Đề tài Một số biện pháp giảm chí phí lưu thông tại công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội

hàng số 1 Trạm Sơn Lộc Cửa hàng số 2 Sơ đồ tổ chức công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội b.1. Ban giám đốc: là người đứng đầu trong công ty có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kinh doanh của công ty trước pháp luật. b.2. Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giúp giám đốc công ty vạch các kế hoạch chung về: tổ chức và thực hiện kế hoạch đào tạo lại CBCNV để nâng cao trình độ quản lý và chất lượng lao động. Tổ chức lực lượng lao động trong công ty, thực hiện công tác thi đua tuyên truyền quảng cáo, thanh tra, bảo vệ, công tác giao dịch và đối nội, đối ngoại. b.3. Phòng kế hoạch kinh doanh: có nhiệm vụ chính là xây dựng các kế hoạch kinh doanh và trực tiếp chỉ đạo các trạm, cửa hàng thực hiện các kế hoạch kinh doanh đó dựa trên tình hình thực tế của thị trường. Ví dụ như chủ trì dự thảo các hợp đồng kinh tế về mua bán than, vận chuyển bốc xếp, chỉ đạo quy hoạch kho bãi, xây dựng cơ chế mua bán than, tổ chức các biện pháp chống hao hụt than trên định mức nhằm phấn đấu giảm chi phí kinh doanh có hiệu quả. b.4. Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ lập báo các quyết toán hàng năm, tính toán lỗ lãi, số nộp ngân sách, tiền lương, tiền thưởng hàng tháng, thực hiện đúng theo các chế độ tài chính kế toán của Nhà nước và của cấp trên ban hành. Ngoài ra phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ quản lý vốn tiền hàng, và phải sử dụng có hiệu quả không được để thất thoát. Đồng thời kết hợp với phòng kế hoạch kinh doanh đánh giá kết quả hoạt động của công ty trong thời gian vừa qua từ đó đề ra phương hướng hoạt động kinh doanh trong thời gian tới. Phòng tài chính kế toán xây dựng cụ thể các kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm đối với các trạm và công ty. b.3. Các trạm kinh doanh và chế biến than. Có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức thực hiện việc tiếp nhận và tiêu thụ than, tổ chức sản xuất, chế biến than sinh hoạt quản lý và bảo quản kho than và các tài sản khác được công ty giao cho. c. Tình hình hoạt động của công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội trong thời gian qua. c.1. Tình hình hoạt động: Trong những năm đầu mới thành lập nhiệm vụ của công ty chủ yếu là tổ chức thu mua, cung ứng than theo kế hoạch Nhà nước quy định cho nhu cầu sử dụng than của các Bộ trung ương và địa phương tại các địa bàn thuộc Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu,... chính vì tình trạng mua bán than theo giá kế hoạch (hay giá cung cấp) dẫn đến tình trạng giá cả, giá trị tách rời nhau phá vỡ các quan hệ hàng hoá tiền tệ. Cơ chế quản lý kinh tế theo kiểu hành chính quan liêu bao cấp đó tuy có kế hoạch nhưng nó đặt lên hàng đầu là việc sản xuất và phân phối sản phẩm theo hiện vật, các quan hệ hàng hoá tiền tệ sử dụng một cách hình thức, nền kinh tế dựa trên cơ sở cung cấp và giao nộp theo hiện vật. Trong cơ chế quản lý kế hoạch hoá tập trung mọi hoạt động của công ty phát triển theo kế hoạch đã được ấn định sẵn do cấp trên đưa xuống. Các chỉ tiêu kế hoạch trong đó có cả chỉ tiêu chi phí lưu thông mà cấp trên giao xuống cho công ty thực hiện. Những kế hoạch đó mang tính chủ quan nhiều hơn tính khoa học thực tiễn. Do vậy dù kết quả kinh doanh của công ty luôn hoàn thành vượt mức kế hoạch nhưng luôn nằm trong tình trạng bị động, tuân thủ sự chỉ huy chỉ đạo khuôn mẫu cứng nhắc không phát huy hết được năng lực tự chủ sáng tạo. Bước sang giai đoạn từ năm 1988-1989 đến nay Nhà nước đã giao quyền tự chủ kinh doanh cho các đơn vị kinh tế xã hội xó bỏ hoàn toàn bao cấp, công ty cũng chuyển hẳn sang chức năng kinh doanh than và chế biến than sinh hoạt theo cơ chế thị trường. Công ty tự hạch toán kinh doanh lấy thu bù chi và có hiệu quả, trong bối cảnh đó Nhà nước chỉ giao một số chỉ tiêu pháp lệnh cơ bản đó là: - Sản lượng bán. - Doanh số bán. - Các khoản nộp ngân sách Nhà nước. - Lợi nhuận. Còn các chỉ tiêu khác chỉ mang tính chất hướng dẫn. Đứng trước thực tiễn của xu thế đổi mới công ty phải thay đổi phương thức quản lý, quy trình nghiệp vụ. Tích cực tìm kiếm thu hút khách hàng và khả năng phục vụ khách hàng. Bộ máy của công ty được tinh giảm xuống còn 3 phòng ban với chức năng phục vụ khách hàng và 3 trạm kinh doanh và chế biến than. Đồng thời công ty cũng giao cho các trạm độc lập hạch toán kinh doanh. Các trạm có quyền áp dụng quy chế trả lương khoán theo tấn than bán ra, tấn than bốc xếp, theo quy chế chung được duyệt và tổ chức quy hoạch lại kho bãi, đẩy mạnh nghiên cứu chế biến than tổ ong, than cháy nhanh bếp đun than. Kết quả là từ những bỡ ngỡ ban đầu công ty đã rút ra được những kinh nghiệm thực tế, đã tổ chức các lớp học bồi dưỡng kiến thức kinh doanh cho cán bộ công nhân viên nhằm trang bị những kiến thức cơ bản về kinh tế thị trường, về nhiệm vụ công ty và phương thức nghệ thuật kinh doanh trên lĩnh vực mua bán than. Kết quả những năm hoạt động trong cơ chế thị trường công ty không mất vốn mà còn bảo toàn được vốn hàng năm trên 12% của vốn lưu động. Vòng quay của vốn đạt khoảng 13 vòng/năm. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nước với cấp trên mà trực tiếp là công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội và Tổng công ty than Việt Nam. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty trong những năm qua bao gồm: - Than cục các loại: 2,3,4,5,6 và cục vùng Hòn Gai, Cẩm Phả, Núi Hồng, Vàng Chanh, Mạc Khê. - Than cám các loại: 2,3,4,5,6,7 vùng Hòn Gai, Cẩm Phả, Núi Hồng, Vàng Chanh, Mạc Khê,... - Than chế biến các loại: Than tổ ong, than nhào, than cháy nhanh. Trong đó công ty chủ yếu kinh doanh hai loại than chính là than cục và than cám các loại, việc chế biến và kinh doanh than sinh hoạt với sản lượng chiếm tỷ lệ khoảng 11%. d. Kết quả đạt được của công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội trong 3 năm qua (1997-1999) Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua có thể khái quát ở biểu số 1. Biểu kết quả hoạt động của công ty trong 3 năm qua 1997-1999 Chỉ tiêu Đơn vị 1997 1998 1999 KH TH KH TH KH TH Sản lượng bán tấn 110.000 107.000 115.000 105.000 105.000 101.225 Doanh số bán hàng đồng 22.527.670.000 22.015.704.500 25.917.000.000 