Đề tài Lập kế hoạch sản xuất ở công ty cơ khí Hà Nội

i khoa học để xây dựng chiến lược cho các lĩnh vực hoạt động của Công ty. Tuy nhiên sự đầu tư nhân lực, tiền của cho công tác xây dựng chiền lược mới dừng lại ở bề nồi, chiều rộng mà còn thiếu tính hiệu quả , phương pháp và cách làm chưa khoa học Định hướng phát triển của Công ty và chính sách phát triển, chế độ của Nhà Nước Căn cứ tình hình kinh doanh trên thế giới và khu vực Đinh hướng phát triển của ngành cơ khí trong tương lai Triển khai và phát huy hiệu quả dự án đầu tư chiều sâu của Công ty, tận dụng các nguồn vốn tiếp tục đầu tư đổi mới công nghệ. Tăng cường đầu tư nguồn nhân lực, giáo dục ý thức làm việc và chuyển dịch cơ cấu lao động hợp lý. Về sản phẩm : Nghiên cứu khai thác các sản phẩm trọng điểm của chính phủ đặc biệt là thiết bị thuỷ điện, giấy, xi măng, cán thép … thuộc nhóm thiết bị toàn bộ , nghiên cứu các ứng dụng công nghệ cao để sản xuất máy công cụ từ đó hướng ra thị trường nước ngoài với tỷ trọng sản phẩm xuất khẩu là chủ yếu Về kinh doanh : Phân tích mạng lưới tiếp thị trong và ngoài nước, triển khai hình thức thương mại điện tử Về cơ cấu tổ chức : Từng bước tổ chức theo mô hình công ty mẹ, công ty con, nhằm phát huy sức mạnh tổng thể của Công ty con, tạo đầu điều kiện thuận lợi cho đầu tư đổi mới công nghệ ở các công ty theo hướng chuyên môn hoá. Bảng kế hoạch các chỉ tiêu kinh doanh cơ bản dến năm 2009 Chỉ tiêu 2006 2007 2008 2009 Doanh thu 264000 380160 456192 547450 Nộp ngân sách 9408 18439 25815 36141 Lợi nhuận trước thêu 345.6 497.7 597.3 716.6 Lao động 1100 1200 1240 1300 Thu nhập binh quân/tháng 1660 1830 2220 24440 Bảng mẫu đăng kí sản xuất sản phẩm của Công ty Stt Sản phẩm Hợp đồng Số lượng (cái) Giá bán Ghi chú Từ bảng đăng kí này phòng kế toán tổng hợp đưa ra kế hoạch sản xuất sản phẩm ứng với năng lực sản xuất của các xưởng, đội…trong Công ty. Do đặc điểm của sản phẩm phụ thuộc vào phần lớn các hợp đồng đã ký kết nên Công ty có kế hoạch dự trữ sản phẩm cũng như cung ứng đủ theo yêu cầu của khách hàng nên Công ty thu được một số lượng doanh thu khá lớn khi có nhu cầu phát sinh tăng về sản phẩm Mục tiêu dài hạn và chiến lược kinh doanh của Công ty Chiến lược kinh doanh luôn là căn cứ để xây dựng mọi kế hoạch sản xuất kinh doanh. Với bộ phận kế hoạch hàng năm, thì chiến lược và đinh hướng phát triển Công ty là một trong những căn cứ quan trọng nhất. Công ty có mục tiêu chiến lược là : tăng doanh thu, lợi nhuận, tốc độ tăng trưởng hàng năm 15 -20%, hoàn thành kế hoạch nộp ngân sách Nhà Nước, sản xuất ra sản phẩm chất lượng cao, giá thành hạ, phấn đấu sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao… Như vậy mục tiêu chiến lược của Công ty rất chung chung, đó là điều khó khăn trong việc lập kế hoạch sản xuất 2.1.1.3 Căn cứ lập kế hoạch trung hạn : Dựa vào kế hoạch dài hạn đã xây dựng và căn cứ vào tình hình hiện tại của thị trường cũng như dự kiến các biến động trong thời gian trung hạn để xây dựng chương trình hành động tổng quát. 2.1.1.4 Căn cứ để lập kế hoạch sản xuất hàng năm : Tình hình thực hiện kế hoạch năm trước Đây là căn cứ cơ bản, quan trọng nhất để xây dựng kế hoạch sản xuất hàng năm. Từ bản báo cáo kết quả kinh doanh mà phòng Thống kê tài chính kế toán xây dựng, phòng kế toán phân tích thực hiện kế toán sản xuất kinh doanh của Công ty trong toàn năm. Từ đó tạm thời dự kiến kế hoạch sản xuất cho năm tới bằng cách tăng các chỉ tiêu sản xuất của năm trước lên một tỷ lệ ngầm định nào đó tuỳ theo sự đánh giá của người làm kế hoạch. Sau đó kết hợp với các căn cứ khác để điều chỉnh và đưa ra bản dự thảo kế hoạch đầu tiên. Khă năng thực tế về nguồn lực, trình độ khai thác tiềm năng của Công ty Để xây dựng kế hoạch sản xuất hàng năm có hiệu quả, các cán bộ lập kế hoạch sản xuất tiến hành nghiên cứu kỹ tình hình sản xuất của năm trước, kết quả nghiên cứu tình hình thị trường và các nguồn lực hiện có của Công ty. Bởi vì một bản kế hoạch có giá trị là bản kế hoạch phù hợp với nhu cầu của thị trường. Hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật Công ty áp dụng hệ thống định mức kỹ thuật của Ngành cơ khí, có sự điều chỉnh cho phù hợp với tình hình Công ty và thực tế thị trường các yếu tố đầu vào 2.1.2 Trình tự xây dựng KHSX Giai đoạn chuẩn bị : Kết thúc quý III sang quý IV hàng năm, Công ty chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho năm sau. Phòng kế hoạch Công ty tiến hành đánh giá tình hình kế hoạch sản xuất trong 9 tháng đầu năm thông qua báo cáo hàng tháng về tình hình sản xuất của các xưởng, đội sản xuất và các bộ phận khác, nhận dạng tình hình để xây dựng và gửi lên bộ công nghiệp đề nghị điều chỉnh kế hoạch năm để đảm bảo hoàn thành kế hoạch cả năm. Căn cứ vào tình hình thực hiên kế hoạch năm báo cáo, phòng kế toán – tài chính đưa ra quyết toán kế hoạch năm Sau khi thu thập các số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh 9 tháng đầu năm, phòng kế hoạch cùng phòng kế toán thống kế tài chính phân tích tình hình, khả năng phát huy năng lực sản xuất để thực hiện kế hoạch năm của Công ty. Rà soát lại hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, đánh giá lại tiềm lực của Công ty. Từ đó có sự điều chỉnh phù hợp trong giai đoạn tới. Từ đây những nguyên nhân của việc chưa hoàn thành hay hoàn thành vượt mức kế hoạch sẽ được phát hiện làm căn cứ để điều chỉnh kế hoạch năm báo cáo và dự kiến kế hoạch cho năm sau Phòng kế hoạch dựa trên những hợp đồng đã ký kết, các công trình dự kiến, các sản phẩm vẫn bán được trên thị trường( Thông tin dựa trên cáo báo nghiên cứu thị trường ) để chuẩn bị xây dựng dự thảo kế hoạch. Xây dựng dự thảo kế hoạch : Sau khi hoàn thành giai đoạn chuẩn bị, phòng kế hoạch Công ty xây dựng kế hoạch dự thảo lần I . Trình lãnh đạo công ty và gửi cho các đơn vị phòng ban đóng góp ý kiến. Sau đó nhận lại những phản hồi từ các bộ phận kinh doanh. Phòng kế hoạch tổng hợp, cân đối xây dựng bản kế hoạch chính thức. Bản kế hoạch cho năm tới phải được hoàn thành trước ngày 20/11 năm nay. Bản kế hoạch này có đầy đủ các bộ phận kế hoạch năm của Công ty Trình giám đốc và giao kế hoạch chính thức . Bản dự thảo kế hoạch mà phòng kế hoạch tổng hợp và xây dựng, sau khi được giám đốc Công ty thông qua và có sự bổ xung sữa chữa kịp thời bản thảo sẽ trở thành bản KH chính thức Căn cứ kế hoạch đăng ký, căn cứ đánh