Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty lắp máy điện nước - LICOGI

công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi, thuỷ điện, bưu điện, công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, các công trình đường dây, trạm biến áp; sản xuất kinh doanh thiết bị phụ tùng, vật tư xe máy, vật liệu xây dựng…” Được dựa trên nền tảng, cơ sở xí nghiệp, trạm xe máy sát nhập. (Theo tư liệu từ phòng tổ chức hành chính Công ty lắp máy điện nước). II.1.2 Các lĩnh vực hoạt động của Công ty lắp máy điện nước II.1.2.1 Gia công chế tạo Công ty lắp máy điện nước có xưởng gia công cơ khí chuyên sản xuất cốppha định hình chất lượng cao, dây chuyền sơn tĩnh điện, xưởng sản xuất kết cấu thép, thang máng, giá cáp, ống thông gió, tủ điện,… Công ty đầu tư lắp đặt dây chuyền công nghệ hiện đại để sản xuất cốppha định hình, giàn giáo theo công nghệ tiên tiến của Mỹ, sản xuất côppha tấm lớn theo yêu cầu từng công trình cần đổ bê tông không trát. Đến năm 2005 công ty đã đầu tư xưởng chế tạo thiết bị phi tiêu chuẩn và kết cấu thép có công suất 5.000tấn/năm với các thiết bị hiện đại, tiên tiến đáp ứng được mọi yêu cầu về sản xuất thiết bị phi tiêu chuẩn và kết cấu thép cho các công trình dân dụng và công nghiệp. Sản xuất các loại kết cấu thép cho nhà công nghiệp và dân dụng với mọi khẩu độ theo yêu cầu của khách hàng. Các sản phẩm, các chi tiết cơ khí phức tạp được sản xuất, gia công theo thiết kế và trên các thiết bị có độ chính xác cao đạt yêu cầu chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật của công trình. II.1.2.2 Thi công xây lắp Công ty lắp máy điện nước chuyên nhận thầu thi công xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp, cụ thể có năng lực: Thi công các công trình đường dây, trạm biến thế đến 220KV. Chế tạo, lắp dựng các thiết bị thuộc hệ thống thuỷ công trình cho các nhà máy thuỷ điện, lắp đạt thiết bị, băng tải, hệ thống đường ống công nghệ cho các nhà máy thủy điện, nhiệt điện, nhà máy sản xuất công nghiệp. Thi công hệ thống đường ống áp lực, cấp nước, thoát nước, thi công lắp đặt hệ thống ống dẫn dầu, khí ga,… Lắp dựng khung nhà thép, lắp dựng dầm cần trục, các giàn mái không gian Cung cấp và lắp đặt các thiết bị và hệ thống thiết bị theo các chuyên ngành: Điện, Nước, Điều hoà thông gió, cấp nhiệt, Bưu chính viễn thông, báo cháy, cứu hoả, hệ thống điện nhẹ, hệ thống quản lý toà nhà (BMS) theo tiêu chuẩn kỹ thuật tiên tiến. Chế tạo và lắp đặt thiết bị phi tiêu chuẩn, kết cấu thép cho các công trình dân dụng, công nghiệp và các sản phẩm cơ khí, sơn kết cấu kim loại theo công nghệ cao. Lắp đặt điều chỉnh máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ đồng bộ. Hàn kết cấu kim loại đen và mầu với phương pháp kiểm tra mối hàn theo công nghệ tiên tiến. Thi công đổ bê tông tại chỗ, đúc sẵn các khu nhà cao tầng, nhà máy công nghiệp bể chứa, hầm ngầm bằng máy móc thiết bị tiên tiến. Đào đắp và vận chuyển: 8 -10 Triệu m3đất đá/năm bằng máy móc, thiết bị thi công đạt tiêu chuẩn quốc tế. Thi công nền móng, xây lắp các công trình với phương pháp và các thiết bị thi công hiện đại tiên tiến. Thi công công trình kỹ thuật, hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, bến cảng khắp mọi miền đất nước. II.1.3 Vị trí của công ty trên thị trường Công ty lắp máy điện nước là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng (LICOGI). Được thành lập theo quyết định số 308/BXD -TC ngày 18 tháng 03 năm 1996 của Bộ Trưởng Bộ Xây Dựng. Sau 12 năm phát triển và trưởng thành, giờ đây Công ty lắp máy điện nước đã là một trong những công ty lớn hoạt động trong lĩnh vực lắp máy và xây lắp điện nước cho các công trình. Nhận được nhiều ý kiến khen ngợi về chất lượng cũng như tiến độ và yêu cầu kỹ thuật của công nghệ. Được các chủ đầu tư trong và ngoài nước đánh giá cao. Công ty lắp máy điện nước với đội ngũ trên 500 cán bộ, bao gồm kỹ sư, kỹ thuật viên, công nhân có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm trong thi công và đều đã qua các trường lớp đào tạo dài hạn cộng với số vốn kinh doanh khoảng 70 tỷ đồng. Có thể nói, Công ty lắp máy điện nước là một trong những công ty lớn hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, thi công nền móng các công trình dân dụng, khu công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, các công trình đường dây, trạm biến thế… Đủ khả năng thực hiện các công trình lớn, trọng điểm của đất nước, đòi hỏi vốn và kinh nghiệm cao. (Tư liệu tổng hợp từ Công ty lắp máy điện nước). II.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây Những năm gần đây Công ty lắp máy điện nước luôn có kết quả kinh doanh tương đối khả quan. Doanh thu tăng liên tục, thu nhập của người lao động cũng vì thế mà được cải thiện đáng kể, dưới đây là tình hình tài chính của công ty từ năm 2004 đến năm 2006.(Tư liệu do phòng TC - KT cung cấp). Số liệu chung về tài chính trong những năm gần đây đơn vị: triệu đồng Nội dung Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Tổng số tài sản có 78.691 56.899 66.046 70.245 2. Tài sản có lưu động 64.922 42.712 49.652 51.213 3. Tổng tài sản có lưu động 78.691 57.568 67.506 67.962 4. Tài sản nợ lưu động 62.226 48.595 69.644 65.683 5. Giá trị ròng 50 85 80 82 6. Vốn luân chuyển 64.922 66.562 66.653 68.268 7. Doanh thu 69 70.539 75.724 80.462 Hình 2.1: Biểu đồ doanh thu II.2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY II.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức ty công ty lắp máy điện nước ( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Công ty lắp máy điện nước) GIÁM ĐỐC `CÔNG TY CÁC PHÓ GĐ CÔNG TY PHÒNG TC - KT PHÒNG TC - HC PHÒNG KH - ĐT PHÒNG KT - KT PHÒNG THỊ TRƯỜNG PHÒNG CG - VT Xưởng cơ khí Đội thi công lắp máy I Đội thi công lắp máy II Các đội thi công lắp máy khác Đội cẩu chuyển Đội hàn Ban quản lý ISO Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức công ty II.2.1.1 Ưu điểm của cơ cấu Mô hình tổ chức của Công ty là mô hình trực tuyến chức năng do vậy Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất nó đảm bảo hoạt động của Công ty là thồng nhất từ trên xuống dưới. Các phó Giám đốc được phân công quản lý một số phòng nhất định theo chức năng do vậy việc ra quyết định quản lý tương đối thống nhất không bị chồng chéo. Các phó Giám đốc trực tiếp giao trách nhiệm cho các trưởng phòng và họ bố trí nhân viên theo từng lĩnh vực cụ thể, do vậy khả năng làm việc theo từng lĩnh vực