25.178.692.200 25.116.000.000 24.698.491.973 Tổng chi phí đồng 22.397.670.000 21.886.937.972 25.787.000.000 25.058.507.714 24.988.000.000 24.571.740.661 Chi phí lưu thông đồng 3.200.000.000 3.103.318.510 3.200.000.000 3.707.472.500 3.000.000.000 2.884.661.033 Lãi đồng 130.000.000 128.766.528 130.000.000 120.184.486 128.000.000 126.751.312 Nộp ngân sách đồng 412.676.700 406.000.000 455.682.000 442.432.240 486.030.093 466.986.109 - Thuế doanh thu đồng 225.276.700 220.157.045 259.170.000 251.786.922 264.451.000 246.984.919 - Thuế vốn 106.900.000 106.900.000 110.012.000 110.012.000 136.475.000 136.475.000 - Thuế lợi tức 58.500.000 57.944.937 58.500.000 54.083.018 57.600.000 57.038.096 - Thuế môn bài và thuế đất 22.000.000 20.998.018 28.000.000 26.550.300 27.504.903 26.488.100 Năm 1997 công ty bán được 107.500 tấn than các loại đạt 98% so với kế hoạch, tổng doanh thu là 22.015.704.500 đồng. Tổng chi phí là 21.886.937.972 đồng, trong đó chi phí lưu thông là 3.103.318.510 đồng chiếm 14,2% trong tổng chi phí và bằng 97% so với kế hoạch. Kết quả kinh doanh được 128.766.528 đồng. Việc bán than chưa thực hiện được so với kế hoạch được giao là do sự cạnh tranh trên thị trường rất phức tạp, các tư nhân bán than có cơ chế kinh doanh thoáng hơn, mặt khác giá than tại mỏ lại luôn biến động tăng ảnh hưởng đến giá bán than của công ty cho các hộ tiêu thụ. Mặc dù vậy công ty đã biết tính toán điều tiết xuất nhập phù hợp với từng thời điểm điều hoà giá cả phù hợp với từng khu vực, từng đối tượng để có giá hợp lý đảm bảo được đầu vào của khách hàng. Sản lượng bán than so với kế hoạch và so với năm 1996 có giảm vì đối tượng giao tay ba với công ty không thực hiện than bán cho các tỉnh miền núi không được Nhà nước trợ giá cước vận tải nên cũng giảm sản lượng bán, đối với than chất đốt sinh hoạt thì đi vào hoạt động có nền nếp hơn sản lượng bán có tăng hơn, kinh doanh có hiệu qủa, trên thị trường than chế biến công ty đã mở được thêm nhiều đại lý bán than, chất lượng than tốt ổn định, giá cả phù hợp với thị trường. Sang năm 1998 công ty bán được 105.000 tấn than các loại đạt 91,30% so với kế hoạch và đạt 99,9% so với năm 1997. Tổng doanh thu là 25.178.692.200 đồng, tổng chi phí là 25.058.507.714 đồng, trong đó chi phí lưu thông là 3.707.472.500 đồng chiếm 14,80% trong tổng chi phí và bằng 106% so với kế hoạch. Kết quả kinh doanh đạt được là 120.184.486 đồng. Trong năm 1998 mặc dù công ty không hoàn thành kế hoạch đặt ra nhưng vẫn luôn cố gắng tìm hiểu thị trường bán, nguồn nhập và giao thẳng cho các nhà máy trọng điểm khối công nghiệp, cố gắng giữ các khách hàng lớn của công ty cho nên so với cùng kỳ năm trước sản lượng bán ra xấp xỉ bằng nhau. Trong khi thị trường mua bán than ngày càng có nhiều sự cạnh tranh hơn: các hộ bán than tư nhân phát triển mạnh, hiện tượng trốn lậu thuế, nhiều các cai than bán ra so với năm trước, trong khi công ty là một doanh nghiệp Nhà nước phải thực hiện nghiêm chỉnh đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước do đó giá bán còn cao hơn vì vậy sản lượng bán không đạt so với kế hoạch. Để giữ vững được sản lượng bán ra so với năm trước công ty đã phải khoán bán than cho từng trạm, cửa hàng, thực hiện cơ chế trả lương theo tấn than bán được đối với các trạm để khuyến khích các trạm tìm mọi biện pháp đẩy mạnh việc bán than. Mặc dù vậy tổng chi phí lưu thông vẫn tăng lên so với kế hoạch, việc tăng chi phí lưu thông một phần do cước phí vận chuyển, bốc xếp tăng lên, các chi phí dịch vụ mua ngoài cao hơn tuy nhiên công ty vẫn hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước và có lãi. Năm 1999 công ty bán được 101.225 tấn than các loại đạt 96% so với kế hoạch và đạt 96% so với năm 1998, tổng doanh thu là 24.698.491.973 đồng, tổng chi phí là 24.571.740.661 đồng, trong đó chi phí lưu thông là 2.844.661.033 đồng chiếm 11,6% trong tổng chi phí và bằng 95% so với kế hoạch kết quả kinh doanh đạt được là 126.751.312 đồng. Trong năm 1999 tình hình diễn biến trên thị trường vẫn còn phức tạp. Các khu vực như cảng Hà Nội, Sơn Tây,... các hộ tư nhân buôn bán than vẫn tăng và có quy mô về đầu tư, xây dựng kho tàng bến bãi có tính chất lâu dài hơn chất lượng than tư nhân cũng tăng hơn vì vậy càng làm tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Do vậy khối lượng bán than của công ty giảm xuống so với năm trước và kế hoạch đặt ra. Đứng trước tình hình khó khăn đó công ty đã tìm mọi biện pháp như mở rộng nguồn nhập, tìm các loại than phù hợp với nhu cầu thị trường hơn, cơ chế giá bán cho từng trạm, cửa hàng, đồng thời giao cho các trạm tổ chức đi nhận than tại các mỏ, công ty sản xuất than theo hợp đồng mà công ty đã ký kết, để nâng cao trách nhiệm của các trạm nhằm giảm bớt việc hao hụt than, giảm các chí phí giao nhận than. Công ty thực hiện theo hợp đồng cơ chế trả lương theo tấn than bán được đối với các trạm để khuyến khích các trạm tìm mọi biện pháp đẩy mạnh việc bán than. Vậy tổng chi phí lưu thông đã giảm xuống so với kế hoạch về năm trước. Đối với các hộ mua lẻ, công ty tiếp tục tạo uy tín bằng việc giao than chất lượng tốt, giá cả phù hợp, phong cách phục vụ khách hàng tận tình chu đáo. Do vậy quí VI năm 1999 công ty đã bán tăng hơn so với quí VI năm 1998 là 20%. Về than chế biến sinh hoạt công ty luốn chú trọng quan tâm đến chất lượng và giá thành đảm bảo được giá bán cạnh tranh trên thị trường. Cho nên năm 1999 công ty đã tăng sản lượng than chế biến lên 15% so với kế hoạch và việc kinh doanh trong lĩnh vực này dần dần có hiệu quả hơn. Kết quả cho thấy trong ba năm công ty đều hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước với tổng số tiền đã nộp thực tế là 1.315.418.349 đồng và luôn bảo toàn được vốn kinh doanh của mình, thu nhập của CBCNV ngày càng ổn định hơn. II-/ Phân tích tình hình chi phí lưu thông tại Công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội. a. Các chỉ tiêu và một số mức làm căn cứ để tính các khoản mục chi phí lưu thông tại công ty. Để lập kế hoạch chi phí lưu thông công ty thường sử dụng hai chỉ tiêu chính như sau: - Tổng chi phí lưu thông. - Tỷ suất chi phí lưu thông. a.1. Tổng chi phí lưu thông: Là tập hợp các khoản mục chi phí lưu thông phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ. Đây là chỉ tiêu tuyệt đối tính bằng đồng chi phí. Trong thực tế công ty thường hạch toán chi phí lưu thông theo các khoản mục sau: 1. Thuế, lệ phí: - Thuế vốn. - Thuế môn bài. - Thuế đất. - Lệ phí. 2. Chi phí cho nhân viên. - Thu nhập CBCNV. - BHXH, BHYT, KPCĐ. 3. Công cụ lao động. 4. Khấu hao TSCĐ. - Khấu hao cơ bản. - Khấu hao sữa chữa lớn. 5. Dịch vụ mua ngoài. - Vận chuyển. - Bốc xếp. - Tạp phí. - Vật liệu, nguyên liệu. - Nhiên liệu. - Điện thoại, điện nước. - Thuê kho bãi. - Bảo quản. - Sửa chữa thường xuyên. - Trả công người lao động thuê ngoài. 