Đề tài Lập hồ sơ dự thầu ở Công ty Cổ phần Cơ giới Xây dựng và Hạ tầng

chí này phản ánh mức độ hiệu quả của việc tham gia các gói thầu của nhà thầu Hiệu quả giá trị: Được tính bằng giá trị các công trình trúng thầu trong năm chia cho tổng số công trình đã trúng thầu, tiêu chí này phản ánh qua giá trị trung bình của một công trình trong năm Trong những năm gần đây, khi mà nền kinh tế mở cửa thì mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty xây dựng trong việc tham gia đầu thầu, bởi vậy mà tỷ lệ thắng thầu củ a công ty chỉ đạt khoảng (25-30%). Đây là một tỷ lệ thắng thầu ỏ mức trung bình so với các doanh nghiệp trong ngành, tuy nhiên dây là xu thế chung của các doanh nghiệp xây dựng khi đất nước bước vào thời kỳ đổimới một cách toàn diện, đặc biệt là sau khi Việt Nam gia nhập WTO, đây là thời cơ lớn dể các doanh nghiệp xâu dựng nắm bắt được cơ hội phát triển không chỉ doanh nghiệp mình mà góp phần vào sự phát triển chung của đất nước Sau đây thể hiện cụ thể nhũng công trình tiêu bỉẻu đã trúng thầu của công ty trong vài năm gần đây Bảng 2.1. Danh mục một số các công trình STT TÊN CÔNG TRÌNH CHỦ ĐẦU TƯ GIÁ TRỊ THI CÔNG NĂM I CÁC CÔNG TRÌNH NƯỚC 1 Thi công hệ thống phân phối nước thị xã Bác Ninh BQL dự án cấp nước Tỉnh Bác Ninh 300000000 2000 2 Xây dựng hệ thống thoát nước Lưu vực sông Lừ- Dự án CP2 TP Hà Nội Sở giao thông công chính Hà Nội 5000000000 2000 2001 3 Dự án vệ sinh 3 thành phố, tiểu dự án Quảng Ninh gói thầu Cw thị xă cầm phả BQL DA Tỉnh Quảng Ninh 7500000000 2003 2006 II DANH MỤC CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 1 Xây dựng đường GTNT huyện Tràng Định- Lạnh Sơn BQL Huyện Tràng Sơn 1200000000 2004 2 Cải tạo và năng cấp tỉnh lộ 13 Tỉnh sóc trăng BQL nghành cơ sở HTNN&PTNN Tỉnh sóc trăng 11000000000 2001 2002 3 Đường bao biển cọc 5 Tỉnh Quảng Ninh BQL DA LICOGI 5000000000 2004 III CÁC CÔNG TRÌNH PHÁ DỠ 1 Phá dỡ cọc khu đô thị mới trung hoà nhân chính VINACONEX 5000000000 2003 2004 2 Phá dỡ nút giao thông ngã tư sở Sở giao thông công chính Hà Nội 1200000000 2005 3 Phá dỡ nhà hát Thanh hoá BQLDA thanh hoá 1300000000 2005 Qua bảng trên ta thấy giá trị của các công trình thi công tăng dần sau mõi năm. Hơn nữa những công trình mà công ty thi công nằm ở nhiều nơi trong nước từ Bắc , Trung Nam. Điều đó cho ta thấy tình hình tham gia dự thầu của công ty ngày một phát triển, công ty cũng năng động hơn trong việc tìm kiếm khách hàng 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU CỦA CÔNG TY 2.2.1 Nội dung hồ sơ dự thầu Nội dung về hành chính pháp lý Đơn dự thầu hợp lệ theo mẫu của bên mời thầu (phải có chữ ký của người có thẩm quyền) Bản sao giấy đăng ký kinh doanh và chứng chỉ nghề nghiệp Tài liệu giới thiệu nănglực và kinh nghiệm của nhà thầu Văn bản thoả thuận liên danh( trường hợp liên danh dự thầu) Bảo lãnh dự thầu Nội dung về kỹ thuật: Biện pháp và tổ chức thi công đới với gói thầu Thuyết minh biện pháp tổ chức thi công Biện pháp bảo đảm chất lượng Biện pháp bảo đảm an toàn Biện pháp bảo đảm tiến độ Nội dung về thương mại , tài chính Giá dự thầu , kèm theo thuyết minh và các bảng biểu chi tiết Điều kiện tài chính Điều kiện thanh toán Ngoài những nội dung chính được quy định trong quy chế đấu thầu, trong hồ sơ dự thầu của công ty còn bổ sung nhiều nội dung khác nhau nhằm chi tiết hoá các nội dung cần có, từ dó nâng cao số điểm của của hồ sơ dự thầu -Thuyết minh hồ sơ dự thầu Đơn đảm bảo cung cấp tài chính, thư bảo lãnh của ngân hàng Bản phô tô hợp đồng thi công, bằng khen của những công trình đã thực hiện Bản phô tô bằng cấp , kinh nghiệm của chủ nhiệm công trình 2.2.2 Quá trình lập hồ sơ dự thầu Quy trình chung lập hồ sơ dự thầu của công ty cổ phần cơ giới xây dựng và hạ tầng được biểu diễn qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2. Quy trình lập hồ sơ dự thầu Nhận thông báo mời thầu từ CĐT Lập hồ sơ dự tuyển Tham gia dự sơ tuyển Mua hồ sơ mời thầu Lập hồ sơ dự thầu Nộp hồ sơ dự thầu Mỗi gói thầu có những đặc trưng riêng mà công ty sẽ có một quy trình lập hồ sơ dự thầu riêng để phù hợp với tình hình thực tế Quy trình lập hồ sơ dự thầu của công ty gồm 3 bước chính: Bước 1: Công tác chuẩn bị lập hò sơ dự thầu Bước này cho biết những thông tin cần thiết làm cơ sở cho việc lập hồ sơ dự thầu. Phòng kỹ thuật xây dựng đảm nhiệm vai trò chính trong công tác chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu Nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu: Sau cuộc thẩm tra tư cách đấu thầu, công ty cần phải mua được hồ sơ gọi thầu trong kỳ hạn quy định, nghiên cứu nghiêm túc , tỷ mỉ hồ sơ mời thầu, hiểu rõ đầy đủ nội dung và yêu cầu của hồ sơ mời thầu. + Nghiên cứu thuyết minh tổng hợp về xây dựng và dự án công trình đưa ra đấu thầu: tính chất, quy mô, phạm vi giao thầu, hình thữc giao thầu của dự án công trình, Yêu cầu về kỳ hạn chung của dự án công trình, kỳ hạn hoàn thành các hạng mục công trình + Nghiên cứu những điều khoản chủ yếu trong hợp đồng, và những điều cần biết trong đấu thầu + Tìm tất cả các tài liệu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau để phục vụ cho công tác lập hồ sơ dự thầu như tài liệu về khí tượng thủy văn, động đất nơi xây dựng công trình Điều tra khảo sát hiện trường Khảo sát hiện trường có vai trò hết sức quan trọng, có ảnh hường trực tiếp tới giá thành công trình cũng như giá bỏ thầu mà công ty đưa ra. Trọng điểm điều tra là: + Điều kiện địa lý của hiện trường thi công bao gồm: vị trí địa lý, chất lượng đất nền, giao thông vận tải, cung cấp điện nước , công trình thông tin, sức chứa của hiện trường + Điều kiện tự nhiên bao gồm sức gió, lượng mưa nhiệt độ, không khí, tình hình gió và động đất + Điều kiện cung ứng vật tư bao gồm năng lực điều phối cung ứng các loại vật liệu, giá cả và điều kiện vận chuyển chúng + Điều kiện thầu phụ chuyên nghiệp và lao động phục vụ + Tình hình cung ứng thực phẩm chính và phụ, cung ứng và giá cả vật dụng sinh hoạt khác Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh Đối thủ cạnh tranh của công ty là tất cả các doanh nghiệp nhà nước hay tư nhân, trong nước hay ngoài nước có cùng ngành nghề kinh doanh chủ yếu là xây dựng dân dụng công nghiệp, giao thông các cơ sở hạ tầng khu công nghiệp khu dân cư và trong cùng địa bàn khu vực thi công Việc nghiên cứu đối thủ cạnh tranh sẽ giúp công ty vạch ra được những kế hoạch, chiến lược