Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex Group)

phẩm thủ công mỹ nghệ, hàng may mặc, hàng nông lâm sản … Haprosimex có quan hệ kinh doanh với khoảng 60 nước và vùng lãnh thổ ở hầu hết các khu vực trên toàn thế giới như: Châu Á, Đông Âu, EU, Châu Phi, Bắc Mỹ và Úc. Khẩu hiệu và phương châm của công ty là “TẤT CẢ VÌ KHÁCH HÀNG”, do đó công ty luôn đánh giá cao tất cả ý kiến đóng góp của khách hàng dựa trên sự hợp tác các bên cùng có lợi. Công ty sẵn sàng đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng với chất lượng tốt nhất, giá cả cạnh tranh, số lượng và thời gian giao hàng đảm bảo. Hiện nay, Haprosimex Group đã chính thức ra mắt hoạt động theo cơ chế công ty mẹ- công ty con, gồm 12 công ty thành viên và công ty mẹ, với mục tiêu tổ chức hệ thống phân phối trong nước, trong chiến lược phát triển thương mại, kinh tế xã hội của Thủ đô. Trên thực tế, từ nhiều năm nay, Công ty Sản xuất- xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex)- hiện là công ty mẹ của Haprosimex Group đã thí điểm hoạt động theo mô hình công ty mẹ - con và đã đạt được những kết quả khả quan. Các đơn vị thành viên của Haprosimex với chức năng sản xuất đa ngành nghề, trong đó chủ yếu là sản xuất hàng dệt, may mặc, dệt len, chế biến nông lâm sản để xuất khẩu … đã luôn chủ động đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh, trang bị thêm máy móc thiết bị hiện đại, đồng bộ, máy chuyên dùng, nhằm nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm, tạo thế chủ động trong sản xuất. Với phương châm phát triển lâu dài, bền vững, Haprosimex luôn là đơn vị đi đầu trong việc đầu tư những dự án sản xuất hàng xuất khẩu của TP. Hà Nội. Xí nghiệp mũ xuất khẩu của công ty với những loại mũ thêu cao cấp đã đứng vững ở thị trường rất khó tính như Nhật, Mỹ, Hàn Quốc, kim ngạch xuất khẩu ngày càng tăng. Hai đơn vị sản xuất hàng may mặc của Haprosimex Group là Xí nghiệp may Thanh Trì và Liên doanh MSA- Hapro đã đi đầu trong việc đầu tư dây chuyền công nghệ hiện đại được đánh giá là cao cấp trong khu vực Đông Nam Á như công nghệ may không chỉ, với những máy móc đặc chủng, mỗi chiếc giá hơn 20.000 USD, sản xuất được những mặt hàng cao cấp đang được thế giới rất ưa chuộng. Theo ông Nguyễn Cự Tẩm- Tổng Giám đốc Haprosimex Group - cho biết, hiện nay những sản phẩm may giá rẻ rất khó cạnh tranh vì quá nhiều đơn vị làm, Haprosimex Group đi theo hướng đầu tư làm hàng cao cấp, như vậy sẽ tạo được ấn tượng hơn, mang lại lợi nhuận cao hơn. Do chịu khó đầu tư nên Haprosimex Group là một trong số ít những đơn vị được hãng NIKE chọn làm đối tác với những đơn hàng rất lớn. Công tác xúc tiến thương mại để đẩy mạnh xuất khẩu được Haprosimex Group đặc biệt coi trọng. Haprosimex Group là doanh nghiệp đầu tiên của Việt Nam thành lập chi nhánh và mở showroom diện tích 1.200m2, giới thiệu và bán sản phẩm tại Nam Phi. Đây sẽ là “bàn đạp” để thâm nhập vào thị trường Nam và Trung Phi. Việc mở thành công showroom này của Haprosimex Group bước đầu đã có tín hiệu tốt, kim ngạch xuất khẩu hàng hóa của Haprosimex Group sang thị trường này tăng trưởng cao. Đồng thời, showroom này không chỉ là nơi giới thiệu và chào bán những sản phẩm của Haprosimex Group mà tương lai sẽ là nơi giới thiệu hàng hóa của Việt Nam nói chung và của Hà Nội nói riêng với thị trường Nam Phi. Ngoài ra, cán bộ thị trường của Haprosimex Group còn nghiên cứu thị trường thế giới để tìm cách khai thác thị trường ngách mà các công ty khác không để ý. Đầu năm nay, Haprosimex Group đã xuất khẩu loại giấy photocopy sang thị trường Nhật Bản, mở ra triển vọng xuất khẩu lâu dài. Nhờ những nỗ lực tìm tòi, kim ngạch xuất khẩu của công ty luôn tăng trưởng cao. Những năm qua, Haprosimex luôn là doanh nghiệp có kim ngạch xuất khẩu dẫn đầu Thủ đô và liên tục được Nhà nước, Chính phủ, và UBND TP. Hà Nội khen thưởng trên các lĩnh vực hoạt động. + Một vài thông tin chủ yếu: - Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt:Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội - Tên giao dịch quốc tế: HANOI GENERAL PRODUCTION AND IMPORT - EXPORT COMPANY - Tên viết tắt: Haprosimex group - Giám đốc:Nguyễn Cự Tẩm - Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp Nhà Nước - Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất và xuất nhập khẩu - Địa chỉ: 22 Hàng Lược, Quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội - Điện thoại: (84)-4-8267708 - Fax: (84)-4-8264014 - Website: .com.vn + Các nhà máy, xí nghiệp trực thuộc: - Công ty may xuất khẩu Thanh Trì: Km 11, Quốc lộ 1A, thị trấn Văn Điển, Thanh TRì, Hà Nội. - Công ty mũ xuất khẩu Hà Nội: 233/9A Đường Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội. - Công ty dệt kim Haprosimex : Khu công nghiệp Ninh Hiệp, Gia Lâm , Hà Nội. - Chi nhánh Haprosimex tại TP. Hồ Chí Minh: 43D/27 Hồ Văn Huê, Q.Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh. - Công ty liên doanh Hapro – MSA: 545 Nguyễn Văn Cừ, Q.Long Biên, Hà Nội. - Công ty liên doanh MSA – Hapro: B16 khu công nghiệp Sài Đồng B, Q. Long Biên, Hà Nội. - Công ty cổ phần SX – XNK Thanh Hà: 122+123 M2 Láng Trung, Đống Đa, Hà Nội. - Công ty cổ phần SX – KD bao bì và hàng XK Hà Nội: 94 Hoàng Cầu, Đống Đa, Hà Nội. - Công ty cổ phần mỹ nghệ Hà Nội: 150 Phố Huế, Hai Bà Trưng, Hà Nội. - Công ty cổ phần Thanh Phong: 209 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội. - Công ty cổ phần may 40: 88 hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội. - Chi nhánh công ty Haprosimex tại Cộng Hòa Nam Phi: 168 Bronkhorst str, New Muckleneuk – pretoria Po. Box 1750 South Aftica. 2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức * Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của công ty bao gồm: a) Hội đồng quản trị; b) Ban kiểm soát; c) Tổng giám đốc; d) Các phó tổng giám đốc; e) Kế toán trưởng; f) Bộ máy giúp việc; Trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của công ty có thể thay đổi để phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh do đại diện chủ sở hữu công ty quyết định. