Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty giấy Việt Nam

ợc tính vào tài khoản của người nhập khẩu (nếu người nhập khẩu thay đổi) hay tính vào tài khoản của người hưởng lợi (nếu nhà xuất khẩu thay đổi) Ví dụ: Theo hợp đồng No. 28/VI- 03 ký ngày 10.4.2003 về việc nhập khẩu giấy loại. VINAPIMEX đã mở một L/C số 142 LCD 200300103, phát hành ngày 18/4/2003 tại ngân hàng Công Thương Việt Nam. Người hưởng lợi là : GIANT INTERNATIONAL PAPER TRADING INC; 1217 WALLER STREET, SANFRACISCO, CA 94117, USA Nội dung là: Ngày muộn nhất của việc xếp hàng xuống tàu (latest date of shipment) là 5/5/2003 Ngày và nơi L/C hết hiệu lực là 26/5/2003 tại Mỹ Nhưng do nhà xuất khẩu vì lý do nào đó yêu cầu thay đổi thời gian giao hàng. Do vậy VINAPIMEX đã gửi một yêu cầu điều chỉnh thư tín dụng tới ngân hàng Công thương Việt Nam khu vực II – Hai Bà Trưng để đề nghị ngân hàng điều chỉnh bằng điện: L/C No 142 LCD 2003 00103; Date: 18/4/2003 với nội dung: ngày muộn nhất của việc xếp hàng xuống tàu là 22/5/2003. Ngày và nơi L/C hết hiệu lực là 12/6/2003 tại Mỹ. Còn lại các điều khoản khác không thay đổi. Tất cả mọi chi phí liên quan đến việc sửa chữa này sẽ được tính cho GIANT INTERNATIONAL PAPER TRADING INC Trong trường hợp nhập khẩu bằng vốn ngân sách nhà nước hoặc vốn vay thì phải có thêm văn bản quyết định của Bộ Tài chính về việc cấp ngân sách hoặc cho vay vốn. Nếu là vốn vay thì phải kèm theo cả hợp đồng tín dụng được ký kết giữa chủ đầu tư với ngân hàng được chỉ định vay vốn và hợp đồng tín dung phải được ngân hàng nhà nước Việt Nam hoặc bộ Tài chính đứng ra bảo lãnh. Ngân hàng mở L/C thường là một ngân hàng có uy tín do VINAPIMEX tự lựa chọn và thoả thuận với người bán trong hợp đồng. Trên thực tế VINAPIMEX thường chọn VIETCOMBANK hoặc Ngân hnàg nhà nước Việt Nam. Tuy nhiên trong trường hợp nhập khẩu bằng vốn ngân sách nhà nước hoặc vốn vay thì ngân hàng cung cấp vốn hoặc cho vay vốn sẽ là ngân hàng mở L/C. việc thanh toán tiền hàng cũng như các chi phí liên quan đến việc mở L/C dù là nhập khẩu bằng vốn vay, vốn tự có hay vốn ngân sách đều do chủ đầu tư chuyển tiền cho VINAPIMEX hoặc ngân hnàg mở L/C. người bán phải xuất trình qua ngân hàng của mình chứng từ thanh toán, vân đơn, hoá đơn, bản kê đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, bảo hiểm, đơn để gửi đến ngân hàng mở L/C yêu cầu thanh toán. Ngân hàng mở L/C sẽ kiểm tra bộ chứng từ. Nếu thấy hợp lệ ngân hàng sẽ chuyển tiền cho người bán còn ngược lại sẽ từ chối thanh toán. Sau đó ngân hàng sẽ yêu cầu Tổng công ty trả tiền rồi mới giao toàn bộ chứng từ để nhận hàng. Trong trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển tiền việc thực hiện đơn giản hơn nhiều do Tổng công ty không phải lo đến việc ký quỹ và hoàn tất thủ tục phức tạp mà chỉ cần phát lệnh chuyển tiền đến ngân hàng khi đã nhận được giấy báo nhận hàng. 2. Thuê tàu lưu cước VINAPIMEX thường tiến hành nghiệp vụ nhập khẩu theo điều kiện CIF. Có nghĩa là việc thuê phương tiện vận tải do bên đối tác nước ngoài đảm nhiệm. Tổng công ty có nghĩa vụ nhận hàng khi hoá đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm và vận đơn được giao cho mình. Ngoài ra tổng công ty phải trả chi phí dỡ hàng nếu chi phí này chưa nằm trong tiền cước và chịu mọi rủi ro và tồn thất về hàng hoá kể từ khi hàng đã qua khỏi lan can tàu ở cảng bốc hàng.Cũng có trường hợp VINAPIMEX nhập khẩu theo điều kiện CFR 3. Mua bảo hiểm Đối với hàng nguyên liệu giấy và các thiết bị phục vụ ngành giấy của Tổng công ty hầu hết đều được chở bằng đường biển do đó việc mua bảo hiểm là yếu tố bắt buộc vì mặt hàng giấy rất khó bảo quản trong quá trình vận chuyển do tính dễ hút ẩm, làm đen và ẩm giấy. Nếu trong trường hợp Tổng công ty nhập khẩu theo điều kiện CFR, Tổng công ty thường mua bảo hiểm của công ty bảo hiểm Bảo Việt cho 110% tổng giá trị hợp đồng với suất phí bảo hiểm 0,45%. Khi đó Tổng công ty gửi giấy yêu cầu bảo hiểm cho mặt hàng nhập khẩu trong chuyến hàng đó. Sau đó công ty bảo hiểm sẽ cấp cho Tổng công ty một đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà Tổng công ty gửi cho. Nếu trong trường hợp hàng hoá hư hỏng, các bên sẽ kiểm tra chất lượng, số lượng các thiết bị và cơ quan giám định sẽ lập một biên bản giám định về kết quả kiểm tra. Sau đó dựa trên tài liệu này Tổng công ty sẽ mang hồ sơ khiếu nại tới đại diện bảo hiểm địa phương của nhà xuất khẩu tại Việt Nam. 4. Làm thủ tục hải quan Sau khi nhận được thông báo hàng đến, Tổng công ty phải tới hãng đại lý tàu biển (trong trường hợp vận tải bằng đường biển) để nhận lệnh giao hàng. Trên thực tế ở Tổng công ty chưa xảy ra trường hợp chứng từ gửi qua ngân hàng đến chậm tức là hàng về rồi mà chứng từ chưa đến. Thủ tục khai báo hải quan sẽ được Tổng công ty tiến hành như sau: Bước 1: Tại phòng làm thủ tục hải quan, người nhập khẩu đăng ký làm thủ tục hảiquan với nhân viên hải quan và mở tờ khai theo mẫu quy định HQ 2002 - NK của Tổng cục hải quan. Tờ khai hải quan gồm hai phần + Phần dành cho người khai hải quan kê khai và tính thuế ( đây là phần Tổng công ty phải điền vào) + Phần dành cho kiểm tra của Hải quan Phần kiểm tra hàng hoá Phần kiểm tra thuế Tổng công ty tự kê khai áp mã tính thuế nhập khẩu và phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc kê khai đó. Dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định mã só hàng hoá, thuế suất giá tính thuế theo quy định để tự tính toán số thuế phải nộp của từng loại thuế và từng loại hàng hoá Việc khai báo hải quan có vai trò quan trọng vì đây là căn cứ để hải quan áp mã tính thuế lô hàng nhập khẩu. Tuy nhiên ở khâu này người nhập khẩu thường hay phạm phải những sai sót do thiếu kinh nghiệm như khai báo sai mã ký hiệu lô hàng, sai só lượng, trọng lượng như trên vận đơn đồng thời gặp phải khó khăn trong việc xác định thuế VAT, thuế nhập khẩu tạm tính. Ví dụ trong hợp đồng ngoại No 15/IV-02, Date 26/12/2002 được ký giữa Tổng công ty và EKA CHEMICALS ( THAILAND) LIMITED về việc nhập khẩu hoá chất sản xuất giấy cho công ty giấy Việt Trì, trọng lượng lô hàng ghi trên vận đơn phía nước ngoài gửi cho Tổng công ty là trọng lượng tịnh trong khi ở trên vận đơn gửi kèm lô hàng lại ghi trọng lượng cả bì. Do đó Tổng công ty lại phải chỉnh sửa tờ khai hải quan cho phù hợp với nội dung vận đơn mới Cùng tờ khai hải quan cán bộ xuất nhập khẩu của VINAPIMEX thường phải