của nhân viên là rất tốt. II.2.1.2 Nhược điểm của cơ cấu Qua thời gian thực tập ở cơ quan Công ty em thấy cơ cấu của cơ quan Công ty khá kồng kềnh, ngoài ra còn tồn tại một số hạn chế sau: Các phó Giám đốc quản lý riêng từng bộ phận chức năng nên sự phối hợp giữa các phòng ban trong cùng tuyến khá chặt chẽ, dễ dàng nhưng liên hệ giữa các phòng ban khác tuyến thì khó khăn. Sự phối hợp giữa các phòng ban trong cơ quan thiếu chặt chẽ. Một số phòng ban có chức năng khá tương đồng và không nhất thiết phải tách ra. Vì vậy ta có thể gộp lại để làm gọn bộ máy cơ cấu hơn. II.2.2 Phân tích chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. II.2.2.1 Ban Giám Đốc Giám đốc công ty Giám đốc công ty : Đỗ văn hùng Chuyên ngành : Kỹ sư máy xây dựng - ĐH Xây Dựng - Hà Nội. Số năm kinh nghiệm : 21 năm Trách nhiệm - Điều hành chung chỉ đạo, lãnh đạo toàn diện các hoạt động của công ty. Chịu trách nhiệm trước nhà nước, tổng công ty về mọi mặt hoạt động và kết quả kinh doanh, đầu tư xây dựng của Công ty lắp máy điện nước theo dung quy định hiện hành của pháp luật, hướng dẫn của tổng công ty. Quyền hạn Giám đốc Công ty lắp máy điện nước là người lãnh đạo cao nhất, có quyền quyết định về mọi mặt hoạt động của Công ty. Chủ trì các buổi làm việc thuộc các lĩnh vực chủ trương về hợp tác, về các dự án liên doanh, liên kết hoặc đầu tư vốn. Chủ trì các buổi họp bàn tập thể với các phó Giám đốc, nghiên cứu và tham khảo các ý kiến tham gia của các Phó Giám đốc. Phó Giám Đốc kỹ thuật Họ và tên : Trịnh Đức Hải Chuyên nghành : Kỹ sư cấp thoát nước - Đại Học Bách Khoa – KIEP Số năm kinh nghiệm : 25 năm Trách nhiệm Điều hành công tác quản lý kỹ thuật và quản lý đầu tư phát triển các dự án khác theo quy định phân công công việc trong ban Giám Đốc. Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về trách nhiệm được giao. Trực tiếp giúp cho Giám Đốc công ty trong lĩnh vực công tác kỹ thuật. Quyền hạn Được phép ban hành các văn bản đôn đốc kiểm tra các phòng Công ty, các đơn vị trong toàn Công ty thực hiện. Được chỉ đạo, điều hành trong phạm vi quyền hạn. Được trực tiếp chỉ đạo đàm phán và hiệp thương với các đối tác hợp tác, các dự án liên doanh, liên kết đầu tư. Được thay mặt Giám đốc Công ty Chủ động điều hành công tác quản lý kĩ thuật và các công tác khác được phân giao. Sự chủ động của Phó Giám đốc kĩ thuật phải nằm trong phạm vi kế hoạch, các quy định và các chủ trương đã có của tập thể lãnh đạo hoặc của Giám đốc. Được kí các văn bản có liên quan. Phó giám đốc xây dựng Họ và tên : Nguyễn văn Sơn Chuyên ngành : Kỹ sư cơ khí - ĐH Bách Khoa - Hà Nội Số năm kinh nghiệm : 30 Năm Trách nhiệm Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, Tổng Giám đốc Công ty và pháp luật Nhà nước về phần công việc và những lĩnh vực đã được Giám đốc phân giao. Trực tiếp điều hành công tác chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, phê duyệt đề cương, dự toán cuả việc khảo sát lập báo cáo đầu tư, báo cáo nghiên cứu kỹ thuật, cho các dự án đầu tư theo các dự án đầu tư phân cấp. Giúp việc trực tiếp cho Giám đốc Công ty trong lĩnh vực công tác xây dựng cơ bản. Quyền hạn Được thay mặt Giám đốc Công ty trong việc chủ động điều hành công tác xây dựng cơ bản và các công tác khác được phân giao. Được phép ban hành các văn bản đôn đốc kiểm tra các phòng Công ty, các đơn vị trong toàn Công ty thực hiện, hoàn thành nhiệm vụ được Giám đốc Công ty phân công, đảm bảo thi hành đúng đắn và có hiệu quả các chế độ quản lý của Nhà nước, của Công ty lắp máy điện nước . Được ký các văn bản có liên quan thuộc lĩnh vực xây dựng cơ bản và chịu trách nhiệm trước Giám Đốc công ty, pháp luật Nhà Nước về các văn bản ký phát hành. Được phép chỉ đạo, điều hành từng phần việc của Phó Giám đốc khác do Giám đốc Công ty phân công khi phó Giám đốc đó đi vắng dài ngày Phó Giám Đốc Kinh Doanh Họ và tên : Nguyễn Văn Yên Chuyên ngành : Cử nhân kinh tế - ĐH Tài Chính Kế Toán Số năm kinh nghiệm : 30 năm Trách nhiệm Điều hành công tác quản lý tài sản, vật tư phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác đổi mới và phát triển doanh nghiệp cuả Công ty. Trực tiếp phụ trách khối văn phòng cơ quan Công ty. Phụ trách công tác quân sự cơ quan. Điều hành công tác nhần thầu các công trình. Điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm trước Gám đốc Công ty, Tổng Công ty và pháp luật Nhà Nước trước những công việc thuộc trách nhiệm cuả mình. Quyền hạn Được thay mặt Giám đốc chủ động điều hành, chỉ đạo, quản lý lĩnh vực kinh doanh. Được phép ban hành các văn bản đôn đốc kiểm tra thực hiện những nhiệm vụ được Giám đốc Công ty phân công, đảm bảo thi hành đúng đắn và có hiệu quả các chế độ quản lý của Nhà Nước, của Tổng Công ty. Giúp việc trực tiếp cho Giám đốc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh điện năng. Được kí các văn bản có liên quan thuộc lĩnh vực kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty, pháp luật Nhà Nước về các văn bản ký phát hành. Được trực tiếp làm việc, chỉ đạo công tác đàm phán và hiệp thương với các đối tác, các dự án liên doanh, liên kết hoặc đầu tư vốn vào các doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật, báo cáo Giám đốc Công ty về kết quả làm việc. Được phép chỉ đạo, điều hành từng phần việc của Phó Giám đốc khác do Giám đốc Công ty phân công khi Phó Giám đốc đó đi vắng. Cơ cấu ban Giám đốc cũng như sự phân công quyền hạn, trách nhiệm giữa các chức danh nhìn chung đã khá phù hợp, rõ ràng. Trình độ chuyên môn và trình độ chính trị của ban Giám đốc tưong đối cao. Tuy nhiên cần trang bị thêm kiến thức về tin học để giúp cho các thành viên trong ban Giám đốc sử dụng công nghệ thông tin thành thạo nhằm nâng cao hiệu quả công việc quản lý. II.2.2.2 Phân tích chức năng, nhiệm vụ của một số phòng ban chủ chốt. Phòng Tài Chính - Kế Toán Phòng Tài Chính - Kế Toán Công ty lắp máy điện nước có 5 người trong đó có 1 kế toán trưởng và 4 kế toán viên. Phòng kế toán có chức năng tham mưu cho Giám đốc công tác kế toán tài chính, hạch toán toàn công ty, quản lý tài chính kế toán cơ quan Công ty. (Theo phòng tổ chức hành chính). Kế toán trưởng Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Kế toán viên Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng kế toán Phòng Tài Chính - Kế Toán có 5 người trong đó có 1 kế viên cao cấp giữ chức vụ kế toán trưởng, còn lại là các kế toán viên và chuyên viên chính. Trình độ của kế toán