giá của tổng Công ty về khả năng và nguồn lực của Công ty mà tiến hành giao các chỉ tiêu kế hoạch chủ yếu cho các bộ phân phân xưởng, đội. Bản kế hoạch sản xuất bao gồm : Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất năm hiện tại ( Kế hoạch giao và dự kiến thực hiện ) Đăng ký kế hoạch sản xuất năm của các phân xưởng, đội Dựa vào các hợp đồng ký kết phân nhóm các loại sản phẩm Điều chỉnh kế hoạch : Sau khi bản kế hoạch năm thực hiện được 9 tháng, vào cuối quý III hàng năm, đồng thời với việc chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho năm sau, Công ty trình Giám đốc nhằm bảo đảm hoàn thành kế hoạch năm. Việc điều chỉnh này căn cứ vào tình hình thực hiện kế hoạch trong 9 tháng đầu năm của Công ty. Công ty tiến hành đánh giá, sơ kết đánh giá tìm ra những mặt làm được và chưa làm được, trên cơ sở nguồn lực hiện có của Công ty và sự biến động của thị trường mà Công ty có sự điều chỉnh cho phù hợp Sự điều chỉnh này là hết sức cần thiết ; đảm bảo hoàn thành kế hoạch năm mà Công ty đã đăng kí trong bản kế hoạch, từ đó quỹ lương và kế hoạch phân phối của Công ty được ổn định và không ngừng nâng cao. Việc điều chỉnh này còn có tác dụng giúp Công ty tiết kiệm nguồn lực, chống lãng phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên Công ty không nên lạm dụng việc điều chỉnh này mà cần làm tốt, làm đúng ngay từ đầu, điều chỉnh chỉ là những yếu tố ngẫu nhiên không lường trước được. Có như vậy hiệu quả sản xuất mới được cao hơn. Hình 2 Sơ đồ quy trình lập kế hoạch sản xuất hàng năm của Công ty Các đơn vị SX Phòng kế toán Các hợp đồng kinh tế Phòng kế hoạch Tổng hợp Bản thảo KH lần I Ý kiến đóng góp Bản thảo lần II Lãnh đạo Công ty Tổng Công ty Kế hoạch SX chính thức Đăng ký KH Trình Trình duyệt 2.1.3 Phân công xây dựng kế hoạch sản xuất Phòng kế hoạch - tiếp thị của Công ty có trách nhiệm hoàn thành bản kế hoạch chính thức năm của Công ty. Tuy nhiên, không phải phòng kế hoạch xây dựng tất cả các bộ phận kế hoạch. Nhiệm vụ chính của phòng là tổng hợp, phân tích, xây dựng kế hoạch sản xuất và các bộ phận khác dựa trên bản đăng ký kế hoạch của các đơn vị, phòng ban khác trong Công ty cụ thể : Các đơn vị sản xuất : - Đăng ký kế hoạch sản xuất Phòng kế toán : - Đăng ký doanh thu về các mặt hàng ( truyền thống, thiết bị máy móc,CNC..) - Xây dựng kế hoạch tài chính Phòng tổ chức : - Xây dựng kế hoạch lao động Phòng quản lý sản xuất : - Xây dựng kế hoạch sản xuất sản phẩm Phòng kinh doanh : + Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh chung toàn Công ty + Xây dựng kế hoạch Maketing + Xây dựng kế hoạch tiền lương + Xây dựng kế hoạch xây dựng cơ bản và sữa chữa lớn + Xây dựng kế hoạch Vật tư 2.1.4 Phương pháp lập KHSX của Công ty 2.1.4.1 Các bảng lập kế hoạch sản xuất Kế hoạch được phản ánh thông qua hệ thống các biểu mẫu, bao gồm các chỉ tiêu và các chỉ tiêu đều được thể hiện bằng các con số cụ thể. Trong cơ chế cũ, các chỉ tiêu kế hoạch thường được các cơ quan cấp trên giao xuống theo nhiệm vụ của từng ngành, do đó thường không sát với thực tế từng cơ sở, trong qua trình thực hiện phải điều chỉnh xuống mới có thể thực hiện được, làm cho vai trò của kế hoạch bị hạ thấp trong công tác quản lý doanh nghiệp. Khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường thì mới tạo cho môi trường kế hoạch hoạt động, nghĩa là kế hoạch phải xuất phát từ yếu tố thị trường, từ khả năng thực tế của doanh nghiệp và trong điều kiện pháp luật cho phép. Xuất phát từ cơ sở này, kế hoạch mới thực sự trở thành một công cụ quản lý quan trọng nhằm xác định mục tiêu phương hướng của các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó mới xác định hướng phát triển và đầu tư mở rộng hoặc thu hẹp qui mô sản xuất của doanh nghiệp cho thích ứng với môi trường kinh doanh. Về lĩnh vực sản xuất nhờ có kế hoạch doanh nghiệp mới tạo cho mình thế chủ động trên mọi lĩnh vực như: - Chủ động khai thác triệt để mọi nguồn khả năng tiềm tàng về vốn, vật tư, thiết bị và lao động hiện có - Chủ động trong việc mua sắm vật tư, thiết bị trong việc đổi mới kỹ thuật và công nghệ - Chủ động trong việc tạo và tìm các nguồn vốn, chủ động trong việc liên doanh liên kết và hợp tác sản xuất với đơn vị bạn - Chủ động trong việc tìm thị trường mua nguyên liệu và tiêu thụ sản phẩm … Ví dụ như các bảng biểu mẫu của Công ty : Kế hoạch tổng quát : Đơn vị tính : triệu đồng Stt Chỉ tiêu Thực hiện năm trước Kế hoạch năm nay 1 Giá trị TSL 2 Tổng D.thu trong đó: D. thu SXCN Kinh doanh thương mại 3 Thu nhập bình quân ( triệu đồng/người/tháng 4 Các khoản trích nộp ngân sách 5 Giá trị hợp đồng ký (trong đó gối đầu cho năm sau) Kế hoạch sản xuất sản phẩm : Stt Chỉ tiêu Thực hiên năm trước Kế hoạch năm nay Giá bán (1000đ) Số lượng ( cái ) Ghi chú Giá bán (1000đ) Số lượng ( cái ) Ghi chú Máy tiện T6P16L 27300 90 Máy tiện T18L 20400 21900 Máy tiện T6M12L 18000 18000 Máy tiện T630L 61800 61800 Máy khoan cần K252 13700 14500 Máy bào B365 24200 25200 Máy tiện T630LD 73600 73600 Máy tiện T14L 18000 19100 Máy khoan bàn K612 2600 3200 Máy tiện T6A20 80000 80000 Máy tiện T6A25 85000 85000 Máy tiện T16x 1000 35000 35000 Máy tiện T16x3000 47300 47000 Máy tiệnT30 80000 Máy tiện T18A 36000 Máy đại tu 17500 17500 Máy chuyên dụng 65000 65000 Máy phay P72 40000 40000 Những năm gần đây Công ty không ngừng đa dạng hoá sản phẩm nên ngoài sản xuất những mặt hàng truyền thống Công ty còn nhận thêm các đơn hàng khác như lắp đặt tại các công trình thuỷ điện, sản phẩm cho ngành điện, thiết bị xi măng, thiết bị cho ngành mía đường, máy công cụ… cho nên việc lập kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất lớn vào việc ký các hợp đồng kinh tế 2.1.4.2 Phương pháp lập kế hoạch sản xuất Tuỳ từng loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng phương pháp lập kế hoạch sản xuất phù hợp cho doanh nghiệp mình để tạo ra lợi thế khác biệt so với đối thủ cạnh tranh Phương pháp mà Công ty xây dựng kế hoạch sản xuất gồm 3 bước sau : Bước1 : Xác định mục đích kinh doanh dự kiến, từ đó đưa ra nhu cầu cần phải có của các yếu tố sản xuất kinh doanh. Mục tiêu kinh doanh của Công ty sử dụng phương pháp tổng mức và phương pháp dự báo là chính, dựa trên các mô hình, công thức tính toán và kinh nghiệm của người làm kế hoạch, Công ty xác đinh các chỉ tiêu chính như : Tổng mức doanh thu, tổng sản lượng, tổng chi phí, tổng