từ đó cơ hội thắng thầu của công ty sẽ nhiều hơn Điều tra môi trường đấu thầu Mỗi gói thầu có môi trường đấu thầu khác nhau. Có những gói thầu diễn ra rất công bằng cho tát cả các nhà thầu, có những gói thầu đưa ra chỉ mang tính hình thức, có nhũng gói thầu mang quy mô nhỏ hay lớn, Việc điều tra mội trường đấu thầu sẽ giúp công ty quyết định có nên tham dự thầu hay không, từ đó công ty sẽ tập trung vào những công trình có khả năng thắng thầu cao hơn Bảo lãnh dự thầu Thực hiện bảo lãnh dự thầu bằng 2 cách: Thư bảo lãnh từ ngân hàng, công ty phải trả phí bảo lãnh cho ngân hàng Bảo lãnh bằng tiền mặt, chiếm từ 1- 3% giá trị công trình Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể và yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, công ty bảo lãnh dự thầu theo các cách khác nhau Bảo lãng bằng thư băo lãnh thì sau khi xong việc chuẩn bị công ty sẽ liên hệ với ngân hàng nơi công ty mở tài khoản để xin tiến hành bảo lãnh dự thầu theo yêu cầu của chủ đầu tư, đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ dự thầu Bảo lãnh bằng tiền mặt thường chỉ có ở những gói thầu có quy mô nhỏ, giá trị tiền mặt bảo lãnh không quá cao Bước 2: Thực hiện lập hồ sơ dự thầu Lập tài liệu giới thiệu nhà thầu Tài liệu giới thiệu nhà thầu là những tài liệu khái quát về năng lực, kinh nghiệm cũng như hình ảnh của công ty. Đây là tài liệu ban đầu quyết định việc công ty có qua được vòng sơ tuyển ban đầu hay không. Tài liệu gồm có những nội dung sau: +Đơn đăng ký dự thầu xây lắp +Quyết định thành lập doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh +Hồ sơ kinh nghiệm: Phô tô hợp đồng thi công,bàn giao của những công trình đã thực hiện trong những năm gần đây, đặc biệt là nhũng công trình tương tự khi tham gia đấu thầu. Có thể khái quát hồ sơ kinh nghiệm của công ty theo bảng sau Bảng 2.3. Tổng số năm kinh nghiệm trong xây dựng STT LOẠI HÌNH CÔNG TRÌNH SỐ NĂM KINH NGHIỆM 1 Xây dưng các công trình cấp thoát nước đường điện công trình ngầm 10 2 Phá rỡ bê tông các hạng mục công trình 10 3 Xây dựng hạ tầng san lấp mặt bằng 07 4 Xây dựng đường giao thông công trình dân dụng 10 + Giới thiệu về nhân lực, năng lực máy móc thiết bị, tài chính, công nghệ sử dụng trong thi công + Giới thiệu những thành tích bằng khen dã đạt được Lập biện pháp thi công & Cơ sở lập biện pháp thi công Những tài liệu có liên quan đến quá trình tổ chức thiết kế thi công xây dựng một công trình là những căn cứ cơ bản giữ một vai trò quan trọng đảm bảo tính chính xác của công tác thiết kế thi công Tài liệu điều tra về địa chất và khí tượng thuỷ văn nơi công trình được láp đặt, những thông tin của tài liệu này rất cần thiết cho thiết kế kiến trúc công trình, chi phối kết cấu kiến trúc công trình, đồng thời là căn cứ quan trọng để lựa chọn đúng đắn các giải pháp thi công Luận chứng kinh tế đã được duyệt để xây dựng công trình Hồ sơ thiết kế và các bản vẽ: tài liệu này là căn cứ quan trọng đầu tiên, nó là cơ sở chủ yếu để xác định khối lượng công tác thi công, lựa chọn các giải pháp thi công Giải pháp sử dụng vật liệu và giải pháp kết cấu, phương pháp tổ chức lắp đặt các thiết bị hiện dùng cho việc lắp đặt thiết bị thi công Khả năng phối hợp giữa các đơn vị nhận thầu về các mặt nhân lực, vật tư và thiết bị thi công khác Khả năng sử dụng mặt bằng thi công, bố trí kho bãi, nguồn địen nước phục vụ thi công và lắp đặt trên phạm vi công trình. Nêu mạt bằng thi công chặt chội, không tịên cho việc cung cấp điện và cung cấp nước cho thi công thì phải có biện pháp tổ chức thi công hợp lý Khả năng cung cấp vật liệu dùng trong công trình: Neu có những vật tư được cung cấp theo thời vụ hay phải nhập khẩu đòi hỏi phải có giải pháp cung cấp hay dự trữ hợp lý vì chúng có ảnh hưởng rất lớn đến lượng vốn lưu động, ảnh hưởng đến quan hệ tài chính của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí công trình Khả năng đảm bảo đời sống của cán bộ làm việc trên công trình Điều kiện giao thông vận tải trong vùng sẽ là một trong những căn cứ quan trọng trong việc lựa chọn các giải pháp thi công. Điều kiện này có ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ cung cấp vật tư, thiết bị, ảnh hưởng đến vị trí và quy mô địa điểm tập kết vật tư, thiết bị cho thi công và lắp đặt công trình Hợp đồng đã ký với nhà cung ứng thiết bị Các tiêu chuẩn và quy phạm của nhà nước và nước ngoài & Nguyên tắc lập biện pháp thi công: Đảm bảo hạ giá thành , sử dụng vật tư đúng định mức, giảm định mức, đảm bảo an toàn lao động Tăng cường cơ giới hoá đồng bộ công tác thi công xây lắp để có thể nâng cao năng suất lao động, rút ngắn thời gian thi công và nâng cao chất lượng công trình khi mọi khâu sản xuất đều được cơ giới hoá, hiện đại hoá, sử dụng triệt để công suất của thiết bị hiện đại, chỉ ra được các giải pháp thi công tiên tiến Tăng công xưởng hoá trong thi công xây dựng công trình: Một đặc điểm cơ bản chi phối nhiều đến việc tổ chức sản xuất của ngành xây dựng là thuộc loại hình sản xuất đơn chiếc, nghĩa là khả năng chuyên môn hoá sản xuất không cao, việc tổ chức sản xuất theo phương pháp dây chuyền không thuận lợi, ảnh hưởng rất lớn dến việc nâng cao năng suất lao dộng trong xây dựng. Vì vậy khi thiết kế tổ chức thi công cần chủ động tạo điều kiện để phân chia những loại công việc gần giống nhau về cấu tạo sản phẩm, về phương pháp sản xuất vào từng nhóm như nhóm công việc cốt thép, nhóm công việc bê tông… để tiện cho việc tổ chức sản xuất chuyên môn hoá sản phẩm hay chi tiết sản phẩm Chỉ có thể ứng dụng phương pháp tổ chức sản xuất theo dây chuyền khi nhiệm vụ sản xuất ổn định, hoặc từng nơi làm việc chỉ tiến hành một số bước công việc gần giống nhau, đó là điều kiện để chuyên môn hoá sản xuất, là điều kiện để sử dụng máy móc cho từng nơi làm việc, là điều kiện để công xưởng hoá sản xuất xây dựng Khi thi công xây dựng công trình được tổ chức theo hướng công xưởng hoá sẽ có khả năng tổ chức sản xuất theo dây chuyền. Sản xuất mang lại hiệu quả kinh tế cao thông qua việc tăng năng suất lao dộng, rút ngắn chu kỳ sản xuất, giảm thiểu khối lượng vốn dự trữ ở các khâu,chỉ có được khi biết tổ chức sản xuất theo dây chuyền, tức là biết tổ chức sản xuất theo chuyên môn hoá cao Sử dụng triệt để nguồn nhân lực Đảm bảo công trình được thực hiện liên tục trong suốt quá trình xây dựng công trình mới có thể đưa nhanh công trình vào sử dụng Giống