Đề tài Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở doanh nghiệp viễn thông Vĩnh Phúc

ại cố định cái 71 200 20,31 91 060 25,59 209 667 32,3 Dịch vụ 108/1080 phút 2 300 242 1,29 992 413 0,506 934 951 0,422 ( Nguồn : Phòng Kế toán Thống kê Tài chính ) Qua bảng trên chúng ta thấy, doanh thu của các sản phẩm dịch vụ này chiếm đến 85-90% tổng doanh thu của VTVP. Những năm gần đây, doanh thu một số dịch vụ này có xu hướng giảm ngoài trừ dịch vụ Thẻ điện thoại di động trả trước vẫn tăng với tốc độ khá nhanh do sự phát triển nhanh chóng của các thuê bao di động và Cước điện thoại cố định do số lượng điện thoại cố định vẫn tiếp tục được giữ nguyên và phát triển nhưng với tổc đô chậm, còn lại giảm từ 10-50% đặc biệt là : Điện thoại đường dài liên tỉnh giảm đến 50%... do sự thị hiếu của người tiêu dùng có nhu cầu rất lớn về điện thoại di động, và sử dụng dịch vụ Internet ADSL tốc độ cao. 2.1.5.Đặc điểm về vốn và doanh thu VTVP nộp và nhận doanh thu của Tập đoàn được phân phối trên cơ sở cân đối các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận toàn khối -Doanh thu phát sinh của đơn vị không bao gồm doanh thu các dịch vụ Bưu chính, phát hành bào chí. Doanh thu cước viễn thông, cước hòa mạng chuyển dịch thuê bao và bán thẻ trả trước nếu do VNPost thực hiện vẫn là doanh thu phát sinh của VTVP.VTVP dùng chi phí hoa hồng để đại lý để trả cho VNPost tương ứng với số lượng VNPost thực hiện. Vốn kinh doanh của VTVP gồm có Vốn được Tập đoàn giao tại thời điểm xác định Vốn do Tập đoàn đầu tư bổ sung Phần lợi nhuận sau thuế được bổ sung Các nguồn vốn khác - VTVP được thành lập và sử dụng các quỹ gồm : quỹ đầu tư phát triển; quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi… để đảm bảo cho quá trình phát triển của đơn vị đạt hiệu quả cao - Có quyền tự chủ về tài chính VTVP hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính trên cơ sở nguồn thu theo quy định của Tập đoàn, tự cân đối các khoản thu chi, có trách nhiệm bảo toàn và phát triển các nguồn vốn kinh doanh của đơn vị, kể cả phần vốn góp của doanh nghiệp khác Chịu sự kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính, hoạt động kinh doanh của Tập đoàn Mọi quan hệ tín dụng ( vay, cho vay, mua, bán hàng trả chậm, bảo lãnh) giữa đơn vị với các đối tác bên ngoài phải tuân thủ theo phân cấp và hạn mức với mỗi lần vay theo quy định trong trong Quy chế tài chính của Tập đoàn Nộp thuế và các khoản khác theo quy định của Pháp luật và Quy chế quản lý tài chính của Tập đoàn Có trách nhiệm xây dụng, trình kế hoạc tài chính, báo cáo tài chính, tổng quyết toán hàng năm theo quy định của Tập đoàn Hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc và giữa VTVP với các đơn vị trực thuộc do GĐ VTVP quy định. 2.1.6.Đặc điểm về nguồn nhân lực 2.1.6.1.Số lượng và cơ cấu lao động Tổng số CBCNV tính đến 1/1/2008 của VTVP là 397 ( Nam 333 người chiếm 83,8%, Nữ 64 chiếm 16,2 % ) Lao động trong biên chế là 298 người chiếm 75% Lao động vụ mùa là 99 người chiếm 25% Bảng 2.3: Thống kê cơ cấu lao động ở VTVP 1/2008 STT Đơn vị Tổng số Cơ cấu Nam Nữ Biên chế Hợp đồng Biên chế Hợp đồng 1 Văn phòng Viễn thông tỉnh 42 26 4 11 1 2 Trung tâm Viễn thông 1 74 46 7 16 5 3 Trung tâm Viễn thông 2 13 4 0 8 1 4 Trung tâm Viễn thông Phúc Yên 38 29 5 4 0 5 Trung tâm Viễn thông Mê Linh 41 27 10 4 0 6 Trung tâm Viễn thông Vĩnh Tường 42 31 9 1 1 7 Trung tâm Viễn thông Yên Lạc 27 27 17 9 1 8 Trung tâm Viễn thông Bình Xuyên 31 18 9 2 2 9 Trung tâm Viễn thông Lập Thạch 52 29 19 1 3 10 Trung tâm Viễn thông Tam Dương 37 23 11 1 2 Tổng cộng 397 250 83 48 16 ( Nguồn : Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động ) 2.1.6.2. Cơ cấu trình độ lao động Tính đến tháng 1/2008 trình độ lao động ở VTVP như sau: - Tuổi đời bình quân : 34 năm - Tuổi nghề bình quân :12 năm - Thâm niên công tác bình quân : 10 năm STT Đơn vị Tổng số Trình độ Th.s ĐH CĐ TC SC ĐT TC CB CNV LĐ HĐ CB CNV LĐ HĐ CB CNV LĐ HĐ CB CNV LĐ HĐ 1 VPVT tỉnh 42 1 26 0 2 0 4 0 4 1 4 2 TTVT 1 74 0 15 1 13 3 14 2 20 5 1 3 TTVT 2 13 0 7 0 2 1 2 0 1 0 0 4 TTVT Phúc Yên 38 0 9 0 3 0 8 0 13 5 0 5 TTVT Mê Linh 41 0 6 1 7 1 5 6 13 2 0 6 TTVT Vĩnh Tường 42 0 4 0 5 0 9 3 14 6 1 7 TTVT Yên Lạc 27 0 3 0 3 3 5 4 6 3 0 8 TTVT Bình Xuyên 31 0 3 0 4 2 3 5 10 4 0 9 TTVT Lập Thạch 52 0 4 0 9 1 10 8 7 11 1 10 TTVT Tam Dương 37 0 7 1 2 3 4 7 11 2 1 Tổng cộng 397 1 84 3 50 14 64 35 99 39 8 Bảng 2.4.Thống kê cơ cấu trình độ lao động ở VTVP ( Nguồn : Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động ). Sơ đồ 2.3.Biểu đồ cơ cấu trình độ lao động Từ bảng cơ cấu lao động trên cho chúng ta thấy, trình độ của đội ngũ lao động khá cao, đáp ứng đủ mọi công việc. Số lao động có trình độ Thạc sỹ, Đại học-cao đẳng thường nắm các chức vụ quản lý, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ quản lý tốt, đáp ứng được yêu cầu của công việc.2.1.7.Kế hoạch của Doanh nghiệp trong ngắn và dài hạn 2.1.7.1.Kế hoạch của đơn vị trong năm 2008 Về doanh thu: Tổng doanh thu phát sinh 172 850 Triệu đồng trong đó - Kinh doanh VT- CNTT 172 500 Triệu đồng - Kinh doanh khác ( hạch toán riêng) 200 Triệu đồng - Hoạt động tài chính 150 Triệu đồng - Về sản lượng các sản phẩm chủ yếu : Tổng số thuê bao điện thoại thực tăng là : 34 500 trong đó :Thêu bao cố định là 18000; thuê bao Gphone là 15000; thuê bao di động trả sau của Vinaphone 1500. - Điện thoại cố định chiều đi ( Nội hạt, liên tỉnh, nội tỉnh, cố định gọi di động, quốc tế ) :155 801 000 phút - Đện thoại IP 171 chiều đi ( trong nước, quốc tế) : 12 595 000 phút - Điện thoại di động chiều đi ( trong nước, quốc tế) : 63 707 000 phút Thêu bao Internet thực tăng ( thuê bao Internet trực tiếp và thuê bao Mega VNN ) 8000 2.1.7.2.Kế hoạch của Doanh nghiệp trong thời gian tới Tiếp tục phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật mạng lưới viễn thông : trạm Host, trạm di động, Vệ tinh, cáp quang thay cho cáp đồng theo hướng đồng bộ, hiện đại, rộng khắp Đa dạng hóa và hiện đại hóa các loại hình dịch vụ viễn thông với chất lượng ngày càng cao, quy mô ngày càng lớn, phát triển mạng điện thoại, Internet đến các vùng nông thôn, miền núi, biên giới. Đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh tế xã hội ở địa phương, các khu công nghiệp, tốc độ đô thị hóa Đẩy mạnh phát triển hơn nữa các dịch vụ giá trị gia tăng. Đẩy mạnh đầu tư hoàn thành số hóa 100% các tổng đài, hoàn thành và đưa vào sử dụng hệ thống cáp ngầm, các treo, các công trình nhà cửa Chú trọng công tác đào tạo đội ngũ cán bộ nhằm đáp ứng trình độ kỹ thuật ngày càng cao… Đến năm 2015 : - Doanh thu các dịch vụ VT-CNTT đạt 350 tỷ đồng -Tỷ lệ máy điện thoại trên 100 dân là 18. - Doanh thu truy cập Internet tốc độ cao ADSL-VNN đạt 30 tỷ 2.2.THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VTVP 2.2.