lợi nhuận. Từ đó lựa chọn phương án sản xuất có tổng lợi nhuận cao nhất và khả thi nhất. Việc tối đa hoá lợi nhuận là tiêu chí quan trọng nhất để lựa chọn phương án LN = i( Gi – Zi ) – T Trong đó : LN : Tổng lợi nhuận của doanh nghiệp Qi : Sản lượng hàng hoá loại i dự kiến tiêu thụ Gi : Gía bán hàng hoá loại i dự kiến Zi : Giá thành hàng hoá dự i kiến T : Thuế thu nhập doanh nghiệp, thu trên vốn i = 1,n : Số loại hàng hoá tiêu thụ Việc tính toán các chỉ tiêu này tuân theo các chuân mực chung của hệ thống chỉ tiêu kinh tế mà Nhà Nước quy định Xem xét thống kê các chỉ tiêu thực hiện của Công ty trong những năm trước. Tính tốc độ phát triển bình quân cho từng chỉ tiêu doanh thu của từng loại mặt hàng. Phòng kế hoạch dự kiến được tốc độ tăng doanh thu của Công ty trong 3 năm tới từ 2006- 2009 như bảng sau Tốc độ tăng doanh thu bình quân năm của Công ty trong giai đoạn tới Đơn vị : % Chỉ tiêu 2006 2007 2008 2009 Giá trị TSL Doanh thu : DTSXCN DT thương mại 4 20 27 14 6 20 27 14 8 25 30 17 10 25 30 17 Lấy doanh thu hiện tại nhân với tốc độ tăng trưởng dự kiến sẽ cho doanh thu dự kiến trong kỳ tương ứng + Phương pháp dự báo theo mô hình hoạch định xu hướng Đưa ra các chỉ tiêu kế hoạch dự kiến trên cơ sở tình hình thực hiên kế hoạch trong quá khứ. Phương pháp này tìm cách vẽ một đường thẳng sao cho phù hợp với các số liệu đã qua rồi dựa vào đó dự báo giá trị của năm tiếp theo Phương trình có dạng : Y = a + b.t b = ; a = - b. = : Trong đó : Y : Các chỉ tiêu kế hoạch ( doanh thu, lợi nhuận, số lượng sản phẩm…) t : năm thứ t n : Số giai doạn quan sát được ví dụ như thống kế doanh thu của Công ty cơ khí Hà Nội trong những năm sau Đơn vị tính : tỷ đồng Năm Doanh thu 2002 2003 2004 2005 74,625 105,926 150,659 250 Năm ti Doanh thu Yi ti2 ti.yi 2002 1 74,625 1 74,625 2003 2 105,926 4 211,852 2004 3 150,659 9 451,977 2005 4 250 16 1000 Tổng 10 581.21 30 1738,454 ;=;b=; a = 145,3025 – 57,0858.2,5 = 2,558 Vậy phương trình xu hướng : y = 2,558 +57,0858.t Vậy sử dụng kết quả này ta có thể dự báo doanh thu tiếp theo của năm 2006 là 2,558 +57,0858.5 =287,987 tỷ đồng + Xác định nhu cầu các yếu tố đầu vào: Lượng nguyên vật liệu cần dùng được tính toán cụ thể cho từng loại sản phẩm, từng nhiệm vụ sản xuất…Sau đó tổng hợp lại cho toàn bộ kế hoạch sản xuất kinh doanh cho cả năm Lượng nguyên vật liệu chính cần dùng để sản xuất sản phẩm i : Vcd = [(Si x Dvi) + ( Pi x Dvi) - Pdi] Trong đó : Vcd : Lượng vật liệu cần dùng Si : Số lượng nguyên vật liệu loại i kỳ kế hoạch Dvi : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm loại i Pi : Lượng phế phẩm cho phép của loại sản phẩm i kỳ kế hoạch Pdi : Lượng phế liệu dùng lại của sản phẩm loại i Dựa vào công thức tính toán trên thì mà đội ngũ kế hoạch xây dựng nguyên vật liêu kế hoạch sản xuất sản phẩm của Công ty + Xác định nhu cầu lao động dựa vào định mức thời gian lao động và kế hoạch sản xuất và tiêu thụ bằng phương pháp dự báo. + Với lao động trực tiếp sản xuất, Công ty cần xác định lượng lao động cần dùng bằng công thức : Ni = Trong đó : Ni : Lao động nghề i cần dùng Qi : Sản lượng sản phẩm loại i ti : Định mức thời gian lao động nghề i cho 1 sản phẩm loại i Tn : Thời gian làm việc theo chế độ một năm của 1 công nhân Sau khi tính từng loại sản phẩm lao động thì tổng hợp lại lượng lao động cần dùng cho nhiệm vụ sản xuất cả năm Bước2 : Đánh giá khả năng, tiềm năng trong ngắn hạn về các nguồn lực của Công ty Các nguồn lực của Công ty trong giai đoạn này đã đáp ứng được yêu cầu của sản xuất cũng như mục tiêu kinh doanh mở rộng thị trường và phát triển sản phẩm Trong tương lai Công ty có thể chuyển sản xuất sản phẩm thô sang sản phẩm hoàn chỉnh để xuất khẩu hàng hóa sang các thị trường tiềm năng Bước 3 : Cân đối giữa nhu cầu và khả năng về các yếu tố sản xuất. Khi có tiềm năng sản xuất thì Công ty phải xác định lại nhu cầu của sản phẩm trên thị trường để đảm bảo một điều rằng sản phẩm của Công ty không dư thừa Đồng thời cũng cần phân tích nhu cầu mới về sản phẩm trong Nghành cơ khí để tạo cơ hội kinh doanh cho Công ty Có thể nói : Phương pháp này đã xuyên xuốt quá trình xây dựng kế hoạch ở Công ty cơ khí Hà Nội trong thời gian qua. Việc áp dụng phương pháp này ở Công ty ngoài bằng kinh nghiệm nhiều năm qua của các cán bộ làm công tác kế hoạch còn được trợ giúp bằng máy tính bằng những phần mềm chuyên dụng 2.1.5 Tổ chức lập kế hoạch sản xuất ở Công ty Sau khi xây dựng các căn cứ, trình tự của kế hoạch sản xuất, phòng quản lý sản xuất sẽ bước vào công việc lấp kế hoạch. Phòng tiến hành tổng hợp các thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch sản xuất sau đó trình lên tổng Công ty. Nếu kế hoạch được phê duyệt sẽ được gửi đi và phân công, pháp lệnh sản xuất cho các đơn vị liên quan để thực hiện, nếu tổng giám đốc yêu cầu cần phải điều chỉnh kế hoạch thì phòng kinh doanh phải sữa đổi, bổ sung kế hoạch cho hoàn chỉnh. Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban trong Công ty cần phải xây dựng một bản kế hoạch sản xuất thống nhất, bao gồm các công việc xác định số lượng và khối lượng công việc, tổng thời gian phải hoàn thành tất cả các công việc, thời gian và kết thúc của từng công việc cũng như thứ tự thực hiện công việc của các phòng ban. Bảng trách nhiệm và nôi dung của các phòng trong Công ty Trách nhiệm Nội dung Phòng bán hàng Phòng kinh doanh Phòng quản lý sản xuất Phòng cung ứng vật tư Phòng quản lý sản xuất Đơn vị sản xuất, phòng QLSX Chủ tịch kiêm TGĐ Thu thập thông tin về đối thủ canh tranh, khách hàng, khả năng cạnh tranh của SP Tổng kết tình hình tiêu thụ kỳ trước Xây dựng KH tiêu thụ kỳ này Xây dựng các căn cứ, nguồn lực, khả năng SX sản phẩm Khả năng cung ứng NVL Lựa chọn nhà cung ứng Phân công KHSX cho các đơn vị SX Báo cáo khả năng SX cho phòng SX Lấy ý kiến của các phòng ban Duyệt KHSX chính thức 2.1.6 Phân chia kế hoạch năm ra các quý và cho các phân xưởng Sau khi kế hoạch năm đã được xây dựng xong, phòng kế hoạch tiến hành phân chia kế hoạch năm ra các quý và cho các xưởng, đội. Việc phân chia kế hoạch hàng năm ra các quý không phải chia đều các chỉ tiêu, các biện pháp hành động làm bốn phần bằng nhau, việc phân chia này dựa vào các căn cứ cụ thể : Tình hình thực hiện kế hoạch các quý của những năm trước Sự biến động của các nhân tố theo mùa vụ tác động đến Công ty Tốc độ tăng trưởng của ngành Ngày lễ- tết nghỉ trong mỗi quý Còn việc phân chia kế hoạch cho các bộ phận sản xuất phụ thuộc vào các yếu tố sau : Đăng ký kế hoạch của các xưởng Năng lực sản xuất kinh doanh của từng đơn vị Năng lực của máy móc thiết bị Sự biến động của thị trường tiêu thụ các loại sản phẩm mà mỗi đơn vị phụ trách . 