như trong sản xuất công nghiệm, quá trình thi công xây dựng công trình phải được tiến hành liên tục mới có thể rút ngắn được tiến độ thi công, mới có thể đưa nhanh công trình vào sử dụng. Vì vậy trong khi tổ chức thi công phải lường hết được nguyên nhân làm cho công trình bị gián đoạn Muốn đảm bảo cho quá trình thi công được liên tục, đòi hỏi khi tổ chức sản xuất phải luôn lấy viện thực hiện đúng tiến độ thi công đã được duyệt làm mục tiêu . Tất cả các biện pháp thi công được đưa ra nhằm mục đích thực hiện đúng tiến độ công trình Đảm bảo cung ứng kịp thời và đồng bộ các vật tư thiết bị Kết hợp các quá trình và sử dụng triệt dể diện tích thi công Ap dụng thi công cơ giới hoá đồng bộ hoặc kết hợp cơ giới với thủ công để tận dụng hết công suất của máy móc và thiết bị Tuân thủ các điều kiện an toàn lao động, an ninh khu vực, vệ sinh mội trường và phòng chống cháy nổ & Lập biện pháp thi công Biện pháp thi công tối ưu phải trình bày được những vấn đề sau: Thuyết minh biện pháp tổ chức thi công bao gồm: phần 1 là giới thiệu chung A Những căn cứ để lập biện pháp tổ chức thi công: Căn cứ thiết kế kỹ thuật thi công Căn cú tiến độ thi công của gói thầu Căn cứ các quy trình quy phạm thi công hiện hành Căn cứ quy định quản lý chất lượng công trình xây dựng ban hành kèm theo chỉ thị Căn cứ vào khối lượng các hạng mục công việc của gói thầu B Giới thiệu chung về gói thầu Tên công trình Đặc điểm công trình sẽ được xây dựng, công trình được sử dụng vào mục đích gì Kết cấu công trình Phần 2 Biện pháp tổ chức thi công -Nêu rõ phương pháp so sánh để lựa chọn phương án tối ưu nhất -Thuyết minh về điều kiện cơ sở hạ tầng như điện nước, đường xá giao thông mà quá trình thi công xây dựng công trình có thể sử dụng được Cách thức tiến hành và các thao tác kỹ thuật để thực hiện khối lượng công việc đã đặt ra Số lượng chủng loại máy móc, thiết bị sẽ đưa vào thi công ở từng hạng mục công trình, cách bố trí máy móc thiết bị trên công trình Bố trí nhân lực, tổ chức các tổ đội đảm nhiệm từng phần việc cụ thể Số lượng chủng loại nguyên vật liệu đưa vào sử dụng, biện pháp tổ chức vận chuyển, tổ chức kho tàng và các biện pháp bảo quản có hiệu quả nhất Bố trí kho bãi, hệ thống cung cấp điện nước để phục vụ thi công Tổ chức công trình tạm phục vụ quá trình thi công và phục vụ công nhân Phần 3 Biện pháp bảo đảm chất lượng Với nhiều năm thi công các công trình hạ tầng kỹ thuật, công ty đã có rất nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý chất lượng cho từng công trình. Với các công trình công ty lập riêng một bộ phận kỹ sư chuyên kiểm tra, giám sát toàn bộ quá trình thi công, bộ phận này hoạt động tách biệt với các cán bộ giám sát thi công trực tiếp trên công trường có nhiệm vụ kiểm tra hồ sơ thiết kế, kiểm tra các loại vật tư, vật liệu, thí nghiệm và kiểm định chất lượng, lập các báo biểu phục vụ cho công tác quản lý chát lượng Phần 4 Biện pháp bảo đảm an toàn gồm có: Biện pháp bảo đảm an toàn lao động Biện pháp bảo đảm an toàn giao thông Biện pháp phòng chống cháy nổ Biện pháp an toàn cho thiết bị Biện pháp bảo đảm vệ sinh môi trường Biện pháp bảo đảm an toàn cho các công trình ngầm Phần 5 Biện pháp bảo đảm tiến dộ Lập biện pháp thi công là một công việc hết sức quan trọng nhưng rất khó khăn và phức tạp. Công việc này đòi hỏi một độ chính xác rất cao và phải khảo sát liên tục công trường thi công để có những thay đổi phù hợp, đồng thời phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận thi công Phòng kỹ thuật xây dựng của công ty đảm nhiệm công việc này - Lập tiến độ thi công Tiến độ thi công là khoảng thời gian bắt đầu từ lực chuẩn bị đến lúc bàn giao công trình. Khi xác định tiến độ thi công phải xác định tiến độ chung của công trình cũng như tiến độ thi công từng hạng mục và công tác xây lấp chủ yếu Cơ sở lập tiến độ thi công: Tiến độ thi công công trình bao gồm tổng tiến dộ thi công và tiến dộ thi công từng giai đoạn Tổng tiến độ thi công là tổng số thời gian xây dựng công trình, nó xác định thời hạn cuối cùng của quá trình xây dựng công trình, đây cũng là thời hạn bắt đầu đưa công trình vào sử dụng. Như vậy thời gian thi công cho mỗi giai đoạn không được phép kéo dài và tuỳ thuộc vào khối lượng công tác thi công mà xác định mức độ khẩn trương trên công trình dến đâu Tiến dộ thi công từng giai đoạn là hạn định lượng thời gian cho phép thi công ở mỗi giai đoạn, từ giai đoạn chuẩn bị đến giai đoạn hoàn thiện công trình Căn cứ vào khối lượng trong hồ sơ mời thầu Hợp đồng kinh tế giữa bên giao thầu và bên nhận thầu Thiết kế kỹ thuật và dự toán công trình Hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật Phương pháp kỹ thuật thi công và các điều kiện tự nhiên Tổng tiến độ thi công được quy định trong hồ sơ mời thầu Năng lực của công ty về tay nghề thợ, kinh nghiệm của cán bộ kỹ thuật, máy móc thiết bị thi công & Yêu cầu khi lập tiến độ thi công Sắp xếp trình tự các phần việc một cách khoa học, bảo đảm việc thực hiện các quá trình kế tiếp nhau theo thời gian và không gian hợp lý Tạo điều kiện sử dụng đến mức tối đa khả năng thiết bị máy móc thi công, sử dụng hợp lý các loại nguyên vật liệu và thiết bị, đảm bảo công trình hoàn thành đúng thời hạn Kế hoạch tiến dộ thi công phải rõ ràng, dễ hiểu thuận tiện cho kiểm tra chất lượng công trình Tạo điều kiện tổ chức thi công, tập trung mọi nguồn lực vào trọng điểm những yêu cầu đột suất để sớm giải phóng nơi làm việc, dành mặt bằng cho khâu kế tiếp & Lập tiến độ thi công: Chia công việc thành những bộ phận kết cấu nhằm xác định được quá trình thi công cần thiết và thiết kế được những việc cần phải làm Thi công dây chuyền các hạng mục công việc, mỗi hạng mục thi công xong được chủ đầu tư và tư vấn giám sát nghiệm thu chấp thuận xong thì mới cho tiến hành thi công hạng mục tiếp theo Lựa chọn biện pháp thi công và xác định số kíp máy cần thiết cho việc xây dựng công trình Quy định trình tự thực hiện các quá trình xây dựng thi công Dự tính thời gian thực hiện trong mỗi quá trình để lập tiến độ Điều chỉnh tiến độ bằng cách sắp xếp lại thời gian hoàn thành các công trình xây dựng giúp cho công ty có thể thực hiện song song, kết hợp đồng thời các quá trình nhưng vẫn đảm bảo tiến độ thi công hợp lý và chất lượng công trình Lập kế hoạch về nhu cầu nhân lực, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, máy móc, phương tiện vận chuyển