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Kế toán trưởng Các phó tổng giám đốc Các công ty liên doanh Bộ máy giúp việc Các đơn vị thành viên Phòng kinh doanh 1,2,3,4,5,6, Phòng kế hoạch đầu tư tài chính Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính đối ngoại Bộ máy tổ chức của Haprosimex Group hiện nay được thiết kế theo mô hình phân cấp quản lý và tập trung lãnh đạo nhằm phát huy tối đa năng lực điều hành của các cấp quản lý và khả năng sáng tạo của cán bộ công nhân viên, đáp ứng nhanh, chính xác các yêu cầu, nhiệm vụ trong sản xuất kinh doanh . * Nhiệm vụ của công ty : Là một đơn vị chuyên kinh doanh sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp, công ty có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh, các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu theo kế hoạch và mục tiêu chiến lược của công ty. - Tổ chức nghiên cứu, nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ kỹ thuật, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với thị hiếu khách hàng. - Chấp hành pháp luật Nhà nước, thực hiện chế độ chính sách về quản lý và sử dụng nguồn vốn vật tư, tài sản, nguồn lực, thực hiện hạch toán kinh tế, bảo toàn vốn và phát triển, thực hiện nghĩa vụ vốn đối với Nhà nước. - Thực hiện mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với các tổ chức nước ngoài và trong nước. - Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ công nhân, cán bộ viên chức theo pháp luật, chính sách của Nhà nước và sự quản lý phân cấp của Bộ để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống, tạo điều kiện lao động thuận lợi cho người lao động và thực hiện vệ sinh môi trường, thực hiện phân phối công bằng. - Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gin an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội theo quy định của pháp luật, phạm vi quản lý của công ty. Trên cơ sở nhiệm vụ của công ty, Tổng giám đốc quy định nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau: - Các phòng kinh doanh: Có chức năng tổ chức hoạt kinh doanh xuất nhập khẩu theo điều lệ và giấy phép kinh doanh của công ty. Nhiệm vụ cụ thể là xây dựng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu và tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi đã được công ty phê duyệt. Được phép ủy thác và nhận làm ủy thác xuất nhập khẩu với các tổ chức kinh tế trên toàn thế giới; tổ chức liên doanh, liên kết trong kinh doanh xuất nhập khẩu với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước nhằm thực hiện các kế hoạch được giao. - Phòng kế toán: Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty, các công tác báo cáo kế toán của Nhà nước theo định kỳ và chế độ tài chính kế toán. Thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách kế toán và thống kê bảng biểu theo quy định của Nhà nước, chứng từ thu chi rõ ràng hợp lệ, chủ trương đề xuất với cấp trên về chính sách ưu đãi, chế độ kế toán vốn, nguồn vốn, tài sản chủa doanh nghiệp nhằm hỗ trợ và đáp ứng cho công ty kinh doanh có haiku quả hơn. - Phòng kế hoạch đầu tư tài chính có chức năng tham mưu và hướng đãn thực hiện các nghiệp vụ công tác như: kế hoạch thống kê, nghiên cứu đề xuất, định hướng phát triển kinh doanh, tổng hợp và dự báo kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, phối hợp với các phòng nghiệp vụ xuất khẩu. Tổ chức thực hiện các phương án, kế hoạch của công ty tham gia đấu thầu, hội chợ triển lãm và quảng cáo, quản lý và tổ chức hướng đãn thực hiện công tác pháp chế áp dụng vào qúa trính sản xuất kinh doanh . - Phòng hành chính tổ chức và đối ngoại: Có nhiệm vụ quản lý các loại công văn, giấy tờ, hồ sơ của công ty và cán bộ công nhân viên; quản lý thủ tục hành chính văn phòng , công văn đi đến, con dấu của công ty, quản lý tài sản đồ dùng văn phòng của công ty , liân hệ và phối hợp chặt chẽ với cơ quan tổ chức lao động về đào tạo cán bộ và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên của công ty. Hướng dẫn và thực hiện công tác đối ngoại. Các phòng ban phải thường xuyên cung cấp đầy đủ thông tin chứng từ cho phòng kế toán để phòng kịp thời hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty. II. Thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian qua 1. Tổng quan về hoạt động xuất khẩu tại công ty Công ty Haprosimex Group hoạt động trên lĩnh vực sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh độc lập dựa trên cơ sở lấy thu bù chi, khai thác nguồn vật tư nhân lực tài nguyên thiên nhiên của đất nước đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu nhằm thu ngoại tệ góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế của đất nước. Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp với quy định của pháp luật. Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty : - Hàng may mặc: áo phông, jacket,quần, đồ đan lát,lụa, mũ… - Hàng thủ công mỹ nghệ: song mây, mây tre, sơn mài, gốm và sứ, đồ trạm bạc, thảm và chiếu… - Sản phẩm nông sản và lâm sản: vừng, lạc, hạt mầm, cà phê, gạo, hồi, lạc, quế, tiêu, các loại thảo dược, dầu thực vật…. Hiện tại, các mặt hàng xuất khẩu của công ty chủ yếu được thực hiện theo hình thức xuất khẩu trực tiếp. Với hình thức xuất khẩu này thì công ty có thể giảm được chi phí trung gian do không phải phân chia lợi nhuận, và có thể nắm bắt được nhu cầu cũng như các góp ý của khách hàng, nắm bắt nhu cầu khối lượng hàng hóa trực tiếp từ khách hàng để có những biện pháp kịp thời và nhanh chóng. Bảng 1: Tổng kim ngạch xuất khẩu năm 2004 - 2006 Chỉ tiêu Đơn vị 2004 2005 2006 Kim ngạch xuất khẩu USD 59.456.793 56.634.241 90.584.145 Tốc độ tăng % 100,00 95,25 159,94 Có thể nói, trong mấy năm trở lại đây, công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Haprosimex đã đạt được nhiều kết quả to lớn cả về kim ngạch xuất khẩu lẫn chất lượng công tác thực hiện, đặc biệt là trong năm 2006. Qua bảng 1 ta có thể thấy kim ngạch xuất khẩu của công ty qua các năm 2004 – 2006 như sau: Năm 2004, kim ngạch xuất khẩu là 59.456.793; năm 2005, kim ngạch xuất khẩu là 56.634.241. So với năm 2004 thì năm 2005 thì kim ngạch xuất khẩu có giảm đi đôi chút (giảm 4,75%), tuy nhiên sự giảm xuống này là do các nguyên nhân khách quan như do giá hàng xuất khẩu giảm, do cúm gia cầm, do giá xăng dầu lên cao làm tăng chi phí sản xuất. Bên cạnh các nguyên nhân khách quan là nguyên nhân chủ quan, đó là do các sản phẩm thuộc nhóm hàng thực phẩm, tiêu dùng và cao su giảm mạnh so với năm trước. Bước sang năm 2006 thì kim ngạch xuất khẩu của công ty có sự tăng trưởng vượt bậc, kim ngạch là 90.584.145, đạt tốc độ tăng 159,94% so với năm 2005. Sở dĩ có sự tăng trưởng vượt bậc này là do việc sản xuất các sản phẩm mới của công ty đã dần ổn định và được thị trường chấp nhận. Bên cạnh đó là do sự nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là các cán bộ làm công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Tính chung lại thì trong