Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hoạt động nhập khẩu vật tư và thiết bị toàn bộ tại công ty Matexim

oá, công nghệ, vật tư thiết bị, tính năng kỹ thuật. + Biểu giá + Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng. + Bảo lãnh dự thầu + Mẫu thoả thuận hợp đồng + Bảo lãnh thực hiện hợp đồng. b. Thông báo mời thầu: Chỉ áp dụng trong đấu thầu rộng rãi. Bên mời thầu phải tiến hành thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng (Báo chí, phương tiện nghe nhìn nhưng tối thiểu phải đảm bảo 3 kỳ kiên tục. Trường hợp đấu thầu quốc tế, bên mời thầu phải thông báo ít nhất trên một tờ báo tiếng Anh được phát hành rông rãi ở Việt Nam. c. Gửi mời thầu: Đối với hình thức đấu thầu hạn chế, bên mời thầu cần gửi thư mời thầu trực tiếp đến nhà thầu trong danh sách mời thầu mà công ty xem xét và lựa chọn. d. Sửa đổi nội dung mời thầu: Bên mời thầu có thể thay đổi nội dung hồ sơ mời thầu với điều kiện phải thông báo trước 10 ngày tới các nhà thầu bằng văn bản về nội dung thay đổi trong nội dung mời thầu. 3.3. Nghiên cứu các bản chào hàng để đi đến quyết định lựa chọn: Xác định được nhu cầu thì mới nhập khẩu hoặc nhập khẩu bằng tiền đặt cọc của khách hàng. Họ đã đặt khách hàng vào vị trí trung tâm cho mọi hoạt động của công ty. Việc tìm kiếm nhu cầu hay nhận dược nhu cầu từ phía khách hàng thường theo một số phương thức sau: 3.3.1. Nhu cầu phát sinh trong quá trình hoạt động của khách hàng trong nước: Trong quá trình hoạt động, các công sẽ phát sinh những nhu cầu về máy móc thiết bị, vật tư... Vì vậy các công ty này sẽ uỷ thác cho Matexim mua những thiết bị trên. 3.3.2. Nhu cầu phát hiện ra do việc nghiên cứu định hướng kế hoạch phát triển: của công ty bạn để có kế hoạch cho việc chào hàng của công ty mình đối với công ty đó. 3.3.3. Nhu cầu do công ty phát hiện ra bằng hệ thống thông tin và đội ngũ công nhân viên: Qua mối quan hệ làm ăn, bạn bè.... công ty sẽ phát hiện ra các bạn hàng của mình đang cần có nhu cầu gì? Có yêu cầu đổi mới như thế nào để từ đó chào hàng nhanh chóng và kịp thời khởi đầu cho sự thoả thuận và phát triển tiếp theo( chọn người cung ứng, kí kết hợp đồng). Từ những nhu cầu, yêu cầu này,Matexim sẽ sử dụng các biện pháp nghiên cứu tài liệu, nghiên cứu thị trường để lựa chọn nhà cung cấp (trong trường hợp nhà cung cấp không được chỉ sẵn). Đến nay, công ty có quan hệ buôn bán với 2000 hãng công ty lớn nhỏ trên thế giới, điều này đảm bảo cho công ty luôn có thị trường đầu vào trong hoạt động nhập khẩu bất cứ một loại hàng gì có nhu cầu. Nhưng bất cứ thị trường nào cũng có sự biến động nên đòi hỏi công ty phải nghiên cứu kỹ thị trường, nắm bắt sự biến động thị trường của thế giới để có thể tìm kiếm được thị trường nhập khẩu phù hợp với nhu cầu nhập khẩu của mình. Kinh doanh xuất nhập khẩu chịu sự tác động của nhiều yếu tố thuộc môi trường kinh doanh, vì thế ngoài nghiên cứu các thị trường trên, Matexim luôn phải nghiên cứu và bám sát các thông tin về tình hình tài chính theo cách thứ nhất thì khi có nhu cầu nhập khẩu một hàng hoá nào đó, công ty sẽ thông báo mời dự thầu cung cấp hàng hoá. Công ty với tư cách là bên gọi thầu thực hiện đấu thầu mở rộng hay đấu thầu hạn chế thông qua việc đấu thầu này, công tysẽ chọn ra được người trúng thầu (là người sẽ cung cấp hàng hoá theo những điều kiện họ đưa ra trong quá trình đấu thầu mà công ty cho là có lợi nhất đối với mình. chảng hạn như đợt nhập khẩu lô hàng thiết bị toàn bộ đồng hồ đo nước mà đơn vị trúng thầu là HôngKông. Họ đã đáp ứng được đầy đủ yêu cầu cho phía công ty, đem lại lợi nhuận cao cho công ty, đó là thiết bị mới 100% giá cả hợp lý , độ bền cao, thời gian bảo hành lâu năm. Theo cách thứ hai công ty thực hiện theo những bước sau: Liên hệ với đại diện thương mại của các nước để in danh sách những nhà cung cấp cần nhập khẩu các thông tin về họ .Trong trường hợp đã xác định được nhà cung cấp rồi thì không phải thực hiện việc xin danh sách nữa mà chỉ việc lập danh sách các nhà cung cấp để phục vụ cho việc xin các bảng chào giá hàng. Ví dụ: Hàng vật tư thép tấm(cái) gía tiền 73 USD. Thép hợp kim(tấn)giá 398 USD. Lập thư hỏi giá và gửi chúng đi chonhững nhà cung cấp đã chọn. Nghiên cứu các bản chào hàng để chọn ra các đối tác nhập khẩu có những điều kiện để hấp dãn nhất trong buôn bán rồi sau đó tiến hành giao dịch, đàm phán. ở đây cái làm được của công ty là luôn tìm dược các bạn hàng có nhu cầu nhập khẩu, lựa chọn một cáhc hợp lý và tìm ra các đối tác có khả năng có giá trị lớn nên thường đem lại lợi nhuận cao cho công ty qua các bản hợp đồng. Tuy nhiên cũng có hạn chế đó là trong công tác liên hệ với dại diện thương mại của các nước còn kém, khả năng giao dịch còn hạn chế cho nên còn có một số hợp đồng không được thực hiện. Ví dụ: Hàng thiết bị nhiệt luyện của Đài Loan. Lò nung nấu kim loại của Đài Loan. 3.4. Lập phương án kinh doanh: Theo quy định của công ty thì mọi hoạt đông nhập khẩu dưới mọi hình thức đều phải lập phương án kinh doanh để các cán bộ có chức năng: phòng kế hoạch tổng hợp, phòng tài chính kế toán xem xét tính toán có nên thực hiện hợp đồng không. Phương án kinh doanh phải được phê duyệt của giám đốc căn cứ vào nhận xét của phòng chức năng trong phương án nhập khẩu phải ghi rõ các vấn đề sau: cụ thể như việc nhập khẩu lô hàng thép Bilet, thép cuộn..... + Đối tác kinh doanh: Bên mua (bên bán), tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân. + Thời gian dự kiến được thực hiện: Bắt đầu và kết thúc + Phương thức địa điểm, thời gian giao nhận. Đây là vấn đề mà 2 bên phải quan tâm sao cho phù hợp với điều kiện giao hàng cũng như nhận hàng. + Hiệu quả: Giá bán, giá vốn, các khoản công ty phải thu( chi phí uỷ thác, thuế khác) các khoản công ty phải chi( phải chi mở L/C, thông báo L/C, chi phí giao nhận vận chuyển, lưu kho, giám định, lương, lãi ngân hàng, thuế VAT....) + Hiệu quả là phương án quan trọng trong qua strình lập phương án kinh doanh, nó quyết định lãi( lỗ) của công ty bởi nếu không xác định rõ giá cả( giá vốn, giá bán), các khoản phải thu, các khoản phải chi thì nó dẫn tới sai lệch trong khâu đầu ra hoặc đầu vào. + Diễn giải điều kiện thanh toán (khách hàng trực tiếp thanh toán hay chuyển qua công ty thanh toán). Hình thức thanh toán L/C, kết quả trong đợt nhập khẩu trên công ty có được mong muốn như dự định phù hợp với các yêu cầu đã đưa ra và có được khoản