Đề tài Một số giải pháp hoàn thiện quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gốm sứ tại công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex

ung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá như : tên người nhận ( nhà nhập khẩu ), tên người gửi ( công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex), số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, tên nước và địa điểm hàng đến, hành trình chuyên trở, tên tàu, số hiệu chuyến đi, chống mưa, chống va đập…Việc kẻ ký mã hiệu phải vừa đảm bảo cả tính thẩm mỹ đồng thời vừa đảm bảo đúng yêu cầu của hợp đồng. Ví dụ : trong hợp đồng số 04062004/JL-PH ngày 28/06/2004 về việc xuất khẩu hàng mỹ nghệ giữa công ty Phomex và Joalife ( Nhật Bản ) với tổng lượng hàng là 22820 chiếc gồm lọ, bát, ấm chén, ống tăm nhưng trong quá trình thực hiện hợp đồng có sai sót về việc kẻ ký mã hiệu không đúng yêu cầu trong hợp đồng, cách bao gói chưa đúng yêu cầu. Nhưng do là khách hàng lâu năm nên phía đối tác đã gửi thư điện tử thông báo kịp thời cho công ty biết, công ty đã có thông báo lại với bạn hàng và sửa chữa thiếu sót đó trong lần giao hàng sau. Bên cạnh đó, công ty luôn có một cán bộ chuyên trách để theo dõi, kiểm tra, giám sát và đưa ra các quyết định khi có vướng mắc. 2.2.3.2 Giục bên mua mở L/C và kiểm tra L/C: Thanh toán là khâu hết sức quan trọng trong toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Trên thực tế có nhiều phương thức thanh toán khác nhau, tương ứng với nó là sẽ có những hoạt động thanh toán khác nhau. Nhưng tựu trung lại thì nhiệm vụ cuối cùng của mọi phương thức này đều giống nhau ở một điểm là thu được tiền về khi xuất khẩu hàng hoá sang nước ngoài. Hiện tại thì công ty Phomex đang sử dụng hai phương thức thanh toán: phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) và phương thức thanh toán bằng điện chuyển tiền (TT). Hoạt động thanh toán của công ty thường diễn ra thông qua ngân hàng trung gian là Ngân hàng ngoại thương ( 78 Nguyễn Du- Hà Nội). Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ: L/C được coi là phương thức thanh toán được bảo đảm quyền lợi cho người bán nhất trong các phương thức thanh toán hiện nay. Tuy nhiên, L/C đòi hỏi người sử dụng phải có nghiệp vụ thật vững vàng vì quá trình thanh toán gồm nhiều bước và từng bước một lại rất phức tạp, có thể tóm tắt như sau: trong thời gian chuẩn bị hàng hoá, công ty điện thoại, gửi fax đôn đốc nhắc nhở người nhập khẩu mở L/C đúng hạn đã định, loại L/C công ty thường sử dụng trong quá trình thanh toán là L/C không huỷ ngang và trả ngay (Irrevocable L/C at sight). Sau đó, khi ngân hàng ngoại thương Việt Nam gửi thông báo thư tín dụng chứng từ, công ty tiến hành kiểm tra tính nội dung L/C. Khi sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C, công ty thường chú ý đến những nội dung sau: - Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C. - Tên ngân hàng mở L/C. - Tên và địa chỉ của công ty được hưởng lợi trong L/C ( công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng phomex ) - Số tiền của L/C. - Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C. - Loại L/C. - Thời hạn giao hàng. - Cách giao hàng và phương thức vận tải. - Phần mô tả hàng hoá. - Những chứng từ mà công ty phải xuất trình. Một điểm quan trọng nữa trong việc sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C là thời hạn hiệu lực của L/C, thời hạn này phải đủ dài, thích hợp để công ty giao hàng, tập hợp chứng từ và xuất trình chứng từ. Thời hạn này phải bao gồm cả bảy ngày làm việc liên tục để ngân hàng ngoại thương Việt Nam kiểm tra chứng từ xuất trình. Trong nhiều năm qua, việc thanh toán bằng L/C của công ty luôn được giao cho một cán bộ chuyên trách, phải đảm bảo đúng nguyên tắc đặt ra, có kỹ năng nghiệp vụ cao và giàu kinh nghiệm. Vì vậy, trong quá trình thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng L/C được thực hiện đầy đủ, không một bộ hồ sơ chứng từ nào bị ngân hàng hoặc từ chối thanh toán. 2.2.3.3 Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu: Trên thực tế tại công ty Phomex, kiểm tra chất lượng là một khâu không thể tách rời với bước chuẩn bị hàng xuất khẩu. Hoạt động kiểm tra chất lượng sản phẩm là yêu cầu cần thiết, đảm bảo yêu cầu quyền lợi của khách hàng và công ty, từ đó ngăn chặn kịp thời những hậu quả xấu, từ đó tạo được uy tín cũng như mối quan hệ buôn bán lâu dài. Nhận thức được điều đó, công ty đã tiến hành kiểm tra sản phẩm một cách kỹ lưỡng. Cán bộ được phân công kiểm tra là người có kinh nghiệm và có con mắt nghề nghiệp tinh tường để nhận biết chính xác những mặt hàng đủ tiêu chuẩn xuất khẩu. Hàng gốm sứ là loại hàng đặc biệt nên không thể dùng tiêu chuẩn lượng hoá để đánh giá chất lượng, kiểm tra chất lượng hàng chủ yếu căn cứ vào mẫu mã và bằng cảm quan, bằng kinh nghiệm về gốm sứ. Việc kiểm tra hàng tiến hành ngay tại cơ sở sản xuất, 100% sản phẩm được kiểm tra độ nung, màu men, độ bóng, độ trắng, hoạ tiết hoa văn trang trí…Với những sản phẩm là bộ, công ty phải kiểm tra độ đồng đều của các sản phẩm trong mỗi bộ. Trong quá trình kiểm tra hàng đã bộc lọ những bất cập do không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng nên kết quả kiểm tra phụ thuộc vào chủ quan của người kiểm tra. Vì vậy, không thể tránh khỏi những sai sót nhất định, trong hợp đồng số 012004/TL-PH xuất khẩu lô hàng đĩa tròn, đĩa vuông và cốc cafê giữa công ty Phomex với bên Twenty One ( Nhật Bản) , khách hàng đã phàn nàn về chất lượng hàng hoá mà họ nhận được, đó là đĩa bị vênh miệng, màu men các giữa các đợt giao hàng là không được đồng nhất. Sau khi kiểm tra, thấy phản ánh của bên Twenty One là đúng. Vì vậy, công ty đã đồng ý với yêu cầu của đối tác là khấu trừ 0.01 USD mỗi mã cho lần giao hàng tiếp theo. 2.3.3.4 Làm thủ tục hải quan: Theo pháp luật hiện hành của Việt Nam thì mọi hàng hoá trước khi thông quan qua cửa khẩu Việt Nam đều phải làm thủ tục hải quan. Mọi hàng hóa xuất khẩu đều phải làm thủ tục hải quan theo đúng quy định . Đối với hàng hoá xuất khẩu của công ty là hàng gốm sứ nên thủ tục hải quan thường được đơn giản hơn do thuộc dòng hàng không chịu thuế xuất khẩu và hơn nữa còn là mặt hàng khuyến khích xuất khẩu. Quy trình làm thủ tục hải quan tại công ty thường gồm những bước sau: - Bước đầu tiên trong quá trình làm thủ tục hải quan là phải tiến hành khai báo chi tiết hàng hoá theo tờ khai mẫu HQ 2002-XK màu hồng. Nội dung của tờ khai hải quan