Đề tài Một số biện pháp nhằm nâng cao năng lực công tác lập kế hoạch ở Công ty Xây lắp thương mại I

ược tiến hành một cách khá đơn giản nhưng theo đúng lý luận lôgic khoa học: -Thứ nhất phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành nghiên cứu dự báo thị trường xây lắp và tiêu thụ trong năm dựa trên các số liệu về dự báo và định hướng của Bộ thương maị và các viện nghiên cứu và dự báo của nhà nước. -Thứ hai:phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành xem xét mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đã đặt ra xem xét xem doanh nghiệp cần phải đi đến đâu . -Thứ ba: phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành nghiên cứu về khả năng thực hiện của các đơn vị trực thuộc từ đó đặt ra một kế hoạch cụ thể . -thứ tư:kế hoạch vừa được lập sẽ được trình lên cho ban lãnh đạo công ty xem xét về mọi mặt của kế hoạch, về tính khả thi của kế hoạch được lập. Sau khi kế hoạch được thông qua phòng kế hoạch kinh doanh tiếp tục trình nên Bộ thương mại xem xét về các chỉ tiêu theo quy định của nhà nước , nêu mà đủ điều kiện sẽ được ký duyệt để trở thành kế hoạch chính thức của công ty xây lắp thông mại I Hà nội trong 1năm, 5năm, dài hạn .. -Tuân theo lô gíc này công ty đã có kế hoạch phát triển trong 5 năm từ 2001 đến2005 và phân chia cho từng đơn vị biểu đồ III.1.3:phân tích thực trạng công tác kế hoạch thông qua tình hình thực hiên kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty xây lắp thông mại I Hà nội: -Để đánh giá kết quả của việc lập kế hoạch ta dựa vào tình hình thực hiện trong những năm qua của công ty từ khi thành lập công ty : Biểu 9: tình hình thực hiện hế hoạch qua các năm: Năm Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ(%) Ghi chú 1969 1970 1971 1972 1973 1974 1975 1976 1977 1978 1979 1980 1981 1982 1983 1984 1985 1986 1987 1988 1989 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 1.150. 1.400. 2.184. 2.841. 3.825. 6.128. 5.411 6.035. 5.404. 6.057. 5.250. 5.135. 6.285. 16.027. 18.959. 17.613. 23.195. 14.250. 5.624.840. 8.000.000. 10.240.000. 14.000.000. 23.600.000. 31.300.000. 47.200.000. 63.000.000. 74.750.000 83.600.000. 98.500.000. 105.000.000. 1.283,32 1.536,273 2.599,000 2.891,000 4.680,711 7.214,126 5.790,000 6.210,999 6.027,482 6.328,286 5.536,300 5.398,750 6.313,200 18.251,000 20.448,000 18.909,100 23.310,652 24.550,000 6.299.837,000 8.651.673,000 10.753.899,000 14.031.566,000 23.895,000 31.900.000,000 14.300.000,000 66.150.000,000 77.265.000,000 91.000.000,000 173.232.000,000 164.000.000,000 112 107,7 119 102 122 117 107 102 111,53 104 105,13 105 100 113,9 107,2 113 100,5 105 112 108 105 100 101 100 100 100 103,4 109,7 190,3 156,2 Biểu đồ thực hiện kế hoạch của công ty xây lắp thương mại I -Doanh thu theo kế hoạch của công ty luôn tăng khi thành lập công ty đến nay bình quân đạt từ 8%-10%một năm, đây là một tỷ lệ thực hiện kế hoạch khá tốt, công tác lập kế hoạch đã tốt nhưng vẫn chưa sát với thực tế đặc biệt là vào năm 1999 kế hoạch và thực hiện vượt 190% điều này nói lên rằng công tác lập kế hoạch là có vấn đề không chắc chắn và không sát với thực tế tình hình mọi mặt của công ty,tiếp đó là năm 2000 vừa qua thì vẫn thì kế hoạch thực hiện vẫn đạt 167%vì vậy cần phải xem xétlại vấn đề này. -Sở dĩ như thế là do các nguyên nhân sau: Thứ nhất : do ảnh hưởng của thời kinh tế kế hoạch trước đây bắt buộc công ty luôn phải thực hiện vượt kế hoạch để lập thành tích vì vậy mà công tác lập kế hoạch của công ty sẽ phải lập không sát với thực tế hoạt động của công ty vì nếu lập sát với thực tế hoạt đông của công ty thì kế hoạch chỉ đợc hoàn thành hoạc vượt không đáng kể vì vậy sẽ ảnh hưởng đến thành tích của công ty. Thứ hai: do ảnh hưởng của công tác nghiên cứu và dự báo thị trờng của doanh nghiệp và của các viện nghiên cứu tại nớc ta. Công tác này tại doanh nghiệp chưa được xem xét một cách kỹ do chưa để ý và đầu tư đến chúng, các cán bộ công tác trong phòng kế hoạch chủ yếu là tốt nghiệp thong các trường thuộc khối kỹ thuật vì vậy mà khả năng hiểu về thị trường có phần còn hạn chế. Thứ ba: năm 1999 do kinh tế khôi phục sau ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính Đông nam á, các nước trong khu vực đã khôi phục nền kinh tế và tiếp tục đầu t vào nước ta dẫn đến nhu cầu về xây dựng tăng nhanh cộng thêm với chính sách hoàn thiện về điều kiện cơ sở hạ tầng của chính phủ nhằm thu hút đầu tư nước ngoài vào xây dựng đất nước việt nam . Trên đây là những nguyên nhân của việc kế hoạch đặt ra không sát với thực tế trong hai năm vừa qua. IV-Đánh giá công tác lập kế hoạch của công ty xây lắp thông mại I Hà nội: Thành quả đã đạt được của công ty trong những năm và qua: - Suất phát từ một doanh nghiệp nhà nước , được nhà nước đầu tư về nguồn vốn cũng như kỹ thuật, công ty đã nghiên cứu ứng dụng và quản lý để ngày càng phát triển và đi lên về mọi mặt, từng bước hoàn thiện để có thể đảm nhận được các công trình lớn tầm cỡ quốc tế và quốc gia. Bắt đầu từ những năm đầu 1994, công ty tiến hành cải tổ lại cơ cấu trong đó có cả công tác kế hoạch được hoàn thiện về mọi mặt vì vậy mà doanh thu của công ty trong mấy năm từ 1994 đến nay liên tục tăng với tốc độ cao> Biểu đồ : doanh thu của công ty trong các năm 1994-2000 Năm Doanh thu(đơn vị triệu đồng) Tỷlệ% 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 31.900 47.300 66.150 77.265 91.000 171.232 164.000 148,27% 139,85% 116,80% 117,77% 188,16% 095,77% Theo số liệu của công ty Công tác ké hoạch đã được phòng kế hoạch nghiên cứu theo lôgic khoa học mặc dù cha thực sự chính sách nhưng cũng đã dự báo được xu hướng phát triển của ngành xây lắp trong những năm gần đây từ đó hướng sản xuất kinh doanh theo đúng hướng. Trong quá trình xem xét thị trường vật liệu xây dựng và xây lắp công ty đã thấy rõ được điểm mạnh và điểm yếu của mình và thấy rằng cần phải mở rộng hoạt dộng kinh doanh và xuất nhập khẩu và kết quả đã đạt được những thành quả hết sức lớn lao. Doanh thu từ hoạt động kinh doanh và xuất nhập khẩu của công ty đạt tỷ lệ cao trong tổng doanh thu của các năm. Doanh thu từ hoạt động xuất khẩu Năm 1999 = Tổng doanh thu của doanh nghiệp 50.383.255.117 = =54,32% 92.750.658.542 doanh thu từ hoạt động xuất khẩu năm 2000= = tổng doanh thu của doanh nghiệp 141.789.389.271 = = 85.52% 165.789.389.271 Về đời sống của cán bộ công nhân viên của công ty cũng được quan tâm và không ngừng được cải