trưởng là đại học với 20 năm kinh nghiệm, trong 4 kế toán viên có 2 người có trình độ đại học và 2 người có trình độ cao đẳng tốt nghiệp chuyên ngành tài chính kế toán. Truởng Phòng Tài Chính - Kế Toán có trình độ tiếng Anh B, nắm vững luật kế toán, hiểu rõ đặc điểm hạch toán, tổ chức sản xuất, nguyên tắc hạch toán của công ty. Xét về cơ cấu: Số lượng nhân viên trong Phòng Tài Chính - Kế Toán là Không nhiều so với quy mô của cơ quan Công ty. Tính trung bình mỗi chức danh có hơn một người đảm nhận trong khi căn cứ vào chuyên môn, nghiệp vụ của mỗi người và yêu cầu công việc thì mỗi chức danh chỉ cần 1 người nắm giữ. Như vậy, cơ cấu phòng ban của Công ty được giảm nhẹ dẫn đến bộ máy cơ cấu toàn Công ty cũng trở lên tinh gọn hơn. Xét về trình độ cán bộ, nhân viên phòng Tài Chính - Kế Toán: Trình độ tương ứng với yêu cầu công việc. năng lực và kinh nghiệm của mỗi nhân viên đều có đủ để đảm bảo hoàn thành công việc được giao. Mặt khác, một đặc điểm trong cơ cấu của cơ quan Công ty là phòng tài chính kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc Công ty. Sự sắp xếp này vô cùng hợp lý, nó làm cho các quyết định quản lý về nguồn lực tài chính trở lên rõ ràng, hợp lý do luôn có sự trao đổi thông tin giữa nhà lãnh đạo tổ chức và nhà quản lý tài chính cuả tổ chức. Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật có chức năng thực hiện các công việc nghiên cứu, phân tích và đề xuất với công ty những vấn đề về kỹ thuật của công ty, báo cáo dự toán của công ty trong ngắn hạn, và thương thảo các hợp đồng của công ty. (nguồn: Phòng tổ chức hành chính). Trưởng phòng Phó Phòng Chuyên viên kế hoạch Cán sự đánh giá, dự toán Chuyên viên kỹ thuật Văn thư Hình 2.4: Sơ đồ tổ chức phòng Kinh Tế Kỹ Thuật Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật công ty có 08 người trong đó bao gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, và 06 cán bộ làm việc trong các chuyên môn khác nhau. Trưởng phòng Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật là Ông Phạm Quý Thành đã có 30 năm kinh nghiệm trong nghề, Ông đã tốt nghiệp Đại Học Xây Dựng Hà Nội. Trưởng Phòng có nhiệm vụ quản lý mọi công việc trong phòng ban của mình và báo cáo với ban lãnh đạo công ty về kế hoạch hoạt động, các vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động, và kết quả hoạt động của phòng ban. Phó phòng Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật cũng đã tôt nghiệp Đại Học Xây Dựng Hà Nội và đã có 25 năm kinh nghiệm. Phó phòng có trách nhiệm giúp cho trưởng phòng quản lý các hoạt động của Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật. Chuyên Viên Kế Hoạch là một cử nhân Kinh Tế có trách nhiệm lập các kế hoạch hoạt động cho công ty, Thực hiện soạn thảo các hợp đồng của công ty và dự toán công tác hoạt động của công ty. Trong Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật có 03 chuyên viên kỹ thuật đã tốt nghiệp đại học các chuyên ngành tương ứng phụ trách kỹ thuật trong phòng cũng như trong công ty. Văn thư của Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật có trách nhiệm lưu trữ các tài liệu liên quan đến phòng ban của mình: Các hợp đồng, các chứng từ, sổ sách trong phòng. Xét về cơ cấu thì Phòng Kinh Tế Kỹ Thuật có cơ cấu tương đối hợp lý, phân công công việc. Tuy nhiên, phòng thực hiện các chức năng như Kinh Tế và Kỹ Thuật có nội dung khác nhau, nhiều khi không hề có liên quan với nhau nhiều dẫn đến không hiệu quả nếu xét theo tầm quản lý công ty. Phòng Tổ Chức Hành Chính Nhiệm vụ chủ yếu của phòng tổ chức hành chính là nghiên cứu, tham mưu cho ban lãnh đạo công ty các hình thức tổ chức cơ cấu công ty cho phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty trong từng thời điểm nhất định. Trưởng phòng của phòng tổ chức hành chính là Ông Mai Văn Bảo, đã tốt nghiệp Đại Học Giao Thông Vận Tải và đã có 20 năm kinh nghiệm. phó phòng cũng đã tôt nghiệp đai học và đã có 05 năm kinh nghiệm. Ngoài ra phòng tổ chức hành chính còn có 01 văn thư và 03 lái xe. Trong Công ty lắp máy điện nước, phòng tổ chức hành chính không phải là một trong các phòng ban lớn mạnh, mà chỉ là một phòng nhỏ. Chỉ có tác dụng nghiên cứu, thay đổi cơ cẩu tổ chức trong những trường hợp cần thiết, và rất ít khi hoạt động. Xét về cơ cấu thì phòng tổ chức hành chính có cơ cấu nhỏ nhất trong công ty với 05 người, tuy nhiên không hợp lý khi trưởng phòng tổ chức hành chính lại là một người tốt nghiệp Đại Học Giao Thông Vận Tải mà không phải là một người đúng chuyên ngành tổ chức hay quản lý. Có thể nói phòng Tố Chức Hành Chính trong Công ty lắp máy điện nước lập ra thì thừa mà bỏ đi thì thiếu và đó là vấn đề lớn hiện nay ở công ty. Phòng Cơ Giới Vật Tư Nhiệm vụ của Phòng Cơ Giới Vật Tư đó là tổ chức thu mua trang thiết bị, vật tư đầu vào cho công ty, phục vụ công tác thi công xây lắp của công ty. Tìm kiếm những nguồn cung cấp vật tư chất lượng, ổn định và giá thành thấp… Phòng Cơ Giới Vật Tư có cơ cấu khá đơn giản: Chỉ gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 01 nhân viên. Trưởng phòng là Ông Trần Ngọc Sửu đã tốt nghiệp Đại Học Xây Dựng Hà Nội và đã có 25 năm kinh nghiệm. I.3 PHÂN TÍCH MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định cơ cấu của một tổ chức. ngược lại, cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố thuộc về môi trường bên trong cũng như bên ngoài của tổ chức, với mức độ tác động thay đổi theo từng trường hợp. Có những yếu tố cơ bản là: Chiến lược phát triển của tổ chức; Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức; Công nghệ; Đặc điểm về sản phẩm; Đặc điểm về nguồn nhân lực; Môi trường… Công ty lắp máy điện nước cũng là một tổ chức cũng tuân theo quy luật như thế. II.3.1 Chiến lược phát triển của công ty Chiến lược phát triển là kế hoạch đặc biệt quan trọng đối với mỗi tổ chức, quyết định đến tương lai của công ty. còn cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ thúc đẩy quá trình thực hiện chiến lược, ngược lại nếu cơ cấu tổ chức không hợp lý sẽ cản trợ việc thực hiện chiến lược của công ty, tổ chức. Cơ cấu tổ chức sẽ phải thay đổi khi có sự thay đổi của chiến lược. Động lực khiến các tổ chức phải thay đổi cơ cấu là sự kém hiệu quả của các thuộc tính cũ trong việc thực hiện chiến lược. Một công ty có chiến lược kinh doanh đơn ngành nghề thì cơ cấu tổ chức thường là cơ cấu tổ chức chức năng, công ty có chiến lược đa dạng hoạt động theo dây chuyền sản xuất thì có cơ cấu tổ chức chức năng với các trung tâm lợi ích – chi phí, còn công ty có chiến lược đa dạng hóa các ngành nghề có mối quan hệ rất chặt chẽ thì có cơ cấu tổ chức đơn vị. (theo Giáo trình Khoa Học Quản Lý I). II.3.1.1 Sơ đồ SWOT của Công ty lắp máy điện nước Cơ hội 1.