bao gồm: người xuất khẩu-mã số; người nhập khẩu-mã số; người uỷ thác-mã số ( để trống ); phương tiện vận tải; tên, số hiệu phương tiện; ngày khởi hành, ngày đến; số vận đơn; cảng, địa điểm bốc hàng, dỡ hàng; số giấy phép, ngày cấp, hết hạn; số hợp đồng, ngày ký; hải quan, cửa khẩu ( Nơi công ty đăng ký tờ khai hải quan và làm thủ tục hải quan cho lô hàng , ví dụ Cục Hải quan Hà Nội, chi cục Hải quan Gia Lâm ); loại hình; nước xuất khẩu, nước nhập khẩu; điều kiện giao hàng; số lượng mặt hàng; phương thức thanh toán, loại tiền tệ thanh toán, tỷ giá tính thuế; tên hàng, mã số, xuất xứ, lượng và đơn vị tính; đơn giá ngoại tệ, trị giá nguyên tệ. - Tờ khai hải quan hợp lệ phải có chữ ký của người khai và dấu xác nhận của công ty, đồng thời tờ khai không được tẩy xoá. Nộp tờ khai hải quan cùng các chứng từ liên quan sau: + Tờ khai hải quan : 3 bản chính + Hợp đồng mua bán : 3 bản chính. + Hoá đơn thương mại : 3 bản chính. + Bản kê chi tiết hàng hoá ( Packing list ) : 3 bản chính. + Giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O ) : do phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hàng hoá. - Chứng từ xuất trình : giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất khẩu: 01 bản sao y bản chính hoặc bản chính. Khi đã nộp đủ các chứng từ cần thiết thì hải quan bắt đầu tiến hành kẹp chì container, làm thủ tục thông quan cho hàng xuất khẩu của công ty tại Cục Hải quan Hà nội, chi cục Hải quan Gia Lâm. Công ty phải chịu mọi chi phí thủ tục Hải quan. 2.3.3.5 Giao hàng xuất khẩu: Tại công ty, hàng chủ yếu được chuyên chở bằng đường biển và công ty thường sử dụng điều kiện giao hàng là điều kiện FOB. Theo điều kiện này thì công ty phải ký hợp đồng vận chuyển hàng hoá từ xưởng giao cho tàu ở cảng đi. Quá trình giao hàng xuất khẩu của công ty diễn ra như sau: - Căn cứ vào số lượng hàng hoá giao, công ty ký hợp đồng vận chuyển với đại lý vận chuyển ( công ty xuất nhập khẩu vật tư đường biển ). Công ty vận chuyển sẽ giao vỏ container, chỉ cho người vận tải của mình chở đến xưởng của công ty, sau đó công ty tiến hành kiểm tra container. - Tiếp theo công nhân ở kho sẽ xếp hàng vào container, và tiến hành kẹp chì container, ghi số chì container. Nhân viên hải quan tiến hành kiểm tra đồng thời trong quá trình xếp hàng lên container, và kiểm tra dưới hình thức chọn ngẫu nhiên từ năm đến 10 thùng hàng. - Khi hàng đã xếp xong, cán bộ kinh doanh ký nhận và giao cho người vận tải, và xác nhận tại chi cục hải quan Gia Lâm. Mọi chi phí vận chuyển do công ty chịu, thông thường giá vận chuyển nội địa mà công ty trả hiện nay là : 2,2 triệu VNĐ/ 1 CONT 20’ và 2,6 triệu VNĐ/ 1 CONT 40’. - Sau khi giao hàng tại cảng đi, công ty nhận biên lai thuyền phó xác nhận đã giao hàng ( bản fax, sau đó mới nhận bản chính ), rồi đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển và phải là vận đơn đường biển hoàn hảo. - Tiếp đó, công ty phải thông báo cho người mua về việc giao hàng bao gồm : số container, số chì; số lượng hàng đã giao;ngày giao hàng và số vận đơn; ngày khởi hành của tàu và ngày dự kiến tàu đến đích ( nếu có ). -Tuy nhiên việc giao hàng cũng gặp những sai sót nhất định, thể hiện trong hợp đồng số 012004/TL-PH giữa công ty và Twenty One ( Nhật Bản ), do số lượng hàng chưa đủ một container, chính vì vậy đã giao chậm hàng cho bên đối tác . Và công ty có biện pháp giảm giá trên mỗi đơn vị mặt hàng là 0.01 USD cho chuyến hàng đợt sau, bên Twenty One cũng đã đồng ý với phương án của công ty. 2.3.3.6 Làm thủ tục thanh toán: Đây là khâu phức tạp dễ mắc nhiều sai lầm và đòi hỏi khối lượng thời gian khá lớn. Việc thu thập và lập chứng từ thanh toán luôn phải xem xét đến thời hạn quy định hoàn thành bộ chứng từ. Với hình thức thanh toán bằng điện chuyển tiền, thời gian quy định có thể là thời gian bộ chứng từ được hoàn thành tại Việt Nam hoặc có thể thời gian người nhập khẩu nhận được bộ chứng từ thanh toán. Nếu thời gian quy định là người nhập khẩu nhận được chứng từ thì công ty phải hoàn thành bộ chứng từ trước thời gian đó và phải xác định ngày gửi sao cho người nhập khẩu nhận được đúng ngày quy định. Đối với phương thức thanh toán bằng L/C, bộ chứng từ được lập nội dung phải căn cứ vào nội dung L/C và phải đúng với L/C, đồng thời công ty cũng phải đảm bảo thời gian xuất trình bộ chứng từ thanh toán với ngân hàng. Khi xuất trình bộ chứng từ thanh toán với ngân hàng, công ty phải gửi kèm theo bộ hối phiếu và thư yêu cầu thanh toán, trong thư nêu rõ giá trị bộ chứng từ ( cả bằng số và bằng chữ ), loại ngoại tệ thanh toán, số tài khoản công ty, xác nhận các chứng từ gửi và ngày giờ bộ chứng từ được giao. Thư phải có xác nhận của cán bộ lập bộ chứng từ thanh toán và cán bộ ngân hàng nhạn hồ sơ chứng từ thanh toán. Bộ chứng từ thường gồm : - Hoá đơn thương mại: là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, nó có tác dụng làm cơ sở cho việc đòi tiền. Hoá đơn ghi rõ tên hàng hoá, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và phương tiện vận tải…hoá đơn phải có chữ ký xác nhận của cán bộ chuyên trách. - Phiếu đóng gói: là bản kê khai tất cả các hàng hoá chứa trong container, được lập khi đóng gói hàng hoá. Nội dung phiếu đóng gói bao gồm: tên người bán, tên người mua, tên hàng, số hiệu hợp đồng, số L/C , tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc dỡ, số thứ tự của kiện hàng, số container và số lượng container ( trong hợp đồng số 0606/JL-PH giữa công ty Phomex và Joa Life ngày 14/6/2006 công ty phải thuê 2 container để chở hàng vì số lượng hàng nhiều hơn 1 và ít hơn 2 container 40’: 1 container 20’ và 1 container40’). - Vận đơn đường biển: đây là một chứng từ quan trọng, do người chuyên trở cấp nhằm xác nhận việc hàng hoá đã được tiếp nhận để vận chuyển. Mặt trước vận đơn có các nội dung: tên người gửi, người nhận, tên tàu, cảng bốc dỡ, tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng, giá cả, tổng giá trị, cách trả cước, tình hình xếp hàng, số bản gốc đã lập, ngày tháng cấp vận đơn…mặt sau đơn ghi các điều kiện chuyên chở. - Giấy chứng nhận xuất xứ: do phòng thương mại công nghiệp Việt Nam cấp để xác nhận nơi sản xuất. Có nhiều loại mẫu giấy chứng nhận xuất sứ, công ty thường sử dụng mẫu A là chủ yếu ( hay FORM A ). Các chứng từ để xin C/O bao gồm : Hợp đồng mua bán; đơn xin cấp C/O; tờ khai; L/C; hoá đơn thương mại. - Các chứng từ khác theo hợp đồng : phụ lục tờ khai hải quan, phụ lục hợp đồng… Trên đây là các chứng từ công ty thường sử dụng khi thanh toán, tuỳ thuộc vào hợp đồng và L/C mà yêu cầu loại chứng từ và số lượng của từng loại, công ty phải gửi cho nhà nhập khẩu và xuất trình ngân hàng có thể thay đổi. Các điều kiện về chứng từ, thủ tục thanh toán luôn là vấn đề quan trọng, các yêu cầu thanh toán sẽ chỉ có giá trị khi đầy đủ các chứng từ theo quy định. Nhận thức được điều đó, trong quá trình lập và thu thập các chứng từ, công ty luôn kiểm tra kỹ lưỡng đảm bảo bộ chứng từ hoàn toàn chính xác và phù hợp với L/C hoặc các quy định của hợp đồng về cả nội dung lẫn hình thức. Do đó, trong những năm vừa qua, công ty không một lần bị phạt lỗi hay ngân hàng từ chối thanh toán vì chứng từ không hợp lệ. Việc thực hiện tốt khâu thanh toán giúp công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn, vốn được quay vòng nên tăng chu kỳ kinh doanh. 