thiện từng bước, hiện nay công ty đang có mức lương hiện tại là 800.000 đồng bình quân cho mỗi cán bộ công nhân viên của công ty, so với mức trung bình hiện nay thì đây là mức lương đảm bảo cuộc sống cho ngời lao động tham gia làm việc. -Trong xây lắp:mặc dầu phải chấp nhận cạnh tranh gay gắt thị trờng xây lắp có phần thu hẹp do khủng hoảng kinh tế, bởi các cuộc đấu thầu . Song với chủ trương đúng đắn của công ty là linh hoạt trong hoạt động xây lắp nên các năm, nhiệm vụ xây lắp đã vợt kế hoạch. Công ty đã xác lập đợc thị trường tại một số thị trường tại một số địa bàn quan trọng,uy tín của công ty ngày càng được nâng cao. Mặt khác, đơn vị đang chuẩn bị cơ sở vật chất để trước mắt chuyển một số nhiệm vụ xây lắp thực hiện theo hợp đồng nhận thầu sang thực hiện hợp đồng dự án. Các hoạt động sôi động của nhiệm vụ xây lắp hiện nay ở lạng sơn , Hà Nội, Thái Bình, Hưng Yên, Hà Nam, là minh chứng cho điều đó. -Trong nhiệm vụ sản xuất: công ty cũng làm được một số công việc lớn. Tuy nhiên phải vừa đầu tư vừa sản xuất song xí nghiệp xi măng vẫn đạt và vượt kế hoạch cả về sản lượng, giá trị và hiệu quả. Được sự quan tâm của Bộ, công ty đã cơ bản đầu tư xong một phần đầu liệu cho xi măng. Đó là cơ sơ cho việc ổn định sản xuất và tăng cường tài sản cố định của công ty. Hiện nay sản phẩm xi măng Nội thương vẫn tiêu thụ tốt và công ty đã sẵn sàng vào cuộc chơi với xi măng Bút sơn và các nhà máy xi măng khác tại Hà nam. -Nhiệm vụ kinh doanh nội địa : công ty vẫn đạt kế hoạch đề ra trong môi trường kinh doanh nói chung không thuận lợi. Đó là cố gắng lớn của cán bộ công nhân viên khối kinh doanh tại cửa hàng số một, cửa hành số hai, xí nghiệp số 2, xí nghiệp xây dựng 1, chi nhánh 1, chi nhánh 2, chi nhánh 4 và khối văn phòng công ty. -Trong kinh doanh xuất nhập khẩu: công ty đã hoàn thiện các thủ tục pháp lý để tạo cơ sơ hoạt động cho các năm tiếp theo. -Trong khâu tài chính cũng có các nỗ lực lớn trong việc lo vốn hoạt động cho toàn công ty và làm công tác tín dụng ngân hàng. Theo số liệu ước tính ban đầu thì lãi trước thuế xấp xỉ đạt kế hoạch song mục tiêu bổ xung 300 triệu vốn lưu động cho mỗi năm vẫn không thay đổi từ năm 1998. -Là một doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ tổng hợp nên có rất nhiều các mối quan hệ trong nội bộ lẫn bên ngoài. Công ty đã bình tĩnh sử lý để hoạt động chung . Không xí nghiệp xáo trộn lớn ,củng cố khối đoàn kết . Đó cũng là công việc làm được rất quan trọng làm cơ sở cho việc hoàn thành nhiệm vụ chính trị chung của công ty. Sau đây là một số số liệu phản ánh tình hoàn thành hoạt động kinh tế của công ty trong năm 2000: Biểu đồ : Tình hình thực hiện kế hoạch năm 2000 Doanh mục Kh năm 200 Thực hiện năm2000 Tỷlệ% 1.tổng giá trị 105.900 164.000 156,2% Trong đó: -Xây lắp 14.000 14.537 -Sản xuất 8.500 9.074 -Hợp đồng kinh tế 82.120 141.789 -Hoạt động khác 383 382 -Thuế 2500 2.806 -Lãi trước thuế 650 700 -Bổ xung vốn 2000 2689 Theo Số liệu công ty Biểu đồ : riêng sản xuất Xi măng năm 2000 Loại xi măng Kế hoạch Sản xuất Tiêu thụ Tỷ lệ% Xi măng PC30 40.000 35.971 36.700 Xi măng đặc chủng 500 1. 619 1.619 Bột xây dựng 5.000 4.012 3.009 Tổng 45.500 41.502 41.328 Theo Số liệu công ty Biểu đồ: tình hình thu nhập cán bộ công nhân viên công ty Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Tổng quỹ lương 3.500.000 3.824.078 Tiền lươngTổng thu nhập 3.500.000 3.824.078 Tiền lương bình quân 550.000 565.477 Thu nhập bình quân 550.000 565.477 Theo số liệu công ty Để đạt được kết quả trên trong khi còn nhiều khó khăn là cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty và sự quan tâm giúp đỡ kịp thời và hiệu quả của Bộ . Đó là thành quả chung của cả công ty. 2-những tồn tại : -Những chỉ tiêu của kế hoạch đề ra chưa sát với thực tế thị trường và khả năng sản xuất của công ty : năm 1998:kế hoạch =83.6 tỷ ;thực hiện =91 tỷ năm 1999:kế hoạch =98 tỷ ;thực hiện =173 tỷ năm 2000:kế hoạch =105 tỷ ;thực hiện =164 tỷ -Công tác quản lý còn một số vấn đề chưa hoàn thiện do mô hình cơ cấu tổ chức theo mô hình đã cổ điển và áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì vậy mà hạn chế năng động của các bộ phận trực thuộc doanh nghiệp, các doanh nghiệp chủ yếu hớng vào thực hiện làm sao cho đủ kế hoạch thế nhng kế hoạch chưa sát với thực tế dẫn đến không khai thác được hết mọi tiềm năng của doanh nghiệp -Công tác nghiên cứu và dự báo thị trường gần như còn chưa được chú trọng làm cho công tác lập kế hoạch không có cơ sở chắc chắn và cuối cùng kế hoạch được lập ra nhng không sát với thực tế của doanh nghiệp , kế hoạch không khả thi. -Công tác lập kế hoạch đang được tiến hành tại công ty đơn thuần chỉ là một biện pháp thống kê các chỉ tiêu những năm trước và được cộng với tỷ lệ tăng trưởng theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước quản lý doanh nghiệp hiện nay vì vậy mà kế hoạch đặt ra không sát với thực tế, không có căn cứ chắc chắn . -Trang thiết bị còn mới nhưng đã lạc hậu về công nghệ vì vậy công ty đang gặp khó khăn trong khi xây lắp công trình lớn yêu cầu công nghệ hiện đại. -Công ty vẫn chưa có đủ sức mạnh về vốn, về máy móc thiết bị, về lực lượng cán bộ quản lý và lao động để có tiếng nói riêng trong làng xây dựng nên còn gặp khó khăn trong nhận thầu. -Là một doanh nghiệp xây dựng trực thuộc Bộ thương mại nên việc hội nhập công việc xây dựng với các doanh nghiệp thuộc Bộ xây dựng và các cơ sở xây dựng địa phương cần có phương án tối ưu để tận dụng lợi thế cũng như khắc phục bất lợi. -Việc nhận thầu các công trình xây dựng hầu hết phải thông qua đấu thầu, muốn thắng thầu buộc công ty phải hoàn toàn hạ giá đến mức tối đa, nhiều khi chỉ giữ mục tiêu là có công ăn việc làm nên hiệu quả kinh tế không cao, nếu không khéo lại còn bị thủng. Điều đó đặt vấn đề cần phải lựa chọn công trình đấu thầu. -Trong lĩnh vực sản xuất xi măng công ty phải đương đầu với một thách thức là nhà máy xi măng Bút Sơn là một nhà máy lớn đang cạnh tranh với công ty, cả một vùng sản xuất xi măng sẽ gây nên áp lực lớn về chất lượng, sản lượng , giá cả, và ảnh hưởng của mình với thị trường. Vì vậy việc tồn tại và phát triển của xi măng nội thương luôn là mối quan tâm sâu sắc của công ty hiện nay. -Nhịp độ tăng trưởng kinh tế của cả nước có xu hướng giảm , thị trường bị thu hẹp, việc giảm sút sức mua của thị trường đã làm cho việc đẩy mạnh kinh doanh nói chung và hoàn toàn vật liệu xây dựng nói