xuất trình các chứng từ kèm theo như: + Hợp đồng ngoại + Hợp đồng uỷ thác + Phụ lục hải quan ( nếu có từ hai mặt hàng trở lên) + Phiếu đóng gói + Hoá đơn thương mại (INVOICE – I/V) + Vân đơn (B/L) + Chứng chỉ xuất xứ (C/O) + Giâý phép đăng ký kinh doanh + Đăng ký mã số doanh nghiệp XNK + Giấy uỷ quyền của giám đốc cho phó giám đốc (nếu phó giám đốc thay quyền giám đốc) + Giấy giới thiệu Trong trường hợp thiếu chứng từ hoặc có những thay đổi trên thực tế so với bộ chứng từ thì Tổng công ty phải làm công văn kèm theo bộ tờ khai hải quan. Ví dụ như nếu thiếu chứng chỉ xuất xứ, hoá đơn hay phiếu đóng gói thì Tổng công ty phải làm công văn xin nợ C/O,I/V,P/L với hải quan Bước 2: nhân viên hải quan sẽ tiếp nhận hố sơ từ người làm thủ tục. Nhân viên hải quan sẽ kiểm tra tờ khai và bộ hồ sơ nếu đầy đủ và hợp lệ thì cho đăng ký tờ khai. Sau khi kiểm tra tờ khai , hải quan tiến hành kiểm tra việc áp mã và tính thuế lô hàng của Tổng công ty. ở khâu này người nhập khẩu phải tuân thủ tuyệt đối quyết định của hải quan về mức thuế đánh vào lô hàng của mình. Sau khi áp mã cán bộ XNK có nghĩa vụ nộp đủ tiền thuế tại bàn tính thuế thì mới nhận được hàng còn tron g trường hợp chưa có đủ tiền nộp thuế thì cán bộ XNK phải làm đơn xin nợ thuế và khoản nợ thuế này sau đó phải nhanh chóng chuyển vào tài khoản của hải quan ở ngân hàng. Nếu sau khi tính thuế, hải quan phát hiện có sai sót thì Tổng công ty sẽ nhận được giấy báo. Tuy nhiên trường hợp này chỉ xảy ra khi có các khoản phát sinh phụ thu và chênh lệch phải nộp Bước 3: sau khi nộp thuế người nhập khẩu xuống kho hàng và trình phiếu xuất kho. Kho hàng tiếp nhận phiếu xuất kho vào sổ và giao hàng cho chủ hàng. Tại đây người nhập khẩu kiểm tra lại hàng của mình về ký mã hiệu xem hàng còn nguyên đai nguyên kiện không. Trong một số trường hợp do hàng hoá phức tạp số lượng lớn lại đống thành nhiều kiện nên rât khó kiểm tra hết trong một thời gian ngắn dẫn đến Tổng công ty nhận thiếu hàng nhưng vẫn phải nộp đủ thuế cho hải quan vì trên tờ khai vấn ghi đủ hàng. Trong những trường hợp này Tổng công ty phải điện báo cho phía nước ngoài gửi tiếp phần còn thiếu. Cụ thể trong hợp đồng ngoại số 167/01 ký ngày 19/9/2001 với công ty NETZCH ASIA PACIFIC PTE LTD (Singapore) về việc nhập phụ tùng thay thế cho công ty giấy Bãi Bằng. Do không kiểm tra kỹ hàng nên sau khi về trụ sở mới phát hiện thiếu hàng. Do đó Tổng công ty lại phải điện báo cho bên xuất khẩu gửi tiếp phần còn thiếu. Do vậy tiến độ thực hiện hợp đồng nội bị chậm lại. Hàng nhập khẩu từ kho sẽ được mang thẳng ra bàn kiểm hoá (nếu trường hợp hàng lẻ)hoặc sẽ được nhân viên hải quan trực tiếp xuống kiểm tra ( nếu là hàng container, hàng cồng kềnh dễ vỡ dễ hỏng). Khi kiểm tra người nhập khẩu có trách nhiệm mở thùng hàng và giải trình để hải quan kiểm tra xem hàng hoá có phù hợp với tờ khai và bộ chứng từ không. Việc kiểm tra là rất quan trọng vì thông qua hải quan có thể đảm bảo chắc chắn rằng hàng nhập khẩu đúng với những gì mà người nhập khẩu đã khia boá và việc nhập khẩu là hợp lệ. Do đó đây cũng chính là khâu vất vả nhất đối với người làm thủ tục hải quan. Thông thường hải quan có trách nhiệm chất vấn và yêu cầu chủ hàng giải thích cặn kẽ lô hàng về rất nhiều như tên gọi, xuất xứ, công dụng, nguyên liệu sử dụng. Vì vậy đòi hỏi người làm thủ tục hải quan phải có kinh nghiệm, có khả năng ứng biến nhanh, am hiểu về chuyên môn ngành. Tổng công ty Giấy Việt Nam nhập khẩu chủ yếu là các loại vật tư thiết bị và phụ tùng bảo dưỡng thay thế cho các dây chuyền sản xuất giấy, đầu tư và các loại nguyên vật liệu cho sản xuất giấy trong đó các dây chuyền mấy giấy cho các dự án chiếm khoảng 75% giá trị hàng nhập. Đây là những hàng hoá mang tính phức tạp bên cạnh đó để dễ vận chuyển thì các loại máy móc thường được tháo dỡ từng bộ phận nhỏ và đóng gói ở các thùng khác nhau gay khó khăn rất nhiều cho người làm thủ tục hải quan trong việc kê khai. Trong việc kê khai, kiểm hoá mở kiện cho một container với vài trăm danh mục thông thường khó khăn và mất nhiều thời gian. Mặt khác hàng hoá đóng chung nhiều xếp hàng không theo trình tự nhất định theo bảng kê nhập khẩu gây khó khăn cho việc tính thuế nhập khẩu và mất nhiều thời gian cho khâu đối chiếu. Hiện nay quy trình làm thủ tục hải quan ở nhiều nơi không thống nhất dẫn đến gây nhiều khó khăn cho người nhập khẩu dể hoàn tất thủ tục và giải phóng hàng. Bên cạnh đó vẫn còn tình trạng nhân viên hải quan gây khó khăn cho người nhập khẩu làm cho mất nhiều thời gian. 5. Kiểm tra và giao hàng cho chủ đầu tư Trước khi tiếp nhận hàng Tổng công ty thường kiểm tra và giám định hàng hoá. Việc làm này là rất cần thiết đặc biệt đối với những hàng hoá manh tính kỹ thuật cao như hệ thống điện. Sở dĩ có bước kiểm tra như vậy là do hàng hóa sau một chặng đường dài vận chuyển có thể sẽ có hư hỏng nhất định do sản phẩm dễ hút ẩm hoặc có thể do bên nước ngoài giao sai quy định, nhầm lẫn, sai quy cách. Do đó khi hàng về Tổng công ty sẽ cử cán bộ nghiệp vụ xuống cảng và cùng với cơ quan giám định thường là VINACONTROL kiểm tra và giám định hàng nhập. Sau khi đã kiểm tra và giám định, cơ quan giám định sẽ cấp cho Tổng công ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (về chất lượng , số lượng, trọng lượng, nơi sản xuất, đánh giá mức độ giảm giá do hư hỏng) . Tổng công ty sẽ fax ngay cho bên bán kèm theo những biê bản giám định và Tổng công ty sẽ không phải nộp thuế ở những lần bên bán gửi số thiếu này. Biên bản này sẽ là cơ sở để khiếu nại bên bán và các bên có liên quan. Sau đó Tổng công ty sẽ bàn giao hàng hoá cho chủ đầu tư ngay tại cảng. Đối với hàng là các thiết bị dự án máy móc cồng kềnh, Tổng công ty vẫn phải để hàng trong container và với sự giám sát của hải quan hàng hoá sẽ được chuyển về chân công trình. Tại đây Tổng công ty sẽ cùng với chủ đầu tư tiến hành kiểm tra các kiện hnàg với sự có mặt của người bán và cơ quan giám định. Nếu các bộ phận thiết bị ghi trong phiếu đóng gói chi tiết bị thiếu hụt hoặc hư hỏng, hai bên sẽ ký vào một văn bản trong đó ghi rõ tình trạng hàng hoá và thời điểm kiểm tra. CĂn cứ vào biên bản này và lỗi của các bên VINAPIMEX sẽ cùng với đại diện người bán và chủ đầu tư tiến hành các biện pháp xử lý kịp thời Trong trường hợp bao bì bị hư hỏng hay hàng hoá bị hư hỏng mất mát trong quá trình xếp hàng vận chuyển, dỡ hàng, bên mua sẽ mời công ty bảo