2.3.3.7 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại ( nếu có ): Trong trường hợp xảy ra tranh chấp giữa các bên, bên nhập khẩu có quyền khiếu nại với công ty về những hàng hoá sai về quy cách, thiếu hụt về số lượng, hàng giao không đúng mẫu, hoặc bị vỡ…Hai bên tiến hành giải quyết nội bộ bằng cách bổ sung lượng hàng thiếu, hạ giá thành sản phẩm bị sai lệch về quy cách. Hay các sản phẩm bị kém phẩm chất thì công ty tiến hành hạ giá cho đối tác. Trên thực tế, khách hàng của công ty chủ yếu là những khác hàng làm ăn lâu dài hoặc do các bạn hàng khác giới thiệu đến công ty nên việc giải quyết khiếu nại, tranh chấp thường dễ dàng trong nội bộ các bên. Như trong hợp đồng số 0606/JL-PH giữa công ty Phomex và Joa Life ngày 14/6/2006, bên Joa Life đã thông báo thành văn bản những khâu công ty còn thiếu sót để cùng giải quyết như : vấn đề in hộp; cách xếp các hộp trong container; số lượng hàng không đúng, có lần thiếu, có lần thừa; chất lượng hàng hoá. Bên Joa Life cũng đưa ra các yêu cầu, các giải pháp để hai bên thực cùng thực hiện tốt hơn, bên cạnh đó họ cũng đưa ra khoản phạt hợp lý là trừ một khoản tiền cho đơn hàng tiếp theo, sau mỗi lần như vậy công ty đã dần dần hoàn thiện được các bước trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Vì vậy, trong các hợp đồng xuất khẩu, công ty luôn tạo được sự tin tưởng với khách hàng và giữ được mối quan hệ làm ăn lâu dài. 2.4 ĐáNH GIá KếT QUả CÔNG TáC quản trị THựC HIệN HợP Đồng xuất khẩu của công ty TNHH gốm sứ bát Tràng phomex: 2.4.1 Thành công Thứ nhất, trong hoạt động kinh doanh của mình, công ty đã thực hiện 100% hợp đồng đã ký kết. Để đạt được những thành quả như vậy là do công ty đã có sự đánh giá chính xác hiệu quả các phương án kinh doanh, hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty đã chứng tỏ được vai trò của mình, các phương án được công ty chấp nhận luôn đảm bảo tính khả thi cao. Bên cạnh đó, quá trình thương thảo đàm phán, ký kết hợp đồng, công ty đã khéo léo giành các lợi thế về mình, các điều khoản ký kết đảm bảo nguyên tắc thực thi cao, tạo thuận lợi cho quá trình thực hiện. Thứ hai, không để xảy ra tranh chấp, đây cũng là mong muốn của nhiều doanh nghiệp. Để đạt được điều này, công ty đã nỗ lực phấn đấu không ngừng trong tất cả các khâu thực hiện hợp đồng và luôn đặt việc hoàn thành đúng cam kết đã ký lên hàng đầu. Thứ ba, tạo được uy tín với khách hàng: đây là cơ sở cho việc hợp tác lâu dài trong kinh doanh. Trong thời gian qua bằng uy tín của mình công ty đã thu hút được khá nhiều khách hàng. Một số khách hàng đã trở thành bạn hàng quen thuộc của công ty như : Anna Black, Joa Life, Twenty one…mỗi năm họ ký kết các hợp đồng với số lượng lớn với công ty. Đây là dấu hiệu đáng mừng trong hoạt động xuất khẩu của công ty vì tạo được uy tín là tạo được lợi thế hàng đầu. Thứ tư, đó chính là con người, với đội ngũ cán bộ công nhân viên có nhiều năm công tác, có nhiều kinh nghiệm từ khâu sản xuất đến khâu giao hàng, do đó đây cũng là một nhân tố để tạo nên thành công cho công ty. 2.4.2 Tồn tại và nguyên nhân Bên cạnh những thành công đã đạt được, công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty còn bộc lộ một số hạn chế. Đây chính là nguyên nhân làm giảm tính hiệu quả trong xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ tại công ty. Đó là : - Một số điều khoản ký kết trong hợp đồng còn chưa chặt chẽ, dễ dẫn đến hiểu nhầm và công ty sẽ bị thiệt thòi khi đối tác không có thiện chí. Cụ thể như: các điều khoản trọng tài, điều khoản bất khả kháng, điều khoản khiếu nại, điều khoản bao bì, đóng gói đều được quy định vắn tắt hoặc chung chung. Nguyên nhân chính là do trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng hai bên đã dành cho các điều khoản này vị trí thấp, thường thảo luận và thương lượng sơ sài mà không thấy hết vai trò quan trọng của nó trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Đồng thời cũng chính sự tin tưởng lẫn nhau giữa công ty và các bạn hàng lâu năm cho nên các điều khoản về trọng tài hay điều khoản bất khả kháng được công ty và bạn hàng thảo luận sơ sài. - Công ty chưa chú trọng việc kẻ ký mã hiệu: do mặt hàng gốm sứ có đặc trưng không có bao bì trực tiếp, vì vậy ngay từ bao bì ngoài cùng nó đã mang chức năng giới thiệu nhãn hiệu và quảng cáo cho công ty,trong một số hợp đồng công ty đã giành chủ động cho các đối tác lựa chọn nội dung kẻ ký mã hiệu. Như vậy trong quá trình kẻ ký mã hiệu công ty cần quan tâm vấn đề này. Mặt khác, công ty cần kiểm tra quá trình kẻ ký mã hiệu sao cho đảm bảo đúng quy cách, đúng như trong hợp đồng đã ký kết. - Trong khâu chuẩn bị hàng hoá, công ty nên có những biện pháp kiểm tra chặt chẽ để hàng đạt chất lượng cao, giảm thiểu hàng kém chất lượng dẫn đến khách hàng phàn nàn về chất lượng hàng hoá sau này. Các bước trong quá trình chuẩn bị hàng hoá phải thực hiện theo đúng lịch trình, bảng biểu do công ty đề ra để đảm bảo tiến độ giao hàng xuất khẩu theo đúng thời hạn quy định trong hợp đồng. - Làm thủ tục hải quan: mặc dù hiện nay hàng hoá xuất khẩu đã được làm thủ tục hải quan theo quy trình mới nhưng các cơ quan quản lý nói chung và hải quan nói riêng vẫn ảnh hưởng đến tiến độ thông quan hàng gốm sứ nói riêng và các mặt hàng khác nói chung phần lớn chính là do quy trình làm thủ tục hải quan mất nhiều thời gian. Còn đối với công ty, việc làm thủ tục hải quan ở công ty vẫn thường xảy ra tình trạng ghi thiếu tên hàng do đó cán bộ kinh doanh thường phải làm lại tờ khai khác. Điều này tạo nên sự chậm trễ trong tốc độ thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty. - Máy