riêng sẽ gặp nhiều khó khăn. -Sự lãnh đạo , chỉ đạo mang tính tổng hợp của công ty chưa thật sự nhậy bén, trình độ của cán bộ quản lý trên các mặt chưa kịp thời. 3-Nguyên nhân : -Do công ty là một doanh nghiệp nhà nước, được hưởng ngân sách của nhà nước vì vậy mà công ty hoàn toàn chịu sự chỉ đạo của nhà nước về mọi mặt, điều này làm hạn chế tính năng động của công ty trong thời kỳ kinh tế thị trường nh hiện nay.Hơn nữa công ty còn chịu ảnh hưởng từ thời kỳ kinh tế bao cấp do đó mà sức ỳ hơi lớn dẫn đến một sự trông chờ từ cấp trên chỉ định xuống -Do công ty mặc dù là thuộc Bộ quản lý (doanh nghiệp loại I) thế nhưng về thị trường xây lắp hiện nay của công ty tại việt nam thì công ty chỉ chiếm một tỷ lệ quá nhỏ bé điều này chứng tỏ sự thiếu quan tâm của Bộ tới công ty , công ty không được đầu tư thích đáng với tiềm năng của mình .Hơn thế nữa công ty đang phải cạnh tranh với các đối thủ lớn đang hoạt động trên thị trường xây lắp tại việt nam: như Tổng công ty xây dựng số 18, Tổng công ty xây dựng sông đà, Tổng công ty xâ y dựng Trường Sơn và rất nhiều công ty mới thành lập với trang thiết bị kỹ thuật hiện làm cho thị trường xây lắp của doanh nghiệp đã hẹp lại càng hẹp hơn . -Do kế hoạch chưa sát với thực tế của doanh nghiệp nên công ty chưa khai thác được các điểm mạnh và hạn chế điểm yếu của doạnh nghiệp đẫn đến chỗ có thể hoàn thành mức kế hoạch dễ dàng nhưng các đơn vị khác lại không thể hoàn thành được. -Công tác nghiên cứu và dự báo thị trường gàn như chưa được quan tâm tại công ty, chưa có đầu tư của ban giám đốc ,phòng kinh doanh của công ty chỉ có 3 nhân viên trong đó có 01 trưởng phòng và hai nhân viên phụ trách, trang thiết bị lạc hậu, điện thoại chưa có số riêng nên không thể giữ được bí mật cho công ty. Phần III Một số biện pháp nhằm nâng cao năng lực lập kế hoạch tại công ty xây lắp thương mại I Hà Nội Công tác lập kế hoạch có đi được đến đích là một kế hoạch xát với thực tế hoạt động của doanh nghiệp , xát với thi trường mà doanh nghiệp đang hoạt động hay không đó phụ thuộc rất lớn đến phương pháp xây dựng kế hoạch mà doanh nghiệp đang áp dụng . Trong nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác kế hoạch của doanh nghiệp cho tháy một vấn đề cần khắc phục tại doanh nghiệp đó là quy trình lập kế hoạch còn bất cập, nó là nguyên nhân dẫn tới kế hoạch lập ra chưa xát với thực tế của doanh nghiệp , của thị trường, các kế hoạch khi so sánh với thực hiện thì thực hiện kế hoạch đa số là vượt mức mà thậm chí còn vượt với ty lệ cao nữa , điều này nói lên rằng kế hoạch lập ra không sát với thực tế của doanh nghiệp đang hoạt động vì một kế hoạch sát với thực tế ,kế hoạch khả thi thì khi được đưa vào thực hiện nó cũng hoàn toàn thực hiện đúng với kế hoạch đề ra, các chỉ tieu không vượt cũng không kém so với kế hoạch. Vì vậy để nâng cao năng lực lập kế hoạch thì công ty cần thực hiện đúng theo logic khoa học của hoạt động lập kế hoạch hiện nay: đó là *Xác định căn cứ lập kế hoạch cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh +Căn cứ vào kết quả của công tác nghiên cứu và dự báo thị trường mà được phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành nghiên cứu và thu được kết quả. +Căn cứ vào mức hoàn thành kế hoạch của kỳ trước , năm trước từ đó mà có một kế hoạch đề ra sát với kỳ này. +Căn cứ vào số lượng công trình,đơn đặt hàng mà công ty đã ký được trong kỳ trước và hiện tại. Chỉ tiêu này giúp cho nhà quản lý xem xét và đưa ra được con số cụ thể chính xác cho kế hoạch của doanh nghiệp . +Căn cứ vào thực trạng nguồn nhân lực của công ty hiện có . +Căn cứ vào số lượng và trang thiết bị máy móc mà công ty hiện có. +Căn cứ vào tình hình nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . +Căn cứ vào điểm mạnh và điểm yếu của công ty . *Phương pháp lập kế hoạch: +Loại hình sản xuất kinh doanh hỗn hợp như công ty hiện nay thì công ty cần phải xây dựng kế hoạch theo đúng logic của khoa học lập kế hoạch. Đó là phải tiến hành theo các bước sau đây: -Bước 1: Tiến hành nghiên cứu về thị trường xây lắp và kinh doanh vật liệu xây dựng xuất nhập khẩu, các đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp . -Bước 2: Xác định các mục tiêu ,mục đích mà công ty cần hướng tới. -Bước 3: Xem xét các tiền đề lập kế hoạch thực hiện. -Bước 4: Xác định các phương án khác nhau -Bước 5: So sánh các kế hoạch khác nhau và chọn ra một kế hoạch tối ưu cho 5 kế hoạch của doanh nghiệp . -Bước 6: Lập kế hoạch phụ trợ cho kế hoạch của doanh nghiệp -Bước 7: Số hoá các kế hoạch bằng các kế hoạch ngân quỹ Việc thực hiện đúng logic của quá trình lập kế hoạch này sẽ giúp cho công ty xây lắp thương mại I có được một kế hoạch xát với thực tế hoạt động của mình, phát huy mọi điểm mạnh , hạn chế điểm yếu của công ty . Điều này cần được quan tâm của ban lãnh đạo công ty và đầu tư thích đáng nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty . Quá trình phân tích ở trên cho thấy công tác kế hoạch ở Công ty Xây lắp thương mại I còn một số điểm chưa thật hợp lý. Điều này đã ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch được lập và quá trình thực hiện kế hoạch. Để khắc phục hiện tượng này, cần giải quyết một vấn đề và đưa ra các biện pháp hữu hiệu để ngày càng nâng cao tính hiện thực của công tác xây dựng kế hoạch của Công ty dựa trên khoa học sâu sắc. Vì vậy Công ty nên thực hiện một số giải pháp sau: I- Phân tích các yếu tố môi trường và phân tích nội bộ để hoạch định chiến lược kinh doanh làm căn cứ quan trọng cho kế hoạch hàng năm. Phải phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến thị trường sản phẩm của Công ty. Hoạt động trong môi trường cạnh trạnh khốc liệt như hiện nay, Công ty phải biết người biết ta tức là phải biết được tiềm năng thế mạnh của mình để phát huy nó. Để từ đó biết được sức cạnh tranh của các sản phẩm khác đối với sản phẩm của Công ty, biết được sản phẩm của Công ty ở mức độ nào, để có biện pháp nâng cao chất lượng và thay đổi mẫu mã phù hợp với người tiêu dùng và cạnh tranh được trên thị trường. -ảnh hưởng của nền kinh tế thế giới và khu vực như cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ cuối năm 1997 đã ảnh hưởng không nhỏ đến các nhà đầu tư và bạn hạng nước ngoài như vậy sẽ làm giảm phần nào thị trường của Công ty. Mặt khác, làm giảm giá trị của đồng tiền Việt Nam và đương nhiên nó sẽ ảnh hưởng đến thị trường đầu vào của Công ty. Vì đầu vào như nguyên