lợi nhuận không nhỏ. 3.5. Giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng: Khi đã có nhu cầu, Matexim sẽ cùng với khách hàng của mình bàn bạc thoả thuận một cách chi tiết về hàng hoá, chuẩn bị mua (tiêu chuẩn kỹ thuật và các yêu cầu khác như điều khoản giao hàng, thời hạn giao hàng và những điều khoản khác phù hợp cho việc ký kết hợp đồng nội) đồng thời với quá trình trên là việc Matexim liên hệ. 3.6. Thực hiện hợp đồng: Thông thường trong quá trình thực hiện hợp đồng công ty phải thực hiện các công việc sau: 3.6.1. Mở L/C và các bước tiến hành của công việc mở L/C: ở đây công ty thường cử ra một đội ngũ riêng chuyên phụ trách mở L/C tại các ngân hàng. Cán bộ công ty thường mở thư tín dụng L/C theo các bước. Các giấy tờ cần nộp khi đến ngân hàng mở L/C, đối với L/C trả chậm cần nộp các giấy tờ: Giấy phép nhập khẩu hàng hoá hoặc Quota, hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, phương án bán hàng và thanh toán, đơn xin mở L/C, đơn xin bảo lãnh cam kết nợ. Đối với L/C trả ngay cần nọp cho hàng nhập khẩu các giấy tờ: giấy phép nhập khẩu hàng hoá , hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, đơn xin mở L/C trả ngay. Nội dung mở L/c cần ghi rõ: loại L/C, ngày mở L/C, cam kết trả tiền của ngân hàng khi bên bán xuất trình bộ chứng từ yêu cầu đối với chứng từ thanh toán, thời hạn giao hàng, điều kiện giao hàng, bao bì đóng gói, mã hiệu, thời hạn nộp chứng từ, chỉ thị ngân hàng thương lượng, tỷ lệ kí quỹ. 3.6.2. Đôn đốc người bán về thông tin ngày hàng sẽ nhập cảng: Khi hợp đồng đã được thực hiện bên nhập khẩu cần phải liên tục đôn đốc bên bán về ngày hàng nhập cảng để họ bố trí xắp xếp hợp lý, kịp thời sao cho đúng với thời hạn quy định đã nêu. Vấn đề này đôi khi cũng gặp khó khăn đối với các nước nhập khẩu ở xa như Mỹ và Pháp. Công việc này cũng không được liên tục và gây ra không ít tốn kém. 3.6.3. Nhận các chứng từ thanh toán từ người bán: Đây là một khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu . Sau khi đã hoàn tất các thủ tục công ty sẽ nhận các chứng từ thanh toán từ người bán để biết được thanh toán bằng thư tín dụng L/C hay bằng phương pháp nhờ thu. Nói chung công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đối tác để nhận được tiền hàng một cách nhanh chóng sau khi hàng đã được nhập khẩu và kiểm tra chất lượng. 3.6.4. Làm thủ tục hải quan, giám định hàng hoá và nhận hàng: Sau khi hàng hoá đã được nhập khẩucán bộ công ty sẽ làm thủ tục hải quan, mở tờ khai hàng hoá xuất nhập khẩu, xuất trình hàng hoá cho hải quan kiểm tra và làm theo quy định của họ. mọi việc sau khi đã hoàn tất thì thì các bộ công ty sẽ cung cấp các tài liệu cần thiêt để thực hiện giao nhận hàng, phải luôn theo dõi giám sát lập biên bản về hàng hoá và giải quýet trong phạm vi cúa mình về vẫn đề sảy ra tronh giao nhận . Cái thuận lợi của công ty ở đây luôn có các đại diện, các cửa khẩu các cảng nơi bốc dỡ xuất nhập khẩu hàng hoá cho nên sẽ đỡ tốn kém trong việc đi lại của cán bộ của công ty. Tuy nhiên chỉ vì thế ỷ lại không đôn đốc theo dõi kịp thời cho nên trong việc giao nhận có những hàng hoá chỉ vì không đủ chỉ tiêu nhập khẩu sảy ra đổ vỡ hư hỏng, thiếu hụt ,ví dụ như đợt nhập khẩu lô hàng: dây truyền sản xuất giầy trong công tác giao nhận có sự thiếu hụt thấp thoát, dẫn đến việc gây thiệt hại về mặt tài chính cho công ty. Vì vậy cần chủ động giao nhận cùng một lúc khi họ khi họ tiến hành kiểm tra hàng hoá ngay tại bến cảng 3.6.5 Giao nhận cho người mua, giấy xác nhận của người mua (Biên bản giao nhận ) Đây là khâu đầu ra trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một vẫn đề hết sức bức xúc mà công ty cần quan tâm . Thuận lợi của công ty : là một trong những công ty đầu tiên của Việt Nam và duy nhất chuyên môn hoá về nhập khẩu máy móc, thiết bị vật tư nên công ty có rất nhiều bạn hành đặt mua và lắp ráp dây truuyền sản xuất và hầu như hợp đồng nào cũng được thực hiện. Do đó hàng hoá nhập khẩu được giải toả ít bị tồn kho dẫn đến thấp thoát đem lại lợi nhuận nhiều. Hàng hoá sau khi nhập về sẽ được giao cho người mua và lập biên bản giao nhận. Tuy nhiên cũng có cái khó khăn trong công tác là tỷ giá tăng thất thường cho nên người mua đôi khi xin giảm giá hàng hoá có tiềm năng nhất về mặt hàng hoá đó để biết cụ thể hơn khả năng cung ứng của mình. trong giai đoạn này, công ty sẽ cung cấp cho các công ty khách hàng của mình nhưng thông tin chung nhất về nhà cung ứng tiềm năng . Sau khi có sự nghiên cứu chi tiết về nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu của đơn vị uỷ thác thì công ty iến hành kí kết giữa ba bên :MATEXIM bên mua Việt Nam, người cung ứng nước ngoài theo sự thoả thuận của các bên và theo đúng thông lệ quốc tế. trong thực tế, mọi điều khoản được thống nhất chủ yếu bởi MATEXIM và người cung ứng nước ngoài (do công ty và bên mua Việt Nam thống nhất từ trước và công ty là đại diện của bên mua Việt Nam ) Trong quá trình đàm phán, công ty linh hoạt trong việc áp dụng phương thức đàm phán, công ty rất linh hoạt trong việc thực hiện các phương thức đàm phán. Đối với hợp đồng có gía trị không lớn lắm, công ty có thể đàm phán qua điện thoại, Fax...Hợp đồng có do một trong hai bên thoả thuận và chuyển Fax cho bên kia, nhờ đó công ty đã tiết kiệm được chi phí và các thủ tục rườm rà khác. Tuy nhiên đối với các hợp đồng có giá trị lớn, việc đàm phán lại được tiến hành với dầy dủ thủ tục, gặp gỡ trực tiếp đảm bảo an toàn cho 2 bên khi thực hiện hợp đồng, thoả thuận rõ các khoản mục và giải quyết các tình huống có thể xảy ra. Trong lúc này, cái mà công ty làm được đó là trong đặt hàng, họ xác định chính xác tên hàng, phẩm chất, quy cách, số lượng, công ty thường giao dịch qua thư tiết kiệm được nhiều chi phí nhưng đôi khi cũng không tốt bằng việc 2 bên mua bán trực tiếp gặp gỡ nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì quan hệ lâu dài với nhau. Cái chưa làm được là trong ký kết hợp đồng, công ty đôi lúc còn nôn nóng nên nhiều khi bị phía bên kia lợi dụng để ép buộc công ty phải có nhiều nhượng bộ. Đó là sai lầm cần phải tránh gây khó dễ cho công ty. 3.6.6. Thanh lý hợp đồng là bươc cuối cùng của việc nhập khẩu một lô hàng hoá máy móc thiết bị vật tư nào đó. Sau khi nhập khẩu hàng và giao hàng cho người mua, các cán bộ công ty sẽ thanh lý hợp đồng, kiểm tra đưa vào sổ sách để theo dõi và đưa ra những số liệu cụ thể để