2.1.7 Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch năm Phòng quản lý sản xuất có trách nhiệm theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch từ các xưởng để tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Công ty . Việc làm này được tiến hành theo từng tháng qua báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tháng mà các đơn vị bộ phận gửi lên. Như vậy, Công ty thực hiện quản lý, theo dõi bằng kết quả thực hiện. Phương pháp này có ưu điểm của nó song vẫn mang tính cục bộ, mới chỉ nhìn vào kết quả mà chưa đánh giá được quá trình. Điều chỉnh kế hoạch : Căn cứ kết quả thực hiện 9 tháng đầu năm và sự biến động của môi trường kinh doanh mà phòng kế hoạch có sự điều chỉnh nhằm đạt kết quả cao nhất trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất cả năm từ đó mà các quyền lợi của doanh nghiệp và người lao đông được đảm bảo. Sơ đồ điều chỉnh kế hoạch của Công ty cơ khí Hà Nội Lập kế hoạch Thực hiện kế hoạch Tiến hành các hoạt động điều chỉnh So sánh kết quả với dự kiến ban đầu 2.2 Thực tế lập KHSX năm của Công ty cơ khí Hà Nội : Lập kế hoạch SX năm 2006 - Tổng doanh thu phấn đấu đạt 300 tỷ đồng tăng 20% so với năm 2005, trong đó giá trị sản xuất công nghiệp đạt khoảng 170 tỷ đồng, tăng gần 44,5% so với năm 2005. Để đạt được các chỉ tiêu đó, công ty chú trọng: Khai thác các đơn hàng lớn, đặc biệt là các đơn hàng xuất khẩu để phát huy hêt tiềm năng của Công ty, từng bước đưa công ty tham gia vào thị trường quốc tế. Tiếp tục tăng cường hợp tác quốc tế nhằm chuyển giao thiết kế và công nghệ chế tạo thiết bị thuỷ điện để cung cấp và lắp đặt thuỷ điện cho các nhà máy điện. Trong đó tập trung nghiên cứu và chế tạo các loại turbin và điều tốc cho thuỷ điện vừa và nhỏ. Hợp tác sản xuất máy công cụ chất lượng cao, bao gồm cả các loại máy công cụ được CNC để cung cấp cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu. Hợp tác trong và ngoài nước để chế tạo máy nghiền đứng cho các nhà máy xi măng. Dự kiến trong năm 2006 sẽ ký hợp đồng cung cấp khoảng 06 máy nghiền đứng cho các nhà máy xi măng. Tiếp tục khai thác có hiệu quả dây chuyền đúc chất lượng cao, sản lượng 12.000 tấn/năm phục vụ nhu cầu sản xuất trong nước và xuất khẩu. Đặc biệt chú trọng đến xuất khẩu. Khai thác và phát triển thị trường tiêu thụ các thiết bị phụ tùng phục vụ cho các ngành kinh tế quốc dân như thiết bị phụ tùng ngành mía đường, thiết bị phụ tùng ngành đường sắt, đóng tàu thủy… Các chỉ tiêu cơ bản a) Doanh thu bán hàng : 300 tỷ đồng Tăng 20% so với năm 2005 Trong đó : - Doanh thu SXCN : 150 tỷ đồng Tăng 27,5% so năm 2005 - Doanh thu thương mại : 150 tỷ đồng Tăng 13,34% so năm 2005 b) Thu nhập bình quân đầu người 1.700.000 Tăng 8,9% so năm 2005 đồng/người/tháng c) Các khoản phải nộp ngân sách : Theo quy định của Nhà Nước d) Sản xuất kinh doanh có lãi Những giải pháp cơ bản đạt được các chỉ tiêu trên - Kiện toàn bộ máy tổ chức - điều hành. Các đơn vị đổi mới công tác; thực hiện nhiệm vụ một cách khoa học, hiệu qủa. Nâng cao trách nhiệm, ý thức của từng các nhân, đặc biệt với cán bộ quản lý - Xây dựng phương pháp kinh doanh điều hành hiệu quả bao gồm : phương pháp tính toàn giá thành, đàm phán ký kết hợp đồng, xây dựng triển khai và kiểm soát kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua và cấp phát vật tư. - Tiếp tục thực hiện phương thức điều hành hợp đồng theo nhóm dự án. Đánh giá được hiệu quả kinh tế, hiệu quả công tác điều hành,công tác kỹ thuật, công tác dự trù và cấp phát vật tư ngay sau khi kết thúc hợp đồng ; kịp thời rút kinh nghiệm để triển khai các công việc tiếp theo. - Nâng cao chất lượng công tác kỹ thuật, thực hiện nghiêm túc công tác tiết kiệm trong sản xuất : giảm mạnh tỷ lệ hàng sai hỏng, sữa chữa nhiều lần . - Xây dựng cơ chế khoán và cơ chế tiền lương hợp lý, khuyến khích người lao động nâng cao ý thức trách nhiệm, hiệ quả công việc. - Kiên quyết thực hiện các mục tiêu sản phẩm, thị trường đã đề ra trên cơ sở nâng cao hiệu quả sản xuất, nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm . - Xây dựng kế hoạch và chương trình khai thác hiệu quả cơ sở hạ tầng của công ty. Để đạt được kế hoạch năm 2006 và thực hiện mục tiêu phát triển của Công ty, toàn thể CBCNV cần phải quyết tâm khắc phục những mặt yếu, đồng thời tích cực phát huy những mặt tốt.  KHSX năm 2006 Stt Sản phẩm Hợp đồng Số lượng Giá bán (đ) Ghi chú Máy móc KD : Máy phay CNC M.tiện CNC M.tiện T619 12 20 140 520750788 520750788 22579182 Thiết bị giấy Lai Châu trong đó : Băng tải B650x7,8x22x7,5x22,7 141/06 5 179296000 Sản phẩm gửi bán M.bào B665 T14L K525 M.bện xoán đôi 50 40 30 20 27474492 36005390 15809674 927752276 Thiết bị ngành đường - Đường Lam sơn ( bạc đồng BLE02-2005) 265/06 2 30686000 Trả đường lam sơn - Đường Bình dưong ( vỏ lò ép mía ) 24/06 1 38986254 - Đường Nghệ An (thùng lắng lọc) ĐH205524 1 24925036 -Lắp đặt thiết bị giấy Lai Châu - Thiết bị cán thép Phú Mỹ 72/06 141/06 1 1 646417782 326997594 Máy công cụ: Máy tiện T18 CNC T14L T630AD(T630x3000) Bạc côn theo máy Máy tiện Hoàng Liên Sơn Máy gập tôn Máy gấp mép Máy xuất khẩu H4-H7 Phụ tùng theo máy K525 Bạc côn móc Lõi con Bạc con N6 Tấm quay Nêm tháo côn (13729) 5 30 8 12 2 10 2 2 35 20 45 20 10 5 114330530 22783761 114264863 191820 129225818 24535417 14566850 14506147 48400 94121 29008 140901 200000 69717 Chỉ tiêu doanh thu quý của Công ty năm 2006 Dựa trên năng lực của máy móc thiết bị của Công t y mà dưa ra năng lực sản xuất cho các đơn vị sản xuất từ đó tính được doanh thu của quý Đơn vị tính : tỷ đồng Quý I II III IV Doanh thu : DT SXCN DT thương mại 60 48 12 80 50 30 90 40 50 50 28 22 2.3 Những hạn chế chủ yếu trong việc lập KHSX Ví dụ tình hình thực hiện KHSX qua 2 năm 2004, 2005 như sau : Stt Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Giá bán (1000đ) KH TH Giá bán (1000đ) KH TH Máy tiện T6P16L 27300 180 110 90 110 91 Máy tiện T18L 20400 8 37 21900 49 25 Máy tiện T6M12L 18000 8 11 18000 2 2 Máy tiện T630L 61800 29 18 61800 14 9 Máy khoan cần K252 13700 28 54 14500 48 54 Máy