vật liệu tiêu dùng vào sản xuất chủ yếu là nhập ngoại do vậy khi giá ngoại tệ tăng sẽ gây khó khăn cho Công ty trong việc cung cấp đầu vào cho sản xuất. - Các chính sách của Nhà nước liên quan đến ngành, đặc biệt là chính sách đầu tư và khuyến khích đối với ngành. Khi nghiên cứu thị trường của Công ty phải xem xét đến chính sách đầu tư của Nhà nước. Nếu chính sách này thu hút được các chủ đầu tư về lĩnh vực liên quan trực tiếp đến ngành xây lắp thì phải nghiên cứu kỹ lưỡng để tìm cách tăng năng lực sản xuất còn nếu ngược laị Công ty phải có đối sách hợp lý. - Nghiên cứu yếu tố khoa học-Công nghệ cũng có một ý nghĩa khá quan trọng. Ngày nay khi khoa học công nghệ ngày một phát triển đặc biệt là trong lĩnh vực công nghiệp đòi hỏi thị trường sản phẩm của Công ty ngày càng phải được đa dạng hoá và chất lượng ngày càng cao. Nghiên cứu yếu tố này để từng bước nâng cao năng lực sản xuất, trình độ công nghệ của Công ty để từng bước thích ứng được với ngành, với trình độ quốc tế trong lĩnh vực thông tin-viễn thông và không ngừng đổi mới dây chuyền công nghệ. Từ kết quả phân tích đó, Công ty hoạch định chiến lược kinh doanh cho mình. Chiến lược phát triển doanh nghiệp là chiến lược phác thảo các mục tiêu và phương hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời kỳ dài (5 năm, 10 năm). Cụ thể Công ty Xây lắp thương mại I đã phác thảo định hướng chiến lược từ nay đến năm 2010 là : Tập trung sản xuất kinh doanh hai lĩnh vực chủ yếu sau: + Sản xuất các mặt hàng phục vụ cho xây lắp nói chung và hệ thống xây lắp của công ty nói riêng. Xuất phát từ định hướng đó Công ty đang đầu tư rất mạnh vào các máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ mới của nước ngoài để phục vụ cho sản xuất trong những năm tới. + Đấu thầu xây lắp các công trình viễn thông trong và ngoài ngành Điện, tổ chức tư vấn thiết kế và quản lý mạng lưới Viễn thông của ngành Điện. Tính định hướng của chiến lược nhằm bảo đảm cho doanh nghiệp phát triển liên tục và vững chắc trong môi trường kinh doanh thường xuyên biến động. Việc “kết hợp mục tiêu chiến lược và mục tiêu tình thế” trong thực hành kinh doanh là yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo hiệu quả kinh doanh và khắc phục sai lệch do tính định hướn của chiến lược gây ra. Tập trung các quyết định chiến lược quan trọng về cấp lãnh đạo doanh nghiệp. Điều đó đảm bảo tính chuẩn xác của các quyết định dài hạn (về sản phẩm, về đầu tư, về đào tạo) và sự bí mật thông tin và cạnh trạnh tranh trên thị trường. Chiến lược luôn có tư tưởng tiến công, giành thắng lợi trên thương trường. Chiến lược được hoạch định và thực thi dựa trên phát hiện và sử dụng các cơ hội kinh doanh, các lợi thế so sánh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh cao. Vậy muốn có chiến lược phát triển, các doanh nghiệp đều phải tiến hành xây dựng chiến lược theo một tiến trình. Thực chất tiến trình chiến lược của doanh nghiệp là lựa chọn những lĩnh vực hoạt động kinh doanh và bảo đảm các nguồn lực cho chúng nhằm duy trì và phát triển doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh. II- Đẩy mạnh và nâng cao chất lượng các hoạt động nghiên cứu và dự báo nhu cầu của thị trường về sản phẩm của Công ty. Chúng ta đã biết một trong những điểm xuất phát của công tác kế hoạch đó là thị trường. Vì vậy công tác nghiên cứu thị trường là khâu đầu tiên cần xem xét để thiết lập các chỉ tiêu kế hoạch. Bởi lẽ, kết quả của việc nghiên cứu và dự báo nhu cầu thị trường về sản phẩm của Công ty sẽ làm cho các căn cứ tin cậy để xác định mức tăng hoặc giảm sản lượng trong kỳ, đồng giúp Công ty có biện pháp, phương án để xây dựng, và thực hiện kế hoạch: có thể là điều chỉnh kế hoạch, có thể là hướng thị trường theo chỉ tiêu kế hoạch trong điều kiện khả năng Công ty có thể đáp ứng. Mặc dù trong những năm qua Công ty đã tiến hành công tác nghiên cứu thị trường trước khi xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh nhưng chủ yếu là mang tính kinh nghiệm của các nhân viên nghiên cứu thị trường và chỉ dừng lại ở mức độ sơ lược chưa xem xét tất cả các yếu tố tác động đến thị trường sản phẩm của Công ty nên đến khi xây dựng kế hoạch một số chỉ tiêu đạt được xa vời với kế hoạch đặt ra do có sự biến động trên thị trường. Hoặc do không bám sát với nhu cầu thị trường nên trong quá trình thực hiện kế hoạch vẫn phải điều chỉnh kế hoạch khi thị trường thay đổi. Xuất phát từ vai trò quan trọng của việc nghiên cứu thị trường với xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nếu điều tra nghiên cứu thị trường chính thì lập kế hoạch sẽ đúng, còn nếu không thì ngược lại kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị sai lệch, và đây sẽ là một vấn đề nguy hiểm đổi với doanh nghiệp. Chính vì vậy, Công ty (cùng các Phòng ban) phải tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu nhu cầu thị trường, để từ đó biết được những con số đúng hơn về sản phẩm, thị trường cần số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào.Tạo cân đối lại kế hoạch trong qúa trình thực hiện. Vậy để nghiên cứu thị trường được chính xác phải thực hiện như sau: II.1- Phương pháp nghiên cứu. Thông thường nghiên cứu nhu cầu thị trường dựa trên hai phương pháp chủ yếu sau: Đó là phương pháp nghiên cứu văn phòng và phương pháp nghiên cứu hiện trường. Phương pháp nghiên cứu tại văn phòng thì có ưu điểm là chi phí thấp , số được thu thập từ các báo cáo thống kê-kế hoạch, thu thập thông tin từ sách báo tài liệu và phương tiện thông tin.. Nhưng có nhược điểm là thiếu chính xác, do tài liệu sách báo không phản ánh được kịp thời các diễn biến của thị trường hay hiện trạng của thị trường. Phương pháp nghiên cứu hiện trường khả năng thực hiện là rất hạn chế như là các cuộc phỏng vấn trực tiếp khách hàng hoặc gián tiếp: -Ưu điểm của phương pháp này là rất linh hoạt sát với thực tế thị trường và rất thuận tiện, có lợi cho người ra quyết định. - Nhưng lại có nhược điểm là chi phí rất cao, phức tạp khó cho việc điều tra nghiên cứu. Trong những năm qua Công ty Xây lắp thương mại I chủ yếu sử dụng phương pháp nghiên cứu văn phòng và sử dụng kinh nghiệm từng trải của những người làm công tác này, nhưng lại xem nhẹ và hầu như đã bỏ qua phương pháp nghiên cứu hiện trường nên kết quả sản xuất kinh doanh đạt được không khả quan cho lắm và chưa bám sát vào nhu cầu thị trường. Để tăng cường nghiên cứu thị trường thì Công ty phải phối hợp cả hai biện pháp nghiên trên nhằm hỗ trợ cho nhau. Biện pháp nghiên cứu hiện trường làm cơ sở, căn cứ cho phương pháp văn phòng. Phương pháp văn phòng chỉ là định hướng , từ đó sẽ cho kết quả nghiên cứu chính xác và mang tính lý thuyết vừa phản ánh thực tế về thị trường. 