hiểm Việt Nam Bảo việt trong vòng 3 ngày sau kiểm tra của công ty giám định để lập biên bản của Bảo Việt và gửi cho bên bán kèm theo các chứng từ tổn thất cần thiết để bên bán đủ khả năng đòi bồi thường thiệt hại với công ty bảo hiểm hay công ty vận tải. Theo hợp đồng số 2457/01 được ký kết giữa Tổng công ty và ELOF HANSSON AB ( Thuỵ Điển) về việc nhập khẩu các thiết bị và nguyên vật liêụ cho công ty giấy Bãi Bằng. Tại điều 5 quy định: nếu có bất kỳ một thiệt hại nào xảy ra hoặc hàng hoá có chất lượng kém không đạt yêu cấu của hợp đồng hai bên sẽ thương lượng: người bán phải thay thế, sửa chữa các thiết bị hư hỏng. Nếu hai bên không đạt được nhất trí thì mời liên đoàn kiểm soát hàng hoá FCC (Federation of commodities control) hay một công ty kiểm soát độc lập tới để lập biên bản giám định. Tài liệu này sẽ là bằng chứng cuối cùng để khiếu nại nhà xuất khẩu. Chi phí kiểm tra được tính vào chi phí thiệt hại 6. Lắp ráp chạy thử và đưa thiết bị vào vận hành Đối với hàng hoá là các nguyên liệu, hoá chất, các phụ tùng bảo dưỡng, các loại vật tư như đồng hồ kiểm tra, dao băm mảnh thì Tổng công ty Giấy Việt Nam sẽ giao ngay tại cảng cho chủ đầu tư. Đến đây coi như Tổng công ty đã hoàn thành xong công việc giao hàng. Nhưng đối với thiết bị dự án (các dây chuyền máy giấy) và các loại phụ tùng bảo dưỡng thay thế như: Phụ tùng máy giấy, thiết bị điện từ, thiết bị nghi khí....thì nhiệm vụ của Tổng công ty không phải đến đây đã hết mà dây chuyền thiết bị đi vào sử dụng mới đựoc coi là nghiệm thu. Tổng công ty phải theo dõi việc tổ chức lắp đặt, chạy thử máy. khi dây chuyền đã đạt công suất và chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật quy định như ghi trong hợp đồng và được hội đồng giám định thiết bị và công nghệ của Bộ khoa học công nghệ và Môi trường Việt Nam công nhận thì coi như việc cạy thử đã thành công, lúc đó Tổng công ty sẽ cùng với đại diện người bán và chủ đầu tư ký vào bản nghiệm thu toàn bộ dây chuyền sản xuất hay một phần tuỳ thuộc hàng nhập là cả dây chuyền hay phụ tùng thay thế. Trong thời gian bảo hành nếu có vấn đề gì về máy móc thì Tổng công ty phải liên hệ với đối tác nước ngoaì để họ thực hiện công việc bảo hành. Thời hạn bảo hành quy định trong hợp đồng 7. Thanh toán Trong trường hợp thanh toán bằng L/C (Tổng công ty thường sử dụng L/C không huỷ ngang) khi nhận được bộ chứng từ thì ngân hàng sẽ kiểm tra và thông báo cho Tổng công ty. Tổng công ty tiến hành nhận chứng từ, ký hối phiếu và ký vận đơn để đi nhận hàng. Trong trường hợp hàng về đến cảng, Tổng công ty đã nhận được giấy báo hàng mà vẫn chưa nhạan được đủ bộ chứng từ thì Tổng công ty gửi đến ngân hàngthư yêu cầu ký hậu vận đơn (với điều kiện Tổng công ty chấp nhận thanh toán kể cả trong trường hợp chứng từ có sai sót) để nhận hàng Nếu thanh toán bằng điện chuyển tiền thì nhận được giấy báo hàng đến. Tổng công ty gửi đến ngân hàng lệnh chuyển tiền để chuyển tiền cho phía nước ngoài rồi đi nhận hàng. Trên thực tế hình thức thanh toán bằng T/T được sử dụng nhiều hơn hình thức L/C, thường chiếm tới 70% trong các hình thức thanh toán. Tổng công ty thường áp dụng T/T vì vừa thanh toán nhanh chóng lại ít thủ tục giấy tờ. Những mặt hàng có giá trị hàng triệu USD Tổng công ty sử dụng hình thức thanh toán bằng L/C để đảm bảo an toàn Tổng công ty cùng chủ đầu tư thanh toán cho người xuất khẩu sau mỗi khi người xuất khẩu thực hiện xong công việc của mình và xuất trình bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng như đã quy định trong hợp đồng. Sau khi người bán nước ngoài hoàn thành đầy đủ nghiã vụ của mình và ký vào biên bản nghiệm thu cuối cùng thì Tổng công ty và chủ đầu tư sẽ tiến hành thanh toán cho họ số tiền còn lại theo quy định hợp đồng (sau khi trừ đi tiền đặt cọc). Đối với hàng hoá có bảo hành thì Tổng công ty sẽ nợ lại 10% giá trị hợp đồng.Đến khi hàng hoá hết thời hạn bảo hành mà không xảy ra hỏng hóc gì thì Tổng công ty sẽ thanh toán hế Sau đó Tổng công ty sẽ tiến hành thanh toán tiền phí uỷ thác với chủ đầu tư trong nước khoảng 0,5% - 2% tổng giá trị hàng nhập khẩu . Thông thường đồng tiền thanh toán được quy định rõ trong hợp đồng và nó phải là đồng tiền mạnh. Tổng công ty có sử dụng một số đồng ngoại tệ ở những khu vực thanh toán như sau: + Khu vực EU : Tổng công ty sử dụng EUR, DEM,USD, FRF,GBP và một số ít đồng tiền SEK. Hiện nay Tổng công ty chủ yếu sử dụng USD, EUR và GBP +Châu á: Tổng công ty thườg thanh toán bằng JPY, SGD 8. Giải quyết tranh chấp phát sinh ( nếu có) Trong quá trình thực hiện hợp đồng ngoại cũng như hợp đồng nội đều có thể xảy ra các khiếu nại nếu như một bên nào đó không thực hiện nghĩa vụ của mình gây tổn hại đến quyền lợi các bên. Khi đó Tổng công ty Giấy Việt Nam sẽ cùng chủ đầu tư và bên xuất khẩu tiến hành hoà giải. Đối với Tổng công ty thì đa phần các trường hợp đều giải quyết bằng thương lượng. Chỉ một số ít phải nhờ đến toà kinh tế do các bên thoả thuận. Đó là trường hợp của Italia, Pháp ,Nhật. Họ thường cố tình trì hoãn hoặc rât khó đòi. Đối với hợp đồng ngoại cơ quan giải quyết tranh chấp thường được chọn là cơ quan trọng tài Singapore, hoặc trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam. Tại điều khoản trọng tài quy định : trong thời hạn thực hiện hợp đồng mọi tranh chấp không thể giải quyết bằng hoà giải sẽ được đưa ra giải quyết tại hội đồng trọng tài Singapore, phán quyết của hội đồng được coi là chung thẩm và bắt buộc với hai bên. Tất cả chi phí trọng tài và các chi phí khác do bên thua kiện chịu. 9. Tổ chức thanh lý hợp đồng Khi Tổng công ty Giấy Việt Nam hoàn tất việc giao hàng cho bên uỷ thác mà không phát sinh khiếu kiện thì coi như hợp đồng uỷ thác nhập khẩu đã được hoàn tất. Khi đó Tổng công ty và bên giao uỷ thác sẽ thoả thuận ngày giờ và địa điểm cùng nhau ký vào biên bản thanh lý hợp đồng. Việc ký biên bản thanh lý là sự xác nhận việc hoàn thành hợp đồng uỷ thác của Tổng công ty với bên giao khẳng định rằng bên giao đã nhận được hàng như mong muốn và Tổng công ty đã được thanh toán đầy đủ. ở khâu này việc thanh lý hợp đồng thường diễn ra tại trụ sở Tổng công ty và có mặt đầy đủ đại diện hai bên giao và nhận uỷ thác. trường hợp đến lúc ký biên bản hợp đồng mà một trong hai bên vẫn chưa thực hiện xong hoàn toàn nghĩa vụ của mình thì hợp đồng được coi là thanh lý xong khi nghĩa vụ đó được hoàn tất. Đối với các lô hàng nhập