Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng gốm sứ mỹ nghệ ở công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm - Tocontap Hanoi

ng giai đoạn khó khăn này Công ty vẫn đạt được những thành công nhất định cụ thể là kim ngạch xuất nhập khẩu hàng năm luôn đạt hoặc vượt mức kế hoạch đề ra, đa dạng hoá các mặt hàng và thị trường xuất nhập khẩu. Bảng 2: Kim ngạch xuất nhập khẩu, các chỉ tiêu tài chính và thuế năm 2001–2004 (đơn vị: Triệu đồng) STT Tên mục 2001 2002 2003 2004 1 Tổng kim ngạch(USD) 31.051.660 24.882.653 25.892.479 46.768.816 Thực hiện/kếhoạch(%) 155% 113% 108% 167,04% 2 Xuất khẩu(USD) 11.777.870 5.853.891 6.751.486 17.227.990 Thực hiện/kếhoạch(%) 235% 106% 96,45% 229,7% 3 Nhập khẩu (USD) 17.273.790 19.028.762 19.140.000 29.540.826 Thực hiện/kếhoạch(%) 128% 115% 112% 129,87% 4 Doanh thu 286.380 287.389 327.468 678.444 5 Lợi nhuận 2.100 2.163 2.100 2.890 6 Nộp ngân sách 33.338 40.000 45.563 61.662 7 Thuế VAT 16.000 14.192 28.485 31.023 8 Thuế xuất khẩu 13.571 8.386 14.025 26.363 9 Thuế doanh nghiệp 672 682 588 809 10 Thuế TTĐB 2.429 2.784 2.465 3.260 11 Thu nhập bình quân/tháng 175 180 175 240,83 Nguồn: phòng tổng hợp -Phương hướng công tác 2005: Công ty được bộ giao kế hoạch thực hiện như sau Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu là 30 triệu USD trong đó: xuất khẩu : 7,5 triệu USD Nhập khẩu : 22,5 triệu USD. Doanh thu : 430 tỷ VND Lợi nhuận : 2,5 tỷ VND Nộp ngân sách : 50,17 tỷ VND. Nhóm hàng xuất nhập khẩu cơ bản của Công ty bao gồm chổi quét sơn, văn phòng phẩm, thủ công mỹ nghệ, giấy, thép, hạt nhựa, thiết bị máy móc Các mặt hàng xuất khẩu chính, ngoài chổi quét sơn ra, vẫn tập trung vào một số mặt hàng truyền thống như đồ điện (bóng đèn, quạt điện, văn phòng phẩm sang Iraq), thủ công mỹ nghệ (sang Châu âu và Châu á) Còn các mặt hàng nhập khẩu chính vẫn là thép (Nhật), giấy (Trung Quốc), hạt nhựa (Singapore), rượu vang (Pháp), thiết bị y tế (Đức) Đây là những mặt hàng trong nước chưa sản xuất được hoặc, chưa đáp ứng đủ nhu cầu. Khái quát tình hình xuất khẩu tại TOCOTAP -Năm 2001: xuất khẩu của công ty đạt mức cao 11,78 triệu USD tăng 235% so với kế hoạch, đây là năm có kim ngạch xuất khẩu cao nhất từ trước đến nay. đây là những cố gắng của công ty khi đã đa dạng hoá hàng hoá và hinh thức kinh doanh như đấu thầu quốc tế, gia công và tạm nhập tái xuất. -Năm 2002: Do tình hình khó khăn chung của hoạt động xuất khẩu cả nước do bị ảnh hưởng bởi sự kiện 11/9 và cuộc chiến chống khủng bố do Mỹ tiến hành. Đặc biệt thị trường Iraq từ trước vốn là một thị trường lớn của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng do có nguy cơ Mỹ phát động chiến tranh và bị cấm vận ráo riết. Kinh ngạch xuất khẩu của công ty mặc dù giảm nhiều so với năm 2001 nhưng vẫn đạt 5,085 triêu USD, tăng 106% so với kế hoạch. Nếu không có sự việc trên thì kim ngạch xuất khẩu của công ty còn cao hơn nhiều. -Năm 2003: Công ty đã phấn đấu tăng mức kim ngạch xuất khẩu nên 6,75 triệu USD, tăng 115% so với năm 2002. Đây là nỗ lực rất lớn trong việc khắc phục khó khăn trước nguy cơ thị trường thế giới, Iraq bất ổn.Tháng 3 Mỹ chính thức phát động cuộc chiến chống Iraq, tuy vậy công ty đã tranh thủ thời cơ hoàn thành các đơn hàng xuất khẩu sang Iraq vào cuối năm 2002 và đầu năm 2003. -Năm 2004: kim ngạch xuất khẩu của công ty đạt mức kỷ lục, so với năm 2003 thì cao hơn rất nhiều bằng 255.17%. Để đạt được kết quả này phải nói đến sự nhanh nhạy của công ty khi đã thực hiện nhanh gọn các hợp đồng trị giá hơn 13 triệu USD gồm bóng đèn tiết kiệm điện và quạt điện, văn phòng phẩm đi Iraq trong thời điểm an ninh chính trị ở đây hết sức phức tạp và khó lường. Bảng 3: Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của TOCONTAP 2001-2004 Đơn vị: USD STT Nhóm/mặt hàng 2001 2002 2003 2004 1 Chổi quét sơn 2.840.124 3.131.353 3.483.157 3.149.643 2 Văn phòng phẩm 2.000.000 1.000.000 2.091.500 2.402.000 3 Nông sản thực phẩm 28.960 81.061 79.614 470.497 4 Hàng thủ công mỹ nghệ 217.237 79.614 68.924 77.165 5 Gốm sứ 34.431 50.012 28.843 42.156 6 Bóng đèn tiết kiêm điện 6.128.409 6.525.000 7 Quần áo 223.946 86.669 41.972 1.540.751 8 Rượi vang 8.750 9 Quạt điện 132.118 4.762.000 10 Thiết bị sản xuất đũa tre 5.000 11 Khung kho 181.239 12 Cao su 37.914 58.532 40.258 50.471 13 Các mặt hàng khác 76.860 1.229.532 986.142 208.370 14 Tổng 11.777.870 5.853.891 6.751.486 17.227.990 Nguồn: phòng Tổng hợp Tuy mặt hàng của Công ty đa đạng nhưng hiện nay Công ty đang tập trung vào các mặt hàng chủ lực, khả năng thu lợi nhuận cao, tạo sự ổn định cho hoạt động xuất nhập khẩu. Như mặt hàng xuất khẩu chủ lực chổi quét sơn, Công ty liên doanh với Canada xây dựng xí nghiệp TOCAN để sản xuất và xuất khẩu sang thị trường Canada. Trong năm 2003, xuất chổi quét sơn với giá trị đạt 3,5 triệu USD, chiếm 51,59% kim ngạch xuất khẩu. Sang năm 2004, xuất chổi quét sơn đạt 3,149643 triệu USD/ 3 triệu USD bằng 105% kế hoạch. Năm 2005 chỉ tiêu của Bộ Thương mại là 3,5 triệu USD, công ty sẽ cố gắng vượt kế hoạch. Tiếp đó là hàng văn phòng phẩm, Công ty đã có thị trường truyền thống là Iraq, tuy tình hình chính trị hỗn loạn nhưng nhu cầu tiêu dùng mặt hàng này không thay đổi là bao nhiêu. Do đó mà kim ngạch xuất khẩu mặt hàng này luôn ổn định. 2. Kết quả kinh doanh hàng gốm sứ mỹ nghệ tại tocontap qua một số năm Trước đây khi chưa tách thành lập Artexport năm 1964, tách thành lập Barotex Năm 1971 thì mặt hàng gốm sứ là một trong những mặt hàng xuất khẩu chủ lực của TOCOTAP. Sau khi tách các cơ sở chuyên xuất khẩu mặt hàng trên thì mặt hàng này đã xuất được ít hơn, tuy nhiên vẫn chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong kim ngạch xuất khẩu của công ty. Từ khi chuyển đổi cơ chế cộng với sự biến động về chính trị, hơn nữa thị trường truyền thống là các nước đông âu đã đơn phương huỷ bỏ và giảm số lượng các mặt hàng theo kim ngạch nghị định thư. Mặt khác hàng loạt các chính sách kinh doanh theo cơ chế thị trường ở trong nước bung, sự bùng nổ số lượng các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này ra gây khó khăn trong cạnh tranh. Do vậy kim ngạch xuất khảu mặt hàng mỹ nghệ Việt Nam nói chung và TOCOTAP nói riêng giảm đi rõ rệt. TOCONTAP xuất hàng gốm sứ chủ yếu bằng phương thức xuất khẩu trực tiếp (trên 80%) và xuất khẩu uỷ thác. với phương thức này công ty thực hiện xuất khẩu theo đơn