Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, đôi khi việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp.
Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Để tính toán mức dự phòng phải thu khó đòi, Công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm, trên cơ sở số thực nợ và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra mức dự phòng nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu.
Trong tương lai, lãnh đạo công ty nên xem xét việc lập dự phòng phải thu khó đòi với các khoản nợ phải thu. Nếu không đòi được thì công ty đã có sẵn nguồn tài chính để bù đắp mà không làm ảnh hưởng gì đến vốn sản xuất kinh doanh của công ty.
65 trang |
Chia sẻ: aloso | Lượt xem: 4512 | Lượt tải: 5
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Một nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Lam Hồng Sơn, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
áp chế và bảo vệ
Chức năng của từng bộ phận :
Công ty tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được tổ chức như sau:
* Ban giám đốc:
Giám đốc : là người đại diện cho cán bộ công nhân viên tại Công ty, có quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật.
Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung và phụ trách công tác tổ chức cán bộ , hợp tác trong nước , lập kế hoạch kinh doanh , đầu tư phát triển
Phó giám đốc : Là người giúp việc cho Giám đốc , phụ trác công tác quản lý kỹ thuật , nguyên cứu cải tiến , thiết kế kỹ thuật và công tác bảo hành sản phẩm , kế hoạch hoá và điều độ sản xuất . Ngoài ra phó giám đốc được phép thay mặt giám đốc để giả quyết các công việc chung khi giám đốc đi vắng .
* Các phòng ban chức năng : Đây là một ban tham mưu giúp việc cho Giám đốc, chịu sự điều hành của Giám đốc. Ngoài việc thực hiện chức năng của mình, các phòng ban còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao.
+ Phòng tổ chức hành chính : Thực hiện chức năng về nhân sự như tuyển dụng , bố trí , đào tạo , khen thưởng , kỷ luật đối với công nhân của Công ty . Bên cạnh đó phòng còn thực hiện chức năng như định mức lao động , trả lương , trả thưởng , tổ chức đời sống và các hoạt động xã hội như các hoạt động văn hoá , văn nghệ , thể thao … cho công nhân viên của Công ty .
+ Phòng KCS : Có chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm vầ trong đó bao gồm cả một phần chức năng kỹ thuật đó là xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật cho sản phẩm .
+ Trung tâm bảo hành : Có chức năng kèm dịch vụ bảo hành sản phẩm , sửa chữa , đổi sản phẩm sau khi bán cho khách hàng .
+ Phòng bán hàng : Thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm bao gồm nguyên cứu thị trường , quảng cáo …
+ Phòng kế toán tài chính :
- Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm, thiết bị phục vụ công tác kinh doanh... trình giám đốc.
- Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống nhất các ghi chép kế toán.
- Tham mưu cho ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh.
+ Phòng kỹ thuật : Phòng kỹ thuật của công ty được chia ra làm các tổ kỹ thuật với nhiệm vụ sửa chữa và lắp đặt máy móc cho các đơn đặt hàng của công ty.
1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán củA Công Ty TNHH Lam Hồng Sơn :
1.4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán cở Công ty TNHH Lam Hồng Sơn được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc đều được thực hiện ở phòng kế toán, không tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công công việc cho kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty:
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Kế toán trưởng
Kế toán hàng hoá
Thủ quỹ
Kế toán công nợ
Kế toán tổng hợp
Đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của Công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chi phí kinh doanh, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc.
- Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn, hàng hoá, tình hình bán trong công ty. Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng. Theo dõi thanh toán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị gia tăng .
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoặc chi tiền mặt. Thủ quỹ phần thu, chi tiền mặt vào cuối ngày đối chiếu với số liệu kế toán thanh toán tiền mặt.
- Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin về tình hình Công ty một cách nhanh chóng và chính xác.
1.4.2. Tổ chức vân dụng hệ thống chức từ ở Công ty gồm:
* Hợp đồng kinh tế.
* Phiếu thu, phiếu chi.
* Giấy báo nợ, có của ngân hàng.
* Hoá đơn giá trị gia tăng.
*Hoá đơn bán hàng.
*Bảng kê hoá dơn bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
*Bảng chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp như ban hành của Bộ tài chính , tai khoản của Công ty bao gồm các tài khoản :
TK 111 – Tiền mặt
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
TK 131 – Phải thu khách hàng
TK 141 – Tạm ứng
TK 142 – Chi phí trả trước ngăn hạn
TK 153 – Công cụ dụng cụ
TK 156 – Hoàng hoá
TK 1561 – Giá mua hàng
TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá
TK 211 – Tài sản cố định
TK 2111 – Tài sản cố định hữu hình
TK 214 – Hao mòn tài sản cố định
TK 2141 – Hao mòn tài sản cố định hữu hình
TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn
TK 331 – Phải trả người bán
TK 333 – Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nước
TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phái nộp
TK 3338 – Các loại thuế khác
TK 334 – Phải trả người lao động
TK 335 – Chi phí phải trả
TK 338 – Phải trả phải nộp khác
TK 3383 – Bảo hiểm xã hội
TK 3384 – Bảo hiểm y tế
TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
TK 4111 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối
TK 4211 – Lợi nhận chưa phân phối năm trước
TK 4212 – Lợi nhận chưa phân phối năm nay
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 5111 – Doanh thu bán hàng hoá
TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
TK 632 – Giá vốn hàng bán
TK 635 – Chi phí tài chính
TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 6421 – Chi phí bán hàng
TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 821 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh .
1.4.4. Hình thức sổ kế toán
Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, hiện nay Công ty TNHH Lam Hồng Sơn áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ “
Đặc trưng cơ bản của “Chứng từ ghi sổ” là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp là ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái, chứng từ gốc sau đó dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng nên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, lập báo cáo tài chính :
Sơ đồ tổ chức ghi sổ của Công ty
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ chi tiết theo đối tượng
Sổ quỹ
Bảng kê Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng
Sổ đăng ký CT- GS
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
1.4.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty:
- Công ty TNHH Lam Hồng Sơn sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà Nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của Công ty. Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty bao gồm :
- Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu số B02
- Bảng cân đối kế toán : theo mẫu số B01
- Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính
- Bảng cân đối phát sinh các tài khoản
Công ty Lam Hồng Sơn là Công ty TNHH có trách nhiệm nộp báo cáo Tài Chính lên chi cục thuế trong thời hạn < 20 ngày đối với báo cáo quý , và < 90 ngày đối với báo cáo năm . Nộp lên cấp trên và lưu tại phòng kế toán của Công ty mình .
PHẦN IITHỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH LAM HỒNG SƠN
-----------------
2. 1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty
2.1.1 . Các mặt hàng kinh doanh của công ty
Theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đời những Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu về công nghệ thông tin. Công ty TNHH Lam Hồng Sơn được thành lập để đáp ứng nhu cầu cấp bách này.
Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm 2 lĩnh vực cụ thể:
* Kinh doanh dịch vụ:
Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàng có nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng.
* Hoạt động kinh doanh:
Công ty được phép kinh doanh các loại hình sau:
+ Tổ chức các dịch vụ lắp đặt bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiết bị viễn thông, mạng máy tính.
+ Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loại máy văn phòng khác.
Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tượng khách hàng của Công ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam , các đại lý và cá nhân người tiêu dùng. Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu tại Hà Nội .
Các phương thức bán hàng của Công ty :
Phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty là : Bán buôn, bán lẻ.
Bán buôn :
Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, kế toán của Công ty lập hoá đơn (GTGT) . Hoá đơn được thành lập ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên.
Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn (GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng.
Khi kiểm tra số tiền theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi tiền mặt và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên, phiếu thu thì tuỳ yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó xé mật liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho thủ kho giữ, liên 3 dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường.
Trong phương thức bán buôn có 2 hình thức:
Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua đã nhận và ký xác nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho
TK 156 (1561) TK 632 TK 911
Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT)
Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán
Xác định KQKD
TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131
Doanh thu bán hàng theo
K\C DT bán hàng giá chưa có thuế VAT
Xác định KQKD TK 3331
Thuế VAT phải nộp
Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty sau khi thủ tục nhận hàng đã xong và phòng kế toán lập hoá đơn GTGt gồm 3 liên sau đó xé liên 2 và 3 giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có hoá đơn GTGT cho người mua (không qua kho). Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền mặt bằng tiền mặt.
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng
TK 911
TK 511
TK 111, 112, 113
TK 632
TK 133
K/C doanh thu
X/Đ KQKD
Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT)
Tổng số tiền thanh toán (có thuế VAT)
Mua hàng
Bán thẳng
Doanh thu chưa có VAT
Thuế VAT được khấu trừ
TK 3331
Thuế VAT phải nộp
Số thuế GTGT phải nộp
Kết chuyển giá vốn - xác định KQKD
Bán lẻ :
Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho (Tân Mai). Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào hoá đơn GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn (nếu khách hàng trả hết một lần). Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm theo hoá đơn GTGR (liên 3 - liên xanh).
-Ghi xác định giá vốn của hàng bán và kết vận chuyển
Số lượng Số lượng Số lượng Số lượng
hàng xuất bán tại = đầu ngày + hàng nhập - hàng tồn cuối
quầy, cửa hàng ( ca) trong ngày( ca ) ngày (ca)
Trị giá vốn
hàng xuất bán tại = Số lượng hàng * Giá vốn đơn vị
quầy xuất bán hàng bán
- Căn cứ số lượng trên để xác định doanh thu và giá vốn bán sau ca, ngày đối chiếu với bán hàng tại quầy, cửa hàng,
Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá
TK 156 TK 632 TK 911
Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT)
Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán
Xác định KQKD
TK 911 TK 511, 512 TK 111, 112, 131
Doanh thu bán hàng theo
K\C DT bán hàng giá chưa có thuế VAT
Xác định KQKD TK 3331
Thuế VAT phải nộp
2.1.2. Phương thức xác định kết quả bán hàng của Công ty :
Cuối kỳ kinh doanh, hay mỗi thương vụ kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin liên quan đến lợi nhuận (hoặc lỗ) về bán hàng cho quản lý.
Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả bán hàng
TK 632 TK 911 TK 511
Kết chuyển trị giá vốn bán Kết chuyển doanh thu thuần
hàng bán hàng trong kỳ về bán hàng hàng hoá trong kỳ
TK 641 TK 421
Kết chuyển chi phí bán Kết chuyển lỗ về bán hàng
hàng phát sinh trong kỳ
TK 642
Kết chuyển chi phí
QLDN phát sinh trong kỳ
TK 142
Kết chuyển chi phí
chờ kết chuyển
Kết chuyển lãi về bán hàng
2.2. Nội dung kế toán bán hàng hàng hoá và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Lam Hồng Sơn :
2.2.1. Nội dung kế toán bán hàng ở Công ty TNHH Lam Hồng Sơn :
2.2.1.1 . Kế toán doanh thu bán hàng :
Như đã nêu ở phần trên việc bán hàng ở Công ty chủ yếu được tổ chức thực hiện theo 2 phương thức: Bán buôn, bán lẻ. Tùy vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà hỗ kế toán bán hàng cũng khác nhau.
