phòng kế toán - tài vụ: là bộ phận tham mưu cho giám đốc về mặt tài chính, kế toán; phân tích và tổng hợp kết quă hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như thống kê tổng hợp, thanh quyết toán với Nhà nước... Phòng kĩ thuật: là bộ phận giúp giám đốc về việc thiết kế kĩ thuật các mẫu in ban đầu và kiểm duyệt các mẫu và bản in... Phòng kế hoạch vật tư: bộ phận này có nhiệm vụ lập kế hoạch, kí hợp đồng in ấn, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và cung cấp vật tư cho xí nghiệp. Phòng cơ điện: là bộ phận phụ trách cơ điện, sửa chữa máy móc, thiết bị, bảo dưỡng máy móc thiết bị ...theo định kĩ. Mô hình tổ chức bộ máy quản lí của Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng cơ điện Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch v.tư Phòng T.kê kế toán TCLĐ và hành chính II. Tổ chức kế toán tại Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP 1 Cơ cấu tổ chức kế toán tại Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lí ở trên, nhằm phù hợp với trình độ quản lí, Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo đó toàn bộ công tác kế toán được thực hiện trọn vẹn ở phòng tài chính kế toán của xí nghiệp từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến tổng hợp, lập báo cáo tài chính và kiểm tra kế toán. Do phạm vi của xưởng sản xuất không lớn nên quy mô tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, phù hợp với tình hình chung của xí nghiệp mà vẫn bảo đảm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Phòng tài chính kế toán của xí nghiệp có 4 người dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng, thông qua giám đốc xí nghiệp nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ đặt ra là: - Lập và thực hiện tốt kế hoạch tài chính của xí nghiệp nhằm bảo đảm duy trì sự tăng trưởng vững chắc của xí nghiệp. - Tổ chức thống kê, ghi chép sổ sách ban đầu chính xác, thống nhất biểu bảng tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong quá trình sản xuất cũng như phản ánh chính xác kịp thời giá thành sản phẩm. Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán kế toán, ghi chép các kết quả của quá trình sản xuất, kinh doanh, lập các báo cáo tài chính nhằm cung cấp các thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác giúp xí nghiệp ra các quyết định đúng đắn. - Tính toán ghi chép chính xác về nguồn vốn và TSCĐ từ các loại vốn bằng tiền,... Để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, baỏ đảm sự lãnh đạo tập trung thống nhất trực tiếp của kế toán trưởng cũng như căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lí ở xí nghiệp là tinh giản, gọn nhẹ mà hầu hết các nhân viên kế toán đều phải kiêm nhiệm một số phần hành kế toán khác nhau. Tuy nhiên do quy mô hoạt động của xí nghiệp thuộc dạng vừa và nhỏ nên công việc kế toán phát sinh ít, do vậy việc kiêm nhiệm này nhằm giảm bớt số lao động kế toán mà vẫn đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao. Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức như sau: Đứng đầu là kế toán trưởng, người chịu trách nhiệm chung toàn bộ các khâu công việc kế toán của xí nghiệp, theo dõi quản lí và tổ chức điều hành công tác kế toán. - Kế toán tổng hợp là người tập hợp số liệu để ghi vào các sổ tổng hợp sau đó lập báo cáo tài chính, đồng thời là người giúp việc chính cho kế toán trưởng. Một kế toán thanh toán, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm dịch vụ. - Một kế toán vốn bằng tiền gửi và các khoản công nợ với khách hàng cộng kế toán tài sản cố định. - Nhân viên thủ quỹ kiêm thống kê Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp Kế toán trưởng Thủ quĩ thống kê kế toán Kế toán tổng hợp kế toán nghiệp vụ tiền gửi ,công nợ, TSCĐ Xí nghiệp có trang bị máy vi tính nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán, tuy nhiên, công việc kế toán không hoàn toàn được thực hiện bằng máy mà đó chỉ là một phần trợ giúp. Các chứng từ phát sinh được thực hiện song song theo hai hướng là ghi sổ và nhập vào máy. Phần lớn các sổ chi tiết và sổ tổng hợp được lập trên máy nhưng vẫn song song theo dõi bằng tay. Kết quả trên máy và sổ được đối chiếu với nhau. Các báo cáo in ra từ máy nên công việc hạch toán có được giảm bớt. 2. Hình thức sổ kế toán áp dụng:Chứng từ ghi sổ Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, quy mô của khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lí, trình độ kế toán, hiện nay Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Chứng từ ghi sổ “ với hệ thống sổ sách tổng hợp và chi tiết tương ứng tương đối phù hợp với tình hình chung của xí nghiệp. a. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp làm căn cứ lập báo cáo tài chính. ở Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP, phòng kế toán sử dụng các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết sau: 1. Sổ tài sản - Theo đơn vị sử dụng - Theo loại tài sản 2. Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm 3. Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh : 621, 622, 627, 641, 642 4. Thẻ tính giá thành sản phẩm 5. Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán, ngân sách... 131, 331. 333... 6. Sổ chi tiết bán hàng 7. Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay:112, 311, 341... 