đặt hàng của khách hàng, giá trị hợp đồng nhỏ, mỗi hợp đồng vào khoảng 10-20 ngàn USD, mỗi lô hàng giao không cao chỉ vào khoảng 4-7 ngàn USD. Tuy hợp đồng giá trị nhỏ nhưng hiệu quả kinh tế rất cao vì lãi xuất từ hợp đồng đạt từ 20-30%. Còn với phương thức xuất khẩu uỷ thác thì công ty xuất khẩu các lô hàng theo sự uỷ thác của đơn vị khác và nhận một khoản hoa hồng. Tuy nhiên phương thức này có tính hiệu quả kinh tế không cao vì hoa hồng uỷ thác chỉ chiếm 1,5-3,5% giá trị hợp đồng và tỷ trọng thực hiện cũng ít. Vì vậy Công ty cần chủ động đẩy mạnh hơn nữa trong việc xuất khẩu trực tiếp hàng gốm sứ về cả số lượng, giá trị hợp đồng để tăng lợi nhuận xuất khẩu. Mặt hàng chủ yếu của công ty là các loại bát đĩa, cốc, ấm chén mỹ nghệ, con giống cảnh, lọ, bình cắm hoa.Thị trường xuất khẩu của Công ty đối với hàng gốm sứ khá đa dạng ở khắp các Châu lục. Châu á gồm có Nhật, Hàn Quốc, Đài loanTrong các năm gần đây nhu cầu nhập khẩu đồ gốm sứ của các nước này tăng rất nhanh, và đây cũng là thị trường xuất khẩu chủ yếu của Công ty. Đặc biệt thị trường Nhật bạn là bạn hàng lớn nhất của công ty chiếm 70% (sau đó là Hàn Quốc, Đài loan...). Có được kết quả này là do TOCOTAP đã tham gia giới thiệu các sản phẩm phù hợp thị hiếu của người Nhật tại trung tâm “Việt Nam Square” tại Osaka và tham gia các chương trình hỗ trợ của văn phòng đại diện tổ chức xúc tiến thương mại Jetro của Nhật tại Hà Nội về hội chợ, triển lãm giới thiệu sản phẩm được tổ chức ở Nhật định kỳ hàng năm. Vì vậy Công ty đẩy mạnh quan hệ với các quốc gia này, khai thác triệt để và có hiệu quả những thuận lợi về vị trí địa lý và ưu đãi thuế quan. Châu âu có Italia, Đức, Anh, Rumani đây là thị trường khá khó tính về chất lượng và mẫu mã, tuy nhiên nhu cầu thị trường gần đây tăng khá nhanh và dự đoán đầy triển vọng. Loại hàng xuất sang thị trường này thường là bình lọ cắm hoa và thú cảnh. Tuy lượng hàng qua thị trường này còn thấp và không ổn định nhưng đây là thị trường tiềm năng và hứa hẹn cho nên Công ty luôn phải chú đến việc nâng cao chất lượng, đa dạng hoá mẫu mã và hình thức cho sản phẩm đồng thời tăng cường xúc tiến thương mại. Châu Mỹ có Chile, Arhentina, đây là các bạn hàng lâu năm của Công ty với các sản phẩm là bình lọ hoa và tượng thú cảnh,tuy nhiên số lượng cũng không lớn và không ổn định chỉ mang tính chụp giật. Giống như thị trường Châu Mỹ, Châu phi có Angeri ,Ai cập cũng có các đặc điểm như trên. Mặt hàng chủ yếu của thị trường này là ấm chén và bát đĩa mỹ nghệ. Bảng 4: Kim ngạch xuất khẩu hàng gốm sứ tại TOCONTAP (năm 1998-2004) Đơn vị: USD Chỉ tiêu Năm Kim ngạch xuất khẩu hàng gốm sứ Tổng kim ngạch xuất khẩu Tỷ trọng % 1998 208.929 3.570.000 5,85 1999 18.304 4.540.000 0,4 2000 38.848 4.532.000 0,85 2001 34.431 11.760.000 0,292 2002 50.012 5.850.000 0,85 2003 28.843 6.750.000 0,42 2004 42.287 17.227.990 0,245 Nguồn: Báo cáo tổng kết 2004 Nhận xét: Kim ngạch xuất khẩu hàng gốm sứ cao nhất là năm 1998 đạt 208.929 USD, sau đó đến các năm 2002, 2004, 2000, 2001 và thấp nhất là năm 1999 chỉ có 18.304 USD. Ta thấy kim ngạch xuất khẩu không ổn định theo các năm và có xu hướng giảm dần. Năm 1998, kim ngạch đạt cao nhất một phần do cuộc khủng hoảng tài chính Châu á chưa ảnh hưởng sâu rộng đối với thị trường Nhật, đến năm 1999 do ảnh hưởng bắt đầu ngấm và tác động mạnh tới thị trường tiềm năng (Nhật và Hàn Quốc) nên kim ngạch giảm một cách đột ngột xuống rất thấp. Từ năm 2000 đến năm 2004 kim ngạch xuất khẩu hàng gốm sứ không cao và không ổn định, nguyên nhân do các thị trường chính phục hồi chậm sau cuộc khủng hoảng. Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước ngày càng khốc liệt, từ năm 2000 các cơ sở ở bát tràng đã xuất khẩu trực tiếp một khối lượng hàng lớn sang thị trường Hàn Quốc. Là cơ sở sản xuất họ có thể cạnh tranh về giá chính vì vậy mà hoạt động xuất khẩu hàng gốm sứ của các Công ty, doanh nghiệp gặp khó khăn. Tình hình kinh doanh hàng gốm sứ trên thế giới cũng có nhiều biến động theo chiều hướng bất lợi, Trung Quốc tham gia WTO và đươc hưởng nhiều ưu đãi thếu quan, hạn ngạch được dỡ bỏ, hàng gốm của họ tràn ngập trên thị trường với sức cạnh tranh rất cao, mẫu mã đẹp phong phú, giá thành thấp IV. Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng thương mại xuất khẩu hàng gốm sứ mỹ nghệ tại công ty TOCONTAP 1. Phân công người giám sát thực hiện hợp đồng Tại Công ty, hợp đồng xuất khẩu được ký kết bởi các nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu thì sẽ được thực hiện dưới sự giám sát đôn đốc của chính họ. Còn hợp đồng của ban giám đốc ký được thì họ sẽ phân công cho nhân viên kinh doanh các phòng làm.Với hàng gốm sứ thì các hợp đồng chủ yếu được phòng kinh doanh số, 2, 4 đảm trách và có một số hợp đồng do giám đốc ký được do khách hàng quen tại Hàn Quốc. Do giá trị của hợp đồng gốm sứ không cao và phần lớn là các bạn hàng quen nên điều khoản thanh toán của TOCOTAP thường sử dụng là phương pháp điện chuyển tiền (TTR). Vì là khách quen nên thanh toán hợp đồng thường là được phép trả chậm hoặc trả sau. Ví dụ: trong hợp đồng xuất khẩu hàng ấm chén mỹ nghệ của thái bình cho bên Rumania vào năm 2000 với số hợp đồng No 320/2001/07 có sử dụng thanh toán bằng TTR với phương thức trả chậm như sau. Bên mua trả 60% giá trị hợp đồng khi nhận được bộ chứng từ được chuyển phát nhanh bằng DHL, trong đó chứng nhận đã hoàn tất việc giao hàng lên tàu (có vận đơn và nhiều giấy tờ khác).40% còn lại sẽ thanh toán nốt sau khi đã nhận được hàng từ cảng và chậm nhất không quá 60 ngày so với ngày ghi trên B/L. Account của người bán có số No.001.1.37.0076543 tại Vietcombank H.O., Hanoi, 23 Phan chu trinh street, Hanoi, Viet Nam Bên bán giục bên mua thực hiên các đảm bảo thường bằng thư tín điện thoại sau khi giao hàng. Với hợp đồng của giám đốc ký với bạn hàng bên Hàn Quốc thì thanh toán bằng TTR trả sau 100% nên bước giục bên mua làm các thủ tục đảm bảo là sau khi giao hàng, họ tin tưởng vào nghĩa vụ thực hiện hợp đồng đã ký giữa hai bên. Có số ít hợp đồng sử dụng bằng L/C như hợp đồng 02/TOC/98 với số tiền là 11.350 USD xuất hàng tượng trang trí của Đồng Nai sang Tây Ban Nha. Với các hợp đồng này thì song song với quy trình chuẩn bị hàng Công ty nhắc nhỏ bên nhập khẩu mở L/C đúng hạn. Khi nhân hàng gửi thông báo thư tín dụng chứng từ cần kiểm tra tính chân thực của L/C vì điều này rất quan trọng nó sẽ quyết định ngân hàng có chấp nhận chi trả hay thanh toán tiền cho bên mua hay không. Nội dung cần kiểm tra bao gồm sự phụ hợp với nội dung trong hợp đồng, lỗi chính tả, hình thức và hiệu lực, chỉ cần một lỗi nhỏ ở một trong bốn khâu thì L/C không có hiệu lực. 2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu và kiểm tra hàng hoá Bước này là một trong những bước rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu nói chung và hàng gốm sứ nói riêng. 