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức VTVP Sơ đồ 2.4.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VTVP Viễn thông Vĩnh Phúc Trung tâm Viễn thông 2 Trung tâm Viễn thông 1 Trung tâm Viễn thông 3 ( tại các huyện) Trung tâm Tin học-Chăm sóc Khách hàng Phòng Mạng - Dịch vụ Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Đầu tư-Xây dựng cơ bản Phòng Tổ chức Cán bộ - Lao động -Tiền lương Phòng Kế toán Thống kê Tài chính Phòng Tổng hợp Hành chính ( Nguồn : Văn bản pháp quy nội bộ - Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động ) 2.2.2.Chức năng nhiệm vụ của các Phòng, Ban và các TTVT 2.2.2.1.Văn phòng viễn thông tỉnh - Ban Giám đốc - Các Phòng chức năng Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động Phòng Tổng hợp Hành chính Phòng Kế toán Thống kê tài chính Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Đầu tư Xây dựng Cơ bản Phòng Mạng và Dịch vụ * Ban Giám đốc gồm GĐ, PGĐ, Kế toán trưởng : theo Quyết định số 700/QĐ-TCCB/HĐQT ngày 6/12/2007 của Hội đồng quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam thì : - Giám đốc (GĐ) , kế toán trưởng của VTVP do Tổng giám đốc Tập đoàn bổ nhiệm. miễn nhiệm, thay thế, khen thưởng kỷ luật sau khi được Hội đồng quản trị Tập đoàn phê duyệt. Phó giám đốc (PGĐ) VTVP do Tổng giám đốc Tập đoàn bổ nhiệm. miễn nhiệm, thay thế, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc đơn vị. GĐ là người đại diện theo pháp luật của đơn vị, chịu trách nhiệm trước Tập đoàn và trước pháp luật về việc quản lý, điều hành hoạt động hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của VTVP và các văn bản quy định khác của Tập đoàn. GĐ là người là người có quyền quản lý và điều hành cao nhất của đơn vị. Giám đốc VTVP có nhiệm vụ và quyền hạn : Tổ chức điều hành toàn đơn vị thực hiện tốt các kế hoạch sản xuất kinh doanh và quản lý sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên, và các nguồn lực khác theo ủy quyền của Tập đoàn. Ban hành các quy định phân cấp vốn, đất đai và các nguồn lực khác cho các đơn vị trực thuộc , khai thác có hiệu quả. Xây dựng, trình Tập đoàn quyết định và tổ chức thực hiện : Quy hoạch. kế hoạch ngắn và dài hạn ,đổi mới trang thiết bị công nghệ, dự án đầu tư phát triển mới, đầu tư chiều sâu, hợp tác nước ngoài…. Quyết định chương trình hoạt động, biện pháp thực hiện kế hoạch, các hợp đồng kinh tế, phương án phối hợp kinh doanh với các đơn vị khác và giữa các đơn vị trực thuộc, phương án tổ chức thực hiện bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ tay nghề cho CBCN Ký hợp đồng lao động với người lao động, ký hợp đồng kinh tế với các đối tác theo phân cấp hoặc ủy quyền của Tập đoàn. Cử cán bộ thuộc diện đơn vị quản lý đi công tác học tập ở nước ngoài trên cơ sở nội dung và kế hoạch hàng năm đã được Tập đoàn phê duyệt Đề nghị Tổng giám đốc Tập đoàn quyết định bổ nhiệm- miễn nhiệm, khen thưởng - kỷ luật đối với PGĐ, Kế toán trưởng của VTVP; Nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện và đề nghị Tập đoàn xem xét, phê duyệt việc sửa đổi, bổ sung điều lệ tổ chức và hoạt động của VTVP Quyết định các các biện pháp tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị, khuyến khích mở rộng kinh doanh các dịch vụ VT-CNTT Quyết định các biện pháp tổ chức lao động khoa học trong sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả kinh tế cao cho đơn vị; Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, thay thế khen thưởng, kỷ luật các chức danh cán bộ lãnh đạo đến cấp trưởng đơn vị trực thuộc ( kể cả các đơn vị trực thuộc có con dấu riêng); trưởng, phó các phòng , ban quản lý các chức danh tương đương; Tổ chức tự kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị, chịu sự kiểm tra kiểm soát của Tập đoàn và các có quan quản lý Nhà nứơc có thẩm quyền đối với việc quản lý và điều hành của mình Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, phục vụ theo quy định của Tập đoàn và các yêu cầu bất thường khác; Được quyết định áp dụng các biện pháp vượt thẩm quyền trong các trường hợp khẩn cấp ( thiên tai, địch họa, hỏa hoạn, sự cố) và chịu trách nhiệm về những quyết định đó, đồng thời báo cáo lên Tập đoàn. - PGĐ VTVP là người giúp GĐ quản lý, điều hành một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo sự phân công của GĐ và chịu trách nhiệm trước GĐ và trước pháp luật về nhiệm vụ, công việc được giao. - Kế toán trưởng là người giúp GĐ chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của đơn vị, có các quyền và nhiệm vụ theo quy định của pháp luật và của Tập đoàn. * Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động : - Chức năng : giúp GĐ ra các quyết định, quy định, nội quy, quy chế về lao động, tiền lương cũng như các chính sách của Nhà nước đối với người lao động; các công tác về nhân sự, tuyển dụng, đạo tạo theo yêu cầu của GĐ. - Nhiệm vụ - quyền hạn: Nghiên cứu, dự thảo, đề xuất những biện pháp, chủ trương về tổ chức nhân sự; bổ nhiệm-bãi nhiệm -miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự theo quyết định của GĐ và Tập đoàn. Xây dựng nội quy, quy chế về lao động, tiền lương, xét duyệt phân bổ kinh phí đào tạo Phối hợp cùng với cơ quan bảo hiểm làm các thủ tục giải quyết các chế độ hưu chí, mất sức, thôi việc…cho CBCNV Phối hợp chặt chẽ với các Phòng chức năng giúp Ban Giám đốc quản lý điều hành các hoạt động của đơn vị Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, tuyên truyền đường lối của Đảng và Nhà nước. * Phòng tổng hợp hành chính : - Chức năng: tham mưu và giúp việc cho GĐ trong trong việc cuộc họp, hội nghị, văn thư, lưu trữ, hành chính quản trị, y tế, an ninh. - Nhiệm vụ-quyền hạn: Nghiên cứu, đề xuất với GĐ các biện pháp giúp đơn vị thực hiện chế độ, nguyên tắc, thủ tục hành chính-quản trị Quản lý lưu trữ các công văn, văn bản tài liệu… trong đơn vị, từ Tập đoàn và các đơn vị có liên gửi đến Thiết lập các chương trình làm việc cho Ban Giám đốc; chuẩn bị, sắp xếp các cuộc họp, hội nghị Bộ phận bảo vệ : xây dựng nội quy, quy định bảo