Phương pháp thường sử dụng để lập tiến độ thi công và tìm biện pháp rút ngắn cho công trình thường được công ty sử dụng là phương pháp dây chuyền, tuy nhiên phương pháp này không thuận lợi ảnh hưởng rất lớn đến vịêc nâng cao năng suất lao động trong xây dựng & Lập biện pháp rút ngắn tiến độ thi công Khi rút ngắn tiến dộ thi công phải đảm bảo kết hợp hài hoà giữa các yếu tố sau: Yêu cầu đưa ra trong hồ sơ mời thầu Lợi ích thu được từ việc rút ngắn Chi phí rút ngắn Chất lượng thi công công trình Khi lập biện pháp rút ngắn phải bảo đảm chất lượng công trình và lợi ích của việc rút ngắn phải lớn hơn chi phí để rút ngắn Trong việc rút ngắn tiến độ thi công, công ty cổ phần cơ giới xây dựng và hạ tầng sẽ tiến hành lập tiến độ thi công chi tiết( theo tuần , tháng) và kiên quyết điều hành tổ chức thi công theo tiến độ chi tiết, ngoài ra một số biện pháp rút ngắn có thể là: thuê thêm công nhân, công nhân làm thêm giờ Công tác lập giá dự thầu của công ty Giá dự thầu là một nhân tố quan trọng quyết định khả năng thắng thầu của một công ty. Chưa tính dến các tiêu chuẩn khác thì nhà thầu nào có giá bỏ thầu thấp hơn là có khả năng cạnh tranh cao hơn và khả năng trúng thầu cao Để tạo lợi thế trong cạnh tranh thì điều quan trọng nhất đối với công ty là phải tìm cách giảm giá thành của công trình. Trong phần này chủ yếu đề cập đến giá trị dự toán xây lắp công trình & Cơ sở lập giá dự thầu Nghiêm túc xem xét hồ sơ mời thầu, nắm được cặn kẽ nội dung của hồ sơ mời thầu, phải hiểu rõ toàn diện những quyđịnh cụ thể của các điều khoản trong hồ sơ dự thầu, cũng như việc đấu thầu, mở thầu , bình xét thầu, quyết định thầu, tiền đặt cọc đầu thầu, khoản tiền phạt vì kéo dài thời hạn xây dựng công trình, môi trường và điều kiện thi công hiện trường Khối lượng công tác cho xây lắp, thiết bị, và chi phí khác Khi lập tổng dự toán : khối lượng công tác được xác định theo thiết kế kỹ thuật được duyệt hoặc theo thiết kế bản vẽ thi công với công trình được thiết kế 1 bước Khi lập dự toán hạng mục công trình hoặc loại công tác xây lắp riêng biệt: khối lượng công tác được xác định theo thiết kế bản vẽ thi công Định mức dự toán xây dựng cơ bản, các văn bản của nhà nước về hướng dẫn lập và quản lý xây dựng Đơn giá xây dựng cơ bản của từng địa phương do uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành gồm chi phí vật liệu, nhân công, máy móc được xác định dựa trên cơ sở dự toán xây dựng cơ bản gồm các loại đơn giá: Giá chuẩn: là chỉ tiêu xác định chi phí bình quân cần thiết để hoàn thành một đơn vị diện tích hay một đơn vị công suất sử dụng của từng loại nhà, hạng mục , công trình thông dụng được xây dựng theo thiết kế điển hình, chỉ bao gồm giá trị dự toán của các loại công tác xây lắp trong phạm vi ngôi nhà hoặc công trình như các chi phí để xây dựng các hạng mục ngoài nhà như đường xá . cống rãnh, điện nước và chi phí mua sắm thiết bị của các hạng mục công trình Đơn giá chi tiết: gồm những chi phí trực tiếp về vật liệu, nhân công và sử dụng máy xây dựng tính trên một đơn vị khối lượng công tác xây láp riêng biệt hoặc một bộ phận kết cấu xây lắp và được xác định trên cơ sở định mức dự toán chi tiết Đơn giá tổng hợp: gồm toàn bộ chi phí xã hội cần thiết, chi phí về vật liệu, nhân công và máy xây dựng, chi phí chung , lăi và thuế cho từng loại công việc hoặc một đơn vị khối lượng công tác xây lắp tổng hợp hoặc một kết cấu xây lắp hoàn chỉnh và được xác định trên cơ sở định mức dự toán tổng hợp Kết quả khảo sát hiện trường tại nơi lắp đặt thiết bị và những nguồn cung ứng yếu tố đầu vào Chiến lược đấu thầu của công ty & Phương pháp tính toán Dựa vào bảng tiên lượng trong hồ sơ mời thầu, lập đơn giá chi tiết cho từng hạng mục công việc, tương ứng với các hạng mục của hồ sơ mời thầu. Căn cứ vào các định mức xây dựng cơ bản hiện hành và trong đơn giá có bao gồm thuế . Sau đó lập bảng tổng hợp phân tích đơn gía chi tiết cho các hạng mục công việc Công thức xác định: Gxl = Gxl1 + Gxl2 + Gxl3 + …+Gxli Trong đó: Gxl : Giá trị dự toán xây lắp I : Số hạng mục công trình, loại công tác xây lắp và kết cấu xây lắp Khối lượng công việc có trong công trình căn cứ vào khối lượng mời thầu của chủ đầu tư và trên cơ sở tính toán lại của nhà thầu Biểu tổng hợp chi phí xây lắp được lập theo mẫu sau: Bảng 2.4. Biểu tổng hợp chi phí xây lắp Stt Mã hiệu Nội dung công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá dự thầu Thành tiền 1 2 3 … Mã hiệu 1 Mã hiệu 2 Mã hiệu 3 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Tổng cộng Từ những căn cứ trên phòng kỹ thuật xây dựng sẽ tính toán giá cụ thể cho từng công việc xây lắp. Để thấy rõ hơn ta xem xét một số ví dụ trong việc tính toán đơn giá cho một công trình cụ thể theo cách tính hiện nay của công ty Bảng tính giá bỏ thầu một số hạng mục công việc trong gói thầu phần đường giao thông thuộc dự án đầu tư xây dựng và kinh doanh cơ sở hạ tầng khu công nghiệp móng cái, Quảng Ninh Bảng2.5 Tính chi phí xây lắp Stt Mã hiệu Hạng mục công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền(VNĐ) 1 AB.42143 Vận chuyển đất đào cự ly 2km, đất cấp III 100m3 Máy thi công 1,635 679.216 Ô tô tư đổ 5T Ca 0,720 576.888 415.359 Trực tiếp chi phí khác 1,50% 10.188 Cộng trực tiếp chi phí 689.405 Chi phí chung 5,30% 36.538 Thu nhập chịu thuế tính trước 6.00% 43.557 Giá trị dự toán xây lắp trước thuế 769.500 Thuế giá trị gia tăng đầu ra 10% 76.950 Đơn giá dự thầu 846.450 2 tt Cây sới nền đường để đầm chặt K98 100m2 Nhân công 4,605 58.307 Nhân công 3/7 Công 1,020 12.413 12.661 Máy thi công 1,635 161.950 Máy san 110cv Ca 0,167 584.271 97.537 Máy khác % 1,500 1.464 Trực tiếp chi phí khác 1,500% 3.304 Cộng trực tiếp chi phí 223.560 Chi phí chung 5,300% 11.849 Thu nhập chịu thuế tính trước 6,000% 14.125 Giá trị dự toán xây lắp trước thuế 249.534 Thuế giá trị gia tăng đầu ra 10% 24.953 Đơn giá dự thầu 274.487 Tương tự, ta cũng tính được giá của các hạng mục còn lại. Với công trình này, Gdt = 16.595.830.000( xem bảng dưới đây) Stt PHẦN NỘI DUNG CÔNG VIỆC GIÁ TRỊ DỰ THẦU(VIỆT NAM ĐỒNG) GHI CHÚ 1 Phần nền , móng, mặt đường 13.141.064.707 2 Phần rãnh + bó vỉa 2.155.700.187 3 Phần hè đường 1.299.064.608 Tổng cộng 16.595.830.000 & Đánh giá công tác xác định giá dự thầu của công ty Nhìn chung việc tính toán giá của công ty ở trên là hợp lý, vừa tính đến yếu tố chủ quan( định mức và đơn giá