2.1 Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu Sau khi ký hợp đồng ngoại, công ty quay sang ký hợp đồng nội (hợp đồng kinh tế) với nhà sản xuất và chân hàng cùng các điều khoản tên hàng, chất lượng quy cách, bao gói trong hợp đồng sát với hợp đồng ngoại. Các đối tác của hợp đồng thường là các cơ sở sản xuất và các chân hàng quen, được phân bố từ Nam ra Bắc tại các vùng chuyên sản xuất hàng gốm sứ. Tuỳ loại hàng hoá thì Công ty đặt hàng ở những nơi chuyên sản xuất mặt hàng đó, bát đĩa mỹ nghệ lấy từ làng gốm bát tràng Gia Lâm, ấm chén mỹ nghệ lấy tại Thái Bình, bình đôn chậu tượng thú trang trí lấy tại Đồng Nai. Tất cả các cơ sở sản xuất và chân hàng này đều là những nơi có uy tín và chất lượng hàng ổn định, mẫu mã và màu men tốt và đa dạng. Trong quá trình cơ sở sản xuất ra sản phẩm, cán bộ thực hiện hợp động luôn theo dõi và giám sát kiểm tra và đưa ra các quyết định khi sảy ra vướng mắc. Như ta đã biết kỹ thuật sản xuất sản phẩm gốm sứ rất phức tạp, nhiều công đoạn, phụ thuộc nhiều vào nguyên liệu và thời tiết, chính vì vậy rất cần bám sát tình hình sản xuất để tránh những rủi ro. Như trong hợp đồng số 01/01/TP.VTT xuất bát đĩa cho Công ty VIETITAL.st.L.IMPORT-EXPORRT-MILANO-ITALIA, trong hợp đồng có đòi hỏi về hàm lượng chì trong sản phẩm gốm phải ở mức an toàn của EU. Khi Công ty thuê kỹ thuật viên xuống xưởng sản xuất kiểm tra nguyên liệu thì phát hiện hàm lượng vượt quá mức cho phép 3 lần, Công ty đã yêu cầu bên sản xuất thay nguyên liệu khác phù hợp với chất lượng đã thoả thuận trong hợp đồng. Cuối cùng khi thành phẩm được hoàn thành đạt tiêu chuẩn về chất lượng và hợp đồng được hoàn thành đúng thời hạn. Khâu rất quan trọng đối với bước chuẩn bị hàng đó là khâu đóng gói và ký mã hiệu. Thường thì Công ty giao cho cơ sở sản xuất thực hiện do tại cơ sở có đủ điều kiện về lao động, vật liệu bao gói, chền lót. Mặt hàng gốm sứ là mạt hàng đặc biệt đẽ vỡ, kích thước to nhỏ khác nhau, một loại sản phẩm cũng có nhiều kích thước khác nhau nên đóng gói phải tuỳ thuộc vào hàng hoá và bao bì thích hợp đồng thời chánh đổ vỡ khi vận chuyển. Nói chung các hàng gốm sứ đều được bao gói lần đầu bằng lớp giấy mềm mịn, sau đó cho vào thùng cát tông và chèn lót các loại vật liệu mềm như giấy, bìa, xốpcuối cùng đóng thùng gỗ bên ngoài. Khi đóng gói song đến công đoạn ký mã hiệu vào từng loại sản phẩm để phân biệt hàng thuộc chủng loại nào để dễ nhận biết. Đồng thời có thêm hình vẽ để biết là hàng dễ vỡ, không xếp chồng, tránh va đập Kiểm tra hàng hoá Đây là bước vô cùng quan trọng, nó đảm bảo cho quyền lợi của cả khách hàng cũng như Công ty, nó ngăn chặn kịp thời những hiệu quả xấu có thể xẩy ra và ảnh hưởng tới uy tín va mối quan hệ buôn bán lâu dài. Muốn kiểm tra hàng gốm sứ cần có người trong nghề và có con mắt tinh tường, từ đó với có thể kiểm tra chính xác những hàng hóa đủ tiêu chuẩn. Đặc biệt hàng gốm sứ không thể dùng tiêu chuẩn hoá để đánh gía chất lượng mà dựa vào các yếu tố khác như mẫu mã, hình ảnh, trực cảm quan. Dưới đây là một số cách kiểm tra chất lượng hàng gốm sứ: Khi mua dùng nhón tay chỏ gõ đồ sứ, nếu nghe thấy tiếng kêu coong cong như tiếng kim loại thì rõ ràng là đồ tốt, được sản xuất đúng quy cách. Ngượclại, nếu tiếng kêu đục và nặng thì đó là đồ kém chất lượng. Quan sát bề mặt ngoài của đồ vật để xem độ sáng xỉn của mầu mem, tươi tối, đạm nhạt của các hình vẽ xem có vết rạn nứt hay không.Dùng một que nhỏ gõ nhè nhẹ lên thành bát hay cạnh đĩa, khay. Nếu âm thanh phát ra nghe giòn trong thì đó là đồ tốt, nếu âm thanh đục thì chứng tỏ trên mình nó có gợn rạn nứt nào đó mà chưa nhìn ra. Kiểm tra hàng gốm sứ thường được làm tại ngay nơi sản xuất, 100% hàng được kiểm tra độ nung, mầu men, độ bóng, hoạ tiết. Đối với hàng theo bộ thì thêm vào chỉ tiêu chất lượng về độ đồng đều với các yếu tố trên. Ngoài kiểm tra về chất lượng thì còn cần kiểm tra về vệ sinh an toàn thực phẩm, do trong nguyên liệu đất cao lanh có hàm lượng chì đồng thời có thêm nhiều chất độc khác. Trong khâu luyện đất làm không đúng quy cách và tiêu chuẩn sẽ không loại hết được các loại chất độc và sản phẩm ra lò có thể gây ngộ độc cho người sử dụng. 3. Thuê tàu lưu cước và mua bảo hiểm hàng gốm sứ Nếu trong hợp đồng, nghĩa vụ thuê tầu và mua bảo hiểm thuộc bên Công ty thì Công ty sẽ thực hiện nghĩa vụ này. 3.1 Thuê tàu lưu cước Gốm sứ là hàng kồng kềnh, giá trị không cao nên vận chuyển bằng đường tầu biển. Công ty thường thêu tàu của các hãng tàu nước ngoài kinh doanh tại VIệt Nam, Công ty thông báo tới các hãng tàu về hàng hoá cần chuyên chở, số lượng, chủng loại, nơi đến, xếp vào container. Các hãng tàu sau khi xem xét sẽ thông báo lại Công ty với giá có thể, trên cơ sở đó Công ty sẽ chọn giá thấp nhất để ký hợp đồng thuê tàu. Khi hợp đồng ký song bên hãng tàu sẽ thông báo lịch trình và số hiệu của tàu, số hiệu container để Công ty có kế hoạch chuyển hàng hoá đúng nơi, đúng chỗ và khớp với thời gian.Về phía Công ty có nghĩa vụ thanh toán tiền đúng hạn. 3.2 Mua bảo hiểm hàng gốm Trong hợp đồng với giá CIF, Công ty thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm, với hàng gốm sứ. Công ty chọn tổng công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt), mua bảo hiểm chuyến. Đầu tiên, Công ty làm giấy yêu cầu bảo hiểm, Bảo việt sẽ cấp mẫu in sẵn với nội dung ghi: loại hàng hoá cần bảo hiểm, giá trị hàng, quy cách đóng gói, cảng đến, cảng đi, tên tàu, điều kiện yêu cầu bảo hiểm (giá trị mua bảo hiểm thường bằng 110% CIF). Sau khi khai vào tờ khai, Công ty nộp lại cho Bảo Việt để họ xem xét nội dung và chấp nhận nhận bảo hiểm hàng hoá, tiếp đó họ phát đơn bảo hiểm cho Công ty giấy chấp nhận bảo hiểm, Công ty có nghĩa vụ thanh toán tiền đúng hạn. bước này diễn ra thực tế thực hiện rất nhanh chóng và đơn giản. 4. Làm thủ tục thông quan và giao hàng cho người vận tải 4.1 Thủ tục thông quan Để làm thủ tục hải quan, đầu tiên Công ty phải