8. Sổ chi tiết các tài khoản: 138, 141, 142, 333, 334, 335, 338, 411, 421,431, 9. Các bảng phân bổ: - Bảng phân bổ số 1: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH . - Bảng phân bổ số 2: Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ - Bảng phân bổ số 3: Bảng tính và phân bổ khấu hao (tài sản cố định ). 10. Thẻ kho ( vật liệu, sản phẩm). 11. Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả: 142, 335 b. Các sổ kế toán tổng hợp 1. Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp được mở để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này dùng để đăng kí các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lí chứng từ ghi sổ, đồng thời dùng để kiểm tra số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. 2. Sổ cái: Được mở riêng cho từng tài khoản (tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng mà mở nhiều hay ít). Phương pháp ghi: Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ. Sau đó chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan: - Hàng ngày, Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái ở các cột phù hợp + Ngày tháng ghi sổ + Số hiệu, ngày tháng của chứng từ ghi sổ + Diễn giải nội dung của các nghiệp vụ phát sinh + Số tiền ghi nợ, có vào các tài khoản phù hợp - Cuối mỗi trang phải cộng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau. - Cuối kì (tháng, quý), cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có, tính ra số dư của từng tài khoản để lập Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính.  c. Qui trình ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng kế toán phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ. Đồng thời tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cáí lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu được dùng để kiểm tra sự bằng nhau của tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh, đồng thời số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư tương ứng của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Cuối năm, căn cứ vào số liệu trên Bảng cân đối số phát sinh, sổ cái và các tài khoản chi tiết có liên quan, kế toán tổng hợp tiến hành lập báo cáo năm của xí nghiệp theo Báo cáo kế toán mới. Quy trình ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ chi tiết vật tư Sổ đăng ký CTGS Sổ tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu d. Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong doanh nghiệp Xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP đã sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành, cụ thể: * Loại 1: Lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền thưởng Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Phiếu báo làm thêm giờ * Loại 2: Hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì Thẻ kho Biên bản kiểm nghiệm Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá * Loại 3: Bán hàng Hoá đơn bán hàng Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Hoá đơn GTGT * Loại 4: Tiền tệ Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biên lai thu tiền Bảng kiểm kê quỹ * Loại 5: Tài sản cố định Biên bản giao nhận tài sản cố định Biên bản thanh lí tài sản cố định Biên bản đánh giá lại tài sản cố định Thẻ tài sản cố định Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Những chứng từ này được áp dung ở Xí nghiệp làm căn cứ ghi sổ kế toán, cung cấp thông tin cho quản lí. Tuy nhiên trong kì kế toán hiện hành , xí ngiệp không sử dụng hết các loại hoá đơn, chứng từ này. II.3 Các tài khoản sử dụng Xí nghiệp đã đăng kí sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141 QĐ/TC/CĐKT ngày 1/11/1995. Một số tài khoản xí nghiệp mở chi tiết nhằm quản lí cụ thể các loại vốn và tài sản và nhằm mục đích phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của xí nghiệp. III. Thực tế tổ chức hạch toán tài sản cố định tại Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP 1 Khái quát chung về tình hình quản lý và sử dụng tài sản cố định của xí nghiệp Do tính chất của công việc sản xuất ngành in qui trình sản xuất khép kín có thể chia tài sản cố định cuả xí nghiệp theo các nhóm sau : Nhóm 1 : Nhóm tài sản cố định là nhà cửa vật kiến trúc bao gồm Khu nhà sản xuất đồng thời với khu văn phòng Khu nhà kho dự trữ vật tư sản xuất và thành phẩm Sân và đường nội bộ của xí nghiệpNhóm 2 : Nhóm máy móc thiết bị công tác Do đặc thù của sản xuất nghành in qua nhiều khâu giai đoạn sản xuất cho nên ở nhóm này chỉa thành nhiều nhóm tài sản cố định Nhóm tài sản cố định phục vụ cho công tác chế bản ra phim và bản kẽm phục vụ in ấn như máy vi tính cấu hình cao phục vụ công tác chế bản, máy phơi bản , công tác phim ... Nhóm tài sản cố định trực tiếp in sản phẩm bao gồm các máy in có công suất khác nhau Nhóm tài sản cố định phục vụ thành phẩm bao gồm các máy xén , máy bế hộp , dán nhãn ..Nhóm 3 tài sản cố định là thiết bị và phương tiện vận tải bao gồm :Các ô tô phục vụ vận chuyển nguyên , nhiên , vật liệu phục vụ sản xuất , vận chuyển thành phẩm đến cho các đơn vị khách hàng và xe ô to phục vụ công tác quản lý. Ngoài ra còn có các xe nâng hàng phục vụ công việc bốc xếp giấy in và các nguyên vật liệu khác phục vụ sản xuất Nhóm 4 : Công cụ dụng cụ quản lý bao gồm máy vi tính , máy in văn phòng và một số loại thiết bị khác ... Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán TSCĐ của xí nghiệp Do đặc thù là đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bộ Nông nghiệp nên có một số ưu đãi về đầu tư chiều sâu cho nên hiện tại xí nghiệp không có tài sản cố định đi thuê hoạt động hoặc thuê tài chính vì thế nên một số phần hành kế toán liên quan đến tài sản đi thuê không được sử dụng tại xí nghiệp. Do đơnvị là một đơn vị một đơn vị hạch toán độc lập có số lượng tài sản cố định nhiều và có giá trị lớn nên cần có các chứng từ ,nhiều loại sổ sách khác nhau về kết cấu, nội dung. Hơn nữa do tính chất , hình thức sổ sách ké toán của xí nghiệp là hình thức Chứng từ ghi sổ nên sổ sách chứng từ hạch toán tài sản cố định của xí nghiệp bao gồm các loại sau : Biên bản giao nhận tài sản cố địnhCăn cứ vào phương án kinh doanh , hay nhu cầu thực tế sản xuất phát sinh của xí nghiệp các đơn vị yêu cầu cấp phát tài sản cố định Giám đốc ra lệnh cho các đợn vị nghiệp vụ như kế toán trưởng và trưởng phòng kế hoạch bàn giao tài sản cố định cho các đơn vị có nhu cầu và lập biên bản bàn giao tài sản cố định Biên bản thanh lí tài sản cố địnhCăn cứ vào hiện trạng của tài sản cố định , căn cứ vào yêu cầu của sản xuất thực tế hay sự thay đổi của công nghệ sản xuất với các tài sản cố định không đáp ứng đủ yêu cầu sản xuất các phòng kế toán lập biên bản thanh lý tài sản cố định có phần xác định , đánh giá tài sản cố định thanh lý được các cán bộ có năng lực kiểm tra xác nhận. Biên bản đánh giá lại tài sản cố địnhCăn cứ vào yêu cầu của nhà nước yêu cầu đánh giá lại Tài sản cố định hoặc căn cứ nhu cầu quản lý , sản xuất của doanh nghiệp khi mua tài sản cố định hay bán thanh lý tài sản cố định mà phòng kế toán lập Biên bản đánh giá lại tài sản Thẻ tài sản cố địnhThẻ tài sản cố định dùng để theo dõi tài sản cố định trong đó ghi chi tiết về đơn vị quản lý , ngày tháng bàn giao sử dụng .. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành hạch toán tài sản cố định2 Tình hình hạch toán biến động tài sản cố định tại xí nghiệp In nông nghiệp và CNTP Tài sản cố định tăng do các nguyên nhân sau : Khi có nhu cầu về thay đổi công nghệ sản xuất hay do công suất máy móc không theo kịp yêu cầu sản xuất và do các nhu cầu quản lý khác . Tài sản cố định giảm do các nguyên nhân sau :Thanh lý tài sản cố định khi có nhu cầu thay thế máy móc , nâng cấp tài sản hay . 2.1 Hạch toán tăng tài sản cố định Khi mua tài sản cố định có giá trị lớn như máy móc thiết bị công tác do là loại máy móc trong nước không sản xuất được nên khi mua phải thông qua nhập khẩu . Thông thường máy móc của xí nghiệp được mua về thông qua Công ty xuất nhập khẩu ngành in . Hiện nay máy móc phục vụ công tác in ấn , xuất bản phẩm trong nước chưa sản xuất được nên nhà nước có chủ trương ưu đãi miễn thuế GTGT hàng nhập khẩu và giảm thuế nhập khẩu đối với loại máy móc thiết bị này do đó công việc kế toán nhập Khi xí nghiệp nhập tài sản cố định này được thực hiện như sau : Trong năm 2000 xí ngiệp có nhu cầu nhập một máy in ốp sét 4 màu có cụm sấy giấy bằng tia cực tím trị giá 2.900.000.000 đồng được sảnxuất tại Công hoà liên bang Đức thông qua Công ty xuất nhập khẩu ngành in Sau khi ký kết hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho Công ty xuất nhập khẩu ngành in xí nghiệp sẽ chuyển tiền dần theo từng bước thực hiện của L/C nhập khẩu . Nguồn để mua sắm tài sản cố định này bao gồm 50% vốn khấu hao , 50 % từ quỹ đầu tư phát triển Đầu tiên căn cứ vào phương án kinh doanh do phòng kế hoạch vật tư lập Phương án kinh doanh Máy in ốp sét 4 màu có cụm sấy giấy bằng tia cực tím Kính gửi: Giám đốc Xí nghiệp. Phòng kinh doanh xin được trình bày phương án kinh doanh mặt hàng băng tải như sau: - Giá CIF Hải phòng: 2 900 000 000 đồng - Thuế nhập khẩu , GTGT 0 - Mức khấu hao năm 425 000 000 đồng - Vật tư dự kiến năm cho máy 400 000 000 đồng - Chi phí lương và chi phí khác liên quan 65 000 000 đồng - Tổng chi phí 890 000 000 đồng Doanh thu dự kiến 1 100 000 000 đồng - Hiệu quả kinh doanh 210 000 000 đồng Duyệt phương án Bộ phận làm phương án Sau khi được Giám đốc phê duyệt, Phòng kinh doanh tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương. Phương thức thanh toán chủ yếu của Xí nghiệp là thanh toán qua uỷ thác nhập khẩu đặc biệt trong Trường hợp này . Theo phương thức này, Phòng kinh doanh lập bộ chứng từ xin mở thư L/C và chuyển cho Phòng kế toán. Kế toán mở L/C bằng tài khoản tiền gửi ngân hàng. Phòng kinh doanh có trách nhiệm xem xét hồ sơ của lô hàng do bên bán cung cấp, làm thủ tục hải quan, kiểm hoá nhận hàng, vận chuyển về kho đơn vị hoặc bán ngay tại địa điểm nhận hàng. Kết thúc các công việc này, Phòng kinh doanh chuyển sang Phòng Kế toán một bộ chứng từ gồm: 1. Hợp đồng ngoại (Contract). 2. Tờ khai hải quan. 3. Giấy chứng nhận xuất xứ 4. Danh sách chi tiết hàng nhập khẩu (Packing list). 5. Hoá đơn thương mại (Invoice). 6. Hoá đơn vận chuyển. 