giai đoạn 2004 – 2006 kim ngạch xuất khẩu của công ty luôn có tốc độ tăng trưởng khoảng 25%, điều này thể hiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty đã được thực hiện khá tốt. Trong các mặt hàng xuất khẩu của công ty thì mặt hàng nông sản và may mặc là hai sản phẩm xuất khẩu chủ lực của công ty. Năm 2004, kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản là 19.626.100(USD); sang năm 2005 kim ngạch là 20.824.145(USD), tăng 106,10% so với năm 2004; kim ngạch xuất khẩu năm 2006 là 52.026.616 (USD) tăng 249,84% so với cung kỳ năm trước. Đây là một trong những nguyên nhân khiến tổng giá trị xuất khẩu năm 2006 tăng cao. Bảng 2 : Kim ngạch xuất khẩu theo sản phẩm Sản phẩm Đơn vị 2004 2005 2006 So sánh (%) Kim ngạch Kim ngạch Kim ngạch 2005/2004 2006/2005 Nông sản USD 19.626.100 20.824.145 52.026.616 106,10 249,84 May mặc USD 20.747.143 22.136.285 23.617.312 106,70 106,70 Mũ xuất khẩu USD 11.821.900 8.007.000 7.343.793 67,73 91,72 Hàng thủ công mỹ nghệ USD 5.998.784 5.405.907 4.878.297 90,12 90,24 Thực phẩm, tiêu dùng USD 52.530 7.593 202.849 14,45 2671,53 Cao su USD 1.210.336 183.311 2.515.278 15,15 1372,14 2.Thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian qua 2.1 Xin giấy phép xuất khẩu Sau khi hợp đồng được ký kết giữa Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội và khách hàng thì để thực hiện hợp đồng đó công ty phải xin phép xuất khẩu tại Bộ thương mại. Với tất cả các hợp đồng gia công xuất khẩu và hợp đồng mua bán thì phòng kinh doanh phải mang hợp đồng này lên phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại để đăng ký hợp đồng. Nếu Bộ thương mại xem xét hợp đồng này có phù hợp với thông lệ quốc tế và pháp luật xuất khẩu của Nhà nước, đáp ứng trong phạm vi giấy phép kinh doanh và các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu. Phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại sẽ xác nhận vào bản hợp đồng, khi đó hợp đồng coi như đã được đăng ký. Sau khi đăng ký hợp đồng xuất khẩu thì để hoàn thiện thủ tục xin giấy phép xuất khẩu, phòng kinh doanh xem xét khách hàng đã mở L /C hay chưa. Nếu đã mở rồi thì phòng kinh doanh chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gồm: - Hợp đồng đã đăng ký với Bộ Thương mại - Giấy phép kinh doanh xuất khẩu trực tiếp - Giấy phép xuất khẩu chuyến - Hoá đơn hàng - Hoá đơn thương mại - L/C Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, phòng kinh doanh có trách nhiệm đưa lên phòng Thương mại để xin giấy phép xuất khẩu chuyến. Nếu hồ sơ hợp lệ đầy đủ, chính xác thì phòng cấp giấy phép sẽ ký xác nhận cho phép xuất khẩu lô hàng. 2.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Đối với hàng công ty sản xuất như may mặc, mây tre đan v.v... phòng kế hoạch thị trường giao chỉ tiêu cho các phòng sản xuất, về số lượng, ngày giao hàng, kích cỡ màu, dạng mầu đóng gói. Sau khi tiến hành sản xuất xong, công ty có trách nhiệm thẩm tra chất lượng và tiến hành kiểm tra giám sát việc đóng gói hàng và đưa hàng vào kho chờ xuất khẩu. Đối với hàng công ty phải thu mua thông qua các hợp đồng kinh tế như hàng nông lâm sản, hàng mây tre đan, hàng thủ công mỹ nghệ. Công ty tiến hành đặt hàng tại các doanh nghiệp tư nhân tại các vùng nghề, làng nghề. Đối với hàng mây tre đan, đến thời hạn giao hàng công ty tiến hành việc thu gom và nghiệm thu hàng hoá đồng thời mời khách hàng nước ngoài hoặc đại diện khách hàng nước ngoài cùng tiến hành nghiệm thu. Sau khi hàng hoá đạt tiêu chuẩn hợp đồng, Khách hàng cấp cho công ty giấy chứng nhận phẩm chất để công ty đóng gói niêm phong và vận chuyển tới cảng đã thoả thuận. Mặt hàng mây tre đan, thủ công mỹ nghệ là loại hàng cần nhẹ nhàng bảo quản. Công ty thường đóng gói bằng bao bì coton và đóng vào container tại tại địa điểm thu hoá ở công ty. 2.3 Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu Trước khi giao hàng công ty kiểm tra chất lượng hàng hoá về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì theo quy định (Tuân thủ theo quy định của Điều 61, Luật Thương mại Việt Nam). Thông thường việc kiểm tra này do khách mua trực tiếp thực hiện tại kho hàng của công ty hoặc giao thoả thuận uỷ quyền cho Vinacontrol thực hiện. Để đảm bảo uy tín với khách hàng. Công ty phải luôn thường xuyên xuống các nơi sản xuất giám sát, đôn đốc về mặt chất lượng ngay từ khi lựa chọn nguyên liệu, nguồn hàng, kỹ thuật chế biến, sản xuất cho đến khi giao hàng cho người mua. Khi phát hiện sai xót gì về chất lượng quy định theo hợp đồng. Công ty loại bỏ ngay số hàng đó ra khỏi lô hàng, giữ vững nguyên tắc giao đúng, giao đủ, cả về số lượng, chất lượng. Tuy nhiên, đối với hàng mây tre đan cần phải lưu ý các quy cách phẩm chất về độ ẩm, mối mọt dung sai, kích cỡ, dài rộng cao thấp, dung sai về số lượng. 2.4 Thuê tàu hoặc lưu cước Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội xuất khẩu hàng hoá được thực hiện theo hai hình thức chủ yếu là theo giá FOB và CIF. Với lô hàng bán giá FOB. Đây là hình thức bán chủ yếu của công ty. Bán theo điều kiện này thì công ty không phải thuê tàu và mua bảo hiểm. Với những lô hàng này thì công ty phải tổ chức giao hàng và việc giao hàng như thế nào đã được quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc từ những thông tin của người mua. Với những lô hàng bán theo điều kiện CIF. Theo điều kiện này thì công ty phải có trách nhiệm thuê tàu. Công ty tiến hành tìm, nghiên cứu hãng tàu nào để có thể giảm giá cước, thời gian vận chuyển nhanh, an toàn. Sau khi tìm được hãng tàu phù hợp thì công ty tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng thuê tàu với các hãng tàu đó. Các chứng từ giao hàng thì hãng tàu ký vào B/L và giao cho Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội. 2.5 Mua bảo hiểm Chuyên chở bằng đường biển thường gặp những rủi ro tổn thất. Bởi vậy tất cả các lô hàng bán theo điều kiện CIF Incoterms 1990 công ty đều tiến hành mua bảo hiểm. Công ty thường mua bảo hiểm theo từng chuyến hàng và mua tại Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam. Giá trị Bảo hiểm công ty mua tuỳ từng chuyến hàng có thể là 10%, 20%. 2.6 Làm thủ tục hải quan Việc hoàn thành thủ tục hải quan đối với một lô hàng được kiểm tra và kẹp trì niêm phong hạt kho của công ty, nơi xếp hàng lên container. Công ty chuẩn bị một bộ hồ sơ để đăng ký với Cục Hải quan Hà Nội, Hải quan Gia Lâm và Hải quan Hải Phòng. Bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau: - Tờ khai hải quan - Hợp đồng xuất khẩu - L/C - Hợp đồng uỷ thác và giấy phép kinh doanh của đơn vị (nếu là xuất uỷ thác). - Bảng kê chi tiết - Hoá đơn - Giấy phép kinh doanh - Giấy phép công nhận địa điểm kiểm hoá - Một số giấy tờ khác tuỳ theo đặc điểm của từng lô hàng. Sau khi chuẩn bị song bộ hồ sơ, phòng kinh doanh đưa hồ sơ lên các Cục hải quan Hà Nội, Gia Lâm, Hải phòng để đăng ký. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và chính xác thì nơi tiếp nhận hồ sơ là Cục Hải quan Hà Nội, Gia Lâm, Hải Phòng đóng dấu tiếp nhận tên tờ khai. Tờ khai hải quan sẽ được chuyển tiếp vào phòng tính thuế xuất nhập khẩu để làm thủ tục. Trong vòng 2-3 ngày kể từ ngày hải quan tiếp nhận tờ khai, Cục Hải quan tiến hành nghiên cứu và làm cơ sở để cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra hàng hoá của công ty được xuất khẩu. Trong thời gian qua chính sách của Nhà nước đã có tiến bộ trong việc giảm nhẹ các thủ tục hải quan cùng với việc thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật của công ty nên việc xuất khẩu các mặt hàng xuất khẩu của công ty có thuận lợi hơn. 2.7 Giao hàng xuất khẩu Sau khi đã hoàn thành các thủ tục và được phép xuất khẩu hàng hoá. Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội tiến hành chuẩn bị cho việc giao hàng. Hàng hoá của công ty chủ yếu vận chuyển bằng đường biển. Công ty tiến hành thuê số lượng container thích hợp để chuyên chở hết hàng hoá đã ghi trong tờ khai xuất khẩu. Khi container đã về tới công ty và được phép của Hải quan giao hàng lên container thì công ty tiến hành tổ chức bốc hàng. Sau khi hàng đã được giao toàn bộ lên container thì hãng vận tải có trách nhiệm bảo quản hàng hoá cho tới khi khách hàng của công ty nhận hàng tại cảng để bốc hàng lên tàu. Khi công việc trên hoàn tất thì phòng kinh doanh tổng hợp toàn bộ các số liệu như: Tên hàng, tên người nhận, người gửi, ký mã hiệu của lô hàng để cung cấp cho hãng tàu. Từ đó làm cơ sở cấp B /L cho công ty. Nếu B /L thống nhất với các thông tin trên L /C và trên các chứng từ giao hàng thì hãng tàu ký vào B /L và giao cho Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội. Chỉ khi giao hàng cho người vận chuyển theo điều kiện giao hàng do hai bên thoả thuận thì công ty mới hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. 2.8 Thực hiện các thủ tục thanh toán Thanh toán là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của công ty; nó là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh của công ty. Trong điều kiện thanh toán lô hàng xuất khẩu trên, phòng kế toán đóng vai trò chủ đạo. Hiện nay ở công ty thanh toán bằng hình thức L /C là chủ yếu và chiếm khoảng 90% các lô hàng xuất khẩu của công ty. Sau khi kí kết hợp đồng cùng với việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu công ty yêu cầu khách hàng nước ngoài mở L /C đúng hạn và điều kiện ghi trong hợp đồng. Nhận được giấy báo L /C công ty kiểm tra lại hiệu lực và khả năng thu tiền hàng xuất khẩu bằng L /C đó. Nếu L /C không đáp ứng được công ty yêu cầu người mua phải điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp rồi mới tiến hành giao hàng. Sau khi giao hàng công ty cử cán bộ kế toán mang bộ chứng từ của lô hàng tới ngân hàng thanh toán của lô hàng trên bao gồm: - Hoá đơn thương mại - Phiếu đóng gói - Giấy chứng nhận chất lượng ở công ty hoặc một tổ chức chứng nhận quốc tế như SGS, Vinacontrol - Giấy chứng nhận xuất xứ do phòng thương mại cấp - Hối phiếu - Vận đơn đường biển - Giấy chứng nhận bảo hiểm Sau khi tiến hành kiểm tra đầy đủ bộ hồ sơ thì công ty tiến hành đến ngân hàng Vietcombank để thanh toán. 2.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 2.9.1 Các vấn đề khiếu nại Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội kinh doanh chủ yếu các mặt hàng nông sản, may mặc và các mặt hàng thủ công mỹ nghệ. Trong kinh doanh nói chung và trong kinh doanh thương mại quốc tế nói riêng thì tranh chấp là điều cũng khó tránh khỏi trong quá trình hoạt động kinh doanh. Từ trước tới nay công ty cũng gặp một số trường hợp tranh chấp xảy ra. a) Về chất lượng hàng hoá. Đây là tranh chấp chủ yếu thường xảy ra đối với công ty. Đối với hàng mây tre đan thì thường xuyên vấp phải. Nhiều bạn hàng của công ty đã khiếu nại về vấn đề này. Sản phẩm nhiều khi bị kém phẩm chất cũng một phần do công nghệ hấp sấy không tốt. Vì thế trong quá trình vận chuyển và bảo quản khi vận chuyển, nhất là vận chuyển bằng đường biển gặp phải điều kiện thời tiết không thuận lợi như mưa, bão... thì hàng dễ bị mốc, mọt... giảm chất lượng sản phẩm. Công ty Su Sung Trading Co.Ltd là bạn hàng truyền thống về mặt hàng mây tre đan của công ty nhưng cũng đã nhiều lần khiếu nại về việc này và yêu cầu công ty có biện pháp giải quyết. Đối với mặt hàng nông sản cũng đã một số lần công ty xuất xảy ra tranh chấp. Bởi vì hàng nông sản như cà phê, lạc, hoa quả tươi v.v... Những mặt hàng này rất khó bảo quản. Mà chỉ cần một sơ xuất nhỏ trong quá trình bảo quản và vận chuyển sẽ dẫn tới chất lượng hàng bị giảm sút. Năm 1994 có một hợp đồng xuất khẩu lạc nhân sang Singapo là một thí dụ điển hình. Hàng sau khi đã được kiểm tra chất lượng và đóng vào container gửi đi. Song bị phía Singapo khiếu nại là đã bị mốc không đảm bảo chất lượng mất 1/4 số lượng hàng. Và đề nghị công ty có trách nhiệm giải quyết. Tất cả các mặt hàng xuất khẩu của công ty khi bị khiếu nại về mặt hàng kém phẩm chất thì đều nhận được bộ hồ sơ khiếu nại từ phía bạn hàng. Trong đó gồm có đơn khiếu nại và các chứng từ kèm theo như: hợp đồng mua bán ngoại thương, vận đơn đường biển, biên bản giám định chất lượng hàng hoá. b) Tranh chấp về số lượng. Trường hợp này công ty cũng bị khách hàng khiếu nại. Mặc dù trong xuất khẩu đều có sự quy định là có thể giao hơn hoặc kém 5-10% giá trị hợp đồng. Nhưng do mặt hàng kinh doanh của công ty là mặt hàng theo thời vụ và rất phụ thuộc vào thời vụ. Đối với mặt hàng nông sản chỉ phụ thuộc vào vụ mùa và chỉ có mùa của sản phẩm đó mới có sản phẩm đề xuất. Bởi vì đôi khi công ty cũng không có khả năng và điều kiện để bảo quản và dự trữ sản phẩm. Ví dụ như sản phẩm Lạc chỉ từ tháng 7-10 mới có lạc xuất khẩu. Nhưng nếu lạc mất mùa thì có khi hợp đồng bị phá vỡ hoặc là không đủ số lượng để giao. Đối với mặt hàng thủ công mỹ nghệ như mây tre đan nó không chỉ phụ thuộc vào trình độ tay nghề của công nhân mà còn phụ thuộc vào nguyên liệu khai thác được, mà nguyên liệu của mặt hàng mây tre đan cũng rất khó dự trữ. Bởi thế sản xuất đủ lượng hàng cho xuất khẩu