khai vào tờ khai hải quan với nội dung theo mẫu HQ 99-xuất nhập khẩu mầu xanh với nội dung bao gồm tên người hay đơn vị xuất khẩu, mã số thuế, phương tiện vận tải, số hiệu, ngày khởi hành, ngày đến, tên hàng, số lượng hàng, số lượng tờ khai phụ lụcHiện nay Công ty đã dần chuyển khai hải quan qua mạng cho nhanh và tiết kiệm chi phí. Với hàng gốm sứ thì tờ khai quy định tên hàng theo mã hiệu, cùng kích thước sản phẩm. Do mỗi chủng loại hàng gốm sứ đều có kích thước khác nhau nên ngoài tờ khai hải quan ra thì cần kèm thêm tờ khai phụ lục mầu vàng ghi chi tiết từng loại hàng gốm sứ. Như trong hợp đồng số 320/2001/07 xuất hàng ấm chén mỹ nghệ của Thái Bình qua Rumania có tờ phụ lục như sau: ANNEX 01 OF CONTRACT NO 320/2001/07 Itern Specification Unit Quantity Unit price (Rbl) FOB Hai phong Port Total amount (Rbl) 1 2 3 4 Teapot set TB4-026 TB4-022 TB3010/A(16cm.32cm) TB5-011/B(11cm.12,5cm) /C(8,6cm.18cm) TB5-26/6/B(9,5cm.12cm) /C(12,4cm.19cm) TB5-009/D(10,8cm.17cm) Set - pc - - - - 3,000 3,000 4,000 4,500 4,500 6,000 5,000 4,500 30,00 30,00 5,70 4,75 4,75 2,85 3,30 4,75 90,000 90,000 22,800 21,375 21,375 17,100 16,500 21,375 300,525 (Say: transferable Rouble three hundred thausand and five hundred twenty five only) For the Buyer For the Seller Sau khi khai song, Công ty nộp bộ hồ sơ hàng gốm xuất khẩu cho cơ quan hải quan duyệt, xin đăng ký kiểm hoá và đăng ký xuất hàng. Bộ hồ sơ hàng xuất khẩu có đầy đủ các bộ giấy tờ sau: Hoá đơn thương mại (Commercial). Bản khai chi tiết (Specification). Phiếu đống gói (Detailed parking list). Giấy chứng nhận xuất sứ của Bộ Thương Mại Việt Nam (Certificate of origin from A by the Chamber of Commerce of Viet Nam-C/O). Giấy chứng nhận chất lượng của Việt Nam (Certificate of quality by Vinacontrol-C/Q). Bảo hiểm đơn của Bảo Việt với giá 110% giá trị hàng ghi trên phiếu thanh toán (Insurance Policy covering all risk of Bao Viet for 110% invoir value). Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm (Santinary certificate). Hải quan chấp nhận bộ hồ sơ và hẹn ngày đến kiểm định hàng hoá, nơi kiểm tra hàng hoá do bên TOCOTAP chọn làm địa điểm. Thường thì Công ty chọn nơi kiểm tra hàng tại nơi sản xuất vì cách này vừa tận dụng lao động ở xưởng vừa tiết kiệm chi phí bốc dỡ, tuy nhiên ta phải chở cán bộ hải quan phụ trách địa điểm đó đến nơi để kiểm tra hàng. Hải quan kiểm tra song cho phép hàng được xuất khẩu và tiến hành kẹp trì cho container. Cánh chọn địa điểm này tuy tiện nhưng tiềm tàng rủi ro vì nếu không cẩn thận đi theo hàng trong lúc vận chuyển đến tận cảng thì trên đường không có người giám sát hàng có thể bị đổi. Hay khi hàng đến bãi để container hải quan bãi thấy nghi vấn có thể kiểm tra lần 2, ra cảng hải quan cảng có thể kiểm tra lần 3 4.2 Giao hàng cho người vận tải Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, TOCONTAP giao hàng cho hãng tàu theo hợp đồng đã ký, bên vận tải nhận hàng và trao cho công ty vận đơn đường biển. Giao hàng song, công ty có trách nhiệm thông báo cho bên nhập khẩu lịch trình vận chuyển và các thông báo khác theo yêu cầu để họ áp dụng các biện pháp cần thiết. 5. Làm thủ tục thanh toán hợp đồng, giải quyết khiếu nại, tranh chấp (nếu có) 5.1 Thủ tục thanh toán Tiếp theo sau bước giao hàng là bước thanh toán hợp đồng, đây là khâu rất phức tạp và đễ mắc nhiều lỗi vì vậy mà mất rất nhiều thời gian và công sức. Sau khi giao hàng và nhận vận đơn đường biển hoàn hảo, Công ty bắt tay vào lập bộ chứng từ thanh toán. Bộ chứng từ thanh toán bao gồm bộ hồ sơ hàng xuất khảu kèm theo một số giấy tờ nữa là vận đơn đường biển, hối phiếu và thư yêu cầu thanh toán, loại ngoại tệ thanh toán, số tài khoản. Sau khi hoàn tất bộ hồ sơ Công ty gửi cho ngân hàng uỷ thác. Ngân hàng này sau khi kiểm tra sẽ thông báo với ngân hàng bên nhập khẩu, bên nhập khẩu kiểm tra lại, nếu có sai sót chỉ một trong số những giấy tờ trên thì sẽ không thanh toán. Còn nếu không có gì thắc mắc thì bên nhập khẩu sẽ thanh toán đúng như thoả thuận trong hợp đồng. Giải quyết giải quyết khiếu nại, tranh chấp (nếu có) Các khiếu nại, tranh chấp trong hợp đồng Công ty đều trên cơ sở sự thoả thuận giữa hai bên và khi cả hai bên không thể nhất chí thì với đưa ra trọng tài quốc tế, đặc biệt là chưa hợp đồng nào của Công ty phải đưa ra toà để xử. 6. Nhận xét về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng gốm sứ Từ những số liệu ở trên ta thấy kim ngạch thấp cho thấy Công ty đang kinh doanh trong tình trạng không ổn định. Đó là do một số hạn chế mà nguyên nhân khách quan là trong cơ chế mới khách hàng trong nước đã phát triển thành những Công ty độc lập trực tiếp xuất khẩu nên Công ty vừa mất bạn hàng và vừa bị cạnh tranh. Rồi cuộc khủng hoảng tài chính Châu á, Trung Quốc ra nhập WTO làm thị trường ảm dạm và cạnh tranh khốc liệt hơn. Chủ quan là công ty xuất khẩu tạp phẩm nên không thể chú tâm vào mặt hàng gốm sứ vì vậy mà không cạnh tranh được với các công ty chuyên về mặt hàng này. Trong thời kỳ khó khăn nhưng công ty vẫn có những hợp đồng xuất khẩu hàng gốm sứ tại nhiều thị trường trên khắp thế giới. Tuy kim ngạch không cao nhưng nó chính tỏ Công ty vẫn có uy tín trong lĩnh vực hàng hoá này. bạn hàng đã tin cậy do có nhiều năm làm ăn với Công ty, họ đều rất hài lòng về chất lượng sản phẩm cũng như thời gian giao hàng. Đó là do ưu điểm nổi bật của Công ty có đội ngũ nhân viên có nghiệm vụ cực kỳ vững, và các hợp đồng của Công ty rất chặt chẽ và có tính khả thi cao, nên bất cứ hợp đồng nào ký đều được thực hiện 100%. Các bước nghiệp vụ đều được thực hiện một cách chuyên nghiệp nhanh chóng và gọn gàng. Tóm lại, qua việc phân tích số liệu và tình hình thực hiện hợp đồng gốm sứ tại Công ty TOCONTAP từ 2001-2004 có thể thấy những mặt tích cực và hạn chế cũng như xu hướng biến chuyển thăng trầm của hoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu từ cơ chế cũ sang cơ chế mới đã tương đối rõ. Vấn đề đặt ra ở đây là làm thế nào để hoàn thiện và nâng cao quy trình thực hiện hợp đồng trước mắt và về lâu dài. Muốn làm vậy thì phải đòi hỏi Công ty cần quan tâm đúng mức việc đề ra phương hướng phát triển trong những năm tới và có những giải pháp hữu hiệu để giải quyết các vấn đề tồn đọng, hạn chế trong hiện tại. Đây là một trong những côngviệc cầm thiết giúp TOCONTAP phấn đấu để đạt được mục tiêu mà Công ty mong muốn. Chương