vệ đơn vị, an ninh quốc phòng với địa phương, phòng chống cháy nổ, lũ lụt… Bộ phận lái xe : Quản lý sử dụng xe ôtô Bộ phận y tế : theo dõi và quản lý hồ sơ về sức khỏe của CBCNV; khám - cấp thuốc cho những bệnh thông thường; sơ cứu, cấp cứu ban đầu cho các trường hợp tai lao động bất ngờ, phát bệnh đột ngột; phối hợp cùng Trung tâm y tế Thành phố khám định kỳ 1lần/1năm cho tất cả CBCNV. * Phòng Kế toán-Thống kê -Tài chính -Chức năng : giúp GĐ tổ chức chỉ đạo thực hiện tất cả các công tác kế toán thống kê, hạch toán kinh tế trong đơn vị theo quy định của Tập đoàn và Nhà nước. -Nhiệm vụ-quyền hạn: Ghi chép phản ánh chính xác kịp thời, có hệ thống tài sản-nguồn vốn, hao hụt, mất mát, hư hỏng hàng kỳ, phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Xây dựng các kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch tài chính của Tập đoàn Tính toán, trích nộp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản phải nộp ngân sách cho Tập đoàn, các quỹ để lại đơn vị.Thanh toán các khoản vay, công nợ phải thu- phải trả Lập các báo cáo tài chính, hạch toán kế toán theo điều lệ tổ chức kế toán và pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước. Tổ chức kiểm tra, giám sát các bộ phận trong đơn vị thực hiện đúng các chế độ về tài chính. * Phòng Kế hoạch - Kinh doanh -Chức năng nhiệm vụ : giúp Ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch kinh doanh, nghiên cứu thị trường, tiếp thị các sản phẩm dịch vụ VT-CNTT -Nhiệm vụ-quyền hạn : Phối hợp cùng các phòng chức năng khác : xây dựng các kế hoạch kinh doanh hàng năm và trong dài hạn; Xây dựng các kế hoạch về mức giá, cước của các loại sản phẩm dịch vụ sau đó thông qua GĐ; Nghiên cứu, đề xuất điều chỉnh các mức giá, cước hàng năm. Phối hợp cùng với Phòng mạng dịch vụ tổ chức các đợt khuyến mại, cung cấp các dịch mạng điện thoại, Internet Xây dựng các định mức, chỉ tiêu kinh tế - kĩ thuật Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các kế hoạch đề ra Xây dựng các hợp đồng kinh tế, các mẫu, bảng, biểu * Phòng Đầu tư xây dựng cơ bản - Chức năng : tiếp nhận các kế hoạch xây dựng; lập các dự án về cải tạo, sửa chữa ; giúp cho GĐ có các quyết định về đầu tư, mua sắm trang thiết bị phương tiện kĩ thuật. - Nhiệm vụ-quyền hạn: Nghiên cứu,phân tích, thu thập các thông tin về khoa học kĩ thuật, thị trường…tư vấn cho GĐ trong việc đầu tư, mua sắm vật tư, các phương tiện vận tải, tài sản của doanh nghiệp đổi mới trang thiết bị công nghệ, liên doanh-liên kết với các đối tác trong và ngoài nước. Phối hợp cùng với TTVT các huyện, thị, thành phố mời thầu, chỉ định thầu sửa chữa, cải tạo, nâng cấp các mạng cáp viễn thông, các trạm phát sóng theo sự cho phép của Tập đoàn, Sở BCVT, GĐ VTVP. * Phòng Mạng dịch vụ -Chức năng: tham mưu cho GĐ, quản lý điều hành , cung cấp các dịch vụ về VT-CNTT -Nhiệm vụ-quyền hạn: Trực tiếp quản lý, nghiên cứu các,xây dựng đề xuất các phương án cung cấp các dịch vụ về mạng Internet phù hợp với nhu cầu phát triển trên địa bàn tỉnh Đầu mối quan hệ với các Phòng, Ban viễn thông của Tập đoàn và các Công ty viễn thông khác đến đặt quan hệ, thuê kênh…. Định kỳ báo cáo về số lượng, tình trạng sử dụng các sản phẩm dịch vụ VT-CNTT lên GĐ 2.2.2.2.Các đơn vị trực thuộc VTVP Gồm 9 TTVT và 1 Trung tâm chức năng : -Trung tâm Viễn thông 1 -Trung tâm Viễn thông 2 -Trung tâm Viễn thông huyện Mê Linh -Trung tâm Viễn thông huyện Vĩnh Tường -Trung tâm Viễn thông huyện Yên Lạc -Trung tâm Viễn thông huyện Bình Xuyên -Trung tâm Viễn thông huyện Tam Đảo -Trung tâm Viễn thông huyện Tam Dương -Trung tâm Viễn thông huyện Lập Thạch -Trung tâm Tin học và Chăm sóc Khách hàng Các đơn vị trực thuộc VTVP gồm các đơn vị sản xuất kinh doanh và đơn vị sự nghiệp ( TTVT và Trung tâm chức năng) : - Các đơn vị sản xuất kinh doanh thực hiện chế độ hạch toán phục thuộc, được tổ chức và hoạt động theo phân cấp của VTVP, có con dấu riêng theo tên gọi, được đăng ký kinh doanh và được mở tài khoản ở ngân hàng, kho bạc Nhà nước trên địa bàn đơn vị trú đóng, chịu trách nhiệm trước VTVP và pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định tại điều này. -Các đơn vị sự nghiệp hoạt động theo phân cấp của VTVP,cũng có con dấu riêng theo tên gọi, được GĐ VTVP giao nhiện vụ và cấp kinh phí hoạt động ở các lĩnh vực chuyên môn cụ thể. -Các đơn vị phụ thuộc có cấp trưởng phụ trách và có kế toán trưởng, có thể có cấp phó trợ giúp quản lý, điều hành, có cán bộ quản lý trợ giúp việc chuyên môn, nghiệp vụ, lực lượng lao động. - Đơn vị được quyền chủ động tổ chức, quản lý, hoạt động, sử dụng,có hiệu quả nguồn vốn và các nguồn lực được VTVP giao theo phân cấp; -Chịu sự kiểm tra của VTVP và các cơ quan có thẩm quyền. Báo cáo VTVP kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ và hoạt động tài chính của đơn vị. - Trách nhiệm của trưởng các đơn vị trực thuộc VTVP Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phục vụ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Quản lý phân công lao động trên cơ sở định biên của đơn vị Bảo đảm chất lượng sản phẩm dịch vụ của đơn vị mình Đề nghị GĐ phê duyệt các phương án tổ chức sản xuất đầu tư xây dựng,sửa chữa lớn theo các quy định của Tập đoàn và các đơn vị Quyết định các khoản chi theo phân cấp của VTVP và chế độ tài chính hiện hành Chịu sự kiểm tra của VTVP và các cơ quan có thẩm quyền về hoạt động điều hành của mình Thay mặt GĐ VTVP quan hệ với địa phương về các mặt : Chấp hành quy định hành chính; nghĩa vụ đối với các cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật; Phối hợp với chính quyền địa phương trong việc đảm bảo giữ gìn an ninh cho đơn vị và an toàn mạng lưới viễn thông. Thay mặt GĐ VTVP quan hệ với các đơn vị kinh tế trong và ngoài Tập đoàn tại các địa phương để giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và phục vụ của đơn vị mình. Trưởng các đơn vị trực thuộc là người có quyền quyết định mọi công việc của đơn vị và hoàn toàn chiụ trách nhiệm trước GĐ VTVP và trước pháp luật về hoạt động của đơn vị mình. Phó đơn vị là người giúp trưởng đơn vị quản lý điều hành một hoặc một số lĩnh vực do trưởng đơn vị phân công; chịu trách nhiệm trước cấp trưởng và trước pháp luật về nhiệm vụ phân công. Kế toán trưởng là người giúp đơn vị quản lý, điều hành công tác kế toán thống kê- tài chính của đơn vị theo đúng các quy định của pháp luật; chịu trách nhiệm trước cấp trưởng và trước pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ của mình. 2.2.3.Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp VTVP 2.2.3.1.Việc bố trí sử dụng lao động ở một số phòng ban chủ chốt *Ban Giám đốc Trình độ, tuổi đời của Ban lãnh đạo được thể hiện bảng sau: Bảng 2.5. Trình độ, kinh nghiệm, tuổi đời của Ban lãnh đạo TT Chức danh Trình độ Nghành Tuổi đời Thời gian công tác 1 Giám đốc ĐH ĐTVT, KT 57 35 năm 2 Phó Giám đốc ĐH ĐTVT,KT 42 15 năm ( Nguồn : Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động ) Nhận xét : -Về trình độ : Ban Giám đốc đều có trình độ đại học chuyên nghành về ĐTVT, được đào tạo về quản lý kinh tế, đã qua các lớp về bồi dưỡng chính trị, chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ . Đây là thuận lợi rất lớn đối với đơn vị trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay và càng đặc biệt hơn nữa do đặc thù của nghành VT-CNTT cần hiểu biết, đọc dịch các tài liều nước ngoài. -Về tuổi đời: Với 35 năm tuổi nghề, trưởng thành trong chiến tranh,tốt nghiệp Đại học ở Liên Xô, GĐ VTVP là người có rất nhiều kinh nghiệm trong chuyên môn cũng như trong quản lý. PGĐ là người rất trẻ nhưng cũng đã có 15 năm công tác, sự nhiệt huyết , những kinh nghiệm tích lũy được. Do vậy đây là điều thuận lợi cho đơn vị khi vừa có được những kinh nghiệm quản lý, lại có đựơc sự sáng tạo trong việc điều hành, quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên về chức năng nhiệm vụ lại có sự khác biệt rất lớn: chịu trách nhiệm và báo cáo về hoạt động của đơn vị trước Tập đoàn, GĐ quản lý trực tiếp 4 phòng chức năng khác như: Phòng Kế toán-Thống kê -Tài chính, Phòng Đầu tư xây dựng cơ bản, Phòng tổng hợp hành chính, Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động, kế hoạch kinh doanh. Khối lượng công việc mà GĐ đảm nhiệm là rất lớn. Chính điều này đã gây ra chậm trễ trong giải quyết các công việc của đơn vị, khó khăn trong việc kiểm tra tập trung . PGĐ là người rất có năng lực nhưng lại chỉ phụ trách chuyên sâu về mảng kĩ thuật và trực tiếp quản lý Phòng Mạng dịch vụ như vậy cũng chưa thực sự tốt bởi khó khăn trong việc kế cận sau này. *Phòng Tổ chức cán bộ lao động. Bảng 2.6.Trình độ kinh nghiệm của Phòng Tỏ chức cán bộ lao động TT Chức danh Số người Trình độ Nghành đào tạo Tuổi đời 30- 40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 ĐH Kinh tế 1 2 CV lao động-tiền lương 1 ĐH Anh văn 1 3 Cv An toàn -Vệ sinh lao động 1 ĐH ĐTVT 1 4 Cv đào tạo 1 ĐH Kinh tế 1 Nhận xét : Chức năng mà đơn vị giao cho Phòng như trên là hợp lý nhưng nhiệm vụ thì còn có điểm chưa thích hợp: khối lượng công việc mà Phòng đảm nhiệm lớn hơn so với quy mô (chỉ có 4 người) và tính chất của Phòng tổ chức. Phòng phải đảm nhận bảo vệ bí mật nội bộ, an toàn vệ sinh lao động, tuyển dụng đào tạo…, mỗi người ngoài công việc chính phải đảm trách thêm từ 2- 3 công việc phụ khác nên chuyển một số công viêc sang cho Phòng hành chính. -Về trình độ: Qua bảng trên cho chúng ta thấy, trình độ của CBCNV trong phòng cao, 100% tốt nghiệp đại học. Ngài ra, tất cả CBCNV trong Phòng đều được đào tạo văn bằng 2 các nghành có liên quan đến công việc, chẳng hạn chuyên nghành chính là ĐTVT thì lại có thêm chuyên nghành khác là quản lý kinh tế. -Về tuổi đời: cơ cấu độ tuổi của Phòng là khá hợp lý với chức năng nhiệm vụ. Vừa có được những kinh nghiệm lại, sự năng nổ nhiệt tình đó là điều hết sức cần thiết. Mối quan hệ công tác : - Mối quan hệ theo chiều dọc: do GĐ trực tiếp quản lý. Do vậy có trách nhiệm báo cáo với GĐ và PGĐ và thông báo lại các quyết định về nhân sự, tiền lương,…với các Phòng, bộ phận, các nhân có liên quan. -Mối quan hệ theo chiều ngang thể hiện qua sơ đồ sau: Phòng Tổ chức cán bộ lao động Kế hoạch tiền lương, mua sắm dụng cụ bảo hộ lao động Phòng Kế toán Thống kê Kế hoạch kinh doanh sử dụng đến lao động Bổ nhiệm, bãi nhiệm, bố trí công tác, đào tạo… Phòng Kế hoạch kinh doanh Các Phòng, Ban, TTVT Sơ đồ 2.5.Mối quan hệ theo chiều ngang Qua sơ đồ trên chúng ta thấy mối qua hệ mật thiết giữa Phòng Tổ chức với các Phòng khác thông qua việc sắp xếp nhân sự, các kế hoạch tiền lương, bảo vệ bí mật nội bộ… * Phòng Kế toán-Thống kê -Tài chính Bảng 2.7. Trình độ, tuổi đời của Phòng Kế toán-Thống kê -Tài chính TT Chức danh Số người Trình độ Nghành đào tạo Tuổi đời 30- 40 40-50 >50 1 Kế toán trưởng 1 ĐH Kế toán 1 2 Chuyên viên kế toán 2 ĐH Kinh tế 2 3 Kế toán xây dựng cơ bản 1 ĐH Kinh tế 1 4 Kế toán tổng hợp 1 ĐH Kinh tế 1 5 Thủ quỹ 1 ĐH Kinh tế 1 Tổng số 6 1 4 1 ( Nguồn : Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động ) Kế toán trưởng là người phụ trách chung tất cả các công việc kế toán thống kê, các bản báo cáo tài chính đều phải có sự xem xét và thông qua của kế toán trưởng. 2 chuyên viên kế toán phụ trách kiểm tra công tác tài chính của TTVT các huyện, thị, kiểm tra thanh, phân chia tài sản tiên vốn, xử lý nợ khó đòi...Kế toán xây dựng cơ bản phụ trách mảng thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản, công trình sửa chữa cải tạo. Kế toán tổng hợp: tổng hợp doanh thu, chi phí sản phảm dịch vụ VT-CNTT, báo cáo lên kế toán trưởng. Thủ quỹ kiểm tra, giám sát, rút tiền cho đơn vị. Nhận xét: Sự phân công công việc chưa thực sự phù hợp, hàng năm có rất nhiều hồ sơ thanh quyết toán các công trình xây dựng cơ bản, các công trình sửa chữa cần quyết toán và kiểm toán nhưng lại chỉ có 1 người phụ trách về phần mảng xây dựng cơ bản điều đó đã gây ra những ùn tắc, chậm trễ trong việc giải quyết công việc đặc biệt là vào cuối năm. Do vậy nên để 1 chuyên viên kế toán phụ trách thêm phần việc này, chuyên viên còn lại phụ trách công tác tài chính kế toán ở các đơn vị trực thuộc. -Trình độ: 100% CBCNV thuộc phòng đều có trình độ đại học, được đào tạo về các nghành kế toán tài chính, kinh tế và quản trị kinh doanh đáp ứng đựơc những yêu cầu của công việc. - Độ tuổi : phần lớn người trong độ tuổi từ 30 – 40, kế toán trưỏng trong độ tuổi từ 40-50 có thể thấy rằng tuổi đời trẻ, trong giai đoạn xung mãn có thể nói rất phù hợp với đặc điểm của nghề kế toán tài chính. Mối quan hệ với các phòng, ban khác trong đơn vị -Mối quan hệ ngang :Phòng Đầu tư Xây dựng cơ bản Kế hoạch về đầu tư mới, sửa chữa cải tạo Mua sắm thiết bị VT-CNTT `` Phòng Kế hoạch kinh doanh Phòng Kế toán Thống kê Phòng Tổ chức Cán bộ lao động Nhân sự Tiền lương, hưu trí, trợ cấp Sơ đồ 2.6.Mối quan hệ chiều ngang giữa Phòng Kế toán với Phòng Ban