Mặt khác, hàng tháng quá trình bán hàng cũng không giống nhau việc bán hàng diễn ra trong phòng đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều, tháng ít. Đây cũng là điều dễ hiểu.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã xác định được doanh thu thì để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 5111.
Tài khoản 511 được chia làm 2 tiểu khoản sau:
TK 5111: Doanh thu bán hàng
TK 5112: Doanh thu của dịch vụ
Để theo dõi doanh thu bán hàng thì kế toán công ty sử dụng số chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản.
Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT.
Ví dụ: Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 8, 11, 13 Số liệu tổng hợp của sổ cái TK 511 sẽ được sử dụng để xác định kết quả kinh doanh trong tháng.
Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn
Khi Công ty nhập kho một lô hàng nào đó bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi thư chào hàng tới khách hàng của Công ty. Qua việc trao đổi nhu cầu mua bán giữa hai bên, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán. Căn cứ vào hợp đồng đã ký được sự phê duyệt của Giám đốc, phòng kế toán hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán. Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên.
Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày.
Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3: Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán.
Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn xuất kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng bán được. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán.
Ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về bán hàng do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn GTGT kế toán phải kiểm tra mã của mặt hàng được bán nhập vào máy vi tính. Kế toán bán hàng sử dụng sổ chi tiết hàng hoá bảng tổng hợp nhập xuất kho tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng để theo dõi hàng hoá về số lượng và giá trị.
Để hiểu rõ hơn về công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng , ta sẽ đi vào 1 ví dụ cụ thể :
VD1: Ngày 10/1/2009 giữa Công ty TNHH Lam Hồng Sơn và Anh Thành là nhân viên Công ty TNHH An Phát ở Hải phòng có hợp đồng mua bán 10 máy in Canon 1210 . Phòng kế toán lập phiếu xuất kho có chũ ký và dấu đầy đủ . Căn cứ vào phiếu xuất kho , thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng hoá đơn
Khi một nghiệp vụ phát sinh ta sẽ trình tự làm theo các bước sau :
Bước 1 : Lập phiếu xuất kho .
Biểu số 1 : Phiếu xuất kho
CÔNG TY TNHH LAM HỒNG SƠN
Số 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội
Mẫu : 02 – VT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006 QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC )
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10 tháng 1 năm 2009
Số 55
Họ tên người nhận hàng: A Thành Địa chỉ (bộ phận): TP Kinh doanh
Lý do xuất kho: Xuất bán cho Công ty TNHH An Phát theo HĐ 0025865
Xuất tại kho: Tân Mai Địa điểm: 521 Trương Định – HN
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá
Mã số
ĐVT
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
Yêu Cầu
Thực xuất
A
B
C
D
1
2
3
4
01
Máy in Canon 1210
Chiếc
10
10
2.500.000
25.000.000
Cộng:
25.000.000
Tổng số tiền ( Viết bằng chữ ) : Hai mươi năm triệu đồng chẵn
Ngày 10 tháng 1 năm 2009
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ Kho Kế toán trưởng
(Ký , họ tên ) (Ký , họ tên ) ( Ký , họ tên ) (Ký , họ tên)
Bước 2 : Lập hoá đơn GTGT
Biểu số 2 : HOÁ ĐƠN GTGT
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 10 tháng 1 năm 2009
Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
EG/2008B
0025865
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Lam Hồng Sơn
Địa chỉ 117 Lê Thanh Nghị - HN
Số tài khoản: ……………………………………….
Điện thoại:……04.661.1567………………………. MST: 0101386102
Họ tên người mua hàng: A Thành
Tên đơn vị: Công ty TNHH An Phát
Địa chỉ: Hải Phòng
Số Tài khoản: ………………………………………………..
Hình thức thanh toán: Tiền Mặt
STT
Tên hàng hoá, dịch vụ
Đvt
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
1
2
3=1x2
1
Máy in Canon 1210
Chiếc
10
2.500.000
25.000.000
Cộng tiền hàng: 25.000.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền Thuế GTGT: 2.500.000
Tổng cộng tiền thanh toán 27.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bẩy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi họ tên)
Bước 3 : Giao nhận hàng
Công ty TNHH Lam Hồng Sơn giao cho Công ty TNHH An Phát tại kho Tân mai . Chi phí vận chuyển và bốc xếp đều do Công ty Máy tính và Thiết bị Văn phòng chịu và toàn bộ chi phí này được hoạch toán vào chi phí bán hàng :
Nợ TK 641 : 100.000
Có TK 111 : 100.000
Bước 4 : Nhận hoá đơn và thực hiện thanh toán :
Công ty An Phát hoàn tất thanh toán cho Công ty TNHH Lam Hồng Sơn với số tiền là 27.500.000 VNĐ . Kế toán của Công ty TNHH Lam Hồng Sơn lập phiếu thu tiền mặt và thu tiền . Đây là mặt hàng không được giảm giá trong quý này nên Công ty An Phát cũng không được giảm giá .
Biểu số 3 : Phiếu thu tiền mặt
CÔNG TY TNHH LAM HỒNG SƠN
Số 117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội
Mẫu 01 – TT
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC )
Liên số : 2
PHIẾU THU TIỀN MẶT
Ngày 10 /1/2009 Số phiếu 54
Nợ TK 1111 : 27.500.000
Có TK 1311 :27.500.000
Người nộp Nguyễn Văn Thành
Địa chỉ : Hải phòng
Lý do : Khách hàng thanh toán tiền 10 chiếc máy in Canon
Số tiền : 27.500.000
Bằng chữ : Hai mươi bẩy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn
Kèm theo : 1 chứng từ gốc
GIÁM ĐỐC
KẾ TOÁN TRƯỞNG
NGƯỜI LẬP BIỂU
Đã nhận đủ số tiền ( viết bàng chữ ) : …………………………………………
…………………….