III: Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao và hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng hàng gốm sứ mỹ nghệ tại Công ty TOCONTAP trong thời gian tới I. Định hướng phát triển của Công ty TOCONTAP 1. Định hướng chung của Công ty Mục tiêu chiến lược của Công ty trong năm 2005 ngoài duy trì ổn định và phát triển kinh doanh, hoàn thành chỉ tiêu của Bộ giao trong kế hoạch 5 năm lần 1, cố gắng cuối năm 2005 sẽ chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần với vốn điều lệ lên tới 56 tỷ VND. Với cơ chế mới Công ty sẽ chuyển mình năng động hơn trong kinh doanh, tạo điều kiện cho sự phát triển nhanh hơn vào những năm tới. Mức tăng trưởng hàng năm bình quân đạt 20% mỗi năm, hoàn thành vượt mức chỉ tiêu do Bộ giao, tăng doanh thu cho nhà nước và Công ty, nâng cao đời sống của nhân viên. Đa dạng hoá thị trường và hàng hoá kinh doanh, chuyển dịch cơ cấu xuất nhập sao cho tỷ lệ xuất chiếm ngày càng cao, hoàn thiện khả năng chuyên môn Lập kế hoạch cho lần hai từ 2006-2010 với mục tiêu dưới bảng sau: Bảng 5: chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu của TOCOTAP (năm 2006-2010) đơn vị: triệu USD Chỉ tiêu Năm Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu Kim ngạch xuất khẩu Kim ngạch nhập khẩu 2006 35.000.000 9.000.000 26.000.000 2007 40.000.000 10.500.000 29.500.000 2008 48.000.000 15.500.000 32.500.000 2009 55.000.000 20.000.000 35.000.000 2010 65.000.000 25.000.000 40.000.000 Nguồn: phòng tổng hợp Về chủ trương: ưu tiên khuyến khích đẩy mạnh xuất khẩu, khôi phục và phát huy thế mạnh của những mặt hàng truyền thống, đặt biệt là hàng thủ công mỹ nghệ trong đó có hàng gốm sứ . Về nhập khẩu Công ty chủ trương nhập khẩu các mặt hàng có giá trị lợi nhuận cao, tạo sự ổn định cho hoạt động kinh doanh như nhập khẩu hàng máy móc phục vụ cho sản xuất, nguyên vật liệu sản xuất hàng tiêu dùng và xuất khẩu 2. Định hướng của công ty về xuất khẩu hàng gốm sứ mỹ nghệ Cùng với định hướng chung, TOCONTAP đạt ra mục tiêu không ngừng đẩy mạnh hàng xuất khẩu gốm sứ nhằm khôi phụ lại kim ngạch xuất khẩu (từ 500.000-1 triệu USD) như các năm 1996, 1997,1998 trong 6 năm tới (2005-2010). Bảng 6: chỉ tiêu kim ngạch xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ và gốm sứ tại TOCONTAP (năm 2006-2010) Đơn vị: USD Chỉ tiêu Năm Kim ngạch xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ Kim ngạch xuất khẩu hàng gốm sứ 2006 200.000 60.000 2007 300.000 80.000 2008 500.000 150.000 2009 750.000 230.000 2010 1.000.000 350.000 Nguồn: phòng tổng hợp Chính sách của Công ty đối với riêng hàng gốm sứ là tăng cường thâm nhập và phát triển thị trường mới song song là coi trọng, duy trì ổn định các thị trường quen thuộc. Thị trường Đông âu và Nga: Đây thị trường lớn và tiềm năng của công ty. Hàng gốm chủ yếu xuất sang Nga, Rumania, Balantrong những năm tới Công ty sẽ mở rộng sang nhiều nước khác thuộc khối này. Hàng xuất sang thị trường này có nhiêu thuận lợi vì đây là những bạn hàng quen thuộc với thị trường Việt Nam, đã có sẵn sự tin tưởng và hiểu biết lẫn nhau. Công ty có thể biết khá chính xác và đầy đủ thị hiếu tập quán, thói quen tiêu dùng, đồng thời thị trường Đông âu cũng dễ tính, chất lượng gốm sứ đòi hỏi không cao lắm. Do vậy mà công ty có thể đáp ứng tốt các yêu cầu về hàng hoá của họ. Chiến lược của Công ty đối với thị trường này là ngoài các hợp đồng cho các thương nhân nước ngoài thì còn bán cho những người Việt Nam sống tại nước đó, tập trung thành luồng, khối lượng lớn để giảm giá thành. Họ trở thành những chân hàng tiêu thụ sản phẩm của Công ty, thiết lập kênh đại lý, gửi bán thu tiền sau và các hình thức khác. Về chất lượng hàng thì cần kiểm tra bắt buộc đối với moị lô hàng kể cả các lô hàng xuất phi mậu dịch để đảm bảo chất lượng, tạo uy tín cho Công ty. Thị trường châu á Châu á là thị trường lớn tương đương với thị trường các nước Đông âu về kim ngạch xuất hàng gốm của TOCONTAP và trong tương lai sẽ là thị trường trọng điểm. Nhu cầu tiêu dùng ngày càng lớn và lâu dài về hàng gốm sứ , nền kinh tế các nước này phát triển mạnh, thu nhập đầu người cao , khả năng thanh toán tốt của thị trường này giúp cho Công ty có thể ký được nhiểu hợp đồng với số lượng lớn. Tận dụng về địa lý, đồng thời cũng có những nét tương đồng về văn hoá, bản sắc dân tộc, thị hiếuCông ty sẽ mở rộng thị phần tại thị trường này. Tuy nhiên thị trường này đòi hỏi gốm sứ có chất lượng và mẫu mã phải đạt tiêu chuẩn quốc tế. Là khách hàng khó tính nên công ty có chiến lược chuẩn bị hàng tốt chủng loại hàng có chất lượng cao nhằm chiếm lĩnh nhiều đơn hàng và đặt ra mục tiêu tỷ trọng thị trường châu á sẽ chiếm trên 50% kim ngạch xuất khẩu hàng gốm sứ mỹ nghệ, không ngừng duy trì và ổn định Thị trường Châu âu Châu âu là thị trường lớn, TOCONTAP đã có một số mối quan hệ với một vài nước như Tây Ban Nha, Anh, Đức, PhápNhu cầu hàng gốm sứ của các nước này rất lớn và không ngừng tăng trong các năm tới. Sách lược của Công ty đối với thị trường này là lấy mẫu mã độc đáo, đa dạng và chất lượng tốt để bù vào những điểm khuyết trên. Mục tiêu là trong những năm tới Công ty sẽ dần dần xâm nhập thị trường, duy trì mối quan hệ này và từng bước tìm hiểu nhu cầu thị trường, cải tiến phương thức kinh doanh Thị trường Châu mỹ Thị trường này chiếm 20% kim ngạch nhập khẩu hàng gốm sứ trên thế giới, trong đó chủ yếu là Mỹ, Canada, Chile, Arhentina, nhu cầu không ngừng tăng và tốc độ tăng trưởng hàng năm khoảng 8-10%. Cần phải tạo được sự ổn định cho thị trường này bằng các biện pháp như nghiên cứu thị trường, nhu cầu tiêu dùng, liên hệ với các nhà phân phối chủ yếu. Dự đoán rằng trong thời gian tới nhu cầu thế giới về hàng gốm sứ sẽ không ngừng tăng, tuy nhiên môi trường cạnh tranh trong và ngoài nước cũng không ngừng gia tăng và sẽ trở lên ngày càng khốc liệt. Chính vì vậy mà định hướng mục tiêu là quan trọng nhưng yếu tố quyết định cho sự thành công lại là các chính sách, biện pháp và việc tổ chức thực hiện hiệu quả các chính sách và biện pháp được đề ra. II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng thương mại xuất khẩu hàng gốm sứ mỹ nghệ Thực hiện hợp đồng là bước quan trọng và quyết đinh đến quy trình xuất khẩu nói chung và gốm sứ nói riêng. Thực hiện hợp đồng là thực hiện một chuỗi công việc được đan kết chặt chẽ với nhau, thực hiện tốt một công việc là cơ sử để thực hiện các công việc tiếp theo. Vậy