7. Phiếu nhập kho. 8 . Hoá đơn bảo hiểm hàng hoá vận chuyển Khi có biên bản giao nhận TSCĐ như : Bộ nông nghiệp & PTNT Xí nghiệp in Nông nghiệp & CNTP Số 04/XNI Biên bản giao nhận tài sản cố định Hôm nay ngày ngày 15 tháng 06 năm 2000 Chúng tôi gồm có : Bên A : Công ty Xuất nhập khẩu ngành in Ông Hà Huy Thuần -Trưởng phòng kinh doanh Bên B : Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP Ông Đỗ Vĩnh Bảo - Giám đốc Xí nghiệp Căn cứ theo hợp đồng đã ký kết . Công ty Xuất nhập khẩu ngành in đã bàn giao máy in cho Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP . Tình trạng máy mới 100% nguyên đai nguyên kiện . Bên A đã tiến hành lắp đặt chạy thử . Tất cảc các bộ phận đều hoạt động tốt . Qua chạy thử phát hiện bộ phận thông gió làm mát động cơ có màng lọc bụi bị rách Bên A đã tiến hành thay thế .Bên A bàn giao máy cho bên B quản lý và sử dụng .từ ngày 15 tháng 06 năm 2000 Bên B có trách nhiệm thanh toán ngay số tiền mua máy cho bên B . Đại diện bên A Đại diện bên B Căn cứ vào biên bản bàn giao máy phòng kế hạch tiến hành lập phiếu nhập TSCĐ như sau : Phiếu nhập vật tư Ngày 15 tháng 06 năm 2000 Đơn vị bán ; Công ty Xuất nhập khẩu ngành in Chứng từ số : 18646 ngày 11 tháng 06 năm 2000 Theo biên bản bàn giao số 04 ngày 15 tháng 06 năm 2000 Nhập vào kho : XN STT Tên , nhãn hiệu qui cách Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Theo thực nhập 1 Máy in có cụm cái 1 1 2 900 000 000 2 900 000 000 sấy UV Cộng thành tiền : (viết bằng chữ ) Hai tỷ chín trăm triệu đồng chẵn Thủ kho Người giao Phụ trách cung tiêu Khi thực tế phát sinh kế toán ghi sổ : N 331 2 900 000 000 Chi tiết Công ty xuất nhập khẩu ngành In C 112 Khi máy móc được giao nhận tại xí nghiệp có sự kiểm tra của các bên tiến hành lập phiếu nhập và thanh toán toàn bộ giá trị máy với bút toán sau : N 211 2 900 000 000 C 131 chứng từ ghi số Từ ngày 01 tháng 01 năm 2000 đến ngày 30 tháng 06 năm 2000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền SH Ngày N C N C Nhập máy in 211 2 900 000 000 331 2 900 000 000 Đồng thời ghi nợ bút toán đơn N 009 1 450 000 000 đồng Tổng cộng 2 900 000 000 2 900 000 000 Kế toán trưởng Ngày 30 tháng 06 năm 2000 Người lập Sau đó lập chứng từ ghi sổ như sau : Bộ nông nghiệp & PTNT Xí nghiệp in Nông nghiệp & CNTP Số..... chứng từ ghi số Từ ngày 01 tháng 01 năm 2000 đến ngày 30 tháng 06 năm 2000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền SH Ngày N C N C Chuyển tiền ứng trước cho Công ty XNK Ngành In để nhập máy 331 2 900 000 000 112 2 900 000 000 Tổng cộng 2 900 000 000 2 900 000 000 Kế toán trưởng Ngày 30 tháng 06 năm 2000 Người lập Bộ nông nghiệp & PTNT Xí nghiệp in Nông nghiệp & CNTP Số..... Đồng thời kết chuyển nguồn vốn từ quĩ đầu tư phát triển sang nguồn vốn kinh doanh N 414 1 450 000 000 C 411 Bộ nông nghiệp & PTNT Xí nghiệp in Nông nghiệp & CNTP Số..... chứng từ ghi số Từ ngày 01 tháng 01 năm 2000 đến ngày 30 tháng 06 năm 2000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền SH Ngày N C N C Kết chuyển nguồn 414 1 450 000 000 411 1 450 000 000 Tổng cộng 1 450 000 000 1 450 000 000 Kế toán trưởng Ngày 30 tháng 06 năm 2000 Người lập 2.2 Tình hình kế toán biến động giảm tài sản cố định Kế toán xuất bán tài sản cố định và thanh lý tài sản cố định kế toán thực hiện những bước sau : Năm 2000 xí nghiệp có nhu cầu thanh lý một máy in của Tiệp Khắc cũ sản xuất đã hết khấu hao có nguyên giá là 50 000 000 đồng. Phòng kỹ thuật , phòng kế hoạch vật tư, tổ cơ điện lập biên bản đánh giá lại tài sản xác định giá trị hiện tại của máy có giá trị là 12 000 000 đồngvà xí nghiệp đã bán máy đó cho đơn vị khác theo giá là 12 000 000 đồng . Sau khi xuất hoá đơn bán máy cho đon vị bạn kế toán ghi sổ như sau : N 111 13 200 000 đồng C 721 12 000 000 đồng C 3331 1 200 000 đồng Đồng thời ghi giảm tài sản cố định N 214 50 000 000 đồng C 211 Kế toán Tiền mặt sẽ lập chứng từ ghi sổ liên quan đến tài khoản 111 và tài khoản 721 Bộ nông nghiệp & PTNT Xí nghiệp in Nông nghiệp & CNTP Số..... chứng từ ghi số Từ ngày 01 tháng 01 năm 2000 đến ngày 30 tháng 06 năm 2000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền SH Ngày N C N C Nhập tiền theo bảng kê kèm theo 111 13 200 000 721 12 000 000 3331 1 200 000 Tổng cộng 13 200 000 13 200 000 Kế toán trưởng Ngày 30 tháng 06 năm 2000 Người lập Và kế toán phụ trách Tài sản cố định lập chứng từ ghi sổ như sau : Bộ nông nghiệp & PTNT Xí nghiệp in Nông nghiệp & CNTP Số..... chứng từ ghi số Từ ngày 01 tháng 01 năm 2000 đến ngày 30 tháng 06 năm 2000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền SH Ngày N C N C Ghi giảm TSCĐ 214 50 000 000 211 50 000 000 Tổng cộng 50 000 000 50 000 000 Kế toán trưởng Ngày 30 tháng 06 năm 2000 Người lập Trong tháng 6 năm 2000 xí nghiệp có nhu cầu bán một máy xén giấy của Trung Quốc nhập năm 1998 có nguyên giá là 45 000 000 đồng đã trích khấu hao đựoc 27 000 000 đồng do máy có công suất kém không đáp ứng nhu cầu sản xuất nên xí nghiệp tiến hành bán máy . Sau khi xác định giá trị hiện tại là 15 000 000 đồng . Xí nghiệp tiến hành xuất bán cho đơn vị bạn khi đó kế toán ghi sổ như sau N 214 27 000 000 đồng N 821 18 000 000 đồng C 211 45 000 000 đồng Đồng thời ghi N 111 16 500 000 đồng C 721 15 000 000 đồng C 3331 1 500 000 đồng Và kế toán phụ trách Tài sản cố định lập chứng từ ghi sổ như sau : Bộ nông nghiệp & PTNT Xí nghiệp in Nông nghiệp & CNTP Số..... chứng từ ghi số Từ ngày 01 tháng 01 năm 2000 đến ngày 30 tháng 06 năm 2000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền SH Ngày N C N C Ghi giảm TSCĐ 214 27 000 000 821 18 000 000 211 45 000 000 Tổng cộng 45 000 000 45 000 000 Kế toán trưởng Ngày 30 tháng 06 năm 2000 Người lập Đồng thời kế toán phụ trách tiền mặt lập chứng từ ghi sổ như sau : Bộ nông nghiệp & PTNT Xí nghiệp in Nông nghiệp & CNTP Số..... chứng từ ghi số Từ ngày 01 tháng 01 năm 2000 đến ngày 30 tháng 06 năm 2000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền SH Ngày