Ít đối thủ cạnh tranh. 2.Thị trường rộng lớn. Thách thức 1.Giá vật tư tăng mạnh. 2.Cạnh tranh. Điểm mạnh 1.Công ty có quy mô lớn, có nhiều kinh nghiệm hoạt động. 2.Cán bộ, công nhân có trình độ cao. 3.Có uy tín lớn trên thị trường. 4.Công nghệ hiện đại. Mở rộng thị trường 1.Tập trung phát triển một đoạn thị trường 2. nghiên cứu công nghệ sản xuất kinh doanh khác Điểm yếu 1.Thiếu vốn đầu tư. 2.Cơ cấu tổ chức còn nhiều hạn chế. 1.Tiến hành cổ phần hóa. 2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức 1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức 2.Cổ phần hóa Hình 2.5: Sơ đồ SWOT của Công ty lắp máy điện nước II.3.1.2 Phân tích sơ đồ SWOT của Công ty lắp máy điện nước Cơ hội Trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay của đất nước, thì việc xây dựng mới các công trình cũng như nâng cấp các công trình nói chung, và sử dụng các dịch vụ của Công ty lắp máy điện nước nói riêng là rất lớn, và có xu hướng tăng trong thời gian tới. Nhu cầu tăng nhanh là điều kiện tốt để công ty có thể có nhiều cơ hội để thực chiến lược cũng như hoạch định chiến lược. Hiện nay trên thị trường chưa có nhiều công ty, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thi công, lắp đặt máy móc thiết bị hoặc có chăng thì cũng chỉ là những công ty có quy mô nhỏ khó có thể cạnh tranh với công ty. Chính vì thế mà Công ty lắp máy điện nước có những lợi thế nhất định trong quá trình hoạt động kinh doanh. Trong các năm gần đây, các công ty xây dựng được thành lập không nhiều, chủ yếu là những công ty trách nhiệm hữu hạn có quy mô vừa và nhỏ, chủ yếu là thực hiện các công trình nhỏ hay công trình dân dụng. Những công ty lớn thì phần nhiều là do các tổng công ty thành lập nên. Thách thức Song song với cơ hội thì thị trường cũng đặt ra cho Công ty lắp máy điện nước nhiều thách thức lớn, đòi hỏi Công ty lắp máy điện nước phải có những điều chỉnh thích hợp để có thể hoạt động một cách bình thường. Trong thời gian qua, giá cả của các loại hàng hóa tăng mạnh, vật tư và thiết bị đầu vào của tất cả các công ty, doanh nghiệp đều tăng làm cho chi phí đầu vào tăng, rất không thuận lợi trong quá trính hoạt động kinh doanh. Giá của các loại vật tư không những tăng nhanh mà còn biến động khôn lường, tạo ra cho công ty nhiều thách thức trong kinh doanh như việc hoạch định chiến lược, kế hoạch hoạt động từng thời kỳ, hạch toán chi phí kinh doanh…Điều đó đặt ra cho công ty phải có những chính sách cụ thể trong từng thời kỳ để có thể giảm thiểu chi phí kinh doanh, hạ giá thành các công trình xây dựng, đồng thời có chính sách làm ổn định quá trình hoạt động để các công trình không phải chịu ảnh hưởng lớn của sự tăng giá. Ngoài ra, hiện nay Công ty lắp máy điện nước còn phải đương đầu với nguy cơ cạnh tranh từ các đối thủ cạnh tranh khi mà các công ty hoạt động trong lĩnh vực tương tự được thành lập với quy mô lớn ngày càng nhiều. Sự xuất hiện của các công ty có vốn đầu tư nước ngoài, các công ty 100% vốn nước ngoài ngày càng được thành lập nhiều. Thị trường hoạt động rộng lớn, ngày càng mở rộng cùng với việc có ít công ty khai thác trên thị trường đã hấp dẫn các nhà đầu tư mở rộng hoạt động kinh doanh sang thị trường này, khiến cho áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng. Điều đó lại một lần nữa buộc các nhà lãnh đạo công ty phải có những chính sách phù hợp để có thể giữ vững thị phần hoạt động trên thị trường. Điểm mạnh Công ty lắp máy điện nước là một công ty có quy mô lớn, nhiều kinh nghiệm hoạt động trên thị trường xây dựng và lắp máy điện nước. Là công ty tự hạch toán và được thành lập từ năm 1997 với chức năng chính là thi công, lắp máy, điện nước cho các công trình dân dụng và khu công nghiệp. Với quy mô lớn, công ty có thể đủ sức đảm đương thi công các công trình lớn đòi hỏi kỹ thuật cao. Với quy mô vốn kinh doanh lớn công ty có thể đầu tư các trang thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất kinh doanh khi cần thiết. Cán bộ công nhân trong công ty có trình độ chuyên môn cao. Các cán bộ hầu hết có trình độ đại học và trên đại học, có tinh thần đoàn kết, luôn hết lòng vì sự phát triển chung của công ty tạo thành một khối vững chắc. Đây là thế mạnh lớn giúp cho công ty vượt qua các khó khăn. Ngoài ra, uy tín lớn của công ty trên thị trường và công nghệ tiên tiến hiện đại của công ty cũng là một lợi thế, giúp cho công ty có thể dễ dàng thầu được những công trình có quy mô lớn. Điểm yếu Trong thời gian hiện nay, các công ty, doanh nghiệp đều muốn đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh, tuy nhiên, vốn đầu tư đang là vấn đề khó khăn nhất. Công ty lắp máy điện nước cũng đang gặp khó khăn về vấn đề vốn đầu tư. Nhất là khi áp lực cạnh tranh từ các đối thủ càng tăng thì ngoài việc đầu tư mở rộng các lĩnh vực kinh doanh, công ty còn cần đầu tư theo chiều sâu các lĩnh vực đó, tạo ra sức mạnh cạnh tranh với các đối thủ. Là một đơn vị hạch toán độc lập lâu năm, nhưng doanh thu của công ty để ra nhằm đầu tư phát triển không nhiều và thiếu đáng kể trong những năm gần đây. Đây là vấn đề lớn tuy nhiên vẫn chưa có câu trả lời, có chăng chỉ là trông chờ vào vốn được cấp từ tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng – LICOGI. Một điểm yếu khác của Công ty lắp máy điện nước đó là cơ cấu tổ chức công ty. Tuy công ty đang sở hữu những cán bộ giỏi, có trình độ cao, sở hữu những công nhân có tay nghề cao nhưng vẫn chưa phát huy hết được sức mạnh đó. Cơ cấu tổ chức của công ty vẫn còn nhiều rườm rà nhiều khi còn chồng chéo công việc, không khuyến khích được sức sáng tạo trong nhân viên. Chiến lược phát triển Trong suốt thời gian gần 25 năm qua, Công ty lắp máy điện nước ngày càng khẳng định được uy tín và vị thế của mình trên thị trường trên thị trường xây dựng và lắp máy điện nước. Nói đến Công ty lắp máy điện nước là người ta nghĩ đến thế mạnh của một công ty năng động trong quản lý kinh doanh, điều hành sản xuất với những bước đột phá đa dạng hóa ngành nghề. Với mục tiêu kinh doanh đa dạng hóa ngành nghề, đa sở hữu. Chiến lược kinh doanh hiện nay của công ty vẫn là xây dựng thương hiệu bền vững dựa trên định hướng giá trị văn hóa, nhân