khẩu có bảo hành thì sau khi làm xong thanh lý hợp đồng, Tổng công ty vẫn phải đảm bảo nghĩa vụ phối hợp với bên giao uỷ thác để đòi phía nước ngoài bảo hành nếu hàng hoá hỏng hóc trong thời gian bảo hành. Ví dụ trong hợp đồng mua bán nước ngoài FPO- 30318/M1-3B , ký kết ngày 16/02/200 gữa Tổng công ty và NETZSCH ASIA PACIFIC PTE LTD về việc nhập phụ tùng thay thế cải tạo dây chuyền máy xeo số 2 của công ty giấy Bình An với thời hạn bảo hành là 24 tháng. Tại điều 8 của hợp đồng quy định: nếu trong thời hạn bảo hành mà thiết bị gặp trục trặc thì nhà xuất khẩu phải gửi một chuyên gia sang ngay sau khi có thể nhưng không được phép quá 7 ngày. Sự thiệt hại này thuộc về lỗi người bán Sau khi hoàn thành biên bản thanh lý hợp đồng Tổng công ty Giấy Việt Nam nhận tiền thanh toán và phí uỷ thác và viết cho người giao uỷ thác. Tới đây hợp đồng coi như đã được thanh lý xong Ví dụ: Hợp đồng số 84/97 FPO *Nội dung hợp đồng : nhập Tinopan ABP- XHC 720 kg *Có các số liệu như sau: - Giá CIF tại Hải Phòng : 8352 USD Tiền cho nhà cung cấp : 8352 USD Phí ngân hàng và bưu điện: 28,79 USD Phí mua ngoại tệ : 25,048 USD Thuế nhập khẩu : 84 USD Chi phí nhận hàng: 76 USD Vì đây là nhập khẩu uỷ thác nên ngoài việc nhận được số tiền thu hồi cho nhà cung cấp , Tổng công ty còn nhận được phí uỷ thác trị giá 1% tổng giá trị đơn hàng là 83,52 US III. Đánh giá về quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty Giấy Việt Nam 1. Ưu điểm Tổng công ty Giấy Việt Nam là môt Tổng công ty lớn trực thuộc Nhà nước do đó được Nhà nước quan tâm hỗ trợ . Hơn nữa giấy là một trong những mặt hàng quan trọng, nó có mặt trong nhiều lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống. Năm 2002 nhà nước vẫn duy trì bảo hộ ngành giấy trong nước thông qua thuế nhập khẩu cụ thể mức thuế nhập khẩu giấy in báo là 40%, in viết là 50%. Để đảm bảo tính hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng ngay sau khi hợp đồng thương mại đươc thông báo có hiệu lực, VINAPIMEX đã lập ra kế hoạch cụ thể để thực hiện hợp đồng. Chính vì thế hiệu quả hợp đồng rất cao, giảm thiểu chi phí góp phần vào kết quả hoạt động của toàn công ty. Cụ thể là: Tốc độ thực hiện hợp đồng : do các điều khoản trong hợp đồng được quy định rất chặt chẽ không trái pháp luật đảm bảo quyền lợi cho Tổng công ty và phía đối tác nên việc thực hiện hợp đồng diễn ra đúng với dự kiến trừ trường hợp bất khả kháng Thời gian thực hiện hợp đồng : Tổng công ty luôn chủ trương cố gắng giảm các rườm rà trong các khâu để rút ngắn thời gian thực hiện hợp đồng tạo điều kiện thuận lợi cho các bên. Tổng công ty đã có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu . Do đó đã có nhiều mốiquan hệ với các bạn hàng trong nước và nước ngoài. Hiện nay VINAPIMEX chủ yếu làm ăn với hai khu vực EU và Châu á. Ngoài ra thỉnh thoảng cũng tiến hành nhập khẩu từ Bắc Mỹ. Bạn hàng lớn nhất của Tổng công ty là Thuỵ Điển (mỗi năm nhập khoảng 30% tổng khối lượng hàng nhập khẩu ) rồi đến Phần Lan (22), pháp , Bỉ. ở Châu á Tổng công ty thường nhập hàng từ Singapore, Trung quốc, Nhật Bản và một số nước ASEAN Bên cạnh đó Tổng công ty có một đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, có năng lực trong lĩnh vực knh doanh xuất nhập khẩu nắm vững luật pháp quốc tế. Điều này sẽ làm giảm bớt rủi ro cho Tổng công ty trong quá trình thực hiện hợp đồng. 2. Những tồn tại Bước vào cơ chế thị trường , Tổng công ty đang phải cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường. Sự cạnh tranh không chỉ ở các doanh nghiệp nhà nước mà cả phía các doanh nghiệp tư nhân. Tổng công ty hiện đang phải đối mặt với thực tế là mất đi nhiều bạn hàng. Các doanh nghiệp sản xuất lớn , các đơn vị liên doanh, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trực tiếp hợp thành một hệ thống mạnh mẽ tác động lớn tới bất cứ chủ thể kinh tế nào. Hơn nữa tình trạng thay đổi chính sách và cơ chế quản lý kinh tế nói chung và thương mại nói riêng đã làm cho Tổng công ty nhiều khi không kịp thay đổi. Mặc dù nhà nước đã có cố gắng trong việc xây dựng và ban hành luật nhưng Tổng công ty Giấy Việt Nam cũng như nhiều doanh nghiệp khác vẫn bị chi phối bởi nhiều văn bản chỉ đạo dưới luật. Chính điều này dẫn dến những quy định khác nhau về trình tự phê duyệt hợp đồng , vấn đề giám định và kiểm tra chất lượng hàng hoá cũng như thuế suất nhập khẩu và phương thức nhập khẩu. Vì thế quy trình thực hiện hợp đồng nhiều khi trở nên phiền phức kéo dài thời gian do phải qua nhiều cửa và chịu thêm những chi phí không nhỏ mà lẽ ra không đáng có. Một trong những khó khăn lớn nhất của Tổng công ty là khâu hải quan: + Thứ nhất, mở tờ hải quan. Do nhu cầu nhập khẩu có nhiều đơn hàng lẻ với số lượng nhỏ, dịch thuật khó chuẩn và luôn thay đổi phương thức vận chuyển. Mặt khác hàng nếu mua trực tiếp từ nhà sản xuất thì giá và đơn vị tình ít thay đổi hơn so với OA (Ký nhận ngân hàng) hoặc đơn đặt hàng ban đầu. Nhưng do mua qua công ty thương mại nên có những đơn hàng thay đổi về lượng và giá trị so với xác nhận sau cùng của nhà cung cấp như hoá đơn không khớp với đơn hàng dẫn đến phải sửa lại đơn hàng. Điều này đã gây ra khó khăn không ít cho khâu mở tờ khai hải quan, hoặc chậm tiến độ giao hàng + Nếu mở khai cho một container với vài trăm danh mục mà phải kiểm hoá thì rất mất nhiều thời gian. Mặt khác nếu hàng hoá đóng chung nhiều xếp hàng không theo thứ tự thì cũng gây khó khăn + Thứ ba là khâu giám định. Khâu này gây nhiều ách tắc cho Tổng công ty trong tiến độ thực hiện hợp đồng + Thứ tư là phạt hải quan. đôi khi hàng hoá về của Tổng công ty bị phạt vì: Do dịch thuật về tên hàng chủng loại và sai mã số thuế Hàng nhập khẩu phần lớn đóng trong container nên nếu một container chứa khoảng 50 đơn hàng thì thời gian kiểm hoá rất nhiều nên phải chờ đợi bốc xếp dẫn đến thời gian phạt lưu kho bãi Căn cứ vào bảng dưới đây chúng ta có thể thấy được những tồn tại chủ yếu trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty Bảng 5: Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty Năm Số HĐNK được ký kết Số HĐNK vi phạm Số HĐNK được thực hiện Tỷ lệ vi phạm (%) Nguyên nhân 2000 375 7 375 1,86 - Do vi phạm điều khoản thanh toán - Do các nhà xuất khẩu giao hàng sai quy cách 2001 340 4 340 1,17 - Do nhà xuất khẩu giao hàng chậm - Do nhà xuất khẩu giao thiếu hàng 2002 341 5 341 1,46 - Do nhà xuất khẩu giao hàng chậm - Do vi phạm vào điều khoản thanh toán - Do nhà xuất khẩu giao hàng sai quy cách Nguồn : Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Giấy Việt Nam Hàng năm Tổng công ty nhận được khoảng từ 350 – 400 đơn đặt hàng. Với kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vức xuất nhập khẩu , Tổng công ty cố gắng hạn chế đến mức thấp nhất những vi phạm xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác. Tuy nhiên không thể tránh khỏi những vi phạm do nhà xuất khẩu hay bên giao ủy thác gây ra. Là một doanh nghiệp nhận uỷ thác , Tổng công ty sẽ có những biện pháp xử lý phù hợp sao cho cả hai bên đều cảm thấy hợp lý. Chúng ta có thể thấy được điều này qua một số hợp đồng cụ thể sau: Bảng 6: Một số hợp đồng vi phạm Hợp đồng Mặt hàng nhập khẩu Đơn vị giao uỷ thác Nhà xuất khẩu Vi phạm No: 004/BB - ELOF, ký ngày 3/3/00 Nhập các thiết bị đầu tư Công ty giấy Bãi Bằng ELOF HANSON AB (Thuỵ Điển) Do công ty giấy Bãi Bằng chuyển trả tiền vào ngân hàng chậm No: 006/VT, ký ngày 27/6/01 Hoá chất cho việc sản xuất giấy Công ty giấy Việt Trì CIBA SPECIALLY CHEMACIAL (Singapore_ PTE LTD Do nhà xuất khẩu giao hàng chậm No: 28/VI-03, ký ngày 31/12/01 Nhập giấy loại Công ty giấy Tân Mai GIANT INTERNATIONAL PAPER TRADING INC (USA) Do nhà xuất khẩu giao hàng sai quy cách Trong hợp đồng No 004/BB-ELOF do công ty giấy Bãi Bằng chuyển trả tiền hàng chậm trễ, do vậy theo quy định trong hợp đồng công ty phải chịu các chi phí cho việc hàng hoá lưu kho lưu bãi và các chi phí phát sinh. Đồng thời ELOF HANSON AB được quyền hưởng lãi kể từ ngày mà công ty phải thanh toán. Tỷ lệ lãi suất do sự thoả thuận giữa hai bên. Nếu không đạt được sự thoả thuận thì tỷ lệ này là 7%. Trong vòng 3 tháng nếu công ty không trả đủ tiền thì bên xuất khẩu sẽ kết thúc hợp đồng và công ty phải thanh toán những thiệt hại gây ra. Tuy nhiên thực tế công ty giấy Bãi Bằng chuyển tiền trả chậm hơn so với yêu cầu 1 ngày và nhờ vào uy tín, mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa Tổng công ty và ELOF nên công ty giấy Bãi Bằng chỉ phải trả các chi phí lưu kho lưu bãi và không phải chịu phạt gì thêm ở hợp đồng No 006/VT do bên xuất khẩu giao hàng chậm. Do vậy theo quy định hợp đồng công ty phải chịu chi phí cho việc hàng hoá lưu kho lưu bãi. Tại điều khoản 14 hợp đồng này quy định về hình thức xử lý nếu hàng giao chậm (PENALTIES ON DELAY OF DELIVERY): nếu nhà xuất khẩu giao hàng chậm thì sẽ bị trừ 0,5% tổng giá trị của hàng hoá nhập khẩu giao chậm. Tổng số tiền bị phạt không vượt quá 10% giá trị mỗi lần giao hàng. Khi đạt tới 10% giá trị lượng hàng giao chậm thì Tổng công ty có thể kết thúc hợp đồng. Do dó CIBA SPECIALLY CHEMACIAL Pte. LTD phải chấp nhận chịu phạt một khoản tiền là 0,5%x 23300 USD = 116,5 USD Hợp đồng No 28/VI-03 công ty GIANT INTERNATIONAL PAPER TRADING đã chuyển hàng sai quy cách. Trong hợp đồng tại điều 8 quy định: giấy loại mà chúng ta nhập về không được trộn lẫn với giấy bìa, không được bao gồm các tạp chí hay sách có hình ảnh không lành mạnh. Giấy không được có dầu, chất béo, bị đen. Nhưng trong quá trình kiểm hàng thấy có những lô hàng bị lẫn cả tạp chí và chất lượng không như yêu cầu. Do đó Tổng công ty đã yêu cầu bên xuất khẩu hoặc là gửi hàng bù vào phần sai quy cách hoặc là giảm giá. Công ty GIANT đã đồng ý giảm giá lô hàng. Những lỗi này làm giảm hiệu quả kinh doanh nhập khẩu do xuất hiện các chi phí bất thường và kéo dài thời gian lưu kho. 3. Nguyên nhân Đội ngũ cán bộ nhân viên tha gia vào công tác nhập khẩu nhiều song chưa được chuyên môn hoá triệt để làm cho hiệu quả hoạt động chưa cao. Thêm vào đó sự quản lý tổ chức điều hành đôi khi còn thiếu chặt chẽ, thiếu sự chỉ đạo tập trung Sự liên kết giữa các đơn vị thành viên và Tổng công ty chưa được thống nhất , điều này sẽ ảnh hưởng đến việc đáp ứng chưa đúng chưa đủ nhu cầu về các mặt hàng nhập khẩu bởi mục đính chính của biệc nhập khẩu là để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty Sử dụng vốn còn kém hiệu quả. Mặc dù do đặc thù của ngành giấy là nhập khẩu các loại vật tư trang thiết bị có giá trị lớn để trang bị cho ngành nên việc thiếu vốn là không tránh khỏi song đồng vốn hiện nay cũng còn được sử dụng kém hiệu quả. Tình trạng chiếm dụng vốn giữa các doanh nghiệp thành viên còn khá phổ biến gây nhiều khó khăn cho hoạt động sản xuất kinh doanh Để khắc phục những mặt còn yếu kém này đòi hỏi Tổng công ty cần có một giải pháp hữu hiệu về mọi mặt. Nhờ đó mới có thể nâng cao được hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và hiệu quả kinh doanh nhập khẩu nói riêng ở Tổng công ty Giấy Việt Nam và trong toàn ngành giấy. Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty Giấy Việt Nam I. Mục tiêu phương hướng kinh doanh của ngành giấy và của Tổng công ty Giấy Việt Nam trong thời gian tới 1. Mục tiêu phương hướng kinh doanh của ngành giấy Trong điều kiện hiện nay, với trình độ công nghệ chậm đổi mới, quy mô sản xuất ở mức trung bình, máy móc thiết bị lạc hậu, năng suất thấp, thiếu vốn đầu tư, ngành giấy thậm chí khó có thể đuổi kịp nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng trong nước, chưa nói đến việc thâm nhập thị trường khu vực và thế giới. Điểm yếu nhất của ngành có lẽ là chưa đưa ra thị trường nhiều sản phẩm đa dạng, có chất lượng cao, đủ sức hấp dẫn khách hàng bằng sự mềm dẻo của giá cả, sự thích ứng với các đòi hỏi khắt khe của nhu cầu xã hội. Vì vậy đầu tư chiều sâu và mở rộng là một yêu cầu tất yếu , khách quan và hết sức cấp thiết đối với sự tồn tại phát triển của Tổng công ty cũng như toàn ngành giấy Việt Nam. Trước mắt mục tiêu tổng quát của toàn ngành trong giai đoạn 2001 – 2010 là: Gia tăng sản lượng giấy và bột giấy đáp ứng nhu cầu trong nước đang gia tăng mạnh mẽ, tiến tới xuất khẩu bột giấy và giấy. Đẩy mạnh trồng nguyên lệu giấy giúp chuyển dịch cơ cấu cây trồng thực hiện mục tiêu xoá đói giảm nghèo ở vùng sâu vùng xa Thúc đẩy đầu tư để mở rộng năng lực sản xuất , đa dạng về chủng loại, mặt hàng, mở rộng thị trường và tăng ưu thế cạnh tranh của sản phẩm bằng cách nâng cao chất lượng sản phẩm hạ giá thành sản xuất 2. Mục tiêu phương hướng kinh doanh của Tổng công ty Giấy Việt Nam Dựa trên những định hướng phát triển chung của ngành giấy Việt Nam, Tổng công ty đã đề ra chiến lược phát triển của mình đến năm 2010 Giai đoạn 2001-2005: Đầu tư xây dựng một số nhà máy mới có công suất trên 