của nhà nước) vừa tính đến yếu tố khách quan( giá thị trường). Nhìn chung giá dự thầu mà công ty đưa ra trong các hồ sơ dự thầu là tương đối chính xác. Nhưng đôi khi công ty thường bỏ giá thầu thấp hơn so với thực tế để thắng thầu mà không quan tâm đến lãi chỉ vì cần có công trình để thi công để đảm bảo công ăn việc làm. Đây là một hạn chế trong công tác lập giá dự thầu cần phải có giải pháp khắc phục 2.2.3 Tổ chức phân công giữa các phòng ban trong việc lập hồ sơ Trong quá trình lập hồ sơ dự thầu của công ty, có sự phân công công việc rất rõ ràng. Phòng kỹ thuật – xây dựng là bộ phận đảm nhiệm chính, các phòng kế hoạch tổng hợp và phòng tổ chức hành chính có vai trò hỗ trợ cho phòng kỹ thuật xây dựng trong quá trình lập hồ sơ dự thầu và phòng kế hoạch kỹ thuật có nhiệm vụ thông qua ban giám đốc kết quả làm việc của mình Sau đây là bảng kê khái quát nhiệm vụ của các phòng ban trong công tác lập hồ sơ dự thầu của công ty cổ phần cơ giói xây dựng và hạ tầng Bảng 2.5. Phân công công việc giữa các phòng ban Công việc Nội dung chi tiết Phòng đảm nhận Phòng phối hợp Lập giá dự thầu Đơn dự thầu, các phụ lục kèm theo, bảng tổng hợp giá dự thầu, bảng phân tích đơn giá chi tiết, bảo lãnh dự thầu… Phòng kỹ thuật xây dựng Phòng kế hoạch tổng hợp Lập biện pháp thi công Thuyết minh biện pháp, tiến độ thi công, bản vẽ minh hoạ, tiêu chuẩn kỹ thuật… Phòng kỹ thuật xây dựng Phòng tổ chức hành chính Các thôn tin chung Hồ sơ pháp nhân, giói thiệu công ty, năng lực tài chính , máy móc thiết bị… Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng kỹ thuật xây dựng Các công việc khác Nộp lệ phí đấu thầu, Khảo sát hiện trường khu vực thi công Phòng kỹ thuật xây dựng Phòng kế hoạch tổng hợp Kết thúc Duyệt hồ sơ, đóng gói, nộp hồ sơ và lưu Phòng kỹ thuật xây dựng 2.3 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU CỦA CÔNG TY Để thắng thầu nhà thầu cần có nhiều yếu tố như nguyên vật liệu, phương pháp công nghệ, con người , tài chính, năng lực nhà thầu. Các yếu tố này thường được thể hiện trong hồ sơ dự thầu, Vì vậy chất lượng công tác lập hồ sơ dự thầu có tác động trực tiếp đến khả năng thắng thầu của chủ thầu Từ khi thành lập đến nay công ty đã đạt được những kết quả sau 2.3.1 Những kết quả đạt được trong quá trình lập hồ sơ dự thầu của công ty *Kết quả trúng thầu: Công ty cổ phần cơ giới xây dựng và hạ tầng đã tham gia đấu thầu rất nhiều công trình khác nhau và cũng trúng rất nhiều công trình. Trong đó có một số công trình tiêu biểu có giá trị lớn: Bảng 2.6. Một số công trình trúng thầu Tên hợp đồng Tổng giá trị hợp đồng Ngày khởi công Ngày hoàn thành Nhà máy thuỷ điện bắc hà 14.000.000.000 2004 2006 Cải tạo và nâng cấp tỉnh lộ 13, Tinh sóc trăng 11000.000.000 2001 2002 Xây dựng hệ thống thoát nước lưu vực sông lừ 5000.000.000 2000 2001 Dự án vệ sinh 3 thành phố, tiểu dự án quảng ninh 7.500.000.000 2003 2006 Nhà máy xi măng cầm phả 6.000.000.000 2004 2006 Qua bảng trên ta nhận thấy, nhũng công trình mà công ty hoàn thành có giá trị hợp đồng lớn dần theo từng năm. Trước đây có những công trình khoảng gần 2_3 tỷ là cao nhất thì đến những năm sau giá trị công trình tăng dần. Đặc biệt là công trình cải tạo và nâng cấp tỉnh lộ 13 có giá trị hợp đồng lên đến 11 tỷ dồng * Chất lượng công trình Do đặc điểm của sản xuất xây dựng nên chất lượng của một công trình xây dựng thể hiện thông qua cả quá trình thi công. Vì vậy trong quá trình thi công, công ty luôn có những biện pháp kiểm tra giám sát toàn bộ quá trình thi công, đặc biệt để đạt được mục tiêu chất lượng công trình tốt nhất thì các yếu tố con người, vật tư , máy móc thiết bị thi công cùng với các biện pháp kỹ thuật và các tiến bộ được ứng dụng trong quá trình thi công. Cho đến nay công ty luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ thi công , đảm bảo chất lượng tốt cho những công trình đã thi công. * Thời gian thi công Công ty thường áp dụng các biện pháp kỹ thuật nhằm rút ngắn tiến độ thi công để đảm bảo công trình hoàn thành đúng thời hạn. Tuy nhiên có rất nhiều công trình vượt tiến độ kế hoạch mà chất lượng công trình vẫn đảm bảo Khi trúng thầu, công ty sẽ tiến hành lập tiến độ thi công chi tiết( theo tuần, tháng) trên cơ sở tiến độ đã nêu ra trong hồ sơ dự thầu và kiên quyết điều hành tổ chức thi công theo tiến độ chi tiết Công ty thường kiên quyết không để xáy ra tình trạng chậm tiến độ thi công Trường hợp do nguyên nhân bất khả kháng thì công ty sẽ cùng với chủ đầu tư bàn bạc dể lựa chọn giải pháp tối ưu. * Uy tín của công ty trên thị trường Công ty cổ phần cơ giới xây dựng và hạ tầng là một đội được thành lập của công ty xây dựng và phát triển hạ tầng chuyên ngành, măc dù mới thành lập nhưng sau một thời gian sản xuất kinh doanh công ty đã có những uy tín nhất định, điều này được thể hiện qua nhũng hợp đồng công ty đã trúng thầu tăng dần qua từng năm đã giúp hình ảnh và uy tín của công ty ngày càng nâng cao 2.3.2 Những tồn tại trong công tác lập hồ sơ dự thầu của công ty Biện pháp thi công ở một số công trình chưa hợp lý vì vậy khi đi vào thực tế không sát vớt tình hình hiện trường thi công và đặc biệt là thị trường cung ứng vật tư. Hệ thống lập kế hoạch cung cấp các loại vật tư phụ kiện cần thiết cho quá trình thi công chưa sát với tiến độ thi công, điều này sẽ gây cản trở mặt bằng thi công, ách tắc giao thông, ảnh hưởng đến đi lại, sinh hoạt và vệ sinh môi trừơng Giá dự thầu ở một số công trình cao hơn so với đối thủ cạnh tranh và chưa sảt so với giá thị trường sẽ dẫn tới cơ hội trúng thầu thấp hơn , ở một số công trình thì giá bỏ thầu quá thấp đến khi trúng thầu thi không đủ chi phí đẻ bù lỗ ảnh hưởng đến nguồn vốn lưu động của công ty Năng lực của công ty so vói các doanh nghiệp cùng ngành là thấp hơn, đặc biệt là các phương tiện máy móc phục vụ cho công tác thi công công trình. điều này sẽ làm giảm chất lượng cho các phương án lập hồ sơ dự thầu, có một số máy móc cũ kỹ, lạc hậu hết khấu hao. Sự phối hợp giữa các bộ phận thi công và bộ phận lập hồ sơ dự thầu còn chưa chặt chẽ, do đó đôi khi bộ phận thi công không hiểu rõ nội dung trong hồ sơ dự thầu. Công ty thường giao cho phòng kỹ thuật xây dựng kiêm nhiệm nhiều chức năng nhiệm vụ nên công tác lập hồ sơ dự thầu chưa được chú trọng đầy đủ nên sự phân công phối hợp giữa các cán bộ đôi khi chồng chéo hoặc có những công việc không có người phụ trách thực