2.1- Các bước khi nghiên cứu thị trường. Tổ chức thu thập thông tin đầy đủ chính xác về nhu cầu sản phẩm của Công ty như các hợp đồng, đơn đặt hàng, nắm bắt các thông tin về các dự án đầu tư.. Thông tin về điều chỉnh chính sách đặc biệt là các chính sách liên quan đến hoạt động xây lắp và xây dựng cũng như thị trường vật liệu xây dựng. Sau khi đã thu thập tất cả các thông tin liên quan đến nhu cầu thị trường sản phẩm của Công ty. Các chuyên viên nghiên cứu thị trường phải phân tích, xử lý một cách có khoa học các loại thông tin này, lựa chọn chắt lọc để tìm ra những thông tin cơ bản nhất, ý nghĩa nhất liên quan trực tiếp đến thị trường sản phẩm của Công ty. II.2- Tăng cường nghiên cứu thị trường đầu vào. Trong những năm qua Công ty Xây lắp thương mại I đã phát triển, mở rộng, đa dạng hóa sản phẩm, do vậy nguồn nguyên liệu để đáp ứng ngày càng tăng lên. Chính vì vậy Công ty cần tăng cường hơn nữa trong việc nghiên cứu thị trường nguyên liệu đầu vào để giải quyết các vấn đề sau: - Thoả mãn nhu cầu sản xuất tăng lên, tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất. Tìm được thị trường với giá nguyên liệu rẻ hơn mà lại đáp ứng được nhu cầu sản xuất nhằm làm giảm giá thành sản phẩm của Công ty tăng khả năng cạnh tranh. Vậy qua sự phân tích trên đây ta đã thấy được: Để nghiên cứu thị trường đòi hỏi Công ty Xây lắp thương mại I phải làm các việc sau: + Tăng cường đầu tư hơn nữa cho việc nghiên cứu thị trường, khuyến khích những người làm công tác này bằng vật chất, tinh thần như thưởng, đi du lịch tạo ra những ràng buộc về trách nhiềm đối với công việc họ thực hiện. + Phải có đội ngũ công tác nghiên cứu thị trường phải thực sự có năng lực, linh hoạt trong điều tra, xử lý thông tin thị trường về ngành xây lắp và xây dựng tránh được những thông tin kém tin cậy. Làm tất cả công việc này Công ty sẽ có được những con số chính xác trong kết quả nghiên cứu thị trường và đây cũng là cơ sở, căn cứ quan trọng nhất đối với các nhà lập kế hoạch, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho toàn ngành xây lắp nói chung và Công ty nói riêng. II.3- Phải đẩy mạnh công tác dự báo thị trường và coi nó là một trong những công việc quan trọng, cần thiết trong xây dựng kế hoạch và chiến lược của Công ty. Trong những năm qua, công tác dự báo thị trường hầu như không được tiến hành nếu có chỉ ở mức khởi đầu và mang phần nhiều là các kinh nghiệm của các chuyên viên dự báo, chưa thường xuyên nghiên cứu dự báo nên dẫn đến tình trạng doanh nghiệp chịu tác động của nhiều yếu tố như cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ trong khu vực, tỷ giá đồng Đôla thay đổi. Do đó công tác lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch gặp nhiều khó khăn dẫn đến một số chỉ tiêu không đạt kế hoạch.. Chính vì vậy Công ty phải đẩy mạnh hơn nữa công tác dự báo qua các công việc sau: - Dự báo là xác định các thông tin chưa biết có thể xảy ra trong tương lai của hiện tượng vấn đề mà mình nghiên cứu. Qua đó thấy được khả năng của nó sẽ xảy ra trong tương lai giúp Công ty và Ban lãnh đạo trong công tác quản lý, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Hơn nữa, Công ty phải đẩy mạnh công tác dự báo ở mức trung hạn và dài hạn nhằm phát hiện ra các nhân tố mới nảy sinh để có những đối sách, biện pháp nhằm điều chỉnh kịp thời và có lợi nhất. Để nâng cao được chất lượng, độ chính xác của các kết quả dự báo, một vấn đề có ý nghĩa quan trọng và mang tính quyết định là lựa chọn phương pháp dự báo nào cho thích hợp. Nhưng với điều kiện nước ta hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng các phương pháp dự báo sau: + Phương pháp hệ số. + Phương pháp ngoại suy. + Phương pháp chuyên gia. + Phương pháp mô hình hoá. Nhìn chung thì các phương pháp đều có ưu, nhược điểm của nó và có phạm vi áp dụng nhất định. Trong một quá trình dự báo không một phương pháp nào có tính vạn năng và cho kết quả dự báo với độ chính xác cao. Vì vậy, trong thực tiễn để có được những thông tin dự báo đầy đủ và có đủ độ tin cậy khi hoạch định chiến lược và xây dựng kế hoạch cụ thể cũng như trong thực hành kinh doanh người ta phải sử dụng nhiều phương pháp dự báo để bổ sung cho nhau. Vả lại, trong điều kiện biến động của thị trường một cách chóng mặt, sự thay đổi của nó trong từng ngày từng giờ và ảnh hưởng , tác động đến thị trường sản phẩm của ngành và của Công ty ngày càng lớn. Chính vì thế để có căn cứ tin cậy cho việc xây dựng kế hoạch từ kết quả dự báo Công ty cần áp dụng các biện pháp như: Biện pháp hệ số và biện pháp mô hình hoá. * Phương pháp hệ số: Phương pháp này được sử dụng rộng rãi trong công tác xây dựng kế hoạch và dự báo cơ cấu, mối quan hệ giữa các bộ phận trong một hệ thống và giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Theo phương pháp này người ta tiến hành các nhân tố ảnh hưởng đến đối tượng dự báo để xác định mối quan hệ tỷ lệ giữa đối tượng dự báo và các nhân tố tác động đến nó. Gọi đối tượng dự báo là Yi Các nhân tố tác động đến đối tượng dự báo tương ứng là : Xi Kij = Yij Xij Trong đó: i -biểu thị sự tác động của nhân tố thứ i đến đối tượng dự báo. j - tần số quan sát. Dựa vào công thức trên ta có thể xác định các hệ số Kij tương ứng diễn ra trong quá khứ, từ đó phân tích và xác định tính quy luật phát triển của hệ số Kij. Nhìn chung quy luật đó có thể xảy ra theo 1 trong 3 trường hợp sau: + Kij dao động và xoay quanh một giá trị trung bình nào đó trong suốt kỳ nghiên cứu. + Kij có xu hướng tăng nhảy vọt. + Kij có xu hướng giảm dần hoặc đột biến. Dự báo bằng phương pháp hệ số là một phương pháp đơn giản dễ làm, điều cần đặc biệt quan tâm ở đây là phân tích thận trọng mối quan hệ giữa các nhân tố tác động đến đối tượng dự báo. t Kij t Kij t Kij t Kij Đồ thị: Kij giảm dần và Kij đột biến Đồ thị: Kij giảm dần và Kij đột biến Đồ thị: Kij tăng dần và Kij nhảy vọt * Phương pháp mô hình hoá. Phương pháp này có thể tiến hành trên cơ sở kế thừa và sử dụng các yếu tố của phương pháp ngoại suy và phương pháp chuyên gia. Phương pháp mô hình hoá có thể phản ánh chọn lọc những thuộc tính của từng đối tượng được nghiên cứu. Việc xây dựng mô