móc, trang thiết bị, cơ sở vật chất: tuy được trang bị các máy móc thiết bị hiện đại nhưng thiếu đồng bộ, khu vực sản xuất vẫn còn hạn chế, vì vậy trong thời gian tới công ty có thể mở rộng quy mô để tăng khă năng sản xuất khi có những khách hàng mới. 2.4.3 Một số hợp đồng vi phạm các thoả thuận đã ký: Ký hiệu hợp đồng Đối tác Nội dung vi phạm Nguyên nhân Hình thức phạt Số 012004/TL-PH (2004) Twenty One ( Nhật Bản ) Giao chậm Không đủ container Giảm giá Số 2706/AB-PH (2006) Anna Black ( Đan Mạch ) Không đúng so với mẫu Không kiểm tra kỹ quá trình trình sản xuất Giảm giá, giao thêm hàng Số 04062004/JL-PH (2004) Joalife ( Nhật Bản ) Sai sót về việc kẻ ký mã hiệu Do cán bộ nhầm với đợt hàng trước Giảm giá Trên đây là một số những hợp đồng vi phạm các thoả thuận đã ký kết. Tại công ty các hợp đồng thường được chia thành nhiều lần giao hàng khác nhau được ghi trong hợp đồng, với hợp đồng số 012004/TL-PH giữa công ty và Twenty One do trong quá trình chuẩn bị hàng nên đến ngày giao hàng công ty đã thông báo cho đối tác hoãn ngày giao hàng chậm sau 1 tuần và đồng ý giảm giá 0,01 USD mỗi mã hàng; và hợp đồng số 2706/AB-PH giữa công ty và Anna Black do trong quá trình kiểm tra hàng chưa kỹ cho nên đã xảy ra sai phạm, công ty đã thương lượng với bên đối tác và bên đối tác cũng đã thông báo cho công ty biết, nên quá trình thương lượng diễn ra nhanh chóng, công ty đã tiến hành giảm giá và giao hàng đúng chất lượng theo mẫu. Thêm vào đó trong hợp đồng số 04062004/JL-PH giữa công ty và Joa Life do bên đối tác nhận thiết kế ký mã hiệu, và mỗi lần giao hàng bên đối tác thường có những mẫu để tiến hành kẻ khác nhau, trong quá trình kẻ ký mã hiệu cán bộ đã không để ý do vậy mới có sai phạm, và công ty đã kịp thời thông báo và có những xử lý kịp thời là giảm giá và tiến hành kẻ ký mã hiệu cho đúng, đảm bảo quá trình sản xuất , giữ chữ tín với khách hàng. CHƯƠNG III MộT Số GIảI PHáP NHằM HOàN THIệN QUảN TRị THựC HIệN HợP đồNG XUấT KHẩU MặT HàNG GốM Sứ TạI CôNG TY TNHH GốM Sứ BáT TRàNG PHOMEX. 3.1. Phương hướng, mục tiêu hoạt động kinh doanh xuất khẩu mặt hàng gốm sứ của công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex giai đoạn 2008-2013: Với mục tiêu lớn nhất là phát triển và mở rộng sản xuất kinh doanh,công ty phải xác định hướng đi và lựa chọn chiến lược, sách lược đúng đắn trong từng giai đoạn. Trong giai đoạn tới, công ty đề ra mục tiêu và phương hướng kinh doanh từ 2008-2013. Bảng 7: Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty Phomex(2008-2013) (Đơn vị 1000VNĐ) Các chỉ tiêu 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Tổng doanh thu 11000000 12000000 14000000 16000000 18000000 20000000 Doanh thu kim ngạch xuất khẩu 5000000 6000000 7500000 8500000 10000000 11800000 Doanh thu trong nước 6000000 6000000 6500000 7500000 8000000 8200000 Nộp ngân sách 400000 420000 450000 480000 500000 550000 (Nguồn : Bản kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới - Phòng kế toán) Để thực hiện những mục tiêu trên, công ty cần thực hiện các mục tiêu và các công tác lớn sau: * Công tác sản xuất kinh doanh - Nghiên cứu thị trường trong nước, củng cố tổ chức lại các cơ sở sản xuất hàng hoá xuất khẩu ổn định lâu dài, tạo niềm tin cho khách hàng đối với các mặt hàng chính. - Triệt để khai thác tiềm năng của công ty về cơ sở vật chất kỹ thuật, lợi thế kinh doanh, nguồn vốn và nguồn lao động sẵn có. - Nghiên cứu thị trường cụ thể của các mặt hàng chiến lược trên các khía cạnh: đặc điểm kinh tế của sản phẩm, các nhân tố cạnh tranh chủ yếu, các đối thủ tiềm năng… Từ đó vạch ra các chính sách cụ thể cho từng thị trường và các mặt hàng khác nhau. - Tăng cường và mở rộng mối quan hệ với các tham tán thương mại Việt Nam ở nước ngoài và cách Trung tâm xúc tiến thương mại để khai thác các thông tin phục vụ xuất khẩu, xây dựng Website và chuẩn bị cơ sở cần thiết để kinh doanh qua mạng. - Các phòng kinh doanh có kế hoạch thực hiện nhiệm vụ và chỉ tiêu được giao, từ đó có các biện pháp cụ thể để đạt được kế hoạch đề ra, đảm bảo kinh doanh có lãi và bảo toàn vốn đồng thời nâng cao hiện quả trong công tác để đảm bảo thu nhập và đời sống cao hơn cho cán bộ công nhân viên của Công ty. * Công tác quản lý - Tiếp tục quản lý công tác điều hành Ban giám đốc, các phòng ban phải có mục tiêu, chương trình hoạt động cho thời gian tới và có kế hoạch thực hiện phân công nhiệm vụ ngay từ đầu năm 2008. - Cải tiến cơ chế điều hành, cơ chế khoán, cải tiến lề lối làm việc và các quan hệ trong công ty, tạo điều kiện thông thoáng, mềm dẻo, phù hợp với cơ chế thị trường và với tình hình thực tế của Công ty. - Củng cố quan hệ với Ngân hàng, huy động vốn và sử dụng các nguồn vốn một cách hiệu quả, an toàn. - Tăng cường công tác quản lý tài chính, bảo toàn vốn, triệt để tiết kiệm, chi phí hợp lý để đảm bảo kinh doanh có lãi. Tích cực và có các biện pháp cụ thể để thu hồi công nợ. - Thực hiện linh hoạt các chính sách tiền lương, khen thưởng, kỷ luật. * Công tác tổ chức bộ máy - Sắp xếp, điều chỉnh cán bộ công nhân viên cho phù hợp với trình độ và nhu cầu kinh doanh. Căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh bổ sung cán bộ có năng lực cho các bộ phận còn thiếu, phù hợp yêu cầu. Trẻ hoá đội ngũ cán bộ kinh doanh, cán bộ quản lý, cán bộ lãnh đạo để đảm bảo tính kế thừa. 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gốm sứ tại công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex. 3.2.1 Các giải pháp đề xuất với công ty 3.2.1.1 Đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu, quản lý hợp đồng xuất khẩu và quan hệ đối tác: -Thực hiện tốt hợp đồng có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sau này của công ty. Nhằm thực hiện tốt các điều khoản trong hợp đồng từ đó đảm bảo việc thực hiện hợp đồng được thuận lợi, thì trong quá trình thực hiện công ty cần đảm bảo các yêu cầu sau: +Công ty thực hiện tốt nghĩa vụ của mình ở từng thời điểm, những bước khác nhau trong quy trình quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Luôn giám sát bên đối tác có thực hiện nghĩa vụ của mình không, nhằm đảm bảo không có trở ngại gì xảy ra trong quá trình quản trị thực hiện hợp đồng của mình. +Thực hiện đúng tiến độ và thời gian biểu của các bước trong quy trình quản trị thực hiện hợp đồng nhằm đạt hiệu quả cao và tối ưu hoá quy trình thực hiện hợp đồng. +Hoàn thành tốt và đúng thời gian việc chuẩn bị hàng thủ công mỹ nghệ để