thực hiện tốt hợp đồng xuất khẩu là trên cơ sở tổ chức thực hiện tốt từng mắt xích công việc của một hợp đồng xuất khẩu theo một trình tự logic kế tiếp nhau. Từ đó Công ty sẽ thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng và tạo điều kiện cho bên nhập khẩu thực hiện nhanh và tốt khâu thanh toán. Thực hiện tốt nghĩa vụ của mình còn làm cơ sở để khiếu nại khi bên nhập khẩu không thực hiện tốt nghĩa vụ của họ trong hợp đồng. Hơn nữa thực hiện tốt các bước trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể giảm thiểu rủi ro phát sinh và tránh được các tranh chấp không đáng có. Ngoài ra việc thực hiện hợp đồng gốm sứ còn mang lại cho Công ty nhiều lợi ích như nâng cao hiệu quả của công tác xuất khẩu, tăng giá trị xuất khẩu, tăng uy tín và thị phần trên thị trường quốc tế. Lợi ích của việc thực hiện hợp đồng còn thể hiện là làm tăng ngân sách của Công ty và nộp ngân sách nhà nước, cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên và tạo công ăn việc làm cho các cơ sở sản xuất và thợ thủ công. Một ưu điểm nữa là giúp phần nào đó cho sự phát triển ngành gốm sứ, nâng cao chất lượng, tạo mẫu mã đa dạng đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng trong và ngoài nước. Như vậy rõ ràng là việc hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng gốm sứ của TOCONTAP là có tính cần thiết và tất yếu, Công ty cần có những biện pháp nhằm nâng cao và hoàn thiện có hiệu quả để hoàn thành quy trình thực hiện hợp đồng này 1. Nâng cao năng lực đàm phán, ký kết hợp đồng Muốn thực hiện hợp đồng gốm sứ một cách suôn sẻ thì việc trước tiên là phải nâng cao năng lực đàm phán và ký kết hợp đồng. Để hỗ trợ cho công tác thực hiện hợp đồng đàm phán phải tạo ra nhiều thuận lợi bằng các điều khoản mang tính khả thi trong tầm năng lực của người giám sát điều hành thực hiện hợp đồng của Công ty. Để làm được thế Công ty cần phải chuẩn bị và xây dựng các phương án ở từng khâu trong tiến trình đàm phán. Cần chủ động trong các điều khoản đàm phán, đưa vào các điều khoản có lợi cho công ty mà khách hàng vẫn chấp nhận. Muốn như vậy thì người đàm phán cần nắm vững thông tin về hàng hoá, quy trình, công nghệ sản xuất, thị trường giá cả trong nước và thế giới của mặt hàng gốm sứ. Đồng thời cũng cần biết về khách hàng như điểm mạnh, điểm yếu, văn hoá và sở thích tâm lý của họ. Ngoài ra bản thân người đàm phán cũng cần có năng lực nhất định như trình độ ngoại ngữ thông thạo, nắm bắt được các thông lệ, luật lệ, luật pháp trong nước và quốc tế. Các quy định của các tổ chức kinh tế tầm khu vực và quốc tế. Ngoài ra cần liên tục tiếp thu kiến thức từ các nguồn thông tin đa chiều như Web, internet, cục xúc tiến thương mại, và các bạn hàng cũ ở nước ngoài. 2. Hoàn thiện công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng Để quy trình thực hiện hợp đồng điễn ra nhanh chóng, không vướng mắc thì công tác giám sát và điều hành cần có tổ chức một cách khoa học, Cần lên kế hoạch ở từng khâu từng giai đoạn cụ thể trong quy trình thực hiện hợp đồng. Tạo mối liên kết hợp lý và logic nhất giữa các khâu bộ phận như thu mua, vận chuyển, giao hàng, thanh toán. cán bộ giám sát luôn bám sát kiểm tra toàn bộ các khâu, nắm bắt các thông tin và tình hình thực hiện hợp đồng. Đưa ra các quyết định chính sác với các phát sinh trong các bước thực hiện hợp đồng. Kết thúc mỗi hợp đồng nên đánh giá lại hiệu quả của công tác thực hiện hợp đồng nếu sai sót thì cần sửa chữa hoàn thiện rút kinh nghiệm, còn những mặt tích cực thì cần phát huy khen thưởng 3. Nâng cao bước chuẩn bị hàng hoá TOCONTAP xuất khẩu hàng gốm sứ chủ yếu bằng đường trực tiếp nên không tham gia vào sản xuất do vậy việc tìm nguồn hàng phụ thuộc rất nhiều vào nguồn hàng. Giải pháp tạo nguồn hàng ổn định Khai thác và tạo nguồn hàng gốm sứ xuất khẩu hiệu quả và ổn định là vấn đề rất quan trọng đối với công ty vì đảm bảo được hoạt động xuất khẩu một cách liên tục. Một thực trạng đang diễn ra là việc ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị sản xuất và chân hàng hiện nay ngày càng khó khăn, do một chân hàng có thể ký với rất nhiều Công ty xuất khẩu nên dẫn đến tình trạng tranh mua. Vậy để chủ động hơn trong quá trình thu mua hàng gốm sứ xuất khẩu Công ty cần đầu tư có chọn lọc cho công tác thu mua như lựa chọn những chân hàng có uy tín và chất lượng, tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài và có những bản ký kết dài hạn có lợi cho cả hai bênnhư vậy công ty với giữ được chân hàng. Đồng thời Công ty cũng cần áp dụng nhiều hình thức thu mua hàng để có thêm nhiều phương án thu mua và tăng sự năng động trong khâu chuẩn bị hàng (hiện nay Công ty mới chỉ có hai cách thu mua là mua đứt bán đoạn và uỷ thác của chủ hàng). Công ty cũng cần có những chân hàng, đơn vị sản xuất có khả năng cung ứng hàng tốt, cơ sở vật chất sản xuất hiện đại, đặc biệt có uy tín để việc giao hàng đúng thời hạn, chất lượng, số lượng đạt yêu cầu. Biện pháp nhằm thực hiện mục tiêu trên ngoài ràng buộc trong hợp đồng thì cần có những khuyên khích như chọn giá thu mua có lợi cho công nhân sản xuất, thưởng nếu hàng sản xuất đúng hạn và giao kịp thời nhờ đó mà Công ty có thể tạo ra các chân hàng có đội ngũ thợ thủ công trung thành, ổn định làm ăn, yên tâm khi làm cơ sở sản xuất cho Công ty. Hoàn thiện bước cung ứng nguyên vật liệu Ta biết nguyên liệu chủ yếu để làm ra gốn sứ là đất cao lanh được tinh luyện, tỷ lệ tinh luyện thủ công sẽ cho ta được 30% đất cao lanh trên 100% đất nguyên liệu. Tỉ lệ chất bỏ đi là quá nhiều gây ra lãng phí tài nguyên, đồng thời với cách luyện thủ công thì nguyên liệu không khỏi bị lẫn tạp chất độc hại nhất là hàm lượng chì. Vì vậy cần nâng cao chất lượng cao lanh bằng cách áp dụng công nghệ mới vào khâu tinh luyện. Hiện tại đã có công ty liên doanh với nhà nước để sản xuất ra cao lanh chất lượng cao, trên 100% đất nguyên liệu có thể thu được 70% cao lanh và đặc biệt là nhờ công nghệ mới mà các tạp chất độc hàng bị loại hoàn toàn mà giá không cao hơn là bao. Công ty cần hướng dẫn chân hàng của mình tới mua nguyên liệu chất lượng cao này để có thể sản xuất ra hàng gốm có chất lượng tốt. Hoàn thiện chất lượng hàng gốm sứ Do sản xuất thủ công nên sản phẩm không thể đều đạt tiêu chuẩn xuất khẩu, hơn nữa hư hao trong sản xuất là không thể tránh khỏi. Nhưng với khách hàng thì tất cả sản phẩm đều có chất lượng như nhau, số lượng, thời