hình được tiến hành dựa trên cơ sở nghiên cứu sơ bộ đối tượng và tìm ra những đặc trưng của nó, phân tích mô hình thực nghiệm hoặc bằng lý luận so sánh khảo sát số liệu và tư liệu đã biết số lượng và hoàn chỉnh mô hình. Phương pháp mô hình hoá không những có tác dụng trong việc mô tả đối tượng mà còn là mô hình để dự báo tương lai phát triển của đối tượng cần dự báo trên cơ sở đó xây dựng những phương án khác làm cơ sở cho việc hình thành các quyết định. Nói chung, mô hình hoá là hình tượng đã được đơn giản hoá, do vậy trong quá trình xử lý, nghiên cứu mô hình hoá cần phải làm giảm sai số so với thực tế, đảm bảo độ tin cậy của mô hình. Tóm lại, để hoạt động nghiên cứu dự báo nhu cầu thị trường phát triển mạnh đạt kế quả tốt. Công ty và các phòng ban phối hợp thực hiện những vấn đề sau: + Công ty lên kế hoạch thực hiện các đợt nghiên cứu, đánh giá thị 0trường khuyến khích các phòng ban nghiên cứu với hỗ trợ về nhân lực, tài chính. + Công ty cần chú trọng bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ Marketing, trang bị phương tiện giúp cho cán bộ nhân viên thực hiện hoàn thành nhiệm vụ. III- Nắm vững và khai thác tối đa các nguồn lực để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. III.1- Về máy móc thiết bị. Cán bộ xây dựng kế hoạch cần nắm được : Số lượng thiết bị hiện có, có thể sử dụng được, hệ số ngừng máy để sửa chữa, công suất thiết bị, các tổng đài ở các Trung tâm và các trạm có bị trục trặc không? Công ty nên xem xét quy mô hiện tại đã thích hợp chưa? Trình độ sử dụng công suất thực tại của Công ty đạt tới mức nào ? Tuy nhiên, trên cơ sở phân bổ tài sản cố định ở các phân xưởng đã thể hiện lãnh đạo Công ty rất chú ý đến việc đầu tư mới tài sản cố định cho sản xuất. Đặc biệt do sự phát triển về số lượng và mô hình sản xuất, Công ty cũng đã đầu tư thích đáng cho các công cụ và phương tiện cho công tác quản lý và phục vụ sản xuất. Trong năm 1999 các phòng nghiệp vụ kế toán đã được đầu tư trang thiết bị giá trị tài sản cố định khoảng trên 3 tỷ đồng. Mặt khác trong năm 1999 một số Xí nghiệp, phân xưởng của Công ty chưa được đầu tư thích đáng: -Công ty Xây lắp thương mại I còn chưa mạnh dạn nâng cao năng suất và tăng doanh thu của Xí nghiệp Vật liệu cách điện một cách đáng kể. Khi nói đến ngành công nghiệp nói chung và ngành xây lắp nói riêng thì vấn đề bảo đảm an toàn cho công nhân là tối cần thiết. Việc chỉ tăng doanh thu của sản phẩm này trong tổng doanh thu của công ty là hơn 4 tỷ là không đáng kể. Do vậy có thể trong năm tới Công ty Xây lắp thương mại I cần kiến nghị với tổng công ty trang bị dụng cụ bảo hộ lao động cho 100% công nhân trực tiếp tham gia sản xuất, sửa chữa, xây lắp...Những ai chưa có hoặc đã có nhưng cũ hỏng thì sẽ được trang bị lại từ đầu. Phải tự mình tìm thị trường cho chính mình thì công ty mới tăng được doanh thu một cách đáng kể. Theo sự nghiên cứu của tôi, nếu vấn đề này được thực hiện nghiêm túc thì nó sẽ góp vào tổng doanh thu của công ty khoảng 200 đến 250tỷ đồng mỗi năm. -Việc công ty chú ý đầu tư đổi mới dây chuyền công nghệ của Xí nghiệp sản xuất xi măng là một hướng đúng đắn trong tình hình thị trường hiện nay, mang nhiều lợi ích về mặt kinh tế. III.2- Về nguyên vật liệu. Các cán bộ kế hoạch cần nắm chắc số lượng nguyên vật liệu doanh nghiệp và khả năng nguyên vật liệu có thê đáp ứng được bằng cách: + Nắm vững số nguyên vật liệu đầu kỳ, số dự trữ cuối kỳ và định mức sử dụng nguyên vật liệu của từng loại sản phẩm. + Biết rõ về người cung ứng cho mình: Loại vật tư của nhà cung cấp là đầu vào quan trọng nhất của Công ty thì nhà cung cấp phải có thế lực đáng kể. Công ty nên xem xét mua của một người hay mua của nhiều người ? khả năng mua các nguyên vật liệu đồng bộ cho sản xuất của Công ty đến đâu. + Cần có hệ thống nhà kho, cán bộ quản lý nguyên vật liệu, để đảm bảo nguyên vật liệu cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Cán bộ quản lý kho không phải đơn thuần là người bảo vệ, trông coi mà phải là người quản lý thực thụ , nhân viên KCS để kiểm tra nguyên vật liệu, và thường xuyên thông báo về tình hình chất lượng và số lượng của nguyên vật liệu... Bên cạnh đó Công ty cũng nên xây dựng mối quan hệ dọc với các doanh nghiệp cung cấp nguyên vật liệu và đa dạng hoá các nguồn cung cấp để đảm bảo an toàn và có lợi nhất khi Công ty cần mua. Trên cơ sở số liệu trên, tôi có thể nhận định chung về việc sử dụng nguyên vật liệu của Công ty trong năm thực hiện 1999: Số lượng các NVL chính sử dụng trong 6 tháng cuối năm đều tăng hơn 6 tháng đầu năm ằ 150%. Phản ánh việc sản xuất của Công ty ở 6 tháng cuối năm tăng hơn đầu năm. Số tồn NVL cuối năm tăng hơn so với đầu năm, phản ánh quy mô sản xuất của Công ty đã tăng so với năm 1999. Thể hiện sự lớn mạnh của Công ty trong các năm cuối thế kỷ 20. Tuy nhiên, việc tồn một số vốn nguyên vật liệu lớn như vậy ở đầu năm ( theo các số liệu thống kê, thông thường sản xuất đầu năm luôn thấp hơn 6 tháng cuối năm) sẽ làm giảm hiệu qủa sản xuất kinh doanh của Công ty trong 6 tháng đầu năm. Lý giải cho vấn đề này, Công ty có những khó khăn về việc mua nguyên vật liệu cho sản xuất. Các loại nguyên vật liệu chủ yếu sử dụng trong năm 1999 đều được nhập khẩu. Mỗi một vận đơn mua hàng thường sau 3 tháng hàng mới về đến kho của Công ty. Việc tồn một số lượng nguyên vật liệu nhiều hơn năm 1999 nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất ngay trong 6 tháng đầu năm 2000. Cán bộ xây dựng kế hoạch phải nắm rõ số lượng lao động hiện có, số tăng giảm hàng tháng; sự cân đối lao động giữa các phân xưởng, các khâu trong dây chuyền, trình độ tay nghề, chất lượng của người lao động để có kế hoạch sử dụng hợp lý trên cơ sở máy huy động vào sản xuất. Hơn nữa Công ty phải xây dựng phương án sử dụng lao động củ mình phù hợp với quy mô máy móc thiết bị sử dụng giúp cho bộ phận lập kế hoạch có phương án sử dụng có hiệu quả, một các đồng bộ các nguồn lực trong doanh nghiệp khi lên kế hoạch sản xuất kinh doanh. Để hoàn thành yêu cầu nhiệm vụ của kế hoạch sản xuất kinh doanh, trong thời gian qua Công ty Xây lắp thương mại I từng bước ổn định đội ngũ cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật trong toàn công ty, kiện toàn lại bộ máy tổ chức để hợp lý số lượng lao động ở các khâu sản xuất, đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ kế hoạch sản xuất giám đốc giao cho... Công ty nên đào tạo, lựa chọn một đội