phân tích tình huống xuất nhập khẩu xem đã đạt được chỉ tiêu mà công ty đề ra chưa. IV. Đánh giá việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở công ty vật tư thiết bị toàn bộ Matexim: Mục đích của việc đánh giá nhằm phân tích, tìm ra các mặt mạnh, mặt yếu, và hạn chế chúng nhằm đạt 3 mục tiêu của kinh doanh là lợi nhuận, sự an toàn và thế lực. Việc đánh giá này giúp cán bộ lãnh đạo nắm bắt được tình hình SXKD của DN mình. Đồng thời trong HĐKD có thể khai thác tận dụng triệt để những thế mạnh của DN đề ra các chủ trương, biện pháp, phương hướng hoạt đông trong thời gian tiếptheo, hạn chế ảnh hưởng do mặt yếu gây nên. Mặt khác, qua việc phân tích này còn giúp công ty phát hiện và nắm bắt được những cơ hội và nguy cơ trong kinh doanh kiếm lời hoặc khắc phục tránh khỏi nguy cơ thất bại. Bất kỳ một đơn vị KD nào đều có mặt mạnh, mặt yếu, cơ hội và nguy cơ của mình. Đối với Matexim cũng vậy. Vai trò là một trong những công ty chủ chốt của tổng công ty Máy động lực và máy nông nghiệp (VEAM) thì việc phân tích đánh giá này có vị trí đặc biệt quan trọng song kết quả của việc phân tích ddánh giá này còn phụ thuộc vào trình độ am hiểu của người thực hiện, phạm vi, mức độ việc phân tích đánh giá. Do đó với tư cách là một sinh viên thực tập tại công ty, em cũng mạnh dạn tham gia vào công việc này. Sau đây là một số ý kiến nhìn nhận của em về Matexim: 4.1. Những thành tựu đạt được: 4.1.1. Về công tác nghiệp vụ đối với hoạt động nhập khẩu : Tuy bị cạnh tranh bởi nghiều DN (và các công ty thành viên của tổng công ty, các công ty phụ thuộc vào các nghành, cán bộ chuyên doanh xuất nhập khẩu mặt hàng đó). Song công ty vẫn luôn thu hút được khách hàng, hoạt động nhập khẩu uỷ thác được đẩy mạnh thể hiện qua nhiều hợp đồng có giá trị lớn. Có được thành công này sở dĩ là do máy móc thiết bị là thế mạnh của công ty, hơn nữa công ty phục vụ ở mức giá phải chăng. Thông thường phía uỷ thác nhập khẩu công ty đưa ra là 0,7% đến 0,8% trị giá của hợp đồng trong khi phía uỷ thác của công ty khác thường là từ 1 đến 2%.à công ty có mức ưu đãi cho thời gian bảo hành tương đối dài ( 16 tháng kể từ ngày biên bản nghiệm thu hoặc ngày đi vào hoạt động SX, 25 tháng đối với thiết bị bảo dưỡng, sửa chữa nếu không có chứng nhận nghiệm thu). Điều này hoàn toàn có lợi cho chủ dự án, thời gian bảo hành dài sẽ càng ràng buộc trách nhiệm của nhà cung cấp đối với thiết bị, vật tư. Ngoài công tác giao nhận hàng công ty luôn đảm bảo giao hàng nhanh, đúng thời hạn cho bạn hàng, đúng tiến độ hoạt động của các nhà máy, các dây chuyền. Công tác kinh doanh xuất nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty cũng như các mặt hàng khác không vi phạm pháp luật, những quyết định của nhà nước và bộ Thương mại về ngoại thương. 4.1.2 Về hiệu quả: Với định hướng phát triển KTXH của Đảng, chính sách kinh tế đối ngoại nói chung, nhà nước ta có nhiều chính sách ưu tiên cho nhập khẩu máy móc thiết bị để tranh thủ tới mức cao nhất nguồn kỹ thuật công nghệ tiên tiến nước ngoài nhằm thúc đẩy kinh tế trong nước. Từ khi được phép KD xuất nhập khẩu đến nay, Matexim đã đạt được những kết quả đáng mừng từ việc nhập khẩu máy móc, vật tư thiết bị toàn bộ. Như ta đã biết, máy móc thiết bi, có tính tự động hoá cao ngoài việc sản suất ra những sản phẩm có chất lượng cao nó còn nhằm mục đích giải phóng lao động chân tay trực tiếp của người lao động, nâng cao trình độ kỹ năng của tay nghề sản xuất, giảm chi phí cho một đơn vị sản phẩm, chính vì lẽ đó, trong 4 năm công ty đã ký được nhiều hợp đồng nhập khẩu có giá trị lớn đem lại hiệu quả cao cho nền KTQD. 4.1.3. Về thị trường nhập khẩu : Trước nhu cầu CNH - HĐH đất nước, trước sự phát triển như vũ bão của cuốc cách mạng khoa học và công nghệ mới, sự cạnh tranh gay gắt của nền KT, căn cứ vào tỷ trọng hàng hoá nhập khẩu trong mấy năm qua cho ta thấy bằng sự nỗ lực của mình công ty từ chỗ phụ thuộc vào nước Nga và các nước Đông nam á, châu âu, đến nay quá trình phát triển thâm nhập thị trường mới, công ty đã có quan hệ buôn bán với nhiều bạn hàng, thương nhân, như Nhật Bản, CHLB Đức..... Thông qua nghiên cứu thị trường đối với nhóm hàng, Matexim đã tìm cho mình một số thị trường cung cấp hàng hoá chủ yếu. + ở thị trường Nhật bản : về vật tư thép chế tạo... + ở thị trướng Hàn Quốc : thép lá cán nguội. xe vận tải... +ở thị trường CHLBĐức: TBCN thực phẩm.... 4.2. Đánh giá điều kiện thuân lợi trong hoạt động nhập khẩu của côngty MATEXIM: 4.2.1 Những thuận lợi: Trước hết phải kể đến việc tận dụng mỗi quan hệ kinh nghiệm và uy tín đã được thiết lập từ trước đến nay của tổng công ty trong quá trình hoạt động, phát triển trong lĩnh vực xuất nhập khẩu vậy tư và thiết bị toàn bộ. Nhờ đó công ty đã lấy được lòng tin, uy tín của nhà nước. Điều này là kết quả tất yếu của những năm nỗ lực cố gắng vươn lên trong nỗ lực của mình. Chính nhờ có được uy tín này mà công ty luôn nhận được sự ưu đãi ký kết được những hợp đồng lớn trong hợp động kinh doanh cũng như trong hợp đồng uỷ thác. Một số bạn hàng nước ngoài (ví dụ Nhất Bản, Hàn Quốc...) còn chấp nhận ký kết hợp đồng đưa hàng hoá nhập khẩu Và Việt Nam theo phương thức trả chậm sau khi bán hàng, thậm chí cond tìm giúp bạn hàng trong nước. Đây là một thế mạnh mà không phải bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có được. Uy tín và hình ảnh của công ty chính là sức mạnh vô hình trên thương trường. Nó đã tạo điều kiện cho công ty kinh doanh như bán hàng tốt hơn, tạo hình ảnh quen thuộc của công ty đối với khách hàng khiến quan hệ làm ăn buôn bán có nhiều thuận lợi như giành được một số bạn hàng, khách hàng và thị phần nhất định đảm bảo cho kinh doanh được thuận tiện dễ dàng. Chính vì vậy, công ty Matexim cần tập trung khai thác triệt để hơn, khuyếch trương và mở rộng uy tín của mình bằng mọi cách. Thực hiện kinh doanh trên cơ sở sử dụng thế mạnh truyền thống nhận thức được nhu cầu nhập khẩu vật tư và thiết bị cho sản xuất trong nước ngày càng lớn, các dịch vụ trước và sau khi nhập khẩu vật tư và thiết bị. Với thế mạnh có kinh nghiệm, kiến thức về máy móc thiết bị, và sự am hiểu về nhập khẩu, công ty củng cố mở rộng thị trường, duy trì hoạt động nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác, thực hiện nhập khẩu là chính, duy trì hoạt động nhập khẩu uỷ thác cho các chủ đầu tư. Ngoài ra công ty còn tổ chức dịch vụ vẫn ký hợp đồng, nhập