giao hàng đúng thời hạn cho bên nhập khẩu. +Thường xuyên nhắc nhở bên nhập khẩu hoàn thành đúng các chứng từ liên quan đến hoạt động giao nhận hàng, đặc biệt là mở L/C. -Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu cần có cán bộ giám sát việc thực hiện các điều khoản trong hợp đồng, như vậy thì việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu không có trở ngại như: giao hàng chậm hoặc hàng không đúng tiêu chuẩn chất lượng…Như vậy, có thể khắc phục được những thiếu sót của công ty khi thực hiện hợp đồng với bên Twenty One ( giao chậm hàng ) đồng thời có thể đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng do vậy việc quản lý hợp đồng đối với công ty là vô cùng quan trọng. -Ngoài việc quản lý hợp đồng xuất khẩu, công ty cũng cần có các hoạt động và những thông tin về việc thực hiện hợp đồng của công ty nhằm tạo uy tín với các đối tác làm ăn của công ty. Và đây là cơ sở để tăng thêm uy tín với các đối tác khác. 3.2.1.2 Về công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu là bước tác nghiệp thứ hai trong quản trị tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Bản chất đây là khâu có tính chất quyết định tới việc tổ chức thực hiện thành công hay thất bại của một hợp đồng xuất khẩu. Tiêu chí để đánh giá hiệu quả của hoạt động này là chuẩn bị hàng xuất khẩu phải đảm bảo nguồn hàng cho xuất khẩu phù hợp cả về mẫu mã, số lượng, chất lượng, kẻ ký mã hiệu… Với mục tiêu là chuẩn bị tốt nguồn hàng dành cho xuất khẩu ta sẽ tiến hành phân tích những hạn chế còn tồn tại, từ đó đề ra giải pháp để hoàn thiện công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu tại Công ty Phomex như sau: - Thứ nhất, nhu cầu tiêu dùng ngày càng đòi hỏi cao hơn và đa dạng về chất lượng, chủng loại, mẫu mã của sản phẩm mỹ nghệ. Nhưng bên cạnh đó, trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vẫn còn tồn tại hạn chế, đó là: sản phẩm của công ty gồm nhiều chủng loại khác nhau nhưng mỗi loại hàng khác nhau thì chưa thật sự đa dạng về mẫu mã và chất liệu sản xuất. Phần lớn công ty giao hàng dựa trên cơ sở mẫu mã đặt hàng của đối tác nước ngoài, đa phần các sản phẩm của công ty hầu như không đổi mới về mẫu mã hoặc phần còn lại là các mẫu mã sao chép, không hấp dẫn, kém đa dạng, do đó khả năng cạnh tranh của sản phẩm công ty so với nhiều công ty xuất khẩu gốm sứ của Trung Quốc là chưa cao. Để giải quyết được hạn chế này, đồng thời để có thể thoả mãn tốt hơn nhu cầu tiêu dùng của khách hàng nước ngoài và tạo nhiều cơ hội chủ động hơn trong quá trình kinh doanh xuất khẩu, công ty có thể tiến hành thực hiện giải pháp sau: xây dựng, thiết kế mẫu mã mới cho sản phẩm xuất khẩu. Công ty hoàn toàn có thể thực hiện công tác này bằng việc: tuyển thêm nhân viên chuyên thiết kế mẫu mã cho sản phẩm xuất khẩu của công ty, tinh giảm bộ máy quản lý không cần thiết để tập trung nhân sự một cách có hiệu quả hơn vào hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Hoặc thực tế để có thể phát triển một cách bền vững với những qui định dài hạn công ty nên mạnh dạn thành lập hẳn một phòng chuyên doanh thiết kế trong cơ cấu tổ chức kinh doanh của mình. - Thứ hai, đó là những những sai sót về việc kẻ ký mã hiệu không đúng yêu cầu trong hợp đồng và cách in nhãn mác trên các hộp hàng không đồng nhất. Đây cũng chính là những phàn nàn từ phía khách hàng. Chính vì vậy, công ty cần phải kiểm tra một cách kỹ lưỡng quá trình kẻ ký mã hiệu và in mác lên các thùng hàng, kể cả thùng hàng nhỏ lẫn thùng to để đảm bảo sự thống nhất. Với những khách hàng khó tính, công ty có thể gửi bản in mẫu đến khách hàng để họ xác nhận. Ngoài ra, công ty cũng nên phân chia khu đóng hàng để đảm bảo sự chính xác tránh nhầm lẫn. 3.2.1.3 Về kiểm tra hàng xuất khẩu: Điều mà mọi khách hàng đều mong muốn là nhận được lô hàng đúng khối lượng và chất lượng. Bởi vậy, kiểm tra và bảo quản hàng hoá trước khi xuất có vai trò quan trọng giúp cho mọi phía đều không bị thiệt hại. Với thực tiễn là hoạt động kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu của công ty chủ yếu phụ thuộc vào kỹ năng và kinh nghiệm thực tế của nhân viên nghiệp vụ nên khó đảm bảo thực hiện chính xác 100% việc kiểm tra hàng xuất khẩu. Do đó, để hỗ trợ và nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm tra đối với hàng xuất khẩu của mình, công ty nên: - Tiến hành hoạt động giám sát chất lượng từ khâu lựa chọn nguyên liệu cho sản xuất, yêu cầu tiêu chuẩn hoá chất lượng sản phẩm phải được bắt đầu từ tiêu chuẩn hoá chất lượng nguyên liệu. Việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất sẽ góp phần làm cho nguyên liệu sản xuất có chất lượng tương đối đồng đều hơn. Với kỹ thuật tiên tiến, công ty có thể tiến hành phân chia nguồn nguyên liệu đầu vào của mình thành nhiều chủng loại, có những đặc tính riêng về kỹ thuật … thuận lợi cho sản xuất nhiều loại sản phẩm. Để đảm bảo hàng có chất lượng tốt, công ty phải luôn tiến hành kết hợp công tác kiểm tra định kỳ và nghiêm túc. Chế độ bảo quản đối với loại hàng này thường phải để nơi khô ráo, thoáng mát, nhiệt độ phù hợp để tránh cong, vênh. - Đối với những mặt hàng mới, xuất khẩu lần đầu thì những công tác kiẻm tra, giám sát chất lượng càng đòi hỏi chặt chẽ. Những sản phẩm này đòi hỏi công ty phải kiểm tra kỹ lưỡng trên cơ sở mẫu đặt hàng của đối tác nước ngoài. - Hoạt động liên doanh, liên kết trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sẽ giúp Công ty có điều kiện trực tiếp để kiểm soát chất lượng sản phẩm tốt hơn. - Sản phẩm sau khi đã xuất xưởng thì các khâu tiếp theo như: bao gói, chèn lót, vận chuyển và lưu giữ hàng luôn phải theo dõi sâu sát. Đây là khâu giám sát và kiểm tra hết sức quan trọng để đảm bảo rằng hàng hoá sẽ không bị hư hỏng và suy giảm về chất lượng khi xuất đi. Tóm lại, khâu kiểm tra hàng hoá tốt thì bảo đảm cho quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty được diễn ra nhanh, tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh sau này. 3.2.1.4 Làm thủ tục hải quan: Với quy trình thủ tục Hải quan ngày càng hoàn đổi mới đã tạo rất nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex nói riêng trong thủ tục thông quan hàng hoá. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả và hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng gốm sứ, công ty cần thực hiện một số công việc sau: - Chuẩn bị kiến thức về nghiệp vụ khai báo điện tử ( tờ khai điện tử ) và các văn bản pháp luật. Đăng ký chữ ký bằng mã hoá cho cơ quan Hải quan. - Cán bộ làm thủ tục hải quan cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho thủ tục thông quan hàng hoá xuất khẩu khác nói chúng. Hoàn thành đầy đủ và chính xác tờ khai Hải quan để công việc này được thực hiện nhanh hơn và tốt hơn. 3.2.1.5 Về thanh toán: Hiện nay, công ty chỉ áp dụng hai hình thức thanh toán chủ yếu: Điện chuyển tiền (TT) và thư tín dụng (L/C). công ty đã lựa chọn phương thức an toàn nhất, tuy nhiên, trong một số trường hợp khác thì thanh toán bằng TT hay L/C chưa chắc đã đạt hiệu quả. Để hoạt động thanh toán quốc tế của mình nhanh chóng và tỏ ra hiệu quả cao hơn, công ty nên chú ý một số điểm sau: - Thứ nhất, công ty nên đa dạng hoá phương thức thanh toán quốc tế của mình, đơn giản các thủ tục và thuận lợi cho việc thanh toán của khách hàng cũng như của công ty. Công ty nên sử dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Như các khách hàng truyền thống, lâu năm, có uy tín, có sự tin tưởng lẫn nhau, nêú nhập khẩu những lô hàng có giá trị dưới 5000 USD nhằm thử nghiệm sản phẩm mới, trên thị trường, công ty có thể chấp nhận người nhập khẩu thanh toán trực tiếp với công ty bằng tiền mặt. - Thứ hai, khi sử dụng L/C không huỷ ngang và trả ngay(Irrevocable L/C at sight), điều này là phù hợp khi công ty thực hiện giao hàng một lần nhưng với những hợp đồng có giá trị lớn, công ty phải tiến hàng giao hàng nhiều lần thì công ty nên sử dụng thư tín dụng tuần hoàn (Revoling L/C) sẽ phù hợp hơn, vừa giảm được chi phí mở L/C nhiều lần, vừa tạo điều kiện cho cán bộ thanh toán thực hiện nghĩa vụ của mình được nhanh chóng, dễ dàng hơn. - Thứ ba, khi sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ, công ty cần phải chú ý tới việc giảm thiểu một số các chi phí thanh toán phát sinh kèm theo như: chi phí sửa đổi, bổ sung L/C; chi phí liên lạc với khách hàng… Để giảm bớt các chi phí này, công ty có thể tiến hành một số biện pháp như sau: Cán bộ kinh doanh khi ký kết hợp đồng xuất khẩu phải nắm vững kế hoạch, tính toán thời gian giao hàng hợp lý, đảm bảo giao hàng cho đúng tiến độ, tránh những trường hợp phải sửa đổi nội dung L/C không cần thiết. Bên cạnh đó, đối với những hợp đồng xuất khẩu cho phép chuyển tải, cán bộ công ty phải nắm rõ lịch tàu của công ty vận tải để từ đó hạn chế các chi phí phát sinh do giao hàng chậm, phải chuyển tải do đó phải tiến hành sửa đổi L/C. - Thứ tư, công ty nên áp dụng một số biện pháp hạn chế những rủi ro trong khâu thanh toán. Nhằm tránh và hạn chế những rủi ro có thể xảy ra, công ty nên thực hiện quản lý khâu thanh toán theo hướng sau: + Khi ký kết hợp đồng, ngoài việc tìm hiểu kỹ đối tác, còn yêu cầu đối tác cho biết ngân hàng mở L/C là ngân hàng nào, có đảm bảo khả năng thanh toán hay không, để công ty nắm chắc được quyền hưởng lợi và nghĩa vụ ràng buộc. + Kiểm tra kỹ L/C do ngân hàng phát hành gửi đến chi tiết từng nội dung nhỏ của L/C. + Quy định cụ thể lịch trình thanh toán cho mỗi lô hàng xuất khẩu, để khi người nhập khẩu mở L/C chi tiết hóa thời gian thanh toán, công ty không phải thay đổi lớn trong kế hoạch sản xuất. + Bộ chứng từ mà công ty xuất trình cho ngân hàng để thanh toán phải hoàn hảo, đầy đủ theo đúng yêu cầu của L/C. Trong từng trường hợp cụ thể mà công ty có thể có những biện pháp giải quyết phù hợp, hạn chế tới mức tối thiểu được các tranh chấp có thể xảy ra. 3.2.1.6 Về giải quyết khiếu nại: Tranh chấp là điều mà cả hai bên đều không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây tốn kém về thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hưởng tới mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hợp đồng xuất khẩu hàng gốm sứ của công ty thường không lớn nên khi có tranh chấp xảy ra cần phải dựa trên nguyên tắc trước tiên là tôn trọng lợi ích của hai bên và bình đẳng trong mọi quan hệ. Trong mỗi quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhưng lại có ràng buộc với nhau, do vậy một nguyên tắc công ty nên áp dụng khi giải quyết tranh chấp là: tập trung vào vấn đề cần thương lượng, và vấn đề lợi ích để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên đều có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phương châm “ cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận”. Đồng thời trong quá trình thương lượng thì người tham gia thương lượng phải có sự kiên trì, khéo léo, có những ứng xử, lập luận vững vàng hợp tình hợp lý và tốt nhất là phải có kinh nghiệm học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ giải quyết êm đẹp. 3.2.1.7 Bồi dưỡng và nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ xuất khẩu: Trong quá trình trưởng thành và phát triển, công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex có một đội ngũ công nhân viên đông đảo, cùng với thời gian, chất lượng của đội ngũ này đã được nâng cao. Trình độ cán bộ là một trong những nguồn nhân lực cơ bản của công ty. Công ty đi lên như hiện nay là nhờ có một đội ngũ quản lý, cán bộ nghiệp vụ tinh thông về nghề nghiệp và nhiệt tình với công việc. Tuy nhiên, để phát triển sản xuất kinh doanh, thúc đẩy hoạt động xuất khẩu thì đòi hỏi công ty phải quan tâm và không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên. Muốn vậy, công ty phải có chế độ đào tạo và đào tạo lại đội ngũ này để phù hợp hơn với những yêu cầu khắt khe của nền kinh tế thị trường. Hơn nữa, tập quán thương mại, ngôn ngữ giao dịch với các nước ở các thị trường khác nhau, do đó đòi hỏi người làm công tác xuất khẩu phải hết sức linh hoạt, tinh thông nghiệp vụ ngoại thương, giỏi ngoại ngữ, hiểu biết chuyên môn về ngành này. Bởi vậy, công ty phải thực hiện những công việc sau: - Công ty phải thường xuyên gửi cán bộ có năng lực đi học tập nghiên cứu ở các lớp đào tạo cán bộ kinh doanh. Khuyến khích cán bộ theo học các khoá học dài hạn như đại học tại chức, văn bằng nghiệp vụ kinh doanh thương mại quốc tế đối với những nhân viên chưa có bằng đại học hoặc tốt nghiệp đại học nhưng thuộc chuyên ngành khác mà đang làm việc liên quan đến nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu. - Mở các lớp học để nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học cho cán bộ công nhân viên. Đào tạo đội ngũ cán bộ kỹ thuật viên để họ có khả năng kiểm tra, giám định hàng hoá nhằm đảm bảo cho chất lượng của hàng hoá theo đúng yêu cầu của hợp đồng. - Khuyến khích những người theo học chương trình trên và phân tích để họ hiểu rõ việc cần thiết của nghiệp vụ ngoại thương trong điều kiện kinh doanh hiện nay để họ có những nỗ lực học tập, thu thập kiến thức, nâng cao trình độ một cách thực sự. - Thực hiện tuyển chọn những nhân viên mới vào làm cho công ty, yêu cầu phải có trình độ, hiểu biết về lĩnh vực xuất khẩu và các lĩnh vực khác có liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu. - Bên cạnh đó, công ty cần xây dựng được lòng yêu nghề, tạo sự yên tâm công tác cho mỗi cán bộ công nhân viên, từ đó phát huy được tinh thần tự giác của mọi người. Mở lớp tập huấn bồi dưỡng tư tưởng để mọi người hiểu được những thuận lợi, khó khăn của công ty. Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ công nhân viên, động viên mọi người tích cực lao động sáng tạo để giữ cho công ty luôn phát triển một cách ổn định, vững chắc. - Tổ chức các chuyến tham dự hội chợ ở trong và ngoài nước để tạo điều kiện cho các cán bộ kinh doanh học hỏi, có thêm kiến thức trong các hoạt động kinh doanh hàng gốm sứ và các mặt hàng khác. Đầu tư cho con người bao giờ cũng là cần thiết và phục vụ cho lợi ích lâu dài. Trình độ cán bộ nhân viên xuất nhập khẩu được nâng cao là một yếu tố tiền đề không những cho việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu mà còn hoạt động xuất khẩu ngày càng hiệu quả hơn. 3.2.2. Một số kiến nghị và các giải pháp đối với nhà nước và các cơ quan chức năng khác. 3.2.2.1 Tạo hệ thống thông tin: Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đang gặp khó khăn trong việc tìm kiếm, lựa chọn thông tin về thị trường, về bạn hàng do nhiều nguyên nhân khác nhau. Công tác thu thập thông tin chủ yếu của các thành phần kinh tế thông thường là nguồn thông tin có được từ các lãnh sự quán nước ngoài tại Việt Nam, trên mạng Internet và các nguồn thông tin có được thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như: đài, báo, tivi, các tài liệu thống kê, thông báo của Chính phủ… Tuy nhiên, với các nguồn thông tin này không đem lại hiệu quả cao vì nó là các nguồn thông tin thứ cấp nên thường chậm và không chính xác, dẫn đến khó khăn trong việc nghiên cứu thị trường để xuất khẩu. Đứng trước tình hình này, Nhà nước nên có những biện pháp thông tin kịp thời cho các doanh nghiệp và cần tổ chức thông báo nhanh chóng nhằm tạo sự cạnh tranh lành mạnh cho tất cả các thành phần kinh tế đồng thời hỗ trợ cho các doanh nghiệp bằng cách tạo ra một hệ thống các cơ quan tư vấn, bước đầu là Nhà nước đã thành lập Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam và các cơ quan này cần được phát huy hơn nữa. Song song với những biện pháp trên, Nhà nước cần có kế hoạch phát động một chiến dịch nhằm cải thiện hình ảnh về hàng hoá Việt Nam bao gồm cả hàng thủ công mỹ nghệ nói chung và hàng gốm sứ nói riêng trên thị trường thế giới. Thí dụ, có thể ra một tạp chí chính thức về các sản phảm của Việt Nam phát hành miễn phí ra nước ngoài thông qua hệ thống thương vụ, tuy nhiên, chỉ các sản phẩm tiêu biểu, có chất lượng cao hoặc đạt huy chương tại các hội chợ quốc tế. 3.2.2.2 Chính sách hỗ trợ xuất khẩu: Với ý nghĩa thực tế của việc xuất khẩu hàng gốm sứ như đã phân tích ở trên, Nhà nước nên có những chính sách và biện pháp hỗ trợ như: - Nhà nước cần đảm bảo tín dụng xuất khẩu: Để chiếm lĩnh thị trường mới hay để khuyến khích bạn hàng của mình, một trong số nhiều biện pháp mà các nhà xuất khẩu thường sử dụng là việc mua bán chịu hay trả chậm. Nhưng đi kèm với vấn đề này là tỷ lệ rủi ro cũng tăng lên, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại, dẫn đến sự thất thoát vốn của Nhà nước. Trong những trường hợp này, Nhà nước cần có những chính sách mang tính chất bảo hiểm cho các doanh nghiệp xuất khẩu, đứng ra bảo hiểm, đền bù nếu vốn bị mất để khuyến khích các doanh nghiệp manh dạn xuất khẩu bằng hình thức này. Nhà nước đứng ra đảm bảo tín dụng xuất khẩu ngoài việc thúc đẩy xuất khẩu còn nâng được giá bán hàng vì giá bán chịu bao giờ cũng gồm giá bán trả tiền ngay cộng với phí lợi tức. Đây là một phương thức xuất khẩu khá phổ biến trong ngoại thương nhằm mở rộng chiếm lĩnh thị trường. - Trợ cấp xuất khẩu: là những ưu đãi tài chính của Nhà nước dành cho các doanh nghiệp xuất khẩu khi họ bán được hàng ra thị trường nước ngoài. Mục đích của nó là giúp các nhà xuất khẩu tăng thu nhập, từ đó hạ giá bán, nâng cao khả năng cạnh tranh và kết quả cuối cùng chính là việc đẩy mạnh xuất khẩu. Hiện nay, Nhà nước còn ban hành thêm chính sách ưu đãi là thưởng xuất khẩu nhằm khuyến khích các doanh nghiệp tăng cường đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu. Chính sách này qui định xem xét tiền thưởng đối với các doanh nghiệp xuất khẩu được với những mặt hàng có giá trị lớn hay những mặt hàng mới vào các thị trường mới. 3.2.2.3 Chính sách đối với nghệ nhân và thợ thủ công: Nhà nước cần có chính sách hỗ trợ tài chính cho các ngành nghề, thực hiện dự án xây dựng cơ sở hạ tầng ( đường giao thông, bến bãi, đường dây tải điện…) và xử lý các vấn đề môi trường tại khu vực làng nghề. Để đạt được mục tiêu này, Nhà nước có thể đầu tư riêng qua ngân sách của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để thực hiện các dự án cải thiện môi trường với mức không thấp hơn 50% tổng số thu vào ngân sách từ làng nghề trong năm trước. Bên cạnh đó, chính sách ưu đãi đối với các nghệ nhân và đào tạo thợ thủ công là hết sức quan trọng. Nhà nước cần phải: - Thứ nhất, các nghệ nhân là những người có vai trò rất lớn đối với nghề và làng nghề. Nhà nước cần có các chính sách ưu đãi, hỗ trợ, khuyến khích như: Ban hành quy chế về phong tặng các danh hiệu kèm theo giải thưởng cho các nghệ nhân xuất sắc. - Thứ hai, để thực hiện yêu cầu đào tạo thợ thủ công, Nhà nước có thể ban hành một số chính sách như : mở một số trường mỹ thuật thực hành ở một số tình thành cao nhu cầu hoặc mở thêm khoa mỹ thuật thực hành trong các trường cao đằng mỹ thuật hiện có dể đào tạo thợ phổ thông theo phương thức vừa học vừa lao động tại các cơ sở sản xuất. Nhà nước có thể hỗ trợ một phần chi phí từ quỹ hỗ trợ việc làm cho các cơ sởsản xuất để có thể tự tổ chức đào tạo tay nghề. 3.2.2.4. Chính sách hỗ trợ, xúc tiến thương mại, mở rộng thị trường xuất khẩu Đẩy mạnh xuất khẩu hàng gốm sứ không chỉ mang lại những lợi ích kinh tế thiết thực mà còn có ý nghĩa chính trị xã hội rộng lớn. Các ngành nghề thủ công truyền thống phát triển tốt sẽ có sức hút mạnh mẽ nguồn lao động dồi dào trong nước. Phát triển sản xuất và xuất khẩu hàng gốm sứ có tác dụng to