bào B365 24200 14 5 25200 11 13 Máy tiện T630LD 73600 14 11 73600 11 13 Máy tiện T14L 18000 19 6 19100 15 2 Máy khoan bàn K612 2600 6 3 3200 2 4 Máy tiện T6A20 80000 2 1 80000 2 1 Máy tiện T6A25 85000 5 7 85000 4 4 Máy tiện T16x 1000 35000 35 4 35000 5 5 Máy tiện T16x3000 47300 1 1 47000 5 4 Máy tiệnT30 80000 1 1 80000 2 2 Máy tiện T18A 36000 4 Máy đại tu 17500 20 8 17500 15 6 Máy chuyên dụng 65000 1 Máy phay P72 40000 42000 2 2 Công tác lập kế hoạch sản xuất nhiều khi còn chưa chính xác Thứ nhất : Hoạt động nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường còn chưa được quan tâm đúng mức. Công ty có xác định một trong những căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất là kết quả của việc nghiên cứu thị trường. Nhưng đó mới chỉ là lý thuyết trên thực tế, công tác điều tra nghiên cứu thị trường còn thiếu hệ thống và không bài bản, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm mà tiên đoán, ước tính. Công ty thường dựa vào kết quả thực hiện kế hoạch, tình hình tiêu thụ của những năm trước để đưa ra dự đoán cho kỳ kế hoạch tới như chỉ tiêu về hiện vật của kế hoạch năm và quý mà không đưa ra nguyên nhân và biện pháp tích cực để tăng các chỉ tiêu kế hoạch Thứ hai : Hệ thống chiến lược của Công ty chưa đầy đủ. Như trên đã trình bầy, danh mục sản phẩm của Công ty tương đối nhiều loại, nhóm. Nhưng Công ty chưa có chiến lựoc phát triển đối với nhóm sản phẩm trọng điểm . Công ty chưa có hệ thống chiến lược hoàn chỉnh làm căn cứ cho xây dựng kế hoạch sản xuất hàng năm. Chiến lược mới chỉ là những định hướng rất chung. Thứ ba : Để tính các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất chung, Công ty sử dụng phương pháp dự báo theo mô hình hoạch định xu hướng và phương pháp bình quân giản đơn. Với phương pháp này, cac chỉ tiêu đưa ra chưa chính xác vì mới chỉ tính đến mặt lượng và mới chỉ xem xét sự ảnh hưởng theo thời gian mà bỏ qua ảnh hưởng của nhiều biến ngẫu nhiên khác nhau. Công ty chú trọng chỉ tiêu giá trị trong khi dự báo chú trọng chỉ tiêu hiện vật cho kết quả chính xác hơn. Thứ tư : Một thiếu sót trong bản kế hoạch năm của Công ty là không nêu rõ các chỉ tiêu của kế hoạch hỗ trợ mà mới chỉ dừng ở các biện pháp định tính, không phân những cơ hội, rủi ro của môi trường, những thế mạnh hay hạn chế của Công ty trong kỳ kế hoạch. Thứ năm : Sự trình duyệt kế hoạch lên tổng Công ty chỉ là hình thức, nó không mang nghĩa trình duyệt mà chỉ là thủ tục đăng ký mang tính hành chính. Kế hoạch mà tổng Công ty giao đầu năm là kế hoạch Công ty tự xây dựng gửi lên, đến cuối quý III, nếu có điều chỉnh kế hoạch thì Công ty lại gửi bản đề nghị lên tổng Công ty xem xét có đây là qui định của Nhà nước và của ngành nhưng đôi khi bước làm này gây mất thời gian mà không đem lại hiệu quả gì. Thứ sáu : Việc phổ biến, triển khai, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch còn nhiều hạn chế. Để xây dựng một bản kế hoạch tốt đã khó nhưng đưa kế hoạch thực hiện và đặt kết quả tốt còn khó hơn. Việc theo dõi tiến trình thực hiện kế hoạch để đưa vào điều chỉnh cho kịp thời cũng có thể coi là một biện pháp công việc của xây dựng kế hoạch, vấn đề này tại Công ty cơ khí còn yếu. Công ty chưa có những mô hình hay phần mềm vi tính quản lý kế hoạch, đó là điều khó khăn nhất là trong thời điểm hiện nay khi mà công nghệ vi tính phát triển nhanh chóng. Trong quy trình lập Quy trình lập kế hoạch sản suất trong dài hạn và trung hạn thì tốt nhưng khi lập kế hoạch sản xuất hàng năm còn nhiều lúng túng nhất là trong khâu cung cấp các thông tin về số lượng sản xuất và tính toán những rủi ro khi có những biến động sản phẩm trên thị trường. Trong tổ chức lâp kế hoạch sản xuất: Còn nhiều những thiếu xót như xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phân xưởng chưa hợp lý Công tác kế hoạch vật tư kém sẽ ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất Chưa chủ động được thị trường, kế hoạch mua vật tư chưa tốt dẫn đến việc phải sử dụng lượng vốn lớn để dự trữ vật tư trong thời gian tương đối dài trong khi nhiều vật tư cần gấp cho sản xuất lại không cung cấp đồng bộ và kịp thời. Về trình độ cán bộ lập kế hoạch sản xuất Còn hạn chế về trình độ như vi tính, trình độ ngoại ngữ yếu trong việc giao tiếp với khách hàng, gây khó khăn trong tiếp cận, làm việc và học hỏi từ các chuyên gia nước ngoài. PHẦN III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIỀN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT Ở CÔNG TY 3.1 Định hướng hoàn thiện công tác lập KHSX Một bản kế hoạch có tính khả thi sẽ có tầm quan trọng rất lớn đối với một doanh nghiệp hiện nay nhất là trong nền kinh tế thị trường khi có nhiều biến động về nguyền vật liệu, khoa học công nghệ, sản phẩm thay thế, đối thủ cạnh tranh… thì cần phải hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất và Công ty phải định hướng lập kế hoạch như sau: Công tác lập kế hoạch phải là sự kết hợp giữa việc xây dựng kế hoạch với tổ chức thực hiện cũng như đôn đốc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch ở dưới các đơn vị thành viên. Đây là việc nên làm vì nó vừa giúp Công ty đi sâu và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch dưới phân xưởng, phát hiện kịp thời những tồn tại trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất để có những biện pháp sử lý nhanh chóng đồng thời cũng nâng cao trách nhiệm của các đơn vị thành viên trong việc thực hiện kế hoạch sản xuất Gắn công tác lập kế hoạch sản xuất với công tác đánh giá chất lượng của kế hoạch. Việc đánh giá này phải tiến hành định kỳ dựa vào vào việc thực hiện kế hoạch sản xuất hang qúy để phát hiện ra những nguyên nhân dẫn tới việc hoàn thành hay không hoàn thành kế hoạch, xem các nguyên nhân đó có thể dự đoán đúng từ khi lập kế hoạch hay không. Như vậy không những nâng cao được chất lượng của công tác lập kế hoạch sản xuấtmà còn nâng cao trách nhiệm của những cán bộ làm công tác lập kế hoạch sản xuất Công tác lập kế hoạch sản xuất phải hướng kết hợp cả cách lập truyền thống với việc sử dụng những phương pháp lập mới như sử dụng máy vi tính trong việc lượng hoá những căn cứ xây dựng kế hoạch thông qua ma trận, sử dụng các mô hình toán học để làm cho việc lập kế hoạch sản xuất trở nên đơn giản và chính xác hơn… Gắn công tác lập kế hoạch sản xuất với các mục tiêu chiến lược trong Công ty. Có thể trong một