cũng là vấn đề cần khắc phục lớn của công ty. c) Tranh chấp về giao hàng chậm. Vấn đề này tuy ít xảy ra nhưng cần phải được nói tới. Việc giao hàng chậm này gây ra nhiều vấn đề phức tạp theo sau như: tàu nằm tại cảng phải chịu các chi phí, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh v. v... Vì thế giao hàng chậm cũng đã bị khách hàng khiếu nại và lập hồ sơ khiếu nại đòi nộp phạt và bồi thường. Việc giao hàng chậm của công ty cũng có nhiều lí do, có thể là giao hàng chưa đủ để đóng vào container, có thể trục trặc về thủ tục hợp đồng về xe vận tải. 2.9.2 Giải quyết các tranh chấp Nói chung tranh chấp xảy ra giữa công ty Haprosimex Group và phía khách hàng trong hợp đồng mua bán ngoại thương đều được giải quyết triệt để. Trên cơ sở giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp trong kinh doanh, giữ gìn bí mật kinh doanh, tiết kiệm thời gian chi phí, đảm bảo hiệu quả kinh tế. Tôn trọng nhau và hợp tác làm ăn lâu dài. Vì thế công ty luôn chủ động trong việc giải quyết các tranh chấp phát sinh thông qua thương lượng trực tiếp giữa các bên. Do đó, công ty chưa phải đứng trước Toà án hay Trung tâm Trọng tài với tư cách là nguyên đơn hay bị đơn trong việc giải quyết các tranh chấp về ký kết và thực hiện hợp đồng. Các tranh chấp xảy ra đều được giải quyết thông qua thương lượng. Cách giải quyết tuỳ thuộc vào loại tranh chấp cụ thể. * Tranh chấp về chất lượng: Nếu do lỗi của công ty mà dẫn tới chất lượng bị giảm sút thì có thể có các hình thức giải quyết sau: - Loại trừ khuyết tật hàng: do công ty tự sửa chữa khuyết tật và chịu chi phí hoặc khách hàng sửa chữa và công ty hoàn lại phí. - Thay thế hàng khuyết bằng hàng mới có chất lượng phù hợp với các quy định của hợp đồng. - Giảm giá hàng * Tranh chấp về số lượng, nếu công ty xuất nhập khẩu nhận thấy mình có lỗi và tuỳ theo yêu cầu của khách hàng mà công ty có thể giải quyết bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc trả lại số tiền hàng giao thiếu. * Tranh chấp về giao hàng chậm cũng tuỳ theo trường hợp cụ thể nếu do lỗi của mình thì công ty có thể giải quyết bằng cách nộp phạt hoặc bồi thường thiệt hại. III. Đánh giá công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian qua 1. Những mặt đạt được - Trải qua những năm tham gia xuất khẩu với nước ngoài. Năng lực cán bộ công tác xuất nhập khẩu đã từng bước được nâng cao. Công ty đã chủ động hơn về các mặt thủ tục như: Đăng ký Hải quan, đăng ký hợp đồng, xin phép xuất khẩu, tiến độ thực hiện hợp đồng nhanh hơn. - Mối quan hệ giữa công ty với cơ quan quản lý xuất nhập khẩu ngày càng chặt chẽ hơn trên cơ sở ngày càng hiểu biết và tạo điều kiện giúp đỡ công ty khi cần thiết như: hợp đồng làm việc ngoài giờ hành chính v.v... - Năm lịch tàu, quan hệ với các hãng tàu được rộng rãi hơn, thân thiện hơn tạo điều kiện cho quá trình giao hàng. - Thuê xe điều động các hãng vận tải và tính toán số container đã phù hợp với tiến độ sản xuất thu gom hàng hoá. - Công tác kiểm hoá phần lớn đã được công ty cùng Hải Quan phối hợp một cách khoa học cụ thể về kế hoạch xuất hàng, lượng hàng xuất, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra được nhanh chóng, chính xác bảo đảm đúng hàng xuất khẩu. - Quá trình thu thập thông tin để làm chứng từ thanh toán như Invoice, packing list, giấy chứng nhận xuất xứ, B/L... chính xác, chặt chẽ, kịp thời để làm cơ sở thanh toán sau này. 2. Những mặt còn hạn chế - Chuẩn bị hàng hoá Một trong những tồn tại phổ biến nhất của quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là chuẩn bị hàng xuất khẩu dẫn tới giao hàng chậm. Từ việc chuẩn bị không đúng, không kịp thời như vậy dẫn đến phát sinh nhiều khoản chi phí gây lãng phí cho công ty. Nguyên nhân chủ yếu trong khâu này là do: + Trình độ cán bộ quản lý + Trình độ tay nghề công nhân, ý thức + Cơ sở sản xuất còn yếu kém lạc hậu + Nhiều mặt hàng còn phụ thuộc vào mùa vụ + Một số nguyên nhân khác - Công tác bảo quản hàng hoá và công nghệ hấp sấy chưa được bảo đảm dẫn đến chất lượng sản phẩm không đủ tiêu chuẩn xuất khẩu và có nhiều khiếu nại. Hệ thống nhà kho được xây dựng từ lâu không đủ những tiêu chuẩn cần thiết cho nên có nhiều trường hợp do mưa ẩm dẫn đến hàng bị mốc. Nguyên nhân + Do hệ thống nhà kho xuống cấp + Công nghệ sấy hấp lạc hậu + Do quá trình vận chuyển thu gom - Mặt hàng mây tre đan, thêu len đều được sản xuất thông qua mẫu. Mà chủ yếu bằng thủ công nên đôi khi còn sai lệch về kích cỡ kiểu dáng, dẫn tới nhiều sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. - Trong khi thực hiện hợp đồng giữa hai bên thì quá trình cung cấp cho khách hàng về các chi tiết để lập vận đơn đường biển nhiều khi còn chậm cho nên thường xuyên chứng từ thanh toán bị chậm. Do đó không thể thanh toán ở ngân hàng được. - Thủ tục hành chính cho việc xuất khẩu còn phức tạp ảnh hưởng tới tình hình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty. Đôi khi gây hậu quả nghiêm trọng đối với công ty, gây lãng phí thời gian và chi phí cho công ty. Nguyên nhân + Phải thực hiện thủ tục xuất khẩu qua nhiều cấp nghiên cứu + Nhiều cán bộ hành chính trong xuất nhập khẩu còn xách nhiễu, gây khó dễ cho công ty + Chức năng nhiệm vụ quản lý của các cơ quan quản lý không rõ ràng. - Sự yếu kém về các công ty phục vụ cho hoạt động ngoại thương như: hãng tàu, bảo hiểm... Vì thế nhiều khi công ty phải ký kết với hãng nước ngoài lãng phí thời gian chi phí cho việc nghiên cứu xem xét về các hãng đó để đàm phán ký kết hợp đồng. Cho nên nhiều khi gây khó khăn cho công ty. Nguyên nhân: + Nước ta chưa có các công ty chuyên ngành đủ mạnh như hãng tàu, bảo hiểm v.v... + Chưa am hiểu luật pháp các nước về hoạt động của các công ty. + Một số nguyên nhân khác. CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỢP ĐỒNG TẠI CÔNG TY HAPROSIMEX GROUP TRONG THỜI GIAN TỚI I. Cơ hội và thách thức đối với công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian tới 1. Cơ hội đối với công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu 1.1 Từ môi trường bên ngoài doanh nghiệp Việt Nam đang trên con đường hội nhập mạnh mẽ vào nền kinh tế khu vực và thế giới, do đó nó cũng mở ra cho các doanh nghiệp trong nước những cơ hội lớn lao để có thể mở rộng quy mô và lĩnh vực kinh doanh. Đối với công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội, việc nền kinh tế nước nhà ngày càng mở cửa và hội nhập đã tạo ra cơ hội lớn trong việc tiếp cận với các thị trường mới, mở rộng thị trường xuất khẩu, tiếp cận với