hạn giao hàng hết sức nghiêm ngặt. Để đảm bảo hàng hoá có chất lượng cao, mâu mã đẹp, đa dạng cần phải có chân hàng có uy tín và chất lượng tốt. Các nhân viên cần giám sát chặt chẽ từng công đoạn sản xuất, phát hiện chất lượng sản phẩm không tốt thì kịp giải quyết. Không chỉ là mua đứt bán đoạn mà Công ty cần liên kết với cơ sở sản xuất nghiên cứu nhu cầu, thị hiếu và tạo điều kiện cho họ có những mẫu mã bao bì đáp ứng yêu cầu người tiêu dùng trong và ngoài nước. Hoàn thiện khâu bao bì đóng gói Hàng gốm sứ là loại hàng kồng kếnh dễ vỡ, giá trị không cao, chính vì vậy việc đóng hàng và bao gói phải rất kỹ càng và tỉ mỉ nhưng chi phí không được quá cao. Công ty có thể sử dụng loại gỗ chất lượng vừa đủ để đóng bên ngoài, vật liệu chèn lót tận dụng các loại chấu, mạcó sẵn trong thiên nhiên và giá rẻ. Các loại vật liệu trên tuy thôn dã nhưng đảm bảo các tiêu chuẩn về bảo quản hàng gốm không bị vỡ. 4. Hoàn thiện khâu huy động vốn, duy trì ổn định tài chính. Trong mỗi bước chuẩn bị hàng cho đến khâu kiểm tra không khâu nào là thiếu yếu tố tài chính, vậy để cho quy trình xuất khẩu cũng như thực hiện hợp đồng được trôi chảy thì cần có nguồn tài chính đồi dào và ổn định. Vốn đang là một vấn đề rất lan giải của TOCONTAP, hiện nay ngoài Vietcombank còn cho Công ty mở L/C thì các ngân hàng nhà nước không cho mở. Nguyên nhân là do các khoản nợ chưa thanh toán hết, vốn quay vòng của Công ty bị ứ tại các hợp đồng nhập khẩu nợ đọng hay do bị chiếm dụng Việc thiếu vốn đã làm cho Công ty bỏ lỡ những cơ hội ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt trong cơ chế mới ngày nay, công ty lại không thể trông chờ vào sự cấp phát và bao cấp vốn của nhà nước. Do vậy mà Công ty phải huy động mọi nguồn có thể và sử dụng vốn thật hiệu quả. Có thể vay vốn bằng cách vay nợ nhưng rất nguy hiểm và rất có thể bị vỡ nợ. Hiện tại Công ty đang thực hiện phương châm lấy nhập bù xuất và xuất bù nhập, đồng thời có thêm nguồn vốn qua việc cho thuê một số của hàng và 1 khách sạn . Bước đầu có thể giải quyết được tình hình trước mắt, Tuy nhiên đây là biện pháp tình thế và số vốn không ổn định và số lượng không lớn. Để thoát khỏi tình trạng này thì cổ phần hoá là biện pháp huy động vốn tốt nhất, và Công ty đã nên kế hoạch cuối năm 2005 thì sẽ hoàn thành bước cổ phần hoá với số vốn huy động ban đầu là 56 tỉ VND. Với cơ chế mới và đồng vốn dồi dào hoạt động của Công ty sẽ năng động và hiệu quả hơn. 5. Nâng cao trình độ năng lực của nhân viên Con người là chủ thể của mọi hoạt động kinh tế, tất cả mục đích của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều phục vụ cho con người và cũng do con người thực hiện, chính vì vậy mà trong bất kỳ giải pháp, chiến lược nào đều không thể thiếu giải pháp về nhân sự. Để nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng thì rất cần nâng cao trình độ của nhân viên. Hiện nay đội ngũ cán bộ công nhân viên của công ty TOCOTAP khá đồng đều về tuổi tác cũng như trình độ nghiệp vụ. Công ty đã sắp xếp cho cán bộ nhân viên trẻ tuổi xen kẽ bên cạnh các cán bộ đã có nhiều kinh nghiệm công tác khá lâu trong Công ty để lớp cán bộ trẻ có điều kiện học hỏi, nâng cao khả năng hiểu biết thực tế. Công ty cũng khuyến khích các cán bộ trong cơ quan đi học thêm nghiệp vụ ngoại thương. Nhiệm vụ quan trọng của Công ty là lên kế hoạch đào tạo cán bộ làm công tác kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty nên chọn lựa cán bộ trẻ, năng động và có năng lực từ các phòng chuyên trách hay phòng tổng hợp. Sau khi chọn ra người có khả năng thích hợp sẽ cho đi học lớp chuyên nghiệp vụ ngoại thương. Nên có chính sách khuyến khích học, hoàn thành tốt việc học mà vẫn được hưởng lương, tạo điều kiện để họ có thể áp dụng ngay những điều đã học vào thực tế. Công ty phải tạo sự đoàn kết, nhất trí trong cán bộ công nhân viên làm họ toàn tâm toàn lực cho công việc chung bằng các biện pháp khuyến khích hoạt động theo nhóm đan xen hoạt động độc lập đem về cho Công ty nhiều hợp đồng, có chế độ thưởng thích hợp cho những hợp đồng lớn và ai có ý kiến đóng góp hiệu quả. Giao thoa các mục đích chung vào các mục tiêu cá nhân để nâng cao ý thức cho mỗi cán bộ trong công ty, giúp họ hoạt động hưng phấn, hiệu quả hơn trong Công việc. 6. Hoàn thiện công tác thuê phương tiện vận tải Để tiết kiệm được thời gian và tiền kho bãi thì công tác vận tải của Công ty rất cần được điều chỉnh sao cho khớp với các bước nhận hàng từ cơ sở sản xuất, giao hàng tại cảng. Thuê tàu chở hàng có giá hợp lý, đảm bảo an toàn và giao hàng đúng hạn. Với công tác thuê xe vận tải chở hàng từ nơi sản xuất đến bến giao hàng hay cảng, Công ty phải có mối quan hệ tốt với các hãng vận tải trên toàn quốc. Vì hàng gốm được thu mua ở cả ba miền, tuỳ vào đơn hàng xuất ở đâu mà Công ty thuê xe ở miền đó. Cảng Hải phòng thì Công ty tự đứng ra thuê hoặc giao cho cơ sở ở Hải phòng đảm trách, còn ở cảng Thành phố Hồ Chí Minh thì do cơ sở tại đó đảm nhiệm. Xe thuê phải đảm bảo thời gian giao nhận hàng, an toàn giao thông và chất lượng phù hợp, không cần thuê các phương tiện quá tốt gây lãng phí, cần có sự tối ưu. Tương tự vậy việc thuê tàu để chở hàng gốm cũng cần có sự tối ưu, không cần thiết phải thuê các phương tiện quá tốt để chuyên chở. 100% hàng gốm sứ được đống vào container và thuê tàu biển chuyên chở, các đơn hàng thường tách chở theo từng lô, mỗi lô khoảng 1-2 container với giá trị từ 3-7 ngàn USD. Công ty nên thuê các tàu chợ đi đến nơi giao hàng vì tàu này có cước phí rẻ mà vẫn đảm bảo được hàng hoá đến đúng hẹn. Cách thức thuê tàu của công ty cũng đã rất tốt do có đội ngũ cán bộ nhân viên có kinh nghiệm tuổi nghề lâu năm, họ có đủ khả năng thuê tàu trực tiếp mà không phải qua môi giới như một số các Công ty xuất khẩu khác nên tiết kiệm được 1 khoản tiền môi giới. Đây chính là ưu điểm cần phát huy 7. Hoàn thiện khâu thông quan Để khâu khai báo hải quan phải được diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác, người khai cần phải trung thực và có trình độ chuyên môn tốt. Nhất là khâu chọn mã để áp vào hàng hoá để tính thuế, mỗi loại hàng đều có một hay nhiều mã áp cần chon mã thích hợp nhất và có mức thuế đán h thấp nhất để có lợi cho Công ty. Nêú chọn không đúng mã thì hải quan sẽ phạt và gây phiền nhiễu, gây ách tắc hàng không thông quan được, vừa ảnh hưởng tới thời gian giao hàng vừa tốn tiền kho bãi lưu hàng. Chính