năm ngoài việc lập kế hoạch sản xuất chung cho cả năm, Công ty cũng phải lập kế hoạch ở những thời điểm khác nhau của năm tuỳ vào mục tiêu lúc đó của Công ty là gì, chẳng hạn trong 2 quý đầu năm mục tiêu chiến lược là tiếp tục sản xuất theo đơn hàng đã kỹ hợp đồng và một số loại mặt hàng truyền thống mà Công ty vẫn tiêu thụ trên thị trường còn 2 quý sau Công ty dồn sức vào sản xuất những thiết bị cho những công trình lớn cho các ngành mía đường, điện,… 3.2 Một số giải pháp để hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất 3.2.1 Công tác tổ chức quản lý sản xuất Đây là một trong những công việc quan trọng nhất bởi vì nó ảnh hưởng tới những hoạt động khác như kế hoạch tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch tài chính. Để có sự quản lý tốt trong việc sản xuất sản phẩm thì thông tin liên quan đến sản phẩm của doanh nghiệp giữa các phòng ban là phải chính xác, đầy đủ, kịp thời Quản lý sản xuất của Công ty được thực hiện theo qui trình sau : Trách nhiệm Nội dung Thời hạn Phòng bán hàng Trường Phòng, Phòng QLSX Trưởng nhóm QLSX Phòng bán hàng Trưởng nhóm quản lý sản xuất, trưởng các đơn vị, cá nhân hoàn thiện, trình tổng giám đốc phê duyệt Phòng bán hàng Phòng QLSX Đợn vị chủ trì SX, trưởng nhóm QLSX Các xưởng chủ trì SX sản phẩm Tíêp nhận bản vẽ chính thức của khách hàng thông qua Phòng bán hàng. Tổ chức đối chiếu , kiểm tra sự khác nhau giữa băn vẽ chào giá và băn vẽ chính thức, thông báo cho phòng bán hàng nếu ảnh hưởng nhiều đến giá thành. Chỉnh lý và bổ sung vào các bản tính giai đoạn chuẩn bị kỹ thuật và tính giá thành xuất xưởng Các xưởng được giao chủ trì tổ chức sản xuất, kiểm tra chất lượng , đảm bảo tiến độ và nhập kho giao hàng Tổ chức theo dõi giám sát tiến độ cấp vật tư, tiến độ sản xuất, giải quyết các thay đổi liên quan đến kỹ thuật, công nghệ, vật tư trong quá trình sản xuât Phát lệnh sản xuất kèm theo toàn bộ hồ sơ cho đơn vị chủ trì sản xuất Tìm nơi đặt các hạng mục trọn gói theo dự kiến , giá cả và soạn thảo hợp đồng Lập tiến độ cấp vật tư ,sản xuất, lập bản kê chi tiết, phân công sản xuất - dự kiến khối lượng công ty thực hiện, khối lượng đặt ngoài Bổ xung thêm người cho nhóm chuẩn bị tính giá xuất xưởng ban đầu Thông báo cho khách hàng và tiếp tục đàm phán bổ xung Lệnh thực hiện hợp đồng kèm theo các bản tính của các nhóm và toàn bộ nội dung của hợp đồng 01 ngày sau khi ký kết hợp đồng Ngay trong ngày Sau 03 ngày nhận bản vẽ chính thức Ngay trong ngày nhận được thông báo Tối đa 7 ngày sau khi kiểm tra xong bản vẽ Sau 1 tuần khi nhận bản kế hoạch đặt ngoài Ngay trong ngày nhận được hồ sơ, lậpPKVsau 5 ngày có lệnh SX Đúng hạn giao hàng trong bản tiến độ Tổ chức theo dõi giám sát tiến độ cấp vật tư, tiến độ sản xuất, giải quyết các thay đổi liên quan đến kỹ thuật Ưu điểm : Trưởng phòng dễ dàng nắm bắt được các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất như về tiến độ, chất lượng, giá thành, kế hoạch cụ thể …từ đó cùng với ban lãnh đạo Công ty đưa ra quyết định trong quá trình sản xuất Mối quan hệ tương hỗ giữa các phòng trong sơ đồ rất rõ dàng và có sự kết hợp hoàn hảo trong công tác quản lý sản xuất cũng như sự phân công, trách nhiệm và thời gian cho từng phòng. Nhược điểm : Trong sơ đồ quản lý sản xuất thì phòng bán hàng là phòng tiếp nhận thông tin có liên quan đến sản xuất nhiều nhất nên đôi khi đội ngũ bán háng không năng động trong việc tìm kiếm khách hàng thì sẽ ảnh hưởng tới việc sản xuất sản phẩm Hoạt động của các phòng trong sơ đồ trên đôi khi còn chồng chéo do nhân viên kiêm nghiệm nhiều loại công việc giống nhau chẳng hạn như nhân viên phòng bán hàng kiêm luôn là người đôn đốc kiểm tra sản xuất trong khi đó người quản lý sản xuất thi phải tham gia vào công tác nghiên cứu thị trường tuy nhiên họ lại chưa có trình độ sâu về thị trường Vì những nhược điểm trên nên Công ty phải tổ chức quản lý sản xuất như sau : Thông tin phải cập nhật giữa phòng bán hàng và phòng quản lý sản xuất để có kế hoạch sản xuất hợp lý Tuyển thêm một người phụ trách riêng về hoạt động giữa phòng bán hàng và phòng quản lý sản xuất để sử lý các vấn đề công việc khỏi trùng lập Việc làm này vừa có ý nghĩa nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch sản xuất của Công ty vừa mang lại một tác phong lập kế hoạch một cách chuyên nghiệp hơn. 3.2.2 Nâng cao khả năng ký các hợp đồng cho Công ty Trong cách lập kế hoạch sản xuất hiện nay của Công ty thì việc xác định giá trị hợp đồng dự kiến ký kế hoạch năm dựa trên hai số liệu sau : Thứ nhất: Giá trị hợp đồng gồi đầu của năm sau, tiếp tục tìm kiếm đối tác và những dự án mà Công ty chắc chắn nhận để thực hiện. Đây là con số hoàn toàn chính xác để Công ty có thể dựa vào để xác định giá trị hợp đồng dự kiến ký. Thứ hai : Giá trị các dự án mà Công ty dự định tham gia dự thầu trong năm kế hoạch. Khi tham gia dự thầu Công ty có thể nhận được những dự án nào đó hoặc có thể không, điều này phụ thuộc vào nhiều nguyên nhân trong đó có những nguyên nhân nằm ngoài sự kiểm soát của Công ty. Chính vì vậy nếu chỉ đưa ra một con số cụ thể về giá trị hợp đồng có thể ký được từ những dự án này thì e rằng con số này chỉ là cảm tính Trong trường hợp này thì Công ty phải tính toán tới xác suất trúng thầu 3.2.3 Xây dựng lựa chọn phương án kế hoạch sản xuất 50 Hiện nay công tác lập kế hoạch sản xuất ở Công ty mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng một bản kế hoạch sản xuất cho cả năm, vì vậy tính linh hoạt của bản kế hoạch này chưa cao. Nên chăng đi đôi với việc xây dựng bản kế hoạch sản xuất cho cả năm đó Công ty cũng cần xây dựng bản kế hoạch cho những khoảng thời gian ngắn hơn như kế hoạch sản xuất hàng quý, tháng giao cho các đơn vị thành viên. Trong loại kế hoạch sản xuất quý lại có nhiều phương án kế hoạch sản xuất khác nhau dựa vào dựa trên những phán đoán, nhưng tình huống có thể xẩy ra trong quá trình thực hiện kế hoách tại các đơn vị thành viên. Sau mỗi quý các đơn vị thành viên phải báo cáo lên Công ty thực hiện kế hoạch sản xuất của đơn vị mình, chỉ ra đâu là nguyên nhân thực hiện kế hoạch tốt, đâu là nguyên nhân không thực hiện được. Những người làm công tác kế hoạch sẽ làm nhiệm vụ tổng hợp lại các báo đó xem xét tình hình lúc này nên thực hiện theo các phương án nào đã lập ra từ trước. Có thế khả năng linh hoạt của kế hoạch sản xuất mới cao, Công ty sẽ không bị động trước những tình huống xấu có thể xẩy ra vì tất cả đã được dự đoán và có phương án kế hoạch khác từ trước. 