NGƯỜI NỘP TIỀN
Ngày 10 tháng 1 năm 2009
THỦ QUỸ
Bước 5 : Ghi sổ :
Từ các chứng từ đã có , kế toán tiến hàng ghi sổ như sau :
Biểu số 4 : Chứng từ ghi sổ
CÔNG TY THNN LAM HỒNG SƠN
117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội
Mâu S02b-DNN
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 122
Ngày 10 tháng1 năm 2009
Trích yếu
Số hiệu tài khoản
Số tiền
Ghi chú
Nợ
Có
1
2
3
4
5
Bán 10 chiếc máy in Canon 1210
111
131
27.500.000
Bán 5 chiếc ổ cứng HĐ40Gb
111
131
7.809.500
…
…
…
…
…
Cộng:
75.798.500
Kèm theo… chứng từ gốc
Ngày 10 tháng 1 năm 2009
Người ghi sổ
( Ký , họ tên )
Kế toán trưởng
( Ký , họ tên )
Giám Đốc
( Ký , họ tên )
Biểu số 5 : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
CÔNG TY THNN LAM HỒNG SƠN
117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội
Mâu S02b-DNN
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/02/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm 2009
Chứng từ ghi sổ
Số tiền
Chứng từ ghi sổ
Số tiền
Số hiệu
Ngày tháng
Số hiệu
Ngày tháng
1
2
3
1
2
3
122
10/1/09
75.798.500
…
…
…
Cộng tháng
605.480.000
Cộng tháng
Luỹ kế từ đầu quý
Ngày 31 tháng01. năm2009
Người ghi sổ
( Ký , họ tên )
Kế toán trưởng
( Ký , họ tên )
Giám Đốc
( Ký , họ tên )
Biếu số 6 : Báo cáo chi tiết theo mặt hàng
CÔNG TY THNN LAM HỒNG SƠN
117 Lê Thanh Nghị – Hà Nội
BÁO CÁO BÁN HÀNG
Tháng 1 năm 2009
STT
Mã vật tư
Đvt
Số lượng
Tiền vốn
Doanh thu
Chiết khấu
Thuế GTGT
Tổng tiền
1
MH1
Máy in Canon 1210
10
21.000.000
25.000.000
0
2.500.000
27.500.000
2
HH1
Màn hình LG Digital 17”
02
9.200.000
12.120.000
0
1.212.000
13.332.000
3
…
….
…
…
…
…
…
…
Tổng cộng
407.200.000
550.240.000
55.240.000
605.480.000
Ngày 31 tháng 1 năm 2009
Người ghi sổ
( Ký , họ tên )
Biểu số7 : Sổ chi tiết tài khoản 156 SỔ CÁI
Năm 2009
Tên tài khoản : Hàng hoá
Số hiệu : 156
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
Ghi chú
Số hiệu
Ngày tháng
Nợ
Có
A
B
C
D
E
1
2
G
Dư đầu kỳ
216.873.000
10/1/08
0025865
10/1/09
Bán 10 máy in Canon 1210 cho Cty TNHH An Phát
632
21.000.000
21/1/08
0027880
10/1/09
Bán cho Công ty Binh Minh 3 chiếc máy in LBP
632
13.900.000
…
…
…
…
…
…
…
Cộng phát sinh
513.046.000
407.200.000
Dư cuối kỳ
322.719.000
Ngày 31 tháng 1 năm 2009
Người ghi sổ
(Ký, ghi họ tên )
Kế toán trưởng
(Ký , ghi rõ họ tên )
Giám đốc
( Ký tên , đóng dấu )
Biểu số 8 : Sổ chi tiết tài khoản 511 SỔ CÁI
Năm 2009
Tên tài khoản : Doanh thu hàng bán
Số hiệu : 511
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
Ghi chú
Số hiệu
Ngày tháng
Nợ
Có
A
B
C
D
E
1
2
G
10/1/08
0025865
10/1/09
Bán 10 máy in Canon 1210 cho Cty TNHH An Phát
131
25.000.000
21/1/08
0027880
21/1/09
Bán cho Công ty Binh Minh 3 chiếc máy in LBP
111
17.859.000
…
…
…
…
…
…
…
Kết chuyển doanh thu bán hàng
911
550.240.000
Cộng phát sinh
550.240.000
550.240.000
Ngày 31 tháng 1 năm 2009
Người ghi sổ
(Ký, ghi họ tên )
Kế toán trưởng
(Ký , ghi rõ họ tên )
Biểu số 9 : Sổ chi tiết tài khoản 3331 SỔ CÁI
Năm 2009
Tên tài khoản : Thuế GTGT phải nộp
Số hiệu : 3331
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
Ghi chú
Số hiệu
Ngày tháng
Nợ
Có
A
B
C
D
E
1
2
G
Dư đầu kỳ
0
10/1/08
0025865
10/1/09
Bán 10 máy in Canon 1210 cho Cty TNHH An Phát
131
2.500.000
12/1/08
0027001
12/1/09
Bán cho A Quang 2 cái Monitor 17”
111
6.200.000
15/1/08
0028900
15/1/09
Bán cho Hiển 2 cái CPU 21GHZ
111
11.200.000
…
…
…
…
…
…
…
Cộng phát sinh
79.569.913
79.569.913
Dư cuối kỳ
0
Ngày 31 tháng 1 năm 2009
Người ghi sổ
Kế toán trưởng
Biểu số 10 : Sổ chi tiết tài khoản 111 SỔ CÁI
Năm 2009
Tên tài khoản : Tiền mặt VNĐ
Số hiệu : 111
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
Ghi chú
Số hiệu
Ngày tháng
Nợ
Có
A
B
C
D
E
1
2
G
Dư đầu kỳ
605.652.000
10/1/08
0025865
10/1/09
Cty TNHH An Phát thanh toán 10 cái máy in Canon
131
27.500.000
21/1/08
0027880
21/1/09
Công ty Binh Minh thanh toán 3 chiếc máy in LBP
131
19.645.000
…
…
…
…
…
…
…
Cộng phát sinh
530.240.000
612.890.000
Dư cuối kỳ
523.002.000
Ngày 31 tháng 1 năm 2009
Người ghi sổ
Kế toán trưởng
Kế toán bán hàng hàng hoá theo phương thức bán lẻ
Theo phương thức này việc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thường không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của Công ty về việc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên (liên 2 và liên 3) cho người giao hàng (thường là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu người mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn.