văn. Luôn mở rộng tầm hoạt động và có những chương trình hoạt động thiết thực. Không những hoạt động trong lĩnh vực lắp máy điện nước trên thị trường toàn quốc mà còn mở rộng thêm các lĩnh vực hoạt động khác như thiết kế và sản xuất cốp pha định hình. Chỉ tiêu phát triển của công ty cho tới năm 2010: Tổng giá trị doanh thu: 100 tỷ đồng. Nộp ngân sách nhà nước: 19 tỷ đồng. Lợi nhận trước thuế là: 45 tỷ đồng Thu nhập bình quân: 4 triệu đồng/ người/ tháng. (Nguồn: Kế hoạch phát triển Công ty lắp máy điện nước). II.3.2 Quy mô công ty Quy mô và độ phức tạp trong hoạt động kinh doanh của tổ chức có ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức. Tổ chức có quy mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hóa, tiêu chuẩn hóa, hình thức hóa cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện các hoạt động không phức tạp. Là một doanh nghiệp hoạt động thiết kế, thi công lắp đặt trên khắp cả nước, Công ty lắp máy điện nước có quy mô lớn và khá phức tạp. Với hơn 550 người trong đó có 126 người là cán bộ kỹ thuật và quản lý, 424 công nhân kỹ thuật được đào tạo cơ bản và có tay nghề từ bậc 3 đến bậc 7. Cơ cấu tổ chức công ty nói chung là kồng kềnh, chính vì vậy đòi hỏi cơ quan công ty phải có mức độ chuyên môn hoá cao và phân chia theo chức năng rõ ràng, tiêu chuẩn hoá cao. Công ty lắp máy điện nước có nguồn vốn kinh doanh khá lớn, với khoảng 80.5 tỷ đồng trong năm 2007 và không ngừng được nâng cao trong những năm tới. Có thể nói Công ty lắp máy điện nước là một trong những công ty có quy mô lớn hoạt động trong lĩnh vực lắp máy điện nước ở nước ta hiện nay. Hiện nay Công ty lắp máy điện nước đang thực hiện công tác quản lý theo tiêu chuẩn ISO 2002 nhằm xây dựng cơ cấu công ty thành một doanh nghiệp chuẩn hoá theo tiêu chuẩn quốc tế. (Nguồn: Phòng tổ chức hành chính Công ty lắp máy điện nước). II.3.3 Công nghệ Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có thẻ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Các tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp. Cơ cấu phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ. Các tổ chức khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng cán bộ quản lý cấp cao có trình độ học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật; Cán bộ quản lý có chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào việc hậu thuận và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công nghệ; Cơ cấu tổ chức thường phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm bảo sự điều phối một cách chặt chẽ trong việc đưa ra quyết định liên quan đến hoạt động chính của tổ chức và công nghệ. Hiện nay, trên thị trường thì Công ty lắp máy điện nước là một trong những công ty có công nghệ tiên tiến nhất trong lĩnh vực thi công và lắp máy điện nước, tuy nhiên cơ cấu tổ chức của công ty lại không đáp ứng được những yêu cầu trên để công ty có thể thực hiện được mục tiêu đi đầu về công nghệ. II.3.4 Đặc điểm về nguồn nhân lực Theo số liệu từ phòng tổ chức hành chính công ty lắp máy điện nước thì: Tổng số lao động của Công ty lắp máy điện nước là 550 người, trong đó: 126 người là cán bộ kỹ thuật và quản lý; 424 công nhân kỹ thuật được đào tạo cơ bản, có tay nghề từ bậc 3 đến bậc 7 và được học tập qua các lớp an toàn lao động. Lực lưỡng cán bộ, công nhân viên đều luôn được bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghề nghiệp qua các năm do công ty tổ chức và trải qua nhiều công trình trọng điểm của nhà nước và các công trình trong và ngoài nước. Vị trí các lao động trong Công ty Lắp máy điện nước TT Ngành nghề chuyên môn Cán bộ CN Kỹ thuật Tổng số Đại học Cao Đẳng Trung cấp Bậc 5 ÷ 7 Bậc 3 ÷ 5 1 Điện kỹ thuật 5 4 5 20 50 84 2 Kinh tế các ngành 6 3 6 15 3 Xây dựng, giao thông 4 6 8 15 32 65 4 Cơ khí chế tạo 6 6 5 36 52 105 5 Công nghệ hàn 1 2 25 30 57 6 Máy động lực 2 2 1 6 12 23 7 Cấp thoát nước 6 1 1 18 38 64 8 Trắc địa, địa chất 2 6 1 9 9 Thủy lợi 2 2 1 4 6 15 10 Môi trường 1 10 11 11 Điện tử, tự động hóa 1 2 10 15 28 12 Luật kinh tế 2 2 13 Thợ lái xe máy cẩu 4 12 16 14 An toàn lao động 2 2 4 15 Phiên dịch 6 6 16 Y tế 2 2 4 17 Nhân viên hành chính 8 8 18 Chuyên môn khác 1 3 5 24 33 Tổng số 46 37 43 143 281 550 Hình 2.6: Biều đồ cơ cấu lao động Nhận Xét: Tỷ lệ lao động có trình độ đại học trở lên trong Công ty lắp máy điện nước là 8.4% ; tỷ lệ lao động có trình độ cao đẳng là 6.7%; trung cấp là 7.8% con công nhân kỹ thuật chiếm tỷ lệ cao nhất 77.1%. Cơ cấu lao động như thế là phù hợp với một công ty chuyên về xây dựng như Công ty lắp máy điện nước. Hiện nay trong Công ty lắp máy điện nước số lượng cán bộ là nữ ít, chỉ có 20 người và trình độ của những cán bộ nữ này cũng không cao. Trong số 20 cán bộ nữ thì chỉ có 3 người là có trình độ đại học, 5 người có trình độ cao đẳng, còn lại là trung cấp. Độ tuổi của lao động trong Công ty lắp máy điện nước cũng không chênh lệch nhiều. Ngoài công nhân làm việc tại các công trường thì những cán bộ quản lý và cán bộ kỹ thuật là những người đã có thâm niên trong nghề, lực lượng quản lý trẻ ở công ty là rất ít. Điều đó trước mắt có thể giúp công ty hoạt động tốt ở thời điểm hiện tại, tuy nhiên không có sự đầu tư cho tương lai thì sẽ là một khó khăn cho công ty. Không có đội ngũ cán bộ trẻ công ty thiếu đi một sự năng động cần thiết của lớp trẻ, thiếu đi tính linh hoạt trong cơ cấu tổ chức, không có thể cạnh tranh được lâu dài với các đối thủ. PHẦN III MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY LẮP MÁY ĐIỆN NƯỚC III.1 MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN III.1.1 Mục đích Theo kết quả nghiên cứu và phân tích trên đây thì Công ty lắp máy điện nước vẫn còn tồn tại một vài hạn chế nhất định trong cơ cấu tổ chức. Chính vì vậy, nhiệm vụ trước mắt của ban giám đốc công ty đó là phải làm thế nào để chỉnh đốn lại cơ cấu tổ chức công ty, cho phù hợp với những thay đổi của môi trường trong và ngoài công ty. III.1.2 Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức Phương hướng đổi mới và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty đó là: Gọn nhẹ, chuyên tinh, linh hoạt và có hiệu quả. Bộ máy quản lý mới phải thể hiện tính thống nhất trong mục tiêu chung của tổ chức, phải là tối ưu nhất và thể hiện tính linh hoạt cao. Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ có nghĩa là xây dựng một cơ cấu tổ chức nhỏ gọn không kồng kềnh mà vẫn đáp ứng được yêu cầu của công việc. Chuyên tinh có nghĩa là hoàn thiện cơ cấu tổ chức hướng đến xây dựng đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có năng lức quản lý thực sự. Chính vì thế mà số lượng cán bộ giảm mà vẫn đáp ứng được yêu cầu của công việc. Bộ máy quản lý công ty mới phải mang lại hiệu quả cho công ty, được mọi người chấp nhận. III.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ TỔ CHỨC III.2.1 Nhóm giải pháp về tổ chức III.2.1.1 Mở rộng sự phân cấp, phân quyền trong công ty Phân cấp, phân quyền là vấn đề lớn trong mọi tổ chức, đồng thời nó cũng là một vấn đề rất tế nhị. Đụng chạm tới quyền lợi và nghĩa vụ của rất nhiều người. Trong Công ty lắp máy điện nước sự phân cấp, phân quyền đã được xác định rõ. Quyền lực của từng bộ phận được gắn liền với chức danh của họ trong công ty. Nhưng thực tế, tại công ty, sự phân cấp, phân quyền còn hạn chế, gây ra không ít cản trợ cho hoạt động của công ty. Với khoảng 550 người làm việc trong công ty thì bộ máy quản lý doanh nghiệp tương đối lớn, phạm vi quản lý rộng do vậy quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ quản lý là tương đối lớn. Riêng Giám Đốc công ty phải trực tiếp chỉ đạo rất nhiều phòng ban, đôi khi bị nhiễu thông tin và áp lực công việc rất lớn ảnh hưởng tới tâm lý lãnh đạo mất tập trung vào những việc mang tính chiến lược của công ty. Cần thiết phải uỷ quyền cho cấp dưới những công việc cần thiết. Khi đó cấp dưới được uỷ quyền có nghĩa vụ phải hoàn thành công việc và báo cáo lại cho giám đốc. Giám đốc lúc này chỉ giữ vai trò điều hành, giám sát các hoạt động của cấp dưới, nhơ đó có thêm thời gian cho các công việc mang tính chiến lược của công ty. Mặt khác, các phòng ban quản lý cũng được giao cho từng Phó Giám Đốc phụ trách. Cụ thể là, Phó Giám Đốc kinh doanh phụ trách chủ yếu các mạng đối ngoài của doanh nghiệp từ việc hiệp tác sản xuất, liên doanh, liên kết đến công tác mua vật tư, tổ chức tiêu thụ sản phẩm. Phó Giám Đốc kỹ thuật phụ trách về mạng kỹ thuật trong công ty, từ khâu kiểm duyệt những thiết bị mới nhập cho tới máy móc thiết bị đã qua sử dụng và toàn bộ những vấn đề liên quan đến kỹ thuật của công trình. Phó Giám Đốc - KCN là người chịu trách nhiệm chính trong việc thi công các công trình dân dụng và khu công nghiệp. Tuy nhiên, trong các lĩnh vực mà các Phó Giám Đốc được toàn quyền quyết định đôi khi lại mang tính chủ quan của các Phó Giám Đốc dẫn đến quyết định không đạt được hiệu quả như mong muốn. Để khắc phục tình trạng này thì mở rộng phân quyền là một cách hữu hiệu. Bằng việc mở rộng phân quyền, các trưởng phòng, nhân viên cấp dưới sẽ có thể tham gia nhiều hơn vào công tác quản lý chung của công ty. phát huy tôt tính sáng tạo trong công việc của các nhân viên. Tự đó có những đề xuất, kiến nghị đúng đắn hơn trong việc hoàn thiện các quyết định quản lý. Hiện nay, môi trường kinh doanh đang có nhiều biến động, cơ cấu tổ chức của Công ty lắp máy điện nước cần thu gọn nên việc mở rộng phân cấp quản lý là điều cần thiết và phải tuỳ thuộc vào quy mô, khối lượng công việc của từng bộ phận để có thể bố trí nhân sự cho phù hợp, tránh tình trạng phân cấp phần quyền quá mức làm thổi phồng quy mô cơ cấu tổ chức. III.2.1.2 Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận Mô hình trực tuyến chức năng của Công ty lắp máy điện nước có một nhược điểm lớn đó là giảm sự phối hợp giữa các bộ phận. Điều này làm tiến độ công việc chậm chạp, các quyết định quản lý kém chính xác và văn hoá tổ chức bị rời rạc. Để khắc phục nhược điểm này trong cơ cấu bộ máy tổ chức Công ty lắp máy điện nước ta có những giải pháp sau: Thứ nhất: dựng một sơ đồ cơ cấu đặt tại vị trí thuận tiện để mọi nhân viên đều có thể nhìn thấy. Nhờ đó nắm bắt được mối liên hệ chức năng giữa các phòng ban trong công ty. Thứ hai: Ban lãnh đạo cần thường xuyên tổ chức những cuộc họp gồm các Phó Giám Đốc và các trưởng phòng ở các lĩnh vực có liên quan cùng tham gia thảo luận. Thứ ba: Xây dựng những “sứ giả” thường là những nhà tham mưu hoặc những người có quan hệ tốt trong công ty tìm hiểu các phòng ban qua đó tuyên truyền gắn kết các bộ phận trong công ty lại. Thứ tư: Công bố rộng rãi chiến lược chính sách, kế hoạch lớn cho tất cả các thành phần, bộ phận liên quan. III.2.2 Nhóm giải pháp về lao động III.2.2.1 Đào tạo nhân lực Trong giai đoạn hội nhập hiện nay, cạnh tranh giữa các công ty trên thị trường là rất lớn. Để hạ giá thành sản phẩm, tạo ra sản phẩm hợp với thị hiếu người tiêu dùng đòi hỏi phải có đội ngũ lao động có trình độ cao, Con người là cái nguồn lực chính giúp tổ chức thực hiện chiến lược của mình. Nói chung trình độ lao động cao thì công ty mới có thể hoạt động kinh doanh tốt, cạnh tranh được với đối thủ. Chính vì vậy, đào tạo nguồn nhân lực là công việc quan trọng trong mỗi tổ chức. Công việc đào tạo bao gồm những việc sau: Hoàn thiện kỹ năng quản lý cho người lãnh đạo, nâng cao tay nghề cho công nhân, công nhân kỹ thuật và hoàn thiện công tác đào tạo lao động. III.2.2.1.1. Hoàn thiện kỹ năng quản lý cho người lãnh đạo Để thực hiện các kỹ năng quản lý cần thực hiện các giải pháp cụ thể sau: Hoàn thiện kỹ năng lãnh đạo trực tiếp: là kỹ năng làm việc với con người trong tổ chức và bên ngoài liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện kỹ năng uỷ quyền: là kỹ năng mà người lãnh đạo cho phép cấp dưới của mình có quyền chịu trách nhiệm và ra quyết định ở một số khâu, một số giai đoạn. Tuy nhiên, khi cấp trên giao quyền cho cấp dưới nhưng không phải là hoàn toàn, vẫn phải theo dõi quá trình làm việc của cấp dưới. Đồng thời, cấp dưới cũng phải thường xuyên báo cáo lên cấp trên kết quả làm việc và những vấn đề lớn của công ty. Hoàn thiện kỹ năng nghiệp vụ: Mặc dù giám đốc là người điều hành nhưng muốn điều hành và giám sát được các bộ phận đòi hỏi người quản lý phải nắm vững được chuyên môn nghiệp vụ của các bộ phận mình quản lý, phải hiểu sâu sắc chuyên môn của công ty mới có thể quản lý tốt được công ty. Hoàn thiện kỹ năng tư duy và phát triển hệ thống: Đây là kỹ năng quan trọng. Cần phải phối hợp mọi người trong công ty thành một khối thống nhất đồng thời phải biết phân tích tổ chức một cách hoàn hảo trước khi ra quyết định. Đây là kỹ năng phức tạp, Công ty có quy mô càng lớn thì đòi hỏi càng cao. Để hoàn thiện những kỹ năng trên, công ty cần cho các cán bộ quản lý của mình tham gia học tập tại các trường có uy tín, hay công ty tự tổ chức các lớp tập huấn và mời giáo viên tại