khẩu vật tư và thiết bị cho khách hàng có nhu cầu. Ngoài ra Matexim đem lại lợi nhuận cho chính mình. Về tổ chức và con người : Đội ngũ cán bộ của Matexim được đánh giá là một trong những đội ngũ cán bộ cực kỳ năng động và linh hoạt nhất của bộ Thương Mại. được đào tạo tốt về kỹ thuật và kinh nghiệm. Hơn nữa qua nhiều năm công tác trong lĩnh vực xuất nhập khẩu vật tư và thiết bị toàn bộ nên toàn bộ các cán bộ có trình độ am hiểu về nghiệp vụ vững chắc, có mối quan hệ tốt ngoài xã hội , kinh nghiệm dạn dày đã tạo ra sự chính chắn, bảo đảm được mức độ an toàn hiệu quả trong hoạt động. Công ty Matexim là thành viên tiêu biểu của tổng Công ty (VEAM) trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, phục vụ những nhiệm vụ lớn, chủ yếu của tổng công ty, đây cũng là một lợi thế lớn của công ty. Bên cạnh đó quá trình kinh doanh cũng có sự giúp đỡ đièu hành của Bộ Thương mại có sự phối hợp, kết hợp và điều tiết kịp thời. Ngoài ra, Công ty còn có quan hệ mật thiết với các ngân hàng lớn như ngân hàng đầu tư và phát triển, ngân hàng Công Thương, Ngân hàng Thương Mại.... Điều đó tạo ra thế vững chắc cho công ty trên thương trường, giúp công ty ngày càng ký kết được nhiều hợp đồng nhập khẩu. 4.2.2.Những khó khăn: Bên cạnh những thuận lợi còn có những khó khăn ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Công ty cũng gặp nhiều vướng mắc làm cản trở, tác động tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh của Matexim. Do chủ quan dựa vào uy tín nên chưa chú trọng đến hoạt động Marketing, đi sâu sát thị trường. Matexim chưa lập được hệ thống kênh phân phối có đặc thù riêng đủ khả năng nhập khẩu vật tư và thiết bị rộng rãi. Hoạt động nhập khẩu phần lớn xuất phát từ những đơn chào hàng của các công ty nước ngoài và kết hợp với nhu cầu đặt hàng trong nước. Thực tế cho thấy hoạt động Marketing chỉ hướng mạnh vào thị trường trong nước. Matexim chủ yếu dựa vào mối quan hệ quen biết hoặc do khách hàng tự tìm đến với Matexim. Chuyển sang cơ chế tự hạch toán kinh doanh. Ban lãnh đạo cũng như cán bộ công nhân viên có ý thức chủ động tìm kiếm thị trường, tìm kiếm bạn hàng song chưa thực sự làm được nhiều. Trong công tác nhập khẩu, Matexim cần nghiên cứu rút ra kinh nghiêm nhất kà tính pháp lý của hợp đồng ngoại. Một số hợp đồng của công ty còn nhiều điieù khoản chưa chặt chẽ như không quan tâm đến điều kiện vận cuyển, phương thức thanh toán (CIF, FOB), hình thức thanh toán, đồng tiền định giá đã dẫn đến trường hợp hàng về mà chủ hàng không nhận, không đóng thuế xuất nhập khẩu, gây ách tắc cho một số hàng hoá của công ty. Công ty không bám sát giải quyết kịp thời công tác giám định,đòi bồi thường tổn thất, khách hàng không kịp thời thanh toán chi phí uỷ thác, để quá hạn đóng thuế nhập khẩu khién phải chịu phạt, buộc công ty phải đóng thay cho khách hàng và phát sinh nhiều sự việc phức tạp khác. Đồng thời việc áp dụng thuế VAT cũng đã ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Hình thức nhập khẩu của công ty còn hạn chế, chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Còn các hình thức nhập khẩu khác chưa được phát huy. Do đó nghiệp vụ kinh doanh chưa được củng cố và đa dạng hoá. Bên cạnh đó, nền kinh tế Việt Nam đang bước nhanh theo cơ chế thị trường,chính phủ cho phép nhiều doanh nghiệp cùng được hoạt động xuất nhập khẩu khiến cho hoạt động xuất nhập khẩu của công ty bị cạnh tranh gay gắt và gặp nhiều khó khăn. Hơn nữa sức mua ở trong nước giảm do nhiều công trình nhà nước cấp vốn chậm và các đơn vị trúng thầu lại đảm nhận cả việc nhập khẩu. Cơ cấu hàng chuyển dần sang thị trường các nước tư bản và công nghiệp phát triển là nơi công ty trước đây ít quen biết. Do thực hiện việc nhập khẩu vật tư và thiết bị toàn bộ đòi hỏi phải co nguồn vốn lớn. Ví dụ: Mặt hàng nhập khẩu xe nâng hàng Đan mạch, xe vận tải Hàn Quốc ....thông thường nguồn vốn chủ yếu là nguồn vốn vay ưu đãi từ chính phủ hay tổ chức kinh tế khác, thông qua hiệp định cho vay vốn. Điều này làm nảy sinh giàng buộc về đấu thầu, buộc công ty phải chọn nhà trúng thầu, người cung cấp cho vay vốn, gây sự áp đặt về giá, về điều kiện cơ sở giao hàng, bó hẹp thị trường nhập khẩu. Công ty hạn chế quyền chọn nhà thầu có lợi cho chủ dự án nhất, do vậy mức giá mua vật tư và thiết bị chưa phải là mức giá cạnh tranh. Ngoài ra hoạt động nhập khẩu của công ty gặp phải những khó khăn về phía Nhà nước về quan điểm, phương hướng và chính sách như: chính sách thuế nhập khẩu, hạn ngạch nhập khẩu và kiểm soát ngoại tệ. Mặc dù có nhiều cố gắng cải tiến những chính sách về thuế nhập khẩu song do mặt hàng máy móc có nhiều đặc điểm mới mẻ ở trình độ cao, chủng loại hàng hoá quá nhiều với những mẫu mã khác nhau gây khó khăn cho việc áp dụng tính thuế, dẫn đến việc thực hiện tính thuế thiếu chính xác làm đội giá thành, giảm hiệu quả kinh doanh. Trong hoạt động của mình, Công ty thường gặp phải những trở ngại do sự phối hợp không dồng bộ, thiếu nhất quán của các bộ phận ngành hải quan từ khâu mở tờ khai, kiểm hoá, giám định nhạn hàng và đôi khi là những yêu nhiễu từ cán bộ hải quan trực tiếp giải quyết, gây thiệt hại không nhỏ và cản trở sự phát triển của công ty trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty vật tư và thiết bị toàn bộ Matexim I.Triển vọng mục tiêu phương hướng hoạt động của của công ty trong những năm tới (2001 – 2005) 1.1. Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới Trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư và thiết bị toàn bộ. Không chỉ có Matexim trên thị trường mà còn rất nhiều doanh nghiệp khác nhau cùng tham gia và kinh doanh và cạnh tranh với nhau. Vì thế đòi hỏi Matexim phải luôn luôn tìm cách thoả mãn tối đa các yêu cầu từ phía nhà nước cũng như các chủ đầu tư trong nước nhằm vượt lên đối thủ cạnh tranh. Có như vậy mới đảm bảo được sự tồn tại và phát triển của Matexim . Để công ty không ngừng phát triển trong xu thế đổi mới toàn diện của đất nước, đặt nền móng xây dựng, tổng công ty vừa làm thương mại, sản xuất và dịch vụ với nhiều hình thức khác nhau gắn liền sản xuất với lưu thông, nhằm trở thành một công ty mạnh có vị trí chủ đạo trong tổng công ty đã đề ra phương hướng mục tiêu vận động cho những năm tới. 1.2. Mục tiêu của công ty Matexim + Đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, hợp tác, đầu tư, liên doanh, liên kết qua việc đấu thầu các đơn đặt hàng