hiện Công ty còn yếu kém về công tác nghiên cứu thị trường, thiếu cơ sở dữ liệu phục vụ công táclập hồ sơ, thông tin về đối thủ cạnh tranh và khách hàng do vậy mà chất lượng hồ sơ dự thầu bị giảm sút Nhận thức và hiểu biết về tầm quan trọng của côngtác lập hồ sơ dự thầu của cán bộ còn hạn chế,( công tác lập hồ só dự thầu cần phải có những cán bộ đủ năng lực chuyên môn cao mớiđảm nhận được) * Nguyên nhân khách quan: Hệ thống văn bản pháp quy về đầu tư và xây dựng chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ. Các văn bản quy định thiếu chi tiết đặc biệt là quy chế đấu thầu bộc lộ nhiều nhược điểm, thường xuyên có nhiều thay đổi. Các nhà đầu tư thường lợi dụng kẽ hở đẻ thắng thầu còn nhà nước chưa có biện pháo để hạn chế Chủ đầu tư thường đưa ra những tài liệu điều tra về địa chất và khí tượng không sát thực khi nhà thầu kiểm tra, nhà thầu phải làm lại tài liệu bổ sung, điều này ảnh hưởng đến tiến độ thi công và kế hoạch thi công Thị trường nguyên vật liệu thường không ổn định, nhiều biến động, đôi khi có sự chênh lệch lớn giữa giá dự thầu và giá thực tế, vì vậy việc đưa ra giá bỏ thầu là không sát thực * Nguyên nhân khách chủ quan Về máy móc thiết bị: Máy móc thiết bị phần lớn đã cũ, nhiều thiết bị đã hết khấu hao làm tốn kém chi phí sửa chữa và chậm tiến độ thi công mà khi nhu cầu xây dựng tăng công suất máy móc không đáp ứng được Về công tác lập giá: Trong công tác lập giá dự thầu chưa có biện pháp nghiên cứu thị trường mà thực hiện công viện này do một số nhân viên phòng kỹ thuật xây dựng nên chưa bám sát thi trường để có sự điều chỉnh hợp lý truớc khi mở thầu Do xác định định mức quá cao so với thực tế làm cho giá dự thầu tăng cao CHƯƠNG 3 BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ GIỚI XÂY DỰNG VÀ HẠ TẦNG 3.1 ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG, XÂY DỰNG NGÂN HÀNG DỮ LIỆU PHỤC VỤ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ DỰ THẦU. * Cơ sở lý luận và thực tiễn Muốn xây dựng được một bộ hồ sơ dự thầu chính xác,đạt hiệu quả kinh tế cao, trước hết công ty cần nắm được đầy đủ những thông tin liên quan. Mặc dù vậy, trong nhữngnăm qua, hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty chưa đem lại nhiều kết quả, trong một số trường hợp còn để sảy ra sai sót gây thiệt hại cho toàn công ty, Hơn nữa những thông tin này phải đảm bảo đầy dủ,chính xác, kịp thời thì khả năng thắng trong cạnh tranh càng cao. Điều này đòi hỏi mỗi tổ chức phải có những phòng ban, nhũng nhân viên chuyên thu thập xử lý thông tin Thực hết trong hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản thì marketing chưa được chú trọng. Những thông tin mà doanh nghiệp thu thập được chủ yếu do những cán bộ kỹ thuật không được đào tạo về chuyên môn *Nội dung biện pháp Với quy mô hiện nay việc thành lập một phòng maketin sẽ không cho hiệu quả cao vì chi phí để thành lập là không nhỏ, công ty nên tổ chức một bộ phận chuyên trách trong lĩnh vực này để phối hợp với các phòng ban trong quá trình lập hồ sơ dự thầu, bộ phận này nên thuộc phòng kỹ thuật xây dựng là phòng phụ trách chính trong công tác lập hồ sơ dự thầu và có các nhiệm vụ sau: Thu thập các thông tin có liên quan trong phục vụ cho công tác lập hồ sơ dự thầu, bao gồm _Thông tin về đối thủ cạnh tranh Những đối tượng cần xem xét: + Những đối thủ cạnh tranh trực tiếp với công ty: Có thế mạnh tương tự công ty Hoạt động trên cùng một khu vực địa lý với công ty + Đối thủ cạnh tranh gián tiếp Có phạm vi kinh doanh và phạm vi địa lý tương đối khác so với công ty nhưng có kinh nghiệm và mạnh mẽ về năng lực thiết bị máy móc, tài chính , nhân lực Có tiềm năng phát triển trong tương lai Thông tin về thị trường nguyên vật liệu Thông tin trên thị trường nguyên vật liệu xây dựng: giá cả , chất lượng độ biến động về giá, các dự báo về tất cả các loại nguyên vật liệu được sử dụng trong các công trình do công ty thi công và nguồn cung cấp những loại nguyên vật liệu này Thông tin về thị trường máy móc thiết bị Thông tin tren thị trường công nghệ: tình hình nguồn máy móc xây thiết bị xây dựng, những công nghệ mới giúp nâng cao chất lượng và giảm chi phí xây dựng công trình Dự kiến khả năng mua sắm hay di thuê, nghiên cứu sử dụng nguồn tư liệu sản xuất có tại địa phương, khả năng liên kết với các lực lượng tại chỗ Thông tin về thị trường lao động Khả năng tận dụng lực lượng lao động có tính chất thời vụ cho các công trình không quan trọng Khả năng thuê các loại công nhân, chi phí thuê nhân công Nguồn lao động Các văn bản pháp quy có liên quan đến hoạt động của công ty Sau đó tập hợp các thông tin đã thu thập được và tiến hành quản lý dưới một ngân hàng dữ liệu. Các thông tin này phải được cập nhật thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau như báo chí, các cuộc hội thảo, hồ sơ mời thầu của nhũng công trình công ty đang tham gia Với việc thành lập mộ bộ phận maketing việc nắm bắt thông tin của công ty sẽ kịp thời, đầy đủ hơn, Từ đó nhanh chóng phát huy dược những thế mạnh và khắc phục được những điểm yếu trong cạnh tranh, hơn nữa bộ phận này sẽ giúp công ty tránh được sự phân tán trong thực hiện nhiệm vụ * Điều kiện thực hiện biện pháp Lập quy trình nghiên cứu maketing cụ thể và đồng bộ để đưa ra những quyết định đúng đắn trong xử lý thông tin Công ty phải có chính sách đãi ngộ, cung cấp điều kiện làm việc, cơ sở vật chất cần thiết cho các cán bộ làm công tác thị trường đồng thời cho các nhân viên này thường xuyên được tiếp xúc với các đối tác của công ty và tham gia vào các cuộc hội thảo do các tổ chức có liên quan tổ chức Công ty phải thông báo rõ chức năng nhiệm vụ của bộ phận nghiên cứu thị trường cho các phòng ban khác trong công ty để phối hợp kịp thời 3.2 LÀM TỐT CÔNG TÁC TỔ CHỨC, PHỐI HỢP GIỮA CÁC BỘ PHẬN CÓ LIÊN QUAN TRONG VIỆC LẬP HỒ SƠ * Cơ sở lý luận và thực tiễn Theo nguyên tắc chung khi tiến hành bất cứ công việc gì đều cần phải có sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng thì kết quả công việc mới tốt và không lãng phí nguồn lực. Đặc biệt trong một tổ chức việc kết hợp giữa các phòng ban lại càng cần thiết, quyết định tính sống còn của tổ chức đó. Thực tế việc phối hợp giữa các phòng ban trong công ty và giữa các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu còn chưa đồng bộ, chặt chẽ * Nội dung giải pháp Công ty phải phân công một cách rõ ràng phòng phụ trách chính và phòng phối hợp trong công tác lập hồ sơ dự thầu. Mỗi phòng phải phân công rõ ràng những công việc cụ thể để tránh được sự chồng chéo trong công việc của các cán bộ, giảm sự tranh giành quyền hạn giữa các bộ phận và tạo ra một êkíp hoàn chỉnh trong công tác lập hồ sơ dự thầu Cử cán bộ có năng lực điều phối (có thể là trưởng hoặc phó phòng kế hoạch tổng hợp, phòng kỹ thuật xây dựng) chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty về tiến độ hoàn thành và chất lượng bộ hồ sơ dự thầu. Đồng thời nhận lệnh của cấp trên từ đó đề ra chương trình hành động cho các phòng ban khác và tiếp nhận phản hồi từ các phòng này. Tóm lại người này phải thực hiện nhiệm vụ quản trị công tác lập hồ sơ dự thầu Nhiệm vụ của người này: -Tiếp nhận thông tin về công trình được tổ chức đấu thầu từ các nguồn bên trong và bên ngoài công ty -Bàn bạc thảo luận với các cán bộ có kinh nghiệm và trình độ chuyên môn trong công ty vềkhả năng thành công của công ty nếu tham gia đáu thầu công trình -Thuyết trình ban giám dốc về vấn đề trên, từ đó cho biết công ty nên hay không nên tham gia dự thầu công trình -Họp với các phòng ban tham gia vào công tác lập hồ sơ dự thầu, quyết định chiến lược tranh thầu hợp lý, từ đó các phòng ban bắt đầu tiến hành các nhiệm vụ của mình theo đúng chiến lược đã xác định * Điều kiện thực hiện giải pháp: Các bộ phận tham gia lập hồ sơ dự thầu đòi hỏi phải có tinh thần trách nhiệm cao trong những công việc được giao. Quản trị viên người được trực tiếp chịu trách nhiệm công tác lập hồ sơ dự thầu phải là người được tín nhiệm, có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm và kiến thức tổng hợp 3.3. XÁC ĐỊNH GIÁ BỎ THẦU HỢP LÝ * Cơ sở lý luận và thực tiễn : Tâm lý người tiêu dùng khi đi mua hàng bao giờ cũng muốn mua những hàng hoá đat chất lượng (theo yêu cầu của họ) và với giá thấp nhất có thể. Các chủ đầu tư khi mua các công trình thông qua đấu thầu cũng đặc biệt quan tâm tới chất lượng, tiến độ và giá cả công trình. Do đó khi chấm điểm cho một nhà thầu thì chỉ tiêu giá công trình được chấm thầu với số điểm cao. Một công trình đảm bảo về chất lượng và tiến độ nhưng có mức giá bỏ thầu cao (vượt giá trần) sẽ không mang lại hiệu quả kinh tế cho chủ đầu tư, vì thế nào sẽ không được chủ đầu tư chấp nhận mua và Hồ sơ dự thầu sẽ bị loại ngay khi mở thầu. Do đó, nhà thầu nào đưa ra được giá dự thầu thấp mà vẫn đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư thì khả năng trúng thầu cao. Cạnh tranh về giá dự thầu và phương thức cạnh tranh khá hiệu quả trong tranh thầu. Trong khi đó, việc lựa chọn mức giá bỏ thầu của Công ty Cổ phần Cơ giới Xây dựng và Hạ tầng còn rất cứng nhắc thể hiện ở chỗ : khi tính toán xong giá dự thầu của mình ít có điều chỉnh theo tình hình cạnh tranh trên thị trường nên khả năng tranh thầu sẽ khó hơn. Vì thế, Công ty phải linh hoạt trong việc định giá dự thầu, để tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao khả năng trúng thầu của Công ty khi tham gia đấu thầu. * Nội dung biện pháp : Về nguyên tắc đơn giá dự thầu bao gồm : - Chi phí vật liệu (VL) - Chi phí nhân công (NC) - Chi phí máy xây dựng (M) - Lãi dự kiến (L) - Thuế doanh thu hoặc VAT (T) Giá dự thầu được tính theo công thức : Gdt = (VL + NC + M + C + L + T) Với chi phí chung (C) bao gồm chi phí quản lý công trường (Cctr) và chi phí quản lý doanh nghiệp (Cdn) hay C = Cctr + Cdn Gdt = (VL + NC + M + Cctr ) + Cdn + L + T) = Zxlctr + Cdn + T + L Zxlctr là giá thành xây lắp công trình Dựa vào các bộ phận cấu thành trong đơn giá dự thầu theo tôi Công ty nên lựa chọn mức giá bỏ thầu linh hoạt theo các phương án sau để tăng khả năng cạnh tranh : + Zxlctr + Cdn + T < Gbán £ Zxlctr + Cdn + T + L Theo phương án này, Công ty sẽ đưa ra mức giá bỏ thầu (Gbán) cao nhất và sẽ đạt được mức lãi dụ kiến. Phương án này có thể áp dụng khi đối thủ cạnh tranh không mạnh hoặc Công ty đứng đầu về công nghệ kỹ thuật. + Zxlctr + Cdn + T £ Gbán < Zxlctr + Cdn + T + L Ở phương án này, Công ty chấp nhận mức lãi thấp thậm chí lại không có lãi để đảm bảo việc làm cho người lao động nhưng vẫn bù đắp đủ giá thành xây lắp của doanh nghiệp. + Zxlctr + T < Gbán £ Zxlctr + Cdn + T Theo phương án này, Công ty sẽ không có lãi và phải chấp nhận cắt bỏ một phần chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho công trường tức là chấp nhận mức giá bán thấp hơn giá thành xây lắp của công ty. Tuy nhiên Công ty vẫn bù đắp được giá thành xây lắp công trờng ( Zxlctr + T) + Zxlctr < Gbán <= Zxlctr + T Trong phương án này, Công ty chấp nhận đưa ra mức giá bỏ thầu sau khi đã loại bỏ hẳn chi phí quản lý doanh nghiệp thậm chí chưa tính đủ thuế phải nộp, phương án này nhằm giải quyết công ăn việc làm cho người lao động và khai thác khả năng của máy móc, thiết bị, chờ cơ hội kinh doanh. Tuy nhiên để nâng cao khả năng cạnh tranh về giá dự thầu và để có lãi cao Công ty phải đấu hạ giá thành xây lắp bằng việc giảm các chi phí trực tiếp (VL, N, M) và chi phí chung (C). Giảm chi phí nguyên vật liệu: - Giảm số lượng nguyên vật liệu bằng các cách như: sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, sử dụng đúng loại nguyên vật liệu, có biện pháp kỹ thuật nhằm giảm những nguyên vật liệu đắt tiền và sử dụng những nguyên vật liệu rẻ tiền hơn... - Giảm giá mua nguyên vật liệu bằng cách mua nhiều giảm giá, nắm bắt tình hình thị trường và mua nguyên vật liệu đúng thời điểm. - Có kế hoạch mua nguyên vật liệu cụ thể, đặc biệt là mua nguyên vật liệu gần công trường thi công để giảm chi phí vận chuyển. - Dùng các biện pháp kỹ thuật (như bài toán vận tải) để tính quãng đường vận chuyển ngắn nhất nhằm giảm chi phí vận chuyển nguyên vật liệu. - Bảo quản nguyên vật liệu hợp lý, tránh thất thoát. Có thể chia nguyên vật liệu thành các nhóm A , B, C khác nhau để có kế hoạch bảo quản đúng đắn. Giảm chi phí nhân công: - Ngoài lao động lành nghề của Công ty thì phải tận dụng nguồn lao động địa phương trong những công việc không đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao. - Phát huy sáng kiến cải tiến sáng tạo trong việc sử dụng máy móc thiết bị. - Tính khấu hao linh hoạt để giảm khấu hao cho một ca máy. - Chọn hình thức thuê cũng như mua mới phù hợp. Giảm chi phí chung: Thiết lập một bộ máy quản trị vừa tinh giản gọn nhẹ, vừa làm việc có hiệu quả nhằm giảm được chi phí chung v à nâng cao hiệu quả