VD2: Ngày 12/01/2009 anh Thành tới văn phòng Công ty xem hàng và đã mua một màn hình Monitor " Sam Sung đơn giá chưa VAT là 2.200.000 đ thuế VAT 10% anh Thành đã đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản
Nợ TK 632: 2.100.000
Có TK 156: 2.100.000
2.200.000
Có TK 33311: 220.000
Tới ngày 15/01/2008 khách hàng thanh toán tiền căn cứ vào phiếu thu kế toán công nợ ghi:
Nợ TK 111: 2.420.000
Có TK 131: 2.420.000
Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng nào đó kế toán hàng hoá đều viết hoá đơn (GTGT) để phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán. Hoá đơn (GTGT) sẽ được làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Trên bảng kê này mỗi khách hàng được ghi trên một dòng bảng kê. Mục đích của việc lập bảng kê chứng từ dịch bụ hàng hoá bán ra là nhằm quyết toán thuế (GTGT) đầu ra và thuế (GTGT) đầu vào.
Việc bán hàng của Công ty có thể thu được tiền ngay cũng có thể khách hàng chấp nợ, vì vậy để theo dõi công nợ với người mua được chính xác, kế toán Công ty TNHH Lam Hồng Sơn đã sử dụng TK 131 - "Phải thu của khách hàng" để theo dõi công nợ. Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải thu đều được thể hiện qua TK 131. Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng, chính xác, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK 131, bảng tổng hợp TK 131.
2.2.1.2 Kế toán giá vốn hàng hoá
Để tổng hợp vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng và ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho bán hàng được tính theo giá trung bình hàng xuất kho:
Giá bình quân
=
Giá trị thực tế
tồn đầu kỳ
+
Giá trị thực tế hàng
nhập trong kỳ
-
Giá trị hàng xuất
trong kỳ
Trị giá vốn
hàng xuất kho
+
Lượng thực tế hàng nhập
trong kỳ
-
Tồn cuối kỳ
Giá vốn hàng xuất kho = Số lượng xuất kho * Giá trung bình
Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng đã bán hàng được dùng để xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp nhập xuất kho tồn của hàng hoá, kế toán Công ty còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632. Khi có nghiệp vụ phát sinh như bán hàng hoá.
Theo ví dụ 1 trên : Ta ghi sổ cái giá vốn hàng bán như sau :
Biểu số 11 : Sổ chi tiết tài khoản 632
SỔ CÁI
Năm 2009
Tên tài khoản : Giá vốn hàng bán
Số hiệu : 632
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
Ghi chú
Số hiệu
Ngày tháng
Nợ
Có
A
B
C
D
E
1
2
G
10/1/08
0025865
10/1/09
Công ty bán 10 cái chiếc máy in Canon
156
21.000.000
…
…
…
…
…
…
…
Kết chuyển giá vốn hàng bán
407.200.000
Cộng phát sinh
407.200.000
407.200.000
Ngày 31 tháng 1 năm 2009
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký , họ tên) (Ký , họ tên
2.2.2 Nội dung kế toán xác định kết quả kinh doanh của Công ty Tin học và Thiết bị Văn phòng :
2.2.2.1 . Chi phí bán hàng
Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình bán hàng hàng hoá Công ty Tin học và Thiết bị Văn phòng cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 "chi phí bán hàng" trong TK này các chi phí như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, chi phí vận chuyển hàng hoá, giới thiệu sản phẩm... Việc hạch toán chi phí bán hàng Công ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà khi có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ TK 641. Mọi chi phí bán hàng, được tập hợp và phân bổ vào cuối tháng. Chi phí bán hàng được theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và được kết chuyển sang TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh".