của nhà nước. + Trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ tiên tiến cho nền kinh tế + Kết hợp với các tổ chức sản xuất, kinh doanh trong nước tạo ra những sản phẩm để xuất khẩu hoặc những sản phẩm chất lượng lượng cao thay thế hàng nhập khẩu + Đẩy mạnh công tác tiếpa thị để giữ vững được thị trường đã có, mở rộng thị trường mới và tăng cường bán trực tiếp cho đơn vị sản xuất + Đẩy mạnh hoạt động vận chuyển xe máy đến các đại lý đẩm bảo an toàn hàng hoá và phương tiện, đồng thời đẩy mạnh các dịch vụ khác như dịch vụ tiếp nhận vận tải hàng hoá, dịch vụ cho thuê kho tàng... + Nghiên cứu bố trí, sắp xếp nhân sự hợp lý gọn nhẹ +Đẩy mạnh quan hệ với các ngân hàng để vay vốn kịp thời để phục vụ cho sản xuất ,kinh doanh và dịch vụ của toàn công ty. 1.3. Xác định nội dung cụ thể Xuất nhập khẩu và kinh doanh trong nước các hàng hoá thuộc các ngành như vật tư, thiết bị toàn bộ các máy móc dây truyền, chế biến, công nghệ gia công phụ thuộc vào các loại hàng hoá khác trong phạm vi đăng ký kinh doanh được bộ thương mại cho phép phục vụ cho nền kinh tế nhiều thành phần. Và công cụ điều tiết của nhà nước. Làm dịch vụ thương mại (giới thiệu quảng cáo sản phẩm, kỹ thuật, thị trường ...) làm dịch vụ kỹ thuật (bảo hành, bảo dưỡng ...) các dịch vụ khác có liên quan đến hoạt động của Matexim. Nhập khẩu uỷ thác, đầu thầu đại lý theo các yêu cầu khách hàng trong và ngoài nước. 1.4. Xác định ngành hàng sản xuất kinh doanh Matexim luôn hướng tới sản xuất kinh doanh các mặt hàng chuyên nhập khẩu mặt hàng vật tư thiết bị mà công ty có ưu thế như: + Thép các loại: Thép tấm, thép hợp kim, thép lá cán nguội.... + Thiết bị các loại: Thiết bị sản xuất quạt điện, xe cẩu, máy photocopy, máy làm khuôn, thiết bị xe máy... + Các loại hàng hoá vật tư và thiết bị toàn bộ mà công ty chuyên nhập khẩu trong những năm qua. 1.5.Xác định dối tượng mối quan hệ với các thành phẩn kinh tế Đối tượng phục vụ của công ty là các cán bộ, các ngành,các địa phương, đơn vị kinh tế quốc doanh, các xí nghiệp sản xuất ... 1.6. Xác định thị trường Thị trường trong nước Matexim luôn hướng tới mục tiêu phải nắm chắc thị trường trong nước và khai thác triệt để các nguốn hàng sản xuất trong nước, nguốn hàng nhập khẩu theo con đường mậu dịch, vay nợ viện trợ và phi mậu dịch, tổ chức bảo hành .. b. Thị trường ngoài nước Matexim tiếp tục giữ mỗi quan hệ cũ sẵn có lâu dài với các tổ chức sản xuất và kinh doanh của các nước sở. Châu A, Thái bình dương, Châu âu, Nhật Bản,Trung Quốc, Hàn Quốc, Singapore, Đức Mỹ,......là nước công nghiệp phát triển. Dồng thời mở rộng thị trường các mỗi quan hệ với các nước khác để học hỏi kinh những nghiệm, nắm bắt thị trường chung cho công ty. 1.7 Xác định biện pháp tổ chức +Xem xét các cán bộ chủ chốt, cán bộ có trình độ chuyên môn cao, tổ chức bồi dưỡng về kinh tế, chuyên môn kỹ thuật cho cán bộ nghiệp vụ thừa hành để có khả năng hoàn thành nhiệm vụ thừa hành để có khả năng hoàn thành nhiệm vụ. +Phát huy tinh thần làm chủ, mở rộng hình thức kinh doanh phù hợp với luật pháp, bố chí công ăn việc làm và tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên +Phát triển phương thức kinh doanh, đại lý......... II.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị toàn bộ tại công ty Matexim Matexim là một doanh nghiệp hoạt dộng trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu. Nên việc nâng cao hiệu quả công tác hợp đồng nhập khẩu là mỗi quan tâm hàng đầu của công ty . Nhất là mỗi quan hệ ngoài nước và trong nước. Tuy nhiên để nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu, công ty phải chịu sự tác động của nhiều yếu tố chủ quan lẫn khánh quan. Trong dó công ty cần có những biện pháp để hoàn thiện hơn nữa về quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhằm nâng cao hiệu quả, giảm thiểu những rủi ro trong kinh doanh Sau đây là một số cơ sở để đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình thực hiẹn hợp đồng nhập khâủ 2.1. Xác định thị trường thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công tác nghiên cứu thị trường không thuộc quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nhưng nó lại ảnh hưởng rất lớn đến quá trình này. Nghiên cứu thị trường quốc tế là một việc rất quan trọng giúp cho cônh ty có các thông tin cần thiết để lựa chọn đối tác cung cấp khi nhập khẩu hàng hoá. Tuy nhiên hoạt động nghiên cứu thị trường của công ty còn mang tính rất thụ động và chưa được chú trọng đúng mức, công ty cần đẩy mạnh hơn nữa công tac nghiên cứu thị trường bằng cách bên cạnh những thị trường do các nhà cung cấp truyền thống mang lại, công ty cần tổ chức hoạt động nghiên cứu thị truờng một cách có hệ thống. Bộ phận nghiên cứu không chỉ tiến hành nghiên cứu, kiểm tra các thông tin thực sự về khả năng tài chính, năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm quản lý , uy tín ....Của các nhà cung cấp truyền thống mà còn nghiên cứ thị trường tiềm năng mới. Đồng thời cũng phải tiến hành nghiên cứu vẫn đề kinh tế, chính trị, xã hội môi trường luật pháp của các nước xuất khẩu, xúc tiến nghiên cứu cụ thể các chế độ chính sách, phong tục tập quán có liên quan đến hoạt động xuất khẩu của nươc này. Trên cơ sỏ mở rộng thị trường nhập khẩu, mở rộng quan hệ với bạn hàng, với các nhà cung cấp có tiềm năng và tìm ra được những điểm thuận lợi cho việc đàm phán, ký kết hợp đồng và giải quyết tranh chấp trong việc thực hiện hợp đồng này. 2.2. Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh và có đối pháp cạnh tranh hợp lý nhằm đưa hoạt động qui trình hợp đồng nhập khẩu của công ty đạt hiệu quả cao. Đối thủ cạnh tranh là những doanh nghiệp có lợi ích đối đầu với lợi ích của công ty. Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh sẽ giúp cho công ty tránh được những thất bại trong khâu tiêu thụ hàng hoá nói trung và khâu đàm phán hợp đồng nhập khẩu nói riêng. Vì vậy nó giúp cho công ty đánh giá, cân nhắc đối tượng cung cấp trên thị trường nội địa, từ đó có những kết luận đúng đắn trong kinh doanh.Cùng kinh doanh và nhập kẩu trong lĩnh vực này. Vì vậy. Công ty cần phải xác định các vũ khí cạnh tranh sắc bén với các công ty kia để có nhiều hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho những công trình lớn và tăng cường nhập khẩu mặt hàng tự doanh của công ty. Muốn vậy cần phải có những thông tin chính xác về đối thủ cạnh tranh như : +Thông tin về khả năng tài chính của đối thủ cạnh tranh . + Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh đang kinh doanh mặt hàng gì? Có trùng với mặt hàng của mình về chủng loại và thời gian không ? +Tìm hiểu kế hoạch kinh doanh của đối thủ cạnh tranh, chính sách giá cả của họ như thế nào. +Phương pháp tung hàng hoá ra thị trường, khuyếch trương quảng cáo của họ ra sao? Phải luôn tìm hiểu những lợi thế, những điểm yếu cúa họ từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh đúng đắn thì mới thắng được đối thủ cạnh tranh. Bên cạnh đó cũng có những quan hệ tốt với đối thủ của mình để có để có thể lựa chọn chiến phân chia thị trường kinh doanh nhằm khai thác tiệt để mọi lợi thế của hai bên. Ngoài việc nắm bắt đầy đủ những thông tin chính xác đầy đủ về đối thủ cạnh tranh để đưa ra đối pháp kinh doanh hợp lý để đem lại hiệu quả kinh tế cho công ty. Đặc biệt là việc xem xét lựa chọn Nguồn hàng: khả năng đáp ứng nguồn hàng lâu dài thì mới có thể làm ăn lâu dài với họ. Quan hệ làm ăn lâu dài thì họ sẽ nhận được sự giúp đỡ của đối tác và còn có sự ưu đãi. Từ đó yên tâm trong việc tìm kiém nguồn hàng đỡ tốn thời gian công sức và tiền của nhưng cũng phải theo dõi nguồn hàng. +Giá cả: đây là vũ khí sắc bén nhất. Nếu như các đối thủ đều có thể đáp ứng được nguồn hàng lâu dài thì công ty phải lựa chọn về giá.Vật tư và thiết bị là những hàng hoá có độ chuyên môn hoá cao và phức tạp vì vậy rất khó xác định về giá ngoài việc tham khảo như việc chào hàng của các hãng, các công ty nước ngoài. Do vậy, công ty có thể áp dụng một trong những cách sau để xác định giá ở mức hợp lý nhất. +Tham khảo ở những hãng giữ vị trí chủ yếu trong xản suất và cung cấp vật tư và thiết bị mà công ty cần mua +Sử dụng giá đấu thầu để chọn mức giá thấp nhất. Đặc điểm của giá đấu thầu thường là thấp hơn giá quốc tế, vì người mua chiếm ưu thế hơn,họ chỉ chấp nhận với giá thấp nhất, trong các mức giá mà người bán đưa ra hoặc không phải mức giá thấp nhất , những mặt hàng cần mua có trình độ kỹ thuật công nghệ cao nhất. Ngoài ra đối với hoạt động nhập khẩu uỷ thác công ty cần tính toán phí uỷ thác và phí dịch vụ (nếu có) ở mức giá cạnh tranh trên cơ sở nghiên cứu ký các mức phí mà đối thủ đưa ra. +Phương thức thanh toán :Bằng uy tín của mình thương lượng với đối tac trong việc thanh toán chậm, có thể kéo dài hiệu lực L/C (nếu thanh toán bằng L/C).Tức là tiền phải trả được lâu hơn, nếu thanh toán chậm càng có nhiều cơ hội sử dụng vốn của họ . 2.3. Giải pháp nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ có liên quan đến công tác thực hiện hợp đồng nhập khâủ Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Matexim đã tiến hành làm khá qui củ hợp lý, tuy nhiên trong quá trình thực hiện còn có khâu chậm chạp, chưa đảm bảo tiến độ yêu cầu công việc.Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng nàylà sự hạn ché về nghiệp vụ ngoại thương cũng như trình độ kỹ thuậtcủa một số các bộ tham gia vào quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Chính vì vậy công việc đầu tiên cần phải làm là hoàn thiện trình độ kỹ thuật và ngoại thương cho các cán bộ có liên quan trực tiếp đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Các chủ trương chính sách của nhà nước về ngoại thương hiện nay vẫn chưa ổn định mà thường xuyên thay đổi, do đó người cán bộ nhập khẩu phải nắm bắt dược tập quán thương mại, cập nhập các thông tin pháp lý đối với thị trường mình đang hoạt động. Như vậy công ty cần bổ sung cập nhật các nguồn thông tin, tư liệu cần thiết có liên quan tới hoạt động nhập khẩu mặt hàng vật tư và thiết bị toàn bộ, đònh thời mỗi cán bộ tham gia công tác này cũng phải không ngừng trau rồi kiến thức cho bản thân, Rút ra kinh nghiệm sau mỗi hoạt động thực tiến của mình. Công ty Matexim nên khuyến khích tạo điều kiện thuận lợi cho mỗi cán bộ của công ty nâng cao trình độ ngoại ngữ, trình độ kỹ thuật, kiến thức về pháp luật, thương mại......để phục vụ quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu được tốt và có được hiệu quả cao III Kiến nghị với nhà nước và cơ quan chức năng Để có thể làm tốt hoạt động nhập khẩu, ngoài nỗ lực của bản thân công ty, nhà nước cần phải có cơ chế và biện pháp thích hợp đặc biệt là việc tạo môi trường kinh doanh cho công ty. Như chúng ta đã biết khi bước vào môi trường cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường, nguỵện vọng của các doanh nghiệp là muốn được mở rộng quyền tự chủ cho xản suất và kinh doanh. Hiện nay quyền tự chủ cho xản suất kinh doanh của các doanh nghiệp nhà nước còn có nhiều vấn đề chưa khai thông. Mới chỉ xét về môi trường pháp luật đã có nhiều khó khăn nảy sinh. Nước ta chưa có khuôn khổ pháp luật đẩy đủ và có hiệu lực để đảm bảo vững chắc về mặt pháp lý cho cá doanh nghiệp không đi quá đà hoặc e dè lo sợ. Để tạo điều kiện cho các hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty nhà nước cần đơn giản hoá các thủ tục cấp giấy phép nhập khẩu. Một trong những chức năng của bộ thương mại là theo dõi nắm tình hình hoạt động nhập khẩu, theo dõi nhiều chỉ tiêu khác nhau, qua đó thường xuyên đánh giá, phân tích đề ra các biện pháp điều tiết hoạt động và nghiên cứu đề xuất các chính sách mới của chính phủ. Hiện nay có thể nói rằng quan hệ trao đổi thông tin giữa bộ thương mại, bộ tài chính và tổng cục hải quan chưa kiện toàn vẫn còn nhiều phức tạp gây khó khăn cho người nhập khẩu. Hệ thống số liệu của hải quan chưa thiết lập đầy đủ nên gặp rắc rỗi trong khâu theo dõi một số mặt hàng nhập khẩu. Do đó cần phải thiết kế thủ tục giấy phép nhập khẩu phù hợp, nhanh gọn và dễ theo dõi hơn. Đồng thời nhà nước cần phải cải tiến hệ thống nhập khẩu sao cho hoạt động nhập khẩu của các doanh nghiệp được thuận lợi hơn cho ác doanh nghiệp được thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp được thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp phát triển kinh doanh. Kết Luận Trong xu thế hội nhập hoá toàn cầu hoá hiện nay. Việc buôn bán giao lưu với nước ngoài là một vẫn đề không thể thiếu được đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Việc thực hiện quá trình nhập khẩu hàng hoá trong kinh tế đối ngoại là vấn đề rất phức tạp và khó khăn, do đó mang tính quá trình và gồm nhiều thủ tục, công đoạn đòi hỏi phải nắm vững vàng về trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thì mới có thể tồn tại trong nền kinh