hoạt động của lao động gián tiếp. * Điều kiện thực hiện biện pháp Phải làm tốt công tác Marketing để có được những thông tin cần thiết về những vấn đề liên quan đến công tác lập hồ sơ dự thầu, kịp thời có những điều chỉnh hợp lý. Tuyển dụng, đào tạo nâng cao đội ngũ cán bộ làm công tác nghiên cứu giải pháp thi công. 3.4. NÂNG CAO NĂNG LỰC NHÀ THẦU * Cơ sở lý luận và thực tiễn Các tiêu chuẩn về năng lực kỹ thuật, năng lực tài chính và kinh nghiệp trong hồ sơ dự thầu chiếm một số điểm không nhỏ và là điều kiện căn bản đầu tiên trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu của chủ đầu tư. Vì vậy, nâng cao năng lực nhà thầu giúp nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu và tạo điều kiện cho doanh nghiệp có một cơ sở vững chắc để thắng thầu. Nó cũng góp phần khẳng định vị trí, uy tín của công ty trước chủ đầu tư và so với các đối thủ cạnh tranh khác. Ngày nay nền kinh tế mở cửa, các doanh nghiệp cạnh tranh một cách bình đẳng, vì vậy doanh nghiệp nào có năng lực hơn thì doanh nghiệp đó tồn tại. Trong lĩnh vực xây dựng cơ bản cũng vậy, các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao năng lực thì mới có khả năng thắng thầu. Thực tế, năng lực đấu thầu của Công ty vẫn có nhiều mặt hạn chế. Đặc biệt là năng lực máy móc thiết bị. Vì vậy Công ty phải có những biện pháp nâng cao năng lực đầu thầu. * Nội dung biện pháp Có nhiều giải pháp để nâng cao năng lực đấu thầu, bao gồm những giải pháp về máy móc, công nghệ, tài chính, nhân lực,.... Sau đây là những giải pháp cơ bản: Nâng cao năng lực máy móc thiết bị trên cơ sở sử dụng tiết kiệm, hợp lý năng lực hiện có, kết hợp với đầu tự mới có trọng điểm: - Kiểm kê lại toàn bộ máy móc thiết bị của Công ty. Nếu thiết bị nào đã cũ kỹ, lạc hậu, hết khấu hao thì tiến hành thanh lý để tránh những chi phí sửa chữa phát sinh khi sử dụng. Những thiết bị nào vẫn sử dụng tốt thì giữ lại nhưng cũng phải có kế hoạch bảo dưỡng định kỳ nhằm tránh hỏng hóc trong quá trình thi công. - Dựa vào nguồn lực đang có và nhu cầu sử dụng của Công ty có thể mua thêm một số máy móc thiết bị mới. Có thể sử dụng nhiều hình thức khác nhau để đầu tư mới máy móc thiết bị và tuỳ vào điều kiện và khả năng của Công ty mà lựa chọn những hình thức đầu tư mới máy móc thiết bị có hiệu quả nhất. - Đối với những máy móc thiết bị mà chi phí quá lớn hoặc doanh nghiệp không sử dụng thường xuyên thì Công ty phải có kế hoạch thuê máy móc thiết bị cụ thể trước khi tiến hành thi công. Tăng cường khả năng huy động vốn và lành mạnh hoá tình hình tài chính: - Thanh toán những máy móc cũ của Công ty giúp giảm lượng vốn lưu động ứ đọng. - Giữ mối quan hệ tốt đẹp với các ngân hàng và các tổ chức tài chính, đặc biệt là giữ uy tín để tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc huyộng vốn đầu tư, bảo lãnh dự thầu và nhiều vấn đề liên quan khác. - Ngoài chính sách vay vốn, Công ty cũng nên sử dụng một số chính sách thay thế tín dụng, ví dụ như chính sách thuê mua tài chính. Nâng cao năng lực của những cán bộ tham gia công tác lập hồ sơ dự thầu: - Có kế hoạch tuyển dụng nhân sự hợp lý để chọn ra được những người xứng đáng tham gia vào công tác dự thầu. - Đối với những cán bộ đang làm việc thì phải có kế hoạch bồi dưỡng nhân sự thường xuyên để cập nhật được những kiến thức và thông tin mới nhất về tình hình đấu thầu. * Điều kiện thực hiện biện pháp Về máy móc: Cần lập kế hoạch cụ thể để sửa chữa, thanh lý đầu tư hay mua sắm mới máy móc thiết bị. Về tài chính: Khai thác các nguồn vốn có kế hoạch cụ thể. Về nhân sự cũng cần phải có kế hoạch cụ thể và không ngừng cập nhật những kiến thức mới. KẾT LUẬN Như đã trình bày chất lượng hồ sơ dự thầu có ảnh hưởng rất lớn đ ến khả năng thắng thầu của một doanh nghiệp, là một khâu quan trọng cần phải đầu tư, công tác lập hồ sơ dự thầu đòi hỏi phải bám sát thực tế và phải thực hiện một cách nghiêm túc. Công ty Cổ phần cơ giới Xây dựng và hạ tầng là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, vì vậy tham gia tranh thầu là hoạt động thường xuyên của Công ty. Trong những năm qua Công ty đã trúng thầu nhiều công trình, điều này phản ánh chất lượng hồ sơ dự thầu của Công ty cũng khá tốt nhưng cũng có nhiều hạn chế càn khắc phục và Công ty cần phải có giải pháp hoàn thiện công tác lập hồ sơ dự thầu được tốt hơn. Cuối cùng, tuy đã dành nhiều thời gian nghiên cứu thực hiện đề tài, nhưng do điều kiện tìm hiểu thực tế còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Mong thầy giáo chỉ bảo và người đọc đóng góp ý kiến. Em xin chân thành cảm ơn! NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ CƠ SỞ THỰC TẬP (Về tinh thần, thái độ, ý thức chấp hành các quy định tại cơ sở thực tập, những nghiên cứu kiến nghị đề xuất với cơ sở thực tập của sinh viên trong quá trình thực tập tốt nghiệp). Ngày……tháng……năm 2007 TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên, đóng dấu) DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kinh tế và kinh doanh xây dựng, chủ biên TS. Lê Công Hoa lưu hành nội bộ khoa Quản trị Kinh doanh trường Đại học Kinh tế Quốc dân. 2. Các quy định về đấu thầu xây dựng, nhà xuất bản Thống kê 3. Tài liệu do Công ty Cổ phần cơ giới xây dựng và hạ tầng cung cấp 4. Một số báo về xây dựng cơ bản 5. Luận văn tham khảo. PHỤ LỤC Bảng phân loại lao động trong công ty STT Ngành nghề Sồ người Tổng số CBCNV 157 A Kỹ sư, cử nhân 30 1 Kỹ sư cấp thoát nước 05 2 Ký sư cấu đường 07 3 Kỹ sư xây dựng 04 4 Kỹ sư kinh tế 02 5 Kỹ sư máy 05 6 Kỹ sư điện 02 7 Cử nhân luật 01 8 Cử nhân kinh tế 04 B Cao đẳng và trung cấp 07 1 Cao đẳng xấy dựng giao thông 03 2 Cao đẳng trắc đạc 02 3 Trung cấp cơ khí 02 C Công nhân 120 1 Công nhân lái máy, lái xe 30 2 Công nhân cơ khí 05 3 Công nhân điện nước 05 4 Công nhân phá bê tông và cầu đường 50 5 Công nhân khác 30 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty 5 Bảng 1.2: Bảng phân loại lao động trong công ty 10 Bảng 1.3: Cơ cấu lao động và tình hình lao động của công ty 11 Bảng 1.4: Danh mục thiết bị hiện có 14 Bảng 1.5: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần cơ giới xây dựng và hạ tầng 18 Bảng 2.1: Danh mục một số các công trình 21 Sơ đồ 2.2: Quy trình lập hồ sơ dự thầu 25 Bảng 2.3: Tổng số năm kinh nghiệm trong xây dựng 28 Bảng 2.4: Biểu tổng hợp chi phí xây lắp được lập theo mẫu sau 36 Bảng 2.5: Phân công công việc giữa các phòng ban 40