6. Hao hụt. 7. Kinh phí khác. 8. Chi phí khác. - Trả lãi vay. - Đào tạo. - Tuyên truyền quảng cáo. - Chi khác. Toàn bộ 8 khoản mục trên là tổng mức chi phí lưu thông tại công ty. Trường hợp nếu đã có tỷ suất chi phí lưu thông thì tổng mức chí phí lưu thông là doanh số bán ra. a.2. Tỷ suất chi phí lưu thông hàng hoá. Là tỷ lệ phần trăm của tổng mức chi phí lưu thông hàng hoá và tổng doanh số bán ra. = x 100% Để xác định được tỷ suất chi phí lưu thông hợp lý đảm bảo tính chính xác và khoa học trước hết phải căn cứ vào các chỉ tiêu đã nêu trên. Và dựa vào kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, kết hợp với việc phân tích đánh giá tình hình thực tế chi phí của năm báo cáo. Tìm ra những ưu điểm và nhược điểm để tiếp tục phấn đấu giảm chi phí lưu thông từ đó xây dựng phân tích định mức từng khoản mục. Đối với các khoản mục chi phí lưu thông lại có thể tính toán được sẽ dựa vào các định mức kinh tế kỹ thuật có thể nêu một số định mức chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật mà công ty thường sử dụng trong quản lý phân tích chí phí lưu thông như sau: - Hao hụt định mức 1,5% trên giá vốn hàng bán. - Thuế vốn 4,8%/tổng vốn kinh doanh/năm. - Thuế lợi tức là 45%/năm so với tổng doanh thu. - Kinh phí ngành 1%/năm so với tổng doanh thu. - Thuế doanh thu 1% của tổng doanh thu. - Trả lãi vay ngân hàng 1,5%/tháng.... <= lãi suất ngân hàng. - Định mức BHXH, BHYT, KPCĐ là 19% so với tổng quỹ lương còn các khoản mục khác không tính toán trực tiếp được thì chủ yếu sử dụng phương pháp dự đoán, phân tích tình hình thực hiện ở kỳ báo cáo, tìm ra các nguyên nhân tăng, giảm xu hướng tác động của các nhân tố ảnh hưởng qua đó dự trù kế hoạch cho sát với thực tế. Các căn cứ mà công ty thường sử dụng để xây dựng chi phí lưu thông hàng hoá hiện nay: a.1. Các định mức, tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật và các chỉ thị trong từng thời kỳ do Nhà nước, cấp trên ban hành bằng văn bản cụ thể: - Định mức chi phí tiền lương, BHXH dựa vào Nghị định 26/CP ngày 23/5/1993 và Nghị định 28/CP ngày 28/3/1997 về đổi mới quản lý tiền lương, thu nhập trong các doanh nghiệp Nhà nước. Và căn cứ vào đơn giá tiền lương tính thu 1.000đ doanh thu của công ty than miền Bắc giao xuống cho đơn vị thực hiện trong từng thời kỳ. - Theo các quy định hiện hành trên thì BHXH phải nộp chiếm 15% so với tổng quỹ lương. Định mức hao hụt quy định của ngành là 1,5% trên giá vốn hàng bán. - Khấu hao tài sản tính theo Quyết định số 1062 TC/QD/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. - Về chi phí vận tải hàng hoá công ty thường áp dụng các văn bản sau: + Cước đường sắt: văn bản số 1233/VTGT của Bộ GTVT ngày 29/7/1981 về khoảng cách tính giá cước, văn bản số 560 CV/KHĐT ngày 23/12/1995 của LHĐS Việt Nam về đơn giá cước và bậc hàng vận tải bằng đường sắt. Văn bản 1271 của xí nghiệp LHĐS khu vực I ngày 26/12/1995 quy định cách tính tiền dồn toa. + Phí cảng biển: văn bản 135/GDCP ngày 25/8/1992 cho các cảng Hải Phòng, Hòn Gai. + Cước đường sông: văn bản 36/VGCP-CNTDDV và thông báo số 104/VGCP - CNTDDV ngày 6/7/1995 của Ban vật giá CP. + Cước phí cảng đường sông: văn bản số 709/PC-VT ngày 28/8/1995 của Cục đường sông Việt Nam, và văn bản số 188/tháng 3 năm 1995. + Cước ô tô: theo quy định số 13/VGCP-CNTDDV ngày 8/5/1993 của Ban vật giá Chính phủ và Nghị định 36/CP của Chính phủ. Quy định 831 của Nghị định 36/CP về việc cấm tăng giá cước. Văn bản liên Bộ Tài chính - GTVT số 81 ngày 15/12/1992 quy định việc giải quyết việc thu các loại phí qua cầu Chương Dương, Thăng Long, Bến Thuỷ. - Còn các khoản chi phí khác theo Quyết định 59/CP ngày 3/10/1996 của Chính phủ ban hành quy chế quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh đối với các doanh nghiệp Nhà nước. Các Thông tư số 76 TC/TCDN ngày 15/11/1996 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý doanh thu, chí phí và giá thành sản phẩm dịch vụ tại các doanh nghiệp Nhà nước và Quyết định số 151 TMB/TCNS ngày 21/6/1995 của công ty than miền Bắc ban hành quy chế tổ chức hoạt động của công ty than Hà Nội. a.2. Những chỉ tiêu kế hoạch có liên quan như: kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, kế hoạch vận chuyển xếp dỡ hàng, kế hoạch vay vốn, kế hoạch lao động tiền lương, bảo quản hàng hoá. a.3. Các nhân tố sẽ ảnh hưởng đến chí phí lưu thông trong kỳ kế hoạch như: khối lượng, cơ cấu các loại than vận chuyển, giá cả các dịch vụ và giá cước vận tải thay đổi. a.4. Tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh và kết quả phân tích hoạt động kinh tế tài chính, kết quả đánh giá tình hình quản lý thực hiện chi phí ở thời kỳ trước. Những ưu và nhược điểm đã đạt được, những nhân tố không hợp lý cần thay đổi hoặc có thái độ dứt khoát, những khả năng mang tính tích cực mà chưa khai thác được, những kinh nghiệm quản lý tiên tiến có thể áp dụng có hiệu quả tại công ty. Bảng: Chi phí lưu thông năm 1997 Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Tổng CPLT 3.200.000.000 100% 3.103.318.510 100% 1. Chi phí hao hụt 185.000.000 5,78% 180.250.000 5,8% 2. Cho CBCNV 1.039.697.751 32,49% 1.039.697.751 33,5% 3. Chi phí QL doanh nghiệp 300.000.000 9,37% 299.097.539 9,6% 4. Chi phí vận tải 700.000.000 21,87% 640.101.092 20,6% 5. Chi phí dịch vụ, thu mua, bảo quản, tiêu thụ 975.302.249 30,47% 944.263.128 30,4% b. Phân tích một số nét cơ bản về tình hình thực hiện chi phí lưu thông tại công ty trong ba năm qua. b.1. Tình hình thực hiện kế hoạch chi phí lưu thông năm 1997 tại công ty. Chỉ tiêu Đơn vị KH TH Tỷ lệ % Tổng doanh số đồng 22.527.670.000 22.015.704.500 97,7% Tổng CPLT đồng 3.200.000.000 3.103.318.510 96,9% Tỷ suất CPLT % 14,2% 14,09% 99,2% Nhìn vào biểu b1 chúng ta thấy được doanh số bán thực hiện so với kế hoạch chỉ đạt 97,7% hay giảm 511.965.500 đồng. Trong đó chí