tế thị tường hiện nay.Việc thực hiện hoạt động hợp đồng nhập khẩu của công ty Matexim Chính vì vậy với chuyên đè tốt nghiệp này. Em mong muốn phần nào được nghiên cứu suy nghĩ, tìm tòi đóng góp một số ý kiến nhỏ bé của mình nhằm hoàn thiện hơn hoạt động kinh doanh mà công ty đang tiến hành. Đồng thời trong đợt thực tập tốt nghiệp vừa qua tại công ty vật tư và thiết bị toàn bộ Matexim, cụ thể là phòng kinh doanh dã thu được một số kết quả đáng kể và sẽ là những kinh nghiệm hết sức quý báu đối với một sinh viên sắp ra trường. Chuyên đề này được xây dựng trên cơ sở những kiến thức đã được nghiên cứu trong khoá học và đợt thực tập tốt nghiệp vừa qua tại công ty Matexim. Để tìm ra những giải pháp có ý nghĩa thiết thực đối với một sinh viên là công việc khá phức tạp. Vì vậy chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong cô giáo và toàn thể các bác, các cô chú phòng kinh doanh góp ý kiến để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Tài liệu tham khảo giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương- trường đại học thương mại Marketing quốc tế – NXB giáo dục Sử kí công ty vật tư và thiết bị Matexim Báo cáo thực hiện năm 2000. Và nhiệm vụ kế hoạch năm 2001 Báo cáo nhập khẩu của công ty Matexim trong năm 97 – 98 – 99 - 2000 Tài liệu nhập khẩu vật tư và thiết bị toàn bộ của công ty Matexim trong năm 97 – 98 – 99 – 2000 Quyết định số 1172 \ TM - xnk ngày 22\09\94 của bộ thương mại về quy chế xuất nhập khẩu . Chính sách quản lý thương mại Việt nam 98 Cẩm nang thương mại dịch vụ : PTs Đặng đình đào Pts hoàng minh đường Hướng dẫn thực hành nghiệp vụ ngoại thương Mục lục Lời nói đầu.............................................................................................1 Chương I: Cơ sở lý luận về hợp đồng nhập khẩu và quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu..............................................................................................2 I. Khái niệm về hợp đồng, vai trò của hợp đồng nhậpkhẩutrongTMQT.......2 1.1.Khái niệm về hợp đồng...................................................................................2 1.2.Khái niệmvà đặc điểm của hợp đồng thương mại quốc tế..............................2 1.3.Phân loại hợp đồng thương mại quốc tế..........................................................3 1.4.Một số hình thức hợp đồng thương mại quốc tế..............................................5 14.1.Hợp đồng quốc gia quốc tế....................................................................5 14.2.Hợp đồng đại lý ............... ...................................................................6 14.3.Hợp đồng môi giới.................................................................................6 14.4.Hợp đồng uỷ thác...................................................................................7 1.5.Các điều khoản trong hợp đồng thương mại quốc tế.......................................8 II.Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu....................................................10 2.1.Xin giấy phép nhập khẩu...............................................................................10 2.2.Kiểm tra chất lượng hàng hoá........................................................................11 2.3.Thuê tàu lưu cước .........................................................................................12 2.4.Mua bảo hiểm cho hàng hoá.........................................................................12 2.5.Làm thủ tục hải quan.....................................................................................13 2.5.1.Khai báo hải quan................................................................................13 2.5.2.Xuất trình hàng hoá ............................................................................13 2.5.3.Thực hiện quyết định của hải quan......................................................13 2.6.Giao nhận hàng nhập khẩu............................................................................15 2.7.Làm thủ tục khai báo ....................................................................................15 2.7.1.Thanh toán bằng thư tín dụng.............................................................15 2.7.2.Thanh toán bằng phương thức nhờ thu...............................................15 2.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.................................................................15 III.Những yếu tố ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu...16 3.1.Các nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu................................................................................................16 3.1.1. Công tác nghiên cứu thị trường ............................................................16 3.1.2. Công tác đàm phán giao dịch để ký kết hợp đồng nhập khẩu...............16 3.1.3.Các điều kiện trong hợp đồng nhập khẩu...............................................17 3.2.Các yếu tố ảnh hưởng gián tiếp đến quy trình thực hiện hợp đông nhập khẩu........................................................................................................................18 3.2.1 thuế nhập khẩu....................................................................................18 3.2.2.Hạn ngạch nhập khẩu..........................................................................18 3.2.3.Giấy phép nhập khẩu...........................................................................18 3.3.Các yếu tố ảnh hưởnh khác ..........................................................................19 3.3.1.ảnh hưởng tỷ giá hối đoái và tỷ xuất ngoại tệ đến hàng nhập khẩu...19 3.3.2.ảnh hưởng đến nền sản xuất cũng như các doanh nghiệp kinh doanh thương mại và ngoài nước...........................................................................20 3.3.3.ảnh hưởng của sự biến động thị trường trong và ngoài nước.............20 3.3.4.ảnh hưởng của hệ thống ngân hàng .....................................................24 3.3.5.