N C N C Nhập tiền theo bảng kê kèm theo 111 16 500 000 721 15 000 000 3331 1 500 000 Tổng cộng 16 500 000 16 500 000 Kế toán trưởng Ngày 30 tháng 06 năm 2000 Người lập 2.3 Tổ chức kế toán khấu hao Tài sản cố định tại Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP Do đầu tư chiều sâu nên tài sản cố định của xí nghiệp chỉ có từ hai nguồn : Ngân sách và tự có không có tài sản cố định đi thuê và doanh nghiệp không có tài sản cố định cho thuê nên việc lập bảng tình khấu hao và phân bổ khâú hao được thực hiện trên số tài sản cố định hiện tại đang có tại xí nghiệp . Cùng với mặt bằng chật hẹp hiện tại xí nghiệp không có mặt bằng để bố trí tài sản cố định phúc lợi cho cán bộ công nhân viên . Công việc kế toán khấu hao tài sản cố định - Lập bảng khấu hao tài sản cố định Việc thực hiện phần này tại Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP được thực hiện hàng năm với việc lập bảng tính khấu hao năm với mẫu bảng tính khấu hao như sau : Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP Bảng tính khấu hao TSCĐ năm 2000 STT Tên Tài sản cố định Nguyên giá Số khấu hao đầu năm Số khấu hao trong năm Số khấu hao cuối năm Giá trị còn lại Máy móc thiết bị công tác, Nhà cửa vật Kiến Trúc 1 Máy in Đức 2 900 000 000 0 580 000 000 580 000 000 2 320 000 000 2 Máy xén giấy Tiệp 770 321 568 660 675 629 109 645 939 770 321 568 0 .. ... 1 Nhà làm việc 350 000 000 315 000 000 35 000 000 350 000 000 0 2 Nhà kho 120 000 000 108 000 000 12 000 000 120 000 000 0 ... .... Tổng cộng 15 924 463 158 9 883 256 174 1 088 106 930 10 971 363 104 4 953 100 054 Phương tiện vận tải 1 Xe ô tô tải 94 586 000 29 276 285 15 764 000 45 040 285 49 545 715 ... ... Tổng cộng 650 168 353 384 859 495 35 208 360 420 067 855 230 100 498 ... ... Tổng cộng 17 625 894 079 11 294 593 437 1 129 511 490 12 424 104 927 5 201 789 152 Sau khi lập được bảng khấu hao TSCĐ năm kế toán thực hiện công việc ghi sổ . Do báo cáo tài chính của xí nghiệp được lập 6 tháng một lần cho nên 6 tháng đầu năm kế toán sẽ phân bổ khấu hao tạm trích khấu hao : Với 6 tháng đầu năm các tài sản cố định là nhà cửa vật kiến trúc , máy móc thiết bị công tác sẽ đựoc trích khấu hao như sau : N 627 500 000 000 đồng C 214 500 000 000 đồng Với tài sản cố định là xe ô tô , các phương tiện phục vụ bán hàng như xe nâng... được tạm trích khấu hao như sau : N 641 15 000 000 đồng N 214 15 000 000 đồng Với tài sản cố định là thiết bị dụng cụ quản lý như máy vi tính ,máy photocopi , máy in văn phòng , .... sẽ được tạm trích khấu hao như sau : N 642 3 000 000 đồng C 214 3 000 000 đồng Kế toán phụ trách lập bảng tính khấu hao TSCĐ tiến hành lập chứng từ ghi sổ như sau : chứng từ ghi số Từ ngày 01 tháng 01 năm 2000 đến ngày 30 tháng 06 năm 2000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền SH Ngày N C N C Tạm trích khấu hao TSCĐ 6 627 500 000 000 tháng đầu năm 641 15 000 000 642 3 000 000 214 518 000 000 Tổng cộng 518 000 000 518 000 000 Khi kết thúc năm tài chính kế toán sẽ căn cứ vào bảng tính kháu hao sản cố định và theo số tạm trích 6 tháng đầu năm để lập các bút toán phân bổ khấu hao để tính chi phí Khi đó chúng từ ghi sổ như sau : chứng từ ghi số Từ ngày 01 tháng 01 năm 2000 đến ngày 31 tháng 12 năm 2000 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền SH Ngày N C N C Trích khấu hao TSCĐ 6 627 588 106 930 tháng cuối năm 641 20 208 360 642 3 196 200 214 611 511 490 Tổng cộng 611 511 490 611 511 490 Tổ chức lên chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ như sau : SCT Nội dung Tài khoản Số tiền .. .... 13 Nhập máy in Đồng thưòi ghi nợ TK 009 211 331 2 900 000 000 2 900 000 000 14 Trả tiền cho cty XNK nghành In 331 112 2 900 000 000 2 900 000 000 15 Kết chuyển nguồn vốn kinh doanh 414 411 1 450 000 000 1 450 000 000 14 Nhập tiền thanh lý máy móc 111 721 1331 13 200 000 12 000 000 1 200 000 ... ... 27 Tạm trích khấu hao TSCĐ 6 tháng đầu năm 627 641 642 214 500 000 000 15 000 000 3 000 000 518 000 000 ... .... Cộng trang Sổ cái TK 211 Bên nợ Ngày Số chứng từ ghi sổ Số tiền Tài khoản đối ứng 111 112 331 ... Dư đầu kỳ 13 2 900 000 000 2 900 000 000 30/6 Công PS 2 900 000 000 2 900 000 000 Sổ cái TK 211 Bên có Ngày Số chứng từ ghi sổ Số tiền Tài khoản đối ứng 214 821 .. ... 21 50 000 000 50 000 000 22 45 000 000 27 000 000 18 000 000 30/6 Cộng PS 95 000 000 77 000 000 18 000 000 2.4 Kế toán sửa chữa tài sản cố định Hiện nay tại xí nghiệp có tổ cơ điện có nhiệm vụ theo dõi bảo dưõng máy móc sản xuất và các loại công cụ dụng cụ quản lý khác . Tất cả các trường hợp sửa chữa tài sản cố định tại xí nghiệp đều được tính là sửa chữa nhỏ các trường hợp sửa chữa lớn có qui mô cao hơn, thời gian sửa chữa lâu hơn và giá trị nguyên vật liệu , phụ tùng đưa vào thay thế lớn , giá trị thuê ngoài lớn thì hiện tại xí nghiệp chỉ có trường hợp nâng cấp nhà xưởng sản xuất để tăng năng lực sản xuất . Kế toán hạch toán các trường hợp cụ thể như sau : Khi các máy móc có nhu cầu sửa chữa nhỏ phân xưởng sản xuất báo cáo cho tổ cơ điện và phòng vật tư cấp phụ tùng đầy đủ để sửa chữa Căn cứ vào phiếu xuất vật tư và đơn vị có nhu cầu sửa chữa tài sản cố định như máy In Đức có nhu cầu sửa chữa cuộn hút ép in để gia tăng áp lực in , phòng vật tư lập phiếu xuất cuộn hút ép in cho tổ cơ điện kế toán ghi sổ N 627 1 450 000 đồng C 152 1 450 000 đồng Khi tài sản cố định là phương