lớn trong việc tạo việc làm và tăng thu nhập chính đáng, góp phần xoá đói giảm nghèo, đặc biệt, đẩy mạnh xuất khẩu làm sống lại những ngành nghề truyền thống là thiết thực bảo tồn và phát triển di sản văn hoá quý giá của dân tộc. Với ý nghĩa trên, Nhà nước nên có những chính sách và các biện pháp hỗ trợ xúc tiến thương mại và mở rộng thị trường. Cụ thể: - Trong lĩnh vực xuất khẩu hàng gốm sứ, đề nghị Nhà nước hỗ trợ công tác xúc tiến thương mại dưới hình thức sau: + Hỗ trợ 50% chi phí thuê gian hàng tham gia hội chợ triển lãm ở nước ngoài. + 50% chi phí còn lại được hỗ trợ nếu trong quá trình tham gia hội chợ, đơn vị ký được hợp đồng xuất khẩu với trị giá trên 20.000 USD. - Đề nghị thành lập thêm một số trung tâm xúc tiến thương mại tại một số nơi như: Trung Đông, Pháp, hoặc Đức, Nga, Mỹ hoặc Canada. Các trung tâm này có gian hàng cho các doanh nghiệp trong nước thuê chào bán hàng xuất khẩu với giá khuyến khích, với hàng gốm sứ được miễn phí. - Nhà nước nên cung cấp đầy đủ, chính xác, cập nhật các thông tin về thị trường, các chính sách của các quốc gia trên thế giới. - Lập các viện nghiên cứu, cung cấp thông tin cho các nhà xuất khẩu. - Đào tạo cán bộ chuyên gia giúp các nhà xuất khẩu. - Lập các cơ quan Nhà nước ở nước ngoài để nghiên cứu tình hình thị trường hàng hoá, thương nhân và các chính sách nước sở tại. - Nhà nước đứng ra ký kết các hiệp định thương mại, hiệp định hợp tác kỹ thuật, vay nợ, viện trợ… trên cơ sở đó thúc đẩy xuất khẩu. - Xây dựng một hành lang pháp lý thuận lợi, ưu tiên cho các doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu và nhập khẩu. 3.2.2.5 Hỗ trợ giảm nhẹ cước phí vận chuyển, lệ phí cảng và đầu tư xây dựng cơ sở vật chất cho cảng biển : -Do đặc điểm chung của mặt hàng gốm sứ là cồng kềnh, giá trị không cao nên nhà nước cần có chính sách hỗ trợ, ưu đãi, cụ thể như : +Cước phí vận chuyển hàng gốm sứ từ nơi sản xuất đến cảng để giao hàng trên tất cả các loại phương tiện vận chuyển đều được giảm 30 hoặc 50% cước vận chuyển theo biểu giá cước hiện hành. +Giảm hoặc hỗ trợ một phần cước phí cho các doanh nghiệp như các chi phí hoặc lệ phí tại cảng. +Giảm 50% tiền cước phí, bưu phí gửi hàng mẫu đối với mặt hàng thủ công mỹ nghệ cho khách hàng nước ngoài hoặc gửi mẫu tham dự hội chợ – triển lãm nước ngoài. -Hiện nay VN chưa cú cỏc cảng trung chuyển quốc tế tương xứng với tiềm năng, phỏt huy được lợi thế bờ biển và lónh hải rộng lớn. Việc đầu tư, xây dựng và mở rộng cảng biển là cần thiết và phù hợp đối với sự phát triển kinh tế hiện nay.Nhà nước nên có chính sách và phương án đầu tư hợp lý để giúp quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Việc đầu tư cảng biển nên chú trọng vào các điểm sau : +Xây dựng phương ỏn phối hợp với đường sắt đầu tư đầu kộo, toa tàu chở container chuyờn dụng cú thể khai thỏc nguồn hàng khổng lồ. +Đầu tư cụng nghệ thiết bị nõng cao năng lực xếp dỡ hàng qua cảng. +Mở rộng mặt bằng phục vụ quá trình xếp dỡ, giúp quá trình xếp dỡ hàng diễn ra nhanh, tiết kiệm thời gian và chi phí. Phần III: Kết luận Công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex trong quá trình tham gia hoạt động thương mại quốc tế đã không ngừng hoàn thiện, từng bước tháo gỡ các khó khăn và cải tiến các phương pháp quản lý, hoàn thiện chất lượng, mẫu mã sản phẩm xuất khẩu và cố gắng hoàn thiện tốt các hợp đồng xuất khẩu. Vì vậy, uy tín của công ty ngày càng được nâng cao trên thị trường quốc tế. Trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu, công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu có vai trò đặc biệt quan trong đóng góp vào hiệu quả đạt được của công ty. Tuy gặp không ít khó khăn trong thời gian qua, song công ty luôn phấn đấu vượt qua những trở ngại để thực hiện tốt các hợp đồng xuất khẩu. Ngoài ra, việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu vẫn còn một số hạn chế nhất định, nếu khắc phục được những hạn chế này đồng thời phát huy những ưu thế vốn có thì các hợp đồng xuất khẩu mặt hàng gốm sứ của công ty sẽ càng được thực hiện tốt hơn nữa. Mặt hàng gốm sứ là một trong những mặt hàng chủ lực của Việt Nam và là mặt hàng xuất khẩu mũi nhọn của công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex. Kim ngạch xuất khẩu mặt hàng này không ngừng tăng lên qua các năm. Tuy nhiên, thực trạng công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu gốm sứ của công ty cũng nằm trong tình trạng chung của các doanh nghiệp hiện nay là còn nhiều tồn tại hạn chế nhất định. Song, với những lợi thế sẵn có, công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex sẽ khắc phục dần những bất cập, từng bước hoàn thiện qui trình thực hiện hoạt động xuất khẩu hàng gốm sứ, thúc đẩy hoạt động xuất khẩu và đạt được mục tiêu đề ra. Để có thể hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng, công ty Phomex không chỉ đòi hỏi sự nỗ lực cố gắng của ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên công ty mà còn cần phải có sự giúp đỡ tích cực của các cơ quan Nhà nước. Qua đề tài nghiên cứu của mình, em đã tập trung giải quyết một số vấn đề sau: - Phân tích thực trạng quy trình quản trị thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng gốm sứ của công ty trong thời gian qua. - Đánh giá khách quan về những thuận lợi và khó khăn cũng như các tồn tại trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng gốm sứ tại công ty. - Đề ra các giải pháp nhằm phát huy thế mạnh trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng gốm sứ của công ty, khắc phục những khó khăn nhằm nâng cao hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty. Hy vọng với những cố gắng của công ty, việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu này được hoàn thiện và công ty sẽ đạt được những thành tựu đáng kể, đóng góp vào công cuộc đổi mới phát triển kinh tế của đất nước. Em xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Đức Khiên, các thầy cô giáo khoa TMQT và các cô, các chú cán bộ công nhân viên của công ty TNHH gốm sứ Bát Tràng Phomex đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi để em có thể hoàn thành bài luận văn này. Dù có rất nhiều cố gắng để hoàn thiện, song do hạn chế về thời gian, trình độ và kinh nghiệm thực tế nên vẫn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Em mong nhận được sự góp ý chân thành của các thầy, cô giáo để bài luận văn của em được hoàn chỉnh hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Tháng5/2007