khác -Mối quan hệ theo chiều dọc: Chịu sự quản lý trực tiếp của GĐ VTVP, có trách nhiệm báo cáo tài chính, kế toán, thống kê và những sự thay đổi của Phòng cho GĐ hàng tháng, hàng quí, hàng năm và khi có yêu cầu đột xuất. Có thể thấy rằng Phòng Kế toán Tài chính Thống kê có mối quan hệ rất chặt chẽ với các Phòng Ban khác trong đơn vị. *Phòng Mạng dịch vụ Nhận xét: Phòng Mạng dịch vụ có nhiệm vụ khá giống với TT tin học và dịch vụ khách hàng đó là cùng quản lý về mặt hành chính mạng thông tin, đã gây ra sự chồng chéo trong công việc khi cả 2 cùng tham gia quản lý,tuy nhiên TT tin học và dịch vụ khách hàng còn tham gia vào kinh doanh phần cứng, phân mềm, quản lý cước… -Trình độ : trình độ của CBCNV trong Phòng khá cao, 1 người ở trình độ Ths chiếm 12,5%, 6 người có trình độ ĐH chiếm 75% và chỉ 1 người CĐ. Tất cả đều được đào tạo các chuyên nghảnh VT-CNTT , họ hoàn toàn có thể đảm đương được công việc của Phòng. Bảng 2.8. Trình độ, tuổi đời của Phòng Mạng dịch vụ TT Chức danh Số người Trình độ Nghành đào tạo Tuổi đời 30- 40 40-50 >50 1 TP 1 ĐH ĐTVT 1 2 CV Viễn thông- Tin học 2 ĐH ĐTVT 2 3 CV tin học 2 ĐH ĐTVT 1 1 4 CV tin học 1 CĐ CNTT 1 5 CV tin học 1 ĐH CNTT 1 6 CV CNTT 1 Ths CNTT 1 Tổng cộng 8 2 5 1 ( Nguồn : Phòng Tổ chức Cán bộ Lao động ) Các phòng chức năng của VTVP không có Phó phòng, chỉ có TP và các chuyên viên phụ trách các mảng công việc do phòng phụ trách. -Độ tuổi: Tuổi đời của CBCNV trong Phòng khá hợp lý bởi yêu cầu của công việc đòi hỏi ngoài những kĩ năng, kiến thức về VT-CNNT phải có đủ sức khỏe, năng động, sáng tạo.Thường xuyên phải xuống TTVT các huyện kiểm tra, khảo sát các tuyến cáp, đo đạc dung lượng mạng vì vậy rất cần trẻ hóa đội ngũ cán bộ. Mối quan hệ công tác -Mối quan hệ dọc : Phòng do PGĐ trực tiếp quản lý, chịu sự kiểm tra, giám sát của GĐ và PGĐ ,có trách nhiệm báo cáo với GĐ, PGĐ về về nhu cầu mạng dịch vu, tổng hợp và giải quyết các đơn thư thắc mắc khiếu nại của khách hàng. -Mối quan hệ nằm ngang : Sơ đồ 2.7.Mối quan hệ theo chiều ngang giữa Phòng Mạng dịch vụ với các Phòng Ban khác TTVT huyện thị Phòng Mạng dịch vụ Phòng Đầu tư Xây dựng Phòng Kế hoạch kinh doanh Khách hàng, các đơn vị có liên quan Tư vấn Tư vấn Quan hệ giao dịch 2.2.3.2.Phân tích cơ chế vận hành của đơn vị *Quy trình hình thành 1 công trình mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông Sơ đồ 2.8. Quy trình hình thành 1 công trình mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông TTVT huyện thị Phòng mạng dich vụ Phòng Kế hoạch kinh doanh GĐ VTVP Phòng Đầu tư- Xây dựng cơ bản Tập Đoàn Đơn vị thi công Các Công ty tư vấn thiết kế GĐ VTVP Phòng Đầu tư- Xây dựng cơ bản Hàng năm, TTVT các huyện thị xã căn cứ vào nhu cầu thông tin liên lạc cho sự phát triển kinh tế xã hội do địa bàn mình quản lý, hoặc thực hiện phát triển mạng thông tin liên lạc theo kế hoạch hàng năm của Tập đoàn, hoặc xẩy ra bão lũ gây hư hại cho mạng lưới cáp, tổng đài Host,…sẽ lập tở trình lên GĐ VTVP đề xuất những giải pháp như xây dựng mới hoàn toàn, sửa chữa nâng cấp, mở rộng mạng cáp, tuyến thông tin liên lạc. Khi được sự đồng ý của GĐ VTVP, Phòng Quản lý dịch vụ mạng và Phòng Kế hoạch kinh doanh mời Các công ty tư vấn thiết kế cùng với TTVT địa phương khảo sát nhu cầu thực tế, thiết kế bản vẽ, lập báo cáo kinh tế kĩ thuật ( nguồn vốn cần thiết, giá cả vật tư, nguyên vật liệu, các giải pháp thi công, thời gian hoàn thiện…). Khi hoàn thành xẽ chuyển sang Phòng Kế hoạch đầu tư thẩm định lại, căn cứ vào kê hoạch phát triển, nguồn vốn mà Tập đoàn phân bổ, xây dựng kế hoạch phân bổ nguồn vốn. Sau đó trình lên GĐ VTVP duyệt toàn bộ. Toàn bộ hồ sơ được gửi lên Tập đoàn. Tập đoàn phê duyệt sẽ gửi trả lại. Phòng Đầu tư xây dựng cơ bản sẽ tổ chức mở thầu, phối hợp cùng Kĩ thuật ở TTVT vác huỵên thị, đơn vị thi công tổ chức giám sát thi công. Riêng đối với các công trình lớn, xây dựng mới hoàn toàn sau khi được Tập đoàn phê duyệt phải được sự cho phép của Sở Bưu chính Viễn thông tỉnh. Nhận xét : -Ưu điểm : Từ khi TTVT đề xuất lên GĐ VTVP đến khi đơn vị thi công bắt đầu thi công theo 1 quy trình nhất định, đảm bảo kĩ thuật, tính kinh tế có sự tham gia của tất cả các bên liên quan. Thể hiện tính chuyên môn hóa của từng Phòng Ban với mỗi công việc. -Nhược điểm: Qua quá nhiều Phòng Ban gây phức tạp cho công trình, có khi để công trình đi vào thực hiện cần đến vài chục con dấu Kéo dài thời gian Lãng phí nguồn lực, chồng chéo trong chức năng *Quy trình nghiệm thu, thanh quyết toán công trình mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông đối với đơn vị thi công. Sơ đồ 2.9.Quy trình nghiệm thu, thanh quyết toán công trình mới, sửa chữa,cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông đối với đơn vị thi công. Đơn vị thi công TTVT huyện thị Phòng Đầu tư Xây dựng cơ bản Công ty kiểm toán Phòng Kế toán Thống kê Sau khi công trình thi công xong, đơn vị thi công cùng với GĐ TTVT huyện thị đi nghiệm thu, bàn giao công trình và đưa vào sử dụng. Đơn vị thi công làm hồ sơ, gửi lên Phòng Đầu tư Xây dựng cơ bản, Phòng có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ về : khối lượng công việc, đảm bảo kĩ thuật, vốn…sau đó chuyển sang Phòng kế toán. Phòng Kế toán mời Công ty Kiểm toán về cùng, kiểm tra, bóc tách, kiểm toán loại trừ ra những khoản không phù hợp, không có trong thiết kế…. Nhận xét : -Ưu điểm : Quá trình nghiệm thu bàn giao để công trình đi vào khai thác chặt chẽ, đảm bảo đúng tiêu chuẩn trong thiết kế Sự tham gia của các Công ty kiểm toán độc lập là minh bạch hoạt động đầu tư tài chính tránh tình trạng “ vừa cầm còi vừa đá bóng “ của các đơn vị viễn thông tỉnh trực thuộc VNPT. -Nhược điểm : mất nhiều thời gian, có thể gây tiêu cực trong quá trình nghiệm thu *Quy trình phát triển, đưa ra một sản phẩm dịch vụ mới Sơ đồ 2.10.Quy trình phát triển, đưa ra một sản phẩm dịch vụ mới TT tin học và dịch vụ khách hàng Phòng Mạng dịch vụ Phòng Kế hoạch kinh doanh GĐ VTVP Phòng Đầu tư-Xây dựng cơ bản TT tin học và dịch vụ khách hàng Trung tâm tin học và dịch vụ khách hàng tìm hiểu nhu cầu của thị trường về những sản phẩm dịch vụ, sau đó Phòng sẽ đề xuất về sản phẩm dịch vụ đó về số lượng, dung lượng với Phòng Mạng dịch vụ, Phòng Mạng dịch vụ sẽ xem xét xem dung lượng hiện có của hệ thống mạng có đáp ứng được nhu cầu mới không.Tiếp đó về giá cả, chi phí, hiệu quả kinh tế, thời gian và phạm vi thực hiện…Trung tâm sẽ kết hợp với Phòng Đầu tư xây dựng cơ bản và Phòng Kế hoạch kinh doanh thực hiện. Công việc hoàn tất sẽ trình lên GĐ phê duyệt. 