Định khoản:
+ Tiền lương phải trả nhân viên bán hàng:
Nợ TK 6421 : 7.488.000
Có TK 334 : 7.488.000
+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ
Nợ TK 6421 : 1.422.720
Nợ TK 334 : 312.000
Có TK 338 : 1.734.720
+ Chi phí bằng tiền khác: ( điện thoại )
Nợ TK 6421 : 950.500
Có TK 111 : 950.500
+ Xuất dụng cụ phục vụ bán hàng:
Nợ TK 6421 : 1.056.700
Có TK 153: 1.056.700
:
Biểu số 12
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Bộ phận: Bán hàng
Tháng 1 năm 2009
STT
Họ và tên
Chức vụ
Mức lương (VNĐ)
Ngày công
Lương (VNĐ)
Phụ cấp đi lại
5% BHXH
1% BHYT
Thực lĩnh (VNĐ)
Tổng TN
1
Nguyễn Thu Hằng
NV BH
800.000
26
800.000
200.000
40.000
8.000
952.000
952.000
2
Nguyễn Ngọc Hưng
NVKD
1.200.000
26
1.200.000
600.000
60.000
12.000
1.728.000
1.728.000
3
Lương Văn Đồng
NVKD
1.200.000
26
1.200.000
600.000
60.000
12.000
1.728.000
1.728.000
4
Đỗ thị Kim Thư
NVKD
1.200.000
26
1.200.000
600.000
60.000
12.000
1.728.000
1.728.000
5
Nguyễn thị Thu Trang
Tiếp thị
800.000
26
800.000
600.000
40.000
8.000
1.352.000
1.352.000
Tổng cộng
5.200.000
5.200.000
2.600.000
260.000
52.000
7.488.000
7.488.000
Cuối kỳ tập hợp chi phí bán hàng, được kết chuyển vào TK 911
Nợ TK 911: 15.531.900
Có TK 6421: 15.531.900
Để theo dõi chi phí bán hàng kết toán sử dụng sổ cái TK 6421 kết cấu được thể hiện :
BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI KHOẢN CỐ ĐỊNH
Số 21
Tháng 1 năm 2009
Số hiệu chứng từ
Nơi sử dụng
Nguyên giá tài sản cố định
Giá trị hao mòn tài sản cố định
Ngày , tháng , năm
Diễn giải
Nguyên giá
Năm sử dụng
Giá trị hao mòn
(tháng)
Cộng dồn
A
B
C
D
1
2
3
4
33698
Bộ phận bán hàng
15/1/2004
Mua 1 dàn máy vi tinh
12.000.000
3
0
12.000.000
35865
Bộ phận quản lý
31/1/2004
Mua 1 chiếc ôtô
250.000.000
5
4.167.000
200.016.000
Người lập
Kế toán trưởng
Giám đốc
Biếu số 13 : SỔ CÁI
Năm 2009
Tên tài khoản : Chi phí bán hàng
Số hiệu : 6421
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
Ghi chú
Số hiệu
Ngày tháng
Nợ
Có
A
B
C
D
E
1
2
G
25/1/08
3351
25/1/09
Thanh toán tiền điện thoại tháng 12/2007 của cửa hàng
111
950.500
31/1/08
PC
31/1/09
Thanh toán tiền lương cho CNV
334
7.488.000
31/1/08
BL
31/1/09
Trích BHYT , BHXH
338
1.422.720
…
…
…
…
…
…
…
Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh
911
15.531.900
Cộng phát sinh
15.531.900
15.531.900
Ngày 31 tháng 1 năm 2009
Người ghi sổ Kế toán trưởng
2.2.2.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp :
Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước... Các chi phí này được hạch toán vào TK 6422 "Chi phí quản lý doanh nghiệp". Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 6422 và ghi vào sổ cái TK 6422. Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng tồn còn lại và hàng bán ra vào cuối tháng, sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả.
Biểu số 14
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Bộ phận: Quản lý
Tháng 1 năm 2009
STT
Họ và tên
Chức vụ
Mức lương (VNĐ)
Ngày công
Lương (VNĐ)
Phụ cấp đi lại
5% BHXH
1% BHYT
Thực lĩnh (VNĐ)
Tổng TN
1
Nguyễn Thu Nga
Giám đốc
3.500.000
26
3.500.000
600.000
175.000
35.000
3.890.000
3.890.000
2
Nguyễn Ngọc Dũng
Phó Giám đóc
2.800.000
26
2.800.000
600.000
140.000
28.000
3.232.000
3.232.000
3
Lương Văn Lam
Thủ quỹ
1.500.000
26
1.500.000
0
75.000
15.000
1.410.000
1.410.000
4
Đỗ thị Kim Anh
Kế toán trưởng
2.200.000
26
2.200.000
300.000
110.000
22.000
2.368.000
2.368.000
5
Nguyễn thị Thu
Kế toán
1.800.000
26
1.800.000
0
90.000
18.000
1.692.000
1.692.000
6
Nguyễn Anh Thư
Kế toán
1.500.000
26
1.800.000
0
75.000
15.000
1.410.000
1.410.000
Tổng cộng
13.300.000
13.300.000
1.500.000
665.000
133.000
14.002.000
14.002.000
. VD: Trong tháng 01/2009 Công ty có các khoản chi phí quản lý như sau:
1. Lương trả cho bộ phận quản lý
Nợ TK 6422 : 14.002.000
Có TK 334: 14.002.000
+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ
Nợ TK 6422 : 2.660.380
Nợ TK 334 : 798.000
Có TK 338 : 3.398.380
2. Chi tiền điện thoại
Nợ TK 6422: 1.141.000
Có TK 111: 1.141.000
Trich khấu hao TSCĐ :
Nợ TK 6422 : 4.167.000
Có 214 : 4.167.000
Cuối kỳ tập hợp chi phí quản lý và kết chuyển sang TK 911
Nợ TK 911: 38.803.380
Có TK 6422: 38.803.380
Biểu số 15 SỔ CÁI
Năm 2009
Tên tài khoản : Chi phí quản lý doanh nghiệp
Số hiệu : 6422
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
Ghi chú
Số hiệu
Ngày tháng
Nợ
Có
A
B
C
D
E
1
2
G
25/1/08
12302
25/1/09
Thanh toán tiền điện thoại tháng 12/2007 của cửa hàng
111
1.141.000
31/1/08
BL
31/1/09
Thanh toán tiền lương cho CNV
334
14.002.000
31/1/08
BL
31/1/09
Trích BHYT , BHXH
338
2.660.380
31/1/08
BPBKH
31/1/09
Trích khấu hao TSCĐ
214
4.167.000
…
…
…
…
…
…
Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh
911
38.803.380
Cộng phát sinh
38.803.380
38.803.380
Ngày 31 tháng 1 năm 2009
Người ghi sổ Kế toán trưởng
2.2.2.3. Kế toán xác định kết quả bán hàng
Tại Công ty, xác định kết quả bán hàng đã bán hàng được thực hiện theo từng tháng. Hàng tháng căn cứ vào kết qủa bán hàng, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau:
Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK 511) sang bên có TK 911
Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK 632) sang bên nợ TK 911
Kết chuyển chi phí hàng bán (sô liệu TK 641) sang bên nợ TK 911.