50 000 tấn/ năm, công nghệ tiên tiến, hiện đại có đủ khả năng xử lý môi trường đạt các chỉ tiêu quy định, nhằm gia tăng chất lượng sản phẩm, cân đối năng lực sản xuất giấy và bột giấy, đảm bảo linh hoạt và đa dạng hoá các mặt hàng. Đồng thời cần tăng cường đầu tư vào khâu sản xuất bột giấy và phát triển nguồn nguyên liệu giấy trong nước đặc biệt là vấn đề trồng rừng nguyên liệu giấy Trong giai đoạn này chủ trương của Tổng công ty là tập trung đầu tư vào các dự án tại các vùng nguyên liệu giấy. Cụ thể Tổng công ty sẽ thực hiện kế hoạch xây dựng nhà mày bột giấy Kon Tum, công suất 120 000 tấn/năm, nhà máy bột giấy và bao bì Thanh Hoá công suất 50 000 tấn/năm. Mặt khác theo dự kiến sau 5 năm phát triển thu nhập và nhu cầu dân cư sẽ gia tăng mạnh do đó cần một sự chuẩn bị từ trước để tận dụng khai thác tối đa thị trường trong nước. Cải tiến chất lượng sản phẩm, ổn định ở mức giá bán phù hợp và có sức cạnh tranh là một mục tiêu cơ bản trong những năm sắp tới. Bên cạnh đó việc đầu tư hoàn thiện hệ thống xử lý bảo vệ môi trường cũng là biện pháp tối ưu để củng cố vị trí và uy tín của Tổng công ty trước hết ở thị trường trong nước sau đó chuẩn bị xuất khẩu sản phẩm ra thị trường nước ngoài. Giai đoạn 2006- 2010 : Trong giai đoạn này Tổng công ty chủ trương tiếp tục đầu tư xây dựng các nhà máy có quy mô lớn công suất từ 100 000 tấn /năm, có công nghệ hiện đại và hệ thống xử lý môi trường hoàn thiện ưu việt hơn. Mục tiêu đặt ra cho giai đoạn này là tổng công suất giấy phải đạt tối thiểu 1,2 triệu tấn/năm, để không những đáp ứng nhu cầu trong nước mà còn dành cho xuất khẩu. Do đó đây là giai đoạn phát triển cả về chát và lượng. Sự hoà nhập vào nền kinh tế thế giới sẽ ảnh hưởng rõ nét trong xu hướng tiêu thụ của giai đoạn này. Để có thể tận dụng hết lợi thế của nền kinh tế mở đòi hỏi phải biết huy động và sử dụng có hiệu quả vốn đầu tư từ bên ngoài. Song song với nó là sự nâng cao chất lượng sản phẩm để nó có thể được chấp nhận trên thị trường thế giới. Trước mắt trong năm 2003 Tổng công ty đang phấn đấu đạt các mục tiêu sau: Về chi phí kinh doanh: tăng cường công tác quản lý, tìm mọi cách giảm những chi phí trong sản xuất để từng bước giảm giá thành, đáp ứng yêu cầu hội nhạp AFTA. Tăng cường công tác thị trường, đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm nhằm giải quyết vấn đề tồn kho và ứ đọng vốn. Về đầu tư phát triển: tập trng chỉ đạo thực hiện các dự án đầu tư tăng cường công tác kiểm tra, giám sát các dự án nhằm thúc đẩy nhanh tiến độ đầu tư, sớm đưa vào khai thác để nâng cao chất lượng cạnh tranh của sản phẩm. Năm 2003 toàn Tổng công ty phấn đấu đạt được các mục tiêu chủ yếu: 1; Giá trị tổng sản lượng: 1 902,5 tỷ đồng bằng 98,7 % năm 2002 2; Doanh thu: 2 187,6 tỷđồng bằng 104,7 % năm 2002 3; Sản phẩm Đối với mặt hàng giấy các loại Toàn Tổng công ty sản xuất 195 200 tấn giấy/2003 bằng 101,5 % so với dự kiến thực hiện của năm 2002 Trong đó: Giấy in, viết: 98 750 tấn Giấy in báo: 34 000 tấn Giấy bao gói Công nghiệp: 45 380 tấn Giấy vệ sinh: 6 900 tấn Đối với các sản phẩm văn phòng phẩm và gỗ, diêm: dự kiến kế hoạch sản xuất năm 2003 như sau: Gỗ dán : 2 250 m3, bằng 97 % thực hiện năm 2002 Trang in: 500 triệu trang, bằng 111% thực hiện 2002 Vở tập học sinh: 8 654 tấn, bằng 113% thực hiện 2002 Bút các loại: 3,85 triệu cái, bằng 111,8% thực hiện 2002 Chai nhựa: 5,0 triệu chai, bằng 102,4% thực hiện 2002 Dụng cụ học sinh: 200 000 cái, bằng 100% thực hiện 2002 Diêm các loại: 15 triệu hộp, bằng 120% thực hiện 2002 4. Kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2003 + Xuất khẩu: không + Nhập khẩu 50 000 000 USD: Nhập khẩu uỷ thác :38 000 000 USD Nhập khẩu kinh doanh: 12 000 000 USD Trong đó: . Nhập phụ tùng : 9 800 000 USD . Nhập nguyên liệu,hoá chất: 3 000 000 USD . Nhập thiết bị đầu tư: 37 200 000 USD Trên cơ sở những mục tiêu đặt ra Tổng công ty xác định cho mình phương hướng và nhiệm vụ cụ thể : Tiếp tục phát huy vai trò dẫn đầu trong hoạt động xuất nhập khẩu , hoàn thành nghĩa vụ đối với chủ đầu tư, đôn đốc trách nhiệm của người bán với việc bảo hành, tư vấn cho người mua lựa chọn nhập khẩu những dây chuyền thiết bị hiện đại để sản xuất ra hàng hoá có khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tiếp tục tăng cường công tác tiếp thị, tìm kiếm và mở rộng thị trường trong nước và ngoài nước Để nhằm thế chủ động và mang lại lợi nhuận cao, bên cạnh nhập khẩu uỷ thác Tổng công ty tiếp tục chú ý khai thác hình thức nhập khẩu tự doanh II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác tại Tổng công ty Giấy Việt Nam 1. Về phía Tổng công ty 1.1 Những giải pháp chung 1.1.1. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và kết hợp đa dạng các hình thức huy động vốn Cũng giống như rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam , Tổng công ty cũng gặp phải nhiều khó khăn về vấn đề vốn kinh doanh. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Tổng công ty chủ yếu là nhập khẩu vật tư phụ tùng trang thiết bị máy móc. Trong điều kiện nhu cầu vốn cao mà vốn trong nhập khẩu lại eo hẹp do đó yêu cầu đặt ra đối với Tổng công ty là phải sử dụng vốn sao cho có hiệu quả. Trong điều kiện nhà nước quản lý về ngoại tệ vốn có hạn Tổng công ty không thể đáp ứng được tất cả mọi nhu cầu của các đơn vị thành viên cùng một lúc được. Điều đó có nghĩa các thành viên đó phải có sự tính toán cân nhắc cẩn thận trước khi đưa ra yêu cầu nhập khẩu của mình, đảm bảo yêu cầu đó phải sát với thực tế chi tiết cụ thể. Để tiết kiệm nguồn vốn đồng thời cho nhu cầu nhập khẩu Tổng công ty cần làm tốt một số công việc sau: Xác định đúng mặt hàng cần nhập, phù hợp với kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, đặc biệt phải phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp Nghiên cứu kỹ thị trường đảm bảo hàng nhập về có thể bán được nhanh chóng , tăng vòng quay vốn từ đó đẩy mạnh hoạt đỗng kinh doanh Sử dụng tiết kiệm vốn, dành ngoại tệ nhập vật tư cho sản xuất .. khuyến khích các đơn vị thành viên sử dụng hàng thay thế Trong công tác quản lý vốn phải mềm dẻo, năng động. Có thể ra thời hạn thu hồi vốn dài hơn đối với một số mặt hàng vận chuyển lâu, tiêu thụ chậm , có thể giảm mức phạt đền bù tuỳ theo từng trường hợp nhằm động viên khuyến khích Đa dạng hoá các phương án kinh doanh, tránh dùng hình thức áp chế làm giảm tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên phải có dự kiến trước về mạng lưới tiêu thụ và phương thức phân phối. Nên kết hợp giữa tiêu thụ trực tiếp và hình thức đại lý. Tích cực tuyê truyền quảng cáo giới thiệu sản phẩm. Ngoài ra để giảm nhanh lượng vốn ứ đọng trong khâu lưu trữ nên sử dụng nhiều hơn phương thức giao tiền nhận hàng tại kho của bên bán qua đó giảm được chi phí vận chuyển bốc xếp Để tiết kiệm nguồn vốn đồng thời cho nhu cầu nhập khẩu Tổng công ty cần làm tốt một số công việc sau: Xác định đúng mặt hàng cần nhập, phù hợp với kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, đặc biệt phải phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp Nghiên cứu kỹ thị trường đảm bảo hàng nhập về có thể bán được nhanh chóng , tăng vòng quay vốn từ đó đẩy mạnh hoạt đỗng kinh doanh Sử dụng tiết kiệm vốn, dành ngoại tệ nhập vật tư cho sản xuất .. khuyến khích các đơn vị thành viên sử dụng hàng thay thế Trong công tác quản lý vốn phải mềm dẻo, năng động. Có thể ra thời hạn thu hồi vốn dài hơn đối với một số mặt hàng vận chuyển lâu, tiêu thụ chậm , có thể giảm mức phạt đền bù tuỳ theo từng trường hợp nhằm động viên khuyến khích Đa dạng hoá các phương án kinh doanh, tránh dùng hình thức áp chế làm giảm tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên phải có dự kiến trước về mạng lưới tiêu thụ và phương thức phân phối. Xây dựng tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp, tiếp tục củng cố uy tín để từ đó họ có thể giảm bớt những khó khăn cho ta. Tổ chức tốt khâu thanh toán, cố gắng giảm bớt các khoản nợ đến hạn hoặc quá hạn không đòi được, tránh tình trạng công nợ dây dưa không có khả năng thanh toán Quản lý vốn để tránh tính trạng bị chiếm dụng vốn hàng hoá giao cho người uỷ thác hay người mua phải thu tiền nhanh chóng tránh tình trạng công nợ quá dài, khách hàng sẽ lợi dụng vốn của doanh nghiệp. Quản lý tốt lượng hàng dự trữ, thanh toán kịp thời tiền hàng tồn kho, ứ đọng để giải phóng vốn. Nhằm đáp ứng nhu cầu về vốn kinh daonh, bên cạnh việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, Tổng công ty nên xây dựng cho mình một chiến lược huy động vốn: + Huy động từ chính cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty với mức lãi suất thích hợp. + Tăng cường các nguồn vốn ngắn hạn để tài trợ cho vốn lưu động trước mắt bằng cách tăng cường các khoản nợ ngắn hạn dưới hai hình thức: Hình thức tín dụng của ngân hàng (vay ngắn hạn ngân hàng) Hình thức tín dụng thương mại (mua chịu đối với nhà cung cấp) + Kêu gọi nguồn vốn liên doanh liên kết từ các doanh nghiệp trong nước đặc biệt là doanh nghiệp nước ngoài. Đây chính là biện pháp để tăng nguồn vốn dài hạn tài trợ cho vốn lưu động của Tổng công ty 1.1.2 Tăng cường công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công nhân viên Con người là nguồn lực quan trọng nhất trong hoạt đỗng kinh doanh. Vì vậy nó có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nhìn chung sự bố trí lao động ở Tổng công ty nói chung và phòng xuất nhập khẩu nói riêng là tương đối hợp lý song vẫn còn cân nhắc làm sao cho hiệu quả nhất Trong số các nhân viên làm việc có năng lực thì vẫn tồn tai không ít người trì trệ và dư thừa. Cán bộ quản lý cần xem xét cắt giảm số lao động dư dôi tránh tình trạng thừa người thiếu việc. Mặt khác hoạt động xuất nhập khẩu đòi hỏi phải có sự hiểu biết về tập quán buôn bán quốc tế và phải có khả năng giao tiếp cũng như trình độ ngoại ngữ nhất định. Vì vậy phải có cơ chế tuyển chọn kỹ lưỡng cộng với công việc đàp tạo thường xuyên để mỗi cán bộ công nhân viên thực sự là một mắt xích trong hoạt động của phòng 1.2 Những giải pháp cụ thể 1.2.1. Giải pháp đói với việc kiểm tra giao nhận hàng hoá Sau khi làm thủ tục hải quan xong , Tổng công ty tiến hành kiểm tra hàng hoá. Quá trình này nhằm để xem hàng nhập khẩu có phù hợp về số lượng, chất lượng, mẫu mã ghi như trong bao bì không.ở khâu này đòi hỏi nhân viên kiểm tra phải có trình độ kỹ thuật cao, cẩn thận. Trên thực tế đã có những trường hợp tranh chấp xảy ra trong quá trình giao nhận hàng hoá. Do đó thiết nghĩ Tổng công ty nên cử những cán bộ có trình độ trách nhiệm làm nhiệm vụ Nếu nhà xuất khẩu giao hàng không đúng thời hạn, Tổng công ty sẽ căn cứ vào hợp đồng để có quyết định xử lý cho phù hợp. Để tránh tình trạng này Tổng công ty phải thường xuyên nắm bắt tình hình nhắc nhớ bên xuất khẩu giao hàng đúng hạn. Hai bên cam kết rằng bên xuất khẩu phải giao hàng đúng chất lượng, quy cách phù hợp với những yêu cầu đã được nêu ra trong hợp đồng. Tổng công ty sẽ kiểm tra kỹ lưỡng hàng hoá. Nếu bên xuất khẩu cố tình giao hàng sai quy cách thì Tổng công ty sẽ có hình thức xử lý: bắt giao hàng bù vào phần hàng vi phạm về chất lượng hoặc phải giảm giá lô hàng và phải cam kết không còn tồn tại tình trạng này trong những lần sau 1.2.2. Hoàn thiện quá trình làm thủ tục hải quan Trong quá trình thực hiện hợp đồng cần chú ý nhất đến khâu hải quan vì đây là khâu gây ra nhiều tổn thất vật chất cho Tổng công ty. Thực tế phổ biến mà ta bắt gặp ở Tổng công ty là các đơn hàng lẻ chiếm số lượng khá nhiều. Chính vì vậy khi hàng về khai báo hải quan, một số nhân viên hải quan làm việc cẩu thả tắc trách gây khó khăn nhằm đòi tiền . Đây là một tệ nạn tồn tại ở hầu hết tại các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Để khắc phục Tổng công ty cần: Kiên quyết đấu tranh hình thức thù lao kiểu trên để có thể giải phóng hàng nhanh kịp thời. Cần có những báo cáo lập tức cho cơ quan chủ quản để họ xử lý. Cán bộ làm thủ tục hải quan của Tổng công ty phải có nghiệp vụ chuyên môn cao, am hiểu pháp luật , có vốn ngoại ngữ tốt đủ để nhận thấy những thiếu sót ghi trên tờ khai. Đôi khi hàng hoá về của Tổng công ty bị phạt vì do lỗi dịch thuật về tên hàng chủng loại và sai mã số thuế. Để khắc phục, Cán bộ xuất nhập khẩu khi làm tờ khai hải quan phải hết sức thận trọng và thường xuyên đối chiếu với các chứng từ để tránh việc sửa chữa tẩy xoá trên các tờ khai Muốn việc kiểm hoá diễn ra nhanh chóng dễ dàng thì cán bộ xuất nhập khẩu phải nắm vững về mặt hàng mình nhập và chuẩn bị các phương án giải trình khi bị hải quan chất vấn. 1.2.3. Giải pháp trong việc thanh toán Đây là nghiệp vụ quan trọng nhất của Tổng công ty với bên bán. Tổng công ty phải luôn chú ý tới nghĩa vụ của mình trong ký kết. Tổng công ty phải yêu cầu người giao uỷ thác trả tiền cho ngân hàng đúng thời hạn. Nếu