vì vậy mà nhân viên Công ty cần có mối quan hệ tốt với các cơ quan cũng như cán bộ hải quan nhằm tránh bị sách nhiễu bởi thủ tục khai báo xuất khẩu, quá trình kiểm hoá nhiều lần làm tăng chi phí bốc dỡ hàng, thời gian lưu bãi. Nhờ vậy mà hàng hóa được giải phóng một cách nhanh chóng và đảm bảo thời gian thực hiện hợp đồng. Hiện nay với trình độ kỹ thuật hiện đại, sự phổ biến của internet mà hải quan Việt Nam đã áp dụng việc khai báo hàng xuất khẩu qua mạng và Công ty áp dụng một cách nhanh chóng. Nếu khai báo đầy đủ, chính xác và có mối quen biết thì bên hải quan có thể không yêu cầu phải kiểm hoá hàng xuất khẩu. TOCONTAP đã áp dụng công nghệ này vào một số mặt hàng trong đó có gốm sứ và đã tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, tiền bạc. Công ty cần phát huy, nhân rộng việc trên với nhiều ngành hàng hơn nữa. 8. Các giải pháp khác Ngoài các biện pháp trên để hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng thì còn nhiều các giải pháp khác, tuy chúng chỉ có tác dụng trực tiếp ở mức độ thấp hoặc gián tiếp, đưới đây là một số biện pháp đó. Về phía Công ty ã Xây dựng hệ thống thông tin riêng của Công ty, hiện nay kênh thông tin của Công ty chỉ qua trung tâm kinh tế đối ngoại, cục xúc tiến thương mại, các thương vụ ở nước ngoài, qua báo tạp chí. Tuy nhiên thông tin thường chậm và không có độ tin tưởng cao. biện pháp là xây dựng hệ thống thông tin nhanh nhạy và cập nhật bằng các kênh như qua web, internet, qua việt kiều và bạn hàng nước ngoài . mua thông tin của các công ty bán thông tin quốc tế, độ tin cậy của kênh là rất cao, rất cập nhật. ã Mở rộng phương thức thanh toán và nâng cao nghiệm vụ thanh toán. Tỷ lệ thanh toán bằng L/C, giá bán CIF còn thấp chiếm 20-30% với hợp đồng gốm sứ. Nguyên nhân là do nhân viên còn ngại làm các nghĩa vụ thuê tàu và mua bảo hiểm, thủ tục L/C phức tạpNếu không cải thiện thì khả năng cạnh tranh của Công ty sẽ bị giảm trong tương lai. Biện pháp nâng cao nghiệp vụ trên là đi học những lớp đào tạo nghiệm vụ thuê tàu và mua bảo hiểm, Công ty khuyến khích thanh toán hợp đồng bằng giá CIF và thanh toán bằng L/C để đảm bảo quyền lợi người bán. ã Ngoài giúp các cơ sở sản xuất nâng cao chất lượng hàng gốm sứ bằng biện pháp hỗ trợ ngân sách, đào tạo thợ thủ công, hướng đẫn cơ sở sản xuất sử dụng nguyên liệu tốt. Công ty còn thiết lập chính sách giá cả hợp lý và chính sách cho các kênh phân phối nhằm khai thác nguồn hàng một cách tối ưu nhất có thể và tạo kênh phân phối trực tiếp đến tay người tiêu dùng không fqua các trung gian phân phối tại thị trường nước ngoài Về phía nhà nước Cần có các biện pháp, chính sách vĩ mô nhằm giúp cho khâu thực hiện hợp đồng nó chung, và thực hiện hợp đồng gốm sứ nói riêng của các doanh nghiệp được nhanh chóng và đơn giản hơn, nâng cao khả năng xuất khẩu. Vì xuất khẩu hàng gốm sứ sẽ đem lại hiệu quả kinh tế, xã hội, giải quyết Công ăn việc làm cho hàng ngàn người lao động. Nhà nước cần có các chính sách hỗ trợ như: ã Cải cách thủ tục hải quan như đơn giản hoá chứng từ và thủ tục xuất khẩu, ban hàng các văn bản quy định chi tiết các chứng từ và thủ tục này để tránh việc các nhân viên hải quan lợi dụng những thiếu sót nhỏ để sách nhiễu doanh nghiệp. Tiến hành thanh tra và kiên quyết xử lý các trường hợp vi phạm ã Phát triển làng nghề cần phải gắn với phát triển làng, với gìn giữ kiến trúc, văn hoá. Sắp tới các cấp uỷ đảng, chính quyền sẽ bám sát quản điểm nghị quyết đại hội Đảng bộ lần XIII, phát triển làng nghề gắn với du lịch, dịch vụ, phải xây dựng quy hoạch. Chuyển đổi cơ cấu kinh tế, giải quyết việc làm cho bà con theo trương trình xây dựng làng nghề mới,. Hỗ trợ vốn để cải tiến công nghệ, sản xuất sản phẩm theo công nghệ hiện đại và sản phẩm có chất lượng cao và kiểu dáng mẫu mã đẹp. ã Các chương trình hỗ trợ đào tạo nghề thủ công cho người lao động mà ở đây là gốm sứhỗ trợ đất đai vốn, thuế với tinh thần đân làm và nhà nước hỗ trợ Kết luận Hàng gốm sứ là mặt hàng xuất khẩu phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của nhiều nước trên thế giới và là mặt hàng có giá trị kinh tế cao. ở nước ta đây là mặt hàng truyền thống có tiềm năng to lớn cho phép đẩy mạnh phát triển sản xuất và xuất khẩu. Đẩy mạnh xuất khẩu được coi là vấn đề có ý nghĩa chiến lược để phát triển kinh tế thực hiện công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nước. Quy trình thực hiện hợp đồng là bước quan trọng nhất trong quy trình xuất khẩu. Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của mặt hàng gốm sứ và quy trình thực hiện hợp đồng nên TOCONTAP đã rất chú trọng tới mặt hàng và quy trình này. Từ đó Công ty có những chính sách, biện pháp hoàn thiện nâng cao quy trình thực hiện hợp đồng cũng như đẩy mạnh việc kinh doanh xuất khẩu nhóm hàng gốm sứ mỹ nghệ. Nhờ đó mà Công ty và mặt hàng gốm sứ sẽ có bước đi vững chắc, phục hồi dần kim ngạch và tiến xa hơn trong tương lai. Với kiến thức được trang bị tại trường cùng thời gian thực tế tại TOCONTAP, qua bài viết này em cố gắng đưa ra những nét nổi bật của quy trình thực hiện hợp đồng nhóm hàng gốm sứ mỹ nghệ của Công ty. Từ đó phân tích và đưa ra một số giải pháp nhằm mục đích nâng cao và hoàn thiện nghiệp vụ thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói chung và hợp đồng xuất khẩu gốm sứ nói riêng. Vì thời gian hạn chế và trình độ, kiến thức có hạn nên bài viết còn nhiều thiếu sót, vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý,đóng góp của thầy cô và các bạn để hoàn thiện và nâng cao trình độ của bản thân đồng thời giúp cho bài viết đạt được kết quả tốt. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Quốc Thịnh đã tận tình hướng đẫn để em hoàn thành bài viết này. Em cũng xin cám ơn cô Nguyễn Phương Nga trưởng phòng và các anh chị tại phòng xuất nhập khẩu II, Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bài viết. Mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Kỹ thuật thương mại quốc tế, trường Đại Học Thương Mại. 2. Báo cáo tổng kết năm 2001-2004 của Công ty. 3. Báo cáo XK 12 tháng các năm 2003, 2004 của Công ty. 4. Phương hướng mục tiêu năm 2005 tại đại hội công nhân viên chức Công ty. 5. Phương hướng mục tiêu năm 2006-2010 tại đại hội công nhân viên chức Công ty (2005). 6. Website: www.vir.com.vn; www.vnexpress.com 7. hợp đồng số: - 320/2001/07 (năm 2001) - 01/01/TP.VTT (năm 2000) - 02/TOC/98 (năm 1998)