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (số liệu TK 642) sang bên nợ TK 911
Việc xác định kết quả bán hàng được xác định như sau:
= -
VD: Trong tháng 1 năm 2008 Công ty xác định kết quả bán hàng như sau:
- Kết chuyển giá vốn hàng đã bán:
Nợ TK 911: 407.200.000
Có TK 632: 407.200.000
- Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ:
Nợ TK 911: 15.531.900
Có TK 6421: 15.531.900
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ:
Nợ TK 911: 17.803.380
Có TK 6422: 17.803.380
- Kết chuyển doanh thu thuần của số hàng đã bán:
Nợ TK 511: 550.240.000
Có TK 911: 550.240.000
- Xác định kết quả bán hàng
Nợ TK 911: 88.704.720
Có TK 421.: 88.704.720
Biểu số 16 SỔ CÁI
Năm 2009
Tên tài khoản : Xác định kết qủa kinh doanh
Số hiệu : 911
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi sổ
Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
Ghi chú
Số hiệu
Ngày tháng
Nợ
Có
A
B
C
D
E
1
2
G
31/1/08
K/C
31/1/09
K/c Chi phí bán hàng
6421
15.531.900
31/1/08
K/C
31/1/09
K/c Chi phí quản lý doanh nghiệp
6422
38.803.380
31/1/08
K/C
31/1/09
K/c giá vốn hàng bán
632
407.200.000
31/1/08
K/C
31/1/09
K/c doanh thu
511
550.240.000
31/1/08
K/C
31/1/09
K/c lãi
421
88.704.720
Cộng phát sinh
550.240.000
550.240.000
Ngày 31 tháng 1 năm 2009
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Ký , họ tên) (Ký , ghi họ tên )
CHƯƠNG IIIMỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH LAM HỒNG SƠN
3.1. Đánh giá chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHHH Lam Hồng Sơn
3.1.1. Nhận xét chung
Trong những năm vừa qua, Công ty TNHH Lam Hồng Sơn tuy mới thành lấp cũng đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên, Công ty TNHH Lam Hồng Sơn cũng gặt hái được nhiều thành công , đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh, bán hàng hàng hóa.
Có được thành tích như trên, Công ty đã không ngừng mở rộng thị trường bán hàng, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra một nguồn cung cấp hàng hóa dồi dào và một thị trường buôn bán luôn ổn định. Ngoài ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học, hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty đã đi vào nền nếp và đạt được những hiệu quả nhất định.
3.1.2. Đánh giá công tác tổ chức kế toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH Lam Hồng Sơn
* Ưu điểm:
Kế toán bán hàng hàng hóa và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH Lam Hồng Sơn được tiến hành tương đối hoàn chỉnh.
- Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu:
+ Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ.
+ Các chứng từ đều sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
+ Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.
+ Công tác có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ.
- Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp
+ Kế toán đã áp dụng "Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp" mới được Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán.
+ Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty TNHH Lam Hồng Sơn là một Công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến nhiều chủng loại hàng hóa khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hóa nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán.
- Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách:
+ Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán Công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty.
Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi các phần hành kế toán nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được nhanh chóng các khoản mục phát sinh.
Nói tóm lại, tổ chức hạch toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hóa của Công ty. Nó liên quan đến các khoản mục thu nhập thực tế và cần nộp Ngân sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông.
* Một số tồn tại cần khắc phục
Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng mà kế toán Công ty đã đạt được, còn tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty.
Mặc dù về cơ bản, Công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán bán hàng hàng hóa, bán hàng và xác định kết quả bán hàng nhưng Công ty vẫn còn có một số điểm nên khắc phục như sau:
- Thứ nhất: Công ty thường phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho bán hàng vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng, vì vậy không xác định được chính xác kết quả bán hàng của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
- Thứ hai: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty có một số khách trả chậm với số lượng tiền khá lớn nhưng Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả bán hàng.
- Thứ ba: Công ty là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh không nhiều trường hợp Công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau đó mới đem đi bán hàng. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng tồn kho. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Thứ tư : : Về lĩnh vực máy tính, máy văn phòng: Thực tế trên thị trường đang bão hoà, có quá nhiều nhà cung cấp về lĩnh vực như vậy nên lợi nhuận đem lại từ việc kinh doanh không nhiều, lại tốn kém về chi phí quản lý cũng như chi phí bảo hành sản phẩm theo quy định chung, kế toán luôn phải theo dõi sát sao thị trường, sự biến động của giá cả để kịp thời đưa ra những thông tin tốt nhất cho ban giam đốc. Sản phẩm luôn thay đổi, đa dạng về chủng loại, mẫu mã nên việc quản lý hàng hoá cũng gặp nhiều khó khăn.
- Thứ năm: Công ty cần áp dụng phầm mềm Thương mại kế toán vào công tác để thực hiện nhanh hơn chính xác và tiện lợi hơn…
3.2. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
3.2.1. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng bán hàng để tính chính xác kết quả bán hàng của từng mặt hàng.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất thương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau, công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ cho thích hợp.
- Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán:
- Tương tự ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán như sau:
=
Khi phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng bán hàng, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, lô hàng theo công thức:
=
3.2.2. Lập dự phòng phải thu khó đòi
Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, đôi khi việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp.
Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Để tính toán mức dự phòng phải thu khó đòi, Công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm, trên cơ sở số thực nợ và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra mức dự phòng nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu.
Trong tương lai, lãnh đạo công ty nên xem xét việc lập dự phòng phải thu khó đòi với các khoản nợ phải thu. Nếu không đòi được thì công ty đã có sẵn nguồn tài chính để bù đắp mà không làm ảnh hưởng gì đến vốn sản xuất kinh doanh của công ty.
Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi theo công thức:
Mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập cuối niên độ
=
Số dư bình quân nợ phải thu ở tháng cuối niên độ
x
Tỷ lệ thất thu ước tính
+ Cuối năm n căn cứ vào mức dự phòng nợ phải thu khó đòi đã tính toán:
Nợ TK 642
Có TK 139
Tính vào chi phí doanh nghiệp
+ Sang năm thứ n +1 nếu khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không đòi được cấp trên cho phép xử lý xoá sổ:
Nợ TK 139
Nợ TK 642
Có TK 131, 136, 138
: Trừ vào nguồn dự phòng
: Số vượt so với nguồn dự phòng
: Số nợ đã xử lý
Đồng thời ghi nợ TK 004: Số nợ đã xoá sổ
+ Cuối năm n +1 can cứ vào mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập cuối năm n+1, nếu:
- Số dự phòng cần trích lập cuối năm n+1 > số dự phòng còn lại cuối năm n (Chưa dùng hết), kế toán ghi:
Nợ TK 642
Có TK 139
: Phần chênh lêch thiếu
Trường hợp ngược lại:
Nợ TK 139
Có TK 642
: Phần chênh lêch thừa
+ Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý, nếu đòi được:
Nợ TK 111, 112
Có TK 711
Đồng thời ghi Có TK 004: Số đã đòi nợ.
Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139 "Dự phòng phải thu khó đòi".
3.2.3. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hóa trong kho,.
Vì vậy, Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị giảm xuống thấp hơn với giá trị sổ của kế toán của hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế do hàng hóa tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK 159 "Dự phòng giảm giá hàng tồn kho".
Các sản phẩm của công ty chủ yếu về lĩnh vực máy tính, máy văn phòng luôn có sự biến động về giá cả do sự biến động của thị trường nên việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất cần thiết, công ty sẽ chủ động hơn cho mình khi có rủi ro xảy ra.
Khi có bằng chứng đáng tin cậy về sự giảm giá hàng hoá thì ban lãnh đạo công ty nên xem xét đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, thực hiện bút toán thận trọng của kế toán và tuân thủ đúng nguyên tắc tài chính.
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập cuối niên độ
=
Giá đơn vị hàng tồn kho trên sổ
-
Giá đơn vị hàng tồn kho trên thực tế
X
Số lượng hàng tồn kho bị giảm giá cuối niên độ
Cuối niên độ kế toán năm n, căn cứ vào mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã tính toán:
Nợ TK 632
Có TK 159
Cuối năm n +1, căn cứ vào mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã tính toán:
+ Nếu mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm n > mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích cuối năm n+1, kế toán ghi:
Nợ TK 159
Có TK 632
: Phần chênh lệch thừa
+ Nếu ngược lại:
Nợ TK 632
Có TK 159
: Phần chênh lệch thiếu
Những đề xuất trên là những ý kiến rất nhỏ của em đối với công tác kế toán tại Công ty TNHH Lam Hồng Sơn nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty.
KẾT LUẬN
Bán hàng có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong ngành kinh doanh thương mại bán hàng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp vì vậy tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả nói riêng là một phương pháp quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một công việc phức tạp lâu dài.
Trong thời gian nghiên cứu và thực tế tại Công ty TNHH Lam Hồng Sơn em đã đi sâu nghiên cứu một vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Từ cơ sở lý luận đã nêu góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phương hướng hoàn thiện. Đó là quá trình nghiên cứu được trình bày ở trên cơ sở lý luận cơ bản và được vận dụng vào thực tế ở Công ty. Các nhận xét này mong góp một phần nhỏ vào hoàn thiện công tác của doanh nghiệp.
Thời gian thực tập ở Công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế trong một thời gian. Em đã cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để hoàn thành chuyên đề với đề tài: "Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty TNHH Lam Hồng Sơn ". Tuy vậy trong bài viết này sẽ không tránh khỏi những sai sót qua cách trình bày và nhận xét vấn đề em mong được các thầy cô cán bộ của Công ty thông cảm.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn cô giáo Nguyễn Thị Thu Liên cùng các anh chị trong phòng tài chính kế toán của Công ty đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Các chứng từ , sổ sách , tài liệu của Công ty TNHH Lam Hồng Sơn
Giáo trình kế toán quản trị kinh doanh - Đại học Kinh tế quốc dân – Nhà xuất bản Tài chính năm 2002
Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – Trường Đại học Kinh tế quóc dân Hà Nội .
Giáo trình lý thuyết hoạch toán kế toán – NXB Tài chính – Hà Nội .
Hệ thống chuẩn mực kế toán và các sơ đồ kế toán hướng dẫn thực hiện – NXB Bộ Tài chính – Hà Nội
Các chuyên đề thực tập của khoá trước .
MỤC LỤC
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- 26391.doc