phí lưu thông đạt 96,9% tức giảm được 96.681.490 đồng. Như vậy là việc giảm chí phí lưu thông so với kế hoạch có phần hợp lý. Nhưng để thấy rõ hơn việc thực hiện quản lý chí phí lưu thông của công ty so với kế hoạch chúng ta hãy xem xét chỉ tiêu tỷ suất chí phí lưu thông. Kết quả phân tích đánh giá từ bảng b1 cho thấy tỷ suất chí phí lưu thông kỳ kế hoạch đặt ra là 14,2% nhưng công ty thực hiện phấn đấu giảm chí phí lưu thông xuống. Vì vậy tỷ suất chí phí lưu thông chỉ đạt 14,09% điều này chứng tỏ rằng so với kế hoạch đặt ra công ty đã thực hiện tốt hơn đạt tỷ lệ 99,2% so với kế hoạch. b.2. Tình hình thực hiện chí phí lưu thông năm 1998. Chỉ tiêu Đơn vị KH TH Tỷ lệ % Tổng doanh số đồng 25.917.000.000 25.178.692.200 97% Tổng CPLT đồng 3.200.000.000 3.707.472.500 116% Tỷ suất CPLT % 12,3% 14,7% 119% Trong năm 1998 doanh số bán của công ty tiếp tục giảm so với kế hoạch chỉ đạt 97% hay giảm 738.307.000 đồng trong khi chi phí lưu thông so với kế hoạch lại tăng 16% hay tăng 507.472.000 đồng. Nếu xét chỉ tiêu tỷ suất chi phí lưu thông thì kế hoạch đặt ra là 12,3% nhưng tỷ suất chí phí lưu thông thực hiện là 14,7% tăng lên 2,4% so với kế hoạch, tỷ suất chi phí lưu thông thực hiện tăng lên với tỷ lệ là 119%. b.3. Tình hình thực hiện chí phí lưu thông năm 1999 Chỉ tiêu Đơn vị KH TH Tỷ lệ % Tổng doanh số đồng 25.116.000.000 24.698.491.973 98% Tổng CPLT đồng 3.000.000.000 2.844.661.033 95% Tỷ suất CPLT % 11,9% 11,5% 97% Dựa vào biểu trên thì doanh số bán của công ty vẫn không hoàn thành kế hoạch. Thực tế cho thấy doanh số bán của công ty so với kế hoạch chỉ bằng 98% hay giảm 417.508.027 đồng. Như vậy là cả 3 năm công ty đều không hoàn thành kế hoạch đề ra. c. Tình hình thực hiện giảm chi phí lưu thông tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội. Để đánh giá chính xác tình hình giảm chí phí lưu thông tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội ta cùng phân tích so sánh từng năm, sau đó phân tích so sánh giữa các năm với nhau. Năm 1997: Tỷ suất chí phí lưu thông kế hoạch đặt ra là 14,2% nhưng công ty phấn đấu giảm chí phí lưu thông xuống. Vì vậy tỷ suất chí phí lưu thông chỉ đạt 14,09% điều này chứng tỏ rằng so với kế hoạch đặt ra, công ty đã thực hiện tốt hơn đạt 99,2% so với kế hoạch. Việc công ty tiết kiệm và giảm chí phí lưu thông so với kế hoạch có thể do các nguyên nhân sau: - Do doanh số bán giảm xuống so với kế hoạch. - Công ty đã thực hiện tiết kiệm được các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh như văn phòng phẩm, điện thoại, điện nước. - Công ty bố trí kết hợp và tận dụng được công suất máy móc thiết bị sẵn có cũng như khi đi thuê ngoài. Trong đó chủ yếu là các phương tiện vận tải, bốc xếp, tận dụng kho tàng chưa sử dụng để cho thuê làm văn phòng, làm giảm chí phí khấu hao và tăng hiệu quả kinh doanh cho đơn vị. - Công ty giảm được chí phí hao hụt so với kế hoạch đặt ra bằng việc thúc đẩy quản lý và bảo quản than ở các trạm, các cửa hàng. - Mặt khác giá cả của các dịch vụ mua ngoài giảm xuống so với năm trước đồng thời công ty cố gắng tiết kiệm tối đa việc mua sắm các dịch vụ bên ngoài, tận dụng nguyên vật liệu sẵn có. Năm 1998: Doanh số bán của công ty tiếp tục giảm so với kế hoạch chỉ đạt 97% hay giảm 738.307.000 đồng trong khi chí phí lưu thông so với kế hoạch lại tăng hơn 16% hay tăng 507.472.500 đồng. Nếu xét chỉ tiêu tỷ suất chí phí lưu thông thì kế hoạch đặt ra là 12,3% nhưng tỷ suất chí phí lưu thông công ty thực hiện là 14,7% tăng lên 2,4% hay so với kế hoạch tỷ suất chí phí lưu thông tăng lên là 1,19%. Do các nguyên nhân: - Công ty giảm bộ máy từ 300 người xuống còn 200 người. - Cước phí vận tải cao hơn, đặc biệt là khu vực miền núi. Nhà nước không còn trợ giá cước vận tải như trước nữa. Các phương tiện vận tải đã xuống cấp phải đại tu sửa chữa nhiều hơn, nhiên liệu như xăng dầu giá cũng cao hơn. Tình hình cạnh tranh trên thị trường rất mạnh công ty phải đương đầu với nhiều đối thủ mạnh hơn mình cả về quy mô, chất lượng và khả năng phục vụ khách hàng cho nên nhu cầu khách hàng đặt với số lượng rải rác ở các trạm không tập trung do vậy vô hình làm cho quãng đường vận chuyển dài ra dẫn đến khả năng tận dụng phương tiện vận tải cả lượt đi và về ít hơn chi phí vận tải lớn. - Chi phí dịch vụ mua ngoài của công ty có thể tăng hơn, giá các dịch vụ đắt đỏ hơn năm trước và theo như dự tính lúc ban đầu. - Chi phí cho công tác nhập, xuất than tăng, đặc biệt là chi phí cho công tác tìm kiếm khách hàng, các khâu phục vụ khách hàng để đảm bảo doanh số bán. - Công ty trang bị thêm các thiết bị văn phòng nhằm đáp ứng nhanh hơn các thủ tục cho khách, giảm bớt các thủ tục phiền hà không cần thiết. Đặc biệt trong đó công ty mua thêm 2 máy vi tính với 2 máy in cho phòng tài chính kế toán và phòng văn thư. Đồng thời sửa sang, xây dựng và quy hoạch lại kho bãi ở 3 trạm Vĩnh Tuy, Sơn Tây, Giáp Nhị nhằm phục vụ công tác bảo quản than được tốt hơn, chống hao hụt than. - Trong năm công ty đã tổ chức cho CBCNV đi học bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn về quản lý kinh tế trong cơ chế thị trường vì vậy làm cho chí phí lưu thông cao hơn. Năm 1999: doanh số bán của công ty vẫn không hoàn thành kế hoạch. Thực tế cho thấy doanh số bán của công ty so với kế hoạch bằng 98% hay giảm 417.508.027 đồng. So sánh tình hình thực hiện giảm chí phí lưu thông giữa các năm với nhau: Bảng: So sánh tình hình thực hiện chí phí lưu thông năm 1998 so với năm 1997 Chỉ tiêu Đơn vị 1997 1998 Tỷ lệ % Tổng doanh số đồng 22.015.704.500 25.178.692.200 114% Tổng CPLT đồng 3.103.318.510 3.707.472.500 119% Tỷ suất CPLT % 14,09% 14,7% 104% Chúng ta thấy rằng doanh số bán năm 1998 tăng lên so với năm 1997 là 145% hay tăng 3.162.987.700 đồng, tổng chí phí lưu thông năm 1998 cũng tăng lên so với năm 1997 là 19% hay 604.153.990 đồng. Như vậy là chí phí lưu thông tăng lên so với năm trước có phần hợp lý. Nhưng để thấy rõ hơn tình hình quản lý thực hiện giảm chí phí lưu thông tại công ty năm 1998 so với năm 1997 có tốt hơn hay không chúng ta xét tiếp chỉ tiêu tỷ suất chi phí lưu thông qua hai năm. Qua biểu phân tích trên thì tỷ suất chí phí lưu thông năm 1997 là 14,09% năm 1998 là 14,7% chứng tỏ rằng tỷ suất chí phí lưu thông năm 1998 cao hơn năm 1997 là 0,61%, như vậy là tình hình kinh doanh của công ty năm 1998 kém