tiện vận tải , nâng hàng phục vụ cho nhiệm vụ bán hàng có nhu cầu sửa chữa khi đó phải thuê ngoài sửa chữa . Ngày 15.6 2000 xe ô tô chở hàng của xí nghiệp bị hỏng bộ phận điều hoà nhiệt độ phải thuê ngoài sửa chữa .Căn cứ vào hoá đơn dịch vụ thuê ngoài kế toấn tiến hành ghi sổ như sau : N 641 400 000 đồng N 1331 40 000 đồng C 111 440 000 đồng Khi tài sản cố định là trang thiết bị dụng cụ quản lý bị hỏng hóc có nhu cầu sửa chữa xí nghiệp đều tiến hành thanh lý tài sản cố định mà không tiến hành sửa chữa . Khi đó kế toán sẽ hạch toán theo trường hợp biến động giảm tài sản cố định do bán và thanh lý. Khi tài sản cố định là nhà xưởng sản xuất có nhu cầu nâng cấp tài sản cố định để tăng giá trị tài sản cố định trong trường hợp này xí nghiệp sẽ chia nhỏ công trình thành nhiều phần riêng biệt kế toán tại xí nghiệp sẽ tổ chức tiến hành ghi sổ phần hạng mục chính vào tài sản cố định và các phần hành còn lại được đưa vào chi phí nhỏ . Trong tháng 12 năm 2000 xí nghiệp có nâng cấp hạng mục nhà kho một tầng thành nhà kho hai tầng vơí tầng trên cùng được lắp ghép , giá cố bằng tôn . Giá trị công trình lắp đặt này thuê ngoài làm hoàn toàn phần thô và được ghi sổ như sau : N 211 78 000 000 đồng N 1331 7 800 000 đồng C 111 85 800 000 đồng Các phần nâng cấp còn lại như lắp đặt hệ thống điện , hệ thống cấp thoát nước đều được xí nghiệp tự làm và hạch toán theo trường hợp sửa chữa nhỏ để tăng chi phí trực tiếp dẫn đễn tăng giá thành và giảm thuế phải nộp . Sau đó tiền trìnhlập chứng tư ghi sổ , sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , sổ cái được tiền hành như trên 2.5 Kế toán kiểm kê và đánh giá lại sản cố định Việc đánh giá lại sản cố định dựa trên qui định của nhà nước và trị giá tài sản chênh lệch đựoc đánh giá phải được các cơ quan chủ quản cấp trên phê duyệt .Đầu năm 2000 theo quyết định Tổng kiểm kê tài sản nhà nước tại các doanh nghiệp nhà nước . Xí nghiệp có tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản của xí nghiệp ,về phần tài sản cố định không có trường hợp phải đánh giá lại tài sản Phần IIi một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán TSCĐ tại Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP I Đánh giá tình hình tổ chức kế toán tài sản cố định 1 Đánh giá về công tác quản lý Sau một thời gian xem xét tình hình quản lý và hạch toán kế toán nói chung cũng như tình hình hạch toán tài sản cố định nói riêng tại Xí nghiệp, tôi nhận thấy Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP là một doanh nghiệp nhà nước có bề dầy kinh nghiệm hoạt động bước vào cơ chế thị trường hội nhập khó khăn nhưng đã xây dựng được một mô hình tổ chức, một phương pháp hạch toán kinh doanh tương đối phù hợp với tình hình mới, đảm bảo cho Xí nghiệp đứng vững trên thị trường. Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Xí nghiệp được thể hiện qua các mặt sau: - Về loại hình tổ chức công tác kế toán: Với đặc điểm hoạt động kinh doanh xảy ra thường xuyên liên tục đối với từng đơn đặt hàng dài hạn, Xí nghiệp đã lựa chọn và áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ nói chung là phù hợp. Việc áp dụng hình thức kế toán này sẽ cung cấp thông tin chính xác cho hoạt động kinh doanh cũng như các nhà quản lý doanh nghiệp đồng thời phát huy được tính chủ động kịp trong kinh doanh. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ cho phép liên kết giữa các phần hành kế toán của xí nghiệp đáp ứng yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh. - Nhìn vào bộ máy tổ chức kế toán của Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP nhận thấy một đặc trưng nổi bật là rất gọn nhẹ, hợp lý, không mang nặng tính quy mô. Hiện nay phòng kế toán của xí nghiệp có 4 cán bộ: 1 kế toán trưởng, 1 kế toán tổng hợp, 1 nhân viên kế toán, 1 thủ quỹ, các cán bộ kế toán đều là những người có trình độ đại học, có những cán bộ lâu năm trong nghề, đặc biệt là đội ngũ có nhiều kinh nghiệm trong nghề nghiệp và năng động trong hoạt động. Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức rất khoa học hợp lý, chủ yếu đi sâu vào việc khai thác chất lượng cán bộ kế toán trong mỗi bộ phận, lấy tinh thần nghề nghiệp để thay thế việc tăng số lượng nhân viên. Cụ thể mỗi nhân viên kế toán được phân công đảm nhiệm một nhiệm vụ riêng, phù hợp với trình độ chuyên môn và năng lực của từng người, do vậy mộ phần hành công việc đều được hoàn tất với chất lượng cao, theo đúng sự chỉ đạo hướng dẫn của kế toán trưởng. Tuy nhiên công việc kế toán tại Xí nghiệp tương đối nhiều, nhân viên kế toán tổng hợp cũng một lúc phải đảm nhiệm công việc tương đương khối lượng công việc dành cho 2 người.vừa phải theo dõi chi tiết tiền mặt, giá thành chi phí và vừa làm công tác kế toán tổng hợp. Do đó trách nhiệm của kế toán tổng hợp là quá cao vì thế ảnh hưởng đến công tác kế toán của đơn vị 2 Đánh giá về công tác tổ chức hạch toán tài sản cố định Xuất phát từ đặc điểm chung của hạch toán tài sản cố định là phân bổ khấu hao , tính chi phí hợp lý trong từng thòi kỳ sản xuất. Vì vậy tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định cũng có những đặc điểm khác và phức tạp hơn so với các hoạt động khác. Tính phức tạp của tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định không bằng so với các nghiệp vụ khác được thể hiện chủ yếu ở hạch toán ban đâù, hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Trên thực tế việc hạch toán ban đầu của hoạt động xuất nhập tài sản cố định ở Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP nhìn chung là đúng theo quy định của nhà nước. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất hoặc nhập tài sản cố định thì việc ghi chép những thông tin cần thiết để minh chứng cho nghiệp vụ được các cán bộ phòng kê shoạch vật tư và các cán bộ kế toán thực hiện một cách nghiêm túc cả về mặt thời gian và nội dung nghiệp vụ. Tại xí nghiệp, tham gia vào việc lập chứng từ ban đầu cho kế toán , chứng từ về tài sản cố định gồm hai phòng: các phòng kế hoạch vật tư và phòng kế toán. Tại phòng kế hoạch vật tư đảm nhận các thủ tục hành chính: thủ tục xin giấy phép đầu tư chiều sâu , tổ chức đấu giá ( nếu cần ) theo qui định của nhà nước, ký kết hợp đồng nhập khẩu,uỷ thác , làm thủ tục hải quan(nếu có), kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho tài sản cố định .Phòng kế toán đảm nhiệm mọi vấn đề thuộc tài chính kế toán cho nghiệp vụ: mở L/C, kiểm tra giám sát việc thanh toán tiền hàng, nộp thuế , theo dõi các khoản chi phí trong khâu xuất nhập tài sản cố định . Việc liên kết giữa hai phòng trong hoạt động này nói chung là tương đối thuận lợi và ăn khớp. Mọi công việc thủ tục từ phòng kinh doanh, kế toán đều được tiến hành tức thời, trôi chảy không ùn tắc, đáp ứng theo yêu cầu quản lý. Về tổ chức kế toán: Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP áp dụng chế độ kế toán mới được Bộ tài chính ban hành. Về tài khoản sử dụng: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh xí nghiệp đã sử dụng hợp lý các loại tài khoản liên quan đến việc hạch toán tài sản cố định một cách hợp lý , khoa học Chế độ kế toán về hạch toán tài sản cố định đã được xí nghiệp áp dụng rộng rãi. Về cơ bản nó đã đáp ứng được yêu cầu của quản lý vê tài sản cố định nói riêng và đóng góp những thông tin kế toán quan trọng cho việc tạo ra các quyết định chung trong quá trình sản xuất của xí nghiệp. Trong quá trình hạch toán tài sản cố định nói chung , và hạch toán khấu hao tài sản cố định nói riêng cũng có nội dung không hợp lý Ví dụ như quá trình Lập bảng tính khấu hao tài sản cố định năm . Hiện nay theo qui định của nhà nước việc lập bảng tính khấu hao tài sản cố định đựoc lập theo tngf tháng chỉ phản ánh phần khấu hao tài sản cố định nhập trong tháng này khấu hao trong tháng sau và tài sản cố định xuất trong năm nếu đang còn khấu hao mà đựoc bán trong năm vẫn xuất hiện trên bảng tính khấu hao mặc dù cuối năm không tồn tại trên sổ chi tiết tài sản cố định của xí nghiệp .Việc xí nghiệp lập bảng khấu hao tài sản cố định như vậy là sai qui định của nhà nước vi phạm chế độ kế toán của nhà nước, mặt khác sẽ tạo ra những khó khăn không cần thiết trong việc xác định nguyên giá tài sản cố định , mức khấu hao tài sản cố định và giá trị còn lại trên sổ sách kế toánvà bảng tính khấu hao của đơn vị . Trong một số trường hợp tài sản nhập trong năm nhưng vẫn được tính khấu hao cả năm daday là trường hợp cố tình gian dối để gian lận chi phí và trốn thuế nhà nước II Kiến nghị phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán Tài sản ccó định của Xí nghiệp để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định . Trong điều kiện hiện nay, khi nền kinh tế cả nước đã có những bước chuyển mình đáng kể, đặc biệt là sự chuyển đổi cơ chế kinh tế từ cơ chế quản lý tập trung sang cơ chế thị trường, đòi hỏi sự cụ thể hoá đến từng chi tiết trong các thông tin kế toán thì việc hạch toán tài sản cố định đã và đang tồn tại một số vướng mắc sau: 1. Về phương pháp khấu hao tài sản cố định. Như đã trình bày trong phần I, các doanh nghiệp đều phải trích khấu hao tài sản cố định theo QĐ 1062 TC/QĐ/ CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ trưởng Bộ tài chính là phương pháp khấu hao duy nhất được áp dụng đã làm xuất hiện một số bất hợp lý. Sự bất hợp lý đó là do những lý do cụ thể sau: 1. Tài sản cố định trong doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều nhóm khác nhau; Công dụng của tài sản cũng như cách thức phát huy tác dụng của tài sản trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có sự khác nhau; Mức độ suy giảm về giá trị và giá trị sử dụng của tài sản cũng có sự khác nhau; Lợi ích thu được từ việc sử dụng tài sản cũng khác nhau. 2. Khấu hao tài sản cố định là sự phân bổ có hệ thống các chi phí doanh nghiệp đã đầu tư để có được tài sản và đảm bảo phù hợp với lợi ích thu được từ tài sản đó trong quá trình sử dụng. 3. Xuất phát từ nguyên tắc phù hợp của kế toán với nội dung cơ bản là thu nhập phải phù hợp với chi phí đã chi ra trong kỳ kế toán, mà chi phí khấu hao là một khoản mục chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 4. Vì khấu hao là một yếu tố chi phí có liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp, nếu quy định các doanh nghiệp phải khấu hao theo phương pháp đường thẳng để đảm bảo số liệu tính thuế được tính đúng đắn, khi thực hiện như vậy đã có sự đồng nhất giữa kế toán doanh nghiệp và kế toán thuế trong khi hệ thống kế toán doanh nghiệp không đồng nhất với kế toán tính thuế. Để đảm bảo số liệu do kế toán cung cấp phản ánh đúng thực tế hoạt động kinh doanh cũng như tình hình sử dụng tài sản của doanh nghiệp, Nhà nước nên thay đổi quy định về khấu hao theo hướng sau: Nhà nước chỉ quy định khung thời gian sử