2.2.3.3.Ưu - nhược điểm và nguyên nhân gây ra những tồn tại của mô hình Là một Doanh nghiệp trong lĩnh vực VT-CNTT vừa hoạt động kinh doanh vừa hoạt động công ích,có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển VT-CNTT nói riêng và kinh tế, chính trị xã hội ở Vĩnh Phúc nói chung. Với những đặc trưng của mình, hầu hết các doanh nghiệp viễn thông ở các tỉnh thành phố đều sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng và mô hình cơ cấu tổ chức theo địa dư. Sở dĩ sử dụng cơ cấu tổ chức theo địa dư là do ngành VT-CNTT có những đặc thù riêng của nó, mạng viễn thông trải dài khắp các xã các huyện, nó bị ảnh hưởng rất lớn bởi địa dư hành chính, việc quản lý chung rất khó khăn. *Ưu điểm: VTVP được tổ chức theo các phòng ban chức năng và TTVT các huyện. Đây là sự kết hợp cả hai mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng và địa dư. Sự kết hợp đó sẽ khắc phục những hạn chế đồng thời phát huy thế mạnh của mỗi mô hình trong bộ máy hoạt động của đơn vị. Việc tổ chức theo các phòng ban chức năng sẽ phát huy những ưu thế của chuyên môn hóa nghành nghề. Mỗi phòng ban chức năng, có TP hoặc một người quản lý trực tiếp, có nhiệm vụ kiểm soát đôn đốc phòng ban mình do vậy công việc được tiến hành nhanh chóng, không gây ùn tắc; việc báo cáo của cấp dưới lên cấp trên được kiểm soát dễ dàng. Sự hình thành của các TTVT ở các huỵên, thị xã nhằm mục tiêu duy trì và mở rộng thị trường, các dịch vụ công ích về VT-CNTT. Phục vụ nhu cầu của khách hàng theo từng huyện thị, làm cho người dân dễ dàng hơn trong việc đăng ký sử dụng các dịch vụ VT-CNTT; các TTVT này nắm bắt được các nhu cầu của địa phương từ đó trình lên GĐ VTVP để có những dự án đầu tư, mở rộng mạng lưới thông tin; thuận lợi cho việc quản lý mạng lưới cáp, tổng đài ở địa phương. Từ đó mà VTVP có những giải pháp thích nhằm thu hút khách hàng, cạnh tranh với các công ty viễn thông khác trên địa bàn tỉnh. *Nhược điểm: Thứ nhất, mô hình cơ cấu tổ chức mà VTVP đang có khá cồng kềnh với 6 Phòng ban chức năng, 9TTVT và 1 TT chức năng. Có sự trùng lặp giữ một số phòng ban. Thứ hai, những quy trình đầu tư, xây dựng cơ bản quá phức tạp, khuôn đúc, cần sự tham gia của nhiều bên, tốn nhiều thời gian và chi phí đây là điểm yếu cũng như điều bất hợp lý trong cơ chế thị trường hiện nay. Thứ ba, tuổi đời của đội ngũ CBCNV còn khá trẻ, điều này thực sự phù hợp với tính chất của nghành VT-CNTT nhưng kinh nghiệm quản lý còn yếu và thiếu đặc biệt khi hoạt động ở mô hình mới. *Nguyên nhân tồn tại : Có thể nói rằng , nguyên nhân đầu tiên và lớn nhất đó chính là ảnh hưởng của cơ chế quan liêu bao cấp, độc quyền của các Doanh nghiệp viễn thông tỉnh nói chung và VTVP nói riêng có tư tưởng dựa vào cấp trên, vào Nhà nước. Khiến CBCNV trong Bưu điện Vĩnh Phúc trước kia và nay là VTVP có phần dựa dẫn, ỷ lại, không chủ động trong quá trình sản xuất cung ứng dịch vụ VT-CNTT. Do đó khi chuyển sang cơ chế thị trường, có sự cạnh tranh gay gắt của các công ty viễn thông khác đặc biệt là Viettel, EVN…VTVP đã rơi vào tình trạng bị động, mất thị trường… Nguyên nhân thứ hai đó chính là, một mặt VTVP phải thực hiện cung cấp các dịch vụ công ích, phát triển thông tin liên lạc đến các vùng sâu, vùng thưa thớt dân cư mặt khác lại hoạt động kinh doanh như các doanh nghiệp bình thường khác. Việc tập trung cùng lúc vào hai nhiệm vụ đó đã ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình. Tóm lại qua tìm hiểu thực tế hoạt động của các Phòng ban, TTVT trong bộ máy cơ cấu tổ chức của VTVP đã cho thấy : bên cạnh những thành tựu mà tập thể CBCNV đơn vị đã đạt được thì vẫn còn có những tồn tại đang cản trở đến hiệu quả của bộ máy quản lý. Do đó cần phải có những giải pháp hữu hiệu để xóa bỏ những tồn tại đó nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của đơn vị. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG VĨNH PHÚC 3.1.NHỮNG GIẢI PHÁP CƠ BẢN 3.1.1.Hoàn thiện cơ chế quản lý Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong bất cứ doanh nghiệp đơn vị nào đều mang ý nghĩa rất lớn bởi hoàn thiện cơ cấu tổ chức có nghĩa là hoàn thiện quá trình sản xuất, quá trình cung ứng các sản phẩm dịch vụ với chất lượng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, sử dụng hiệu quả cac nguồn lực trong tổ chức. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong quản lý làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ, hoạt dộng nhịp nhàng chi phí thấp nhất nhưng vẫn đảm đương đựơc tất cả các công việc nhiệm cụ trong tổ chức, đem lại lợi ích cho cả người lao động và doanh nghiệp. Đối với VTVP, hoàn thiện cơ cấu tổ chức lại càng có ý nghĩa hơn nữa khi mô hình sau khi chia tách lần đầu tiên có tại Việt Nam, trong quá trình tổ chức phải cần nhiều thời gian nghiên cứu. Hành lang pháp lý như Luật Doanh nghiệp, Luật BC-VT các quy chế về tài chính hiện chưa có quy định đối với Tập đoàn kinh doanh. Hiện nay, VNPT nói chung và VTVP nói riêng đang bị cạnh tranh rất lớn dẫn đến việc phải chia sẻ thị trường, giảm doanh thu… từ các nhà cung cấp dịch vụ VT-CNTT trong nước như Viettel của Công ty Điện tử viễn thông quân đội, S-Fone, EVN Telecome của điện lực, HT mobile… đấy là chưa nói gì đến việc chỉ khoảng vài năm nữa thôi nhiều Tập đoàn viễn thông hàng đầu thế giới cũng sẽ nhảy vảo cuộc. Bên cạnh những thách thức về thị trường mà VTVP đang phải đối mặt, là thách thức về công nghệ, về sự cân bằng giữa phục vụ công ích và lợi nhuận. VNPT nói chung và các doanh nghiệp viễn thông tỉnh nói riêng như VTVP đang ở thể đứng trước ngã ba đường : tiếp tục phát triển mạng lưới thuê bao cố định tới vùng sâu vùng xa, đảm bảo nhiệm vụ công ích xã hội và chấp nhận sụt giảm lợi nhuận hay tập trung phát triển thuê bao di động để tăng lãi suất và doanh thu. Trong khi chi phí trung bình để đầu tư cho 1 thuê bao cố đinh lại cao gấp 3- 4 lần, mà doanh thu của nó chỉ bằng 1 nửa so với thuê bao di động. Mặt khác theo quy hoạch mới của Nhà nước, đến tháng 6/2008 huyện Mê Linh sẽ sát nhập vào thành phố Hà Nội, như vậy doanh thu của VTVP sẽ bị sụt giảm khá nhiều. Bởi đây huyện là cửa ngõ của tỉnh, giáp với Hà Nội, nằm gần trục đường cao tốc Thăng Long - Nội Bài, có nhiều khu công nghiệp Khu Công nghiệp Quang Minh, Thăng Long…nhu cầu về VT-CNTT lớn, đóng góp một