3.2.4 Tăng khả năng ký kết các hợp đồng các công trình lớn để làm các căn cứ chính xác cho việc lập kế hoạch sản xuất 51 Trong năm tới việc cung cấp các thiết bị cho nhà máy điện, xi măng, đường, sản phẩm công cụ CNC và nhất là các công trình lắp đặt thiết bị lớn sẽ thu về cho Công ty một khoản lợi nhuận lớn thì việc đảm bảo các yếu tố về nguồn lực cũng như chuẩn bị vị thế của Công ty thì Công ty cần có biện pháp để tăng hiệu quả ký các hợp đồng loại này như sau : Nâng cao năng lực tài chính của Công ty : - Có chiến lược kinh doanh hợp lý để tích luỹ vốn - Đẩy nhanh việc thu hồi vốn do bên A chưa thanh toán khi công trình đã được nghiệm thu - Khuyến khích cán bộ công nhân viên góp vốn vào công ty - Sử dụng vốn hiệu quả: Xác định chính xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu kết hợp tăng cường công tác giám sát kiểm tra việc sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất để giảm giá thành sản phẩm và chi phí quản lý Công ty. Nâng cao năng lực máy móc thiết bị - Khi chưa có khả năng đầu tư mua sắm máy móc thiết bị, Công ty có thế tận dụng năng lực máy móc còn sử dung được hoặc đị thêu - Đầu tư năng lực máy móc thiết bị mới ( nếu huy động vốn đầu tư) để nâng cao chất lượng sản phẩm Nâng cao chất lượng lao động : - Đào tạo bồi dưỡng trình độ tay nghề cho cán bộ công nhân viên - Tuyển mới những người có trình độ tay nghề cao - Xây dựng các chính sách đãi ngộ lao động hợp lý : về thăng tiến, lương bổng.. - Giáo dục ý thức tiết kiệm lòng chung thành với Công ty Phát triển thương hiệu và hình ảnh của Công ty : Ngoài việc không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm thì công ty cũng cần phát triển hình ảnh của Công ty nhất là trong thời đại kinh tế thị trường phát triển. Quảng cáo chính chiến lược phát triển lâu dài, là cầu nối giữa người tiêu dùng và doanh nghiệp, hiệu quả của quảng cáo là rất mạnh trong hoạt động tiêu thụ cho nên việc chi phí cho quảng cáo cũng là vấn đề nan giải nên phải xác định sao cho hợp lý. 3.2.5 Tăng cường mối quan hệ giữa các phòng ban và đơn vị sản xuất Một bản kế hoạch tốt cần tham gia của tất cả các phòng ban trong Công ty. Tham gia ở đây không phải là mỗi phòng ban một ý kiến mà phải trên cơ sở đề suất kế hoạch sản xuất của phòng sản suất kinh doanh. Độ ngũ làm kế hoạch xem xét cân đối giữa kế hoạch đưa ra với khả năng thực tế về tài chính, lao động máy móc thiết bị để hoàn chỉnh lại kế hoạch sản xuất và các kế hoạch hỗ trợ khác Bên cạnh việc tăng cường mối quan hệ giữa các phòng ban trong Công ty, đội ngũ cán bộ cũng cần nắm chắc hơn nữa năng lực thực tế của các đơn vị sản xuất bằng cách : Cử người có chuyên môn của Công ty xuống làm tại các xưởng để thường xuyên nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị này và báo cáo cho Công ty. Yêu cầu các xưởng sản xuất hàng tháng phải báo cáo về Công ty tình hình sản xuất Lập kế hoạch sản xuất phải đi đôi với việc giám sát đôn đốc các đơn vị sản xuất thực hiện tốt các công việc của mình 3.2.6 Tổ chức xây dựng kế hoạch một cách có hệ thống Cần có một bản kế hoạch sản xuất chúng ta phải thiết lập một trình tự lập có hệ thống theo các bước sau : Nghiên cứu và dự báo : Là điểm bắt đầu của kế hoạch, chúng ta phải nghiên cứu các cơ hội kinh doanh, thị trường, sự cạnh tranh, đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh, điểm yếu… của mình để từ đó có phương án lập cho phù hợp. Khi nghiên cứu và dự báo có thể là đúng hay không đúng nên cần có các biện pháp điều chỉnh và phương án thay thế. Mục tiêu của Công ty : Số lượng sản phẩm mà Công ty cần cung cấp ra thị trường tiều thụ, cho các bạn hàng truyền thống đó chính là mục tiêu của kế hoạch sản xuất. Nhưng mục tiêu này không được phép vượt quá khả năng nguồn lực của Công ty, điều quan trọng là Công ty tối đa hoá được lợi nhuận để từ đó mở rộng sản xuất, phát triển mục tiêu dài hạn của Công ty Giá thành và sản phẩm : Đây là yếu tố mà trong kế hoạch sản xuất cần phải tính chính xác vì nó ảnh hưởng tới lợi nhuận sau cùng của Công ty và lợi thế canh tranh trên thị trường Xây dựng các phương án : Để tìm ra phương án tôt nhất cho kế hoạch sản xuất cũng như khi có sự biến động về thị trường tiêu thụ Đánh giá phương án lập kế hoạch sản xuất Lựa chọn phương án và ra quyết định 3.2.7 Nâng cao trình độ cán bộ lập KHSX 53 Yếu tố con người là nhân tố quan trọng để hoàn thành hay không hoàn thành công việc . Trong công tác lập kế hoạch cũng vậy muốn hoàn thành công tác lập kế hoạch thật tốt thi người lập kế hoạch phải có trình độ, trách nhiệm và sự sáng tạo, để có một đội ngũ làm công tác kế hoạch tốt cần đào tạo cán bộ theo những tiêu chi sau : Ngoại ngữ và tin học : Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới thì hai mảng kiến thức này rất quan trọng bởi lẽ nó vừa là phương tiện vừa là công cụ để tìm hiểu thị trường nước ngoài cũng như mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế trong chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty Tư duy của nhà quản trị: Đây là kiến thức quan trọng khi mà yêu cầu công việc là phải làm sao với nguồn lực có hạn mà Công ty có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra trước . Công việc cũng phải yêu cầu là trong khi khoa học quản trị phát triển thì Công ty nên áp dụng công cụ quản trị nào cho phù hợp với Công ty. Kiến thức về dự báo và phân tích thống kê : Yếu tố để có bản kế hoạch tốt hay không tốt thì mảng kiến thức này yêu cầu đối với cán bộ lập kế hoạch là rất cao do ảnh hưởng tới việc sản xuất sản phẩm có bán ra được trên thị trường hay không…kiến thức mà cán bộ lập kế hoạch phải có về dự báo và phân tích đó là sử dụng thành thạo các mô hình toán học, các phương pháp dụ báo, các phần mềm vi tính về dự báo … Kiến thức về kỹ thuật – quy trình sản xuất sản phẩm : Yếu tố này ảnh hưởng tới chất lượng cũng như thời gian hoàn thành sản phẩm ra thị trường từ đó mà có thể xác định thời gian hoàn thành các hợp đồng Kiến thức về nhận biết xu thế mới của sự phát triển khoa học kỹ thuật : do khoa học công nghệ phát triển một cách nhanh chóng nên chu kỳ sống của sản phẩm thường ngắn nên cán bộ lập kế hoạch sản xuất cần cập nhật thông tin về khoa học công nghệ này tránh cho đối thủ cạnh tranh đi trước mình một