các trường có uy tín đến giảng dạy. Hiện nay Công ty lắp máy điện nước đã thực hiện những việc này tuy nhiên cần phải đẩy mạnh hơn nữa công tác đào tạo. Ngoài ra, nếu cần thiết công ty có thể cử cán bộ sang nước ngoài nghiên cứu. III.2.2.1.2 Nâng cao tay nghề cho công nhân Tay nghề công nhân là yếu tố rất quan trọng trong quá trình thực hiện công việc của công ty, nhất là với Công ty lắp máy điện nước, một công ty hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật. Nếu công nhân được đào tạo tốt, tay nghề cao thì công ty có thể giảm bớt được rất nhiều lao động giảm chi phí nhân công mà vẫn có thể thực hiện tốt các công việc của công ty. Ngoài ra, công nhân có tay nghề cao là điều kiện tốt để công ty có thể áp dụng công nghệ một cách tốt hơn trong quá trình thi công. Để thực hiện được điều này, ngoài chất lượng công nhân đầu vào thì công ty cần tổ chức tốt công tác đào tạo lao động trong quá trình làm việc của công nhân. III.2.2.1.3 Hoàn thiện công tác đào tạo lao động Như đã phân tích ở trên thì công tác đào tạo lao động là cực kỳ quan trọng, cho dù đó là doanh nghiệp nhà nước hay là công ty tư nhân hay bất kỳ một loại hình doanh nghiệp tổ chức nào khác. Ý thức được tầm quan trọng này Công ty lắp máy điện nước luôn tổ chức đào tạo lao động, nâng cao kiến thức cho người lao động trong công ty. Trên thực tế hiện nay, Công ty lắp máy điện nước đang áp dụng các hình thức đào tạo sau: Đào tạo chủ yếu cho cán bộ nhân viên làm việc lâu năm đồng thời hướng dẫn cho nhân viên mới hoặc nhân viên có chuyên môn kém hơn nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu của công việc. Đào tạo kỹ năng an toàn lao động. Đây là kỹ năng tối cần thiết trong lao động, nhất là đối với những công ty hoạt động xây lắp như Công ty lắp máy điện nước. Và công ty cũng tổ chức đào tạo thường xuyên theo định kỳ. Đào tạo kỹ năng, cách thức làm việc điển hình trong công ty. Chính vì thế, nhân viên trong công ty có thể luân chuyển cho nhau giữa các bộ phận. Đào tạo tại chỗ. Đây là hình thức đào tạo thực nghiệm hơn là lý thuyết. Theo hình thức đào tạo này, nhân viên được đào tạo thông qua sự quan sát trực tiếp của người hướng dẫn. Chính vì vậy, giảm được chi phí đào tạo. Tuy nhiên, ngoài các hình thức trên Công ty lắp máy điện nước cần áp dụng các giải pháp sau nhằm có định hướng nghề nghiệp rõ ràng cho nhân viên trong khi đào tạo: Thứ nhất: Tạo cơ hội để người lao động có thể thay đổi công việc, giúp họ nắm vững được nhiều kỹ năng trong công việc. Để sắp xếp cho họ công việc phù hợp với kỹ năng tôt nhất của họ Thứ hai: Thường xuyên cung cấp các thông tin về cơ hội việc làm trong công ty. Tạo động lực cho nhân viên để họ luôn có những cơ hội thăng tiến. Tạo ra môi trường cạnh tranh công bằng trong công ty. III.2.2.2 Chế độ đãi ngộ Một trong những phương pháp tốt để thu hút đồng thời duy trì sự gắn kết của người lao động với công ty đó là chế độ đãi ngộ của công ty. Hiện nay Công ty lắp máy điện nước có một số các chế độ đãi ngộ sau: Tổ chức các chuyến tham quan nghỉ mát cho cán bộ, nhân viên. Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ nhằm chăm sóc sức khoẻ cho nhân viên một cách thường xuyên. Tổ chức tuyên dương và có phần thưởng xứng đáng đối với những người có thành tích tốt trong quá trình lao động. Tạo điều kiện thuận lợi để người lao động học tập nâng cao trình độ. III.2.3 Nhóm giải pháp về kinh tế Giải pháp về kinh tế là một trong những công cụ của nghệ thuật quản lý. Đó là phương pháp mang tính gián tiếp, sự tác động của phương pháp này nhẹ nhàng hơn phương pháp hành chính tuy nhiên trong nhiều trường hợp nó lại mang lại hiệu quả hơn. Trong tất cả các tổ chức, vấn đề lợi ích đối với người lao động bao giờ cũng là vấn đề nhạy cảm, người lao động sẽ phản ứng lại trước những vấn đề ảnh hưởng đến lợi ích của họ. Do vậy, để quản lý tốt tổ chức thì phương pháp kinh tế là không thể thiếu. Hiện nay, tại Công ty lắp máy điện nước luôn tồn tại cả phương pháp hành chính lẫn phương pháp kinh tế. Ví dụ: Nếu nhân viên trong công ty vi phạm kỹ luật lao động làm ảnh hưởng tới công ty, thì tuỳ thuộc vào mức độ vi phạm mà phải chịu hình phạt hành chính, hay là vị trừ lương, cắt thưởng,… Tuy nhiêm, bên cạnh xử phạt bằng kinh tế cũng cần thiết phải có khen thưởng về mặt kinh tế nhằm khuyến khích người lao động. Những người lao động có thành tich tốt trong quá trình công tác thì sẽ được khen thưởng, đồng thời cũng có những khen thưởng về vật chất nhất định. III.2.4 Xây dựng văn hoá công ty Văn hoá tổ chức là những giá trị, những chuẩn mực, lễ nghi hàng ngày mang tính đặc trưng của tổ chức. Chính văn hoá tổ chức đã gắn kết người lao động trong tổ chức lại với nhau tăng cường khả năng phối hợp giữa mọi người để đạt mục đích chung. Tuy nhiên, văn hoá công ty không phải tự có mà nó được xây dựng và gìn giữ dựa trên phong cách làm việc của tất cả nhân viên trong công ty. Để xây dựng văn hoá làm việc trong thời gian tới thì nên thực hiện những nhiệm vụ sau: Cần thiết phải tăng cường đoàn kết của toàn bộ cán bộ, công nhân trong toàn công ty, tạo cho mọi người niềm tin về sự phát triển của công ty trong tương lai từ đó tạo ra động lực làm việc cho tất cả mọi người. Muốn thế thì người Giám Đốc phải hiểu được tâm lý của nhân viên của mình tìm ra phương pháp mang tính xúc tác để liên kết họ lại thành một khối thống nhất. Đây là việc rất phức tạp và tế nhị, nếu không làm tốt nó có thể gây ra kết quả ngược lại. Tạo ra phong cách làm việc công nghiệp trong toàn công ty, điều này phụ thuộc vào các quy định của công ty. Nhưng các quy định nhiều lúc cũng trở nên cứng nhắc, cần phải chỉnh sửa lại. Phải đánh giá công việc của nhân viên định kỳ, và công khai. Xây dựng trên những tiêu chuẩn chung để đánh giá nhằm tạo ra sự công bằng trong công tác đánh giá. Quan tâm đến đời sống của nhân viên và hiểu được công việc của họ. Cần phải có những cuộc trao đổi giữa Giám Đốc và các nhân viên hướng dẫn công việc để mọi người có thể hiểu về nhau nhiều hơn. III.2.5 Mô hình mới đề xuất Trong mô hình cơ cấu mới đề xuất có những thay đổi như sau: Gộp phòng thị trường, phòng kế hoạch đầu tư và phòng cơ giới vật tư vào phòng vào phòng kinh tế kỹ thuật. Và phòng kinh tế kỹ thuật chịu sự giám sát của cả phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc kỹ thuật; III.2.5.1 Lý do thay đổi Qua thời gian thực tập ở công ty, tôi nhận thấy chức năng của các phòng thị trường, và phòng