phần không nhỏ vảo doanh thu của VTVP. Mô hình cũ, chịu ảnh hưởng của chế độ tập trung quan liêu bao cấp, thái độ ỷ lại, trông chờ vào cấp trên, không phát huy được sự sáng tạo, năng động, ý thức trách nhiệm của CBCNV. Sau khi tách ra đã gây ra sự xáo trộn trong cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý hiện nay của các phòng ban còn nhiều chỗ chưa phù hợp. Để cơ chế quản lý hoàn thiện hơn, VTVP nên: - Xác định rõ những mục tiêu, kết quả, chỉ tiêu cần phải đạt được đối với từng phòng ban, nâng cao tính trách nhiệm đối với những Phòng Ban đó. -Tạo cơ chế thông thoáng, giảm bớt những khâu, những bước không cần thiết trong quá trình hoạt động. 3.1.2.Sắp xếp lại một số phòng ban Các bộ phận trong cơ cấu tổ chứ phải gọn nhẹ, quyền hạn chức năng không được trùng lặp, chồng chéo, nhưng cũng không được bỏ xót đồng thời đảm bào nguyên tắc tập trung dân chủ, dân chủ nhưng không vô tổ chức. Qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức ở VTVP, em thấy khá cồng kềnh, đặc biệt có sự trùng lặp chức năng giữa Phòng Mạng dịch vụ và Trung tâm tin học và dịch vụ khách hàng. Như vậy có thể : - Sát nhập Trung tâm tin học và dịch vụ khách hàng vào Phòng Mạng dịch vụ Với sự thay đổi trên, vào Phòng Mạng dịch vụ có thể chủ động vừa quản lý về mặt hành chính mạng lưới, xây dựng cấu trúc mạng… vừa có thể trực tiếp tham gia cung ứng dịch vụ VT-CNTT. Mặt khác giúp cho việc tinh giảm bộ máy, giảm bớt số lượng Phòng Ban và 1 số chức danh. Có thể điều này khó khăn nhưng thực sự cần thiết. Sau khi sát nhập, khối lượng công việc của người quản lý trực tiếp sẽ nhiều hơn, nên có thêm chức danh Phó Phòng giúp việc cho TP. Với năng lực, kinh nghiệm, trình độ và tinh thần đoàn kết của CBCNV thì Phòng nhất định sẽ hoàn thành nhiệm vụ được giao. Như vậy sau khi sát nhập, VTVP còn 6 Phòng Ban chức năng và 6 TTVT, sơ đồ cơ cấu tổ chức mới như sau: Sơ đồ 3.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VTVP trước khi có sự thay đổi Viễn thông Vĩnh Phúc Trung tâm Viễn thông 2 Trung tâm Viễn thông 1 Trung tâm Viễn thông 3 ( tại các huyện) Trung tâm Tin học-Chăm sóc Khách hàng Phòng Mạng - Dịch vụ Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Đầu tư-Xây dựng cơ bản Phòng Tổ chức Cán bộ - Lao động -Tiền lương Phòng Kế toán Thống kê Tài chính Phòng Tổng hợp Hành chính Sơ đồ 3.2.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của VTVP sau khi thay đổi Viễn thông Vĩnh Phúc Trung tâm Viễn thông 3 ( tại các huyện) Trung tâm Viễn thông 1 Trung tâm Viễn thông 2 Phòng Mạng - Dịch vụ Phòng Kế hoạch Kinh doanh Phòng Đầu tư-Xây dựng cơ bản Phòng Tổ chức Cán bộ - Lao động -Tiền lương Phòng Kế toán Thống kê Tài chính Phòng Tổng hợp Hành chính 3.1.3.Bố trí lại khối lượng công việc ở một số Phòng Ban Sau khi tách ra để đảm bảo để đảm bảo sự ổn định nhanh chónh trong cơ cấu tổ chức, sự thành công của mô hình mới, VNPT đã chủ trương giảm bớt số lao động phổ thông trong các đơn vị viễn thông tỉnh đồng thời hạn chế việc tuyển dụng thêm nhân sự trong 1 vài năm. Điều này là bước đi thận trọng của VNPT trong bối cảnh hiện nay, do vậy khối lượng công việc mà các Phòng Ban đảm nhiệm sẽ nặng nề hơn. Để hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức trong quản lý, VTVP nên bố trí lực lượng lao động như sau : *Ban Giám đốc Nên để cho PGĐ phụ trách thêm 1 phòng nữa là Phòng Kế hoạch kinh doanh như vậy GĐ sẽ giảm bớt gành nặng trong công việc. *Phòng Tổ chức Cán bộ lao động Tiền lương. Với khối lượng công việc rất lớn mà Phòng phải đảm nhiệm nên chuyển một nhân viên từ Phòng hành chính sang, giúp đỡ công việc về Đào tạo, tuyển dụng nhân lực. Người nảy phải hiểu biết về tuyển dụng đào tạo nhân lực và có trình độ Đại học. Khi sắp xếp lại,cơ cấu của Phòng sẽ như sau: Bảng 3.1.Cơ cấu của Phòng Tổ chức Cán bộ Lao đông sau khi sắp xếp lại TT Chức danh Số người Trình độ Nghành đào tạo Tuổi đời 30- 40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 ĐH Kinh tế 1 2 CV lao động-tiền lương 1 ĐH Anh văn 1 3 Cv An toàn -Vệ sinh lao động 1 ĐH ĐTVT 1 4 Cv đào tạo 2 ĐH Kinh tế 1 1 Tổng cộng 5 1 2 1 1 * Phòng Kế toán-Thống kê -Tài chính Như đã phân tích ở phần II : Chuyển 1 chuyên viên kế toán sang phục trách phần xây dựng cơ bản, như vậy Phòng đã có 2 người phụ trách mảng này. Khi sắp xếp lại,cơ cấu của Phòng sẽ như sau: Bảng 3.2. Cơ cấu của Phòng Kế toán-Thống kê -Tài chính sau khi sắp xếp lại TT Chức danh Số người Trình độ Nghành đào tạo Tuổi đời 30- 40 40-50 >50 1 Kế toán trưởng 1 ĐH Kế toán 1 2 Chuyên viên kế toán 1 ĐH Kinh tế 1 3 Kế toán xây dựng cơ bản 2 ĐH Kinh tế 2 4 Kế toán tổng hợp 1 ĐH Kinh tế 1 5 Thủ quỹ 1 ĐH Kinh tế 1 Tổng số 6 1 4 1 3.1.4.Đề xuất về cơ chế vận hành Đề xuất quy trình hình thành 1 công trình mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông Quy trình mới sẽ bỏ bớt 1 giai đoạn, đó là giai đoạn trình Tập đoàn, các công trình này trên cơ sở nguồn vốn của đơn vị và nguồn vốn mà Tập đoàn giao vào thời điểm đó. Chỉ khi kinh phí đề xuất lớn hơn nguồn vốn mà Tập đoàn giao thì khi đó sẽ trình lên Tập đoàn trước khi tổ chức đấu thầu, thông thường các công trình mà các TTVT lập tờ trình thường có giá trị dưới 1 tỷ đồng, áp dụng hình thức chỉ định thầu. Sơ đồ 3.3.Đề xuất quy trình hình thành 1 công trình mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông TTVT huyện thị Phòng mạng dich vụ Phòng Kế hoạch kinh doanh GĐ VTVP Phòng Đầu tư - Xây dựng cơ bản GĐ VTVP Các Công ty tư vấn thiết kế Đơn vị thi công * Đề xuất quy trình nghiệm thu, thanh quyết toán công trình mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông đối với đơn vị thi công. Đơn vị thi công và TTVT nghiệm thu công trình, sau đó chuyển thẳng lên Phòng Kế toán để thanh quyết toán không phải thông qua Phòng Kế hoạch Đầu tư như trước kia. Như vậy, việc thanh quyết toán sẽ trở lên nhanh chóng, tất cả những hồ sơ về nguồn vốn, chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, khối lượng hoàn thành…trong báo cáo kinh tế kĩ thuật, hồ sơ hoàn công Phòng Kế toán đã nằm được cùng với Công ty kiểm toán làm việc trực tiếp với đơn vị thi công. Sơ đồ 3.4. Đề xuất quy trình nghiệm thu, thanh quyết toán công trình mới, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp mạng viễn thông đối với đơn vị thi công. Đơn vị thi công TTVT huyện thị Công ty kiểm toán Phòng Kế toán Thống kê *Đề xuất quy trình phát triển, đưa ra một sản phẩm dịch vụ mới Sơ đồ 3.5.