ảnh hưởng của hệ thống giao thông vận tải........................................24 Chương II:Thực trạng công tác tổ chứcthực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá vật tư và thiết bị toàn bộ tại công ty Matexim I.Quá trình hình thành và phát triển công ty ..................................................24 1.1.Quá trình hình thành và phát triển công ty..................................................24 1.2.chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty Matexim ........................24 1.2.1.Mặt hàng kinh doanh xuất khẩu chủ yếu .........................................24 1.2.2.Mặt hàng kinh doanh xuất khấu chính.............................................25 1.2.3.Về đại lý bán hàng...........................................................................25 1.2.4.Các dịch vụ khác.............................................................................25 *Cơ cấu tổ chứcbộ máy của công ty Matexim ...........................................25 II.Khảo sát tình hình nhập khẩu vật tư và thiết bị toàn bộ tại công ty Matexim 2.1.Tình hình nhập khẩu hàng hoá vật tư và thiết bị tai công ty Matexim .......28 2.2. Kết quả hoạt động nhập khẩu vật tư,thiết bị tại Matexim .........................29 2.2.1.Thị trường nhập khẩu hàng hoá của công ty....................................29 2.2.2.Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty .....................................30 III.Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty Matexim................................................................................33 3.1.Nghiên cứu thị trường.................................................................................33 3.2.Lựa chọn đối tác nhập khẩu........................................................................33 3.3.Nghiên cứu các bản chào hàng để đi đến quyết định lựa chọn ..................34 3.3.1. Nhu cầu phát sinh trong quá trình hoại động của khách hàng trong nước.34 3.3.2. Nhu cầu phát hiện ra do việc nghiên cứuđịnh hướng kế hoạch phát triển .34 3.3.3.Nhu cầu do công ty phát hiện ra bằng hệ thống thông tin..........................34 3.4.Lập phương án kinh doanh ...........................................................................36 3.5.Giao dịch đàm phán trong hợp đồng..............................................................37 3.6.Thực hiện hợp đồng.......................................................................................37 3.6.1.Mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C )...................................................37 3.6.2.Đôn đốc người bán về thông tin ngày hàng sẽ nhâp cảng...................37 3.6.3.Nhận các chứng từ thanh toán cho người bán.....................................38 3.6.4.Làm thủ tục hải quan, giám định hàng hoá và nhận hàng..................38 3.6.5. Giao nhận cho người mua, giấy xác nhận (biên bản giao nhận)........39 3.6.6.Thanh lý hợp đồng là bước cuối cùng của nhập khẩu lô hàng máy móc thiết bị vật tư nào đó.....................................................................................40 IV. Đánh giá việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở công ty vật tư và thiết bị toàn bộ Matexim .........................................................................................40 4.1.Những thành tựu đạt được ............................................................................41 4.1.1Về công tác nghiệp vụ đối với hoạt động nhập khẩu...........................41 4.1.2.Về hiệu quả.........................................................................................41 4.1.3.Về thị trường nhập khẩu.....................................................................41 4.2. Đánh giá những điều kiện thuận lợi trong hợp đồng nhập khẩu.................42 4.2.1.Những thuận lợi .......................................................................................42 4.2.2. Những khó khăn ...........................................................................42 Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiệnhợp đồng nhập khẩu tại công ty vật tư và thiết bị toàn bộ Matexim I.Triển vọng mục tiêu phương hướng hoạt động xuất nhập khẩu của công ty trong những năm tới (2001-2005).............................................................46 1.1.Phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian tới........46 1.2.Mục tiêu của công ty Matexim ..................................................................47 1.3.Xác định nội dung cụ thể............................................................................47 1.4. Xác định ngành hàng sản xuất và kinh doanh ...........................................47 1.5. Xác định đối tượng mối quan hệ với các thành phần kinh tế ....................47 1.6. Xác định thị trường ..................................................................................47 1.7. Xác định biện pháp tổ chức .......................................................................48 II.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị tại công ty Matexim.....................................................................48 2.1.Xác định thị trường thực hiện hợp đồng nhập khẩu ...................................48 2.2. Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh và đối pháp cạnh tranh hợp lý nhằm đưa hoạt động quy trình HĐNK của công ty đath hiệu quả cao.........................................49 2.3. Giải pháp nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ liên quan đến công tác thực hiện HĐNK.................................................................................................................50 III. Kiến nghị với nhà nước và các cơ quan chức năng........................................51 Kết luận............................................................................................................................53 Tài liệu tham khảo....................................................................................................54 4.Tổ chức bộ máy quản lý : Đảng uỷ công ty giám đốc công ty công đoàn công ty phòng kinh doanh thiết bị phòng kinh doanh XNK phòng tài chính kế toán phòng kỹ thuật kho và vận tải phòng tổ chức lao động văn phòng công ty ban kiểm toán nội bộ tổng kho hà nội chi nhánh vật tư miền nam (tp.hcm) trạm kinh doanh thiết bị đà nẵng (tp. đà nẵng) chi nhánh vật tư tây nguyên (tp. ban ma thuột) chi nhánh vật tư hải phòng (tp. hải phòng) chi nhánh vật tư thái nguyên (thái nguyên) chi nhánh vật tư nam hà nội (hà tây) xí nghiệp thương mại dịch vụ (hà nội) xí nghiệp vật tư vận tải (hà nội) xí nghiệp sản xuất và kd.vụ (hànội) cửa hàng bán xe và dịch vụ do honda uỷ nhiệm (hà nội)