kinh tế kỹ thuật có chức năng khá tương đồng và liên quan đến nhau khá chặt chẽ. Phòng kế hoạch đầu tư và phòng kinh tế kỹ thuật đều có chức năng soạn thảo kế hoạch hoạt động của công ty. Nhưng phòng kinh tế kỹ thuật còn có chức năng về kỹ thuật của các công trình của công ty. Phòng thị trường và phòng kinh tế kỹ thuật nếu được gộp lại thành một thì có thể phát huy tốt hơn nhiệm vụ của từng phòng nếu để tách riêng. Phòng thị trường có thể cập nhật tốt hơn giá cả của các yếu tố vật tư thiết bị đầu vào, còn phòng kinh tế kỹ thuật nếu được cập nhật các thong tin này thì có thể hoạt động hiệu quả hơn. Nếu để 2 phòng này riên biệt thì dẫn đến hiện tượng các phòng ban không phối hợp tôt với nhau, có thể dẫn đến kết quả hoạt động của phòng kinh tế kỹ thuật là kế hoạch hoạt động của công ty không được khách quan. Điều này càng tồi tệ hơn nếu có sự đấu tranh giữa hai phòng này. III.2.5.2 Mô hình cơ cấu tổ chức mới như sau Các Ph Giám Đốc Giám Đốc Công Ty Phòng TC - KT Phòng KT - KT Phòng TC - HC Phòng CG - VT Xưởng cơ khí Đội thi công lắp máy I Đội thi công lắp máy II Các đội thi công lắp máy khác Đội cẩu chuyển Đội hàn Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức mới đề xuất III.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI BAN GIÁM ĐỐC III.3.1 Tinh giảm lao động ở một số phòng ban Như đã phân tích ở trên, phòng kế hoạch đầu tư và phòng kinh tế kỹ thuật có một số chức năng tương tự nhau nên tồn tại số lao động hoạt động có trình độ như nhau trong hai phòng này là khá nhiều. Khi sát nhập hai phòng này lại với nhau thì sẽ xảy ra hiện tượng chồng chéo trong quá trình hoạt động, Số nhân lực quá nhiều cần thiết phải tinh giảm bớt. Trong quá trình tinh giảm không loại trừ khả năng phải sa thải một số lao động hay phải tuyên chuyển lao động sang một bộ phận khác. Tuy nhiên, mục tiêu của chúng ta đó là có một cơ cấu tổ chức hợp lý, cán bộ công nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao và có trách nhiệm với công ty. Nên kết hợp những lao động có tuổi, có kinh nghiệm làm việc với những lao động trẻ, có sức sáng tạo cao. III.3.2 Thành lập ban phục vụ đời sống Để năng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty, giúp cho mọi người có thêm thời gian nghỉ ngơi và đảm bảo sức khoẻ, Công ty nên thành lập ban phục vụ đời sống. Lý do thành lập: Tại Công ty lắp máy điện nước hiện nay có nhiều cán bộ công nhân nhà xa, thời gian nghỉ trưa ít mọi người trong công ty muốn ăn trưa tại cơ quan để tiện cho làm việc buổi chiều. Tuy nhiên, trụ sở làm việc của công ty nhỏ lại không có căngtin cho nên người lao động thường phải ra ngoài vừa không tiện lại không đảm bảo. Chính vì thế, công ty nên có một ban đời sống để thực hiện chức năng này. Chức năng, nhiệm vụ của ban phục vụ đời sống: Ban phục vụ đời sống có chức năng đảm bảo bữa ăn trưa cho những nhân viên có nhu cầu. Cụ thể có nhiệm vụ liên hệ với những nhà hàng có chất lượng tốt để cỏ thể đặt cơm cho cán bộ, công nhân trong công ty sau đó giao cơm trưa theo đúng thời gian đã định. Cơ cấu ban: Cơ cấu ban gồm 3 người bao gồm một trưởng ban và hai nhân viên. Ban này được đặt trong cơ cấu văn phong của công ty. Trưởng ban có nhiệm vụ liên hệ các nhà hàng có uy tín, chất lượng. Xác định các suất ăn hàng ngày, chịu trách nhiệm thanh toán với nhà hàng. Hai nhân viên có trách nhiệm giúp trưởng ban các công việc như giao cơm cho các phòng ban. Đồng thời quản lý quá trình giao nhận cơm. KẾT LUẬN Với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị, cô chú trong cơ quan Công ty lắp máy điện nước đặc biệt là với sự giúp đỡ Trực tiếp của thầy hướng dẫn chuyên đề: TS. Bùi Đức Thọ em đã hoàn thành chuyên đề thực tập có tên “Một số giải pháp hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức của cơ quan Công ty lắp máy điện nước ”. Dù có nhiều cố gắng nhưng do trình độ kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên việc mắc phải sai lầm là không tránh khỏi. Vì vậy trong bài viết này nếu có sai xót em rất mong được thầy chỉ dạy thêm đặc biệt là về phần những đề xuất và những kiến nghị để đưa ra được những giải pháp và những kiến nghị tối ưu cho quá trình quản lý của cơ quan Công ty lắp máy điện nước . Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị làm việc tại cơ quan Công ty lắp máy điện nước nhất là các cô chú, anh chị phòng tổ chức Công ty lắp máy điện nước là nơi em thực tập đã nhiệt tình tạo điều kiện cho em hoàn thành đợt thực tập này. Em xin cảm ơn thầy TS. Bùi Đức Thọ - người đã trực tiếp hướng dẫn em trong thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người. DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO V.I. Lênin: toàn tập, NXB Sự Thật, Hà Nội,1963, tập 7. Báo cáo chính trị của ban chấp hành trung ương tại đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ V của đảng, NXB Chính Trị Quốc Gia, Hà Nội, năm 1982,tr.143 Tinh hoa quản lý- Tuyển tập các tác giả. NXB Chính trị Quốc Gia, năm 1998. PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Giáo trình Khoa học quản lý tập 1 - NXB khoa học kỹ thuật - năm 2002. PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS. Nguyền Thị Ngọc Huyền - Giáo trình khoa học quản lý tập II - NXB khoa học kỹ thuật - năm 2002. PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Giáo trình chính sách kinh tế xã hội. NXB khoa học và kỹ thuật năm 2002. NXB khoa học và kỹ thuật Hồ sơ giới thiệu công ty lắp máy điện nước Trang diễn đàn doanh nghiệp WWW.dddn.com.vn Trang WWW.licogi.com MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Danh mục bảng biểu Số liệu chung về tài chính trong những năm gần đây 31 Vị trí các lao động trong Công ty Lắp máy điện nước 49 Danh mục sơ đồ, hình vẽ Hình 1.1: Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu 8 Hình 1.2: Cơ cấu nằm ngang - Một văn phòng Luật 13 Hình 1.3: Cơ cấu mạng lưới - Liên minh của 5 công ty 14 Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức theo chức năng 22 Hình 1.5: Mô hình tổ chức theo ma trận trong kỹ thuật 23 Sơ đồ quá trình chuyên môn hoá 25 Hình 2.1: Biểu đồ doanh thu 32 Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức công ty 33 Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng kế toán 38 Hình 2.4: Sơ đồ tổ chức phòng Kinh Tế Kỹ Thuật 40 Hình 2.5: Sơ đồ SWOT của Công ty lắp máy điện nước 43 Hình 2.6: Biều đồ cơ cấu lao động 50 Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức mới đề xuất 60