hiệu quả hơn. Biểu: So sánh tình hình thực hiện chí phí lưu thông năm 1999 so với năm 1998 Chỉ tiêu Đơn vị 1997 1998 Tỷ lệ % Tổng doanh số đồng 25.178.692.200 24.698.491.973 98% Tổng CPLT đồng 3.707.472.500 2.844.661.033 77% Tỷ suất CPLT % 14,7% 11,5% 78% Doanh số bán vẫn đạt 98%, tổng chí phí lưu thông đạt 77% hay giảm được 2.811.467 đồng dẫn đến tỷ suất chí phí lưu thông giảm 3,2%. Như vậy công ty đã có những bước chuyển biến tích cực trong việc phấn đấu giảm chí phí lưu thông đặc biệt trong lĩnh vực quản lý, việc công ty tiết kiệm được chí phí lưu thông so với kế hoạch và so với năm trước do các nguyên nhân sau: - Công tác quản lý chặt chẽ hơn nhất là trong việc bảo quản, giao nhận hàng ở các trạm. Công ty đã áp dụng quy chế trả lương khoán theo tần than bán, tấn than xúc, tấn than vận chuyển,... nhằm phát huy năng lực của công nhân nâng cao năng suất lao động. Đồng thời cũng giao cho các trạm trực tiếp xuống nhận tại đầu nguồn để đảm bảo số lượng, chất lượng theo hợp đồng công ty đã ký để cho các trạm có trách nhiệm hơn, tránh hao hụt than quá lớn trong quá trình vận chuyển và giao nhận. - Hao hụt than giảm xuống so với kế hoạch. - Công ty vận dụng được công suất của các phương tiện vận tải, bốc xếp sẵn có của mình, cố gắng tổ chức chuyên chở cả lượt đi và lượt về, thanh lọc các phương tiện vận tải đã cũ tiêu thụ nhiều nhiên liệu. Giảm tối thiểu việc thuê nhân công ngoài bốc xếp vận chuyển. - Công ty tinh giảm bộ máy hành chính từ 200 người xuống còn 150 người. - Sản lượng mua, bán của công ty giảm xuống, khối lượng dự trữ có phần hợp lý hơn so với nhu cầu thực tế cần. - Công ty luôn thực hiện việc kiểm kê xây dựng kế hoạch kinh doanh cho từng tháng, quý, năm và từng tuần một giám sát chặt chẽ việc hạch toán kinh doanh của từng cửa hàng, từng trạm nếu thiếu hụt thì các trạm, cửa hàng phải bù cho công ty. Tốc độ tăng (giảm) và tiết kiệm chí phí lưu thông giữa các năm qua: Chỉ tiêu Đơn vị 1998/1997 1999/1997 1999/1998 Mức độ hạ thấp CPLT % +0,63 -2,58 -3,2 Tốc độ giảm % +4,47 -18 -22 Số tiền tiết kiệm đồng 604.154.019 258.657.477 862.811.497 Thông qua bảng số phân tích trên nhìn chung công ty chưa có chính sách rõ ràng trong việc phấn đấu giảm chí phí lưu thông dẫn đến có năm chí phí lưu thông tăng lên rất mạnh có năm lại giảm xuống, mặc dù khối lượng bán hàng năm có xu hướng giảm. Cụ thể: năm 1998 so với năm 1997 tổng chí phí tăng lên là 604.154.019 đồng. Về mức độ hạ thấp được chí phí lưu thông thì năm 1998 công ty không những hạ thấp được chí phí so với năm 1997 mà còn tăng lên 0,63% hay tốc độ tăng chí phí lưu thông là 4,47% so với năm 1997 sang năm 1999 công ty đã chấn chỉnh lại tình hình thực hiện giảm chí phí lưu thông, vì vậy năm 1999 so với năm 1998 giảm xuống còn 862.811.497 đồng so với năm 1997 giảm 258.657.477 đồng. Cho nên mức độ hạ thấp chi phí lưu thông năm 1999 so với năm 1997, năm 1998 là 2,58% và 3,2%, tốc độ giảm phí chỉ bằng 18% và 22% so với năm 1997, năm 1998. Việc hạ thấp chí phí lưu thông như đã trình bày ở trên chủ yếu là do tinh giảm bộ máy hành chính, quản lý chặt chẽ các khâu thu mua, bảo quản, tiêu thụ, vận tải, tiết kiệm cá phương tiện và cơ sở vật chất mình có, đồng thời áp dụng chế độ trả lương khoán. Hiệu quả chí phí lưu thông tại công ty trong ba năm để có thể đánh giá việc sử dụng chí phí lưu thông tại công ty có hiệu quả hay không chúng ta hãy xem xét 100 đ chí phí lưu thông thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận và chỉ tiêu tổng chí phí lưu thông so với tổng chí phí. Biểu: Hiệu quả chí phí lưu thông của công ty trong 3 năm qua Chỉ tiêu 1997 1998 1999 Tỷ suất LN/Tổng CPLT 4,06 4,14 4,06 3,24 4,26 4,45 Tổng CPLT/Tổng chi phí 14,28 14,17 12,4 14,79 12 11,57 Dựa vào biểu trên ta thấy rằng năm 1999 công ty sử dụng vốn hiệu quả nhất trong ba năm qua và so với cả kế hoạch đặt ra nếu như xét trong điều kiện đồng tiền tương đối ổn định. Vì chúng ta thấy rằng năm 1997 kế hoạch đặt ra là 100đ chí phí lưu thông thì thu được 4,06 đồng lợi nhuận và chí phí lưu thông chiếm 19,28% trong tổng chí phí. Nhưng thực tế công ty đã đạt được 4,14 đồng lợi nhuận trên 100đ chí phí lưu thông và chí phí lưu thông chiếm 14,17% so với tổng chí phí. Năm 1998 kế hoạch đặt ra là 4,06 đồng lợi nhuận trên 100đ chí phí lưu thông, chí phí lưu thông chiếm 12,14% trong tổng chí phí. Nhưng trong năm công ty chỉ thực hiện được 3,24 đồng lợi nhuận trên 100đ chí phí lưu thông, chí phí lưu thông chiếm tới 14,79% trong tổng chí phí. Sang năm 1999 kế hoạch đặt ra là 4,26 đồng lợi nhuận trên 100đ chí phí lưu thông, chí phí lưu thông chiếm 12,09% trong tổng chí phí thì công ty đã thực hiện được 4,45 đồng lợi nhuận trên 100 đ chí phí lưu thông và chí phí lưu thông chỉ chiếm có 11,57% trong tổng chí phí. Thực tế chúng ta thấy rằng trong ba năm qua tình hình lạm phát ở nước ta tương đối ổn định. Như vậy chứng tỏ rằng năm 1998 là năm công ty sử dụng chí phí lưu thông kém hiệu quả nhất trong ba năm chỉ đạt có 3,24 đồng lợi nhuận trên 100 đ chí phí lưu thông trong khi năm 1997 là 4,14đ/100đ, năm 1999 là 4,45/100đ. Việc sử dụng chí phí lưu thông kém hiệu quả năm 1998 chủ yếu do công ty quản lý làm thất thoát nhiều khoản chí phí như chí phí vận tải, bốc xếp, bảo quản,... đồng thời trong năm công ty phải đầu tư xây dựng nhiều hơn so với năm khác. Và năm 1999 công ty sử dụng chí phí lưu thông có hiệu quả nhất trong ba năm đạt 4,45 đồng lợi nhuận trên 100đ chí phí lưu thông và chí phí lưu thông chỉ chiếm có 11,57% trong tổng chí phí. III-/ Đánh giá tình hình giảm chí phí lưu thông tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội. 1-/ Ưu điểm: Trong những năm qua mặc dù sự biến động chí phí lưu thông giữa các năm rất lớn nhưng cho đến nay công ty luôn không ngừng cố gắng phấn đấu giảm chí phí lưu thông xuống. Thực tế cho thấy là năm 1999 công ty đã giảm được chí phí lưu thông xuống cả về số tuyệt đối và tỷ suất chí phí lưu thông so với hai năm trước 1997 và 1998, việc kinh doanh dần dần có hiệu quả hơn (thể hiện ở hiệu quả sử dụng chí phí lưu thông). Việc công ty phấn đấu giảm chí phí lưu thông xuống chủ yếu bằng các biện pháp tinh giảm biên chế bộ máy hành chính, xoá bỏ cơ chế quan liêu bao cấp, cải tiến công tác quản lý hành chính công tác hạch toán kinh doanh, nâng cao nghiệp vụ quản lý kinh tế của các cán bộ công