ngũ cán bộ lao động giảm về số lượng nhưng có chất lượng cao bằng chế độ khuyến khích đãi ngộ thoả đáng những người tự giác xin nghỉ. Nó sẽ giúp cho Công ty có số lượng lao động tối ưu, hạn chế được số lao động nghỉ việc vào những tháng trái vụ, đảm bảo cho việc làm , mức thu nhập xứng đáng cho những cá nhân này. Đa dạng hoá công việc cho công nhân để công nhân ở khâu này có thể đảm nhiệm được công việc ở khâu khác giúp cho Công ty tổ chức sản xuất dễ dàng hơn trong việc thuyên chuyển tạo sự cân đối giữa các khâu khi có sự thiếu hụt, nâng cao hiệu xuất kinh doanh cho Công ty đồng thời đối với người công nhân thì giúp họ tránh được sự nhàm chán. III.4- Về công tác định mức. Bộ phận làm kế hoạch luôn luôn phối hợp với phòng kỹ thuật và phân xưởng tổ chức phân tích đánh giá kết quả thực hiện sau mỗi kỳ sản xuất để rút ra các thiếu sót cần sửa chữa. Hệ thống định mức của Công ty phải thường xuyên được theo dõi, cải tiến và điểu chỉnh cho phù hợp với những thay đổi (loại sản phẩm và máy móc sử dụng...). Định mức về năng suất máy, định mức về năng suất lao động, định về tiêu hao nguyên vật liệu, định mức về chất lượng sản phẩm phải ở mức tiên tiến, là mục tiêu cho người công nhân vươn tới (mang tính khả thi) chứ không được quá xa với thực tế. III.5- Năng lực của bộ phận tổ chức thực hiện Cán bộ kế hoạch phải nắm vững năng lực tổ chức, phối hợp giữa các khâu trong quá trình sản xuất của bộ phận quản lý. Phòng kế hoạch phải phối hợp chặt chẽ với các phân xưởng sản xuất, mở hệ thống sổ sách theo dõi tồn đầu kỳ và kế hoạch dự trữ cuối kỳ, theo dõi tiến độ thực hiện để có các biện pháp xử lý, điều chỉnh hợp lý, cử người giám sát phần đưa gia công ngoài (về tiến độ, số lượng, chất lượng...) để đưa ra kế hoạch nhanh chóng nhưng vẫn chính xác giữ vững uy tín của Công ty. IV- Xây dựng thực hiện quy chế làm việc nhằm xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của các bộ phận trong công tác kế hoạch. Công ty phải phân công nhiệm vụ rõ ràng: Giao cho phòng kế hoạch-vật tư là nơi tiếp nhận thông tin, khai thác thông tin và tiến hành xử ly. Đồng thời Công ty phải có chế độ kiểm tra song song với nhiệm vụ. Mỗi cán bộ nhân viên trong phòng kế hoạch-vật tư cũng nên được phân chia trách nhiệm cụ thể, tránh trường hợp khi sai sót thì đổ lỗi cho nhau. Trưởng phòng kế hoạch-vật tư sẽ là người bao quát toàn bộ công việc của phòng, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trên cơ sở tổng hợp các nguồn thông tin. Phó phòng có trách nhiệm nắm chắc các con số về các nguồn lực của Công ty ở từng thời điểm dựa trên sự phối hợp chặt chẽ với phòng tổ chức, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật và các phân xưởng sản xuất. Các nhân viên kinh tế, đội ngũ Marketing sẽ là những người trực tiếp theo dõi, tổng hợp số liệu về khách hàng, về thị trường để hỗ trợ cho trưởng phòng trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh, phòng nên tiến hành phân tích, đánh giá lại chất lượng phần việc của từng người để có sự thưởng phạt thích đáng, làm động lực thúc đẩy mọi người ngày càng cố gắng. Coi trọng cán bộ phòng kế hoạch-vật tư làm công tác tiếp nhận thông tin. Công ty cần sử dụng cán bộ có năng lực, trình độ thu thập thông tin từ thị trường, có khả năng ngoại giao, kết hợp với những cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm với lực lượng trẻ nhanh nhẹn trong phán đoán. Vận dụng các phương pháp phân tích để đề ra quyết định chính xác, kịp thời giúp Giám đốc Công ty xác định được chiến lược sản xuất kinh doanh tối ưu nhất. Các phòng ban có liên quan thì đều phải xây dựng kế hoạch về lĩnh vực mà mình phụ trách: Cụ thể: Phòng kế hoạch-kinh doanh: Xây dựng kế hoạch về mọi mặt sản xuất kinh doanh của công ty sao cho thống nhất với các Phòng Ban. Phòng kỹ thuật: Xây dựng kế hoạch tiến bộ kỹ thuật và sáng kiến. Phòng tài chính kế toán : Có nhiệm vụ là xây dựng kế hoạch về tài chính (vốn sản xuất kinh doanh, nộp ngân sách...) Còn đối với các phân xưởng phải chuẩn bị về máy móc thiết bị...để thực hiện yêu cầu của kế hoạch Công ty giao xuống. V- Hoàn thiện phương pháp lập kế hoạch. Công tác lập kế hoạch có đi được đến đích là một kế hoạch xát với thực tế hoạt động của doanh nghiệp , xát với thi trường mà doanh nghiệp đang hoạt động hay không đó phụ thuộc rất lớn đến phương pháp xây dựng kế hoạch mà doanh nghiệp đang áp dụng . Trong nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác kế hoạch của doanh nghiệp cho tháy một vấn đề cần khắc phục tại doanh nghiệp đó là quy trình lập kế hoạch còn bất cập, nó là nguyên nhân dẫn tới kế hoạch lập ra chưa xát với thực tế của doanh nghiệp , của thị trường, các kế hoạch khi so sánh với thực hiện thì thực hiện kế hoạch đa số là vượt mức mà thậm chí còn vượt với ty lệ cao nữa , điều này nói lên rằng kế hoạch lập ra không sát với thực tế của doanh nghiệp đang hoạt động vì một kế hoạch sát với thực tế ,kế hoạch khả thi thì khi được đưa vào thực hiện nó cũng hoàn toàn thực hiện đúng với kế hoạch đề ra, các chỉ tieu không vượt cũng không kém so với kế hoạch. Vì vậy để nâng cao năng lực lập kế hoạch thì công ty cần thực hiện đúng theo logic khoa học của hoạt động lập kế hoạch hiện nay: đó là *Xác định căn cứ lập kế hoạch cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh +Căn cứ vào kết quả của công tác nghiên cứu và dự báo thị trường mà được phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành nghiên cứu và thu được kết quả. +Căn cứ vào mức hoàn thành kế hoạch của kỳ trước , năm trước từ đó mà có một kế hoạch đề ra sát với kỳ này. +Căn cứ vào số lượng công trình,đơn đặt hàng mà công ty đã ký được trong kỳ trước và hiện tại. Chỉ tiêu này giúp cho nhà quản lý xem xét và đưa ra được con số cụ thể chính xác cho kế hoạch của doanh nghiệp . +Căn cứ vào thực trạng nguồn nhân lực của công ty hiện có . +Căn cứ vào số lượng và trang thiết bị máy móc mà công ty hiện có. +Căn cứ vào tình hình nguồn cung cấp nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty . +Căn cứ vào điểm mạnh và điểm yếu của công ty . *Phương pháp lập kế hoạch là yếu tố cơ bản nhất làm nên bảng kế hoạch chính xác, thuận tiện dễ hiểu trong thực hiện. Đây là khâu còn có một số khúc mắc trong công tác lập kế hoạch của công ty.Vậy công ty cần khác phục những mặt sau đây: + Duy trì và nâng cao chất lượng của phương pháp cân đối để lập kế hoạch. Đây là cách làm chủ yếu trong các doanh nghiệp