dụng tài sản cố định trong các doanh nghiệp, yêu cầu các doanh nghiệp sử dụng tài sản theo đúng khung thời gian quy định và đăng ký với cơ quan quản lý chức năng. 2. Cho phép doanh nghiệp được lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp với công dụng, cách thức sử dụng tài sản nhằm mục đích thu được lợi ích kinh tế trong quá trình sử dụng. Cụ thể như sau: + Nhà cửa, vật kiến trúc, các tài sản cố định vô hình áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. + máy móc thiết bị, phương tiện vận tải thường gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh, tính năng công suất bị giam dần trong quá trình sử dụng : Cho phép áp dụng phương pháp khấu hao theo sản lượng hoặc phương pháp khấu hao giảm dần. + Đối với các thiết bị, dụng cụ quản lý thường chịu nhiều tác động của hao mòn vô hình, áp dụng phương pháp khấu hao giảm dần. 3. Có quy định cụ thể về mức khấu hao hoặc phương pháp khấu hao phục vụ mục tiêu tính thuế, phạm vi áp dụng của các quy định này vaò thời điểm cuối niên độ kế toán khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải thực hiện với ngân sách nhà nước. 4. Đối với trường hợp các doanh nghiệp có tài sản cố định hạch toán theo hợp đồng thuê dài hạn, phương pháp khấu hao cũng được áp dụng như các tài sản cố định cùng loại thuộc qiyền sở hữu của doanh nghiệp, hoặc phù hợp với đđiều kiện, cách thức sử dụng tài sản để thu lợi. 5. Đối với tài sản tạm ngừng sử dụng tại doanh nghiệp như ngừng vì lý do thời vụ, cho thuê hoạt động, tài sản cầm cố… trong thời gian sử dụng vẫn phải trích khấu hao nhưn áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Ngoài phương pháp khấu hao đường thẳng đã được khẳng định, các phương pháp khấu hao khác được xác định như sau: * Phương pháp khấu hao theo sản lượng: Phương pháp này đồi hỏi phải xác định được mức khấu hao tính cho một đơn vị sản lượng dự kiến, từ đó căn cứ vào sản lượng thực tế thực hiện khi sử dụng tài sản để xác định mức khấu hao phải trích hàng năm. Mức khấu hao tính cho đơn vị sản phẩm = *Phương pháp khấu hao bình quân nhân đôi theo số dư giảm dần: Cơ sở tính mức khấu hao là tỷ lệ khấu hao xác định theo phương pháp đường thẳng và giá trị còn lại của tài sản cố định. Tỷ lệ khấu hao tài sản cố định = Tỷ lệ khấu hao bình quân x 2 * Phương pháp khấu hao theo tổng số năm hữu dụng: Phương pháp này đòi hỏi phải tính tỷ lệ khấu hao cho từng năm sử dụng của tài sản cố định. Tỷ lệ khấu hao tài sản cố định năm thứ i = Trong đó: + t: là thời gian hữu dụng của tài sản cố định. +ti : Là thời điểm lần trích khấu hao Mức khấu hao năm thứ i = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ kháu hao năm thứ i 2. Về vấn đề tuân thủ nguyên tắc trọng yếu trong kế toán Cũng như thông lệ chung, chế độ kế toán hiện hành của nước ta cho phép các doanh nghiệp phân bổ một lần những khoản chi nhỏ vào chi phí kinh doanh mặc dù khoản chi đó có liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ hạch toán. Tuy nhiên, thông lệ chung của quốc tế cho rằng việc xác định khoản chi nào là khoản chi nhỏ còn tuỳ thuộc vào quy mô của từng doanh nghiệp, còn quy định của chế độ kế toán nước ta lại không thừa nhận hoàn toàn quan điểm đó. Điều này thể hiện qua việc quy định thống nhất tiêu chuẩn giá trị của TSCĐ là phải từ 5 triệu đồng trở lên, việc quy định như vậy chỉ hợp ký khi các doanh nghiệp có quy mô như nhau. Trên thực tế , với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì giá trị của một TSCĐ 5 triệu đồng là một khoản chi nhỏ mà theo nguyên tắc trọng yếu họ có thể phân bổ một lần vào chi phí một khoản chi phí kinh doanh. Ngược lại với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thì khoản chi 1 triệu đồng cũng là một khoản chi lớn và nếu phải phân bổ vào cho phí kinh doanh một lần thông tin kế toán sẽ mất tính chính xác. Do đó Nhà nước nên quy định khung giá trị để xác định TSCĐ theo quy mô của từng doanh nghiệp nhằm quán triệt nguyên tắc trọng yếu của kế toán. Kết luận Có thể nói, hạch toán tài sản cố định là mảng kế toán phức tạp nhất tron toàn bộ nội dung của kế toán tài chính. Cùng với việc hoàn thiện các phần kế toán khác, hoàn thiện hạch toán tài sản cố định đóng vai trò quan trọgn cho sự ra đời của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt nam và nhà nước đang xúc tiến thực hiện. Với mục đích đóng góp một phần công sức nhỏ bé vào việc hoàn thiện công tác hạch toán tài sản cố định, từ đó tăng cường hiệu quả của hoạt động kinh doanh tại các doanh nghiệp , sau một thời gian đi thực tập tại Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP , qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu của bản thân cũng như sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán cùng với sự chỉ bảo và hướng dẫn tận tình của cô giáo - TS Đặng Thị Loan trường đại học Kinh tế quốc dân, tôi đã hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Chuyên đề đã thông qua việc phân tích thực trạng và đề ra một số phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tài sản cố định ở Xí nghiệp in Nông nghiệp và CNTP , Tuy nhiên do trình độ của bản thân có hạn, lại phải nghiên cứu một đề tài quan trọng trong một thời gian hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó, em kính mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và những người làm công tác kế toán để chuyên đề được hoàn thiện hơn.