nhân viên, nhằm giảm bớt các thủ tục phiền hà cho khách hàng, các khoản chí phí không cần thiết cho bộ máy hành chính. Để giảm các khoản chí phí vận tải, bảo quản, bốc xếp bằng cách: - Tổ chức quản lý chặt chẽ việc bốc dỡ hàng, tiêu thụ bảo quản. - Quản lý chặt chẽ và ký hợp đồng vận tải trước với các đơn vị vận tải, tối ưu hoá các phương tiện mình có, giảm bớt quãng đường vận tải bằng cách tạo nguồn thu mua, áp dụng chế độ trả lương khoán. - Hàng tháng, quý, tuần công ty lập kế hoạch giao xuống cho các trạm để làm chỉ tiêu hướng dẫn các trạm thực hiện việc giảm phí như giao chỉ tiêu bảo quản, chỉ tiêu sửa chữa, thuê kho bãi,... Đồng thời các trạm phải tự hạch toán kinh doanh để có lãi. 2-/ Nhược điểm: Trong những năm qua sự cạnh tranh trên thị trường than ngày càng gay gắt hơn cho nên việc kinh doanh của công ty gặp nhiều bất lợi. Hiện tượng trốn thuế, lậu thuế trong tư nhân thì nhiều trong khi công ty là một doanh nghiệp Nhà nước phải nộp đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước vì thế giá than trên thị trường thường thấp hơn so với giá bán của công ty. Vì vậy công ty đã không ngừng cố gắng hạ thấp chí phí lưu thông xuống. Nhưng vẫn còn nhiều khoản chí phí chưa hợp lý, đặc biệt trong năm 1998 các khoản chí phí liên quan đến chí phí vận tải, bốc xếp bảo quản tiêu thụ tăng lên nhiều. Việc tăng chi phí vận tải, bốc xếp, bảo quản là một phần là do công ty phải chịu cước phí vận tải cao hơn do Nhà nước không còn trợ giá như trước đây nữa, mặt khác phương tiện vận tải của công ty cũng đã xuống cấp rất nhiều vì vậy chí phí đại tu, sửa chữa lớn. Không những thế việc tận dụng khả năng máy móc thiết bị sẵn có của cán bộ công nhân viên chưa cao dẫn đến công suất máy móc thiết bị, phương tiện chưa được tối ưu hoá hết công suất. Mặt khác, việc áp dụng các tiến bộ khoa học vào trong lĩnh vực quản lý, sản xuất của công ty còn quá khiêm tốn. Các phương tiện thu mua bảo quản quá cũ kỹ lạc hậu sự phối hợp giữa các trạm chưa chặt chẽ, một bộ phận nhỏ cán bộ công nhân viên thiếu nghiệp vụ chuyên môn. Phần 3 một số ý kiến đề xuất giảm chí phí lưu thông tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội I-/ Định hướng phát triển công ty. - Tiếp tục kinh doanh than trên địa bàn Hà Nội, Hà Tây, Sơn La, Lai Châu, Hoà Bình và các tỉnh phụ cận. - Đẩy mạnh sản xuất than chế biến đảm bảo tốt chất đốt phục vụ nhân dân nội thành và các tỉnh phụ cận. - Kinh doanh đa dạng mặt hàng khác chiếm khoảng 40% doanh thu. Như cho thuê văn phòng làm việc và tận dụng các cơ sở vật chất khác để tăng hiệu quả và nâng cao đời sống CBCNV. - Đảm bảo nộp thuế và các khoản khác mà Nhà nước, cấp trên giao xuống, cố gắng bảo toàn được vốn và kinh doanh có lãi, chủ động tìm nguồn nhập trong tổng công ty than Việt Nam, đảm bảo chất lượng và giá cả phù hợp với nhu cầu thị trường của công ty đang quản lý. - Công ty giao cho các trạm trực tiếp xuống nhận than tại đầu nguồn để dảm bảo số lượng, chất lượng theo hợp đồng của công ty đã ký. Thường xuyên nắm chắc tình hình diễn biến của khách hàng nhất là các hộ trọng điểm của công ty. - Đối với thị trường từng khu vực thì phải thường xuyên nắm vững giá cả để điều chỉnh cho phù hợp. Tiếp tục mở rộng cơ chế khoán bán than tại các cửa hàng, trạm. Giao số lượng bán và kế hoạch tài chính cho các trạm thực hiện. Thực hiện dần dần việc kinh doanh có hiệu quả, nâng cao đời sống của CBCNV. - Đối với than chế biến sinh hoạt phải chú trọng đến chất lượng chủng loại phù hợp, ổn định. Phấn đấu hạ giá thành tăng sản lượng bán để kinh doanh có hiệu quả. Bảng thanh toán lương quí I năm 2000 cho cbcnv khối trạm của công ty STT Tên đơn vị Hệ số lương Tiền lương Ca 3 Tổng số tiền Ký nhận 1 Trạm Vĩnh Tuy 23.77 3.565.500 31.000 3.596.500 2 Cửa hàng số 1-VT 14,19 2.128.500 31.000 2.159.500 3 Trạm Ô Cách 1,98 297.000 0 297.000 4 Cửa hàng Ô Cách 7,36 1.104.000 0 1.104.000 5 Trạm Cổ Loa 11,74 1.761.000 0 1.761.000 6 Cửa hàng Liên Hà 2,36 354.000 0 354.000 7 Cửa hàng Đông Anh-Cổ Loa 6,64 996.000 0 996.000 8 Xưởng I Giáp Nhị 19,20 2.880.000 0 2.880.000 9 Xưởng II A Giáp Nhị 14,88 2.232.000 0 2.232.000 10 Xưởng II B Giáp Nhị 10,10 1.515.000 0 1.515.000 11 Tổ bán hàng xưởng I Giáp Nhị 6,72 1.008.000 0 1.008.000 Tổng 118,94 17.841.000 62.000 17.903.000 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Tháng 4 năm 2000 STT Chỉ tiêu Tỷ lệ KH năm % Nguyên giá Tiền khấu hao Tiền KH phân bổ phí bán hàng Tổng cộng 2.206.653.201 15.378.389 15.378.389 Nhà cửa 604.781.843 3.349.064 3.349.064 1 Nhà cân Cổ Loa 4,00 51.756.624 172.562 172.562 2 Nhà làm việc 3 tầng 4,00 397.071.716 1.323.572 1.323.572 3 Nhà rèn cơ khí 6,66 8.068.618 44.826 44.826 4 Nhà SX than SH Vĩnh Tuy 6,66 30.124.124 167.355 167.355 5 Nhà giới thiệu SP xưởng chế biến 6,66 13.117.000 72.872 72.872 6 Nhà SX than sinh hoạt 18,71 98.293.761 1.532.600 1.532.600 7 Nhà Ô Cách 6,66 6.350.000 35.277 35.277 Máy móc thiết bị 241.316.918 781.265 781.265 8 Cân chìm 30 tấn Vĩnh Tuy 10,00 93.751.918 781.265 781.265 9 Máy ép than 90.000.000 10 Máy ép than T0 120 57.565.000 Dụng cụ quản lý 39.189.000 792.169 792.164 11 Máy điều hoà 20,00 9.366.000 156.100 156.100 12 Máy vi tính 25,00 8.500.000 191.834 191.834 13 Máy vi tính 25,00 21.323.000 444.230 444.230 Xe ô tô 1.321.365.440 10.455.896 10.455.896 14 Xe Mê kông 10,00 251.855.440 2.098.796 2.098.796 15 Xe Toyota 10,00 300.000.000 2.500.000 2.500.000 16 Xe IFA 72-10 10,00 90.000.000 972.050 472.050 17 Xe IFA 72-11 10,00 90.000.000 472.050 472.050 18 Xe MITSUBISHI 10,00 589.510.000 4.913.000 4.913.000 Đơn vị: Công ty vận tải đường sông Đông Anh. Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh Hoá đơn cước vận chuyển Ngày 10 tháng 4 năm 2000 Liên: 2 Quyển số 56Số 7 Nợ: TK 131Có: TK 511Có: TK 3331 - Họ và tên khách hàng : Ông Nguyễn Văn Quân. - Địa chỉ: Trạm than Ô Cách - Công ty KD & CB than Hà Nội. - Phương tiện vận chuyển : Sà lan. - Loại đường : Đường sông. - Khoảng cách vận chuyển : 17km. - Đi từ: Trạm than Ô Cách đến: Bến Phà Đen. - Ngày đi: 7/4/2000 ngày đến : 8/4/2000 - Hình thức thanh toán : Tiền mặt. - Số hiệu tài khoản. STT Tên, quy cách hàng vận chuyển Đơn vị tính Số lượng (cái) Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 Than các loại tấn 300 1.760 528.000 Tổng cộng 300 528.000 Tổng số tiền (bằng chữ): Năm trăm hai tám ngàn đồng chẵn. Trong đó thuế VAT: Bốn tám ngàn đồng chẵn. Phiếu chi Ngày 11 tháng 4 năm 2000 Họ tên người nhận tiền : Nguyễn Văn Quân Địa chỉ : Nhân viên trạm than Ô Cách. Lý do chi : Thanh toán phí vận chuyển. Số tiền : 528.000 đồng (bằng chữ: năm trăm hai tám ngàn đồng) Kèm theo : 01 chứng từ gốc. Biểu 3: Báo cáo chi phí bán hàng Tháng 4 năm 2000 STT Khoản mục Tổng số Kinh doanh than Kinh doanh khác Tổng cộng 341.702.011 341.702.011 I Chi phí nhân viên 175.924.867 175.924.867 1 Thu nhập CBCNV 167.098.583 167.098.583 2 BHXH 4.716.057 4.716.057 3 BHYT 967.909 967.969 4 KPCĐ 3.142.363 3.142.363 II Công cụ lao động 7.645.050 7.465.050 III Khấu hao TSCĐ 15.378.389 15.378.389 IV Dịch vụ mua ngoài 89.057.429 89.057.424 1 Vận chuyển 62.634.150 62.634.150 2 Bốc xếp 14.000.000 14.000.000 3 Điện thoại 5.417.465 5.417.465 4 Thuê kho bãi 2.422.400 2.422.400 5 Điện nước 302.154 302.154 6 Bảo quản 3.790.000 3.790.000 7 Sửa chữa thường xuyên 491.255 491.255 V Chi phí khác 53.876.281 53.876.281 Báo cáo chi phí khác bằng tiền Tháng 4 năm 2000 STT Nội dung Số tiền Ghi chú Tổng cộng 53.876.281 1 Các loại phí nộp cấp trên 4.500.000 2 Phòng chống bão lụt 110.000 3 Bảo vệ môi trường 767.000 4 Đào tạo thêm nâng bậc 18.233.309 5 An toàn bảo hộ lao động 1.396.000 6 Khám sức khoẻ định kỳ 120.000 7 Công tác phí tàu xe đi phép 7.483.138 8 Văn phòng phẩm 1.203.200 9 Tiếp khách 21.171.000 10 Hội nghị 4.165.400 11 Huấn luyện quân sự 2.263.000 12 Bảo hiểm xe, hàng hoá 248.450 13 Chi phí kiểm kê 250.000 14 Kiểm tra xe định kỳ 248.200 15 Thuế môn bài 2.347.000 16 Thuế đất 2.801.000 17 Chi phí khác 2.969.893 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Tháng 4 năm 2000 Ghi có các TK Đối tượng sử dụng ghi nợ TK TK 334 phải trả CBCNV TK 338 - phải trả - phải nộp khác TK 335 Tổng cộng Lương Các khoản phụ cấp Cộng có TK 334 KPCĐ 338.2 BHXH 338.3 BHYT 338.4 Cộng có TK 338 Chi phí phải trả TK 641 chi phí bán hàng 167.098.538 167.098.538 3.142.363 4.716.057 967.909 8.826.329 175.924.867 Tổng cộng 167.098.538 167.098.538 3.142.363 4.716.057 967.909 8.826.329 175.924.867 tập hợp chi phí bán hàng TK 641 tháng 4 năm 2000 STT TK ghi Có TK ghi Nợ 131 133 153 214 339 331.1 331.2 338 336.25 Cộng chi phí phát sinh NKCT1 NKCT2 Tổng cộng 1.040.224 11.224.309 7.465.050 15.378.389 167.098.389 845 1 8.826.329 2.500.000 138.448.178 21.158.297 373.180.160 I Chi phí nhân viên 167.098.389 8.826.329 175.924.867 1 Thu nhập CBCNV 167.098.389 167.098.389 2 BHXH 4.716.057 4.716.057 3 BHYT 967.909 967.909 4 KPCĐ 3.142.363 3.142.363 II Công cụ lao động 7.465.050 7.465.050 III Khấu hao TSCĐ 15.378.389 15.378.389 IV Dịch vụ mua ngoài 821.919 91.339.422 89.057.424 1 Vận chuyển 311.919 62.322.231 62.634.150 2 Bốc xếp 14.000.000 14.000.000 3 Điện thoại 766.336 5.417.465 4 Điện nước 501.000 103.200 302.154 5 Thuê kho bãi 866.400 2.422.400 6 Bảo quản 3.790.000 3.790.000 7 Sửa chữa thường xuyên 9.491.255 491.255 V Chi phí khác 227.035 11.224.309 845 1 2.500.000 47.148.756 3.753.214 53.876.281 II-/ Các biện pháp giảm chí phí lưu thông. 1-/ Các biện pháp giảm chí phí vận tải, bốc xếp. Như chúng ta đã biết việc giảm chí phí lưu thông không có nghĩa là tổng chí phí lưu thông giảm xuống càng ít là càng tốt. Mà phải tính đến hiệu quả của đồng vốn mà mình đã bỏ ra kinh doanh hay nói cách khác là việc chí phí đó có phù hợp, có khoa học đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Có những khoản chí phí vẫn phải chi nhưng những khoản không cần thiết thì phải phấn đấu giảm xuống tới mức có thể. Trong chí phí lưu thông chí phí vận tải là khoản chi chiếm tỷ trọng lớn do đó việc tiết kiệm chí phí vận tải là rất cần thiết. Dưới đây là một số biện pháp áp dụng tại công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội. - Công ty phải luôn tính toán, phân tích lựa chọn các phương án vận chuyển tối ưu. Muốn vậy mỗi phòng và mỗi trạm phải có ít nhất một cán bộ có năng lực trình độ chuyên môn để lập và lựa chọn phương án. - Lên kế hoạch mua, bán chuyên chở hàng hoá phải hợp lý: thể hiện sự ăn khớp hàng hoá mua và bán kể cả về thời gian, khối lượng, phương tiện chuyên chở. Từ các kế hoạch mua, bán tổ chức thực hiện chuyên chở tới từng địa bàn, từng địa điểm hợp lý khoa học. Giảm tới mức thấp nhất lượng hàng hoá qua kho và chí phí vận chuyển trong việc lựa chọn phương án vận chuyển cần phải chú ý tới phương tiện, con đường vận chuyển, để lựa chọn có hiệu quả. Muốn vậy công ty phải: + Có kế hoạch mua hàng, giao hàng rõ ràng. Người lập phương án vận chuyển cần phải nắm vững các kế hoạch tránh tình trạng thời gian quá cấp kíp mà không sử dụng được các phương tiện rẻ tiền kinh tế nhất. + Phải nắm vững giá cước, hành trình đi lại của phương tiện trên mỗi tuyến. + Như tính toán chí phí phải tính đủ, tính đúng từng chi phí hao hụt, bốc dỡ, bảo quản,... không được bỏ qua các chi phí phát sinh và thêm những khoản chí phí bất hợp lý trong quá trình chuyển giao phương tiện. + So sánh các phương án vận chuyển đề ra về chí phí, thời gian, sự thuận tiện, an toàn để chọn phương án có hiệu quả nhất. - Công ty nên áp dụng việc vận chuyển hai chiều để giảm chi phí khấu hao, vận chuyển xuống. - Nên quan hệ chặt chẽ với các đơn vị vận chuyển lâu dài của công ty như công ty vận tải đường sông số 1,2,3,4, các xí nghiệp vận tải đường bộ. - Phấn đấu tăng tốc độ chu chuyển vốn bằng các biện pháp tăng doanh số bán, thanh lý các phương tiện vận tải bốc xếp đã cũ tiêu thụ nhiều nhiên liệu. 2-/ Các biện pháp thu mua, bảo quản, tiêu thụ. - Luôn theo dõi hàng nhập, xuất, tồn mỗi trạm, cửa hàng trong toàn công ty bằng cách thực hiện khai báo hàng kỳ, hàng ngày. - Phân tích nguồn hàng nhập, dự đoán nhu cầu trên cơ sở thực tế. Từ đó cân đối nhập, xuất để giảm bớt tồn kho không cần thiết và đáp ứng tốt nhu cầu thị trường. - Sắp xếp bố trí lại lao động hợp lý hơn, tiếp tục tinh giảm những cán bộ công nhân viên không có năng lực. Mở rộng nhu cầu, phạm vi kinh doanh cho công ty. - Cần chú trọng đảm bảo chất lượng hàng mua vào. Tạo nguồn đảm bảo cơ cấu hợp lý, phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng. Đặc biệt công ty cần chú trọng công tác tạo nguồn muốn vậy công ty cần phải tổ chức mạng lưới thu mua hợp lý để có thể thu mua được đầy đủ kịp thời, đúng số lượng, chất lượng, thời gian,... đó là tổ chức thực hiện thu