công nghệ sản xuất hiện đại nâng cao năng lực sản xuất. Hiện nay khi mà Việt Nam dã gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới (WTO), các điều luật về thuế quan và hải quan trở nên thông thoáng hơn rất nhiều. Vì vậy các doanh nghiệp trong nước nói chung và Haprosimex nói riêng sẽ được hưởng lợi từ các điều này. Nhà nước ta đang tích cực trong việc cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, trong đó có cả các ngân hàng, cùng với việc cho thành lập hàng loạt các công ty bảo hiểm, công ty cung ứng dịch vụ vận tải quốc tế(cả doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài) đã hình thành nên hệ thống các ngân hàng, các công ty bảo hiểm, công ty cung ứng dịch vụ vận tải quốc tế ngày càng vững mạnh và chất lượng cao tại Việt Nam. Điều này sẽ tạo điiều kiện tốt cho các doanh nghiệp nói chung và Haprosimex nói riêng có cơ hội tiếp cận với các dịch vụ chất lượng cao hơn trong khi giá cả lại cạnh tranh hơn. Hàng may mặc, hàng thủ công mỹ ngệ, hàng nông lâm sản đều là các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam, do đó nhu cầu về các sản phẩm dịch vụ này ngày càng gia tăng cả về số lượng và chất lượng. 1.2 Từ môi trường bên trong doanh nghiệp Công ty Haprosimex Group đang trong quá trình phát triển mạnh mẽ cả về quy mô và lĩnh vực hoạt động. Công ty đang thực hiện việc đầu tư mạnh mẽ cho cơ sở hạ tầng, xây dựng các nhà máy xí nghiệp mở rộng sản xuất đáp ứng nhu cầu nguồn hàng cho xuất khẩu đẩy nhanh công tác thực hiện hợp đồng. Là doanh nghiệp Nhà nước, với đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, có mối quan hệ tốt, lâu năm với các bạn hàng do đó công tác thực hiện hợp đồng của công ty gặp rất nhiều thuận lợi. 2. Thách thức đối với công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu 2.1 Thách thức từ môi trường bên ngoài Việc Việt Nam đang tích cực hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới, một mặt tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước phát triển, song mặt khác nó cũng tạo nên môi trường cạnh tranh khốc liệt hơn cho các doanh nghiệp trong nước. Đặc biệt khi Việt Nam đã tham gia vào WTO cũng đồng nghĩa với việc chúng ta phải mở cửa cho các doanh nghiệp nước ngoài vào kinh doanh bình đẳng với các doanh nghiệp trong nước, nơi mà các doanh nghiệp trong nước khó có khả năng cạnh tranh về vốn và công nghệ. Càng đặc biệt hơn nữa khi mà các mặt hàng xuất khẩu của công ty khá giống các mặt hàng xuất khẩu của Trung Quốc, trong khi các sản phẩm của Trung Quốc có giá khá rẻ. DO đó công ty sẽ phải cạnh tranh rất khốc liệt với các công ty xuất khẩu của Trung Quốc khi mà các ưu đãi của các thị trường không còn. 2.2 Thách thức từ môi trường bên trong Việc phát triển về quy mô đi cùng với việc phân tán hoạt động theo địa lí khiến cho việc phối hợp giữa các khu vực trong công tác xuất khẩu và thực hiện hợp đồng xuất khẩu ngày càng khó khăn hơn Việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh dẫn đến việc phải phân tán nguồn nhân lực cũng như vật lực, trong khi các nguồn lực này là có hạn khiến cho việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu gặp phải nhiều khó khăn. II. Phương hướng phát triển của công ty đến năm 2010 Để có thể duy trì được tốc độ phát triển kinh doanh của công ty cho phù hợp với sự phát triển chung, công ty cần phải tiếp tục khai thác thế mạnh sẵn có của mình để tập trung vào một số mục tiêu lớn sau đây: 1. Tiếp tục mở rộng thị trường thế giới và nội địa Đẩy mạnh xuất khẩu, đặc biệt là đồ thủ cong mỹ nghệ, mây tre đan và hàng nông lâm sản,…lấy số lượng để bù giá giảm, đồng thời từng bước nghiên cứu đưa vào và phát triển công nghệ sản xuất. Trên cơ sở đó phải tìm giải pháp đầu tư lâu dài cho việc sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm này, tranh thủ các lợi thế mà mình có thể tạo ra khi mình nắm chắc công nghệ trong tay. 2. Định hướng cho công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu Tiếp tục ứng dụng và hoàn thiện chương trình POMan và chương trình khai báo hải quan vào quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ nhân viên làm công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nâng cao công tác đánh giá các nhà cung ứng dịch vụ như các ngân hàng, công ty bảo hiểm, công ty cung ứng dịch vụ vận tải quốc tế. Giao hàng nhanh, đúng, đủ phù hợp với chính sách và pháp luật Việt Nam Giảm một cách tối thiểu các chi phí trung gian,theo dõi chặt chẽ tiền thuế, chi phí ngân hàng, lưu kho bãi,… 3. Phương hướng hoạt động của công ty trong năm 2007 Nhờ giữ vững các khách hàng truyền thống, tích cực mở rộng thị trường mới, Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex) có quan hệ với trên 60 quốc gia, vùng lãnh thổ. Đối với các thị trường lớn như Nhật Bản, Mỹ, EU..., công ty đã tạo được thế đứng khá ổn định. Năm 2007, Haprosimex phấn đấu đạt doanh số 2.640 tỷ đồng tăng 20% so với năm trước, kim ngạch xuất khẩu đạt 175 triệu USD tăng 25%, thu nhập bình quân lao động đạt 1,6 triệu đồng/tháng, thu hút 1.000 lao động mới. III. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian tới 1. Thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ làm công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu Trong bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp nói chung và hoạt động thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu nói riêng, con người luôn giữ vai trò quyết định đến việc thành công của hoạt động đó. Vì vậy đội ngũ cán bộ làm công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp cần thường xuyên được nâng cao trình độ chuyên môn cũng như số lượng đội ngũ từ đó nâng cao hiệu quả công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty. Do đó công ty cần thực hiện tốt một số công tác sau: Thường xuyên nâng cao chất lượng cũng như số lượng đội ngũ nhân viên làm công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Hoạt động kinh doanh quốc tế nói chung và hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ về chuyên môn cũng như trình độ ngoại ngữ nhất định. Công ty Haprosimex là một công ty có quy mô khá lớn, thực hiện công tác xuất khẩu nên việc thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, hiểu biết về luật hải quan trong nước và quốc tế, trình độ ngoại ngữ là những việc vô cùng cần thiết cho toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty nói chung và đặc biệt quan trọng đối với đội ngũ cán bộ thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty nói