hiện nay. Bởi nó rất phù hợp với nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước và sự thay đổi các chính sách vĩ mô thường xuyên. Nâng cao được chất lượng công tác này nó sẽ giúp được kế hoạch hoạch điều chỉnh kịp thời, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thị trường và khả năng có thể đáp ứng của doanh nghiệp. + Để làm tốt công tác này, Công ty xây lắp thương mạiI nói chung và các cán bộ kr nói riêng cần thực hiện các bước của phương pháp cân đối: Bước 1: Xác định nhu cầu của các yếu tố sản xuất:Vốn, trang thiết bị.Cơ sở để xác định nhu cầu các yếu tố sản xuất là kết quả dự báo về sản lượng, doanh thu qua việc nghiên cứu về cầu thị trường về các sản phẩm của công ty và các dự kiến chủ quan của Công ty về lợi nhuận, chi phí , tiền lương công nhân viên . Dựa vào các nguyên tắc tính toán , công ty sẽ có được những con số cụ thể về nhu cầu từng yếu tố. Bước 2: Xác định các khả năng đang và sẽ có của công ty về các yếu tố những con số này được thể hiện qua số liệu cuối năm của báo cáo và dự kiến tăng giảm của công ty. Bước 3: Lập bảng so sánh giữa nhu cầu và khả năng của các yếu tố sản xuất nếu bằng nhau hoặc có sự chênh lệch ít thì tốt . Nhưng nếu có sự chênh lệch nhiều đòi hỏi phải có những điều chỉnh. Nếu nhu cầu lớn hơn khả năng thì công ty đầu tư thêm năng lực , tuyển thêm người mua thêm thiết bị tăng năng suất lao động , tăng năng suất của thiết bị Nếu nhu cầu nhỏ hơn khả năng thì công ty sẽ có kế hoạch cắt giảm các nguồn lực hay tăng cường các hoạt động marketing để tạo cầu. Để phương pháp cân đối được thực hiện tốt thì bản thân phòng kế hoạch-vật tư và cán bộ kế hoạch không thể tiến hành được mà đòi hỏi có sự phối hợp đồng bộ ở các lĩnh vực, các bộ phận trong và ngoài công ty. Trước hết ta phải có thông tin dự kiến về sản phẩm của công ty về nhu cầu sản phẩm của công ty. Làm việc này là nghĩa vụ của cán bộ Marketing. Sau đó là đánh giá cân đối trong từng bộ phận sẽ thuộc các phòng ban chức năng, phòng tổ chức cân đối lao động, phòng tài vụ: Cân đối về vốn; phòng kế hoạch vật tư:cân đôí về trang thiết bị... Cân đối giữa các bộ phận và cân đối tổng hợp là nhiệm vụ của phòng kế hoạch vật tư. Việc cốt yếu nhất để kết quả cân đối chính xác là độ tin cậy của các kết quả về nghiên cứu, dự báo nhu cầu và đánh giá năng lực nội bộ công ty. VI- Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ kế hoạch. Lao động là yếu tố quyết định trong quá trình sản xuất đặc biệt là lao động quản lý. Các nhà tư bản đã thấy rõ tiềm năng lao động của con người là vô tận, nó đã và đang đem lại lợi ích to lớn. Chính vì thế họ đã không ngừng từng bước tìm mọi biện pháp để gây giống và khai thác triệt để lơị thế này. Lao động quản lý là lao động chất xám mà lợi ích của nó mang lại cao gấp nhiều lần lao động bình thường. Ngày nay khi nền kinh tế thị trường phát triển trên khắp thế giới thì đội ngũ lao động này đóng vai trò chủ chốt nó quyết định cho sự thất bại hay thành công của chính doanh nghiệp. Công ty Xây lắp thương mại IHà nội có khoảng hơn 500 cán bộ quản lý trong đó trình độ trên Đại học và Đại học chính quy chiếm khoảng 50%, còn lại là trung cấp chuyên tu, tại chức.Hầu hết các các cán bộ này đều đảm đương được các công việc được giao phó. Để nâng cao công tác kế hoạch thì yếu tố con người là quyết định.Vì vậy, Công ty phải có phải có biện pháp gắn quyền lợi với trách nhiệm của người làm kế hoạch, có những hình thức thưởng phạt cụ thể, khuyến khích vật chất cho những người có trách nhiệm và thi hành kỷ luật đối với những người thiếu trách nhiệm gây ảnh hưởng đến sự phát triển của Công ty. Việc thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề, các lớp đào tạo, đào tạo lại để nâng cao trình độ năng lực cán bộ quản lý đặc biệt là cán bộ Phòng kế hoạch là hết sức cần thiết cả hiện tại và tương lai. Tổ chức cho cán bộ trẻ có đủ năng lực trình độ đi học sau đại học tại một số nước có nền công gnhiệp phát triển như Nhật, Mỹ, Hàn quốc...từng bước trẻ hoá đội ngũ quản lý và xây dựng kế hoạch nhằm xây dựng Công ty thành một Công ty có quy mô lớn. Kết luận Việc cải tiến và hoàn thiện công tác kế hoạch ở Công ty Xây lắp thương mại I là một vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải giải quyết nhiều mối quan hệ của nhiều cấp, nhiều ngành, của bản thân công ty và các trung tâm, xí nghiệp trực thuộc mà trong phạm vi đề tài này tôi không đề cập hết được. Phần thứ nhất: Đề tài đề cập đến những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế hoạch của doanh nghiệp. Những lý luận này được xây dựng xuất phát từ quan điểm đổi mới của Đảng trong công tác kế hoạch, từ kinh nghiệm nước ngoài và Việt nam. Hiện nay, đây là lý luận được áp dụng phổ biến ở nước ta và đang được đổi mới, tiếp tục hoàn thiện để phù hợp với sự phong phú đa dạng và biến đổi nhanh chóng của thực tiễn. Phần thứ hai: Đề tài phản ánh thực trạng của công tác kế hoạch ở Công ty Xây lắp thương mại I trên các mặt : Căn cứ, trình tự, đặc điểm, phương pháp. Kết quả cho thấy rằng cách thức lập kế hoạch của công ty đã bám sát yêu cầu về lý luận, tuy nhiên còn một số khuyến khuyết ở căn cứ và phương pháp lập kế hoạch. Phần thứ ba: Đưa ra một số giải pháp để khắc phục những khuyếm khuyết trên. Với đề tài này, tôi hy vọng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện hơn công tác kế hoạch của Công ty, để kế hoạch thực sự là công cụ quản lý giúp Công ty Xây lắp thương mại I chủ động trong kinh doanh vừa bám sát yêu cầu của thị trường vừa đạt đưọc mục tiêu kinh doanh của mình. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn Cô giáo Tiến sỹ Nguyễn Thi Thanh Huyền- người đã trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài này. Đồng thời tôi cũng cảm ơn sự tận tình giúp đỡ và tạo mọi điều kiện của các cán bộ nhân viên Công ty Xây lắp thương mại I , đặc biệt là các Chú, các Cô, các An Chị trong phòng Tổ chức, phòng Kế hoạch -kinh doanh ,Vật tư, phòng kế toán đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Tài liệu tham khảo Quyển I, II. III, IV Những vấn đề cốt yếu của quản lý. Giáo trình khoa học quản lý - Khoa Khoa học quản lý - Trường ĐHKTQD. Giáo trình quản lý kinh tế - Khoa Khoa học quản lý - Trường ĐHKTQD. Giáo trình chiến lược và kế hoạch - Khoa QTKDCN & XDCB - GS. Nguyễn Thành Độ. Giáo trình kinh tế và tổ chức sản xuất - Khoa QTKDCN & XDCB - Trường ĐHKTQD. Và một số tài liệu báo chí. Mục lục Trang