mua trực tiếp đến tận những nơi tập trung nguồn hàng, những thị trường nguồn hàng chính như là Hòn Gai, Cẩm Phả, Núi Hồng để vừa tập trung nguồn hàng vừa hạ thấp được chi phí thu mua. Mặt khác để khuyến khích hoạt động tạo nguồn hàng và thu mua hàng hoá theo đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, giá cả, hạ chi phí hao hụt, đúng thời gian,... công ty cần áp dụng các biện pháp kinh tế để khuyến khích bộ phận thu mua bằng các hình thức như khoán theo doanh số mua hàng, bán nhanh có thưởng, và phân bố lại lợi nhuận hợp lý giữa công ty và các bạn hàng, phân công rõ ràng trách nhiệm cho từng người. Từng kỳ chỉ để một lượng dự trữ nhất định, với cơ cấu hợp lý và phải thường xuyên thay đổi. Luôn quy hoạch lại kho bãi vừa đảm bảo chất lượng, chống hao hụt, tăng nhanh hệ số quay kho của hàng hoá, giảm bớt hàng hoá ứ đọng lâu ngày chậm tiêu thụ, kém phẩm chất. Các kho bãi không sử dụng đến công ty nên mở dịch vụ cho thuê văn phòng hoặc cho các đơn vị khác sử dụng với mục đích riêng của mình nhằm giảm bớt các khoản khấu hao, chuyên tu sửa chữa hàng năm. - Cần quản lý chặtc hẽ hơn trong công tác bảo quản, nhập, xuất nhằm giảm bớt các chí phí tiêu cực. Để làm được điều này công ty cần phải tuyển chọn các cán bộ có năng lực chuyên môn hơn hoặc đào tạo thêm nhằm bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý cho CBCNV. - Cần quan tâm hơn nữa để phấn đấu giảm các khoản lãi vay ngân hàng. Muốn vây công ty cần phải tiến hành tổng hợp nhiều biện pháp trong đó có biện pháp quan trọng nhất là tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động bằng tăng năng suất lao động, làm cho khối lượng vốn nằm trong lưu thông ngày càng ít đi. Luôn chấp hành tốt kỷ luật thanh toán, đặc biệt là thanh toán công nợ trong quá trình mua bán, tránh tình trạng công nợ dây dưa gây tình trạng công ty bị chiếm dụng vốn kinh doanh. Muốn làm được như vậy kế toán phải theo dõi, kiểm tra thường xuyên tình hình công nợ, tiền mặt tồn quỹ để kịp thời đề xuất với ban lãnh đạo có hướng giải quyết. - Chú trọng chi phí xúc tiến bán hàng, để khải thác các nguồn hàng và mở rộng phạm vi kinh doanh tăng doanh số bán hàng. Phân định rõ ràng hơn nữa chức năng nhiệm vụ của các trạm, phòng ban và từng cán bộ trong công ty nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tạo tính chủ động sáng tạo trong công việc cho cán bộ công nhân viên. 3-/ Các biện pháp giảm chí phí hao hụt: Như chúng ta đã biết mặt hàng kinh doanh chính của công ty là than các loại, trong đó chia làm 3 chủng loại chính: than cục, than cám, than chế biến sinh hoạt. Đây là những mặt hàng rời, việc bảo quản thường đề ngoài trời là chính cho nên tỷ lệ hao hụt thường rất cao, đặc biệt vào mùa mưa. Vì vậy nếu không có biện pháp bảo quản rõ ràng thì dẫn đến chất lượng than kém, khối lượng hao hụt lớn. Muốn giảm được tỷ lệ hao hụt thì công ty nên: - Cải tiến kỹ thuật bảo quản, củng cố kho tàng bến bãi về các vật liệu che đậy, thiết bị bảo quản. - Tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật bảo quản kho bãi cho các thủ kho, nhân viên kho, nhân viên bảo quản. - Kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng, vật tư từ khi nhập kho đến khi bốc xếp lên phương tiện. - Có kế hoạch phòng chống bão lụt trước mùa mưa bão xảy ra, tránh tình trạng bị bất ngờ. 4-/ Các biện pháp giảm chí phí quản lý hành chính. Giảm các thủ tục phiền hà cho khách hàng, các thông tin khách hàng phải được cập nhật hàng ngày. Giảm tối đa các khoản tiêu cực phí trong quản lý, tiết kiệm đúng mức trong việc thực hiện các cuộc họp, hội nghị chi phí điện nước. Giảm biên chế khối gián tiếp đặc biệt là tại văn phòng công ty và lựa chọn các cán bộ có năng lực trình độ thường xuyên nâng cao bồi dưỡng trình độ quản lý, chuyên môn cho cán bộ bằng cách thanh lý kịp thời các tài sản đã khấu hao hết, hoặc sử dụng kém hiệu quả thay bằng các thiết bị máy móc mới, giảm bới khối lượng nhân viên văn phòng kế toán vì thực tế cho thấy phòng kế toán của công ty có 8 người trong khi công việc chỉ cần đến 3 người, phòng kế hoạch kinh doanh còn thiếu nhiều cán bộ có trình độ nghiệp vụ chuyên môn, nhanh nhẹn sáng tạo do vậy hiệu quả mà phòng kế hoạch kinh doanh đem lại kém hiệu quả, chi phí nhiều. - áp dụng các tiến bộ khoa học mới vào việc quản lý nhằm nâng cao hiệu quả công việc. phần kết luận chung Trong nền kinh tế thị trường đối với bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, thuộc mọi thành phần kinh tế muốn tồn tại được thì phải kinh doanh có hiệu quả mà chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh đó là lợi nhuận. Muốn đạt được lợi nhuận cao thì việc giảm chí phí đóng vai trò quyết định. Hiện nay chi phí lưu thông chiếm một tỷ trọng tương đối lớn đặc biệt trong các doanh nghiệp thương mại. Vì vậy giảm chí phí lưu thông đang là mục tiêu phấn đấu của công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội. Bản thân công ty vừa được công nhận là một trong 27 doanh nghiệp tiêu biểu của thủ đô Hà Nội. Cũng như nhiều công ty khác công ty đã giã từ cơ chế bao cấp từng bước chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường (cơ chế thị trường). Qua việc phân tích tình hình giảm chí phí lưu thông và các chí phí khác tại công ty chúng ta thấy rằng công ty Kinh doanh và Chế biến than Hà Nội đã có nhiều chuyển biến tích cực trong việc quản lý, thực hiện tiết kiệm và giảm chí phí lưu thông trong đó chủ yếu là chí phí vận tải, bảo quản, hành chính nhằm góp phần tăng lợi nhuận. Trong bài viết này tôi mạnh dạn đưa ra một số biện pháp giảm chi phí lưu thông ở công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội bằng kiến thức được học trên ghế nhà trường cùng với sự hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo PGS-TS Lê Văn Tâm và các cô chú tại phòng kinh doanh công ty kinh doanh và chế biến than Hà Nội, tuy nhiên do năng lực trình độ có hạn nên không tránh khỏi thiếu xót và hạn chế cần khắc phục. Em mong nhận được ý kiến đóng góp cho đề tài này để hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo 1-/ Giáo trình quản trị kinh doanh thương mại. Tác giả: PGS. PTS Hoàng Đức Thân chủ biên NXB Giáo dục 1999 2-/ Tạp chí Than Việt Nam số 20, 21/1999 Số 4, 5/tháng 4/2000 3-/ Số liệu báo cáo kết quả kinh doanh của công ty kinh doanh và  chế biến than Hà Nội 1999 - 2000 mục lục