Đề xuất quy trình phát triển, đưa ra một sản phẩm dịch vụ mới Phòng Mạng dịch vụ Phòng Kế hoạch kinh doanh GĐ VTVP Phòng Đầu tư-Xây dựng cơ bản Phòng Mạng dịch vụ 3.1.5.Những điểm cần lưu ý đối với VTVP nhằm giữ vững vai trò chủ đạo trên địa bàn tỉnh trong bối cảnh hội nhập hiện nay -Đổi mới tổ chức gắn liền với phát triển VT-CNTT, lấy phát triển điện thoại di động là giải pháp tăng trưởng cho các dịch vụ viễn thông khác. - Tận dụng hiệu quả hạ tầng mạng đã có để tập trung phát triển các dịch vụ hội tụ, mạng lưới băng thông rộng, các dịch vụ giá trị gia tăng. - Nắm bắt công nghệ mới đồng thời bảo đảm chất lượng dịch vụ là nội lực cạnh tranh cần thiết hiện nay - Cần phải quản lý linh động, thường xuyên điều chỉnh để phù hợp với điều kiện hoàn cảnh mới - Cần nhận thức uy tín của mình là nguồn gốc vô giá và là hệ thống thương hiệu của doanh nghiệp đối với người tiêu dùng, biết phát huy những gì đã tạo dựng được - Trong xu thế cạnh tranh toàn cầu, chúng ta vừa ra nhập WTO, VTVP cần phải dựa vào những thế mạnh của mình là cơ sở hạ tầng con người để phát triển nhanh nhậy hơn 3.2.MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC Ở VTVP 3.2.1.Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ Đối với bất kỳ một tổ chức hay một doanh nghiệp nào, cán vộ quản lý có vai trò rất quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp, đảm bảo cho tổ chức đạt được mụch đích với kết quả và hiệu quả cao.Với ý nghĩa quan trọng như vậy, VTVP phải xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ của cấp lãnh đạo dựa trên điều kiện thực tế của đơn vị mình, theo tiêu chuẩn của Tập đoàn đặc biệt phải dựa trên tiêu chuẩn nghiệp vụ của Nhà nước, VTVP phải đề ra những tiêu chuẩn về cán bộ quản lý thông qua công tác đào tạo hay tuyển dụng như sau: - Cán bộ quản lý phải có năng lực lãnh đạo và tổ chức - Phải có phẩm chất đạo đức tư cách cá nhân tốt, trung thực, uy tín - Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chuyên sâu về lĩnh vực mà mình phụ trách, đồng thời phải có nghiệp vụ quản lý, giao tiếp xã hội tốt 3.2.2.Xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp Khen thưởng cho những cá nhân có thành tích tốt trong công tác, trong quá trình lao động, những người có sáng kiến nhằm nâng cao chất lượng cung ứng dịch vụ thường xuyên bằng tình thần và cả vật chất. Tuyên dương trước cá nhân, tập thể trong đơn vị nhằm tạo động lực tích cực Khen thưởng và kỷ luật phải dựa trên nguyên tắc công khai, công bằng và thỏa đáng. Tổ chức các buổi họp, các buổi trao đổi nhằm cho CBCN trao đổi kinh nghiệm, đề xuất các ý kiến, nêu ra các thắc mắc cần giải quyết qua đó khắc phục những yếu kém tồn tại trong quá trình quản lý Tổ chức thăm hỏi động viên các gia đình CBCNV có hoàn cảnh khó khăn, giúp đỡ về vật chất tạo điều kiện hoàn thành các công việc nhiệm vụ ở đơn vị. Tạo môi trường làm việc năng động, vui vẻ trong đơn vị làm cho công việc đạt hiệu quả cao. 3.2.3.Từ phía Nhà nước và Tập đoàn * Nhà nước Nhanh chóng hoàn thiện hành lang pháp lý đối với Tập đoàn kinh doanh như Luật Doanh nghiệp, Luật Bưu chính Viễn thông, các quy chế về tài chính… Trong giai đoạn hiện nay, các cơ quan nhà nước như Sở Bưu chính viễn thông, Kho Bạc nhà nước, các cơ quan thuế…cần tạo điều kiện hơn nữa về mặt hành chính trong hoạt động của VTVP. *Tập đoàn Cần trao quyền chủ động hơn cho VTVP trong quá trình hoạt động cung ứng dịch vụ của mình; giảm bớt các thủ tục, các bước xin cấp phép đầu tư. KẾT LUẬN Trong những năm tới, VNPT nói chung và VTVP nói riêng phải cạnh tranh gay gắt với các Tập VT- CNTT hàng đầu thế giới, cũng như các công ty Viễn thông trong nước đang hoạt động hiện nay cùng chia sẻ thị trường VT–CNTT đầy tiềm năng ở nước ta. Để không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh, giữ vai trò chủ đạo trên địa bàn tỉnh, VTVP cần phải tiếp tục phát huy hơn nữa các lợi thế sẵn có của mình, đồng thời phải nhìn nhận đánh giá chính xác khách quan những đểm yếu, mặt tồn tại của mình trong quá trình quản lý, sản xuất, cung ứng dịch vụ VT-CNTT. Với kiến thức còn nhiều hạn chế, thời gian tìm hiểu về quá trình hoạt động của VTVP chưa nhiều. Bên cạnh đó đây là mô hình chưa từng có tiền lệ ở Viện Nam…do đó chuyên đề của em khong tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô, CBCNV, các bạn đọc để giải pháp hoàn thiện và có tính thực tiễn hơn nữa Em xin chân thành cảm ơn đến các thầy cô trong khoa, CBCNV Phòng Tổ chức Cán bộ lao động Doanh nghiệp Viễn Thông Vĩnh Phúc; đặc biệt em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Phan Kim Chiến - Giảng viên Khoa Khoa học Quản lý Trường ĐH Kinh tế Quốc dân và Kỹ sư Nguyễn Tô Hiệu – Trưởng Phòng Tổ chức Cán bộ lao động Doanh nghiệp Viễn Thông Vĩnh Phúc đã trực tiếp hướng dẫn em thực hiện đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Phùng Văn Dương Danh mục tài liệu tham khảo Bộ Bưu chính, Viễn thông ; Tổng công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam; Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc ( 2005), Lịch sử Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc (1930-2004). Bài giảng của PGS.TS.Đàm Văn Nhuệ Bài giảng của PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền Đổi mới cung ứng dịch vụ công ở Việt Nam-TS.Đinh Văn Ân, Hoàng Thu Hòa-Nhà xuất bản Thống kê-2006. Giáo trình Quản trị học-TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Giao thông Vận tải, Hà Nội 2006 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II)-TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002 Giáo trình Lý thuyết quản trị kinh doanh-TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, TS.Nguyễn Thị Hồng Thủy-Nhà xuất bàn Khoa học Kĩ thuật, Hà Nội 1997 Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (2007), Quyết định số 699/QĐ-TCCB/HĐQT của Hội đồng Quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam ngày 6/12/2007 về việc Thành lập Viễn thông Vĩnh Phúc. Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (2007), Quyết định số 700/QĐ-TCCB/HĐQT của Hội đồng Quản trị Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam ngày 6/12/2007 về việc Phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt dộng của Thành lập Viễn thông Vĩnh Phúc. Viễn thông Vĩnh Phúc (2007), Bố cáo thành lập doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc Trang web của VNPT, mạng Vietnamnet Các tài liệu tham khảo khác