không đơn vị giao uỷ thác phải bị xử lý như chịu chi phí lưu kho lưu bãi và các chi phí phát sinh đồng thời phải trả tiền lãi cho nhà xuất khẩu 2. Về phiá Nhà nước và các đơn vị có liên quan 2.1. Về phía Nhà nước Để có thể khuyến khích thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu , Nhà nước cần phải có những chính sách hợp lý và kịp thời. Nền kinh tế nước ta vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Chính vì vậy mọi hoạt động kinh tế để có sự kiểm soát của nhà nước. Hoạt động nhập khẩu và nhập khẩu uỷ thác nói riêng vì thế cũng không nằm ngoài sự quản lý đó. để thực hiện hợp đồng uỷ thác đạt hiệu quả cao thì không những đòi hỏi có sự nỗ lực của doanh nghiệp mà còn đòi hỏi nhà nước ban hành chính sách chế độ trong điều hành nhập khẩu một cách hợp lý 2.1.1 Vấn đề thủ tục hành chính Để tạo điều kiện thuận lợi cho Tổng công ty trong quá trình nhập khẩu , Nhà nước nên giảm một số thủ tục giấy tờ đồng thời trong quá trình xét duyệt giấy phép các cấp ngành phụ trách vấn đề này cần phải có thái độ làm việc đúng đắn nhằm giảm bớt phiền hà, thời gian chờ đợi và tốn kém chi phí cho các công ty. Chính phủ cần ban hành những quy định cụ thể về cách thức phối hợp quản lý hoạt động xuất nhập khẩu của các bộ, cơ quan nhà nước nhằm tránh tình trạng chồng chéo, kém hiệu quả thậm chí gây khó khăn cản trở hoạt động xuất nhập khẩu của Tổng công ty. Thuế nhập khẩu Thuế là nguồn thu chủ yếu cho ngân sách Nhà nước, là nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp . Chính sách thuế là nhất quán với mọi tổ chức kinh doanh, tuy nhiên cần phải xem xét lại vấn đề này với ngành giấy nói chung và Tổng công ty Giấy Việt Nam nói riêng: Vốn đầu tư ban đầu khá lớn, khấu hao lâu, lợi nhuận thấp , hoàn trả vốn so với một số ngành khác là chậm hơn vì vậy ít đối tác liên doanh hoặc đầu tư. Trước tình trạng đó để khuyến khích đầu tư phát triển ngành , Nhà nước nên có biểu thuế ưu đãi đối với ngành. Một số nhà máy giấy là do chính phủ các nước viện trợ nên khi nhập thiết bị phụ tùng thay thế, nhà nước cần có chính sách miễn hoặc đánh thuế thấp. Ngoài ra Nhà nước cũng cần có các chính sách bảo hộ trước mắt để chuẩn bị cho quá trình hội nhập AFTA: Trước mắt Nhà nước cần tiếp tục duy trì mức thuế nhập khẩu như hiện nay đối với giấy in báo các loại, giấy viết, bìa cát tông các loại và áp dụng cho bất kỳ các đối tượng doanh nghiệp xuất nhập nước ta với nước ngoài. Nhà nước cũng cần có cơ chế ổn định về chính sách một cách đồng bộ, đổi mới chính sách về tài chính để phù hợp với luật tài chính hiện nay như: Nhà nước đảm bảo vốn đầu tư ban đầu và vốn lưu động theo luật định cho các doanh nghiệp Nhà nước, thực hiện cơ chế tạo vốn cho doanh nghiệp từ các nguồn khấu hao, lợi tức.. Kéo dài thời gian khấu hao thiết bị máy móc đầu tư mới. Nới lỏng quy định về bảo lãnh cho các cơ sở giấy vay vốn nước ngoài để đầu tư đổi mới công nghệ. Việc có các chính sách bảo hộ là vô cùng cần thiết không chỉ cho ngành giấy nói riêng mà cho các ngành công nghiệp hiện nay, có như vậy hàng Việt Nam mới đủ sức đối đầu với các hàng hoá của nền công nghiệp phát triển từ các nước trong khu vực tràn vào. Ngay từ bây giờ nhà nước cần ban hành ngay danh mục các mặt hàng giấy cấm nhập theo thời gian, danh mục được hiệu chỉnh linh hoạt theo tình hình sản xuất trong nước và nhu cầu trong nước và nhu cầu thị trường. Đồng thời kiên quyết hơn nữa trong việc ngăn chặn Hàng nhập lậu, có thể kết hợp đánh thuế nặng tại nơi tiêu thụ đối với các hàng hoá hạn chế nhập khẩu Chính sách vay vốn Nhằm khuyến khích phat triển đầu tư ngành giấy, Nhà nước cần cho Tổng công ty thực hiện một số cơ chế đặc thù như: Vay vốn ngân hàng với mức lãi suất ưu đãi Mức lãi vay cho đầu tư mở rộng là 0,3%/tháng Mức lãi cho vay nhập đầu vào sản xuất giấy là 0,35%/tháng Được quyền huy động vốn từ các nguồn khác để liên doanh, liên kết hợp tác kinh doanh Có như vậy mới tạo điều kiện và cơ hội cho ngành giấy có thể cải tạo và nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật đáp ứng yêu cầu chung của khu vực và trên thế giới. 2.2 Về phía các đơn vị liên quan (Ngân hàng) Ngân hàng TW cần đưa ra các biện pháp nhằm giữ cho thị trường tiền tệ trong nước ổn định, tránh cho Tổng công ty những rủi ro về tài chính, rủi ro hối đoái trong công tác xuất nhập khẩu của mình. Ngân hàng TW cần có chính sách thích hợp ổn định tỷ giá, đặc biệt trong những năm tới cung về ngoại tệ sẽ tăng lên do các nguồn vốn ngoại tệ tràn vào trong nước gây sức ép tăng giá đồng VNĐ. Do đó phải phối hợp linh hoạt các chính sách tài chính tiền tệ để ngăn ngừa xu hướng nay, hạn chế biến động lớn về tỷ giá. Ngân hàng TW nên đưa ra mức lãi suất cho các doanh nghiệp vay hợp lý, sao cho có hiệu quả với cả hai bên, cần tiếp tục đổi mới hệ thống chính sách và cơ chế quản lý ngoại hối. Cuối cùng cần phải hiện đại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật, nâng cao trình độ đội ngũ những nhà chuyên môn, tăng cường công tác quản lý. Tóm lại, với những nỗ lực của nhà nước, của các đơn vị liên quan sẽ góp phần tạo ra thị trường kinh doanh sản xuất ổn định hơn cho Tổng công ty Giấy Việt Nam , tạo điều kiện để Tổng công ty làm ăn có hiệu quả. Kết luận Có thể nói rằng xu thế hội nhập và toàn cầu hoá đã mang lại cho nền kinh tế Việ Nam sức sống mới. Hàng hoá đã trở nên đa dạng hơn, người tiêu dùng được lựa chọn thoả mái. Tổng công ty giấy Việt Nam cũng như nhiều đơn vị khác trong quá trình tham gia hoạt động buôn bán với nước ngoài đã không ngừng hoàn thiện mình, tứng bước tháo gỡ khó khăn về vốn và thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu. Trong thời gian qua Tổng công ty gặp không ít khó khăn nhưng Tổng công ty đã luôn phấn đấu vượt qua mọi trở ngại của việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu uỷ thác và hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh của mình. Việc đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu uỷ thác trên đây chỉ là ý kiến riêng của cá nhân em để Tổng công giấy Việt Nam xem xét và lựa chọn Do trình độ nhận thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và cán bộ nhân viên Tổng công ty Giấy Việt Nam để luận văn được tốt hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Đức Khiên và các cán bộ phòng xuất nhập khẩu giúp đỡ để em hoàn thành luận văn. Hà Nội ngày 19 tháng 5 năm 2003 Sinh viên Đỗ Thị Thu Hương