riêng. Ngoài ra, hiện nay do công ty đang phát triển mạnh về cả quy mô kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh nên việc bổ sung nhân sự làm công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu là càn thiết nhằm nâng cao hiệu quả công việc cũng như tránh tình trạng công tác xuất khẩu bị đình trệ. Chuyên môn hóa công việc tới từng nhân viên làm công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Do công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu có rất nhiều khâu nên rất cần thiết phải có sự phân công chuyên môn hóa một cách cụ thể tới từng khâu hay từng công việc nhằm tránh được những sai sót không đáng có. Hơn nữa, việc phân công công việc một cách cụ thể sẽ tạo điều kiện cho việc nâng cao chất lượng công việc hay rút ngắn được thời gian hoàn thành công việc đó. Thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn, giới thiệu sản phẩm mới cho các cán bộ thực hiện hợp đồng xuất khẩu: Đây cũng là một công tác hết sức cần thiết nhằm tránh các sai sót cho cán bộ thực hiện hợp đồng xuất khẩu trong các khâu như: kê khai hải quan, mua bảo hiểm hay giao nhận hàng… 2. Thiết lập quan hệ làm ăn lâu dài với các công ty cung ứng dịch vụ vân tải trong nước và quốc tế Để tiếp tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cũng như nâng cao hiệu quả của công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty thì việc thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài với các công ty dịch vụ vận tải trong nước và quốc tế là một hoạt động không thể thiếu của công ty. Công tác dịch vụ vận tải càng thuận lợi, chi phí phát sinh giảm sẽ là một tiền đề tốt giúp công ty ngày càng mở rộng hơn nữa thị trường xuất khẩu của mình, cũng như tạo điều kiện tốt hơn cho việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. 3. Chuẩn bị giấy tờ và các chứng từ xuất khẩu tốt. Việc chuẩn bị giấy tờ và các chứng từ xuất khẩu phải đảm bảo các thủ tục đầy đủ, chính xác kịp thời tránh những trường hợp làm gấp chồng chéo trong quá trình làm chứng từ. Muốn vậy. - Công ty phải yêu cầu khách hàng cung cấp sớm, kịp thời và phải có thời gian đủ dài trước khi xuất hàng. - Tiến hành theo dõi từng mặt hàng, xử lý các thông tin phải chính xác như ngày giao hàng, cảng đến, số hiệu tàu, điều kiện thanh toán. - Ghi chép rõ ràng tiến trình thực hiện hợp đồng tránh làm việc chồng chéo. 4. Tổ chức sản xuất thu gom hàng hoá chuẩn bị cho xuất khẩu. Công ty Haprosimex Group vừa sản xuất lại vừa kinh doanh xuất khẩu. Vì vậy: - Đối với hàng tự sản xuất thì công ty phải tổ chức sản xuất sao cho kịp thời về số lượng, thời gian và quy cách phẩm chất. Muốn vậy phải thực hiện: + Triển khai công tác chuẩn bị vật tư đầy đủ đồng bộ kịp thời. + Tổ chức sản xuất hợp lý theo kế hoạch đặt ra. + Tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm - Đối với kinh doanh xuất khẩu thì công ty phải tiến hành kế hoạch tìm nguồn hàng, nghiên cứu lại vấn đề về thị trường như giá cả, nhu cầu v. v... để tiến hành gom hàng cho xuất khẩu. Mặt hàng kinh doanh xuất khẩu của công ty chủ yếu là hàng nông sản. Vì thế để chuẩn bị hàng tốt công ty cần thực hiện: + Phải liên hệ đặt hàng với các vùng sản xuất. + Giới thiệu giống cây trồng, kỹ thuật trồng, và nếu cần cung cấp cả vốn. + Quan hệ tốt với lãnh đạo địa phương để có kế hoạch trồng theo vùng những sản phẩm xuất khẩu 5. Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh chặt chẽ. Công ty cần phải phối hợp chặt chẽ, hơn nữa các phòng ban để đảm bảo hàng cho xuất khẩu cả về số lượng chất lượng và thời gian giao hàng. Nhằm tạo ra sự thống nhất giữa các phòng ban trong việc thực hiện xuất khẩu mang lại hiệu quả kinh tế cao. Muốn vậy yêu cầu công ty thực hiện tốt các vấn đề sau: - Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho giám đốc. Qua đó giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu nhất để đảm bảo hàng xuất khẩu. - Giữa các phòng ban phải thường xuyên hàng ngày trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết và khắc phục những nảy sinh trong tiến trình thực hiện hợp đồng. 6. Thanh toán tiền hàng Để quá trình thanh toán được nhanh chóng đúng quy định thì công ty cần phải thực hiện tốt các biện pháp sau: - Xử lý các thông tin trên L /C phải chính xác như số lượng, giá cả, phẩm chất, ký mã hiệu, thời hạn có hiệu lực, thời hạn trả tiền, thời hạn giao hàng điều kiện giao hàng để cung cấp cho hãng vận tải lập chứng từ thanh toán. - Thường xuyên liên lạc yêu cầu khách hàng trả tiền, liên lạc với ngân hàng về tiến độ trả tiền. IV. Một số kiến nghị với Nhà Nước nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Haprosimex Group nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung 1. Hoàn thiện và minh bạch hóa thông tin về các chính sách xuất nhập khẩu Các doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường nào thì đều phải chịu sự tác động của môi trường đó. Vì vậy, khi tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong môi trường kinh tế quốc gia thì các doanh nghiệp đều phải chịu tác động của chính sách và luật pháp quốc gia đó. Ở Việt Nam, các doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu đều phải chịu sự điều chỉnh của Luật thuế xuất nhập khẩu, Luật Hải quan…song các văn bản luật này lại thường xuyên thay đổi theo từng thời kýao cho phù hợp với xu thế chung của quốc tế. Nhưng sự thay đổi này đôi khi lại gây khó khăn, trở ngại cho các doanh nghiệp. Chính vì vậy, Nhà nước nên ban hành các văn bản luật một cách chặt chẽ, tránh tình trạng phải thay đổi nhiều lần để không gây ra các khó khăn cho doanh nghiệp. Ngược lại, nếu sự thay đổi đó là nguyên nhân khách quan, là để phù hợp với xu thế chung của khu vực và thế giới thì Nhà nước cũng nên công khai sớm các văn bản đó và có các văn bản hướng dẫn thực hiện kịp thời nhằm giúp cho các doanh nghiệp chuẩn bị tinh thần trước khi thực thi luật. Ngoài ra, Nhà nước cũng phải thường xuyên tổ chức các hội nghị tập huấn cho các cán bộ của doanh nghiệp về các văn bản luật mới có liên quan như danh mục thuế nhập khẩu đối với các chủng loại sản phẩm, các quốc gia áp dụng chế độ đãi ngộ tối huệ quốc đối với Việt Nam… 2. Cải cách thủ tục hành chính Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong việc cải cách thủ tục hành chính trong thời gian quan nhưng nhìn chung hệ thống các thủ tục hành chính tại Việt Nam còn rất rườm rà, phức tạp đặc biệt là các thủ tục đối với hoạt động ngoại thương. Thủ tục hải quan với hàng hóa xuất khẩu còn phức tạp, phải qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn…Chính vì vậy, để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp rút ngắn được thời gian thông quan hàng hóa xuất khẩu, Nhà nước cần cải cách hơn nữa công tác hải quan, rút ngắn thời gian thông quan hàng hóa xuất khẩu để doanh nghiệp có thể nhanh chóng giải phóng hàng có thể giảm bớt các khâu không cần thiết khi làm thủ tục. Đối với công tác xin giấy phép, còn tồn tại quá nhiều loại giấy phép mà doanh nghiệp cần phải có khi muốn xuất khẩu một lô hàng, chính vì vậy, Nhà nước nên bãi bỏ dần các giấy phép không cần thiết, cũng như quy các giấy phép về cho một đơn vị xem xét và giải quyết. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm được thời gian và chi phí trong quá trình nhập khẩu. 3. Hoàn thiện thủ tục hải quan điện tử, đồng thời tăng cường áp dụng thủ tục hải quan điện tử đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Hiện nay, khi mà nền kinh tế nước ta ngày càng mở cửa hội nhập thì kim ngạch xuất nhập khẩu của cả nước cũng càng tăng mạnh do đó lượng hàng phải thông quan qua các cửa khẩu là rất lớn.Chính vì vậy, nếu Nhà nước ta vẫn còn duy trì hải quan cũ thì rất có thể một lượng lớn hàng hóa của các doanh nghiệp sẽ phải nằm chờ tại các chi cục hải quan để chờ kiểm hóa. Từ đó gây lãng phí rất lớn cho cả nền kinh tế đất nước và cho cả các doanh nghiệp không chỉ vì thời gian mà cả về tiền của (chi phí lưu bãi, chi phí cho việc nhận hàng chậm…) Để giải quyết vấn đề này không còn cách nào khác là Nhà nước phải tiến hành một cách triệt để thủ tục hải quan và phương án tối ưu nhất là áp dụng thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Qua thực tế áp dụng ở Việt Nam, hệ thống thủ tục hải quan điện tử thể hiện được nhiều ưu điểm hẳn so với thủ tục hải quan trước đây. Song bên cạnh những ưu điểm thì hệ thống thủ tục hải quan điện tử ở nước ta còn những mặt bất cập đối với các doanh nghiệp như: số các thông tin cần khai báo quá nhiều so với việc cần khai báo trên giấy trước đây, các doanh nghiệp muốn được áp dụng thủ tục hải quan điện tử thì cần phải đạt được một số điều kiện nhất định cũng như phải được sự đồng ý của Tổng cục Hải quan; các doanh nghiệp khi muốn áp dụng thủ tục hải quan điện tử thì cần phải trang bị cho mình nhiều sản phẩm công nghệ tốn kém… Chính vì thế, để có thể thúc đẩy các doanh nghiệp áp dụng thủ tục hải quan điện tử thù Nhà nước cần hoàn thiện hơn nữa hệ thống thủ tục hải quan điện tử sẵn có, mở rộng phạm vi các doanh nghiệp được áp dụng thủ tục hải quan điện tử, hỗ trợ tập huấn cho các doanh nghiệp này về công nghệ và kỹ thuật để có thể sử dụng tối đa tính vượt trội của thủ tục hải quan điện tử. 4. Có chính sách hợp lý để phát triển các ngành hỗ trợ như giao nhận ngoại thương, bảo hiểm hàng hóa mua bán quốc tế, ngân hàng… Đây là các ngành có đóng góp rất lớn vào quá trình xuất khẩu cũng như thực hiện hợp đồng xuất khẩu của doanh nghiệp vì vậy nếu các ngành này phát triển thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trong việc cắt giảm chi phí, giảm rủi ro, thất thoát ngoại tệ cho đất nước. Để phát triển các ngành này, Nhà nước cần tích cực hơn nữa trong việc cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước, mở rộng thị trường về lĩnh vực bảo hiểm, giao nhận ngoại thương, ngân hàng để các doanh nghiệp trong ngành này có cơ hội tự do cạnh tranh từ đó tạo ra một thị trường các dịch vụ hỗ trợ công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu lành mạnh. KÊT LUẬN Trong xu thế quốc tế hoá đời sống kinh tế hiện nay thương mại quốc tế trở thành điều kiện tồn tại và phát triển của nền kinh tế mỗi quốc gia, cho phép mở rộng khả năng sản xuất, tiêu dùng và đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế đất nước. Nhận thức rõ tầm quan trọng của nó Đảng và Nhà nước ta khẳng định không ngừng mở rộng phân công và hợp tác quốc tế trên các lĩnh vực kinh tế, khoa học, kỹ thuật đẩy mạnh các hoạt động xuất nhập khẩu đó là những đòi hỏi khách quan của thời đại. Thực tế trong thời gian qua nền kinh tế đã từng bước khắc phục được những khó khăn và đã có những bước phát triển rõ rệt. Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội cũng như nhiều công ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu khác. Trong quá trình tham gia hoạt động kinh doanh với nước ngoài đã từng bước tháo gỡ khó khăn về vốn, phương pháp quản lý mới tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, quan hệ làm ăn với nhiều bạn hàng. Hiện nay sản phẩm của công ty đang có mặt trên thị trường nhiều nước. Uy tín của công ty ngày càng được nâng cao do chất lượng, sản phẩm được tín nhiệm và luôn luôn thực hiện tốt các hợp đồng xuất khẩu. Với hoạt động sản xuất kinh doanh xuất khẩu, tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là công việc có vai trò cực kỳ quan trọng, có quyết định thành công hay bại của một chuyến kinh doanh. Trong thời gian qua tuy gặp không ít những khó khăn về khách quan cũng như chủ quan công ty luôn phấn đấu vượt qua mọi trở ngại thực hiện tốt các hợp đồng xuất khẩu và hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh xuất khẩu của mình. Tuy nhiên, trong qua trình hoạt động kinh doanh xuất khẩu và thực hiện hợp đồng xuất khẩu vẫn còn một số hạn chế nhất định. Nếu khắc phục được những hạn chế này phát huy hơn nữa những ưu điểm vốn có thì công ty sẽ càng thực hiện tốt hơn nữa hợp đồng xuất khẩu của mình. Muốn vậy điều vô cùng quan trọng là công ty tự trang bị cho mình đầy đủ những kiến thức tìm hiểu và nghiên cứu kỹ lưỡng những vấn đề có liên quan tới pháp lý, nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. Em xin cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn PTS. TS Đoàn Thị Thu Hà và các cán bộ thuộc công ty Haprosimex Group đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. giáo trình kỹ thuất kinh doanh xuất nhập khẩu – GS.TS Võ Thanh Thu - NXB Thống Kê 2. Giáo trình nghiệp vụ ngoại thương – PGS Vũ Hữu Tửu, Đại học Ngoại thương, NXB Giáo Dục 3. Luật thương mại năm 2005 4. Công ước viên 1980 về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế 5. Luật sửa đổi bổ sung một số điều của luật hải quan 6. Luật hải quan 7. Quy định của Tổng cục trưởng tổng cục hải quan ngày 10.3.1998 về tờ hướng dẫn thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất nhập khẩu. 8. INCOTERMS 1990. 9. Giáo trình thanh toán quốc tế trong ngoại thương – PGS Đinh Xuân Trình, NXB Giáo Dục 10. Tài liệu của công ty Haprosimex Group.