bước để có được lợi thế so sánh 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Kiến nghị với Công ty Lập kế hoạch sản xuất là một nhiệm vụ ưu tiên nên làm trước và cần thiết quan trọng vì thế nó đòi hỏi có những công cụ, phương pháp làm việc hết sức chính xác cho nên yêu cầu cần xây dựng một hệ thống nối mạng Internet cho toàn Công ty là nhu cầu thiết yếu, còn nếu chưa có điều kiện thì ưu tiên cho đội ngũ lập kế hoạch sản xuất. Nhờ việc truy cập Internet, đội ngũ lập kế hoạch có thể cập những thông tin liên quan đến thị trường tiêu thụ sản phẩm, các đối thủ cạnh tranh, đối thủ mới xuất hiện, các công nghệ liên quan đến máy móc kỹ thuật… Đây là công cụ tốt cho việc lập kế hoạch sản xuất. Cần xác định một khoảng sai số trong khâu lập kế hoạch sản xuất để Công ty dự trù trước và ứng phó với những biến động bất thường của thị trường sản xuất có thể xẩy ra 3.3.2 Kiến nghị với tổng Công ty Cần khắc phục những tồn tại sau : Thứ nhất : Thời gian lập kế hoạch sản xuất và trình lên trên Tổng Công ty thường bắt đầu vào tháng 9 của năm trước kế hoạch. Rõ ràng khoảng thời gian này quá dài so với năm kế hoạch. Chính vị vậy các căn cứ xây dựng kế hoạch sản xuất không thực sự chính xác. Điều này thực sự ảnh hưởng tới chất lược kế hoạch sản xuất mà Công ty trình lên Tổng Công ty. Chính vì thề Công ty đệ trình kế hoạch sản xuất lên Tổng Công ty thì phải qui định lại thời gian lập kế hoạch và lập kế hoạch sát với năm kế hoạch hơn ví dụ như lập kế hoạch sản xuất vào tháng 10 hoặc tháng 11. Thứ hai : Qúa trình lập kế hoạch sản xuất khá phức tạp do đó nhưng hiệu quả đem lại không cao do Công ty thu thập các kế hoạch của các đơn vị sản xuất rồi xây dựng bản kế hoạch sản xuất cho toàn Công ty, sau đó trình kế hoạch lên Tổng Công ty và đợi đến ngày bảo vệ trước Tỏng Công ty, sau đó Tổng Công ty giao cho Công ty những chỉ tiêu bắt buộc phải thực hiện căn cứ vào kế hoạch đệ trình. Như vậy Công ty không muốn Tổng Công ty giao kế hoạch quá cao, do vậy bản kế hoạch được giao sẽ không đúng với năng lực thực tế của mình. Điều này sẽ ảnh hưởng tới năng lực sản xuất của các xưởng khi họ lập kế hoạch cho đơn vị mình để gửi lên Công ty. KẾT LUẬN Một doanh nghiệp đã tồn tại và phát triển được trong nền kinh tế thị trường thì điều quan trọng nhất là doanh nghiệp đó đã nhận thấy sự cần thiết cũng như vai trò đặc biệt của kế hoạch sản xuất Trong quá trình hình thành và phát triển của Công ty cơ khí Hà Nội sự phát triển của Công ty càng lớn mạnh điều đó càng thể hiện quá trình lập kế hoạch sản xuất của Công ty càng ngày càng hoàn thiện và từng bước gặt hái được những thành công lớn góp phần vào việc tăng doanh thu, lợi nhuận, cũng như tiết kiệm được các nguồn lực cho Công ty. Em hi vọng rằng chuyên đề : “Lập kế hoạch sản xuất của Công ty cơ khí Hà Nội ’’ sẽ đóng góp cho sự hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất ở Công ty Do trình độ có hạn, trên cơ sở nhận thức và các liệu tham khảo em đã hoàn thành chuyên đề này rất mong được sự góp ý của Phòng tổ chức và thầy giáo hướng dẫn em. Em chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC Lời mở đầu 1 PHẦN I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI 2 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty 2 1. 2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cơ khí Hà Nội 4 1.2.1 Chức năng của Công ty cơ khí Hà Nội 4 1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty cơ khí Hà Nội 4 1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty 5 1.3.1 Cơ cấu sản xuất 5 1.3.2 Bộ máy quản lý 7 1.4 Một số đặc điểm kinh tế - kỹ thuật ảnh hưởng tới công tác lập KHSX của Công ty 7 1.4.1 Đặc điểm về công nghệ và sản phẩm 7 1.4.2 Đặc điểm về thị trường và khách hàng 8 1.4.3 Đặc điểm cơ sở vật chất và trang thiết bị nguyên vật liệu 9 1.4.4 Đặc điểm về lao động và điều kiện lao động 10 1.4.5 Đặc điêm về vốn kinh doanh của doanh nghiệp 14 1.4.6 Môi trường kinh doanh của Công ty 15 PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI 16 2.1 Nội dụng của phương pháp lập KHSX của công ty 16 2.1.1 Xây dựng các căn cứ lập KHSX 16 2.1.1.1 Mục tiêu và căn cứ chung để xây dựng kế hoạch sản xuất 16 2.1.1.2 Căn cứ để lập kế hoạch dài hạn : 17 2.1.1.3 Căn cứ lập kế hoạch trung hạn : 19 2.1.1.4 Căn cứ để lập kế hoạch sản xuất hàng năm : 20 2.1.2 Trình tự xây dựng KHS 20 2.1.3 Phân công xây dựng kế hoạch sản xuất 23 2.1.4 Phương pháp lập KHSX 24 2.1.4.1 Các bảng lập kế hoạch sản xuất 24 2.1.4.2 Phương pháp lập kế hoạch sản xuất 26 2.1.5 Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất 34 2.1.6 Phân chia kế hoạch năm ra các quý và cho các phân xưởng 37 2.1.7 Kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch năm 37 2.2 Thực tế lập KHSX năm của Công ty cơ khí Hà Nội 35 2.3 Những hạn chế chủ yếu trong việc lập KHSX 39 PHẦN III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIỀN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT 42 3.1 Định hướng hoàn thiện công tác lập KHSX 42 3.2 Một số giải pháp để hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất 43 3.2.1 Hoàn thiện tổ chức quản lý sản xuất 43 3.2.2 Nâng cao khả năng ký các hợp đồng cho Công ty 45 3.2.3 Xây dựng lựa chọn phương án kế hoạch sản xuất 45 3.2.4 Tăng khả năng ký kết các hợp đồng các công trình lớn để làm các căn cứ chính xác cho việc lập kế hoạch sản xuất 47 3.2.5 Tăng cường mối quan hệ giữa các phòng ban và đơn vị sản xuất 48 3.2.6 Tổ chức xây dựng kế hoạch một cách có hệ thống 49 3.2.7 Nâng cao trình độ cán bộ lập KHSX 49 3.3 Một số kiến nghị 50 3.3.1 Kiến nghị với Công ty 50 3.3.2 Kiến nghị với tổng Công ty 51 Kết luận 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Cuốn “ 40 năm thành lập Công ty ” - Cuốn “ ISO 9001- 2000 ” - Trang web “ Hameco.com.vn” - Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2002, 2003, 2004, 2005 - Tạp chí Công nghiệp số tháng 5/2005 Bài “ Định hướng phát triển cơ khí đến năm 2010’’ T.S Đỗ Hữu Hào - T.S Trương Đoàn Thể “ Quản trị sản xuất và tác nghiệp ” Nhà xuất bản lao động – xã hội - PGS.PTS Phạm Hữu Huy “ Kinh tế và tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp ” Nhà xuất bản giáo dục – 1998 - GS.PTS Nguyễn Đình Phan “ Kinh tế và quản lý công nghiệp ” Nhà xuất bản giáo dục – 1999 - PTS.TS Lê Văn Tâm – TS. Ngô Kim Thanh “ Quản trị doanh nghiệp ” Nhà xuất bản lao động – xã hội 2003